Communicatietoolkit Verwantencontact 088 269 00 00
Juni 2015 Contactpersoon: Sjan Martens, programmamanager SIS
Inhoud 1. Standaard berichten voor website en Twitter 2. Q en A voor burgers 3. Informatie over Verwantencontact voor een (pers)bericht 4. Toelichting op werkwijze Verwantencontact 088 269 00 00 5. Gebruik van het logo Bijlage 1. Verzoek om persoonsgegevens aan SIS 2. Handleiding gebruik icoon Verwantencontact
Bij een inzet van de landelijke voorziening SIS (slachtofferinformatiesystematiek) is het de taak van de veiligheidsregio om te communiceren dat verwanten kunnen bellen naar Verwantencontact 088 269 00 00. Hiervoor is deze communicatietoolkit ontwikkeld.
1.
Standaard berichten voor website en Twitter
Voor de communicatie naar burgers over Verwantencontact 088 269 00 00 zijn hieronder standaard berichten opgenomen voor op de website en voor Twitter. Standaard berichten voor op de website
Veiligheidsregio ‘X’ heeft een telefoonnummer voor verwantencontact ingeschakeld. Maakt u zich ongerust over uw naaste, familielid of partner? Denkt u dat deze persoon mogelijk betrokken is bij het incident en kunt u hem of haar niet bereiken? Neem dan contact op met Verwantencontact 088 269 00 00.
In verband met
is een nummer voor verwantencontact geopend. Maakt u zich ongerust over uw naaste, familielid of partner? Denkt u dat deze persoon mogelijk betrokken is bij het incident en kunt u hem of haar niet bereiken? Neem dan contact op met Verwantencontact 088 269 00 00.
Standaard tweets Gebruik het icoon van Verwantencontact 088 269 00 00.
Is uw naaste mogelijk betrokken bij en krijgt u zelf geen contact met hem of haar? Bel dan Verwantencontact 088 269 00 00.
Bent u ongerust dat uw naaste betrokken is bij ? Bel dan met Verwantencontact 088 269 00 00.
Veiligheidsregio X heeft het nummer voor Verwantencontact ingeschakeld. U kunt bellen met 088 269 00 00.
Lees hier meer over het nummer dat we hebben ingeschakeld voor verwantencontact. (invoegen link naar webpagina over verwantencontact)
Vragen en antwoorden over het nummer Verwantencontact 088 269 00 00 leest u hier. (invoegen link naar webpagina met Q&A)
2
2.
Q&A ‘Verwantencontact 088 269 00 00’ voor burgers
Wat is Verwantencontact 088 269 00 00? Een telefoonnummer dat u bij een incident kunt bellen als u zelf geen contact krijgt met (een) naaste(n).
Voor wie is Verwantencontact 088 269 00 00 bedoeld? Voor iedereen die zelf zijn/haar naaste(n) niet kan bereiken.
Waarom is er een Verwantencontact 088 269 00 00? De overheid vindt het belangrijk dat u bij een incident zo snel mogelijk contact krijgt met uw naaste(n). Lukt dit u niet zelf, dan helpen wij u.
Wanneer bel ik naar Verwantencontact 088 269 00 00? Als u zelf heeft geprobeerd uw naaste(n) te bereiken en geen contact krijgt.
Van wie is Verwantencontact 088 269 00 00? Verwantencontact 088 269 00 00 wordt ingezet door de overheid: door een gemeente of veiligheidsregio. Zij bepalen of het telefoonnummer in werking wordt gesteld bij een incident.
Wat is het verschil tussen Verwantencontact 088 269 00 00 en de website ‘ik ben veilig’? De website ‘ik ben veilig’ is van het Rode Kruis en registreert personen die zelf via deze website aangeven dat zij veilig zijn. Verwanten kunnen op deze website zien of de persoon die zij zoeken zich als veilig heeft gemeld. Bij Verwantencontact 088 269 00 00 kunnen verwanten een zoekvraag indienen als ze zelf geen contact krijgen met degene die zij zoeken. Verwantencontact gaat voor verwanten die een zoekvraag hebben ingediend na of hun naaste is opgenomen in een ziekenhuis of overleden is.
Wat is het verschil tussen Verwantencontact 088 269 00 00 en het publieks-informatienummer van de gemeente of veiligheidsregio? Bij het publieksinformatienummer kan iedereen terecht met algemene vragen over een incident. Denk aan vragen als ‘Hoe lang moet ik mijn ramen en deuren nog gesloten houden?’, ‘Kan ik de groente uit mijn moestuintje nu nog wel eten?’, ‘Wanneer gaat de weg weer open?’ Het telefoonnummer Verwantencontact 088 269 00 00 is bedoeld voor personen die op zoek zijn naar hun naaste en zelf geen contact krijgen met de persoon waarnaar ze op zoek zijn.
Hoe lang duurt het voordat ik iets hoor over mijn naaste? Dat verschilt. Het kan binnen een uur na uw telefoontje, of langer duren. Wij begrijpen dat wachten voor u onder deze omstandigheden lang duurt. Afhankelijk van het incident kan het kort of lang duren omdat bij verschillende organisaties gegevens opgevraagd moeten worden, zoals bij ziekenhuizen en politie, en zorgvuldigheid vereist is. De medewerkers van Verwantencontact doen hun best om u in ieder geval binnen zes uur terug te bellen en u te informeren over wat bekend is en wat niet.
3
Anderen zijn ook op zoek naar de persoon die ik zoek. Wat nu? De politie is onderdeel van Verwantencontact en bepaalt wie dé persoon is die geïnformeerd wordt over een slachtoffer. Die persoon – de contactverwant – wordt geïnformeerd en krijgt ook de namen van de andere verwanten die op zoek zijn naar het betreffende slachtoffer. De contactverwant krijgt alleen de namen en niet de contactgegevens van deze andere verwanten vanwege de privacy. De contactverwant bepaalt vervolgens zelf of hij of zij de andere verwanten informeert. De andere verwanten worden ook door Verwantencontact geïnformeerd en de naam van de contactverwant wordt aan hen doorgegeven. Vanwege de privacy ontvangen deze verwanten niet de contactgegevens van de contactverwant.
Wat als ik zelf mijn naaste heb gevonden? Heeft u via Verwantencontact aangegeven dat u op zoek bent naar uw naaste en heeft u hem of haar inmiddels zelf gevonden of contact gehad? Geef dit dan door aan Verwantencontact 088 269 00 00.
Als ik na afloop van het incident nog vragen of opmerkingen heb, bij wie moet ik dan zijn? Dan kunt u bellen met de betrokken gemeente of veiligheidsregio waar het incident heeft plaatsgevonden.
4
3.
Informatie over Verwantencontact voor een (pers)bericht
De veiligheidsregio/gemeente ‘X’ heeft Verwantencontact 088 269 00 00 ingezet. Verwanten die zich ongerust maken over hun naaste, familielid of partner kunnen bellen naar dit nummer wanneer zij zelf geen contact krijgen met de persoon die zij zoeken. Via dit telefoonnummer geeft de verwant aan wie hij of zij zoekt. Verwantencontact gaat dan na of deze persoon is opgenomen in een ziekenhuis of overleden is. Als dit het geval is, wordt contact met de verwant opgenomen. De medewerkers van Verwantencontact proberen om binnen zes uur iedereen terug te bellen en te informeren over wat bekend is en wat nog niet.
5
4. Toelichting op werkwijze Verwantencontact 088 269 00 00 De veiligheidsregio bepaalt of de landelijke voorziening SIS wordt ingezet. Dit besluit wordt tijdens een incident genomen door de officier van dienst bevolkingszorg of de algemeen commandant bevolkingszorg. Naar burgers wordt over deze dienst met de naam ‘Verwantencontact 088 269 00 00’ gecommuniceerd.
Wie nemen de telefoon op bij Verwantencontact 088 269 00 00? Getrainde medewerkers van de ANWB Alarmcentrale in Assen vormen de frontoffice van SIS. Zij staan de bellers te woord en voeren de gegevens in het systeem in.
Welke gegevens worden door de frontoffice aan de beller gevraagd? Hieronder zijn de uitvraaggegevens vermeld die de frontoffice vraagt over de persoon die de verwant zoekt en over de verwant zelf (de beller). Gegevens over persoon die een verwant zoekt Voorvoegsel(s) Achternaam Voorletter(s) Roepnaam Geslacht Geboortedatum Nationaliteit Geboorteland Woonadres Mobiel Bijzonderheden: waarom melding Opvallend lichaamskenmerk
Gegevens over verwant zelf (de beller) Voorvoegsel(s) Achternaam Voorletter(s) Roepnaam Geslacht Geboortedatum Woonadres
Telefoon / Mobiel Relatie tot slachtoffer
Hoe snel is Verwantencontact 088 269 00 00 in de lucht en hoe werkt het daarna? Binnen vijf minuten na activering van SIS door de veiligheidsregio, bij het Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC), is het nummer Verwantencontact 088 269 00 00 in de lucht. De medewerkers van de backoffice SIS bekijken de zoekvragen die de medewerkers van de frontoffice SIS in het systeem hebben ingevoerd. Zij verzamelen daarnaast de gegevens van slachtoffers (gewonden in ziekenhuizen en overleden personen). Zij matchen vervolgens de zoekvragen met de gegevens van de slachtoffers. Wanneer er een match is, wordt de contactverwant geïnformeerd en eventueel ook andere verwanten die naar dezelfde persoon op zoek zijn.
Wie heeft er toegang tot de gegevens van de bellers (verwanten)? De frontoffice SIS (ANWB Alarmcentrale) heeft alléén toegang tot de gegevens die zij zélf invoeren: die van de bellers (zoekende verwanten). De backoffice SIS heeft toegang tot álle gegevens: zowel die van de bellers als de gegevens van de slachtoffers die zij verzameld hebben.
6
Wat gebeurt er met alle verstrekte gegevens? Bij de afschaling van SIS wordt met de betrokken algemeen commandant bevolkingszorg van de veiligheidsregio afspraken gemaakt over de overdracht. De algemeen commandant bevolkingszorg ontvangt de lijst met de namen van de slachtoffers, de contactverwanten en de andere verwanten inclusief de contactgegevens. Deze gegevens kan hij of zij alleen voor verwanteninformatie en nazorg gebruiken nadat hij of zij expliciete toestemming van het slachtoffer of de nabestaande heeft verkregen. Zie bijlage 1.
7
5.
Gebruik van het logo
Voor Verwantencontact is een logo ontworpen. Het icoon met vraagteken verwijst naar de persoon die de verwant zoekt. De tekst bestaat uit de titel Verwantencontact en het nummer. Er zijn twee varianten van het logo, liggend en staand. Voor beide logo’s geldt dat zij intact gelaten moeten worden, zoals hieronder is weergegeven. De communicatieadviseurs veiligheidsregio’s en regionale SIS-coördinatoren ontvangen beide bestanden in JPG-bestandstype. Liggend icoon Deze is specifiek voor Twitter en kan overal gebruikt worden waar behoefte is aan de extra zin (informatie over slachtoffers bij een incident). Staand icoon Deze wordt NIET op Twitter gebruikt, omdat dit een rare uitsnede oplevert. Verder kan deze variant overal gebruikt worden. Handleiding gebruik logo en kleurcodes Voor het gebruik van het logo voor Verwantencontact 088 269 00 00 is een korte instructie geschreven. Onder andere met de kleurcodes en hoe het logo gebruikt dient te worden. Deze staat in bijlage 2.
8
Verzoek om persoonsgegevens aan SIS Toestemming?
Veiligheid?
Hebben de betrokken slachtoffers expliciet toestemming gegeven voor het gebruik van hun gegevens ten behoeve van dit doel?
t t
Nee
Hebben de naasten/nabestaanden expliciet toestemming gegeven voor het gebruik van de gegevens ten behoeve van dit doel?
Nee
Doel?
Wil de vrager de gegevens gebruiken ten behoeve van ver wanteninformatie?
Ja
u u Ja
Grondslag? Ja
Heeft de vrager een wettelijke grondslag om persoonsgegevens voor dit doel te verwerken?
t u
Nee
Wil de vrager de gegevens gebruiken ten behoeve van nazorg?
Beschikt de organisatie over voorzieningen om de persoonsgegevens op een veilige manier te ontvangen en te verwerken?
Ja
Beschikt de organisatie over voorzieningen om de persoonsgegevens op een veilige manier te ontvangen en te verwerken?
Beschikt de organisatie over voorzieningen om de persoonsgegevens op een veilige manier te ontvangen en te verwerken?
u
Heeft de vrager een wettelijke grondslag om persoonsgegevens voor dit doel te verwerken?
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nee
Niet verstrekken In geval van het vermoeden van een dader hebben de politie en het OM een afzonderlijk convenant met ziekenhuizen.
Nee
Niet verstrekken
Wil de vrager de gegevens gebruiken ten behoeve van crisiscommu nicatie?
Ja
t
u
Persoonsgegevens mogen niet worden gebruikt voor crisiscommu nicatie tenzij de betrokkene expliciete toestemming heeft gegeven. Maak voor de crisiscommunicatie gebruik van het geanonimiseerde slachtoffer beeld dat wordt samengesteld door de GHOR.
Nee
Wil de vrager de gegevens gebruiken ten behoeve van een ander doel?
Nee
Niet verstrekken Ja
u u
De wet biedt ruimte om persoons– gegevens uit te wisselen tussen hulpverleners die betrokken zijn bij een individueel zorgtraject. Nazorg na een ramp of crisis kan daar soms toe gerekend worden. Vraag bij het eerste contact expliciete toestemming voor het gebruik van de gegevens.
u
De persoonsgegevens van mensen die in het ziekenhuis liggen of lagen, mogen niet gebruikt worden voor het opsporingsonderzoek, tenzij de patiënt daar expliciet toestemming voor heeft gegeven.
Ja
Hoewel expliciete toestemming van het slachtoffer de voorkeur heeft, mogen de gegevens voor dit doel worden verstrekt.
Wel verstrekken
Wil de politie of het OM de lijst hebben om mensen te benaderen als getuige in het opsporingsonderzoek?
Heeft de politie of het OM het vermoeden dat er een dader is onder de slachtoffers?
Als het slachtoffer zelf niet in staat is om toestemming te geven, kan de wettelijke vertegenwoordiger toestemming verlenen.
u
Niet verstrekken
Dader?
Wel verstrekken
Wel verstrekken
Getuige?
Ja
Met expliciete toestemming van de slachtoffers kunnen de gegevens gedeeld worden.
u u
Ja
u u t ut u u t
Wil de vrager de gegevens gebruiken ten behoeve van opsporings onderzoek?
Wel verstrekken
Beschikt de organisatie over voorzieningen om de persoonsgegevens op een veilige manier te ontvangen en te verwerken?
Nee
Algemeen commandant bevolkingszorg,teamleider SIS
In zijn algemeenheid kunnen de persoonsgegevens niet gebruikt worden voor andere doelen, tenzij er expliciete toestemming voor is van de betrokkenen.
Niet verstrekken Het is niet duidelijk waarom de vrager de gegevens wil hebben.
Uitvragen
1. Wie wil de gegevens
ontvangen? 2. Van welke organisatie is de vrager? 3. Voor welk doel wil de vrager de gegevens ontvangen? 4. Heeft de organisatie een wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens en/ of heeft de organisatie toestemming van het College bescherming persoonsgegevens? 5. Beschikt de organisatie over voorzieningen om de persoonsgegevens op een veilige manier te ontvangen en te verwerken?
Handleiding gebruik icoon Verwantencontact 088 269 00 00
01-05-2015
Logo Het logo bestaat uit het icoon en tekst. Het icoon met vraagteken verwijst naar de persoon die de verwant zoekt. De tekst bestaat uit de titel Verwantencontact en het nummer. 2 varianten Er zijn twee varianten van het logo. De eerste variant is liggend. Deze wordt specifiek op twitter gebruikt en kan overal gebruikt worden, waar behoefte is aan de extra ‘slagzin’. De tweede variant is staand. Deze wordt NIET op twitter gebruikt, omdat dit een rare uitsnede oplevert (zie verderop in deze handleiding). Verder kan deze variant ook overal gebruikt worden. Voor beide logo’s geldt dat zij intact gelaten moeten worden, zoals hiernaast aangegeven.
Logo Kleur Het logo bestaat voornamelijk uit groen. De liggende variant gebruikt twee extra kleuren, wit voor het icoon en zwart voor de tekst. De staande variant gebruikt één extra kleur, wit voor zowel het icoon als de tekst.
Kleur groen Print CMYK 75 /0/95/0 PMS 7481c Web RGB 0/183/79 HTML 00B74F Lak RAL 6037
Logo Onjuist gebruik Let er op dat het logo op de juiste manier gebruikt wordt.
Niet vervormen, verschaal in een vaste verhouding
Niet van kleur wijzigen, gebruik de aangegeven kleuren
Geen extra rand om het beeld heen zetten
Geen onderdelen verwijderen of toevoegen, het beeld intact laten zoals aangeleverd
Logo Onjuist gebruik Let er op dat het logo op de juiste manier gebruikt wordt.
Niet vervormen, verschaal in een vaste verhouding
Niet van kleur wijzigen, gebruik de aangegeven kleuren
Geen extra rand om het beeld heen zetten
Geen onderdelen verwijderen of toevoegen, het beeld intact laten zoals aangeleverd
Logo Gebruik op twitter De liggende variant is specifiek voor twitter bedoeld. Dit logo is in één oogopslag te zien in de twitterfeed. Als het staande logo wordt gebruikt, dan is deze niet in zijn geheel te zien en is deze ook niet herkenbaar als icoon van Verwantencontact. Deze versie dus NIET gebruiken voor twitter.
Logo eps zwart wit Er is een zwart wit variant van het staande logo in eps formaat. Deze kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld zeefdruk of opdruk op gadgets. Uiteindelijk moet het zwart omgezet worden naar de kleur groen (dit kan met bijgeleverde kleurcodes), zodat er een éénduidig beeld blijft bestaan. Deze variant van het logo dus niet lukraak gebruiken. Verder zijn er varianten voor print, web en twitter aanwezig in het logopakket.
