BSP Manual for Agents Local Procedures Chapter 14. IATA Czech Republic & Slovak Republic December česko anglická verze

BSP Manual for Agents – Local Procedures Chapter 14 IATA Czech Republic & Slovak Republic December 2010

česko – anglická verze

ÚVOD: Tento document se týká BSP výhradně procedur platných v BSP CZ a BSP SK. Informace o procedurách v ostatních BSP najdete v BSP Manual for Agents.

CHAPTER 14 - Local Procedures 14.1 ADRESY A KONTAKTY IATA kancelář BSP CZ/SK Tým IATA Česká republika a Slovensko Výpočetní středisko Clearingová banka Schválené rezervační systémy Local Customer Advisory Group Agency Programme Joint Council

14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ Billing and Settlement Plan Aktuální seznam leteckých společností v BSP Ukončení členství letecké společnosti v BSP Kontakty na letecké společnosti

14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY - DOTAZY 14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY – ELEKTRONICKÁ LETENKA Electronický ticketing

14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS Agency Sales Transmittal Form CCCF Airline´own accounting memoranda (ADM/ACM)

14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ Ticketing Authority

14.7 CANCELLATION PROCEDURY - „VOIDING 14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT 14.9 REMITTANCE PROCEDURES

BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010 Page 2 of 26

Chyby v reportech nebo chybějící Notice of Billing Statement Net Remittance

14.10 SANKCE, ADMINISTRATIVNÍ A CLEARING BANK POPLATKY 14.11 PRODEJE KREDITNÍ KARTY 14.12 REFUNDS 14.13 PRACOVNÍ KALENDÁŘ 14.14 IATA LOGO


14.1 ADRESY A KONTAKTY IATA kancelář BSP CZ/SK Adresa:

IATA International Air Transport Association Smetanovo nábřeží 4 110 00 Praha 1 Česká republika

Pokud mate jakýkoliv dotaz, obraťte se na nás prostřednictvím “IATA Customer Portal Europe Contact Us”: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx Telefony: Customer service pro aerolinie: Customer service pro agentury:

+420 242 499 886 (od 9h00 do 16h00) +420 242 499 887 (od 9h00 do 12h00)

Jak kontaktovat IATA kancelář: Dear Airline/Agent, In order to improve the quality of our Customer Service, a web based contact service has been put in place: http://www.iata.org/customer. This will enable you to find answers to most of your questions online or you may submit your queries 24 hours a day. We will follow up the handling of all cases created by these means. Please choose the option „Contact us/log an enquiry“ on http://www.iata.org/customerportal/Pages/index.aspx (we advise you to keep this link among your favourite websites), where you will find an online form that can be completed, enabling us to identify your account immediately and assist you as soon as possible (please see the print screens attached). Please refer to your web case number if your new query related to a previous web case. In order to provide a timely response to your enquiries logged through our website, we would like to bring to your attention that all emails sent to a personal e-mail addresses (or IATA Prague general address [email protected]) will remain unanswered as from 16th September, 2008. As of the same date there will be new customer service phone lines: +420 242 499 886 for airlines (available every day from 9AM to 4PM) and +420 242 499 887 (available every day from 9 AM to 12 AM). Beyond these hours, and as your first option anyway, we would kindly ask you to, as said, submit your query via the customer portal: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx - please see below:


If you need to contact us/log a query, then please go to http://www.iata.org/customer and click the option Contact us/ Log an enquiry.


Fill in the form and send it to us.


IATA tým Česká a Slovenská republika - Anca Apahidean, Area Manager RO, MD, CZ, SK, HU, PL - Blanka Svobodová, Acting Country Manager CZ, SK, HU and Manager Passenger and Cargo Services CZ, SK, HU - Martina Hochmanová, Assistant Manager, Accreditation Services IDFS - Marek Hrubeš, Financial Controller IDFS - Ludmila Mihulková, Officer, Agency Services IDFS CZ/SK

Výpočetní středisko (DPC = Data Processing Centre) Výpočetním střediskem se rozumí subject, jehož úkolem je příjem, kontrola a zpracování prodejů realizovaných IATA cestovními kancelářemi a dále pak distribuce jednotlivých konsolidovaných sestav vyúčtování (zahrnujících veškeré prodeje realizované v daném období) cestovním kancelářím, leteckým společnostem a IATA/BSP kanceláři. Výpočetním střediskem pro BSP CZ/SK je firma Accelya, která sídlí v Madridu. Pokud mate jakýkoli dotaz, který se týká Agent Billing Analysis, obraťte se na kancelář IATA v Praze, která zajišťuje veškerou komunikaci s výpočetním střediskem.

Clearingová banka Úkolem clearingové banky, vybrané příslušným BSP, je příjem částek za prodeje od cestovních kanceláří a jejich redistribuce leteckým společnostem. Agentura obdrží od IATA Praha (paní Ludmily Mihulkové) číslo účtu, na který pak provádí úhrady prodejů. Banky pro BSP CZ a BSP SK: - UniCredit Bank, a.s. Česká republika - UniCredit Bank, a.s. Slovensko

úhrady prodejů v České republice úhrady prodejů na Slovensku

Schválené rezervační systémy (GDS = Global Distribution Systems) Pro vystavování neutrálních přepravních dokladů v IATA akreditovaných agenturách jsou v BSP CZ/SK schváleny tyto rezervační a tiketovací systémy (GDS/CRS): Amadeus (AGTD) Galileo (GDSL) Sabre (SABR) Použití jiného než schváleného automatizovaného ticketovacího systému je zakázáno (na rozdíl od použití jiného rezervačního systému).


Informace o přesném způsobu a postupu vystavování letenek jsou cestovním agenturám dodány při zavedení automatického ticketingu, a to přímo příslušným CRS, který organizuje a zajišťuje tzv. školení ticketingu. Kontakty: Amadeus Galileo Sabre

[email protected] [email protected]

via website: http://customersupport.sabre.com

Local Customer Advisory Group (LCAG) Jedná se o skupinu zástupců leteckých společností, kteří jsou jmenování PaConf (Konferencí) v zemi, kde funguje BSP, jako poradní poradní organ IATA ISS Managementu ve věcech spojených s customer service a se zaváděním a plněním lokálních pravidel a funkcí. Aktuální členové LCAG CZ/SK: Mr Jiří Marek (předseda) Mr František Šiling Mr Fabrice Tamegger Mr Petr Duchek Ms Tereza Lencová Mr Milan Feherváry

OK AF/KL/DL LH/OS/LX BA EK AY

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Agency Programme Joint Council (APJC) Tento výbor, složený ze zástupců leteckých společností i agentur, řeší veškeré záležitosti Agency Programu v České republice a na Slovensku a podává návrhy na změny k Passenger Agency Conference, která poté zpětně informuje Výbor o změnách, které byly schváleny. Aktuální členové APJC CZ/SK: Airlines Mr Jiří Marek (předseda) Mr František Šiling Mr Fabrice Tamegger Mr Petr Duchek Ms Tereza Lencová Mr Milan Feherváry

OK AF/KL/DL LH/OS/LX BA EK AY


Agents Mr Miroslav Bělovský Mr Tomáš Návrat Ms Pavel Němec Ms Květoslava Zajacová Mr Udo Wichert Mr Martin Horváth

OK Tours Čedok HRG Satur Travel Thomas Cook pelicantravel.com



14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ Billing and Settlement Plan (BSP) Billing and Settlement Plan (BSP) je jednoduchý a vyzkoušený systém, usnadňující IATA akreditovaným cestovním kancelářím procesy spojené s prodejem, vykazováním a úhradou leteckých přepravních dokladů a dalších aktivit. BSP systém vznikl původně jako aktivita bank, které chtěly pro svoje činnosti dočasně využít značných prostředků realizovaných z prodeje letecké přepravy. První systém BSP pod patronací IATA dopravců vznikl v roce 1971 v Japonsku a od té doby se rozšířil prakticky po celém světě. Jednotné zúčtovací postupy a další standardní procedury systému BSP umožňují efektivní a kvalitní výpočet a převod prodejů z letecké přepravy. Eliminují nutnost uzavírání separátních zúčtovacích smluv mezi jednotlivými členy systému BSP, čímž se snižuje množství práce a času spojeného s administrativou, a ve finale to vede k úspoře finančních nákladů. Klíčovým nástrojem BSP je neutrální zúčtovatelný doklad tzv. Electronic Ticket, který je používán akreditovanými agenturami v zastoupení všech dopravců, kteří jsou do BSP zapojeni. Pro správnou kalkulaci prodejů uskutečněných v systému BSP využívá IATA kancelář služeb výpočetního střediska, které připravuje vyučtování částek jak pro: A/ agentury - tzv. Agent Billing Analysis (de facto faktura) - stanovuje, jaké finanční prostředky utržené za prodej letecké přepravy za určité, přesně definované prodejní období, mají být IATA akreditovanou agenturou převedeny na účet do určené IATA BSP clearingové banky; B/ dopravce - tzv. Airline Billing Analysis (de facto avízo) - informuje o stavu prodejů letecké přepravy dané letecké společnosti uskutečněné IATA akreditovanými agenturami za určité, přesně definované prodejní období a tedy o částce, která bude dopravci převedena na účet z clearingové banky. Do systému BSP jsou kromě IATA akreditovaných agentur, leteckých společností a IATA kanceláře jako administrátora, zapojeny tedy i další subjekty: clearingová banka, výpočetní středisko a rezervační systémy (nahlašují údaje o prodejích ve stanovených formátech a časech). IATA kancelář v roli koordinátora systému BSP vystupuje ve vztahu agentura - letecká společnost jako neutrální subjekt. IATA Country Manager se svými spolupracovníky má za úkol koordinovat a dohlížet na veškeré činnosti tak, jak je definováno příslušnými IATA rezolucemi. Agentura pak řeší s dopravcem veškeré záležitosti týkající se tarifů, jejich podmínek a použití, ticketovacích požadavků a postupů a dalších záležitostí, přímo souvisejících s obchodním vztahem agentura - letecká společnost. Výhody BSP: -

agentury vystavují jeden standardní výkaz prodejů a platí jednu částku na centrální účet; letecké společnosti přijímají jednu úhradu za všechny agenty;


-

neutrální zúčtovatelný přepravní dokument nahrazuje přepravní doklad jednotlivých leteckých společností; prodeje agentur jsou avizovány elektronicky; centrální distribuce elektronických letenek pod kontrolou IATA BSP; zjednodušení administrativy - používání jednotných elektronických formulářů (BSPlink); vykazování všech prodejů do jednoho centra; využití automatizace ve vystavování přepravních dokladů umožňuje úsporu času a prostředků a zároveň zvýšuje úroveň služeb; zvýšená kontrola financí díky centralizaci plateb; standardní procesy umožňující provádění jednotných kontrol kvality; komplexní kontrola systému neutrálním subjektem.

Členství v BSP systému je otevřené pro všechny letecké společnosti (členy i nečleny IATA), přičemž jednotlivé BSP systémy obsluhují vždy jednu zemi či určený region.

Aktuální seznam leteckých společností v BSP (prosinec 2010) ADRIA AIRWAYS AEGEAN AIRLINES AER LINGUS AEROFLOT JSC DONAVIA AEROLINEAS ARGENTINAS AEROMEXICO AEROSUR AEROSVÍT AIRLINES AIR ASTANA AIR AUSTRAL AIR BALTIC AIR BERLIN AIR CANADA AIR EUROPA LINEAS AEREAS AIR FRANCE AIR CHINA AIR MADAGASCAR AIR MALTA AIR MAURITIUS AIR NAMIBIA AIR NEW ZEALAND AIR SEYCHELLES AIRCOMPANY TATARSTAN ALITALIA SPA ALL NIPPON AIRWAYS AMERICAN AIRLINES

JP A3 EI SU D9 AR AM 5L VV KC UU BT AB AC UX AF CA MD KM MK SW NZ HM U9 AZ NH AA

165 390 053 555 733 044 139 275 870 465 760 657 745 014 996 057 999 258 643 239 186 086 061 966 055 205 001


ASIANA AIRLINES, INC. ATLANT-SOYUZ Airlines AUSTRIAN AZAL AZERBAIJAN AIRLINES BANGKOK AIRWAYS BELAVIA BRITISH AIRWAYS BRITISH MIDLAND AIRWAYS BRUSSELS AIRLINES BULGARIA AIR CATHAY PACIFIC CIMBER AIR CITY AIRLINE AB CONDOR CONTINENTAL AIRLINES CROATIA AIRLINES CYPRUS AIRWAYS ČSA Czech Airlines DELTA AIR LINES DONBASSAERO AIRLINES EGYPT AIR EL AL EMIRATES ETHIOPIAN AIRLINES ETIHAD AIRWAYS EVA AIR FINNAIR FLYBABOO FLYBE GULF AIR HAHN AIR HAINAN AIRLINES HELI AIR MONACO HONG KONG AIRLINES CHINA AIRLINES CHINA EASTERN AIRLINES CHINA SOUTHERN AIRLINES IBERIA ICELANDAIR JAL Japan Airlines JAT Airways JET AIRWAYS Kenya Airways KLM Royal Dutch Airlines KOREAN AIR LINES KUWAIT AIRWAYS LAN AIRLINES

OZ 7B OS J2 PG B2 BA BD SN FB CX QI CF DE CO OU CY OK DL 7D MS LY EK ET EY BR AY F7 BE GF HR HU YO HX CI MU CZ IB FI JL JU 9W KQ KL KE KU LA

988 499 257 771 829 628 125 236 082 623 160 647 419 881 005 831 048 064 006 897 077 114 176 071 607 695 105 033 267 072 169 880 747 851 297 781 784 075 108 131 115 589 706 074 180 229 045


LOT Polish Airlines LUFTHANSA LUXAIR MALAYSIA AIRLINES MALEV MERIDIANA MONTENEGRO AIRLINES OLYMPIC AIR OMAN AIR PE B&H AIRLINES d.o.o. POLET JSC Aircomany Polet PULKOVO QATAR AIRWAYS ROYAL BRUNEI AIRLINES ROYAL JORDANIAN AIRLINES SAS SATA INTERNACIONAL SIBERIA AIRLINES SINGAPORE AIRLINES SOUTH AFRICAN AIRWAYS SRILANKAN AIRLINES SUN D'OR SWISS TAM BRAZILIAN AIRLINES TAP PORTUGAL TAROM THAI AIRWAYS JSC TRANSAERO AIRLINES TURKISH AIRLINES UKRAINE INT. AIRLS. UNITED AIRLINES URAL AIRLINES JSC US AIRWAYS, INC. UTAIR AVIATION UZBEKISTAN AIRWAYS VIETNAM AIRLINES VIRGIN ATLANTIC YAMAL AIRLINES YEMENIA YEMEN AIRWAYS

LO LH LG MH MA IG YM OA WY JA YQ Z8 QR BI RJ SK S4 S7 SQ SA UL 2U LX JJ TP RO TG UN TK PS UA U6 US UT HY VN VS YC IY

080 220 149 232 182 191 409 050 910 995 342 195 157 672 512 117 331 421 618 083 603 383 724 957 047 281 217 670 235 566 016 262 037 298 250 738 932 664 635

Ukončení členství letecké společnosti v BSP Tak jako v jiných oblastech hospodářské činnosti může i v oblasti letecké dopravy dojít k zastavení činnosti letecké společnosti, popř. k jejímu bankrotu. V takové situaci IATA kancelář postupuje v souladu se zněním příslušné IATA rezoluce. Dojde-li k zastavení činnosti letecké společnosti v daném teritoriu, IATA kancelář posoudí další setrvání společnosti jako člena BSP. Je-li rozhodnuto,


že činnost dopravce v BSP bude pozastavena nebo ukončena, je povinností IATA kanceláře ihned informovat ostatní partnery zapojené do systému BSP. Pro cestovní kanceláře pak platí následující pravidla: - vystavování přepravních dokladů na takovou leteckou společnost je zakázáno, tj. agentura nesmí používat ticketing authority této společnosti pro vystavování letenek; - agentura musí vykázat všechny prodeje a refundace na uvedenou leteckou společnost v nejbližší zúčtovací periodě (nebo podle pokynů IATA kanceláře); - agentura musí informovat klienty o vzniklé situaci, zajistit a provést refundace dříve vystavených letenek a tyto vykázat na ASTF v termínu stanoveném IATA kanceláří; - agentura musí veškeré pohledávky vzniklé po termínu stanoveném IATA kanceláří řešit přímo s leteckou společností. V případě, že by činnost letecké společnosti byla obnovena, budou cestovní kanceláře informovány opět prostřednictvím IATA kanceláře.

Kontakty na letecké společnosti Kontakty na jednotlivé letecké společnosti v BSP jsou uvedeny na Agent Consolidated Billing Statement při každém vyúčtování. Kontakty najdete take v BSPlinku: General Queries - Airlines Address Maintenance - Address Query Airlines

14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY – DOTAZY Existuje několik způsobů, jak najít odpověď na vaši otázku ohledně prodejů a BSP procedur. Jedním ze zdrojů informací by měl být tento manuál. Jinak se - podle toho, čeho se váš dotaz týká - obraťte na jeden z následujících subjektů : - helpdesk příslušného rezervačního/tiketovacího systému - při problémech s kompletací prodejů nebo při stahování reportů z rezervačního systému; - na konkrétní leteckou společnost, případně rezervační/tiketovací system - dotazy ohledně vydávání letenek a pravidel s tím spojených; - IATA - nesrovnalosti mezi tím, co jste reportovali prostřednictvím vašich reuervačních/tiketovacích systémů a reporty v BSPlinku. - www.iata.org - komplexní informace o aktivitách IATA, rezolucích, online obchod IATA publikací

- IATA Customer Portal: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx - BSPlink - Systém BSPlink je přístupný každé IATA agentuře na stránkách www.bsplink.iata.org


BSPlink je uživatelské rozhraní používané všemi účastníky BSP procesu, přes které agentury dostávají BSP reporty a probíhají v něm ADM/ACM opravy nebo Refund Applications. Taktéž letecké společnosti udržují funkci Ticketing Authority přes BSPlink, takže agentura může online zjistit, jestli jí ta která letecká společnost povoluje vystavovat letenky. IATA prostřednictvím BSPlinku komunikuje trhu všechny důležité změny. Agentury by měly kontrolovat BSPlink pravidelně - nové složky ke stáhnutí, ADM/ACM, BSP bulletin týkající se nových procedur nebo změn. Kromě toho si mohou agentury online stahovat reporty, mají přístup k historickým BSP data, mohou si zvolit upozorňování emailem na nové složky apod. Každá IATA akreditovaná agentura obdrží v rámci akreditačního procesu přístup a heslo do BSPlinku.

14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY - ELEKTRONICKÁ LETENKA V praxi existují dva druhy leteckých přepravních dokumentů: 1) neutrální přepravní doklady určené pro prodej letecké přepravy v IATA akreditované agentuře; 2) přepravní doklady jednotlivých dopravců. IATA akreditovaná agentura je oprávněna vystavovat pouze neutrální BSP doklady, které jí byly IATA kanceláří přiděleny. Zároveň je oprávněna vyměňovat/refundovat pouze tyto doklady, tj. doklady vystavené ve své konkrétní schválené pobočce - IATA lokaci za předpokladu, že dopravce nevyžaduje provádění změn přímo v kanceláři dopravce. V současnosti se používají tyto neutrální přepravní dokumenty: - Elektronická letenka - V-MPD (virtuální MPD vystavované v systému BSPlink) - Automated MCO issued via GDS (MD 50, vystavované přes rezervační systém) Následují dokumenty, které už nejsou používány: - Papírová letenka typu OPTAT Tento doklad se v BSP CZ/SK nepoužívá od 1. 6. 2008. Agentura je však stále povinna Agent kupón společně s VOID kupóny letenek vystavených v období před 1. 6. 2008 archivovat, a to 5 let ode dne vystavení. V případě, že agentura provádí výměnu papírové letenky za elektronickou, manipulace s kupóny je následující: letové kupóny původní papírové letenky (doklad „original issue“), které cestující předkládá k výměně, zasílá agentura doporučeně společně s kopií Agent kupónu nové elektronické letenky přímo na adresu dopravce. V dopise, který ke kupónům přikládá, dopravce písemně informuje, jaké original kupóny zasílá, tj. uvádí jejich čísla; kopii dopisu si pak agentura zakládá společně s original Agent kupónem vyměněné letenky. - manuální MPD


Elektronický ticketing - řídí se Rezolucí 854 (o zavádění a činnosti automatických a elektronických tiketovacích systémů v BSP) a dale technickými a jinými specifikacemi schválenými PAConf a podle PSC Rezolucí. Subjekt, který chce agenturám poskytnout vybavení pro tisk elektronických dokumentů, musí uvědomit IATA kancelář, která překontroluje kompatibilitu tohoto systému a BSP a bude.li tento system v souladu s příslušnou Rezolucí (co se týče vzhledu vydávaných dokumentů a formátu reportů). Při elektronickém ticketingu dojde k záznamu prodeje, aniž by byl vydán papírový letový kupón. Elektronický letový kupón zůstává v systému letecké společnosti prostřednictvím GDS, který agentura používá. Elektronický ticketing přináší výhody pro agentury i koncové zákazníky: Pro agentury: - zjednodušení co se týče skladování dokumentů; - elektronické letenky se automaticky reportují do DPC za účelem zúčtování; - refundy letenek se provádějí pouze elektronicky; snažší propojení s back office účetními systémy. Pro koncové zákazníky: Pasažér nemusí čekat v řadě na letišti u přepážky letecké společnosti, aby si vyzvedl letenku, může jít rovnou k odbavení nebo gatu. Navíc, na letištích dnes existují samoodbavovací kiosky, který celý process odbavení (s elektronickou letenkou) zjednodušují. Hlavní charakteristiky elektronické letenky: - letové kupóny nejsou tištěny na standardní přepravní dokumenty; - letecká společnost, jejíž ticketing authority byla použita k vystavení elektronické letenky, má přístup k datům z letového kupónu v momentě, když se pasažér dostaví k odbavení; - elektronická letenka může být vydána pouze v případě, že všechny segmenty mohou být vystaveny jako ET. Možnost vystavení elektronické letenky indikuje přímo rezervační/ticketovací systém. Letecké společnosti postupně zavádějí elektronický ticketing do všech svých destinací. Od června 2008 již nejsou papírové letenky vystavovány vůbec a všechny cesty jsou ticketovány resp. zaznamenány pouze na elektronické letenky. O zásobu čísel elektronických letenek si agentura nežádá, tj. neprovádí objednávku. Dostatečnou zásobu „elektronických letenek“ přiděluje agentuře rezervační/ticketingový systém, který používá. Při vystavení resp. vygenerování elektronické letenky rezervační systém vytiskne „Audit“ a „Agent“ kupóny na „itinerářové“ tiskárně. Tyto kupóny si agentura ponechává / archivuje v kanceláři po dobu 5 let (stejně jako „růžové“ tj. Agent kupóny OPTAT letenek a manuálních MPD). Na ASTF se neuvádějí počty či číselné řady vystavených elektronických letenek, údaje o prodejích jsou hlášeny rezervačním / ticketovacím systémem do výpočetního střediska automaticky. Poznámka: GDS může tisknout jen Agent kupón, nemusí tisknout i Audit kupón. Při vystavení elektronické letenky je „itinerářovou“ tiskárnou natištěn také rozpis cesty (itinerář). Je povinností vystavující agentury tento cestujícímu doručit/předat, a to buď v papírové podobě (pokud je cestující přítomen v agentuře) nebo elektronickou poštou.


14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS (SAF) V BSP CZ/SK se dosud setkáte s těmito administrativními formuláři: 1) vystavované (vyplňované) IATA agenturou - Výkaz prodejů / Agency Sales Transmittal Form (elektronická verze); - CCCF (papírový formulář); - Refund Application/Authority Form (elektronická verze). 2) vystavované (vyplňované) leteckou společností - Agency Debit Memo (elektronická verze); - Agency Credit Memo (elektronická verze). Vykazování prodejů v BSP CZ/SK probíhá dle termínů stanovených Pracovním kalendářem BSP. Každý měsíc má čtyři tzv. „reporting“ a „billing“ periody. Pro vykazování prodejů se používá elektronický „Výkaz prodejů“ (ASTF), přičemž vykazování prodejů probíhá 4x do měsíce, tzn. souhrnně za reportovací periody 1, 2, 3 a 4. Reportovací periody v BSP CZ/SK: 1. perioda probíhá ve dnech od 1. do 07. v každém měsíci vč.; 2. perioda probíhá od 08. do 15. v každém měsíci vč.; 3. perioda probíhá od 16. do 23. v každém měsíci vč.; 4. perioda probíhá od 24. do konce měsíce vč. ASTF (Agency Sales Transmittal Form) je v současné době standardní elektronický formulář, který se vyplňuje v systému BSPlink a který nahrazuje rozličné Výkazy prodejů jednotlivých leteckých společností. Do tohoto formuláře je nutné vyplnit pečlivě všechny předepsané náležitosti, neboť tímto formulářem agentura „přiznává“ prodeje uskutečněné na BSP dopravce za dané reportovací periody. Vyplněný formulář ASTF odesílá agentura automaticky prostřednictvím systému BSPlink. www.bsplink.iata.org - Sales Transmittal - Enter Sales Transmittal Formulář vyplňte následujícím způsobem: - pokud máte „nulové“ tj. žádné prodeje, označte „1 = Nil Sales“; - pokud máte „automatické“ prodeje, označte „2 = Automated Documents only“. Formulář po vyplnění odešlete tlačítkem „Submit“, objeví se informační okno „The STF is going to be stored“, volbu potvrdíte tlačítkem „OK“. Systém BSPlink potvrdí uložení formuláře a nabídne jeho tisk „Print Sales Transmittal“ a náhled „Show Sales Transmittal“. Pozdní dodání, popř. nedodání Výkazu prodeje (ASTF) je ve smyslu IATA rezolucí (Travel Agent´s Handbook) považováno za tzv. Irregularity se všemi následky, které z toho pro agenturu vyplývají. CCCF (Credit Card Charge Form)


CCCF nebo též UCCCF (Universal Credit Card Charge Form) je formulář, který se používá v případech, kdy prodeje leteckých přepravních dokladů jsou hrazeny kreditními kartami, a to v těch případech, kdy je prodej realizován přímo na účet letecké společnosti. V BSP CZ/SK je k dispozici 5ti kuponové UCCCF. Při zasílání kopií CCCF letecké společnosti se řiďte pokyny, které pro tento formulář vydala. Airline’ own accounting memoranda - ADM/ACM Pro vyrovnání vzniklých diskrepancí částek mezi agenturami a leteckými společnostmi se používají formuláře Agency Debit Memo (ADM) a Agency Credit Memo (ACM). Tyto formuláře mají k dispozici letecké společnosti a jenom letecké společnosti je mohou vystavit, agentura je pouze kontroluje. Oba tyto formuláře jsou dnes k dispozici v elektronické podobě v systému BSPlink, kde je letecké společnosti vystavují. Přes stejný systém má agentura možnost uvedené doklady prohlížet a v případě připomínek tak může oba formuláře před jejich automatickým zaúčtováním námitkovat. ADM, pokud je vystaveno, je nutné považovat jako vystavenou a splatnou fakturu, tzn. že reklamovaný rozdíl je třeba neprodleně ověřit a prostřednictvím BSP zúčtování uhradit (probíhá automaticky). V případě nesouhlasu je nutné vystavené ADM okamžitě písemně námitkovat a vyjasnit s dopravcem. Každé ADM je v systému BSPlink udržováno se statusem „pending“ (tj. čekající na zúčtování) 30 dní, tzn. že agentura má dostatek času vznést proti ADM své námitky, pokud považuje ADM za chybně vystavené. Vzhledem k tomu, že mnohdy nebyly námitky vznesené agenturou leteckou společností řešeny vůbec, popřípadě bylo řešení zdlouhavé a netransparentní, byla v letošním roce schválena úprava IATA Rezoluce 850m, která vstoupila v platnost 1. ledna 2008 - „Issue and Processing of Agency Debit Memos (ADMs). Rezoluce je závazná a musí být dopravci respektována. Její celé znění je uvedeno v Travel Agent´s Handbook, níže jsou uvedeny pouze dva výňatky: 2.1 Airlines are required to publish and communicate in writing their ADM policies to Agents in advance of implementation. 3.1 ADMs shall only be processed through the BSP if issued within nine months of the final travel date. Any debit action initiated beyond this period shall be handled directly between the BSP Airline and Agent. ACM, pokud je vystaveno, lze považovat za „avízo“ a bude IATA agentuře zaúčtováno bez prodlení, tj. ihned po skončení reporting periody, ve které bylo vystaveno. ADM / ACM vystavená leteckou společností v systému BSPlink se zúčtují (pokud nejsou námitkována) automaticky a nemusejí tedy být na ASTF nijak vykazována.

14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ Ticket Imprinter je technické zařízení, které slouží k validaci CCCF. Správné použití ticket imprinteru je pro zaměstnance nových agentur demonstrováno při vstupním BSP školení.


Agentury, které vystavují větší množství CCCF se mohou setkat se situací, že imprinter je třeba seřídit, aby správně fungoval. Návod na seřízení je přiložen ke každému novému imprintru, popř. je možné si ho vyžádat v kanceláři IATA.

Ticketing Authority (elektronická verze CIP = Carrier Identification Plate) Jedná se o umožnění validování automatizovaných dokladů na daného dopravce (tj. možnost automatického ticketingu, validování dokladu ticketovacím systémem). Všechny IATA cestovní kanceláře jsou dnes povinně vybaveny elektronickým ticketingem, a proto veškeré údaje jsou do letenky zaznamenány přímo ticketovacím systémem. Pokud se však letecká společnost rozhodne agentuře Ticketing Authority nepřidělit, tj. vyjádří svou nevůli s danou agenturou spolupracovat, je automatický ticketing pro danou agenturu na tohoto dopravce uzavřen. Use of BSPlink for Ticketing Authority Management (Official communication posted on BSPlink on 19 May 2009): Dear BSP Participant. In an effort to simplify the business relationship between airlines and the travel agent community, IATA is working to enforce BSPlink as the only tool to manage the Airline Ticketing Authority. With this in mind, we are planning a synchronization process to ensure that all the GDSs have the same information as shown on the BSPlink system with regards to airline ticketing authority information. To ensure the success of the project, we would like to remind you about the following facts, • •

You must notify IATA whenever you change or acquire a new GDS connection at your premises. This information is vital to ensure that whatever updates on ticketing authority the airlines make via BSPlink, are forwarded to the correct party (*). Your first point of contact regarding ticketing authorities should always be the airline, and not the GDS nor IATA. If you don’t have a ticketing authority or loose it for one or more carriers on your GDS, only the airline can update the ticketing authority records through BSPlink.

14.7 CANCELLATION PROCEDURY - “VOIDING” Vzhledem k zavedení systému denního reportování (tzv. Daily Reporting) prodejních dat z rezervačních systémů (v platnosti od 01.12. 2001), byla příslušně upravena i délka, po kterou je možné vystavený doklad označit za neplatný. Platí, že chybně vystavené doklady, je v systému možné označit za neplatné pouze v den vystavení, což v praxi znamená zhruba do půlnoci daného dne, kdy byl doklad vystaven. Protože tehdy jsou prodejní data agentury automaticky převedena do výpočetního střediska a zpracována.


14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT V termínu stanoveném Pracovním kalendářem obdrží agentura z výpočetního střediska základní sadu elektronických výstupů (s označením R2100), které obsahují informace o zúčtované billing. Těmito základními výstupy jsou: a) Header – „hlavička“/na této uvodní stránce je jméno, adresa agentury a IATA kód; b) Výstup R2011 Agent Invoice/„faktura“, kde je pod označením „Net to pay“ stanovena částka k odvodu tj. částka, kterou agentura převede na příslušný IATA/BSP účet u clearingové banky; c) Výstup R2930 Aget Billing Analysis/ Agent Billing analýza je základním výstupem obsahujícím zúčtovací informace o každém jednotlivém dokladu vystaveném a vykázaném v billing periodě; doklady jsou uvedeny v rozlišení podle druhu, s uvedením mezisoučtů za každý druh dokladu; závěr výstupu tvoří stránky, kde jsou uvedeny celkové součty a celková suma prodejů; agentura by si měla ihned po obdržení tohoto výstupu zkontrolovat správnost vyúčtování; d) Výstup R2024 Breakdown of Agent Sales per Carrier/část výstupů konsolidující prodeje agentury na jednotlivé dopravce; e) Výstup R2915 Details on Excessive Cancelleds/ tento výstup je generován pouze v případě, že agentura v některé z reporting period označila za neplatné tj. „voidovala“ více než 10% z vystavených letenek; příslušný poplatek za překročení povoleného limitu je na tomto výstupu rozúčtován. Vyúčtování je agentuře dodáváno v elektronické podobě přes systém BSPlink. Doporučujeme IATA agenturám si výstupy před kontrolou vždy ze stránek BSPlink systému „stáhnout“ a uložit, tj. archivovat pro pozdější případné použití. Výše uvedené soubory jsou totiž v systému k dispozici a je možné je stahovat pouze dva měsíce od uvedení do BSPlink tabulky „Files“ - „Download“, pak jsou ze systému vymazány. Jakékoliv případné nesrovnalosti ve výstupech reportuje agentura do IATA kanceláře. Vstup do systému BSPlink zajišťují unikátní login a password, který IATA agentura obdrží po zapojení do systému BSP. Součástí zapojení agentury do systému BSP je i školení, jak systém používat. Podrobný manuál je k dispozici na úvodní stránce systému BSPlink, stejně jako další základní informace a kontakty. Systém BSPlink slouží k elektronickému předávání dat mezi jednotlivými složkami systému BSP, tj. zejména mezi agenturou / leteckou společností a výpočetním střediskem (dodávání elektronických výstupů), mezi agenturou a leteckou společností navzájem (ADM, ACM formuláře), agenturou / leteckou společností a IATA kanceláří (kontrola zúčtování apod.). Níže najdete popis základních BSP výstupů:


BSP Agent Billing Statement and Analysis

This Agent Statement provides a summary for each Airline followed by a list of ALL transactions billed to the Agent for the specified Billing Period. Transactions are sorted by the four main “groups”, being ISSUES, ADM, ACM and REFUNDS. • This report has a summary of all sales for billing period displayed (Summary Box) at the top. • NTFA (Net Fare Amount) are not displayed on “Comments” column. The NTFA can be calculated (Balance Payable amount less Tax amounts). • "Supplementary Commission Rate" (percentage) in addition to "Supplementary Commission Amount" is displayed. • Exchange tickets, Check Digit and Coupon Usage Indicator on exchanged ticket number are displayed ("Comments" column). • Tour Code is displayed on “Comments” column. • “Tax on Commission” is displayed in a separate column (but it is not currently applicable in Ireland) • Date of Issue is displayed on its own column. • No total amounts per tax type are displayed, but can be found in “Agent Tax Type Summary Report”. • Breakdown of sales per airline is displayed.

Frequency:

Periodically

Media:

BSPlink

Format:

PDF

File name:

STMmmpE (see description above)

Price:

Standard – free of charge.


BSP Agent Consolidated Billing Statement

This report consolidates totals for each Billing Period in the month up to and including the current Billing Period. • This report has a total amount per billing period displayed.

Agent TAX Type Summary Report

Agent Annual Sales Volume & STD Usage

Frequency:

Periodically

Media:

BSPlink

Format:

PDF

File name:

CONSmmpE (see description above)

This report provides a summary of the tax types for each Agent, giving totals for each tax type and broken up into cash and credit, refunds and ADMs and ACMs. Frequency:

Periodically

Media:

BSPlink

Format:

PDF

File name:

TAX1mmpX (see description above)

Price:

Standard - free of charge.

This is by calendar month and it outlines all sales volumes and STD Usage for an agent. The report is grouped by airlines showing gross and net issues for domestic and international. Frequency:

Annual

Media:

BSPlink

Format:

PDF

File name:

STGSVyyX (see description above)

Price:

Standard – free of charge


Agent Financial Year Summary

This report gives agents financials by calendar month. Frequency:

Annual

Media:

BSPlink

Format:

PDF

File name:

STGFYyyX (see description above)

Price:

Standard - free of charge

14.9 REMITTANCE PROCEDURES IATA posílá jménem všech leteckých společností zapojených do BSP CZ/SK každé agentuře Agent a Billing Analysis and Summary, na které je určena částka, kterou agentura musí zaplatit nebo kterou agentura dostane v Remittance and Settlement day podle příslušného Pracovního kalendáře. Veškerá činnost systému BSP a složek v něm zapojených se řídí tzv. Pracovním kalendářem BSP. Každá ze složek systému BSP má Pracovním kalendářem přesně určené termíny ke splnění svých úkolů, tzn. že každá složka zapojená do systému BSP používá svoji speciální verzi Pracovního kalendáře. Pracovní kalendář je připravován vždy na kalendářní rok a je schvalován vedením IATA v Ženevě. Data a termíny uvedené v Pracovním kalendáři uvádějí, kdy příslušná činnost / BSP procedura musí být dokončena. Plnění termínů stanovených Pracovním kalendářem je důsledně kontrolováno IATA kanceláří a dopravci. Jakékoliv výjimky nebo posouvání termínů daných Pracovním kalendářem BSP jsou absolutně vyloučeny. Do termínů označených jako „Remittance Date“ je agentura povinna odvést celkovou částku za prodeje a další poplatky, tak jak je uvedeno na Agent Billing analýze, na příslušný účet u BSP. Jakékoliv zpoždění platby do BSP, bez ohledu na příčinu, proč k němu dochází, je vždy považováno jako chyba na straně agentury a má za následek zaslání výtky - tzv. „irregularity notice“. Na základě IATA rezolucí je zahájen proces k odebrání IATA akreditace vždy, když agentura vykazuje čtyři „irregularities“ v průběhu období po sobě následujících 12 měsíců. V případě opožděné platby je zasílaná „irregularity notice“ počítána rovnou jako dvě irregularity, proto je potřeba dodržování termínů plateb věnovat maximální pozornost. S každou „irregularity“ je spojena pokuta ve výši CZK 1.000 resp. při dalších „irregularities“ CZK 2.000. Dojde-li ke zpoždění úhrady, resp. není-li vyúčtovaná prodejní perioda v příslušný den uhrazena, je agentura vyzvána k okamžité nápravě. Nedojde-li k úhradě do 24 hodin od výzvy, je agentura považována za agenturu v úpadku. IATA kancelář zajistí okamžité pozastavení


automatizovaného/elektronického ticketingu ve spolupráci s příslušným rezervačním systémem. Celá záležitost je pak řešena ve smyslu příslušných IATA rezolucí.

Chyby v reportech nebo chybějící Notice of Billing Statement Pokud agentura neobdrží do Remittance date svůj Notice of Billing Statement, měla by o tom neprodleně informovat IATA kancelář, kde se take dozví přesnou částku, kterou bude muset zaplatit IATA v den vyúčtování. Může se stát, že tiketovací system nereportuje část prodejů agentury za konkrétní zúčtovací období (periodu) nebo částka není přesná díky nedbalosti agentury, která nevykázala všechny prodané letenky. Pak agentura musí rovněž kontaktovat IATA kancelář a domluvit se na výši depozitu, který zaplatí ve dni Remittance.

Net Remittance Net Reporting znamená dohodu mezi leteckou společností a agenturou reportovat prodeje jinak než pod publikovaným tarifem. Rozdíl mezi částkou uvedenou ve “fare box” na dokumentu a odsouhlaseným tarifem tvoří agenturní komisi, nebo může agentura prodat letenku za nižší cenu. Pokud se letecká společnost dohodne s agenturou na net reportingu, přidělí agentuře speciální kód (eg. Tour code, Commercial Agreement Reference).

14.10 SANKCE, ADMINISTRATIVNÍ A CLEARING BANK POPLATKY Více v Rezoluci 818g Travel Agent’s Handbook. Poplatek za BSPlink se vybírá měsíčně za každou IATA lokaci a je zahrnut v Agent Billing Analysis. Pro BSP CZ je to v současnosti 1044Kč včetně DPH, v BSP SK 33EUR.

14.11 PRODEJE KREDITNÍ KARTY Pokud to letecká společnost akceptuje a v souladu s pravidly v tomto manuálu, může agentura přijímat platby kreditními kartami. Nejsou-li ale dodržena všechna pravidla, platba se může objevit v Agent Billing jako platba cash a letecká společnost nemusí zpětně akceptovat platbu kreditní kartou za tu kterou transakci. Pokud zákazník odmítne zaplatit za transakci provedenou agenturou, která není v souladu se všemi pravidly, letecká společnost vystaví ADM (Agency Debit Memo) na plnou odmítnutou částku a agentura bude muset tuto částku zaplatit. Proto je velice důležité, aby všechny agentury rozuměly základním principům prodejů na kreditní karty.


Agentura by měla vždy postupovat podle obecně platných bezpečnostních opatření a ujistit se, že je karta akceptována: - Akceptuje vůbec daná letecká společnost platby kreditními kartami? - Akceptuje letecká společnost právě tento typ kreditní karty a u kterých tarifů? - Je správná zkratka kreditní karty? VI - Visa CA - Master Card (including Eurocard) DC - Diners Club AX - American Express Card TP -Airlines own UATP cards (ATCAN) - Je tato karta platná, není prošlá? - Je nějak poškozená ? - Je karta vedena na blacklistu kreditní společnosti ? - Odpovídá identita zákazníka (ID karta) údajům uvedených na kartě? - Byla tato karta schválena kreditní společností (approval code)? Agentura si dale musí uvědomit, jak si letecká společnost přeje reportovat kreditní prodeje. (Například zda-li vyžadují poslat emailem Agent kupón dohromady s kopií CCCF ihned po uskutečnění prodeje.)

Existují dva typy prodejů na kreditní karty: 1) Přímo leteckou společností V tomto případě je Form of Payment CC a částka na letence nebo vMPD je uvedena na “Credit Balance”. Letecká společnost si účtuje plnou platbu od zákazníka a agentura dostane pouze provizi za zprostředkování prodeje. (Jinými slovy platba se objeví jako negativní částka - provize, o kterou pak bude snížena celková částka, kterou musí agentura zaplatit. IATA akreditované agentury smějí akceptovat pouze přímé (face to face) platby kreditní kartou - tzn. klient musí být v době platby přítomen v agentuře a stvrdit transakci podpisem (který agentura zkontroluje s podpisem na zadní straně kreditní karty). Agentura nesmí provést žádost o platbu kreditní kartou přes email, dopis nebo fax. Agentura akceptuje jiné než face to face platby pouze na vlastní riziko a v takovém případě jsou jakékoliv poplatky spojené s případným dispute těchto transakcí účtovány agentuře, která letenku vydala. Pokud má letecká společnost problém s nějakou platbou uskutečněnou přes kreditní kartu a zjistí, že agentura nedodržela pravidla této letecké společnosti pro kreditní karty nebo obecná pravidla pro kreditní platby, vydá na agenturu ADM. Jestliže však byly všechny postupy dodrženy, kreditní platba byla autorizována autorizačním kódem a klient podepsal CCCF, pak je to letecká společnost, která nese důsledky případných ztrát.


2) Přes agenturu Zákazník platí kreditní kartou na účet agentury. V takovém případě je tato transakce považována za cash prodej a objeví se pod “Cash Collection”. Agentura zaplatí příslušnou částku (po odečtu komise) do clearingové banky. Credit Card acceptance in the CZ/SK (Official communication posted on BSPlink on 12 May 2009): Dear BSP Member, Current procedures foresee that when an agent is about to issue a ticket for an airline using a credit card as form of payment, the agent must check if that airline accepts that particular credit card. If this is not done and the airline does not accept that particular credit card, either the transaction is changed into cash by the BSP or that airline will send an ADM to the agent concerned with the aim to recover the ticketed amount from the agent. As the aim is to move to a fully automated BSP and to reduce the workload for both agents and airlines, we need to change the above-described process. Indeed, taking into consideration the growing number of airlines participating in BSP CZ and BSP SK, who all have different policies related to the acceptance of credit cards, we can no longer require from the agents that they manage fully updated files on the various credit card acceptance rules. Effective 01 June 2009, the BSP data processing center will no longer check if an airline accepts a certain credit card or not. In other words, when the credit card has been accepted by the GDS, the transaction will no longer be changed into cash. This new procedure becomes possible as the GDSs that are accredited by BSP CZ and BSP SK all have a feature that allows checking if an individual airline accepts or does not accept a certain credit card. In order to have this system operational, all airlines that are member of BSP CZ and BSP SK will need to update the credit card acceptance tables maintained by the GDSs. May we therefore ask you to contact the 3 GDSs doing business in BSP CZ and BSP SK (Amadeus – Galileo – Sabre) well before 31 May so that your airline tables are correctly set up.

14.12 REFUNDS Refund znamená vrácení peněz za již zaplacenou leteckou dopravu, a to buď celé částky nebo jenom její části, v závislosti na druhu letenky a jestli už nějaký úsek letenky byl proletěn. Refundovaná částka může být ponížena o poplatek za zrušení (tato částka se na Agent Billing Analysis objevuje pod taxou “CP”), kterou si účtuje letecká společnost nebo agentura (v takovém případě hovoříme o manipulačním poplatku). Existují dva druhy refundů: - Direct Refunds - prostřednictvím GDS/CRS


Agentury samy vystavují (na základě zplnomocnění od leteckých společností) Direct refunds. Jedná se obvykle o plný refund letenky (ať už ponížený o poplatek za zrušení nebo ne) nebo jinou jednoduchou transakci. Refund Notice/Refund Autorization document musí být archivován. - Refund Applications - přes BSPlink Tuto problematiku postihuje Rezoluce 824r Refunds To Agents (viz Travel Agent Handbook). Podle této rezoluce musí letecká společnost vypořádat refund za kompletně neproletěný letecký doklad ve zúčtovací periodě následující po té, kdy agentura refund oznámila. V případě již částečně proletěných dokumentů, letecká společnost musí refund vyplatit do dvou měsíců od data podání žádosti. IATA akreditovaná agentura může žádat pouze o refund dokumentů, které byly vystaveny s platným IATA agenturním číslem. Agentury používají dokument Refund Application/Authority v případě, kdy nemůžou sami stanovit částku, která má být vrácena, nebo nemají zplnomocnění od leteckých společností autorizovat refund, či z technických důvodů Direct refund nemůže být proveden. Agentura vyplní pouze horní část elektronického formuláře Refund Application v BSPlinku, společně s vysvětlením, proč o refund žádá. Pak je formulář uzavřen a je mu přidělen kód (400x xxx xxx). Další dokumenty související s tímto refundem mohou být připojeny (nahrány), nebo je agentura doručí letecké společnosti doporučeně poštou. Pokud letecká společnost souhlasí s refundem, doplní spodní část elektronického formuláře v BSPlinku “Authority”. Statut refundu se změní z “pending” na “authorized”. Žádost bude automaticky vypořádána v té zúčtovací periodě, ve které rozhodla letecká společnost. Agentury by neměly vracet peníze zákazníkům, doku neznají, zda-li letecká společnost refund akceptovala.

14.13 PRACOVNÍ KALENDÁŘ Pracovní kalendář demonstruje všechny důležitá data/termíny, kterými se řídí BSP Remittance and Settlement process. Dodržování těchto termínů je pro agentury závazné. http://www2.iata.org/sites/FMC/Files/czech-republic-slovakia-bsp-reporting-calendar-agents.pdf

14.14 IATA LOGO IATA akreditovaná agentura může používat logo na hlavičkovém papíře a svých propagačních materiálech v takové podobě, v jaké jej dostane od IATA kanceláře. Velikost může být upravena podle stanovených podmínek, ale poměr výška/šířka musí zůstat stejný. Pokud potřebujete IATA logo, kontaktujte IATA kancelář.


BSP Manual for Agents Local Procedures Chapter 14. IATA Czech Republic & Slovak Republic December česko anglická verze

Recommend Documents