Dorpsvereniging Steendam

Dorpsvereniging “Steendam” Verslag Bestuursvergadering

Aanwezig

Fred Mahler (FM) Ellen Dallinga (ED) Willeke Buist (WB) Peter van Zeijl (PZ) Grietje Koers (GK) André Snakenborg (AS)

Overleg nr. Datum Tijd Locatie Verslag verzonden aan Afwezig

8 24 augustus 2015 20:00uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen Lisette Geertsema(LG)

Actie 1

Opening vergadering FM heet iedereen welkom en opent de vergadering.

2

Agenda vaststellen Geen wijzigingen.

3

Vaststellen notulen vorige bestuursvergadering Notulen bestuursvergadering 7, punt 6 “Cluster Belangenbehartiging” wordt de 2 e alinea op pag. 2 aangepast “de gemeente onderneemt geen actie”. Wijziging is bij het opmaken van notulen bestuursvergadering 8 doorgevoerd.

Allen

De afspraak tussen mevrouw Anja Otto en FM op donderdag 2 juli is door mevrouw Otto afgezegd. Er is geen nieuwe datum gepland voor een afspraak. Indien relevant zal een bestuur zelf contact opnemen met mevrouw Otto. 4

Mededelingen Zodra onze dorpsvereniging een bankrekeningnummer heeft geopend kan de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” worden overgemaakt. WB heeft contact gelegd met een groep van circa 60 à 70 surfers welke met regelmaat het Schildmeer bezoeken, zij hebben een verzoek ingediend om op de hoogte gehouden te worden van de ontwikkelingen.

5

WB/FM

Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.

6

Cluster Belangenbehartiging Allen -

Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft het initiatief genomen om een schouw te organiseren samen met enkele leden van onze dorpsvereniging, LG en WB zullen hier een invulling in gaan geven. Aanvulling 1-6-2015: Op donderdag 11 juni zal de schouw zijn doorgang vinden vanaf 10:30uur, ED en de moeder van WB zijn aanwezig als afgevaardigden Pagina

1 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” van de dorpsvereniging. FM vraag vooraf oude schouwlijsten op bij de gemeente en zal dhr. Jacques van de Laan benaderen of de ondernemers ook een invulling kunnen verlenen aan de geplande schouw. Aanvulling 29-6-2015: Als algemene opmerking wordt aangegeven dat de beschikbare tijd voor de schouw zeer beperkt was, vooraf gemeld dat dit circa 1,5 uur betrof. Daarnaast was al een groot deel van de punten door de gemeente bepaald. Opmerkelijk was het feit dat er door de gemeente vooral verwezen werd naar waar bepaalde verantwoordelijkheden liggen in het kader van een aantal onderwerpen welke zijn behandeld tijdens de schouw. Dorpsvereniging Steendam zal de gemeente op korte termijn van informatie voorzien m.b.t. de defecte lantaarnpalen in het dorp. Aanvulling 24-8-2015: geen nieuwe aanvullingen.

7

-

FM zal een concept brief opstellen voor de leden van de gemeente raad van Slochteren met de insteek om hierin een aantal onderwerpen nader onder de aandacht te brengen. Aanvulling 24-8-2015: De concept brief wordt in zijn geheel intensief behandeld en besproken en daar waar nodig aangepast. Tevens wordt afgesproken dat het origineel door het gehele bestuur ondertekend om duidelijk aan te geven dat het voltallige bestuur achter deze brief staat.

-

FM geeft een terugkoppeling van de “internet werkgroep” dat de mogelijkheden m.b.t. een vast glasvezelnetwerk in de dorpen Steendam en Tjuchem wellicht toch tot de mogelijkheden behoort. Deze positieve wijziging is tot stand gekomen vanwege de hulp van een dorpsgenoot welke dagelijks ook bedrijfsmatig aan het werk is met glasvezelnetwerken. De huidige werkgroep bestaat uit Klaas Smit, Henk Bos, Fred Mahler, Phil Hoogeveen en Pieter Hartig. Het onderzoek spitst zich op het ontsluiten van Steendam en in het verlengde Tjuchem.

-

FM geeft nog een toelichting dat de gezamenlijke concept brief van de Dorpsverenigingen Tjuchem en Steendam m.b.t. de verdubbeling van de N33 (nog) (niet) is verstuurd naar de gemeente. Aanvulling 1-6-15: FM heeft op eigen initiatief een brief ingediend bij de gemeente m.b.t. de verdubbeling van de N33, dit in verband met de sluiting van de inspraak op de gebiedsvisie per 28 april 2015. Momenteel is er een nieuwe concept brief in behandeling bij een werkgroep van dorpsvereniging Tjuchem, na behandeling zal deze brief voor overleg voorgelegd worden aan het cluster Belangenbehartiging dorpsvereniging Steendam. Aanvulling 29-6-2015: Brief heeft nog geen definitieve goedkeuring van dorpsvereniging Tjuchem, wordt vervolgd. Aanvulling 24-8-15: Geen aanvullingen.

Landschapspark Damsterplas Allen -

FM geeft een toelichting m.b.t. de status van de ontwikkelingen rondom de Damsterplas. Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft aangeven dat zij in afwachting zijn van reactie van de Provincie. Aanvulling 1-6-15: Op maandag 8 juni vanaf 19:30uur is er een inloopavond m.b.t. de voortgang van de planvorming Damsterplas. Enkele afgevaardigden van de gemeente zullen aan de hand van een powerpoint-presentatie een toelichting geven van de huidige planvorming. Voorstel van het voltallige bestuur om dit onderwerp breder weg te zetten i.v.m. de regiofunctie van de Damsterplas. GK heeft zich bereidt gevonden om de notulen op te maken tijdens deze avond. Aanvulling 29-6-2015: Proces wordt vervolgd als conceptbrief als benoemd onder agendapunt 6 als zijnde definitief is ingediend bij de gemeente. Aanvulling 24-8-2015: Geen aanvullingen. Pagina

2 van 28

Dorpsvereniging “Steendam”

8

Cluster Ontspanning/gezelligheid Peter & Leni organiseren op zaterdag 26 september weer een gezellige avond voor dorpsgenoten.

9

Allen

Cluster Educatie/informatie Geen bijzonderheden.

1 0

Cluster Welzijnsactiviteiten ED is in gesprek met de gemeente om de mogelijkheden te bespreken m.b.t. het realiseren van een AED voor het dorp Steendam.

8

ED

Financiën PZ zal een voorstel indienen bij WB m.b.t. een vaste vergoeding voor Podiumcafé Peter & Leni op dagen als het podiumcafé beschikbaar wordt gesteld voor bestuursvergaderingen van onze dorpsvereniging.

PZ

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. Aanvulling 1-6-2015: Met behulp het KvK-nummer zal WB een bankrekening gaan openen. PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. Aanvulling 16-2-15: PZ heeft de factuur inmiddels aangeleverd bij WB.

WB/PZ

AS levert 2 facturen aan bij WB, te weten 1 factuur van Notariskantoor Mr. S. Kalsbeek en 1 factuur van de Kamer van Koophandel. De gemeente Slochteren is nog niet voornemens om het toegezegde startgeld voor onze dorpsvereniging over te maken op de vers geopende bankrekening. Volgens opgave van de gemeente dient de dorpsverenging nog aan een aantal voorwaarden te moeten voldoen. Deze voorwaarden dienen nog in kaart gebracht te worden.

WB

9

Communicatie

A

Geen bijzonderheden.

1 0

Planning

A

De algemene ledenvergadering staat momenteel gepland op zaterdag 21 november, aanvang 20:00uur.

Allen

B

De volgende bestuursvergadering staat gepland op maandag 26 oktober om 20:00uur.

Allen

C

Allen Verzoek om maandag 2 november vanaf 20:00uur ook in te plannen i.v.m. de benodigde voorbereiding voor de algemene ledenvergadering op zaterdag 21 Pagina

3 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” november. 1 1

Rondvraag

A

Verzoek aan alle bestuursleden om na te denken over de hoogte van het wettige verplichte contributie wat geheven zal moeten worden onder de leden vanaf kalenderjaar 2016.

Allen

De volgende vergadering staat gepland op maandag 26 oktober 2015 vanaf 20:00uur bij Peter & Leni.

Allen

Pagina

4 van 28


Aanwezig

Fred Mahler (FM) Ellen Dallinga (ED) Willeke Buist (WB) Peter van Zeijl (PZ) Grietje Koers (GK) Lisette Geertsema (LG) André Snakenborg (AS)


7 29 juni 2015 20:00uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering FM heet iedereen welkom en opent de vergadering.

2

Agenda vaststellen Geen wijzigingen.

3

Vaststellen notulen vorige bestuursvergadering Notulen bestuursvergadering 6, punt 4 Mededelingen wordt het actiepunt gewijzigd van FM naar WB.

4

Mededelingen Zodra onze dorpsvereniging een bankrekeningnummer heeft geopend kan de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” worden overgemaakt.

5

WB

Ingekomen stukken -

6

Allen

Inschrijving “Dorpsvereniging Steendam” bij de belastingdienst, ingekomen stuknummer 11. Schouwverslag Schildmeergebied, ingekomen stuknummer 12.

Allen

Cluster Belangenbehartiging Allen -

Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft het initiatief genomen om een schouw te organiseren samen met enkele leden van onze dorpsvereniging, LG en WB zullen hier een invulling in gaan geven. Aanvulling 1-6-2015: Op donderdag 11 juni zal de schouw zijn doorgang vinden vanaf 10:30uur, ED en de moeder van WB zijn aanwezig als afgevaardigden van de dorpsvereniging. FM vraag vooraf oude schouwlijsten op bij de gemeente en zal dhr. Jacques van de Laan benaderen of de ondernemers ook een invulling kunnen verlenen aan de geplande schouw. Aanvulling 29-6-2015: Als algemene opmerking wordt aangegeven dat de beschikbare tijd voor de schouw zeer beperkt was, vooraf gemeld dat dit circa Pagina

5 van 28


-

7

Landschapspark Damsterplas -

8

1,5 uur betrof. Daarnaast was al een groot deel van de punten door de gemeente bepaald. Opmerkelijk was het feit dat er door de gemeente vooral verwezen werd naar waar bepaalde verantwoordelijkheden liggen in het kader van een aantal onderwerpen welke zijn behandeld tijdens de schouw. Dorpsvereniging Steendam zal de gemeente op korte termijn van informatie voorzien m.b.t. de defecte lantaarnpalen in het dorp. FM geeft een korte terugkoppeling inzake de status van het zogenaamde Rondje Schild, de gemeente onderneemt verder geen actie. FM zal een concept brief opstellen voor de leden van de gemeente raad van Slochteren met de insteek om hierin een aantal onderwerpen nader onder de aandacht te brengen. FM heeft op donderdag 2 juli een afspraak met mevrouw Anja Otto van RTV Noord om te onderzoeken of bepaalde onderwerpen nader te belichten zijn via de media-mogelijkheden van RTV Noord. FM geeft een korte terugkoppeling inzake het plaatsen van een mast voor het realiseren van een dekkend wifi-systeem in het dorp. Tevens worden er meerdere mogelijkheden onderzocht. FM geeft nog een toelichting dat de gezamenlijke concept brief van de Dorpsverenigingen Tjuchem en Steendam m.b.t. de verdubbeling van de N33 (nog) (niet) is verstuurd naar de gemeente. Aanvulling 1-6-15: FM heeft op eigen initiatief een brief ingediend bij de gemeente m.b.t. de verdubbeling van de N33, dit in verband met de sluiting van de inspraak op de gebiedsvisie per 28 april 2015. Momenteel is er een nieuwe concept brief in behandeling bij een werkgroep van dorpsvereniging Tjuchem, na behandeling zal deze brief voor overleg voorgelegd worden aan het cluster Belangenbehartiging dorpsvereniging Steendam. Aanvulling 29-6-2015: Brief heeft nog geen definitieve goedkeuring van dorpsvereniging Tjuchem, wordt vervolgd.

FM geeft een toelichting m.b.t. de status van de ontwikkelingen rondom de Damsterplas. Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft aangeven dat zij in afwachting zijn van reactie van de Provincie. Aanvulling 1-6-15: Op maandag 8 juni vanaf 19:30uur is er een inloopavond m.b.t. de voortgang van de planvorming Damsterplas. Enkele afgevaardigden van de gemeente zullen aan de hand van een powerpoint-presentatie een toelichting geven van de huidige planvorming. Voorstel van het voltallige bestuur om dit onderwerp breder weg te zetten i.v.m. de regiofunctie van de Damsterplas. GK heeft zich bereidt gevonden om de notulen op te maken tijdens deze avond. Aanvulling 29-6-2015: Proces wordt vervolgd als conceptbrief als benoemd onder agendapunt 6 als zijnde definitief is ingediend bij de gemeente.

Cluster Ontspanning/gezelligheid Medio september zijn Peter & Leni wederom voornemens om een barbecue te organiseren voor het hele dorp.

9

Allen

Allen

Cluster Educatie/informatie Geen bijzonderheden.

1 0

Cluster Welzijnsactiviteiten Geen bijzonderheden. Pagina

6 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” 8


PZ

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. Aanvulling 1-6-2015: Met behulp het KvK-nummer zal WB een bankrekening gaan openen. B

PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. Aanvulling 16-2-15: PZ heeft de factuur inmiddels aangeleverd bij WB.

WB/PZ

AS levert 2 facturen aan bij WB, te weten 1 factuur van Notariskantoor Mr. S. Kalsbeek en 1 factuur van de Kamer van Koophandel. 9

Communicatie

A


1 0

Planning

A

De algemene ledenvergadering staat momenteel gepland op zaterdag 14 november.

Allen

B

De volgende bestuursvergadering staat gepland op maandag 24 augustus om 20:00uur.

Allen

C

De eerst volgende bestuursvergadering na 24 augustus staat gepland op maandag 26 oktober.

Allen

1 1

Rondvraag

A

Er zijn geen vragen voor de rondvraag.

Pagina

7 van 28


Aanwezig



6 1 juni 2015 20:00uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A

FM heet iedereen welkom en opent de vergadering.

2

Agenda vaststellen

A

Er worden de diverse nieuwe onderwerpen aan de orde gebracht, deze zijn verwerkt in de notulen.

3

Vaststellen notulen vorige bestuursvergadering

A

Notulen bestuursvergadering 5 worden ongewijzigd vastgesteld.

4

Mededelingen

A

Zodra onze dorpsvereniging een bankrekeningnummer heeft geopend kan de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” worden overgemaakt.

5

Ingekomen stukken

A

-

FM

“Afschrift akte van oprichting” Dorpsvereniging Steendam, d.d. 13 mei 2015. Factuur Notariskantoor Mr. S. Kalsbeek à € 295,-- incl. BTW. Inschrijving Kamer van Koophandel d.d. 28 mei 2015, KvK-nummer 63401401. Factuur Kamer van Koophandel met factuurnummer 150329911 à € 50,-- incl. BTW.

6

Afspraken formele oprichting dorpsvereniging

A

Aangezien de akte van oprichting inmiddels per 13 mei 2015 een feit is zal dit agendapunt per bestuursvergadering nummer 7 komen te vervallen.

7 A

Allen

Allen

Allen

Voortgang clusters Allen Belangenbehartiging  FM vermeld dat bij het eerst volgende voorzittersoverleg op 22, 23 of 24 juni de Pagina

8 van 28














volgende onderwerpen worden behandeld: duurzame energie en de collectieve ontwikkelingen hiervan. Indien men hier belangstelling voor heeft is men uitgenodigd om ook aan te schuiven. LG geeft een update m.b.t. de zwerfvuilactie op zaterdag 2 mei in navolging van het idee van dhr. Geert Tammenga. LG zal alle inwoners van Steendam per mail uitnodiging om mee te helpen met dit positieve idee. De deelnemers kunnen zich verzamelen om 10:00uur bij Peter & Leni en de opruimactie duurt tot circa 12:00uur. Het afval kan tot 13:00uur aangeboden worden bij de gemeentewerf Slochteren. Na gedane arbeid trakteren Peter & Leni op een eenvoudige lunch, deze geste wordt uiteraard door iedereen zeer op prijs gesteld. Aanvulling 1-6-15: Alle aanwezigen vinden de zwerfvuilactie meer dan geslaagd, ook de gemeente Slochteren is zeer positief over het enthousiasme en de hoeveelheid deelnemers in Steendam. Elza heeft de bokaal gewonnen voor het vinden van het meeste afval. Iedereen is van mening dat de actie zeker voor herhaling vatbaar is maar dat de planning wat eerder in het kalenderjaar dient plaats te vinden. LG heeft op 2 woensdagmiddagen een bijeenkomst georganiseerd voor de kinderen om mee te brainstormen voor de invulling/positionering van een eventuele speeltuin in Steendam. Bij deze een samenvatting van de aandachtspunten: 1. Niet te veel kleuren toe passen. 2. Speeltoestellen vervaardigen uit natuurlijke materialen. 3. Positie speeltuin voor kleine kinderen op het grasveldje voor de bult. 4. Positie speeltuin voor grotere kinderen op de bult. LG merkt op dat dhr. André Smauter een belangrijke rol kan vervullen in het realiseren/vervaardigen van de speeltuin. Aanvulling 1-6-15: LG heeft ook intensief contact met het “Hout collectief” welke druk bezig is met het ontwerpen van de speeltuin. Volgende bestuursvergadering volgt er wederom een update. FM geeft nog een toelichting dat de gezamenlijke concept brief van de Dorpsverenigingen Tjuchem en Steendam m.b.t. de verdubbeling van de N33 (nog) (niet) is verstuurd naar de gemeente. Aanvulling 1-6-15: FM heeft op eigen initiatief een brief ingediend bij de gemeente m.b.t. de verdubbeling van de N33, dit in verband met de sluiting van de inspraak op de gebiedsvisie per 28 april 2015. Momenteel is er een nieuwe concept brief in behandeling bij een werkgroep van dorpsvereniging Tjuchem, na behandeling zal deze brief voor overleg voorgelegd worden aan het cluster Belangenbehartiging dorpsvereniging Steendam. Alle aanwezigen zien het belang dat er contact/overleg is met de ondernemers in Steendam. WB zal een lijst opstellen met alle ondernemers en zal een overleg plannen tegen de herfst 2015. Aanvulling 1-6-15: WB heeft inmiddels contact met de diverse ondernemers. WB zal nog info rondmailen naar alle bestuursleden aangaande het “Slochterwoldspektoakel”, bij voldoende animo zal Dorpsvereniging Steendam ook zijn vertegenwoordigd. Aanvulling 1-6-15: Dorpsvereniging Steendam zal dit jaar nog geen invulling geven aan dit initiatief, FM zal de organisator hierover gaan informeren. FM geeft een toelichting m.b.t. de status van de ontwikkelingen rondom de Damsterplas. Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft aangeven dat zij in afwachting zijn van reactie van de Provincie. Aanvulling 1-6-15: Op maandag 8 juni vanaf 19:30uur is er een inloopavond m.b.t. de voortgang van de planvorming Damsterplas. Enkele afgevaardigden van de gemeente zullen aan de hand van een powerpoint-presentatie een toelichting geven van de huidige planvorming. Voorstel van het voltallige bestuur om dit onderwerp breder weg te zetten i.v.m. de regiofunctie van de Damsterplas. GK heeft zich bereidt gevonden om de notulen op te maken tijdens deze avond. Pagina

9 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” 

 

Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft het initiatief genomen om een schouw te organiseren samen met enkele leden van onze dorpsvereniging, LG en WB zullen hier een invulling in gaan geven. Aanvulling 1-6-2015: Op donderdag 11 juni zal de schouw zijn doorgang vinden vanaf 10:30uur, ED en de moeder van WB zijn aanwezig als afgevaardigden van de dorpsvereniging. FM vraag vooraf oude schouwlijsten op bij de gemeente en zal dhr. Jacques van de Laan benaderen of de ondernemers ook een invulling kunnen verlenen aan de geplande schouw. LG stelt voor om Staatsbosbeheer een “bemoedigingsmail” te sturen in het kader van de door hen uitgevoerde werkzaamheden in het Steendammer bos. Op 7 mei heeft er een overleg plaats gevonden tussen de gemeente en het cluster belangenbehartiging. N.a.v. dit overleg is er een verslag opgemaakt door FM, dit verslag is opgenomen in de ingekomen stukken als ingekomen stuk nummer 10.

Ontspanning/Gezelligheid  Geen bijzonderheden. Informatie/Educatie  Geen bijzonderheden. Welzijnsactiviteiten  Er zijn geen ontwikkelingen m.b.t. de aanschaf van een AED.  Verder zijn er geen bijzonderheden. 8

A


PZ

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. Aanvulling 1-6-2015: Met behulp het KvK-nummer zal WB een bankrekening gaan openen. B

PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. Aanvulling 16-2-15: PZ heeft de factuur inmiddels aangeleverd bij WB.

WB/PZ

AS levert 2 facturen aan bij WB, te weten 1 factuur van Notariskantoor Mr. S. Kalsbeek en 1 factuur van de Kamer van Koophandel. 9

Communicatie

A

FM stelt voor om de notulen via de website openbaar te maken, alle bestuursleden gaan hiermee akkoord.

1 0

Planning

A

Op maandag 8 juni staat de inloopavond gepland omtrent de voorlichting van de planvorming m.b.t. de Damsterplas door een afvaardiging van de gemeente.

B

Allen Allen

Op 22, 23 of 24 juni staat er een voorzittersoverleg gepland m.b.t. een kennissessie Pagina 10 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” duurzame energie en collectie ontwikkeling. C 1 1 A

De volgende bestuursvergadering staat gepland op maandag 29 juni om 20:00uur. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag.

Pagina 11 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” Verslag Bestuursvergaderi ng

Aanwezig



5 20 april 2015 20:00uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A


2

Agenda vaststellen

A

Onderstaande onderwerpen zullen ook aan de orde komen naast de algemene agenda: - Voortgang zwerfvuil - Brief formateur - Overleg ondernemers Schildmeer - Voorzittersoverleg - Terugkoppeling cluster educatie/informatie n.a.v. gesprek met de politie - Steendammer bos

3


A

Notulen bestuursvergadering 3 worden ongewijzigd vastgesteld. FM levert nog bij allen een ledenlijst aan.

4

Mededelingen

A

Zodra onze dorpsvereniging een bankrekeningnummer heeft geopend kan de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” worden overgemaakt.

5

Ingekomen stukken

A

Geen.

6


A

Op woensdag 13 mei, 08:45uur, hebben FM en AS een afspraak bij de Notaris kantoor Mr. S. Kalsbeek aangaande het ondertekenen van de statuten van onze Dorpsvereniging Steendam.

7

Voortgang clusters

Allen

FM

Allen

Pagina 12 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” A

Allen Belangenbehartiging  FM geeft een update van de besproken onderwerpen van het laatste voorzittersoverleg van alle dorpsverenigingen. De agenda punten waren onder andere dat er meer “aandacht moet komen m.b.t. de aardbevingsproblematiek op dorpsnivo”, “aandacht voor duurzaamheid” en het eventueel bijstellen van de woonvisie (structuurvisie 2009-2019).  Tijdens de bijeenkomst van het cluster belangbehartiging worden onder andere de 5 punten even kort behandeld welke zijn bepaald tijdens de bijeenkomst voor alle dorpsgenoten op zaterdagavond 14 maart: In volgorde scoorden als belangrijkste thema´s: 1. Snel internet 2. Veiligheid / bestrijding en voorkoming vandalisme 3. Aanleg van een (goed en mooi) voet- en fietspad door heel Steendam 4. Beperking snelheid auto- en motorverkeer = verhoging verkeersveiligheid 5. Verbetering / aanpassing Rondje Schildmeer (incl. onderhoud)  Op donderdag 7 mei staat er een overleg op het programma met de gemeente waarin o.a. bovenstaande 5 punten op de agenda staan.  LG geeft een update m.b.t. de zwerfvuilactie op zaterdag 2 mei in navolging van het idee van dhr. Geert Tammenga. LG zal alle inwoners van Steendam per mail uitnodiging om mee te helpen met dit positieve idee. De deelnemers kunnen zich verzamelen om 10:00uur bij Peter & Leni en de opruimactie duurt tot circa 12:00uur. Het afval kan tot 13:00uur aangeboden worden bij de gemeentewerf Slochteren. Na gedane arbeid trakteren Peter & Leni op een eenvoudige lunch, deze geste wordt uiteraard door iedereen zeer op prijs gesteld.  LG heeft op 2 woensdagmiddagen een bijeenkomst georganiseerd voor de kinderen om mee te brainstormen voor de invulling/positionering van een eventuele speeltuin in Steendam. Bij deze een samenvatting van de aandachtspunten: 5. Niet te veel kleuren toe passen. 6. Speeltoestellen vervaardigen uit natuurlijke materialen. 7. Positie speeltuin voor kleine kinderen op het grasveldje voor de bult. 8. Positie speeltuin voor grotere kinderen op de bult. LG merkt op dat dhr. André Smauter een belangrijke rol kan vervullen in het realiseren/vervaardigen van de speeltuin.  FM geeft nog een toelichting dat de gezamenlijke concept brief van de Dorpsverenigingen Tjuchem en Steendam m.b.t. de verdubbeling van de N33 (nog) (niet) is verstuurd naar de gemeente.  Alle aanwezigen zien het belang dat er contact/overleg is met de ondernemers in Steendam. WB zal een lijst opstellen met alle ondernemers en zal een overleg plannen tegen de herfst 2015.  WB zal nog info rondmailen naar alle bestuursleden aangaande het “Slochterwoldspektoakel”, bij voldoende animo zal Dorpsvereniging Steendam ook zijn vertegenwoordigd.  FM geeft een toelichting m.b.t. de status van de ontwikkelingen rondom de Damsterplas. Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft aangeven dat zij in afwachting zijn van reactie van de Provincie.  Dhr. Björn Dijk van de gemeente Slochteren heeft het initiatief genomen om een schouw te organiseren samen met enkele leden van onze dorpsvereniging, LG en WB zullen hier een invulling in gaan geven. Pagina 13 van 28


Ontspanning/Gezelligheid  Geen bijzonderheden. Informatie/Educatie  Geen bijzonderheden. Welzijnsactiviteiten  Er zijn geen ontwikkelingen m.b.t. de aanschaf van een AED.  Verder zijn er geen bijzonderheden. 8

Financiën

A

PZ zal een voorstel indienen bij WB m.b.t. een vaste vergoeding voor Podiumcafé Peter & Leni op dagen als het podiumcafé beschikbaar wordt gesteld voor bestuursvergaderingen van onze dorpsvereniging.

PZ

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. B

WB/PZ PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. Aanvulling 16-2-15: PZ heeft de factuur inmiddels aangeleverd bij WB.

9

Communicatie

A


1 0

Planning

A

Op zaterdag 2 mei staat de zwerfafval opruim actie op het programma.

Allen

B

De volgende Bestuursvergadering staat gepland op maandag 1 juni vanaf 20:00uur.

Allen

1 1

Rondvraag

A

Aukje Woltjer heeft nauw contact met Staatsbosbeheer aangaande het opknappen/onderhouden van het Steendammer bos.

B

LG lanceert het idee voor het organiseren van een “streekmarkt”. LG en PZ zullen de mogelijkheden inventariseren.

LG/PZ

C

Dorpsvereniging Steendam zal vanwege de vele veiligheidsnormeringen geen invulling geven aan de deelname van de bevrijdingsoptocht op 5 mei.

Allen

Pagina 14 van 28


Aanwezig



4 16 februari 2015 20:15uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A


2

Agenda vaststellen

A

De agenda wordt vast gesteld echter zullen onderstaande onderwerpen met voorrang worden behandeld in relatie tot de beschikbare tijd: - Voorzittersoverleg - Nieuwe leden - Voorbereiding programma 5 maart (Raad op bezoek onze dorpsvereniging) - Bevrijdingsfeest 5 mei - Website - Voortgang speeltuin (aanvragen subsidies)

3


A

Notulen bestuursvergadering 3 worden ongewijzigd vastgesteld. Aanvullingen worden in deze notulen kenbaar gemaakt onder vermelding van “aanvulling d.d. 16 februari 2015”.

4 A

Allen

Mededelingen FM De jaarlijkse gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” wordt aangeboden aan onze nieuwe dorpsvereniging Steendam. Het bestuur van dorpsvereniging Steendam is meer dan verheugd met deze mededeling. Onze dorpsgenoot Eise Doornbos heeft aangeboden de contactgegevens van vereniging “Kloksmeer Siddeburen” aan te leveren bij FM. PZ heeft middels een Facebook bericht de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” bedankt voor deze genereuze geste. Aanvulling 22-01-15: FM heeft nog geen contactgegevens ontvangen van onze dorpsgenoot Eise Doornbos. Aanvulling 16-02-15: Inmiddels heeft mevrouw Liane Bos contact opgenomen met de Pagina 15 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” mededeling dat onze dorpsvereniging een gift tegemoet kan zien . De gift zal worden overgemaakt zodra er een bankrekeningnummer beschikbaar is. 5

Ingekomen stukken

A

Geen.

6

Afspraken formele oprichting dorpsvereniging Op woensdag 21 januari zijn FM en AS bij de notaris geweest van Notaris kantoor Mr. S. Kalsbeek. De notaris heeft ons voorzien van diverse de diverse adviezen en dat het inderdaad raadzaam is om een vereniging op te starten in tegenstelling tot een stichting.

A

Belangrijke aandachtspunten:  Bij formele vereniging zijn de bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk.  In de statuten dient vastgesteld te worden hoe het bestuur omgaat met een positief vermogen indien de dorpsvereniging wordt opgeheven.  Inschrijving dorpsvereniging is via een eenvoudig invulformulier van de Kamer van Koophandel op te zeggen.  Een vereniging heeft leden, een eventueel positief vermogen is van alle leden van de vereniging.  Men kan nooit verplicht worden om lid te worden, dit is altijd op vrijwillige basis.  Het is verplicht om 1 maal per jaar een algemene ledenvergadering te organiseren (ALV).  Zeer belangrijke besluiten dienen te worden genomen door de leden.  Huishoudelijk reglement niet separaat van toepassing.  Vanaf het verenigingsjaar 2016 is onze dorpsvereniging verplicht om een nader te bepalen contributie te heffen van de leden.

Allen

De notaris zal op korte termijn conceptstatuten verstrekken aan FM en AS. Alle bestuursleden hebben er geen bezwaar tegen om individueel benoemd te worden in de akte/statuten. Na goedkeuring van de statuten zal de inschrijving circa 4 werkdagen in beslag nemen. Aanvulling 16-02-15: Inmiddels heeft FM contact gehad met de notaris om een aantal vragen in te kunnen vullen. Aanvullend zal in de statuten worden vermeld bij artikel 6 dat onze dorpsvereniging ten minste uit 5 bestuursleden dient te bestaan en in artikel 13 dat ED de functie bekleed van vicevoorzitter. Daarnaast zal FM alle benodigde duplicaten van de identiteitsbewijzen aanleveren bij de notaris (bestuursleden deze graag per z.s.m. aanleveren bij FM) en FM zal de notaris vragen of er voorbeelden beschikbaar zijn van “Disclaimers” welke wij toe zouden kunnen passen voor o.a. onze website. 7 A

Voortgang clusters Allen Belangenbehartiging  Het voorzittersoverleg van alle dorpsverenigingen en de gemeente is inmiddels vastgesteld op woensdag 28 januari, locatie Podiumcafé Peter & Leni. FM, ED en PZ zullen bij dit overleg aanwezig zijn.



Aanvulling 16-02-15: Bij het voorzittersoverleg is het verzoek ingediend of de te behandelen thema’s aangeleverd kunnen worden vanuit de deelnemende verenigingen. Tevens is er een toelichting gegeven m.b.t. de online-software “MijnDorp.nl”, voor als nog krijgt dit eerst geen gevolg. Het volgende voorzittersoverleg is vast gesteld op 25 maart 20:00uur, locatie nog onbekend. FM zal binnenkort een Ledenlijst van onze vereniging aanleveren. Aanvulling 16-2-15: De laatste weken zijn nog de diverse aanmeldingen binnen Pagina 16 van 28








gekomen, allen zijn hier zeer content mee. FM komt binnenkort met een concept ledenlijst. Bezoek Raad aan onze dorpsvereniging op 5 maart: FM zal de bijeenkomst openen en iedereen introduceren. Vervolgens zullen WB en AS de uitslag van de enquête toelichten aan de aanwezigen m.b.v. een PowerPointpresentatie welke wordt voorbereid door LG en PZ. Op 3 maart vanaf 20:00uur zal er in kleine kring nog een vooroverleg zijn m.b.t. de presentatie, locatie Podiumcafé Peter & Leni. Na de pauze is er eventueel nog de mogelijkheid voor derden om presentaties te verzorgen. De definitieve invulling van de avond zal worden afgestemd door FM met mevrouw Marjon Janssens, Senior Beleidsmedewerker gemeente Slochteren. Op zaterdag 14 maart wordt er een bijeenkomst georganiseerd met iedereen te toosten op onze nieuwe dorpsvereniging en zal FM wederom een introductie verzorgen en wordt de uitkomst van de enquête toegelicht. Na dit officiële gedeelte heeft men de gelegenheid om even gezellig bij te praten. Alle aanwezigen zullen worden verrast met een petitfour welke verzorgt wordt door PZ op kosten van de dorpsvereniging. LG verzorgt een uitnodiging voor deze avond waarvoor Gerrie vriendelijk zal worden verzocht om deze rond te brengen bij alle inwoners. LG zal onderzoek opstarten naar de mogelijkheden (subsidie, toestellen, positionering) om een speeltuin te realiseren in Steendam

Ontspanning/Gezelligheid  Geen bijzonderheden. Informatie/Educatie  Geen bijzonderheden. Welzijnsactiviteiten  ED stelt voor om indien mogelijk van de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” een AED aan te schaffen en deze permanent te stallen bij Podiumcafé Peter & Leni. ED zal de mogelijkheden verder onderzoeken en komt hier de volgende bestuursvergadering op terug. Aanvulling 22-01-15: ED komt hier later op terug. Aanvulling 16-02-15: Geen aanvullingen. 8

Financiën

A

PZ zal een voorstel indienen bij WB m.b.t. een vaste vergoeding voor Podiumcafé Peter & Leni op dagen als het podiumcafé beschikbaar wordt gesteld voor bestuursvergaderingen van onze dorpsvereniging.

PZ

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. B

WB/PZ PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. Aanvulling 16-2-15: PZ heeft de factuur inmiddels aangeleverd bij WB.

9

Communicatie

A

De door PZ doorgevoerde wijzigingen/aanpassingen op de website worden door allen aanwezigen als zeer positief ervaren. Wel wordt iedereen verzocht de komende tijd de nodige aandacht te besteden aan de website.

Allen

Pagina 17 van 28


B

AS zal binnenkort met PZ overleggen hoe om te gaan met een Twitter account. AS heeft aangegeven hier de nodige voordelen in te zien m.b.t. bepaalde communicatie. Echter dient er eerste enige duidelijk te komen met betrekking tot de mogelijkheden van het beheer van dit Twitter account in combinatie met het plaatsen van Facebook berichten via ditzelfde Twitter account.

AS/PZ

Aanvulling 22-01-15: Nog geen vervolg aan gegeven. Aanvulling 16-02-15: Nog geen vervolg aan gegeven.

C

Alle aanwezigen geven de voorkeur dat momenteel de “privé” emailadressen nog worden toegepast voor alle communicatie m.b.t. de dorpsvereniging.

1 0

Planning

A

Op dinsdagavond 3 maart vanaf 20:00uur is er een vooroverleg ter voorbereiding van 5 maart bij Peter & Leni. LG, PZ, WB en AS zullen in elk geval aanwezig zijn, locatie Peter & Leni.

B

Op donderdag 5 maart zal de Raad onze dorpsvereniging bezoeken om 20:00uur, locatie Peter & Leni.

C

Op zaterdagavond 14 maart staat de gezellige avond gepland bij Peter & Leni voor alle inwoners Steendam, inloop vanaf 20:00uur.

D

Het volgende voorzittersoverleg staat gepland op 25 maart vanaf 20:00uur, locatie wordt nog nader bepaald.

1 1

Rondvraag

A

GK vermeldt dat er wellicht ook mogelijkheden zijn voor onze dorpsvereniging voor de stichting NLDoet, aangezien hier geen agenda technisch geen invulling aan gegeven kan worden zal dit onderwerp volgend jaar wederom onder de aandacht worden gebracht.

B

PZ meldt dat er op zaterdag 19 april een “Huisvlijt Fair” wordt georganiseerd op de parkeerplaatsen aan beide zijden van de Damsterweg voor het Podiumcafé Peter & Leni.

C

Alle aanwezigen zijn positief om als dorpsvereniging medewerking te verlenen aan het Bevrijdingsfeest op 5 mei. WB neemt de communicatie op zich en komt hier de volgende bestuursvergadering inhoudelijk op terug.

Allen

Allen

Allen/WB

Allen

Allen

Pagina 18 van 28


Aanwezig



3 22 januari 2015 20:30uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A

FM heet iedereen welkom en opent de vergadering. De focus van deze bestuursvergadering ligt bij de uitwerking van de enquête en het opstellen van een officiële reactie naar de gemeente m.b.t. vraag 14 van de enquête (landschapspark Damsterplas).

2

Agenda vaststellen

A

De agenda wordt ongewijzigd vast gesteld.

3


A

In de notulen van overleg nummer 3 word bij “7. Voortgang cluster, Belangenbehartiging” nog toegevoegd dat er ook een leefbaarheidsfonds beschikbaar is van de NAM. Dit betreft niet hetzelfde leefbaarheidsfonds als van de gemeente Groningen.

4

Mededelingen

A

De jaarlijkse gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” wordt aangeboden aan onze nieuwe dorpsvereniging Steendam. Het bestuur van dorpsvereniging Steendam is meer dan verheugd met deze mededeling. Onze dorpsgenoot Eise Doornbos heeft aangeboden de contactgegevens van vereniging “Kloksmeer Siddeburen” aan te leveren bij FM. PZ heeft middels een Facebook bericht de de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” bedankt voor deze genereuze geste.

Allen

FM

Aanvulling 22-01-15: FM heeft nog geen contactgegevens ontvangen van onze dorpsgenoot Eise Doornbos. 5 A

Ingekomen stukken FM De ingezonden open brief van dorpsgenoot Henk Bos wordt even inhoudelijk besproken als ingekomen stuk. FM zal dhr. Henk Bos benaderen met het verzoek om Pagina 19 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” een presentatie te geven aan het bestuur om de bepalen of er voldoende draagvlak is om wellicht geen, één of meerdere onderwerpen/ideeën van dhr. Henk Bos al dan niet gezamenlijk verder te ontwikkelen en eventueel dit gezamenlijk op te pakken richting de gemeente en of overige partijen/bedrijven. Aanvulling 22-01-15: Medio februari zal FM samen met dhr. Henk Bos een oriënterend gesprek aangaan met het “Huis van de Sport” gemeente Slochteren. 6

Afspraken formele oprichting dorpsvereniging Op woensdag 21 januari zijn FM en AS bij de notaris geweest van Notaris kantoor Mr. S. Kalsbeek. De notaris heeft ons voorzien van diverse de diverse adviezen en dat het inderdaad raadzaam is om een vereniging op te starten in tegenstelling tot een stichting.

A

Belangrijke aandachtspunten:  Bij formele vereniging zijn de bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk.  In de statuten dient vastgesteld te worden hoe het bestuur omgaat met een positief vermogen indien de dorpsvereniging wordt opgeheven.  Inschrijving dorpsvereniging is via een eenvoudig invulformulier van de Kamer van Koophandel op te zeggen.  Een vereniging heeft leden, een eventueel positief vermogen is van alle leden van de vereniging.  Men kan nooit verplicht worden om lid te worden, dit is altijd op vrijwillige basis.  Het is verplicht om 1 maal per jaar een algemene ledenvergadering te organiseren (ALV).  Zeer belangrijke besluiten dienen te worden genomen door de leden.  Huishoudelijk reglement niet separaat van toepassing.  Vanaf het verenigingsjaar 2016 is onze dorpsvereniging verplicht om een nader te bepalen contributie te heffen van de leden.

Allen

De notaris zal op korte termijn conceptstatuten verstrekken aan FM en AS. Alle bestuursleden hebben er geen bezwaar tegen om individueel benoemd te worden in de akte/statuten. Na goedkeuring van de statuten zal de inschrijving circa 4 werkdagen in beslag nemen. 7 A

Voortgang clusters Allen Belangenbehartiging  Het voorzittersoverleg van alle dorpsverenigingen en de gemeente is inmiddels vastgesteld op woensdag 28 januari, locatie Podiumcafé Peter & Leni. FM, ED en PZ zullen bij dit overleg aanwezig zijn.  Dhr. van Atten geeft aan dat eventuele door onze vereniging veroorzaakte “schades” vallen onder een collectieve verzekering van de gemeente Slochteren. Contactpersoon m.b.t. dit onderwerp is Dhr. Erik Haverkort.  Tevens wordt er door dhr. van Atten aangegeven dat onze dorpsvereniging indien van toepassing de “Vereniging Groninger Dorpen” kan benaderen voor het eventueel gezamenlijk opstellen van een dorpsvisie. Indien onze vereniging hier gebruik van zou willen gaan maken worden de kosten vergoed door de gemeente Slochteren.  Tevens geeft dhr. van Atten aan dat de mogelijkheid aanwezig om eventueel indien gewenst collegeleden van de gemeente Slochteren uit te nodigen om aanwezig te zijn bij bepaalde overleggen/vergaderingen.  Ook geeft dhr. van Atten aan dat wij indien gewenst aanspraak kunnen maken op gelden van het “Leefbaarheidsfonds”. Het doel van dit fonds is om activiteiten te ondersteunen welke de leefbaarheid in een bepaald dorp of regio ten goede komt. Deze vergoeding zal nooit meer dan €3000,-- bedragen en een eventuele aanvraag is te bepalen m.b.t. wanneer het eventuele evenement Pagina 20 van 28


   

plaats zal gaan vinden. Voor aanvullende informatie zie website gemeente Slochteren. Er is ook een leefbaarheidsfonds van NAM-gelden beschikbaar, dit betreft niet hetzelfde leefbaarheidsfonds als van deze van de gemeente. FM dient het verzoek in bij de gemeente of deze een lijst met NAW-gegevens van ondernemers en inwoners van Steendam aangeleverd kan worden bij onze dorpsvereniging. FM zal binnenkort een Ledenlijst van onze vereniging aanleveren. De door FM aangeleverde enquête bij de overige bestuursleden wordt 1 op 1 goedgekeurd om deze ongewijzigd te verspreiden onder de inwoners van Steendam. De begeleidende brief zal nog enigszins worden aangepast. Tevens zal er een extra invulformulier worden aangeleverd met het verzoek om deze ingevuld te retourneren bij Peter & Leni om in de toekomst zo veel mogelijk digitaal informatie te kunnen verstrekken naar alle inwoners van Steendam, lid of geen lid van de dorpsvereniging. De enquête zal op woensdag 7 januari worden verspreid onder alle inwoners van Steendam. Op dinsdag 20 januari zal er een analyse plaats vinden van de geretourneerde enquêteformulieren bij ED thuis vanaf 14:00uur. FM en WB gaan ED hier dan bij assisteren. Aanvulling 22-01-15: In totaal zijn er 46 inzendingen, het bestuur is zeer verheugd dat een groot aantal dorpsgenoten de enquête heeft ingevuld. Gezien de tijdsdruk m.b.t. vraag 14 van de enquête (Landschapspark Damsterplas) heeft WB aangeboden om een eerste aanzet te maken voor een officiële reactie van de dorpsvereniging richting de gemeente (update 31-01-15: WB en FM hebben gezamenlijk een definitieve reactie op papier gezet, de overige bestuursleden hebben tot zondag 1 februari 18:00uur de tijd om hier eventueel nog op te reageren. Indien er geen reactie komen zal dit stuk door FM bij de verantwoordelijke ambtenaar worden aangeleverd.) Tevens is het verzoek aan alle bestuursleden om een terugkoppeling te geven aan FM inzake zijn uitwerking van vraag 3 t/m 13 van de enquête. Aanvulling 31-01-15: Voorstel van de gemeenteraad om op 5 maart kennis te maken met het bestuur van onze dorpsvereniging en dan inhoudelijk de plannen m.b.t. de Damsterplas te bespreken en het Libau-rapport.



Het vervolg van het aangeleverde Libau-rapport staat niet onder tijdsdruk en wordt derhalve verder niet inhoudelijk besproken.

Ontspanning/Gezelligheid  Geen bijzonderheden. Informatie/Educatie  Geen bijzonderheden. Welzijnsactiviteiten  ED stelt voor om indien mogelijk van de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” een AED aan te schaffen en deze permanent te stallen bij Podiumcafé Peter & Leni. ED zal de mogelijkheden verder onderzoeken en komt hier de volgende bestuursvergadering op terug. Aanvulling 22-01-15: ED komt hier later op terug. 8 A

Financiën PZ PZ zal een voorstel indien bij WB m.b.t. een vaste vergoeding voor Podiumcafé Peter & Leni op dagen als het podiumcafé beschikbaar wordt gesteld voor Pagina 21 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” bestuursvergaderingen van onze dorpsvereniging.

B

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd.

WB/PZ

PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website. 9

Communicatie

A

Alle bestuursleden zullen een evaluatie aanleveren m.b.t. onze website.

B

Allen

AS zal binnenkort met PZ overleggen hoe om te gaan met een Twitter account. AS heeft aangegeven hier de nodige voordelen in te zien m.b.t. bepaalde communicatie. Echter dient er eerste enige duidelijk te komen met betrekking tot de mogelijkheden van het beheer van dit twitteraccount in combinatie met het plaatsen van facebookberichten via ditzelfde twitteraccount.

AS/PZ

Aanvulling 22-01-15: Nog geen vervolg aan gegeven. 1 0

Planning

A

De volgende bestuursvergadering wordt vastgesteld op 16 februari om 19:30uur.

B

Algemene feestelijke introductie-avond van de dorpsvereniging en terugkoppeling enquête aan onze dorpsgenoten wordt vast gesteld op zaterdag 14 maart. WB zal onderzoeken of er naast het officiële gedeelte nog een feestelijk invulling aan deze avond gegeven kan worden.

C

Aanvulling 31-01-15: Op donderdagavond 5 maart zal de gemeenteraad ons vereren met een bezoek om nader kennis te maken met het bestuur. Tevens zal dan de “Damsterplas” behandelt worden en het Libau-rapport besproken.

1 1

Rondvraag

A

Zie planning 10B m.b.t. de geplande feestelijke avond op 14 maart.

Allen

Allen/WB

Allen

Pagina 22 van 28


Aanwezig

Fred Mahler (FM) Ellen Dallinga (ED) Willeke Buist (WB) Peter van Zeijl (PZ) Grietje Koers (GK) Lisette Geertsema (LG) André Snakenborg (AS) Aukje Woltjer (AW)


2 5 januari 2015 19:30uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A

FM heet iedereen welkom en opent de vergadering en refereert nog aan een zeer geslaagde nieuwjaarsviering in de nacht van oud naar nieuw bij Peter & Leni. De agenda wordt vastgesteld echter nog met een toevoegen van een sub-agenda punt van crediteuren/debiteuren bij agenda punt 8. Na de mededeling dat WB een half uurtje later aan zal schuiven gaat de bestuursvergadering van start. Aukje Woltjer (AW) schuift aan bij deze bestuursvergadering i.v.m. een overleg welke heeft plaats gevonden tussen enkele deelnemers van het cluster belangbehartiging met een vertegenwoordiger van de gemeente Slochteren.

2

Agenda vaststellen

A

De agenda wordt vastgesteld echter nog met een toe te voegen sub-agenda punt van “crediteuren/debiteuren” bij agenda punt 8.

3


A

De notulen van overleg nummer 1 worden ongewijzigd vast gesteld, echter staat er een foutieve datum benoemd van 8 december 2012, dit moet uiteraard 8 december 2014 zijn.

4

Mededelingen

A

De jaarlijkse gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” wordt aangeboden aan onze nieuwe dorpsvereniging Steendam. Het bestuur van dorpsvereniging Steendam is meer dan verheugd met deze mededeling. Onze dorpsgenoot Eise Doornbos heeft aangeboden de contactgegevens van vereniging “Kloksmeer Siddeburen” aan te leveren bij FM. PZ heeft middels een facebookbericht de de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” bedankt voor deze genereuze geste.

FM

B PZ meldt dat inmiddels zowel de Facebook-pagina als de website van onze dorpsvereniging inmiddels geheel in de lucht zijn. Dit onderwerp komt later tijdens het Pagina 23 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” agenda punt 9, communicatie, nogmaals even aan bod.

5

Ingekomen stukken

A

De ingezonden open brief van dorpsgenoot Henk Bos wordt even inhoudelijk besproken als ingekomen stuk. FM zal dhr. Henk Bos benaderen met het verzoek om een presentatie te geven aan het bestuur om de bepalen of er voldoende draagvlak is om wellicht geen, één of meerdere onderwerpen/ideeën van dhr. Henk Bos al dan niet gezamenlijk verder te ontwikkelen en eventueel dit gezamenlijk op te pakken richting de gemeente en of overige partijen/bedrijven.

6


A

FM zal notariskantoor Mr. S. Kalsbeek aan de Hoofdweg 16 te Slochteren benaderen voor het verzoek om geheel vrijblijvend een informatief overleg in te plannen om inzicht te krijgen welke officiële stukken benodigd zijn zodat onze dorpsvereniging “Steendam” definitief bestaansrecht gaat krijgen. FM verzoekt de overige bestuursleden om hem bij deze afspraak te vergezellen, een aantal bestuursleden geven aan hier voor open te staan mits het agenda-technisch haalbaar is. FM zal na overleg met het notariskantoor Mr. S. Kalsbeek een voorstel rondmailen onder de overige bestuursleden. Indien alle open eindjes duidelijk zijn zal er een afspraak gepland worden om onze dorpsvereniging definitief notariëeel vast te laten leggen. De verwachte kosten zijn circa € 950,--, echter dhr. van Atten heeft als zijnde vertegenwoordiger van de gemeente Slochteren aangegeven dat de gemeente Slochteren deze investering geheel voor haar rekening zal nemen.

7 A

Allen

Allen

Voortgang clusters Allen Belangenbehartiging  Als bekend hebben FM, GK en AW op donderdag 18 december een overleg gehad met de gemeente Slochteren in de persoon van dhr. Coen van Atten, beleidsmedewerker bij de gemeente Slochteren en tevens belast met de functie van Dorpencoördinator. De bijeenkomst is van beide zijde als zeer prettig ervaren en de gemeente heet ons welkom als laatste dorp in de gemeente Slochteren met een dorpsvereniging.  Het bestuur van onze dorpsvereniging wordt door dhr van Atten uitgenodigd om de nieuwjaarsreceptie op vrijdag 9 januari vanaf 16:00uur bij te wonen in het gemeentehuis te Slochteren. Een aantal bestuursleden zal hier een invulling aan geven.  Tevens worden een aantal leden van het bestuur uitgenodigd om op woensdag 21 januari vanaf 20:00uur de “open overleg structuur” tussen de gemeente Slochteren en vertegenwoordigers van de overige dorpsverenigingen in de gemeente Slochteren bij te wonen. De locatie zal nog nader bepaald worden, PZ zal hierin het initiatief nemen om dit af te stemmen met de gemeente Slochteren.  Dhr. van Atten geeft aan dat eventuele door onze vereniging veroorzaakte “schades” vallen onder een collectieve verzekering van de gemeente Slochteren. Contactpersoon m.b.t. dit onderwerp is Dhr. Erik Haverkort.  Tevens wordt er door dhr. van Atten aangegeven dat onze dorpsvereniging indien van toepassing de “Vereniging Groninger Dorpen” kan benaderen voor het eventueel gezamenlijk opstellen van een dorpsvisie. Indien onze vereniging hier gebruik van zou willen gaan maken worden de kosten vergoed door de gemeente Slochteren.  Tevens geeft dhr. van Atten aan dat de mogelijkheid aanwezig om eventueel indien gewenst collegeleden van de gemeente Slochteren uit te nodigen om aanwezig te zijn bij bepaalde overleggen/vergaderingen.  Ook geeft dhr. van Atten aan dat wij indien gewenst aanspraak kunnen maken op Pagina 24 van 28




gelden van het “Leefbaarheidsfonds”. Het doel van dit fonds is om activiteiten te ondersteunen welke de leefbaarheid in een bepaald dorp of regio ten goede komt. Deze vergoeding zal nooit meer dan €3000,-- bedragen en een eventuele aanvraag is te bepalen m.b.t. wanneer het eventuele evenement plaats zal gaan vinden. Voor aanvullende informatie zie website gemeente Slochteren. FM dient het verzoek in bij de gemeente of deze een lijst met NAW-gegevens van ondernemers van Steendam aangeleverd kan worden bij onze dorpsvereniging.



De door FM aangeleverde enquete bij de overige bestuursleden wordt 1 op 1 goedgekeurd om deze ongewijzigd te verspreiden onder de inwoners van Steendam. De begeleidende brief zal nog enigszins worden aangepast. Tevens zal er een extra invulformulier worden aangeleverd met het verzoek om deze ingevuld te retourneren bij Peter & Leni om in de toekomst zo veel mogelijk digitaal informatie te kunnen verstrekken naar alle inwoners van Steendam, lid of geen lid van de dorpsvereniging. De enquete zal op woensdag 7 januari worden verspreid onder alle inwoners van Steendam. Op dinsdag 20 januari zal er een analyse plaats vinden van de geretourneerde enquete-formulieren bij ED thuis vanaf 14:00uur. FM en WB gaan ED hier dan bij assisteren.



Het vervolg van het aangeleverde Libau-rapport staat niet onder tijdsdruk en wordt derhalve verder niet inhoudelijk besproken.

Ontspanning/Gezelligheid  Geen bijzonderheden. Informatie/Educatie  WB geeft aan dat haar moeder graag een invulling zou willen gaan geven aan dit cluster. Uiteraard wordt dit initiatief hartelijk ontvangen. Welzijnsactiviteiten  ED stelt voor om indien mogelijk van de gift van de vereniging “Kloksmeer Siddeburen” een AED aan te schaffen en deze permanent te stallen bij Podiumcafé Peter & Leni. ED zal de mogelijkheden verder onderzoeken en komt hier de volgende bestuursvergadering op terug. 8

Financiën

A

Na enige discussie wordt unaniem afgesproken dat leden van de dorpsvereniging “Steendam” in het jaar 2015 geen lidmaatschapsgeld behoeven te betalen. Indien benodigd zal er per georganiseerd evenement een bijdrage aan de deelnemers worden gevraagd (indien van toepassing). Deze afspraak zal worden herzien medio januari 2016.

Allen

B

Penningmeester WB zal tijdens elke bestuursvergadering een update geven m.b.t. de crediteuren/debiteuren. Wel dient WB het verzoek in om zodra het mogelijk is om een bankrekening te openen bij de Rabobank, dit verzoek wordt direct unaniem ingewilligd. PZ zal WB nog een factuur aanleveren m.b.t. het vastleggen van onze domeinnaam en webhostingskosten van onze website.

WB/PZ

9

Communicatie

A

Zoals reeds eerder benoemd heeft PZ er zorg voor gedragen dat er inmiddels een functionele facebook-pagina en een website is opgezet. PZ dient het verzoek in bij alle overige bestuursleden om actief materiaal aan te leveren welke geplaatst kan worden op eerder genoemde communicatiemiddelen.

B

Allen

AS/PZ AS zal binnenkort met PZ overleggen hoe om te gaan met een twitteraccount. AS heeft Pagina 25 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” aangegeven hier de nodige voordelen in te zien m.b.t. bepaalde communicatie. Echter dient er eerste enige duidelijk te komen met betrekking tot de mogelijkheden van het beheer van dit twitteraccount in combinatie met het plaatsen van facebookberichten via ditzelfde twitteraccount. 1 0

Planning

A

Vanwege toch enige tijdsdruk inzake de besluitvorming van de Damsterplas wordt er een volgende bestuursvergadering belegd op donderdag 22 januari om 20:30uur.

1 1

Rondvraag

A

Geen van de aanwezigen heeft nog aanvullende opmerkingen. Wel wordt er een foto gemaakt van het voltallige bestuur.

Pagina 26 van 28


Aanwezig



1 8 december 2012 19:30uur Peter & Leni Alle aan- en afwezigen

Actie 1

Opening vergadering

A

Fred Mahler heet iedereen welkom en opent de vergadering. De agenda word unaniem door alle aanwezigen vastgesteld. Er wordt gestart met een gezamenlijke evaluatie van de eerste 2 bijeenkomsten, te weten op respectievelijk 15 oktober 2014 en op 19 november 2014. Alle aanwezigen zijn nog steeds positief t.o.v. het oprichten van een dorpsvereniging en horen positieve geluiden van dorpsgenoten.

2

Rolverdeling bestuur Na enig overleg is het bestuur als volgt samengesteld:

A

B

C D 3 A

-

Voorzitter: Fred Mahler Vice-voorzitter: Ellen Dallinga Penningmeester: Willeke Buist Secretaris: André Snakenborg Bestuurslid: Peter van Zeijl Bestuurslid: Grietje Koers Bestuurslid: Lisette Geertsema

Gezamenlijk wordt afgesproken dat onze dorpsvereniging in oprichting officieel van start gaat per 1 januari 2015. Aan het einde van 2015 zal het bestuur een evaluatie inplannen of alle bestuursleden hun bestuursfuncties voortzetten of dat er eventuele wijzigingen wenselijk zijn. Tevens is altijd de mogelijkheid aanwezig voor dorpsgenoten om aan te geven of zij een actieve rol in het bestuur zouden willen bekleden. Peter van Zeijl zal naast zijn functie van bestuurslid tevens de functie invullen van beheerder van de facebookpagina https://www.facebook.com/dorpsverenigingsteendam , en als webmaster van onze toekomstige website. De frequentie van de bestuursvergaderingen wordt bepaald op 1 maal per maand. In hoofdzaak zal dit gepland worden op de maandagen of dinsdagen. Indien benodigd kunnen er extra overleggen worden ingepland. Afspraken formele oprichting Dorpsvereniging (statuten e.d.) Er staat een volgend overleg gepland voor 5 januari 2015 om 19:30uur bij Peter & Leni, tijdens dit overleg komen “alle” formele stukken ter sprake.

PZ

FM

Pagina 27 van 28

Dorpsvereniging “Steendam” 4 A 5 A 6 A 7 A 8 A 9

A

B

Lidmaatschapsgeld Het lidmaatschapsgeld zal circa €5,00 per gezin per jaar gaan bedragen, alle bestuursleden achten dit een acceptabel bedrag. Echter is dit nog niet officieel vastgesteld en zal tijdens het eerst volgende bestuursvergadering wederom op de agenda staan. Overleg/kennismaking met de gemeente Op donderdag 18 december is er een kennismakend, oriëterende, informatieve bijeenkomst gepland met de gemeente om alle officiële vraagstukken in te kunnen vullen welke benodigd zijn om onze dorpsvereniging op te kunnen richten. Bij deze bijeenkomst zijn de volgende bestuursleden aanwezig, Fred Mahler, Grietje Koers en Aukje Woltjer van het cluster belangenbehartiging. Opzetten enquete Fred Mahler wil zo snel als haalbaar een enquete uitvoeren onder alle inwoners van Steendam om te inventariseren welke onderwerpen van aan de orde moeten komen in het kader van belangenbehartiging. Deze inventarisatie zal worden georganiseerd door de actieve leden van het cluster belangenbehartiging. Voorbereiding Raadsbehandeling Adviesrapport Libau “Koers SteendamSchildmeer” Dit rapport wordt kort inhoudelijk besproken. De onder agendapunt 6 genoemde nog op te zetten enquete zal moeten voorzien in de benodigde informatie m.b.t. hoe de dorpsvereniging/cluster belangenbehartiging dient te anticiperen op dit rapport. Contact met clusters/voortgang De komende tijd dient er een organisatie structuur te worden opgezet over hoe de communicatie dient te verlopen tussen de afzonderlijke clusters “Belangenbehartiging”, “Ontspanning/Gezelligheid”, “Informatie/Educatie” en het cluster “Welzijnsactiviteiten” t.o.v. het bestuur. Rondvraag André Snakenborg vraagt of onze dorpsverenging in oprichting ook openbaar willen communiceren dat onze dorpsvereniging in oprichting is. Er wordt afgesproken om dit te bespreken met de redactie van het Bokkeblad, de verwachting dat er een journalist van het Bokkeblad aan zal schuiven tijdens het eerst volgende bestuursvergadering op maandag 5 januari 2015. Helaas is inmiddels bekend dat het voor de redactie van het Bokkeblad niet haalbaar is om aan te schuiven op 5 januari, een gesprek met de redactie van het Bokkeblad staat inmiddels gepland op donderdag 8 januari om 14:00uur bij Peter & leni. Tijdens de bestuursvergadering van 5 januari zal er overleg zijn m.b.t. welke bestuursleden dan aanwezig kunnen zijn. André Snakenborg vraagt of het wenselijk is om na de definitieve oprichting van onze dorpsvereniging ook een twitteraccount op te zetten als ondersteuning van de facebookpagina en onze toekomstige website.

Allen

FM/GK

Cluster

Allen

Pagina 28 van 28

Dorpsvereniging Steendam

Recommend Documents