Dokumentumok kezelése

Készült a Phare HU0008-02 program támogatásával

A felnőttoktatás és az élethosszig tartó tanulás lehetőségeinek javítása

Rózsa Tünde – Szilágyi Róbert

Dokumentumok kezelése

Készült a Phare HU0008-02-01-0001 számú

„Köz- és szakigazgatási szervezeti informatikai felhasználó képzés” pályázat keretében

Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék

„Köz- és szakigazgatási szervezeti informatikai felhasználó képzés” című program

Rózsa Tünde – Szilágyi Róbert


© DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004

PHARE HU0008-02-01-0001


Szerző: Rózsa Tünde, Szilágyi Róbert

Lektor: Lengyel Péter

© DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004

ISBN 963 9274 55 0 Első kiadás

A kiadvány szerzői jogvédelem alatt áll. A kiadványt, illetve annak részeit másolni, reprodukálni, adatrögzítő rendszerben tárolni bármilyen formában és bármilyen eszközzel – elektronikus úton vagy más módon – a kiadó és a szerzők előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos.

Kiadó: Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék

Debrecen, 2004. március

PHARE HU0008-02-01-0001


Tartalomjegyzék 1.

Elektronikus dokumentumok (rtf, doc, pdf, xls)................................................................ 4

1.1. Internetről letölthető dokumentumok kezelése ............................................................... 5 1.1.1. Letöltés........................................................................................................................ 5 1.1.2. Módosítás .................................................................................................................... 5 1.1.3. Vágólap használat ....................................................................................................... 5 1.2. Acrobat Reader használata.............................................................................................. 6 2. Konvertálás a különböző formátumok között.................................................................. 13 2.1. Ritch Text Formátum (rtf) – Microsoft Word (doc) ..................................................... 13 2.2. Microsoft Word (doc) - Ritch Text Formátum (rtf)...................................................... 13 2.3. Microsoft Word (doc) – Adobe Acrobat (pdf).............................................................. 13 3. Digitális dokumentumok feldolgozása (Scan, OCR)........................................................ 14 3.1. Papír alapú dokumentumok szkennelése ...................................................................... 14 3.1.1. A szkenner eszköz bemutatása.................................................................................. 14 3.1.2. Fekete-fehér dokumentum ........................................................................................ 15 3.1.3. Szürke árnyalatos dokumentum ................................................................................ 15 3.1.4. Színes dokumentum .................................................................................................. 15 3.2. Szkenner program ismertetése ...................................................................................... 16 3.3. Nyomtatott dokumentumok OCR programmal történő feldolgozása, OCR program bemutatása................................................................................................................................. 20 3.3.1. TextBridge Classic 2.0.............................................................................................. 21 3.3.2. OCR feldolgozás ismertetése .................................................................................... 21 4. Archiválás ............................................................................................................................ 23 4.1. Tömörítés ...................................................................................................................... 23 4.1.1. WinZip ...................................................................................................................... 23 4.1.2. Winrar ....................................................................................................................... 26 4.1.3. Arj ............................................................................................................................. 27 4.1.4. Pkzip/pkunzip ........................................................................................................... 28 4.1.5. Kicsomagolás ............................................................................................................ 28 4.1.6. Önkicsomagoló állományok készítése ...................................................................... 29 4.1.7. Titkosított tömörített állományok készítése.............................................................. 29 4.2. Mágneses adathordozókra archiválás............................................................................ 29 4.3. CD lemezre történő archiválás...................................................................................... 30 4.3.1. CD-írás, mint archiválási lehetőség .......................................................................... 30 4.3.2. Easy CD Creator 5 .................................................................................................... 31 4.3.2.1. Direct CD .............................................................................................................. 31 4.3.2.2. Adat CD (Data CD) .............................................................................................. 32 4.3.2.3. CD Másolás (CD Copy)........................................................................................ 33 4.3.3. CD lemezek kezelése, tárolása.................................................................................. 34 4.4. Biztonsági másolatok készítése..................................................................................... 34 4.5. Titkos ügyiratok archiválása ......................................................................................... 35 4.5.1. Hozzáférés szabályozásának informatikai lehetőségei ............................................. 35 Irodalomjegyzék.......................................................................................................................... 37

3

PHARE HU0008-02-01-0001


1. Elektronikus dokumentumok (rtf, doc, pdf, xls)

A jegyzet első fejezetében az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos alapvető tudnivalókat olvashatjuk. Szó lesz az Internetről letölthető dokumentumok kezeléséről, a konvertálásról, módosításról. A pdf formátum kapcsán foglalkozunk az Acrobat Reader használatával is. A fontosabb megállapítások keretben és félkövér betűstílussal írottak, figyelmesen olvassuk őket!

A jelenlegi gyakorlat azt mutatja, hogy a szövegszerkesztő programok által létrehozott dokumentumokat inkább kinyomtatják, és úgy dolgoznak velük. A papíralapú dokumentumok helyett sokkal hatékonyabban használhatók viszont az elektronikus dokumentumok. Mivel ezek esetében nem szükséges feltétlenül a nyomtatott forma, könnyebb és kevésbé költséges feldolgozásuk, továbbításuk, alkalmazásuk. Napjainkban egyre inkább nő az elektronikus dokumentumok szerepe, széles körű alkalmazási lehetőségük és tulajdonságaik miatt. Munkánk során az alábbi, leggyakrabban alkalmazott dokumentum formátumokkal találkozhatunk: doc: Az elektronikus dokumentumok igen gyakori formátuma, melyek szerkesztése és kezelése a Microsoft Office programcsomag Word szövegszerkesztőjével történik. Megjegyzés: fontos megjegyeznünk, hogy a Word szövegszerkesztőből is több verzió létezik, illetve használatos, célszerű feltüntetni annak verziószámát a dokumentumkezelés során, különösen, ha azt továbbítjuk. Ez azért szükséges, hogy más verziójú Word-del is használni lehessen az adott állományt. Ne felejtsük el, hogy az újabb verziójú Word képes kezelni a régebbi verziójú Word dokumentumait, fordítva ez viszont nem feltétlenül igaz. A fenti probléma (különböző verziószámok) kiküszöbölése két megoldást említünk meg. Azon kívül, hogy megkérdezzük az informatikusunkat, a következőket tehetjük: 1. Word szövegszerkesztő Fájl legördülő menü, Mentés másként menüponton belül kiválaszthatjuk a fájl típusát, például Word 2.0 vagy Word 6.0, Word 97, Word 2000 és így mentjük el a dokumentumot. 2.

Word szövegszerkesztő Fájl legördülő menü, Mentés másként menüponton belül a fájl típusnál nem a megfelelő Word verzió számot, hanem a (rtf) Rich Text Format opciót választjuk.

rtf: (Rich Text Format) Olyan köztes formátum, amely lehetővé teszi a különböző közismert szövegszerkesztők közti dokumentumcserét. Ennek oka az, hogy az rtf formátum a szövegen kívül tartalmaz formázást is. pdf: (PDF, Portable Document Format, hordozható dokumentum formátum). 4

PHARE HU0008-02-01-0001


Olyan formátum, mely a nyomtatott dokumentumok szinten minden alakzatát magában foglalja. Elsősorban az előírt megjelenésű nyomtatványok készítésékor használják. Emellett előnye, hogy a képernyőn is olvasható, navigálható, nyomtatható, továbbítható, hasonlóképpen, mint egy hagyományos nyomtatvány. Ugyanakkor többre képes mint ez utóbbi, mert különböző interaktív lehetőségei vannak. Átméretezhető, egyénre szabható, átalakítható: egy pdf formátumú dokumentumba a képek mellett akár video vagy audio állományt is beilleszthetünk. Jellegzetes alkalmazási területei: nyomtatványszerkesztés, Internetes megjelenés, CD-ROM szerkesztése, napilapok kiadványainál. A pdf formátum szerkesztéséhez Adobe Acrobat programja szükséges, az olvasásához pedig az Acrobat Reader használatos, mely program ingyenesen letölthető. A pdf előnye, hogy nem csupán PC-n, hanem egyéb számítógépeken is használható (Machintos, kéziszámítógépek, melyeken található Acrobat Reader) xls: A Microsoft Excel által használt formátum. Az Excel táblázatkezelő használata már ismert, itt csupán megemlítjük, hogy ennek formátumával is gyakran találkozunk az Interneten, illetve munkánk során. 1.1. Internetről letölthető dokumentumok kezelése 1.1.1. Letöltés Az előbbiekben ismertetett állományokat Internetről többféleképpen tölthetjük le. Legegyszerűbb módszer a következő. A letölteni kívánt állomány linkjére állunk, és az egér jobb gombját megnyomva, menüből a Mentés másként menüpont segítségével elmentjük az adott állományt a kívánt helyre. Itt fontos megjegyezni, hogy ha nem rendelkezünk a fájltípushoz szükséges szoftverrel, akkor azt letöltés után nem tudjuk használni. 1.1.2. Módosítás A doc és rtf formátumú állomány a megfelelő verziószámú Microsoft Word segítségével szerkeszthető, az xls formátumú állomány pedig megfelelő verziójú Microsoft Excel segítségével módosítható. A pdf formátumú állományok módosítása a formátum sajátossága miatt általában nem lehetséges. A módosítás a már említett Adobe Acrobat program használatával lehetséges. Ilyen probléma esetén konzultáljon informatikusával! 1.1.3. Vágólap használat A vágólap fogalmát, használatát már a korábbiakban megismertük. Emlékeztetőül: a vágólapra helyezés mindig az adott állományrész kijelölése után lehetséges. Másolás: billentyűparancs: és illetve az egér jobb gombjának Másolás menüpontjával lehetséges. Áthelyezés: és <X>, illetve az egér jobb gombjának alkalmazásával, Kivágás menüpont. Beillesztés és , illetve az egér jobb gombjának alkalmazásával, Beillesztés menüpont. 5

PHARE HU0008-02-01-0001


A pdf fájl esetében az alábbiakban olvasható vágólap használata. 1.2. Acrobat Reader használata Az alábbiakban az Acrobat Reader használatát mutatjuk be. Mint már említettük, az Acrobat Reader a pdf formátum olvasásához szükséges program. Ahhoz, hogy könnyen elboldoguljunk a használatával, csupán néhány fontos tudnivalót kell megismerünk. Az alábbiakban ábrák segítségével mutatjuk be a legfontosabb ismereteket. Jó, ha megjegyezzük, hogy a Acrobat Reader kezelése hasonlít a Wordre vagy az Excelre: szintén menükkel és eszköztárakkal dolgozhatunk!

1 ábra A Scroll Hand (Kéz eszköz) használata

Kéz eszköz használata A Kéz eszköz segítségével könnyen mozoghatunk a szövegben. Ha az egérrel egyet kattintunk, és nyomva tartjuk a gombot, a kívánt irányba tudunk mozogni. Ahogy az ábra is mutatja, a Kéz eszköz ilyenkor ökölbe szorított lesz. A Scroll Hand alkalmazása mellett természetesen a már jól ismert gördülő sáv vagy a kurzor billentyűk illetve a <Page Up > és <Page Down> billentyűk használata is hasonló eredményre vezet.

6

PHARE HU0008-02-01-0001


2. ábra A szöveg méretének megváltoztatása A szöveg kicsinyítése és nagyítása

Ha az olvasott szöveg méretén szeretnénk változtatni, mégpedig kicsinyíteni, akkor a Reduce document size gombot, vagyis a Kicsinyítés eszköz gombot kell használnunk. Először kiválasztjuk az eszköztárban, majd a szövegen belül kattintunk vele. A szöveg legkisebb mérete az eredeti 8,33%-a lehet.

Az Enlarge document size hasonlóképpen működik, mint az előbbi gomb. A maximális nagyítása az eredeti méret 1600%-a lehet. A szöveg méretének változtatása az eszköztár alkalmazásán túl lehetséges a Nézet menü Nagyítás/Kicsinyítés illetve a Nagyítás méretre menüpontok használatával. A Nézet menü Teljes képernyő menüpontjával a dokumentum egész képernyős nézetbe helyezhető, melyen belül a kurzor billentyűk, illetve a <Page Up> és <Page Down> billentyűk használatával mozoghatunk. A teljes képernyő mód megszüntetése az <Esc> billentyű lenyomásával történik. Szöveg kijelölése

3. ábra Szövegkijelölő eszközök

7

PHARE HU0008-02-01-0001


Ha szövegoszlopot vagy szöveget szeretnénk kijelölni, akkor először a szövegkijelölő vagy oszlopkijelölő eszközt használjuk. Használata során először az eszköz ikonjára kattintunk (vagy használjuk a <Shift> + illetve billentyűket), majd az egér gombjának nyomvatartásával kijelöljük a szöveget/szövegoszlopot. A szöveg kijelölése a vágólapra helyezés szempontjából fontos. Ne feledjük a már jól ismert

4. ábra Szöveg másolása A másolás legegyszerűbb módja: a kijelölt szövegen belül az egér jobb gombjával kattintunk, és kiválasztjuk a Másolás menüpontot. Majd a kívánt helyre beillesztjük a beillesztés menüpont segítségével. A szöveg kijelölése után alkalmazhatjuk a + kombinációt is, vagy a Fájl menü Másolat mentése menüpontját is. Fontos, hogy nem minden pdf formátum esetében működik a másolás. Ha a szerző a másolást nem engedélyezte, akkor nem tudjuk a szöveget vágólapra helyezni, ilyenkor az említett menüpontok nem alkalmazhatók, szürke színűek. Érdemes meggyőződni a dokumentum másolása, módosítása előtt, hogy annak vannak-e jogi következményei. Az elektronikus dokumentumok másolás ellen való védettsége ahhoz hasonlítható, mint amikor a papíralapú dokumentumot nem fénymásolható lapra nyomtatják.

Az első és utolsó oldal gombokkal az adott szöveg első illetve utolsó lapjára ugorhatunk. Ugyanezt érthetjük el a + és a + <End> alkalmazásával.

8

PHARE HU0008-02-01-0001


Ha több megnyitott pdf formátumú dokumentumunk van, akkor az ugrás az előző és a következő nézetre gombok segítségével mozoghatunk köztünk könnyen.

Az előző és következő oldal gombokkal lapozhatunk előre vagy hátra a dokumentumban. Jó, ha megjegyezzük, hogy dokumentumban történő lapozás, ugrás a Dokumentumok megfelelő menüpontjaival is elérhető.

A keresés ikon segítségével a dokumentumban meghatározott szavakra kereshetünk rá. Az eredményes keresés után a szövegben a keresett szó kijelölve található meg (illetőleg a program az adott szó előfordulási helyére ugrik.) A keresés után az alábbi ablak jelenik meg, ahol kiválaszthatjuk a keresés tulajdonságait:

5. ábra Keresés Az ábrán láthatók a keresés opciói is. Láthatjuk, hogy a keresést végezhetjük a alábbiak szerint: (Megjegyzés: az egér használata nélkül elérhetőek az egyes opciók a nevükben aláhúzott betű és az Alt billentyű lenyomásával, pl. az elsőnél az + billentyűkkel)

Csak ha ez a teljes szó: a pontos kifejezést keresi Kis- és nagybetű megkülönböztetése: egyfajta érzékeny keresés, figyelembe veszi Keresés visszafelé: a dokumentum végéről kezdi a keresést Ázsiai karaterszélességek figyelmen kívül hagyása

9

PHARE HU0008-02-01-0001


6. ábra Fájl menü A legördülő menük között a Fájl menüt említjük meg. A menüpontok mellett a billentyű kódjuk is szerepel a legördülő menüben. MENÜPONTOK: Megnyitás + pdf formátumú dokumentumok megnyitása Bezárás + <W> az éppen használt dokumentum bezárása. Másolat mentése + <Shift> + <S> a kijelölt szöveg másolása. Dokumentum exportálása szövegbe segítségével az adott szöveg pdf formátumból txt formátumban menthető el. Figyelem: nem minden pdf formátumú szöveg exportálható így! Minél "bonyolultabb" a dokumentum, annál inkább lehetségesek problémák! Dokumentum tulajdonságai Itt nézhetjük meg az alapvető jellemzőit éppen aktuális dokumentumunknak. Egyrészt egy összefoglalót kapunk a belőlük, másrészt megnézhetjük a dokumentumon belül alkalmazott betűtípusokat is. Az előbbi során többek közt az adott dokumentum címéről, szerzőjéről, előállításáról, kulcsszavairól, méretéről stb. kaphatunk információt.

10

PHARE HU0008-02-01-0001


Dokumentum biztonsága + <Shift> + <S> Ezen menüpont segítségével tudhatjuk meg, hogy a dokumentum jelszóval védett-e, a nyomtatás, módosítás stb. engedélyezett-e, és azt is, hogy van-e titkosítva az állomány. Oldalbeállítás + <Shift> +
Itt állítható be a papírméret, a nyomtató itt válaszható ki és itt állíthatók annak tulajdonságai. Ezen kívül a tájolás is ezen menüpont segítségével történik (álló vagy fekvő legyen az oldal) Nyomtatás Ctrl + P a szokásos nyomtatási beállításokon túl méretezhetjük, forgathatjuk a dokumentumot. Legutóbb használt dokumentumok Itt nézhetjük meg, mely dokumentumokat nyitottunk meg előzőleg. Kilépés a program használatának befejezése.

A Megnyitás, Mentés és a Nyomtatás ikonok segítségével ezen funkciók könnyen, gyorsan elérhetők, akárcsak a Word vagy az Excel programok esetében. A nyomtatás hasonlóan működik, mint a Word-ben, de több, kívánt lehetőség közül választhatunk a Nyomtatás ablakban. Ezeket a lehetőségeket mutatja a következő ábra.

7. ábra A Nyomtatás ablak

11

PHARE HU0008-02-01-0001


A fentiek alapján látható tehát, hogy az Acrobat Reader esetében is többféle módon juthatunk el a kívánt megoldáshoz. A billentyűkombinációk, a menüsor, az eszköztár (ikonok) mind ugyanarra használhatók. Emlékeztetőül: ha például egy dokumentumot szeretnénk megnyitni, akkor három lehetőség áll előttünk: + billentyűkombinációval Fájl menü, Megnyitás menüpont segítségével Eszköztár itt látható ikonjának megnyomásával

12

PHARE HU0008-02-01-0001


2. Konvertálás a különböző formátumok között Munkánk során előfordulhat, hogy az elektronikus dokumentum adott formátuma számunkra nem megfelelő, ezért azt át kell alakítani egy másik formátumra. Ez az átalakítás a konvertálás. A gyakorlatban számos variáció elképzelhető, az alábbiakban a legfontosabbakat mutatjuk be. 2.1. Ritch Text Formátum (rtf) – Microsoft Word (doc) Mivel az rtf fájlokat is a Microsoft Word segítségével olvassuk, szerkesztjük, ezért a doc formátumból rtf formátumba való konvertálása megegyezik az rtf formátumból doc formátumba való konvertálással. Mind a két esetben a Fájl menü Mentés másként menüpontja segítségével konvertálhatunk. 2.2. Microsoft Word (doc) - Ritch Text Formátum (rtf) A verziószámok okozta problémánál már korábban megemlítettük ezt a lehetőséget. Az alábbi ábra szemlélteti a konvertálás legegyszerűbb módját:

8. ábra Konvertálás doc formátumból rtf formátumba 2.3. Microsoft Word (doc) – Adobe Acrobat (pdf) Megemlítjük ezt a lehetőséget is, azaz a doc formátum pdf formátumba való alakítását is. Ez meglehetősen bonyolult átalakítás Adobe Acrobat segítségével végezhető el. Amennyiben szükségünk van arra, hogy Word dokumentumokat pdf formátumba konvertáljuk át, választhatjuk az Internet segítségét is. Napjainkban a pdf használata általánossá kezd válni, és éppen ezért számos cég kínál ingyenesen letölthető konvertáló programot. Ha bármelyik ismert kereső programban a "konvertálás" szóra rákeresünk, sok ilyen ajánlatot találhatunk. Ezek használata nem bonyolult, általában található leírás hozzájuk. Ezek többsége angol nyelvű.

13

PHARE HU0008-02-01-0001


3. Digitális dokumentumok feldolgozása (Scan, OCR) Ebben a fejezetben a digitális dokumentumok feldolgozását tárgyaljuk. Elsősorban a szkenner eszközzel és annak használatával ismerkedünk meg.

3.1. Papír alapú dokumentumok szkennelése 3.1.1. A szkenner eszköz bemutatása A továbbiakban a szkenner (scanner) alapvető jellemzőivel foglalkozunk. A szkenner segítségével a nem elektronikus formában tárolt "anyagok" (fényképek, dolgozatok, kézírás, könyv stb.) a számítógépre vihetők. A szkenner működése Nagyvonalakban az alábbiakat mondhatjuk: a szkenner két fizikai jelenséget használ ki: a fényvisszaverődést és a fényelnyelést. Mesterséges fénysugár segítségével megvilágítja azt a tárgyat, amit digitalizálni kívánunk. A fény amint tárgyhoz ér, részben elnyelődik, és részben visszaverődik. A visszaverődő fény mennyiségét speciális érzékelő segítségével elektromos jellemzővé alakítja. A szkenner fajtái Amennyiben szkennert szeretnénk vásárolni illetőleg használni, érdemes néhány tudnivalót megjegyezni, ezekben segít az alábbi csoportosítás. A szkenner lehet kiviteli formáját tekintve: asztali és kézi. A szkennelés folyamata alapján lehet: egy- vagy többmenetes. A számítógéphez való csatlakozás szerint lehet saját kártyás, SCSI csatolós, printerportra csatlakoztatható, USB felületű is. A kézi szkenner esetében arról van szó, hogy az eszköz a kézben kell tartanunk. A szkenner "fejében" található érzékelő és elektronika segítségével manuálisan digitalizálunk. Ez igen nehézkes lehet, hiszen a szkenner feje egy viszonylag kis részt tud beolvasni (a fej mérete kb. 10 cm) és a mozgatás sebessége is igen meghatározó. Jelenleg már nem igazán használják ezt a típust, illetve egy felhasználási területe jellemző igazán, mégpedig az elektronikus vonalkód olvasásra használatos. Az asztali szkenner (lapolvasó) ezzel szemben képes egy egész lap beolvasására. A mérete is a laphoz igazodik, vagyis a kézi szkennerhez képest jóval több helyet foglal el. Használata viszonylag egyszerű és praktikus. A szkennelés megkezdéséhez az eszköz fedelét felhajtjuk, és a digitalizálni kívánt lapot annak üveglapjára helyezzük. Fontos, hogy a fedelet lehajtsuk, hiszen ennek funkciója kettős: kizárja a külső hatásokat, és a lapot az üveghez szorítja.

14

PHARE HU0008-02-01-0001


Az egymenetes szkenner abban különbözik a többmenetestől, hogy a teljes lapot teljes egészében egy lépésben képes beolvasni. Jó példa a többmenetes szkennerre a kézi típus, míg az egymenetesre az asztali lapolvasó. A szkennelési módszereket elsősorban a digitalizálni kívánt dokumentum színtulajdonságai alapján különböztetjük meg. Három módszert ismertetünk az alábbiakban, melyek eltérnek mind sebességükben, mind minőségükben. 3.1.2. Fekete-fehér dokumentum A fekete-fehér dokumentum esetében úgynevezett vonalas felismerés történik. (Line art) Ez a módszer a leggyorsabb, a legkisebb méretű, azonban a leggyengébb eredményt biztosítja. Ezért nem tanácsos alkalmazni mondjuk fénykép szkennelésénél. A módszer lényege, hogy a lapolvasó csak a fekete és a fehér színeket különbözteti meg. A fekete színhez a logikai 1-et, a fehérhez pedig a logikai 0-át rendeli. A módszer előnye, hogy minden pont 1 bittel leírható, s ez a méretet igen erőteljesen lecsökkenti. Érdemes megjegyezni, hogy a vonalas szkennelést tulajdonságai miatt elsősorban szövegeknél és vonalas rajzoknál használhatjuk eredményesen.

3.1.3. Szürke árnyalatos dokumentum A szürkeárnyalatos (Grayscale) szkennelés esetében a képet a szürke 255 különböző árnyalatával tárolhatjuk, illetve jeleníthetjük meg. Ezzel a módszerrel minden képpont egy bájton írható le. A szürkeárnyalatos kép minősége megegyezik egy eredetileg fekete-fehér kép minőségével. Ebből adódóan eredményes alkalmazható fekete-fehér képek szkennelésére illetve színes képek fekete-fehér képként történő szkennelésére. 3.1.4. Színes dokumentum A színes szkennelés (True colour) a képet eredeti minőségében adja vissza, a színeket pedig 24 biten tárolják. Az ilyen módon beolvasott kép tehát a legnagyobb méretű, viszont minőségileg a legjobb. Leggyakoribb képformátumok A szkenner program ismertetése előtt mindenképpen szükséges megemlíteni azokat a képformátumokat, melyekkel sűrűn találkozhatunk gyakorlati munkánk során. A képet valamilyen módszer szerint tárolnunk kell. A különböző formátumok más-más előnnyel és hátránnyal járhatnak. Azt, hogy végül is melyik formátumot használjuk, a kívánt minőség és méret dönti el. BMP (Bitmap)

15

PHARE HU0008-02-01-0001


Ez az úgynevezett bitkép. Ennél formátumnál a kép pontonként tárolódik, tömörítés nélkül. Igen nagy a mérete, ezért lehetőség szerint ne ez a formátumot használjuk. TIFF (Tagged Image File Format) A TIFF egy viszonylag rugalmas, jó minőséget nyújtó formátum, mely nem tömörített, bár bizonyos tömörítési eljárásokat támogat. GIF (Grapics Interchange Format) A kép tárolásánál 256 különböző színt képes megkülönböztetni. Igen kis állományméretet eredményez (tömörített), ezért Interneten igen gyakran alkalmazott formátum. JPG (JPEG) Igen gyakran alkalmazott formátum. Kis képméret mellett viszonylag jó minőséget biztosít, tömörített formátum. A JPG jellegzetessége, hogy a képből kihagyja azon pontokat, melyek hiánya kép nézése során nem feltűnő. Így éri el a kis méretet. Szkennelni bármilyen TWAIN szabvány csatolást használó programból tudunk. A TWAIN szabvány lehetővé teszi a szkennerhez való hozzáférést, és teljes mértékben ki tudja használni a szkenner funkciói. Néhány példa ezekre a programokra: CorelDraw, PhotoDeluxe, PhotoShop, PhotoSuite.

3.2. Szkenner program ismertetése A következőkben az MGI PhotoSuite SE program használatát mutatjuk be. A szkenner parancsok helye a menüben: File menü Get Photos From (Képek betöltése a megfelelő eszközről) menüpontjában a Camera/Scanner gördülő menüt választjuk. (lásd következő ábra) A kattintás után a TWAIN panel nyílik meg.

16

PHARE HU0008-02-01-0001


9. ábra Az MGI PhotoSuite SE File menüje Szkennelés menete 1. A fotót vagy dokumentumot az üvegre a színoldalával lefelé a megfelelő helyre tegyük rá, majd zárjuk le a szkenner fedelét. 2. Nyomjuk meg az előnézet gombot a TWAIN panelen, hogy lássuk milyen lesz a kép. 3. Jelöljük ki a szkennelni kívánt területet. 4. Válasszuk ki a kívánt beállításokat. 5. Kattintsunk a Beolvasás gombra. A beolvasás után a kép megjelenik a képszerkesztő programban. Ha több fotót vagy dokumentumot szkennelünk, akkor a felsorolt lépéseket ismételjük. Ha be akarjuk fejezni a szkennelést, akkor kattintsunk a Bezárás gombra.

10. ábra Szkennelési beállítások Előnézet

17

PHARE HU0008-02-01-0001


Az Előnézet gombra kattintva, a TWAIN panelen megjelenik a szkennerbe berakott dokumentum vagy fotó. A panel jobb oldalán láthatjuk a szkennelési beállításokat. Módosíthatjuk, meghatározhatjuk a beolvasandó területet az egérrel, A terület nagyságát módosíthatjuk a fülek áthúzásával, a helyzetét pedig rákattintással és áthúzással. Üzenetsáv Az üzenetsáv kijelzi a beolvasás várható méretét, a használt mértékegységet, a merevlemezen rendelkezésre álló területet. A várható méret módosul, ha megváltoztatjuk a szkennelési terület méretét, a beolvasási módot, ill. a felbontást. Ha a kép mérete meghaladja a szabad lemezterületet, nem tudja befejezni a szkennelést. Ebben az esetben csökkenteni kell a felbontást, vagy a beolvasandó területet. Beállítási terület A beállítási terület részeit mutatja az 11. ábra.

11. ábra: A beállítási terület

A beolvasási módtól függ, hogy a fotót vagy dokumentumot színesben, vagy a kétféle feketefehér szkennelési mód közül milyenben visszük be. A kiválasztás függ attól, hogy milyen célra szeretnénk használni a szkennelt anyagot: színes megjelenítésre, fekete-fehér nyomtatásra, OCRre. A szürkeskála és a vonalas rajz között a különbség, hogy a vonalas rajzot OCR esetén célszerű használni, mert ekkor csak fekete vagy fehér pontokként tárolja a bevitt dokumentumot a számítógép.

18

PHARE HU0008-02-01-0001


Figyelembe kell venni, hogy azonos felbontás esetén is a színes mérete a legnagyobb, ezt követi a szürkeskála, a legkisebb a mérete vonalas rajz esetén. Ha változtatjuk a beolvasás módját, akkor alul láthatjuk az információs sávon, hogy változik a képméret. Használati javaslat (már érintettük az előző alfejezetekben) Színes: Ebben az esetben a legtöbb színinformációt kapjuk az eredetiről körülbelül 16,7 millió színig. Ezt színes fotó vagy dokumentum esetén célszerű választani. Szürkeskála: Akkor használjuk ezt a módot, ha fekete-fehér fotókat vagy dokumentumot akarunk szkennelni, esetleg színes anyagot szeretnénk fekete-fehéren beolvasni. Vonalas rajz: Akkor válasszuk ezt a módot, ha szöveget vagy vonalas rajzot akarunk beolvasni. A vonalas rajz azt jelenti, hogy a kép nem tartalmaz színeket vagy szürke árnyalatokat, csak fekete vonalakat. Felbontás A felbontás meghatározza a beolvasott anyagról szerzett részletek mennyiségét. Minél nagyobb a felbontás annál több részlet látható és annál több helyet foglal. A felbontás mértékét a felhasználási cél alapján kell meghatározni. Ajánlatos a lehető legkisebb felbontást választani, mert nagyobb felbontásnál lassabb a beolvasás és nagyobb az állomány mérete. Általában a 200-300 dpi (dot per inch: mennyi pont található egységnyi hosszúságban) felbontás a legtöbb esetben megfelelő. Néhány tipikus felbontás: 100 dpi: a képernyőn megjelenített az eredetivel nagyjából azonos méretű kép, előadásokhoz, weblapokhoz. 200 dpi: kis képek nyomtatásához használatos felbontás. 300 dpi: képek jobb minőségű beolvasásához használatos felbontás. Ha a legjobb OCR minőséget szeretnék elérni akkor a vonalas rajz beolvasási mód választása mellett válasszunk 300 dpi felbontást. Automatikus vágás Az automatikus vágás funkció alapértelmezés szerint le van tiltva. A beállításával az előnézet során kapott képhez méretezi a szkennelési tartományt. Leképezés javítás A funkció kiválasztásával a szkennelt kép egy szűrőn halad át, amely eltávolítja a képpont torzításokat és finomítja a kép megjelenítését. Méret A méretet beállíthatja az Előnézet panelen. Írjuk be a négyzetekbe a szélességet és a hosszúságot, vagy válasszunk adott méretet a listáról. A területet áthúzással mozgathatjuk. 19

PHARE HU0008-02-01-0001


A fényerősség, kontraszt és szín módosítása A Színopció panelen (12. ábra) tudjuk beállítani egyénileg a fényerősség, kontraszt és szín értékeket. A fényerősség növelésével vagy csökkentésével a kép világosítható, vagy sötétíthető. A kontraszt növeli vagy csökkenti a világos és sötét területek közti különbséget. Növelésével a különbség nő, csökkenésével a különbség kevésbé látható. A színmódosítással állítható be a három színcsatorna értékeit (RGB – Red (vörös), Green (zöld), Blue (kék)). 36 bites színmélység A szkennerek lehetővé teszik a 36 bites színmélység használatát. Használatával a szkennelt képek sokkal finomabb és színekben gazdagabb megjelenítést kapnak.

12. ábra A színopciók

3.3. Nyomtatott dokumentumok OCR programmal történő feldolgozása, OCR program bemutatása Az OCR egy olyan "technológia", (optikai karakterfelismerés) ami lehetővé teszi számunkra, hogy a papíralapú dokumentumainkat könnyen szerkeszthető elektronikus dokumentummá alakítsuk. Mivel az OCR felépítése is követi a "szokásos sémát", ezért az alábbiakban a sajátosságokra térünk rá. Az OCR alkalmazása során általában háromfajta beállítással találkozhatunk: 20

PHARE HU0008-02-01-0001


Page size: a papírméret beállítása Print type: a dokumentum jellemzője, milyen fajta papíralapú dokumentummal dolgozunk (pl. könyv, különálló lapok stb.) Page layout: álló vagy fekvő az adott oldal helyzete Az alábbiakban az OCR-t alkalmazó TextBridge Classic programot mutatjuk be. A program érthető teszi az optikai karakterfelismerés folyamatát, lényegét. 3.3.1. TextBridge Classic 2.0 Alapvetően két úton juthatunk a dokumentumhoz: vagy már kép formátumban meglévő állományokat alakítunk át, vagy az éppen szkennelt dokumentumot. Az utóbbi esetében az átalakítás a következő: A szkenner segítségével bevitt képet inputként kezeli a továbbiakban tárgyalásra kerülő TextBridge program, amely ez után alkalmazza az OCR "technológiát", átkonvertálja valamelyik a felhasználó által választott szöveges fájl formátumba, majd elmenti azt. Az OCR illetve a TextBridge azt is lehetővé teszi, hogy a fax modemen és más eszközön érkező dokumentumokat is átalakítsa. 3.3.2. OCR feldolgozás ismertetése Az alábbiakban a TextBridge-n keresztül ismertetjük az OCR feldolgozás menetét. Alapvetően kétfajta lehet a feldolgozás: automatikus vagy manuális, azaz kézi. Automatikus feldolgozás Ezen opció alkalmazása igen kényelmes, hiszen a felhasználó oldaláról csekély közreműködést kíván. Az automatikus feldolgozás során csak kiválasztjuk, hogy milyen fajta dokumentummal dolgozunk (Page type), és a TextBrigde automatikusan felismeri az oldalakat. Csupán két esetben "áll le" a program, vagyis e két esetben válik szükségessé a közreműködés: ez a mentés és a további feldolgozni kívánt oldalak hozzáadása. Az alábbiakban lépésenként bemutatjuk a feldolgozás mikéntjét: 1. Kattintsunk az Auto Process (Automatikus feldolgozás) gombra. 2. Válasszuk ki az oldal típusát (Page type) 3. Adjuk meg, hogy milyen módon akarunk konvertálni, válasszuk a szkennelni kívánt fájlt vagy a konvertálandó kép formátumú dokumentumot (page images) 4. Kattintsunk az OK gombra. 5. Ha a kép formátumot jelöltük meg, válasszuk az Open dialog box ablakot. 6. A TextBridge a megadottak alapján elvégzi a feldolgozást.

21

PHARE HU0008-02-01-0001


7. Ha szkennelünk, kattintsunk a More Pages gombra, hogy további oldalakat adjuk a végső dokumentumhoz (opcionális lehetőség) 8. No More Pages gombra kattinsunk, amennyiben már nem szkennelünk további oldat. 9. A TextBridge felismeri az oldalakat. 10. Mentse el a dokumentumot tetszőleges szöveges formátumba. Kézi feldolgozás A kézi feldolgozás esetében a konvertálás egy komplexebb módjával találkozhatunk. Ez természetesen azt jelenti, hogy szükség van a felhasználó közreműködésére a legjobb eredmény érdekében. Számos lehetőséget biztosít a program a feldolgozás folyamán, melyek segítségével a felhasználó tökéletesítheti, kiemelheti a dokumentumot. Másképpen szólva: a kézi feldolgozás során a felhasználó irányítja a TextBridge programot. A kézi feldolgozás menetét tekintve igen hasonló az automatikushoz, a különbség csupán annyi, hogy egyes lépéseknél a felhasználó aktivitását igényli a program.

22

PHARE HU0008-02-01-0001


4. Archiválás Ebben a fejezetben nézzük át az adatok archiválásával, mentésével, biztonságos kezelésével kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat.

Elsajátítjuk a tömörítés alapjait, a titkosított

tömörített állományok készítését, a CD lemez használatát, a biztonsági másolat jelentőségét, készítését, a titkos ügyiratok kezelését, a hozzáférés szabályozását.

4.1. Tömörítés Nagyon gyakori eset, hogy mentés során az adott adathordozón nincsen elég hely a menteni kívánt adatok számára. A tömörítés egy olyan eljárás, amelynek segítségével kiküszöbölhető ez a probléma. A tömörítés az adathordozón lévő állományok méretének csökkentése (az adathordozón való tároláskor). A forrásállomány méretét adatvesztés nélkül lecsökkenti, miközben elkészít belőle egy úgynevezett archív állományt. Az archív állomány önmagában nem futtatható. A tömörítés során két műveletet hajthatunk végre: 1. Becsomagolás: Az archív állomány létrehozása. 2. Kicsomagolás: Az archív (becsomagolt) állomány visszaállítása eredeti állapotába. Az alábbiakban tehát olyan tömörítő programokkal foglalkozunk, amelyek veszteség nélküli tömörítést biztosítanak. Ezek a programok az eredeti állományt betömörítve, majd újra kibontva olyan állományt szolgáltatnak, amelyek bitről bitre megegyeznek az eredeti állománnyal. Meg kell még említenünk azt, hogy a tömörítő programok közös jellemzője, hogy több kódolt fájlt egyetlen közös fájlban, úgynevezett archívumban helyeznek el. Ilyenkor a tömörítő program gondoskodik az együtt tárolt fájlok nyilvántartásáról, és biztosítja, hogy azok külön-külön dekódolhatók, aktualizálhatók, törölhetők legyenek.

4.1.1. WinZip A WinZip egyike a leggyakrabban alkalmazott tömörítő programoknak. Az ablakos technológiának köszönhetően a használata egyszerûen elsajátítható. A menük és a nagyméretû nyomógombok szintén előnyössé teszik ennek a programnak a használatát.

23

PHARE HU0008-02-01-0001


13. ábra A WinZip A WinZip felépítése igen hasonlít a már megismert programokhoz. A legfontosabb: a menüsor és a nyomógombok. A használáta könnyen elsajátítható, hiszen a biztonságos alkalmazáshoz elegendő ismerni a nyomógombok funkcióit.

24

PHARE HU0008-02-01-0001


14. ábra A WinZip használatban A nyomógombok funkciói természetesen elérhetők a menüsor adott menüinek megfelelő menüpontjával is. A nyomógombok csupán az egyszerűbb használatot teszik lehetővé. A nyomógombok funkciói:

New: új archív létrehozása

Open: Létezõ archív megnyitása

Favorites: A korábban használt archívokat választhatjuk ki

25

PHARE HU0008-02-01-0001


Add: új állomány hozzáadása

Extract: Kitömörítés

View: Az ablakban kiválasztott állomány megtekintése. Ha a kiterjesztéshez van hozzárendelve alkalmazás azzal is megtekinthetjük a fájlt.

Install/Check Out: Ha az archív tartalmaz setup.exe file-t azt futtatja, ha nincs akkor a check out ikon látható. Ez utóbbit választva a WinZip egy új könyvtárat hoz létre az archív nevével egyezően, és ebbe tömöríti ki az állományokat.

Wizard: A WinZip varázslóját indítja el 4.1.2. Winrar Az egyik legkedveltebb tömörítőprogram, viszonylag könnyű használhatósága és tulajdonságai miatt.

26

PHARE HU0008-02-01-0001


15. ábra A WinRAR File menüje

A már megszokott”menüpontos-billentyűkódos” rendszer itt is megtalálható. A menüpontok szerint lehetőség van állomány megnyitására, meghajtó változtatásra, böngészésre, jelszó alkalmazására, kijelölésre. A WinRAR alkalmazása is könnyen elsajátítható. Itt is elegendő csupán a nyomógombok funkcióit ismerni.

16. ábra A WinRAR nyomógombjai

A nyomógombok funkciói világosak, ha csupán rájuk nézünk is. Állomány hozzáadására, kitömörítésére, tesztelésére, megnézésére, törlésére, javítására és a tömörítés mértékének megnézésére van lehetőség. 4.1.3. Arj Az ARJ eredetileg parancsvezérelt DOS-alapú program volt, később beépítésre került különféle menüvezérelt és Windows-alapú rendszerekbe is. Az ARJ rendszer esetén egyetlen program, az ARJ.EXE végzi a kódolást és dekódolást is. Az archívum fájl kiterjesztése alapértelmezés szerint ARJ. Az ARJ általános sémája: programnév opció archívum fájlok

27

PHARE HU0008-02-01-0001


Az opció paraméter az elvégezendő műveletet határozza meg. Ha az opciót elhagyjuk, a program az alapértelmezés szerinti műveletet valósítja meg. Az archívum paraméter az archívum fájl nevét adja meg. Ha kiterjesztés nélkül szerepel, a rendszer az alapértelmezés szerinti kiterjesztést veszi. Ezután a műveletben részt vevő fájlok felsorolása következik. Ha egyetlen fájlnevet sem adunk meg, ez *.* megadásával egyenértékű, vagyis a művelet az aktuális alkönyvtárban szereplő összes fájlra vonatkozik. Fontosabb parancsok (opciók): a. állományok hozzáadása az archív fájlhoz e: Fájlok kibontása az archív file-ból x: Fájlok kibontása az archív fájlból az elérési utak megtartásával t: Az archív fájl ellenõrzése u: állományok frissítése az archív fájlban m: állományok hozzáadása az archív fájlhoz, az eredeti törlésével d: állomány törlése az archív fájlból 4.1.4. Pkzip/pkunzip A ZIP rendszer parancsvezérelt változata két programból áll: PKZIP.EXE: kódoló(tömörítő)program, PKUNZIP.EXE: dekódoló(kicsomagoló)program. PKZIP esetén a legfontosabb opciók a következők: a(=add files): fájlok felvétele az archívumba d(=delete files):fájlok törlése az archívumból. v(=view):az archívum tartalomjegyzékének listázása. PKUNZIP esetén a fontosabb opciók: e(=extract files):fájlok kicsomagolása az archívumból (alapértelmezés) v(=view):az archívum tartalomjegyzékének listázása. Fontos egyébként megemlítenünk, hogy ha bármelyik programot paraméter megadás nélkül vagy hibás paraméterezéssel indítjuk, akkor helpet kapunk, vagyis az adott rendszer rövid kezelési utasítása jelenik meg a képernyőn. 4.1.5. Kicsomagolás A tömörített állományok használatához - mint már említettük- hozzátartozik a kicsomagolás, a kibontás is. Ezt már érintettük a fentiekben, a továbbiakban csak emlékeztetőül: ARJ esetében: Kibontás: ARJ e [miből.arj] [kapcsolók] Például: 28

PHARE HU0008-02-01-0001


ARJ e ANYAG.arj - Tömörítsd ki a ANYAG.arj fájlt. ARJ e ANYAG.* - Tömörítsd ki az összes ANYAG nevű fájlt. ARJ x ANYAG.arj - Tömörítsd ki a ANYAG.arj fájlt az összes alkönyvtárával együtt A WinZip alkalmazásákor:

Az Extract nyomógomb használatával. WinRAR esetében az <Extract to> nyomógombbal. Kicsomagolás történhet még a PKUNZIP alkalmazásával. 4.1.6. Önkicsomagoló állományok készítése Kellemetlen dolog, ha valakinek tömörített állományt adunk, de az illetőnek nincs olyan programja, amellyel ki tudná azt bontani. Ennek elkerülésére alkalmaznak önkicsomagoló fájlokat. Ilyenkor a tömörített anyag és a kicsomagoló program egyetlen.EXE fájlban helyezkedik el, amelyet ha lefuttatunk, elvégzi a kicsomagolást. ARJ esetén az a opció után -je kapcsoló alkalmazásával hozhatunk létre önkicsomagoló fájlt, Például: az ARJ A -JE ANYAG hatására az aktuális könyvtár tartalma egy ANYAG.EXE fájlba kerül tömörítésre. WinZip használata esetén: Az Action/Make .EXE file segítségével tudunk önkitömörítõ archívot készíteni 4.1.7. Titkosított tömörített állományok készítése Ha azt szeretnénk, hogy más által ne legyen elérhető az állomány, jelszót alkalmazhatunk. Ez azonban korántsem jelent 100,0%-os védelmet! Egy "átlagos" felhasználóval szemben valószínűleg alkalmazható, azonban léteznek titkosítást feltörő programok is, melyekkel szemben a titkosítás hatástalan. Options/Password… segítségével a WinZip is tudja titkosítani az archívot. Ezt a menüpontot kell választani, ha ilyen lehetõséggel kell élnünk. A WinRAR Password menüpontja is erre szolgál. 4.2. Mágneses adathordozókra archiválás A korábbiakban már megismert mágneses háttértárak: a merevlemezes tároló, a winchester, és a hajlékonylemez, a floppy-disk. A mágneses háttértárak esetében már korábban megismerkedtünk a mentés/másolás mikéntjével. Az archiválás kapcsán elsősorban azt kell elsajátítanunk, hogy hogyan kell kezelnünk a lemezt és a winchestert, hogy problémamentesen tudjunk később is dolgozni az állományokkal.

29

PHARE HU0008-02-01-0001


Az alábbiakban tehát a legfontosabb tudnivalókat foglaljuk össze a mágneses háttértárak kezelésével kapcsolatban:

A lemez felülete érzékeny a karcolásokra. Ha a lemez sérült vagy poros leolvasómechanika is károsodhat a portól, így lehetőség szerint zárt dobozban szállítsuk.

A mágneses behatások elől is védeni kell a lemezt. Erre szolgálnak a speciális „permalloy” mágnesesen védő, különleges bevonatú dobozok.

A párásodás is okozhat problémákat. Előfordulhat, hogy a lemez megszorul a tokban, a meghajtómotor ekkor leéghet, így tönkremegy a floppy-drive.

Ha nagyobb mennyiségű víz csapódik ki, akkor pedig az elektronikában okozhat zárlatokat. Pára akkor csapódik le, ha télen hideg környezetből érkezünk, ekkor a melegebb, nagyobb páratartalmú levegőből kicsapódik a nedvesség.

Éppen ezért fontos, hogy pár percnyi kondicionálás után használjuk csak a lemezeket, amikor azok már átveszik a szoba hőmérsékletét és felszáradnak. A túlzott melegtől is védjük lemezeinket, mert ez is komoly károkat okozhat.

Érdemes megemlíteni, hogy a lemezek nem tartoznak a legmegbízhatóbb háttértárak közé. Ezért a legfontosabb dokumentumainkat nem célszerű csupán floppy-n tartani! A winchester már megbízhatóbb, és jelentősebb tárolókapacitással bír. Mivel a winchesterhez (jó esetben) a felhasználó közvetlenül nem fér hozzá, ezért elviekben a fizikai sérülés esélye kisebb. Ugyanakkor mivel a HDD –n vannak általában a rendszeradatok és a dokumentumok, ezért nagy károkat okozhat a nem körültekintő használat. Elsősorban arra vigyázzunk, hogy lehetőség szerint a winchester működése közben a számítógépet ne kapcsoljuk ki, ne indítsuk újra. 4.3. CD lemezre történő archiválás CD-ROM: Compact disk-read-only memory (csak olvasható memória). A név utal a felhasználhatóságára, tehát ha betesszük a számítógép meghajtójába, minden, ami rajta van, a RAM-ba fog kerülni, akár további feldolgozásra, akár megjelenítésre. Az adatok a lemezen nem megváltoztathatók (ez a különbség a csak olvasható és az írható/olvasható memória között). 4.3.1. CD-írás, mint archiválási lehetőség Az alábbiakban a CD-re történő archiválás mikéntjét részletezzük. Először nézzük át a CD-k esetében alkalmazott tárolási módokat. Jelenleg három fő tárolási megoldást használnak CD-k esetében: gyári-, írható- és (CD-W, Writable, írható CD) az újraírható lemezek (CD-RW, Rewritable, újraírható CD)

30

PHARE HU0008-02-01-0001


A gyári lemezeket speciális eszközökkel készítik, egy fém fóliamatricán alakítják ki a lemez negatívját, majd fröccsöntéssel gyártják a lemezeket. Ezek információtartalma a gyártás után nem módosítható! Az írható lemezek speciális polimer-lakk réteget tartalmaznak a tükröző fémfelület alatt, így az író berendezésbe helyezve a normál leolvasóhoz képest sokkal erősebb lézersugár hatására torzul a felület, így alakítják ki azokat a bemélyedéseket, melyek a biteket tárolják a lemezen. Az újraírható lemezek felépítésekor több eltérő tulajdonságú és érzékenységű lakkot használnak. Ez a rétegezés lehetővé teszi, hogy különböző besugárzási intenzitás hatására a felület mindig a kívánt irányban torzuljon. Így törölni is lehet a korábban felvitt információt. De nem korlátlan számban, egy-egy lemez élettartama gyártótól függő, általában maximum 100 írás/törlés/újraírás ciklust bírnak ki. 4.3.2. Easy CD Creator 5 Következőkben az Easy CD Creator 5 program kerül ismertetésre. Azért esett erre a programra választás, mert igen elterjedt. A leírás során csak a legszükségesebb tudnivalókat ismertetjük. Hogyan írhatunk CD-t? A Start menüre kattintunnkk majd a Programok és a Roxio Easy CD Creator 5-ra kattintva a Project Selectorra kattintunk. A következő ablak jelenik meg.

17. ábra Easy CD Creator 4.3.2.1.Direct CD A DirectCD segítségével az újraírható CD-t (CD-RW) úgy tudjuk kezelni, mint a floppy lemezt, vagy a merevlemezt. Közvetlenül másolhatunk rá és törölhetünk róla. A Direct CD formátumú CD-RW lemezre bármilyen programmal tudunk írni. A Direct CD használatának egyik előnye

31

PHARE HU0008-02-01-0001


az, hogy a floppy 1,44 MB kapacitása helyett több mint 600 MB a rendelkezésre álló szabad kapacitás (a CD lemez 650 MB kapacitása a speciális formátum miatt nem érhető el.) A használható programokra néhány példa: Microsoft Word, Excel mentés, vagy mentés másként parancsokkal Windows Intéző-vel a fogd és dobd (drag and drop) technikával Néhány példa a felhasználási lehetőségekre Adatok archiválása Merevlemez biztonsági másolása Adatok átvitele más Windows alapú számítógépekre A Direct CD-ről az adatokat CD-ROM is le tudja másolni. Természetesen ahhoz, hogy erre a lemezre írni is tudjunk (törlés, új adatok lemezre másolása) CD-íróra van szükség. 4.3.2.2. Adat CD (Data CD)

18. ábra Data CD készítése A program lehetővé teszi a számítógépen lévő adatok CD-re írását. Az adat CD készítés lépései: 1. Új Adat CD (Data CD projekt) indítása. File menü, a New CD Project, és a Data CD-re kattintva.

32

PHARE HU0008-02-01-0001 2.


Egy üres (más néven nyers) CD-t rakunk a CD-íróba.

3. A Select Source Files lenyíló listából kiválasztjuk azt a mappát, ahonnan a fájlokat másolni szeretnénk. A mappa kiválasztása után a lenyíló lista alatt található forrás ablakban megjelenik a mappa tartalma. 4.

Kiválasztjuk a fájlokat (nyomva tartom a Ctrl vagy Shift billentyűket ha több fájlt

szeretnék kijelölni) a forrás ablakban majd az Add (hozzáadás) gombra kattintunk . A fájlok megjelennek a data CD project ablakban. Ha bizonyos fájlokat mégsem szeretnék a CD-re gombra kattintunk. A kijelölt kiírni, akkor miután a kiválasztottuk a Remove (eltávolítás) fájlok nem kerülnek kiírásra. Természetesen a fenti művelettel az állományok nem kerülnek törlése, csupán nem szerepelnek majd az adat CD-n. Megjegyzés: Az adatok kiírása során figyelembe kell venni, hogy a 74 perces CD kapacitása 650 MB, a 80 perces CD kapacitása 700 MB. Az eddig írásra kijelölt adatok mérete alul látható a projekt size sorban. 5. A Record (írás) gombra kattintunk. A Record CD Setup (CD Írás Beállítás) párbeszéd ablak megjelenik. 6.

A Start Recording (írás indítása) gombra kattintunk. 4.3.2.3.CD Másolás (CD Copy)

Megjegyzés: A CD másolása során figyelembe kell venni a másolandó CD-re vonatkozó szerzői jogokat! CD másolás folyamata: Start menüre kattintunk majd a Programok és a Roxio Easy CD Creator 5-ra kattintva a az Applications-ba lépünk és ott kiválasztjuk CD Copier (CD Másolás) ikont. A következő ablak jelenik meg:

19. ábra CD másolás

33

PHARE HU0008-02-01-0001


Copy from (Másolás innen) lenyíló listájából kiválasztjuk azt a CD meghajtót, amiben lévő lemezt másolni szeretnénk. Record to (Másolás ide) Kiválasztjuk a CD-írót amivel írni szeretnénk. Belerakjuk az üres CD lemezt a CD-íróba. A Copy (másol) gombra kattintunk. 4.3.3. CD lemezek kezelése, tárolása A CD-ROM tárolási elve eltér a floppyktól ill. a merevlemezektől. A lemezekre részben hasonló védelmi intelmek vonatkoznak, mint a floppyk esetében, kivéve, hogy a CD nem érzékeny a mágneses térre, viszont a karcolásra sokkal inkább. Csak az egyik felület hordoz információt, a másik oldalról egy lakkréteg fedi a lemezt. Nagyon fontos, hogy ha írható lemezre jegyzetelünk, akkor mindenképpen puha hegyű alkoholos filcet használjunk! Léteznek kifejezetten a CD címkézésére, illetve a CD felületére történő kézírásra kifejlesztett tollak.

4.4. Biztonsági másolatok készítése A biztonságos adatkezelés megköveteli, hogy az esetleges hibák (pl. operációs rendszer hibái, hardver hibák) esetére legyen a legfontosabb adatokról egy külön készített másolat. Ez azt jelenti, hogy a fontos adatokat általában nem elegendő egy adathordozón tárolni, szükség van egy biztonsági másolatra. A biztonsági másolat tulajdonképpen csak egy közönséges másolat, vagyis a másolat elkészítésének mikéntjében nem különbözik az egyéb másolatoktól, de felhasználása alapvetően más jellegű. Azokról az állományokról célszerű biztonsági másolatot készíteni, melyek valamilyen szempontból nélkülözhetetlenek. Az effajta másolatkészítés azonban jogi kérdéseket is felvet. Gyakori probléma például az, hogy valamelyik szoftverről, melyet egy példányban megvásároltunk, szeretnénk egy biztonsági másolatot készíteni. Ilyenkor két eset lehetséges elviekben: vagy van valamilyen másolásvédelem az adott szoftverben, vagy nincs. Amennyiben sikerül tehát másolatot készítenünk, a problémák elkerülése végett fontos, hogy ne kerüljön illetéktelen kezekbe (sőt, egyáltalán más felhasználóhoz se) a biztonsági másolat. Hiszen ha ez megtörténik, jogi szempontból akár illegális másolatnak is minősülhet az eredetileg biztonsági célból készített másolatunk, illetőleg szerzői jogokat sérthet. A fenti problémára ma viszont létezik megoldás: a vásárolt programok biztonsági másolatának készítéséről az adott szoftverhez csatolt licenc-szerződés rendelkezik 34

PHARE HU0008-02-01-0001


A biztonsági másolat készítésekor alapvető követelmény, hogy az adathordozó megbízható és viszonylag sokáig tárolható legyen. 4.5. Titkos ügyiratok archiválása 4.5.1. Hozzáférés szabályozásának informatikai lehetőségei Meg kell említenünk az adatbiztonság fogalmát (data security). Az adatbiztonság megköveteli, hogy a jogosulatlan hozzáférés, a módosítás, a törlés, illetve a megsemmisítés ellen az adatok védve legyenek. Másképpen szólva az adatbiztonság az adatok sértetlenségének, bizalmasságának védettségét jelenti.

Hozzáférési jogok szabályozása, alapvető követelmények Amennyiben egy munkahelyen viszonylag sok felhasználó dolgozik a számítógépekkel, célszerű lehet az esetleges visszaélések és problémák elkerülése végett meghatározni, hogy az egyes felhasználók mit tehetnek a különböző állományokkal, adatokkal stb. A rendszer felhasználóihoz hozzáférési jogokat kell rendelni. A jogokat legalább egyedi szinten kell megadni (pl. XY ezt és ezt érhet el) illetve csoport tulajdonosi szinten kell tudni ( pl. a Beszerzési részleg munkatársai mit tehetnek) megadni. A hozzáférés szabályozásánál a következőket lehet meghatározni: olvasási jog (betekintés), írási jog (létrehozás, módosítás), törlési jog. A kiépített illetve használt rendszernek alkalmasnak kell lennie a hozzáférési jogok egyedi vagy csoport szinten történő megkülönböztetésére és szabályozására. A megfelelő jogosultsági rendszernek támogatnia kell a jogosultságok módosítását, átadását másik személynek, törlését és időleges korlátozását. Új jogosultság kiosztását, a jogosultság törlését vagy átmeneti felfüggesztését csak erre felhatalmazott rendszeradminisztrátor végezheti el. A jogosulatlan hozzáférési kísérleteket rögzíteni kell a biztonsági naplóban, amelynek értékelését rendszeresen el kell végezni. On-line adatmozgás (tranzakció) kezdeményezésének jogosultságát minden esetben ellenőrizni kell. Más megközelítésben: figyelnünk kell a részletekre is.

35

PHARE HU0008-02-01-0001


Számítógépes rendszerünket védenünk kell a behatolókkal szemben is. A hozzáférés vezérlésének alapvető eszköze a felhasználói azonosító és jelszó. A BIOS jelszó (ha be van állítva) segítségével már a számítógép elindítását is megakadályozhatjuk. Azonosítóval és jelszóval léphetünk be például a Windows NT operációs rendszerbe, és csak így vehetjük igénybe a hálózati ellátók (Microsoft Networks, Novell NetWare stb.) szolgáltatásait. Ez teszi lehetővé a rendszer felügyeletét ellátó adminisztrátor számára, hogy pl. a cég nem publikus adatait, fájljait csak azok lássák, módosíthassák, törölhessék, stb., akiknek munkájukhoz azokra szükség van. A felhasználó azonosítója és jelszava, fejlettebb rendszerekben rejtjelkulcsa, stb., különösen pedig az adminisztrátor jelszava jól védett helyen tartandó, az adminisztrátori jelszó például páncélszekrényben. Ugyanígy a számítógépes rendszer, mint infrastruktúra működtetéséhez elengedhetetlen adatbázisok, alkalmazások, dokumentumok biztonsági másolatai. A felhasználói azonosító és jelszó használata mellett a rendszergazda eszköze lehet a fájl-attribútumok beállítása: egy fontos dokumentum DOS-ban lehet például csak olvasható (read-only) tulajdonságú, hogy a felhasználó tévedésből se módosíthassa, vagy törölhesse az állományt. Fontos megjegyezni, hogy a Windows 95, 98, Me operációs rendszerek (bár indításkor kérhetnek hálózati jelszavakat) a fájlok hozzáférését nem szabályozzák, ezért a gépen tárolt adatokhoz, dokumentumokhoz bárki hozzáférhet, aki a gépet bekapcsolja. Ennél jóval fejlettebb szolgáltatásokat és magasabb biztonságot nyújtanak a Novell NetWare fájl- és könyvtár-attribútumai, illetve a Windows NT és 2000 hozzáférés-vezérlésre alkalmas fájlrendszere, az NTFS.

36

PHARE HU0008-02-01-0001


Irodalomjegyzék Acrobat Reader: http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html Acrobat Reader: http://www.cit.cornell.edu/computer/www/acrobat/ CD archiválás: http://www.roxio.com Markó Imre: PC-k Konfigurálása és installálása /A HARDVER/, LSI Oktatóközpont, Budapest, 1999 OCR: http://www.scansoft.com/textbridge/ Szkennelés: http://www.roxio.com/en/support/photosuite/indexv4.jhtml

37

Dokumentumok kezelése

Recommend Documents