Dokumentum adatlap I. Szervezet neve:
Semmelweis Egyetem
Dokumentum címe:
Beszerzési szabályzat
Iktatószám:
37015-23/GFIBSZI/2016
Elfogadó:
Kancellár
Elfogadások száma:
1.: K/19/2016. (XI.30.) kancellári határozat hatálybalépés napja: 2016. december 01.
×
II. Előkészítő
ügyintéző
vezető
Gazdasági Főigazgatóság (Beszerzési Igazgatóság) Társelőkészítő
Dr. Ménesi Balázs
Dr. Borbélyné Balogh Zsuzsanna
ügyintéző
vezető
Jóváhagyó
rektor kancellár rektor és kancellár
x
Dr. Szász Károly, kancellár
A Semmelweis Egyetem Kancellárjának
K/19/2016. (XI.30.) számú határozata a Beszerzési Szabályzatának elfogadásáról Az SZMSZ 3/A. § (8) bekezdés a) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a Semmelweis Egyetem kancellárja az alábbi döntést hozta: 1. §
A Semmelweis Egyetem kancellárja elfogadta a Semmelweis Egyetem Beszerzési Szabályzatának elfogadásáról szóló előterjesztést.
2. §
A közbeszerzések és a beszerzések vonatkozásában kötelezően alkalmazandó formanyomtatványok mintáját, valamint tartalmi elemeit előíró kancellári utasítások a szabályzat mellett a JIF alhonlapon kerülnek közzétételre, melynek aktualizálásáról a szabályzat előkészítője gondoskodik.
3. §
A Szabályzat rendelkezéseit azokra a beszerzésekre, valamint az azok alapján megkötött szerződésekre, szerződésmódosításokra és jogorvoslati eljárásokra kell alkalmazni, amely beszerzések indítására (első, nem indikatív ajánlatkérés kiküldésére) a hatálybalépést követően kerül sor.
4. §
Jelen határozat a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság (JIF) alhonlapján való közzétételt követő napon lép hatályba.
5. §
Jelen határozat hatálybalépésével egyidejűleg a 30/2015. (V. 07.) sz. szenátusi határozattal elfogadott Beszerzési Szabályzat hatályát veszti. A Beszerzési szabályzaton kívül minden egyéb, az ahhoz kapcsolódó, hatályban lévő végrehajtási utasítás, tájékoztató és egyéb normatív jellegűn dokumentumok hatályon kívül helyezését a Beszerzési Igazgatóság kezdeményezi a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságon.
Budapest, 2016. november 30.
Dr. Szász Károly kancellár Hatálybalélés napja: 2016. december 01.
2. / 67
TARTALOMJEGYZÉK ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ...................................................................................... 5 1.
Alapelvek ...................................................................................................................................... 5
2.
Fogalmak ....................................................................................................................................... 6
3.
Szabályzat hatálya ....................................................................................................................... 10
RÉSZLETES RENDELKEZÉSEK ...................................................................................... 11 1.
Beszerzés igénylése, engedélyezése, minősítése......................................................................... 11
1.1.
Beszerzés igénylése..................................................................................................................... 11
1.2.
Beszerzési igény engedélyezése .................................................................................................. 12
1.3.
Beszerzés minősítése................................................................................................................... 12
2.
Beszerzési Igazgatóság hatáskörébe tartozó jogi ellenjegyzés rendje, jogvita kezelése ............. 13
3.
Különös adatközlési kötelezettség .............................................................................................. 14
I.
fejezet KÖZBESZERZÉSEK ......................................................................................... 15
1.
Közbeszerzéssel kapcsolatos éves feladatok ............................................................................... 15
1.1.
Közbeszerzések tervezése ..................................................................................... 15
1.2.
Éves statisztikai összegzés .................................................................................... 16
2.
Beszerzési igény teljesítésének folyamata .................................................................................. 16
3.
Bizottságok és működésük .......................................................................................................... 17
3.1.
Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB).................................................................................... 17
3.1.1. ÁKB feladata............................................................................................................................... 18 3.1.2. ÁKB tagjai .................................................................................................................................. 18 3.1.2.1.
Szavazati joggal résztvevő állandó tagok ......................................................................... 18
3.1.2.2.
Tanácskozási joggal résztvevők ........................................................................................ 19
3.1.2.3.
Az ÁKB szakértői, eseti meghívott résztvevői ................................................................. 20
3.1.3. ÁKB Titkárság ............................................................................................................................ 20 3.1.4. ÁKB ülés rendje .......................................................................................................................... 20 3.2.
Bírálóbizottság (BB) ................................................................................................................... 21
3.2.1. BB feladatai................................................................................................................................. 23 4.
Közbeszerzési eljárás előkészítése .............................................................................................. 24
5.
Közbeszerzési eljárás megindítása .............................................................................................. 25
6.
Közbeszerzési eljárás lebonyolítása ............................................................................................ 26
6.1.
Ajánlatok elbírálása..................................................................................................................... 26
6.2.
Döntés a részvételi jelentkezések, ajánlatok érvényességéről, az eljárás visszavonásáról, az eljárás lezárásáról ........................................................................................................................ 26
6.3.
Eredményközlés .......................................................................................................................... 26
6.4.
Szerződéskötés ............................................................................................................................ 27
6.5.
Ajánlati biztosíték kezelése ......................................................................................................... 28
6.6.
Szerződés monitoring .................................................................................................................. 28
3. / 67
6.7.
Szerződések teljesítése ................................................................................................................ 28
6.8.
Szerződésmódosítás, változáskezelés.......................................................................................... 29
6.9.
Nyilvánosság biztosítása ............................................................................................................. 30
6.10. Jogorvoslati eljárás ...................................................................................................................... 30 7.
Eljárás dokumentálása................................................................................................................. 31
8.
Eljárásban résztvevők felelőssége ............................................................................................... 31
II. fejezet KÜLÖN SZABÁLYOZOTT KÖZBESZERZÉSEK ....................................... 33 II.1. fejezet Kiemelt termékek központosított közbeszerzése ............................................. 33 1.
Általános rendelkezések .............................................................................................................. 33
2.
Intézményi adatok karbantartása a központosított közbeszerzési (KEF) portálon ...................... 35
3.
Tervezés ...................................................................................................................................... 35
4.
Beszerzések végrehajtásának rendje ........................................................................................... 36
4.1.
Közvetlen lehívás (megrendelés) .......................................................................... 36
4.2.
Verseny újranyitásával vagy írásbeli konzultációval történő beszerzés................ 38
4.3.
Nemzetközi utazásszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások beszerzése................ 40
4.4.
Kiemelt termékek beszerzése az Egyetem saját hatáskörében .............................. 41
II.2. fejezet Kommunikációs beszerzési eljárások ............................................................... 46 II.3. fejezet Fekvőbeteg szakellátáshoz kapcsolódó központosított beszerzések .............. 48 III. fejezet EGYSZERŰ BESZERZÉSEK ........................................................................... 50 1.
Beszerzési eljárás lebonyolítása .................................................................................................. 50
2.
Beszerzési Igazgatóság által lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások szabályai .................. 51
2.1.
Általános rendelkezések .............................................................................................................. 51
2.2.
Beszerzés előkészítése ................................................................................................................ 51
2.3.
Beszerzési igény meghatározása ................................................................................................. 52
2.4.
Szerződés feltételeinek meghatározása ....................................................................................... 52
2.5.
Versenyeztetés feltételeinek megalkotása ................................................................................... 52
2.6.
Ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők meghatározása ............................................. 52
2.7.
Ajánlatkérés ................................................................................................................................ 54
2.8.
Ajánlatkérés ajánlott tartalma ..................................................................................................... 55
2.9.
Ajánlatok elbírálása..................................................................................................................... 56
2.10. Szerződéskötés ............................................................................................................................ 56 3.
Vizsgálat...................................................................................................................................... 57
4.
Kancellár diszkrecionális (kivételes beavatkozási) intézkedése ................................................. 57
5.
Igénylő szervezet, vagy az illetékes szakigazgatóság által, saját hatáskörben lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások rendje ........................................................................................... 58
MELLÉKLETEK................................................................................................................... 59 1. számú melléklet: Közbeszerzések ellenőrzési nyomvonala ........................................................... 59 2. számú melléklet: Külön szabályozott közbeszerzések ellenőrzési nyomvonala ............................ 63 3. számú melléklet: Egyszerű beszerzések ellenőrzési nyomvonala .................................................. 66
4. / 67
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1)
(2)
(3)
(4)
1. (1)
(2)
(3)
A Semmelweis Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban Kbt. vagy közbeszerzési törvény) 5. § (1) bekezdés c) pontja alapján ajánlatkérőnek minősül. Az Egyetem ajánlatkérőként, a közbeszerzési törvény szabályainak és alapelveinek betartásával biztosítja beszerzéseinek Kbt. szerinti minősítését, lebonyolítja a (köz)beszerzési eljárásokat, eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevővel az elfogadott ajánlat alapján szerződést köt. Az Egyetem szervezeti egységeinek a jelen szabályzat rendelkezései szerint kell eljárniuk a beszerzések megvalósítása, megrendelések, szerződések megkötése, pénzügyi kötelezettségvállalással járó jogügyletek során. A jelen szabályzat megszegéséért, a szabálytalan kötelezettségvállalásból (különösen a közbeszerzési eljárás mellőzéséből) eredő felelősség a szabályokat megszegő szervezeti egység vezetőjét, valamint a beszerzés során történő személyes közreműködés esetén a közreműködő személyt terheli. Alapelvek A beszerzések során biztosítani kell: a) a gazdasági szereplők számára az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot, b) a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, c) a jóhiszeműség és tisztesség, valamint a joggal való visszaélés tilalma követelményeinek való megfelelést, d) a hatékony és felelős gazdálkodás elvének szem előtt tartását. A beszerzés módszere szerint az Egyetem beszerzései lehetnek Közbeszerzések Külön szabályozott közbeszerzések: o Kiemelt termékek beszerzése, o Kommunikációs beszerzések, o Fekvőbeteg szakellátáshoz kapcsolódó központosított beszerzések Egyszerű beszerzések A jelen Beszerzési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a fenti beszerzések lebonyolítására vonatkozó előírásokat az alábbi rendszerezésben tartalmazza: I. fejezet: Közbeszerzések A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések esetén közbeszerzési eljárást kell lefolytatni. Az eljárás lefolytatásáról a Kbt. és a vonatkozó egyéb jogszabályok előírásainak megfelelően a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. II. fejezet: Külön szabályozott közbeszerzések Az Egyetem a külön szabályozott, központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó közbeszerzései megvalósítása során a Kbt. vonatkozó felhatalmazó rendelkezései alapján megalkotott rendeletek szerint jár el.
5. / 67
2.
III. fejezet: Egyszerű beszerzések Mindazon beszerzési igények esetén, melyek nem tartoznak a Kbt. hatálya alá, azaz a mindenkori közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. által meghatározott kivételi körbe tartozó beszerzések esetén jelen szabályzat szerinti egyszerű beszerzési eljárást kell lefolytatni.
Fogalmak
Ajánlatkérő: Ajánlattevő:
Állandó Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: ÁKB): Becsült érték:
Beszerzés minősítése:
Beszerzés szakmai / műszaki specifikációja:
a bármely igénylő szervezeti egysége nevében eljáró Semmelweis Egyetem. az a gazdasági szereplő, aki ajánlatot nyújt be közbeszerzési eljárásban, vagy - az egyszerű beszerzések esetén - egy adott ajánlatkérésre. Az Egyetem közbeszerzések megindításával kapcsolatos döntéshozatali fóruma. A Kbt. 16. § (1) bekezdése alapján a beszerzés megkezdésekor az adott piacon általában kínált/kért – áfa nélkül számított, a Kbt. 17.-20. §-ában foglaltakra tekintettel megállapított – teljes ellenszolgáltatás. A beszerzés minősítéséről a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik az igénylő által beadott Beszerzést Minősítő Lap elnevezésű formanyomtatvány (a továbbiakban: BML) és mellékletei alapján, a jogszabályokban, a Közbeszerzési Hatóság iránymutatásaiban, valamint az Egyetem vonatkozó belső szabályzataiban foglaltak figyelembe vételével. A beszerzés minősítése a beszerzés módszerének meghatározását jelenti (egyszerű beszerzés, külön szabályozott közbeszerzés, közbeszerzési eljárás). A Beszerzés szakmai/műszaki specifikációja * közbeszerzési eljárások esetén a Kbt. 58.-60 §-ának figyelembe vétele mellett, a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet, és a gyógyszerek és orvostechnikai eszközök közbeszerzésének sajátos szabályairól szóló 16/2012. (II. 16.) Korm. rendelet szerint, * külön szabályozott közbeszerzési eljárások esetén pedig az adott rendelet, illetve keretmegállapodás vagy keretszerződés előírásainak megfelelően, a beszerzés tárgyát és a hozzá kapcsolódó szakmai előírásokat, feltételeket tartalmazó leírás (a beszerzési igény szakmai szempontból történő részletes meghatározása), amely a beszerzés tárgyára vonatkozóan részletesen meghatározott szakmai elvárásokat, 6. / 67
Beszerzési igény:
Egyszerű beszerzés:
Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó (a továbbiakban: FAKSZ): Formanyomtatványok:
Közbeszerzés, beszerzés külső lebonyolítója:
Közbeszerzési értékhatárok:
Közbeszerzési terv (KT):
követelményeket tartalmaz. Ajánlatkérő, illetve belső szervezeti egységei által megfogalmazott szükséglet, igény, amely olyan megrendelésre vagy szerződés megkötésére irányul, amely tekintetében az Egyetem, illetve a belső szervezeti egység nem rendelkezik hatályos szerződéssel, vagy a hatályos szerződés le fog járni. Ebbe a körbe tartozik a központosított keretmegállapodás alapján történő szerződéskötés/megrendelés is. A beszerzési igényt a BML testesíti meg. Az egyszerű beszerzések mindazon beszerzések, melyek nem tartoznak a Kbt. hatálya alá, azaz a mindenkori közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. által meghatározott kivételi körbe tartozó beszerzések. A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő köteles FAKSZ személyt bevonni. olyan Kancellári utasításban szabályozott - (köz)beszerzési eljárásokhoz kapcsolódó – a beszerzési folyamat során kötelezően alkalmazandó dokumentumok, amelyek mindenkor hatályos verziója a Beszerzési Igazgatóság honlapján érhető el. Ajánlatkérő megbízásából, eseti ügy(ek)ben szerződés alapján eljáró személy vagy szervezet. Közbeszerzés, beszerzés külső lebonyolítója csak az ÁKB, illetve a Kancellár és/vagy a Beszerzési Igazgató jóváhagyásával bízható meg. A külső lebonyolítókról, az azokkal kötött szerződésekről – a megbízó szakterület tájékoztatása alapján – a Beszerzési Igazgatóság nyilvántartást vezet. Azok a nettó becsült összegek, amelyek elérése esetén közbeszerzési eljárást kell lefolytatni. Az uniós értékhatárokat időszakonként az Európai Bizottság állapítja meg és teszi közzé az Európai Unió Hivatalos Lapjában. Az adott évre vonatkozó nemzeti értékhatárok a mindenkori költségvetési törvényben kerülnek meghatározásra. A Kbt. 15. § (5) bekezdése alapján a Közbeszerzési Hatóság elnöki tájékoztatóban minden év elején közzéteszi az egyes beszerzési tárgyak esetében alkalmazandó uniós és nemzeti értékhatárokat, amelyek a www.kozbeszerzes.hu portálon tekinthetők meg. A közbeszerzési terv alapját a beszerzési terv képezi. A beszerzési terv az Egyetem adott évre tervezett beszerzéseiről szóló összeállítás. Ebből az összeállításból a Kbt. 42. §-a alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatására kötelezett beszerzések
7. / 67
KEF sablonszerződés:
Négy szem elve:
Összeférhetetlenség:
Rendkívüli sürgősség:
rendszerezett, összesített köre az éves közbeszerzési terv, amely évközben is folyamatosan aktualizálásra kerül. A jelen szabályzat II. fejezetében rögzített, külön szabályozott közbeszerzési eljárás eredményeképpen a KEF által kötött egyes keretmegállapodások, illetve keretszerződések alapján a Beszerzési Igazgatóság jogtanácsosa KEF sablonszerződést hagyhat jóvá. A KEF sablonszerződés egyedi elemeinek kitöltéséről a beszerzési referens gondoskodik. ellenőrzési módszer, amely megvalósítása érdekében (köz)beszerzésenként az ügyintéző mellett kijelölésre kerül az ügyintéző helyettese is, aki egyben ügyintéző szintű ellenőrzést is végez. A (köz)beszerzés ellenőrző feladatait a helyettes és/vagy az érintett ügyintéző vezetője látja el, aki ellenőrzi a (köz)beszerzés folyamatát és a dokumentumok tartalmát. Mindenekelőtt az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági vagy más érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. Az összeférhetetlenség fennállása esetén az érintett személy vagy szervezet az eljárás előkészítésébe, lefolytatásába nem vonható be. Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot ennél fogva annak a személynek is kötelező tennie, aki az előkészítéshez szükséges becsült érték meghatározásában részt vesz, illetve a BML kitöltésénél érdemi tevékenységével adatot szolgáltat az Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat elnevezésű formanyomtatványon. Összeférhetetlen személy vagy szervezet továbbiakban nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkozóként, vagy az alkalmasság igazolásában résztvevő szervezetként. Az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat megfelelően alkalmazni kell az egyszerű beszerzési eljárások során is. Közbeszerzések esetén az összeférhetetlenség esetköreit a Kbt. 25. §-a határozza meg. * Közbeszerzések rendkívüli sürgőssége esetén a Kbt. 98. § (2) bekezdés e) pontjában foglaltak szerint kell eljárni, amely a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárással kapcsolatban kiemeli, hogy a rendkívüli sürgősség olyan, előre nem látható ok lehet, amely a nyílt, a meghívásos, vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásra előírt határidők betartását nem teszi
8. / 67
Részekre bontás tilalma:
Szakértelem biztosítása:
lehetővé; a rendkívüli sürgősséget indokoló körülmények azonban nem eredhetnek az ajánlatkérő mulasztásából vagy az ajánlatkérő által előidézett okból. A rendkívüli sürgősséget megalapozó tényeket és a tényekre vonatkozó bizonyítékokat írásban kell rögzíteni, és az alátámasztó dokumentumokat a BML kötelező mellékleteként kell megküldeni a Beszerzési Igazgatóság részére. * Külön szabályozott közbeszerzések esetében az igénylő szervezeti egység vezetőjének indokolnia kell, hogy a beszerzés a működéshez, fenntartáshoz elengedhetetlenül szükséges, előre nem látható okból rendkívül sürgőssé vált, és a termék beszerzése az elérhető hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható. Az ezt megalapozó tényeket és a tényekre vonatkozó bizonyítékokat írásban kell rögzíteni, és az alátámasztó dokumentumokat a BML kötelező mellékleteként kell megküldeni a Beszerzési Igazgatóság részére. * Egyszerű beszerzések esetében az igénylő szervezeti egység vezetőjének a rendkívüli sürgősséget indokoló körülmények fennállását, az ezt megalapozó tényeket és a tényekre vonatkozó bizonyítékokat haladéktalanul írásban rögzítenie kell, és az alátámasztó dokumentumokat a BML kötelező mellékleteként meg kell küldeni a Beszerzési Igazgatóság részére. a Beszerzési Igazgatóság felelősségi körébe tartozik a Kbt. 19. §-ában megfogalmazott szabályok maradéktalan betartása és betartatása. A Kbt. 27. § (3) bekezdés szerint a közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek/szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. Az ún. egyszerű beszerzések során a beszerzési szakértelem biztosítása a beszerzést lefolytató szervezet felelősségi körébe tartozik. Egy szervezeti egységet érintő egyszerű beszerzéseknél a pénzügyi és a beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértelmet az illetékes szervezeti egység biztosítja, több szervezeti egységet érintő egyszerű beszerzés esetén a szükséges pénzügyi szakértelmet a Gazdasági Főigazgató az általa kijelölt képviselő által biztosítja, beszerzés tárgyának megfelelő szakértelmet az érintett szakigazgatóság az általa kijelölt felelős munkatárs által biztosítja. A jogi szakértelem biztosítása a Beszerzési Igazgatóság által
9. / 67
Szerződés:
3.
lebonyolítandó eljárások esetén a Beszerzési Igazgatóság, az igénylő szervezeti egység által lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárás esetén a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság feladatkörébe tartozik. olyan jogügylet, amely a felek egybehangzó akaratának kölcsönös kinyilvánításával jön létre. Jogszabály mind az alakjára, mind a tartalmára kötelező rendelkezéseket írhat elő. Jelen Szabályzat alkalmazásában szerződésnek minősül azon megrendelés is, amelynek alapját nem egy előzőleg megkötött szerződés képezi, hanem a megrendelés teremt jogalapot a beszerzés megvalósítására.
Szabályzat hatálya
(1) E Szabályzat a Semmelweis Egyetem beszerzési feladataival kapcsolatos szabályokat határozza meg, valamint szabályozza a Beszerzési Igazgatóság által lefolytatott (köz)beszerzések körébe tartozó szerződések rendjét. (2) A Szabályzat rendelkezéseit azokra a beszerzésekre, valamint azok alapján megkötött szerződésekre, szerződésmódosításokra és jogorvoslati eljárásokra kell alkalmazni, amely beszerzések indítására (első, nem indikatív ajánlatkérés kiküldésére) a hatálybalépést követően kerül sor. (3) A Beszerzési Szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések vonatkozásában alkalmazandó formanyomtatványok tartalmi kellékeit a Kancellár által kiadott utasítás határozza meg. A formanyomtatványok a Beszerzési Igazgatóság honlapján érhetők el. (4) A Szabályzat szerint kötelesek feladataikat ellátni, és a hozzá tartozó felelősséget viselni a Semmelweis Egyetem munkavállalói/közalkalmazottai közül az egyes konkrét beszerzési, illetve közbeszerzési eljárásokba kijelölés, vagy napi feladatvégzés keretében delegált személyek, továbbá a Semmelweis Egyetemmel – beszerzési és közbeszerzési eljárásban való részvételre irányuló – szerződéses jogviszonyban álló szakértők. Ez utóbbi esetekben a szerződésben rögzíteni kell, hogy a szakértő megismerte és elfogadta a Beszerzési Szabályzatban foglaltakat, valamint hogy az abban foglaltakat magára nézve kötelezőnek ismeri el. (5) A terület felügyeletét ellátó gazdasági főigazgató jogosult az értékhatár változásairól, a vonatkozó jogszabályok, a Szabályzat változásairól, az egységes Egyetemi gyakorlat kialakításáról szakmai segédletet, illetve tájékoztatót kiadni.
10. / 67
RÉSZLETES RENDELKEZÉSEK 1.
Beszerzés igénylése, engedélyezése, minősítése
1.1. Beszerzés igénylése Az Egyetem szervezeti egységei beszerzési igényeiket a 3 részből álló BML formanyomtatvány „B” részének kitöltésével, valamint a BML kötelező mellékleteinek megküldésével kezdeményezik, az alábbi igényeik tekintetében: - minden bruttó 100 e Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű áru-, szolgáltatás és építési beruházási, valamint építési koncesszió, illetve szolgáltatási koncesszió iránti beszerzés esetén, - külön szabályozott (központosított) közbeszerzések körébe tartozó termékek beszerzése esetén - kivéve a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó termékek beszerzése esetén értéktől és pénzügyi forrástól függetlenül (bármekkora érték tekintetében). - a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó termékek beszerzése esetén bruttó 100e Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén. A bruttó 100e Ft-ot nem meghaladó értékű kommunikációs tárgyú beszerzési igényeket a
[email protected] címre szükséges email-ben megküldeni. (2) A BML kötelező mellékletei: a Regisztrációs Adatlap elnevezésű formanyomtatvány (a továbbiakban: RAL), a Specifikációs Adatlap elnevezésű formanyomtatvány (a továbbiakban: SAL), a beszerzésben a Közreműködők titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozata elnevezésű formanyomtatvány, valamint 1 kizárólagosság fennállása esetén a kizárólagosság igazolása . Amennyiben a beszerzés becsült értéke eléri vagy meghaladja a nettó 5 millió Ft-ot a BML kötelező mellékelte Közreműködők delegálása elnevezésű formanyomtatvány. Amennyiben a beszerzés becsült értéke eléri az adott tárgy szerinti közbeszerzési értékhatárt a BML kötelező mellékelte még a fentiek mellett a Nyilatkozat pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról elnevezésű formanyomtatvány. (3) Kiemelt termék beszerzése esetén amennyiben fennállnak a vonatkozó Kormányrendelet által megengedett alkalmazási feltételek az Egyetem saját hatáskörben folytathatja le a beszerzést. A feltételek fennállását minden esetben indokolnia kell a BML kötelező mellékleteként csatolandó SAL-on, vagy a BML-hez csatolva. Az (1)
Oktatási tevékenység beszerzése esetében egy ajánlattevő felkérését megalapozó körülménynek minősül, amennyiben meglévő szakmai kapcsolat, tehát múltbeli, az Egyetemen végzett oktatási tevékenység köthető a személyhez, akivel az igénylő szervezeti egység szerződést kíván kötni, és erről a beszerzési igény benyújtásakor a kezdeményező szervezeti egység vezetője nyilatkozatot tesz. 1
11. / 67
(4) (5) (6) (7)
(8)
indoklásnak olyan részletességűnek kell lennie, hogy abból egyértelműen megállapítható legyen a saját hatáskör alkalmazási feltételének fennállása. A BML kötelező mellékleteinek kitöltése az igénylő szervezeti egység feladata. A RAL tartalmazza az igénylő szervezeti egység által az ajánlattételre felkérni kívánt ajánlattevők nevét és elérhetőségét. A SAL tartalmazza az adott termék részletes műszaki/szakmai specifikáció követelményeit. A SAL összeállításánál az illetékes szakigazgatóság segítséget nyújt. A beszerzési igény tervezése, kezdeményezése és a szükséges igazolások, jóváhagyások és ellenjegyzések beszerzése az igénylő szervezeti egység feladata és felelőssége. A késedelmesen indított beszerzési igény, vagy a hiányosan, kötelező mellékletek nélkül beküldött BML miatt bekövetkező kár vagy a szolgáltatás biztonságát és folyamatosságát veszélyeztető eseményből fakadó mindennemű felelősség az igénylő szervezeti egységet terheli. Amennyiben a BML hiányosan van kitöltve, kötelező mellékletei nem kerültek csatolásra, vagy a megadott információk alapján nem lehet meghatározni a beszerzési igényt, a Beszerzési Igazgatóság a BML-t mellékleteivel együtt további érdemi intézkedés nélkül visszaküldi az igénylő szervezeti egység részére.
1.2. Beszerzési igény engedélyezése (1)
(2)
(3)
A beszerzés tárgya szerint illetékes Szakigazgatóság (lásd Szakigazgatóságok és a kompetenciájukba tartozó beszerzési területek elnevezésű formanyomtatvány) az igénylő szervezet által hozzájuk beküldött BML „Sz” jelű részének kitöltésével igazolja a szakmai megfelelőséget. A beszerzést igénylő szervezeti egység beszerzési igényének szakmai megfelelősége esetén a Szakigazgatóság továbbítja a BML-t és mellékleteit a Beszerzési Igazgatóságra. Amennyiben a Szakigazgatóság véleménye szerint a szakmai tartalom nem megfelelő, akkor indoklással visszaküldi az igénylő szervezeti egység részére és erről e-mailben a
[email protected] címen értesíti a Beszerzési Igazgatóság minősítésért felelős szervét/osztályát. Az igénylő szervezeti egység az elutasítás felülvizsgálatát kérheti a Szakigazgatóság közvetlen felettes szervétől, az illetékes Főigazgatóságtól. Amennyiben a Szakigazgatóság többletkövetelményeket támaszt (pl. műszaki tartalom, speciális lebonyolítás) azt a BML megfelelő részének kitöltésével jelezi.
1.3. Beszerzés minősítése (1)
(2) (3)
A beszerzés minősítése a beszerzés módszerének meghatározását jelenti (egyszerű beszerzés, külön szabályozott közbeszerzés, közbeszerzési eljárás). A minősítés kiterjed különösen a Kbt. 19. § (2)-(3) bekezdésében foglalt, részekre bontás esetén történő becsült érték-meghatározás (egybeszámítási kötelezettség) vizsgálatára is. Amennyiben van olyan szerződés hatályban, amelynek keretében a beszerzés megvalósítható, a beszerzést nem kell minősíteni. A bruttó 100 e Ft-ot elérő, de az 500 e Ft-ot nem meghaladó értékű áru-, szolgáltatás és építési beruházási, valamint építési koncesszió, illetve szolgáltatási koncesszió
12. / 67
(4)
(5) (6)
(7) (8) (9)
beszerzés tárgyában szabályosan kiállított és szakigazgatóság által jóváhagyott BML-t, beszkennelve a
[email protected] címre kell megküldeni a Beszerzési Igazgatóság részére. A tájékoztatásul beküldött, de a külön szabályozott közbeszerzések körébe tartozó termékek beszerzésére vonatkozó BML-eket a Beszerzési Igazgatóság materiálisan is bekéri minősítés céljából. A beszerzés minősítését az igénylő szervezeti egység, vagy az illetékes Szakigazgatóság a beszerzésre vonatkozó, megfelelően aláírt, az előírt szakigazgatósági jóváhagyással ellátott, hiánytalanul kitöltött BML-nek és kötelező mellékleteinek a Beszerzési Igazgatóság részére történő megküldésével kezdeményezi. A beérkező BML-t és mellékleteit a Beszerzési Igazgatóság nyilvántartásba veszi, rendszerezi, kezeli. A Beszerzési Igazgatóság a hozzá beérkezett BML-t, valamint mellékleteit megvizsgálja, hogy a szabályzatoknak megfelelően és hiánytalanul kerültek-e kiállításra, valamint tartalmaznak-e minden olyan információt, amely az eljárás lefolytatásához szükséges. Azt a BML-t, amelyet nem kell minősíteni, a Beszerzési Igazgatóság – a megkötött szerződés SAP azonosítószámára hivatkozva – visszaküldi az igénylő szervezet részére. A beszerzés minősítését a Beszerzési Igazgatóság BML minősítéséért felelős szakterülete végzi el, a BML „M” jelű részének kitöltésével. A Beszerzési Igazgatóság a BML másolati példányát – az igénylő által saját hatáskörben történő lebonyolítás esetén az eredeti példányt – a minősítését követően megküldi az igénylő szervezeti egység részére.
2.
Beszerzési Igazgatóság hatáskörébe tartozó jogi ellenjegyzés rendje, jogvita kezelése
(1)
A Beszerzési Igazgatóság – jogtanácsosa útján – gondoskodik az általa lefolytatott (köz)beszerzési eljárások eredményeképpen megkötendő szerződések jogi ellenjegyzéséről. Eredményes eljárás esetén – közbeszerzéseknél az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezés kiküldését követően, a szerződéskötési moratórium lejárta után – a nyertes ajánlat alapján a Beszerzési Igazgatóság adott eljárásban kijelölt (köz)beszerzési (szak)referense (a továbbiakban: referens) és jogásza véglegesíti, majd szignózza a szerződést. A szerződést (a nyertes Ajánlattevő általi cégszerű aláírást követően) az Ajánlatkérő részéről a Beszerzési Igazgatóság jogtanácsosa látja el jogi ellenjegyzéssel. A jogi ellenjegyzést követően kerül sor az Egyetem részéről a szerződés pénzügyi ellenjegyzésére, majd végezetül – legkésőbb az ajánlati kötöttség lejáratának napjáig – a kötelezettségvállaló általi aláírására. A Beszerzési Igazgatóság által lefolytatott (köz)beszerzési eljárások eredményeképpen megkötött, hatályos szerződésekkel kapcsolatos bármely jogvita esetén a Beszerzési Igazgatóság jár el az Egyetem képviseletében. Amennyiben a II. fejezetben rögzített, külön szabályozott közbeszerzési eljárás eredményeképpen a KEF által kötött keretmegállapodás, keretszerződés alapján a Beszerzési Igazgatóság jogtanácsosa által jóváhagyott un. KEF sablonszerződést köti
(2)
(3)
(4)
(5)
13. / 67
meg az Egyetem, akkor a KEF sablonszerződés aláírása esetén jogtanácsosi ellenjegyzés nem kötelező. 3.
Különös adatközlési kötelezettség
(1)
A Semmelweis Egyetem a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel (a továbbiakban: MNV Zrt.) kötött vagyonkezelési szerződés alapján az előzetes engedély nélkül megvásárolt vagyonelemek megvételéről, ha azok értéke meghaladja a mindenkori költségvetési törvényben foglalt értékhatárt (jelenleg 25 millió forint bruttó forgalmi értéket), az Egyetem az adásvételi (szállítási) szerződés megkötésétől számított 15 napon belül ajánlott tértivevényes levélben köteles értesíteni az MNV Zrt.-t. Az adatközlési kötelezettség tekintetében a Beszerzési Igazgatóság a jogszabályban foglalt mindenkori értékhatárt meghaladó beszerzésről a szerződés megkötését követő 5 munkanapon belül értesíti a Vagyon- és Létesítménygazdálkodási Igazgatóságot, amely a Műszaki Főigazgató rendelkezése szerint a szerződés megkötésétől számított 15 napon belül gondoskodik az MNV Zrt.-nek történő értesítési kötelezettség teljesítéséről.
(2)
14. / 67
I.
fejezet KÖZBESZERZÉSEK
1.
Közbeszerzéssel kapcsolatos éves feladatok
1.1.
Közbeszerzések tervezése
(1)
(2)
(3) (4) (5)
A Semmelweis Egyetem, a Kbt.-ben foglalt kötelezettsége alapján éves összesített közbeszerzési tervet, valamint – adott esetben – előzetes összesített tájékoztatót állít össze és tesz közzé. A Beszerzési Igazgatóság az Egyetem szervezeti egységei és intézményei részére tárgyév január 15-ig küldi meg a beszerzési terv elkészítéséhez szükséges kitöltendő igényfelmérő adatlapokat. A szervezeti egységek a kitöltött igényfelmérő lapokat legkésőbb a tárgyév február 15ig küldik vissza a Beszerzési Igazgatóság részére. Mulasztás vagy késedelem esetén a Beszerzési Igazgató az adatszolgáltatásra kötelezettet a szabályos teljesítésre írásban szólítja fel. A Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a szolgáltatott adatok rendszerezéséről és nyilvántartásáról, a minősítésről, a részekre bontási tilalom alkalmazásáról és a Kbt. 46. § (1) bekezdése szerinti dokumentálásról.
1.1.1. Közbeszerzési terv és előzetes összesített tájékoztató (1)
(2) (3)
(4) (5)
A Semmelweis Egyetem tárgyévi összesített közbeszerzési tervét a Kbt.-ben meghatározott határidőig (minden év március 31. napjáig) kell elfogadni és közzétenni. A közbeszerzési tervet – tartalmának esetleges változása esetén – módosítani kell, biztosítva a tartalom folyamatos aktualizálását. A Közbeszerzési Tervet az ÁKB hagyja jóvá. A Kbt. 43. § (1) bekezdés a) pontja előírja, hogy az ajánlatkérő a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) haladéktalanul köteles közzétenni a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban; ennek közzététele a Beszerzési Igazgatóság feladata. A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm rendelet (továbbiakban: 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend.) 23. § -ában előírt (különösen: éves közbeszerzési terv megküldése, adatszolgáltatások teljesítése, tájékoztatások) kötelezettségek teljesítéséről a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. A közbeszerzési tervet, az egyéb közbeszerzési dokumentumokkal megegyezően az Egyetem Iratkezelési Szabályzatában meghatározott ideig és módon kell megőrizni. A közbeszerzési terv és annak módosításai papíralapú dokumentumának megőrzéséről, hozzáférés biztosításának lehetőségével a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. A jóváhagyott közbeszerzési tervet az Egyetem a Kbt.-ben előírtaknak megfelelően a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban – amennyiben a Közbeszerzési Adatbázisban való közzététel nem lehetséges, a saját honlapján – közzéteszi.
15. / 67
(6)
1.2.
Az Egyetem, mint ajánlatkérő a költségvetési év kezdetét követően előzetes tájékoztatót készíthet az adott évre, melynek összeállításáról és közzétételéről szintén a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. Az előzetes tájékoztatót az ÁKB hagyja jóvá. Éves statisztikai összegzés
(1) Az Egyetem éves közbeszerzéseiről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést kell készítenie, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig köteles megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak, oly módon, hogy a Kbt. 43. § (1) bekezdés g) pontja alapján a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban – amennyiben a Közbeszerzési Adatbázisban való közzététel nem lehetséges, a saját honlapján – közzéteszi, amelyről a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. 2. (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6) (7)
Beszerzési igény teljesítésének folyamata A BML-en megadott beszerzési igény „közbeszerzési eljárás”-nak minősítése esetén, a beszerzés lebonyolítása során az e fejezetben meghatározott szabályok szerint kell eljárni. A beszerzési igény "közbeszerzési eljárás"-nak történő minősítése esetén a Beszerzési Igazgatóság az igénylőtől – határidő tűzésével – bekéri mindazon adatokat, amelyek segítségével az ÁKB-t tájékoztatni tudja a megindítandó közbeszerzési eljárás legfontosabb jellemzőiről. Az igénylőnek ennek érdekében minden ehhez szükséges adatot, információt a Beszerzési Igazgatóság rendelkezésére kell bocsátania. A Beszerzési Igazgatóság a megfelelő közbeszerzési eljárásfajta alkalmazása esetén jogosult adott közbeszerzési eljárásba az igénylő által javasolt, a jogszabályi minimumnak megfelelő számú Ajánlattevőn túl további Ajánlattevőknek az eljárásba történő meghívására javaslatot tenni, illetve a megjelölt Ajánlattevők helyett más, az Egyetem szállítói minősítési adatbázisában „nem elfogadott kategóriába sorolt beszállítók” kategóriában nem szereplő Ajánlattevő(k) eljárásba történő meghívását indítványozni. Az ÁKB a Beszerzési Igazgatóság által előterjesztett javaslat alapján dönt az adott közbeszerzési eljárás megindításáról, a Bírálóbizottság tagjairól, és adott esetben az ajánlattételre felkérendő gazdasági szereplőkről. Az ÁKB jogosult a számára előterjesztett Ajánlattevőkön túl további Ajánlattevőknek az eljárásba történő meghívásáról dönteni, illetve a megjelölt Ajánlattevők helyett más, az Egyetem beszállító minősítési eljárása során nem „D” kategóriába sorolt („nem elfogadott kategóriába sorolt beszállítók”) Ajánlattevő(ke)t bevonni. Az ÁKB által meghatározott feltételeken túlmenően a közbeszerzés további szempontjainak, feltételeinek, előírásainak meghatározása a Bírálóbizottság feladata. A közbeszerzési eljárást, figyelembe véve a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. vonatkozó szabályait, főszabály szerint a Beszerzési Igazgatóság folytatja le. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatása külső, eseti lebonyolító, illetve egyéb közreműködő szakértő bevonásával történik, a Beszerzési Igazgatóság kapcsolatot tart, együttműködik
16. / 67
a bevont szakértő, más lebonyolító szervezet munkatársaival, figyelemmel kíséri a külső szakértő, más lebonyolító szervezet tevékenységét, a közbeszerzési eljárás folyamatát, szükség szerint információkkal segíti tevékenységét. (8) Az ajánlatok érvényességéről, és a közbeszerzési eljárás eredményéről a Bírálóbizottság javaslata alapján - figyelembe véve a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. vonatkozó szabályait - a Kancellár dönt. (9) A beszerzési igények – a Beszerzési Igazgatóság által történő - minősítésének elmulasztása, illetőleg a közbeszerzés mellőzése esetén a felelősség azt a vezetőt terheli, aki a beszerzésről döntött, illetve arra utasítást adott. (10) Az adott közbeszerzés lebonyolítója köteles a Kbt. 27. § (3) bekezdés szerinti közbeszerzési szakértelmet biztosítani és a jelen Szabályzatban szabályozott felelősségi rendben meghatározott feladatokat ellátni, továbbá az ÁKB részére történő előterjesztésekhez szükséges anyagokat, információkat a Beszerzési Igazgatóság részére megadni. 3.
Bizottságok és működésük
3.1.
Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB)
(1) (2) (3) (4)
(5) (6)
Kezdeményezője: a Kancellár, illetve az őt helyettesítő személy. Vezetője: a Kancellár, illetve az őt helyettesítő személy. Az ÁKB akkor határozatképes, ha a szavazati joggal rendelkező bizottsági tagok legalább fele - beleértve a Kancellárt, vagy az őt helyettesítő személyt - jelen van. Az ÁKB döntéseit szótöbbséggel – ezen belül a Kancellár jóváhagyó szavazatával – hozza, szavazategyenlőség esetén a Kancellár – illetve távollétében az általa megbízott, őt helyettesítő személy – szavazata dönt. Az ÁKB döntéseivel kapcsolatban a Kancellár – a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvényben foglaltak alapján – vétójoggal rendelkezik. A közbeszerzések általános felügyeletét a Kancellár látja el. Amennyiben a közbeszerzési eljárások során bármely, az eljárásban vagy annak előkészítésében résztvevő közalkalmazott, köztisztviselő, munkavállaló, megbízott, bizottsági tag, külső szakértő a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény (a továbbiakban: Tpvt.) 11. §-a, vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértését észleli vagy azt alapos okkal feltételezi (a továbbiakban együttesen: kartellgyanú), köteles azt közvetlenül vagy felettese útján jelezni a Beszerzési Igazgatónak, aki a bejelentés megalapozottságát köteles haladéktalanul kivizsgálni. Amennyiben a Beszerzési Igazgató a kartellgyanúval egyetért, a bejelentést és annak megalapozottságáról szóló vizsgálati jelentését döntés céljából az ÁKB elé terjeszti, amely dönt a kartellgyanú megalapozottságáról. Amennyiben az ÁKB a kartellgyanú megalapozottsága mellett foglal állást, a Kancellár a kartellgyanút köteles – a Tpvt. bejelentésre vagy panaszra vonatkozó szabályai szerint – jelezni a Gazdasági Versenyhivatalnak.
17. / 67
3.1.1. ÁKB feladata
stratégiai döntések: (köz)beszerzési terv jóváhagyása, illetve adott esetben éves vagy hosszabb távú beszerzési koncepció és egyes részterületek beszerzési koncepciójának jóváhagyása; operatív döntések: összegyetemi szintű közbeszerzési eljárások szakmai tartalmát előkészítő bizottság megalakítása, tagjainak kijelölése, beszámoltatása; lefolytatandó közbeszerzési eljárások indításának engedélyezése; bírálóbizottsági tagok, azok helyettesei és az adott eljárásban közreműködők kijelölése, adott esetben az eljárásba meghívni kívánt Ajánlattevő(k) személyéről történő döntés (amennyiben ilyen napirend előterjesztésre kerül), adott esetben (eljárás fajtától függően) FAKSZ személyének, és helyettesének jóváhagyása, amennyiben nem a Beszerzési Igazgatóság folytatja le a közbeszerzési eljárást, az ÁKB dönt a közreműködő és az eljárást lebonyolító külső szerv, személy kiválasztásáról.
3.1.2. ÁKB tagjai 3.1.2.1.Szavazati joggal résztvevő állandó tagok (1)
(2)
(3)
Az ÁKB állandó szavazati joggal résztvevő tagjai a) Kancellár, b) Rektor, c) Rektor által – a Kancellár egyetértésével – javasolt rektorhelyettes(ek), d) Orvos Főigazgató (Orvosszakmai, Finanszírozási és Minőségbiztosítási Főigazgatóság vezetője), e) Műszaki Főigazgató, f) Gazdasági Főigazgató, g) az Egyetem szempontjából kiemelt fontosságú projekt(ek) Rektor által – a Kancellár egyetértésével – megbízott képviselője, h) előzőek meghatalmazott helyettesei. Az ÁKB ülésein a szavazati joggal rendelkezők meghatalmazottjai eseti, írásbeli, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással lehetnek jelen, helyettesíthetik tanácskozás során, illetve – adott esetben – a szavazásban a döntéshozókat. Abban az esetben, ha a helyettesítés a szavazásra is kiterjed, akkor az írásbeli meghatalmazásban azt kifejezetten fel kell tüntetni. A helyettesítésre a szavazati joggal rendelkező tag általános meghatalmazást csak kivételesen indokolt esetben, önhibán kívüli tartós akadályoztatás esetén adhat, mely a meghatalmazás keltétől annak visszavonásáig hatályos, és kiterjedhet az üléseken történő tanácskozásra, illetve a szavazásra is.
18. / 67
(4)
(5)
(6)
A szavazati joggal rendelkező tag a helyettesítéséről köteles gondoskodni, de csak olyan, az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló személyt hatalmazhat meg, aki felkészült és a megfelelő szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. A szavazati joggal rendelkező tag az ÁKB tanácskozási joggal rendelkező állandó tagjai, illetve esetenként meghívott tagok közül is választhat helyettesítő személyt, meghatalmazottat. A szavazati joggal rendelkező tag helyettesítésre – a Kancellár kivételével – nem kérhet fel másik szavazati joggal rendelkező állandó tagot.
3.1.2.2.Tanácskozási joggal résztvevők (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6) (7)
Az ÁKB tanácskozási joggal résztvevő tagjai a) A Beszerzési Igazgatóság képviselői; b) az előterjesztés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység képviselője; c) az eljárások előkészítése, lebonyolítása tekintetében megbízott közbeszerzési tanácsadó (adott esetben); d) minden olyan egyéb személy, akit az adott ülésre, az adott napirendhez a Kancellár meghív. A tanácskozási joggal résztvevők a) előterjesztésekkel élhetnek, b) napirendi pontra javaslatot tehetnek, c) véleményt nyilváníthatnak, d) tanácskozhatnak, e) döntéselőkészítő anyagot nyújthatnak be szóban és írásban, f) döntésre javaslatot tehetnek. Az ÁKB ülésein a résztvevők meghatalmazottjai írásbeli, esetenkénti, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással lehetnek jelen, és helyettesíthetik a tanácskozás során a résztvevőket. A résztvevő a helyettesítésére általános meghatalmazást csak kivételesen indokolt esetben, önhibán kívüli tartós akadályoztatás esetén adhat, mely a meghatalmazás keltétől annak visszavonásáig hatályos. Résztvevő a helyettesítésre csak olyan személyt választhat, aki felkészült és a megfelelő szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. Résztvevő az ÁKB döntéshozó állandó tagjai közül nem választhat meghatalmazottat. A Beszerzési Igazgató helyettesítésére a Kancellár, vagy az általa erre kijelölt ÁKB tag jelölhet ki arra megfelelően felkészült személyt.
19. / 67
3.1.2.3.Az ÁKB szakértői, eseti meghívott résztvevői (1) (2) (3)
(4)
Az ÁKB napirendjének megfelelő, eseti meghívott résztvevők is jelen lehetnek az ÁKB ülésein. Az eseti meghívással meghívandó személy részére a meghívást az ÁKB titkársága kézbesíti az ÁKB ülése előtt ésszerű időben. Az eseti meghívott személynek biztosítani kell minden szükséges, rendelkezésre álló információt, ismeretet, dokumentumot annak érdekében, hogy az ülésen felkészülten részt vehessen. Az eseti meghívott résztvevő akadályoztatása esetén megfelelő szakismerettel rendelkező személlyel való helyettesítéséről köteles gondoskodni. A helyettesítésre nem választhatók az ÁKB állandó tagjai.
3.1.3. ÁKB Titkárság (1)
Az ÁKB titkári feladatait a Beszerzési Igazgatóság látja el.
ÁKB Titkárság feladata: a) az ÁKB munkájának szakmai előkészítése, dokumentálása, b) a beszerzések minősítése során, az eljárások előkészítésében – adott esetben – közbeszerzési szakértői tevékenység ellátása, c) az ÁKB döntései meghozatalához szükséges közbeszerzési szakértelem biztosítása, d) az ÁKB ülései napirendjének előkészítése, e) önállóan napirendeket terjeszthet elő, f) közbeszerzési terv benyújtása, g) ülések jegyzőkönyveinek és emlékeztetőinek elkészítése, h) az ÁKB adminisztrációs feladatainak ellátása. 3.1.4. ÁKB ülés rendje (1) Az ülésen elhangzottakról Emlékeztetőt kell készíteni, amely az alábbiakat tartalmazza: o ülés tárgyát, o helyét, o időpontját, o a jelenlévők megnevezését, o képviselt intézmények megnevezését, o az előterjesztett napirendi pontokat, az azokhoz kapcsolódó információkat, iratokat, o az ülésen elhangzottak lényeges tartalmát, o az ÁKB által meghozott határozatokat. (2) A Beszerzési Igazgató felelős az Emlékeztető elkészítésért és tartalmának teljes körűségéért. (3) Az Emlékeztetőt – előzetes jóváhagyását követően – a Kancellár által kijelölt személy és a Beszerzési Igazgató aláírása hitelesíti.
20. / 67
(4) Az Emlékeztető hitelesített példányát a Beszerzési Igazgatóság az ÁKB tagok részére elektronikus úton megküldi. (5) Az ÁKB a Beszerzési Igazgatóság kezdeményezésére elektronikus úton is hozhat határozatot. Amennyiben az ÁKB szavazati joggal rendelkező valamely tagja igényli az adott ügyben ülés megtartását, azt a szavazás során jelezni köteles. Ilyen esetben a Kancellár dönt az igény elfogadásáról vagy elutasításáról. (6) Elektronikus úton történő határozathozatal esetén a megadott időpontig kell a szavazati joggal rendelkező, illetve a tanácskozási joggal bíró személyeket kör e-mail útján értesíteni, egyértelműen rögzítve az eldöntést igénylő kérdést, valamint a kérdésre adott lehetséges válaszok körét. Az ügy eldöntéséhez szükséges rendszerezett információkat tartalmazó előterjesztést és annak mellékleteit az e-mailhez csatolni kell. (7) Elektronikus úton történő határozathozatal esetén a határozathozatal érvényességét és a döntést a Beszerzési Igazgatóság dokumentálja, ismerteti a végrehajtás érdekében. 3.2. (1)
(2) (3)
(4)
(5)
Bírálóbizottság (BB) Az ÁKB határozza meg a Bírálóbizottság tagjait, akiket a Kancellár bíz meg a közbeszerzésben történő részvétellel (Megbízás bírálóbizottsági tagság ellátására elnevezésű formanyomtatvány). Eljárásonként legalább 3 tagú Bírálóbizottság (a továbbiakban: BB) létrehozása kötelező. Az ÁKB a BB összetételének meghatározásakor köteles biztosítani a Kbt. 27. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az adott közbeszerzésben a tárgyhoz kapcsolódó közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, pénzügyi, jogi, valamint közbeszerzési szakértelmet, az alábbiak szerint: Pénzügyi szakértelmet az egy szervezeti egységet érintő beszerzésnél az igénylő szervezeti egység, a több szervezeti egységet érintő beszerzésnél a Gazdasági Főigazgató által megjelölt képviselő által biztosítja. Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a közbeszerzési szakértelem, valamint a jogi szakértelem biztosításáról. Közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet lehetőség szerint az érintett szakigazgatóság (lásd Szakigazgatóságok és a kompetenciájukba tartozó beszerzési területek elnevezésű formanyomtatvány) felelős vezető beosztású munkatársa, vagy az igénylő szakterület által megbízott szakértő révén kell biztosítani. Az ÁKB továbbá esetenként FAKSZ személyt, a támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárások esetében az ÁKB egyéb, a támogatás felhasználása, elszámolása tekintetében tájékozott személyt is delegálhat a bírálóbizottságba. A BB-t úgy kell összeállítani, hogy együttesen biztosított legyen a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, a közbeszerzési, a jogi és a pénzügyi szakértelem. A bírálóbizottság elnöke a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező személy.
21. / 67
(6)
(7)
(8)
(9) (10)
(11)
(12)
(13)
(14)
A BB tagjai feladatuk ellátását megbízás alapján végzik (Megbízás bírálóbizottsági tagság ellátására elnevezésű formanyomtatvány). Az ÁKB a BB elnökének, illetve tagjainak akadályoztatása esetére helyettest jelölhet. A BB elnökének és tagjainak, valamint a helyetteseiknek a megbízás átvételekor az Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat elnevezésű formanyomtatványt kell teljes körűen kitölteniük és aláírniuk. Összeférhetetlenség esetén az erről való tudomásszerzést követően haladéktalanul kötelesek ezt jelezni írásban az ÁKB és a Beszerzési Igazgatóság felé; ennek elmulasztása esetén az ezzel okozott kárért a Ptk. (adott esetben a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt szabályozó jogszabályok előírásai) szerint felelnek. A BB hatáskörét ülésen vagy elektronikus úton gyakorolja. A Bírálóbizottság tagjai a részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényessége kapcsán, valamint az eljárás eredményére vonatkozóan döntési javaslataikról saját kezűleg aláírt, indokolással ellátott Bírálati Lapot (kötelező elemeit a Bírálati lap tartalmi elemei elnevezésű formanyomtatvány tartalmazza) készítenek, amely a bírálati jegyzőkönyv (kötelező elemeit a Bírálóbizottsági ülésekről készült jegyzőkönyv tartalmi elemei elnevezésű formanyomtatvány tartalmazza) mellékletét képezi [Kbt. 27. § (4) bekezdése]. Amennyiben az adott közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok elbírálása összetett, és az egyes kérdések eldöntése eltérő szakmai kompetenciát igényel, úgy a Bírálóbizottság tagjai csak a saját szakmai kompetenciájukkal összefüggésben kötelesek a Kbt. 69. § (2)-(3) bekezdése szerinti elbírálás során döntési javaslat tételére. A BB akkor határozatképes, ha a tagok többsége, beleértve az adott döntés tekintetében szakértelemmel rendelkező legalább egy tag részt vesz a határozathozatalban. Határozatképtelenség esetén új BB ülést kell tartani. Határozatképesség esetén a BB döntési javaslatait egyszerű többséggel fogadja el, a különvéleményt rögzíteni kell. A BB akkor járhat el elektronikus úton, ha a tagok többsége ezzel egyetért, és az adott döntés tekintetében szakértelemmel rendelkező legalább egy tag részt vesz a határozathozatalban. Amennyiben a BB valamely tagja igényli az adott ügyben ülés megtartását, azt jelezni köteles. Ilyen esetben a BB elnök dönt az igény elfogadásáról vagy elutasításáról. A BB tagjai a részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényességére, és az eljárás eredményére vonatkozó elektronikus úton történő javaslattétel esetében a jegyzőkönyv formai követelményeinek figyelembevételével határidő kitűzésével véleményt közölnek egymással. A BB tagok a bírálati lapokat, az aláírást követően szkennelve küldik meg a referens részére. A véleményeket, javaslatokat a referens összesíti.
22. / 67
3.2.1. BB feladatai (1)
A BB feladatai: a) az egyes eljárási lépésekről, intézkedésekről szóló határozat meghozatala, b) a BML mellékleteként beérkezett közbeszerzési műszaki leírás alapján, az eljárást megindító felhívás, dokumentumok, műszaki leírás és szerződéstervezet részletes tartalmának meghatározása, az értékelési szempontok kialakítása, c) az eljárást megindító felhívás és dokumentumok véglegesítése és elfogadása, figyelembe véve a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. vonatkozó szabályait, a részvételi/ajánlattételi szakaszban a gazdasági szereplők kérdéseire adott ajánlatkérői-, szakértői válaszok megfogalmazása (kiegészítő tájékoztatás), d) a beérkező részvételi jelentkezések/ajánlatok elbírálása (figyelembe véve a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. vonatkozó szabályait) e) érvényesség vizsgálata, f) szükség esetén szakvélemény beszerzése, g) elrendeli az esetlegesen szükséges hiánypótlást, felvilágosítást vagy indokolás kérést, számítási hibáról szóló tájékoztatás megküldését, h) a beérkező hiánypótlások, felvilágosítások, indokolások vizsgálata, i) értékeli az ajánlatokat, j) meghatározza, hogy az egységes európai közbeszerzési dokumentum (a továbbiakban: EEKD) szerinti igazolásokat a legkedvezőbbnek ítélt ajánlattevőn kívül további ajánlattevő(k)től be kell-e kérni (Kbt. 69. § (6) bek.), k) elrendeli az EEKD szerinti igazolások tekintetében esetlegesen szükséges hiánypótlást és felvilágosítás kérést (Kbt. 69. § (5) bek.) l) javaslatot fogalmaz meg a döntéshozó részére a részvételre jelentkezők, ajánlattevők alkalmasságáról/alkalmatlanságáról, m) javaslatot fogalmaz meg a döntéshozó részére a részvételi jelentkezések, ajánlatok érvényességéről/érvénytelenségéről, n) tárgyalásos eljárásban a tárgyalások megkezdését megelőzően az ún. közbenső döntés (ajánlatok Kbt. 89. § a) pontja szerinti érvényessége vagy érvénytelensége, ajánlattevők tárgyalásra bocsáthatósága) iránti javaslat megfogalmazása, o) amennyiben előírásra került, rangsorolja a részvételi jelentkezéseket, p) amennyiben az eljárás eredményességéhez fedezetemelés szükséges, abban az esetben a pénzügyi szakértelemmel rendelkező BB tag feladata pénzügyi fedezet megemeléséről szóló nyilatkozat (formanyomtatvány) bekérése, több szervezeti egységet érintő közbeszerzés esetén egységes nyilatkozattétel, és a nyilatkozat referensnek történő megküldése, ellenkező esetben nyilatkozat megküldése arról, hogy a fedezet nem kerül megemelésre, q) írásbeli szakvéleményt készít és döntési javaslatot tesz a részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényességére, valamint az eljárás eredményére vonatkozóan a döntéshozó (Kancellár) részére, r) előzetes vitarendezési kérelemre törvényi határidőn belül a válasz megadása (a választ annak megadásához szükséges szakértelemmel rendelkező tag készíti elő).
23. / 67
(2)
(3)
(4)
(5)
4.
A közbeszerzési eljárás során vagyonnyilatkozatot kell tenniük azoknak, akiket az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény vagy más előírás erre kötelez. A vagyonnyilatkozat megtételéről az arra kötelezett személy köteles gondoskodni az Egyetem illetékes szervezeti egységénél. A Beszerzési Igazgatóság havi rendszerességgel köteles tájékoztatni az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóságot a közbeszerzési eljárások kapcsán vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek nevéről, valamint a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó funkció betöltésének kezdő és befejező dátumáról. A BB üléseit a Beszerzési Igazgatóság beszerzés lebonyolításáért felelős referense hívja össze, vezeti az ülések jegyzőkönyveit, valamint gondoskodik az érintettek értesítéséről. A referens feladata a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. előírásainak betartásáról gondoskodni az eljárás során. A Beszerzési Igazgatóság biztosítja a közbeszerzési tárgyalások lebonyolításának feltételeit, a beszerzés lebonyolításáért felelős referense szakértői támogatást nyújt, a tárgyalásokat megszervezi és vezeti, továbbá a tárgyalásról jegyzőkönyvet készít és gondoskodik annak aláíratásáról és a tárgyaláson részvevők számára történő átadásáról, érintettek részére történő megküldéséről. A Bírálóbizottság Titkára: az Egyetem Beszerzési Igazgatóságának az adott eljárás ügyintézésére kijelölt referense, aki ellátja a bizottságok működésének közbeszerzés szakmai, szervezési és adminisztratív feladatait. Feladatkörébe tartozik a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó tájékoztatók, közzétételek, egyéb közlemények előkészítése, a felhívás és a dokumentumok összeállítása, közbeszerzés szakmai ellenőrzése. Végzi az eljárás iránt érdeklődő gazdasági szereplővel, illetőleg az eljárásban résztvevőkkel, felügyelő és ellenőrző szervezetekkel történő kommunikációs, tájékoztatási feladatokat. (A Kbt. 39. § (2) bekezdése szerinti esetben – azaz ha nem lehetséges a közbeszerzési dokumentumok teljes körű elektronikus rendelkezésre bocsátása – az eljárási dokumentációk rendelkezésre bocsátása). Feladatát képezi továbbá az eljárási anyagok átadása, szakmai döntés-előkészítő javaslatok megfogalmazása és előterjesztése, a Bírálóbizottság munkájának szakértő és adminisztrációs támogatása, a bizottsági ülések megszervezése, előkészítése, lebonyolítása. Eredményes eljárást követően feladata a szerződéskötés koordinációja, valamint az eredményről szóló tájékoztató hirdetmény feladása. Közbeszerzési eljárás előkészítése
(1) A közbeszerzési eljárás az ÁKB jóváhagyását követően akkor indítható, ha az eljárás indításának minden feltétele fennáll. (2) Ha valamely jogszabályi rendelkezés a közbeszerzési eljárás megindítását előzetesen egyéb szervezet vagy hatóság jóváhagyásához köti, ennek meglétét a Beszerzési Igazgatóság köteles ellenőrizni. (3) Az előterjesztés - az előterjesztés elnevezésű formanyomtatvány - összeállítása az ÁKB eljárás megindításáról szóló határozatát követően a Beszerzési Igazgatóság feladata. (4) Az igénylőnek az alábbi információkat kell az Előterjesztés elkészítéséhez a Beszerzési Igazgatóság részére biztosítani:
24. / 67
(5)
(6) (7)
(8)
(9)
5.
az igénylő szervezeti egység által a BML-en – formanyomtatvány – és a hozzá kapcsolódóan megadott, megfogalmazott és kidolgozott - beszerzési igényt, - az igény kielégítésére szolgáló megoldás szakmai specifikációját, részletes műszaki leírását, - adott esetben a magyar és EU szabványokra való hivatkozást, - az igény, illetve az igény kielégítésére szolgáló megoldás becsült értékét, - a megadott becsült érték Kbt.-nek megfelelő alátámasztását, a Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti dokumentálását; - az igény kielégítésének pénzügyi forrását, fedezetét, továbbá a beruházás megvalósítása esetén a megtérülését, - a beszerzés indokoltságát és gazdaságosságát, adott esetben számításokon alapuló magyarázatát. A Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a beszerzés feltételeinek (szakmai, gazdasági, pénzügyi és jogi) egységes, áttekinthető szerkezetbe foglalásáról, valamint indokolt írásbeli javaslatot tesz az alkalmazandó eljárás fajtájára. A Beszerzési Igazgatóság megvizsgálja a közbeszerzési eljárásban való részvétel jogának fenntarthatóságát a Kbt. 33. § rendelkezéseinek megfelelően. A Beszerzési Igazgatóság feladatkörét az Előterjesztés elnevezésű formanyomtatvány összeállításával teljesíti. Az előterjesztés tartalmazza az eljárás lefolytatása szempontjából jelentőséggel bíró tényeket és információkat. A Beszerzési Igazgatóság haladéktalanul írásban – a kijavításra, hiánypótlásra határidő kitűzésével – felszólítja az igénylő szervezeti egységet, illetve az ÁKB által meghatározott szervezeti egységet, az alkalmatlan és/vagy jogszabálysértő feltétel kijavítására. Amennyiben bármelyik, az adott közbeszerzési eljárásban érintett szervezeti egység (igénylő szakmai terület, közbeszerzési, jogi, pénzügyi) - nem vagy nem megfelelően képviselteti magát, - hiányos, az eljárás lefolytatásának, a felhívás és a dokumentáció feltételeinek meghatározására, tisztázására alkalmatlan, és/vagy jogszabálysértő közbeszerzési műszaki, illetőleg szakmai anyagot nyújt be, akkor a Beszerzési Igazgatóság figyelmezteti az érintett szervezeti egységet a mulasztásból eredő következményekre. Közbeszerzési eljárás megindítása
(1) A részvételi, ajánlati, ajánlattételi, eljárást megindító felhívás, valamint a kapcsolódó dokumentumok összeállítását a Beszerzési Igazgatóság által kijelölt referens végzi a BB közreműködésével. (2) Az elkészült – és a BB által jóváhagyott – felhívást a referens, valamint helyettese, vagy osztályvezetője szignójával látja el. Azokban az esetekben, amelyekben a Kbt. alapján kötelező a FAKSZ közreműködése, vagy ezt az Egyetem igényli, a referens szignózza, a FAKSZ pedig ellenjegyzi a felhívást. A szignó, valamint az ellenjegyzés a felhívás/hirdetmény közbeszerzés-jogi megfelelőségét igazolja. 25. / 67
(3) Az Egyetem a közbeszerzési eljárásainak lebonyolítása során a Közbeszerzési törvény és fontosabb kapcsolódó jogszabályok elnevezésű formanyomtatványban felsorolt jogszabályokat, állásfoglalásokat alkalmazza. (4) Az előzetes jogszabályi feltételek vizsgálatát követően a Beszerzési Igazgatóság a közbeszerzési ellenjegyzés után gondoskodik az eljárás megindításáról. Közbeszerzési eljárás lebonyolítása
6.
A közbeszerzési eljárás – Kbt.-ben szabályozott módon történő – lebonyolítása (ajánlatkérés; illetve részvételre való felhívás; ajánlattételi, részvételi szakasz feladatainak elvégzése; részvételi jelentkezések, ajánlatok bontása; kommunikáció a jelentkezőkkel, ajánlattevőkkel, részvételi jelentkezések, ajánlatok értékelésének, elbírálásának BB ülésre való előkésztése, javaslattétel a rangsorolásra, eredményközlés, eljárás eredményéről tájékoztató hirdetmény feladása) a Beszerzési Igazgatóság feladata a Közbeszerzés folyamatábrája elnevezésű formanyomtatványban foglaltak szerint. 6.1.
Ajánlatok elbírálása
Az ajánlatok érvényességének/érvénytelenségének megállapítása, valamint az ajánlatok értékelési szempont szerinti értékelése, összehasonlítása, továbbá ezek alapján az ajánlatokra vonatkozó szakvélemény és döntési javaslat elkészítése a döntéshozó részére, amely a BB feladata. 6.2. Döntés a részvételi jelentkezések, ajánlatok érvényességéről, az eljárás visszavonásáról, az eljárás lezárásáról A Bírálóbizottság szakvéleménye és döntési javaslata alapján a Kancellár döntési határozata: a részvételi jelentkezések, ajánlatok érvényességéről, illetve érvénytelenségéről, továbbá az eljárás visszavonásáról szóló döntés, az eljárások eredményes, illetve eredménytelen befejezéséről szóló döntés, adott esetben a részvételi szakasz eredményéről szóló döntés és a tárgyalásokat megelőző ún. közbenső döntés, valamint a nyertes, illetve adott esetben a nyertest követő ajánlattevő megnevezése (Határozat tartalmi elemei közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozóan elnevezésű formanyomtatvány). 6.3.
Eredményközlés
A döntéshozó döntése alapján az Ajánlatkérő tájékoztatási kötelezettsége az eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldése a részvételre jelentkezők/ajánlattevők részére (Kbt. 79. §-a szerint), mely a Beszerzési Igazgatóság feladata.
26. / 67
6.4.
Szerződéskötés
Eredményes eljárás esetén, az ajánlatok (részvételi jelentkezések) elbírálásáról szóló összegezés kiküldését követően – adott esetben a szerződéskötési moratórium lejárta után – a nyertes ajánlat alapján a szerződés megkötése a nyertes Ajánlattevővel. A szerződés legalább 4 eredeti példányban készül. A referens gondoskodik a szerződés aláíratásáról. A szerződés aláírásának sorrendje a következő: a közbeszerzési referens és a jogi szakértelmet képviselő bírálóbizottsági tag szignózza a véglegesített, adatokkal kiegészített szerződést, amelyet elektronikus úton pdf formátumban megküld a nyertes Ajánlattevőnek. A nyertes Ajánlattevő 4 eredeti példányban aláírva juttatja vissza a szerződéseket a Beszerzési Igazgatóságra, amelyeken elsőként a jogtanácsosi ellenjegyzésre, majd a pénzügyi ellenjegyzésre, végül a Kancellár által történő aláírásra kerül sor. A Beszerzési Igazgatóság a referens által összeállított ügyirat kísérőt általában az alábbiakban felsorolt szervezeti egységek vezetői egyetértést jelző aláírásukkal/ellenjegyzésükkel látják el. Állandó aláírók: - Beszerzési Igazgató, - Beszerzési Igazgatóság jogtanácsosa (jogi ellenjegyző), - Beszerzést igénylő szervezet vezetője, vagy több igénylő szervezet esetén a terület felügyeletét ellátó főigazgató (szakmai ellenjegyző), - Gazdasági Főigazgatóság (pénzügyi ellenjegyző), - Kötelezettségvállaló. A kötelezettségvállalási jogok részletes szabályozását az Egyetem Kötelezettségvállalási Szabályzata tartalmazza. Eredeti példányt kap a szerződésből: - Szerződés szerinti partner (szállító, szolgáltató vagy vállalkozó). - Pénzügyi Igazgatóság, - Beszerzési Igazgatóság, ahol irattározásra kerül a közbeszerzési dokumentációjának részeként, - Beszerzést igénylő szervezeti egység.
eljárás
Amennyiben több igénylő szervezeti egység érintett a beszerzésben, akkor közülük egy eredeti, a többi egység másolati példányt kap. A Beszerzési Igazgatóság a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság részére a szerződéstárban történő elhelyezés céljából elektronikus úton szkennelt, másolati példányt küld.
27. / 67
A szerződéses adatok, illetve a szerződések szkennelt, elektronikus másolatainak az SAP rendszer szerződés-nyilvántartásába történő felviteléről a Beszerzési Igazgatóság szerződések rögzítéséért felelős szakterülete gondoskodik. 6.5.
Ajánlati biztosíték kezelése
Ajánlati biztosíték visszafizetéséről a jogszabály által előírt esetekben a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik (Kérelem ajánlati biztosíték visszafizetésére vonatkozóan elnevezésű formanyomtatványban előírtak szerint). Kivételt képez ez alól az átutalás formájában beérkező biztosíték, melyet Pénzügyi Igazgatóság kezel. Ebben az esetben a biztosíték összegének visszautalását a Beszerzési Igazgatóság kezdeményezi a kezelő szervezeti egységnél. 6.6.
Szerződés monitoring
Az igénylő szervezeti egység, illetve a szerződésben megjelölt kapcsolattartó feladata a szerződésben foglalt jogok, kötelezettségek számba vétele, megvalósulásának figyelemmel kisérése, a teljesítés okmányainak pénzügyi ellenszolgáltatáshoz szükséges igazolása, az adott szerződés bizonylatainak, okmányainak követése. A Pénzügyi Igazgatóság feladata az adott szerződés pénzügyi szempontú figyelemmel kísérése, továbbá a bizonylati rend szabályainak való megfelelőség biztosítása. 6.7. (1)
(2)
Szerződések teljesítése A szerződés teljesítése az igénylő szervezeti egység és a nyertes ajánlattevő, mint szerződés szerinti partner (szállító, szolgáltató vagy vállalkozó) együttműködésével valósul meg különös tekintettel a Kbt. 138-140. §-aiban foglalt rendelkezésekre. Az igénylő szervezeti egység, valamint a Pénzügyi Igazgatóság a szerződés teljesülését követően haladéktalanul (az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként) írásban adatot szolgáltat a Beszerzési Igazgatóság részére a szerződés teljesítéséről szóló tájékoztatás közzétételéhez (A szerződés teljesítésére vonatkozó adatok elnevezésű formanyomtatvány alapján). Az igénylő szervezeti egység az adatszolgáltatás körében a következő adatokat küldi meg a Beszerzési Igazgatóságnak: - hivatkozás vagy a közbeszerzési eljárás tárgyára/iktatószámára vagy az SAP szerződésszámra, - a teljesítés szerződésszerű volt-e, - a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá - az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél - támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet – által történt teljesítését követően.
28. / 67
(3)
(4)
(5)
(6)
6.8. (1)
(2)
(3)
Az egyes szervezeti egységek kötelesek dokumentálni a szerződés teljesítésére vonatkozó adatokat, ennek keretében kötelesek ellenőrizni és dokumentálni azon szerződéses kötelezettségek teljesítését, amelyeket a közbeszerzési eljárásban az értékelés során figyelembe vettek, valamint minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és – adott esetben – a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését. [Kbt. 142. § (1) bek.] Utóbbit kötelesek haladéktalanul a Beszerzési Igazgatóságnak is jelezni. Az Egyetem – a Beszerzési Igazgatóság útján – köteles a Közbeszerzési Hatóságnak bejelenteni, ha a nyertes ajánlattevőként szerződő fél szerződéses kötelezettségét súlyosan megszegte és ez a szerződés felmondásához vagy elálláshoz, kártérítés követeléséhez vagy a szerződés alapján alkalmazható egyéb jogkövetkezmény érvényesítéséhez vezetett, valamint ha a nyertes ajánlattevőként szerződő fél olyan magatartásával, amelyért felelős, részben vagy egészben a szerződés lehetetlenülését okozta. A bejelentésnek a következő adatokat kell tartalmaznia: - a szerződésszegés leírását, - a szerződésszegés alapján alkalmazott jogkövetkezményt, valamint hogy - a szerződő fél a szerződésszegést elismerte-e, vagy sor került-e arra vonatkozóan perindításra. [Kbt. 142. § (5) bek.] Az Egyetem – a Beszerzési Igazgatóság útján – köteles továbbá a Közbeszerzési Hatóságnak bejelenteni a nyertes ajánlattevőként szerződő fél szerződéses kötelezettségének jogerős bírósági határozatban megállapított megszegése kapcsán az alábbi adatokat: - a szerződésszegés tényét, leírását, lényeges jellemzőit, beleértve azt is, ha a szerződésszegés a szerződés felmondásához vagy a szerződéstől való elálláshoz, kártérítés követeléséhez vagy a szerződés alapján alkalmazható egyéb szankció érvényesítéséhez vezetett, valamint ha a nyertes ajánlattevőként szerződő fél olyan magatartásával, amelyért felelős, (részben vagy egészben) a szerződés lehetetlenülését okozta.[Kbt. 142. § (6) bek.] Szerződésmódosítás, változáskezelés A Kbt. 141. §-ában foglalt rendelkezések, valamint a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet vonatkozó szabályainak figyelembevételével kell eljárni a közbeszerzési szerződések, illetve a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó, nem közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések módosítása során. A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződések módosításának igénye esetén a kezdeményezőnek az erre vonatkozó igény részletes leírásával, indokolásával és az erre vonatkozó érvényes szerződés csatolásával (amennyiben az nem áll a Beszerzési Igazgatóság rendelkezésére) kell a Beszerzési Igazgatósághoz fordulnia. A Beszerzési Igazgatóság az írásbeli megkeresés alapján foglal állást a módosítás Kbt. szabályainak való megfeleléséről, megvalósíthatóságáról, a szükséges dokumentálásról, illetőleg – annak megvalósíthatósága esetén – elkészíti a szerződésmódosítást. A
29. / 67
(4)
(5)
6.9. (1)
(2)
(3) (4)
Beszerzési Igazgatóság referense a módosításra vonatkozóan a Közbeszerzési Értesítőben hirdetményt tesz közzé. Amennyiben a módosítás további fedezet biztosítását igényli (a módosítás további beszerzési igény kielégítésére szolgál), a további fedezetről szóló nyilatkozatot (Nyilatkozat pénzügyi fedezet megemeléséről elnevezésű formanyomtatvány) is a kérelemhez kell csatolni. Adat- illetve információhiány esetén a Beszerzési Igazgatóság hiánypótlásra hívja fel az igénylő szervezeti egységet. Ennek keretében okiratok, nyilatkozatok, egyéb dokumentumok kérhetők be, szakmai, jogi, pénzügyi elemzések, illetve előkészítő munkálatok végezhetők. Nyilvánosság biztosítása A közbeszerzésekhez kapcsolódó hirdetményeknek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével kapcsolatos ügyintézés – a kapcsolódó közzétételi díj átutalásának kezdeményezését is beleértve – a Beszerzési Igazgatóság feladata. A Beszerzési Igazgatóság intézkedik az Egyetem közbeszerzési eljárásaival kapcsolatos adatok, iratok Közbeszerzési Adatbázisban történő közzétételéről. Amennyiben a Közbeszerzési Adatbázisban való közzététel nem lehetséges, gondoskodik a saját honlapján való közzétételről. A szerződések teljesítésének közzététele a Közbeszerzési Adatbázisba feltöltött tájékoztató útján valósul meg. A Kancellár a Gazdasági Főigazgatóság szakmai előterjesztésében további döntéseket hozhat az egyes közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos információ közzétételéről, a nyilvánosság biztosításáról, az Egyetem tervezett közbeszerzéseiről.
6.10. Jogorvoslati eljárás (1)
(2)
(3)
(4) (5)
A Kbt. szerinti jogorvoslati eljárás megindítása esetén az erről való tudomásszerzésről, a kapcsolódó írásbeli anyagokról, az eljárást megindító kérelemről a Beszerzési Igazgatóság haladéktalanul értesíti a Bírálóbizottsági tagokat. A Beszerzési Igazgatóság rendszerezetten, iratjegyzék kíséretében a Közbeszerzési Döntőbizottság felhívásának megfelelően összeállítja a rendelkezésére álló közbeszerzési dokumentumokat. Szükség esetén beszerzi a szervezeti egység(ek) írásbeli véleményét, melyet becsatol a jogorvoslati eljárás anyagába. A Beszerzési Igazgatóság írásbeli felhívására az érintett szervezeti egységek vezetői a felhívásban megjelölt időtartamon belül kötelesek álláspontjukról a Beszerzési Igazgatóságot tájékoztatni. A jogorvoslati eljárásban az érintett szakterület, továbbá – eltérő döntés hiányában – a Beszerzési Igazgatóság részvétele kötelező. A jogorvoslati eljáráshoz szükséges írásbeli meghatalmazások és nyilatkozatok kiadmányozásáról, a megjelölt határidőn belül a Kancellár titkársága gondoskodik.
30. / 67
(6)
(7)
Eljárás dokumentálása
7. (1) (2)
(3)
(4)
(5)
8. (1) (2)
(3) (4)
(5)
Jogorvoslati eljárás során a Beszerzési Igazgatóság biztosítja a jogi és a közbeszerzési szakértelmet. A Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárásban kötelező felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói, jogtanácsosi vagy ügyvédi képviselet, melyről a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. A Közbeszerzési Döntőbizottság határozatáról az érdekelt feleket, a döntéshozót értesíteni kell, a határozat alapján történő további teendőkre vonatkozó döntési javaslatot szükség szerint a Beszerzési Igazgatóságnak kell megfogalmaznia és azt a BB elé kell terjesztenie.
A közbeszerzési eljárásokat kötelező írásban dokumentálni, és az Egyetem iratkezelési szabályzata szerint kell kezelni. A Beszerzési Igazgatóság, mint az eljárás lebonyolítója gondoskodik arról, hogy a közbeszerzési eljárás dokumentumaiba kizárólag csak az arra jogosultak, – az eljárásban közreműködők – tekinthessenek be a közbeszerzési eljárás lezárásáig. A betekintés időpontjait, célját és a betekintő személyét dokumentálni kell. A Beszerzési Igazgatóság a lebonyolított eljárásairól Témalapot (Témalap minta elnevezésű formanyomtatvány) köteles vezetni. A Témalap a megőrzendő iratok felsorolását tartalmazza. A Témalapot az irattáros és a referens is szignálja, amellyel felelősséget vállalnak annak teljességéért, tartalmáért. Külső lebonyolító, egyéb közreműködő bevonása esetén a közbeszerzési eljárás tételes iratanyagát iratjegyzék alapján a Beszerzési Igazgatóság, vagy az erre külön kijelölt szervezeti egység veszi át és gondoskodik az átvett iratok megőrzéséről. Az irattár tartalmazza a lezárult közbeszerzési eljárások iratait, amelyek onnan bármikor felvehetők. Az eljárás irataihoz csatolni kell szerződéskötést követően keletkező iratokat is, melyeket a tartalomjegyzékben megfelelően szerepeltetni kell. Eljárásban résztvevők felelőssége Az eljárásban résztvevők – főszabályként – az általuk képviselt szakértelem szerint és a feladatukkal érintett kérdésekben, azok következményeiért felelősek. A közbeszerzési eljárásban történő részvételre kijelölt személyek kötelesek a megbízásukban meghatározott feladatokat ellátni, arra vonatkozó kijelölés esetén az Egyetem közbeszerzési eljárásának bírálóbizottságában részt venni, a szakmai felkészültségüknek megfelelő feladatokat a bizottsági munkában ellátni. A szakmai képzettségüket, felkészültségüket, tapasztalatukat meghaladó feladatokra a kijelölt személyek nem kérhetők fel. A kijelölt személy köteles a megbízás tudomásul vételét visszajelezni, vagy indokolt esetben annak visszautasítását jelezni a Beszerzési Igazgatóság felé. Ebben az esetben a Beszerzési Igazgató –az illetékes szakigazgatóság javaslata alapján– soron kívül kezdeményezi a Kancellárnál új BB tag megbízását, melyről az ÁKB hoz döntést. A szervezeti igényfelmérés esetén a szervezeti egység vezetője felelős az adatszolgáltatások valódiságáért és határidőben történő rendelkezésre bocsátásáért, az
31. / 67
egyes igények megfogalmazásának szakszerűségéért, a vállalt fedezet biztosításáért, illetve annak központi elvonása esetén az Beszerzési Igazgatóság írásbeli tájékoztatásáért. (6) A Beszerzési Igazgató felelősséggel tartozik minden, általa meghozott döntésért. Felelősséggel tartozik továbbá a közbeszerzési tervek, minősítések szakszerűségéért, a nyilvántartások vezetéséért, a rendelkezésére álló adatok alapján az ő felelősségi körébe tartozó közzétételekért, adatszolgáltatásokért. (7) A döntéshozó és a javaslattevő testületek tagjai az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat elnevezésű formanyomtatványt aláírva kötelesek nyilatkozatot tenni. Az állandó bizottságok, illetőleg bevont személyek esetében általános, valamennyi közbeszerzési eljárásra kiterjedő nyilatkozat is tehető, melyet a Beszerzési Igazgatóság tart nyilván. (8) Az adott közbeszerzési eljárás során igénybe vett külső szakértők és egyéb közreműködők, eseti lebonyolítók, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadók (amennyiben nem a Beszerzési Igazgatóság munkatársa a szaktanácsadó), ügyvédek felelősségéről a velük megkötött szerződésben kell rendelkezni. (9) A Bírálóbizottság a bevonásra került szakértő, egyéb közreműködő, eseti lebonyolító szóbeli, illetve írásbeli figyelmeztetésére jogosult, ha a jogsértés bekövetkezése valószínűsíthető. (10) A bevonásra került szakértők a velük kötött szerződés alapján jogosultak figyelmeztetni az ajánlatkérőt, ha megítélésük szerint jogszabálysértés gyanúja merült fel. (11) A BB tagjainak feladatát és felelősségi körét felelősségi rend – Közbeszerzési eljárások bírálóbizottságának felelősségi rendje elnevezésű formanyomtatvány – rögzíti. Ezen felelősségi rendnek a BB minden tagja elfogadó nyilatkozatát tartalmazó, aláírt példánya az eljárások indítására vonatkozó előterjesztés részét képezi. (12) A közbeszerzési eljárások előkészítése, lebonyolítása során az ellenjegyzések esetében az adott szakterületet képviselő ellenjegyző, szakvélemények és döntési javaslatok szakszerűségéért azok kibocsátója, a hozott döntésekért a döntéshozók felelősséggel tartoznak.
32. / 67
II.
fejezet KÜLÖN SZABÁLYOZOTT KÖZBESZERZÉSEK II.1. fejezet Kiemelt termékek központosított közbeszerzése
1. (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(1)
Általános rendelkezések A Semmelweis Egyetem a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) hatálya alá tartozik, azaz a központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett intézmény. Az igénylő szervezeti egység beszerzési igényének külön szabályzott közbeszerzésnek történő minősítése esetén, amennyiben a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékek beszerzése a beszerzés tárgya, akkor a beszerzés során e fejezetben meghatározott szabályok szerint - a 320/2015. (X. 30.) Korm. rend. vonatkozó szabályainak figyelembevételével - kell eljárni. A beszerzéseket a központi beszerző szervezet, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által kötött hatályos keretmegállapodások, keretszerződések, illetőleg a központosított közbeszerzési eljárás megindításakor hatályos Kbt. és Korm. rendelet rendelkezései alapján kell megvalósítani. Kivételt csak a Korm. rendeletben meghatározott esetek képeznek. A központosított közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött keretmegállapodásokat és keretszerződéseket a KEF közzéteszi a központosított közbeszerzési portálon (www.kozbeszerzes.gov.hu). A jelen alfejezetben nem szabályozott kérdésekben (pl.: BB feladatai és felelőssége, szerződésmódosítás, jogorvoslat) a közbeszerzésekre vonatkozó szabályok az érvényesek a keretmegállapodások, keretszerződések, illetőleg a központi közbeszerzési eljárás megindításakor hatályos Kbt. és Korm. rendelet rendelkezései figyelembevételével. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termékek a Korm. rendelet 1. számú melléklete szerint: kommunikációs eszközök és szolgáltatások2, információtechnológiai rendszerek és szolgáltatások3, irodatechnikai berendezések és szolgáltatások4, irodabútorok5, papíripari termékek és irodaszerek6,
2
Kommunikációs eszközök és szolgáltatások: Beszédcélú kapcsolók, készülékek és kapcsolódó szolgáltatások, Aktív és passzív hálózati elemek, Mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások, Zártcélú mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások, Kommunikációs eszközökhöz kapcsolódó szolgáltatások. 3 Információtechnológiai rendszerek és szolgáltatások: Szoftverrendszerek és elemeik, Hardverrendszerek és elemeik, Digitális vizuáltechnikai eszközök, Szoftverekhez kapcsolódó szolgáltatások, Hardverrendszerekhez, kiegészítőikhez kapcsolódó szolgáltatások, Digitális vizuáltechnikai eszközökhöz kapcsolódó szolgáltatások. 4 Irodatechnikai berendezések és szolgáltatások: Nyomtatók, Másolók és sokszorosítók, Irodatechnikai termékekhez kapcsolódó szolgáltatások.
33. / 67
(2) (3)
(4)
(5)
(6)
(7)
gépjárművek7, gépjármű-üzemanyagok8, utazásszervezések9 és elektronikus közbeszerzési szolgáltatások – elektronikus árlejtés szolgáltatás. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termék beszerzésénél BML kitöltése - értékhatárra való tekintet nélkül - kötelező. A beszerzést igénylő szervezeti egység feladata a beszerzési igény meghatározása, a termék vagy szolgáltatás kiválasztása, továbbá annak megítélése, hogy melyik termék felel meg az Egyetem igényének. A beszerzést igénylő szervezeti egység kérésére ezt a feladatot az adott területért felelős szakigazgatóság látja el. A szakigazgatóságok listáját a Szakigazgatóságok és a kompetenciájukba tartozó beszerzési területek elnevezésű formanyomtatvány tartalmazza. Amennyiben a termék vagy szolgáltatás hatályos keretszerződésből vagy keretmegállapodásból szállítható/nyújtható, azt központosított közbeszerzés keretében kell beszerezni. Amennyiben a konkrét termék vagy szolgáltatás nem található meg a hatályos keretszerződésekben vagy keretmegállapodásokban, de az tartalmaz funkcionálisan a felhasználási célnak megfelelő, egyenértékű terméket/szolgáltatást, akkor azt kell a központosított közbeszerzés keretében beszerezni. A KEF részére az általa ellátott feladatokért az Egyetem központosított közbeszerzési díjat köteles fizetni, amelynek mértéke a központosított közbeszerzések keretében megvalósított közbeszerzések ÁFA nélkül számított értékének legfeljebb 2 %-a. A közbeszerzési díj pontos mértékét és kifizetési módját az adott tárgyban kötött hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés szabályozza. A KEF részére a központosított közbeszerzési díjat az igénylő szervezeti egység finanszírozza. Az Egyetem a KEF részére történő adatszolgáltatási kötelezettségének teljesítése a Beszerzési Igazgatóság kizárólagos feladata és jogosultsága, ennek határidőre és megfelelő tartalommal történő elvégzéséhez az igénylő szervezeti egységeknek és a szakigazgatóságoknak minden információt meg kell adniuk a Beszerzési Igazgatóság számára.
5
Irodabútorok: Irodai asztalok, Irodai szekrények, tároló bútorok, Irodai ülőbútorok, Irodabútorokhoz kapcsolódó szolgáltatások. 6 Papíripari termékek és irodaszerek: Papírok, Papírtermékek, Számítógép-kiírópapírok, Irodaszerek és írószerek, Papíripari termékekhez kapcsolódó szolgáltatások. 7 Gépjárművek: Személyszállító gépjárművek, Haszongépjárművek, Gépjármű-flottaüzemeltetési szolgáltatások, Új gépjárművekhez kapcsolódó szolgáltatások. 8 Gépjármű-üzemanyagok: Gépjármű-üzemanyag tankautós kiszállítással (nagykereskedelem), Gépjárműüzemanyag és üzemanyagkártya töltőállomási kiszolgálással (kiskereskedelem) 9 Utazásszervezések: Nemzetközi utazásszervezések
34. / 67
2.
Intézményi adatok karbantartása a központosított közbeszerzési (KEF) portálon
(1)
Az Egyetemnek a portálon elektronikusan nyilvántartott intézményi és felhasználói adataiban bekövetkezett esetleges változásokat – az illetékes szervezeti egység haladéktalan jelzése alapján – a Beszerzési Igazgatóság felelős szakterülete 5 munkanapon belül köteles a portál ügyfélkapuján keresztül módosítani. Ezen adatokat az Egyetem évente köteles felülvizsgálni és ezt a KEF részére a tárgyév január 31. napjáig bejelenteni.
3.
Tervezés
3.1.Igénybejelentés (1)
(2) (3) (4)
(5)
A Beszerzési Igazgatóság az Egyetem központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó kiemelt termékekre vonatkozó beszerzési igényét – amennyiben a KEF más határidőt nem állapít meg – háromhavonta előre, minden esetben a beszerzés megkezdése előtt; rendkívüli sürgősség esetén haladéktalanul köteles bejelenteni a KEF részére a központosított közbeszerzési portálon. A beszerzési igényekben feltüntetett tervezett beszerzések vásárlási kötelezettséget nem keletkeztetnek. A KEF részére történő igénybejelentés kizárólag a Beszerzési Igazgatóság BML minősítéséért felelős szakterületének jogosultsága és kötelezettsége. Az igénybejelentés a BML-en meghatározott érték, a szakigazgatóság által meghatározott adatok, illetőleg az éves központosított közbeszerzési terv időarányos értéke alapján történik. A felmerült igény Beszerzési Igazgatóság részére történő, az előzetes háromhavi igénybejelentéshez szükséges továbbításának rendszeres vagy ismételt elmaradása esetén az adatszolgáltatásért felelős személy(ek) fegyelmi és kártérítési felelősségre vonható(ak).
3.2.Éves központosított közbeszerzési terv (1)
(2)
(3)
A szervezeti egységek adatszolgáltatása alapján a Beszerzési Igazgatóság tárgyév május 15. napjáig köteles – a beszerzési igényre vonatkozó adatok mellett – a közbeszerzési törvény szerinti éves összesített központosított közbeszerzési tervet a portálon elektronikusan rögzíteni. A Beszerzési Igazgatóság az éves összesített központosított közbeszerzési tervet a kiemelt termékek közbeszerzésének vonatkozásában a KEF által közzétett formában köteles elkészíteni, a KEF portálon közzétett hierarchikus beszerzés osztályozási rendszerrel összhangban. A központosított közbeszerzési tervben bekövetkezett változásról a Beszerzési Igazgatóság az illetékes szervezeti egység tájékoztatása alapján, 5 munkanapon belül köteles a KEF-et elektronikusan tájékoztatni, a portálon közzétett formában.
35. / 67
4.
Beszerzések végrehajtásának rendje
4.1.Közvetlen lehívás (megrendelés) (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6) (7)
(8)
(9)
Ezen eljárásrend akkor alkalmazható, ha a beszerzés tárgya hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás vagy keretszerződés terhére közvetlenül megrendelhető, az annak alapján adott közvetlen lehívás (megrendelés) megvalósítására irányuló szerződés(ek) minden feltételét kötelező erővel tartalmazza. Az igénylő szervezeti egységek a BML-en feltüntetendő becsült érték meghatározásához kötelesek ellenőrizni a KEF portálon a beszerzés tárgyáért kért vagy kínált teljes ellenszolgáltatás értékét. Az illetékes szakigazgatóság a BML-en megadja a beszerzés tárgyát tartalmazó, hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés számát, konkrét igény esetében a portálon kiválasztott termékek vagy szolgáltatások azonosítószámát / cikkszámát. Amennyiben a kiválasztott vagy azzal egyenértékű kiemelt termék több keretmegállapodásból vagy keretszerződésből is megrendelhető, úgy az illetékes szakigazgatóság köteles megvizsgálni, hogy melyik tartalmazza a legkedvezőbb feltételeket. Megrendelés csak a legkedvezőbb ajánlatot tartalmazó keretmegállapodásban vagy keretszerződésben résztvevő ajánlattevő(k) részére küldhető a portálon szereplő mindenkori aktuális áron. A Beszerzési Igazgatóság jogosult abban dönteni, hogy a megrendelést egy vagy több részben határozza meg. Egyedi megrendelés csak a vonatkozó keretmegállapodás vagy keretszerződés KEF portálon aktuálisan közzétett árlistáiban meghatározott egyedi értékig, és az abban meghatározott termékekre kezdeményezhető. A megrendelés elindítása előtt a Beszerzési Igazgatóság megvizsgálja a kapcsolódó keretmegállapodás vagy keretszerződés: o aktuális teljesülési helyzetének mértékét. Nem engedélyezhető olyan megrendelés közvetlen megküldése, amellyel a keretmegállapodás vagy keretszerződés teljesülési értékének és az aktuális közbeszerzés értékének (tartós bérlet esetén a szerződés időtartama alatt fizetendő valamennyi ellenszolgáltatás) összege a keretmegállapodás vagy keretszerződés keretösszegét meghaladná. Ilyen esetben kezdeményezni kell az átminősítést. o alapján megkötendő szerződés várható időtartamát, teljesítési határidejét. A megrendelés, illetőleg az annak eredményeként kötendő egyedi szerződések időtartama, teljesítési határideje nem haladhatja meg az aktuális keretmegállapodás vagy keretszerződés időbeli hatályát (kivétel a keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott jogcselekmények megvalósulása esetén). A Beszerzési Igazgatóság ellenőrzi az előzetes igénybejelentés megtörténtét; amennyiben az igényre vonatkozóan előzetes igénybejelentés nem történt meg, vagy a kapcsolódó keretmegállapodás vagy keretszerződés aktuális teljesülési helyzetének mértéke alapján a lehívás már nem lehetséges, a Beszerzési Igazgatóság BML
36. / 67
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15) (16)
minősítéséért felelős szakterülete a BML átminősítésével párhuzamosan gondoskodik a beszerzési igény bejelentéséről a KEF részére. Amennyiben az adott beszerzés során az ajánlattevővel műszaki szempontú egyeztetés szükséges, az csak az aktuális keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott módon folytatható le. Az adott beszerzés tekintetében legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlattevő kiválasztását követően elkészített, központosított közbeszerzési eljárás második részére vonatkozó rendelkezéseknek megfelelő megrendelőlapot, adott esetben egyedi szerződést a Beszerzési Igazgatóság a megfelelő szignókkal ellátva haladéktalanul megküldi az igénylő szervezeti egység – BML-en feltüntetett illetékes beszerzés ügyintézője – részére. Az igénylő szervezeti egység – szükség esetén – gondoskodik a megrendelés / egyedi szerződés ellenjegyzéséről, kötelezettségvállaló általi aláírásáról, valamint az SAP rendszerben való rögzítéséről. Amennyiben a KEF portálon kiválasztott legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlattevő a megrendelést nem igazolja vissza, akkor a megrendelést a soron következő legkedvezőbb ajánlatot tevő szállítónak kell megküldeni. A Beszerzési Igazgatóság felelős referense köteles elektronikus úton tájékoztatni a KEF-et a visszaigazolás elmaradásáról. Az igénylő szervezeti egység az eljárás eredményeként megkötött szerződést (visszaigazolt megrendelést) vagy az eljárás eredménytelenségéről szóló értesítést a szerződés megkötésétől, illetve az eljárás eredménytelenségéről szóló döntéstől számított 3 napon belül köteles megküldeni a Beszerzési Igazgatóság felelős szakterülete részére a
[email protected] e-mail címen, valamint a beszerzés kijelölt referensének e-mail címén keresztül. Az igénylő szervezeti egység adatszolgáltatása alapján a Korm. rendelet által megkövetelt adatokat a kijelölt referens rögzíti a KEF portálon. Az igénylő szervezeti egység a szerződés / megrendelés teljesítéséről, valamint annak pontos adatairól és minősítéséről is köteles írásban tájékoztatni a Beszerzési Igazgatóságot a
[email protected] e-mail címen, valamint a beszerzés kijelölt referensének e-mail címén keresztül. Az adatszolgáltatási kötelezettség rendszeres vagy ismételt megsértése esetén az adatszolgáltatásért felelős személy(ek) fegyelmi és kártérítési felelősségre vonható(ak). A beszerzés során az adott tárgyban kötött hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés az irányadó, feltételeinek alkalmazása kötelező, azzal ellentétes megrendelés nem adható, egyedi szerződés nem köthető.
37. / 67
4.2. (1)
(2)
(3)
(4)
(5) (6)
(7)
(8)
(9)
Verseny újranyitásával vagy írásbeli konzultációval történő beszerzés Jelen pont szerinti előírások abban az esetben alkalmazandóak, ha a beszerzés tárgya hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodásban megtalálható és a keretmegállapodás a közbeszerzési eljárás második részeként a verseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció lefolytatását írja elő. Az igénylő szervezeti egységek a BML kitöltésénél a becsült érték meghatározásához kötelesek ellenőrizni a KEF portálon a beszerzés tárgyáért kért vagy kínált teljes ellenszolgáltatás értékét. Az illetékes szakigazgatóság a BML-en megadja hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés számát, valamint konkrét igény esetén a portálon kiválasztott termékek vagy szolgáltatások azonosítószámát / cikkszámát. Amennyiben a kiválasztott vagy azzal egyenértékű kiemelt termék több keretmegállapodásból vagy keretszerződésből is lehívható, úgy az illetékes szakigazgatóság köteles megvizsgálni, hogy melyik tartalmazza a legkedvezőbb feltételeket. Az eljárás megkezdése előtt a beszerzést lebonyolító referens köteles ellenőrizni a kapcsolódó keretmegállapodás aktuális teljesülési helyzetének mértékét. Nem kérhető olyan értékű közbeszerzésre ajánlat: aminek következtében megkötendő egyedi szerződés időtartama, teljesítési határideje meghaladja a keretmegállapodás vagy keretszerződés időtartamának utolsó napját (kivétel a keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott jogcselekmények), amellyel a keretmegállapodás vagy keretszerződés teljesülési értékének és az aktuális közbeszerzés értékének összege a keretmegállapodás keretösszegét meghaladná. A keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás második részét képező verseny újranyitást vagy az írásbeli konzultációt – főszabály szerint – a Beszerzési Igazgatóság folytatja le. Az eljárást külső tanácsadó a Kancellár és a Beszerzési Igazgató engedélyével folytathatja le. A központosított közbeszerzési eljárás második részének lefolytatásához az igénylő szervezeti egységnek az igényt érintő minden információt - amely biztosítja a műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlat megadásának lehetőségét - meg kell adnia a Beszerzési Igazgatóság részére. Eljárásonként (az eljárásba bevont személyeknek és adott esetben szervezeteknek együttesen) legalább 3 tagú Bírálóbizottságot kell létrehozni az alábbiak szerint: Pénzügyi szakértelmet az egy szervezeti egységet érintő beszerzésnél az igénylő szervezeti egység, a több szervezeti egységet érintő beszerzésnél a Gazdasági Főigazgató által megjelölt képviselő biztosítja, Közbeszerzési szakértelem rendelkezésre állásáról a Beszerzési Igazgató gondoskodik, Jogi szakértelem rendelkezésre állásáról a Beszerzési Igazgató gondoskodik, Beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértelmet az egy szervezeti egységet érintő beszerzésnél az igénylő szakterület által megbízott szakértő, a több szervezeti
38. / 67
(10)
(11) (12) (13)
(14) (15)
(16)
(17)
egységet érintő beszerzésnél az érintett szakigazgatóság vezetője által megjelölt képviselő révén biztosítja. Amennyiben az eljárás lefolytatásához – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – szükséges minden információ rendelkezésre áll, a Beszerzési Igazgatóság a Korm. rendeletben és a keretmegállapodásban foglalt feltételeknek megfelelően köteles lefolytatni a közbeszerzési eljárás második részét. Az eljárásokhoz kapcsolódó valamennyi - a jelen szabályzat szerint közbeszerzési eljárások esetén az ÁKB hatáskörébe tartozó - jogkört a Beszerzési Igazgató gyakorolja. A központosított közbeszerzési eljárások eredményéről szóló döntést a Kancellár hozza meg. Eredményes eljárás alapján a szerződést az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezés kiküldését követően, a szerződéskötési moratórium lejárta után – több részre történő ajánlattételi lehetőség esetén az egyes részek tekintetében nyertesekkel – a nyertes ajánlattevővel / közös ajánlattevőkkel kell írásban megkötni az eljárásban véglegesített feltételek, szerződéstervezet és ajánlat tartalmának megfelelően. Az eljárás eredményéről szóló értesítés / összegezés megküldését követően a szerződés aláíratásáról és ellenjegyzéséről a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik. A megkötött szerződés alábbi adattartalmát a szerződés megkötésétől számított 5 napon belül, vagy az eljárás eredménytelenségéről szóló értesítést az eljárás eredménytelenségéről hozott döntéstől számított 5 napon belül a beszerzés lebonyolítására kijelölt felelős referens köteles a KEF portálon elektronikus úton megküldeni a KEF részére: a szerződő felek megnevezése, a keretmegállapodás előzményeinek (lefolytatott közbeszerzési eljárás), a közbeszerzés tárgyának, továbbá mennyiségének a Kbt. 58. § (1) bekezdése szerinti meghatározása, a szerződés hatálya, az ellenszolgáltatás és a központosított közbeszerzési díj mértéke, számításának és megfizetésének módja. Amennyiben a szerződés módosul vagy teljesül, az igénylő szakterület tájékoztatása alapján a Beszerzési Igazgatóság a (14) bekezdésben foglaltakkal egyezően köteles eljárni. A szerződés a Kbt.-ben, valamint az adott keretmegállapodásban előírt körülmények fennállása esetén, az ott leírt eljárás útján módosítható.
39. / 67
4.3.
Nemzetközi utazásszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások beszerzése
(1) A Korm. rendeletben rögzített nemzetközi utazásszervezés tárgyköre az alábbiak szerint határozható meg a gyakorlat számára: Korm. rendelet hatálya alá tartozik (központosított közbeszerzés)
Nem tartozik a Korm. rendelet hatálya alá
Repülőjegy, és hozzá kapcsolódó szolgáltatások (pl. tranzitszállás biztosítása) Repülőtéri transzfer (sofőr) szolgáltatás
Szállásfoglalás *** és e feletti nívójú szálláshelyre
- Konferencia szervező által biztosított saját vendégház - Kollégiumi szálláshely - Hostelben szálláshely - ** és ez alatti nívójú szálláshely
Konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatás (ide tartozik, konferenciához kapcsolódó szállás is) Transzfer szolgáltatás
Taxi szolgáltatás
Külföldi vasút (hálókocsi) jegy Hajó, nemzetközi autóbusz és komp jegy Autóbérlés Utazáshoz kapcsolódó biztosítások - repülőjegy biztosítás - útlemondási biztosítás - utasbiztosítások - csődbiztosítás Vízumügyintézéshez kapcsolatos szolgáltatások Ha az igénybevevő nem a Semmelweis Egyetem állományába tartozik (nem alkalmazott) (pl. hallgató) Belföldi utazásszervezés (2) Az Egyetem a fentiek alapján a nemzetközi utazásszervezés tekintetében a KEF által működtetett központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett. 40. / 67
(3) A központosított közbeszerzési eljárás lebonyolítása egy erre a célra létrehozott portálfelületen keresztül történhet (Központi Kormányzati Utaztatási Portál). (4) A nemzetközi utazásszervezés megvalósítására az Egyetemen kétféle lehetőség van: a)
ha az igénylő szervezet a Beszerzési Igazgatóság által a Központi Kormányzati Utaztatási Portálfelületen nincsen regisztrálva, a Beszerzési Igazgatóságra előzetesen, az utazás megkezdése illetve a regisztrációs díj befizetési határideje előtt minimum 2 héttel, megküldött papíralapú, eredeti BML és mellékletei alapján a Beszerzési Igazgatóság folytatja le az eljárást. A 2 hétnél rövidebb határidő esetén a sürgősséget a BML mellékleteként indokolni kell. A nemzetközi utazásszervezések központi lebonyolítása érdekében speciális SAL minták kerültek kidolgozásra, amelynek mindenkor hatályos verziója megtalálható Beszerzési Igazgatóság internetes oldalán. A Beszerzési Igazgatóság által lebonyolított nemzetközi utazásszervezések esetén a BML kötelező melléklete a hiánytalanul kitöltött speciális SAL (az egyes speciális utazásszervezési tevékenységekre külön SAL-t tartalmazó formanyomtatványok vonatkoznak).
b)
ha az igénylő szervezet a Beszerzési Igazgatóság által a Központi Kormányzati Utaztatási Portálfelületen regisztrálásra került, az eljárást az igénylő saját hatáskörben folytathatja le. Minden ilyen beszerzés esetén – értéktől függetlenül, utólag – kötelező a BML kiállítása és a Beszerzési Igazgatóság részére történő megküldése. A BML-en kötelező feltüntetni, hogy az igénylő szervezeti egység az eljárást a portálfelületen keresztül saját hatáskörben már lefolytatta. A BML kötelező melléklete a saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredménye (pl. foglalás visszaigazolás, foglalási adatlap, teljesítés igazolás). A Beszerzési Igazgatóság folyamatosan felülvizsgálja a Központi Kormányzati Utaztatási Portálfelület használatát, felhasználói jogosultságait és optimalizálja azokat.
4.4.
Kiemelt termékek beszerzése az Egyetem saját hatáskörében
4.4.1. Az Egyetem saját hatáskörében történő beszerzések (1) Ezen eljárásrend a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó, a Korm. rendeletben rögzített kiemelt termékek esetében, kizárólag a Korm. rendelet 7. § (1) bekezdése szerinti, alábbi négy esetben alkalmazható:
41. / 67
1.
A működéshez, fenntartáshoz szükséges kiemelt termékbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és a hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható.
Alkalmazási feltételek (minden feltételnek együttesen fenn kell állnia): - a beszerzési igényt előre nem látható oknak kell kiváltania, - a beszerzésnek rendkívül sürgősnek kell lennie, - a hatályos keretszerződésnek vagy keretmegállapodásnak olyan eljárási módot kell tartalmaznia, amelynek időszükséglete nem teszi lehetővé a beszerzés határidőre, vagy haladéktalanul történő megvalósítását. 2.
A kiemelt termékbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés.
Alkalmazási feltételek (minden feltételnek együttesen fenn kell állnia): - a központosított közbeszerzési portálon nem érhető el olyan keretmegállapodás vagy keretszerződés, amelyből a termék vagy szolgáltatás beszerezhető lenne, - a kiemelt termékek saját hatáskörben történő beszerzésének feltétele, hogy a közbeszerzésére vonatkozó beszerzési igény előzetesen bejelentett legyen. 3.
Lehetősége van más intézmény készletének átvételére, és az megfelel az állami normatíváknak.
Alkalmazási feltételek (minden feltételnek együttesen fenn kell állnia): - a kiemelt termékeknek az Egyetemen kívül álló intézmény készletének kell lennie, - a készletben lévő termékeknek meg kell felelnie az állami normatívának. 4.
A keretszerződésben meghatározott és az egyéb (pl. azonos szolgáltatási) feltételek tekintetében is mindenben megfelelő kiemelt terméket a keretszerződés szerinti árnál alacsonyabb áron tud beszerezni.
Alkalmazási feltételek (minden feltételnek együttesen fenn kell állnia): - a beszerezni kívánt terméket vagy szolgáltatást hatályos keretszerződés tartalmazza (ha keretmegállapodás tartalmazza, jelen eset nem alkalmazható), - a beszerzés során alkalmazott szerződésnek vagy megrendelésnek a termékhez kapcsolódó szolgáltatások tekintetében is a keretszerződéssel azonos feltételeket kell tartalmaznia, - a beszerezni kívánt termék vagy szolgáltatás a hatályos keretszerződésben foglaltaknál alacsonyabb áron kerül beszerzésre, - a kiemelt termékek saját hatáskörben történő beszerzés feltétele, hogy a közbeszerzésére vonatkozó beszerzési igény előzetesen bejelentett legyen.
42. / 67
Az igénylő szervezeti egység vezetőjének a Korm. rendeletben rögzített termékek és szolgáltatások saját hatáskörben történő beszerzését minden esetben indokolnia kell a BML kötelező mellékleteként csatolandó SAL-on, vagy a BML-hez csatolva, olyan részletességgel, hogy abból egyértelműen megállapítható legyen a fenti esetek valamelyikének valamennyi alkalmazási feltételének fennállása. (8) A Korm. rendelet 7. § (1) bekezdésének alkalmazása nem eredményezheti a központosított közbeszerzési rendszer keretén belül történő közbeszerzés indokolatlan mellőzését. (9) Amennyiben a konkrét termék vagy szolgáltatás nem található meg a hatályos keretszerződésekben vagy keretmegállapodásokban, de az tartalmaz funkcionálisan a felhasználási célnak megfelelő, egyenértékű terméket/szolgáltatást, akkor azt kell a központosított közbeszerzés keretében beszerezni. (10) A beszerzési igényről – kötelezettségvállaló és pénzügyi ellenjegyző által aláírt – BML alapján, a Beszerzési Igazgató aláírásával ellátva a Beszerzési Igazgatóság tájékoztatja a KEF-et. (3) A beszerzés minősítését a Beszerzési Igazgatóság a KEF visszajelzése alapján végzi. (4) Amennyiben a kiemelt termékbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, a saját hatáskörben történő beszerzés során kötött szerződésben az Egyetem szerződéses kötelezettséget kizárólag a KEF által a kiemelt termék vonatkozásában megkötendő keretszerződés vagy keretmegállapodás hatálybalépésének időpontjáig vállalhat, a szerződés időbeli hatályát erre tekintettel kell megállapítania. (5) Főszabályként a beszerzést a Beszerzési Igazgatóság valósítja meg, azonban a Kancellár és a Beszerzési Igazgató engedélyével külső tanácsadó is lefolytathatja, valamint ha a beszerzés a Kbt. részekre bontási tilalmának alkalmazásával számított becsült értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt a Beszerzési Igazgató az igénylő saját hatáskörébe utalhatja az egyszerű beszerzés lebonyolítását. (6) Az Egyetem saját hatáskörében történő közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén a jelen szabályzat I. fejezetében leírt eljárásrendet kell alkalmazni, és a Beszerzési Igazgatóság végzi a következő feladatokat: o eljárási hirdetmény vagy az ajánlattételi felhívás megküldése a KEF részére, o a közbeszerzési eljárásra vonatkozóan adatközlés a KEF részére. (7) Az Egyetem saját hatáskörében történő egyszerű beszerzési eljárás lebonyolítására a jelen szabályzat III. fejezetében leírt eljárásrendet kell alkalmazni. (2)
43. / 67
4.4.2. Beszerzés módszere (1)
A beszerzés - a becsült érték vizsgálata alapján meghatározott - módszere szerint az Egyetem saját hatáskörében történő beszerzések lehetnek: o Közbeszerzések, o Egyszerű beszerzések.
(2)
Közbeszerzések lefolytatása esetén a jelen Szabályzat I. fejezetében, egyszerű beszerzések esetén a III. fejezetben foglalt szabályozást kell alkalmazni a jelen fejezetben leírt kiegészítésekkel.
(3)
Attól függően, hogy a beszerzési eljárást melyik szervezeti egység folytatja le, a szerződéssel és annak teljesítésével kapcsolatos adatszolgáltatás az alábbiak szerint történik: a) A Beszerzési Igazgatóság által megvalósított közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén A Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a következő adatok, dokumentumok feltöltéséről a központosított közbeszerzési portálra: - A megkötött szerződés alapadatai (szerződő felek megnevezése, a szerződés tárgya, mennyisége, az ellenszolgáltatás mértéke, a teljesítés határideje, a szerződés tárgyára vonatkozó műszaki, minőségi feltételek, a szerződéskötés ideje, a szerződés időtartama) - A szerződés teljesítési dokumentumai (teljesítésigazolás), amennyiben azt a kapcsolódó keretmegállapodás nem a szállító kötelezettségeként rögzíti. A szerződés (rész)teljesítését igazoló szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatát köteles annak aláírását követően haladéktalanul megküldeni a Beszerzési Igazgatóság közbeszerzést lebonyolító referensének. b) A Beszerzési Igazgatóság által megvalósított egyszerű beszerzési eljárás esetén A Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a következő adatok, dokumentumok feltöltéséről a központosított közbeszerzési portálra: - A megkötött szerződés alapadatai (szerződő felek megnevezése, a szerződés tárgya, mennyisége, az ellenszolgáltatás mértéke, a teljesítés határideje, a szerződés tárgyára vonatkozó műszaki, minőségi feltételek, a szerződéskötés ideje, a szerződés időtartama) - A szerződés teljesítési dokumentumai (teljesítésigazolás). A szerződés (rész)teljesítését igazoló szervezeti egység köteles a teljesítésigazolást elektronikus úton a Beszerzési Igazgatóságnak megküldeni annak aláírását követően haladéktalanul a
[email protected] e-mail címre, valamint a kapcsolattartó referens e-mail címére.
44. / 67
c) Az igénylő saját hatáskörében megvalósított egyszerű beszerzés esetén Az igénylő szervezeti egység a saját hatáskörében megvalósított beszerzések szerződését a szerződéskötést követően haladéktalanul, valamint a szerződés teljesítésének igazolását a szerződés teljesítését követően haladéktalanul köteles megküldeni elektronikus úton a
[email protected] e-mail címre, valamint a kapcsolattartó referens e-mail címére. Az igénylő szervezeti egység által megküldött dokumentumok alapján a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a következő adatok, dokumentumok feltöltéséről a központosított közbeszerzési portálra: - A megkötött szerződés alapadatai (szerződő felek megnevezése, a szerződés tárgya, mennyisége, az ellenszolgáltatás mértéke, a teljesítés határideje, a szerződés tárgyára vonatkozó műszaki, minőségi feltételek, a szerződéskötés ideje, a szerződés időtartama) - A szerződés teljesítési dokumentumai (teljesítésigazolás). (4)
Az adatszolgáltatási kötelezettség rendszeres vagy ismételt megsértése esetén az adatszolgáltatásért felelős személy(ek) fegyelmi és kártérítési felelősségre vonható(ak).
45. / 67
II.2. fejezet Kommunikációs beszerzési eljárások A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet hatálya alá eső beszerzések lebonyolítása a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (továbbiakban NKOH) iránymutatásai alapján. 1.
Általános rendelkezések
(1)
Az Egyetem a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet szerint érintett szervezet, tehát a beszerzések lebonyolítása tekintetében e rendelet előírásai szerint köteles eljárni. Az NKOH-val való kapcsolattartás a Beszerzési Igazgatóság feladata. Az Egyetem a rendelet hatálya alá tartozó kommunikációs célú beszerzéseket az NKOH által kötött, hatályos keretmegállapodások, közbeszerzési szerződések alapján vagy – az NKOH előzetes jóváhagyásával – saját hatáskörben bonyolíthatja le. A rendelet hatálya alá tartozó termékeket a rendelet 1. számú melléklete szerint a Kormányzati kommunikációs feladatokhoz tartozó szolgáltatások formanyomtatvány tartalmazza. A kommunikációs beszerzések értékhatártól függetlenül bejelentés-kötelezettek. A bruttó 100 ezer forint feletti beszerzések esetén az érintett Szakigazgatóság, a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság szakmai engedélyére is szükség van. A szakigazgatósági engedélyezés könnyítése és gyorsítása érdekében a saját hatáskörébe utalt kommunikációs beszerzések elindítása előtt ajánlott az érintett szakigazgatóságtól előzetes tanácsadást kérni. A Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság, mint Szakigazgatóság a Szakigazgatóságok és a kompetenciájukba tartozó beszerzési területek formanyomtatványon felsorolt beszerzések esetén tudja a szakmai megfelelőséget igazolni.
(2) (3)
(4)
(5) (6)
(7)
2.
A kommunikációs beszerzések tervezése
(1) A meghatározott kommunikációs szolgáltatások és termékek tekintetében az Egyetem éves összesített közbeszerzési tervét, illetve beszerzési tervét, valamint szponzorációs költségkeret-tervét tárgyévet megelőző év december 15-ig; negyedéves tervét minden naptári negyedév utolsó napját megelőző 15. napig kell az NKOH által üzemeltetett portálon jóváhagyásra feltölteni. (2) A tervek elkészítéséhez szükséges igényfelmérő lapot (az NKOH által előírt formában) a Beszerzési Igazgatóság legkésőbb a határidőt megelőző 15. napon eljuttatja az Egyetem szervezeti egységeihez. Az összesítő táblázatot a beérkezett igényfelmérő lapok alapján a Beszerzési Igazgatóság készíti el, amit a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság szakmailag ellenőriz, szükség esetén az egyes szervezeti egységektől kiegészítést, pontosítást kér, majd véglegesítést követően visszaküldi a Beszerzési Igazgatóságnak. A szakmai ellenőrzés könnyítése és gyorsítása érdekében a tervezés folyamán ajánlott az érintett szakigazgatóságtól előzetes tanácsadást kérni. 46. / 67
3.
A kommunikációs beszerzési igények bejelentése, a megvalósulással kapcsolatos adatszolgáltatás (1) A bruttó 100e Ft-ot nem meghaladó értékű beszerzések esetén az igény
[email protected] címre küldött e-mail-ben történő igénybejelentés szükséges. Az e-mail kötelező tartalmi elemeit a Specifikációs adatlap minta kommunikációs beszerzések esetén elnevezésű formanyomtatvány elnevezésű formanyomtatvány tartalmazza. A kiválasztott szállító nevére kiállított megrendelő tervezet az e-mail kötelező melléklete. (2) A bruttó 100e Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű beszerzési igényeket a szabályosan és hiánytalanul kitöltött BML és a Specifikációs adatlap minta kommunikációs beszerzések esetén elnevezésű formanyomtatvány elnevezésű formanyomtatvány kitöltésével kell kezdeményezni. A kiválasztott szállító nevére kiállított megrendelő/szerződés tervezet a BML kötelező melléklete. (3) A Beszerzési Igazgatóság a NKOH döntése alapján, illetve az érvényes közbeszerzés keretében kötött szerződések figyelembevételével minősíti a beszerzési igényt. (4) A beszerzés megvalósításának módszerére vonatkozó minősítés, és az azt megalapozó jóváhagyó NKOH döntés nélkül, a rendelet hatálya alá tartozó kommunkációs beszerzés, értéktől függetlenül nem valósítható meg, szerződés nem módosítható. (5) Az igénylő szervezeti egység által saját hatáskörben lefolytatott eljárást követően a
[email protected] címre küldött dokumentumok alapján, a Beszerzési Igazgatóság gondoskodik a következő adatok, dokumentumok feltöltéséről a NKOH által biztosított portálra: - A megkötött szerződés alapadatai (szerződő felek – a szállító cégjegyzékszáma és adószáma – megnevezése, a szerződés tárgya, az ellenszolgáltatás mértéke, a szerződéskötés ideje, a szerződés időtartama) - A szerződés teljesítési dokumentumai (teljesítésigazolás). (6) A fenti dokumentumok megküldése az aláírást követő 5 napon belül kötelező.
47. / 67
II.3. fejezet Fekvőbeteg szakellátáshoz kapcsolódó központosított beszerzések (1) A fekvőbeteg szakellátást nyújtó intézmények részére történő gyógyszer-, orvostechnikai eszköz és fertőtlenítőszer beszerzések országos központosított rendszeréről szóló 46/2012. (III. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó termékek beszerzése a rendelet 1. számú melléklete szerint: 1. Tisztító hatású eszközfertőtlenítő szerek 2. Röntgen-kontrasztanyagok 3. Kötésrögzítő kötszerek 4. Műtéti kötszerek 5. Primer sebfedők 6. Orvosi kesztyűk 7. Infúziós és transzfúziós szerelékek 8. Intravénás kanülök 9. Egyszerhasználatos fecskendők 10. Egyszerhasználatos injekciós tűk 11. Zárt vérvételi rendszerek (2) A fenti termékek tekintetében a Korm. Rendelet által meghatározott központi beszerző szervezet az Állami Egészségügyi Központ (ÁEEK). 1. Általános rendelkezések (1) (2) (3)
Az Egyetem a 46/2012. (III. 28.) Korm. rendelet szerint kötelezett szervezet, tehát a beszerzések lebonyolítása tekintetében e rendelet előírásai szerint köteles eljárni. Az ÁEEK-val való kapcsolattartás a Beszerzési Igazgatóság feladata. Amennyiben az ÁEEK gyógyszer-, orvostechnikai eszköz vagy fertőtlenítőszer beszerzése tárgyában lefolytatott eljárásban kötött szerződés alapján az igény kielégítése nem biztosított, vagy a 46/2012. (III. 28.) Korm. rendelet 6. §-ában meghatározott esetekben, a termékek közbeszerzéssel vagy egyszerű beszerzéssel, saját hatáskörben lefolytatott eljárás keretében szerezhetők be.
2. A fekvőbeteg szakellátáshoz kapcsolódó beszerzési igények bejelentése (1) A rendelet hatálya alá eső termékek tekintetében a beszerzést – értékhatártól függetlenül – a szabályosan kitöltött BML és mellékletei kitöltésével kell kezdeményezni, melyet a Beszerzési Igazgatóság az ÁEEK által lefolytatott közbeszerzési eljárás keretében létrejött érvényes szerződések figyelembevételével minősít. (2) Az ÁEEK által megvalósított közbeszerzéseket érintő változás esetén a Beszerzési Igazgatóság tájékoztatást tesz közzé, különös tekintettel az egyes szerződések által érintett termékekre, és a szerződésből való lehívás (megrendelés) módjára, az ÁEEK tájékoztatásának megfelelően.
48. / 67
3. A fekvőbeteg szakellátáshoz kapcsolódó beszerzésekkel kapcsolatos adatszolgáltatás (1) Az Egyetem a saját hatáskörben megvalósítani kívánt beszerzés körülményeiről a beszerzés megkezdése előtt 8 nappal – kivéve ha a beszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és a hatályos szerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható – a központi beszerző szervezetet írásban tájékoztatni köteles. (2) Az intézmény köteles a saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződés alapadatait - a szerződő felek megnevezését, a szerződés tárgyát, mennyiségét, az ellenszolgáltatás mértékét, a teljesítés határidejét és a szerződéskötés idejét, a szerződés időtartamát - , hivatkozva a saját hatáskörű beszerzést megalapozó körülményekre, valamint a szerződés teljesítésének dokumentumait a központi beszerző szerv részére 5 napon belül megküldeni. (3) Az Egyetem köteles negyedévente, minden naptári negyedév utolsó napját követő 15. napig adatszolgáltatást teljesíteni az intézmény által megvalósított gyógyszer-, orvostechnikai eszköz és fertőtlenítőszer felhasználás mennyiségéről és értékéről, feltüntetve az egyes gyógyszerek, orvostechnikai eszközök és fertőtlenítőszerek tekintetében irányadó értékeket. (4) Az adatszolgáltatáshoz szükséges adatgyűjtő lapot (az ÁEEK által előírt formában) a Beszerzési Igazgatóság legkésőbb a határidőt megelőző 15. napon eljuttatja az Egyetem érintett szervezeti egységeihez, melyeket összesítve továbbít az ÁEEK részére.
49. / 67
III. fejezet EGYSZERŰ BESZERZÉSEK 1.
Beszerzési eljárás lebonyolítása
(1)
Az igénylő szervezeti egység – BML-en és Specifikációs Adatlapon (SAL), illetve az erre vonatkozó formanyomtatványokon – megfogalmazott beszerzési igényének egyszerű beszerzésnek történő minősítése esetén, az e fejezetben meghatározott szabályok szerint kell eljárni. Az egyszerű beszerzési eljárások technikai lebonyolítása – főszabály szerint – a Beszerzési Igazgatóság feladata. Ez alól kivételt képez: a rendkívüli sürgősség miatti soron kívüli beszerzés, amelyet az igénylő szervezeti egység vagy az illetékes szakigazgatóság saját hatáskörben maga folytat le, az az egyszerű beszerzési eljárás, amely lefolytatásának hatáskörét a Beszerzési Igazgató a minősítést követően átruházza, az Egyetem Pályázati Szabályzatában külön meghatározott egyszerű beszerzések, a Kancellár diszkrecionális (kivételes beavatkozási) intézkedése szerinti beszerzés. Minden esetben a Beszerzési Igazgatóság folytatja le azokat az egyszerű beszerzési eljárásokat, és elkészíti azokat a szerződésmódosításokat, amelyek becsült értéke / megkötni tervezett szerződés értéke – a Kbt. szabályai szerint számítva – a nettó öt millió forintot eléri vagy meghaladja. Minden esetben a Beszerzési Igazgatóság folytatja le – a 320/2015. (X. 30.) Korm. Rend. vonatkozó szabályainak figyelembevételével – azokat a beszerzési eljárásokat, amelyek nem tartoznak a Kbt. hatálya alá és a megkötni tervezett szerződés értéke – a Kbt. szabályai szerint számítva – a nettó ötvenmillió forintot meghaladja, továbbá elkészíti azokat a szerződésmódosításokat, amelyek nem tartoznak a Kbt. hatálya alá, a szerződés értéke – a Kbt. szabályai szerint számítva – a nettó ötvenmillió forintot meghaladja és a tervezett módosítás eredményeként az eredeti szerződéses érték több, mint 5 %-kal növekszik. Amennyiben az egyszerű beszerzés becsült értéke eléri vagy meghaladja a nettó ötmillió forintot az eljárás eredményéről szóló döntést a Kancellár hozza meg. Amennyiben az egyszerű beszerzés becsült értéke nem éri el a nettó ötmillió forintot az egyszerű beszerzési eljárás eredményéről szóló döntést a beszerzést lebonyolító szervezeti egység vezetője hozza meg. Amennyiben az adott árubeszerzés becsült értéke nem haladja meg a nettó egymillió forintot, nem szükséges szerződést kötni, hanem elegendő az Ávr. 50. § bekezdésnek megfelelő módon írásba foglalt dokumetum (megrendelés választása esetén a megrendelés és annak visszaigazolása). Rendkívüli sürgősség fennállása esetén az igénylő szervezeti egység vagy az illetékes szakigazgatóság saját hatáskörben folytathatja le a beszerzési eljárást a jelen Szabályzatban foglaltak megfelelő alkalmazásával, valamint az igénylő terület vezetőjének felelős jóváhagyásával. Az igénylő szervezet a rendkívüli sürgősséggel történő beszerzésről – mihelyt lehetséges – azonnal, de legkésőbb az ajánlatkéréssel egyidejűleg tájékoztatja a Beszerzési Igazgatóságot a BML, valamint a rendkívüli
(2)
(3)
(4)
(5) (6)
(7)
(8)
50. / 67
(9)
2.
sürgősség indoklásának megküldésével. A rendkívüli sürgősséget megalapozó tényeket és a tényekre vonatkozó bizonyítékokat írásban kell rögzíteni, és az alátámasztó dokumentumokat a BML kötelező mellékleteként, materiálisan kell megküldeni a Beszerzési Igazgatóság részére. Rendkívüli sürgősség miatti beszerzés vizsgálatot vonhat maga után. A vizsgálatot a Beszerzési Igazgatóság folytatja le, az ehhez szükséges dokumentum alapú ellenőrzést (beleértve a soronkívüliség megfelelő indokolását is) a Beszerzési Igazgató határozza meg. Beszerzési Igazgatóság által lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások szabályai
2.1. Általános rendelkezések (1)
A „négy szem elvét” az egyszerű beszerzési eljárások lebonyolítása során is alkalmazni kell. Ennek megvalósítása érdekében beszerzésenként az ügyintéző mellett kijelölésre kerül az ügyintéző helyettese is, aki és / vagy az ügyintéző vezetője egyben a beszerzés ellenőrző feladatait is ellátja, mely során ellenőrzi a beszerzés folyamatát és dokumentumainak tartalmát.
2.2. Beszerzés előkészítése (1)
Az igénylő szervezeti egység által az egyszerű beszerzési eljárás előkészítésének részét képezi: a) a beszerzési igény pontos meghatározása, amely magában foglalja a beszerzés tárgyának, mennyiségének meghatározását, b) a beszerzést realizáló szerződés feltételeinek meghatározása, különös tekintettel az alábbiakra: - szállítási, vállalkozási, építési, szolgáltatási feltételek, - pénzügyi feltételek (az ellenszolgáltatás teljesítésének módja és feltételei, fizetési határidő, pénzügyi teljesítési ütem stb.), - teljesítés helyét, idejét, szállítási, teljesítési ütemterv, teljesítés bizonylati rendje, - opció (esetlegesen, ha ilyen van az opció lehívásának módja), - szerződés esetleges meghosszabbításának lehetősége, - jótállási feltételek, - szavatossági feltételek, - kötbér (késedelem, hibásteljesítés, meghiúsulás), - felmondás (rendes és rendkívüli felmondás feltételei), - elállás jogának kikötése (esetleges), - ajánlati biztosítékról rendelkezés, ennek bizonylatai, - megvalósítási garancia, - jól teljesítési biztosíték, - mediátor igénybevétele, alávetéses illetékesség esetleges jogvita esetére a tisztességes verseny feltételeinek megteremtése, az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők meghatározása, 51. / 67
a fentiek meghatározásához szükséges intézkedések és döntések meghozatala. c) Amennyiben a beszerzés becsült értéke eléri vagy meghaladja a nettó ötmillió forintot az igénylő szervezeti egységnek a beszerzés során közreműködő, pénzügyi és a beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértelmet képviselő szakértőt kell megneveznie. A szakértők delegálásában igény esetén az illetékes szakigazgatóság segítséget nyújt. 2.3. Beszerzési igény meghatározása (1)
(2) (3)
Az igénylő szervezeti egységnek kell meghatároznia a beszerzési igény részét képező műszaki leírást, olyan részletességgel és tartalommal, amely alkalmas a beszerzési eljárásban (versenyeztetésben) történő alkalmazásra. A műszaki leírás nem korlátozhatja az ajánlattétel során az ajánlattevők esélyegyenlőségét és az egyenlő elbánásra vonatkozó alapelvek érvényesülését. A műszaki leírás összeállításához az illetékes szakigazgatóság segítséget nyújt.
2.4. Szerződés feltételeinek meghatározása (1)
A beszerzési eljárások során az ajánlattételhez az ajánlattételre felkért gazdasági szereplők számára rendelkezésre kell bocsátani az eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés legfontosabb feltételeit, lehetőség szerint az árajánlatkéréssel egybeszerkesztett szerződéstervezettel együtt, melyet az Egyetem mindenkor hatályos vonatkozó szabályzatai szerint meghatározott tartalmi elemek figyelembe vételével – a Beszerzési Igazgatóság által lebonyolítandó beszerzési eljárások esetén – a Beszerzési Igazgatóság Beszerzési Szerződés-előkészítő Osztálya készít el.
2.5. Versenyeztetés feltételeinek megalkotása (1)
(2) (3)
(4)
A versenyeztetés feltételeinek meghatározása – a delegált szakértőkkel szoros együttműködésben – a beszerzést technikailag lebonyolító Beszerzési Igazgatóság feladata. A versenyeztetés feltételeinek biztosítaniuk kell az ajánlattételre felkért gazdasági szereplők számára az esélyegyenlőségét. Az ajánlatkérés tartalmát úgy kell meghatározni, hogy annak alapján ajánlattevők megfelelő ajánlatot tehessenek és a szabályszerűen, időben benyújtott ajánlatok összehasonlíthatóak legyenek. Az ajánlatok összehasonlítására alkalmazandó értékelési szempontok meghatározása során objektív szempontokat kell alkalmazni (a Kbt. értékelési szempontokra vonatkozó rendelkezéseit mintaként véve).
2.6. Ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők meghatározása
52. / 67
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Minden bruttó 100 ezer Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű egyszerű beszerzési eljárás során – alapszabály szerint – legalább három, a szerződés teljesítésére alkalmas, tulajdonosi szerkezetében eltérő gazdasági szereplőt kell felkérni ajánlattételre. A döntéshozó döntése alapján az ajánlatkérés akkor is érvényes lehet, ha a felkért gazdasági szereplők közül nem mindenki tesz ajánlatot azzal, hogy a nem, vagy nem kizárólag egyetemi forrásból megvalósuló beszerzés esetén a támogatást nyújtó ettől eltérő feltételeket állapíthat meg a támogatás felhasználása, elszámolása tekintetében. Amennyiben csak háromnál kevesebb ajánlattevő kérhető fel ajánlattételre, ennek indokát (monopolhelyzet, kizárólagosság, beszerzés egyedi feltétele miatt nem ismert három ajánlattevő, stb.) az igénylő szervezeti egységnek kell megadnia, illetőleg dokumentálnia, valamint a beszerzés ellenőrzése esetében ezen tényt bizonyítania. Háromnál kevesebb ajánlattevő felkérésének indoka lehet különösen, ha műszaki vagy technikai sajátosságok, szerzői jogok vagy kizárólagos jogok védelmének fennállása miatt a szerződés teljesítésére – így ajánlattételre – csak háromnál kevesebb számú gazdasági szereplő alkalmas. Ilyen esetben az ajánlatkérési eljárást a lehetséges legnagyobb számú ajánlattevővel kell lefolytatni. Oktatási tevékenység beszerzése esetében egy ajánlattevő felkérését megalapozó körülménynek minősül, amennyiben meglévő szakmai kapcsolat, tehát múltbeli, az Egyetemen végzett oktatási tevékenység köthető a személyhez, akivel az igénylő szervezeti egység szerződést kíván kötni, és erről a beszerzési igény benyújtásakor a kezdeményező szervezeti egység vezetője nyilatkozatot tesz. Járóbeteg-szakellátás beszerzése esetében egy ajánlattevő felkérését megalapozó körülménynek minősül, amennyiben - olyan speciális szakmai tevékenységet kívánnak beszerezni, amelyet korlátozott számban gyakorolnak, - továbbá a szerződéskötés elmaradása a betegellátás folyamatosságát veszélyeztetné, és erről a beszerzési igény benyújtásakor a kezdeményező szervezeti egység vezetője nyilatkozatot tesz. Nem fogadható el ajánlat olyan gazdasági szereplőtől, akinek lejárt köztartozása van, aki nem rendelkezik rendezett munkaügyi kapcsolatokkal, aki gazdasági, vagy szakmai tevékenységével kapcsolatban bűncselekményt követett el és a bűncselekmény elkövetése jogerős bírósági ítéletben megállapítást nyert, vagy akinek a tevékenységét a büntetőjogi intézkedésekről szóló törvény alapján a Bíróság jogerősen korlátozta mindaddig, amíg a hátrányok alól nem mentesült, akinek tevékenységét felfüggesztették, aki végelszámolás, csődeljárás, felszámolás alatt áll, aki nem minősül átlátható szervezetnek, aki az ajánlatkérésben előírt adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése során a valóságnak nem megfelelő adatot szolgáltat (hamis adat), illetve hamis adatot tartalmazó nyilatkozatot tesz.
53. / 67
Mindezeken felül a Beszerzési Igazgatóság további eljárásból történő kizáró tényezők/okok alkalmazásáról dönthet. (8) A fenti kizáró tényezők ellenőrzése történhet előzetesen nyilvános adatbázisokban fellelhető adatok alapján, vagy az ajánlatkérés során az ajánlattevő által benyújtott nyilatkozat alapján. (9) Nem szükséges a fenti kizáró tényezők külön ellenőrzése abban az esetben, amennyiben az adott szállító szerepel az Egyetem minősített beszállítók listájában8. (10) A potenciális Ajánlattevők személyével kapcsolatban a Beszerzési Igazgatóság szükség szerint külön szakmai egyeztetést folytat az igénylő szervezeti egységgel, valamint jogosult a beszerzést igénylő szakterület vagy az illetékes szakigazgatóság által eljárásba meghívni kívánt gazdasági szereplők mellett más gazdasági szereplőket (is) felhívni ajánlattételre. (11) Ha az egyszerű beszerzés értéke nem éri el a bruttó 100 ezer Ft-ot, akkor nem kötelező a legalább három gazdasági szereplő ajánlattételre való felkérése, valamint nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás. (7)
2.7. Ajánlatkérés (1) (2) (3)
(4)
(5)
(6)
8
Az egyszerű beszerzések megvalósítása ajánlatkérés útján történik. Főszabály szerint az ajánlatkérés beszerzéstechnikai lebonyolítása – a saját hatáskörben megvalósítandó egyszerű beszerzés kivételével – a Beszerzési Igazgatóság feladata. Az ajánlatkérés tartalmát úgy kell meghatározni, hogy annak alapján ajánlattevők megfelelő ajánlatot tehessenek és a szabályszerűen, időben benyújtott ajánlatok összehasonlíthatóak legyenek. Az ajánlatkérés pénzügyi és beszerzés tárgya szerinti szakmai tartalmát az igénylő szervezeti egység által delegált, a beszerzés során közreműködő, pénzügyi és a beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértő adja meg. Az ajánlatkérést a Beszerzési Igazgatóság beszerzésért felelős referense indítja el, amennyiben a beszerzéshez szükséges valamennyi adat teljes körűen és hiánytalanul rendelkezésre áll (BML, ajánlatkérés komplett dokumentációja – szakmailag, beszerzéstechnikailag és jogilag – hiánytalanul elkészült), illetőleg az ajánlatkérés végleges szövegét az igénylő szervezeti egység(ek) képviseletére kijelölt, pénzügyi és a beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértelmet képviselő szakértők jóváhagyták. Egy szervezeti egységet érintő egyszerű beszerzéseknél a pénzügyi és a beszerzés tárgyának megfelelő szakmai szakértelmet az illetékes szervezeti egység biztosítja, több szervezeti egységet érintő egyszerű beszerzés esetén - az igénylő szervezeti egységek által adott információk alapján – a szükséges pénzügyi szakértelmet a Gazdasági Főigazgató az általa kijelölt képviselő által biztosítja, beszerzés tárgyának megfelelő szakértelmet az érintett szakigazgatóság az általa kijelölt felelős munkatárs által biztosítja.
Elérhetőség: http://semmelweis.hu/minoseg/letolthetodokumentumok/se-minositett-beszallitok
54. / 67
(7)
(8)
A Beszerzési Igazgatóság által lebonyolított egyszerű beszerzési eljárások során a beszerzéstechnikai, valamint a jogi szakértelmet a Beszerzési Igazgatóság biztosítja. Amennyiben az általa lebonyolítandó ajánlatkéréshez szükséges, a beszerzésért felelős referens feladata, hogy az igénylő szervezeti egység és / vagy illetékes szakigazgatóság bevonásával, a beszerzés tárgyával kapcsolatban kiegészítő tájékoztatás adását, konzultációt, helyszíni bemutatást/bejárást szervezzen.
2.8. Ajánlatkérés ajánlott tartalma Ajánlatkérés tartalma (amennyiben releváns): Ajánlatkérő neve, elérhetősége, Ajánlatkérő nevében eljáró képviselő megnevezése, elérhetősége (telefon-, faxszám, email cím), Beszerzés tárgyának megnevezése, Beszerzés tárgyának részletes műszaki specifikációja, a beszerzés mennyiségének rögzítése, szakmai leírás csatolása, Teljesítés helye, határideje, feltételei az ellenszolgáltatással kapcsolatos kikötések, feltételek, Amennyiben ajánlatkérő az eljárás során az ajánlattevők alkalmasságát is vizsgálni kívánja, úgy egyrészről annak meghatározását, hogy mely körülmények megléte vagy hiánya, vagy azok milyen mértékű fogyatékossága miatt minősíti az ajánlatkérő az ajánlattevőt alkalmatlannak a szerződés teljesítésére, másrészről pedig a benyújtandó nyilatkozatok, igazolások meghatározását, Ajánlat benyújtásának formai követelményei (a benyújtandó iratok másolati példányban, elektronikusan vagy fax útján is benyújthatóak stb.) Ajánlat beadásának határideje és helye, Ajánlatok összehasonlítására, a nyertes kiválasztására szolgáló értékelési feltételek, Szerződéstervezet, Ajánlati kötöttség időtartama, Ajánlattevők által benyújtandó dokumentumok/adatok: o összehasonlításra alkalmas, egyértelmű írásbeli ajánlat szállítási/teljesítési határidővel, árral, fizetési móddal, fizetési határidővel, jótállás megjelöléssel o nyilatkozat, amelyben az ajánlattevő elfogadja az ajánlatkérés feltételeit és a szerződéses feltételeket, o cégkivonat/egyéni vállalkozói igazolvány és aláírási címpéldány egyszerű másolati példánya, o az ajánlattevő kapcsolattartójának elérhetősége (telefon-, mobil- és fax szám, email cím, pontos levelezési cím), Ajánlatkérés részeként kötelezően alkalmazandó jogfenntartó nyilatkozat (záradék): o Ajánlatkérő fenntartja a jogát arra, hogy az ajánlatkérést módosítsa, visszavonja, illetve új ajánlatkéréséről döntsön, vagy elálljon az ajánlatkérési, illetőleg beszerzési, szerződéskötési szándékától.
55. / 67
2.9. Beszerzési eljárás lebonyolítása, ajánlatok elbírálása (1)
(2)
Az adott egyszerű beszerzés lebonyolításáért felelős referens: az ajánlatokat átveszi, elvégzi az ajánlatok tartalmi és formai ellenőrzését, szükség szerint szakmai, pénzügyi/gazdasági, jogi egyeztetéseket folytat a nyertes ajánlattevő kiválasztásához, az adott delegált szakértő kezdeményezésére, szükség szerint hiánypótlást kér az Ajánlattevő(k)től, illetve az ajánlat nem egyértelmű elemeiről felvilágosítást, magyarázatot, indokolást kér az ajánlattevőtől, az értékelési szempontok szerint összehasonlítja az ajánlatokat (a pénzügyi és beszerzés tárgya szerinti szakmai tartalmát a delegált szakértőnek kell elbírálnia), javaslatot tesz a döntéshozó részére az alábbiak tekintetében: o a benyújtott ajánlatok érvényessége / érvénytelensége o az eljárás eredményessé/eredménytelenné nyilvánítása, o nyertes ajánlat kiválasztása, o adott esetben 2. legjobb ajánlat kiválasztása, o ajánlatkérés visszavonása/újraindítása, írásban értesíti az Ajánlattevőket a döntéshozó döntéséről, külön megkeresés esetén az igénylő szervezeti egységek által lebonyolított egyszerű beszerzésekben beszerzéstechnikai támogatást nyújt. A szükséges fedezet emeléséről a beszerzést igénylő szervezeti egység beszerzésért felelős döntéshozója vagy pénzügyi ellenjegyzője nyilatkozik az igénylő szervezeti egység(ek) képviseletére kijelölt pénzügyi szakértelmet képviselő szakértő(k) útján.
2.10. Szerződéskötés (1) A beszerzésért felelős referens az ajánlati kötöttség időtartama alatt, a nyertessé nyilvánított Ajánlattevővel – illetve adott esetben annak visszalépése esetén a második legjobb ajánlatot tevővel – az Egyetem vonatkozó szabályzata szerint előkészíti az eljárás alapján megkötendő szerződést, melyet minimum 4 példányban aláírásra, illetőleg ellenjegyzésre előterjeszt. (2) A szerződés aláírásának sorrendje alapfolyamat szerint a következő: a beszerzési referens és a Beszerzési Igazagtóság jogi szakértője szignózza a véglegesített, adatokkal kiegészített szerződést, amelyet elektronikus úton pdf formátumban megküld a nyertes Ajánlattevőnek. A nyertes Ajánlattevő 4 eredeti példányban aláírva juttatja vissza a szerződéseket a Beszerzési Igazgatóságra. A szerződések szükség esetén ellenjegyzésre, végül pedig kötelezettségvállaló által történő aláírásra kerülnek. (3) A beszerzésért felelős referens a Beszerzési Igazgatóság az általa lefolytatott beszerzések esetén a szerződés megkötését követően gondoskodik a szerződés SAP rendszerben történő rögzítéséről.
56. / 67
(4) Amennyiben a megkötendő szerződés egy igénylő szervezeti egység igényére vonatkozik a szerződés SAP-ban való rögzítése az igénylő szervezeti egység feladata. (5) A beszerzésért felelős referens a megkötött szerződés eredeti példányait az alábbiak szerint megküldi: 1 példány Szerződés szerinti partner (szállító, szolgáltató vagy vállalkozó) 1 példány Pénzügyi Igazgatóság 1 példány Lebonyolító szervezeti egység (a szerződés a beszerzési eljárás dokumentációjának részeként irattározásra kerül) 1 példány Igénylő szervezeti egység (több szervezeti egységet érintő beszerzés esetén másolati példányok készülnek) (6) A Beszerzési Igazgatóság a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság részére a Szerződéstárban történő elhelyezés céljából elektronikus úton szkennelt, másolati példányt küld. (7) A létrejött szerződés alapján az igénylő szervezeti egység közvetlenül megrendelheti (lehívhatja) a beszerzés tárgyát képező árut vagy igénybe veheti a szolgáltatást, illetve megvalósíthatja az építési beruházást, melyet az SAP rendszerben köteles rögzíteni (SAP megrendelés). (8) A teljesítés során tapasztalt eltéréseket (minőségi, mennyiségi, ár, garanciális igényeket megalapozó hibák, hiányosságok) az igénylő szervezet képviselőjének jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és – amennyiben a beszerzést a Beszerzési Igazgatóság folytatta le – azt továbbítania kell a Beszerzési Igazgatóságra. A beérkezett jegyzőkönyv alapján a Beszerzési Igazgatóság dönt a szerződéssel kapcsolatos igényérvényesítésről, és indokolt esetben Beszerzési Igazgatóság jogi szakértője megteszi a szükséges lépéseket. 3.
Vizsgálat
(1)
A Beszerzési Igazgató saját hatáskörben vizsgálatot indíthat a rendkívüli sürgősség miatt saját hatáskörben lebonyolítandó beszerzés, valamint a külső lebonyolító által lefolytatott beszerzés esetén. A vizsgálatot a Beszerzési Igazgatóság folytatja le, az ehhez szükséges dokumentum alapú ellenőrzést (beleértve a soronkívüliség megfelelő indokolását is) a Beszerzési Igazgató határozza meg. A dokumentumokat a lebonyolító szervezet köteles hiánytalanul a Beszerzési Igazgatóság rendelkezésére bocsátani. Vizsgálat indítható az Ajánlattevő, vagy egyéb érdekelt személy, érdekvédelmi szervezet, kamara, ügyészség, más hatóság jelzése alapján is. Ezen vizsgálatot a Kancellár rendelheti el. Folyamatban levő ügyben, vizsgálat esetén, a vizsgálat lezárásáig nem köthető meg a szerződés. Vizsgálat esetén a nyertessé nyilvánított ajánlattevőtől igényelni kell az ajánlati kötöttség meghosszabbítását.
(2)
(3)
(4) (5)
4.
Kancellár diszkrecionális (kivételes beavatkozási) intézkedése
(1)
A Kancellár az igénylő szakterület jelzése alapján jogosult az egyszerű beszerzési ügyek intézése során is – az ügyintézés bármely szakaszában – ellenőrzést indítani, indokolt
57. / 67
(2)
(3)
esetben a beszerzési feladat ellátását magához vonni és a szükséges intézkedéseket megtenni az Egyetem Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje szerint. A Kancellár diszkrecionális (kivételes beavatkozási) intézkedése körébe értendő: új eljárás elrendelése, az ügyintézés elvonása, új ügyintéző kijelölése, döntéshozatal magához vonása, amennyiben súlyos szabálytalanság megalapozott gyanúja merül fel, a beszerzési eljárás folytatásának felfüggesztése, a szerződéskötés megtiltása. A beszerzést a továbbiakban a Kancellár döntése alapján kell folytatni.
5.
Igénylő szervezet, vagy az illetékes szakigazgatóság által, saját hatáskörben lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások rendje
(1)
Jelen szabályzat szerint az igénylő szervezeti egység vagy az illetékes szakigazgatóság saját hatáskörben rendkívüli sürgősség, illetve a Beszerzési Igazgató általi hatáskörátruházás esetén bonyolíthat le egyszerű beszerzést, ez utóbbi esetben akkor, ha az adott beszerzés becsült értéke nem éri el, vagy nem haladja meg a nettó ötmillió forintot. A nettó ötmillió forintot nem elérő, vagy nem meghaladó becsült értékű beszerzések esetén a lebonyolító szervezeti egység vezetője dönt: a beszerzés kezdeményezéséről és lezárásáról, a rendkívüli sürgősség miatti, azonnali, egyszerű beszerzésekről, az átruházott hatáskörben folytatott beszerzésekről. A saját hatáskörben történő beszerzési eljárás rendje a Beszerzési Igazgatóság által lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások beszerzéstechnikai eljárásrendjével azonos - az Egyetem egyéb szabályzatainak figyelembe vételével -, de a beszerzés lebonyolításába a Beszerzési Igazgatóságot nem kell bevonni, illetőleg döntéshozó alatt a lebonyolító szervezeti egység vezetőjét, a beszerzés ügyintézője, felelős referense alatt pedig az igénylő szervezet ügyintézőjét kell érteni. A beszerzés során a Beszerzési Igazgatóság által – a szerződéstervezet kivételével – kiadott dokumentumsablonokat, mintaokmányokat kell alkalmazni. A sablonokon a minimális kötelező tartalom külön kiemelésre kerül. A lebonyolító szervezeti egység vezetője felelős az igénylő saját hatáskörében lefolytatott beszerzés során hozott döntésekért, azok végrehajtásáért, a lebonyolított beszerzés szabályszerűségéért, dokumentáltságáért. A szerződés megkötéséhez szükséges intézkedéseket és az ezzel kapcsolatos feladatokat (ellenjegyzések, SAP-ban való rögzítés stb.) akkor is teljesíteni kell, ha az igénylő szervezeti egység a beszerzést saját hatáskörben bonyolítja le. Saját hatáskörben lefolytatott beszerzés esetében az SAP-ban való rögzítés az igénylő szervezeti egység feladata. Az igénylő szervezeti egység vagy illetékes szakigazgatóság általi lefolytatandó egyszerű beszerzési eljárások esetén a jogi szakértelem biztosítása - a jogi ellenjegyzést is beleértve - a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság feladatkörébe tartozik. Amennyiben rendelkezésre áll a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság által jóváhagyott szerződéssablon az adott szerződésre, a szerződéstervezet előkészítésénél azt kell használnia az igénylő szervezeti egységnek.
(2)
(3)
(4)
(5)
(6) (7)
(8)
58. / 67
MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Közbeszerzések ellenőrzési nyomvonala Előkészítés
Ssz Folyamat . lépései
1 Éves beszerzési igények felmérése, tervezés
Körlevél Adatelemzések, Terv összeállítása
alapja (Jogszabály / belső szabályozás) Hatályos közbeszerzésekről szóló törvény (továbbiakban Kbt), Beszerzési szabályzat
2 Éves közbeszerzési terv ÁKB jóváhagyásra történő előterjesztése
Közbeszerzési terv összeállítása
lépései
3 Beszerzések Beszerzést Minősítő kezdeményezése Lap, (továbbiakban BML) kitöltése
4 Beszerzés szakmai megfelelőségéne k igazolása
BML kitöltése
Felelősségi szintek Ellenőrző
Feladatgazda
ellenőrzés módja Jóváhagyás
jóváhagyó n.é.
jóváhagyá s módja n.é.
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály vezetője
Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Jóváhagyás Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály vezetője, Beszerzési Igazgató
Állandó Határozat Közbeszerzés i Bizottság (ÁKB)
Beszerzési szabályzat, Kötelezettségválla lási szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat
Beszerzést igénylő szervezeti egység megbízott referense / ügyintézője
egyeztetési Beszerzést igénylő szervezeti egység gazdasági vezetője
Beszerzést igénylő szervezeti egység kötelezettség vállalója
n.é.
Szakigazgató Aláírás ság vezetője
Beszerzési Illetékes szabályzat, szakigazgatóság Kötelezettségválla előadója lási szabályzat
n.é.
Aláírás
Határidő
A folyamat eredményekén t keletkezett dokumentum
Beszerzési Szabályzatban meghatározva a mindenkor hatályos Kbt. ben előírt határidő figyelembe vételével Beszerzési Szabályzatban meghatározva a mindenkor hatályos Kbt. ben előírt határidő figyelembe vételével Folyamatos
Éves Beszerzési terv
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „Sz" rész
Közbeszerzési terv és előterjesztés
Beszerzést Minősítő lap (BML) „B" rész
5 Beszerzés minősítése
Adatvizsgálat (Minden információ és aláírás, ellenjegyzés megléte), Beszerzési eljárások típusának meghatározása
Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Beszerzésminősí tési és Közbeszerzési Főosztályvezető
Jóváhagyás
Beszerzési Igazgató
Aláírás
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „M" rész
6 Ügyintéző, helyettesének megbízása
Minősítés
Beszerzési szabályzat, Beszerzési Igazgatóság ügyrendje
KözbeszerzésiOs Beszerzésminősí ztály vezetője tési és Közbeszerzési Főosztályvezető
egyeztetési
n.é.
n.é.
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „M-5" rész
7 Javaslat a közbeszerzési eljárás indítására
Javaslat a közbeszerzési eljárás típusára
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
egyeztetési
Beszerzési Igazgató
egyeztetési Folyamatos
8 Döntés a közbeszerzési eljárás indításáról
Előterjesztés ÁKB-ra
Beszerzési szabályzat
Beszerzésminősí tési és Közbeszerzési Főosztályvezető
Beszerzési Igazgató
Jóváhagyás
Állandó Határozat Közbeszerzés i Bizottság (ÁKB)
Folyamatos
Eljárást indító határozat (ÁKB emlékeztető)
Beszerzési szabályzat és az ott hivatkozott jogszabályok és rendeletek
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense és a megbízott bíráló bizottsági tagok
Közbeszerzési Osztályvezető
Jóváhagyás
Az ÁKB által Határozat létrehozott Bírálóbizotts ág (BB)
Folyamatos
Ajánlati felhívás és Dokumentáció
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Jóváhagyás
n.é.
Folyamatos
Ajánlati felhívás
Közbeszerzés megindítása előtti központi ellenőrzés/engedélyez tetés, Ajánlati felhívás és Dokumentáció összeállítása 10 Ajánlati felhívás Ajánlati felhívás közzététele közzététele 9 Közbeszerzési eljárás előkészítése
60. / 67
n.é.
Előterjesztés
11 Beérkezett ajánlatok elbírálása
Beérkezett ajánlatok feldolgozása, értékelése
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszámoltatá Az ÁKB által Határozat s létrehozott Bírálóbizotts ág (BB)
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Bíráló Bizottsági Jegyzőkönyv
12 Döntés az eljárás eredményéről
Javaslat a döntés meghozásra
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszerzésminősí tési és Közbeszerzési Főosztályvezető
Beszámoltatá Kancellár s
Határozat
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Határozat az eljárás eredményéről
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Összegzés
13 Eredményközlés Összegzés összeállítása az eljárás eredményéről 14 Eredmény közzététele
Hirdetmény összeállítása
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Eredmény közzététele
15 Szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel
Szerződés aláírásra történő megküldése
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Beszerzési Igazgató
Jóváhagyás
Aláírás
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Mindkét fél által aláírt szerződés/ek
16 Szerződések megküldése szerződő felek részére
Kísérőlevél
Beszerzési szabályzat
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Folyamatos
Postakönyv
17 Szerződések nyilvántartásba vétele
Felvitel a számítógépes rendszerbe
Beszerzési szabályzat, Kötelezettségválla lási szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Beszerzésminősí tési és Közbeszerzési Főosztályvezető
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Folyamatos
SAP szerződés nyilvántartó lap
18 Közzététel hirdetmény útján
Hirdetmények összeállítása
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Közbeszerzési Osztály közbeszerzési referense
Közbeszerzési Osztályvezető
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Hirdetmény(e k)
61. / 67
Kancellár
19 Közzétételek Egyetem honlapján
Adatok, információk, dokumentumok közzétételre való összeállítása
20 Éves statisztikai összegzés
Adatok összegyűjtése Mindenkor és közzététele hatályos Kbt. Szerint, Beszerzési szabályzat
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Beszerzési Igazgatóság megbízott titkársági munkatársa
Beszerzési Igazgató
Beszámoltatá n.é. s
n.é.
Mindenkor hatályos Kbt. szerint
Honlap
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály vezetője
Beszámoltatá Beszerzési s Igazgató
aláírás
Beszerzési Szabályzatban meghatározva a mindenkor hatályos Kbt. ben előírt határidő figyelembe vételével
Éves statisztikai összegzés
n.é.: nem értelmezhető Ellenőrzési módok: beszámoltatás, jóváhagyás, egyeztetési
62. / 67
2. számú melléklet: Külön szabályozott közbeszerzések ellenőrzési nyomvonala Ssz
Folyamat lépései
Előkészítés
lépései
alapja (Jogszabály / belső szabályozás)
Felelősségi szintek
Feladatgazda
Ellenőrző
ellenőrzés módja
jóváhagyó
jóváhagyás módja
Határidő
A folyamat eredményeként keletkezett dokumentum
1
Éves beszerzési igények felmérése, tervezés
Körlevél Adatelemzések, Terv összeállítása
Hatályos közbeszerzésekről szóló törvény (továbbiakban Kbt), Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és - Minősítési Osztály vezetője
Jóváhagyás
n.é.
n.é.
Beszerzési Éves Beszerzési Szabályzatban terv meghatározva a mindenkor hatályos korm.rendelet - ben előírt határidő figyelembe vételével
2
Éves központosított közbeszerzési / kommunikációs szolgáltatások és termékek beszerzésére vonatkozó terv jóváhagyásra történő előterjesztése Negyedéves központosított közbeszerzési / kommunikációs szolgáltatások és termékek beszerzésére vonatkozó terv jóváhagyásra történő előterjesztése
Éves terv összeállítása
Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és - Minősítési Osztály vezetője
Jóváhagyás
Beszerzési Igazgató
aláírás
Beszerzési Szabályzatban Éves meghatározva Központosított a mindenkor Közbeszerzési hatályos Terv és Éves korm.rendelet Kommunikációs - ben előírt Szolgáltatások határidő és Termékek figyelembe Beszerzésére vételével vonatkozó terv
Negyedéves terv összeállítása
Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és - Minősítési Osztály vezetője
Jóváhagyás
Beszerzési Igazgató
aláírás
Beszerzési Szabályzatban Negyedéves meghatározva Központosított a mindenkor Közbeszerzési hatályos Terv és Éves korm.rendelet Kommunikációs - ben előírt Szolgáltatások határidő és Termékek figyelembe Beszerzésére vételével vonatkozó terv
3
63. / 67
Beszerzést Minősítő Lap, (továbbiakban BML) kitöltése
Beszerzési szabályzat, Kötelezettségvállal ási szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat
Beszerzést igénylő szervezeti egység megbízott referense
Beszerzést igénylő szervezeti egység gazdasági vezetője
egyeztetési
Beszerzési szabályzat, Kötelezettségvállal ási szabályzat
Illetékes szakigazgatóság előadója
n.é.
n.é.
Adatvizsgálat Beszerzési (Minden információ szabályzat és aláírás, ellenjegyzés megléte), Beszerzési eljárások típusának meghatározása
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Minősítés
Beszerzési Osztály vezetője / Közbeszerzési Osztály vezetője
4
Beszerzések kezdeményezése
5
BML kitöltése Beszerzés szakmai megfelelőségének igazolása
6
Beszerzés minősítése
7
Ügyintéző, helyettes ügyintéző megbízása (nem saját hatáskörbe utalt beszerzések esetén)
Beszerzési szabályzat, Beszerzési Igazgatóság ügyrendje
Beszerzést Aláírás igénylő szervezeti egység kötelezettsé gvállalója illetve a Beszerzési Szabályzat ban és a Kötelezetts égvállalási Szabályzat ban meghatároz ott személyek Szakigazga Aláírás tóság vezetője
Folyamatos
Beszerzést Minősítő lap (BML) „B" rész
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „Sz" rész
Beszerzésminősítés Jóváhagyás i és Közbeszerzési Főosztályvezető
Beszerzési Igazgató
Aláírás
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „M" rész
n.é.
n.é.
n.é.
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „M-5" rész
n.é.
64. / 67
8
Végrehajtás
Vonatkozó keretmegállapodás áttanulmányozása, Keretmegállapodás alapján az eljárás lefolytatása
Beszerzési szabályzat
Beszerzési Osztály / Közbeszerzési Osztály megbízott referense
Beszerzési Osztály /Közbeszerzési Osztály vezetője
Jóváhagyás
9
Eseti adatszolgáltatás a központi beszerző szervezet részére
Körlevél, Adatgyűjtés, Adatelemzések, összeállítás
A beszerző szervezet iránymutatása
Beszerzéstervezési és - Minősítési Osztály vezetője
Beszámoltat Beszerzési ás Igazgató
n.é.
n.é.
10
Éves statisztikai összegzés
Adatok összegyűjtése és közzététele
Mindenkor hatályos Kbt. Szerint, Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és - Minősítési Osztály vezetője
Jóváhagyás
n.é
Beszerzési Éves statisztikai Szabályzatban összegzés meghatározva a mindenkor hatályos Kbt. ben előírt határidő figyelembe vételével
n.é.: nem értelmezhető Ellenőrzési módok: beszámoltatás, jóváhagyás, egyeztetési
65. / 67
A aláírás Beszerzési Szabályzat ban és a Kötelezetts égvállalási Szabályzat ban meghatároz ottak szerint
Beszerzési Igazgató
n.é.
- közvetlen lehívás (megrendelés) vagy - verseny újranyitás dokumentumai vagy - írásbeli konzultáció dokumentumai vagy - közbeszerzés dokumentumai - saját hatáskör dokumentumai Adatszolgáltatás
3. számú melléklet: Egyszerű beszerzések ellenőrzési nyomvonala Ss z
Folyamat lépései
Előkészítés lépései
alapja (Jogszabály / belső szabályozás)
Felelősségi szintek Ellenőrző
Feladatgazda
ellenőrzés módja
1 Éves beszerzési igények felmérése, tervezés
Körlevél Adatelemzések, Terv összeállítása
Hatályos közbeszerzésekről szóló törvény (továbbiakban Kbt), Beszerzési szabályzat
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály megbízott referense
Beszerzéstervezési és Minősítési Főosztály vezetője
2 Beszerzések kezdeményezése
Beszerzést Minősítő Lap, (továbbiakban BML) kitöltése
Beszerzési szabályzat, Kötelezettségvállalási szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat
Beszerzést igénylő szervezeti egység megbízott referense
egyeztetési Beszerzést igénylő szervezeti egység gazdasági vezetője n.é.
3 Beszerzés BML kitöltése szakmai megfelelőségének igazolása 4 Beszerzés minősítése
Beszerzési Illetékes szabályzat, szakigazgatóság Kötelezettségvállalási előadója szabályzat
Adatvizsgálat Beszerzési szabályzat (Minden információ és aláírás, ellenjegyzés megléte), Beszerzési eljárások típusának meghatározása
Beszerzéstervezési és Minősítési Osztály megbízott referense
Jóváhagyás
n.é.
Beszerzésminősít Jóváhagyás ési és Közbeszerzési Főosztályvezető
66. / 67
jóváhagyó n.é.
jóváhagyás módja n.é.
Határidő
A folyamat eredményeként keletkezett dokumentum
Beszerzési Szabályzatban meghatározva a mindenkor hatályos Kbt. - ben előírt határidő figyelembe vételével
Éves Beszerzési terv
Beszerzést Aláírás igénylő szervezeti egység kötelezettség vállalója
Folyamatos
Beszerzést Minősítő lap (BML) „B" rész
Szakigazgató Jóváhagyás ság vezetője (aláírás)
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „Sz" rész
Beszerzési Igazgató
Folyamatos
Beszerzést Minősítő Lap (BML) „M" rész
Aláírás
5 Ajánlatkérés (minden bruttó 100 e Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű egyszerű beszerzési eljárás esetén) 6 Beszerzés lezárása
Beszerzés előkészítése, Ajánlatkérés lefolytatása, Legkedvezőbb ajánlat kiválasztása Szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel vagy Megrendelés előkészítése
Beszerzési szabályzat Lebonyolító referens
Felelős döntéshozó
Jóváhagyás
n.é.
Beszerzési szabályzat Lebonyolító referens
Felelős döntéshozó
Jóváhagyás
A Aláírás kötelezettség i szabályzatba n meghatározo ttak szerint
n.é.: nem értelmezhető Ellenőrzési módok: beszámoltatás, jóváhagyás, egyeztetési
67. / 67
n.é.
Folyamatos
Ajánlatkérés
Folyamatos
Mindkét fél által aláírt szerződés vagy Igénylő szervezeti egység megrendelése
