Dokumentace. OpenScape Office myattendant. Communication for the open minded. Návod k použití A31003-P1000-U D19

Dokumentace OpenScape Office myAttendant Návod k použití

A31003-P1000-U101-1-2D19

Communication for the open minded

Siemens Enterprise Communications www.hipath.cz

Copyright © Siemens Enterprise Communications s.r.o., držitel licence Siemens AG k obchodní značce Průmyslová 1306/7 • 102 00 Praha 10

Číslo dokumentu: A31003-P1000-U101-1-2D19 Informace v tomto dokumentu obsahují pouze obecné popisy popř. funkce, které se při konkrétním použití ne vždy shodují v uvedené formě nebo které se mohou z důvodu dalšího vývoje produktů změnit. Požadované funkce jsou závazné pouze tehdy, jsou-li výslovně dohodnuty ve smlouvě. Dodací možnosti a technické změny vyhrazeny. Použité obchodní značky jsou vlast-

nictvím Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG nebo příslušných majitelů.

Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications www.hipath.cz

Obsah Úvod. . . . . . . . . . . . . . . Hlavní okno myAttendant Tlačítka funkcí . . . . . . . . Kontextová okna . . . . . .

0 . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

Instalace . . . . . . . . . . . . . . . Předpoklady pro myAttendant Instalace myAttendant . . . . . Spuštění myAttendant. . . . . . Odinstalování myAttendant . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

.9 .9 10 10 11

První kroky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Výběr jazyka uživatelského rozhraní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání . Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání . . . Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání . . . . . . . . . . . . . . Určení způsobu předání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nápověda online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vyvolání nápovědy online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vyvolání kontextové nápovědy online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

12 12 13 13 14 14 14 15 15 15

Adresáře . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vyhledávání účastníků. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Volba telefonního čísla z interního adresáře . . . . . . Stav dostupnosti/nedostupnosti . . . . . . . . . . . . . . Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti . . . . . . Úprava záznamu o účastníkovi . . . . . . . . . . . . . . . Třídění interních účastníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . Úprava externích kontaktů . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání externích kontaktů . . . . . . . . . . . . . . . . . . Smazání externích kontaktů . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání poznámky k účastníkovi . . . . . . . . . . . . . . Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi.

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

16 16 17 17 18 19 19 19 20 20 20 21

Spojovatelské funkce . . . . Příjem volání . . . . . . . . . . Parkování volání . . . . . . . . Převzetí volání z parkování. Přidržení volání. . . . . . . . . Pokračování v hovoru . . . . Předání volání . . . . . . . . . Záznam a přehrání hovoru . Rozpojení volání (zavěšení) Volba telefonního čísla . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

22 23 24 24 24 25 25 25 26 26

Správa účastníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přiřazení účastníka uživatelskému tlačítku . . . . Přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům Přesunutí účastníka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

27 27 28 28

A31003-P1000-U101-1-2D19, 07/2009 OpenScape Office, myAttendant, návod k použití

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

5 5 7 8

3

Obsah

Třídění účastníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Smazání záznamu účastníka . . . . . . . . . . . . . . . Vytvoření nové záložky pro uživatelská tlačítka . . Vytvoření nové struktury pro uživatelská tlačítka . Třídění záložek pro uživatelská tlačítka . . . . . . . . Smazání záložek pro uživatelská tlačítka . . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

28 29 29 30 30 31

Centrum zpráv. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spuštění centra zpráv. . . . . . . . . . . . . . Zobrazení přehledu zpráv . . . . . . . . . . . Poslech hlasových zpráv . . . . . . . . . . . . Přesun hlasových zpráv . . . . . . . . . . . . Přesměrování hlasových zpráv . . . . . . . . Uložení hlasových zpráv . . . . . . . . . . . . Přesunutí hlasových zpráv. . . . . . . . . . . Přesměrování faxových zpráv . . . . . . . . Uložení faxových zpráv. . . . . . . . . . . . . Úprava zpráv LAN . . . . . . . . . . . . . . . . Uložení textového modulu zpráv LAN . . . Odstranění textového modulu zpráv LAN Posílání zprávy LAN . . . . . . . . . . . . . . . Smazání zprávy LAN . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

32 33 33 34 34 35 35 36 36 37 37 37 38 38 39

Konfigurace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přesměrování volání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Určení cílů přesměrování . . . . . . . . . . . . . . Určení čísla provolby . . . . . . . . . . . . . . . . . . Záloha konfigurace myAttendant . . . . . . . . . . Obnovení konfigurace myAttendant . . . . . . . . Smazání konfiguračního souboru myAttendant Programování telefonních tlačítek funkcí . . . . . Jak naprogramovat telefonní tlačítka funkcí . Výběr barvy uživatelského rozhraní . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .

40 40 40 41 41 42 42 43 43 44

Rejstřík. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

4


Úvod Hlavní okno myAttendant

1 Úvod Tento dokument je určen pro uživatele myAttendant a popisuje ovládání této aplikace. myAttendant je spojovatelské pracoviště s funkcemi softwarového telefonu pro malé a střední podniky. Přijímá, přidržuje nebo parkuje volání a předává je požadovaným účastníkům. Interní a externí adresáře uvádějí všechny účastníky a informují o jejich aktuálním stavu dostupnosti/nedostupnosti. Vedle tradičních hlasových funkcí nabízí myAttendant rovněž funkce zpráv. Můžete napsat textovou zprávu internímu účastníkovi a poslat ji prostřednictvím LAN, SMS nebo elektronické pošty. Příbuzná témata • • •

Hlavní okno myAttendant Tlačítka funkcí Kontextová okna

1.1 Hlavní okno myAttendant Hlavní okno myAttendant je centrální rozhraní pro zřízení a ovládání. Hlavní okno obsahuje následující prvky: •

Oblast „Řízení volání” (1)

•

Záložky pro uživatelská tlačítka, interní adresář a seznam volání (2)

•

Tlačítka funkcí” (3)

•

Oblast „Posílání zpráv” (4)


5

Úvod Hlavní okno myAttendant

Ovládání myAttendant myAttendant lze ovládat mnoha různými způsoby: •

pomocí uživatelských tlačítek (ovládání myší) - hlavní popisovaný způsob v této dokumentaci

•

prostřednictvím tlačítek funkcí na klávesnici (F1 až F12)

•

pomocí číslicových tlačítek pro zadávání telefonních čísel

•

pomocí tlačítek funkcí

Tato návod k použití popisuje pouze nejobecnější, většinou přímé způsoby ovládání. Příbuzná témata • • • • • • • •

6

Úvod Adresáře Spojovatelské funkce Správa účastníků Centrum zpráv Výběr jazyka uživatelského rozhraní Výběr barvy uživatelského rozhraní Volba telefonního čísla


Úvod Tlačítka funkcí

1.2 Tlačítka funkcí Tlačítka funkcí obsahují nejdůležitější funkce pro ovládání spojovatelských funkcí a vyvolání adresářů. Individuální funkce se aktivují kliknutím nebo stiskem příslušného tlačítka funkce na klávesnici. Následuje popis funkce jednotlivých tlačítek. Tlačítko / tlačítko funkce

Popis Otevření nápovědy. Přístup k možnostem nastavení. Zobrazení a zpracování interních účastníků komunikačního systému. Zobrazení kontaktů v celém podniku. Vyhledávání účastníků v interním a externím adresáři. Příjem nebo uvolnění volání. Přidržení a opětné spojení (unhold) volajících. Předání volání s ohlášením nebo bez ohlášení. Parkování hovorů a vyzvednutí z parkování Otevření centra zpráv. Volba čísel poboček. Nahrávání hovorů.

Příbuzná témata •


Úvod

7

Úvod Kontextová okna

1.3 Kontextová okna Kontextová okna (PopUp) v závislosti na situaci se zobrazují v hlavním okně myAttendant a umožňují Vám pohodlně reagovat na situaci jedním kliknutím. Příklady: Interní volání lze přijmout okamžitě; nové hlasové zprávy si lze poslechnout přímo. Příbuzná témata • • • •

8

Úvod Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení


Instalace Předpoklady pro myAttendant

2 Instalace Tato kapitola popisuje nutné systémové předpoklady a instalaci myAttendant.

Příbuzná témata • • • •

Předpoklady pro myAttendant Instalace myAttendant Spuštění myAttendant Odinstalování myAttendant

2.1 Předpoklady pro myAttendant Pro používání myAttendant musí být klientské PC účastníka vybaveno vhodnou hardwarovou a softwarovou konfigurací. myAttendant lze používat pouze ve spojení s následujícími systémovými telefony (HFA): OpenStage, optiPoint 410 a optiPoint 420. Pro bezchybné fungování myAttendant je třeba splnit následující minimální požadavky na klientské PC: •

•

Jeden z následujících operačních systémů: –

Microsoft Windows XP se Service Pack 3 (32 bit)

–

MS Windows Server 2003 se Service Pack 2 (32 bit

–

Microsoft Windows Vista se Service Pack 1 (32 bit)

Hardware –

2 GHz CPU

–

512 MB RAM pro Microsoft Windows XP (SP3) (32 bit)

–

1 GB RAM pro Microsoft Windows Server 2003 (SP2) (32 bit) a Microsoft Windows Vista (SP1) (32 bit)

–

100 Mbit/s LAN (doporučuje se 1 Gbit/s LAN)

–

Rozlišené obrazovky XGA (1024x768)

Příbuzná témata • •


Instalace Instalace myAttendant

9


2.2 Instalace myAttendant Předpoklady:

Krok za krokem:

•

Váš PC splňuje předpoklady popsané pod Předpoklady pro myAttendant.

•

Váš uživatelský účet Windows má lokální oprávnění pro správu.

•

Správce komunikačního systému Vám poskytnul instalační soubor.

1. Proveďte instalaci. 2. Jestliže se zobrazí okno User Account Control (ovládání uživatelského účtu) s hlášením An unidentified program wants access to your computer. (neidentifikovaný program chce přístup k Vašemu počítači), klikněte na Allow. 3. Sledujte instrukce v okně Setup myAttendant (zřídit myAttendant). 4. Klikněte na Finish (ukončit).

Další kroky:

Spusťte myAttendant. Příbuzná témata • • • •

Instalace Předpoklady pro myAttendant Spuštění myAttendant Odinstalování myAttendant

2.3 Spuštění myAttendant Předpoklady: Krok za krokem:

•

myAttendant je nainstalován na Vašem PC.

1. Klikněte na Start > Program Files > Communication Clients > myAttendant. 2. V okně přihlášení Welcome to myAttendant … (vítejte v myAttendant) zadejte své uživatelské jméno. Obvykle se jedná o Vaše telefonní číslo. V případě dotazů se obraťte na svého správce komunikačního systému. 3. Zadejte své heslo. Při prvním přihlášení je Vaše heslo 1234. 4. Chcete-li v budoucnu používat myAttendant s automatickým přihlášením, označte zaškrtávací rámeček Save Password (uložit heslo). Heslo se pak bude zobrazovat v okně přihlášení automaticky. Tuto možnost můžete kdykoli změnit. UPOZORNĚNÍ: Automatické přihlášení používejte pouze tehdy, když jste si jisti, že nikdo jiný nemá přístup k Vašemu uživatelskému účtu Windows. V opačném případě mohou neoprávnění uživatelé například získat přístup k Vašim hlasovým a faxovým zprávám nebo přesměrovat Vaše telefonní číslo na Vaše náklady ke zpoplatněným externím cílům.

10


Instalace Odinstalování myAttendant

5. Klikněte na Login (přihlásit). Příbuzná témata • •


2.4 Odinstalování myAttendant Krok za krokem:

1. Zavřete myAttendant. 2. V Control Panel (ovládací panel) klikněte na Programs and Features (programy a funkce). 3. V kontextovém menu Siemens myAttendant klikněte na Uninstall (odinstalovat). 4. Klikněte na Continue (pokračovat). 5. V okně myAttendant Uninstall klikněte na Yes. 6. Jestliže se zobrazí hlášení ohledně smazání sdílených uživatelských souborů, klikněte na No to all (ne všem). Příbuzná témata • •



11

První kroky Výběr jazyka uživatelského rozhraní

3 První kroky Hned na začátku je třeba provést následující důležité nebo nápomocné kroky (podrobné pokyny viz níže). Výběr jazyka Vyberte jazyk pro uživatelské rozhraní myAttendant. Určení způsobu předávání volání Určete, zda mají být volání předávána číslu cíle s předchozím ohlášením nebo bez ohlášení. Zapnutí/vypnutí hlavního kontextového okna (PopUp) v režimu automatického příjmu volání Hlavní okno se automaticky maximalizuje, jakmile zazvoní telefon. Zapnutí/vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Hlavní okno se maximalizuje, jakmile je volání manuálně přijato. Zapnutí/vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno se minimalizuje, jakmile je volání ukončeno nebo jsou všechna spojení zrušena. Zapnutí/vypnutí kombinace tlačítek pro předání a rozpojení volání Kombinace tlačítek se používají, když je funkce příjmu volání myAttendant přerušena jinými aplikacemi. Příbuzná témata • • • • • • •

Výběr jazyka uživatelského rozhraní Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání Určení způsobu předání Nápověda online

3.1 Výběr jazyka uživatelského rozhraní Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup.. 2. V okně User Validation (ověření uživatele) zadejte heslo a klikněte na OK.

12


První kroky Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání

3. V rozevíracím seznamu Language (jazyk) vyberte požadovaný jazyk. 4. Klikněte na Save (uložit). Další kroky:

Zavřete myAttendant a restartujte aplikaci. Příbuzná témata • •

První kroky Hlavní okno myAttendant

3.2 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu automatického příjmu volání Hlavní okno myAttendant se při příjmu příchozího volání automaticky maximalizuje. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation (ověření uživatele) zadejte heslo a klikněte OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Screen pop on inbound calls (kontextové okno při příchozích voláních). 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •

První kroky Kontextová okna

3.3 Zapnutí nebo vypnutí hlavního kontextového okna v režimu manuálního příjmu volání Hlavní okno myAttendant se při manuálním příjmu volání otevře. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Screen pop on answer (kontextové okno při příjmu). 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •



13

První kroky Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení

3.4 Zapnutí nebo vypnutí minimalizace hlavního okna při zavěšení Hlavní okno myAttendant se při ukončení volání minimalizuje a zobrazí se jako symbol na liště s nástroji Windows. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Minimize on hangup (minimalizace při zavěšení). 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •


3.5 Zapnutí nebo vypnutí kombinace tlačítek pro příjem a rozpojení volání Jestliže jsou PC nainstalované další aplikace pro přerušení funkce příjmu volání myAttendant, můžete přijmout/rozpojit volání kombinací tlačítek CTRL + F6. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Pro zapnutí/vypnutí této možnosti označte zaškrtávací rámeček Global CTRL + F6 to answer / release (CTRL + F6 pro příjem/rozpojení). 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

První kroky

3.6 Určení způsobu předání Zde můžete určit, zda má být volání předáno s předchozím ohlášením nebo bez ohlášení. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. V rozevíracím seznamu Default Transfer Method (standardní způsob předání) vyberte způsob předání.

14


První kroky Nápověda online

4. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

První kroky

3.7 Nápověda online Nápověda online integrovaná do myAttendant je kontextová, tzn., že můžete přímo vyvolávat vhodná témata pro svou aktuální situaci zpracování. Navigace Tlačítka vlevo nahoře poskytují následující funkce: •

Contents (obsah) Vám poskytuje přehled o struktuře.

•

Index Vám umožňuje přímý přístup k tématu pomocí klíčových hesel.

•

Search (vyhledat) Vám umožňuje najít cíleně podle úplného textu všechna relevantní témata.

Příbuzná témata • • •

První kroky Vyvolání nápovědy online Vyvolání kontextové nápovědy online

3.7.1 Vyvolání nápovědy online Předpoklady:

•

Jste přihlášeni k myAttendant.

Krok za krokem:

›

Klikněte na F1 Help.


Nápověda online

3.7.2 Vyvolání kontextové nápovědy online Prerequisites:

•

Jste přihlášeni k myAttendant.

Krok za krokem:

›

Klikněte na Help.



Nápověda online

15

Adresáře Vyhledávání účastníků

4 Adresáře myAttendant má k dispozici interní a externí adresář. Interní adresář obsahuje seznam všech účastníků komunikačního systému s jejich aktuálním stavem dostupnosti/nedostupnosti. Externí adresář obsahuje seznam kontaktů celého podniku. Seznam volání zaznamenává příchozí a odchozí volání.

Příbuzná témata • • • • • • • • • • •

Vyhledávání účastníků Volba telefonního čísla z interního adresáře Stav dostupnosti/nedostupnosti Úprava záznamu o účastníkovi Třídění interních účastníků Úprava externích kontaktů Přidání externích kontaktů Smazání externích kontaktů Přidání poznámky k účastníkovi Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi Hlavní okno myAttendant

4.1 Vyhledávání účastníků Podrobnosti o účastníkovi, např. telefonní číslo nebo jméno, můžete hledat jak v interním, tak i externím adresáři. Pořadí znaků pro hledání a vrácené výsledky se zobrazí na pravé straně okna. Krok za krokem:

1. Klikněte na F5 Search (hledat). 2. Zadejte pořadí znaků pro hledání, například část jména. 3. Vyberte adresář (interní, externí nebo externí adresář offline), ve kterém chcete provést vyhledávání. 4. V poli hledání zadejte termín pro hledání (jméno, telefonní číslo).

16


Adresáře Volba telefonního čísla z interního adresáře

5. Klikněte na Start. Výsledek:

Výsledky se zobrazí na pravé straně okna. Příbuzná témata • •

Adresáře Posílání zprávy LAN

4.2 Volba telefonního čísla z interního adresáře Krok za krokem:

1. Klikněte na F3 Int. Dir. 2. Klikněte dvakrát na vybraný záznam účastníka. Příbuzná témata •

Adresáře

4.3 Stav dostupnosti/nedostupnosti Stav dostupnosti/nedostupnosti informuje o dostupnosti interního účastníka v interním adresáři a na uživatelských tlačítkách. K dispozici jsou následující stavy dostupnosti:

Symbol

Stav dostupnosti

Dostupnost

Office (kancelář)

dostupný na běžném pracovišti

Meeting (porada)

nepřítomný

Sick (nemoc)

nepřítomný

Break (přestávka)

nepřítomný

Gone Out (mimo kancelář)

nepřítomný

Vacation (dovolená)

nepřítomný


17

Adresáře Stav dostupnosti/nedostupnosti

Symbol

Stav dostupnosti

Dostupnost

Lunch (oběd)

nepřítomný

Gone Home (doma)

nepřítomný

Do Not Disturb (nerušit)

nepřítomný

Symbol

Stav dostupnosti nebo spojení Účastník volá

Účastník hovoří

INFO: Pro účastníky bez systémových telefonů (např. ISDN nebo analogových) nezobrazí interní adresář stav dostupnosti, ale pouze stav spojení.

Příbuzná témata • •

Adresáře Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti

4.3.1 Změna stavu dostupnosti/nedostupnosti Krok za krokem:

1. Klikněte na F3 Int. Dir. (interní adresář) 2. Klikněte na účastníka, jehož stav dostupnosti/nedostupnosti chcete změnit. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Change Users Status (změnit stav uživatele). 4. Vyberte požadovaný stav dostupnosti/nedostupnosti. Příbuzná témata •

18

Stav dostupnosti/nedostupnosti


Adresáře Úprava záznamu o účastníkovi

4.4 Úprava záznamu o účastníkovi V interním adresáři můžete zpracovat podrobnosti o účastníkovi, jako např. číslo PIN, číslo mobilního telefonu a uživatelské jméno. Předpoklady: Krok za krokem:

•

Tato funkce musí být uvolněna; jinak se zobrazí hlášení Access denied (odmítnutý přístup).

1. Klikněte na F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte pravým tlačítkem myši na účastníka, o kterém chcete zpracovat podrobnosti. 3. Z menu vyberte Edit (zpracovat). 4. Proveďte změny. Příbuzná témata •

Adresáře

4.5 Třídění interních účastníků Krok za krokem:

1. Klikněte na F3 Int. Dir. 2. Klikněte na nadpis sloupce (LastName (příjmení), FirstName (jméno), Extension (pobočka) atd.), který chcete použít jako kritérium pro třídění účastníků. Příbuzná témata •

Adresáře

4.6 Úprava externích kontaktů V externím adresáři můžete zpracovat podrobnosti o kontaktech, jako např. číslo PIN, číslo mobilního telefonu a uživatelské jméno. Předpoklady: Krok za krokem:

•

Tato funkce musí být uvolněna; jinak se zobrazí hlášení Access denied.

1. Klikněte na F4 Ext Dir (externí adresář).. 2. Klikněte na kontakt, jehož podrobnosti chcete zpracovat. 3. Z menu vyberte Edit. 4. Nyní proveďte změny. 5. Klikněte na OK. 6. Klikněte na Close. Příbuzná témata •


Adresáře

19

Adresáře Přidání externích kontaktů

4.7 Přidání externích kontaktů Údaje o externích účastnících můžete uložit jako kontakty v externím adresáři. Tím získáte přímý přístup k těmto datům. Krok za krokem:

1. Klikněte na F4 Ext Dir.. Zobrazí se seznam všech externích kontaktů. 2. Klikněte na tlačítko Select (vybrat). Zobrazí se prázdné vstupní pole. 3. Zadejte podrobnosti o novém kontaktu. 4. Uložte nový kontakt pomocí OK. 5. Klikněte na Close. Příbuzná témata •

Adresáře

4.8 Smazání externích kontaktů UPOZORNĚNÍ: Smazaný externí kontakt nelze obnovit. Krok za krokem:

1. Klikněte na tlačítko funkce F4 Ext Dir. 2. Klikněte na kontakt, který chcete smazat. 3. Klikněte na tlačítko Remove (odstranit). 4. Klikněte na Yes pro potvrzení odstranění. 5. Klikněte na Close. Příbuzná témata •

Adresáře

4.9 Přidání poznámky k účastníkovi K účastníkovi můžete přidat poznámky, které pak můžete používat pro připomenutí. Krok za krokem:

1. Klikněte na F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka, ke kterému chcete přidat poznámku. 3. Kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte Add Note (přidat poznámku). 4. Zadejte text.

20


Adresáře Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi

5. Klikněte na Add. Výsledek:

U záznamu účastníka v interním adresáři se zobrazí symbol dopisu. Příbuzná témata •

Adresáře

4.10 Přidání nebo rozšíření LAN poznámky k účastníkovi Krok za krokem:

1. Klikněte n F3 Int. Dir. Zobrazí se seznam všech interních účastníků. 2. Klikněte na účastníka. 3. Kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte LAN Notes (poznámky LAN). •

Klikněte na poznámku LAN. Ta se zobrazí v dolní části okna.

•

Poznámku popř. doplňte.

4. Klikněte na Save. 5. Klikněte na Close. Příbuzná témata •


Adresáře

21

Spojovatelské funkce

5 Spojovatelské funkce Spojovatelské funkce se používají pro řízení příchozích telefonních volání. Volání můžete přijímat, předávat účastníkům, přidržovat nebo zaparkovat. Tyto funkce se provádějí v oblasti Call Control (řízení volání) hlavního okna.

Aktivní volání Oblast Active Calls (aktivní volání) zobrazuje seznam aktivních příchozích volání. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou v systému uloženy, je vyplněno pouze pole ID. Pak máte možnost vyplnit ostatní pole příslušnými informacemi a uložit v externím adresáři. Jakmile jsou data uložena, zobrazí se pro každé aktivní volání následující podrobnosti: Sloupec

22

Popis

ID

Jednoznačný identifikační kód, který systém automaticky přiřadí každému volání. Tento identifikační kód můžete přiřadit volajícímu, aby mohli být v budoucnu identifikováni, když obdržíte příchozí volání z tohoto čísla. Jestliže přichází volání od neznámého volajícího, jehož údaje ještě nejsou v systému uloženy, je vyplněno pouze pole „ID”.

Arrived At (došlo v)

Uvádí, kdy došlo volání poprvé.

CLI

Zobrazuje telefonní číslo volajícího.


Spojovatelské funkce Příjem volání

Sloupec

Popis

First Name (jméno), Last Name (příjmení) and Company (firma)

Poskytuje podrobné informace, jsou-li volající uloženi (jméno, příjmení, firma). Je-li ID volajícího přiřazeno zákazníkovi, jehož data jsou např. uložena v externím adresáři, zobrazí se tato data při příchozích voláních v polích „Name” (jméno) a „Station Number/ Company” (telefonní číslo/firma).

Call for (volání pro)

Ukazuje, komu je volání určeno. Tato funkce je obzvláště užitečná, když myAttendant obdrží více volání současně.

Status (stav)

Zobrazuje stav volání, např. vyzvánění, hovor atd. Kliknutím pravým tlačítkem myši na volání se zobrazí funkce, které lze při volání použít, např.: unpark (převzít z parkování) - je-li volání zaparkováno hang up (zavěsit) - při aktivním hovoru

Přidržená/předávaná/zaparkovaná volání Oblast Held/Transferring/Parked Calls (přidržená/předávaná/zaparkovaná volání) zobrazuje seznam příchozích volání, která jste předali, zaparkovali nebo přidrželi. Pro každé spojení se v oblasti Active Calls zobrazí podrobnosti o volajícím. Příbuzná témata • • • • • • • • • •

Příjem volání Parkování volání Převzetí volání z parkování Přidržení volání Pokračování v hovoru Předání volání Záznam a přehrání hovoru Rozpojení volání (zavěšení) Volba telefonního čísla Hlavní okno myAttendant

5.1 Příjem volání Krok za krokem:

1. V oblasti Active Calls pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání, pro které se zobrazí Ringing (vyzvánění). 2. Klikněte na •

Answer Call (příjmout volání) nebo

•

stiskněte tlačítko 0 na číselnici.

Výsledek: Hovoříte s volajícím. Příbuzná témata •



23

Spojovatelské funkce Parkování volání

5.2 Parkování volání Parkováním se volání přesune na volnou parkovací pozici, dokud není volaný účastník opět k dispozici pro příjem volání. Předpoklady: Krok za krokem:

•

Přijali jste volání.

1. V oblasti Active Calls pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na Park Call (parkování volání). Výsledek: Volání se přesune do oblasti Held/Transferring/Parked Calls pro řízení volání. Zobrazí se stav volání (Parked) i parkovací pozice. Příbuzná témata •


5.3 Převzetí volání z parkování Převzetím z parkování lze v zaparkovaném hovoru pokračovat. Krok za krokem:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na zaparkované volání. 2. Klikněte na Unpark Call (převzít z parkování). Příbuzná témata •


5.4 Přidržení volání Jestliže již hovoříte s jiným účastníkem, je příchozí volání umístěno do držení. Krok za krokem:

1. Na obrazovce pro řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na příslušné volání. 2. Klikněte na •

Place Call on Hold (umístění volání do držení) nebo

•

stiskněte tlačítko - na číselnici.

Výsledek: Volání je přesunuto do oblasti „Held/Transferring/Parked Calls” pro řízení volání. Stav volání se zobrazí jako „On Hold” (přidržováno). Příbuzná témata •

24



Spojovatelské funkce Pokračování v hovoru

5.5 Pokračování v hovoru Pro pokracování v přidrženém hovoru vyberte „Reconnect Call” (znovu spojit volání). Krok za krokem:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na přidržené volání. 2. Klikněte na •

Reconnect Call nebo

•

stiskněte tlačítko - na číselnici.



5.6 Předání volání Předpoklady: Krok za krokem:

•

Volání bylo přijato.

1. Klikněte na volání. 2. Máte následující možnosti: •

Se stisknutým tlačítkem myši přetáhněte volání na uživatelské tlačítko požadovaného účastníka a pak tlačítko myši uvolněte (drag & drop) nebo

•

stiskněte tlačítko + na číselnici.



5.7 Záznam a přehrání hovoru Předpoklady: Krok za krokem:

•

Jste spojeni s telefonním partnerem.

1. Klikněte na F12 Rec.. Hovor je nahráván. 2. Po ukončení hovoru se zobrazí kontextové okno: •

Klikněte na Listen (poslech). Nahrané volání se přehraje přes reproduktor PC. nebo

•

Klikněte na Close. Nahrané volání se uloží v centru zpráv. INFO: Telefonní číslo nahraného volání se uloží v seznamu volání.

Příbuzná témata • A31003-P1000-U101-1-2D19, 07/2009 OpenScape Office, myAttendant, návod k použití

Spojovatelské funkce 25

Spojovatelské funkce Rozpojení volání (zavěšení)

5.8 Rozpojení volání (zavěšení) Funkce "Hang Up" (zavěsit) se používá k rozpojení stávajícího volání. Krok za krokem:

1. V řízení volání klikněte pravým tlačítkem myši na volání, pro které se zobrazuje stav „Talking" (hovor). 2. Vyberte •

ze zobrazených možností Disconnect Call (rozpojit volání) nebo

•

stiskněte tlačítko 0 na číselnici.



5.9 Volba telefonního čísla Krok za krokem:

1. Klikněte na F11 Dial. 2. V okně zadejte telefonní číslo. 3. Klikněte na Dial. Příbuzná témata • •

26

Spojovatelské funkce Hlavní okno myAttendant


Správa účastníků Přiřazení účastníka uživatelskému tlačítku

6 Správa účastníků Pro správu účastníků v myAttendant jsou k dispozici uživatelská tlačítka, interní a externí adresář. Interní účastníci jsou v uživatelském rozhraní označováni jako „uživatelé” a externí účastníci jako „kontakty”. Uživatelská tlačítka Uživatelská tlačítka se nacházejí v záložce Default (standard) a jsou součástí hlavního okna myAttendant. Uživatelská tlačítka jsou tříděna standardně podle příjmení v abecedním pořadí. V jedné záložce je k dispozici 70 uživatelských tlačítek. Pro uživatelská tlačítka lze zřídit více záložek. Uživatelským tlačítkům lze přiřadit pouze interní účastníky. Příbuzná témata • • • • • • • • • •

Přiřazení účastníka uživatelskému tlačítku Přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům Přesunutí účastníka Třídění účastníků Smazání záznamu účastníka Vytvoření nové záložky pro uživatelská tlačítka Vytvoření nové struktury pro uživatelská tlačítka Třídění záložek pro uživatelská tlačítka Smazání záložek pro uživatelská tlačítka Hlavní okno myAttendant

6.1 Přiřazení účastníka uživatelskému tlačítku UPOZORNĚNÍ: Tato funkce je k dispozici pouze pro interní účastníky! Krok za krokem:

1. Klikněte na prázdné uživatelské tlačítko. 2. Klikněte pravým tlačítkem myši na Users (uživatelé). 3. Vyberte Add User (přidat uživatele). Otevře se okno Add User. 4. Vyberte uživatele ze seznamu. 5. Klikněte na tlačítko Select. Příbuzná témata •


Správa účastníků

27

Správa účastníků Přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům

6.2 Přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům Pro přiřazení více účastníků uživatelským tlačítkům se používá interní adresář. Krok za krokem:

1. Klikněte na F3 Int. Dir. 2. Přetáhněte vybraného účastníka na prázdné uživatelské tlačítko. 3. Uvolněte tlačítko myši. 4. Opakujte kroky 3 a 4. Příbuzná témata •


6.3 Přesunutí účastníka UPOZORNĚNÍ: Tato funkce je k dispozici pouze pro interní účastníky! Krok za krokem:

1. Klikněte na záložku uživatelských tlačítek. 2. Klikněte na účastníka, kterého chcete přesunout. 3. Stiskněte CTRL na klávesnici a držte stisknuté tlačítko myši. 4. Přetáhněte vybraného účastníka na prázdné uživatelské tlačítko. 5. Uvolněte tlačítko myši. Příbuzná témata •


6.4 Třídění účastníků Krok za krokem:

1. Klikněte na záložku uživatelských tlačítek. 2. Klikněte na uživatelské tlačítko. 3. Proveďte třídění: •

Kliknutí pravým tlačítkem myši na > Sort > First Name (třídění > jméno) nebo

•

kliknutí pravým tlačítkem myši na > Sort > Last Name (třídění > příjmení).


28



Správa účastníků Smazání záznamu účastníka

6.5 Smazání záznamu účastníka Interního účastníka můžete odstranit z uživatelského tlačítka. Z interního adresáře se uživatel nesmaže. Krok za krokem:

1. Klikněte na záložku uživatelských tlačítek. 2. Klikněte na účastníka, kterého chcete smazat. 3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Remove User (odstranit uživatele). Příbuzná témata •


6.6 Vytvoření nové záložky pro uživatelská tlačítka Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation (ověření uživatele) zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Group Setup (vytvoření skupiny). 4. Klikněte na New (nová) a zadejte název pro záložku. 5. Klikněte na OK. 6. Označte nově vytvořený záznam pro záložku. 7. Klikněte na Auto Populate (automaticky vyplnit), chcete-li obsadit záložku interními účastníky komunikačního systému. 8. Z rozevíracího seznamu Create groups based on (tvořit skupiny založené na) vyberte oddělení nebo pracoviště. 9. Z rozevíracího seznamu Sort groups by (třídit skupiny podle) vyberte příjmení nebo jméno. 10. Klikněte na tlačítko Append new groups to the end of my existing groups (přidat nové skupiny na konci mých stávajících skupin). 11. Klikněte na OK. 12. Klikněte na Save. Příbuzná témata •



29

Správa účastníků Vytvoření nové struktury pro uživatelská tlačítka

6.7 Vytvoření nové struktury pro uživatelská tlačítka UPOZORNĚNÍ: Při vytváření nové struktury záložek pro uživatelská tlačítka se stávající struktura smaže. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Group Setup. 4. Klikněte na New a zadejte název pro záložku. 5. Klikněte na OK. 6. Označte nově vytvořený záznam pro záložku. 7. Klikněte na Auto Populate. 8. Z rozevíracího seznamu Create groups based on vyberte oddělení nebo pracoviště. 9. Z rozevíracího seznamu Sort groups by vyberte příjmení nebo jméno. 10. Klikněte na tlačítko Re-create my group structure (nově vytvořit strukturu skupiny). 11. Klikněte na OK. 12. Následuje bezpečnostní dotaz. Klikněte na Yes. 13. Klikněte na Save. Příbuzná témata •


6.8 Třídění záložek pro uživatelská tlačítka Můžete změnit pořadí, ve kterém se zobrazují záložky uživatelských tlačítek. Předpoklady: Krok za krokem:

•

Je zřízeno více záložek s uživatelskými tlačítky.

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Group Setup. 4. V poli Group Name klikněte na skupinu. 5. Klikněte na tlačítko Move Up (nahoru) nebo Move Down (dolů). 6. Opakujte popř. kroky 3 a 4.

30


Správa účastníků Smazání záložek pro uživatelská tlačítka

7. Klikněte na Save. Příbuzná témata •


6.9 Smazání záložek pro uživatelská tlačítka Smazané záložky nelze obnovit. DŮLEŽITÉ: Smazané záložky nelze obnovit. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Group Setup. 4. V poli Group Name vyberte skupinu. 5. Klikněte na Remove. 6. Klikněte na Save. Příbuzná témata •



31

Centrum zpráv

7 Centrum zpráv Hlasové a faxové zprávy i zprávy LAN jsou zapisovány a spravovány v Message Center (centrum zpráv). Zprávy lze spravovat pro jiné účastníky. Ti však musí k tomu udělit povolení.

Levá strana okna, následně uváděna jako seznam účastníků, obsahuje seznam všech účastníků komunikačního systému s jejich stavem dostupnosti/ nedostupnosti. Váš vlastní stav se zobrazuje v rozevíracím přehledu zpráv jako první. Další účastníci následují v abecedním pořadí. V závislosti na výběru v přehledu zpráv obsahuje pravá strana okna, následně uváděna jako podrobnosti o zprávách, tabulku s informacemi ke zprávám, které lze vybrat pro další zpracování. Typy zpráv lze zpracovat následujícím způsobem:

32

•

Hlasové zprávy si lze poslechnout, smazat, přesměrovat,

•

LAN zprávy si lze přečíst, nové LAN zprávy lze napsat a poslat interním účastníkům,

•

faxové zprávy lze přesměrovat.


Centrum zpráv Spuštění centra zpráv

Textové moduly pro zprávy LAN Pro komunikaci s účastníky můžete použít zprávy LAN uložené jako textové moduly. Tyto textové moduly se zobrazují v pravém rozevíracím seznamu v hlavním okně v oblasti „Send Messages” (poslat zprávy). Zprávy LAN se posílají účastníkům prostřednictvím LAN, SMS nebo e-mailem. Příbuzná témata • • • • • • • • • • • • • • •

Spuštění centra zpráv Zobrazení přehledu zpráv Poslech hlasových zpráv Přesun hlasových zpráv Přesměrování hlasových zpráv Uložení hlasových zpráv Přesunutí hlasových zpráv Přesměrování faxových zpráv Uložení faxových zpráv Úprava zpráv LAN Uložení textového modulu zpráv LAN Odstranění textového modulu zpráv LAN Posílání zprávy LAN Smazání zprávy LAN Hlavní okno myAttendant

7.1 Spuštění centra zpráv Krok za krokem: Výsledek:

1. Klikněte na Msg Ctr F10. Je-li centrum zpráv na pozadí již otevřené, musí se přepnutím aplikace zobrazit v popředí. Na jednom PC lze otevřít pouze jedno centrum zpráv. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.2 Zobrazení přehledu zpráv Krok za krokem:

1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. Příbuzná témata •


Centrum zpráv

33

Centrum zpráv Poslech hlasových zpráv

7.3 Poslech hlasových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•

Pro poslech zpráv jiných účastníků musíte mít od nich přiděleno oprávnění.

1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Voice messages (hlasové zprávy). Výsledek: V okně Message Details (podrobnosti o zprávě) se zobrazují hlasové zprávy v následujících kategoriích: Inbox (došlé zprávy), Played (přehrané), Saved (uložené) and Deleted (smazané). 4. Klikněte na jednu z těchto kategorií: 5. Označte hlasovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. Klikněte na Play (přehrát). 6. Klikněte na •

Play Through PC (přehrát přes PC) nebo

•

Play Through Phone (přehrát telefonicky).


Centrum zpráv

7.4 Přesun hlasových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Voice messages. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují hlasové zprávy v následujících kategoriích: Inbox, Played, Saved a Deleted. 4. Označte hlasovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. Klikněte na jednu z těchto kategorií: •

Move to Inbox (přesunout do došlé pošty)

•

Move to Played (přesunout do přehraných)

•

Move to Saved (přesunout do uložených)

•

Move to Deleted (přesunout do smazaných)


34

Centrum zpráv


Centrum zpráv Přesměrování hlasových zpráv

7.5 Přesměrování hlasových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Voice messages. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují hlasové zprávy v následujících kategoriích: Inbox, Played, Saved a Deleted. 4. Klikněte na jednu z těchto kategorií: 5. Označte hlasovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. Klikněte na Forward. 6. Vyberte účastníka. 7. Klikněte na Forward. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.6 Uložení hlasových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Voice messages. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují hlasové zprávy v následujících kategoriích: Inbox, Played, Saved a Deleted. 4. Klikněte na jednu z těchto kategorií: 5. Označte hlasovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. 6. Klikněte na Save as WAV (uložit jako WAV). 7. Zadejte název souboru. 8. Klikněte na Save. Příbuzná témata •


Centrum zpráv

35

Centrum zpráv Přesunutí hlasových zpráv

7.7 Přesunutí hlasových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•

Pro poslech zpráv jiných účastníků musíte mít od nich přiděleno oprávnění. Účastníci HiPath OpenOffice ME musí mít licenci ComfortPlus.

1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Fax messages (faxové zprávy). 4. Klikněte na jednu ze zobrazených faxových skupin. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují faxové zprávy faxové skupiny. 5. Označte faxovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. 6. Klikněte na Move (přesunout). 7. Klikněte na jednu z kategorií: •

Move to Inbox

•

Move to Played

•

Move to Saved

•

Move to Deleted


Centrum zpráv

7.8 Přesměrování faxových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Fax messages. 4. Klikněte na jednu ze zobrazených faxových skupin. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují faxové zprávy faxové skupiny. 5. Označte faxovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. Klikněte na Forward. 6. Vyberte faxovou skupinu. 7. Klikněte na Forward. Příbuzná témata •

36

Centrum zpráv


Centrum zpráv Uložení faxových zpráv

7.9 Uložení faxových zpráv Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem Fax messages. 4. Klikněte na jednu ze zobrazených faxových skupin. Výsledek: V okně Message Details se zobrazují faxové zprávy faxové skupiny. 5. Označte faxovou zprávu kliknutím pravým tlačítkem myši. 6. Klikněte na Save as TIFF. 7. Zadejte název skupiny. 8. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.10 Úprava zpráv LAN Předpoklady: Krok za krokem:

•


1. Klikněte na Msg Ctr F10. 2. V seznamu účastníků klikněte na znak plus (+) záznamu účastníka. 3. Klikněte na znak plus (+) před záznamem LAN Messages. 4. Klikněte na Messages To Attendant (zprávy na spojovatelské pracoviště). Výsledek: V okně Message Detail se zobrazují zprávy LAN. 5. Zprávu můžete přečíst nebo smazat. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.11 Uložení textového modulu zpráv LAN Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku LAN Messages. 4. Klikněte na Add.


37

Centrum zpráv Odstranění textového modulu zpráv LAN

5. Zadejte svou zprávu LAN, jako např. „Request callback” (žádost o zpětné volání). 6. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.12 Odstranění textového modulu zpráv LAN Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku LAN Messages. 4. Vyberte zprávu LAN, kterou chcete odstranit. 5. Klikněte na Remove. 6. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

Centrum zpráv

7.13 Posílání zprávy LAN Zprávy LAN uložené jako textové moduly a/nebo přímo zadaný text můžete poslat účastníkovi. Krok za krokem:

1. V oblasti LAN Messages vyberte z levého rozevíracího seznamu účastníka. 2. Z pravého rozevíracího seznamu v oblasti LAN Messages vyberte textový modul. 3. Zadejte popř. dodatečný text do spodní části oblasti LAN Messages. 4. Pro výběr typu předání použijte tlačítka LAN, SMS, E-mail. 5. Klikněte na Send (poslat). Příbuzná témata • •

38

Centrum zpráv Vyhledávání účastníků


Centrum zpráv Smazání zprávy LAN

7.14 Smazání zprávy LAN INFO: Zprávy LAN uložené jako textové moduly se nemažou. Maže se pouze přímo zadaný text v oblasti LAN Messages. Krok za krokem:

1. V oblasti LAN Messages klikněte na Delete (smazat). Příbuzná témata •


Centrum zpráv

39

Konfigurace Přesměrování volání

8 Konfigurace myAttendant můžete použít pro konfiguraci pravidel pro přesměrování volání, čísel provolby atd. Konfigurační nastavení lze uložit a obnovit. Příbuzná témata • • • • • • •

Přesměrování volání Určení čísla provolby Záloha konfigurace myAttendant Obnovení konfigurace myAttendant Smazání konfiguračního souboru myAttendant Programování telefonních tlačítek funkcí Výběr barvy uživatelského rozhraní

8.1 Přesměrování volání Pravidla pro přesměrování řídí provozní pohotovost myAttendant. K dispozici jsou následující operační režimy: •

Operational (schopný provozu) > žádné pravidlo pro přesměrování volání není aktivní

•

Night Service (noční zapojení) > přesměrování volání k nočnímu spojovatelskému pracovišti (vrátnice)

•

Automatic > přesměrování volání při nepřijetí k předdefinovaném číslu cíle

•

Emergency (nouzový) > přesměrování volání v nouzovém případě k předdefinovanému číslu cíle

Jestliže změníte operační režim, zapne komunikační systém přesměrování volání k cíli, který jste určili. Operační režim se zobrazí na horním konci oblasti Call Control (řízení volání). Příbuzná témata • •

Konfigurace Určení cílů přesměrování

8.1.1 Určení cílů přesměrování Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Communications.

40


Konfigurace Určení čísla provolby

4. V polích Emergency Forward (přesměrování v nouzovém případě) a Unattended Forward (přesměrování při nepřijetí) zadejte telefonní číslo, ke kterému chcete přesměrovat volání. 5. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

Přesměrování volání

8.2 Určení čísla provolby Je-li myAttendant např. používán několika různými organizacemi, ukazují nadefinovaná virtuální telefonní čísla (ID), pro jakou firmu je volání určeno. Předpoklady:

•

V komunikačním systému musí být pro každé virtuální telefonní číslo určeno číslo provolby (DID). UPOZORNĚNÍ: Tuto funkci může zřídit pouze vyškolený technik.

Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. Klikněte na záložku DIDs. 3. Klikněte na Add a zadejte virtuální telefonní číslo v poli DID a příslušný název organizace v poli Company. 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata •

Konfigurace

8.3 Záloha konfigurace myAttendant Konfigurační nastavení pro Vaši relaci myAttendant můžete uložit v záložním souboru. Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Backup and Restore (zálohovat a obnovit). 4. Klikněte na Create Backup (vytvořit zálohu). 5. Zadejte popř. název souboru. Klikněte na OK.


41

Konfigurace Obnovení konfigurace myAttendant

6. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •


8.4 Obnovení konfigurace myAttendant Předpoklady: Krok za krokem:

•

Musíte již mít vytvořený záložní soubor své konfigurace.

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Backup and Restore. 4. Vyberte záložní soubor. 5. Klikněte na Restore Backup (obnovit zálohování). 6. Klikněte na Yes pro potvrzení. 7. Klikněte na Save. Příbuzná témata • • •

Konfigurace Záloha konfigurace myAttendant Smazání konfiguračního souboru myAttendant

8.5 Smazání konfiguračního souboru myAttendant Předpoklady: Krok za krokem:

•

Musíte již mít vytvořený záložní soubor Vaší konfigurace.

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na záložku Backup and Restore. 4. Vyberte záložní soubor, který chcete smazat. 5. Klikněte na Delete Backup (smazat zálohování). 6. Klikněte na Yes pro potvrzení. 7. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •

42



Konfigurace Programování telefonních tlačítek funkcí

8.6 Programování telefonních tlačítek funkcí Váš telefon je vybaven určitým počtem tlačítek funkcí. Některé z nich jsou naprogramovány předdefinovanými funkcemi. Pomocí myAttendant můžete přizpůsobit svým požadavkům jak funkce předdefinovaných, tak i ostatních tlačítek funkcí. INFO: U telefonů s displejem můžete rovněž naprogramovat určitá tlačítka funkcí přímo na telefonu. Programování tlačítek funkcí v různých úrovních Tlačítka funkcí můžete programovat ve dvou úrovních: první úrovni lze přiřadit všechny nabízené funkce, druhé úrovni externí telefonní čísla. Pro používání druhé úrovně musí být na telefonu nakonfigurováno tlačítko Shift. Světelná signalizace tlačítka funkce (LED) je vždy přiřazena první úrovni. Příbuzná témata • •

Konfigurace Jak naprogramovat telefonní tlačítka funkcí

8.6.1 Jak naprogramovat telefonní tlačítka funkcí Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Klikněte na Program Phone Keys (programovat telefonní tlačítka). V prohlížeči se otevře okno pro programování tlačítek funkcí na telefonu. a) Jestliže se zobrazí hlášení, jako např. There is a problem with the security certificate of this website (problém s bezpečnostním oprávněním této internetové stránky), klikněte na Continue loading this website (pokračovat ve stahování této internetové stránky). 4. Pod symbolem telefonu klikněte na oblast tlačítek, kterou chcete zpracovat. 5. V podrobném náhledu oblasti tlačítek klikněte na symbol tlačítka na konci příslušné řady. Symbol tlačítka se zbarví červeně na znamení, že funkce je aktivní pro programování. 6. Vyberte požadovanou funkci z rozevíracího seznamu Choose Function (vybrat funkci).


43

Konfigurace Výběr barvy uživatelského rozhraní

a) Jestliže funkce vyžaduje další informace (parametry), vyberte tyto podrobnosti nebo zadejte požadovaná data. INFO: Jestliže vyberete pro tlačítko funkce funkci Shift Key, je Vám k dispozici druhá úroveň tlačítek pro přiřazení externích telefonních čísel. 7. Klikněte na Save. 8. Jestliže jste vybrali systémový telefon s automatickým popisem tlačítek (jako např. optiPoint 420 Standard), můžete ve sloupci Labeling (popisování) zadat text, který se má zobrazit na displeji tlačítka funkce. 9. Jestliže jste naprogramovali tlačítko funkce jako Shift Key, označte zaškrtávací rámeček 2. Level. Zadejte externí telefonní čísla, jak je popsáno pod kroky 6 až 8. 10. Chcete-li naprogramovat další tlačítka funkcí, opakujte kroky 4 až 9. 11. Zavřete okno prohlížeče pro programování tlačítek. 12. V okně myAttendant Setup klikněte na Save. Příbuzná témata •

Programování telefonních tlačítek funkcí

8.7 Výběr barvy uživatelského rozhraní Krok za krokem:

1. Klikněte na F2 Setup. 2. V okně User Validation zadejte heslo a klikněte na OK. 3. Z rozevíracího seznamu Skin vyberte požadovaný skin. 4. Klikněte na Save. Příbuzná témata • •

44

Konfigurace Hlavní okno myAttendant


Rejstřík A aktivní volání oblast řízení volání 22 zobrazení spojovatelských dat 22

B barva výběr 44

C centrum zpráv spuštění 33

Č číslo provolby určení 41

D došlé hlasové zprávy 34, 35

E externí účastníci přidání kontaktů 20 smazání kontaktů 20 úprava kontaktů 19

Z hovor přehrání 25 záznam 25

I instalace 10 interní adresář 5

J jazyk výběr 12

K kombinace tlačítek příjem/rozpojení volání 14 konfigurace obnovení 42 záloha 41 konfigurační soubor smazání 42 kontextové okno manuální příjem volání 13 příchozí volání 13

L

faxové zprávy 32 přesměrování 36 přesunutí 36 uložení 37 uložení jako TIFF soubor 37

LAN zprávy 32 čtení 37 posílání 38 smazání 37, 39 smazání jako textový modul 38 uložení jako textový modul 37 úprava 37

H

M

F

hlasové zprávy 32 došlé 34, 35 přehrané 34, 35 přesměrování 35 přesun 34 přesunutí 36 poslech 34 smazané 34, 35 uložené 34, 35 uložení 35 hlasové zprávy uložení 35 hlavní okno spojovatelského pracoviště 5 prvek 5 A31003-P1000-U101-1-2D19, 07/2009 OpenScape Office, myAttendant, návod k použití

minimální požadavky 9 myAttendant hlavní okno 5 minimalizace hlavního okna 14

45

Index

O oblast posílání zpráv 5 obnovení konfigurace 42 odinstalování 11 OpenStage telefony 9 operační systém 9 opětné spojení volání 25 oprávnění pro správu 10 optiPoint 410 telefon 9 optiPoint 420 telefon 9

P parkování volání 24 pokračování v hovoru 25 posílání zpráv 5 poslech hlasových zpráv 34 poznámka přidání 20 programování tlačítek 43 požadavky na hardware 9 předání 14 předání volání 25 přehled zpráv 32 zobrazení 33 přehrané hlasové zprávy 34, 35 přehrání hovoru 25 přesměrování volání definování 40 při nepřijetí 41 v nouzovém případě 41 přesun hlasových zpráv 34 převzetí volání z parkování 24 přidržená, předávaná, zaparkovaná volání zobrazení 23 přidržení volání 24 příjem volání 23

R rozpojení volání (zavěšení) 26

Ř řízení volání 5, 22 aktivní volání 22 převzetí více volání současně 23 přidržená/předávaná/zaparkovaná volání 23

S seznam volání 5 smazané hlasové zprávy 34, 35 spojovatelská data pro aktivní volání zobrazení 22 spojovatelské funkce 22 spuštění centra zpráv 33 46

spuštění programu 10 stav dostupnosti 18

T telefonní číslo volba 17 tlačítka programování 43 tlačítka funkcí 5, 7

U uživatelská tlačítka 5, 27 rozvržení 27 smazání 31 smazání účastníka 29 třídění účastníků 28 třídění 27, 30 vytvoření nové struktury 30 vytvoření nové záložky 29 účastníci přesunutí 28 přidání poznámky 20 přiřazení uživatelských tlačítek 27, 28 třídění 19 úprava záznamu 19 vyhledávání 16 zobrazení poznámky 21 uložené hlasové zprávy 34, 35

V výběr barvy 44 více volání převzetí současně 23 volání parkování 24 předání 25 převzetí z parkování 24 přidržení 24 příjem 23 rozpojení (zavěšení) 26 volba telefonního čísla 17 26 vyhledávání účastníků 16

Z záloha konfigurace 41 záznam hovoru 25 zprávy správa 32


Dokumentace. OpenScape Office myattendant. Communication for the open minded. Návod k použití A31003-P1000-U D19

Recommend Documents