DOKUMEN PANDUAN UTZ IMS

DOKUMEN PANDUAN UTZ IMS (Versi 1.0, 1-8-2016) Panduan tentang Sistem Manajemen Internal (Internal Management System / IMS) . Panduan ini berlaku untuk seluruh komoditas UTZ, dan mengacu pada Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Kelompok, versi 1.1. Dokumen panduan ini merupakan salah satu dari serangkaian dokumen yang dirancang untuk membantu penerapan beberapa topik spesifik dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ. Dokumen ini diperuntukkan bagi kelompok-kelompok petani serta para pendamping teknis yang bekerja membantu para kelompok menjalankan proses sertifikasi.

Memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku UTZ untuk kelompok.

Mengumpulkan informasi sebagai dasar pengambilan berbagai keputusan kelompok.

Membuktikan adanya peningkatan

berkesinambungan Pengkajian risiko untuk memastikan fokus sesuai sasaran.

DAFTAR ISI INTERNAL MANAGEMENT SISTEM– PENDAHULUAN Struktur Internal Management Sistem

-

BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN

-

-

-

4

-

-

-

5

-

-

-

6

Persiapan 1. Menetapkan tanggung jawab IMS 2. Lakukan pengkajian risiko 3. Susun perencanaan manajemen kelompok demi peningkatan berkesinambungan 4. Mendefinisikan standar internal (tidak wajib) 5. Rencanakan dan laksanakan pelatihan untuk staf 6. Pendaftaran, menandatangani kesepakatan dan membuat pemetaan 7. Melatih para produsen 8. Memastikan keterlacakan & transparansi pengurusan berbagai pembayaran dan premi 9. Lakukan pengawasan-pengawasan internal 10. Lakukan pengkajian mandiri -

PART II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT -

-

-

1. Fungsi dan peran para penanggung jawab IMS 2. Pengelolaan risiko 3. Perencanaan manajemen kelompok 4. Standar internal 5. Pelatihan staf 6. Pendaftaran, penandatanganan kesepakatan dan pemetaan 7. Pelatihan bagi para produsen 8. Keterlacakan/lacak balak dan transparansi pengurusan berbagai pembayaran & premi 9. Pengawasan internal 10. Pengkajian mandiri -

LAMPIRAN-LAMPIRAN

-

-

-

-

-

-

-

6 6 7 7 7 8 8 10 10 - 11 12

14 14 16 17 19 20 20 21 22 23 26

-

27

LAMPIRAN 1 – Contoh kesepakatan antara kelompok dan seorang anggota kelompok LAMPIRAN 2 – Contoh peta ikhtisar LAMPIRAN 3: Pernyataan konflik kepentingan LAMPIRAN 4: Daftar berbagai prosedur dan dokumen yang wajib dimiliki Apa yang dimaksud dengan prosedur yang baik? LAMPIRAN 5: Ikhtisar alat-alat bantu teknologi informasi (IT) untuk mengelola data -

27 28 29 30 31 32

SISTEM MANAGEMENT INTERNAL (IMS) – PENDAHULUAN IMS merupakan sebuah sistem berisi prosedur dan data yang terdokumentasi, yang dibangun untuk membantu mengorganisir dan mengelola sebuah kelompok tani secara efisien, dan untuk memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku UTZ. Data yang terkumpul menyajikan bukti untuk mendapatkan sertifikasi dan membantu manajemen meningkatkan kinerja kelompok. PENTING UNTUK DIKETAHUI Sistem Kendali Internal merupakan istilah yang dulu digunakan untuk menjelaskan IMS. Kedua istilah tersebut mengacu pada sistem yang serupa, namun sebuah ‘sistem manajemen internal’ mencerminkan pendekatan kelompok yang lebih kolaboratif dan menekankan pentingnya meraih tujuan-tujuan serta bekerja untuk mencapai peningkatan. KELOMPOK-KELOMPOK PRODUSEN Adalah produsen-produsen kecil dengan sistem pertanian yang kurang lebih serupa, dan bekerja dalam lingkungan yang sama. Kelompok-kelompok ini dibagi ke dalam beberapa tipe:  Kelompok berbasis petani (mis. koperasi atau asosiasi), yang dikelola oleh seorang manajer umum beserta para staf, dan sebuah dewan dengan anggota-anggota terpilih. Kelompok adalah pihak yang menjadi pemegang sertifikat.  Kelompok yang dipimpin oleh perusahaan di mana sebuah perusahaan menandatangani kesepakatan dengan anggotaanggota kelompok, mengelola IMS, dan menjadi pihak pemegang sertifikat.  Kelompok petani – berafiliasi dengan perusahaan di mana sebuah koperasi atau asosiasi menjalin kemitraan erat dan berjangka panjang dengan sebuah perusahaan. Dalam kasus ini, pihak perusahaan secara aktif mendukung upaya kelompok dan IMS, namun kelompok adalah pihak pemegang sertifikat. SERTIFIKASI KELOMPOK Sertifikasi kelompok dibutuhkan ketika para produsen bercocok tanam dengan cara yang sama dan dalam lingkungan yang sama, karena tidaklah efisien dalam hal pembiayaan untuk mengundang seorang auditor eksternal untuk mengawasi semua produsen secara perorangan. Sebuah IMS yang berfungsi dengan baik wajib dibentuk untuk memastikan peningkatan yang berkesinambungan, dan bahwa produk yang dibeli hanya berasal dari anggotaanggota yang patuh terhadap Standar. SERTIFIKASI MULTI-KELOMPOK Ada banyak kelompok yang mengikuti sertifikasi dengan standar-standar lain. Bagi kelompok yang disertifikasi oleh UTZ, mereka juga diperbolehkan untuk disertifikasi oleh standar-standar lain seperti Rainforest Alliance, Fairtrade dan organik. Sebagian besar standar tersebut mewajibkan dibentuknya IMS, dan semua standar mensyaratkan agar berbagai dokumen dan data disimpan dan disajikan sebagai bukti bahwa kelompok dikelola dengan baik.

Halaman 4 - ©UTZ

Pembentukan IMS merupakan prasyarat bagi kelompok-kelompok produsen yang akan mengikuti sertifikasi. Sebuah IMS yang dikelola dengan baik membantu kelompok mengorganisir dirinya sendiri, mengukur pencapaian, mengelola berbagai proses dan mencapai kemajuan bagi para petani, misalnya dengan meningkatnya produktivitas, mencapai pertanian berkelanjutan dan mengurangi masalah-masalah kesehatan. IMS yang baik juga membantu kelompok berkomunikasi dan bernegosiasi dengan para pembeli secara efektif, dan juga memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan para pembeli seperti estimasi produksi, kebutuhan bahan produksi/saprodi dan hasil-hasil investasi (mis. dampak pelatihan). Tujuan dikembangkannya dokumen ini adalah untuk: • Memberikan gambaran yang jelas tentang sistem manajemen internal, termasuk isi dan strukturnya • Menjelaskan berbagai elemen yang dibutuhkan untuk membentuk IMS • Menjelaskan syarat-syarat Pedoman Perilaku UTZ terkait IMS Panduan ini bersifat sebagai anjuran, tidak kaku dan sebuah IMS dapat dirancang dengan menyesuaikan faktor-faktor seperti sistem produksi kelompok, budaya setempat dan pengalaman manajemen. Namun demikian, setiap IMS wajib menyediakan berbagai bukti yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku UTZ. Panduan ini berlaku bagi semua komoditas UTZ. Panduan ini mengacu pada Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Sertifikasi Kelompok, versi 1.1. Untuk siapakah panduan ini disusun? Panduan ini ditujukan kepada para manajer dan staf yang bertanggung jawab atas IMS dalam kelompok tani. Panduan ini dapat digunakan untuk mempersiapkan kelompok dalam menghadapi sertifikasi, meningkatkan kinerja manajemen dan kinerja kelompok. Para pelatih dan tenaga ahli (konsultan) yang mendampingi kelompok juga dapat memanfaatkan dokumen ini. Panduan ini memiliki dua bagian:  Bagian I menyajikan suatu kerangka berisi elemen-elemen yang dibutuhkan untuk membentuk sebuah IMS. Bagian ini juga menampilkan rujukan-rujukan ke persyaratan Pedoman Perilaku dan berbagai dokumentasi yang dibutuhkan.  Bagian II menjelaskan elemen-elemen kunci dan isu-isu potensial yang lebih terperinci. Panduan ini adalah satu dari serangkaian dokumen yang disusun untuk membantu aggota-anggota UTZ dan pihak-pihak lain yang berencana untuk mendapatkan sertifikasi Pedoman Perilaku UTZ. Panduan ini juga memuat berbagai rujukan ke dokumen-dokumen panduan lain yang dapat diunduh melalui situs web UTZ. Sampaikan komentar atau umpan balik mengenai dokumen ini melalui sistem pengaduan UTZ di: www.utz.org

STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN INTERNAL 1. Pedoman Perilaku UTZ

2. Perencanaan Manajemen Kelompok

7. Memberikan umpan balik & menyesuaikan perencanaan manajemen kelompok

Termasuk: Struktur organisasi Peran & tanggung jawab staf Penetapan tujuan & perencanaan kegiatan (per tahun) Rencana pelatihan Perencanaan Pengawasan Internal Pengkajian Mandiri

Sistem Manajemen Internal

6. Meninjau risiko, meninjau pelatihan, dll

3. Pelaksanaan

Pendaftaran Pelatihan Pengawasan Internal Pengkajian mandiri Pengelolaan risiko

4. Database/Informasi 5. Analisis dan evaluasi data Termasuk: Registrasi data Hasil-hasil pelatihan Laporan pengawasan internal Hasil pengkajian mandiri Hasil pemantauan risiko

Sebuah daur peningkatan berkesinambungan Suatu IMS memiliki struktur sebagai berikut: 1. Titik awal IMS adalah Pedoman Perilaku UTZ(untuk multi-sertifikasi, Pedoman Perilaku UTZ akan dikombinasikan dengan standar-standar lain). 2. Bagian terpenting dari IMS adalah perencanaan manajemen kelompok, yang terdiri dari pengelolaan risiko dan pengawasan internal, keduanya bersifat wajib. Para produsen diawasi per tahunnya, dan berbagai informasi mengenai status anggota-anggota kelompok dan kemajuan yang dialami selama mengikuti program UTZ dikumpulkan. 3. Sebuah database diciptakan untuk menyimpan data-data produsen termasuk kebun-kebun mereka. Data yang disimpan dapat berupa lembaran kertas, tabel-tabel excel di komputer, atau dengan perangkat lunak lainnya. 4. Pelaksanaan Analisis data dan evaluasi performa kerja produsen. Efektivitas pelatihan dan mitigasi risiko sebagai tindak lanjut dari pengkajian risiko juga dievaluasi. 5. Hasil evaluasi data kemudian digunakan untuk mempelajari bagaimana risiko dikaji dan dikendalikan, apakah pelatihan tepat sasaran, serta apakah anggota-anggota kelompok mematuhi Pedoman Perilaku. 6. Berbagai informasi dan masukan yang didapat kemudian dikembalikan ke dalam sistem, dan perencanaan manajemen diperbarui sesuai keperluan.

Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 5

BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN Sebuah Sistem Manajemen Internal (IMS) terdiri dari 10 elemen utama. Panduan ini memasukkan beberapa rujukan persyaratan Pedoman Perilaku dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Dokumendokumen tersebut bersifat wajib mulai dari tahun ke-1 dan seterusnya, kecuali dinyatakan sebaliknya. Informasi selanjutnya mengenai elemen-elemen yang lebih kompleks dapat ditemukan di BAGIAN II :“BAGIAN II – Mengenal elemen-elemen lebih lanjut” pada halaman 14 dokumen ini. Urutan langkah-langkah mempersiapkan elemen-elemen ini dapat dilakukan secara acak. Namun kami menganjurkan Anda untuk menaruh perhatian penuh terhadap elemen-elemen tersebut secara terperinci.

PERSIAPAN Seseorang dikatakan berkompeten untuk mengemban suatu posisi apabila ia memiliki pengetahuan dan pengalaman yang sesuai, menguasai keterampilanketerampilan yang sesuai, dan memiliki sikap yang baik/layak yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya. KONFLIK KEPENTINGAN Pengawas yang melaksanakan pengawasan haruslah objektif dan netral. Apabila pengawas diminta untuk mengawasi suatu kebun milik saudaranya atau seseorang yang dekat dengannya, makan akan sulit bagi pengawas tersebut untuk tetap netral – kepentingan-kepentingan profesional dapat bertubrukan dengan kepentingan-kepentingan pribadi. JALIN KOMUNIKASI DAN PILIH LEMBAGA SERTIFIKASI Pada fase awal program, kami menganjurkan Anda untuk menghubungi berbagai Lembaga Sertifikasi (LS) dan pilih satu yang sekiranya tepat bagi kelompok Anda. Kunjungi situs web UTZ untuk menemukan LS yang aktif bekerja di wilayah Anda. Tanya kepada LS perihal proses audit dan sertifikasi. Hal ini dapat memperjelas segala ekspektansi dan mencegah kesalahpahaman. Manajemen kelompok juga wajib membaca dan memahami Protokol Sertifikasi UTZ (dapat dilihat di situs web UTZ).

Dalam melakukan persiapan, Anda sebaiknya membaca: • Protokol UTZ, dan Pedoman Perilaku Inti untuk Kelompok, versi 1.1 • Modul untuk komoditas yang relevan dalam Pedoman Perilaku • Panduan IMS ini

1. MENETAPKAN TANGGUNG JAWAB IMS Manajemen kelompok wajib menetapkan tanggung jawab untuk tugastugas kunci. Seluruh tanggung jawab yang penting – yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku tercantum dalam Poin Kontrol G.A.7. Untuk setiap blok di dalam Pedoman Perilaku, harus ditunjuk satu orang atau satu komite yang berkompeten. Orang atau komite tersebut dapat diberikan tanggung jawab untuk menangani beberapa topik. Dokumen-dokumen:  Struktur organisasi yang menjelaskan tanggung jawab tiap staf di dalam kelompok (G.A.6)  Daftar staf yang berisi nama, tanggal lahir, gambaran pekerjaan (tugastugas dan tanggung jawab) (G.A.5)  Kontrak-kontrak antara staf dan IMS yang mencantumkan tanggal lahir beserta tingkat gaji tiap karyawan (G.A.5)  Pernyataan mengenai konflik kepentingan yang ditandatangani oleh seluruh staf IMS (G.A.13) Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Sistem Manajemen Internal – pendahuluan” pada halaman 14.

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 7 Satu orang (atau lebih) atau sebuah komite harus ditunjuk untuk menangani: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan Orang atau komite yang diberi tanggung jawab tersebuh haruslah berkompeten, memiliki pengetahuan mendalam tentang topik, dan dapat dijangkau oleh para anggota kelompok dan staf kelompok.

Halaman 6 - ©UTZ

2. LAKUKAN PENGKAJIAN RISIKO

Pengkajian risiko dapat mengevaluasi situasi kelompok petani pada saat ini untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang dapat menghalangi kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku. Pengkajian ini mengidentifikasi berbagai isu yang kemungkinan besar berdampak negatif terhadap kemampuan kelompok dalam memenuhi persyaratan-persyaratan Pedoman Perilaku dan sasaran-sasaran UTZ untuk menghasilkan tanaman yang lebih baik, pendapatan yang lebih baik dan lingkungan yang lebih baik. Pengkajian risiko mengakomodir kelompok untuk berfokus pada target-target yang paling penting dan memacu kerja yang efektif. Sebuah pengkajian risiko dilakukan setahun sekali. Pada akhir musim, risiko-risiko dipantau dan dievaluasi, dan kemudian perencanaan manajemen disesuaikan dengan hasil-hasil tersebut. Dokumen-dokumen: • Dokumen pengkajian risiko (G.A.16) (Persyaratan tahun ke-2) • Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17) Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Pengelolaan risiko” pada halaman 16

3. SUSUN PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK

Perencanaan manajemen kelompok adalah rencana tiga tahunan yang menggabungkan seluruh kegiatan yang telah teridentifikasi sebagai prioritas dalam pengkajian risiko, yang akan dilaksanakan bersamaan dengan kegiatankegiatan harian lainnya. Perencanaan ini merupakan bagian penting dari IMS karena keberadaannya mempengaruhi seluruh kegiatan serta pemanfaatan sumber pendanaan dan sumber-sumber lainnya. Perencanaan ini diperbarui tiap tahun. Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Perencanaan manajemen kelompok” pada halaman 17 APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.17 Perencanaan manajemen kelompok berjangka tiga tahunan disusun, dan di dalamnya tercantum berbagai tindakan untuk menangani segala isu relevan yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko. Tindakan-tindakan dilaksanakan dan didokumentasikan. Dokumen-dokumen: • Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17) (tahun ke-3)

4. MENDEFINISIKAN STANDAR INTERNAL (TIDAK WAJIB)

Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan aktor yang terlibat dalam pengolahan, yang menjelaskan apa saja upaya yang diharapkan dari mereka untuk mematuhi kriteria-kriteria Pedoman Perilaku. Seluruh produsen sebaiknya diberitahu mengenai standar internal dan apa artinya. Standar ini hendaknya tersedia dalam bahasa lokal, lengkap dengan ilustrasi-ilustrasi yang dapat dimengerti oleh para anggota yang buta huruf (tuna aksara). Walaupun sebuah standar internal sifatnya tidak wajib, penting juga untuk mendokumentasikan apa yang diharapkan oleh kelompok dari anggotaanggotanya, dalam upaya mematuhi Pedoman Perilaku. Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Standar internal” pada halaman 19


5. RENCAKANAN DAN LAKSANAKAN PELATIHAN UNTUK STAF

Staf kelompok maupun staf IMS perlu diberikan pelatihan secara rutin. Sebuah silabus yang berisi topik-topik pelatihan terdapat dalam Pedoman Perilaku (G.A.18). Para staf juga wajib dilatih untuk melakukan pengkajian risiko. Rencana-rencana pelatihan dibuat berdasarkan topik-topik prioritas yang dihasilkan dari pengkajian risiko, dan kemudian wajib dimasukkan dalam perencanaan manajemen kelompok. Dokumen-dokumen:  Rencana pelatihan (G.A.18) – sebagai bagian dari perencanaan manajemen kelompok  Berkas-berkas dan pencatatan pelatihan (G.A.18)  Daftar-daftar hadir staf (G.A.18) APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.18 Pelatihan diadakan bagi staf kelompok mengenai topik-topik yang terkait dengan tanggung jawab mereka (daftar topik tertera pada poin G.A.8) dalam bidangbidang berikut ini: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan Pelatihan-pelatihan staf kelompok dilakukan oleh orang (pihak-pihak) yang berkompeten. Berkas-berkas setiap pelatihan wajib disimpan, dan pelatihan-pelatihan dilanjutkan dengan sebuah verfikasi bahwa peserta-peserta yang mengikuti pelatihan benar-benar telah memahami serta menerapkan materi yang diberikan.

6. PENDAFTARAN, MENANDATANGANI KESEPAKATAN DAN MEMBUAT PEMETAAN Pendaftaran Para produsen yang tertarik mengikuti sertifikasi telah terdaftar (G.A.8) dan mendapatkan pelatihan mengenai isi Pedoman Perilaku UTZ. Pada tahap ini, standar internal dapat diperkenalkan dan dijelaskan kepada mereka. Pendaftaran tersebut membantu pemegang sertifikat mengumpulkan dan menyimpan informasi rinci mengenai para produsen, mengelola kelompok, dan mengkaji risiko-risiko. Formulir pendaftaran anggota kelompok dapat diunduh dari situs web UTZ.

MEMOTIVASI PARA PRODUSEN Satu elemen penting pada awal program adalah memotivasi para anggota dan meningkatkan kesadaran mengenai produksi yang berkelanjutan, serta manfaatmanfaat sertifikasi. Para anggota perlu memahami apa yang ditawarkan oleh sertifikasi dan apa yang diharapkan dari mereka. Membangun kepercayaan dengan para produsen merupakan faktor kunci keberhasilan. CATATAN: Pertimbangkan bahwa upaya membangun kepercayaan memerlukan waktu. Halaman 8 - ©UTZ

Dokumen-dokumen: • Pendaftaran anggota kelompok (G.A.8) • Estimasi hasil panen (G.A.10) Menandatangani kesepakatan Setelah pendaftaran, para produsen dan kelompok menandatangani kesepakatan. Dengan menandatangani kesepakatan, anggota kelompok dan manajemen kelompok atau perusahaan sama-sama berkomitmen untuk menaati berbagai persyaratan relevan dalam Pedoman Perilaku UTZ. Kesepakatan tersebut menerangkan segala hak dan kewajiban kedua belah pihak. Silakan lihat contoh kesepakatan antara kelompok dan anggota kelompok pada Lampiran 1. Dokumen-dokumen: • Kesepakatan anggota kelompok (G.A.9)

Membuat pemetaan areal-areal produksi Areal-areal produksi wajib dipetakan (G.A.1). Peta tersebut akan menjadi alat bantu perencanaan, terutama perencanaan manajemen kelompok dan sebagai alat bantu bagi auditor, karena peta yang dibuat dapat memperlihatkan potensi-potensi risiko, misalnya kawasan-kawasan lindung, badan-badan air, maupun permukiman warga. Potensi-potensi risiko yang teridentifikasi hendaknya dilaporkan dalam pengkajian risiko. Pemetaan areal tanam dan pengkategorian kawasan juga berguna dalam mengumpulkan informasi yang akurat, agar perkiraan produksi mendekati kenyataan (dapat diandalkan/reliabel) (G.A.2). Lihat Panduan Estimasi Hasil Panen untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana melakukan estimasi panen (www.utz.org). Pada Lampiran 2 Anda dapat melihat sebuah contoh peta ikhtisar (keseluruhan lahan). Dokumen-dokumen:  Peta ikhtisar (keseluruhan lahan) terkini (G.A.1) (Tahun ke-2)

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.8 (wajib dari tahun ke-1) Data umum mengenai anggota-anggota kelompok wajib disimpan dan diperbarui. Pada tahun ke-1, data umum tersebut hendaknya mencakup informasi mengenai anggota kelompok berikut ini:  nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon  nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon pengelola lahan kebun  identifikasi anggota yang unik  keterangan identifikasi kebun yang dikeluarkan pemerintah (bila ada)  produksi (panen tahun sebelumnya dan estimasi tahun ini)  status UTZ Certified dan tahun pertama sertifikasi UTZ  jumlah pekerja kebun permanen (sepanjang tahun)  tanggal pengawasan internal, dan  partisipasi dalam program-program sertifikasi lain, bila ada. Mulai Tahun ke-2 dan selanjutnya, data umum tersebut hendaknya menambahkan :  luas total areal lahan kebun  jumlah petak dan luas keseluruhan areal lahan untuk tanaman bersertifikasi, dan  jumlah total volume yang dikirimkan ke kelompok tiap tahunnya sejak sertifikasi. G.A.9  Terdapat suatu kesepakatan yang ditandatangani antara kelompok dan tiap anggota kelompok, yang menyebutkan hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak.  Tiap anggota kelompok memahami isi kesepakatan.  Semua dokumen kesepakatan disimpan di lokasi pusat, dan tiap anggota kelompok mendapatkan salinan kesepakatan.  Para petani penggarap bekerja di bawah kesepakatan dengan pemilik lahan yang mereka kenal, baik kesepakatan tertulis maupun lisan dengan kehadiran saksi mata. Kesepakatan tersebut menyebutkan setidaknya hak-hak dan segala kewajiban yang saling menguntungkan, termasuk frekuensi pembayaran. G.A. 1 Terdapat sebuah peta ikhtisar/keseluruhan lahan areal produksi terkini. G.A.2 (tahun ke-3) Total areal lahan bersertifikasi telah ditentukan. Areal ini ditentukan dengan menggunakan satu (atau lebih) metode yang terpercaya, berdasarkan misalnya: • Pemetaan dengan GPS • Surat-surat kepemilikan tanah


7. MELATIH PARA PRODUSEN

Pelatihan berkala bagi para produsen merupakan bagian penting dari kerja IMS. Rencana pelatihan yang efektif sangatlah penting dan hendaknya dibuat berdasarkan pengkajian kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengkajian risiko, yang menggarisbawahi kebutuhankebutuhan pelatihan spesifik. Rencana pelatihan hendaknya diperbarui tiap tahun, berdasarkan hasil-hasil temuan proses pemantauan/monitoring risiko dan umpan bali dari audit-audit internal maupun eksternal. Daftar topik-topik yang perlu dibahas, setidaknya dua topik per tahun, tercantum dalam Pedoman Perilaku (G.A.19). Lihat juga panduan UTZ mengenai pelatihan, serta dokumendokumen lain yang dapat diunduh dari situs web UTZ.

Rencana peningkatan kebun

Tiap petani menyimpan sendiri segala masukan dan saran yang mereka terima ke dalam buku catatan, sebagai bagian dari rencana peningkatan kebun. Rencana ini mengarahkan produsen ke upaya peningkatan produktivitas dan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku. Dokumen-dokumen:  Rencana pelatihan, sebagai bagian dari perencanaan manajemen kelompok (G.A.17)  Berkas-berkas pelatihan (G.A.19) APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 19 Pelatihan diadakan bagi para anggota kelompok tentang semua topik yang relevan bagi mereka, pada bidang-bidang berikut: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan Pelatihan-pelatihan dilaksanakan oleh orang (pihak-pihak) yang berkompeten, dan setelahnya dilakukan pengujian atau pengetesan untuk memastikan bahwa isi pelatihan telah dipahami oleh peserta. Berkas-berkas setiap pelatihan wajib disimpan.

8. MEMASTIKAN KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN BERBAGAI PEMBAYARAN DAN PREMI Keterlacakan, yaitu kemampuan memverifikasi sumber suatu produk, merupakan esensi dari penjualan produk bersertifikasi, dan penting bagi produsen untuk memperoleh harga jual yang baik atau mendapatkan premi. Sebuah sistem keterlacakan hendaknya telah terbangun dan fungsional di sepanjang rantai pasokan (produksi, penyimpanan, transportasi dan penjualan) untuk memastikan bahwa produk bersertifikasi tidak tercampur dengan produk yang tidak bersertifikasi. IMS perlu merancang dan mendokumentasikan segala prosedur lacak balak produk mulai dari produsen hingga pembeli pertama. Kelompok bertanggung jawab untuk memisahkan produk bersertifikasi, dan benar-benar memastikan bahwa produk dipisah mulai dari saat panen, proses-proses di sepanjang tahapan (transportasi, pemilahan, pemilihan kelas mutu (grading) dan penyimpanan) hingga penjualan.

Halaman 10 - ©UTZ

Dokumen-dokumen:  Gambaran arus produk (G.A.22)  Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk keterlacakan (G.A.22)  Bukti kasat mata terdapatnya pemisahan antara produk bersertifikasi dan tidak bersertifikasi: ruang penyimpanan terpisah, kantungkantung, palet, dll (G.A.23)  Berkas-berkas dan faktur-faktur pembelian dan penjualan (G.A.24)  Berkas-berkas estimasi panen dan volume produksi para produsen (pada daftar produsen-produsen) (G.A.24)  Prosedur penggunaan premi UTZ serta catatan-catatan laporan penggunaan premi (G.A.26)  Dokumentasi atau rekaman komunikasi mengenai harga-harga produk dan premi-premi (G.A.27)  Dokumentasi segala pembayaran kepada para produsen, harga beli maupun premi (G.A.27) (Tahun ke-2)  Sertifikasi Pedoman Perilaku yang masih berlaku (G.A.25)  Dokumentasi segala kalibrasi rutin yang dilakukan terhadap perlengkapan penimbangan (G.A.29) Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Keterlacakan dan transparansi pengurusan segala pembayaran dan premi” pada halaman 22

9. LAKUKAN PENGAWASAN-PENGAWASAN INTERNAL

Pengawasan-pengawasan internal berguna untuk memverifikasi kepatuhan tiap individu dalam kelompok terhadap Pedoman Perilaku. Pengawasan internal merupakan kegiatan verifikasi resmi dan menyeluruh, yang harus dilakukan oleh pihak yang berkokmpeten, yang tidak memihak dan netral. Pengawasan internal juga berguna untuk menginformasikan kepada kelompok sejauh mana kemajuan yang telah mereka tempuh dalam hal keberlanjutan, dan dapat memberikan peringatan kepada para petani bilamana terdapat isu-isu yang memerlukan perhatian atau area-area yang perlu ditingkatkan. Semua petani perlu mendapatkan pengawasan tiap tahunnya. Hasil-hasil temuan pengawasan internal kemudian didokumentasikan dalam laporan-laporan individu dan laporan ringkasan. Data yang relevan hendaknya ditambahkan ke dalam dokumen data umum anggota-anggota kelompok, sebisa mungkin dengan format tabel-tabel (spreadsheets). Semua informasi yang dihasilkan dari pengawasan internal hendaknya dilaporkan dan tersedia untuk kepentingankepentingan manajemen (internal). Dokumen-dokumen: • Prosedur pengawasan internal (G.A.11) • Laporan pengawasan internal (G.A.11) • Pernyataan mengenai konflik kepentingan (G.A.13) • Dokumen data umum anggota-anggota kelompok terkini (G.A.8)

LIBATKAN ANGGOTAANGGOTA KELOMPOK DAN KOMUNIKASIKAN SELURUH PERSYARATAN PROGRAM KEBERLANJUTAN ANDA Produksi, pembelian dan penjualan produk yang berkelanjutan sangat bergantung dari kerjasama dan komitmen seluruh anggota kelompok. Pengalaman menunjukkan bahwa upaya melibatkan para produsen sejak tahapan awal merupakan kunci keberhasilan.

Untuk mempelajari prosedur pengawasan internal secara lebih rinci, lihat: Bagian II, “Pengawasan internal” pada halaman 23

Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan

Sebelum dilakukannya audit eksternal, kelompok wajib mengidentifikasi bilamana terdapat produsen yang tidak patuh terhadap persyaratan wajib Pedoman Perilaku. Sebuah daftar terkini yang berisi nama-nama produsen yang siap disertifikasi hendaknya disusun oleh orang/komite yang bertanggung jawab atas pemberian persetujuan dan sanksi, yang bekerja sama dengan manajer IMS. APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 11 Sebuah sistem pengawasan internal telah dibangun, yang berfungsi untuk secara resmi mengawasi seluruh anggota kelompok dalam menerapkan segala persyaratan Pedoman Perilaku yang relevan. Hasilhasil pengawasan internal didokumentasikan ke dalam sebuah laporan.


Dokumen-dokumen:  Prosedur pemberian persetujuan dan sanksi (G.A.14)  Daftar nama produsen yang terkena sanksi (G.A.14)  Status sertifikasi tiap produsen yang tercatat dalam laporan pengawasan internal (atau dalam daftar internal) (G.A.14)  Prosedur pelaporan dan penanganan keluhan (G.A.28) (tahun ke-2) Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan” pada halaman 24 PENGELOLAAN DOKUMEN IMS Sebuah IMS mengelola beberapa dokumen, di antaranya adalah prosedur-prosedur, dokumen-dokumen perencanaan, pengkajian-pengkajian risiko, berkas-berkas laporan pengawasan dan lain sebagainya. Pengelolaan dokumentasi yang efektif membantu memastikan prosedur-prosedur dilaksanakan secara konsisten, dan membantu diseminasi pembelajaran dari segala kasus ketidakpatuhan. IMS hendaknya menjelaskan bagaimana dokumen-dokumen tersimpan dengan aman dan pada saat yang bersamaan dapat diakses dengan mudah. Nama orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pembaruan segala dokumen hendaknya diumumkan. IMS juga hendaknya menentukan bagaimana dokumendokumen dikelola. Semua staf yang menyusun maupun menggunakan dokumen-dokumen tersebut sebaiknya adalah staf-staf terlatih. IMS wajib mengatur:  siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyusun maupun mengesahkan berbagai macam dokumen dan pencatatan, serta menyisihkan dokumen-dokumen yang telah kedaluwarsa  siapa yang dapat menggunakan/menuliskan catatan-catatan dan dokumen-dokumen  siapa yang wajib menyimpan dokumen-dokumen, di mana dan untuk berapa lama  bagaimana dokumen-dokumen diperbarui apabila terdapat perubahan dalam Pedoman Perilaku atau apabila terjadi tindakan-tindakan perbaikan Lampiran 4 memberikan gambaran secara umum tentang seluruh prosedur dan berkas-berkas yang bersifat wajib dan yang dianjurkan.

10. LAKUKAN PENGKAJIAN MANDIRI

UTZ mewajibkan Anda untuk melakukan pengkajian mandiri (sebuah ‘pemeriksaan kesiapan’) sebelum dilakukannya audit eksternal. Pengkajian ini akan membantu kelompok Anda menghindari berbagai masalah dan biaya yang berkaitan dengan audit eksternal. Pengkajian mandiri dapat digabungkan dengan kegiatan pemantauan/monitoring risiko-risiko yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko. Pengkajian mandiri didasarkan pada: 1) laporan pengawasan internal, termasuk hasil-hasil pemantauan berbagai tindakan perbaikan (korektif), dan 2) pemeriksaan sistem administrasi dan manajemen beserta dokumen-dokumen terkait yang nantinya akan diperiksa pada waktu audit eksternal. Kunjungan-kunjungan langsung ke kebun-kebun produsen biasanya tidak diperlukan. UTZ menyediakan sebuah daftar periksa (checklist) untuk pengkajian mandiri, yang dapat diundung dari situs web UTZ. Dokumen-dokumen:  Laporan pengkajian mandiri (G.A.12) APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.12 Sebuah pengkajian mandiri dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan kelompok dan para sub-kontraktor mereka terhadap Pedoman Perilaku. Laporan dan berkas-berkas pengkajian mandiri wajib disediakan untuk diperiksa oleh auditor eksternal.

Halaman 12 - ©UTZ

SIKLUS TAHUNAN IMS Tugaskan beberapa penanggung jawab IMS Analisis kesenjangan

Pengkajian risiko Menganalisis data & evaluasi Pemantauan risiko-risiko

Ingin mematuhi standar UTZ

Pengkajian risiko Menyempurnakan prosedur-prosedur dan perencanaan

Tindakan-tindakan perbaikan

Mempersiapkan pelaksanaan IMS  Perencanaan manajemen (tindakan-tindakan pencegahan untuk meminimalisir risiko  Standar-standar internal  Pelatihan staf  Mengembangkan prosedur dan merancang formulir-formulir

Audit eksternal

Peningkatan kesadaran, pendaftaran, pembuatan kontrak, dll


Persetujuan

Pengkajian mandiri Persetujuan Tindakan-tindakan perbaikan

Pengawasan Internal

Pelaksanaan: Pelatihan, pasokan saprodi, pertemuan-pertemuan petani, kunjungan-kunjungan kebun, dll. Mengembangkan sistem lacak balak

MELAKUKAN ANALISIS KESENJANGAN Pada awal proses pembentukan IMS, penting bagi Anda untuk melakukan sebuah analisis kesenjangan untuk mengetahui apa sekiranya yang harus dipersiapkan untuk membangun IMS yang berfungsi dengan baik. Sebuah analisis kesenjangan membantu Anda memahami adanya kesenjangan antara antara titik awal dengan situasi yang hendak Anda capai. Untuk melakukan analisis ini, Anda mula-mula memeriksa struktur-struktur IMS yang disyaratkan oleh panduan ini, yang menagcu pada Poin-Poin Kontrol G.A.1 – G.A.33. Anda kemudian merencanakan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut agar terbentuk organisasi yang semestinya, di mana kemudian IMS dapat berfungsi sebagai sebuah alat bantu untuk memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku Inti UTZ. Ketika struktur organisasi telah terbentuk (misalnya perekrutan staf-staf yang kompeten, ditetapkannya prosedur-prosedur, struktur organisasi, dll.) IMS dapat mengkaji dan meningkatkan kepatuhan terhadap standar.


BAGIAN II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT 1. FUNGSI DAN PERAN PARA PENANGGUNG JAWAB IMS Sejumlah fungsi-fungsi penting dalam organisasi harus dipegang oleh orang-orang atau komite-komite tertentu, antara lain:  Manajer IMS, yaitu orang yang bertanggung jawab menjalankan IMS  Manajer atau komite pemberian persetujuan dan sanksi, berwenang untuk menyetujui masuknya anggota-anggota baru ke dalam kelompok bersertifikasi dan memberikan sanksi pada pihak-pihak yang tidak dapat memenuhi syarat-syarat Pedoman Perilaku. (G.A.11, G.A.14)  Para pengawas internal, yang secara resmi mengawasi anggotaanggota kelompok. Para pengawas ini dapat diangkat dari staf-staf yang dipekerjakan oleh kelompok atau perusahaan, atau para ketua petani yang mengawasi rekan-rekan petani di lokasi-lokasi yang jauh dari tempat mereka berasal (bukan daerah mereka – untuk menjaga ketidakberpihakan) (G.A.11). APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 6 Kelompok memiliki sebuah bagan yang mengindikasikan tiap individu dan peran-peran mereka dalam IMS, dan di dalamnya termasuk semua orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab pada poin kontrol G.A.8. G.A. 7 Orang-orang atau komite ditunjuk untuk menangani: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan

Segala tanggung jawab yang penting – sebagaimana disyaratkan dalam Pedoman Perilaku – dijabarkan pada poin kontrol G.A.7. Komite atau orang yang diangkat (bisa lebih dari satu) harus mampu menunjukkan kompetensi mereka dalam mengemban peran-peran tersebut. Mereka wajib memiliki kualifikasi resmi, dan/atau sertifikat mengikuti pelatihan, dan/atau pengalaman kerja yang relevan. Semua orang yang memegang fungsi-fungsi penting harus memiliki pengetahuan mendalam mengenai berbagai persyaratan yang tercantum dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk kelompok, proses sertifikasi, dan perkembangan-perkembangan terkini. Proses mengidentifikasi orang-orang yang tepat sebagai penanggung jawab IMS harus dilakukan dengan hati-hati, karena di sinilah letak kunci keberhasilan menjalankan organisasi, dan selain itu mereka perlu memiliki kemampuan serta dapat dipercaya.

Bagan organisasi Sebuah contoh bagan organisasi dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini. Segala tanggung jawab yang diemban oleh tiap fungsi dalam organisasi perlu dijabarkan secara jelas di bawah tiap bagan organisasi seperti penjelasan di bawah Gambar 3, dan juga dicantumkan dalam buku petunjuk IMS. Satu orang dapat merangkap beberapa jabatan, walaupun tanggung jawabnya tetap terpisah. Seluruh tanggung jawab yang dijabarkan pada poin kontrol G.A.7 harus terpegang semua, namun rincian mengenai bagaimana tanggung jawab tersebut dibagi-bagi dapat berbeda antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

Halaman 14 - ©UTZ

Manajer Umum

Manajer Pembelian/P enjualan

Manajer IMS

Komite Pemberi Persetujuan dan Sanksi

PengawasPengawas Internal

PenasihatPenasihat Teknis (Tenaga ahli)

Agen-agen pengumpul

Kewajiban mereka adalah: Manajer umum: pengelolaan organisasi secara menyeluruh, kondisi-kondisi kerja, lingkungan Manajer IMS: pengelolaan IMS, pelatihan, menangani pertanyaan dan keluhan, praktik-praktik pertanian Manajer pembelian dan penjualan: keterlacakan, identifikasi produk dan pemisahan

Gambar 3: Bagan organisasi dan contoh pembagian tanggung jawab (G.A.7, Anda dapat menentukan sendiri pembagian tanggung jawab sesuai dengan kondisi kelompok Anda).

Manajer IMS Bertanggung jawab untuk mengelola IMS, termasuk:  Mengatur proses pembentukan dan pelaksanaan sistem manajemen internal  Mengatur pengawasan-pengawasan internal  Mengkoordinir, mensupervisi dan melatih para staf  Mengkoordinir komite pemberi persetujuan (atau pihak yang berwenang memberi persetujuan)  Mengkoordinir upaya pengelolaan risiko dan pelaksanaan Perencanaan Manajemen Kelompok  Menjadi perwakilan utama untuk segala urusan dengan lembaga sertifikasi. Harus memiliki:  Pengetahuan mendalam tentang Standar UTZ  Pengetahuan mendalam tentang prosedur-prosedur dan dokumen-dokumen IMS, serta segala persyaratan lembaga sertifikasi eksternal  Pengetahuan mendalam tentang Praktik-Praktik Pertanian yang Baik  Kemampuan untuk memimpin tim dan melatih rekan-rekan yang lain  Efisiensi dalam mengerjakan tugas-tugas administratif  Kesanggupan dalam mengelola berbagai dokumen dan data

Pengawas internal

Pengawas internal adalah ‘mata dan telinga’ IMS. Pekerjaan ini membutuhkan kemampuan teknis dan kecakapan sosial yang baik, diimbangi dengan daya observasi mendetil. Anda perlu memprioritaskan pelatihan pengawas internal secara berkala, idealnya separuh berisi teori, dan separuhnya lagi pelatihan praktis.  Melaksanakan pengawasan-pengawasan internal  Melengkapi formulir-formulir pengendalian/kontrol internal  Memastikan formulir-formulir tersebut diterima oleh manajer IMS  Menginformasikan kepada para produsen bilamana terdapat ketidakpatuhan  Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko. Harus memiliki:  Kemampuan baca-tulis dan menghasilkan laporan dalam bahasa yang diminta oleh lembaga sertifikasi  Pengetahuan mengenai sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik pertanian yang Baik  Pemahaman teknis terhadap prinsip-prinsip dan praktik-praktik yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku UTZ untuk kelompok  Pengetahuan tentang poin-poin kontrol yang berlaku bagi para anggota kelompok  Kemampuan berkomunikasi dengan baik (terutama dalam melakukan wawancara), kemampuan berpikir dan bersikap kritis  Menandatangani formulir pernyataan konflik kepentingan.


KONFLIK KEPENTINGAN Para pengawas internal dan petugas pemberi persetujuan dan sanksi wajib memberitahukan apabila mereka memiliki hubungan /relasi dengan produsen, dan menandatangani pernyataan ‘konflik kepentingan’. Harap dicatat bahwa peran pengawas internal dan peran penasihat teknis harus dipisahkan. Namun demikian, satu orang dapat merangkap dua peran tersebut, dengan catatan bahwa kedua tugas dilakukan di tempat/desa yang berbeda, misalnya orang tersebut merupakan penasihat teknis di satu desa dan sebagai pengawas di desa yang lain (lintas pengawasan). Silakan lihat contoh pernyataan konflik kepentingan pada Lampiran 3.

Penasihat teknis/pelatih

Penasihat teknis/pelatih memberikan pelatihan kepada para produsen mengenai praktik-praktik pertanian yang baik dan segala persyaratan UTZ yang lain, serta bertugas memberikan berbagai masukan.

 Memastikan bahwa para produsen memahami poin-poin kontrol yang berlaku bagi mereka (lihat elemen 7)  Mengadakan pelatihan berkala bagi para produsen  Memastikan bahwa para produsen menyempurnakan teknik-teknik mereka  Mengkoordinir penggunaan agro input  Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko  Melaporkan segala kemajuan kepada manajer IMS. Harus memiliki:  Pengetahuan mengenai sistem-sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik-praktik pertanian yang baik  Motivasi tinggi dalam menyebarluaskan praktik pertanian berkelanjutan  Pemahaman teknis mengenai prinsip-prinsip dan praktik-praktik UTZ  Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan mampu mengelola kelompok

Manajer atau komite pemberi persetujuan

Pengawasan-pengawasan dan pemberian persetujuan harus ditangani oleh dua pihak berbeda. Pengambilan keputusan menyangkut pemberian persetujuan maupun sanksi kepada anggota-anggota kelompok dapat dilakukan oleh satu orang atau komite. Orang atau komite tersebut sepatutnya memiliki pemahaman mengenai Standar UTZ dan standar internal, bebas dari konflik kepentingan dan memiliki karisma seorang tokoh yang dapat dengan mudah dihormati oleh para produsen dan staf. Orang yang menjabat sebagai pemberi persetujuan dan sanksi wajib menandatangani pernyataan ‘konflik kepentingan’.

Manajer keterlacakan Manajer keterlacakan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk dapat dilacak di sepanjang proses, mulai dari saat panen hingga jatuh ke tangan pembeli pertama. Produk harus dapat diidentifikasi dan dipisahkan sepanjang proses-proses tersebut. Tanggung jawab ini juga dapat diberikan kepada manajer pembelian dan penjualan.  Memastikan produk selalu dipisahkan di sepanjang arus produk  Mengendalikan kualitas produk  Memverifikasi jumlah/kuantitas produk yang dibeli sesuai dengan jumlah yang diestimasi oleh produsen perorangan  Memastikan penyimpanan catatan/berkas dan pelaporan.

2. PENGELOLAAN RISIKO

Pengelolaan risiko merupakan suatu siklus berkesinambungan. Siklus ini dimulai dari pengkajian, perancangan dan pelaksanaan tindakan-tindakan pencegahan terhadap risiko-risiko yang teridentifikasi; siklus berlanjut dengan pemantauan/monitoring dampak dari tindakan-tindakan pencegahan, dan pada akhirnya menggunakan informasi yang diperoleh untuk kembali mengkaji risiko. Dengan mengulangi proses ini tiap tahunnya, kelompok menyempurnakan praktik-praktik dan meningkatkan hasil-hasil mereka dari waktu ke waktu, sehingga mengarahkan kelompok ke sasaran UTZ, yaitu 'hasil produksi yang lebih baik (kuantitas dan kualitas), pendapatan yang lebih baik, lingkungan yang lebih baik, kehidupan yang lebih baik'. Untuk informasi lebih lanjut dan untuk mengakses alat bantu pengkajian risiko, lihat panduan UTZ tentang pengkajian risiko, yang dapat diunduh dari situs web. Halaman 16 - ©UTZ

Pengelolaan risiko bersifat wajib mulai tahun ke-2 dan selanjutnya. Namun kami sangat menganjurkan agar Anda memulainya pada tahun ke-1 karena hal tersebut dapat membantu kelompok Anda menggunakan waktu dan sumber-sumber daya secara efisien. Anda dapat memulai pengkajian risiko Anda terhadap subjek-subjek yang masuk dalam Pedoman Perilaku untuk tahun pertama.

Pelaksanaan

Pengelolaan risiko terdiri dari tiga fase yang membentuk sebuah siklus berkesinambungan: 1. Pengkajian risiko: Ada berbagai risiko yang dapat menghambat proses sertifikasi UTZ atau mempengaruhi kualitas, baik di tingkat kebun (risiko-risiko kesehatan, degradasi lingkungan) maupun di tingkat IMS (risiko-risiko saat pembelian, kualitas pengendalian internal, keterlacakan). Pengkajian risiko mencakup penilaian tingkat risiko berdasarkan derajat kepentingan dan relevansinya. Untuk melaksanakan pengkajian risiko, orang-orang yang bertanggung jawab menangani empat 'blok' kegiatan – bidangbidang yang diatur dalam poin G.A.7 - berkumpul dan bekerja bersama-sama, termasuk para pengawas internal dan para penasihat teknis, pendamping teknis atau pelatih. Kami menganjurkan Anda untuk melibatkan orang-orang yang sangat memahami masyarakat setempat. Orang-orang tersebut bisa terdiri dari para produsen kunci (baik perempuan maupun laki-laki) dan pemimpin-pemimpin kelompok. Seorang konsultan eksternal yang memiliki keahlian dalam pengkajian risiko terkait Pedoman Perilaku UTZ dapat menjadi kontributor yang berguna. Manajer IMS bertanggung jawab atas proses pengkajian risiko.

APA ITU PENDEKATAN BERBASIS RISIKO? Sebuah pendekatan berbasis risiko merupakan pendekatan di mana pengambilan keputusan dan alokasi sumber-sumber daya didasarkan pada identifikasi risiko-risiko. Pendekatan ini terdiri dari:  Mengidentifikasi dan mengukur risiko-risiko tingkat tinggi yang mungkin mempengaruhi kualitas produk (di mana kualitas merupakan bagian integral dari sertifikasi atau keberlanjutan)  Mengembangkan strategistrategi untuk meniadakan atau mengurangi risiko-risiko tersebut  Memusatkan sumber-sumber daya ke area-area yang dinilai berisiko tinggi  Memantau hasil-hasil strategi tersebut.

2. Tindakan-tindakan pencegahan: dirancang dan diberlakukan untuk mengurangi atau meniadakan dampak-dampak negatif. Tindakantindakan tersebut hendaknya didokumentasikan dalam perencanaan manajemen kelompok dan dimasukkan dalam rencana kegiatan, seperti peningkatan kesadaran terhadap isu-isu berisiko tinggi dalam IMS. 3. Memantau dampak-dampak segala tindakan pencegahan: apakah tindakan-tindakan pencegahan terbukti sukses ataupun tidak, hasil-hasilnya tetap harus dijadikan bahan pertimbangan untuk kembali merencanakan kegiatan-kegiatan di musim berikutnya. Pemantauan/monitoring risiko, analisis risiko dan umpan balik dilakukan setidaknya sekali dalam setahun. IMS perlu merancang prosedur-prosedur untuk melakukan pemantauan.

3. PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK

Pedoman Perilaku Inti untuk kelompok mewajibkan telah dimilikinya sebuah perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3 (G.A.17). Sebuah perencanaan manajemen kelompok:  cakupannya lebih luas dari IMS dan isu-isu tertentu dapat ditangani oleh orang-orang di luar staf IMS.  Memperlihatkan bagaimana kelompok mengelola berbagai risiko, dengan penekanan pada tingkat dan prioritas risiko  Memberikan garis besar seluruh kegiatan kelompok  Mencakup perencanaan kegiatan, yaitu nama kegiatan, jadwal, sumbersumber daya yang diperlukan, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil-hasil yang diharapkan. Walaupun Pedoman Perilaku mensyaratkan adanya perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3, kami menganjurkan agar Anda mulai mempersiapkan dan mengembangkan perencanaan tersebut sesegera mungkin, ketika permohonan sertifikasi pertama kali diajukan. Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 17

Apa yang harus tersedia

Sebuah perencanaan manajemen kelompok menjabarkan tujuan-tujuan, mencakup rencana kegiatan dan menampilkan informasi mengenai anggaran, sebagaimana dijelaskan berikut ini. 1. Tujuan-tujuan, sebagian besar didasarkan pada pengkajian risiko Perencanaan manajemen kelompok mencantumkan tujuan-tujuan kelompok selama tiga tahun, yaitu durasi berlakunya perencanaan manajemen. Tujuantujuan kelompok disusun berdasarkan pengkajian risiko, di mana area-area dengan tingkat risiko tinggi telah teridentifikasi, yang menunjukkan bahwa produsen tidak berhasil mematuhi Pedoman Perilaku UTZ, dan apa saja yang menghambat peningkatan. Masing-masing risiko diberikan penilaian peringkat untuk melihat prioritas dan menetapkan tujuan-tujuan yang tepat. UTZ mensyaratkan:  Laporan hasil-hasil pengkajian risiko secara garis besar  Peringkat risiko-risiko  Penyusunan tujuan-tujuan kelompok secara konkret, dengan menggambarkan situasi ke depannya apabila risiko telah dikurangi/diantisipasi  Tindakan-tindakan pencegahan yang realistis dan praktis untuk mengurangi risiko-risiko 2. Rencana kegiatan Perencanaan umum kegiatan tingkat tinggi dilakukan untuk periode tiga tahun. Target tahunan ditetapkan oleh manajemen kelompok dan manajemen IMS berdasarkan pengkajian risiko. Rencana kegiatan wajib mencakup seluruh kegiatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku dan segala tindakan yang dapat mengurangi berbagai risiko (lihat contoh di bawah ini). Rencana kegiatan terdiri dari: 1. Siklus tanaman beserta kegiatan-kegiatan pertanian 2. Kegiatan-kegiatan umum yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku (mis. pelatihan dan pengawasan internal) 3. Tindakan-tindakan pencegahan yang dihasilkan oleh pengkajian risiko (mungkin terdapat tumpang tindih antara pelatihan dengan tindakantindakan pencegahan) 4. Tindakan-tindakan perbaikan yang dihasilkan dari pengawasan-pengawasan internal, pengkajian mandiri dan audit eksternal 5. Pemantauan dampak-dampak segala kegiatan dan evaluasi, merancang upaya-upaya peningkatan untuk tahun berikutnya.

Halaman 18 - ©UTZ

Poin Kontrol dalam Pedoman Perilaku

Kegiatan-kegiatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku

Bulan-bulan dalam periode satu tahun (tidak semata-mata harus mengikuti urutan tahun kalender) 1 2 3 4 5 … … 12

Siklus tanaman (pemangkasan, pengendalian hama dan penyakit, panen, dll.) Pasokan masukan pertanian/saprodi A.16 A.18 A. 8 & 9 A.19 A. 11 Pengkajian risiko


Kebutuhan-kebutuhan kelompok

Melakukan pengkajian risiko Melatih staf Pendaftaran dan pembuatan kontrak para petani Melatih para petani Melakukan pengawasan internal

dsb.

Tindakan-tindakan pencegahan: 1. 2. Dll. Melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan berdasarkan hasil-hasil audit internal dan eksternal 1. 2. Dll. Kebutuhan-kebutuhan spesifik kelompok mis. Pertemuan umum mis. Festival lokal/hari libur/perayaan

Contoh rencana kegiatan

3. Pengelolaan sumber-sumber daya dan keuangan Untuk setiap kegiatan, sebuah anggaran wajib ditetapkan, di dalamnya tercakup segala biaya dan sumber-sumber daya (staf, bahan-bahan, perlengkapan, waktu). Prosedur-prosedur untuk memantau pengeluaran sebaiknya disusun. Pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan atas pengeluaran uang dan tanggung jawab kontrol keuangan hendaknya ditentukan.

4. STANDAR INTERNAL

Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan aktor-aktor yang terlibat dalam proses pengolahan. Standar ini mencerminkan beberapa Poin Kontrol dalam Pedoman Perilaku yang mengacu secara langsung kepada praktik-praktik pertanian dan pengelolaan kebun para produsen, yang berfokus pada hal-hal yang mengandung risiko ketidakpatuhan. Standar internal cenderung melingkupi sebagian besar poin kontrol di Blok B (praktik-praktik pertanian) dan beberapa poin di Blok C (kondisi-kondisi kerja) dan Blok D (lingkungan). Isi dan makna standar internal hendaknya dikomunikasikan dengan jelas kepada seluruh produsen dan petani penggarap, dan wajib dimasukkan ke dalam pelatihan produsen. Standar internal hendaknya tersedia dalam bahasa lokal, lengkap dengan berbagai ilustrasi untuk membantu para anggota yang buta huruf. Isi standar ini mungkin masuk ke dalam beberapa bagian dokumen kesepakatan anggota kelompok, atau mungkin disebarluaskan secara terpisah dalam bentuk selebaran atau poster di tempat-tempat umum (metode yang mungkin lebih menguntungkan, karena lebih mudah untuk diperbarui). Keterlibatan para produsen kunci dapat membantu kelancaran proses komunikasi tersebut. Walaupun standar internal tidak bersifat wajib, tetap penting untuk menyampaikan pesan yang jelas mengenai apa yang diharapkan oleh kelompok dari para anggotanya, demi memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku.


5. PELATIHAN STAF

Pelatihan bagi staf IMS hendaknya mencakup:  Keahlian-keahlian dan prosedur-prosedur pengawasan internal  Estimasi panen  Menangani ketidakpatuhan terhadap Pedoman perilaku dan tindakantindakan perbaikan  Pemberian persetujuan dan sanksi internal  Supervisi rutin terhadap prosedur-prosedur dan pemantauan tindakan-tindakan perbaikan secara berkala  Supervisiketerlacakan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk membawakan topik spesifik wajib mengikuti pelatihan tentang topik tersebut. Organisasi harus memastikan bahwa semua staf memiliki akses yang setara untuk mengikuti pelatihan, tanpa adanya diskriminasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang pelatihan, yang dapat diunduh dari situs web UTZ. Dokumen-dokumen: • Perencanaan pelatihan (G.A. 18) • Berkas-berkas pelatihan (G.A.18) • Daftar hadir pelatihan staf (G.A.18) • Kualifikasi para pelatih (G.A.18)

6. PENDAFTARAN, PENANDATANGANAN KESEPAKATAN DAN PEMETAAN Pendaftaran Pada saat pendaftaran, setiap anggota kelompok diberikan sebuah nomor identitas unik. Data para produsen yang telah terdaftar dan telah menandatangani kesepakatan kemudian dimasukkan ke dalam data umum anggota-anggota kelompok. Tiap tahun data umum ini diperbarui. Poin kontrol G.A.8 menjelaskan tentang informasi yang minimal harus dilaporkan oleh anggota-anggota perihal biodata dan kebun mereka. Kami menganjurkan agar Anda mengumpulkan data yang berkaitan dengan poin-poin kontrol lain atau area-area yang berisiko tinggi (mis. status kesuburan tanah atau situasi di mana petani buta huruf). Data ini bermanfaat bagi pengkajian risiko. Formulir pendaftaran hendaknya menggunakan bahasa setempat agar para petani dapat memahami informasi apa yang perlu mereka sediakan. Anda dapat menggunakan perangkat lunak komputer misalnya microsoft excel; kami menganjurkan agar Anda menggunakan program yang memudahkan analisis data sehingga dapat memberikan informasi manajemen yang dibutuhkan manajer IMS. Kesepakatan Sebuah kesepakatan dapat mencantumkan (atau melampirkan) beberapa persyaratan yang diambil dari Pedoman Perilaku yang berlaku bagi praktikpraktik produsen dan yang menggarisbawahi risiko ketidakpatuhan (lihat elemen 7 dari standar internal). Anggota kelompok setuju untuk diawasi, dan mengikuti pelatihan dan masukan yang diberikan. Manajemen kelompok atau perusahaan berkomitmen untuk menyediakan pelayanan-pelayanan tertentu dan sepakat untuk membeli panen bersertifikasi atau sebagian panen bersertifikasi yang telah disepakati. Kesepakatan yang dibuat hendaknya disusun dalam bahasa lokal para produsen. Seorang tokoh masyarakat yang terpercaya hendaknya hadir sebagai saksi ketika produsen diminta untuk menandatangani kesepakatan, terutama ketika masalah buta huruf menjadi sesuatu yang umum pada daerah tertentu. Sebuah contoh kesepakatan dapat dilihat pada Lampiran 1. Halaman 20 - ©UTZ

Pemetaan Pemetaan merupakan salah satu alat bantu yang bermanfaat bagi manajemen kelompok dan auditor, karena kemampuannya untuk mendeteksi potensi-potensi risiko, seperti kawasan-kawasan lindung, badanbadan air, atau permukiman warga. Peta juga memiliki beberapa kelebihan misalnya dengan memperlihatkan produsen-produsen yang memiliki lebih dari satu petak kebun, jarak antar kebun dengan rumah, serta properti-properti lain di luar program UTZ. Proses pemetaan dapat memberikan informasi sebab-sebab potensial yang dapat memberikan dampak-dampak negatif, yang kemudian perlu dimasukkan dalam pengkajian risiko. Para produsen hendaknya dilibatkan dalam pembuatan peta (menggambar peta dengan tangan) atau menambahkan informasi pada peta yang telah tersedia. Kami menganjurkan dibuatnya rancangan sederhana peta keseluruhan tiap desa atau dusun, dan peta dasar masingmasing masyarakat. Peta tersebut tidak perlu dibuat lengkap dengan data geografis akurat. Hanya koordinat GPS yang diperlukan oleh kantor IMS (G.A.1), namun nomor identifikasi anggota kelompok hendaknya dicantumkan pada kebun-kebun mereka yang tergambarkan pada peta. Lihat Lampiran 2 untuk contoh peta ikhtisar (keseluruhan lahan). 7. PELATIHAN BAGI PARA PRODUSEN Pelatihan merupakan inti dari program UTZ dan merupakan landasan dari peningkatan berkesinambungan dan pertanian berkelanjutan. Pelatihan bagi petani mengarahkan kepada manajemen kebun dan bisnis yang lebih baik, kondisi-kondisi kerja yang lebih baik, serta perlindungan alam yang lebih baik – sehingga bercocok tanam menjadi suatu upaya yang berkelanjutan dari segi ekonomi, sosial dan lingkungan.

MEMBANGKITKAN MOTIVASI Sebuah pertemuan hendaknya diselenggarakan untuk:  Memperlihatkan standar internal (elemen 4) kepada para produsen serta membahas isinya  Menjelaskan prinsip-prinsip dibalik produksi berkelanjutan, manfaatmanfaat dan tantangantantangan bagi para produsen, serta berbagai persyaratan proses sertifikasi  Mengidentifikasi produsenprodusen yang tertarik mengikuti pelatihan dan sertifikasi  Mengidentifikasi para produsen dengan motivasi tinggi yang dapat menjalankan peran kepemimpinan dalam program, mungkin sebagai ketua petani. Kami menganjurkan agar Anda melibatkan para kepala desa dan tokoh-tokoh masyarakat lain pada tahap-tahap awal peningkatan kesadaran dan pendaftaran, guna membangun kepercayaan.

Pedoman Perilaku UTZ mewajibkan para kelompok untuk melatih anggotaanggota mereka perihal aspek-aspek yang berkaitan dengan Pedoman Perilaku UTZ (G.A.19). Kelompok-kelompok juga wajib meningkatkan kesadaran tentang kondisi-kondisi kerja yang baik bagi para anggota kelompok, para pekerja dan keluarga-keluarga mereka (G.A.20). Hasil-hasil pelatihan yang nyata dan dapat diukur merupakan adopsi praktik-praktik yang telah ditingkatkan. Dengan memantau dampak pelatihan, informasi dikumpulkan dan kemudian dapat dimanfaatkan oleh manajemen internal; informasi ini akan memberikan panduan dalam menyusun perencanaan pelatihan. Pelatihan membutuhkan biaya, dan biaya tersebut perlu dibayarkan kembali melalui peningkatan hasil-hasil pertanian (peningkatan produksi atau pencapaianpencapaian sosial atau lingkungan). Pelatihan bagi para produsen dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. UTZ melansir berbagai metode pelatihan: Lihat dokumen panduan tentang pelatihan, yang dapat diunduh dari situs web UTZ. Perencanaan peningkatan kebun Selain melatih kelompok-kelompok petani secara kolektif, UTZ juga mengembangkan pendekatan yang lebih individual. Para penasihat/pendamping kebun membantu pembuatan rencana pengembangan kebun skala orang per orang, atau dalam kelompok-kelompok kecil (3-5 petani). Pendekatan yang lebih individual mungkin lebih efektif dibandingkan dengan pendekatan kolektif. Para petani di kelompokkelompok kecil juga dapat bereksperimen bersama-sama, mencoba praktik-praktik yang lebih baik serta saling bertukar pengalaman. Rencana-rencana kebun ini hendaknya ditindaklanjuti, setidaknya setahun sekali.


8. KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN BERBAGAI PEMBAYARAN DAN PREMI

Sistem keterlacakan harus setidaknya mencakup hal-hal berikut ini: 1. Arus produk (G.A.22), dengan penjabaran sistem produksi, pembelian, transportasi dan penyimpanan dalam kelompok 2. Pemisahan fisik dan identifikasi visual atas produk bersertifikasi pada saat penyimpanan dan pengangkutan; identifikasi (sebaiknya menggunakan logo UTZ) dapat diletakan pada pintu-pintu, label-label, kantung-kantung maupun palet-palet 3. Prosedur-prosedur terdokumentasi (tertulis) mengenai pembelian dan penjualan produk bersertifikasi dan tidak bersertifikasi, bagaimana estimasi hasil panen seorang produsen berkaitan dengan kuantitas produk yang secara nyata dibeli dari produsen tersebut dan estimasi hasil panen para produsen bersertifikasi dan tidak bersertifikasi 4. Timbangan-timbangan dan berbagai perlengkapan pengendalian mutu lainnya, yang perlu dikalibrasi demi mendapatkan data akurat dan dapat dipercaya; para produsen harus dapat melihat proses penimbangan 5. Segala berkas dan faktur. Berkas-brekas harus disimpan oleh kelompok maupun para petani. Berkas-berkas yang dimaksud mencakup:  segala pembelian produk bersertifikasi UTZ dari tiap anggota kelompok  segala penjualan produk bersertifikasi UTZ  segala penjualan produk bersertifikasi lain dan produk tidak bersertifikasi  segala penjualan produk konvensional (tidak bersertifikasi maupun terverifikasi) dan  stok bawaan/limpahan dari tahun sebelumnya, baik itu produk bersertifikasi UTZ, bersertifikasi lain, maupun konvensional. Kelompok harus dapat menunjukkan bahwa kuantitas produk yang dilepas sama jumlahnya dengan kuantitas produk yang dimasukkan ke dalam sistem. Kelompok (atau perusahaan) mendokumentasikan segala pendapatan yang diterima atas penjualan produk bersertifikasi dan segala pembayaran kepada para produsen. Harga produk dan premi dijelaskan secara transparan kepada para produsen. Apabila transportasi dan penanganan pascapanen disubkontrakkan kepada pihak luar, subkontraktor tersebut wajib diperiksa untuk memastikan bahwa ia mampu menjamin keterlacakan dan identifikasi produk, serta memastikan pemisahan produk bersertifikasi dengan yang tidak bersertifikasi. Pihak organisasi hendaknya memiliki kontrak dengan pihak subkontraktor untuk memastikan bahwa Pedoman Perilaku UTZ dipatuhi. Orang yang bertanggung jawab atas keterlacakan/lacak balak wajib memahami bagaimana cara kerja UTZ dan Good Inside Portal. Segala penjualan diumumkan pada portal tersebut. Manajer IMS atau manajer pembelian/penjualan adalah orang yang tepat untuk memegang peranan ini, dan hendaknya diberikan pelatihan penuh. Pembayaran premi Premi UTZ dibayarkan oleh pembeli pertama kepada kelompok produsen bersertifikasi. Pembayaran premi merupakan hal wajib, namun jumlahnya tergantung dari negosiasi antara pembeli dan kelompok produsen.

Halaman 22 - ©UTZ

Kelompok produsen mengalokasikan sejumlah premi UTZ untuk membayar:  biaya-biaya manajemen kelompok (mis. audit)  produk-produk dan layanan-layanan yang digunakan oleh kelompok (mis. bahan pertanian/saprodi atau pelatihan)  berbagai pembayaran tunai ataupun barang/jasa kepada para anggota kelompok bersertifikasi (disebut juga dengan premi). Alokasi premi UTZ yang diberikan kepada anggota-anggota kelompok bersertifikasi dinamakan premi anggota kelompok. UTZ tidak mengatur bagaimana premi UTZ seharusnya dibagi-bagi antar manajemen, kelompok dan para anggota kelompok. Namun Pedoman Perilaku mewajibkan agar para anggota kelompok bersertifikasi jelas-jelas menerima manfaat dari premi UTZ. Hal ini berarti bahwa tidak semua premi UTZ dapat dialokasikan semata-mata untuk membiayai manajemen. Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahukan bagaimana premi digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan anggota-anggota kelompok. IMS perlu mengkonfirmasi bahwa para produsen telah menerima premi, sebagai suatu insentif penting bagi para produsen untuk bercocok tanam secara berkelanjutan. Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahu bagaimana premi digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan anggota-anggota kelompok. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang premi, yang dapat diunduh dari situs web UTZ.

9. PENGAWASAN INTERNAL Pada saat pengawasan internal, para pengawas akan: memverifikasi/mengkoreksi data kebun yang diperoleh dari waktu pendaftaran dan memeriksa kepatuhan terhadap persyaratan Pedoman Perilaku yang relevan. Pendekatan yang kami anjurkan adalah dengan mengunjungi kebunkebun individu dan rumah-rumah mereka untuk memeriksa penerapan pertanian, pascapanen, penyimpanan dan praktik-praktik lainnya; wawancara dengan petani, anggota keluarga dan para pekerja kebun; dan memeriksa berkas-berkas di tingkat kebun. Para anggota kelompok perlu diawasi setidaknya setahun sekali oleh para pengawas internal, sebelum dilakukannya audit eksternal. Pengawasanpengawasan internal tersebut dapat dilakukan pada waktu-waktu yang berbeda dalam satu tahun, untuk mendapatkan observasi yang berimbang atas praktik-praktik pertanian mereka. Pengawasan-pengawasan internal memberikan suatu kesempatan untuk mengkaji dampak pelatihan dan melihat sejauh mana para produsen menerapkan apa yang mereka pelajari. Data yang dihasilkan dari pengawasan ini penting untuk mengukur peningkatan, untuk mengelola/mengendalikan risiko maupun untuk memberikan umpan balik bagi perencanaan pelatihan dan perencanaan manajemen di tahun berikutnya. Laporan pengawasan internal (G.A.11) Untuk setiap anggota kelompok, sebuah laporan pengawasan internal wajib dibuat, lengkap dengan ringkasannya. Laporan-laporan pengawaan tersebut kemudian diberikan kepada manajer atau komite pemberi persetujuan untuk dievaluasi dan ditindaklanjuti, apabila perlu. Untuk lembaga sertifikasi eksternal, sebuah laporan ringkasan atas seluruh pengawasan internal wajib dipersiapkan. Komunikasikan dengan lembaga sertifikasi Anda, sekiranya informasi mana saja yang mereka perlukan. Laporan pengawasan internal menyediakan informasi yang disyaratkan dalam dokumen data umum para anggota kelompok (G.A.8).


UTZ merekomendasikan penggunaan alat-alat bantu Teknologi Informasi (IT) khusus yang dapat:  menampung dan mengolah berbagai informasi yang dikumpulkan dari berbagai kebun, seperti data pendaftaran kebun dan data pengawasan internal  memandu prosedur-prosedur dan proses-proses terkait manajemen IMS. UTZ menganjurkan penggunaan alat-alat bantu tersebut karena digitalisasi data dapat membantu kelompok menganalisis dan mengevaluasi data, serta merancang intervensi-intervensi dan pelatihan-pelatihan yang tepat sasaran. Sebagai contoh: pelatihan yang diadakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan yang ditunjukkan oleh data tersebut. Beberapa petani mungkin memerlukan pelatihan tentang cara pemangkasan, sementara petani lain mungkin perlu pelatihan tentang pengaturan pohon peneduh. Pendekatan yang mengedepankan upaya penyesuaian berdasarkan kebutuhan dapat memastikan disediakannya dukungan dan pendampingan tepat sasaran. UTZ menganjurkan penggunaan alat-alat bantu IT untuk manajemen IMS, yang minimal dapat membantu mereka menangangi:  data pendaftaran para petani  informasi produksi  data transaksi keuangan  pengukuran wilayah berdasarkan pemetaan petakpetak dari GPS  standar-standar ganda (multi sertifikasi), sehingga dapat meningkatkan efisiensi. Lampiran 5 memuat sebuah daftar alat-alat bantu yang dapat membantu Anda memenuhi segala persyaratan tersebut. UTZ sedang mengerjakan beberapa proyek bersama dengan pihakpihak yang disebutkan dalam Lampiran 5. Tujuannya adalah untuk mendapatkan pengalaman langsung dalam melakukan digitalisasi manajemen IMS. Hasilhasil awal proyek pilot ini akan terwujud pada akhir 2016.

Laporan pengawasan internal juga hendaknya memuat:  Tanggal pengawasan dan nama pengawas  Verifikasi isu-isu genting yang berkaitan dengan kegiatan pertanian, seperti tidak adanya pekerja anak dan diadopsinya praktik-praktik untuk mengoptimalkan panen  Ketidakpatuhan yang teridentifikasi dan langkah-langkah perbaikan yang dilakukan  Informasi mengenai area-area lain yang dinilai berisiko tinggi, dari hasil pengkajian risiko.  Apabila masukan/anjuran diberikan saat kunjungan pengawasan, masukan ini dicatat dalam formulir pengawasan. Para pengawas internal dapat direkrut untuk tujuan-tujuan pengawasan saja dan dipekerjakan di bawah pemegang sertifikat, atau bisa saja mereka merupakan para produsen utama yang mengawasai para produsen di desa-desa (tetangga) selain desa mereka sendiri. Mengadakan sebuah pengawasan internal Proses pengawasan dimulai ketika koordinator/manajer IMS menunjuk seorang pengawas internal, menyediakan sebuah daftar periksa untuk tiap petani (yang mengindikasikan segala hal yang perlu diawasi) dan dokumentasi kebun terkini - termasuk rangkuman pembelian pada tahun sebelumnya - kepada pengawas tersebut. Pengawas internal kemudian mempersiapkan pengawasan dengan menelaah seluruh dokumentasi, lalu mengatur pelaksanaan pengawasan. Untuk kelompok-kelompok kecil, pengawas tersebut mungkin dapat mengatur sebuah kunjungan pengawasan langsung dengan tiap petani, namun seringnya pengawas bekerja dengan para ketua kelompok atau staf IMS (petugas-petugas lapangan). Pengawasanpengawasan dadakan dapat sering dilakukan agar para petani sadar bahwa suatu kunjungan dapat dilakukan kapan saja. Ketika pengawas tiba di sebuah kebun untuk melakukan pengawasan, ia hendaknya: 1. Memberikan penjelasan mengenai proses pengawasan dan menunjukkan daftar periksa kepada petani yang dikunjungi 2. Memeriksa kartu identitas petani dan dokumen kesepakatan anggota kelompok 3. Mencari tahu seberapa jauh petani memahami standar internal 4. Mengawasi petak-petak kebun, memeriksa bagaimana persyaratan-persyaratan standar internal telah dipenuhi 5. Mengawasi areal pengolahan dan gudang-gudang penyimpanan, bila memungkinkan 6. Memeriksa dokumen-dokumen kebun, misalnya resi-resi penjualan dan catatan-catatan kebun 7. Membuat ringkasan hasil pengawasan bersama dengan petani, dengan mengindikasikan masalah yang mungkin muncul dan langkah-langkah tindak lanjut yang disarankan 8. Menandatangani daftar periksa dan meminta petani untuk ikut menandatanganinya juga. Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan Ketika sebuah pengawasan internal menyingkap adanya ketidakpatuhan, tindakan pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan bagaimana memitigasi atau menghindari dampak negatifnya. Kedua, sebuah langkah perbaikan (tindakan struktural) penting dilakukan untuk mencegah masalah ini muncul kembali. Pengawas internal, bersama dengan manajer IMS, kemudian menetapkan tenggat waktu bagi petani untuk meluruskan masalah ketidakpatuhan tersebut. Setelah itu, para pendamping teknis dapat membantu petani memperbaiki ketidakpatuhannya, merencanakan bagaimana mengurangi/meniadakan dampak negatif dan melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. Hasilnya kemudian diperiksa oleh pengawas internal. Ketika tindakan-tindakan perbaikan dapat juga bermanfaat bagi banyak anggota lainnya (mis. menetapkan waktu/jadwal yang lebih

Halaman 24 - ©UTZ

baik untuk pelatihan), tindakan perbaikan seperti ini hendaknya dimasukkan ke dalam IMS dan kemudian rencana pelatihan untuk musim berikutnya disesuaikan dengan perbaikan tersebut. IMS harus memiliki prosedur-prosedur untuk memberikan persetujuan kepada para produsen, dan begitu pula dengan pemberian sanksi-sanksi ketika diperlukan. Sebuah prosedur penanganan keluhan juga wajib dirancang. Apabila ketidakpatuhan dinilai serius dan tidak dapat dipulihkan (mis. deforestasi), sanksi akan diberikan sesuai dengan derajat keparahan insiden tersebut. Persetujuan dan sanksi bagi para produsen IMS wajib memiliki prosedur-prosedur untuk menyetujui para produsen yang telah memenuhi standar dan untuk memberikan sanksi-sanksi kepada para produsen yang dinilai tidak patuh. Direkomendasikan, tapi tidak wajib, untuk mendefinisikan yang dimaksud dengan 'sanksi-sanksi' dalam standar internal atau pada dokumen terpisah (mis. sebuah daftar atau katalog sanksi). Bagaimanapun bentuk dokumennya, sanksi-sanksi yang ditentukan harus secara jelas diformulasikan dan disosialisasikan dengan baik kepada para produsen mulai dari saat mereka bergabung dalam program sertifikasi. Sistem pemberian sanksi harus diselaraskan dengan ketetapan-ketetapan yang ada dalam Pedoman Perilaku dan disesuaikan dengan seberapa beratnya ketidakpatuhan. Kepatuhan pada tingkat kelompok dicapai ketika semua anggota kelompok memenuhi poin-poin kontrol wajib dan sejumlah poin kontrol tambahan yang telah ditentukan per blok-nya. Jumlah poin kontrol tambahan ditentukan berdasarkan tahun kepatuhan 1 – 4 yang tertera pada dokumen Pedoman Perilaku Inti untuk kelompok. Contoh sanksi-sanksi Jenis ketidakpatuhan Produsen tidak memenuhi persyaratan-persyaratan wajib (tidak patuh)

Penipuan Sengaja menghalangi pengawasan Menolak untuk melaksanakan kesepakatan, misalnya menolak untuk menerapkan syarat-syarat standar internal

Sanksi Produsen tidak disetujui Produk milik produsen tersebut tidak dijual sebagai produk bersertifikasi Segala tindak perbaikan diperiksa melalui kunjungan pengawasan berikutnya Produsen dikeluarkan dari kelompok UTZ, baik secara permanen maupun selama periode waktu tertentu

Orang atau komite yang bertanggung jawab memberikan persetujuan akan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tercatat dalam laporan-laporan pengawasan internal. Keputusan tersebut harus:  Dikomunikasikan dengan jelas kepada produsen  Didokumentasikan ke dalam laporan-laporan pengawasan internal, termasuk tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan setelah pengawasan  Dikomunikasikan kepada orang yang bertanggung jawab atas pembelian dan penjualan produk, karena mereka tidak diizinkan untuk membeli produk dari produsen yang terkena sanksi. Hasil-hasil proses pemberian sanksi kemudian dirangkum ke dalam dokumen data umum produsen.


PENTING UNTUK DIKETAHUI UTZ percaya akan lebih baik apabila kita melanjutkan kerjasama dengan para petani yang tidak berhasil mengupayakan kepatuhan, daripada menyisihkan mereka dari program. Apabila seorang petani tidak disetujui selama satu tahun, IMS hendaknya berfokus untuk memperbaiki area-area ketidakpatuhan dan membantu petani tersebut kembali masuk ke program di tahun berikutnya, membantu seluruh kelompok bekerja menuju peningkatan. Namun apabila ketidakpatuhan bersifat serius dan berlanjut (mis. pekerja anak atau deforestasi) dan melanggar hukum, tindakan tambahan wajib dilakukan.

IMS harus memastikan bahwa produsen yang mendapatkan sanksi mulai melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. IMS wajib memiliki prosedur-prosedur yang menunjukkan kapan produsen-produsen akan diverifikasi oleh para pengawas internal dan kapan (dan dalam kondisi apa) produsen dapat kembali masuk ke dalam kelompok bersertifikasi. IMS juga harus memiliki mekanisme untuk memastikan kepatuhan dilakukan sepanjang tahun.

10. PENGKAJIAN MANDIRI Lihat penjelasan pada BAGIAN I.

Halaman 26 - ©UTZ

LAMPIRAN-LAMPIRAN LAMPIRAN 1 – CONTOH KESEPAKATAN ANTARA KELOMPOK DAN SEORANG ANGGOTA KELOMPOK Kesepakatan antara: Nama organisasi: __________ Diwakili oleh: __________ Nama produsen: __________ Nomor identitas: __________ Alamat: __________ Penandatanganan kesepakatan ini mengikat kedua belah pihak agar menghormati segala ketentuan persyaratan standar UTZ. Kedua pihak menerima kewajiban-kewajiban berikut ini: 1. Kewajiban-kewajiban organisasi:  Mengelola Sistem Manajemen Internal (IMS) dan mengelola operasi yang memadai untuk memenuhi dan menegakkan segala persyaratan UTZ.  Melaksanakan program pelatihan berkesinambungan secara mandiri atau berkoordinasi dengan pakar eksternal.  Mempromosikan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik dan sikap bertanggung jawab terhadap lingkungan dan sosial, sebagaimana dimaksudkan dalam program UTZ.  Mengatur proses pengumpulan, pembelian, pengendalian mutu, penanganan, transportasi dan penjualan kopi bersertifikasi dengan menerapkan syarat-syarat keterlacakan.  Mengelola informasi kelompok dengan menjunjung kerahasiaan, kejujuran dan transparansi.  Menentukan Lembaga Sertifikasi (LS) yang akan melaksanakan audit eksternal. 2. Kewajiban-kewajiban produsen:  Mengetahui dan menghormati peraturan-peraturan IMS dan kelompok.  Patuh terhadap standar-standar yang berkaitan dengan produksi dan pengelolaan kebun.  Menjalani pelatihan berkesinambungan dan menerapkan berbagai rekomendasi teknis yang diberikan oleh IMS.  Memberikan informasi yang akurat kepada para pengawas internal dan eksternal, dan mengizinkan mereka mengakses unit produksi (kebun) dan dokumentasi-dokumentasi kebun.  Menerima sanksi-sanksi dari IMS (internal) dan auditor eksternal (internal) dan menerapkan tindakan-tindakan perbaikan.  Melaporkan kepada IMS apabila ada perubahan atau variasi kondisi produksi di kebun. 3. Durasi kesepakatan: Kontrak ini berdurasi satu tahun sejak ditandatangani. Kontrak ini secara otomatis diperpanjang apabila tidak dilakukannya penghentian oleh salah satu pihak. Kontrak ini berakhir:  Pada saat terjadi ketidakpatuhan terhadap ketentuan-ketentuan kesepakatan ini oleh salah satu pihak.  Apabila produsen memutuskan untuk mundur secara sukarela dari IMS. Dengan menandatangai kontrak ini, semua pihak menerima ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam kesepakatan ini. Tempat: Tanggal: _________ Perwakilan organisasi

________ produsen

__________ saksi


LAMPIRAN 2 – CONTOH PETA IKHTISAR

Halaman 28 - ©UTZ

LAMPIRAN 3: PERNYATAAN KONFLIK KEPENTINGAN Saya (yang bertanda tangan di bawah ini) akan menghindari segala macam konflik kepentingan, dan akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila kejadian ini muncul. Saya tidak akan mengawasi maupun memberikan persetujuan kepada anggota keluarga saya. Saya menyatakan bahwa saya memiliki relasi-relasi bisnis (orangtua, saudara laki-laki, saudara perempuan, anak-anak, rekan-rekan bisnis, dll.) di desa-desa berikut ini: 1. 2. 3. 4.

Nama __________ __________ __________ __________

Desa __________ __________ __________ __________

Saya tidak akan mencampuri pengawasan atau mempengaruhi keputusan persetujuan terkait anggotaanggota keluarga saya. Saya akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila terdapat perubahan status perkawinan atau status sosial saya. Saya memahami dengan baik arti konflik kepentingan, dan saya menyatakan bahwa informasi di atas adalah benar adanya. Nama pengawas atau anggota komite pemberi persetujuan: Nama: ______________________________________ Jabatan dalam IMS: ___________________________ Tanggal: ___________ Tempat: ____________

Tanda tangan: _____________________


LAMPIRAN 4: DAFTAR BERBAGAI PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG WAJIB DIMILIKI Tabel di bawah ini berisi rangkuman segala prosedur dan berkas yang wajib dimiliki dan didokumentasikan serta segala prosedur dan berkas yang dianjurkan untuk dimiliki dan didokumentasikan. Catatan: daftar ini mencerminkan apa yang tertulis dalam Pedoman Perilaku. Daftar ini dibuat sebagai petunjuk, dan bukanlah dokumen resmi. Poin Kontrol dalam Pedoman Perilaku Blok A A.10 A.11 A.11/14 A.14 A.22 A.26 A.27 A.28 Blok B B.62 B.64 B.75

Blok C C.78 C.79 C.96 Blok D D.108 D.114

Umum A.8 & A.9 A.16 D.117-119 A.1 A.5 A.6 A.8

A.9

Halaman 30 - ©UTZ

Prosedur-prosedur yang harus didokumentasikan – wajib

Tahun kepatuhan

Estimasi hasil-hasil panen Prosedur pengawasan internal Prosedur untuk menangani ketidakpatuhan dan tidandakan-tindakan perbaikan Prosedur untuk pemberian persetujuan dan sanksi Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk keterlacakan Prosedur penggunaan premi UTZ Prosedur untuk mengkomunikasikan harga-harga dan premi Prosedur untuk mengirimkan dan menangani keluhan

1 1 1 1 1 1 2 2

Prosedur penanganan kemasan-kemasan pestisida kosong Prosedur untuk keadaan darurat bilamana terjadi kecelakan/tumpahnya pestisida Prosedur pengumpulan sampel untuk menentukan tingkat residu produk, 1) Tindakan-tindakan yang perlu dilakukan apabila MRL (tingkat residu maksimum) melewati ambang batas, 2) Komunikasi dengan pembeli apabila MRL terlampaui

1 2 3

Prosedur yang mengatur segala tindakan dan dokumentasi untuk mencegah, memantau dan meremediasi pekerja anak Prosedur untuk mendorong kewajiban anak hadir di sekolah Prosedur penanganan kecelakaan dan keadaan darurat

2

Prosedur-prosedur penggunaan air secara efisien dalam produksi dan pengolahan telah ditetapkan Prosedur-prosedur untuk membantu para anggota kelompok beradaptasi terhadap dampak-dampak perubahan iklim yang penting bagi kelompok, yang telah teridentifikasi dalam Pengkajian Risiko Prosedur-prosedur yang direkomendasikan Prosedur untuk berkomunikasi dengan para petani Pendaftaran petani dan penandatanganan kesepakatan-kesepakatan Prosedur pengkajian risiko Prosedur pengelolaan limbah Berkas-berkas/dokumen-dokumen - wajib Berbagai peta yang menggambarkan keseluruhan unit produksi milik para petani (lahan-lahan petani) Daftar nama anggota staf, jabatan dan tanggung jawab mereka Bagan organisasi Data umum para petani/daftar nama petani terkini, mencakup:  Informasi pribadi terperinci  Informasi kebun  Status sertifikasi  Estimasi-estimasi panen  Volume-volume produksi Kesepakatan-kesepakatan antara para anggota kelompok dengan pemegang sertifikat (manajemen kelompok atau perusahaan)

4

3 2

4

1 1 2 3 2 1 1 1

1

A.11 A.11 A.12 A.13 A.14 A.17 A18, 19 + 20 A.19 A.22 A.24 A.25 A.26 A.26 A.27 A.29 B.37 B.38 B.53 B.54 B.30, B.56 B.60 B.66 B.71 B.74 Blok C C.79 C.84 C.89 C.90 C.94 C.100 Blok D D.107

Berkas-berkas pengawasan internal Laporan pengawasan internal (kompilasi dan analisis hasil-hasil pengawasan internal) Laporan pengkajian mandiri Pernyataan konflik kepentingan yang ditandatangani oleh staf IMS Daftar nama petani yang terkena sanksi (dapat diambil dari data umum para petani terkini) Perencanaan manajemen kelompok Perencanaan pelatihan, daftar-daftar hadir dan berkas-berkas pelatihan Dokumen-dokumen bukti kualifikasi pelatih Deskripsi/gambaran arus produk Berkas-berkas dan faktur-faktur segala pembelian dan penjualan Sertifikat Pedoman Perilaku yang masih berlaku Berkas-berkas/catatan-catatan penggunaan premi UTZ Komunikasi mengenai harga-harga dan premi yang terdokumentasi (tertulis) Dokumentasi seluruh pembayaran kepada produsen, baik harga produk maupun premi Dokumentasi dilakukannya kalibrasi terhadap peralatan menimbang/timbangan Berkas-berkas & dokumen-dokumen yang dibutuhkan (bila memungkinkan) Bahan-bahan penanaman yang digunakan (varietas, nomor kode produksi, pemasok) Penggunaan bahan penanaman hasil rekayasa genetika (bila ada) Sebuah daftar lengkap dan terkini nama-nama pupuk dan pestisida yang dapat digunakan dan disimpan Penggunaan pestisida dan pupuk (tanggal, jenis produk, jumlah) Berbagai masukan/saran teknis yang diterima (dari siapa, lembaga mana, tanggal, saran apa) Pemeriksaan perlengkapan penyemprotan, apakah berfungsi dengan baik, dan bila perlu dikalibrasi Penggunaan air irigasi (jadwalnya) Berkas-berkas kalibrasi tahunan atas perlengkapan pengendalian mutu (misalnya alat ukur kandungan air) Spesifikasi-spesifikasi bahan kantung/karung

1 1

Memberikan bantuan sekolah apabila sekolah tidak tersedia Jam kerja masing-masing pekerja dicatat Berkas-berkas bukti pembayaran upah dan slip gaji Kontrak-kontrak kerja Ijazah diploma dan sertifikat pelatihan Pertolongan Pertama Pemeriksaan kesehatan staf yang terdokumentasi

3 1 1 1 3 2

Instruksi-instruksi tertulis bagi pihak-pihak yang menggunakan pestisida dan pupuk

1

1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 2 1 3 1 1 4 2/2 2 4 2 3

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PROSEDUR YANG BAIK? Suatu prosedur hanya dapat berfungsi dengan baik apabila isinya jelas bagi orang-orang bersangkutan dan apabila sesuai dengan situasi lokal. Prosedur yang baik:  Menjelaskan alasan dibalik pembuatan prosedur (misalnya risiko yang perlu dimitigasi)  Menjelaskan tujuan-tujuan yang hendak dicapai dengan adanya prosedur tersebut  Menentukan tindakan yang harus diambil, bagaimana dan kapan (langkah-langkah yang harus diikuti)  Nama-nama orang (jabatan) yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengendalikan prosedur tersebut.


LAMPIRAN 5: IKHTISAR ALAT-ALAT BANTU TEKNOLOGI INFORMASI (IT) UNTUK KEPENTINGAN PENGELOLAAN DATA Alat bantu IT untuk manajemen IMS TaroWorks AkvoFLOW SourceTrace

Acopio

Cropster

FarmERP

FarmForce GeoTraceability

Helveta

MuddyBoots

SIMPATICA

Halaman 32 - ©UTZ

Gambaran singkat Fungsi TaroWorks antara lain: pendaftaran, pelatihan, Monitoring & Evaluasi (M&E), manajemen kasus, transaksi-transaksi dan pemantauan kinerja. Alat bantu multi bahasa yang berguna untuk mengumpulkan, mengevaluasi dan menampilkan berapa pun banyaknya data acuan geografis. SourceTrace menyediakan sistem-sistem solusi untuk transaksi bagi industri-industri yang bergerak di sektorsektor kritis ekonomi negara berkembang, mulai dari layanan-layanan keugangan dan pertanian hingga perawatan kesehatan dan air bersih. Acopio menawarkan berbagai alat bantu dan jasa untuk mengumpulkan, mengelola dan menyebarluaskan data di sepanjang rantai nilai pertanian, terutama bagi para petani kopi di Amerika Latin. Sebuah alat bantu (Cropster C-sar) yang memberikan solusi-solusi bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) pada rantai pasokan pertanian, terutama kopi dan kakao. FarmERP (Enterprise Resource Planning – perencanaan sumber daya usaha) adalah sebuah alat bantu perangkat lunak untuk perencanaan sumber-sumber daya kebun yang bersifat multi pengguna dan multi lokasi. Sebuah platform telekomunikasi seluler untuk membantu mengintegrasikan para petani kecil ke dalam sektor formal rantai-rantai nilai agri. GeoTraceability merupakan sebuah inovator pasar yang menyediakan informasi kunci melalui alat-alat bantu analisis dan program-program monitoring yang dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan dalam rantai-rantai nilai. Platform CI skala dunia milik Helveta menyediakan manajemen rantai pasokan dan lacak balak asset (materi ataupun produk) melalui perangkat lunak yang bersifat modular (terdiri dari bagian-bagian yang dapat digabungkan). Greenlight Grower Management: sebuah sistem penyimpanan berkas Grower yang berbasis web untuk pencatatan hasil panen dan segala kegiatan lapangan, guna mengkoordinir para petani individu dalam jumlah besar. Memfasilitasi input data segala kegiatan pengelolaan tanaman dan analisis data sehingga dapat membandingkan kinerja kebun dan para petani, yang berguna untuk pembelajaran, pelaporan adanya peningkatan dan identifikasi ranah-ranah yang perlu perbaikan/penyempurnaan.

Kontak [email protected] http://www.taroworks.org/ contact/ http://www.sourcetrace. com/contact-us/request-ademo [email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected] [email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

DOKUMEN PANDUAN UTZ IMS

Recommend Documents