DOKONICASE PŘÍRUČKA ADMINISTRÁTORA

DOKONI CASE 3.7.x

DOKONICASE PŘÍRUČKA ADMINISTRÁTORA

Verze dokumentu: 2.0 Verze produktu: 3.7.x Status: Publikováno

Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s.r.o. CNT SED Radim Zouhar

OBECNÉ ZÁSADY DOKUMENTU Tento dokument používá následující ikony pro zdůraznění určitých informací: Tip, návrh, best practice Poznámka, vyžadující pozornost Důležitá poznámka, doporučené k přečtení Používají se následující typografické konvence: Bold

Označuje cestu navigace, text v okně, tlačítko, zvýraznění

code

Označuje část kódu, skript, Power Shell skript nebo příkazy

Italic

Označuje zdroj, referenční materiál nebo citát

REFERENČNÍ DOKUMENTY 18. 06. 2015 Příručka administrátora 18. 06. 2015 Instalační příručka 18. 06. 2015 Instalační příručka do existujícího prostředí CÍLOVÁ SKUPINA SharePoint Odborník, který rozumí SharePoint 2013, konceptů a technologií dokoniCASE Odborník, který rozumí dokoniCASE konceptům a technologiím ZMĚNA DOKUMENTU 18. 06. 2015 Stylování, změny designu 02. 06. 2015 Různé vodicí aktualizace podle nové změny v žádosti 26. 05. 2015 První verze této příručky 18. 9. 2015 Přidány kapitoly: 4.1.5, 4.1.7, 4.2.3, 4.4.2, 4.4.4, 4.4.12, 6.4 6. 10. 2015 Přidány kapitoly: 5.5, 5.6, 5.7; výrazné změny v kapitole: 4.3.1 8. 10. 2015 Přidány kapitoly: 4.4.10, změny v kapitolách: 4.4.11, 4.1.4 15. 10. 2015 Změny v kapitole 4.4.17 Přidaná kapitola: 4.3.1, Odstraněna kapitola 4.2 – přesunuta do Instalační 29. 10. 2015 příručky dCA3, Změny v kapitole 5.2 – nové snímky obrazovky a popisky, přidány důležité informace do kapitoly 7.2 13. 11. 2015 Změny v kapitole 5.6 24. 11. 2015 Přidán token v kapitole 4.4 10. 12. 2015 Přidán popisek v kapitole 4.1.4, nová kapitola 8.6. kalendářové zobrazení 18. 12. 2015 Přidány detaily do kapitoly 7.4.1 15. 01. 2016 Přidána nová kapitola 8.7 Mobilní zobrazení + snímky obrazovky 5. 02. 2016

2

Přidána nová kapitola 8.4 Hledání v seznamech: Karty dokumentů, Karty dokumentů - Přílohy


Přidána nová kapitola 5.5 Export do Excelu, přejmenovaná kapitola 5, přidány 19. 02. 2016 kapitoly: 8.7 Pohled seznamu Karty dokumentů, 8.8 Změna existujícího pohledu, 8.9 Vytvoření a nového (standardního) pohledu, 8.10 Typ pohledu Přidáno upozornění pro web stránku Domovská stránka v kapitole 8.5.2 29.02.2016 domovská stránka; Přidáno nastavení web.config do kapitoly 8.6 Přidána nová kapitola 5.1 Configuration Wizard, přidáno nové řešení / field: 5.04.2016 Komentářové pole, kapitola 4.1.9 25. 04. 2016 Přidán nový systémový token {DC:Attachments:Count} v kapitole 4.4


3

3

OBSAH Obsah OBSAH ..................................................................................................................................... 4 1. SPECIFIKACE ................................................................................................................... 6 2. ZMĚNY OPROTI PŘEDCHOZÍ VERZI 2.X ........................................................................ 7 3. INSTALACE....................................................................................................................... 9 4. ARCHITEKTURA DOKONICASE .................................................................................... 10 4.1 DOKONICASE - ŘEŠENÍ .......................................................................................... 10 4.1.1 JÁDRO .......................................................................................................... 10 4.1.2 PŘÍLOHY....................................................................................................... 10 4.1.3 VÝBĚR SLOUPCE ........................................................................................ 10 4.1.4 PODMÍNKY ................................................................................................... 11 4.1.5 FILTROVANÉ VYHLEDÁVÁNÍ ...................................................................... 11 4.1.6 VÝBĚR SEZNAMU ........................................................................................ 12 4.1.7 SOUVISEJÍCÍ POLOŽKY .............................................................................. 12 4.1.8 HODNOTY .................................................................................................... 13 4.1.9 KOMENTÁŘE ................................................................................................ 14 4.1.10 COMMON...................................................................................................... 14 4.2 DOKONICASE ZÁKLADNÍ OBJEKTY ....................................................................... 15 4.2.1 KARTY DOKUMENTŮ................................................................................... 15 4.2.2 KARTY DOKUMENTŮ - ÚKOLY.................................................................... 16 4.2.3 KARTY DOKUMENTŮ - HISTORIE ............................................................... 16 4.3 DOKONICASE OBJEKTY OBSAHU STRÁNEK ........................................................ 17 4.3.1 KONFIGURACE ŠABLON KARET DOKUMENTŮ ........................................ 19 4.3.2 KONFIGURACE TYPY .................................................................................. 21 4.3.3 KONFIGURACE DUPLICIT ........................................................................... 21 4.3.4 KONFIGURACE STAVY ................................................................................ 22 4.3.5 KONFIGURACE ZÁSUVNÉ MODULY........................................................... 22 4.3.6 KONFIGURACE RELACE TYPŮ A STAVŮ ................................................... 22 4.3.7 KONFIGURACE SLOUPCŮ - EDITACE ........................................................ 23 4.3.8 KONFIGURACE SLOUPCŮ - POVINNÉ ....................................................... 23 4.3.9 KONFIGURACE SLOUPCŮ – VÝCHOZÍ HODNOTY .................................... 24 4.3.10 KONFIGURACE PRÁVA NA KARTY DOKUMENTŮ ..................................... 24 4.3.11 KONFIGURACE SEZNAMU MAKROTLAČÍTEK ........................................... 24 4.3.12 KONFIGURACE MAKROTLAČÍTEK ............................................................. 25 4.3.13 KONFIGURACE UI ........................................................................................ 26 4.3.14 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - PERIODICKY............................................... 27 4.3.15 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - ŠABLONY.................................................... 30 4.3.16 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - VÝJIMKY ..................................................... 32 4.3.17 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ – KARTY DOKUMENTŮ ................................ 33 4.3.18 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - PERIODICKY............................................... 33 4.3.19 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - AGREGACE ................................................ 35 4.3.20 KONFIGURACE SYSTÉM ............................................................................. 35 4.3.21 FRONTA POŽADAVKŮ – SYSTÉMOVÉ PŘÍKAZY ....................................... 37 4.3.22 SYSTEM LOG ............................................................................................... 37 4.4 KARTY DOKUMENTŮ - TOKENY ............................................................................. 38 5. KONFIGURAČNÍ PRŮVODCE A NÁSTROJE DOKONICASE ......................................... 41 5.1 KONFIGURACE POLE ............................................................................................. 41 5.2 KONFIGURACE TYPU OBSAHU.............................................................................. 43 5.3 EDITOR UI ................................................................................................................ 45 5.4 PŘEPÍNAČ – PŘEPNOUT FILTR.............................................................................. 47

4


5.5 EXPORT DO EXCELU .............................................................................................. 51 5.6 VŠECHNY SEZNAMY............................................................................................... 51 5.7 ADMINISTRÁTORSKÉ NÁSTROJE.......................................................................... 52 5.8 LOGVIEWER ............................................................................................................ 54 6. DOKONICASE JOBS....................................................................................................... 55 6.1 JOB – FILE UPLOADER ........................................................................................... 55 6.2 JOB – COMMANDS EXECUTOR.............................................................................. 56 6.3 JOB – PERIODICKÉ NOTIFIKACE ........................................................................... 56 6.4 JOB – PERIODICKÉ AKCE ....................................................................................... 56 7. ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ .................................................................................................. 57 7.1 PROCESNÍ ADMINISTRÁTOR ................................................................................. 57 7.2 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ ........................................................................................... 57 7.3 STAVY KARET DOKUMENTŮ .................................................................................. 58 7.4 SPRÁVA TYPŮ OBSAHU ......................................................................................... 59 7.4.1 VYTVÁŘENÍ NOVÉHO POLE - SLOUPEC ................................................... 59 7.4.2 VYTVOŘENÍ NOVÉHO TYPU OBSAHU ....................................................... 60 7.4.3 POVOLENÍ NOVÉHO TYPU OBSAHU V DOKONICASE .............................. 61 7.4.4 POVOLENÍ NOVÉHO VLASTNÍHO POLE PRO TYP OBSAHU .................... 61 7.4.5 EDITOVÁNÍ EXISTUJÍCÍHO ATRIBUTU ....................................................... 62 7.4.6 EDITACE EXISTUJÍCÍHO TYPU OBSAHU ................................................... 62 8. DALŠÍ KONFIGURACE ................................................................................................... 63 8.1 MAKROTLAČÍTKA.................................................................................................... 63 8.2 UNIKÁTNÍ ID KARTY DOKUMENTŮ......................................................................... 64 8.3 HLEDÁNÍ V KARTÁCH DOKUMENTŮ ...................................................................... 64 8.4 HLEDÁNÍ V SEZNAMECH: KARTY DOKUMENTŮ, KARTY DOKUMENTŮ – PŘÍLOHY 65 8.5 OPTIMALIZACE NABÍDKY RYCHLÉHO SPUŠTĚNÍ NA DOMOVSKÉ STRÁNCE .... 65 8.5.1 HORNÍ PANEL ODKAZŮ .............................................................................. 68 8.5.2 DOMOVSKÁ STRÁNKA ................................................................................ 68 8.6 VÍCEPŘÍLOHOVÉ POLE .......................................................................................... 71 8.7 ZOBRAZENÍ SEZNAMU KARET DOKUMENTŮ ....................................................... 72 8.8 ZMĚNA EXISTUJÍCÍHO ZOBRAZENÍ ....................................................................... 73 8.9 VYTVOŘENÍ NOVÉHO (STANDARDNÍHO) ZOBRAZENÍ ......................................... 74 8.10 TYP ZOBRAZENÍ...................................................................................................... 76 8.11 ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE ....................................................................................... 77 8.11.1 VYTVÁŘENÍ KALENDÁŘOVÉHO ZOBRAZENÍ ............................................ 78 8.12 MOBILNÍ ZOBRAZENÍ .............................................................................................. 80 8.13 ROZŠÍŘENÉ FILTROVÁNÍ V POHLEDECH ............................................................. 82


5

5

1. SPECIFIKACE DokoniCASE je určen pro správu dokumentů a pracovního postupu, založeného na technologiích Microsoft SharePoint, které poskytuje cenné rozšíření a vylepšení funkčnosti pro správu obsahu Microsoft SharePoint. Je navržen pro konverzi papírových dokumentů na digitalizované dokumenty (digitalizované a OCR elektronické dokumenty) s vestavěnou podporou pro definované pracovní postupy, a pokud potřebujete, může sloužit pouze jako inteligentní úložiště dokumentů. Je vysoce přizpůsobitelné a modulární, mimo to rozšiřuje funkčnost multifunkčních zařízení, SharePoint stránky kde je nainstalován a zlepšuje řízení a zabezpečení. Každý dokument v aplikaci je reprezentován “Kartou dokumentů” s konkrétní informací dokumentu (metadata, atributy), pravidly a živým náhledem. Z uživatelského hlediska jsou všechny důležité objekty dostupné z domovské stránky aplikace a všechny konfigurační seznamy jsou uloženy uvnitř položky “Obsah stránky”.

Obrázek 1: dokoniCASE karta dokumentů s náhledem

Dostupné verze: Standard, Premium Podporované verze SharePointu: SP 2013 (všechny edice) Aktuální verze: 3.7.x Přeložené jazyky: BG, CZ, DE, EN, ES, FR, GR, HU, IT, PT, SL, SK Jádro je tvořeno z 9 funkcí a seznamu modulů (rozšíření aplikací), pro tuto chvíli končící číslem 11. Rozšíření jsou použita ve standardních funkcích systému SharePoint a mohou být aktivována nebo deaktivována, instalována nebo odinstalována kdykoliv je třeba. Správci je mohou upravovat dle osobních preferencí, bez podpory vývojářů. Od verze DokoniCASE 2.x bylo implementováno mnoho vylepšení, hlavně v architektuře, výkonu, UI a konfiguraci, bližší informace v kapitole 2. DokoniCASE vám může pomoci automatizovat každodenní úkoly. Pole obsahující datum, čas nebo právě přihlášeného uživatele můžou být předvyplněná systémem. Výchozí hodnoty mohou být předdefinované zadanými pravidly, tlačítka karet dokumentů můžou vyplnit všechny vaše metadata na pozadí, bez zásahu uživatele.

6


2. ZMĚNY OPROTI PŘEDCHOZÍ VERZI 2.X UI a změny přijaté ze strany uživatelů: Nový vzhled formuláře založeného na designu SharePoint 2013 Sekce dokoniCASE pás karet Konfigurační průvodce pro pole a typy obsahu Mobilní zobrazení Nový instalační průvodce s kontrolou prostředí Pokročilé filtrování a hledání (Karty dokumentů a přílohy) Zlepšená historie verzí Administrační nástroje (prohlížeč logů, admin konzole) Funkcionalita Drag & Drop pro karty dokumentů Dynamické pole s podmínkami a tokeny Možnosti branding Nově dostupné moduly Změny: Celkově nová, rychlá a stabilní systémová architektura Nezávislé řízení jobů SharePoint Zlepšení systému řízení práv Podpora HTML, CSS a Javascript Zlepšení logování a nové admin nástroje pro správu Instalace bez dozoru použitím Power Shell skriptů Žádná konfigurace podsítě, vše je na stránce Obsah webu Žádné změny ve web.config Řešení 8 aplikačních jader (předtím bylo 13) Kompatibilita nových modulů Již není podporováno: Přímá změna .resx souborů, překlad se provádí BEU týmem Změna kteréhokoliv pole nebo pole systémového filtru Není zde žádná zpětná kompatibilita s kterýmkoliv modulem nebo jádrem (použitým pro instalaci) z verze 2.x Smazání Karty dokumentů


7

7

Obrázek 2: DokoniCASE UI designer

Obrázek 3: Pás karet

Obrázek 4: Log viewer

8


3. INSTALACE Instalační procedura není součást této dokumentace, pro kompletní instalaci a počáteční nastavení si otevřete následující příručky, v níže uvedených odkazech na stránkách ECM Instalace do nového prostředí http://myinfohub2.bs.kme.intern/teams/352/dpDocs/Installation Instalace do existujícího prostředí http://myinfohub2.bs.kme.intern/teams/352/dpDocs/Installation Instalační příručky SharePoint existují ve dvou různých formách: pro edici Foundation a pro edici server instalovanou pro více serverovou farmu: SP 2013 F, jeden server http://myinfohub2.bs.kme.intern/teams/352/spDocs/_Installation-W12-SQL12E-SP2013F.docx SP 2013 S/E, více serverů http://myinfohub2.bs.kme.intern/teams/352/spDocs/_Installation-W12-SQL12S-SP2013S.docx Ještě před započetím instalace je třeba u instalačního prostředí zjistit informace o topologii serverové farmy. Zvláště se zaměřte, zdali je použito Load Balancing - síťové řešení. Další informace o instalaci také v Instalačním průvodci dokoniCASE.

Jazyková podpora pro aplikaci dokoniCASE : V případě použití jiného jazyka než angličtiny jsou dvě podporované možnosti: A) Anglické servery (Win, SQL, SP) se spefickým language packem dle požadovaného jazyka, instalovaného PŘED použitou dokoniCASE Site kolekcí. dokoniCASE dědí jazyková nastavení přímo z nastavení stránky. B) Servery v požadovaném jazyce (Win, SQL, SP) se Site kolekcí v požadované jazyce. Zjednodušeně řečeno NEPOUŽÍVEJTE ANGLICKÉ prostředí s anglickou site kolekcí používající odlišné Regionální nastavení, jinak můžete riskovat porušení formátu dat / měny.

Pokud požadujete asistenci s instalací nebo prvotní konfigurací, neváhejte prosím kontaktovat oficiální podporu u dodavatele uvedeného na smlouvě dle SLA.


9

9

4. ARCHITEKTURA DOKONICASE 4.1 DOKONICASE - ŘEŠENÍ 4.1.1 JÁDRO Název: dokonicase.core.wsp Rozsah: Farma Popis: Hlavní funkce dokoniCASE uchovávají všechny podstatné vlastnosti, správa práv, logovací nástroje, joby, které jsou odpovědné za import dokumentů z formuláře nebo z historie karty dokumentů, modifikací stránky a webových částí. Jádro je aktivováno jako řešení na úrovni farmy s rozsahem působnosti nastaveným na globální.

Obrázek 5: Řešení jádra

4.1.2 PŘÍLOHY Název: dokonicase.field.attachments.wsp Rozsah: Farma Popis Část dokoniCASE aplikace, která je zodpovědná za pole příloh uvnitř karet dokumentů s funkcionalitou Drag & drop, rolování kolečkem na myši, výběr klávesami a přidáním jedné nebo více příloh najednou. Pole přílohy je aktivováno jako řešení na úrovni farmy s působností nastavenou na Web.

Obrázek 6: Řešení pole přílohy

4.1.3 VÝBĚR SLOUPCE Název: dokonicase.field.columnpicker.wsp Rozsah: Farma Popis Pole pro výběr sloupce je aktivován jako řešení na úrovni farmy s rozsahem nastaveným na globální.

10


Obrázek 7: Výběr sloupce

4.1.4 PODMÍNKY Název: dokonicase.field.conditions.wsp Rozsah: Farma Popis Pole podmínek je aktivováno jako řešení na úrovni farmy s rozsahem nastaveným na globální. Je používána v některých konfiguračních seznamech jádra a modulu: Konfigurace sloupců - Výchozí hodnoty, Konfigurace makrotlačítka, Konfigurace notifikací – Periodicky, Konfigurace periodické nastavení hodnot, Konfigurace práva na karty dokumentů, Konfigurace sloupců – Povinné, Konfigurace SqlCommander, Konfigurace synchronizace. Použití podmínkového pole ve všech těchto konfiguracích poskytuje interaktivní funkce filtrování: Nabízené názvy sloupců/polí jsou filtrovány hned po zadání textu, takže hledání je limitováno vloženým textem. Kdekoliv je použito podmínkové pole, zobrazovaný jazyk tohoto dotazu je definován jazykovým nastavení serveru a ne jazykovým nastavením webové kolekce.

Obrázek 8: Pole podmínek

4.1.5 FILTROVANÉ VYHLEDÁVÁNÍ Název: dokonicase.field.filteredlookup.wsp Rozsah: Farma Popis Pole na filtrované vyhledávání je aktivováno jako řešení na úrovni farmy s rozsahem nastaveným na Web. Je to část dokoniCASE aplikace, která vylepšuje standardní SharePoint vyhledávání. Je to přizpůsobitelná Vyhledávací karta dokumentů, která je schopná převést data z jiných objektů uvnitř sítě do vaší Karty dokumentů. Například, pokud máte seznam dodavatelů s emailem a adresou, můžete je zadáním jména přidat do Karty dokumentů (můžete je přidat tolikrát, kolikrát bude třeba, pole není 1:1). Toto je speciální typ pole/atributu používaném v pohledu na data v určitém sloupci z existujícího pohledu na kartě konkrétního typu obsahu. V určité kartě dokumentů jsou nabízeny hodnoty sloupců, které mohou být vybrány společně jsou specifikovány: Webová stránka, Seznam (i externí seznam), Pohled a určitý Sloupec. - Web – definuje konkrétní webovou kolekci používající lookup a filtr - Seznam – definuje seznam kolekci webu, ze kterých budou hodnoty filtrovány a zobrazeny - Zobrazení – definuje konkrétní existujícího zobrazení (zde si samozřejmě můžete vybrat i své zobrazení) - Zobrazené pole – definuje jednotlivé existující pole z karty dokumentů použité v poli filtrovaného lookupu


11 11

-

Klíče – zde můžete definovat filtrovací klíče – zdroj hodnot rozevíracího pole z karty dokuemntů používané na zobrazení pole Filtrovaného lookupu Povolení více hodnot – zaškrtávací pole – pokud je zaškrtnuto, pak zde může být zobrazeno více hodnot v poli filtrovacího lookupu, můžete pak vybrat z dostupných hodnot vyhledaných z definované oblasti filtrovaného lookupu. Prohledejte dialog v kartě dokumentů – použitím tlačítka Přidat.

Poznámka: nelze zobrazit filtr nebo vyhledávání z dat jiné kolekce webu.

Obrázek 9: Řešení filtrovaného vyhledávacího pole

4.1.6 VÝBĚR SEZNAMU Název: dokonicase.field.listpicker.wsp Rozsah: Farma Popis Pole Výběr seznamu - List picker je aktivováno jako řešení na farmě s rozsahem nastaveným na globální.

Obrázek 10: Řešení list picker

4.1.7 SOUVISEJÍCÍ POLOŽKY Název: dokonicase.field.relateditems.wsp Rozsah: Farma Popis Toto řešení obstarává funkcionalitu pole Související položky karty dokumentů. Je to část dokoniCASE aplikace, která nabízí funkcionalitu “podřízené” a “nadřízené” karty dokumentů (přizpůsobitelné pole karty dokumentů). Aktivuje se jako řešení na úrovni farmy s rozsahem globální. Související položky jsou spojeny s polem, které umožňuje použití předdefinovaných seznamů k vyplnění polí uvnitř Karet dokumentů. Není potřeba manuálně vyplňovat pole (jméno prodejce, adresu nebo typ produktu). Naopak, můžete si připravit seznam nebo tabulku s nejběžnějšími výrazy na webu dokoniCASE a použít je jako referenční seznam. Uvnitř karet dokumentů jste pak schopni vybrat to správné pole přímo z vytvořeného seznamu. Toto pole zabraňuje chybám způsobeným lidským faktorem, protože každý člověk může napsat určité slovo rozdílně (malá velká písmena, časování, skloňování). Toto pole lze využít, pokud máte více než jednu kartu dokumentů související s další určitou kartou, jako např. faktura pro jeden projekt nebo dohody SLA. Pokaždé, když vytvoříte dokument související s jednou kartou

12


(projekt, SLA) je možné sledovat pomocí ID nebo jména “nadřízené” karty. Všechny akce by měly být řízeny odděleně (schválení, zpětná vazba, automatické hodnoty nebo upozornění emailem). Pokud mluvíme SharePoint terminologií, pak související položky jsou vlastní kódované multivyhledávací sloupce. Server edice SharePointu tyto položky již má, jen s malými vylepšeními a bez zásahu do vzorců nebo kódu. Můžete se podívat na hodnotu uvnitř všech karet dokumentů, můžete se podívat dovnitř každého jiného objektu umístěného na webu dokoniCASE, který si vytvoříte ještě před použitím v tomto sloupci. Je nutné vědět, odkud chcete brát hodnoty (z jakého webu, seznamu, pohledu a sloupce). Příklad: Chcete-li se podívat na hodnotu v existujících hodnotách v Kartě dokumentů (odpovídající více než jedné kartě se stejným zaměstnancem) -

Nadřízená část definuje umístění objektu, zdrojová část definuje umístění hodnoty, zde můžete vybrat, které hodnoty budou zobrazeny v dialogovém okně Část Mapování řídí hodnoty polí, které budou vloženy do karty, pokud nějakou položku vybereme z dialogového okna. Je možné přidat více než jednu související hodnotu do jedné Karty dokumentů. Synchronizační část je ”schovaná” pod položkou „Nastavení“. Potřebujeme vybrat správný typ obsahu a jeho stav, kde bude nový sloupec dostupný a Povolení nového sloupce v zobrazovacím módu. Jde pouze o viditelnost sloupců. Pokud budete chtít hledat v jiném seznamu, než v Kartě dokumentů, změňte nadřízený zdroj dat. Pokud vyberete více sekcí, bude vaše karta dokumentů rozšířena o novou část pro všechny související položky (podřízené položky).

V místě dalšího nastavení se nachází dvě zatrhávací tlačítka: -

-

Povolení vytvoření nové položky v editačním formuláři = pokud je zatrhnuto, pak je povoleno vytvářet nové položky v Editačním módu a odkaz „Vytvořit novou položku“ se zobrazí pod seznamem souvisejících karet dokumentů. Povolit vytvoření nové položky v zobrazení formuláře = pokud je zatrhnuto, pak je povoleno vytvářet novou položku v zobrazení formuláře a odkaz „Vytvořit novou položku“ se zobrazí pod seznamem souvisejících karet dokumentů.

Obrázek 11: Řešení - Související položky

4.1.8 HODNOTY Název: dokonicase.field.values.wsp Rozsah: Farma Popis: Hodnoty pole jsou aktivovány jako řešení na farmě s rozsahem nastavení na globální.


13 13

Obrázek 12: Řešení pole hodnot

4.1.9 KOMENTÁŘE Název: dokonicase.field.comments.wsp Rozsah: Farma Popis: Komentáře -toto pole je aktivováno jako SharePoint řešení na úrovni SharePoint farmy s rozsahem nastaveným na Global. Jakožto pole je toto implementace SharePointího sloupce a používá se k zaznamenávání komentářů bez možnosti měnit dříve přidané komentáře. Hlavní funkce pole: - Jedná se o textové pole, do kterého může být vložen text. - Existující hodnota v tomto poli je „archivována“ právě tehdy, pokud je změněn Vlastník a karta uložena, poté již hodnota nemůže být změněna. - Během procesu archivování komentářové hodnoty je před hodnoty komentáře vložena hlavička/nadpis, čili během změny Vlastníka a ukládání karty. Hlavička obsahuje časové razítko: Datum a Čas a Vlastníka (autora) komentáře (karty dokumentů) a komentář. Tento Vlastník může být buď Uživatel nebo Skupina.a nemusí být vždy totožný s účtem, pod kterým je editor karty zalogován. Jakmile je komentář zaarchivován je komentáře jsou nastaveny na „pouze pro čtení“. - Aktuální komentáře jsou editovatelné před “archivováním”a mohou být v komentářovém poli upravovány. Toto editovatelné komentářové pole není zobrazeno v zobrazovacím režimu Karet dokumentů.

Obrázek 133: Řešení pole komentáře

4.1.10 COMMON Název: sed.common.wsp Rozsah: Farma Popis: Aktivováno jako řešení na farmě, s rozsahem nastavení na globální.

14


Obrázek 14: Řešení pole / knihovny SED.Common

4.2 DOKONICASE ZÁKLADNÍ OBJEKTY 4.2.1 KARTY DOKUMENTŮ Název: Karty dokumentů Rozsah: Web Každý dokument uvnitř aplikace je reprezentován kartou dokumentů s konkrétní informací o dokumentu. Obsahuje atributy, pravidla s živým náhledem. Seznam karet dokumentů je seznam všech položek karty dokumentů. Karta může být vytvořena manuálně nebo automaticky pomocí dokoniCASE File uploader jobu, který vyhledává nová data z vloženého souboru každých 5 minut (většinou ze souboru C:\Scanned). Tento objekt je vytvořen automaticky po aktivaci modulu dokoniCASE – Jádro na úrovni webu. V tomto modulu je několik dokoniCASE funkcionalit vyvolávajících změnu v kartě dokumentů. Správce dokoniCASE/Kolekce webů můžou provádět mnohem více změn než standardní uživatel dokoniCASE. Je zde však několik běžných funkcí, které jsou dostupné pro obě skupiny, dostupných v pásu karet to je tlačítko „Položky“. Jsou to: Nová položka, Zobrazit položku, Upravit položku, Sdílení, Pracovní postupy, Upozornit, Historie verzí, Získat odkaz, Kopírovat kartu dokumentů. Tyto funkční tlačítka jsou rozděleny do sekcí v pásu karet, základní sekce jsou Nová, Spravovat a dokoniCASE. Základní popis tlačítek v menu pásu karet dokoniCASE: Nová položka:

Vytváří novou položku – Karta dokumentů

Zobrazit

položku: Zobrazí vybranou Kartu dokumentů v režimu zobrazení

Upravit položku:

Zobrazí vybranou Kartu dokumentů v režimu editace

Historie verzí:

Zobrazí historii určité Karty dokumentů

Získat odkaz:

Zkopíruje unikátní adresu Karty dokumentů do schránky

Kopírovat kartu dokumentů:

Vytvoří kopii z existující Karty dokumentů


15 15

Obrázek 15: Seznam karet dokumentů

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Prosím nepřejmenovávejte odkaz na seznam karty dokumentů v levém navigačním menu dokoniCASE. Tuto funkcionalitu nepodporujeme. Tyto položky můžete smazat a vytořit nové

4.2.2 KARTY DOKUMENTŮ - ÚKOLY Název: Karty dokumentů - úkoly Rozsah: Web Vždy když vytváříte novou kartu dokumentů, něco se provede – uživatel je přiřazen, pracovní postup je zahájen, notifikace je poslána. Každá akce pro uživatele znamená jeden úkol v Kartě dokumentů – seznam úkolů (které všechny slučuje). Položky v tomto seznamu jsou vytvořeny automaticky a obsahují odkaz na kartu dokumentů, na které akce započala. Změnou dat v seznamu riskujete nekonzistenci! Tento objekt je vytvořen automaticky po aktivaci modulu dokoniCASE – jádro. Seznam úkolů má pohled na domovské stránce.

Obrázek 15: Karty dokumentů – seznam úkolů

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Prosím nepřejmenovávejte odkaz na seznam karty dokumentů v levém navigačním dokoniCASE menu. Tuto funkcionalitu nepodporujeme. Můžete odkaz smazat a vytvořit nový

4.2.3 KARTY DOKUMENTŮ - HISTORIE Název: Karty dokumentů - Historie Rozsah: Web Vždy, když se změní něco uvnitř existující karty dokumentů, tak je vytvořena nová verze. Historie karet dokumentů je seznam celé historie položek souvisejících se všemi kartami uvnitř systému. Historie položek je tvořena automaticky po určitých událostech. Úpravy můžou vyústit v datovou nekonzistenci! Tento objekt je vytvořen automaticky, po aktivaci modulu dokoniCASE – Jádro (na úrovni webu). Seznam historie má náhled umístěný na domovské stránce.

16


Obrázek 16: Karty dokumentů - Historie

Všechny tyto standardní části stejně jako zbytek objektů uvnitř sekce “Obsahu stránek” je vytvořena po aktivaci modulu dokoniCASE – Jádro.

Obrázek 17: dokoniCASE – jádro

4.3 DOKONICASE OBJEKTY OBSAHU STRÁNEK Obsah stránek je místo, kde můžete najít celý seznam dokoniCASE konfigurace. Klikněte na tlačítko Obsah webu a otevře se vám stránka, která je na obrázku pod tímto textem.

Obrázek 18: Obsah webu

DŮLEŽITÁ UPOZORNĚNÍ: Aby se předešlo problémům s výkonem, prosím nenastavujte časové intervaly periodických úkolů na 1 minutu.


17 17

Dokumenty Fronta požadavků – Systémové příkazy Karty dokumentů – Historie Karty dokumentů – Přílohy Karty dokumentů – Úkoly Karty dokumentů Knihovna stylů Konfigurace duplicit Konfigurace makrotlačítka seznamu Konfigurace makrotlačítek Konfigurace notifikací – Agregace Konfigurace notifikací – Karty dokumentů Konfigurace notifikací – Periodicky Konfigurace notifikací – Šablony Konfigurace notifikací – Výjimky Konfigurace Práva na Karty dokumentů Konfigurace Relace typů a stavů Konfigurace sloupců – Editace Konfigurace sloupců – Povinné Konfigurace sloupců – Výchozí hodnoty Konfigurace Stavy Konfigurace Systém Konfigurace tisku Konfigurace - Typy Konfigurace UI Konfigurace Zásuvné moduly Prostředky webu Stránky webu System Log

18


Obrázek 19: Obsah webu: detail

4.3.1 KONFIGURACE ŠABLON KARET DOKUMENTŮ Konfigurace šablony karet dokumentů povoluje uživatelům ukládat data vyplněná v kartě dokumentů pro pozdější využití. Pro konfiguraci využívejte pouze tlačítka v pásu karet: Nahrát, Uložit a Spravovat šablony, které jsou umístěny v pásu karet Karet dokumentů, po otevření karty v editačním módu. Nikdy prosím neupravujte funkcionalitu v následujícím odkazu: Obsah webu->Seznam Konfigurace karty dokumentů – Šablony. Funkčnost šablon je užitečná zvláště pro Karty dokumentů, které jsou opakovaně používány. Novou šablonu můžete nahrát nebo vytvořit novou ručně. Uložení šablony je možné pouze v kartě, která má stejný typ obsahu jako ukládaná šablona. Takže šablona uložená v určitém typu obsahu nemůže být otevřena v jiném typu obsahu. Jsou použity všechny hodnoty atributů karty dokumentů kromě: Typ obsahu, Stav. K dispozici jsou také výjimky systému: tato funkcionalita nepracuje se sloupci „Filtrované vyhledávání, Související položky a Počítané“, pro které není tato funkcionalita podporována. Šablony také neumí načíst hodnoty šablon přiřazené na atributy, které nejsou v současné době editovatelné.

Obrázek 20: dokoniCASE - Šablony karet dokumentů - Tlačítka v pásu karet


19 19

MANUÁLNÍ VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY KARTY DOKUMENTŮ: Uložení šablony – použití tohoto tlačítka (v editačním módu Karty dokumentů), hodnoty z karty mohou být uloženy jako šablona. Musíte vložit název šablony a nastavení zaškrtávacího tlačítka „Sdílená“, které indikuje, zdali tuto šablonu můžou ostatní uživatelé používat. Šablonu uložíte pomocí tlačítka Uložit.

Obrázek 21: dokoniCASE - Šablony karet dokumentů - Funkce uložení šablony

NAHRÁNÍ NOVÉ ŠABLONY: Nahrání šablony – použitím tlačítka v pásu karet (karta dokumentů je v editačním módu) můžete nahrát předchozí uložené hodnoty šablony do formuláře karty dokumentů. Hodnoty šablony budou přepsány v editované kartě.

Obrázek 22: dokoniCASE - Šablony karet dokumentů - Funkce načtení šablony

SPRÁVA ŠABLON: Správa šablon – použitím tlačítka v pásu karet (pokud je karta v editačním módu) můžete: upravit, smazat nebo přidat uložené hodnoty atributů šablony pro konkrétní šablonu karty dokumentů. Můžete také změnit Typ obsahu, Název a Sdílené funkce šablony.

20


Obrázek 23: dokoniCASE - Šablony karet dokumentů - Spravovat funkce šablon

4.3.2 KONFIGURACE TYPY Seznam identifikátorů (názvů) dostupných pro typy obsahu Karty dokumentů. Pro vytvoření nového typu obsahu Karty dokumentů můžete použít průvodce Vytvořit typ obsahu. Definice položky Název Uživatel Karta dokumentů Název- Jméno Typu obsahu. Uživatel – Skupina uživatelů, kteří mohou použít Typ obsahu. Pokud není zadán žádný uživatel, pak Typ obsahu mohou používat všichni uživatelé. Zapamatujte si: pokud je nastaven Výchozí stav pomocí průvodce „Konfigurace typů“, musí být přiřazen v Obsahu webu: Konfigurace Práva na Karty dokumentů seznam pro Uživatele jako editovatelný, aby mohli vytvářet položky karty.

4.3.3 KONFIGURACE DUPLICIT Seznam Konfigurace duplicit je kolekce pravidel, které mohou být přidány a přizpůsobeny tak, aby se zabránilo duplicitním hodnotám v polích Karty dokumentů. Kontroluje konkrétní definované pole karty dokumentů při procesu ukládání. Můžete vytvořit novou položku manuálně jako pravidlo. Mohou být aplikováno i více vlastních pravidel. Pokud je nalezen duplikát, pak se zobrazí červená výstražná zpráva.

Obrázek 24: Konfigurace duplicit


21 21

Definice položky: Název – Textový atribut, název Aktivní - Atribut, který říká, zdali je toto pravidlo aktivní Typ – Pohled do typů karet dokumentů (rozevírací seznam) Stav - Pohled do karty dokumentů - stavy (rozevírací seznam) Sloupce – Pohled do karty dokumentů pole. Hodnota je definována interními názvy polí, např. DCA_Field Email – emailová adresa poskytuje posílání notifikačních mailů a rozpozná, že byla nalezena duplicita. Tato funkce je použita jen na Karty dokumentů pocházející z externích zdrojů jako dokumentové moduly Importu atd. Modul není aplikovatelný pro ručně vytvořené Karty dokumentů. Šablona – předdefinovaná emailová šablona, může být použita ke sestavení emailové notifikace, určené k zaslání. V rozevíracím seznamu jsou tyto možnosti: (Žádné), Default, Duplicita a Chyba. Můžete přidat novou notifikační šablonu nebo použít/překonfigurovat defaultní hodnoty v Obsah webu->Konfigurace notifikací – Šablony. Není aplikovatelná pro ručně vytvořené Karty dokumentů. Přílohy – tato funkce je aplikována pouze pro Karty dokumentů pocházející z externích zdrojů, jako modul Dokument import atd. Není aplikovatelné pro ručně vytvořené Karty dokumentů. Můžete definovat, jaké přílohy budou použity pro zaslání notifikace u duplicitních hodnot. Můžete si vybrat z rozevíracího seznamu (Žádná, První, Poslední, Všechny) nebo si definovat své vlastní hodnoty.

4.3.4 KONFIGURACE STAVY Seznam Konfigurace stavy je kolekce dostupných stavů karet dokumentů. Můžete vytvářet novou položku ručně nebo během procesu vytváření/konfigurace nového pole karty dokumentů, při vytváření v průvodci. Konečný stav všech karet dokumentů je umístěný v úložišti. Můžete si vytvořit své vlastní stavy a povolit je, není důležité dodržet výchozí stav “Archiv”. Nový stav není editovatelný a není nastaven jako výchozí. Definice položky: Název Konečný stav Zpracování Ne Archiv Ano Název - Název stavu. Konečný stav – Atribut, který označí stav jako konečný

4.3.5 KONFIGURACE ZÁSUVNÉ MODULY Seznam v konfiguraci Zásuvné moduly je kolekce všech dostupných dokoniCASE modulů používaných systémem. Je provozován automaticky systémem samotným, ne manuálně Administrátory. Není zde potřeba žádná konfigurace. Prosím nekonfigurujte položky v tomto seznamu!

4.3.6 KONFIGURACE RELACE TYPŮ A STAVŮ Seznam Konfigurace relace typů a stavů je kolekce vztahů mezi typem obsahu karty dokumentů a stavem Karty dokumentů. Můžete vytvořit novou položku ručně nebo během procesu vytváření/konfigurace nového pole Karty dokumentů, prostřednictvím vytvoření průvodce. Definování typu dokumentů, které uživatelé používají v dokoniCASE, musí zde být alespoň jeden - Karta dokumentů. Prázdný uživatel znamená, že bude použitelný a viditelný pro všechny, pokud chcete omezit skupinu uživatelů, pak je vepište do tohoto políčka. Uživatel může uložit změny v dokumentech do různých stavů, ale jen pokud na ně má práva. Pokud má uživatel práva, která jsou jen na určité stavy, může jeho změny ukládat pouze při změně stavu karty dokumentů, pak je může měnit bez omezení.

22


Definice položky: Aktivní

Výchozí

Typ

Stav

Ano

Ano

Karta dokumentů

Zpracování

Ano

Ne

Karta dokumentů

Archiv

Uživatel

Aktivní – Atribut, který značí, že je relace aktivní. Výchozí – atribut označující výchozí vztah, takže stav tohoto atributu bude umístěn na prvním místě na Kartě dokumentů Stav. Typ – Pohled do kolekce Typů karty dokumentů. Stav – Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Uživatel – Skupina uživatelů, kteří mohou používat Konfigurace typů a stavů. Pokud není definován žádný uživatel, pak mají toto právo všichni uživatelé

4.3.7 KONFIGURACE SLOUPCŮ - EDITACE Konfigurace sloupců – editace je kolekce editovatelných polí Karty dokumentů uvnitř určitého vztahu Typ x Stav x Uživatel. Můžete vytvořit novou položku ručně nebo v průběhu procesu vytváření/konfigurace nového pole Karty dokumentů, prostřednictvím průvodce Vytvořit pole. Definice položky Aktivní

Typ

Stav

Sloupec

Ano

Karta dokumentů

Zpracování

Typ obsahu

Ano

Karta dokumentů

Zpracování

Stav

Ano

Karta dokumentů

Zpracování

Vlastník

Ano

Karta dokumentů

Zpracování

Přílohy

Ano

Karta dokumentů

Archiv

Typ obsahu

Ano

Karta dokumentů

Archiv

Stav

Ano

Karta dokumentů

Archiv

Vlastník

Ano

Karta dokumentů

Archiv

Přílohy

Uživatel

Aktivní – Atribut označující vztah za aktivní Typ – Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav – pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Sloupec – Výběr sloupce Uživatel – Kolekce uživatelů, kteří mohou tvořit relace, pokud není definován žádný uživatel, pak mají toto právo všichni uživatelé Poznámka, pokud vidíte pole Karta dokumentů - typ obsahu, můžete vidět všechna metadata (sloupce), ale můžete je pouze měnit (nemůžete je tedy mazat a přidávat nové).

4.3.8 KONFIGURACE SLOUPCŮ - POVINNÉ Konfigurace sloupců – povinné je kolekce povinných polí karet v rámci konkrétního vztahu Typ x Stav. Můžete vytvořit průvodce. Povinná pole se můžou objevit v různých stavech karty dokumentů. Zkontrolujte si však povinné atributy Karty dokumentů, obvykle je dokument naskenován a nahrán pomocí Nahrávače souborů, takže je těžké držet všechny položky vyplněné a vyhnout se duplicitám.


23 23

Definice položky: Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Sloupec – Vybraný sloupec Podmínky validace – za jakých podmínek bude validováno Validační zpráva – zpráva o validaci

4.3.9 KONFIGURACE SLOUPCŮ – VÝCHOZÍ HODNOTY Konfigurace sloupců - výchozí hodnoty je kolekce výchozích hodnot polí karty dokumentů uvnitř konkrétního vztahu Typ x Stav x Podmínky x Uživatel. Novou položku můžete vytvořit ručně. Funkcionalita může být popsána jako předvyplnění nebo lépe řečeno automatické naplnění hodnotou pro některé atributy v určitých stavech. Pokud jsou sloupce nastaveny jako dokoniCASE, pak i když SharePoint dodá hodnotu, tak je potlačena a je použita hodnota dokoni. Definice položky Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Podmínky – Další podmínky Sloupec – Vybraný sloupec Hodnota – Výchozí hodnota Přepsat – Pokud je zaškrtnuto, pak bude nastavena výchozí hodnota, přestože vybraný sloupec není prázdný Uživatel – Kolekce uživatelů, kteří můžou tvoři relace. Pokud není definován žádný uživatel, pak mají toto právo všichni uživatelé

4.3.10 KONFIGURACE PRÁVA NA KARTY DOKUMENTŮ Konfigurace práva na karty dokumentů je kolekce, která nastavuje oprávnění karty dokumentu, uvnitř konkrétní relace Typ x Stav. Můžete vytvořit ručně novou položku. Definuje, kdo může změnit dokument, i pokud není vlastníkem karty dokumentů. Definice položky: Aktivní – Atribut označující relaci za aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Editoři – Uživatelé, kteří mohou editovat vybrané Karty dokumentů Čtenáři – Uživatelé, kteří mohou vidět vybrané Karty dokumentů

4.3.11 KONFIGURACE SEZNAMU MAKROTLAČÍTEK Konfigurace makrotlačítka je seznam makrotlačítek Karty dokumentů, uvnitř konkrétního stavu Seznam x Související pohled. Můžete vytvořit novou položku manuálně. Definuje tlačítka pro Karty dokumentů pro denní opakované akce. Tlačítka jsou definované pro určitý seznam a pohled a také pro atributy Karty dokumentů a atributů a každé použití vytvoří novou verzi. Makrotlačítka jsou zobrazena v horním levém rohu na Kartě dokumentů. Uživatelé, kteří kliknou na makrotlačítko, nepotřebují oprávnění na Stav karty dokumentu, převedou kartu dokumentů do stavu po použití tlačítka.

24


Definice položky Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní Název – Název makrotlačítka Popisek – zobrazuje obsah popisku Barva textu Barva pozadí Seznam – Pohled do kolekce seznamu karet dokumentů Uživatel – Kolekce uživatelů, kteří můžou tvořit relace, pokud není definován žádný uživatel, pak mají toto právo všichni uživatelé Pole hodnot – definuje hodnoty typu obsahu, které jsou nastaveny poté, co je použit seznam Makrotlačítek. Můžete definovat více než jedno pole, které používá mapování – přidání pravidel sloupcům. Pořadí – pořadí, ve kterém je makrotlačítko použito/zobrazeno

4.3.12 KONFIGURACE MAKROTLAČÍTEK Konfigurace makrotlačítka je seznam makrotlačítek Karty dokumentů, uvnitř konkrétního stavu Seznam x Související pohled. Můžete vytvořit novou položku manuálně. Definuje tlačítka pro Karty dokumentů pro denní opakované akce. Tlačítka jsou definované pro určitý seznam a pohled a také pro atributy Karty dokumentů a atributů a každé použití vytvoří novou verzi. Makrotlačítka jsou zobrazena v horním levém rohu na Kartě dokumentů. Uživatelé, kteří kliknou na makrotlačítko, nepotřebují oprávnění na Stav karty dokumentu, převedou kartu dokumentů do stavu po použití tlačítka. Definice položky Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Název – Název makrotlačítka Barva textu Barva pozadí Hodnoty – Definuje hodnoty pole, které budou nastaveny po použití makrotlačítka Podmínky – Další podmínky JS – Javascript klienta, který bude spuštěn po použití makrotlačítka Pořadí – pořadí makrotlačítka Přepsat- pokud je zaškrtnuto tlačítko, pak je-li hodnota sloupce prázdná, vyplní se hodnota Uložit – pokud je zaškrtnuto, karta dokumentu bude uložena a zavřena po použití makrotlačítka Uživatel – Kolekce uživatelů, kteří můžou tvořit relace, pokud není definován žádný uživatel, pak mají toto právo všichni uživatelé


25 25

4.3.13 KONFIGURACE UI Konfigurace UI je kolekce UI šablon Karet dokumentu uvnitř konkrétního stavu Typ x Stav x formulář. Můžete vytvořit novou položku ručně nebo použít UI editor. Aktivní

TYP

Stav

Ano

Typ formuláře Všechny

Šablona

CSS

JS

Definice položky Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Typ formuláře – Můžete definovat konfiguraci pro stavy: Zobrazení, Editace, Nový nebo Všechny módy Šablona - HTML šablona CSS – Použití CSS stylů JS – Použití Javascriptu Výchozí šablona: 1. 2. 3. 30. 32.
4. 5. 6. 9. 10. 13. 14. 17. 18. 21. 22. 25. 26. 28.
7. 8.
11. 12.
15. 16.
19. 20.
23. 24.
27.
29. 31.

26


Můžete použít jakoukoliv šablonu HTML, pro kterou chcete vytvořit rozvržení. Poté co vytvoříte své rozvržení, např. Tabulka s řádky a sloupci, musíte upravit některé prvky DOM elementů s dokoniCASE HTML5 atributy dctitle='' a dc-field=''. Systém poté rozpozná tyto atributy a umístí vybrané pole do Title control a Field control v DOM elementech. 1. 2. 3. 4.

Můžete také použít dc-template='uncat', dc-title='DC' a dc-field='DC' atributy k označení některých DOM elementů jako obecné pole šablony. Pro tyto šablony totiž nejsou explicitně nastaveny pole. Systém pak použije tuto šablonu k vygenerování daných polí. 1. 2. 3. 4. 5.

Můžete také označit některé DOM elementy s id='DCFieldAttachmentsPreviewPlaceholder', k tomu, aby systém vědět, kde jsou náhledy příloh.

4.3.14 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - PERIODICKY Konfigurace notifikací – Periodicky je seznam. Tato funkce instaluje SharePoint Timer job dokoniCASE. Konfigurace notifikací – Periodicky spouští všechny funkcionality, které je potřeba vykonávat pravidelně. Implementace se skládá ze seznamu konfigurace a tvorby jobu, který mění hodnoty na základě definovaných konfiguračních pravidel. Když je definované konfigurační pravidlo spuštěno, je aplikováno na určitou kartu dokumentů a změní hodnoty konkrétních polí podle konfigurace pravidel, ve všech vyhledaných Kartách dokumentů. Validace hodnot je prováděna také v průběhu změn v požadovaných polích. Poté co je položka aktualizována, aktuální čas je uložen do sloupce “Poslední kontrola”. Může být definováno více pravidel. Definice položky: Název – Textový atribut označující editovatelné jméno Konfigurace notifikací - periodicky Aktivní - Atribut označující relaci za aktivní. Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů. Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů. Podmínky – další podmínky. Zde lze nastavit dotaz k filtrování, pro kterou kartu dokumentu bude toto pravidlo platit. Hodnoty jsou vymezeny interními jmény polí (DCA_Field plus operátory). Může zde být nastaveno více podmínek. Datum spuštění – přesný datum a čas, ve kterém se začne toto pravidlo aplikovat. Interval- Jedná se o číselné pole, které reprezentuje velikost časového intervalu mezi opakováním pravidla. Časová jednotka je uvedena v následující položce “Jednotka intervalu”. Aby se předešlo problémům s výkonem, prosím nenastavujte časové intervaly periodických úkolů na 1 minutu. Jednotka intervalu-časová jednotka, kde mohou být vybrány tyto hodnoty: Minuta/Hodina/Den. Ukládat časovou značku do – pohled do kolekce Sloupců karty dokumentů, ukazuje pouze existující interní jména, hodnota sloupce bude měněna na základě pravidla. Nová hodnota může být vybrána


27 27

z předdefinovaných hodnot z rozevírací nabídky. Po definování hodnot sloupce a přidání pravidla do definice, klikněte na tlačítko “Přidat”. Můžete přidat více hodnot, které budou vykonány v jednom cyklu. Pořadí – číselná hodnota, která udává pořadí, když je více pravidel a aplikují se v jednom cyklu. Můžete manuálně spustit nebo zakázat časovač periodické akce kliknutím na příslušné tlačítko pod definicí jobu v Centrální administrace->Sledování->Zkontrolovat definice úloh->dokoniCASE – Periodické akce.

Obrázek 25: Centrální administrace - definice dokoniCASE Jobů - periodické akce

Obrázek 26: Obsah webu

28


Obrázek 27: Konfigurace periodického nastavení hodnot

Obrázek 28: Konfigurace periodického nastavení hodnot - nový formulář


29 29

4.3.15 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - ŠABLONY Seznam konfigurace notifikací – šablony je kolekce emailových šablon Karty dokumentů notifikace. Novou položku je možné vytvořit ručně. Hlavním rysem těchto šablon je, že můžete použít tokeny Karty dokumentů. Upozornění pro vlastníka funguje automaticky, dokonce, i když je nenastavíte na straně SharePointu. Uživatel může změnit výchozí šablony pro notifikace zadáním těla notifikace, použijte tokeny Karty dokumentů. Kromě toho, všechny poslané dokoniCASE emaily (na rozdíl od samotného SharePointu) jsou uloženy v Obsah webu->Fronta požadavků - Systémové příkazy, a můžete jednoduše sledovat, která notifikace čeká na zpracování nebo nemůže být poslána. Definice položky: Nadpis

Typ

Předmět emailu

Tělo emailu

CSS

Výchozí

Html

Chyba

Html

Nadpis Typ - Email typu HTML nebo TEXT Předmět emailu Tělo emailu CSS – CSS email v případě zprávy typu HTML Výchozí objekt: 1.

{DC:System:Name} - {DC:Field:Value:ContentType} '{DC:Field:Value:Title}' has been assigned to you

Výchozí tělo: 1.
2.
{DC:System:Name} - {DC:Field:Value:ContentType} '{DC:Field:Value:Title}' has been assigned to you
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

30


31.
{DC:Field:Title:Title}: {DC:Field:Value:Title}
{DC:Field:Title:ContentType} {DC:Field:Value:ContentType}
{DC:Field:Title:DC_State}: {DC:Field:Value:DC_State}
{DC:Field:Title:DC_Owner}: {DC:Field:Value:DC_Owner}
{DC:Field:Title:Modified}: {DC:Field:Value:Modified}
{DC:Field:Title:Editor}: {DC:Field:Value:Editor}
Link To Item

32.
33.
Automatically {DC:DateTime:ShortTime}

generated

e-mail

by

{DC:System:Name}

|

{DC:DateTime:ShortDate}

Výchozí CSS: 1. body 2. { 3. font-family:Calibri,sans-serif, Helvetica, Verdana; 4. font-size:11pt; 5. } 6. h1,h3 7. { 8. font-family: Calibri,sans-serif, Helvetica, Verdana; 9. font-size: 1.2em; 10. } 11. h3 12. { 13. font-size: 1.0em; 14. } 15. span 16. { 17. font-size: 0.95em; color: #777777; 18. } 19. .link 20. { 21. padding-top: 20px; font-weight: bold; 22. } 23. .link a 24. { 25. color: #0072c6; 26. } 27. .footer 28. { 29. color: #777777; 30. font-size: 0.8em; 31. border-top: 1px solid #777777; 32. padding-top: 5px; 33. margin-top: 20px; 34. } 35. Error subject: 36. {DC:System:Name} notification error 37. Error body: 38.
39.
{DC:System:Name} notification error
40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52.


31 31

53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64.
{DC:Localization:NotificationsErrorSource}: {DC:Exception:Source}
{DC:Localization:NotificationsErrorMessage}: {DC:Exception:Message}
{DC:Localization:NotificationsErrorStackTrace}: {DC:Exception:StackTrace}

{DC:Localization:LastProcessedDC}
Id: {DC:Field:Value:ID}
Title: {DC:Field:Value:Title}
65.
66.
Automatically generated e-mail by {DC:System:Name} {DC:DateTime:ShortTime}

|

{DC:DateTime:ShortDate}

Chybové CSS: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

body { font-family:Calibri,sans-serif, Helvetica, Verdana; font-size:11pt; } h1,h3 { font-family: Calibri,sans-serif, Helvetica, Verdana; font-size: 1.2em; } h3 { font-size: 1.0em; } span { font-size: 0.95em; color: #777777; } .link { padding-top: 20px; font-weight: bold; } .footer { color: #777777; font-size: 0.8em; border-top: 1px solid #777777; padding-top: 5px; margin-top: 20px; }

4.3.16 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - VÝJIMKY Seznam Konfigurace notifikací – výjimky je kolekce uživatelů vyloučených z konfigurace Karty dokumentů – notifikace uvnitř konkrétní relace Typ x Stav. Můžete manuálně vytvořit novou položku. Uživatel může definovat, kdo bude vyřazen ze zasílání emailových výstrah. Pokud nevyberete nikoho, tak žádná výjimka vybrána nebude. Pokud zaškrtnete volbu vnořených uživatelů, pravidla budou aplikována pro celou skupinu. Definice položek Aktivní- Atribut, který říká, zdali je toto pravidlo aktivní

32


Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Uživatelé - seznam uživatelů, kteří jsou vyloučeni z oznamovacího systému Včetně vnořených uživatelů – pokud je zaškrtnuto, pravidla jsou použita stejně pro celou skupinu

4.3.17 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ – KARTY DOKUMENTŮ Seznam konfigurace notifikací - Karty dokumentů je kolekce pravidel uvnitř konkrétního vztahu Typ x Stav. Můžete vytvořit novou položku ručně. Tyto notifikace jsou provedeny po vytvoření Dokumentové karty nebo po aktualizaci se změnou vlastníka Definice položky: Aktivní

Typ

Stav

Ano

Šablona Default

Aktivní- Atribut, který říká, zdali je toto pravidlo aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Šablona – pohled do kolekce šablona notifikace Karet dokumentů.

4.3.18 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - PERIODICKY Seznam Konfigurace notifikací – Periodicky je kolekce pravidel uvnitř konkrétního vztahu Typ x Stav x Podmínky x Uživatelé (předchozí název: notifikační modul). Tato pravidla jsou pravidelně kontrolována a spouštěna SharePoint Timer jobem dokoniCASE – Pravidelné kontroly. Novou položku lze vytvořit i manuálně. Aplikace dokoniCASE je založena na SharePointu a používá jejich standardní notifikační funkce, ale rozšiřuje je dle požadavků zákazníka. Notifikace mohou být přizpůsobeny na základě stavů nebo typu obsahu, protože každá instalace dokoniCASE má seznam, který slouží jako fronta pro emaily, které mají být zaslány (fronta požadavků – seznam příkazů), mohou být poslány na interní i externí adresy se stejnou funkčností. Uživatelská emailová adresa by měla být uvedena ve frontě, pokud to je požadováno. Všechna tato nastavení by měla být provedena pomocí seznamů dokoniCASE. Konfigurace notifikace – periodicky, Konfigurace notifikace – výjimky, Konfigurace notifikace – karty dokumentů, Konfigurace notifikace – šablona. Pokud bude třeba, můžete navrhnout šablony ve formátu prostého textu nebo v jazyce HTML. DokoniCASE vám umožňuje použít tzv. tokeny, které reprezentují určitý atribut nebo hodnotu před tím, než je notifikace zaslána. Pokud je nový vlastník přiřazen ke kartě dokumentu, je vytvořena nová akce nebo je poslán požadavek na vyjádření, pak dokoniCASE generuje notifikace. Pokud jsou tyto notifikace uvnitř dokoniCASE nastaveny administrátorem, pak uživatelé nemůžou zrušit své notifikace prostřednictvím svých uživatelských nastavení. Tyto pokročilé notifikace jsou odděleny od oznamovacího systému uvedenému v uživatelském nastavení. Nenechávejte konfigurační pole uživatelů nebo skupin prázdné, jinak bude nastavení notifikací pro všechny uživatele. Pokud nevyberete nikoho, ani nikoho v sekci notifikace výjimek pro určité uživatele, pak nebude vygenerován žádný email. Obecně existují tři zdrojové typy notifikací emailových adres: Standardní – emailové adresy jsou nahrány z definovaných uživatelských účtů (může mít více uživatelů nebo skupin), můžete vidět na hodnotu uživatelova pole. Pokud je použita skupina dokoniCASE, oddělí samostatné účty a pošle emaily pouze jim, aplikuje se pro AD i ShP skupiny. V tomto případě emailové


33 33

notifikace na tyto konfigurační možnosti: „Příjemce pole na kartě, seznam příjemců, příjemce pole na seznamu, příjemce filtr“ nejsou použitelné. Na kartě – emailové adresy jsou nahrávány z obou skupin (AD i ShP). V tomto případě emailové notifikace tyto konfigurační parametry: „Seznam příjemců, Příjemce pole na seznamu, Příjemce filtr“ nejsou použitelné. Na seznamu – emailové adresy jsou nahrávány z jiného seznamu/webu. V tomto případě je důležité vyplnit všechny konfigurační možnosti: „Příjemce pole na kartě, seznam příjemců, příjemce pole na seznamu, příjemce filtr“. Zpracovány jsou uživatelé AD a ShP skupiny. Není důležité, který uživatel je v dokoniCASE přihlášen. Emailové adresy jsou poslány na emailovou adresu v poli emailu odesílatele. Pokud není specifikováno jinak, pak je použita adresa: Konfigurace globální>Systémové notifikace z parametru Email od. Stejné pravidlo je použito v případě, pokud příjemce není znám/není nalezen/není určený a z Konfigurace globální->Systémové notifikace je používán parametr Email od. Varování: výchozí hodnota těchto parametrů je nastavena na adresu [email protected], tak ji prosím změňte, jinak nebude žádný notifikační email poslán/doručen. Dejte si pozor, pokud necháváte konfigurační pole pro Uživatele nebo skupinu prázdné, pak je nastavení notifikací nastaveno pro všechny uživatele. Pokud nevyberete nic, pro určité uživatele, pak žádný email nebude vygenerován. Definice položek Nadpis Aktivní- Atribut, který říká, zdali je toto pravidlo aktivní Typ - Pohled do kolekce Typů Karty dokumentů Stav - Pohled do kolekce Stavů Karty dokumentů Uživatelé - kolekce uživatelů, kteří jsou vyloučeni z notifikačního systému. Jsou zde tři možnosti chování pro notifikované uživatele – nastavení typu pole uživatele: Standardní, Na kartě, Na seznamu Podmínky – další podmínky Datum spuštění – Datum a čas, od kterého je aplikováno pravidlo Interval – časové jednotky. Abyste se vyhnuli problému s výkonem, nenastavujte interval na 1 minutu Jednotka intervalu – jednotka intervalu: Minuta, Hodina, Den Ukládat časovou značku – zaškrtávací pole, které určuje, zdali se má ukládat časová značka Ukládat časovou značku do – pole karty dokumentů, kam má být uložena časová značka Šablona emailu – pohled do kolekce Konfigurace notifikací – šablony Přikládat přílohy – umožňuje vybrat, které přílohy budou poslány notifikačním emailem -

žádná, první, poslední, všechny

-

Vlastní výčet: N, N-M,..., M Email odesílatele Chybový email Typ získání příjemce  Stálí příjemci – příjemce emailů je brán ze zadaných uživatelů - Uživatelé  Z karty dokumentů- příjemce emailů je brán z pole Karty dokumentu - Příjemce z karty dokumentů  Ze seznamu - příjemce emailů je brán z dané části v daném seznamu s daným filtrem - Seznam příjemců - Příjemce pole na seznamu - Filtr příjemců

34


Pole příjemce na kartě – pohled do kolekce na polí karty souvisejících s hodnotou Typu obsahu Seznam příjemců – tento parametr obsahuje dva pohledy v rozevíracím menu - Pohled do existující kolekce příjemců Web site kolekce - Pohled do existujícího seznamu kolekce příjemců na webové kolekci Pole seznam příjemců – pohled do kolekce dostupných polí seznamu příjemců Filtr příjemců – tento parametr má dostupné dva zdrojové sloupce pro filtrování příjemců - Zdrojový sloupec 1 – pohled do kolekce příjemců polí karty dokumentů v závislosti na hodnotě typů karty dokumentů v poli Typ - Zdrojový sloupec 2 – pohled do kolekce příjemců polí karty dokumentů v závislosti na hodnotě seznamu hodnot webové kolekce poli vybraného v seznamu parametrů příjemce

4.3.19 KONFIGURACE NOTIFIKACÍ - AGREGACE Konfigurace notifikací – agregace je kolekce základních nastavení Karet dokumentů, kde můžete konfigurovat notifikační zprávy agregační skupině. V podstatě jsou tu tři možnosti použití pro proces odesílání notifikací, zkombinované do jednoho formuláře. Můžete vybrat jednu nebo všechny typy konfiguračních nastavení vyplněním/nevyplněním formulářových polí. Souhrnné oznamovací zprávy, které budou odeslány v určitém množství Souhrnné oznamovací zprávy se zadaným maximálním stáří zprávy, které ještě můžou být poslány Souhrnné oznamovací zprávy, které budou odeslány v uvedených časech stanovených ve formuláři Tyto možnosti mohou být kombinovány v jednom formuláři, ale je také možné použít více agregačních nastavení pro kombinaci více pravidel. Definice položky: Aktivní- Atribut, který říká, zdali je toto pravidlo aktivní Uživatelé – kolekce uživatelů, kteří jsou zahrnuti do systému agregačních notifikací Minimální počet notifikací – číselná hodnota nastavuje minimální počet agregačních notifikací, které budou zpracovány Maximální stáří (v hodinách) – časová číselná hodnota Poslat v určené časy – časová hodnota, která specifikuje přesnou dobu, kdy bude poslána agregační notifikace. Toto textové pole a definuje seznam časů oddělených znakem nového řádku, používá místní formát času a je při ukládání validováno. Pro EN-US např. 10:00.

4.3.20 KONFIGURACE SYSTÉM Seznam konfigurace systém je kolekce systémových proměnných dokoniCASE. Tyto položky můžete editovat ručně. Definice položky: Klíč – Systémový název proměnné Hodnota – Systémový název proměnné Popis


35 35

Výchozí položky: Jméno

Konečný stav

System.Web_Url

Webové URL systému

System.Notifications_EmailFrom

[email protected]

Systémový email odesílatele

System.Notifications_EmailTo

[email protected]

Výchozí příjemce notifikací

System.Scanned_Documents_Folder

c:\scanned

System.Scanned_Documents_Backup_Folder

c:\scanned\backup

System.Scanned_Documents_CounterEnabled 1 System.Scanned_Documents_Counter

0

System.Scanned_Documents_AllowExtension s

pdf,jpg,tiff,png

System.Scanned_Documents_DenyExtensions

exe,cmd,xml,end

System.Scanned_Documents_MaxFilesInItera tion

100

System.Scanned_Documents_XSLT

36

Popis

Cesta k adresáři naskenovaných dokumentů Cesta k adresáři pro odkládání zpracovaných naskenovaných dokumentů 0 - Vypnuto () 1 - Zapnuto (counter.) 2 - Zapnuto (counter_) Čítač pro generování názvů automaticky zaváděných souborů Seznam povolených přípon. Oddělovač ','. Příklad: pdf, jpg, tiff. Seznam zkázaných přípon. Oddělovač ','. Příklad: exe, cmd, js Maximální počet zaváděných souborů zpracovaných v jedné iteraci XSLT pro Zavaděč souborů

System.DefaultContentType

Document Card

Název výchozího typu obsahu

System.LogLevel

Error

None, Error, Warning, Info, Debug

System.DisplayAdvancedFilter

1

System.RenderLookupFieldsAsSelect2

1

SystemSetDocumentCardAttahcmentPermissi ons

1

System.QueueCommandJobEnabled

1

System.ExtensionsWithoutPreview

doc,docx,xls,xlsx,zip

Zobrazení rozšířeného filtru 0 - skrytý 1 - zobrazený 0 - Vypnuto 1 – Zapnuto 0 - Vypnuto 1 - Asynchroní 2 - Synchroní 0 - Vypnuto 1 - Zapnuto Seznam příloh souboru bez automatického náhledu v poli příloh. Oddělovač ‘,’.

System.LicenseKey

Licenční klíč

System.LicenseLevel

Typ licence


4.3.21 FRONTA POŽADAVKŮ – SYSTÉMOVÉ PŘÍKAZY Je kolekce požadavků systémových příkazů, které jsou prováděny dokoniCASE – Commands executor jobem. Prosím nevytvářejte tyto položky manuálně. Definice položky: Typ – Typ systémového příkazu Data – Data systémového příkazu

4.3.22 SYSTEM LOG System Log list je kolekce systémových zpráv rozdělených na kategorie a závažnost. Závažnost může být nastavena v globální konfiguraci, kde je parametr “System.LogLevel” a dostupné možnosti jsou: Chyba/Varování/Debug/Informace. System log je vytvořen přesně ve chvíli, kdy systém reportuje první chybu. Verze 3.0 zlepšuje logovací architekturu a nástroje – je možné sledovat jakýkoli druh činnosti uvnitř dokoniCASE s detailními informacemi uvnitř seznamu, uvnitř protokolu událostí serveru, uvnitř ULS logů nebo přes okno LogVieweru nebo uvnitř seznamu.

Obrázek 29: Konfigurace globálního seznamu, položka logLevel

Například vytvoření karty je napsáno na 40 řádcích čitelného textu a uživatel má docela jasnou představu co se děje. Vedle logování jsou všechny automatické akce více transparentní než dříve. Pokud chcete vidět, kterou akci kdo (nebo co) provádí uvnitř karet dokumentů, tak se podívejte do atributu zvaného “Realizované akce”. Dostupné úrovně: None Error (standardní) Warning Info Debug Pokud chcete vidět aktuální stav aplikací dokoniCASE, přihlaste se do SharePointu s administrátorským účtem, pak klikněte na ikonu Logviewer v pásu karet.

Obrázek 30: LogViewer tlačítko v pásu karet


37 37

4.4 KARTY DOKUMENTŮ - TOKENY Karty dokumentů – tokeny jsou speciálně naformátované řetězce, které reprezentují proměnné hodnoty, které jsou validovány a systémem nahrazeny aktuální hodnotou. Fungují podobně jako pole vzorců v hromadné korespondenci Microsoft Word. Tyto tokeny mohou být užity v různých konfiguračních situacích, notifikace šablon atd. Jak je používat? Vložte odkaz do pole s hodnotami v závorkách {DC:Field:Value:DCA_Field} a dokoni je vymění za aktuální časovou hodnotu, kterou požadujete – pokud otevřete kartu, klikněte na tlačítko Uložit, pak je vám email doručen. DokoniCASE má tři typy tokenů: systémové, uživatelské a pokročilé. Uživatelské tokeny mohou být vytvořeny a definovány uživatelem nebo proces administrátory kdykoli a odkazují na hodnotu pole nebo nadpisu. Systémové tokeny pracují s právě přihlášeným uživatelem (nahrazují filtrované slovo [Já]) aktuálním časem (nahrazují filtrované slovo [Dnes]) nebo s odkazem na kartu. Pokročilé tokeny jsou Pohledy a Přílohy. Následuje tabulka možných systémových tokenů Token Vrácená hodnota {DC:System:Name} Systémový název, ex. dokoniCASE {DC:System:Version} Verze systému, ex. version 3.2.0.0 {DC:List:Link} Url odkaz do nadřízeného seznamu dané položky {DC:Item:Link} Url odkaz z dané položky – aktuální položka Karty dokumentu {DC:Attachments:Count}

Aktuální počet (číselná hodnota) příloh na dané kartě dokumentů. Použití v polích typu “Číslo“ nebo “Jeden řádek textu”

Následuje tabulka možných uživatelských tokenů: Token Vrácená hodnota {DC:Field:Title:} Interní název daného pole {DC:Field:Value:} Zobrazení hodnoty vybraného pole {DC:FIeld:InternalValue:} Interní jméno vybraného pole (může být přihlašovací jméno) Následuje tabulka možných tokenů, které mění filtrovaná slova SharePointu Výměna [Já] Vrácená hodnota {DC:CurrentUser:Name} Vrací jméno aktuálního uživatele {DC:CurrentUser:LoginName} Vrací přihlašovací jméno aktuálního uživatele Výměna [Dnes] Vrácená hodnota Aktuální datum. Časové rozpětí je volitelný parametr, který přidává parametr času do výsledku {DC:DateTime:ShortDate:TimeSpan} Formát ([+-]\\d+))([smhdMy]), Ex:{DC:DateTime:ShortDate:DCA_MyDateTime:-5d} Aktuální datum. Časové rozpětí je volitelný parametr, který přidává parametr časového rozpětí do výsledku. Formát ([+{DC:DateTime:ShortTime: TimeSpan} ]\\d+))([smhdMy]), Ex:{DC:DateTime:ShortTime:DCA_MyDateTime:-5d}

38



39 39

Následuje tabulka možných pokročilých tokenů TOKEN Vrácená hodnota Hodnota daného pole a interní název z daného seznamu vybrané {DC:Lookup:ListTitle:Keys:InternalName dle daných klíčů. } Ex. {DC:Lookup:Custom List:EXL_Key=DCA_Key&TItle=My Title:EXL_Value} Kolekce URL aktuálních příloh karet dokumentů Rozsah je volitelný parametr, který určuje, jaké přílohy budou vráceny Syntaxe: N .. index přílohy N-M .. rozsah příloh z N index do M index $ .. poslední příloha {DC:Attachment:Link:Range:Separator} , .. oddělovač Oddělovač je volitelný parametr, který určuje, jaký rozdělovač bude použit. Ex. {DC:Attachment:Link} http://site/../file1.txt|http://site/../file2.txt|http://site/../file3.txt Ex. {DC:Attachment:Link:2-3:#} http://site/../file2.txt#http://site/../file3.txt Pro tokeny budete potřebovat tabulku se seznamem interních názvů polí systému: Pole Interní název NADPIS Title TYP OBSAHU ContentType STAV DC_State VLASTNÍK DC_Owner PŘÍLOHY DC_Attachments UNIKÁTNÍ ID DC_UniqueId VERZE DC_Verison Jsou zde dvě SharePoint filtrované slova: [Já] a [Dnes], které fungují pouze pro všechny SharePoint sloupce. Tokeny karet dokumentů jsou speciálně formátované řetězce, fungují pouze pro pole dokoniCASE.

40


5. KONFIGURAČNÍ PRŮVODCE A NÁSTROJE DOKONICASE V pásu karet, v sekci dokoniCASE jsou dostupná tlačítka, která usnadňují cestu ke konkrétní konfiguraci, jako jsou průvodci následujících funkcí: Konfigurace typů Konfigurace sloupců Konfigurace vzhledu Tyto konfigurační nástroje jsou velmi intuitivní a významně zrychlují konfiguraci. Najdete je v horním pásu karet, v Kartách dokumentů. Jsou zde také dostupné speciální tlačítka s pokročilou funkcionalitou správce: Všechny seznamy Administrátorské nástroje LogViewer

Obrázek 31: Pás karet DokoniCASE

5.1 KONFIGURACE POLE Atribut typu dokument je reprezentován hodnotou. Stejné atributy (metadata, pole) jsou seskupovány ve sloupcích a každý řádek se všemi vyplněnými poli představuje položku jedné karty dokumentů. Pro vytvoření nových sloupců využijte prosím průvodce Konfigurace polí v pásu karet DOKONICASE. Nově přidané sloupce nejsou vždy editovatelné a nejsou povinné.

Obrázek 32: Řádky, sloupce a atributy


41 41

Zelený řádek – reprezentuje jednu položku nebo jednu kartu dokumentů Oranžový sloupec – popisuje naše karty (dokument) Růžový sloupec – položka metadata, atribut karty

Obrázek 33: Řádky, sloupce a atributy, reprezentující kartu dokumentů

Výchozí dostupné sloupce pro všechny typy dokumentů jsou: Nadpis, Typ obsahu, Vlastník, Stav, Přílohy, Verze, ID, Vytvořeno, Autor změny, Vytvořeno a Změněno. Vložte nové jméno sloupce s prefixem DCA_, prefix definuje, že toto pole není pouze pro SharePoint, ale i pro dokoniCASE. Toto jméno se nazývá “technické”. Může být změněno na název, který je více uživatelsky přívětivý (např. z “DCA_NazevSloupce” na “Název sloupce”), povoleny jsou i mezery. Technické názvy jsou použity pro dokoniCASE konfiguraci.

Obrázek 34: Název sloupce

Vyberte typ pole a uložte jej. Pokud nevyberete vlastní skupinu nebo zapomenete na DCA_ prefix, vaše pole nebude uvedeno. Všechna pole jsou nastavena tak, aby byla v průběhu registrace ukládána do skupiny „Vlastní sloupce“. Ale po registraci pole jsou všechna pole přesunuta uložena do skupiny „dokoniCASE“ a můžete je pak všechny najít v kolekci seznamu sloupců: Nastavení webu->Sloupec webu. Tyto kroky můžete opakovat pro tolik sloupců kolik je potřeba. Pokud potřebujete změnit toto pole později, přidejte je do existujícího typu obsahu nebo je smažte, přejděte do pásu karet dokoniCASE a klikněte na tlačítko „Konfigurace sloupců“. Standardně jsou pole řazeny v konfiguračním průvodci alfabeticky.

Obrázek 35: Pás karet, tlačítko Konfigurace sloupců

42


Obrázek 36: Nastavení přístupu editace stavů

Obrázek 37: Vyplnění vlastnosti sloupce

Obrázek 38: Výsledek vytvoření sloupce

Obrázek 39: Kontrola vlastností sloupce

5.2 KONFIGURACE TYPU OBSAHU Typ obsahu je typ dokumentu obsahující metadata (atributy). Dokument je připojen na kartu, ale je zde ještě kolekce ostatních atributů a práv, které nám mohou říci (nebo systému), jaký typ dokumentu byl upravován (vytvářen), kdo jej vytvořil, jaký je použit jazyk nebo jak se dokument jmenuje. Konkrétně faktura – každá potřebuje obecnou sadu atributů jako bankovní účet, nákladové středisko, prodejce nebo oddělení. Naše sloupce mohou být vyplněny hodnotami, které jsou srozumitelně uložené do systému. Průvodce typu obsahu vás provede vyplněním všech políček nezbytných pro vytvoření nového typu obsahu (typ dokumentu v systému, jako je Faktura, Objednávka nebo Žádost o dovolenou), jsme tedy schopni definovat pole, práva, stavy a viditelnost pole v každém statusu. Musí zde vždy být alespoň jeden typ obsahu, který se nazývá “Karta dokumentů”. Je vytvořen po instalaci, několik sekund po aktivaci dokoniCASE – Jádra. Můžete je vytvořit nebo změnit existující pomocí standardních SharePoint nástrojů, nebo použít průvodce konfigurací dokoniCASE. Pokud chcete vytvořit novou položku, rozmyslete si název, připravte si (technická) jména všech požadovaných sloupců (nebo je nejprve vytvořte) a pak spusťte konfiguračního průvodce.

Obrázek 40: Tlačítko konfigurace typů


43 43

Kroky pro vytvoření Typu obsahu

Obrázek 41: Vytvoření existujícího typu obsahu

Obrázek 42: Vytvoření nového typu obsahu

Obrázek 43: Přidání existujících sloupců do typu obsahu

Obrázek 44: Nastavení přístupových práv typu obsahu

Obrázek 45: Definování přístupů

Obrázek 46: Vytvoření nového stavu

Obrázek 47: Editovatelné/povinné pole nového typu obsahu

44

Obrázek 48: Souhrn


Obrázek 49: Úspěšné nakonfigurování

5.3 EDITOR UI S tímto nástrojem jste schopni vytvářet různé zobrazení karet dokumentů podle Typu obsahu (dokument, karty dokumentů, …) a stavu (Všechny, Aktivní, Zpracování, Schválení, …) pro různé formuláře modulů (Všechny, Zobrazit, Nový, Změnit). Můžete schovávat nebo zobrazovat pole, seskupovat je podle společných kritérií do záložek nebo skupin, tvořit širší nebo vyšší náhledy nebo spojovat/rozdělovat sloupce. Vše lze provést kliknutím myší pomocí drag & drop funkcionality.

Obrázek 50: Pás karet - Konfigurace vzhledu


45 45

Obrázek 51: Editor UI

Možnosti rozevíracího seznamu: Typ obsahu (Karty dokumentů, …) Stavy (Všechny, Aktivní, Zpracování, …) Režim formuláře (Všechny, Zobrazení, Nový, Editace) Operátory pro tyto objekty (Add/Remove/Edit/Move /Split/Merge): Layout (add, remove) Row (add, remove) Column (add, remove) Goup (add, edit, remove) Příkazy: Tab (add, remove, move left, move right) Split (horizontally, vertically) Merge Clear Typ obsahu, nadpis, stav, vlastník, přílohy, [Ostatní] [Náhled] můžou být umístěny pomocí Drag & Drop funkcionality do vytvořené a přizpůsobitelné tabulky, která představuje strukturu karty formuláře. Pro založení nastavení nového rozvržení vyberte požadovaný typ vašeho obsahu, stav a typ formuláře a vytvořte nové rozvržení.

46


Obrázek 52: Přidání nového zobrazení

Pokud budete chtít upravit již existující zobrazení, vyberte požadovaný typ obsahu, stav a typ formuláře a klikněte na tlačítko “Load”.

Obrázek 53: Nové zobrazení

Bílé políčka reprezentují nadpisy polí, oranžové reprezentují hodnoty. Pokud je chcete zobrazit, pak je umístěte pomocí myši. Všechna políčka, která jsou nevyužitá a zůstávají na levé straně, budou schována v kartě dokumentů do té doby, než je budete potřebovat použít. Pokud se něco nepovede nebo budete chtít zobrazení smazat, klikněte na tlačítko Clear a začněte znovu. Pokud potřebujete seskupit pole do záložek nebo skupin, tak nejprve umístěte všechna políčka a až pak je začněte seskupovat. Pokud potřebujete přidat sloupec nebo řádek, vyznačte systému, kam chcete políčka umístit. K vybírání políček použijte myš. Vždy, když budete chtít vytvořit nové zobrazení, dělejte je po dílčích krocích. Vytvořte nejprve sloupec, vytvořte záložky/skupinové objekty, vyplňte je bílými položkami, pak pokračujte druhým sloupcem a jako poslední přidejte náhled. Mnohdy je lepší začít znova, než zdlouhavě opravovat špatné zobrazení. Poté, co jste dokončili vaše změny, klikněte na tlačítko Save, které je aplikuje.

5.4 PŘEPÍNAČ – PŘEPNOUT FILTR Tlačítko Přepnout filtr je spojeno s rozšířeným filtrem, který může být zapnut nebo vypnut pro seznam Karet dokumentů. Filtr parametrů pracuje v rámci položky seznamu a definuje jejich atributy. Funkce filtr je nastavena prostřednictvím operátorů dotazu a vlastních vložených hodnot. Operátor dotazu upřesňuje, jakým způsobem každá vlastní hodnota souvisí s odpovídajícími hodnotami uvnitř atributu položky seznamu. Vložené hodnoty v dotazu mohou být přiřazeny do políčka parametrů v rozbalovací nabídce.


47 47

Obrázek 54: Přepnout filtr

Obrázek 55: Umístění tlačítka přepnout filtr

První řádek parametrů je zastoupen definovanými atributy karet dokumentů a závisí na nastavení zobrazení. Pokud je atribut nastaven jako viditelný v seznamu nastavení, pak je používán i ve filtru. Každý rozevírací seznam má běžné možnosti filtrování: třídění objednávek, čištění filtru a výběr položky. Druhý řádek parametrů je reprezentován položkami přiřazenými k prvnímu řádku. Jako hodnota filtrování mohou být vloženy operátory z rozevíracího seznamu, měly by být vloženy do filtrovacího dotazu a také byste měli určit hodnoty vztahů k filtrovaným položkám. Nadpis Typ obsahu Stav Vlastník atd.… (vlastní atributy) Možnosti rozbalovacího menu: Seřadit vzestupně Seřadit sestupně Vymazat filtr z nadpisu Výběr položek

48


Výpis možností operátorů: Rovná se Nerovná se Prázdné Začíná Obsahuje Neobsahuje Končí

Obrázek 56: Možnosti filtru

Uživatel může vložit filtrovanou hodnotu do boxů výběrem položky z rozevíracího seznamu. Poté co je dotaz sestaven, stiskněte tlačítko “Aplikovat” k provedení filtrace. Položky v seznamu budou filtrovány podle sestaveného dotazu. Chcete-li upravit dotaz od začátku, stiskněte tlačítko “Zrušit”.


49 49

Obrázek 57: Rozevírací seznam filtru

Obrázek 58: Rozevírací seznam filtru

Obrázek 59: Vytvořené filtry

50


5.5 EXPORT DO EXCELU Funkcionalita tlačítka v pásu karet „Export do Excelu“ je navrhnuto na export metadat z položek karty dokumentů, založeným na právě vybraném Pohledu souboru v XLSX formátu. Může také exportovat hodnoty všech typů sloupců, mezi něž patří Filtrované vyhledávání. Funkce Export do Excelu je dostupná z pásu karet na seznamu Karty dokumentů pro všechny členy webové kolekce. Vyskakovací okno se zobrazí poté, co je vygenerován XLSX soubor. Předpokladem je mít lokálně nainstalován Microsoft Access Database engine 2010 Redistributable na dokoniCASE. Viz odkaz níže: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13255 Vyberte verzi související s verzí vašeho operačního systému: 64 bit nebo 32 bit. Pro vytvoření XLSX souboru není potřeba mít nainstalován Microsoft Office lokálně na dokoniCASE

Obrázek 60: Tlačítko Přepnout filtr, dostupné v pásu karet dokoniCASE

5.6 VŠECHNY SEZNAMY Tlačítko Všechny seznamy v pásu karet je dostupné pouze pro správce a usnadňuje přehlednost a přístup k existujícím seznamům, které jsou dostupné v konkrétních kolekcích webů dokoniCASE.

Obrázek 61: Tlačítko Všechny seznamy v pásu karet


51 51

Obrázek 62: Přehled všech dostupných Listů na site kolekci dokoniCASE

5.7 ADMINISTRÁTORSKÉ NÁSTROJE „Administrátorské nástroje“ je konzole správce, kde určité příkazy typu admin mohou být provedeny ke zdokonalení administrativních úkolů a procesů. Otevírá se v samostatném dialogovém okně prohlížeče a příkazy jsou provedeny po kliknutí na tlačítko „Execute“. Nejběžnější funkce používají příkaz „refreshcache“. Je potřeba jej provést poté, co jsou přiřazena nová oprávnění Uživatele nebo skupiny, i tehdy pokud jsou přidány účty do webové kolekce skupiny dokoniCASE.

Obrázek 63: Tlačítko administrátorské nástroje v pásu karet dokoniCASE

52


Obrázek 64: Konzole administrátorských nástrojů

Přehled příkazů konzole administrátorské nástroje a jejich Užití: ?, help

nápověda, seznam příkazů Užití: ? | help

clear

smazání textu/výstupu v okně konzole Užití: clear

clearcache

smazání mezipaměti uživatele Užití: clearcache | clearcach,url | clearcache,url, user | clearcache,,user

checktasks

kontrola/správnost úkolů karty dokumentů Užití: checktasks | checktasks,1 (provedení korekce – vytvoření/odstranění úkolů) checktasks,0,1 (pouze kontrola a podrobný režim) checktasks,1,1 (pouze kontrola a podrobný režim)

getlicenseinfo

zobrazí informace o licenci Užití: getlicenseinfo

getwebproperties

zobrazí webové služby Užití: getwebproperties | getwebproperties, url

getwebproperty

zobrazí hodnotu zadané webové části Užití: getwebproperty,url,key | getwebproperty,key

refreshcache

obnoví uživatelovu cache Užití: refreshcache | refreshcache,url | refreshcache,url, user | refreshcache,,user

removewebproperty

odstraní zadanou webovou část Užití: removewebproperty,url,key | removewebproperty,key

setwebproperty

nastaví zadanou webovou část s daným názvem Užití: setwebproperty,url,key,value | setwebproperty,key,value


53 53

executejob

provede job Užití: executejob,fileuploader

specialpermissionsupdate aktualizuje nastavení práv na soubor příloh karty dokumentů podle speciálního seznamu oprávnění Užití: specialpermissionsupdate,url,specialPremissionsListItemId uls

zobrazí ULS vstupy dle ID korelace Užití: uls,correlationId

getitembyid

zobrazí seznam položek, všechna pole a vlastnosti dle ID Užití: getitembyid,id|getitembyid,uniqueid|getitembyid,listname,id

exportlists

exportuje vybrané seznamy do struktury XML Užití: exportlists,<path>,[ListName1,ListName2,...,ListNameN] exportlists,<path> - export všech dokoniCASE konfiguračních seznamů Poznámka: NAVRŽENO POUZE PRO KONFIGURACI DOKONICASE SEZNAMŮ

importlists

importuje vybrané XML struktury (navrhováno jen pro seznam konfigurací DC) Užití: importlists,<path> Poznámka: NAVRŽENO POUZE PRO KONFIGURACI DOKONICASE SEZNAMŮ

5.8 LOGVIEWER Tlačítko LogViewer v pásu karet je určené k rychlému přístupu k obsahu systémového logu. Systémový log je popsán v kapitole 4.4:20 SYSTEM LOG

Obrázek 65: Tlačítko nástroje LogViewer v pásu karet dokoniCASE

54


6. DOKONICASE JOBS 6.1 JOB – FILE UPLOADER Tento job se stará o import souborů ze složky “Scanned”. Mohou jím být importovány pdf soubory s validními *.xml soubory, během importování by měla být definována všechna důležitá metadata. Tím je myšleno, že pokud nahráváte fakturu do složky C:\Scanned společně s invoice.xml a dalšími parametry, které reprezentují hodnoty sloupců, tak budou soubory automaticky zpracovány. Šablona může vypadat asi takto” 1. 2. 3. 4. 5. 6.

<document>

Deklarace dokumentu, povinná část Typ dokumentu, povinná část

<separated>[true|false] [login name] [type name]

Přihlaste toto .xml bez .pdf, může být parsováno Hodnota pro „Vytvoření“ pole Hodnota pro „Typ obsahu“, záleží na velikosti písmen

7. 8. 9. 10. 11.

[internal name]

Informace o možných verzích Deklarace relace Klíč pro nalezení dokumentu Deklarace relace Konec části o relacích

12. 13. 14. 15. 16.

<parameters> <parameter> [internal name]

Informace o polích pro procesování Deklarace parametrů DCA_pole hodnota nebo název pro import Deklarace parametrů Konec části o parametrech

17. 18. 19.

[attachment relative path]

Deklarace příloh Informace o přílohách Konec části o přílohách

20.

Deklarace dokumentu, povinná část

Parametry mohou být všechny vaše sloupce s prefixem DCA_ Název typu musí být přesně stejný jako název Typu obsahu Soubor xml musí mít stejné jméno jako soubor .pdf a oba musí být uloženy ve stejné složce Skoro všechna pole mohou být plněna automaticky, kromě pole Stav. Vždy, když je soubor xml procesován, zmizí z dané složky. Pro kontrolu importu je vždy dobré začít s menšími daty a pak provedením více iterací krok za krokem. Pokud zůstane ve složce nějaká nová položka, bude přidána do Systémového logu, uvnitř seznamu obsahu stránek. Následně analyzujte log a zkuste znovu. Pokud chcete přidat dokument ze složky \Scanned\ jako novou verzi do existující karty, musíte nastavit v dokoniCASE, který je to dokument a musí být změněn. Za tímto účelem může být soubor xml rozšířen o novou část , která obsahuje sloupce pro porovnání (něco jako klíčový sloupec v databázi, jedinečný sloupec pro porovnání změn).


55 55

Sekce může vypadat nějak takto: DCA_Code Pro import hodnot do karty dokumentů musí být použita sekce <parameters>: <parameters> <parameter> DCA_Fieldname 474747 Přesvědčte se, že formát data a času je stejný, stejně tak jako formát uživatelského jména odpovídá formátu zdroje a cíle.

6.2 JOB – COMMANDS EXECUTOR Fronta příkazů – požadavky systému v této frontě jsou vyřízeny Command executorem.

6.3 JOB – PERIODICKÉ NOTIFIKACE Tento job kontroluje seznam nastavení notifikací a založí jednotlivé notifikace ve frontě požadavků – seznam příkazů.

6.4 JOB – PERIODICKÉ AKCE Job dokoniCASE – Periodické akce vykonává všechny funkcionality, které musí být prováděny opakovaně.

56


7. ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ 7.1 PROCESNÍ ADMINISTRÁTOR Správce procesů je vlastník dokoniCASE procesů, vytváří typy obsahu a aktivuje licence (nejdůležitější osoba v celém systému). Každá instalace musí mít alespoň jednoho, ale může obsahovat i více jmen, v tom případě první jméno seznamu bude mít na vše plná práva. Ostatní mají práva měnit nastavení nebo zobrazení karet dokumentů, ale nemůžou vytvářet objekty jako je Typ obsahu nebo Makrotlačítko. Procesní administrátor je většinou tatáž osoba jako site collection administrátor, takže všechny nezbytné položky Domovská stránka/Pohledy/změna práv jsou řízeny touto osobou. Po instalaci dokoniCASE a po vytvoření kolekce webů, jsou (v pravém horním rohu) v “Nastavení webu->Osoby a skupiny” uvedeni Správci webu

7.2 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ Důležité – Pokuste se minimalizovat počet Uživatelských záznamů konfiguračních pravidel, když nastavujete dokoniCASE systém. V průběhu konfigurace je potřeba minimalizovat počet konfiguračních záznamů (pravidel) týkajících se jednoho konkrétního uživatele. Doba zpracování systémem se zvyšuje počtem aplikovaných záznamů u konkrétního uživatele. Příklady: Neoptimální konfigurace: Jednotka A faktury Jednotka B faktury Jednotka B faktury

Uživatel A; Administrátor Uživatel B; Administrátor Uživatel B; Administrátor

Optimální konfigurace Jednotka A faktury Jednotka B faktury Jednotka C Faktury Jednotka A+B+C faktury

Uživatel A Uživatel B Uživatel C Administrátor

Varování: Pokud je zde velké množství konfiguračních záznamů (není možné přesně definovat kolik), může dojít k selhání zpracování dotazu SQL databáze a zobrazí se varovná zpráva v systémovém logu dokoniCASE: „Databázový dotaz je příliš složitý“. Všechny kroky ze základního nastavení jsou prováděny víceméně automaticky, nicméně je vždy dobré zkontrolovat zdali: “Procesní Administrátor” je přidán do dokoniCASE administrátorské skupiny Typ obsahu „Karta dokumentů“ je nastavena v seznamu „Konfigurace stavů“ Seznam „Konfigurace stavů“ obsahuje stavy „Zpracování“ a „Archiv“, pro typ obsahu karty dokumentů Stav „Archiv“ je koncový stav Všechny karty dokumentů jsou přidány do „Konfigurace relace typů a stavů“ pro povolené typy obsahů Jako první vyzkoušejte své nastavení kliknutím na tlačítko Karta dokumentů v pásu karet a vyzkoušejte přidat novou kartu. Zkuste změnit novou kartu. Zkuste přidat nějaká vlastní pole, poté vyzkoušejte jiné větší změny.


57 57

Obrázek 66: Změna umístění karty dokumentů

Obrázek 67: Tlačítko přidání nové karty dokumentů

7.3 STAVY KARET DOKUMENTŮ Počáteční stav přiděleného dokumentu je defaultně nastaven na „Zpracování“ a konečný stav obvykle na „Archiv“, můžete však vytvořit požadované stavy v „Obsah webu->Konfigurace stavy“, přidáním nové položky do existujícího seznamu. Na domovské stránce dokoniCASE klikněte na „Obsah webu->Konfigurace stavy->Nová položka“ Vyplňte Název a klikněte na tlačítko Uložit. K přiřazení nového stavu na požadovaný Typ obsahu použijte cestu „Obsah webu->Konfigurace relace typů a stavů Přidejte novou položku a přiřaďte nový stav k požadované položce „Typ obsahu“. Uživatel může zkontrolovat hodnoty sloupců „Aktivní, Výchozí, Typ, Stav a Uživatel“, pokud není vyplněno pole Uživatel, pak je toto políčko viditelné pro všechny uživatele. Klikněte na tlačítko „Uložit“.

Obrázek 68: Konfigurace relace typů a stavů

Nový stav je přiřazen na vybraný typ dokumentu a uživatel může udělat toto pole editovatelným, přidáním do požadovaného atributu polí, dostupných pro tento typ obsahu v „Konfigurace sloupců - Editace“.

58


Z domovské stránky dokoniCASE klikněte na „Obsah webu->Konfigurace sloupců - Editace“ Přidejte novou položku a vyplňte pole: zatrhněte pole „Aktivní“, povolte konfiguraci, „Typ“ pro přiřazení k „Typu obsahu“, vyberte „Stav“ a pro „Sloupec“ vybírejte postupně jeden sloupec po druhém a postup opakujte pro další sloupce. Uložte formulář

Obrázek 70: Konfigurace sloupců - editace

Důležitá poznámka o automaticky nahrávaných dokumentech ze složky C:\Scanned: pokud nepotřebujete nic vyplňovat, pak status je „Archiv“, počáteční stav „Zpracování“ je přeskočen, protože dokoniCASE může ukládat pouze elektronickou formu (protože dokument je skenovaný). Vytvořte alespoň jeden povinný atribut a tento dokument bude ve stavu „Zpracování“.

7.4 SPRÁVA TYPŮ OBSAHU Typ obsahu je kolekce nastavení, která se může týkat nebo připojit k nějakému Typu Karty dokumentů, je to základní SharePoint element používající dokoniCASE a může být řízen ze dvou různých míst. Pokud potřebujete vytvořit Typ obsahu, pak použijte dokoniCASE tlačítko „Vytvořit typ“, které vede k vytvoření nového typu obsahu (průvodce je popsán v kapitole 7.1) Jako druhou možnost můžete vytvořit Typ obsahu v „Obsah webu->Konfigurace typy“, kde vytvoříte novou položku. Pak můžete pokračovat s nastavením povolení v „Obsah webu->Konfigurace relace typů a stavů“ a „Konfigurace sloupců - Editace“. Pro aktualizaci nebo změnu použijte „Obsah webu“, „Konfigurace typy“, „Konfigurace relace typů a stavů“ a „Konfigurace sloupců editace“. Jak je vidět druhý způsob je mnohem komplikovanější. V podstatě je proces tvoření nového typu obsahu rozdělen do tří částí – nejprve musíme vytvořit Typ obsahu, pak přidat naše vlastní pole (metadata)/sloupce a nakonec musíte povolit váš nový vztah typu obsahu s vlastními sloupci/položkami a stavy v dokoniCASE.

7.4.1 VYTVÁŘENÍ NOVÉHO POLE - SLOUPEC Atributy si řídí SharePoint. Jediný rozdíl v tomto standardním procesu je technický název sloupce, který musí splňovat určitá pravidla. Do pole Název sloupce vložte požadované jméno. Všechny použité dokoniCASE sloupce musí být vytvořeny s názvem, který začíná prefixem „DCA_“. Název nesmí obsahovat diakritiku, speciální znaky nebo mezery, ale jen při zakládání kvůli jejich technickým názvům. Můžete se později vrátit zpět na stránku Sloupce/Pole a přiřadit jim názvy jaké chcete (uživatelsky přívětivější názvy s mezerami). Technické názvy sloupců jsou používány v dokoniCASE. Proto je doporučeno, aby byl uložen originální (technický) název, například ve sloupci „Popis“.


59 59

Typ sloupce reprezentuje formát pole (atributu) v kartě dokumentů. Jak již bylo uvedeno, dokoniCASE aplikace je vybudována na platformě SharePoint, ale pouze některé z uvedených typů mohou být použity pro aplikaci dokoniCASE. Povolené typy jsou: Jeden řádek textu (vyhledávací pole) Víceřádkový text Volba (nabídka) Číslo (1, 1.8, 322) - bez vyhledávání Datum a čas Vyhledávání (informace z tohoto webu) Ano/Ne (zaškrtávací políčko Osoba nebo skupina Hypertextový odkaz nebo obrázek Počítané (výsledek výpočtu s hodnotami v jiných sloupcích) Výsledek úkolu dokoniCASE Filtrované vyhledávání dokoniCASE Související položky Ostatní sloupce ještě nejsou podporovány. Víceřádkové textové pole nemůže být použito s dokoniCASE funkcionalitou, když je ve formuláři Vytváření nové položky, v oblasti Další nastavení sloupců), vybrán přepínač „Text s rozšířeným formátováním (formátovaný text s obrázky, tabulkami a hypertextovými odkazy)“. Text s rozšířeným formátováním vybrán být může, ale žádná funkcionalita dokoniCASE nebude použita na toto pole. Pokud vytvoříte pole „Víceřádkového textu“ s výběrem „Prostý text“, pak toto pole nemůže být poškozeno formátováním, kopírováním z jiných aplikací jako je Word, Outlook nebo OneNote. Pokud vytváříte pole „Víceřádkového textu“, prosím používejte pouze prostý text! Jinak se formátování může poškodit. Uživatelé vkládají data z ostatních aplikací jako Microsoft Word, Outlook nebo OneNote. Pokud vytvoříte pole „Volba (nabídka)“, vkládejte jednotlivé možnosti na oddělené řádky, bez speciálních znaků. Přiřazení sloupce na existující skupinu (kategorii), zde nechte vlastní sloupce. Pokud nastavujete další nastavení sloupce, např. „Vyžadované pole“ (karta dokumentů nemůže být uložena s nevyplněným polem). Pokud ale nejste přesvědčen, že je to nezbytné, můžete nechat změnu tohoto nastavení na později. Nevyplňujte zde žádnou výchozí hodnotu; dokoniCASE má pro ně další oddíl, v menu obsahu stránek, v Konfigurace pole – editační seznam. Uložte svá nastavení kliknutím na tlačítko „OK“. Váš nový sloupec je obsažen v seznamu “Sloupce stránky“ v sekci „Vlastní sloupce“. Je zde možnost změnit název sloupce na více uživatelsky přívětivější název, bez prefixu DCA_.

7.4.2 VYTVOŘENÍ NOVÉHO TYPU OBSAHU Typy obsahu musí být řízeny pouze dokoniCASE, jinak nemusí být v seznamu Konfigurace typů dostupné a není pak možnost povolit editaci pro ostatní uživatele. Postup krok po kroku je obsažen v sekci 7.1.

60


7.4.3 POVOLENÍ NOVÉHO TYPU OBSAHU V DOKONICASE Každý nový typ obsahu musí být povolen, jinak nemají uživatelé povoleno s nimi pracovat nebo je vůbec vidět. V dokoniCASE seznamu povolte tento vztah nového Typu obsahu s vlastními sloupci/poli a stavy v dokoniCASE seznamu. Obsah webu->Konfigurace Relace typů a stavů Přejděte na seznam dokoniCASE obsahu a Konfigurace relace typů a stavů. Přidejte nový typ obsahu do seznamu vložením názvu do pole. Pokud má být nový typ viditelný pro všechny uživatele, nechte název pole „Uživatelské skupiny“ prázdné. Ale pokud zde má být nějaký druh omezení, pak dané uživatele přidejte do tohoto seznamu. Nastavte oprávnění Dokumentu typu obsahu definováním, kdo může měnit dokument, i když není vlastníkem dokumentu/karty. Pole „Editor“ a „Čtenář“ nechte prázdné, pokud má být viditelné pro všechny uživatele. Ale pokud má být viditelné pouze pro určité uživatele, pak dané uživatele přidejte do tohoto seznamu. Přidejte všechny možné stavy pro typ obsahu, abyste je povolili. Uživatelé mohou uložit změny v různých stavech, jen pokud mají přiřazena práva. Vyberte vámi vytvořený Typ obsahu z pole „Typ“ a přidejte statusy, dle potřeby (jeden po druhém). Ve výchozím stavu musí být stav Zpracování a poslední je status Archiv.

7.4.4 POVOLENÍ NOVÉHO VLASTNÍHO POLE PRO TYP OBSAHU Všechny vaše vytvořené vlastní pole musíte uvést v dokoniCASE podseznamu Konfigurace polí – editace a musí být nastaveny práva pro editování atributu, jinak tyto atributy nemohou být editovány uživatelem ani administrátorem.

Obrázek 69: Konfigurační seznam pro editovatelené pole

Přejděte na „Obsah webu->Konfigurace sloupců – Editace“. Přidejte vámi vytvořený sloupec pro konkrétní typ obsahu s technickým názvem (DCA_) do sloupce Pole. Pokud si nepamatujete technický název, jednoduše přidejte prefix DC_ a klikněte na tlačítko „Uložit“, systém vás provede seznamem dostupných možností. Pokud nechcete používat grafického průvodce konfigurací, musíte přidat atribut pro každý stav, který by typ obsahu měl mít.

Obrázek 70: Konfigurace sloupců - editace


61 61

7.4.5 EDITOVÁNÍ EXISTUJÍCÍHO ATRIBUTU Pokud chcete upravit nebo aktualizovat existující atribut, můžete použít standardní nástroje SharePoint. Na webu dokoniCASE v pravém rohu klikněte na ikonu „Nastavení“, vyberte možnost „Nastavení webu“, najděte „Nastavení webu – Sloupce webu“ Vyberte odkaz na sloupec určený k úpravám, vámi vytvořené sloupce budou začleněny do skupiny „Vlastní sloupce“ ve výchozím nastavení.

Obrázek 71: Sloupce webu nastavení

Otevřete dialog „Editace sloupce“ a najděte váš atribut, který chcete změnit. Pamatujte: DCA_ sloupce mohou být přejmenovány později, když jsou karty dokumentů vytvářeny, ale pozor - na mnoha místech uvnitř „Obsah webu“ se pracuje s technickými názvy. Poznámka: Pokud potřebujete změnit pole status, pak použijte samostatný konfigurační seznam, pojmenovaný „Konfigurace stavů“ uvnitř dokoniCASE stránky „Obsah webu“. Zde můžete měnit existující Stav nebo přidávat nový. Nikdy neměňte systémové názvy polí, vlastníka nebo nadpis, vytvoří se automaticky. Uložte změny stisknutím tlačítka „Uložit“.

7.4.6 EDITACE EXISTUJÍCÍHO TYPU OBSAHU Pokud potřebujete editovat nebo upravovat existující Typ obsahu, pak použijte seznam „Konfigurace typů“, dostupného z „Obsah stránek“ menu rychlého spuštění dokoniCASE. Zde můžete editovat Typ obsahu pomocí odkazu Upravit: Z položky „Obsah stránek“ vyberte seznam „Konfigurace typy“. Najděte vámi požadovaný typ obsahu a změňte vše, co potřebujete. Uložte vaše změny.

Obrázek 72: DokoniCase Konfigurace typy

62


8. DALŠÍ KONFIGURACE 8.1 MAKROTLAČÍTKA DokoniCASE dává možnost definovat tzv. Makrotlačítka, která umožňují zrychlit všechny kroky prováděné denně rychle a jednoduše. Tato tlačítka mohou vyplňovat předdefinované hodnoty pro určité pole karty dokumentů, můžou měnit status dokumentu nebo spustit nějaký úkol, jako je žádost o komentář nebo dodatečné schválení. Makrotlačítka mohou používat všichni uživatelé, kteří mají práva na úpravu odpovídajícího typu obsahu a stavu.

Obrázek 73: Makrotlačítko v kartě dokumentů

Název tlačítka má omezení, pojmenujte jej s rozvahou, jako třeba Poslat do archivu, Žádost o komentář, Schválení nebo Získání zpětné vazby. I prostory pro tlačítka jsou omezeny (horní částí dokumentu) a tlačítka jsou zarovnány zleva doprava. Pozici lze nastavit pouze pomocí CSS stylování. Jejich konfigurační seznam se nazývá „Konfigurace makrotlačítek“, který najdete v položce „Obsah webu“.

Obrázek 74: Konfigurace makrotlačítka

Můžete definovat vaše vlastní akce použitím skriptového pole, můžete použít HTML, můžete definovat barvu v RGB, hexadecimálním nebo HTML formátu, můžete měnit akce tlačítek Uložit a Zrušit a můžete definovat novou definici.


63 63

8.2 UNIKÁTNÍ ID KARTY DOKUMENTŮ Karty dokumentů lze exportovat odesláním na sekundární úložiště (Archiv), importovat nebo kopírovat a z důvodů sledování těchto operací potřebujeme unikátní identifikační ID karty. Tato funkcionalita je implementována vnitřně a pracuje neustále. Unikátní ID karet dokumentů je implementováno jako Microsoft GUID formulář (global unique identifier).

8.3 HLEDÁNÍ V KARTÁCH DOKUMENTŮ Ve výchozím stavu můžete hledat přes metadata všech Karet dokumentů a uvnitř souborů Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Tuto funkcionalitu najdete v seznamu Karet dokumentů. Pokud nemůže být nalezen jakýkoliv vlastní atribut, zkuste jej indexovat. Indexovány mohou být sloupce, které jsou používány pro řazení filtrování nebo seskupování.

Obrázek 75: Vyhledávací pole dokoniCASE

Pro vytvoření indexů následujte instrukce uvedené níže. Instrukce platí pro seznam i knihovnu. Pokud potřebujete indexovat sloupce na seznamu, nahraďte slovo „Seznam“ za „Knihovna“. Sloupce, které nemohou být indexovány: Řízené sloupce metadat, volba vícenásobný výběr, pohled na sloupce nebo víceřádkové sloupce. Klikněte na seznam nebo knihovnu a otevřete ji V horním pásu karet vyberte položku „Seznam“ Klikněte na „Nastavení seznamu“ Přejděte na sloupce seskupení a klikněte na „Indexované sloupce“ Klikněte na „Vytvořit nový index“ Vyberte „Primární sloupec“ Potvrďte kliknutím na tlačítko „Vytvořit“ Opakujte pro ostatní sloupce, ale ne více než 20 indexů pro jednu knihovnu nebo seznam Poznámka: Indexaci můžete vylepšit použít sekundárního sloupce.

64


8.4 HLEDÁNÍ V SEZNAMECH: KARTY DOKUMENTŮ, KARTY DOKUMENTŮ – PŘÍLOHY Nová funkcionalita. Nové vyhledávání může prohledávat všechny Karty dokumentů a Karty dokumentů – přílohy. Je však potřeba nastavit vyhledávání a spustit Full Crawl v centrální administraci. Zkontrolujte prosím „Nastavení seznamu: Pokročilé nastavení: Vyhledávání: Ano“, zde musí být zaškrtnutý přepínač, pro výše jmenované seznamy můžete spustit „Reindexaci seznamu“. Po tomto nastavení, ještě před začátkem používání nového vyhledávácího nástroje, reaktivujte funkci dCA jádro, spusťte IISRESET a restartujte „SharePoint Timer Service“ a „SharePoint Server Search service“. Čas, kdy se provádí tato přípravná procedura vyhledávací funkce, je po updatu dokoniCASE s reaktivací dCA Jádra, nebo vždy po nové instalaci dCA.

Obrázek 76: Vyhledávací pole dokoniCASE hodnoty seznamu Karet dokumentů

8.5 OPTIMALIZACE NABÍDKY RYCHLÉHO SPUŠTĚNÍ NA DOMOVSKÉ STRÁNCE Pokud jste právě nainstalovali dokoniCASE, je možné, že budete potřebovat přenastavit domovskou stránku z kořenové kolekce webů a levé menu rychlého spuštění tak, jak potřebuje zákazník. Před úpravou seznamu sloupců a navigace může stránka vypadat asi takto.


65 65

Obrázek 77: DokoniCASE domovská stránka

Nabídka rychlé navigace je viditelná napříč všech dokoniCASE stránek a může obsahovat mnoho užitečných odkazů do nejvíce navštěvovaných míst, seznamů, atd. Site administrátor ji může měnit po kliknutí na položku „Upravit odkazy“, která je umístěna na konci nabídky.

Obrázek 78: Upravit odkazy

66


Po kliknutí na x ikonu (vedle názvu karty), můžete odstranit odkaz nebo sekci ze seznamu. Pokud chcete přidat nový odkaz, klikněte na „+link“ na konci seznamu a vytvořte nový (nadpis nebo odkaz). Řazení může být jednoduše změněno pomocí drag & drop funkcionality.

Obrázek 79: Přidání odkazu do levého navigačního menu

Možnost #2 je editování daného seznamu v odděleném okně. Přejděte do nabídky „Nastavení webu->Vzhled a chování->Snadné spuštění“ Přejděte na domovskou stránku dokoniCASE a pak „Nastavení webu->Vzhled a chování->Snadné spuštění“ Proveďte potřebné změny (přidat odkaz, přidat nadpis, záhlaví, změnit řazení) Uložte změny kliknutím na tlačítko „OK“

Obrázek 80: Nastavení levého navigačního menu


67 67

8.5.1 HORNÍ PANEL ODKAZŮ Horní navigační menu může být stejné napříč celým portálem, stejně jako levé navigační menu a mělo by obsahovat odkaz na kolekci dokoniCASE. Může být upravováno na dvou různých místech.

Obrázek 81: Horní navigační menu

Jako site Administrátor můžete horní menu editovat kliknutím na odkaz „Upravit odkazy“. Po kliknutí na x ikonu, můžete odstranit odkaz nebo sekci ze seznamu. Pokud chcete přidat nový odkaz, klikněte na plus ikonu umístěnou na konci seznamu a vytvořte nový (pouze nadpis nebo odkaz). Řazení může být jednoduše změněno pomocí drag & drop.

Obrázek 82: Úprava horního navigačního menu

Možnost #2 je editování tohoto seznamu v odděleném okně. Přejděte do nabídky „Nastavení webu->Vzhled a chování->Horní panel odkazů“. Přejděte na domovskou stránku dokoniCASE a pak“ Nastavení webu->Vzhled a chování->Horní panel odkazů“ Proveďte potřebné změny (přidat odkaz, nadpis, záhlaví, změnit řazení) Uložte změny kliknutím na tlačítko „OK“

Obrázek 83: Nastavení horního panelu odkazů

8.5.2 DOMOVSKÁ STRÁNKA Způsob jak pracovat s dokoniCASE domovskou stránkou je téměř shodný jako editace jakékoliv jiné základní SharePoint nebo wiki stránky. Stále potřebujeme horní navigační menu, levé navigační menu, oblast obsahu a některé webové části (předdefinované nebo vložené ručně). Po instalaci jsou umístěny do obsahové části dvě nové webové části dokoniCASE: „Moje dokumenty ke zpracování“ a „Poslední mnou provedené akce“, viz kapitoly 4.3.2 a 4.3.3. Jak odstranit některé standardní (a možná nechtěné) webové části SharePoint? Potřebujeme převést stránku do „Režimu úprav“, najděte objekt (webovou část, část uvnitř stránky), který máte zájem změnit, přejděte do „editačního stavu“, proveďte odstranění a následně uložte změny.

68


Obrázek 84: Editace domovské stránky dokoniCASE

Po kliknutí na tlačítko „Upravit stránku“ dvě webové části dokoniCASE zmizí. Jsou totiž, z bezpečnostních důvodů nastaveny jako skryté. Nemohou být tímto způsobem náhodou smazány. Je možné smazat nechtěné webové části nebo přidat tolik částí, kolik je třeba, upravit tlačítka, přidat instrukce pro uživatele nebo odkaz do uživatelské příručky, po úpravě své změny uložte. Zde je návod krok za krokem: Na domovské stránce dokoniCASE přejděte do horního pásu karet a vyberte položku „Stránka“, pak klikněte na tlačítko „Upravit“, následně bude stránka otevřena v editačním módu. Vyhledejte objekt (webovou část), kterou potřebujete změnit a klikněte na malou šipku umístěnou v horním rohu webové části. Klikněte na odkaz „Upravit webovou část“. Na pravé straně se zobrazí nové menu. Pro změnu sloupců webové části klikněte na odkaz „Upravit aktuální zobrazení“ (lze jednoduše zkontrolovat nebo zrušit zaškrtnutí políček na levé straně sloupce tak, aby byly viditelné nebo skryté). Změny uložte kliknutím na tlačítko „OK“. Můžete změnit ostatní nastavení (například šířku v oblasti Vzhled webových částí). Uložte změny ve webových částech kliknutím na tlačítka „Použít“ a tlačítko „OK“. Uložte vaše změny na stránce kliknutím na tlačítko „Uložit“ v pásu karet.

Upozornění: po nasazení nové verze dCA3 doporučujeme smazat Webové části: "Moje dokumenty ke zpracování" and "Poslední mnou provedené akce" s použitím url adresy obsahující: “?contents=1“ parametr. Poté aktivujte funkci dokoniCASE Jádro a nové Webové části na Domovské stránce se vytvoří. Tyto Webové části mohou být editovány a zahrnuty do filtru zobrazení - Filtr: "[Já]".

V následující části je vysvětlení běžně používaných položek z pravého navigačního menu: Vzhled Položka Popis Název Specifikuje název Webové části, který se zobrazí v titulním pruhu webových částí. Výška Specifikuje výšku Webové části. Šířka Specifikuje šířku Webové části.


69 69

Stav stylu Specifikuje, zdali když uživatel otevře stránku, se objeví všechny webové části. Ve webové části výchozím nastavení je nastaven na Normální a zobrazí všechny webové části. Pokud je stav nastaven na Minimalizovaný, pak se zobrazí pouze záhlaví Typ stylu Určuje, zda se zobrazí záhlaví a ohraničení webové části. webové části Rozložení Položka Popis Skryté Specifikuje, zdali je webová část viditelná, když uživatel zobrazí stránku. Pokud je zaškrtávací políčko zaškrtnuto, pak je webová část zobrazena jenom tehdy, když je v editačním módu, zároveň má příponu (hidden) připojenou k názvu. Webovou část lze skrýt, pokud chcete poskytovat data webové části prostřednictvím připojení k jiné webové části, ale nechcete ji mít zobrazenou. Směr Specifikuje směr textu v obsahu Webové části. Například arabština používá nastavení Zprava do leva, kdežto angličtina a Evropské jazyky používají Zleva doprava. Zóna Specifikuje zónu na stránce webové části, kde se webová část nachází. Zóna se nezobrazuje na stránce Webové části, pokud nemáte práva na úpravu zóny. Index zóny Specifikuje pozici webové části v zóně, když obsahuje více než jednu webovou část. Pro určení pozice zadejte kladné číslo v textovém poli. Pokud jsou webové části v zóně seřazeny shora dolů, hodnota 0 znamená, že webová část se nachází v horní části zóny. V případě, že jsou webové části uspořádány zleva doprava, hodnota 1 znamená, že webové části jsou na levé straně zóny. Pokud je potřeba smazat webovou část, vyberte danou webovou část, klikněte na malou šipku umístěnou v pravém rohu webové části a klikněte na tlačítko „Odstranit“. Pokud potřebujete přidat novou webovou část, následujte instrukce níže: Na domovské stránce otevřete pás karet a klikněte na položku „Stránka“, pak na tlačítko „Upravit“. Klikněte na místo, kam potřebujte webovou část přidat, v pásu karet klikněte na „Vložení->Webová část“ V položce kategorie vyberte kategorii, jako třeba Multimédia a obsah a klikněte na tlačítko „Přidat“ Informace o vybrané webové části jsou zobrazeny v části „O části“ Pokud jste dokončili úpravy stránky, klikněte v pásu karet na záložku „Stránka“ a pak na tlačítko „Uložit“. Instrukce ke změně nastavení jsou v předchozí kapitole.

Obrázek 85: Vložení nové webové části na stránku

Poznámka: pokud je tlačítko „Editovat“ zešedlé, pak pravděpodobně nemáte oprávnění na úpravu stránek. Kontaktujte svého administrátora.

70


8.6 VÍCEPŘÍLOHOVÉ POLE Každá karta dokumentů má dvě části – levá obsahuje metadata a pravá náhled dokumentu (pokud je přiložen soubor). Pokud je pole aktivní, pozadí je světle modré a můžete procházet soubory použitím kolečka myši nebo kláves šipek. Pokud je ukazatel myši někde v části náhledu, pak kolečko myši nebo šipky slouží pouze k procházení jednoho označeného dokumentu. Zapamatujte si: náhled může být zobrazen jen tehdy, pokud je nainstalována klientská aplikace (Acrobat Reader pro soubory pdf). Od verze 2.0 zde můžete vidět: pdf, jpg, jpeg, tiff, png a ostatní, ale ne soubory Microsoft Office. Můžete vložit tolik souborů, kolik potřebujete. Pokud jsou vaše přílohy příliš velké pro kartu dokumentů, můžete upravit jeho velikost a zobrazení posuvníků úpravou nastavení sloupců stránky (Nastavení->Nastavení webu->Sloupec Webu->Přílohy).

Pokud požadujete přikládat větší soubory, než o velikosti 50MB, jedinou cestou je předefinovat maximální možnou velikost souborů, které mohou být přiloženy do dokoniCASE seznamů (včetně externích – vlastních seznamů), editací souboru “web.config“. Toto může být provedeno editací parametru v souboru “web.config” na následujícím řádku: .

Tento řádek definuje maximální možnou velikost příloh pro dokoniCASE seznamy. Zeditujte výchozí hodnotu: ”51200” na “512000” v kB ke zvětšení možné maximální velikosti souboru přílohy na 500MB. Poté prosím proveďte IISRESET.

Obrázek 86: Vkládání přílohy


71 71

Obrázek 87: Úprava velikosti náhledu příloh

Obrázek 88: Pole příloh v kartě dokumentů

CSS styl pro náhled dokumentu je následující (definováno v konfiguračním seznamu - UI) 1. 2. 3. 4.

#attachmentPreview { border: 1px solid #BBBBBB; width: 600px !important; height: 800px !important;

8.7 ZOBRAZENÍ SEZNAMU KARET DOKUMENTŮ

72


Použití zobrazení je užitečný způsob jak prezentovat informace pro členy/uživatele způsobem, jak potřebují. Rozdílné zobrazení můžou ukazovat různé sloupce a mají různé třídění, filtrování, seskupování a stylování. V SharePointu, zobrazení můžou být ať veřejné nebo soukromé. Můžete měnit vaše zobrazení a nastavení jednoho zobrazení jako výchozí, které uvidí uživatelé, pokud procházejí váš seznam nebo knihovnu. SharePoint také poskytuje pár zabudovaných zobrazení, které můžete chtít měnit. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Nedoporučujeme nastavit číslo položek na zobrazení Limit položky nastavení zobrazení více než 50 položek. Veřejné – Manažeři seznamu a knihovny nebo webový administrátoři můžou vytvořit veřejné zobrazení dostupné pro kohokoliv. Soukromé – uživatele vytvářejí sami pro sebe, soukromé zobrazení. Skryté také pro Administrátory.

Obrázek 89: Dostupný seznam Zobrazení – dokoniCASE

Každý objekt má některé zobrazení v době jeho vytvoření, i když je prázdná. Předdefinované zobrazení může být vybráno ze sekce „Aktuální zobrazení“ v pásu karet dokoniCASE, pro každý objekt a výchozí zobrazení se nazývá „Všechny“, např. „Všechny položky“, „Všechny položky“ a další. Právy vybrané zobrazení může být upraveno pomocí tlačítka „Upravit zobrazení“. Druhý způsob jak změnit zobrazení je použití odkazu drobečkové navigace. Vybraná položka jméno zobrazení objektu je zobrazena jako aktivní odkaz (modře) pod seznamem title. DokoniCASE přináší některé další zobrazení pro všechny podstatné objekty (seznamy karet dokumentů) jako veřejné a malé množství jich jako soukromě jako „Čekání na procesování, pro více než 30 dní“ nebo „Přehled zpracování procesů“, v tomto případě obojí dostupné pro manažery. Uživatelé můžou vyměnit nebo raději nakonfigurovat jenom jejich vlastní zobrazení. Například: Moje úkoly – všechny úkoly v různých stavech přiřazených pouze na mě Splatné dnes – tyto úkoly musí být zpracovány dnes Aktivní úkoly – všechny úkoly čekající na reakci Podle přiřazení na – seznam úkolů seskupených podle osob nebo jmen skupin Podle mé skupiny – seznam úkolů přiřazených na určitou skupinu Mé dokumenty na zpracování – úkoly přiřazeny na mě, čekající na nějakou reakci Pokud potřebujete něco filtrovat v aktuálním pohledu, klikněte do prázdného pole pod sloupce název a použijte rychlý filtr. Pokud potřebujete vytvořit všechny sloupce prohledávatelné, klikněte do pole Vyhledávání, umístěném v horní části seznamu, pod navigací. Pokud chcete aplikovat permanentní filtr, vytvořit nebo změnit zobrazení.

8.8 ZMĚNA EXISTUJÍCÍHO ZOBRAZENÍ


73 73

Můžete měnit vaše zobrazení a nastavení jich jako výchozí, které se uživatelům zobrazí při procházení seznamu nebo knihovny. SharePoint poskytuje několik vestavěných zobrazení, které můžete chtít upravit. Prohledání seznamu nebo knihovny, kde chcete modifikovat zobrazení. Zobrazit Zobrazení, které chcete měnit. Klikněte na tlačítko Upravit zobrazení v sekci Upravit zobrazení v seznamu v pásu karet. Proveďte požadované změny zobrazení, jako vybírání nebo odstranění sloupců nebo nastavení řazení nebo možnost filtrování.

Obrázek 90: Úprava zobrazení dokoniCASE, nastavení sloupců

Uložte své změny kliknutím na tlačítko OK. Co můžete upravit uvnitř zobrazení? Sloupce – sloupce v pohledu můžou na první pohled poskytnout informace, které potřebujete položky seznamu nebo knihovny. Lze eliminovat nutnost otevírat každou položku pro zobrazení detailů položky. Sloupce, v kombinaci s ostatními funkcemi nebo pohledy, jako jsou filtry, které vám mohou pomoci, když seznam nebo knihovna obsahuje spoustu položek. Řazení – nastavte pořadí položek, jsou zobrazeny v zobrazení. Můžete mít až dvě kritéria. Například, zobrazení položky v seznamu úkolů, seřazených podle priority a pak podle termínu. Filtrování – nejužitečnější část zobrazení. Použití pravidel k zobrazení informací, které potřebujete: dokument v určitém stavu, dokumenty pro určitého vlastníka, dokumenty pro určitý čas atd. Viz kapitola 4.2 a 4.2.1. Tabulkové zobrazení – poskytuje zaškrtávací pole pro každou položku, které tito uživatelé můžou vybrat položky ve více seznamech nebo knihovnách, k provádění hromadných operací. To dokáže ušetřit mnoho času, pokud mnoho položek v seznamu nebo knihovně musí být změněno. Například: uživatel může vybrat a zkontrolovat více dokumentů. Seřazení podle – položky skupiny seznam nebo knihovny informacemi ve sloupcích. Například, skupina v položky v seznamu úkolů podle priority a pak procentuální hodnotu dokončení.

8.9 VYTVOŘENÍ NOVÉHO (STANDARDNÍHO) ZOBRAZENÍ Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde můžete vytvořit nové zobrazení, klikněte na Seznam v Pásu karet k přístupu k možnosti pro správu zobrazení seznamu.

74


Klikněte na tlačítko Vytvořit zobrazení. Klikněte na odkaz Standardní zobrazení pro vytvoření zobrazení, které vypadá jako webová stránka.

Obrázek 91: Tlačítko Vytvořit zobrazení v pásu karet na seznamu

V poli Zobrazit název vyplňte název, kterým chcete zobrazení pojmenovat. Zkuste vyplnit název bez mezer, bude totiž částí odkazu, který bude použit v emailech a dokumentech. Dejte název, který je jednoduchý na zapamatování. Pro nastavení zobrazení na výchozí zobrazení na seznam nebo knihovnu, vyberte zaškrtávací pole Nastavit jako výchozí zobrazení. Pokud to není výchozí zobrazení, pak jej uživatelé mohou vybrat z rozevíracího menu v pásu karet v kartě Seznam. V sekci Sloupce, zaškrtněte v poli zobrazit všechna pole, která chcete zobrazit. Můžete také určit pořadí zobrazených sloupců na stránce, pomocí nastavení pořadí Pozice zleva.


75 75

Obrázek 92: Nové nastavení zobrazení pro seznam

V části tabulkové zobrazení, zaškrtávací políčko Povolit zaškrtávací políčka pro jednotlivé položky určujete, zda má být k dispozici zaškrtávací políčko pro každý jednotlivý řádek. Tato zaškrtávací políčka umožňují uživatelům vybrat více položek seznamu k provádění hromadných operací. Můžete změnit ostatní nastavení podle vašich potřeb (Seskupit podle, Souhrny, Styl, Složky, Omezení počtu položek, atd.). Po všech vašich úpravách nezapomeňte uložit formulář stiskem tlačítka OK.

8.10 TYP ZOBRAZENÍ Je zde několik typů zobrazení. Většina zobrazení, které uvidíte, jsou standardní tabulkové zobrazení, které se podobají tištěným listům – se sloupci a hodnotami v řádcích, ale bez možnosti přímo editovat data. Avšak, některé speciální styl zobrazení tabulkového zobrazení dat vlevo a Gantového diagramu vpravo. Dělicí čára mezi dvěma zobrazeními je pozicovatelná. Dá se jí určit,, jak velká část z jaké části zobrazení bude vidět. Standardní – toto zobrazení zobrazuje položky vašeho seznamu a knihovny, řádek po řádku. Toto zobrazení je výchozí pro většinu typů seznamu a knihoven. Můžete upravovat zobrazení mnoha různými způsoby, jako přidání nebo odstranění sloupců se zobrazení. Kalendářové – zobrazení vašeho seznamu a knihovny ve formátu podobném nástěnnému kalendáři. Můžete zobrazovat denní, týdenní nebo měsíční zobrazení. Toto zobrazení může být pomocné, pokud potřebujete vidět položky v seznamu nebo knihovně chronologicky. Kalendáře mají požadavky, které se liší od ostatních zobrazení Datasheet – toto zobrazení zobrazuje položky seznamu a knihovny v mřížce, podobné tabulkovým procesorům. Toto zobrazení může být užitečné, pokud potřebujete exportovat data do tabulkového procesoru nebo databáze. Zobrazení datasheet vyžaduje program, který je kompatibilní se SharePoint, jako třeba Microsoft Office a Podpora ovládacího prvku ActiveX.

76


Ganttovo – toto zobrazení zobrazuje položky seznamu a knihovny ve stavových sloupcích. Gantovo zobrazení vám může pomoci spravovat projekty. Můžete použít toto zobrazení například: Zobrazení sloupců, které se překrývají a vizualizovat celý průběh.

Obrázek 93: Druhy zobrazení, které můžete vytvořit

Existující zobrazení – pokud existující zobrazení je téměř takové, které potřebujete, můžete ušetřit čas jejím vytvářením a použít kopii existujícího zobrazení. Dostupné z nabídky start z existujícího pohledu. Zobrazení Access – použitím Microsoft Access k vytvoření formulářů a reportů, které jsou založeny na seznamu nebo knihovně dostupném pouze, pokud jsou nainstalovány zvlášť Microsoft Access 2013+ nebo Microsoft Office Professional 2013+.

8.11 ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE Vzhledem k tomu, že potřeby zákazníků mají tendenci k různým úpravám pohledu na základě zkušeností se SharePointem, tak byl přidán nový typ zobrazení kalendáře pro dokoniCASE. Zobrazení kalendáře je navrhnuto k nastínění časového rozpětí ze seznamu Karet dokumentů. Microsoft SharePoint má implementováno nativní zobrazení kalendáře a dokoniCASE zobrazení kalendáře je velmi podobné, avšak respektuje následující výjimky (založené na použité technologii, dokoniCASE filosofii a limitech): Karta dokumentů nemůže být vytvořena přímo z kalendáře Doba trvání, počátku a ukončení nelze měnit pomocí funkce drag & drop, ale přímo v kartě dokumentů Nemůže být vybrána a změněna konkrétní položka pomocí menu v pásu karet Kalendářové zobrazení má svou vlastní část v pásu karet „KALENDÁŘ“, která je omezena a obsahuje pouze základní funkce zobrazení: Den, Týden, Měsíc Použitím kalendáře dokoniCASE nemůžete: vytvořit položku, upravit položku, zobrazit historii položky, atd.


77 77

V režimu zobrazení můžete přidat do karty dokumentů položky kliknutím na název položky kalendáře – zobrazený odkaz reprezentuje vybraný sloupec v kalendářovém zobrazení

8.11.1 VYTVÁŘENÍ KALENDÁŘOVÉHO ZOBRAZENÍ Najděte existující pole typu „Datum a čas“, pokud žádné nemáte, pak je vytvořte, kalendářové zobrazení potřebuje alespoň dvě tyto pole, výchozí SharePoint položky: Vytvořit a modifikovat není doporučené používat. Přejděte do seznamu karet dokumentů z levého navigačního menu Vyberte záložku „Seznam“ v menu pásu karet a následně klikněte na tlačítko „Vytvořit zobrazení“ Jako typ zobrazení vyberte „Zobrazení kalendáře“ Vložte název vašeho zobrazení a rozhodněte se, zdali toto zobrazení má být výchozí, vyberte Cílovou skupinu: Osobní/Veřejné zobrazení Vyberte sloupce pro časový interval, používající Datum a čas Vyberte výchozí hodnoty nadpisů pro sloupce kalendáře (zobrazení dne, týdne, měsíce) a jako nepovinné položky hodnoty sloupců podnadpisů. Jako základní nastavení je doporučení používat sloupce typu „Nadpis“ pro výběr názvu sloupce. Vyberte výchozí rozsah a v případě potřeby přizpůsobte filtr Kalendářové zobrazení pro mobilní zařízení není zatím podporováno. Zaškrtávací políčko „Povolit mobilní přístup k tomuto zobrazení“ je ve výchozím stavu zaškrtnuto a může být ponecháno tak, jak je. Pomocí stisku tlačítka OK povolte a uložte kalendářové zobrazení.

Obrázek 94: Vytváření Zobrazení kalendáře

78


Obrázek 95: Formulář na vytvoření kalendáře

Obrázek 78: Detail ovládacích prvků v pásu karet kalendáře


79 79

Obrázek 96: Kalendářové zobrazení - seznam Karet dokumentů - Denní zobrazení

8.12 MOBILNÍ ZOBRAZENÍ Stejně, jako je dnes mnoho zařízení používající správu mobilního obsahu, tak dokoniCASE musí být také přístupné online z mnoha typů zařízení: stolní počítače, notebooky, mobilní telefony, tablety, atd. Proto je potřeba připravit a nakonfigurovat dokoniCASE tak, aby se správně zobrazovalo a pracovalo na velkém množství různých zařízení. Předtím, než začnete užívat dokoniCASE pro mobilní zařízení, je potřeba nastavit následující: Deaktivujte standardní funkci mobilní zobrazení SharePoint na úrovni kolekce webu (Nastavení webu->Spravovat funkce webu)

Obrázek 97: Mobilní zobrazení - Zobrazení v mobilním prohlížeči musí být deaktivováno

Na kolekci webů přejděte na seznam „Obsah webu->Konfigurace UI“ a zkontrolujte, že šablona „Device=Mobile“ je zobrazena jak na obrázku níže. Pro zachování optimálního designu a funkčnosti prosím nekonfigurujte tuto UI šablonu.

Obrázek 98: Mobilní zobrazení - seznam konfigurace UI: "Device=Mobile" šablona UI je dostupná a aktivní

Pokud jste v mobilním zobrazení dokoniCASE tak karty dokumentů nejdou vybrat jednotlivě, až do otevření kontextového menu – klikněte na seznam makrotlačítek v seznamu karet dokumentů

80


v mobilním zobrazení dokoniCASE, je potřeba kliknout na „...“, vysune se podnabídka a uvnitř jsou makrotlačítka a pouze pak můžete vybrat kartu dokumentů a aplikovat na ně makrotlačítko seznamu.

Obrázek 99: Mobilní zobrazení - Podnabídka seznamu makrotlačítek

Obrázek 83: Možnost jednotlivého výběru položek

Pomocí tlačítka Zobrazit v desktopovém režimu je možné přepínat mezi mobilním a desktopovým zobrazení, tlačítko se nachází v hlavním menu. Pokud se zařízení nachází v mobilním zobrazení, pak hlavní menu obsahuje tlačítko k přepnutí.


81 81

Obrázek 100: Mobilní zobrazení – tlačítko Zobrazit v desktopovém režimu

Obrázek 85: Desktopové zobrazení: tlačítko Přepnout na mobilní zobrazení

Přepínání mezi mobilním a desktopovým zobrazením se děje při rozlišení 480 x 800 pixelů.

8.13 ROZŠÍŘENÉ FILTROVÁNÍ V POHLEDECH Filtry určují, které položky nebo soubory budou zobrazenyv pohledu na základě dat obsažených ve sloupcích. Pro definování kriterií pohledu přejděte v nastavení vytvoření pohledu na sekci Filtr. Defaultně jsou veškeré filtry vypnuty a žádný filtr tak není aplikován na nový pohled, takž epohled zobrazuje všechny položky. Pro definování filtru použijte výběrový drop down a vyberte sloupec na základě kterého požadujete filtrovat položky. Poté vyberte operátor, který chcete použít pro filtrování mezi sloupci a hodnotami pro porovnávání. Příklady: Pokud chcete filtrovat pohled k zobrazení pouze položek, které mají nadpis (vyjma položek, které nemají hodnotu v poli Nadpis), vyberte sloupec Nadpis ve výběrovém drop downu, vyberte „Nerovná se“, a ponechte pole pro hodnotu prázdné. To vytvoří podmínku „Nadpis Nerovná se Nic“. Pokud chcete ukázat všechny aktivní dokumenty, které musí být zpracované (dokumenty v jiném stavu , než „Archiv”), použijte vzorec: „Stav Nerovná se Archiv“. Pokud chcete zobrazit dokumenty jen pro určité uživatele, použijte vzorec: „Autor Rovná se Jméno a Příjmení (uživatelský účet).

82


Pokud chcete zobrazit dokumenty vytvořené pouze Vámi, můžete ve vzorci pro filtrování použít token: [Já] pak to bude znamenat aktuálně přihlášeného uživatele. Vzorec bude vypadat nějak takto: Autor Rovná se [Já].

Ne všechny sloupce mohou být filtrovány. Výběrový drop-down sloupců zobrazuje pouze sloupce , které podporují filtrování. Například, sloupce typu Hyperlink nepodporuje filtrování a není zobrazován ve výběrovém drop-down menu sloupců. Filtrační výrazy jsou dva: [Já] and [Dnes]. Dnes znamená aktuální datum, zobrazené na vašem počítači a je důležité , že jste tak schopni definovat téměř jakýkoliv časový úsek pomocí této filtrovací možnosti. Když chcete filtrovat všechny položky, starší než tento týden, můžete použít filtr: „Vytvořeno je menší než [Dnes]-7”.

Picture #86 – dokoniCASE – nastavení filtru pro určitý Pohled

Další příklady: Tento měsíc je větší nebo se rovná [Dnes]-30, Rok je větší nebi se rovná [Dnes]-365, dnes je jednoduše [Dnes]. Můžete to také samozřejmě kombinovat s jiným nastavením. Pokud sloupce obsahuje číselné hodnoty, jako číslo nebo datum, aplikují se následující matematické pravidla: =

– rovná se

≠

– nerovná se

>

– větší než

>

– menší než

≤

– větší než nebo se rovná

≥

– menší než nebo se rovná

Žádné

– specifikuje, že pole neobsahuje žádnou hodnotu

Pokud pole / sloupec obsahuje textovou hodnotu, jako například text nebo link, jsou pravidla založena na textu: =

– rovná se

≠

– nerovná se

Žádné

– určuje, že pole neobsahuje žádnou hodnotu


83 83

Začíná na

– určuje, že obsah pole začíná daným řetězcem

Obsahuje

– určuje, že některé části obsahu pole se rovnají danému řetězci

Můžete přidat až 12 filtrů. Pokud chcete odebrat podmínku z filtru, jednoduše změňte sloupec ve výběrovém drop-downu sloupců na „Žádný“. I přesto, že se tato podmínková oblast stále zobrazuje, filtr nebude mít tuto podmínku, když pohled uložíte. Změny více podmínek najednou může být matoucí. Nejčastějším omylem, který lidé dělají je výběr „A“ namísto „NEBO“ a naopak. Ujistěte se, že jste vybrali nejen správný operátor a hodnotu, ale také správný logický operátor.

84

<span>{DC:Field:Title:Title}:	{DC:Field:Value:Title}
<span>{DC:Field:Title:ContentType}	{DC:Field:Value:ContentType}
<span>{DC:Field:Title:DC_State}:	{DC:Field:Value:DC_State}
<span>{DC:Field:Title:DC_Owner}:	{DC:Field:Value:DC_Owner}
<span>{DC:Field:Title:Modified}:	{DC:Field:Value:Modified}
<span>{DC:Field:Title:Editor}:	{DC:Field:Value:Editor}
Link To Item

<span>{DC:Localization:NotificationsErrorSource}:	{DC:Exception:Source}
<span>{DC:Localization:NotificationsErrorMessage}:	{DC:Exception:Message}
<span>{DC:Localization:NotificationsErrorStackTrace}:	{DC:Exception:StackTrace}
{DC:Localization:LastProcessedDC}
<span>Id:	{DC:Field:Value:ID}
<span>Title:	{DC:Field:Value:Title}

DOKONICASE PŘÍRUČKA ADMINISTRÁTORA

Recommend Documents

{DC:System:Name} - {DC:Field:Value:ContentType} '{DC:Field:Value:Title}' has been assigned to you

{DC:System:Name} notification error

{DC:Localization:LastProcessedDC}