Doc-it-Easy UBL-import topACCOUNT
www.wolterskluwer.be/business-software
Doc-it-Easy
1
Nuttige informatie Handleiding Service Center, professionals @ your service 1-2-3 Support U kan 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze 1-2-3 Support portal op www.wolterskluwer.be/business-software/nl. Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kan u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Wolters Kluwer opvolgen voor al uw producten. • Ga naar www.wolterskluwer.be/business-software/nl. • Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. • Klik vervolgens op de link 1-2-3 Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. • Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. • U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers.
MyFAQ Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van www.wolterskluwer.be/business-software/nl, kan u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: • MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. • MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. • 1-2-3 Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven).
Qfor Wolters Kluwer is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op www.qfor.org.
Doc-it-Easy
2
Inhoudsopgave NUTTIGE INFORMATIE ................................................................................................................................... 2 INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................................................. 3 DOC-IT-EASY IMPORT ..................................................................................................................................... 4 MONITORING ....................................................................................................................................................... 4 IMPORT UBL ....................................................................................................................................................... 6 topACCOUNT ................................................................................................................................................. 6 Instellingen.................................................................................................................................................................... 6 UBL import lanceren .................................................................................................................................................... 6
Doc-it-Easy
3
Doc-it-Easy import Er werd bij u een installatie gedaan zodat u de documenten uit Doc-it-Easy kan importeren in uw boekhoudpakket. Deze installatie bevat : - Een adapter op de server - Een monitoring op een werkpost Via de monitoring worden de documenten voor alle gekoppelde dossiers gedownload naar uw server. De documenten worden opgeslagen als UBL-bestanden in de map cloudbox onder de map TOP\DATA\DIE op de server. De documenten kunnen nadien ingelezen worden in uw boekhoudpakket via de UBL-import. Opgelet : Om de documenten te downloaden moet de werkpost, waarop de monitoring werd geinstalleerd, aanstaan Info : Naar klanten toe kunnen UBL’s enkel gebruikt worden naar ondernemingen met een geldig ondernemingsnummer. Voor de import in de boekhouding wordt dit echter uitgebreid naar alle aan- en verkoopdocumenten.
Monitoring Rechts onderaan uw scherm kan u het icoon voor de monitoring oproepen.
Door hierop te klikken wordt de monitoring gestart en krijgt u een overzicht van de gedownloade documenten. Eventueel zal u moeten aanloggen via Action-Login met de ontvangen aanloggegevens. Om veiligheidsredenen blijft u niet continu aangelogd.
Doc-it-Easy
4
Indien u dit venster sluit via het kruisje zal de monitor blijven lopen en alle documenten meteen downloaden.
Indien u dit venster sluit via file – exit wordt de monitoring afgesloten en zal deze terug gestart worden op aanvraag, zoals hierboven beschreven. De gedownloade bestanden vindt u terug in de map \TOP\DATA\DIE\Cloudbox op de server. Per dossier wordt een map aangemaakt. Per type document wordt een aparte submap aangemaakt.
Doc-it-Easy
5
Import UBL Eenmaal de documenten in uw Kluwerdata map werden opgeslagen, kunnen deze worden ingelezen in uw boekhoudpakket.
topACCOUNT Woord vooraf : In TopAccount moet het ondernemingsnummer ingevuld zijn.
Instellingen De instellingen voor het inlezen van UBL bestanden moeten éénmalig worden ingevoerd via Boeken – Inlezen externe gegevens - Externe pakketten – beheer
Via F3 kan een extra importschema worden aangemaakt. Het is aangewezen een apart schema aan te maken voor de verkoopfacturen en voor de aankoopfacturen aangezien voor beide types documenten een aparte map wordt aangemaakt. • • •
Externe applicatie : geef hier de code in waaraan u bij de import zal herkennen dat u de import van van de documenten uit Doc-it-Easy lanceert Omschrijving : vrije omschrijving ter verduidelijking van de code externe applicatie Type bestand : verplicht e-fff UBL
UBL import lanceren Eens de configuratie van de UBL Import afgewerkt is, kunt u starten met het importeren van aan- en verkoopdocumenten via Boeken – Inlezen Externe Gegevens – Inlezen – Externe gegevens E-invoice - Inlezen Voor deze menu kan ook gewerkt worden via het icoon Doc-it-Easy
in de menubalk bovenaan. 6
Vervolgens komt u in het scherm om de facturen in te lezen. Selecteer de applicatie waarvoor u de facturen wenst te importeren en stel de parameters correct in :
De importfolder wordt automatisch gedetecteerd als deze correct is ingegeven bij de instellingen. Er wordt ook automatisch voorgesteld om een submap backup te maken voor de bestanden die werden ingelezen. Bestaat deze map nog niet zal er gevraagd worden of deze mag worden aangemaakt.
Kies de dagboeken waarin mag geïmporteerd worden, en geef aan of de nummering van de oorspronkelijke factuur moet behouden blijven, of de nummering van TopAccount moet worden doorgetrokken. Indien opgemaakt door tegenpartij (geen overname documentnummering) wordt aangevinkt, zal de nummering van TopAccount worden behouden. Indien deze parameter wel wordt aangevinkt wordt de nummering van het importdocument behouden. Vervolgens wordt de import uitgevoerd. U krijgt nadien een melding van het aantal boekingen dat werd geïmporteerd en of er nog acties moeten worden doorgevoerd. Doc-it-Easy
7
Wanneer u op ok klikt krijgt u het overzicht van de fouten en waarschuwingen.
Indien u op ok klikt krijgt u het scherm met de documenten waarop actie dient ondernomen te worden :
Doc-it-Easy
8
De Alle documenten met een rood kruis vereisen actie. Als u met de muis over het rode kruis navigeert, zal u meer info krijgen over de te nemen actie. In de beginfase zal vooral de rekening moeten toegekend worden.
Naarmate de documenten aangevuld worden, zullen de rode kruisjes veranderen in groene v-tjes. Deze documenten zijn klaar om geïmporteerd te worden.
Doc-it-Easy
9
Als alle boekingen gecontroleerd zijn, en klaar staan voor doorsturen, kan u via het tabblad Algemeen en de knop boeken de boekingen doorsturen naar de boekhouding.
Doc-it-Easy
10
Tenslotte zal voor de documenten waarvoor de nummering niet wordt overgenomen, gevraagd worden welke nummering er moet worden toegepast :
Doc-it-Easy
11
Extra info Voor de bepaling of een import document een verkoop- dan wel een aankoopdocument is, wordt het ondernemingsnummer van de klant uit de xml-file vergeleken met het ondernemingsnummer van het dossier. Stemt dit nummer overeen met het nummer in uw dossiergegevens, is het een aankoopfactuur. Zo niet wordt het voorgesteld als een verkoopfactuur. Het is ook mogelijk om facturen van particulieren waarvoor geen ondernemingsnummer bestaat te importeren : Bepalen en automatisch aanmaken niet bestaande klanten / leveranciers ZONDER btw-nummer Bij het bepalen van een klant (leverancier) voor een contact zonder btw-nummer en zonder ondernemingsnummer (particulieren) wordt rekening gehouden met het postnummer van het contact in het UBL bestand, wanneer de klantnaam (leveranciersnaam) meerdere keren voorkomt in het topACCOUNT dossier. Heeft het contact in het UBL bestand GEEN btw-nummer en GEEN ondernemingsnummer (particulieren) dan wordt de klant (leverancier) opgezocht volgens de naam van het contact in het UBL bestand. Indien er slechts één dergelijke naam bestaat : Actief en niet geblokkeerd -> toewijzen Actief en geblokkeerd -> toewijzen en waarschuwing NIET Actief -> toewijzen en fout Bestaan er meerdere dergelijke namen dan wordt voortaan gecontroleerd of er slechts één dergelijke naam bestaat voor het postnummer van het contact in het UBL bestand : Actief en niet geblokkeerd -> toewijzen Actief en geblokkeerd -> toewijzen en waarschuwing NIET Actief -> toewijzen en fout
Kon de klant (leverancier) NIET bepaald worden, bestaat er nog geen dergelijke naam en is de parameter ‘Automatische creatie klanten zonder btw-nummer’ (resp. leveranciers) (Zie Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens – E-Invoice / Instellingen) geactiveerd, dan wordt deze automatisch aangemaakt (met overname van de adresgegevens, telefoon, fax … zoals vermeld op het E-Invoice document). Is deze parameter echter NIET geactiveerd dan moet de klant (leverancier) manueel aangemaakt worden. Deze parameter is standaard uitgeschakeld . Opgelet : Klanten (leveranciers) kunnen enkel automatisch aangemaakt worden indien numerieke nummering EN indien het eerst vrije klantnummer (leveranciersnummer) bepaald kan worden.
Doc-it-Easy
12
