Discipline in veiligheid: wat werkt, wat niet, en hoe het moet

Discipline in veiligheid: wat werkt, wat niet, en hoe het moet Door Filip Coumans gebaseerd op een artikel van R. Scott Stricoff

Soms horen we managers zeggen dat zij regels en procedures hanteren voor veilige operaties en dat de manier om het aantal verwondingen te verminderen er simpelweg in bestaat deze regels te handhaven. Daarnaast horen we andere mensen zeggen dat disciplinaire maatregelen nooit zouden gebruikt mogen worden. Dit laatste wordt vaak gezegd door organisaties die gebruik maken van gedragsgerelateerde veiligheid (behaviour-based safety). Zij stellen dat discipline inconsistent is met het opbouwen van een samenwerkingscultuur waarin werknemers zich betrokken voelen. Beide standpunten zijn verkeerd. Het eerste standpunt weerspiegelt een vooroordeel dat het bereiken van uitstekende veiligheidsprestaties in de weg staat, terwijl het tweede standpunt werknemers onderschat, als zouden zij niet begrijpen dat er soms situaties zijn waar discipline juist datgene is wat nodig is, mits het correct en respectvol wordt uitgevoerd.

Waarom is discipline zo moeilijk Tuchtmaatregelen staan gelijk met bestraffing. De eerste definitie van “discipline” in het woordenboek is “straf.” Wanneer we met mensen spreken over de invoering van discipline op de werkvloer dan spreken we ook daadwerkelijk over bestraffing. Maar wanneer we het woord ‘straffen’ gebruiken in verband met veiligheidsovertredingen, krijgen we doorgaans hele andere reacties dan wanneer we het woord ‘discipline’ gebruiken. Wanneer we het woord ‘discipline’ gebruiken, geeft men doorgaans aan dat dit een aanvaardde praktijk is waar men zich comfortabel bij voelt, ook al zijn er verschillende visies op hoe het moet worden geïmplementeerd en de effectiviteit daarvan. Maar wanneer we dezelfde conversatie beginnen en het woord ‘straf ’ gebruiken, zijn mensen eerder geneigd om aan te geven dat dit ongepast is. De technische definitie van straffen in de gedragswetenschappen is een consequentie die gericht is op het reduceren van ongewenst gedrag. Dit is precies

wat onze disciplineprogramma’s willen bewerkstelligen. Straffen schijnt een beladen woord te zijn. Discipline vinden we rechtmatig op de werkvloer, maar we voelen ons een stuk minder comfortabel als hetzelfde idee wordt beschreven als straf. Degene die met disciplinaire maatregelen geconfronteerd wordt ervaart de maatregel echter als een straf, en als we dat onthouden zal het ons helpen om discipline op een betere en effectievere manier te gebruiken. Weten hoe het voelt om geconfronteerd te worden met een bestraffing helpt ons om het verschil te begrijpen tussen het effectieve en ineffectieve gebruik van discipline. De vraag luidt nu wat we proberen te bereiken met discipline (straf ) voor veiligheid. In algemene termen willen we een consistente naleving van de regels en procedures verkrijgen. We hebben iemand die niet het gewenste gedrag vertoont en dat willen we veranderen. Regels en procedures zijn waarschijnlijk opgesteld omdat zij een veilige manier van werken beschrijven, dus het naleven van regels en procedures helpt om blootstellingen aan verwondingen te verminderen. Iedereen zal het daarmee eens zijn. Maar vaak zullen straffen negatieve reacties aanwakkeren. Er zijn vele redenen waarom het gebruik van discipline (straf ) niet het gewenste effect heeft: de veiligheidsschending kan onbedoeld zijn en de gestrafte werknemer kan zich onterecht behandeld voelen, vooral als het bestrafte gedrag in het verleden werd gedoogd. Disciplinering kan een werknemer in verlegenheid brengen en hem het gevoel geven dat hij als voorbeeld gesteld wordt. Omdat discipline vaak op een slechte manier wordt uitgevoerd, zien we veelal zeer negatieve neveneffecten op werkplekken waar discipline wordt toegepast. Mensen kunnen wrokkig of kwaad worden wanneer ze worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen. Dit kan laag moreel met zich mee brengen dat zich vervolgens kan verspreiden wanneer de gedisciplineerde met collega’s spreekt over de oneerlijke behandeling (zoals hij dat heeft ervaren.) In het ergste geval kan het leiden tot mensen die informatie

©2014 BST. Alle rechten voorbehouden. Vertrouwelijke informatie. Alle trademarks zijn eigendom van BST en worden gebruikt onder licentie. BST, Behavioral Science Technology, Inc. en Leading with Safety zijn geregistreerde trademarks van BST, geregistreerd bij het OHIM.

verbergen over blootstellingen waar u eigenlijk zicht op wil hebben en zelfs tot misbruik van regels – waar mensen manieren zoeken om regels te misbruiken om bedrijfsdoelen te belemmeren. Maar het hoeft niet zo te zijn. Er is een geschikte rol voor bestraffing als we het op de juiste manier gebruiken. Vooraleer we ons daar op richten moeten we de fouten die mensen met discipline en straf maken beter begrijpen.

Wat werkt niet: Vijf veel voorkomende valkuilen 1. Tegenstrijdigheid Het meest voorkomende probleem dat we zien met betrekking tot het gebruik van discipline is tegenstrijdigheid. Onthoud dat discipline gelijk staat met straf - een gevolg gericht om bepaald gedrag te elimineren. We weten dat consequentie pas effectief is als ze zeker is. In veel organisaties zien we echter dat risicovol gedrag wordt gestraft als het resulteert in een verwonding, maar dat hetzelfde gedrag onbestraft blijft wanneer er geen verwonding is. Wat we in dit geval bestraffen is de verwonding, en niet het risicovolle gedrag. En mensen zullen het ook op die manier zien. Het enige mogelijke effect hiervan is dat mensen verwondingen zullen verzwijgen om zo straffen te vermijden. Een ander aspect van consistentie is het toedienen van straffen ongeacht wie het risicovol gedrag vertoont. Het is vaak het geval dat iemand die aangezien wordt als een goede werknemer of iemand waar anderen van vermoeden dat hij de favoriet is van de supervisor, niet zal worden gestraft voor zaken waar een andere werknemer in het verleden wel voor is gestraft. Dit soort tegenstrijdigheid ondermijnt de geloofwaardigheid van het management en geeft de gestrafte werknemer het gevoel dat hij oneerlijk is behandeld. Mensen met die perceptie zullen geen extra inspanningen doen, zoals het melden van problemen, het geven van verbetersuggesties of het helpen van anderen.

Dan breekt mijn team het productierecord, maar daarbij volgen ze de veiligheidsprocedures niet zonder evenwel verwondingen op te lopen. Mijn reactie is om vol lof over ze te spreken en een pizza te bestellen voor iedereen. Ik besef misschien niet eens dat ze de veiligheidsprocedures niet volgden. Maar zij weten het wel, en zij weten dat ik het resultaat beloon zonder vragen te stellen. Welk gedrag heb ik versterkt? Wanneer zij de volgende maand dezelfde veiligheidsprocedures niet volgen waarbij iemand wel een verwonding oploopt en er volgt een straf, communiceer ik weer naar mijn team dat melding maken van een verwonding het gestrafte gedrag is.

3. Toekennen van vooroordelen (Attribution Bias) Wanneer een medewerker op de werkvloer iets risicovol doet, wat zijn dan uw eerste gedachten over hem en de redenen van zijn gedrag? Onderzoek laat zien dat percepties over een handeling verschillend zijn naargelang u de handeling zelf verricht (de uitvoerder) of iemand bent die de handeling observeert. De observator is geneigd het gedrag van de uitvoerder toe te schrijven aan persoonlijke en karakteristieke kenmerken van deze persoon. Een supervisor zou dus de neiging hebben om een gedrag, dat niet strookt met de regels, te verklaren door aan te geven dat de medewerker iemand is die risico’s neemt of als iemand die gewoonweg geen regels wil naleven. Maar de uitvoerder van het gedrag zelf is geneigd zijn gedrag toe te schrijven aan de redenen van dat gedrag –hij lag onder druk om te presteren, had niet genoeg tijd, niet de juiste apparatuur, enz. Dit komt aan bod wanneer we nadenken over straffen omdat uw perceptie of de straf verdiend is of niet waarschijnlijk zal verschillen met die van de gestrafte. De gestrafte persoon denkt waarschijnlijk aan de redenen waarom zijn gedrag gerechtvaardigd is, terwijl u waarschijnlijk denkt aan de noodzaak om wat aan zijn slechte houding te doen. Wanneer u veronderstelt dat het gedrag van de persoon een gevolg is van zijn slechte houding en de werknemer van mening is dat zijn gedrag gerechtvaardigd is, is het onvermijdelijk dat straffen wrok met zich meebrengen.

2. Gemengde boodschappen Een gerelateerd probleem is dat van gemengde boodschappen. Stel dat ik een manager ben en ik vertel mensen dat veiligheid mijn grootste zorg is.

4. Discipline gebruiken als afschrikmiddel Een afschrikmiddel is iets dat als doel heeft iemand te ontmoedigen een bepaald handeling te vertonen. Een


van de redenen waarom mensen straffen gebruiken is om anderen te ontmoedigen om dezelfde risicovolle handelingen uit te voeren als degene die daarvoor gestraft is. Maar dit is erg ineffectief.

• Het is belangrijk om consequenties te hanteren. We weten uit de gedragswetenschappen dat gedrag wordt gestuurd door de dingen die gebeuren na en het gevolg zijn van bepaald gedrag.

Wat mensen doen is het sterkst gebaseerd op eigen persoonlijke ervaringen. Ik doe iets– zoals bv te snel rijden–en het heeft een gevolg– ik ben sneller op mijn bestemming en ik heb geen ongeluk of boete gehad. Als ik dat blijf doen groeit mijn overtuiging dat ik veilig kan rijden op hogere snelheden en dat moedigt het snellere rijgedrag aan en wordt uiteindelijk een gewoonte: ik denk niet eens meer aan het feit dat ik boven de snelheidslimiet rijd. Vaak zijn de uitkomsten hiervan positief en mijn oordeel is op een zodanige manier beïnvloed door mijn ervaring dat het feit dat ik mijn risico heb verhoogd wordt verscholen. Het feit dat ik lees en hoor over andere mensen die in een autoongeluk zijn beland wegens te snel rijden beïnvloedt mijn gedrag niet: mijn overtuiging is dat ik het kan doen zonder slechte gevolgen.

• Consequenties moeten helder en consequent zijn. Vaak zijn er veel consequenties voor elk soort gedrag, en de meest invloedrijke consequenties zijn deze die duidelijk en consistent zijn.

5. Oppervlakkig begrip We zien iemand de regels overtreden en we straffen hem. Maar hebben we de tijd genomen om de oorzaak van wat we hebben gezien te begrijpen? Als het gedrag van mensen in strijd is met de veiligheidsprocedures, waarom is dat niet eerder geconstateerd? Waarom heeft de supervisor of manager dat niet aangekaart? Is het mogelijk dat het stilzwijgend wordt geaccepteerd om andere doelstellingen te verwezenlijken? Uiteraard kunnen we dit zonder onderzoek niet weten. Vaak stopt het opleggen van een straf bij de persoon die onveilig handelt en wordt er geen rekening gehouden met de vraag of er ook anderen zijn die het risicovolle gedrag gedogen. Wanneer werknemers weten dat de supervisor hen regelmatig de procedures ziet overtreden en zonder gevolgen hun gang laat gaan, maar vervolgens worden ze wel gestraft (en de supervisor niet) wanneer ze gezien worden door een hogere manager of in de nasleep van een verwonding, zullen zij uiteraard het gevoel hebben dat het proces oneerlijk is.

Wat werkt wel: Principes om discipline goed te gebruiken Er zijn enkele belangrijke onderliggende principes die gevolgd moeten worden voor het toepassen van discipline rond veiligheid.

• Er zijn vaak natuurlijke gevolgen die regels ondermijnen. Het is vaak sneller en gemakkelijker om iets risicovol te doen–het niet dragen van PBMs, het niet vergrendelen, en het niet gebruiken van het juiste gereedschap wanneer een ander gereedschap dichterbij ligt, zijn allemaal voorbeelden hiervan. We moeten zeker zijn dat we consequenties creëren die veilig gedrag aanmoedigen om dit tegen te gaan. • Groepsdruk en culturele conformiteit zijn de beste manieren om veilig gedrag te stimuleren. Zij zijn niet alleen effectiever dan andere consequenties, ze bouwen daarnaast ook een cultuur van betrokkenheid – een cultuur waarin mensen juist handelen omdat ze zich inzetten voor de waarden en doelstellingen van de organisatie, en niet alleen maar omdat de regels het zo voorschrijven. Als er iemand is voor wie deze manier niet werkt, moet je actie ondernemen – bijvoorbeeld, in het zeldzame geval dat je iemand hebt die zich maar niet wil aanpassen, is straf passend. Om een effectieve aanpak te hanteren bij het gebruik van discipline moeten we beginnen om vast te stellen wat we proberen te bereiken. De meeste mensen willen geen verwonding oplopen, en als ze risicovol gedrag vertonen zijn ze in de veronderstelling dat ze de veiligheid niet in het gedrang brengen. Het doel is om risicoherkenning te verbeteren en inzet te verkrijgen voor veilig gedrag. Dit betekent overeenstemming bereiken over wat veilig gedrag inhoudt en algemene ondersteuning van werknemers krijgen om op die manier te werken. Dit helpt bij het creëren van een cultuur waar groepsdruk in overeenstemming is met de regels.


Discipline op de juiste manier toepassen: Uw systeem voor veiligheidsdiscipline evalueren en verbeteren

3. Zorg voor een effectief mechanisme om op te treden wanneer een regel niet gevolgd kan worden

Voor de implementatie van veiligheidsdiscipline, of bij het evalueren en verbeteren van uw systeem voor veiligheidsdiscipline, moet je zes stappen in overweging nemen.

We moeten de rapportage van veiligheidsproblemen overwegen voor wanneer iemand op voorhand al herkent dat het volgen van een regel niet mogelijk is. Maar soms merken mensen pas tijdens het werk dat er een barrière is voor het volgen van een regel. En voor al die gevallen moet er een mogelijkheid zijn voor de werknemer om het werk te onderbreken en om raad te zoeken over wat er verder dient te gebeuren.

1. Kijk naar de regels zelf Het beste is om discipline te richten op de zogenaamde life-saving rules – de regels die levensnoodzakelijk zijn. Dit moeten regels zijn waar niemand de schending van zou tolereren–zaken als het meten van de hoeveelheid zuurstof voorafgaand aan de betreding van besloten ruimten. Werknemers moeten weten wat veiligheidskritisch is en moeten het ermee eens zijn dat die regels ook vitaal zijn. U moet ook uitleggen wat de verwachtingen zijn en de redenen waarom deze regels worden gehanteerd. Blinde gehoorzaamheid is veel minder effectief dan wanneer mensen begrijpen en geloven in het belang van de veiligheidsvoorschriften. Het is niet enkel zo dat de meeste mensen afkerig zijn van blinde gehoorzaamheid, maar het stelt hun ook minder in staat om op een effectieve manier te werken – ze zijn niet bereid om initiatief te nemen en worden hierin zodanig ontmoedigd dat ze dit ook niet willen doen. Goed opgeleid personeel is uw beste garantie voor sterke prestaties. Het geeft motivatie, initiatief en inspanning, wat leidt tot een verbeterde veiligheid en productiviteit. Communiceer over levensreddende regels zodat er een breed en consistent begrip is. Dit moet u niet slechts één keer doen, maar met een duidelijke regelmaat. U wilt situaties vermijden waar iemand kan zeggen dat hij de levensreddende regels niet kende of vergeten was.

2. Zorg ervoor dat het vereiste gedrag mogelijk is Bepaalde gedragingen zijn mogelijk, dat wil zeggen dat ze onder de controle van de werknemer zelf vallen. Andere gedragingen zijn onmogelijk, wat wil zeggen dat een werknemer ze niet kan doen, zelfs als hij dat zou willen. Als we bijvoorbeeld verwachten van mensen die op hoogte werken dat ze een veiligheidsgordel dragen maar er is geen verankeringsplek voor een bepaalde taak, dan is dat gedrag onmogelijk. Als we systematisch kijken naar scenario’s van blootstelling kunnen we testen of de regels mogelijk zijn in verschillende situaties.

Voor beide situaties is het echter niet genoeg om alleen systemen en procedures te creëren. We moeten ook een cultuur hebben die het gebruik van deze systemen ondersteunt. Het creëren van dit soort cultuur is afhankelijk van het leiderschapsgedrag van de supervisor en manager. Als we voor de aanpak van situaties waar een regel niet gevold kan worden geen effectieve procedures hebben die ondersteund worden door de cultuur, is de kans klein dat disciplinaire systemen als eerlijk en rechtvaardig zullen worden aanzien.

4. Communiceer duidelijk over de gevolgen van het overtreden van een regel of procedure Die consequenties moeten transparant en vooraf bepaald zijn. Men mag niet de indruk hebben dat ze subjectief gebruikt worden en per geval worden beoordeeld door de supervisor of manager. Er moet ruimte zijn om rekening te houden met verzachtende omstandigheden, maar de soort omstandigheden en het proces om dit te beoordelen moeten duidelijk en begrijpelijk zijn.

5. Disciplineer consequent op risicovol gedrag, niet op de gevolgen van dit gedrag Met andere woorden, disciplineer niet alleen wanneer er verwondingen plaatsvinden terwijl u hetzelfde gedrag zonder verwondingen over het hoofd ziet of niet kwalijk neemt. Dit is misschien wel één van de meest voorkomende tekortkomingen van veiligheidsdiscipline en het ondermijnt volledig de waarde van discipline. Als de meeste of alle van uw veiligheidsdisciplines het gevolg zijn van verwondingen is er waarschijnlijk een tekortkoming in de consistentie in het gebruik van discipline.


6. Voorzie supervisors en managers met de vaardigheden om discipline op de juiste manier toe te passen. Ze moeten weten hoe op een consequente manier te handelen Direct leidinggevenden op de werkvloer moeten effectief communiceren over zowel de regels en de mogelijke consequenties van het niet volgen van de regels, en over discipline zoals die wordt toegepast. Ze moeten goed verwachtingen kunnen communiceren, feedback kunnen geven over prestaties en goed zijn in het coachen van hun ondergeschikten. Ze moeten kennis en inzicht overbrengen van de activiteiten en problemen, en een sterke inzet voor veiligheid tonen. Wanneer supervisors en managers goede leiderschapsvaardigheden in veiligheid hebben kunnen zij de persoon die gedisciplineerd wordt, evenals andere werknemers, het gevoel geven dat zij willen geven. Veel supervisors en managers moeten vandaag de dag beter worden in sommige of in al deze gebieden, maar als we niet bouwen aan die vaardigheden bestaat de kans dat het disciplinesysteem zijn doel niet behaald.

Samenvatting Discipline heeft een gerechtvaardigde rol in veiligheid; maar wanneer er op de verkeerde manier of op het verkeerde moment discipline wordt toegepast, kan dit zowel de veiligheid als de cultuur ondermijnen. Discipline juist toepassen en dan met name begrijpen wat het is en de rol ervan binnen een compleet veiligheidssysteem, draagt bij aan sterke prestaties en een grotere betrouwbaarheid in het verminderen van risico’s. Effectieve discipline vereist een systematische aanpak om regels vast te stellen, een controle dat ze mogelijk zijn, een duidelijke communicatie over het gehele proces, en het ontwikkelen van de supervisors om discipline te implementeren.

Diestsesteenweg 52, 0301 • 3010 Leuven • Belgium phone +32 16 468880 • fax +32 16 601004 email: [email protected] | www.BSTsolutions.com


Discipline in veiligheid: wat werkt, wat niet, en hoe het moet

Recommend Documents