DEM.01

BESTEK Nr. B&B3/DEM.01 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANSTELLING VAN EEN VERHUISBEDRIJF VOOR DE INTERNATIONALE VERHUIZINGEN VAN DE INBOEDEL EN DE PERSOONLIJKE BEZITTINGEN VAN DE PERSONEELSLEDEN VAN DE BUITENCARRIERE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING EN VAN HUN GEZINSLEDEN NAAR AANLEIDING VAN HUN AANSTELLING BIJ EEN BELGISCHE DIPLOMATIEKE OF CONSULAIRE POST IN HET BUITENLAND OF VAN HUN TERUGKEER NAAR BELGIË

Bestek B&B3/DEM.01 bladzijde 2/39

INHOUDSOPGAVE


Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Karmelietenstraat 15 1000 Brussel Mevrouw Thérèse Kicq Tél. : +32 (0)2 501 39 82 e-mail : [email protected]

BESTEK nr. B&B3/DEM.01 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANSTELLING VAN EEN VERHUISBEDRIJF VOOR DE INTERNATIONALE VERHUIZINGEN VAN DE INBOEDEL EN DE PERSOONLIJKE BEZITTINGEN VAN DE PERSONEELSLEDEN VAN DE BUITENCARRIERE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING EN VAN HUN GEZINSLEDEN NAAR AANLEIDING VAN HUN AANSTELLING BIJ EEN BELGISCHE DIPLOMATIEKE OF CONSULAIRE POST IN HET BUITENLAND OF VAN HUN TERUGKEER NAAR BELGIË

I.

AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

In toepassing van artikel 9, alinea 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bestek (rubriek 13 – Borgtocht) wordt afgeweken van artikel 25. Deze afwijking is gerechtvaardigd omdat de berekeningsbasis niet bepaald of bepaalbaar is op het ogenblik dat de opdracht wordt gegund en vanwege het repetitieve karakter van de verleende diensten. Er kunnen ook onverwijld maatregelen worden genomen om de betaling te vermijden van slecht uitgevoerde diensten. Als waarborg zal een forfaitair bedrag worden vastgelegd.

II.

A. ALGEMENE BEPALINGEN.

1. Voorwerp en aard van de opdracht. De opdracht betreft de aanstelling van een bedrijf voor de internationale verhuizingen van de inboedel en de persoonlijke bezittingen van de personeelsleden van de buitencarrière van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (hierna het « Departement » genoemd) en van hun gezinsleden naar aanleiding van hun aanstelling bij een Belgische diplomatieke of consulaire post in het buitenland of bij hun terugkeer naar België. België heeft wereldwijd ongeveer honderddertig diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen (hierna « posten » genoemd) . In het kader van de diplomatieke beweging moeten personeelsleden van de buitencarrière van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking samen met hun gezinsleden (hierna « de personeelsleden » genoemd) naar deze posten verhuizen of deze verlaten. Hierbij neem het Departement de internationale verhuis van de persoonlijke bezittingen van het personeelslid en zijn gezinsleden ten laste. De personeelsleden verhuizen van België naar een post, van een post naar een andere post of van een post naar België. Ter zake geldt de regelgeving van het Departement (zie bijlage 1).


In het algemeen wordt tegen het einde van het jaar een eerste lijst opgesteld van vacante posten in de wereld. Tegen maart van het volgende jaar worden de posten toegewezen. De verhuizingen zelf vinden doorgaans in de zomer van dat jaar plaats. Vanwege een politieke situatie kan een verhuizing zeer dringend zijn (buiten de gewone diplomatieke beweging). Andere verhuizingen kunnen dan weer om verschillende redenen worden vervroegd of uitgesteld (gezondheid van het personeelslid, crisissituatie, enz.). De aanbestedende overheid is op zoek naar een bedrijf voor internationale verhuizingen dat een doeltreffende, kwalitatief hoogstaande en snelle dienstverlening biedt tegen de beste prijs inzake export/import, inpakken, vervoer en het uitpakken van de inboedel en de persoonlijke bezittingen van haar personeelsleden en hun gezinsleden naar aanleiding van een aanstelling bij een Belgische diplomatieke of consulaire post in het buitenland of bij hun terugkeer naar België. Het betreft een open offerteaanvraag. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijslijst (K.B.15 juli 2011, art. 2, 5°). De opdracht betreft een « raamovereenkomst » in die zin dat de offerte als prijzencatalogus zal dienen voor de verschillende verhuizingen die worden uitgevoerd gedurende de duur van de opdracht. De prijsoffertes in de catalogi 1, 2, 4, 5, 7 en 8 (zie offerteformulier) zijn geldig voor de volledige duur van de opdracht. De prijzen zijn herzienbaar overeenkomstig punt 10.2.1. van dit bestek. De prijsoffertes in de catalogi 3 en 6, dus de offertes met betrekking tot de vanuit België verzonden vracht (zie offerteformulier) blijven zes maanden geldig en worden herzien overeenkomstig punt 10.2.2. van dit bestek. Aangezien het niet eenvoudig is om de vrachtprijs voor een verhuizing vanuit het buitenland over zee of met luchtvervoer voor langere tijd vast te leggen, wordt deze prijs voor elk van de verhuizingen beschouwd als een variabel bestanddeel. Toch moet de prijs vóór elke verhuizing vastliggen en wordt hij bepaald op grond van de handelsvoorschriften die doorgaans van toepassing zijn in de sector van de internationale verhuizingen. Het voorstel voor de betrokken verhuizing gaat dan vergezeld van de elementen ter staving van het toegepaste tarief.

2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en wordt gesloten voor de duur van vier jaar en 6 maanden (dus 54 maanden). De aanbestedende overheid kan nochtans vroegtijdig de overeenkomst beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 120 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naar gelang van het geval. In dit geval kan de dienstverlener aan wie de overeenkomst wordt opgezegd, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten zoals bepaald in dit bestek, moet, hoe dan ook binnen de vastgelegde termijn zijn beëindigd, overeenskomstig punt 15.1.

3. Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Buitenlandse Zaken – Karmelietenstraat 15 te 1000 BRUSSEL. Aanvullende inlichtingen betreffende de procedure zijn verkrijgbaar bij De heer Olivier Duré Tel. : 02/501 41 39 Fax : 02/501 88 95 E-mail : [email protected] Aanvullende inlichtingen betreffende de inhoudelijke aspecten van de opdracht zijn verkrijgbaar bij


Mevrouw Thérèse Kicq Tel. : +32 (0)2 501 39 82 e-mail : [email protected] of De Heer Sylvain Surin Tel. : +32 (0)2 501 81 53 e-mail : [email protected]

4. Informatievergadering. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om tussen de aankondiging van de opdracht en de dag van de opening van de offertes, een informatievergadering te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Zij zullen vragen kunnen stellen en de informatievergadering bijwonen. Op de informatievergadering kunnen de kandidaat-inschrijvers alle nuttige inlichtingen inwinnen betreffende de opdracht zodat zij de omvang, de grootte en de moeilijkheidsgraad van de te leveren dienst goed kunnen inschatten. Dit betekent dat de inschrijver die na afloop van de procedure wordt aangewezen, geen enkele vergetelheid of onjuistheid in de technische specificaties kan inroepen om een noodzakelijke verrichting/dienst niet (of slechts gedeeltelijk) uit te voeren. De informatievergadering heeft plaats op 03/09/2014 om 14u op het volgende adres : Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel, Zaal DV01. Op de informatiesessie wordt eerst een kort overzicht gegeven van het voorwerp van de opdracht. Om de informatievergadering vlot te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers die ze willen bijwonen verzocht hun vragen naar de aanbestedende overheid te mailen. E-mailadres: [email protected] met in kopie [email protected] en [email protected] . Enkel de vragen die de aanbestedende overheid uiterlijk 5 kalenderdagen voor de informatievergadering heeft ontvangen, worden tijdens de informatievergadering beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal vermelden de deelnemers de naam en het volledig adres van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen op een aanwezigheidslijst. Achteraf stuurt de aanbestedende overheid een verslag van de informatievergadering naar alle aanwezigen. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatievergadering aanwezig konden zijn, kunnen het proces-verbaal vragen aan de aanbestedende overheid op het e-mailadres [email protected] met in kopie [email protected] en [email protected]. Op het einde van de informatievergadering worden de kandidaat-inschrijvers geacht kennis te hebben genomen van de verplichtingen, de context en de voorwaarden van de opdracht en dienen ze hun offerte op te maken aan de hand van hun eigen bevindingen, manier van werken, berekeningen en ramingen. Dit betekent dat tijdens de uitvoering van de opdracht geen enkele verlenging van de termijnen wordt toegestaan aan de aangewezen dienstverlener voor een interpretatiefout die hij zou hebben gemaakt met betrekking tot de technische en functionele aspecten zoals bepaald door de aanbestedende overheid.


5. Indienen en openen van de offertes. 5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg op de volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), 2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) naar de aanbestedende overheid, 3) ofwel persoonlijk afgegeven bij de aanbestedende overheid.

5.1.1. Offertes die langs elektronische weg worden ingediend Wanneer de offerte langs elektronische weg wordt ingediend, moet de elektronische handtekening conform de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening zijn, met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilige tool voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Offertes die langs elektronische weg worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering site https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 voldoet, is het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand en bij de offerte gevoegd. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier worden bezorgd vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie is beschikbaar op de website http://www.publicprocurement.be of bij de eprocurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00.

5.1.2. Offertes die niet langs elektronische weg worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend , worden in een envelop gestoken die wordt gesloten.. Deze envelop bevat de volgende vermeldingen: -

het nummer van het bestek: B&B3/DEM.01; de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes.

Deze envelop gaat in een tweede envelop met de volgende vermeldingen: -

het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het nummer van het bestek: B&B3/DEM.01; het adres van de bestemmeling zoals hieronder vermeld.


De offertes worden via een postdienst verzonden naar of persoonlijk afgegeven bij: Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Stafdirectie B&B DIENST B&B3 Karmelietenstraat 15 1000 BRUSSEL Ze worden ingediend in 1 origineel exemplaar en dienen te zijn opgesteld volgens het offerteformulier in bijlage bij dit bestek. Bij voorkeur, zal een kopie van de offerte in elektronisch formaat op een CD-Rom of een DVD-Rom toegevoegd worden. Als de offertes persoonlijk worden afgegeven mag de inschrijver een ontvangstbewijs vragen.

5.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Als een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren volgens het bepaalde in artikel 91 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan worden meegedeeld via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, § 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° de intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en ze wordt bevestigd per aangetekende brief, die ten laatste de dag vóór de openingszitting werd gepost.

5.2 De opening van de offertes De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats op 15 Karmelietenstraat – 1000 Brussel op 30/09/2014 om 14u. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.


7. Beschrijving van de te presteren diensten. Cf. Deel B. Technische bepalingen

8. Documenten van toepassing op de opdracht. 8.1. Wetgeving. -

Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Wet van 17 juni 2013 – Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren ; Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de bovengenoemde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen.

8.2. Documenten betreffende de opdracht. -

Dit bestek nr. B&B3/DEM.01 en het bijgevoegde offerteformulier.

9. Offertes. 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. Het is sterk aanbevolen dat de inschrijver het als bijlage gevoegde offerteformulier gebruikt. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende meetstaat of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage bij zijn offerte zijn vermeld. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

9.2. Formaat van de offerte De offerte bestaat uit twee delen : een administratief deel en een financieel deel. 1°) De punten van het het administratieve deel zijn in deze volgorde: 1. 2. 3. 4. 5.

Voorstelling van het bedrijf Antwoorden betreffende de selectiecriteria met alle gevraagde documenten (punt 12 hierna) Antwoorden betreffende het tweede gunningscriterium met betrekking tot de kwaliteit (punt 12.3.1. hierna ) Aanvullende antwoorden voor punt B. Technische bepalingen Voorstel van Service Level Agreement (zie punt J van deel B. Technische Bepalingen)


2°) Het financiële deel bestaat uit het offerteformulier, de 8 catalogi die volledig moeten zijn ingevuld omdat anders de offerte als substantieel en essentieel onregelmatig wordt beschouwd, de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen. De offerte bevat de volgende inlichtingen: -

de forfaitaire eenheidsprijzen in cijfers (excl. btw) het bedrag van de btw de handtekening van de persoon of de personen, naargelang van het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang van het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang van het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers)

9.3. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

10. Prijzen. 10.1. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier zijn verplicht uitgedrukt in euro. Dit is een opdracht volgens prijslijst, wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben verrekend die verband houden met de diensten, met uitzondering van de btw.

10.2. Prijsherziening. Verzoeken tot prijsherziening worden, samen met de bewijsstukken, gericht aan de leidinggevende dienst. De prijs van de te presteren diensten is de prijs die van toepassing is op de dag van de bestelling en niet de prijs die geldt op de prestatiedag. 10.2.1. Herziening van de prijzen voor de catalogi 1, 2, 4, 5, 7 en 8 (zie Offerteformulier) Een prijzherziening is slechts mogelijk op basis van de evolutie van twee relevante factoren die hieronder zijn vermeld en enkel in een door de aanbestedende overheid erkend en aanvaard geval van overmacht of telkens op de jaardag van de gunning van de opdracht: 1.

2.

het minimumuurloon zoals bepaald in een collectieve arbeidsovereekomst die van toepassing is op de werknemers en arbeiders die onder het paritaire comité voor het vervoer en de logistiek vallen en die deel uitmaken van de subsector voor de verhuisondernemingen, de meubelbewaring en aanverwante activiteiten ; de gezondheidsindex die maandelijks wordt vastgelegd door de Federale Overheidsdienst Economie en bekend wordt gemaakt in het Belgisch Staatsblad en die gekoppeld is aan de lonen die daadwerkelijk aan de arbeiders en arbeidsters wordt betaald en aan de minimumuurlonen.


10.2.2. Herziening van de prijzen voor de catalogi 3 en 6, met name de catalogi voor vracht vanuit België (zie offerteformulier) Een zesmaandelijkse prijsherziening is mogelijk op vraag van de opdrachtnemer en alleen op grond van elementen die rechtstreeks verband houden met zee- of luchtvracht. De prijzen blijven gelijk: - gedurende ten minste 6 maanden na de datum van de kennisgeving van de gunning van de opdracht; - en gedurende ten minste 6 maanden na de datum van de kennisgeving van de vorige prijsherziening. Toch kan de leidinggevende dienst te allen tijde een neerwaartse prijsherziening vragen als blijkt dat de opdrachtnemer nieuwe meer voordelige voorwaarden geniet.

10.3. Meest begunstigde klant De dienstverlener zal de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking beschouwen als zijn meest bevoorrechte klant. Vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, past de dienstverlener jaarlijks de prijzen aan. Hij hanteert voor de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking de laagste prijs die hij voor soortgelijke prestaties voor andere klanten in België hanteert, voor zover deze prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen die bij het begin van de opdracht van toepassing waren. De verklaringen hierover door de dienstverlener zijn bepalend voor de naleving van deze verplichting. Ze kunnen worden geverifieerd in de boeken van de dienstverlener door een auditor, betaald door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, tijdens de kantooruren en zonder medeneming van de relevante documenten. De auditor zal alleen de relevante gegevens bevestigen of weerleggen. Als de auditor ze weerlegt heeft de dienstverlener 30 kalenderdagen de tijd om de prijzen aan te passen. Overeenkomstig punt 10.3. kunnen de prijzen slechts één keer per jaar worden aangepast.

11. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

12. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. 12.1. Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in rubriek 12.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. 12.1.1. Het toegangsrecht. Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt


is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Uitsluitingscriterium inzake illegale tewerkstelling Wordt uitgesloten in elk stadium van de gunningsprocedure van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Deze bepaling geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de selectie van de kandidaat of inschrijver, al naargelang. De uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor ten hoogste vijf jaar. Eerste uitsluitingscriterium. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2°

op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000,00 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000,00 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. § 2.

§.3.

Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.


Tweede uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken haar de inlichtingen die ze ter zake nodig acht mede te delen. Derde uitsluitingscriterium. Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, §2, 1° en 2° van de koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte het best geklaseerd is, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);


5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. Zevende uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, die opeisbaar zijn bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. 12.1.2. De kwalitatieve selectie Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op de die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. 12.1.2.1. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een jaaromzet inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten zoals beschreven in dit bestek, van 4.000.000,00 (vier miljoen) euro hebben geboekt. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de omzet die hij tijdens de laatste drie boekjaren heeft geboekt. De omzet voor activiteiten die verband houden met de verhuizing van kantoren, nationale verhuizingen of met verhuizingen verband houdende activiteiten van het type « Relocation » of andere komen niet in aanmerking. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële draagkracht te beschikken. De financiële draagkracht wordt beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren die bij de Nationale Bank van België werden neergelegd. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd neergelegd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naar gelang van het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weergeven (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien het bedrijf nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die voor echt is verklaard door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.


12.1.2.2. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. Eerste criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet over voldoende bekwaam personeel beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. De inschrijver moet in België of in een aangrenzend land een bedrijf hebben waar gekwalificeerd personeel tewerkgesteld is, met name minstens 10 personeelsleden voor administratieve taken en 20 gekwalificeerde arbeiders met een arbeidsovereenkomst van onbeperkte duur. Voor België moeten de werknemers onder het paritair subcomité 140.05 vallen. Bedrijven naar buitenlands recht moeten een sociale bescherming en minstens gelijkwaardige kwalificaties kunnen aantonen (Cf. http://www.fondssocial-demenagements.be/ned/default.asp? nr=20000101_010502B20000101_010105A&Titel=Werken met P- en S-verhuizerskaarten). De inschrijver moet voor deze opdracht drie Nederlandstalige of Franstalige personeelsleden die perfect tweetalig Nederlands-Frans zijn, ter beschikking stellen voor het uitvoeren van de volgende taken : algemene verantwoordelijkheid voor de overeenkomst (1 persoon), beheer van verhuizingen in Europa (1 persoon) en beheer van verhuizingen buiten Europa (1 persoon). De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van het personeel dat zal worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. In deze opgave vermeldt de inschrijver de diploma’s waarover dit personeel beschikt alsook hun beroepskwalificaties en ervaring. Tweede criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet referenties kunnen voorleggen met betrekking tot diensten die hij in elk van de laatste drie jaar heeft geleverd. De referenties zijn: 30 internationale verhuizingen per jaar met een minimumbedrag van 10.000,00 EUR per verhuizing. De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van de belangrijkste diensten die in de afgelopen drie jaar zijn geleverd, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor de diensten werden geleverd. Het bewijs van de diensten wordt geleverd met attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van diensten voor een particuliere afnemer met attesten van de afnemer of, als deze niet voorhanden zijn, door middel van een verklaring van de dienstverlener. Voor elke bestemmeling vermeldt de inschrijver een contactpersoon, een telefoonnummer en het aantal bestellingen per jaar met opgave van het bedrag van de opdrachten die het verhuisbedrijf heeft gekregen. Derde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet over de technische uitrusting beschikken om de opdracht behoorlijk te kunnen uitvoeren. Binnen een straal van 100 km rond de FOD BuZa moet de inschrijver beschikken over een ruimte met een minimumcapaciteit van 2.000 m³ voor de langdurige opslag van goederen, verdeeld over een honderdtal aparte containers. Bij zijn offerte voegt hij : -

het adres van de ruimte met een minimumcapaciteit van 2.000 m³ voor de langdurige opslag van goederen, verdeeld over een honderdtal aparte containers. een beschrijving van de technische uitrusting waarover hij beschikt die bij de uitvoering van de opdracht zal worden gebruikt; een beschrijving van de maatregelen die hij zal treffen om de kwaliteit te waarborgen; een beschrijving van de studie- en onderzoeksmiddelen waarover hij beschikt.


Vierde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. Het moet een erkend verhuisbedrijf zijn. De inschrijvers naar Belgisch recht moeten erkend zijn door de Belgische Kamer van Verhuisondernemers (BKV) en ingeschreven zijn bij het paritair subcomité 140.05. De inschrijvers naar buitenlands recht moeten een erkenning voorleggen die gelijkwaardig is aan die van de BKV, die werd afgegeven door een ter zake erkende instantie. De gelijkwaardigheid wordt beoordeeld op basis van een vergelijking met de wettelijke voorschriften inzake vakbekwaamheid en betrouwbaarheid die de BKV voorschrijft. Als “erkend verhuizer” moet de inschrijver de volgende beginselen onderschrijven : 1.

Zich houden aan de handelspraktijken en de boekhoudkundige, fiscale en sociale regelgeving naleven

2.

Werken op basis van een bestek en/of duideljke en precieze tarieven en de algemene voorwaarden van de BKV ter zake naleven

3.

De overeengekomen diensten correct uitvoeren

4.

De klanten op mogelijke risico’s wijzen en ze naar behoren inlichten over verzekeringsvoorwaarden

5.

werken met gekwalificeerd, betrouwbaar personeel dat voor de uitvoering van de diensten opgeleid is

6.

Gebruik maken van voertuigen, liften, ladders en ander materiaal dat speciaal voor de uitvoering van verhuiswerkzaamheden bestemd is en die veilig en erkend zijn en aan de technische bepalingen voldoen

7.

Geschikt inpakmateriaal ter beschikking stellen dat voldoet aan de milieunormen

8.

De voorwerpen en de inboedel die in bewaring worden genomen, als « een goede huisvader » behandelen in daartoe specifiek ingerichte en beveiligde ruimten

9.

Een correcte en controleerbare factuur opmaken

10. Het logo “erkend verhuisbedrijf gebruiken De inschrijver voegt bij zijn offerte een kopie van zijn (Belgische) erkenning of van een (buitenlandse) gelijkwaardige erkenning. Belangrijke opmerking: Rekening houdend met de aard van de diensten kan de inschrijver de opdracht helemaal of gedeeltelijk laten uitvoeren door een onderaannemer. De onderaannemer moet ook een erkenning als verhuisbedrijf hebben. De inschrijver blijft verantwoordelijk voor de coördinatie van de opdracht. Een verhuizing mag in geen geval worden doorverkocht aan een ander verhuisbedrijf. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de onderdelen van de opdracht die hij door een onderaannemer zal laten uitvoeren.

12.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers worden onderzocht op hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.


12.3. Gunningscriteria. Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria worden gewogen teneinde een eindklassement te verkrijgen. 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria zijn: 1.

2.

De prijs 1.1 Vervoer over zee : diensten bij vertrek 1.2 Vervoer over zee: diensten bij aankomst 1.3 Zeevracht – Tarief voor het snelste traject 1.4 Zeevracht – Tarief voor het goedkoopste traject, ongeacht de duur ervan 1.5 Luchtvervoer : diensten bij vertrek 1.6 Luchtvervoer : diensten bij aankomst 1.7 Luchtvracht 1.8 Vervoer over de weg 1.9 Langdurige inboedelopslag De kwaliteit 2.1 Opslag : welke waarborgen zijn er voor de kwaliteit van de opslag ? Welke procedures worden gehanteerd voor het binnenbrengen in en het verlaten van de opslag en hoe hebben de personeelsleden toegang tot hun opgeslagen persoonlijke bezittingen? 2.2 Voorbereiding van een verhuizing : hoe en wanneer begint de procedure, hoe wordt een en ander beheerd, welke uitzonderingen zijn er, hoe worden de volumes gemeten, hoe wordt de woning beschermd, hoe wordt alles ingepakt ? De inschrijver voegt een gedetailleerd overzicht bij van de verschillende stappen in deze fase. 2.3 Operationele fase: hoe verloopt een verhuizing over zee, over de weg of via luchtvervoer? De inschrijver voegt een gedetailleerd overzicht bij van de verschillende stappen in deze fase. 2.4 Klachten : Hoe worden klachten behandeld ? De inschrijver voegt een beschrijving van de klachtenprocedure bij 2.5 IT-systeem en ondersteuning van het management van het departement : over welk IT-systeem beschikt de firma en hoe kan die technologie bijdragen aan het beheer en de follow-up van de verhuizingen van de personeelsleden van het departement (net name wat online informatie en tracking betreft) en het ter beschikking stellen van statistisch materiaal. De inschrijver voegt een voorbeeld van een statistisch overzicht bij. 2.6 Coördinatie van de verhuizingen met desgevallend plaatselijke agenten en andere actoren : hoe worden lokale agenten geselecteerd en hoe is de kwaliteit van hun dienstverlening gewaarborgd? 2.7 Labels voor professionaliteit: welk label voor professionaliteit heeft het bedrijf ? Kreeg het bedrijf bijzondere onderscheidingen? 2.8 Duurzame ontwikkeling en beleid inzake maatschappeljik verantwoord en milieuvriendelijk ondernemen: welk beleid

40% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 3% 5% 2% 60% 5%

10%

10%

5% 10%

5%

5% 5%


voert het bedrijf ter zake ? welke specifieke labels heeft het ? Kreeg het bijzondere onderscheidingen voor zijn actie op dit gebied ? 2.9 Uitvoering en overgang : hoe denkt het bedrijf uitvoering te geven aan de overeenkomst met het departement? Heeft het een bepaalde termijn nodig, welke?

5%

12.3.2. Eindcijfer De beoordelingscijfers voor de 2 gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met het hoogste eindcijfer, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord van deze inschrijver heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid.

13. Borgtocht. Het bedrag van de borgtocht is vastgelegd op 50.000,00 EUR. In afwijking van artikel 25 van het KB van 14 januari 2013 is het bedrag van de borgtocht vastgelegd in het bestek omdat de berekeningsbasis niet bepaald of bepaalbaar is op het ogenblik dat de opdracht wordt gegund. Het voorwerp van deze opdracht zijn immers diensten waarvoor vanwege de aard of de onzekere omstandigheden op voorhand geen globale prijzen kunnen worden vastgesteld (raamcontracten). Dit stemt overeen met +/- 2% van het totale jaarlijkse bedrag voor verhuizingen van de afgelopen 3 jaren. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

2°

3°

4°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° 2°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;


3° 4° 5°

hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden voor wie de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naar gelang van het geval. De bovengenoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gestuurd naar het adres dat is vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Voor deze opdracht heeft alleen een eindoplevering plaats na vier jaar en 6 maanden (dus 54 maanden) (Cf. Punt 2. : duur van de opdracht). Na afloop van deze termijn kan de dienstverlener de vrijgave van de borgtocht vragen.

14. Opleveringen. De diensten worden tijdens de uitvoering nauwlettend opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde wordt aan de dienstverlener meegedeeld bij de aanvang van de uitvoering van de diensten.

15. Uitvoering van de diensten. 15.1. Termijnen en clausules. 15.1.1 Termijnen Gelet op de omvang van de opdracht, is het mogelijk dat de dienstverlener een bepaalde termijn krijgt (maximaal 6 maanden) tussen de datum van de gunning van de opdracht en de aanvang van de diensten. In die tussentijd kan de dienstverlener, indien nodig en in overleg met de aanbestedende overheid, zorgen voor meer medewerkers en/of de voorzieningen (ook de elektronische), opdat de opdracht zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd. Samen met de dienstverlener worden praktische werkprocedures opgesteld. De verhuisdiensten moeten worden geleverd binnen de in kalenderdagen uitgedrukte termijn die voor elke verhuizing is vastgelegd, te rekenen vanaf de tweede werkdag die volgt op de dag van de verzending van de bestelbon. De dienstverlener bepaalt voor elke verhuisopdracht de termijn en de aanbestedende overheid keurt deze termijn goed. De briefwisseling in verband met de bestelbon (en de levering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de versturing van de bestelbon en dit telkens wanneer één van beide partijen over een bewijs van zijn optreden wenst te beschikken. De dienstverlener ontvangt de officiële bestelbon voor elke verhuisopdracht op een dusdanige manier dat onomstotelijk de datum van verzending kan worden bepaald (e-mail met ontvangstbevestiging). De briefwisseling in verband met de bestelbon (en de levering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de versturing van de bestelbon en dit telkens wanneer één van beide partijen over een bewijs van zijn optreden wenst te beschikken.


Indien de bestelbon na de termijn van twee werkdagen toekomt, dan kan de uitvoeringstermijn worden verlengd à rato van de vastgestelde vertraging van de bestelbon. De leverancier moet dit in een met redenen omklede brief aanvragen. Indien de bestellende dienst die het schriftelijke verzoek van de leverancier onderzoekt, tot de vaststelling komt dat dit verzoek geheel of gedeeltelijk gegrond is, deelt hij de leverancier schriftelijk mee welke verlenging van de leveringstermijn wordt aanvaard. Indien de bestelbon kennelijk onjuist of onvolledig is ingevuld, waardoor de uitvoering van de bestelling onmogelijk is, stelt de dienstverlener de bestellende dienst daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis om een normale afhandeling van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de dienstverlener een verlenging van de leveringstermijn onder dezelfde voorwaarden als die welke gelden in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. Betwistingen over de bestelbon die niet worden ingediend binnen de 15 (*) kalenderdagen vanaf de eerste dag die volgt op de datum waarop de leverancier de bestelbon heeft ontvangen, zijn in ieder geval niet meer ontvankelijk. (*) Kortere termijn, met motivering in het bestek voor bepaalde opdrachten (bv.: rekening houdend met de in dit bestek vastgelegde leveringstermijnen voor diensten, zijn de betwistingen niet meer ontvankelijk…). 15.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver verbindt zich ertoe tot de volledige uitvoering van de opdracht de 8 basisverdragen van de IAO te eerbiedigen, met name: 1. Het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. Het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. Het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Zoals bepaald in artikel 44, § 1, 1° van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt de nietnaleving van deze verbintenis gezien als het niet-uitvoeren van de opdracht volgens de in de opdrachtdocumenten vastgelegde voorschriften. Dit is een reden voor het in gebreke stellen van de dienstverlener en kan krachtens artikel 47, § 2, 1° van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

15.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten. 15.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. Wat het vervoer (vracht) betreft, worden de met de verhuizingen verband houdende diensten wereldwijd uitgevoerd. De aan vertrek en bestemming gerelateerde diensten worden vooral verricht in of niet ver van de steden waar de Belgische posten zijn gehuisvest die voorkomen op het offerteformulier en op het gehele Belgische grondgebied. De aanbestedene overheid kan eenzijdig de lijst van diplomatieke en consulaire posten in het buitenland wijzigen, als tijdens deze opdracht wordt beslist posten te openen of te sluiten.


15.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Als bij de verhuizingen onregelmatigheden worden vastgesteld, wordt dit onmiddellijk via e-mail aan de dienstverlener meegedeeld en met een aangetekend schrijven bevestigd. De dienstverlener moet een schadeloosstelling betalen voor de niet-conform uitgevoerde diensten. Deze schadeloosstelling wordt bepaald op grond van een Service Level Agreement (SLA) dat de inschrijver in zijn offerte moet voorstellen (zie punt J van deel B. Technische bepalingen). De nietconformiteit, wordt in hoofdzaak vastgesteld aan de hand van de in punt A.4 (deel B Technische Bepalingen) beschreven roadmap. Na de voltooiing van een verhuisopdracht, worden de kwaliteit en de conformiteit van de geleverde diensten beoordeeld, waarbij een beoordeling wordt gevraagd aan het personeel van de aanbestedende overheid dat bij de opdracht was betrokken in persoonlijke zin (personeelslid en gezin van het personeelslid die zijn verhuisd) of in administratieve zin (diplomatieke of consulaire post en beheerder van dienst B&B3). Er wordt een evaluatieverslag opgemaakt waarvan de dienstverlener het origineel ontvangt. Voor diensten die niet correct of conform zijn uitgevoerd, moet een schadeloosstelling worden betaald, overeenkomstig het bepaalde in de vorige alinea. Om de kwaliteit van de prestaties te beoordelen, wordt de posten ook één keer per jaar (na de verhuizingen die verband houden met de diplomatieke beweging +/- in september) gevraagd de uitvoering van de opdracht te beoordelen. Hiervan wordt een verslag gemaakt dat eventueel kan leiden tot de toepassing van ambtshalve maatregelen waarin de wetgeving op de overheidsopdrachten voorziet.

16. Facturatie en betaling van de diensten. De dienstverlener stuurt de facturen (één exemplaar) en het opleveringsverslag van de verhuizingen (het origineel) naar: Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Stafdirectie B&B Ter attentie van Dienst B&B3 Karmelietenstraat 15 - 1000 BRUSSEL Alleen correct uitgevoerde verhuisopdrachten mogen worden gefactureerd. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de voltooiing van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten vastgelegde procedures, om de formaliteiten betreffende de oplevering van de uitgevoerde verhuisopdrachten te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat (zie Punt 15.2.2. en Deel B Technische Bepalingen, Punt A, 4.3) De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in euro.


17. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

18. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

19. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.

20. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.


21. Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is de aanbestedende overheid die bevoegd is voor de supervisie en de controle over de opdracht. In het kader van deze opdracht en in overeenstemming met artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006, kunnen andere federale aanbestedende overheden evenwel verwijzen naar de voorwaarden van deze opdracht om tegemoet te komen aan eventuele behoeften, zonder hiertoe te moeten terugvallen op de mededinging. Bij de bekendmaking van de opdracht waren er twee betrokken federale aanbestedende overheden: het ministerie van Defensie en de FOD Financiën. Voor beide aanbestedende overheden zijn een twintigtal verhuizingen per jaar mogelijk. Bijgevolg moet men, telkens er melding wordt gemaakt van de « FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking » in deze tekst, daadwerkelijk lezen « FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking » voor alles wat betreft de gunning of eraan voorafgaat, of « FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of een andere federale aanbestedende overheid » voor alles wat de uitvoering betreft.


III.

B. TECHNISCHE BEPALINGEN

A. Beschrijving van de opdracht 1

Verhuizing – dienst bij vertrek en op bestemming

Bij de opening van de offertes moet de inschrijver lid zijn van de FIDI (Fédération Internationale des Déménageurs Internationaux) Global Alliance en ook in het bezit zijn van een FAIM-accreditatie (FIDI Accredited International Mover standard). De inschrijver moet in alle landen waar België diplomatieke of consulaire posten heeft bevoegde lokale agenten hebben (zie offerteformulier). De inboedel en de persoonlijke bezittingen van het personeelslid worden « door to door » vervoerd. De dienstverlener werkt volgens de regels van de kunst voor de verhuizing van de personeelsleden vanaf de woning in België of in het buitenland tot de nieuwe woning in België of in het buitenland. Kortom, de verhuizer, eventueel met de hulp van bevoegde lokale agenten, zorgt zelf voor het inpakken, de formaliteiten, het vervoer, de levering, het uitpakken en het monteren van het gedemonteerde meubilair, enz. De verhuizing van een ambtenaar van het departement mag NOOIT samen met een andere verhuizing plaatsvinden. Wagens worden in een container geladen. Roll-on/roll-off-vervoer is verboden. De dienstverlener is verplicht om de personen die verhuizen in kennis te stellen van de geldende douanevoorschriften (bv. voor Australië fruit dat niet mag worden ingevoerd en de verplichting om schoenzolen schoon te maken, verbod op de invoer van alcohol, …) en van de belangrijkste regels die in het land van bestemming van toepassing zijn voor het dagelijks leven (bv. het verkeersreglement); dit geldt uiteraard niet voor de in België geldende regels). 1.1 Inpakken - Voor zover mogelijk volgens het land van bestemming, inpakmateriaal bezorgen aan het personeelslid dat een deel van zijn persoonlijke bezittingen zelf wil inpakken . Het materiaal is nieuw, van hoogstaande kwaliteit, met een hoge beschermingswaarde en aangepast aan het soort vervoer (één levering). - Professioneel inpakken van persoonlijke bezittingen en inboedel met materiaal dat nieuw is, van hoogstaande kwaliteit, met een hoge beschermingswaarde en aangepast aan het soort vervoer. - Op overeengekomen datums een team van ervaren inpakkers en verhuizers ter beschikking stellen - beschermingsvoorzieningen aanbrengen in de ambtswoning (muren, parket, enz.) - toezicht op het inpakwerk door een ploegbaas die optreedt als « quality controller » - -indien nodig meubilair demonteren en de gedemonteerde stukken van een aantekening voorzien om het meubilair achteraf gemakkelijker te kunnen monteren. - breekbare stukken extra zorgvuldig inpakken - fietsen, barbecues, grasmachines, kruiwagens en andere voorwerpen die andere voorwerpen kunnen beschadigen, worden afzonderlijk en met geschikt materiaal ingepakt - indien nodig worden voorwerpen zoals elektrische en elektronische apparatuur waterdicht ingepakt. 1.2 Inventarislijst De inhoud en de plaats van alle kartonnen dozen, meubels en voorwerpen worden duidelijk aangegeven. Voor het opstellen van de inventarislijst wordt gebruik gemaakt van voorgedrukte zelfklevende etiketten.


2

Vervoer

2.1 Vervoer over zee Voor vervoer over zee van de container wordt gewerkt met een gekende en betrouwbare scheepvaartmaatschappij. Vóór het inladen wordt de container eerst gecontroleerd op lekken of structurele beschadigingen. -

Parkeerruimte reserveren aan het laadadres Zorgen voor een verhuislift op het laadadres inladen van dozen en inboedel verankering van de vracht in de container. verzegeling van de container. vervoer naar de haven van Antwerpen (België) of de haven van vertrek (buitenland). boeking bij de scheepvaartmaatschappij haven- en douaneformaliteiten zeevracht ontvangst van de goederen in de haven van vertrek, douaneformaliteiten, vervoer naar en levering aan het afleveradres of de goederenopslag Parkeerruimte reserveren aan het afleveradres Zorgen voor een verhuislift op het afleveradrest uitladen, uitpakken en montage van het meubilair na de levering het inpakmateriaal meenemen (eenmalig).

2.2 Luchtvervoer Voor het luchtvervoer wordt gewerkt met een gekende en betrouwbare luchtvaartmaatschappij. Er wordt gebruik gemaakt van aangepaste containers en/of kisten. Vóór het inladen wordt de container eerst gecontroleerd op lekken of structurele beschadigingen. -

parkeerruimte reserveren aan het laadadres zorgen voor een verhuislift op het laadadres inladen en verankeren van de goederen in aangepaste kisten of containers verzegeling van de kisten of containers vervoer naar de haven van Zaventem (België) of de haven van vertrek (buitenland). boeking bij de luchtvaartmaatschappij uit- en invoerformaliteiten luchtvracht ontvangst van de goederen in de luchthaven van bestemming, douaneformaliteiten, vervoer naar en levering aan het afleveradres of de goederenopslag parkeerruimte reserveren aan het afleveradres zorgen voor een verhuislift op het afleveradrest uitladen, uitpakken en montage van het meubilair na de levering het inpakmateriaal meenemen (eenmalig).

2.3 Wegvervoer Het vervoer over de weg wordt uitgevoerd met een voertuig dat geschikt is voor containervervoer. -

parkeerruimte reserveren aan het laadadres zorgen voor een verhuislift op het laadadres inladen van dozen en inboedel. verankering van de vracht in de container verzegeling van de container. vervoer over de weg van het adres van vertrek en levering naar het adres van bestemming of de goederenopslag - uit- en invoerformaliteiten - parkeerruimte reserveren aan het afleveradres - zorgen voor een verhuislift op het afleveradres


- uitladen, uitpakken en montage van het meubilair - na de levering het inpakmateriaal meenemen (eenmalig). 3

Opslag in België

Bij een post aangestelde personeelsleden kunnen onder bepaalde voorwaarden hun persoonlijke bezittingen gedurende acht opeenvolgende jaren in bewaring geven in een inboedelopslag. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de prijs van de opslag in beveiligde ruimten binnen een straal van 100 km rond de FOD BuZa. De prijs is uitgedrukt in euro per m³ en per maand. De offerte bevat ook de prijs per m³ van de goederenbehandeling bij het begin en het einde van de opslag. 4

Verhuisplanning en follow-up

4.1 Bij de verhuizing ontvangen het personeelslid en het departement een planning ( « roadmap») met ten minste de volgende gegevens.: - plaatsbezoek - begin inpakwerkzaamheden - einde inpakwerkzaamheden - lading van de container/vrachtwagen op het adres van vertrek - datum van vertrek en aankomst van de vracht - doorvoer, indien nodig (uitgedrukt in dagen/ weken) - opslag, indien nodig (uitgedrukt in dagen/ weken) - te doen door de lokale agent op de plaats van bestemming - geplande leveringsdatum 4.2 Het verhuisbedrijf heeft de vereiste computertechnologie en –uitrusting waardoor het personeelslid en het departement via een systeem van Track & Trace van de dienstverlener het verhuistraject permanent kunnen volgen. De inschrijver voegt bij zijn offerte een beschrijving van de technologie en de uitrusting die hij daartoe ter beschikking stelt van de aanbestedende overheid. 4.3 Wanneer het personeelslid de verhuisde goederen heeft ontvangen (of deze in een inboedelopslag in bewaring zijn gegeven) en hij een controle heeft uitgevoerd, wordt een opleveringsverslag opgemaakt dat het personeelslid en het departement tekenen en dat dan naar de dienstverlener wordt gestuurd die het vervolgens bij zijn factuur voegt. (zie Deel A Algemene bepalingen, Punten 15.2.2 en 16) 5

Bijzondere verbintenissen van de dienstverlener

De inschrijvers moeten voor ogen houden dat inzake internationale verhuizingen van de personeelsleden van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking het bepaalde in het Verdrag van Wenen van 24 april 1963 inzake consulair verkeer (van kracht op 19 maart 1967) van toepassing is. Het betreft meer bepaald de inachtneming van de artikelen 50 en 53 van het Verdrag: Artikel 50. Vrijstelling van douanerechten en douaneonderzoek 

1.De ontvangende Staat laat de binnenkomst toe van: (a) goederen voor het officiële gebruik van de consulaire post; (b) goederen voor het persoonlijke gebruik van een consulaire ambtenaar of inwonende gezinsleden, daaronder begrepen goederen voor zijn inrichting. De goederen bedoeld voor verbruik mogen de hoeveelheden die noodzakelijk zijn voor het direct gebruik door de betrokken personen niet te boven gaan en verleent vrijstelling van alle


douanerechten, belastingen en daarmee verband houdende heffingen, met uitzondering van heffingen voor opslag, vervoer en dergelijke diensten, ten aanzien van die goederen, een en ander in overeenstemming met eventueel door deze Staat aan te nemen wetten en regelingen.  2.Consulaire beambten genieten de in het eerste lid van dit artikel omschreven voorrechten en vrijstellingen met betrekking tot goederen, ingevoerd op het tijdstip waarop zij zich de eerste keer inrichten.  3.De persoonlijke bagage die consulaire ambtenaren en hun inwonende gezinsleden vergezelt, is vrijgesteld van douaneonderzoek. Zij mag slechts worden onderzocht indien er ernstige redenen bestaan om aan te nemen dat zij andere goederen bevat dan die bedoeld in letter (b) van het eerste lid van dit artikel, of goederen waarvan de in- of uitvoer verboden is door de wetten en regelingen van de ontvangende Staat, ofwel goederen die onderworpen zijn aan wetten en regelingen van die Staat met betrekking tot quarantaine. Onderzoek mag slechts plaats vinden in aanwezigheid van de betrokken consulaire ambtenaar of het betrokken gezinslid. Artikel 53. Begin en beëindiging van consulaire voorrechten en immuniteiten 1.Ieder lid van de consulaire post geniet de voorrechten en immuniteiten waarin dit Verdrag voorziet vanaf het ogenblik waarop hij het grondgebied van de ontvangende Staat betreedt om zijn functie te aanvaarden, of, indien hij zich reeds op het grondgebied van die Staat bevindt, vanaf het ogenblik waarop hij zijn werkzaamheden bij de consulaire post aanvaardt. 2.Inwonende gezinsleden van een lid van de consulaire post en leden van zijn particuliere personeel genieten de voorrechten en immuniteiten waarin dit Verdrag voorziet met ingang van de datum waarop hij voorrechten en immuniteiten geniet overeenkomstig het eerste lid van dit artikel of met ingang van de datum dat zij het grondgebied van de ontvangende Staat binnentreden of met ingang van de datum dat zij lid worden van het gezin of van het particuliere personeel, al naar gelang welke van deze data de laatste is. 3.Wanneer de werkzaamheden van een lid van de consulaire post zijn beëindigd, houden zijn voorrechten en immuniteiten en die van een inwonend gezinslid of van een lid van zijn particuliere personeel als regel op te bestaan op het ogenblik waarop hij de ontvangende Staat verlaat, of na het verstrijken van een redelijke termijn om deze Staat te verlaten, al naar gelang welke van deze twee data de eerste is, doch zij blijven tot dat tijdstip van kracht, zelfs in geval van een gewapend conflict. De voorrechten en immuniteiten van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde personen vervallen wanneer deze personen niet meer inwonend zijn of niet meer in dienst zijn van een lid van de consulaire post, met dien verstande evenwel dat indien zulke personen van plan zijn de ontvangende Staat binnen een redelijke termijn daarna te verlaten, hun voorrechten en immuniteiten van kracht blijven tot het tijdstip van vertrek. 4.Met betrekking evenwel tot handelingen verricht door een consulaire ambtenaar of een consulaire beambte bij de uitoefening van zijn werkzaamheden, blijft de immuniteit van rechtsmacht zonder tijdslimiet van kracht. 5.Ingeval van het overlijden van een lid van de consulaire post, blijven de inwonende gezinsleden de hun verleende voorrechten en immuniteiten genieten totdat zij de ontvangende Staat verlaten of tot het verstrijken van een redelijke termijn die hun voor dit doel is toegestaan, al naar gelang welke van deze twee data de eerste is.


B. Contactpersonen Een sterk en gepersonaliseerd contact tussen het personeel dat verantwoordelijk is voor de verhuizingen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het verhuisbedrijf is voor de FOD zeer belangrijk. Daarom stelt het verhuisbedrijf tweetalige (FransNederlands) contactpersonen ter beschikking van de FOD. Na de gunning van de opdracht verstrekt de opdrachtnemer een inlichtingenfiche met het werkadres en het kantoornummer van deze contactpersonen.

C. Cijfermateriaal over in de voorbije drie jaar uitgevoerde verhuizingen De kostprijs van de internationale verhuizingen voor rekening van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking bedroeg in 2011, 2012 en 2013 respectievelijk €3.370.000, €3.396.000 en €2.465.000 of een gemiddelde van €3.077.000 per jaar. Dit bedrag is in de toekomst niet bindend voor de FOD. De schaal van de diplomatieke beweging en de budgettaire en politieke ontwikkelingen bepalen immers mee de omvang en de kostprijs van toekomstige verhuizingen.

D. Opdrachten van de dienstverlener De gekozen inschrijver verbindt zich ertoe de volgende diensten te leveren: 1 De internationale verhuizingen volgens de regels van de kunst en « door to door » « nagel tot nagel » uitvoeren. De bedrijfsorganisatie en de kwaliteit van de voorgestelde verhuisprocedures gelden als maatstaf voor de gunningscriteria kwaliteit 2.2 « voorbereiding van een verhuizing », 2.3 « operationele fase». 2. de persoonlijke bezittingen en de inboedel van personeelsleden van het departement voor een langere periode in bewaring nemen in beveiligde en speciaal daarvoor bestemde opslagruimten binnen een straal van 100 km rond de FOD BuZa. De kwaliteit van het voorstel voor langdurige bewaarneming geldt als maatstaf voor het gunningscriterium kwaliteit 2.1 «Opslag” 3. Klachtenbehandeling inzake verhuizingen, ongeacht of de klacht afkomstig is van het personeelslid, het departement of van een betrokken derde. De kwaliteit van het voorstel inzake klachtenbehandeling geldt als maatstaf voor het gunningscriterium kwaliteit 2.4 «Klachten». 4. Operationele ondersteuning: follow-up van de verhuizingen via een elektronisch trackingsysteem en het bijhouden van statistische gegevens: bij de FOD Buitenlandse Zaken is een team belast met de organisatie van de verhuizingen. Het verhuisbedrijf ondersteunt dit team onder andere met:  informatie over zijn producten en die van de leveranciers (zee- en luchtvaarmaatschappijen of andere bedrijven)  informatie over specifieke wetgeving in de landen van bestemming, meer bepaald op het gebied van douane, verboden producten enz.  informatie per land over vereiste documenten en over wat bij een verhuizing komt kijken.  een informatiedrager voor de tracking van een verhuizing  jaarlijkse verslagen en statistieken Tijdens de drukste verhuisperiode (mei tot september) zijn er bij de FOD Buitenlandse Zaken geregeld vergaderingen met de beheerder van de verhuisdossiers van de FOD en de afgevaardigde van de dienstverlener. De vergaderfrequentie is eenmaal per week of vaker als zich specifieke problemen voordoen. Ter voorbereiding van de vergaderingen maakt de dienstverlener een weekverslag op met een overzicht van de lopende verhuizingen, de stand van zaken en de vereiste acties.


De inschrijver vermeldt wat hij voorstelt als operationele ondersteuning en stelt een modelverslag en een statistisch model voor. De kwaliteit van het voorstel voor operationele ondersteuning geldt als maatstaf voor het gunningscriterium 2.5 «IT-systeem en ondersteuning van het management van het departement». 5 Coördinatie van de verhuizingen met eventuele plaatselijke agenten en de andere actoren (vrachtvervoerders, plaatselijke overheden, douanediensten, enz.) De kwaliteit van het voorstel met betrekking tot de coördinatie van de verhuizingen geldt als maatstaf voor het gunningscriterium kwaliteit 2.6 « Coördinatie van de verhuizingen met desgevallend plaatselijke agenten en andere actoren ».

E. Beleidslijn inzake verhuizingen Bijlage 1 bevat de regelgeving inzake verhuizingen van de personeelsleden van het departement. De dienstverlener verbindt zich ertoe zich te houden aan de beleidslijn inzake verhuizingen van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

F. Antwoordtermijn De dienstverlener verbindt zich ertoe binnen twee werkdagen elke vraag van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking te beanwoorden.

G. Voorbehoud van niet-exclusiviteit De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behoudt zich het recht voor om voor bepaalde verhuizingen uitzonderlijk met een derde bedrijf of rechtstreeks met vervoersbedrijven of andere organisaties te werken.

H. Implementatievergaderingen Na de kennisgeving van de gunning van de opdracht, wordt de gekozen inschrijver uitgenodigd voor één of verschillende implementatievergaderingen waarop de laatste hand wordt gelegd aan werkdocumenten en werkprocedures. De vergaderingen hebben plaats bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, gebouw Egmont II, Karmelietenstraat 24A, 1000 Brussel.

I. Voordelen, extra diensten wel of niet tegen betaling. Als de inschrijver bepaalde voordelen of extra diensten, wel of niet tegen betaling, kan leveren, vermeldt hij dit op de inlichtingenfiche.


J. Service Level Agreement. De inschrijver moet een voorstel van Service Level Agreement formuleren inzake de kwaliteit van de verhuizingen (organisatie, planning en uitvoering) en inzake de termijnen (voorzien in boetebedingen in geval van vertragingen die niet te wijten zijn aan overmacht).


IV.

C. BIJLAGEN.

Bijlage 1 : Regelgeving van het Departement Bijlage 2 : Offerteformulier Bijlage 3 : Begripsomschrijvingen en instructies voor de indiening van de prijsofferte


BIJLAGE 1

INTERNE REGELGEVING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING INZAKE INTERNATIONALE VERHUIZINGEN VAN DE INBOEDEL EN DE PERSOONLIJKE BEZITTINGEN VAN DE PERSONEELSLEDEN VAN DE BUITENCARRIERE EN VAN HUN GEZINSLEDEN NAAR AANLEIDING VAN HUN AANSTELLING BIJ EEN BELGISCHE DIPLOMATIEKE OF CONSULAIRE POST IN HET BUITENLAND OF VAN HUN TERUGKEER NAAR BELGIË.

Inleiding Personeelsleden kunnen van of naar Brussel worden overgeplaatst of van het ene land naar het andere, waar ook ter wereld, uiteraard met partner en gezin en in uitzonderlijke gevallen ook met huispersoneel. De FOD betaalt de reiskosten evenals het vervoer van de inboedel en de persoonlijke bezittingen, binnen de grenzen van de regelgeving ter zake.

1. Vervoerskosten inboedel en persoonlijke bezittingen Het Departement betaalt het vervoer van de inboedel en de persoonlijke bezittingen van het personeelslid en zijn gezin (maar niet van de inboedel van het huispersoneel). De FOD betaalt het inpakken, het laden, het vervoer, het uitpakken en de montage, de levering ter plaatse; maar ook de huur van kisten, de container voor het zeevervoer, en eventueel de extra kosten voor een inboedelopslag. Als het personeelslid zijn inboedel met de eigen wagen wil verhuizen, wordt hij daarvoor vergoed zoals bij een dienstreis met eigen wagen. Het departement verzekert de inboedel zoals voor een gewone verhuizing.

Totaal toegelaten aantal m³ te verhuizen inboedel en persoonlijke bezittingen Posthoofd van 1ste klasse

100 m³

Posthoofd van 2 klasse

80 m³

Posthoofd van 3 klasse

60 m³

Ministerraden en Raden

60 m³

de de

Andere personeelsleden: - Eerste medewerkers van het Posthoofd (exclusief stagiairs)

45 m³

- Andere medewerkers en Stagiairs

30 m³

- Uitgezonden hulppersoneel

30 m³

Deze maxima zijn te vermeerderen met : - 4 m³ per op post inwonend kind ten laste - 15 m³ voor alle posten met een hardship hoger dan 4


2. Verhuizing van een deel van de persoonlijke bezittingen per vliegtuig Persoonlijke bezittingen per vliegtuig verhuizen is toegestaan tot 10m³ per gezin (maximum 1670kg, exclusief wagens) naar de posten met een hardship hoger dan 4.

3. Vervoer wagen Hoofden van diplomatieke zendingen of consulaire posten mogen, na voorafgaande goedkeuring, een wagen laten vervoeren op kosten van het departement. De aanvraag bevat de volgende gegevens: (1) het merk van de wagen, (2) het type van de wagen, (3) het bouwjaar. Het vervoer van een particuliere wagen op kosten van het departement is eveneens toegestaan voor een vertrek naar een post met een hardship hoger dan vier.

4. Inboedelopslag Het toegestane volume aan inboedel mag worden verdeeld tussen een deel mee te nemen op post en een deel voor de inboedelopslag. Het departement betaalt de verhuizing naar en de bewaring in de inboedelopslag als het personeelslid: posthoofd is op post in het buitenland een gemeubelde woning ter beschikking krijgt van de Belgische Staat naar België terugkeert of van post verandert en niet onmiddellijk een nieuwe woning vindt (in dat geval betaalt het departement slechts drie maanden de bewaarkosten) wordt aangesteld in een post met een hardship van 5 of meer. De verzekering voor de in bewaring gegeven inboedel is ten laste van het personeelslid en de bewaarnemer.

5. Verzekering van de verhuizing De bezittingen van het personeelslid moeten tijdens de verhuizing zijn verzekerd. Deze verzekering wordt door het Departement betaald.


BIJLAGE 2 OFFERTEFORMULIER FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Stafdirectie B&B Karmelietenstraat 15 1000 BRUSSEL Mevrouw Thérèse Kicq Tel. : +32 (0)2 501 39 82 e-mail : [email protected] BESTEK Nr. B&B3/DEM.01

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANSTELLING VAN EEN VERHUISBEDRIJF VOOR DE INTERNATIONALE VERHUIZINGEN VAN DE INBOEDEL EN DE PERSOONLIJKE BEZITTINGEN VAN DE PERSONEELSLEDEN VAN DE BUITENCARRIERE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING EN VAN HUN GEZINSLEDEN NAAR AANLEIDING VAN HUN AANSTELLING BIJ EEN BELGISCHE DIPLOMATIEKE OF CONSULAIRE POST IN HET BUITENLAND OF VAN HUN TERUGKEER NAAR BELGIË De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. B&B3/DEM.01 van de hiervoor omschreven diensten vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hierondervermelde forfaitaire eenheidsprijzen van dit document uit te voeren, tegen de hierondervermelde forfaitaire eenheidsprijzen die worden opgegeven in de catalogi 1 tot 8 van het Excelbestand «Prijscatalogi», en blad per blad ondertekend, ingeval de offerte niet via elektronische weg wordt ingediend:


In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer IBAN BIC Er wordt gekozen voor de

Nederlandse/Franse

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postnr. en gemeente) ( en F-nummer) (e-mailadres)

Gedaan:

Te

op

20

De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD, 1000 BRUSSEL

Muriel BAUDOT Directeur B&B


PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD : Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de selectiecriteria en van de gunningscriteria; Een voorstel van "Service Level Agreement". Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.


BIJLAGE 3 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN EN INSTRUCTIES VOOR DE INDIENING VAN DE PRIJSOFFERTE Voor de indiening van hun prijsofferte vullen de inschrijvers de bijgevoegde Exceltabellen in (catalogi I tot VIII) en sturen ze ook een elektronische kopie naar de aanbestedende overheid. De inschrijver die een papieren offerte indient, voegt hierbij een cd-rom of een dvd-rom met de tabellen.

1. Prijscatalogi Voor de opgave van de prijzen in de tabellen die de catalogus vormen, maken de inschrijvers gebruik van de beschrijving van de opdracht in deel B. Technische bepalingen van het bestek en van de specifieke bepalingen in de tabellen/catalogi en hieronder :

Verzending per zeevracht Catalogus I : Vervoer over zee : diensten bij vertrek In de opgegeven prijzen is begrepen *

voor zeevervoer geschikt inpakmateriaal ter beschikking stellen.

*

alle voorwerpen in speciale dozen verpakken.

*

indien nodig/mogelijk, de demontage van bepaalde meubelen.

*

de aan zeevervoer aangepaste verpakking van alle meubelen.

*

een gedetailleerde inventarislijst

*

een container / transportkist ter beschikking stellen.

*

de goederen in een container/transportkist laden.

*

indien van toepassing, de wagen in de container laden en vastzetten.

*

de container verzegelen.

*

het vervoer van de container / transportkist naar de haven/terminal van vertrek

*

de douaneformaliteiten bij de export van diplomatieke goederen.

*

de afhandelingskosten in de haven van vertrek (THC) Catalogus II : Vervoer over zee – Diensten bij aankomst In de opgegeven prijzen is begrepen

*

de douaneformaliteiten bij de import van diplomatieke goederen.

*

het vervoer naar de nieuwe woning.

*

de levering van de goederen in de nieuwe woning, normale toegang.

*

de goederen naar de juiste kamer brengen.


*

de dozen uitpakken.

*

het gedemonteerde meubilair opnieuw monteren.

*

na het uitpakken en de montage het inpakmateriaal meenemen. Catalogus III : Vervoer over zee –Zeevracht vanuit Antwerpen In de opgegeven prijzen is begrepen

*

de container / transportkist aan boord van het schip brengen.

*

de eigenlijke zeevracht

Verzending per luchtvracht

Catalogus IV : Luchtvervoer – Diensten bij vertrek

In de opgegeven prijzen is begrepen *

inpakmateriaal (exportkwaliteit) ter beschikking stellen dat geschikt is voor zee-/luchtvervoer.

*

alle voorwerpen inpakken.

*

extra verpakking van voorwerpen in dozen van het type ‘air pack’.

*

het vervoer naar de vertrekterminal

*

de douaneformaliteiten bij de export van diplomatieke goederen.

*

de afhandelingskosten op de luchthaven van vertrek

Catalogus V : Luchtvervoer – Diensten bij aankomst


de douaneformaliteiten bij de import van diplomatieke goederen.

*

het vervoer naar de nieuwe woning.

*

de levering van de goederen in de nieuwe woning, normale toegang.

*

de goederen naar de juiste kamer brengen.

*

de dozen uitpakken.

*

na het uitpakken het inpakmateriaal meenemen. Catalogus VI : Luchtvervoer – Luchtvracht vanaf Zaventem



de eigenlijke luchtvracht.

Vervoer over de weg

Catalogus VII : Vervoer over de weg

In de opgegeven prijzen is begrepen Diensten bij vertrek * *

verpakkingsmateriaal ter beschikking stellen verpakken van alle voorwerpen in dozen door gekwalificeerde inpakkers.

*

indien nodig/mogelijk de demontage van meubelen

*

Europese verpakking van de meubelen.

*

een gedetailleerde inventarislijst met een kopie voor de klant

*

de te verhuizen goederen in de vrachtwagen laden

*

de wagen in de vrachtwagen laden en vastzetten.

*

de container/vrachtwagen verzegelen.

*

de douaneformaliteiten bij de export van diplomatieke goederen (indien van toepassing).

Vervoer *

vervoer naar de nieuwe woning Diensten bij aankomst

*

de douaneformaliteiten bij de import van diplomatieke goederen (indien van toepassing).

*

de levering van de goederen in de nieuwe woning, normale toegang

*

de goederen naar de juiste kamer brengen .

*

de dozen uitpakken.

*

het gedemonteerde meubilair opnieuw monteren

*

de dag van de verhuizing, het inpakmateriaal meenemen


Langdurige inboedelopslag in België

Catalogus VIII : Langdurige inboedelopslag in België

De vermelde prijzen moeten alle kosten bevatten die gemoeid zijn met professionele inboedelopslag.

2. Andere tarieven Voor alle kosten die niet voorkomen in de prijzencatalogi, vraagt de gekozen inschrijver te gelegener tijd een toestemming voor facturatie. Het betreft dan hoofdzakelijk de vrachtkosten vanuit het buitenland en onvoorziene kosten zoals het gebruik van een verhuislift, parking en parkeerruimte voor de woning, shuttleritten voor het ter plaatse brengen, de opslag in transito (SIT), de levering van verhuiskratten of andere specifieke verpakking en alle kosten die voortvloeien uit absolute verplichtingen of uit een geval van overmacht. Strikt genomen moet aan het departement eerst toestemming worden gevraagd om een uitgave te kunnen doen. Onvoorziene kosten worden gestaafd en bij de facturen gaan de daarmee verband houdende bewijsstukken en documenten. Als er keuzemogelijkheid is, moet de dienstverlener een voorstel indienen met de beste prijskwaliteitsverhouding voor het departement.

DEM.01

Recommend Documents