1
DEFINIËRING GROEPSCOMPETENTIES
Beschreven worden de teamcompetenties met per competentie de gedragsbeschrijvingen voor de drie multidisciplinaire teams, die zijn betrokken bij grootschalige incidenten. OVERZICHT GROEPSCOMPETENTIES Denken: ! analyseren ! inleven ! beslissen Delen: ! communiceren ! samenwerken ! coördineren ! netwerken Doen: ! problemen oplossen ! stressbestendig handelen ! aanpassen ! optreden In de volgende drie hoofdstukken worden de competenties vallende onder Denken, Delen en Doen nader uiteengezet. Per competentie wordt een algemene definitie gegeven en wordt voor het strategisch, tactisch en operationeel/technisch teamniveau een beschrijving van de bijbehorende gedragingen gegeven. Wanneer een gedragsbeschrijving specifiek voor één bepaalde fase in de crisis geldt dan is dit met behulp van een hoofdletter aangegeven: (V) gedragsbeschrijving komt vooral voor in de Voorzorgfase (O) gedragsbeschrijving komt vooral voor in de Opschalingfase (B) gedragsbeschrijving komt vooral voor in de Beheersingsfase (N) gedragsbeschrijving komt vooral voor in de Nazorgfase
2
DENKEN Analyseren Definitie: Het team onderzoekt en alloceert problemen en vragen systematisch. Het team selecteert en ontleedt relevante informatie, achtergronden en structuren en legt verbanden tussen gegevens voor overzicht in oorzaak-gevolg relaties. Het strategisch team: - ordent en ontleedt info, bepaalt hoofd- en bijzaken en bedenkt wie welke info nodig heeft - stelt calamiteitenplan op en doordenkt risico’s (P) - toetst analyse OL aan eigen diagnose en vraagt toelichting (B) - maakt op hoofdlijnen keuzes, betrekt alternatieven onderscheidt problemen en bepaalt probleemhouders - toetst besluiten aan de hand van het beleid en schat gevolgen voor de lange termijn in - heeft een externe blik en pikt signalen uit de omgeving op - reflecteert voortdurend (B) - denkt voor uit richting nazorg en schadeclaims(B) - begint met verantwoordingsvraag (B). Het tactisch team: - bepaalt focus van crisis (openbare orde/gezondheid /milieu) voor taakverdeling (O) - bepaalt wie probleemhouder is - maakt onderscheidt tussen formele en informele info en feiten en meningen - verzamelt, analyseert en weegt info en bedenkt wie welke info nodig heeft - alloceert en onderzoekt systematisch problemen en vragen en heeft oog voor de context - schat risico’s in, anticipeert op mogelijke acties en schat extra hulpvragen in - haalt essenties uit rampenplannen en komt door verschillende gezichtspunten en weging van scenario’s tot één advies aan ST. Het operationeel/technisch team: - verzamelt en raadpleegt info en bepaalt wie probleemhebber is - bedenkt wie welke info nodig heeft en geeft info door - analyseert ‘automatisch’ en handelt vanuit reflexen (O) - werkt systematisch en beslist wat te doen in welke volgorde - toetst (voorgenomen) besluit/advies op praktische uitvoerbaarheid - het team standaardiseert de bron en bestrijdt deze (B). Inleven Definitie: Het team heeft als collectief een gedragen beeld van belangen, krachtenvelden en kennisgebieden binnen de gehele crisisorganisatie. Het team signaleert wensen en verwachtingen (binnen/buiten) het team. Het team pakt signalen op en past het eigen handelen hierop aan om de eigen doelmatigheid te vergroten. Het strategisch team: - stemt protocollen/procedures vanuit verschillende disciplines af (P) - beoordeelt problemen vanuit verschillende invalshoeken - is mentaal flexibel en wisselt van scenario - maakt een schatting van en afweging tussen maatschappelijke en politieke belangen en belangen m.b.t. uitvoering en/of handhaving - is gevoelig voor politieke verantwoordelijkheid van anderen (B) - stelt zich politiek bestuurlijk sensitief op en handelt daar naar - toont begrip voor andere partijen/belangen - brengt beelden van anderen onder woorden (O).
3
Het tactisch team: - stemt protocollen/procedures vanuit verschillende disciplines af - bespreekt t.b.v. integrale afweging elkaars belangen en teamleden kijken over schutting van eigen vakgebied - staat open voor verschillende benaderingen en belangen - toont begrip voor politiek bestuurlijke druk en betrekt maatschappelijke/bestuurlijke consequenties in besluiten en acties - het team toont begrip voor andere partijen/belangen - vindt een goede balans tussen empathie en relativering (O). Het operationeel/technisch team: - verdiept zich in plaatselijke omstandigheden en kijkt wat het voor anderen kan betekenen - luistert naar inbreng van anderen en kijkt over de schutting van eigen vakgebied - vindt een goede balans tussen empathie en relativering - verdiept zich in opschalingregelingen (P). Beslissen Definitie: Het team neemt besluiten door het ondernemen van acties. Teamleden maken gezamenlijke keuzen en hakken knopen door. Het strategisch team: - vertaalt advies naar besluit voor een bepaalde actie - neemt tijd om tot een afgewogen besluit te komen (B) - checkt andere niveaus voor laatste info voordat ze beslist - handelt met zelfvertrouwen en hakt knopen door - neemt besluiten op grond van politieke/maatschappelijke teamdoelstellingen kiest op basis van de op dat moment beschikbare info (O) - is zich bewust dat besluit negatief gevolg kan hebben (O) - weegt belangen af, betrekt afwijkende opvattingen en wekt vertrouwen door besluiten overtuigend te beargumenteren - evalueert het functioneren van het team en komt tot verbetervoorstellen (N). Het tactisch team: - kiest op basis van info en analyse een richting / aanpak - betrekt afwijkende opvattingen in besluitvorming - neemt tijd om tot een afgewogen besluit te komen (B) - neemt besluiten o.g.v. multidisciplinair teambelang - vertrouwt in acute situaties op intuïtieve besluitvorming (O) - geeft bij besluit/advies consequenties daarvan aan - maakt keuzes en hakt lastige knopen door in onzekere situaties - neemt beslissingen en komt daarop terug als daartoe aanleiding is - bepaalt overgang crisisorganisatie naar vaste organisatie en communiceert dit. Het operationeel/technisch team: - maakt keuzes ondanks onzekerheid - beslist in acute situatie (instinctief) door te handelen - geeft duidelijk aan wat er moet gebeuren.
DELEN Communiceren
4
Definitie: Teamleden drukken zich zodanig uit dat de essentie bij de doelgroep overkomt en de relatie goed blijft. Het team maakt ideeën, meningen en info duidelijk aan elkaar en anderen in heldere, beknopte en correcte taal. Het strategisch team: - maakt bekend wie welke rol heeft bij rampen (P) - zorgt dat zij beschikt over actuele operationele info - het team deelt kennis & info met elkaar en andere teams, teamleden luisteren en vragen door - komt in discussies snel tot gezamenlijk beeld en besluit - koppelt besluiten terug naar andere niveaus en informeert belanghebbenden - maakt externe communicatie volgend aan interne communicatie - teamleden toetsen eigen interpretatie van non-verbale reacties. Het tactisch team: - spreekt “de talen” van de verschillende partijen - deelt kennis & info met elkaar en andere teams, teamleden luisteren en vragen door - teamleden toetsen eigen interpretatie van non-verbale reacties - voert discussie op basis van argumenten en komt snel tot een besluit - blijft bij de kern en drukt zich helder en direct uit - komt tot een advies voor beslisser en geeft benodigde tijdspanne en middelen aan - OL licht advies toe met argumenten in strategisch team - koppelt besluiten terug naar andere niveaus en informeert belanghebbenden - schept rust in de overlegstructuren - stemt af met betrokkenen over gewenste/vereiste nazorg (N). Het operationeel/technisch team: - deelt kennis & info met elkaar en andere teams, teamleden luisteren en vragen door - formuleert kort en bondig en spreekt “de talen” van de verschillende partijen - koppelt besluiten terug naar andere niveaus. Samenwerken Definitie: Teamleden dragen actief bij aan een gezamenlijk doel of resultaat. Het team werkt vanuit (soms) verschillende belangen naar een gemeenschappelijk belang. Teamleden betrekken elkaar en anderen in acties en besluitvorming en/of overleg. Het strategisch team: - teamleden spreken elkaar aan - laat verschillende meningen naast elkaar bestaan maar werkt aan een gemeenschappelijke doelstelling - vertrouwt op de professionaliteit van tactische en operationele teams (niet zelf overnemen) - gebruikt voorzitter als multidisciplinair liaison - vraagt hulp bij anderen en signaleert hulpvragen - stemt onderling en extern af over bijdragen en acties. Het tactisch team: - werkt vanuit collectief denkraam en spreekt onderlinge taakverdeling af o.g.v. eigen kwaliteiten en beperkingen - benoemt plaatsvervangend OL - gebruikt voorzitter als multidisciplinair liaison - kijkt over grenzen van eigen discipline heen - staat open voor afwijkende ideeën en zoekt naar gemeenschappelijke noemers - neemt eigen rol en spreekt anderen aan op hun rol - toont betrokkenheid op locatie zonder zelf in te grijpen - vraagt en biedt hulp
5
- evalueert functioneren van team en komt tot verbetervoorstellen (N). Het operationeel/technisch team: - werkt volgens van tevoren geschreven protocollen - spreekt onderlinge taakverdeling af - werkt samen met andere disciplines en teams - kijkt over eigen grenzen van discipline heen - vraagt en biedt hulp. Coördineren Definitie: Het team bepaalt prioriteiten en geeft aan welke acties, mensen, tijd en middelen benodigd zijn om gestelde doelen te kunnen bereiken. Het team geeft sturing aan acties en verdeelt werkzaamheden conform de afspraken of planning en bewaakt de voortgang. Het strategisch team: - stemt info, analyses en werkzaamheden af - stelt prioriteiten voor acties en wijze van organiseren en verdeelt schaarse middelen - denkt vooruit en zet acties in een gewenste volgorde en delegeert activiteiten - houdt elkaar scherp en stemt acties onderling en met andere teams af. Het tactisch team: - bepaalt prioriteit en behoudt overzicht - stemt afzonderlijke acties op elkaar af - stemt acties onderling en met andere teams af en teamleden houden elkaar scherp - treedt op als intermediair en koppelt besluiten terug - verdeelt taken op grond van ervaring en expertise. Het operationeel/technisch team: - voert overleg en stemt acties onderling en met andere teams af - geeft aan welke expertise binnen welke termijn benodigd is. Netwerken Definitie: Het team zoekt, onderhoudt en bouwt contacten op met collega’s, andere hulpverleningsorganisaties en overige organisaties, uiteindelijk gericht op de het bestrijden van de crisis. Het strategisch team: - oefent en discussieert met vakgenoten (P) - bouwt goede relatie op met contacten uit andere disciplines - bindt mensen uit netwerk door gezamenlijk belang te accentueren - benut externe contacten om op de hoogte te blijven van regionale omstandigheden/ontwikkelingen - schakelt contacten in netwerk in om doelen te realiseren - draagt capaciteit aan die door tactische team is aangevraagd - reageert waar nodig diplomatiek - evalueert ervaringen voor eigen lessen en rapportage. Het tactisch team: - oefent en discussieert met vakgenoten (P) - legt contacten op verschillende niveaus en disciplines met het doel kennis, ervaring en expertise uit te wisselen - bindt mensen uit netwerk door gezamenlijk belang te accentueren - benut externe contacten om op de hoogte te blijven van regionale omstandigheden/ontwikkelingen - vormt een gedeeld beeld van betrokkenen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
6
- onderhoudt goede relaties met partners en externe contacten om doelen te realiseren - evalueert ervaringen voor eigen leren en rapportage (N). Het operationeel/technisch team: - deelt kennis en oefent over de grenzen van de disciplines heen - legt en onderhoudt contacten met andere betrokkenen - bindt mensen uit netwerk door gezamenlijk belang te accentueren - distribueert actief relevante info naar andere teams - betrekt specifieke externe expertise - evalueert ervaringen voor eigen leren en rapportage (N). DOEN Problemen oplossen Definitie: Het team signaleert (potentiële) problemen/knelpunten en verhelpt deze zelfstandig of in samenwerking met anderen. Het strategisch team: - neemt acties om mogelijke calamiteiten te ondervangen en hakt knopen door - adviseert andere teams zonder over te nemen - neemt bij (onvoorziene) knelpunten preventief maatregelen - evalueert knelpunten en bepaalt verbeteracties. Het tactisch team: - komt met creatieve en praktische oplossingen - geeft verschillende oplossingsmogelijkheden met elk hun voor- en nadelen - geeft beargumenteerd advies voor één oplossing - vertaalt beleidsmatige oplossingen in operationele opdrachten - houdt overzicht en gebruikt ervaring om knelpunten te verhelpen - neemt acties om mogelijke calamiteiten te ondervangen - organiseert randvoorwaarden voor anderen - evalueert knelpunten en bepaalt verbeteracties. Het operationeel/technisch team: - creëert overzicht door vereenvoudigen complexiteit - concentreert zich op de kern van het probleem - betrekt informele info in het verhelpen van knelpunten - evalueert knelpunten en bepaalt verbeteracties. Stressbestendig handelen Definitie: Het team blijft goede prestaties leveren onder druk, bij tegenslag of tegenstand. Teamleden reageren rustig, zelfverzekerd en relativerend in lastige situaties. Het team komt in complexe situaties tot een gedragen oordeel. Het strategisch team: - handelt adequaat bij onzekerheid en moeilijke omstandigheden (O) - geeft eigen fysieke en mentale grenzen aan - blijft onder politiek/bestuurlijke druk geconcentreerd op eigen teamdoelen - reflecteert op eigen gedrag en handelen onder druk. Het tactisch team:
7
- blijft onder duurbelasting effectief - creëert balans tussen angst en overmoed - reflecteert op eigen gedrag - bouwt ondanks hoge druk bewust rust in - concentreert zich op de kern van probleem - vermindert druk door gestructureerd knelpunten te verhelpen. Het operationeel/technisch team: - blijft onder duurbelasting effectief - blijft rustig en handelt ondanks onzekerheid - concentreert zich op meest urgente zaken - relativeert en bewaart rationaliteit boven emotie. Aanpassen Definitie: Het team past eigen ideeën en werkwijze aan bij verander(en)de eisen en omstandigheden. Teamleden staan open voor nieuwe ideeën en zoeken actief naar alternatieven om het gestelde doel te bereiken. Het strategisch team: - teamleden schakelen om naar rol binnen crisisteam(O) - denkt buiten geijkte kaders - anticipeert flexibel op gebeurtenissen en omstandigheden - stelt eigen gedrag bij op grond van politiek/bestuurlijke druk wijkt indien nodig van ingeslagen pad af. Het tactisch team: - vindt balans tussen focus en flexibiliteit - wijzigt op grond van omstandigheden eigen gedrag - accepteert besluiten die niet in verlengde liggen van eigen belang - neemt alternatieve ideeën of analyses over - cijfert zichzelf eventueel tijdelijk weg. Het operationeel/technisch team: - handelt mentaal flexibel en schakelt snel - stelt acties bij als besluit niet uitvoerbaar is - neemt afstand van de structuur. Optreden Definitie: Het team handelt pro-actief en daadkrachtig, teamleden ondernemen actie of zetten anderen daar toe aan. Het strategisch team: - teamleden handelen vanuit rol voor het team in plaats van formele positie - handelt met snelheid - stimuleert en motiveert anderen tot actie - het team faciliteert andere teams. Het tactisch team: - vindt balans tussen focus en flexibiliteit - wijzigt op grond van omstandigheden eigen gedrag - accepteert besluiten die niet in verlengde liggen van eigen belang - neemt alternatieve ideeën of analyses over - cijfert zichzelf eventueel tijdelijk weg. Het operationeel/technisch team: - voert direct uit en handelt met snelheid
8
-
is zelfredzaam en neemt initiatief zet beslissingen om in daden werkt zorgvuldig schaalt op.
