Dataprotocol Aedes-benchmark Versie 17-07-2014
1. Inleiding en begrippenlijst In het kader van de Aedes-benchmark gelden onderstaande afspraken tussen Aedes, Participanten en PwC over eigendom, gebruik en beheer van benchmarkdata, -informatie en -instrumenten. Begrippenlijst Aedes: Aedes, vereniging van woningcorporaties; CBC: het Corporatie Benchmark Centrum, een samenwerkingsverband tussen Aedes en KWH; CFV: Centraal Fonds Volkshuisvesting; dPi: de prospectieve informatie, het overzicht van voorgenomen activiteiten als bedoeld in art. 25a Bbsh, dat deel uitmaakt van de jaarlijks op grond van art. 25f Bbsh aan CFV te leveren gegevens; dVi: de verantwoordingsinformatie, het jaarlijks overzicht met verantwoordingsgegevens als bedoeld in art. 26, derde lid, Bbsh, dat deel uitmaakt van de jaarlijks op grond van art. 30 Bbsh aan CFV te leveren gegevens; Huurdersoordeel: oordeel van huurders over de kwaliteit van de woningcorporatie. KWH: het Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector; Leden: de woningcorporaties die zich als lid bij Aedes hebben aangesloten; Ledenconsultatie: de uitvraag van informatie bij woningcorporaties in het kader van de Aedes benchmark; Participant: de woningcorporatie die deelneemt aan de Aedes-benchmark; PwC: PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. Uitvoerder: de organisatie die gegevens aanlevert in het kader van de Aedes-benchmark; USP: USP Marketing Consultancy bv; Woningcorporatie: een toegelaten instelling als bedoeld in art. 70 Woningwet WSW: Waarborgfonds Sociale Woningbouw;
2. Aedes-benchmarkdata, -informatie en –instrumenten In de Aedes-benchmark komen data beschikbaar (‘Aedes-benchmarkdata’):
via aanlevering door Participanten (zowel leden van Aedes als niet-leden) van bedrijfsvoeringsgegevens via de portal voor de ledenconsultatie; via aanlevering van dVi- of dPi-gegevens door CFV/WSW, al of niet via het CBC; via aanlevering door KWH, USP en mogelijk andere uitvoerders van gegevens inzake het huurdersoordeel; via aanlevering door Uitvoerders voor onderdelen van de Aedes-benchmark.
Voor leden die aan beide onderdelen van de Aedes-benchmark deelnemen, levert PwC in 2014 op basis van de Aedes-benchmarkdata via het CBC een tweedimensionale
benchmarkmatrix op, met behulp waarvan iedere Participant zijn benchmarkpositie binnen de branche van woningcorporaties kan vaststellen. Voor Aedes komt informatie beschikbaar in de vorm van een geaggregeerde en niet tot individuele Participanten herleidbare brancherapportage. In de jaren 2015 en 2016 kan de matrix worden aangevuld. Voor Aedes en haar leden komt voor de eigen corporatie benchmarkinformatie beschikbaar via het CBC. De ledenconsultatie en de bijbehorende webapplicatie alsmede de rapportagetemplates voor de meerdimensionale benchmarkmatrix zijn in het kader van de Aedes-benchmark te beschouwen als benchmarkinstrumenten.
3. Eigendom van benchmarkdata, -informatie en –instrumenten Met betrekking tot het eigendom van benchmarkdata, -informatie en –instrument geldt:
De data die in het kader van de Aedes-benchmark voor bewerking door de Participanten worden aangeleverd of betrekking hebben op de Participant, zijn en blijven eigendom van elke Participant afzonderlijk. Dit geldt ook voor de individuele meerdimensionale benchmarkmatrix op maat die elke Participant ontvangt. De niet tot een Participant herleidbare geaggregeerde data als aanwezig in de Aedesbenchmark zijn eigendom van Aedes. Individuele data zijn voor Aedes en ook voor leden als in het CBC als benchmarkdata beschikbaar. Met betrekking tot de ledenconsultatie met bijbehorende webapplicatie en de rapportagetemplates bezit Aedes alle rechten van intellectuele eigendom en daarmee vergelijkbare rechten, die rusten op het benchmarkinstrument. Het benchmarkinstrumentarium (de ledenconsultatie, de bijbehorende webapplicatie alsmede de rapportagetemplates voor de meerdimensionale benchmarkmatrix) zijn eigendom van Aedes en worden na de contractperiode om niet overgedragen aan Aedes. Aedes aanvaardt reeds nu bij voorbaat de overdracht, inclusief alle intellectuele eigendomsrechten en daarmee vergelijkbare rechten, die rusten op het benchmarkinstrument. PwC ontwikkelt en onderhoudt een Aedes-benchmark datawarehouse waarin integraal alle Aedes-benchmarkdata zijn/worden vastgelegd. Aedes is eigenaar van het Aedes-benchmark datawarehouse. Na afloop van het contract met Aedes draagt PwC het Aedes-benchmark datawarehouse in een gangbare informatiedrager om niet over aan Aedes. De Aedes-benchmarkdata worden beheerd, bewerkt en geanalyseerd door PwC. Onder ‘beheren’ wordt verstaan het opslaan van de data, onder ‘bewerken’ wordt verstaan het schonen van data, onder ‘analyseren’ wordt verstaan het uitvoeren van berekeningen en vergelijkingen. In geen enkel geval worden door Participanten en uitvoerders aangeleverde data door Aedes of PwC gemuteerd. Aedes en PwC aanvaarden over en weer en richting derden geen aansprakelijkheid voor fouten of omissies in de Aedes-benchmark die een gevolg zijn van fouten in de brongegevens dan wel een foutieve of onvolledige aanlevering van de gegevens door de betreffende Participant, het CFV, KWH, USP of mogelijk andere derden die gegevens aanleveren ten behoeve van de Aedes-benchmark. Het gebruik van de Aedes-benchmark-webapplicatie is uitsluitend bedoeld en bestemd voor het invoeren en aanleveren van gegevens in het kader van de Aedesbenchmark. PwC draagt in redelijkheid zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om deze webapplicatie, het gebruik ervan en de daarop aanwezige gegevens te beveiligen en tevens om deze webapplicatie uitsluitend geautoriseerd beschikbaar te stellen.
4. Gebruik van benchmarkdata en –informatie De geaggregeerde niet tot de Participant herleidbare Aedes-benchmarkdata kunnen uitsluitend door of met voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur van Aedes worden gebruikt voor:
beleidsontwikkeling in de sector volkshuisvesting; het opstellen en aanpassen van beleidsregels; het uitbrengen van algemene rapportages met betrekking tot de branche; het uitvoeren van (wetenschappelijk) onderzoek; andere doeleinden indien en voor zover zij naar het uitsluitende oordeel van Aedes passen binnen de statutaire doelstelling van Aedes.
Een verzoek voor gebruik van de Aedes-benchmarkdata voor (wetenschappelijk) onderzoek door derden dient schriftelijk bij Aedes te worden ingediend. Binnen twee maanden na aanvraag zal Aedes aan betrokkenen en PwC aangeven of zij en/of de eigenaren van de individuele data, akkoord gaan met het verzoek voor gebruik van data, waarbij als voorwaarde geldt dat de gegevens nimmer zijn te herleiden tot individuele personen en/of individuele Participanten. Aedes zal vervolgens met de eigenaren van de betreffende data contact opnemen over het gebruik daarvan. Een eventuele publicatie van het (wetenschappelijk) onderzoek op basis van Aedesbenchmarkdata wordt uiterlijk één maand voorafgaand aan openbaarmaking aan Aedes en PwC ter vertrouwelijke kennisneming aangeboden. Aedes hanteert als voorwaarde voor het gebruik van haar data / informatie dat de partij die deze data / informatie mag gebruiken deze nimmer ter beschikking mag stellen aan derden.
5. Databeveiliging De algemene databeveiligingsfilosofie van PwC, die eveneens van toepassing is op het datawarehouse van de Aedes-benchmark, is gebaseerd op gebruikmaking van ISO-gecertificeerde diensten conform de vigerende industriestandaarden voor wat betreft de controls. Deze beveiligingsrichtlijnen verplichten PwC om informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, vernietiging (per ongeluk of onrechtmatig), verlies of vervalsing, onbevoegde bekendmaking of toegang en alle andere onrechtmatige manieren van verwerking. Deze beveiligingsmaatregelen zijn er mede op gericht om – gezien de aard van de gegevens en de kring van gebruikers – onnodige verzameling en verdere verwerking van gegevens te voorkomen. Op de toepassing en naleving van de ISO-standaarden wordt PwC periodiek extern geaudit. Daarnaast voert PwC jaarlijks een self-assessment uit en maandelijks een Global Parameter Watch. PwC maakt gebruik van een zogenaamde ‘Secure Housing omgeving’ (KPN Cyber CentreHousing in Amsterdam). Ten aanzien van het beheer van het netwerk, systemen, operating systems en server applicaties wordt gebruik gemaakt van de diensten van Tata Consultancy Services (TCS). Het interne netwerk van PwC maakt gebruik van KPN - WAN/LAN networks. Alleen de PwC-professionals die deel uitmaken van het bij de Aedes benchmark betrokken team hebben toegang tot het Aedes benchmark-datawarehouse.
Hosting Het technisch beheer van de webpage voor de ledenconsultatie van de Aedesbenchmark wordt eveneens door TCS verzorgd. Het functioneel beheer van deze webpage wordt door PwC verzorgd. De hosting-werkwijze is gebaseerd op ITIL en Service Level Agreements. De hosting van het datawarehouse vindt plaats binnen het PwC-netwerk waarbij de report database (invoer data, de rekenregels, de vertrekpositie, de cockpit en de reporting van tabellen en grafieken) binnen een secure webomgeving (DMZ) is gepositioneerd. Techniek Het datawarehouse waarin de Aedes-benchmarkdata en rekenregels zijn opgeslagen, is gebaseerd op MySQL 5.0.95 database technology. Weergegeven onder punt 5 is de stand van zaken bij de vaststelling van dit dataprotocol.
6. Beheer van de Aedes-benchmarkdata PwC is de beheerder van de data in het kader van de Aedes benchmark. De beheerder stelt uitsluitend data beschikbaar na schriftelijke toestemming van de in deze afspraken omschreven eigenaar; te weten: de Participant of Aedes een en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 4 van dit dataprotocol. Indien in de Aedes benchmark een subcontractant van PwC wordt ingezet, draagt PwC er zorg voor dat de afspraken die in dit dataprotocol zijn gemaakt over eigendom en gebruik van de gegevens, ook worden opgenomen in de overeenkomst tussen PwC en de subcontractant.
7. Aansprakelijkheid Iedere Participant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem via de Aedes-benchmark webapplicatie ingevoerde en daarmee verstrekte gegevens. Voorts geldt dat de Participant gebruik dient te maken van deugdelijke anti-virusprogrammatuur zowel vóór als tijdens gebruikmaking van de Aedes-benchmark webapplicatie. De Participant zal de Aedes-benchmark webapplicatie niet gebruiken ter verspreiding van virussen of bestanden die de werking van de applicatie en/of andere computers of systemen van PwC en/of derden kunnen beschadigen. Het is de Participant niet toegestaan (onbevoegde) derden toegang te verschaffen tot de Aedes-benchmark webapplicatie. PwC aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid richting Aedes, de desbetreffende Participant, het CFV, KWH, USP of mogelijk andere derden die gegevens aanleveren ten behoeve van de Aedes-benchmark, voor schade verband houdende met de toegang en/of het gebruik van de Aedes-benchmark webapplicatie, waaronder (niet limitatief) schade verband houdende met het transport van gegevens, schade veroorzaakt door verlies of verminking van gegevens, schade die wordt veroorzaakt door een gebrek in de snelheid en/of de beschikbaarheid van het internet en/of overige directe en/of indirecte schade.
Aedes, de Participant het CFV, KWH, USP of mogelijk andere derden die gegevens aanleveren ten behoeve van de Aedes-benchmark, zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het nemen van de juiste preventieve en defensieve maatregelen een infectie, beschadiging of vernietiging van systemen, documenten, informatie en gegevens. PwC aanvaardt eveneens geen aansprakelijkheid voor bewerkingen van de door Aedes beschikbaar gestelde benchmarkdata als uitgevoerd door anderen niet zijnde PwC.
8. Looptijd Aedes-benchmark dataprotocol Dit Aedes-benchmark dataprotocol heeft een looptijd die gelijk is aan de Aedes-PwC benchmark contractperiode.
