Zadávací dokumentace
Zadávací dokumentace k veřejné zakázce malého rozsahu zadávané mimo režim zákona č. 137/2006 sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“) (dále jen „Zadávací dokumentace“)
1. Název veřejné zakázky Název veřejné zakázky:
Realizace 48. ročníku filmového festivalu Tourfilm v roce 2015
Evidenční číslo VZ:
VZ 2015/440/35
Druh zadávacího řízení:
veřejná zakázka malého rozsahu
(dále jen „Veřejná zakázka“)
2. Identifikační údaje Zadavatele Název:
Česká centrála cestovního ruchu – CzechTourism
Sídlo (doručovací adresa):
Vinohradská 46, 120 41 Praha 2
IČ:
49 27 76 00
Osoba oprávněná jednat za Zadavatele:
Monika Palatková, generální ředitelka ČCCR – CzechTourism
Kontaktní osoba:
Lenka Špačková
Telefon, e-mail:
+420 221 580 452,
[email protected]
(dále jen „Zadavatel“)
3. Předpokládaná hodnota Veřejné zakázky Předpokládaná hodnota Veřejné zakázky: 1 330 579,-Kč bez DPH Vzhledem k tomu, že předpokládaná cena plnění veřejné zakázky je do 2 mil. Kč bez DPH, jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu ve smyslu ustanovení § 12 odst. 3 Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“), a tato veřejná zakázka tak v souladu s ustanovením § 18 odst. 5 zákona není zadávána v zadávacím řízení dle ZVZ. Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci Veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne částku předpokládané hodnoty pro Veřejnou zakázku s připočtením DPH, tedy 1 610 000,-Kč. Nabídka s vyšší nabídkovou cenou bude vyřazena a Uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení.
4. Vymezení předmětu Veřejné zakázky Kód klasifikace předmětu Veřejné zakázky CPV je: Název:
CPV:
Architektonická řešení
71220000-6
Organizace festivalů
79953000-9
Organizace kulturních akcí
79952100-3
5. Předmět plnění Veřejné zakázky Předmětem této veřejné zakázky je realizace 48. ročníku festivalu Tourfilm, který se bude konat v termínu 01.-03.10.2015 ve statutárním městě Karlovy Vary. Nedílnou součástí festivalu Tourfilm je od roku 2003 jeho regionální odnož s názvem TourRegionFilm, která je zaměřena na produkci tuzemských filmových děl, spotů a upoutávek s turistickou tématikou. Dále v této ZD bude používán společný pojem „Festival“, který bude v případě potřeby výslovně rozlišen na „Tourfilm“, resp. „TourRegionFilm“. Vítězný Uchazeč bude povinen splnit předmět Veřejné zakázky v souladu s cíli Festivalu, s ohledem na cílové skupiny, hlavní program vyplývající ze statutu festivalu a požadavky Zadavatele specifikované v této ZD (viz zejména čl. 5. a 6. ZD), které jsou pro Zadavatele stěžejní a od kterých se nelze jakkoliv odchýlit. Vítězný Uchazeč bude povinen při plnění této Veřejné zakázky úzce spolupracovat se Zadavatelem. Za tímto účelem se bude vítězný Uchazeč účastnit koordinačních schůzek organizovaných Zadavatelem buď v jeho sídle, anebo v rámci větších jednání také ve městě Karlovy Vary (subdodavatelé a zástupci města). 5.1. Základní informace o Festivalu Festival Tourfilm konaný od roku 1967 je nejstarším mezinárodním filmovým festivalem s turistickou tématikou na světě. Festival je jedním ze 17 členů Mezinárodního výboru turistických filmových festivalů (Comité International des Festivals du Film Touristique, CIFFT), jehož posláním je sdružovat a rozvíjet nejprestižnější mezinárodní festivaly zaměřené na audiovizuální díla odvětví cestovního ruchu. Do festivalových soutěžních sekcí se tak každoročně přihlašují stovky zahraničních filmů a televizních pořadů s tematikou cestovního ruchu. Festival je každoročně spojen s jinou hlavní hvězdou, která se zároveň stává nejvýraznější tváří daného ročníku Festivalu. V minulých letech se na Festivalu představili například Céline Cousteau, vnučka legendárního Jacquese Yvese Cousteau, který byl spoluvynálezcem akvalungu, britský komik, spisovatel a dokumentarista Michael Palin (Monty Python’s Flying Circus, Palin’s Travels), legendární horolezec Reinhold Messner nebo světoznámá bioložka Jane Goodall zabývající se výzkumem šimpanzů. Festival je projektem pořádaným Zadavatelem na podporu a rozvoj segmentu cestovního ruchu České republiky, s důrazem na podporu Karlovarského kraje, města Karlovy Vary a s akcentem na podporu turistického (lázeňského) potenciálu tohoto regionu. Festival se koná na konci turisticky aktivního období přelomu léta a podzimu v atraktivním lázeňském regionu a je tedy silně spjat s cestovním ruchem města Karlovy Vary. Všechny akce spojené s konáním jednotlivých ročníků Festivalu se budou konat v návaznosti na předchozí ročníky v Karlových Varech, konkrétně v hotelech Thermal a Grandhotel Pupp. 5.2. Cíle Festivalu Hlavními cíli Festivalu jsou: a) Zprostředkovat přehled o aktuální produkci a trendech v oblasti audiovizuálních děl s turistickou tematikou a v rámci soutěžních přehlídek uvést a ocenit přihlášená audiovizuální díla, která svou obsahovou náplní a uměleckou úrovní přispívají k rozvoji nejen zahraničního, ale také domácího cestovního ruchu. Festival tak cílí také na udržení a rozvoj mezinárodní prestiže cen udílených v rámci Festivalu. b) Vytvořit platformu pro B2B komunikaci, sdílení příkladů dobré praxe a výměnu informací v oblasti audiovizuálních děl s turistickou tematikou mezi českými a zahraničními subjekty, tj. především filmovými profesionály a aktéry v odvětví cestovního ruchu (zástupci krajů, regionů, měst, destinačních managementů atd.).
2
c) Nabídnout návštěvníkům festivalu (B2C komunikace) atraktivní program, tzn. kvalitní filmové přehlídky a projekce, diskusní a přednáškové bloky se známými osobnostmi a bohatý doprovodný program s cílem zvýšit povědomí a zájem veřejnosti o Festival a s cílem zvýšit návštěvnost Festivalu. d) Vyhlásit výsledky a předat ocenění vítězům soutěžních přehlídek Tourfilm a TourRegionFilm. e) Zvýšit povědomí o aktivitách agentury CzechTourism, která je hlavním organizátorem a držitelem ochranné známky Festivalu Tourfilm, jež přispívají k rozvoji domácího i incomingového cestovního ruchu. Uchazeč se zavazuje, že bude veškerou svou činností (organizační, realizační i mediální) budovat dobré jméno agentury CzechTourism a že nebude vyvíjet žádné aktivity, které by mohly vést k poškození dobrého jména agentury. 5.3. Cílové skupiny Festivalu Jak vyplývá z hlavních cílů Festivalu, cílové skupiny klíčové pro akvizici jsou následující: a) diváci jednotlivých projekcí a návštěvníci doprovodného programu (pravidelní a občasní návštěvníci – rezidenti Karlovarského kraje, náhodní návštěvníci – turisté, studenti odborných středních a vysokých škol) b) filmoví profesionálové (distributoři, producenti, zástupci filmových festivalů a institucí) a odborníci v odvětví cestovního ruchu (zástupci krajů, regionů, měst a destinačních managementů atd.) c) tvůrci a herci (hlavní hvězda festivalu, autoři přihlášených festivalových snímků, pozvaní hosté, speciální hosté a domácí tvůrci a herci atd.) d) Média a novináři (zástupci televize, rozhlasu, tisku, internetových médií, fotografové a nezávislí novináři) 5.4. Program Festivalu a soutěž Program festivalu tvoří zejména: a) soutěž filmů (délkou stopáže do 30 minut a 60 minut) b) soutěž reklamních spotů (délkou stopáže do 5 minut a 15 minut) c) soutěž televizních a online programů (min. 5ti dílné série) d) soutěž webů a mobilních aplikací e) promítání přihlášených filmů a spotů, prezentace mobilních aplikací f) semináře, diskuse a výměna zkušeností mezi odborníky z oblasti cestovního ruchu, tvůrci a novináři g) doprovodné, odborné, společenské a kulturní akce 5.5. Soutěžní kategorie Do soutěží mohou být přihlášena audiovizuální díla v následujících kategoriích: 1. reklamní spoty a krátké klipy do 5 a 15 minut 2. televizní filmy (publicistické a dokumentární) s tématikou cestovního ruchu do 30 a 60 minut 3. TV a online programy (min. 5ti dílné série) 4. webové stránky a mobilní aplikace s tématikou cestovního ruchu
3
Mezi nejčastější přihlašovatele patří národní a regionální turistické centrály, zástupci regionů, měst, subjektů cestovního ruchu a komerční sféry.
6. Podrobná specifikace předmětu Veřejné zakázky Předmětem Veřejné zakázky je poskytování následujících služeb, resp. realizace oblastí činností uvedených níže. Uchazeči v nabídce předloží rámcový návrh programu 48. ročníku festivalu Tourfilm 2015 (dále jen „Rámcový program“). V tomto Rámcovém programu Uchazeči podrobně popíší navrhovaný způsob realizace jednotlivých částí předmětu veřejné zakázky dle bodů 6.1 až 6.8 této ZD, přičemž každému z těchto bodů ZD bude v Rámcovém programu věnována samostatná kapitola. Uchazeči budou povinni v Rámcovém programu zohlednit základní ideovou linii Festivalu, který v rámci filmové tvorby zachycuje a prezentuje cestování ve všech jeho podobách. Rámcový program bude zpracován tak, aby zahrnoval veškerá plnění požadovaná zadavatelem v článku 5. a 6. ZD (součástí mohou být též ilustrativní fotografie, nákresy, plánky apod.), přičemž bude v nabídce předložen v listinné i v elektronické podobě na nosiči CD nebo DVD. Zadavatel Uchazeče upozorňuje, že kvalita a kreativita předloženého Rámcového programu bude předmětem hodnocení nabídek dle bodu 13 ZD. Rámcový program bude zpracován v takových podrobnostech, aby hodnotící komise mohla provést jeho hodnocení dle parametrů stanovených Zadavatelem v článku 13 této ZD.
6.1 Architektonické řešení, technické zajištění a stavba festivalu V rámci této části plnění předmětu veřejné zakázky bude vybraný Uchazeč povinen zajistit architektonické řešení, resp. výtvarné pojetí prostor konání Festivalu dle níže uvedených požadavků Zadavatele. Uchazeč bude při návrhu výtvarného pojetí Festivalu vycházet z nového základního vizuálního stylu Festivalu. Podklady nového vizuálního stylu jsou obsahem Přílohy 4 (nové logo festivalu Tourfilm a TourRegionFilm) a 5 (základní vizuál) této zadávací dokumentace. Veškeré návrhy dekorace Festivalu, na kterých bude vizuální styl využit, podléhají schválení ze strany Zadavatele. Město Karlovy Vary 6.1.1. Hotel Thermal V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí:
• technické zázemí včetně veškerého technického vybavení ve vnitřních prostorech hotelu Thermal tzn.:
• celkové technické zajištění projekcí v projekčních prostorech hotelu Thermal (Foyer v přízemí hotelu a Malý sál v 1. patře)
• veškeré technické vybavení prostoru pro denní program festivalu – osvětlovací a zvukové zařízení ve Foyer v přízemí hotelu Thermal včetně tlumočnického zařízení a obrazovek pro projekce soutěžních snímků, případně prezentací účinkujících denního programu stavbu informačního pultu, stavbu pódia na besedy a adekvátní výzdobu korespondující s tématem aktuálního ročníku Festivalu ve Foyer v přízemí hotelu 4
červený koberec ke vstupům vedoucím do Foyer v přízemí hotelu a do Malého sálu, základní tematická dekorace Kongresového Foyer v 1. patře, za účelem vizuálního propojení těchto prostor
•
velkoformátový reklamní nosič na průčelí hotelu Thermal o rozměrech 20x 8m (termín instalace viz harmonogram 6. 7) a minimálně 1 další reklamní nosič nad vstupem do Foyer v přízemí hotelu, který bude umístěn na viditelné části budovy, tyto reklamní nosiče budou instalovány před zahájením Festivalu
naváděcí systém v hotelu Thermal a infopanely s programem dekoraci Malého sálu (hlavní projekční sál a prostor pro předávání cen festivalu TourRegionFilm) AV techniku v Malém sále pro slavnostní předávání cen festivalu TourRegionFilm dekorační stěnu a 1 mobilní dekorační stěnu, kterou bude možné využít jako pozadí pro tiskové konference veškerý technický personál Pronájmy prostor v hotelu Thermal budou hrazeny Zadavatelem. 6.1.2 Grandhotel Pupp V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí: umístění infopanelů s partnery festivalu a infocedule pro účastníky červený koberec od vchodu hotelu do Slavnostního sálu architektonický návrh interiéru včetně pódií a jeho realizaci v sálu Grandhotelu Pupp technické vybavení Slavnostního sálu v Grandhotelu Pupp; osvětlení i ozvučení sálu, zajištění LED stěny pro projekce oceněných snímků a spotů nebo upoutávek, tlumočnické zařízení Pronájmy prostor v GH Pupp budou hrazeny Zadavatelem. Uchazeči v nabídce za účelem hodnocení (popis hodnocení viz. článek 13 ZD) předloží: 1/Rámcový popis technického řešení (popis osvětlovacího, zvukového, tlumočnického a projekčního zařízení), které bude nainstalováno v hotelu Thermal a ve Slavnostním sále v GH Pupp. Hotel Thermal: - rámcový popis průběhu příprav pronajatých prostor pro denní program a projekce (denní program a projekce budou probíhat v hotelu Thermal v Malém Sále a částečně ve Foyer v přízemí hotelu) -
výčet technického zabezpečení projekcí a jejich obsluhy
5
-
výčet technického zabezpečení určeného pro denní doprovodný program
-
výčet technického personálu
Slavnostní sál v GH Pupp: - rámcový popis průběhů příprav pronajatých prostor pro slavnostní předávání cen, návrh technického a světelného vybavení včetně stavby pódií - výčet technického zabezpečení a obsluhy techniky nutné pro slavnostní předávání cen - výčet technického personálu 2/Rámcový návrh architektonického uspořádání/řešení, resp. výtvarného pojetí (dekorace) veškerých vnějších i vnitřních prostor určených pro konání Festivalu Tourfilm 2015 (dále jen „Architektonický návrh“). V tomto Architektonickém návrhu uchazeči alespoň v základních obrysech popíší navrhované architektonické řešení, resp. výtvarné pojetí těchto prostor, včetně návrhů poutačů a vizuálů určených k umístění v těchto prostorech. Tento návrh bude vycházet z vizuálního stylu dodaného Zadavatelem. Uchazeči budou povinni v Architektonickém návrhu zohlednit základní ideovou linii Festivalu, kterou představuje cestování ve všech jeho podobách. Architektonický návrh bude zpracován tak, aby zahrnoval veškerá plnění požadovaná zadavatelem v bodu 5 a 6 ZD (součástí mohou být též ilustrativní fotografie, nákresy, plánky apod.), přičemž bude v nabídce předložen v listinné i v elektronické podobě na CD. Zadavatel uchazeče upozorňuje, že kvalita a kreativita předloženého Architektonického návrhu bude předmětem hodnocení nabídek dle bodu 13 ZD. Architektonický návrh bude zpracován v takových podrobnostech, aby hodnotící komise mohla provést jeho hodnocení dle parametrů stanovených Zadavatelem v článku 13. ZD. Vybraný Uchazeč předloží do termínu uvedeného v harmonogramu (viz. 6.8) Zadavateli ke schválení podrobný návrh vycházející z Architektonického návrhu předloženého vybraným uchazečem v jeho nabídce pro příslušný ročník Festivalu (dále jen „Podrobný návrh“). Podrobný návrh bude podléhat schválení ze strany Zadavatele, přičemž po jeho schválení Zadavatelem se stává pro vybraného Uchazeče závazným.
6.2 Organizace předávání cen festivalu TourRegionFilm a organizace Gala večera u příležitosti slavnostního vyhlášení cen festivalu Tourfilm 6.2.1 Organizační zajištění předávání cen festivalu TourRegionFilm Součástí Festivalu je slavnostní vyhlášení výsledků a předání ocenění v rámci festivalu TourRegionFilm, který se bude konat ve čtvrtek 01. 10. 2015 v Malém Sále hotelu Thermal. Vyhlášení proběhne po skončení čtvrtečního denního programu a čtvrtečních projekcí. Na tuto slavnostní ceremonii bude navazovat koktejl pro oceněné v prostorech hotelu Thermal, koktejl a pronájem prostor k tomu určených bude hrazen Zadavatelem. V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí:
6
scénář čtvrtečního slavnostního vyhlášení výsledků a předání ocenění v rámci festivalu TourRegionFilm v Malém Sále hotelu Thermal
• technické zabezpečení předání ocenění v rámci festivalu TourRegionFilm koordinaci během vyhlášení oceněných snímků
6.2.2 Organizační zajištění slavnostního večera a předávání cen festivalu Tourfilm Součástí Festivalu je gala večer, který se koná vždy v pátek ve Slavnostním sále Grandhotelu Pupp a jehož součástí je slavnostní vyhlášení výsledků a předání ocenění v rámci festivalu Tourfilm. Na tuto slavnostní ceremonii navazuje raut v prostorech Malé Dvorany, Zrcadlového sálu a Rendezvous. Předpokládaný počet účastníků tohoto večera je cca 400 hostů. Na pátečním gala večeru se tradičně podílí zahraniční partner (většinou zahraniční turistická centrála), který se podílí na tematickém programu Festivalu. Zahraniční partner bude vybrán Zadavatelem a bude mu poskytnut prostor pro prezentaci jak v rámci Slavnostního večera prostřednictvím doprovodného programu, tak v rámci denního programu Festivalu. Zadavatel bude dále pro partnera zajišťovat medializaci v souladu s propagací Festivalu. Pro 48. ročník se předpokládá zapojení destinace Velikonoční ostrov. Pokud v daném roce nebude zahraniční partner Festivalu zajištěn, budou náklady spojené s doprovodným kulturním programem hrazeny Zadavatelem. V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí: režii společenského večera
• přípravu scénáře společenského večera včetně přípravy minutového scénáře předávání cen; při přípravě scénáře Uchazeč rámcově vymezí časový prostor pro tematické společenskokulturní vstupy, které budou zajištěny partnerskou destinací nebo Uchazečem. V případě, že se na tomto ročníku Festivalu nebude zahraniční partner podílet, budou tyto náklady spojené s doprovodným kulturním programem hrazeny Zadavatelem.
moderátora
• DJ pro volný program po skončení slavnostní ceremonie tlumočníky a tlumočnické zařízení (minimálně 2 tlumočníci/tlumočnice z cizího jazyka do ČJ a naopak) koordinaci a asistenci během večera V rámci organizace společenských večerů bude vybraný uchazeč povinen uskutečnit generální zkoušky za účasti Zadavatele, přičemž Zadavatel bude oprávněn požadovat dílčí změny programu, které neovlivní celkovou koncepci společenských večerů. Uchazeči v nabídce za účelem hodnocení (popis hodnocení viz. článek 13 ZD) předloží:
• návrh scénáře slavnostního vyhlášení výsledků a předání ocenění v rámci festivalu 7
TourRegionFilm v hotelu Thermal
• rámcový popis technického zajištění slavnostního předávání cen festivalu TourRegionFilm a rámcový popis dekorace Malého sálu za tímto účelem
• návrh scénáře společenského večera včetně přípravy minutového scénáře slavnostního předávání cen festivalu Tourfilm v Grandhotelu Pupp
• nominaci alespoň 2 moderátorů pro společenský večer, a to s uvedením informací
o jeho/jejich dosavadních zkušenostech s moderováním akcí obdobného rozsahu a společenského významu, návrh moderátora společenského večera bude předložen Zadavateli k datu uvedenému v harmonogramu přípravy Festivalu (viz. 6.7)
• návrh alespoň 2 DJ´s pro společenský večer, a to s uvedením informací o jeho/jejich
dosavadních zkušenostech se zajištěním hudebního doprovodu akcí obdobného rozsahu a společenského významu, návrh DJ společenského večera bude předložen Zadavateli k datu uvedenému v harmonogramu přípravy Festivalu (viz. 6.7)
• návrh tlumočníků, pro jejichž schválení bude nutné doložit jejich kvalifikaci a dosavadní praxi v oboru
• návrh složení členů autorského a produkčního týmu (režiséra, scénáristy, choreografa,
techniků, stavěčů scény, osvětlovačů, zvukařů, osob zajišťujících logistiku apod.), hostesek, resp. dalšího obsluhujícího personálu, a to vždy s uvedením předpokládaného počtu osob; za účelem dosažení vysoké profesionální úrovně organizace a celkového pojetí společenského večera bude Uchazeč povinen doložit reference (z realizovaných akcí obdobného významu a rozsahu), životopis a kvalifikační předpoklady režiséra (scénáristy nebo choreografa), který se bude na návrhu a přípravě programu tohoto večera podílet
návrh složení organizačního týmu uchazeče (tj. pracovníků uchazeče) určeného k zajištění zadavatelem požadovaných plnění, včetně označení vedoucí osoby týmu, která bude odpovídat za řádnou organizaci společenského večera a bude uchazečem pověřena komunikací se Zadavatelem 6.3 Personální obsazení akreditačního pultu, hostesky V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí:
• personální obsazení informačního pultu v hotelu Thermal, 2 osoby ovládající
minimálně plynulou komunikaci v anglickém jazyce, vybraný Uchazeč pro tyto pracovníky zajistí jmenovky se specifikací jazyků, kterými hovoří
• zajištění dostatečného množství hostesek
v rámci denního programu, všechny hostesky musí být schopné plynulé komunikace minimálně v anglickém jazyce a musí být viditelně označeny (vybraný Uchazeč pro ně zajistí jmenovky se specifikací jazyků, kterými hovoří a jednotný dress code)
Uchazeči v nabídce za účelem hodnocení (popis hodnocení viz. článek 13 ZD) předloží:
• návrh skladby, počtu a kritérií výběru doprovodného personálu potřebného pro hladký průběh Festivalu
8
6.4 Ubytování a parkování V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí:
• ubytování realizačního a produkčního týmu • ubytování pro technický tým během příprav Festivalu a v jeho průběhu • úhradu výše uvedeného ubytování Parkování po nezbytně dlouhou dobu z důvodu dodání dekorací a technického zabezpečení do hotelu Thermal a do GH Pupp vybraným Uchazečem bude hrazeno Zadavatelem. 6.5 PR, medializace a marketing 6.5.1 Outdoorová propagace Festivalu - výlep plakátů a distribuce materiálů V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí:
• výlep plakátů v Karlových Varech (přičemž Zadavatel Uchazeči poskytne plakáty v předpokládaném množství 200 ks, termín výlepu viz 6.7)
• distribuci propagačních materiálů v plenéru města po dohodě s partnery a spolupracujícími subjekty (přičemž Zadavatel Uchazeči poskytne letáky v předpokládaném množství 2 000ks, termín distribuce viz 6.7)
Uchazeči v nabídce za účelem hodnocení (popis hodnocení viz. článek 13 ZD) předloží: hrubý návrh řešení „outdoorové“ propagace Festivalu ve městě Karlovy vary 6.6 Koordinace realizace festivalu V rámci této činnosti vybraný Uchazeč zajistí: • zajistit pro produkci Festivalu, resp. jednotlivé akce konané v rámci Festivalu produkční tým, vždy v počtu a složení dle aktuální potřeby
• dodržovat nastavený harmonogram jednotlivých aktivit realizovaných ze strany Uchazeče během přípravy Festivalu a zajistit průběžný reporting ze strany Uchazeče (k termínům specifikovaným v harmonogramu viz 6.7)
• konzultovat všechny případné partnery Festivalu (termín týkající se konzultace partnerů
Viz harmonogram 6.7) a jimi navrhované plnění se Zadavatelem, který je bude schvalovat, schválení ze strany Zadavatele bude nadále podléhat i prostor pro jejich eventuální medializaci v rámci Festivalu
• stanovit koordinační schůzku v sídle Zadavatele minimálně jednou za měsíc a dále dle 9
potřeby
• stanovit minimálně 2 společné inspekční cesty, kterých se bude účastnit Zadavatel a dále operativně dle potřeby
• zajistit koordinaci a asistenci během celého konání festivalu • zpracovat pro Zadavatele podrobnou agendu Festivalu včetně uvedení aktivit,
za které budou jednotliví členové realizačního týmu zodpovídat, agenda bude zahrnovat jejich aktuální kontakty
• stanovit kontaktní osobu/osoby zodpovědné za jednotlivé fáze zakázky Uchazeči v nabídce za účelem hodnocení (popis hodnocení viz. článek 13 ZD) předloží: rámcový popis celkových administrativních a organizačních příprav Festivalu včetně návrhu personální skladby potřebné pro hladký průběh Festivalu, včetně uvedení kontaktních osob 6.7 Harmonogram přípravy Festivalu Aktivita
Datum předložení Zadavateli 15. 08. 2015
Podrobný architektonický návrh Finální podoba architektonického řešení Festivalu
31. 08. 2015
Finální termín pro konzultaci partnerů Festivalu Finální scénář slavnostního večera včetně uvedení účinkujících, moderátora a DJ
31. 08. 2015
Termín výlepu plakátů v Karlových Varech Termín distribuce letáků Termín instalace velkoformátového banneru na hotelu Thermal Reporting o fázích přípravy festivalu – minimálně jednou měsíčně, a to k poslednímu dni v měsíci, dále pak dle dohody se Zadavatelem
10. 09. 2015 14 dní před zahájením Festivalu 14 dní před zahájením Festivalu 14 dní před zahájením Festivalu
V případě, že z nějakého důvodu dojde k oddálení podpisu smlouvy na realizaci Festivalu, budou lhůty v tomto harmonogramu automaticky posunuty. Vybraný Uchazeč bude o všech změnách včas informován. 6.8 Závěrečná zpráva Nejpozději do 30 dnů po skončení ročníku Festivalu bude vybraný uchazeč povinen předložit zadavateli závěrečnou zprávu o průběhu tohoto ročníku Festivalu (v tištěné i v elektronické podobě). Závěrečná zpráva bude obsahovat minimálně: 10
•
popis průběhu, resp. způsobu a rozsahu skutečně zajištěné produkce Festivalu
•
popis průběhu společenského večera a zdůvodnění případných odchylek od schváleného Podrobného programu
•
grafické zpracování architektonického řešení, resp. výtvarného pojetí prostor konání Festivalu
•
zdokumentování počtu účastníků 48. ročníku Festivalu
• rozpis veškerých nákladů vynaložených Uchazečem v souvislosti s plněním předmětu veřejné zakázky
Zadavatel bude vždy oprávněn vznášet k předložené závěrečné zprávě připomínky a žádat její úpravy a dopracování, a to i opakovaně.
7 Doba plnění veřejné zakázky Vítězný Uchazeč započne s plněním Veřejné zakázky bez zbytečného odkladu po uzavření smlouvy na plnění Veřejné zakázky a bude dodržovat Harmonogram přípravy Festivalu viz bod 6.8. Termín realizace Festivalu je stanoven na 01. -03. 10. 2015.
8 Místo plnění veřejné zakázky Místem plnění Veřejné zakázky, tj. místem realizace Festivalu, je město Karlovy Vary. Veškeré písemné výstupy ze své činnosti bude vítězný Uchazeč povinen předávat Zadavateli v sídle Zadavatele, nebude-li mezi Zadavatelem a vítězným Uchazečem v konkrétním případě sjednáno jinak.
9 Prohlídka místa plnění S ohledem na charakter Veřejné zakázky se prohlídka místa plnění veřejné zakázky nekoná.
10 Požadavek na prokázání kvalifikace 10.1
Základní kvalifikační předpoklady
Uchazeč předloží podepsané čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu § 53 zákona. Toto čestné prohlášení je Přílohou č. 2 této výzvy. 10.2
Profesní kvalifikační předpoklady
Zadavatel požaduje, aby Uchazeč za účelem prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů k plnění zakázky ve smyslu ustanovení § 54 zákona předložil:
11
a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii ne starší, v okamžiku podání nabídky, 3 měsíců, dále b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci, a to v prosté kopii. 10.3 Technické kvalifikační předpoklady ve smyslu § 56 zákona K prokázání tohoto kvalifikačního předpokladu Zadavatel požaduje, aby uchazeč doložil seznam alespoň 2 (dvou) služeb obdobného rozsahu a charakteru jako je předmět této zakázky za poslední 3 (tři) roky, přičemž finanční hodnota každé z nich vyjádřena v Kč činila alespoň 800.000,- Kč (slovy: osmsettisíckorunčeských) bez DPH. Popis zakázky bude obsahovat: - identifikační údaje objednatele, - období realizace zakázky, - stručný popis zakázky, - kontakty objednatele pro ověření reference, - složení realizačního týmu - popř. finančně vyjádřená hodnota takovéto zakázky. Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením čestného prohlášení, jehož předloha tvoří Přílohu č. 3 této výzvy.
11 Obchodní podmínky zadavatele Vybraný uchazeč bude povinen zajistit realizaci předmětu veřejné zakázky v rozsahu specifikovaném v článku 5. a 6. ZD. Při realizaci předmětu veřejné zakázky bude vybraný uchazeč povinen postupovat v souladu s pokyny, které mu budou průběžně udělovány Zadavatelem. 11.1 Další obchodní podmínky zadavatele Specifikace veškerých dalších obchodních podmínek zadavatele je obsažena v závazném vzoru smlouvy na plnění této veřejné zakázky, který tvoří Přílohu č. 1 ZD. 11.2 Úprava autorských práv Budou-li součástí plnění poskytovaného vybraným uchazečem v rámci této veřejné zakázky autorská díla, resp. pokud v souvislosti s plněním poskytovaným v rámci této veřejné zakázky vzniknou autorská díla ve smyslu ustanovení § 2 a násl. zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Autorský zákon“), či umělecké výkony výkonných umělců ve smyslu ustanovení § 67 a násl. Autorského zákona, bude vybraný uchazeč povinen se s těmito autory či výkonnými umělci řádně a v souladu s Autorským zákonem vypořádat. Totéž platí i ve vztahu k dalším plněním poskytovaným v rámci této veřejné zakázky, která jsou chráněna dle jiných ustanovení Autorského zákona (např. pokud jde o práva výrobce zvukového záznamu k jeho záznamu apod.). Podrobné požadavky zadavatele týkající se ošetření autorských práv jsou uvedeny v návrhu smlouvy na plnění veřejné zakázky.
12
12 Požadavek na zpracování nabídkové ceny, platební podmínky 12.1 Nabídková cena Uchazeč v nabídce předloží prohlášení, ve kterém uvede celkovou nabídkovou cenu za splnění veřejné zakázky v celém jejím rozsahu, tj. cenu za realizaci 48. ročníku Festivalu v roce 2015, a to ve struktuře uvedené níže: - celková nabídková cena v Kč bez DPH - DPH, - celková nabídková cena v Kč včetně DPH Uchazeč zároveň uvede v nabídce položkový rozpočet následujících okruhů: OKRUH A: Cena za technické zajištění Festivalu Cena za technické a organizační zajištění předávání cen v rámci festivalu TourRegionFilm Cena za organizační zajištění společenského večera a předávání cen v rámci festivalu Tourfilm Cena za realizaci architektonického řešení Festivalu Ostatní náklady (tj. náklady, které nelze zahrnout do shora vymezených položek) OKRUH B: Agenturní provize. Prohlášení Uchazeče o nabídkové ceně musí být uchazečem datováno a podepsáno. Nabídková cena stanovená Uchazečem za splnění veřejné zakázky v celém jejím rozsahu je cenou maximálně možnou a její překročení se připouští jen za podmínky stanovené v článku 12. 3. ZD. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady, jejichž vynaložení uchazeč předpokládá při plnění veřejné zakázky (tj. i případnou úplatu za ošetření autorských práv). Údaj o celkové nabídkové ceně a ceně za realizaci jednotlivých ročníků Festivalu zapracuje Uchazeč též do návrhu smlouvy na plnění veřejné zakázky dle článku 11. ZD. DPH se pro účely této veřejné zakázky rozumí peněžní částka, jejíž výše odpovídá výši daně z přidané hodnoty vypočtené dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. DPH bude v nabídkách uvedena ve výši platné ke dni podání nabídky. V případě, že uchazeč nebude zadavateli účtovat DPH, uvede tuto skutečnost v prohlášení o nabídkové ceně předkládaném v nabídce dle tohoto bodu ZD, a to spolu se zdůvodněním, proč nebude DPH zadavateli účtována. Zadavatel uchazeče upozorňuje, že při zpracování nabídky je zapotřebí zohlednit finanční možnosti zadavatele, resp. zadavatelem stanovenou předpokládanou hodnotu veřejné zakázky. Veškeré údaje o nabídkové ceně budou uváděny v korunách českých. 12.2
Platební podmínky
Úplata za splnění veřejné zakázky bude v jednotlivých ročnících Festivalu hrazena takto: 48. ročník Festivalu A. Částka ve výši 40 % úplaty (nabídkové ceny vybraného Uchazeče pro 48. ročník Festivalu v roce 2015), včetně příslušné DPH, bude Uchazeči uhrazena po předložení předběžného 13
návrhu technického zajištění a Architektonického návrhu Zadavateli a po podpisu smlouvy. B. Částka ve výši 30 % úplaty (nabídkové ceny vybraného Uchazeče pro 48. ročník Festivalu v roce 2015), včetně příslušné DPH, bude Uchazeči uhrazena po předložení finálního návrhu technického zajištění, finálního Architektonického řešení a finálního scénáře slavnostního večera v GH Pupp Zadavateli. C. Částka ve výši 30 % úplaty (nabídkové ceny vybraného Uchazeče pro 48. ročník Festivalu v roce 2015), včetně příslušné DPH, bude Uchazeči uhrazena po odsouhlasení závěrečné zprávy o realizaci 48. ročníku Festivalu (dle bodu 6.8 ZD) Zadavatelem. Úplata bude vždy hrazena v české měně bezhotovostním převodem na základě řádných daňových dokladů (dále jen „faktury“) vystavených vybraným Uchazečem se splatností minimálně 30 dnů od vystavení. Faktury musí být doručeny zadavateli vždy alespoň 20 dnů přede dnem splatnosti. Faktura vystavená Uchazečem musí vždy obsahovat veškeré náležitosti stanovené zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že faktura doručená Zadavateli nebude obsahovat některou z předepsaných náležitostí nebo ji bude obsahovat chybně, je zadavatel oprávněn vrátit takovouto fakturu Uchazeči. Lhůta splatnosti v takovémto případě neběží, přičemž nová lhůta splatnosti počíná běžet až od vystavení opravené či doplněné faktury (opět doručena alespoň 20 dnů před splatností). Veškeré faktury bude Uchazeč zasílat na adresu zadavatele uvedenou v článku 1. ZD. Označení odběratele bude následující: Česká centrála cestovního ruchu – CzechTourism, příspěvková organizace Ministerstva pro místní rozvoj České republiky, Oddělení Komunikace s veřejností Vinohradská 46, Praha 2, PSČ: 120 41, IČ: 492 77 600. 12.3
Podmínky pro překročení nabídkové ceny
Nabídkovou cenu je možno po dobu trvání smlouvy na plnění veřejné zakázky překročit pouze v případě, že dojde ke změnám daňových právních předpisů, které budou mít prokazatelný vliv na výši nabídkové ceny, a to zejména v případě zvýšení sazby DPH. V případě, že dojde ke snížení sazby DPH, bude cena hrazená zadavatelem za plnění veřejné zakázky snížena oproti nabídkové ceně.
13 Kritéria pro zadání veřejné zakázky, způsob hodnocení nabídek Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky pro plnění Veřejné zakázky. Ekonomická výhodnost nabídek bude hodnocena dle následujících dílčích kritérií: Dílčí kritérium
Váha
13.1. Celková nabídková cena
60 %
13.2. Kvalita a kreativita Rámcového a Architektonického návrhu
40 %
Před stanovením pořadí úspěšnosti nabídek budou nabídkové ceny posouzeny z hlediska výše nabídkové ceny ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. Jestliže bude nabídková cena nepřiměřeně nízká, vyžádá si zadavatel od uchazeče písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro výši nabídkové ceny podstatné. Neodůvodní-li uchazeč písemně 14
mimořádně nízkou nabídkovou cenu nebo posoudí-li zadavatel jeho zdůvodnění jako neopodstatněné, bude nabídka vyřazena z dalšího posuzování a hodnocení. V případě posuzování mimořádně nízké nabídkové ceny bude zadavatel postupovat v analogii s § 77 ZVZ. Uchazeč není oprávněn podmínit jím navrhované údaje, které jsou předmětem hodnocení, další podmínkou. Podmínění hodnot je důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. Obdobně bude zadavatel postupovat v případě, že dojde k uvedení hodnoty, která je předmětem hodnocení, v jiné veličině či formě než zadavatel stanovil. Kritérium A – Hodnocení nabídek v dílčím kritériu dle bodu 13. 1. ZD – Celková nabídková cena Za účelem hodnocení nabídek v kritériu „Nabídková cena“ zpracuje uchazeč nabídkovou cenu způsobem uvedeným v článku 12.9 této zadávací dokumentace. Hodnocena bude celková nabídková cena za splnění celého předmětu veřejné zakázky. Pro hodnocení v rámci tohoto kritéria bude použita celková nabídková cena bez DPH, a to podle následujícího vzorce: hodnota nejvhodnější nabídky Kritérium A = 100 x ( ) x 0,6 hodnota hodnocené nabídky kde nejvhodnější nabídkou je míněna ta, která předloží nejnižší nabídkovou cenu. Koeficient 0,6 vyjadřuje váhu příslušného kritéria, jehož dosazením se získá výsledná bodová hodnota přidělená jednotlivým nabídkám v tomto kritériu. Kritérium B – Hodnocení nabídek v dílčím kritériu dle bodu 13.2. ZD – Kvalita a kreativita předloženého Rámcového a Architektonického návrhu V rámci tohoto dílčího kritéria budou nabídky hodnoceny podle těchto subkritérií: a) úroveň slavnostního předávání cen festivalu TourRegionFilm – 15 b: jako výhodnější bude hodnocen takový program a scénář slavnostního večera, který zajistí atraktivní formu vyhlášení výsledků a předání ocenění vítězům soutěžních přehlídek národní sekce festivalu TourRegionFilm, zároveň zajistí optimální časový scénář celého večera a originálně začlení základní ideovou linii Festivalu do koncepce večera; b) úroveň slavnostního večera – 35 b: jako výhodnější bude hodnocen takový program a scénář slavnostního večera, který zajistí atraktivní formu vyhlášení výsledků a předání ocenění vítězům soutěžních přehlídek mezinárodní sekce festivalu Tourfilm, zároveň zajistí optimální časový scénář celého večera a originálně začlení základní ideovou linii Festivalu do koncepce večera; Jako výhodnější bude hodnocen populární a divácky atraktivní moderátor, který je profesionálem v oboru. c) Architektonické řešení, resp. výtvarné pojetí vzhledem ke stavebně-technickému stavu a vybavení prostor (exteriérů i interiérů), ve kterých se budou konat jednotlivé akce v rámci Festivalu – 50b: 15
jako výhodnější bude hodnocen Architektonický návrh, který nápaditě a originálně ztvární prostory, ve kterých se bude Festival konat, a který atraktivním způsobem zdůrazní základní ideovou linii Festivalu (cestování), dále bude hodnocena celková vizuální působivost navrhovaného architektonického řešení společně s prostorovou kompozicí a barevným laděním. Každá z hodnocených oblastí tohoto kritéria bude posuzována zvlášť. Maximální možný počet bodů, který je možné získat za každou dílčí oblast, je uveden ve výše uvedené tabulce. Celkově je možné získat maximálně 100 bodů. Součet bodů z jednotlivých oblastí a) + b) + c) bude následně propočten dle následujícího vzorce:
Kritérium B = 100 x (
hodnota hodnocené nabídky hodnota nejvhodnější nabídky
) x 0,4
kde nejvhodnější nabídkou je míněna ta, která dosáhne nejvyššího součtu bodů v rámci dílčího hodnotícího kritéria B. Koeficient 0,4 vyjadřuje váhu příslušného kritéria, jehož dosazením se získá výsledná bodová hodnota přidělená jednotlivým nabídkám v tomto kritériu. Sestavení celkového pořadí Na základě součtu výsledných bodových hodnot obou dílčích hodnotících kritérií bude stanoveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek, a to tak, že jako vítězná bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší celkové hodnoty. V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek, rozhoduje o celkovém pořadí nabídek pořadí v kritériu „nabídková cena“. Pokud i v tomto případě budou bodové hodnoty dvou či více nabídek shodné, rozhodne o pořadí nabídek doba doručení nabídky zadavateli; vyhrává ta nabídka, která byla zadavateli doručena dříve z těch nabídek, které získaly v celkovém hodnocení shodné bodové hodnoty.
14 Návrh smlouvy na plnění veřejné zakázky Uchazeč je povinen ve své nabídce předložit návrh smlouvy na plnění veřejné zakázky, který bude zcela odpovídat závaznému vzoru smlouvy tvořícímu Přílohu č. 1 ZD. Podepsaný návrh této smlouvy předloží uchazeč v jednom vyhotovení, a to bez příloh. Uchazeč je oprávněn doplnit do vzoru smlouvy pouze údaje, které jsou ve vzoru smlouvy označeny symbolem [•] jako nedoplněné. Pokud nabídku podává více osob společně (sdružení), příslušným způsobem tuto skutečnost zohlední v úvodu (identifikace smluvních stran) a v závěru (podpisy smluvních stran) návrhu smlouvy. Návrh smlouvy uchazeč předloží jak v listinné podobě, tak v elektronické podobě na CD. Skutečnosti uvedené ve smlouvě nebudou smluvními stranami považovány za obchodní tajemství ve smyslu ustanovení § 17 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů.
16
15 Lhůta pro podání nabídek, datum a místo otevírání obálek s nabídkami Uchazeč je povinen předložit Zadavateli svoji nabídku na plnění zakázky, zpracovanou v souladu s touto výzvou, nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, tj. do 27. 7. 2015 do 10.00 hodin. Uchazeč je vázán podanou nabídkou po dobu 60 dnů ode dne uveřejnění této výzvy. 15.1 Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze podávat nabídky Nabídku na plnění zakázky je Uchazeč povinen doručit Zadavateli v listinné podobě nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, a to na adresu: Česká centrála cestovního ruchu - CzechTourism, Vinohradská 46, 120 41 Praha 2, k rukám Lenky Špačkové. Nabídka bude doručena v zalepené obálce opatřené názvem, adresou a IČO Uchazeče a sdělením: Neotevírat Veřejná zakázka malého rozsahu Realizace 48. ročníku festivalu TOURFILM v roce 2015 NEOTEVÍRAT
Zadavatel stanoví, že jazykem řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu je český jazyk. Nabídku, včetně všech dokladů k prokázání kvalifikace, je Uchazeč povinen předložit v českém jazyce. 15.2 Další práva Zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo: a) na zrušení řízení k zadání Veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření Smlouvy, a to i bez uvedení důvodu, b) dodatečně upřesnit nebo změnit zadávací podmínky, c) před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované Uchazečem v nabídce, d) umožnit Uchazeči do konce lhůty pro podávání nabídek stáhnutí podané nabídky, e) nehradit náklady na účast v Zadávacím řízení, nevracet Uchazečům nabídky. Přílohy: 1. Vzor smlouvy na plnění zakázky. 2. Čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů. 3. Čestné prohlášení o splnění technických kvalifikačních předpokladů. 4. Loga festivalu Tourfilm a TourRegionFilm 5. Základní vizuál Festivalu V Praze dne 14. 7. 2015 …………………………………………………… Česká centrála cestovního ruchu – CzechTourism Monika Palatková, generální ředitelka 17
