CREBO:52701)

Praktijkinstructie Toegankelijkheid en beheer van de collectie 4 (CID03.4/CREBO:52701)

pi.cid03.4.v1

© ECABO, 1 augustus 1999

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Praktijk

Inhoud Inleiding

3

Taak 1

Ontsluiting van de collectie (eindterm 1, 2 en 3)

5

Taak 2

Beheer van de collectie (eindterm 18 t/m 23)

7

Taak 3

Ordening en toegankelijkheid (eindterm 4 en 17)

11

Taak 4

Presentatie en promotie (eindterm 5 en 6)

14

Taak 5

Uitleen- en ledenadministratie (eindterm 7 t/m 10, 12 t/m 16, 24 en 26)

16

Taak 6

Interbibliothecair leenverkeer (eindterm 11)

23

Taak 7

Aanleveren van managementinformatie (eindterm 25)

25

Toegankelijkheid en beheer van de collectie 4

Praktijk


Praktijk

Inleiding Onder de noemer toegankelijkheid en beheer van de collectie valt een groot aantal activiteiten. In de taken van deze praktijkinstructie komen deze activiteiten aan de orde. Taak 1 is gericht op het ontsluiten van de collectie door de opbouw van catalogi. Taak 2 is gericht op het onderhouden van de collectie door zaken als kastcontrole en het repareren van materialen. Het overzichtelijk opstellen van de collectie komt in taak 3 aan de orde. In taak 4 leert u hoe u een bijdrage kunt leveren aan het presenteren en promoten van de bibliotheekcollectie en -faciliteiten, door middel van activiteiten als tentoonstellingen en lezingen. In taak 5 komen activiteiten die tot de uitlening gerekend worden aan de orde, zoals de ledenadministratie, de uitleen-administratie, inclusief het systeem van aanmaningen en eventuele incasso en alle financiële handelingen die samenhangen met de uitleen- en ledenadministratie. Taak 6 heeft betrekking op het interbibliothecair leenverkeer, het systeem waardoor bibliotheken materiaal dat zij niet zelf in de collectie hebben, toch beschikbaar kunnen stellen aan de gebruiker. Dit gebeurt door gebruik te maken van de collectie van andere bibliotheken. Tenslotte leert u in taak 7 de managementinformatie te verzamelen die betrekking heeft op het gebruik en de toegankelijkheid van de collectie. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het verzamelen van meer gedetailleerde gegevens die een rol spelen bij het rationeel collectioneren.


3

Praktijk


4

Praktijk

Taak 1

Ontsluiting van de collectie Het ontsluiten, ofwel het voor het publiek toegankelijk maken van collecties, gebeurt o.a. door de opbouw en het beheer van geautomatiseerde catalogi. Op plaatselijk niveau wordt nauwelijks nog gecatalogiseerd: het catalogiseren is, net als de aanschaf, voor een groot deel gerationaliseerd en gecentraliseerd. De bibliotheek krijgt de meeste titelbeschrijvingen in elektronische vorm aangeleverd en hoeft deze alleen nog maar te ‘koppelen’ aan de eigen catalogi. Dit koppelen leert u in deze taak evenals het toevoegen van ingangen en verwijzingen aan de elektronisch geleverde catalogustitels. Daarbij zal het veelal gaan om regiospecifieke en plaatsgebonden kenmerken. Daarnaast leert u hoe u de aangeleverde titelbeschrijvingen kunt interpreteren t.b.v. de collectievorming en het inlichtingenwerk en hoe u op basis daarvan een verkorte literatuurlijst kunt maken.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä een, volgens de geldende regels gemaakte, titelbeschrijving interpreteren en een verkorte literatuurlijst maken (eindterm 1) ä aan een eenduidig document een SISO-notatie geven en een trefwoord of genreaanduiding toekennen (eindterm 2) ä de (geautomatiseerde) catalogus onderhouden (eindterm 3)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

-

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.

Taak 1

Interpreteer een aantal titelbeschrijvingen. Stel een verkorte literatuurlijst samen aan de hand van de titelbeschrijvingen. Ken SISO-notaties, trefwoorden en genreaanduidingen toe aan documenten met behulp van de officiële regels of de in de eigen bibliotheek gehanteerde regels. Maak zo nodig verwijzingen. Onderhoud de geautomatiseerde catalogus: . voer gegevens in . voer mutaties uit.

In welke gevallen worden in uw bibliotheek nog zelf documenten beschreven? In welke gevallen wordt in uw bibliotheek een verkorte literatuurlijst gemaakt? Welke gegevens neemt men op in zo’n literatuurlijst? Welke functionarissen zijn in uw bibliotheek gemachtigd mutaties in de catalogus te verwerken? Op welke wijze wordt gecontroleerd of mutaties in de catalogus goed zijn uitgevoerd?


5

Praktijk

Opdrachten

Taak 1

De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Kies in overleg met uw praktijkopleider een thema voor het samenstellen van een beperkte literatuurlijst. Denk bijvoorbeeld aan een literatuurlijst bij een presentatie of een overzicht van materialen rond een thema die in een bepaalde periode verschenen zijn. Selecteer op basis van interpretatie van titelbeschrijvingen in de catalogus de geschikte materialen. Maak de verkorte literatuurlijst aan de hand van de gegevens uit de titelbeschrijvingen. Zorg voor een correcte weergave van de gegevens. Bespreek het resultaat met uw praktijkopleider.

2.

Maak een overzicht van de ‘eigen regels’ die uw bibliotheek hanteert bij het toekennen van SISO-notaties, trefwoorden en/of genreaanduidingen. Bespreek het resultaat met uw praktijkopleider.

3.

Verzamel in overleg met uw praktijkopleider een aantal niet-ingewerkte materialen. Beperk de selectie tot eenduidige documenten! Ken aan de materialen, afhankelijk van het soort materiaal en de wijze waarop het in uw bibliotheek wordt ontsloten, een SISO-notatie, een trefwoord of een genreaanduiding toe. Maak zo nodig verwijzingen. Wees attent op eventueel in de eigen bibliotheek gehanteerde regels die afwijken van de officiële regels. Bespreek het resultaat met uw praktijkopleider.

4.

Voer onder begeleiding van uw praktijkopleider een aantal nieuwe gegevens en mutaties in de geautomatiseerde catalogus in. Laat de mutaties controleren voordat u ze vastlegt.


6

Praktijk

Taak 2

Beheer van de collectie Bij het beheren van de collectie wordt vaak in de eerste plaats gedacht aan de zorg voor ‘nette kasten’ die daarvoor door middel van periodieke kastcontrole op orde gehouden worden. Naast dat element komt in deze taak het overzichtelijk presenteren van de collectie en van foldermateriaal aan de orde. Ook het verzorgen van de distributie van documenten en/of wissel- en projectcollecties leert u in deze taak. En tenslotte leert u wat er komt kijken bij het uitleenklaar maken en (laten) repareren van documenten.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä de collectie beheren (eindterm 18) ä de distributie van documenten naar de binderij, bibliotheekafdeling, filialen en/of andere instellingen verzorgen (eindterm 19) ä een document uitleenklaar maken (eindterm 20) ä zorgdragen voor het binden van een document (eindterm 21) ä eenvoudige reparatiewerkzaamheden verrichten (eindterm 22) ä de reparatie van een document begeleiden (eindterm 23)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen.

Taak 2

-

Beheer de collectie: . draag zorg voor: . periodieke kastcontrole . overzichtelijke presentatie van collectie en foldermateriaal . signaleer dreigend ruimtegebrek en/of gebrek aan juiste opbergmiddelen.

-

Verzorg de distributie van documenten naar binderij, bibliotheekafdeling, filialen en/of andere instellingen: . verzorg zo nodig adequate verpakking . laad de collectie in en uit . verzorg zo nodig registratie . schakel zo nodig een transportbedrijf in.

-

Bewaak wissel- en projectcollecties: . wees attent op planning van omwisseling; neem zo nodig contact op met de instelling die het materiaal in gebruik heeft . controleer retour ontvangen materiaal . herlokeer documenten . verzorg de registratie.

-

Maak een aantal documenten uitleenklaar: . voorzie documenten van: . eigendomskenmerken . plaatsingskenmerken . evt. beveiligingscomponenten . (zo nodig gewijzigde) rugetiketten


7

Praktijk

.

Vragen

-

Draag zorg voor het binden van documenten: . selecteer documenten voor binden en repareren . bepaal voor zover van toepassing of het document intern of extern gerepareerd dient te worden . registreer de documenten in de bindwerkadministratie . zorg voor transport van documenten naar de binder . zie toe op de levertijd; rappelleer zo nodig . controleer de kwaliteit van het bindwerk bij retour ontvangst; neem zo nodig contact op met de binder bij afwijkende kwaliteit . controleer de rekening van de binder; neem in geval van afwijking contact op met de eigen financiële afdeling.

-

Voer eenvoudige reparatiewerkzaamheden aan documenten uit: . plak losgelaten labels vast . herbevestig barcodes . herstel bladzijden, omslagen, ruggen e.d. . kopieer (delen van) beschadigde documenten.

-

Begeleid de reparatie van documenten: . licht toe hoe de reparatie gedaan kan/moet worden . onderhoud contact met de afdeling boekverzorging of met de externe uitvoerder van reparaties . schakel zo nodig deskundigen in.

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1.

2.

3.

4.

5.

Taak 2

gebruik passende opbergmaterialen.

Volgens welke methode wordt in uw bibliotheek kastcontrole gehouden? Denk hierbij aan de volgende aspecten: Wie zijn er verantwoordelijk voor? Wordt met een vast of roulerend rooster gewerkt? Zijn alle medewerkers bij kastcontrole betrokken? Op welke wijze wordt in uw bibliotheek gezorgd voor de presentatie van het foldermateriaal? Geef een overzicht van materiaal dat wel en niet wordt gepresenteerd (bijv. alleen Postbus 51 materiaal, alleen folders van organisaties waarmee afspraken gemaakt worden of alle folders die aangeboden worden etc.). Zijn er vaste medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van het foldermateriaal? Zo ja, wie? In welke situatie wordt materiaal vanuit uw bibliotheek verzonden naar andere bibliotheken of andere instanties? Welke afspraken zijn er over de verzending en verpakking van materialen? Worden vanuit uw bibliotheek regelmatig (wissel)collecties verzonden naar andere organisaties? Zo ja, maak een overzicht van deze instellingen, het soort en de omvang van de collecties die verzonden worden en de wijze waarop registratie van deze uitleen plaatsvindt. In welke gevallen wordt materiaal verzonden via een transportbedrijf? Wie (welke functionaris) is in dat geval verantwoordelijk voor inschakeling van zo’n bedrijf?


8

Praktijk

6.

7. 8.

Opdrachten

Taak 2

Op grond van welke criteria wordt in uw bibliotheek materiaal voor reparatie naar de binder gestuurd? Wordt gebruik gemaakt van een interne binderij of van een externe binder? Waarom? Op welke wijze wordt materiaal geregistreerd dat ter reparatie naar een externe binderij gestuurd wordt? In welke gevallen worden in uw bibliotheek externe deskundigen ingeschakeld voor de reparatie van materialen? Wie (welke functionaris) is in dat geval verantwoordelijk voor inschakeling van zo’n bedrijf?


Bespreek met uw praktijkopleider de wijze waarop de kastcontrole georganiseerd is. Ga na of u mogelijkheden ziet om de kastcontrole efficiënter te organiseren en/of maak zo nodig een -nieuw- rooster voor de uitvoering. Bespreek eventuele wijzigingsvoorstellen met uw praktijkopleider.

2.

Bekijk de wijze waarop foldermateriaal gepresenteerd wordt en bespreek met uw praktijkopleider de afspraken die voor het beheer van foldermateriaal gelden. Verzorg gedurende enige tijd de presentatie van het foldermateriaal. Bekijk gedurende deze periode of u mogelijkheden ziet de presentatie duidelijker en/of het beheer efficiënter te laten verlopen. Bespreek uw ervaringen en eventuele wijzigingsvoorstellen met uw praktijkopleider.

3.

Selecteer in overleg met uw praktijkopleider een specifiek deel van de collectie. Kies bijvoorbeeld voor de collectie prentenboeken of de documentatiemappen, de kast(en) met cd-rom's of een ander af te bakenen deel van de collectie. Bekijk voor dat deel van de collectie de ruimtelijke omstandigheden. Beantwoord o.a. de volgende vragen: Heeft het materiaal in de kast voldoende ruimte zodat zowel opruimen van als zoeken tussen het materiaal probleemloos verloopt? Zijn de gebruikte opbergmaterialen passend en in goede staat? Bieden de opbergmaterialen en de plaats waar de collectie staat mogelijkheden tot uitbreiding van de collectie of kan alleen sprake zijn van ‘vervangingsaanschaf’? Noteer uw bevindingen, doe suggesties voor het oplossen van eventuele problemen en bespreek het resultaat met uw praktijkopleider.

4.

Verzorg in overleg met uw praktijkopleider gedurende enige tijd de distributie van documenten naar de binderij en/of een andere (interne) afdeling. Denk hierbij aan registratie. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

5.

Verzorg in overleg met uw praktijkopleider gedurende enige tijd de distributie van documenten naar filialen en/of andere instellingen. Verzorg zo nodig ook de verpakking. Denk aan de registratie. Schakel, zo nodig in overleg met uw


9

Praktijk

praktijkopleider, een transportbedrijf in en bespreek uw ervaringen na afronding van de afgesproken werkzaamheden met uw praktijkopleider.

Taak 2

6.

Inventariseer bij welke instellingen wissel- en/of projectcollecties uitstaan en op welke datum wisseling of retourzending moet plaatsvinden. Spreek met uw praktijkopleider af gedurende welke periode u aan de hand van het wisselschema zult controleren of het materiaal volgens afspraak terug ontvangen wordt. Neem zo nodig, in overleg met uw praktijkopleider, contact op met de instellingen die materiaal in gebruik hebben. Controleer het retour ontvangen materiaal en herlokeer de documenten. Registreer de gegevens die nodig zijn voor de financiële afhandeling.

7.

Maak, indien niet aanwezig, een overzicht van de activiteiten die in uw bibliotheek verricht moeten worden voor het uitleenklaar maken van de verschillende soorten media. Denk hierbij aan eigendomskenmerken, plaatsingskenmerken, eventuele beveiligingscomponenten en (zo nodig gewijzigde) rugetiketten. Geef ook aan of speciale opbergmaterialen gebruikt worden. Leg het overzicht ter controle voor aan uw praktijkopleider. Voer vervolgens op basis van het overzicht gedurende enige tijd de werkzaamheden uit.

8.

Zie toe op de levertijd en de kwaliteit van het bindwerk. Controleer hiervoor het bindwerk bij ontvangst: ga na of de reparatie is uitgevoerd in overeenstemming met de afspraken. Controleer ook de rekening. Neem zo nodig -in overleg met uw praktijkopleider- contact op met de binderij over de levertijd of de kwaliteit van het bindwerk. Neem in geval van afwijkingen in de rekening contact op met de financiële afdeling.

9.

Vraag uw praktijkopleider om u een toelichting te geven op de verschillende materialen die in uw bibliotheek gebruikt worden voor het uitvoeren van eenvoudige reparaties zoals het plakken van losgelaten labels, het herbevestigen van barcodes, het herstellen van bladzijden, omslagen en ruggen. Informeer ook in welke gevallen gekozen wordt voor het kopiëren van (delen van) beschadigde documenten. Voer vervolgens gedurende enige tijd eenvoudige reparaties uit.

10.

Selecteer materiaal waarvan de reparatie niet op de eigen afdeling kan plaatsvinden. Hanteer daarbij de in uw bibliotheek gebruikte criteria. Bepaal in overleg met uw praktijkopleider of voor de reparatie deskundigen ingeschakeld dienen te worden. Overleg zo nodig met de interne afdeling (boekverzorging) of externe uitvoerder van reparaties over de reparatie-mogelijkheden. Overleg in geval van externe uitvoerders en/of inschakeling van deskundigen met uw praktijkopleider voordat de definitieve opdracht tot reparatie wordt verstrekt.


10

Praktijk

Taak 3

Ordening en toegankelijkheid In de “traditionele” open uitlening is de plaatsing van materialen globaal verdeeld in fictie (alfabetisch gerangschikt) en non-fictie (systematisch gerangschikt volgens de SISO-classificatie). Deze rangschikking en bijbehorende opstelling sluit voor veel gebruikers niet aan bij hun zoekpatronen en voldoet dus niet in alle gevallen. Inmiddels is in de meeste bibliotheken gekozen voor een beperkte of uitgebreide aanpassing van de oorspronkelijke opstelling. In deze taak leert u hoe te adviseren bij specifieke of alternatieve indelingen en plaatsingsmogelijkheden en de daarmee samenhangende aanpassing van de bewegwijzering.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä in de ontwikkeling en uitvoering van specifieke of alternatieve indelingen en plaatsingsmogelijkheden in de openbare bibliotheek participeren (eindterm 4) ä de (ver)plaatsing en het opbergen van documenten verzorgen, inclusief de daarbij behorende bewegwijzering (eindterm 17)


-

-

Vragen


2. 3.

4.

Taak 3

Adviseer t.a.v. specifieke of alternatieve indelingen en plaatsingsmogelijkheden. Houd rekening met wensen van gebruikers en mogelijkheden van huisvesting en inrichting. Pas alternatieve plaatsingsmogelijkheden toe: . zorg voor verplaatsing van een deel van de collectie . pas bewegwijzering aan . geef betreffende materialen zo nodig een aangepaste plaatsingscode . draag zorg voor evt. aanpassing van catalogi . draag zorg voor (aanpassing van) informatiemateriaal, zoals folders en plattegronden. Houd kasten en stellingen op orde en doe zo nodig voorstellen voor aanpassing in geval van ruimtegebrek etc. Signaleer onduidelijkheden in opstelling en doe voorstellen ter verbetering. Verzorg bewegwijzering naar aanleiding van veranderingen in de opstelling en bij gebleken onduidelijkheid in de bestaande bewegwijzering.

Maakt uw bibliotheek gebruik van een vorm van specifieke of alternatieve indeling of plaatsing? Zo ja, op welke manier of met welk systeem? Welke consequenties heeft dit voor het inwerken van materialen en voor de cataloguswerkzaamheden? Op welke wijze worden gebruikers geïnformeerd over een eventuele alternatieve indeling of plaatsing? Op welke manier wordt in uw bibliotheek rekening gehouden met de mening/de wensen van gebruikers t.a.v. de ordening en toegankelijkheid? Hoe worden deze geïnventariseerd? Hoe zorgt men er in uw bibliotheek voor dat de bewegwijzering up-to-date blijft?


11

Praktijk

5.

Opdrachten

Is een gerealiseerde verandering in de opstelling geëvalueerd? Zo ja, wat waren de resultaten?


Onderzoek op grond van welke argumenten in uw bibliotheek eventueel gekozen is voor een vorm van specifieke of alternatieve plaatsing/indeling. Besteed o.a. aandacht aan de wijze waarop de wensen of meningen van de gebruikers meegenomen zijn. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. of Ga na of er in uw bibliotheek plannen of ideeën zijn om een vorm van specifieke of alternatieve plaatsing/indeling in te voeren. Informeer of wensen of meningen van gebruikers een rol spelen bij de mogelijke beslissing. Formuleer op grond van de verzamelde informatie een advies en bespreek dit met uw praktijkopleider.

Taak 3

2.

Maak een overzicht van het informatiemateriaal en de bewegwijzering die aanpassing behoeven op het moment dat gekozen wordt voor alternatieve plaatsing. Denk hierbij bijvoorbeeld aan folders en plattegronden, maar ook aan verwijzingen of bewegwijzering op andere plaatsen in het gebouw. Bespreek het overzicht met uw praktijkopleider.

3.

Selecteer in overleg met uw praktijkopleider een afdeling of deel van de collectie, afhankelijk van de omvang van de bibliotheek waar u de opdracht uitvoert. Maak een overzicht van de gebruikte bewegwijzering en geef een oordeel over de wijze waarop die bewegwijzering is toegepast: klopt de informatie nog, zijn de verwijzingen duidelijk en juist. Is de kwaliteit van de bewegwijzering goed (belettering, leesbaarheid op grotere afstand etc.) Wees ook attent op een teveel aan informatie: als de gebruiker door de bomen het bos niet meer ziet, schiet de informatie zijn doel voorbij. Doe zo nodig voorstellen tot verbetering en leg deze voor aan uw praktijkopleider.

4.

Selecteer in overleg met uw praktijkopleider een afdeling of deel van de collectie, afhankelijk van de omvang van de bibliotheek waar u de opdracht uitvoert. Beoordeel of de betreffende collectie(s) goed is (zijn) opgesteld en besteed aandacht aan aspecten als: Heeft het materiaal voldoende ruimte (zowel bij het zoeken als bij het opruimen)? Is de volgorde van de stellingen logisch of moet de gebruiker regelmatig op zoek naar de volgende letter of rubriek? Is een andere opstelling voor dit deel van de collectie toegankelijker voor het publiek? Doe zo nodig voorstellen tot verbetering en leg deze voor aan uw praktijkopleider.


12

Praktijk

5.

Taak 3

Inventariseer gedurende enige tijd de gebruikersvragen die een relatie hebben met bewegwijzering. Denk hierbij aan vragen als waar de toiletten zijn, waar het kopieerapparaat staat, waar de tijdschriften of de materialen over tuinieren staan. Ga na of (een deel van) deze vragen door middel van (een andere) bewegwijzering voorkomen hadden kunnen worden. Formuleer zo nodig een voorstel voor aanpassing en bespreek dit met uw praktijkopleider.


13

Praktijk

Taak 4

Presentatie en promotie Via presentatie- en promotieactiviteiten zoals tentoonstellingen, displays, rondleidingen, leestafels en lezingen brengen bibliotheken (delen van) de collectie en dienstverlening onder de aandacht. Individuen en groepen voor wie de bibliotheek een onbekende voorziening is, krijgen de gelegenheid hiermee kennis te maken of worden aangezet tot daadwerkelijk gebruik. Hiertoe worden vaak doelgroepgerichte activiteiten ontwikkeld en ook probeert men in te spelen op de actualiteit. In deze taak leert u hoe u een bijdrage kunt leveren aan activiteiten op het gebied van media- en bibliotheekpromotie en hoe u een presentatie samenstelt.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä in het organiseren van activiteiten gericht op media- en bibliotheekpromotie participeren (eindterm 5) ä een deel van de collectie onder de aandacht brengen door het samenstellen van een presentatie (eindterm 6)

Activiteitenlijst 1

Participeren bij media- en bibliotheekpromotie

Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

-

Activiteitenlijst 2

Assisteer bij de voorbereiding van het programma. Benader bijvoorbeeld derden voor het ondersteunen van activiteiten (denk aan schrijvers voor het verzorgen van een lezing, een boekhandel voor het beschikbaar stellen van materialen, sponsors voor een bijdrage in natura), denk aan het verzorgen van drukwerk en/of van catering bij een lezing etc. of lever een bijdrage aan de attendering op de geplande activiteit: verzorg aankondigingen in de vorm van posters, verspreid aankondigingen naar mogelijk belangstellende organisaties etc. Assisteer bij de uitvoering van promotieactiviteiten; vertegenwoordig bijvoorbeeld de bibliotheek bij externe bijeenkomsten waar de bibliotheekvoorzieningen onder de aandacht gebracht worden. Samenstellen van een presentatie

Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Taak 4

Bepaal een onderwerp/thema voor een presentatie. Selecteer geschikt materiaal. Stel het materiaal overzichtelijk op. Zorg voor een passende toelichting, bijbehorende literatuurlijst e.d. Zorg voor een aantrekkelijke aankleding. Maak aankondigingen voor intern gebruik en voor externe attendering (bijv. persberichten).


14

Praktijk

Vragen


2.

3. 4.

5.

Opdrachten

Taak 4

Op welke wijze komt media- en bibliotheekpromotie voor in het beleids- en/of activiteitenplan van uw bibliotheek? Is er bijv. sprake van een jaarplanning voor het inrichten van presentaties? Wie (welke functionaris of afdeling) is in uw bibliotheek verantwoordelijk voor de bibliotheekpromotie? Ga na of er richtlijnen gelden voor de bibliotheekpromotie zoals t.a.v. gebruik van een huisstijl en gebruik van bepaald foldermateriaal en ga na welk budget er voor beschikbaar is. Over welke (hulp)middelen beschikt uw bibliotheek voor het inrichten van presentaties (bijv. vitrines, uitstalkasten, presentatiemateriaal etc.)? Worden de presentaties uitsluitend door medewerkers van de bibliotheek georganiseerd of biedt uw bibliotheek ook derden gelegenheid om een presentatie in te richten? Zo ja wie/welke instellingen worden erbij betrokken en welke afspraken gelden hiervoor? Op welke manier wordt in uw bibliotheek aandacht besteed aan een professionele uitstraling van de presentatie (denk aan inschakelen van een etaleur, afspraken over belettering etc.).

De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijsten. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijsten moeten worden aangepast. Pas de activiteitenlijsten in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Maak een overzicht van de structurele activiteiten die in uw bibliotheek uitgevoerd worden t.a.v. bibliotheekpromotie. Denk bijvoorbeeld aan advertenties of persberichten in plaatselijke media, deelname aan informatiemarkten, afspraken met onderwijsinstellingen e.d. voor groepsintroducties.

2.

Bespreek met uw praktijkopleider bij welke promotieactiviteit u in de voorbereiding zou kunnen assisteren en waaruit uw bijdrage kan bestaan. Spreek bijvoorbeeld af dat u interne en/of externe contacten legt voor de promotieactiviteit. Lever uw bijdrage aan de voorbereidingen en bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

3.

Bespreek met uw praktijkopleider bij welke promotieactiviteit u zou kunnen assisteren in de uitvoering. Spreek af welk deel van de activiteiten u voor uw rekening neemt. Bereid de activiteit voor, bespreek zo nodig met andere betrokkenen uw aandeel. Leg eventuele promotieteksten in concept voor aan uw praktijkopleider. Voer de activiteit uit en evalueer uw ervaringen met uw praktijkopleider.

4.

Bespreek met uw praktijkopleider over welk thema of onderwerp u een presentatie gaat samenstellen. Maak een voorstel voor de uitvoering waarin u aangeeft welke plannen u hebt voor het te gebruiken materiaal, de opstelling van het materiaal en de extra aankleding van de presentatie zoals de eventuele toelichting, literatuurlijst en aankondigingen. Voer het voorstel uit nadat u dit met uw praktijkopleider hebt doorgenomen.


15

Praktijk

Taak 5

Uitleen- en ledenadministratie Het administratieve proces van ledenadministratie en uitleenadministratie is volledig geautomatiseerd. De uitleenpas speelt hierbij een belangrijke rol. Hierop zijn tal van gebruikersgegevens direct afleesbaar. Via de geautomatiseerde opslag is het uitlenen en innemen direct verwerkbaar. Een belangrijk deel van de financiële handelingen verloopt tevens via het geautomatiseerde systeem. Dit systeem registreert boetegelden en leengelden, signaleert openstaande rekeningen en geeft aan dat de inschrijving verlengd moet worden. Ondanks al deze hulpmiddelen legt de uitleenadministratie met alle bijkomende handelingen nog altijd een groot beslag op de tijd van de medewerkers in de bibliotheek. In deze taak leert u de leden- en uitleenadministratie te verzorgen inclusief het verlengen van inschrijvingen en van de uitleentermijn. Tevens leert u aanmaningen en reserveringen in het systeem vast te leggen en de verschillende financiële handelingen voor de uitleen- en ledenadministratie uit te voeren. Als laatste leert u te adviseren over de opzet van het uitleensysteem.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä de uitleen- en ledenadministratie verzorgen (eindterm 7) ä een document, met behulp van een geautomatiseerd systeem, innemen, uitlenen en de uitleentermijn verlengen (eindterm 8) ä via de uitleenpas de gebruikersgegevens controleren (eindterm 9) ä een document uit de eigen collectie reserveren (eindterm 10) ä toezicht houden op de uitstaande documenten en op basis daarvan tot aanmaning besluiten (eindterm 12) ä een uitgeleend document weer innemen (eindterm 13) ä de financiële handelingen rondom de uitleen afwikkelen (eindterm 14) ä de dagkas beheren (eindterm 15) ä meedenken over de opzet van het uitleensysteem (eindterm 16) ä de administratieve en logistieke procedures m.b.t. het beheer van een openbare bibliotheek toepassen (eindterm 24) ä gebruik maken van een geautomatiseerd systeem ten behoeve van de toegankelijkheid en het beheer van de collectie (eindterm 26)


Taak 5

Verzorg de ledenadministratie: . T.a.v. inschrijving: . informeer de -potentiële- gebruiker over tarieven en voorwaarden . verzamel de benodigde gegevens t.b.v. de inschrijving . controleer de legitimatie . verwerk de gegevens in de geautomatiseerde ledenadministratie . verzorg de aanmaak en afgifte van de uitleenpas . verzorg vervanging van de uitleenpas in geval van verlies of diefstal


16

Praktijk

.

.

.

Taak 5

T.a.v. verlenging: . controleer de gebruikersgegevens op actualiteit, wees alert op een eventuele tariefgroepwijziging (voor zover dit niet geautomatiseerd gebeurt). . registreer de verlenging in de geautomatiseerde ledenadministratie en zo nodig op de uitleenpas T.a.v. overschrijving: . wijzig de NAW-gegevens in geval van verhuizing . verzorg eventuele overschrijving naar een andere vestiging . attendeer de gebruiker, zo nodig, op openstaande rekeningen en/of niet ingeleverde materialen T.a.v. uitschrijving: . verzorg de uitschrijving op verzoek van de gebruiker . attendeer de gebruiker, zo nodig, op openstaande rekeningen en/of niet ingeleverde materialen.

-

Neem uitgeleende documenten in: . registreer ingeleverde materialen in het uitleensysteem en controleer op: . evt. verstreken uitleentermijn c.q. te betalen vergoedingen . beschadigingen . reserveringen . retour ontvangen materiaal in het kader van interbibliothecair leenverkeer (IBL) . breng evt. beveiliging opnieuw aan . sorteer ingenomen materiaal t.b.v. terugplaatsen, reparatie, reservering of retour zenden in het kader van IBL.

-

Leen documenten uit: . stel vast of het uit te lenen materiaal beschikbaar is voor uitlening . registreer de uitlening van materiaal, via het uitleensysteem en signaleer evt. overschrijding van het aantal mee te nemen materialen . verzorg eventueel het opheffen van de beveiliging op het uitgeleende materiaal. . attendeer de gebruiker op zaken die betrekking hebben op uitstaande bedragen en materialen.

-

Verleng de uitleentermijn, zowel telefonisch als ter plekke: . controleer of het betreffende materiaal beschikbaar is voor verlenging . registreer de verlenging in het uitleensysteem . informeer de gebruiker over de nieuwe uitleentermijn en evt. extra kosten. Houd rekening met de regels voor verlenging en evt. afwijkingen daarvan in bepaalde situaties (bijv. vakantieperiode).

-

Controleer gebruikersgegevens (N.A.W.-gegevens, tariefkeuze, inschrijftermijn c.q. datum van inschrijving) via de uitleenpas en meld eventueel te wijzigen gegevens ten behoeve van de ledenadministratie.

-

Reserveer een document uit de collectie: . controleer de juistheid van door de gebruiker aangegeven gegevens


17

Praktijk

. . . .

Taak 5

stel vast waar het gereserveerde document zich bevindt registreer het document als ‘gereserveerd’ in het uitleensysteem geef de bestemming van het gereserveerde document aan meld de gebruiker zo mogelijk de datum van de vermoedelijke beschikbaarheid van het document.

-

Houd toezicht op uitstaande documenten: . geef op basis van interne afspraken opdracht tot het aanmaken van aanmaningen (voor zover dit niet geautomatiseerd gebeurt) . stel zo nodig de vervangingswaarde van niet ingeleverde materialen vast . verzorg de registratie van een uitleenstop in het uitleensysteem.

-

Wikkel de financiële verplichtingen rondom de uitlening af: . in inschrijfgelden . in leengeld, te-laat-/boetegelden, kosten van reserveringen en overige bedragen, conform de tarieven en registreer gegevens in het geautomatiseerd systeem. Wees attent op een juist gebruik van de verschillende kasregisters . verzorg desgevraagd kwitanties.

-

Beheer de dagkas: . zorg voor correcte registratie van ontvangen en betaalde bedragen rondom: . de uitlening . de ledenadministratie . de verkoop van materialen . het kopieerapparaat en evt. andere apparaten . controleer kasgelden bij opening en afsluiting, signaleer eventuele afwijkingen en meld deze bij uw leidinggevende . zorg voor correcte archivering van kasstukken zoals bonnen, kwitanties e.d. . zorg voor correcte kasafdracht op afgesproken momenten en volgens vastgestelde procedures . verzorg legen en vullen van geldautomaten bij het kopieerapparaat, de wisselautomaat en evt. andere apparaten.

-

Adviseer m.b.t. de opzet van het uitleensysteem op basis van voorstellen van anderen; bijv. bij aanpassingen op het bestaande systeem of bij de invoering van een nieuw systeem: . houd rekening met consequenties van wijzigingen voor organisatie, medewerkers en gebruikers.

-

Draag zorg voor registratie van de gegevens die in het kader van beheer geregistreerd dienen te worden (denk aan bezoekersaantallen, het aantal gebruikers van de lees- en studiezaal, specifieke uitleengegevens etc.).


18

Praktijk

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

15.

16.

17. 18.

Taak 5

Welke tariefgroepen kent uw bibliotheek (bijv. jeugd, jongeren tot 18 jaar, 65+ etc.)? Welke gegevens worden over de gebruiker genoteerd in de ledenadministratie en welke daarvan zijn zichtbaar op de uitleenpas? Welke regels hanteert uw bibliotheek bij vervanging van de pas in geval van verlies of diefstal (denk aan registratie, vervangingskosten etc.)? Is de uitleenpas uitsluitend geldig in de eigen bibliotheek of kan men ook in andere bibliotheken terecht? Kan men in uw bibliotheek uitsluitend materiaal lenen met de door de eigen bibliotheek uitgegeven pas of worden ook andere passen geaccepteerd? Zo ja, welke? Welke betaalmogelijkheden kent men in uw bibliotheek (denk aan strippenkaarten voor leengeld, acceptgiro’s, chipknip)? Kan de gebruiker in uw bibliotheek zonder tussenkomst van een medewerker controleren welke persoonlijke gegevens van hem geregistreerd zijn en/of welk materiaal nog op ‘zijn naam’/’zijn uitleenpas’ geregistreerd staat? Zo ja, hoe kan hij dit nagaan? Hoe en op welk moment worden gebruikers geattendeerd op het verlopen van hun inschrijving? Kan men met een verlopen pas materiaal lenen? Vanaf welke termijn wordt boetegeld/te-laatgeld berekend? Zijn er maximumbedragen? Zo ja, gelden die per gebruiker of per document? Hoe kunt u vaststellen of materiaal wel of niet voor uitleen in aanmerking komt? Hoe registreert u de uitlening van materiaal dat geen eigendom is van de eigen bibliotheek (zoals bij uitlening in het kader van IBL)? Op welke wijze kan de uitleentermijn van geleend materiaal verlengd worden? Op welke wijze probeert men in uw bibliotheek diefstal van materialen te voorkomen? Als er sprake is van beveiliging van materiaal geldt dat dan voor alle materialen of zijn slechts bepaalde categorieën beveiligd? Welke consequenties heeft de beveiliging voor het innemen en uitlenen van materialen (bijvoorbeeld in de vorm van extra handelingen)? Kent uw bibliotheek de mogelijkheid uitgeleende materialen in te leveren zonder tussenkomst/assistentie van medewerkers, bijv. via de brievenbus? Zo ja, hoe gaat dit in zijn werk? Op welke manieren kan materiaal in uw bibliotheek gereserveerd worden? Kan de gebruiker een reservering vastleggen zonder tussenkomst van een medewerker? Zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet? Werkt uw bibliotheek met een vorm van incasso? Zo ja, hoe is deze georganiseerd (m.b.v. eigen medewerkers of een incassobureau en welke kosten worden in rekening gebracht)? Zo nee, op welke wijze worden openstaande rekeningen dan geïnd? Hoe worden kwitanties gemaakt (handmatig of rechtstreeks vanuit de geautomatiseerde registratie)? Op welke manier worden in uw bibliotheek medewerkers betrokken bij wijzigingen van het uitleensysteem? Is er bijvoorbeeld sprake van een interne gebruikersgroep?


19

Praktijk

Opdrachten

Taak 5


Maak een overzicht van de informatie die u nodig hebt om te bepalen of een nieuwe gebruiker ingeschreven kan worden en om de gebruiker te informeren over het juiste tarief en de bijbehorende voorwaarden. Neem in het overzicht ook op welke legitimatie gebruikt kan worden. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

2.

Verzorg onder begeleiding van uw praktijkopleider of een ervaren collega de inschrijving van enkele gebruikers. Informeer hen over tarieven en voorwaarden voor inschrijving en verzamel alle benodigde gegevens en voer deze in. Controleer de door u ingevoerde gegevens (laat deze zo mogelijk door de gebruiker zelf controleren!) voordat u deze vastlegt in het systeem. Maak de uitleenpas aan. Informeer de gebruiker over de gewenste wijze van handelen bij verlies of diefstal van de pas. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

3.

Verzorg zelfstandig de inschrijving van enkele gebruikers. Wees attent op controle van de legitimatie. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

4.

Maak een overzicht van de regels in uw bibliotheek t.a.v. verlenging, overschrijving en uitschrijving van abonnementen. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan. Verzorg onder begeleiding van uw praktijkopleider voor een aantal gebruikers de verlenging, overschrijving of uitschrijving. Controleer de gegevens in geval van verlenging op actualiteit en denk aan mogelijke tariefgroepwijzigingen. Controleer bij over- of uitschrijving op eventueel openstaande rekeningen en niet ingeleverde materialen en attendeer de gebruiker hier op. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

5.

Verzorg zelfstandig verlengingen, overschrijvingen en uitschrijvingen van gebruikers in de ledenadministratie. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

6.

Maak een overzicht van de controlehandelingen die u dient te verrichten bij het innemen van materialen. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

7.

Maak een overzicht van de regels t.a.v. het uitlenen van materialen. Geef per categorie gebruikers de hoeveelheid en het soort materiaal aan. Noteer bijzonderheden van verschillende categorieën materiaal, zoals afwijkende uitleenvoorwaarden en/of termijnen en/of tarieven voor leengeld, materiaal dat niet uitgeleend wordt etc. Ga na welke van deze aspecten door het geautomatiseerde uitleensysteem gesignaleerd worden en welke u zelf moet


20

Praktijk

controleren. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

Taak 5

8.

Verzorg onder begeleiding van uw praktijkopleider het innemen en uitlenen van documenten. In leengeld en te-laat/boetegelden, verleng desgevraagd uitleentermijnen en attendeer de gebruiker zo nodig op zaken die betrekking hebben op nog op naam staande materialen en/of uitstaande bedragen. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider en vul zo nodig de overzichten uit opdracht 6 en 7 aan.

9.

Verzorg zelfstandig het innemen en uitlenen van documenten, het innen van leengeld en te-laat/boetegelden en het verlengen van uitleentermijnen. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

10.

Voer onder toezicht van uw praktijkopleider enkele telefonische verlengingen uit. Controleer nauwkeurig de gegevens van gebruiker en het betreffende materiaal. Meld de gebruiker de nieuwe inleverdatum en informeer hem over de kosten van de verlenging.

11.

Reserveer onder begeleiding van uw praktijkopleider enkele documenten: controleer de juistheid van de door de gebruiker aangeleverde gegevens, stel vast waar het document zich bevindt, registreer de reservering in het uitleensysteem en meld de gebruiker zo mogelijk wanneer het document beschikbaar is.

12.

Maak een overzicht van de interne afspraken t.a.v. aanmaningen. Neem informatie op over de termijnen die gelden voordat een eerste, tweede en eventueel volgende aanmaning verstuurd wordt en welke actie volgt als standaardaanmaningen geen effect hebben. Ga na welke acties automatisch vanuit het uitleensysteem uitgevoerd worden en op welke momenten in de procedure actie van een bibliotheekmedewerker gevraagd wordt. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan afwijkende aanmaningstermijnen in een vakantieperiode, het aangeven van de vervangingswaarde van materialen of het registreren van een uitleenstop. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

13.

Bespreek met uw praktijkopleider of en zo ja ten aanzien van welk onderdeel van de aanmaningsprocedure u een bijdrage kunt leveren. Voer de afgesproken activiteiten uit en bespreek het verloop en het resultaat daarvan met uw praktijkopleider.

14.

Maak een overzicht van de procedures die gelden voor het beheren van de dagkas. Geef aan in welke categorieën ontvangsten en uitgaven geregistreerd moeten worden, op welke wijze de kasgelden gecontroleerd moeten worden, wat gedaan moet worden bij gesignaleerde verschillen en welke afspraken er zijn voor het tijdstip van en de procedure rond de kasafdracht. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

15.

Beheer onder begeleiding van uw praktijkopleider de dagkas. Registreer nauwkeurig de ontvangen en betaalde bedragen en voer ook de overige


21

Praktijk

procedures uit het overzicht van opdracht 14 zorgvuldig uit. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

Taak 5

16.

Beheer in overleg met uw praktijkopleider zo mogelijk zelfstandig de dagkas. Bespreek uw ervaringen met uw praktijkopleider.

17.

Maak een overzicht van de gegevens die in uw bibliotheek geregistreerd worden rond het gebruik van de bibliotheek; denk aan uitleencijfers, bezoekersaantallen, aantallen gebruikers van lees- en studiezaal etc. en geef aan op welke wijze deze gegevens verzameld worden (bijv. categorieën gebruikers opgesplitst in een aantal leeftijdscategorieën, het aantal gestelde vragen bij het inlichtingenbureau opgesplitst naar het soort vragen etc.) en wat er met de gegevens gebeurt. Leg het overzicht voor aan uw praktijkopleider en vul het zo nodig aan.

18.

Selecteer in overleg met uw praktijkopleider enkele categorieën uit de vorige opdracht en verzorg gedurende enige tijd de registratie van de gegevens. Bespreek met uw praktijkopleider welke problemen u hierbij tegengekomen bent.


22

Praktijk

Taak 6

Interbibliothecair leenverkeer Onder interbibliothecair leenverkeer wordt de uitlening verstaan van originele publicaties en de levering van kopieën van publicaties aan bibliotheken en rechtstreeks aan particulieren buiten de eigen organisatie. Dit gebeurt zowel in regionaal, nationaal als internationaal verband. Bibliotheken zijn niet in staat om vanuit de eigen collectie zelfstandig alle vragen naar informatie te beantwoorden. Vandaar dat frequent via het interbibliothecair leenverkeer documenten bij andere bibliotheken worden opgevraagd. Het systeem is gebaseerd op vrijwillige samenwerking tussen bibliotheken en verloopt volgens uniforme procedures. Voor de routing die aanvragen volgen, zijn afspraken gemaakt die er voor zorgen dat enerzijds de aanvragen zo snel mogelijk gehonoreerd kunnen worden en dat anderzijds de lasten verdeeld worden. In deze taak leert u aanvragen in het kader van het interbibliothecair leenverkeer te verzorgen.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä het interbibliothecair leenverkeer verzorgen (eindterm 11)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer de gegevens van aangevraagde documenten en vul deze zo nodig aan. Stap 2 Stel vast welke routing de aanvraag dient te volgen om het gevraagde document via de kortste weg te ontvangen. Houd daarbij rekening met interne en landelijke afspraken m.b.t. IBL. Stap 3 Registreer de aanvraag ten behoeve van de eigen administratie. Stap 4 Verzorg, na ontvangst van het materiaal, de melding aan de aanvrager. Stap 5 Informeer de aanvrager over evt. afwijkende voorwaarden voor uitlening. Stap 6 Controleer het materiaal na retourontvangst. Stap 7 Verzorg de retourzending aan de ‘eigenaar’ volgens de gemaakte afspraken.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. 2.

3.

4. 5.

Taak 6

Hoe wordt de routing die de aanvraag dient te volgen bepaald? Welke interne afspraken zijn er t.a.v. aanvragen in het kader van het interbibliothecair leenverkeer? Betrek hierbij ook eventuele afspraken over OBL (Onderling Bibliotheek Leenverkeer). Welk(e) syste(e)m(en) gebruikt uw bibliotheek voor het IBL (bijv. NCC) en hoe verlopen de procedures? Op welke wijze registreert men aanvragen; bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid de aanvraag als een reservering in de eigen administratie op te nemen? Met welke afwijkende voorwaarden voor uitlening kan men te maken krijgen? Welke kosten worden doorberekend aan de aanvrager?


23

Praktijk

Opdrachten

Taak 6

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Vraag uw praktijkopleider om enkele -incomplete- aanvragen. Zoek de ontbrekende bibliografische gegevens op en vul de aanvragen aan totdat zij gereed zijn voor verzending. Leg het resultaat voor aan uw praktijkopleider.

2.

Geef voor de compleet bevonden aanvragen uit opdracht 1 aan welke routing de aanvraag dient te volgen. Motiveer uw keuze en bespreek deze met uw praktijkopleider.

3.

Verzorg onder begeleiding van uw praktijkopleider de aanvragen en registreer de aanvragen in de eigen administratie.

4.

Informeer, na ontvangst van het materiaal, bij uw praktijkopleider of er sprake is van afwijkende voorwaarden voor uitlening. Informeer de aanvrager over de ontvangst van het materiaal en meld de eventuele afwijkende uitleenvoorwaarden.

5.

Controleer retourontvangen materiaal. Informeer bij uw praktijkopleider naar de afspraken t.a.v. de retourzending aan de eigenaar. Verzorg de retourzending van het materiaal volgens deze afspraken en verwerk de retourzending in de eigen administratie.


24

Praktijk

Taak 7

Aanleveren van managementinformatie Om beleid m.b.t. de toegankelijkheid en het beheer van de collectie te ontwikkelen of bij te stellen (denk aan voorstellen voor alternatieve plaatsing, het bijstellen van uitleenprocedures en wijzigen van openingstijden) moeten gegevens worden verzameld en bewerkt. Vaak zal het gegevens betreffen die via de verschillende systemen min of meer automatisch verzameld worden en verder bewerkt worden tot overzichtelijke managementinformatie. Soms betreft het gegevens die uitsluitend via handmatig turven verkregen kunnen worden, zoals het aantal bezoekers van een lees- en studiezaal en het aantal vragen aan het inlichtingenbureau. In deze taak komt het verzamelen, bewerken en aanleveren van gegevens aan de orde.

Doel

Aan het eind van deze taak kunt u: ä informatie betreffende de toegankelijkheid en het beheer van de collectie verzamelen en aanleveren (eindterm 25)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer welke gegevens relevant zijn. Stap 2 Bepaal waar de betreffende gegevens te vinden zijn. Stap 3 Verzamel de gewenste gegevens, wees attent op de actualiteit van de gegevens. Stap 4 Informeer op welke wijze de gegevens gepresenteerd dienen te worden of bepaal zelf de meest overzichtelijke manier. Stap 5 Voorzie de gegevens van een toelichting (let hierbij op privacygevoelige gegevens). Stap 6 Voorzie de gegevens zo nodig van statistische berekeningen. Stap 7 Lever de gegevens bij het management aan.

Vragen


2.

Taak 7

Welke gegevens met betrekking tot de toegankelijkheid en het beheer van de collectie worden in uw organisatie standaard verzameld? Welke van deze gegevens moeten handmatig verzameld worden? Gebruikt uw organisatie een managementinformatiesysteem? Zo ja, welke informatie wordt daarin opgenomen? Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de betreffende informatie?


25

Praktijk

Opdrachten

Taak 7

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Maak -in overleg met uw praktijkopleider- een overzicht van de gegevens die verzameld moeten worden t.b.v. het ontwikkelen of het bijstellen van het beleid op het terrein van toegankelijkheid en beheer.

2.

Stel vast waar de gewenste gegevens te vinden zijn en verzamel de gegevens. Bespreek met uw praktijkopleider op welke wijze de gegevens gepresenteerd dienen te worden.

3.

Verwerk de gegevens in de gewenste lay-out en voorzie de gegevens van een toelichting en zo nodig van statistische berekeningen. Wees alert op de regels voor de bescherming van de privacy en leg uw werk voor aan uw praktijkopleider. Verstrek de gegevens na goedkeuring van uw praktijkopleider aan het management.


26

CREBO:52701)

Recommend Documents