CREBO:50187)

Praktijkinstructie Secretariaatspraktijk 3 (CSE01.3/CREBO:50187)

pi.cse01.3.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Praktijk

Inhoud Inleiding

3

Taak 1

De agenda beheren (eindterm 1, 3 en 4)

5

Taak 2

Telefoonlijsten en adresbestanden bijhouden (Agendabeheer eindterm 2)

8

Taak 3

Ingekomen post (Postbehandeling eindterm 2, 3 en 4)

9

Taak 4

Uitgaande post (Postbehandeling eindterm 5 en 6)

11

Taak 5

Archiefstukken registreren en opbergen (Archiefwerkzaamheden eindterm 4)

13

Taak 6

Archiefstukken opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 6)

15

Taak 7

Het uitlenen van archiefstukken en dossiers (Archiefwerkzaamheden eindterm 7 en 8)

16

Taak 8

Het archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3)

18

Taak 9

Een archief opzetten (Archiefwerkzaamheden eindterm 2)

19

Taak 10

Teksten kopiëren, bundelen en binden (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 2)

20

Taak 11

Communicatie-apparatuur (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 4)

22

Taak 12

Vergaderingen plannen en voorbereiden (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 3, 4 en 5)

23

Vergaderstukken gereedmaken en verzenden (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 6, 7, 8 en 9)

25

Verslagen van vergaderingen maken en uitwerken (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 10)

28

Taak 13 Taak 14 Taak 15

Werkzaamheden die voortkomen uit vergaderingen/presentaties afhandelen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 11) 30

Secretariaatspraktijk 3

Praktijk


Praktijk

Inleiding De werkzaamheden op een secretariaat hangen nauw met elkaar samen. Bij het beleggen van een vergadering bijvoorbeeld komt heel wat kijken. Het kan gaan om een bijeenkomst die spoed vereist maar ook om een vergadering die lang van te voren gepland kan worden. Dan is er de vraag welke personen uitgenodigd moeten worden en waar ze bereikbaar zijn. Met een actuele telefoonlijst zijn ze snel te bereiken. Welke vergaderstukken zijn er nodig? Een aantal daarvan kan in het archief aanwezig zijn maar sommige stukken moeten nog worden opgesteld. Hoe snel kunnen ze worden gekopieerd? Wanneer moeten agenda en vergaderstukken met de post mee? Tal van vragen die met secretariaatswerkzaamheden te maken hebben. In deze praktijkinstructie komen eerst de onderwerpen agendabeheer, postbehandeling, archiefwerkzaamheden en repro- en communicatieapparatuur aan bod en de verschillende taken die daarbij horen. Daarna volgen de taken die te maken hebben met voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties.


3

Praktijk


4

Praktijk

Taak 1

De agenda beheren Als je een drukbezette chef hebt, is het belangrijk dat je afspraken goed en nauwkeurig regelt. Stel je eens voor wat er zou gebeuren als de afspraken van de opdrachtgever niet zorgvuldig genoteerd worden: dubbele afspraken, klanten die moeten wachten en zakenrelaties die voor niets komen zouden het gevolg kunnen zijn. In deze taak leer je hoe je ervoor kunt zorgen dat afspraken goed gepland worden.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ voor derden een (elektronische) agenda beheren (Agendabeheer eindterm 1) ¾ regelmatig terugkerende activiteiten planmatig in de agenda opnemen (Agendabeheer eindterm 3) ¾ op grond van een agenda een dagoverzicht voor de manager produceren (Agendabeheer eindterm 4)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Noteer telefoonnummers of e-mail adressen van de mensen met wie je voor je opdrachtgever een afspraak moet maken. Stap 2 Ga met behulp van de agenda na welke data en tijden voor de opdrachtgever de beste zijn en kies drie data met tijdstippen. Stap 3 Neem contact op met de deelnemers en informeer op welke van de uitgekozen data en tijdstippen zij kunnen. Stap 4 Bepaal de definitieve datum en uur van de afspraak, eventueel in overleg met de opdrachtgever. Stap 5 Stel de deelnemers schriftelijk of mondeling op de hoogte van de afgesproken datum, tijd en plaats. Stap 6 Vermeld de afspraak in de agenda van de opdrachtgever. In het werkplan staan de afspraken die je voor de chef maakt centraal. Bij het beheren van de agenda moet je ook de volgende activiteiten uitvoeren: houd uren/dagdelen in de agenda vrij voor mensen (derden) die een afspraak willen maken met de chef geef hierbij aan om welke uren/dagdelen het gaat, hoe lang je de tijd vrij moet houden en wanneer je een bevestiging van de afspraak kunt verwachten wijzig afspraken in de agenda als de wijziging plaatsvindt op verzoek van de chef, kun je volgens het werkplan te werk gaan als de wijziging plaatsvindt op verzoek van anderen, kun je uren/dagdelen vrijhouden neem regelmatig terugkerende activiteiten planmatig op in de agenda noteer de regelmatig terugkerende activiteiten in de agenda, zodra de data en tijdstippen bekend zijn maak dagelijks een overzicht van de afspraken die voor de betreffende dag in de agenda van de chef genoteerd staan.

Taak 1


5

Praktijk Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.

Opdrachten

Welke standaardafspraken heeft de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? Zijn er ook tijdstippen die de opdrachtgever altijd vrij wil houden voor bepaalde werkzaamheden of om privé-redenen? Hoe zelfstandig kun je afspraken regelen voor de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? Wordt er in de organisatie waar je werkt een elektronische agenda gebruikt? Zo ja, welk programma gebruik je voor het elektronisch agendabeheer en waar kun je de handleiding vinden?

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Maak voor de chef een afspraak met één andere persoon. Houd rekening met standaardafspraken, zoals vaste vergaderdagen. Deze staan niet altijd in de agenda vermeld. Houd ook rekening met reistijden bij het bepalen van een tijdstip voor de afspraak.

2.

Maak voor de chef een afspraak met meer personen. Om overzicht te houden maak je een schema (matrix) waarin je noteert wie op welke data en welk tijdstip kan komen. Hieronder zie je een voorbeeld van zo'n matrix: Meneer A

Mevrouw B

Meneer C

Dinsdag 2 januari 10.00

>>>>

****

>>>>

Woensdag 3 januari 15.00

****

****

****

Vrijdag 5 januari 9.30

>>>>

>>>>

****

>>>> = kan niet komen **** = kan wel komen Van deze matrix kun je aflezen dat woensdag drie uur de beste tijd is voor de afspraak. Alle personen kunnen dan tijd vrij maken. Op de andere genoemde dagen kunnen ze niet allemaal op de afspraak komen. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak. 3.

Taak 1

Maak of verzet een afspraak voor de chef met meer personen die niet tot de werkorganisatie behoren. Overleg steeds met de chef. Om overzicht te houden maak je een matrix waarin je noteert wie op welke datum en welk tijdstip beschikbaar is. Eventueel overleg je met de chef wie of hoeveel van de deelnemers aanwezig moeten zijn op de afspraak. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak.


6

Praktijk 4.

Taak 1

Overleg met de praktijkopleider op welke dagen er een dagoverzicht gemaakt moet worden van de afspraken die in de agenda genoteerd staan. Maak vervolgens dagoverzichten op de gewenste data.


7

Praktijk

Taak 2

Telefoonlijsten en adressenbestanden bijhouden Waarschijnlijk heb je tijdens je werk al gemerkt dat een goed bijgewerkt(e) telefoonlijst of adressenbestand erg handig is. In deze taak leer je hoe je deze relatiebestanden up-to-date houdt en hoe je wijzigingen doorgeeft.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ relatiebestanden beheren (Agendabeheer eindterm 2)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer of de mutaties (wijzigingen) die aan jou opgegeven zijn, juist zijn. Stap 2 Ga uit van de laatst gewijzigde telefoon- of adreslijst en verwerk hierin de mutaties. Stap 3 Controleer of je de mutaties goed in de telefoon- of adreslijst verwerkt hebt. Stap 4 Pas de datum van de lijst aan. Stap 5 Print de nieuwe lijst uit en maak kopieën. Stap 6 Verspreid de lijst onder de betrokken personen.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opdrachten

Taak 2

Welke telefoonnummers komen op welke telefoonlijst te staan? Zijn er bijvoorbeeld aparte lijsten voor interne en voor externe telefoonnummers? Wie maken er gebruik van telefoonlijsten en adresbestanden? Op welke afdeling houdt men de wijzigingen van de telefoonlijsten en adresbestanden bij? Aan wie worden wijzigingen doorgegeven? Wie verandert de lijsten? Hoe vaak worden de telefoonlijsten en adresbestanden herzien? Maakt men in de werkorganisatie gebruik van een database-pakket voor telefoonlijsten en adresbestanden? Waarom wel of waarom niet? Wat is de naam van het database-pakket dat men in de organisatie gebruikt voor het maken van telefoonlijsten en adresbestanden?

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Werk een telefoonlijst bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in de telefoonlijst. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de telefoonlijsten bijwerkt.

2.

Werk een adressenbestand bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in het adressenbestand. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de telefoonlijsten bijwerkt.


8

Praktijk

Taak 3

Ingekomen post In deze taak leer je hoe post die bij de organisatie binnenkomt behandeld wordt. Aan het behandelen van ingekomen post zitten meer haken en ogen dan op het eerste gezicht lijkt. Het is vooral belangrijk om de verschillende soorten post goed uit elkaar te houden en de post op de juiste plaats te krijgen. Een ander aspect is het behandelen van faxberichten.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ ingekomen post op volgorde van belangrijkheid sorteren (Postbehandeling eindterm 2) ¾ ingekomen post (elektronisch) registreren (Postbehandeling eindterm 3) ¾ ingekomen post verspreiden (Postbehandeling eindterm 4)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4

Scheid persoonlijke en vertrouwelijke post van de overige post. Open de overige post. Scheid in te schrijven en niet in te schrijven post. Plaats de datum-poststempel op de poststukken. Let op: Controleer of de datum correct staat ingesteld. Stap 5 Bepaal waar de post naar toe moet. Stap 6 Schrijf de brieven in in het postboek of registreer ze elektronisch op uw pc. Let op: Drukwerk en reclamefolders schrijft u niet in. Stap 7 Vul de gegevens in op het stempel (nummer, afdeling, archief). Stap 8 Maak eventueel kopieën van de brieven. Stap 9 Ga na of iemand de post nog moet zien voordat je de post verspreidt. Stap 10 Sorteer de ingekomen post op volgorde van belangrijkheid (personen, afdelingen). Stap 11 Verspreid de post (via de postbakjes, interne postenveloppen, secretaresses).

Vragen


Opdrachten


Taak 3

Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post? Mag je in het bedrijf waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen? Wie neemt in het bedrijf waar je werkt de aangetekende poststukken in ontvangst? Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, volgens welke procedure?

Controleren en sorteren Controleer of de post voor het bedrijf bestemd is. Sorteer daarna de post.


9

Praktijk

Taak 3

2.

Inschrijven Maak de post open en stempel de post met de poststempel. Vraag je praktijkopleider op welke wijze de post ingeschreven wordt. Kijk mee als je praktijkopleider de post inschrijft en stel vragen als iets je niet duidelijk is. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in onder toezicht van de praktijkopleider.

3.

Kopiëren Als het in het bedrijf waar je werkt gebruikelijk is kopieën van poststukken te maken, maak dan de benodigde kopieën.

4.

Sorteren en verspreiden Als alle posthandelingen verricht zijn, sorteer de post dan op afdeling en/of persoon. Twijfel je, vraag dan je praktijkopleider om raad. Verspreid de post als je klaar bent met sorteren.

5.

Faxberichten Vraag je praktijkopleider of een collega, of hij je de werking van de telefax wil uitleggen. Kijk wat je moet doen, als een bericht binnenkomt. Verwerk zelf een aantal binnengekomen faxberichten en zorg dat ze bij de juiste persoon terechtkomen.


10

Praktijk

Taak 4

Uitgaande post Een organisatie verstuurt meestal dagelijks post. Bij de afhandeling van uitgaande post zorgt de postkamer of het secretariaat ervoor, dat de verschillende poststukken juist geadresseerd en gefrankeerd worden. Je leert nu hoe je deze afdelingen kunt ondersteunen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ uitgaande post (elektronisch) registreren (Postbehandeling eindterm 5) ¾ uitgaande post verzendklaar maken (Postbehandeling eindterm 6)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Let op: Verwerk spoedbestellingen het eerst. Stap 1 Sorteer de post in in te schrijven en niet in te schrijven post. Stap 2 Schrijf de poststukken in in het postboek of registreer ze elektronisch op jouw pc. Stap 3 Controleer of de poststukken volledig zijn. Kijk bijvoorbeeld of alle bijlagen erbij zitten. Stap 4 Maak kopieën als dat nodig is. Stap 5 Adresseer de enveloppen. Stap 6 Zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Stap 7 Pak de poststukken in. Let op: Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde. Stap 8 Sorteer de post op verzendwijze (per expresse, aangetekend, drukwerk en dergelijke). Stap 9 Sorteer de post eventueel op postcode (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 10 Weeg de post. Stap 11 Frankeer de post aan de hand van het tarievenboek. Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is. Stap 12 Vul eventuele formulieren in (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 13 Breng de post naar de postkamer of het postkantoor.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Taak 4

Blader het tarievenboekje door en ga na hoe je de tarieven kunt vinden. Is er in het bedrijf waar je werkt een frankeermachine? Is er in het bedrijf waar je werkt een telefax? Tot welke tijd kan de post afgeleverd worden bij de postkamer of op het postkantoor? Vóór welke tijd moet een expressestuk afgeleverd worden op het postkantoor of bij de postkamer? Hoe wordt de post geregistreerd in het bedrijf waar je werkt? Maakt de organisatie waar je werkt gebruik van speciale koeriersdiensten? Zo ja, welke en wanneer. Voor welke toepassingen maakt het bedrijf waar je werkt gebruik van speciale diensten als aantekenen, rembours, antwoordnummer? Waarom?


11

Praktijk Opdrachten

Taak 4


Sorteren en inschrijven Sorteer samen met je praktijkopleider in te schrijven en niet in te schrijven post. Kijk mee als je praktijkopleider de post inschrijft en/of registreert en stel vragen. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in.

2.

Controleren Kijk of de poststukken volledig zijn en maak zonodig kopieën. Vraag je praktijkopleider voor wie de kopieën bestemd zijn.

3.

Adresseren en inpakken Adresseer de enveloppen en zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Pak de poststukken in.

4.

Frankeren Sorteer de poststukken op verzendwijze (aangetekend, per expresse enzovoort). Sorteer waar nodig op postcode. Kijk goed mee, als de praktijkopleider de post weegt en frankeert. Stel vragen als dat nodig is. Weeg daarna zelf een aantal brieven, zoek het tarief op in het tarievenboek en frankeer de post. Laat het werk controleren.

5.

Wegbrengen Breng de post naar het postkantoor. Kijk goed waar je de post moet afgeven en waar de aangetekende post moet worden afgegeven.


12

Praktijk

Taak 5

Archiefstukken registreren en opbergen Voordat je archiefstukken kunt opbergen, moet je eerst weten in welke rubriek of afdeling het stuk thuishoort. Alleen op die manier kun je het later makkelijk terugvinden. Daarna moet je vastleggen, waar het stuk in het archief opgeborgen is. Dit heet archiefstukken registreren. Het eerste wat je dus gaat leren, is archiefstukken rubriceren en registreren. Vervolgens berg je de stukken op. Hierbij kan blijken, dat een ordner vol is of dat een map vervangen moet worden. Het vervangen, of bijmaken van mappen, ordners etc. noemen we het onderhouden van het archief. Ook daarmee ga je oefenen in deze taak.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatiedragers op grond van verschillende sorteringscriteria verwerken (Archiefwerkzaamheden eindterm 4)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Lees de archiefstukken om de kenmerkende gegevens te bepalen. Stap 2 Bepaal onder welke rubriek(en) deze archiefstukken opgeborgen moet worden. Stap 3 Registreer de archiefstukken. Let op: Behandel geheime of gevoelige informatie zorgvuldig. Stap 4 Berg de archiefstukken onder de juiste rubriek op. Let op: Berg nooit een archiefstuk op, als je niet zeker bent van je zaak. Het opzoeken van een verkeerd opgeborgen archiefstuk kan soms dagen kosten. Stap 5 Controleer of het opbergsysteem aan vervanging toe is. (Denk daarbij aan mappen en dergelijke). Stap 6 Vervang waar nodig het opbergsysteem.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Taak 5

Beschikt het bedrijf waar je werkt over een centraal archief? Is er op de afdeling een afdelingsarchief? Wie hebben toegang tot de archieven? Wie is verantwoordelijk voor de archieven? Welk systeem wordt voor sortering gebruikt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek)? Mag je zelf een archiefstuk uit het archief halen of opbergen? Wat doe je, als een archiefstuk niet te vinden is? Wat doe je, als je niet weet onder welke rubriek je een archiefstuk moet zoeken of opbergen? Hoe lang moet een archiefstuk bewaard worden? Worden in het bedrijf waar je werkt archiefstukken dubbel gearchiveerd? Zo ja, in welke gevallen is dat gebruikelijk?


13

Praktijk Opdrachten

Taak 5


Opbouw van het archief Vraag je praktijkopleider, of hij je wil uitleggen hoe het archief is opgebouwd. Raadpleeg daarna het archiefplan als dat aanwezig is, of noteer zelf hoe het archief is opgezet.

2.

Registreren Vraag je praktijkopleider op welke manier de archiefstukken geregistreerd worden. Kijk goed mee, als de praktijkopleider de archiefstukken registreert. Vraag om uitleg als je iets niet begrijpt. Registreer dan onder toezicht van de praktijkopleider zelf een aantal archiefstukken.

3.

Opbergen Berg in overleg met je praktijkopleider een aantal archiefstukken op in het systeem. Stel vragen als iets niet duidelijk is.

4.

Vervangen Vraag de praktijkopleider wat je moet doen, als een deel van het archiefopbergsysteem aan vervanging toe is. Vervang bijvoorbeeld een oude map.


14

Praktijk

Taak 6

Archiefstukken opzoeken De chef of de collega's op de afdeling hebben regelmatig stukken uit het archief nodig. Ze kunnen jou vragen de betreffende stukken in het archief op te zoeken. In deze taak komt het opzoeken van archiefstukken aan de orde.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatiedragers opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 6)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal welk archiefstuk moet worden opgezocht. Stap 2 Bepaal onder welk onderdeel van het archief (welke rubriek, map, ordner, registratiecode) u moet zoeken. Stap 3 Zoek het archiefstuk op. Stap 4 Maak, als dat nodig is, een kopie van het archiefstuk en plaats het origineel terug in het archief.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. De vragen die bij taak 5 genoemd zijn, gelden ook voor deze taak. Bekijk de antwoorden nog eens goed.

Opdrachten

Taak 6

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Zoek onder toezicht van je praktijkopleider een aantal archiefstukken op en raadpleeg daarbij het archiefplan.

2.

Zoek in opdracht van je praktijkopleider zelfstandig een aantal archiefstukken op en raadpleeg het archiefplan, als dat nodig is.


15

Praktijk

Taak 7

Archiefstukken en dossiers uitlenen Net als in een openbare bibliotheek wordt voor archiefstukken een uitleensysteem gehanteerd. Als iemand iets komt lenen uit het archief, moet de archiefmedewerker snel weten, waar het stuk te vinden is. Vervolgens wordt vastgelegd wie welk stuk geleend heeft. Als die persoon het stuk erg lang bij zich houdt, moet hij een seintje krijgen dat het stuk weer terug moet naar het archief. Dit heet rappelleren en betekent letterlijk: waarschuwen. Zo blijft het archief compleet en is het beschikbaar voor medewerkers in het bedrijf. In deze taak leer je hoe je archiefstukken en dossiers uitleent en rappelleert.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatiedragers uitlenen (Archiefwerkzaamheden eindterm 7) ¾ uitgeleende informatiedragers registreren en rappelleren (Archiefwerkzaamheden eindterm 8)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal onder welke rubriek het archiefstuk opgeborgen is (eventueel met hulp van de "lener"). Stap 2 Zoek het archiefstuk op. Let op: Controleer of het archiefstuk volledig is. Stap 3 Registreer welk archiefstuk uitgeleend wordt, wie het leent en voor welke afdeling het bestemd is. Stap 4 Spreek met de lener een datum af waarop het archiefstuk wordt teruggebracht. Stap 5 Maak zo nodig een kopie van het archiefstuk. Stap 6 Geef het archiefstuk af. Let op: Geef nooit een archiefstuk mee zonder het te registreren. Je raakt dan het overzicht kwijt. Stap 7 Berg de kopie op in het systeem. Stap 8 Controleer regelmatig of de afgesproken uitleentermijn niet verstreken is. Stap 9 Is de afgesproken termijn verstreken, neem dan contact op met de lener (rappelleren). Stap 10 Controleer regelmatig of onderdelen van het opbergsysteem aan vervanging toe zijn. Werk altijd nauwkeurig.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5.

Taak 7

Welke medewerkers en afdelingen maken gebruik van het archief? Welke regels zijn er voor het uitlenen van archiefstukken? Hoe worden leners eraan herinnerd dat zij archiefstukken en dossiers op tijd terug moeten brengen? Hoe wordt de inhoud van archiefstukken en dossiers samengevat? Hoe worden die samenvattingen gebruikt en bewaard?


16

Praktijk Opdrachten

Taak 7

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Opzoeken Zoek een aantal willekeurige archiefstukken op.

2.

Uitlenen Leen een aantal archiefstukken uit aan collega’s. Controleer met je praktijkopleider of het dossier volledig is en registreer het dossier onder zijn toezicht. Maak kopieën van de archiefstukken, als dat gebruikelijk is in de organisatie waar je werkt, en spreek met je collega’s af wanneer de archiefstukken teruggebracht moeten worden. Noteer de datum.

3.

Rappelleren Eén van je collega’s heeft de archiefstukken uit opdracht 2 nog in zijn bezit. De uitleendatum van het geleende archiefstuk of dossier is echter verstreken. Rappelleer je collega.

4.

Opbergen Berg de kopieën op in het systeem.

5.

Ontvangen en opbergen Neem de uitgeleende stukken in ontvangst en noteer dit in het uitleensysteem. Berg de uitgeleende stukken op in het systeem, verwijder de kopie en vernietig die.


17

Praktijk

Taak 8

Het archief beheren Een goed en systematisch beheerd archief geeft de garantie dat archiefstukken op de juiste plaats opgeborgen en teruggevonden kunnen worden. Bij het beheer van het archief hoort niet alleen het actueel houden van de dossiers en het verwijderen van oude archiefstukken maar ook het in orde houden van mappen, etiketten, omslagen en ruitertjes. In deze taak leer je hoe je het archief beheert.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2.

Opdrachten

Taak 8

Houd het archief actueel door oude archiefstukken te verwijderen. Voer nieuwe dossiers in, als dat nodig is, bijvoorbeeld bij nieuwe onderwerpen, rubrieken en bij splitsing van bestaande dossiers. Breng stukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. Onderhoud het archiefmateriaal door aanvulling en vervanging van ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enzovoort.

Welk archiefmateriaal wordt in de organisatie waar je werkt gebruikt? Hoe beheert men nu het archief? Is er sprake van regelmatig onderhoud aan de hand van een onderhoudsplan of pleegt men alleen onderhoud op het moment dat het noodzakelijk is?

De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Verwijder een aantal oude archiefstukken om het archief actueel te houden.

2.

Maak één of meer nieuwe dossiers aan, als dat nodig is.

3

Breng archiefstukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief.

4.

Vervang archiefmateriaal dat verouderd is of vul het archief aan met ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enz. die nodig zijn.


18

Praktijk

Taak 9

Een archief opzetten Een archief opzetten moet systematisch gebeuren. Er zijn praktische zaken als hangmappen of ordners en misschien kasten nodig. Een logische en gebruiksvriendelijke indeling zorgt ervoor dat het nieuwe archief gemakkelijk toegankelijk is. Of een alfabetisch, numeriek of alfanumeriek systeem gebruikt wordt, zal afhangen van het archiefplan. In deze taak leert je hoe je een archief kunt opzetten.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een archief opzetten (Archiefwerkzaamheden eindterm 2)


Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2.

Opdrachten

Maakt men in de organisatie waar je werkt gebruik van een archiefplan? Zo ja, hoe is het archiefplan opgebouwd? Voor wie is het op te zetten archief bestemd? (Bijvoorbeeld alleen voor de chef of voor jouw afdeling? Het kan ook onderdeel zijn van een groter of centraal archief.)

De opdracht is een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdracht gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdracht uit. 1.

Taak 9

Raadpleeg het archiefplan, als dat er is. Bepaal welk sorteringscriterium gebruikt wordt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek). Bepaal welke rubrieken in het nieuwe archief moeten worden opgenomen. Let op: het kan hier gaan om een uitbreiding of splitsing van een bestaand archief. Bepaal welke archiefmaterialen nodig zijn (hangmappen, ordners, etiketten, ruiters, archiefkasten). Zet het nieuwe archief op.

Raadpleeg het archiefplan en zet aan de hand daarvan en in overleg met je praktijkopleider een archief op. Let daarbij op de volgende zaken: het sorteringscriterium (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek) de rubrieken in het nieuwe archief (geheel nieuw, bestaand maar uitbreiding, bestaand maar splitsing) de archiefmaterialen (hangmappen, ordners, etiketten, ruiters, archiefkasten).


19

Praktijk

Taak 10

Teksten kopiëren, bundelen en binden Er zijn veel soorten kopieermachines. Het ene apparaat kan alleen kopieën maken met één of twee papierformaten, het andere kan vergroten of verkleinen, automatisch sorteren en nieten. In deze taak leer je hoe je documenten kopieert, bundelt en bindt.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ de meest voorkomende reproductiemiddelen gebruiken (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 2)


-

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Opdrachten

Taak 10

Maak kopieën . verwijder paperclips en nietjes en controleer de volgorde van het document en of het document volledig is . stel het kopieerapparaat in (aantal kopieën, vergroten, verkleinen, lichtere of donkerder afdruk) en maak de kopieën die je nodig hebt. Bundel en bind de kopieën . sorteer, als dat nodig is, en controleer de volgorde van de kopieën en of de kopieën volledig zijn . bind de kopieën in.

Welke kopieerapparatuur wordt gebruikt? Welke mogelijkheden biedt deze kopieerapparatuur? Welke afspraken gelden er voor het kopiëren van teksten? Hoe lost men storingen aan de apparatuur op? Besteedt het bedrijf waar je werkt kopieeropdrachten uit? Zo ja, om welke redenen gebeurt dat? Waar ligt de handleiding van de kopieerapparatuur? Welke apparatuur wordt gebruikt bij het bundelen? Welke afspraken gelden er voor het bundelen van teksten? Hoe lost men storingen aan de apparatuur op? Welke middelen (materialen) gebruikt men om documenten in te binden?


Enkele kopieën maken Maak enkele kopieën van een brief, een memo of een ander document dat uit één pagina bestaat. Let goed op het papier dat je moet gebruiken.

2.

Grote documenten kopiëren Vraag je praktijkopleider jou kopieeropdrachten te geven voor documenten met meer pagina's. Kopieer de documenten en gebruik de mogelijkheden van


20

Praktijk het kopieerapparaat voor sorteren, nieten enzovoort. Leg je werk voor aan de praktijkopleider.

Taak 10

3.

Teksten kopiëren Kopieer een aantal documenten. Bekijk welke papiersoort gebruikt moet worden en controleer een paar kopieën.

4.

Teksten bundelen en binden Bundel en bind een aantal documenten. Bekijk goed welke papiersoort je moet gebruiken en hoe de kopieën ingebonden moeten worden.


21

Praktijk

Taak 11

Communicatie-apparatuur De communicatie-apparatuur die op kantoren gebruikt wordt omvat onder andere de telefoon, het antwoordapparaat, de telefax en de computer voor e-mail of het leggen van verbindingen via Internet. In deze taak wordt aandacht besteed aan de telefooncentrale en de telefax.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ de meest voorkomende communicatie-apparatuur gebruiken (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 4)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Bedien de telefooncentrale neem binnenkomende telefoongesprekken aan verbind binnenkomende telefoongesprekken door handel binnenkomende telefoongesprekken af bewaak de wachttijd. Bedien de telefax verzend faxberichten handel binnenkomende faxberichten af handel foutmeldingen af bij verzending of ontvangst van faxberichten.

Vragen

Beantwoord de onderstaande vraag en bespreek het antwoord met je praktijkopleider. 1.

Opdrachten

Taak 11

Welke communicatie-apparatuur wordt in de organisatie waar je werkt gebruikt?


Handel binnenkomende telefoongesprekken af onder begeleiding van je praktijkopleider. Handel vervolgens zelfstandig een aantal binnenkomende telefoongesprekken af.

2.

Verzend faxberichten onder begeleiding van de praktijkopleider. Verzend vervolgens zelfstandig faxberichten.

3.

Handel binnenkomende faxberichten af onder begeleiding van je praktijkopleider. Handel vervolgens zelfstandig binnenkomende faxberichten af.


22

Praktijk

Taak 12

Vergaderingen plannen en voorbereiden Voordat een vergadering gehouden kan worden moet het één en ander voorbereid worden. Er moet een vergaderdatum vastgesteld worden waarop de (meeste van de) deelnemers aanwezig kunnen zijn. Er moet een ruimte gereserveerd worden waar de vergadering gehouden kan worden. Soms zijn er ook bepaalde faciliteiten nodig, bijvoorbeeld een overheadprojector of een videorecorder. De deelnemers moeten natuurlijk tijdig op de hoogte worden gebracht van datum en plaats. In deze taak leer je een vergadering plannen en voorbereiden en een passende vergaderruimte en -faciliteiten reserveren.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ vergaderdata regelen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 3) ¾ zowel intern als extern vergaderaccommodaties en -faciliteiten reserveren (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 4) ¾ voor de vergadering controleren of ruimte en faciliteiten in orde zijn (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 5)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Zoek uit welke vergadering wanneer en waar moet plaatsvinden. Stel de vermoedelijke tijdsduur vast. Stap 2 Zoek uit wie (interne/externe) deelnemers zijn voor deze vergadering en wiens aanwezigheid noodzakelijk is. Stap 3 Zoek uit welke wensen er zijn ten aanzien van de vergaderaccommodatie. Stap 4 Doe aan de voorzitter een voorstel voor enkele data, tijden en een locatie. Stap 5 Neem contact op met (secretaresse van) de deelnemers. Doe een voorstel voor één of meer data en tijden. Stap 6 Stel aan de hand van de reacties een datum vast voor de vergadering. Stap 7 Reserveer de vegaderaccommodatie en -faciliteiten. Stap 8 Bevestig de vergaderdatum en -locatie mondeling of schriftelijk aan alle betrokkenen.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Taak 12

Regelt men in de organisatie waar je werkt de vergaderdata meestal via de schriftelijke of via de telefonische methode? Hoe stel je vast hoeveel en welke deelnemers in ieder geval aanwezig moeten zijn op een vergadering? Bestaat er een algemene checklist voor het voorbereiden van vergaderingen? Welke vergaderfaciliteiten zijn er “binnenshuis”? Hoe worden vergaderruimten binnen het bedrijf waar je werkt gereserveerd? Maakt men gebruik van formulieren? Welke extra benodigdheden heeft men in het bedrijf waar je werkt doorgaans nodig voor een vergadering? In welke gevallen worden er vergaderfaciliteiten buiten de organisatie gereserveerd?


23

Praktijk Opdrachten

Taak 12

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met de praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Regel een vergaderdatum. Verzoek direct dan wel vóór een bepaalde datum te reageren. Rappelleer de personen die niet gereageerd hebben.

2.

Stel aan de hand van de reacties een datum vast voor de vergadering. Bevestig deze datum aan alle betrokkenen.

3.

Regel of verzet zelfstandig een vergaderdatum volgens de schriftelijke en volgens de telefonische methode. Overleg met je praktijkopleider.

4.

Reserveer twee interne en twee externe vergaderaccommodaties. Gebruik eventueel een checklist. Geef voor de vergadering praktische zaken als de huisregels van de vergaderruimte door aan de voorzitter van de bijeenkomst. Bijvoorbeeld hoe consumpties besteld worden en hoe de lunch is geregeld. Geef ook aan welke hulpmiddelen aanwezig zijn en welke hulpmiddelen meegenomen moeten worden. Vertel eventueel ook hoe de apparatuur werkt of wie daar informatie over kan geven. Geef een kopie van de afspraakbevestiging mee.


24

Praktijk

Taak 13

Vergaderstukken gereedmaken en verzenden Om de deelnemers van een vergadering op de hoogte te stellen welke onderwerpen tijdens de vergadering besproken zullen worden, heb je een agenda nodig. Aan de hand van de agenda maak je de vergaderstukken gereed en verzend je ze tijdig aan de deelnemers, zodat zij in de gelegenheid zijn zich optimaal voor te bereiden op deze vergadering. In deze taak leer je hoe je dat moet doen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ deelnemers zowel mondeling als schriftelijk uitnodigen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 6) ¾ in overleg ondersteunend materiaal t.b.v. vergaderingen/presentaties samenstellen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 7) ¾ in overleg vergaderstukken opstellen, rekening houdend met de vergadervorm en de doelstellingen van de vergadering (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 8) ¾ vergaderstukken verzenden (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 9)


-

-

-

Taak 13

Nodig de deelnemers aan de vergadering uit maak, als dat nodig is, gebruik van een deelnemerslijst . maak als dat nodig is, gebruik van een deelnemerslijst . stel een schriftelijke uitnodiging op of nodig de deelnemers telefonisch uit . stel in overleg met de voorzitter een agenda op . combineer eventueel uitnodiging en agenda. Stel ondersteunend materiaal samen voor de vergadering of presentatie . overleg met de voorzitter welke vergaderstukken of welk materiaal voor de presentatie nodig zijn . stel de vergaderstukken of het materiaal voor de presentatie samen . controleer de stukken op volledigheid . houd rekening met eventuele vertrouwelijkheid van ondersteunend materiaal. Stel vergaderstukken op . overleg met de voorzitter welke inhoud/tekst de vergaderstukken moeten bevatten (bijvoorbeeld een agenda, één of meer schriftelijke mededelingen, een toelichting bij een agendapunt, een besluitenlijst of lijst met afspraken van een voorgaande vergadering) . houd rekening met de deadline bij nog uit te werken of aan te leveren stukken . houd rekening met de vergadervorm (bijvoorbeeld gebruik van een overheadprojector en sheets) . houd rekening met de doelstelling van de vergadering. Verzend de vergaderstukken . stel in overleg met de voorzitter eventueel een verzendlijst op . overleg met de voorzitter wanneer de uitnodiging, de agenda en de bijlagen voor de vergadering verstuurd moeten worden . verzamel alle vergaderstukken


25

Praktijk . . .

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Opdrachten

Taak 13

controleer of de stukken volledig zijn bepaal hoeveel exemplaren er van de stukken gekopieerd moeten worden. Maak een set extra kopieën verstuur de vergaderstukken naar de deelnemers.

Welke termijn hanteert men in het bedrijf waar je werkt voor het toesturen van vergaderstukken aan de deelnemers van een vergadering? Waarom? Wie ontvangen er stukken voor een vergadering? Hoeveel exemplaren worden 'ter informatie' verspreid? Hoeveel exemplaren zijn er nodig voor het archief en waarom? Ontvangen alle deelnemers van een vergadering het volledige pakket vergaderstukken? Waarom wel of waarom niet? Welke titulatuur en volgorde van namen worden in de organisatie waar je werkt gehanteerd op de verzendlijst? Wie stelt in de werkorganisatie voor welke vergaderingen de verzendlijst op? Werkt men in het bedrijf met geautomatiseerde adressenbestanden? Wie verwerkt mutaties in een geautomatiseerd adressenbestand? Bij wie en waar kan je binnen het bedrijf vergaderstukken opvragen? Geef voorbeelden aan de hand van verschillende soorten vergaderingen. Hoeveel 'standaard'-vergaderingen zijn er op de afdeling of in de organisatie waar je werkt? Voor wie, wanneer, hoe vaak en waarover?

De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met de praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1.

Stel in overleg met je praktijkopleider een uitnodiging en agenda op voor een vergadering, waarvoor je de stukken gereed moet maken. Maak aan de hand van deze agenda een lijst van benodigde vergaderstukken. Zet er bij wanneer ze uiterlijk verstuurd moeten worden, in hoeverre ze al klaar zijn en waar ze zich bevinden.

2.

Maak een (verzend)lijst van alle personen die stukken voor de vergadering moeten ontvangen. Bepaal hoeveel exemplaren je moet laten kopiëren (denk aan 'ter kennis name'- en archiefexemplaren). Controleer of de lijst juist en volledig is.

3.

Maak met behulp van de gegevens uit opdracht 1 en 2 een checklist voor het gereedmaken en versturen van de vergaderstukken.

4.

Verzamel vergaderstukken aan de hand van de door jou opgestelde agenda, checklist en verzendlijst voor een bepaalde vergadering. Leg de stukken op volgorde van de agenda en nummer ze eventueel. Kopieer de stukken. Zorg ervoor dat de stukken 'schoon' gekopieerd worden, dus zonder aantekeningen erop. Verspreid de stukken aan de hand van de verzendlijst.

5.

Stel ondersteunend materiaal samen voor een presentatie. Overleg met de


26

Praktijk voorzitter of het materiaal of een deel daarvan vooraf moet worden verzonden naar de deelnemers of dat men het krijgt uitgereikt tijdens de presentatie.

Taak 13


27

Praktijk

Taak 14

Verslagen van vergaderingen maken en uitwerken Van een vergadering wordt meestal een schriftelijk verslag of notulen gemaakt. Er wordt in korte tijd veel gezegd, wat de moeite van het bewaren -en het kunnen nalezen daarvan- waard is. Misschien moet het besprokene ook wel vastgelegd worden om in de toekomst als bewijsmateriaal te kunnen dienen. Dat zal van de besproken onderwerpen afhangen. In deze taak leer je duidelijke en eenduidige notulen maken.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ verslagen maken van verschillende soorten vergaderingen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 10)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de notulen van voorgaande gelijksoortige besprekingen en de agenda en bijlagen voor de te notuleren vergadering. Bestudeer deze stukken. Let op: het kan bijvoorbeeld gaan om een werkoverleg, afdelingsoverleg of directieoverleg. Stap 2 Bepaal aan de hand van de stukken uit stap 1 welke verslagvorm gewenst is en op welke termijn de notulen gereed moeten zijn. Bespreek met de voorzitter of secretaris hoe de vergadering geleid wordt en wat het doel van de diverse agendapunten is (besluitvormend, meningvormend, informatief). Stap 3 Notuleer de vergadering/bespreking. Stap 4 Werk zo snel mogelijk na afloop van de vergadering/bespreking aan de hand van je aantekeningen het verslag uit in correct Nederlands. Let op: Houd rekening met mogelijke vertrouwelijkheid van informatie. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en feiten en meningen.

Vragen


Taak 14

Welke indeling en vormen (uitgebreid, kort verslag) van notulen worden er gehanteerd binnen de organisatie waar je werkt? Wie bepaalt dit en aan de hand waarvan? Maakt men gebruik van presentielijsten voor vergaderingen die door door deelnemers worden afgetekend? Welke hulpmiddelen worden er gebruikt voor het maken van de notulen? Wordt van een verslag van een vergadering eerst een concept gemaakt dat voor verspreiding aan voorzitter of secretaris ter goedkeuring wordt voorgelegd? Waarom (niet)? Geef voorbeelden.


28

Praktijk Opdrachten

Taak 14


Bereid vergaderingen voor. Gebruik hierbij het stappenplan. Maak een overzicht van de namen (en functies) van de deelnemers. Zoek ook uit of er vaktermen gebruikt zullen worden en wat de betekenis hiervan is. Bepaal welke verslagvorm de notulen moeten hebben.

2.

Ga op enkele vergaderingen 'schaduw'-notuleren. Dit betekent dat je notuleert terwijl er ook een 'officiële' notulist is. Werk het verslag uit en vergelijk dit met dat van de notulist. Bespreek de resultaten met je praktijkopleider.

3.

Notuleer een werkbespreking en bespreek het conceptverslag met je praktijkopleider.

4.

Notuleer een vergadering en bespreek het conceptverslag met de praktijkopleider.

5.

Notuleer een aantal vergaderingen en werk de verslagen zelfstandig uit.


29

Praktijk

Taak 15

Werkzaamheden die voortkomen uit vergaderingen/presentaties afhandelen De besluiten die in een vergadering zijn genomen en de afspraken die men heeft gemaakt, zijn vastgelegd in een verslag of een besluitenlijst. Het is jouw verantwoordelijkheid te bewaken dat de afspraken worden nagekomen en de genomen besluiten worden uitgevoerd binnen de termijn die daarvoor is afgesproken. Een aantal afspraken of besluiten kan tot jouw werkzaamheden behoren. Denk maar aan het opvragen van informatie of het maken van een afspraak voor de chef. Het is ook mogelijk dat de chef een bepaalde brief moet opstellen of dat de mensen op je afdeling een werkgroep vormen om een groter probleem op te lossen. In deze taak leer je hoe je werkzaamheden afhandelt die voortkomen uit vergaderingen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ werkzaamheden die voortkomen uit de vergaderingen/presentaties afhandelen (Voorbereiding en nazorg van vergaderingen en presentaties eindterm 11)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak aan de hand van de agenda, de bijlagen en het verslag van de bespreking die je hebt bijgewoond en/of genotuleerd een afspraken- of besluitenlijst. Stap 2 Noteer op de lijst wie voor welke besluiten of afspraken verantwoordelijk is en voor welke datum actie ondernomen moet worden. Let op: een aantal afspraken of besluiten kan tot jouw taken behoren. Stap 3 Stuur de afspraken- of besluitenlijst (eventueel) op aan de betrokken personen en berg een exemplaar op in het archief. Stap 4 Handel de afspraken of besluiten waarvoor je verantwoordelijk bent af. Stap 5 Bewaak of de andere afgesproken acties op de overeengekomen tijden uitgevoerd worden. Rappelleer tijdig.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3.

Taak 15

Hanteert men in de organisatie waar je werkt een lijst met afspraken of een besluitenlijst (naast notulen als besluitenlijst, als kort verslag van een overleg of als actielijst)? Hoe controleer je of besluiten/acties van de besluitenlijst ook uitgevoerd worden? Wanneer doe je dit en hoe leg je dit vast? Welke acties kun je ondernemen wanneer afspraken niet nagekomen worden? Hoe maan je mensen aan tot actie? Welke bevoegdheden heb je?


30

Praktijk Opdrachten

Taak 15


Maak aan de hand van de agenda, de bijlagen en het verslag van de bespreking die je hebt bijgewoond of genotuleerd een afspraken- of besluitenlijst. Noteer welke personen voor welke afspraken verantwoordelijk zijn en voor welke datum de afspraken moeten worden nagekomen. Stuur de afspraken- of besluitenlijst naar de betrokken personen.

2.

Assisteer de notulist bij het bewaken van de besluitenlijst. Rappelleer -in overleg- tijdig personen die (nog) niet tot actie gekomen zijn. Voer de besluiten uit waarvoor je verantwoordelijk bent en kom de afspraken na die je hebt gemaakt.

3.

Woon een vergadering bij en maak de besluitenlijst. Werk de besluiten-/ actielijst uit volgens de binnen de organisatie gewenste indeling en lay-out. Stuur de besluitenlijst naar de betrokken personen en berg een exemplaar op in het archief.

4.

Bewaak de te ondernemen acties. Rappelleer tijdig als deadlines overschreden dreigen te raken.


31

CREBO:50187)

Recommend Documents