Praktijkinstructie Medisch secretariaat 3 (CSE07.3/CREBO:50180)
pi.cse07.3.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Praktijk
Inhoud Inleiding
3
Taak 1
Medische terminologie in correspondentie en rapportages (eindterm 1 en 2)
5
Taak 2
Een medisch archief beheren (eindterm 5)
7
Medisch secretariaat 3
Praktijk
Medisch secretariaat 3
Praktijk
Inleiding Het werkveld van een medisch secretaresse kan zeer uitgebreid zijn. Zo kun je werken als secretaresse bij een huisarts of specialist, of je kunt in dienst zijn bij een ziektekostenverzekeraar of een verpleeghuis. Kortom, op het hele terrein van de Nederlandse gezondheidszorg worden medisch secretaressen gevraagd. Ondanks alle moderne (tele)communicatiemiddelen blijven het schrijven van brieven en uitwerken van rapportages belangrijke taken voor je. Het is mogelijk dat je algemene correspondentie op een medisch secretariaat voert, d.w.z. dat je (medische) patiëntgegevens bij een huisarts of specialist opvraagt. Het is ook mogelijk dat je aan de hand van handgeschreven aantekeningen en dictaten specialistenbrieven of rapportages uitwerkt. In veel van deze correspondentie en rapportages zul je geconfronteerd worden met medische vaktaal, veelal komend uit het Latijn. Dit gebruik van Latijn in de medische wereld is een internationaal verschijnsel. Met één woord kan een begrip omschreven worden waarvoor in een moderne taal veel meer woorden moeten worden gebruikt. Het gebruik van Latijn bevordert daarom de (internationale) informatie-overdracht. Het is daarom voor jou een noodzaak om je in deze medische terminologie te verdiepen en wel in samenhang met de bouw, functie- en ziekteleer van het menselijk lichaam. Dit zal ertoe leiden dat je deze woorden en uitdrukkingen begrijpt en juist gebruikt. Een juist gebruik van medisch jargon is één ding dat belangrijk is op het medisch secretariaat. Een tweede punt is het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie zoals (patiënt)gegevens, dat wil zeggen het hanteren van het medisch beroepsgeheim. Daarnaast heb je taalvaardigheid, een grote woordenschat, kennis van spelling en grammatica èn kennis van huisstijlregels nodig. In taak 1 komt de medische terminologie in correspondentie en rapportages aan de orde. Het beheren van een medisch archief is het onderwerp van taak 2.
Medisch secretariaat 3
3
Praktijk
Medisch secretariaat 3
4
Praktijk
Taak 1
Medische terminologie in correspondentie en rapportages Op het medisch secretariaat voer je de correspondentie en werk je rapportages uit aan de hand van concepten of met behulp van geluidsbanden. Daarbij krijg je te maken met medische terminologie in de gegevens van patiënten. Waarschijnlijk zul je regelmatig schriftelijk medische gegevens van een patiënt moeten opvragen bij een huisarts of specialist of ben je juist degene die de gegevens verwerkt in brieven of rapportages. In deze taak leert je medische terminologie te gebruiken in correspondentie (werkplan 1) en rapportages (werkplan 2).
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ medische terminologie gebruiken in correspondentie en rapportages (eindterm 1) ¾ ingesproken teksten met medisch jargon vanaf een geluidsdrager verwerken (eindterm 2)
Werkplan 1
Medische terminologie in correspondentie Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Selecteer de (medische) gegevens die in de correspondentie verwerkt moeten worden. Stap 2 Verwerk de (medische) gegevens aan de hand van concepten of met behulp van geluidsbanden. Verwerk de gegevens op een zakelijke manier. Houd rekening met de vertrouwelijkheid van de gegevens. Stap 3 Deel de brief overzichtelijk in en gebruik de huisstijl. Stap 4 Controleer de brief op inhoudelijke juistheid en volledigheid. Stap 5 Controleer de brief op spelling, stijl, grammatica en interpunctie. Stap 6 Verbeter de brief zo nodig. Stap 7 Maak de brief verzendklaar.
Werkplan 2
Medische terminologie in rapportages Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Selecteer de (medische) gegevens die in de rapportages verwerkt moeten worden. Stap 2 Verwerk de (medische) gegevens aan de hand van concepten of met behulp van geluidsbanden. Verwerk de gegevens op een zakelijke manier. Houd rekening met de vertrouwelijkheid van de gegevens. Stap 3 Deel de rapportage overzichtelijk in en gebruik de huisstijl. Stap 4 Controleer de rapportage op inhoudelijke juistheid en volledigheid. Stap 5 Controleer de rapportage op spelling, stijl, grammatica en interpunctie. Stap 6 Verbeter de rapportage zo nodig. Stap 7 Handel de rapportage af d.w.z. verzend en/of archiveer de rapportage.
Taak 1
Medisch secretariaat 3
5
Praktijk Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.
Opdrachten
Taak 1
Maakt men in de organisatie waar je werkt gebruik van standaard-/ bouwsteencorrespondentie? Werkt men met voorbedrukte formulieren? Waarvoor en waarom? Voor welke doeleinden worden standaardbrieven in de werkorganisatie gebruikt? Is er hierbij verschil tussen interne en externe correspondentie? Welke hulpmiddelen/naslagwerken voor medische terminologie zijn binnen de organisatie beschikbaar? Waar bevinden die zich? Door wie en op welke manier wordt een opdracht tot het maken van een concept voor correspondentie gegeven op de afdeling of in de organisatie waar je werkt? Welke vorm heeft deze opdracht? (zijn het trefwoorden, voorafgaande correspondentie, geluidscassettes, ruwe concepten?) Zijn de gegevens volledig of moet een deel van de gegevens opgezocht worden door degene die het concept opstelt?
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Werk verschillende opdrachten voor correspondentie die medische terminologie bevat uit aan de hand van concepten of met behulp van geluidsbanden. Bespreek het werk met je praktijkopleider.
2.
Werk verschillende opdrachten voor rapportages die medische terminologie inhouden uit aan de hand van concepten of met behulp van geluidsbanden. Bespreek het werk met je praktijkopleider.
Medisch secretariaat 3
6
Praktijk
Taak 2
Een medisch archief beheren Een goed en systematisch beheerd archief geeft de garantie dat archiefstukken op de juiste plaats opgeborgen en teruggevonden kunnen worden. Bij het beheer van een archief hoort niet alleen het actueel houden van de dossiers of het verwijderen van oude archiefstukken maar ook het in orde houden van mappen, etiketten, omslagen en ruitertjes. In deze taak leer je hoe je een medisch archief beheert.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een medisch archief beheren (eindterm 5)
Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.
Opdrachten
Taak 2
Zoek dossiers voor gebruik op. Plaats dossiers na gebruik terug. Houd het archief actueel door oude archiefstukken te verwijderen. Voer nieuwe dossiers in bij nieuwe patiënten, onderwerpen, rubrieken en bij splitsing van bestaande dossiers. Breng stukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. Onderhoud het archiefmateriaal door aanvulling en vervanging van ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enzovoort.
Welk archiefmateriaal wordt in de organisatie gebruikt? Hoe beheert men nu het archief? Is er sprake van regelmatig onderhoud aan de hand van een onderhoudsplan of pleegt men alleen onderhoud op het moment dat het noodzakelijk is? Geldt er een bepaalde bewaartermijn voor de dossiers? Zo ja, welke termijn? Hoe wordt aangeduid dat een arts een dossier van een cliënt in zijn bezit heeft?
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Zoek de benodigde dossiers op en plaats ze na gebruik weer terug. Gebruik daarbij zo nodig het archiefplan.
2.
Verwijder een aantal oude archiefstukken om het archief actueel te houden. Breng de verwijderde dossiers of archiefstukken zo nodig over naar een semistatisch of statisch archief.
3.
Leg in voorkomende gevallen een of meer nieuwe dossiers aan.
Medisch secretariaat 3
7
Praktijk 4.
Taak 2
Vervang archiefmateriaal dat daarvoor in aanmerking komt of vul het aan. Denk hierbij aan: ordners, mappen, omslagen, dossiers, etiketten, ruiters enzovoort.
Medisch secretariaat 3
8
