Praktijkinstructie Stenografie 3 (CSE10.3/CREBO:50177)
pi.cse10.3.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Praktijk
Inhoud Inleiding Taak 1
3 Notulen van vergaderingen maken en uitwerken (eindterm 1 en 2)
Stenografie 3
5
Praktijk
Stenografie 3
Praktijk
Inleiding Talloze malen per dag overleg je met anderen; samen los je elke zaak op. Ook in groter verband, namelijk overal waar mensen werken, wordt overleg gevoerd. Om afspraken te maken, om elkaars mening te (leren) kennen, om werkzaamheden op elkaar af te stemmen, om informatie uit te wisselen, om problemen op te lossen. Overleg is er in soorten en maten: er zijn informele, toevallige gesprekken en formele, geplande besprekingen, vergaderingen en overleggen. Om actief deel te kunnen nemen aan een aangekondigde bespreking is een goede voorbereiding noodzakelijk. Daarom legt men dat wat besproken is meestal schriftelijk vast in bijvoorbeeld de notulen, een verslag of besluitenlijst. De deelnemers kunnen de belangrijkste dingen dan voor de volgende vergadering nog eens doorlezen. Voor het maken van notulen is stenografie een nuttig hulpmiddel.
Stenografie 3
3
Praktijk
Stenografie 3
4
Praktijk
Taak 1
Notulen van vergaderingen maken en uitwerken Van een vergadering wordt meestal een schriftelijk verslag of notulen gemaakt. Er wordt in korte tijd veel gezegd, wat de moeite van het bewaren -en het kunnen nalezen daarvan- waard is. Misschien moet de inhoud die is besproken ook wel vastgelegd worden om in de toekomst als bewijsmateriaal te kunnen dienen. Dat zal van de besproken onderwerpen afhangen. Een belangrijk hulpmiddel om snel -en bijna woordelijk- de inhoud die is besproken te kunnen opschrijven is stenografie. In deze taak leer je hoe je vergaderingen notuleert met behulp van stenografie en hoe je het stenogram uitwerkt.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ gesproken tekst letterlijk opnemen in stenografisch schrift (eindterm 1) ¾ het eigen stenogram mondeling weergeven en schriftelijk uitwerken (eindterm 2)
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de notulen van voorgaande gelijksoortige besprekingen en de agenda en bijlagen voor de vergadering die genotuleerd moet worden. Bestudeer deze stukken. Stap 2 Bepaal aan de hand van de stukken uit stap 1 welke verslagvorm gewenst is en op welke termijn de notulen gereed moeten zijn. Bespreek met de voorzitter of secretaris hoe de vergadering geleid wordt en wat het doel van de diverse agendapunten is (besluitvormend, meningvormend of informatief). Stap 3 Notuleer de vergadering/bespreking in steno. Stap 4 Werk zo snel mogelijk na afloop van de vergadering/bespreking het verslag aan de hand van het stenogram in correct Nederlands uit.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Taak 1
Welke indeling en vormen (een uitgebreid of een kort verslag) van notulen worden er gehanteerd in de werkorganisatie? Wie bepaalt dit en aan de hand waarvan? Maakt men voor vergaderingen in de werkorganisatie gebruik van presentielijsten die door de deelnemers worden afgetekend? Waarom wel of juist niet? Welke hulpmiddelen worden er gebruikt voor het maken van de notulen? Wordt van een verslag van een vergadering eerst een concept gemaakt dat vóór de verspreiding aan de voorzitter of secretaris ter goedkeuring wordt voorgelegd? Waarom (niet)? In welke situaties wordt in de organisatie waar je werkt gebruik gemaakt van stenografie? In welke situaties wordt een (deel van het) stenogram mondeling weergegeven?
Stenografie 3
5
Praktijk Opdrachten
Taak 1
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met de praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Bereid het notuleren van enkele vergaderingen voor. Gebruik hierbij het stappenplan. Maak een overzicht van de namen (en functies) van de deelnemers. Zoek ook uit of er vaktermen gebruikt zullen worden en wat de betekenis hiervan is. Bepaal welke verslagvorm de notulen moeten hebben.
2.
Ga op enkele vergaderingen ‘schaduw’-notuleren en gebruik daarbij het stenografische schrift. (‘Schaduw-notuleren’ betekent dat je notuleert, terwijl er ook een ‘officiële’ notulist is.) Werk het stenogram uit en vergelijk dit met dat van de notulist. Bespreek de resultaten met je praktijkopleider.
3.
Notuleer in steno een werkbespreking. Werk het stenogram uit en bespreek het conceptverslag met me praktijkopleider.
4.
Notuleer in steno een vergadering, werk het stenogram uit en bespreek het conceptverslag met de praktijkopleider.
5.
Notuleer een aantal vergaderingen in steno en werk de stenogrammen zelfstandig uit.
Stenografie 3
6
