CREBO:50172)

Praktijkinstructie Debiteuren- en crediteurenbeheer 4 (CBA06.4/CREBO:50172)

pi.cba06.4.v3 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Praktijk

Inhoud Inleiding

3

Taak 1

Interne controle en interne procedures (eindterm 1.1 en 1.2)

5

Taak 2

De betaalbaarstelling accorderen en de financiële verplichtingen bewaken (eindterm 2.1 en 2.2)

9

Taak 3 Taak 4

Kredietwaardigheid beoordelen en adviseren over vermogensaspecten (eindterm 2.3 en 3.1)

13

Betalingscondities vaststellen, beoordelen wanneer tot invordering wordt overgegaan en de inningen procedureel beheren (eindterm 3.2, 4.1 en 4.2)

16

Debiteuren- en crediteurenbeheer 4

Praktijk


Praktijk

Inleiding Wat is een goed beheer van debiteuren en crediteuren? Een goed beheer houdt in dat je ervoor zorgt dat debiteuren tijdig betalen en dat crediteuren niet te snel betaald worden. De betalingstermijnen moeten dus goed in de gaten gehouden worden. Ga eens uit van een organisatie met € 2,4 miljoen omzet, gelijk verdeeld over de 12 maanden van het jaar. De post debiteuren op de balans bedraagt steeds circa € 265.000,-. Om de gemiddelde betalingstermijn uit te rekenen, deel je de post debiteuren door de totale omzet, in dit geval 265.000/2.400.000 = 0,11. Deze uitkomst vermenigvuldig je met 365 dagen. De uitkomst is de gemiddelde debiteurentermijn en die bedraagt 40 dagen. Voor de crediteuren kan hetzelfde worden gedaan. De gemiddelde post crediteuren van bijvoorbeeld € 70.000,- wordt gedeeld door het jaarlijkse totaalbedrag aan inkopen. Hier blijkt de betalingstermijn 25 dagen te bedragen. Gemiddeld worden de crediteuren dus binnen de gangbare termijn van 28 dagen betaald. In de praktijk blijkt die termijn zelfs eenvoudig opgerekt te kunnen worden tot ongeveer 35 dagen. Door een verscherpt beheer van de debiteurenportefeuille is de onderneming in staat de betalingstermijn terug te brengen van 40 tot 32 dagen. De post debiteuren neemt daardoor af van € 265.000,- tot € 210.000,-. De crediteurentermijn moet worden verlengd van 25 naar 33 dagen. Per saldo neemt de post crediteuren daardoor toe van € 70.000,- tot € 92.500,-. Er wordt dus meer geld “vastgehouden” binnen de onderneming. Door het verscherpte beheer van debiteuren en crediteuren neemt het bankkrediet af met € 77.500,- ; € 55.000,- uit de debiteurenportefeuille en € 22.500,- van de crediteurenportefeuille. Dit verscherpte beheer heeft twee voordelen. Ten eerste wordt er minder debetrente aan de bank betaald. Uitgaande van een debetrente van 7 procent per jaar en een daling van de debetstand met € 77.500,- betekent dit een besparing van ruim € 5.400,- aan rente. Het tweede voordeel is een verbetering van de balans van de onderneming. Door een daling van de post bankkrediet op de balans zal de solvabiliteit (de verhouding tussen Eigen Vermogen en balanstotaal) toenemen. Naast het goed beheren van de betalingstermijnen is de onderlinge afstemming tussen de afdeling Debiteurenbeheer, afdeling Verkoop en de Financiële administratie van groot belang. In het samenspel tussen deze drie afdelingen zullen afspraken gemaakt moeten worden. Bijv. over: hoe de informatie die voortkomt uit een verkoopovereenkomst wordt doorgegeven aan de betrokken afdelingen welke kortings- en betalingsfaciliteiten aan welke categorie (potentiële) kopers in het vooruitzicht worden gesteld wanneer de Financiële administratie mag overgaan tot incasso aan welke criteria potentiële kopers moeten voldoen om op rekening te mogen kopen. Dergelijke afspraken dragen ertoe bij dat de belangen van de afdeling Verkoop (vergroting van omzet), van de afdeling Debiteurenadministratie (inzichtgevende informatie) en van de afdeling Financiële administratie (zo weinig mogelijk dubieuze debiteuren) tot een gemeenschappelijk belang worden gemaakt. Debiteuren- en crediteurenbeheer 4

3

Praktijk

De debiteurenbeheerder, ook wel creditmanager genoemd, moet er voor zorgen dat de juiste afstemming bereikt wordt. Hij bepaalt het beleid dat evenwicht tussen een effectieve verkoop en een minimaal vermogensbeslag van debiteuren bevordert. Hij heeft daarbij oog voor de betalingsrisico’s die de organisatie loopt. In deze praktijkinstructie ga je -vanuit de financiële administratie- dit spanningsveld verkennen. In taak 1 leer je de processen kennen die van belang zijn bij de interne controle van debiteuren en crediteuren. Ook leer je de procedures beheren van de administratieve organisatie rond debiteuren en crediteuren. Taak 2 behandelt het accorderen van de betaalbaarstelling en het bewaken van de financiële verplichtingen op grond van verbintenissen uit de wet en uit overeenkomst. In taak 3 leer je de kredietwaardigheid van (toekomstige) klanten te beoordelen en leer je adviezen uit te brengen over de vermogensaspecten van debiteuren en crediteuren. Taak 4 tenslotte gaat in op het vaststellen van betalingscondities van debiteuren en crediteuren. Je beoordeelt wanneer tot invordering wordt overgegaan en leert de inningen procedureel te beheren.


4

Praktijk

Taak 1

Interne controle en interne procedures In elke organisatie is een stelsel van interne controle aanwezig (zoals mondelinge afspraken, schriftelijke vastleggingen, functiebeschrijvingen, taakomschrijvingen, werkvoorschriften). Onder interne controle, gericht op debiteuren en crediteuren, wordt verstaan: alle controles/toetsingen die worden uitgevoerd door of namens de leiding van de organisatie op de beheersing van de bedrijfsprocessen in het algemeen en op de informatiesystemen/administratieve organisatie in het bijzonder. Enerzijds betreft dit de interne controle die in de administratieve processen van debiteuren en crediteuren is ingebouwd. Anderzijds betreft dit de controlehandelingen die worden uitgevoerd door een externe medewerker, zoals een accountant. Voor de beoordeling van de interne controle is het nodig een goed beeld te hebben van de opzet van de administratieve processen van debiteuren en crediteuren. Het inzicht voor de beoordeling van de interne controle wordt verkregen uit de formulierbehandelingsschema’s of de formulierenomloopschema’s. Zijn deze schema’s niet aanwezig, dan moeten ze alsnog worden opgesteld. Een totaaloverzicht van de administratieve processen is onvoldoende. De interne controle moet zo zijn opgezet, dat zowel onopzettelijke als opzettelijke fouten en hiaten geconstateerd worden en tijdig worden hersteld. In de eerste plaats moet interne controle zich richten op: het formuleren van eisen ten aanzien van interne controle het aanbrengen van functiescheiding het beoordelen van de totale opzet van het stelsel van interne controle het formuleren van uitgangspunten voor de verbetering van de interne controle. In deze taak gaat het om het beheersen van de processen van interne controle van debiteuren en crediteuren. Dit vindt plaats door: voor elk proces normen te stellen voor het te bereiken resultaat het werkelijke verloop van de processen en de resultaten te registreren te organiseren dat: . het bereikte resultaat met de gestelde norm wordt vergeleken . geconstateerde verschillen naar oorzaken worden geanalyseerd . correctieve maatregelen worden genomen. Hieruit kunnen de volgende controles worden afgeleid: Met betrekking tot delegatie: bevoegdheidscontrole Met betrekking tot gestelde eisen: normcontrole resultaatcontrole voortgangscontrole efficiencycontrole kwaliteitscontrole Met betrekking tot verantwoording en verslaglegging: betrouwbaarheidscontrole. Ook gaat het om de controle op (de toepassing van) de procedures. Procedures zijn schriftelijke vastleggingen gericht op het regelen van de uitvoering. Procedures behoren een antwoord te geven op vragen als: welke handelingen moeten

Taak 1


5

Praktijk worden verricht, in welke volgorde, volgens welke methode, met welke hulpmiddelen. In deze taak controleer je of de procedures worden toegepast en signaleer je eventuele afwijkingen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ processen betreffende interne controle van debiteuren en crediteuren beheersen (eindterm 1.1) ¾ de procedures betreffende de administratieve organisatie rondom debiteuren en crediteuren beheren (eindterm 1.2)

Werkplan 1

Beheer van processen betreffende interne controle Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Ga binnen de organisatie na welke procedures er zijn voor de interne controle op: facturering contante verkopen de facturering van verkoopcontracten verkopen onder rembours verkoopretouren de debiteurenadministratie de inning van verkoopfacturen het geautomatiseerde verkoop- en debiteurensysteem de ontvangst van inkoopfacturen de controle van de inkoopfactuur de crediteurenadministratie de betaling van crediteuren. Stap 2 Bespreek met je praktijkopleider van welke processen je het werkelijke verloop kunt registreren en breng deze in kaart. Stap 3 Vergelijk de door jou gevonden resultaten met de procedure. Analyseer de verschillen en breng een gefundeerd verslag uit aan je praktijkopleider, zo nodig met verbeteringsvoorstellen.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2.

3. Taak 1

Wat wordt onder interne controle verstaan en door wie wordt deze controle binnen de organisatie waar je werkt uitgeoefend m.b.t. debiteuren- en crediteurenbeheer? Functies kunnen worden onderscheiden naar de aard van de activiteiten die worden uitgevoerd. Op basis hiervan kunnen functies worden ingedeeld naar: beschikkende functies bewarende functies registrerende functies controlerende functies uitvoerende functies. Welke medewerkers vervullen binnen de organisatie deze functies? (Combinaties zijn mogelijk zoals de inkoper die een beschikkende maar ook een registrerende (bestelorders) en uiteraard een uitvoerende functie vervult.) Wat is controletechnische functiescheiding? En wat is de doelstelling hiervan?


6

Praktijk Opdrachten

Taak 1

De opdrachten zijn een uitwerking van werkplan 1. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Geef in een schema de procedures weer die binnen de organisatie gelden voor de in het werkplan aangegeven debiteuren- en crediteurenprocessen. Voor het verkrijgen van de informatie valt te denken aan: het handboek interne controle of het handboek AO/IC (administratieve organisatie/interne controle) of een procedurehandboek. Registreer de werkelijke gang van zaken m.b.t. deze processen en hanteer hierbij de inrichtingsstappen van het proces: functie (doel) taken (wat) activiteiten (wat en wie) handelingen (hoe) Voor de processen van de debiteuren- en crediteurenadministratie moet je denken aan procedures als: controleren facturen, coderen, boeken in grootboek en subadministratie. Voor het verkoop- en debiteurensysteem valt te denken aan: autorisatie, wie houdt wat bij, wie voert wat in etc. Voor het proces van betalingen en ontvangsten moet je denken aan: bewaking van de betalingstermijn, aanmaningen, financiële afloop, opstellen van de betalingsdiskette, accordering, fiattering e.d. Vergelijk de procedures met de werkelijke situatie, geef de verschillen aan en doe zo nodig verbeteringsvoorstellen. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.

2.

Ga na op welke afdeling(en) welke controles op in het werkplan genoemde processen worden uitgevoerd en waaruit die controles bestaan. Let daarbij op of er sprake is van functiescheiding. Zijn er kwalitatieve of kwantitatieve normen of standaarden in de procedure opgenomen? Bespreek de verzamelde informatie met je praktijkopleider.

3.

Breng twee debiteuren- en crediteurenactiviteiten geheel in kaart. Ga hiervoor de complete loop van het proces na en breng deze door middel van een systeemstroomschema in kaart. Geef daarnaast een korte beschrijving van het proces, de wijze van functiescheiding en de controlemiddelen.


7

Praktijk Werkplan 2

Beheer van AO-procedures Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Ga binnen de organisatie na (en leg vast) welke procedures er zijn voor de administratieve organisatie rondom de activiteiten genoemd in stap 1 van werkplan 1. Stap 2 Ga na (en leg vast) of er binnen de organisatie taakomschrijvingen aanwezig zijn voor het debiteuren- en crediteurenbeheer. Stap 3 Ga na (en leg vast) of er voor het creditmanagement procedures zijn over: het vaststellen van de kredietwaardigheid van klanten het uit handen geven aan een incassobureau het doen verzekeren van debiteurenrisico's het opstellen van een efficiënt debiteurenbeleid het overdragen van debiteuren aan een factoringmaatschappij Let op hoe ze zijn opgesteld: zijn het mondelinge of schriftelijke afspraken, zijn ze alleen beschrijvend of zijn ze beschrijvend met schema's etc.? Stap 4 Ga na of de procedures nog voldoen. Zo nee, maak een voorstel voor wijziging of aanpassing. Bespreek je voorstel met je praktijkopleider.

Vragen


Opdrachten

Taak 1

Wie is in de organisatie waar je werkt verantwoordelijk voor de vastlegging en het onderhoud van procedures? Wat is een competentietabel? Waartoe dient deze? Kent de organisatie zo’n tabel? Zo ja, hoe is deze opgebouwd?


Maak een matrix met daarin opgenomen de binnen de organisatie van toepassing zijnde procedures, de taakomschrijvingen, de bevoegdheidsinstructies en de parafenlijst en/of competentietabel. Bespreek de door jou verzamelde informatie met je praktijkopleider en pas de matrix zo nodig aan.

2.

Bepaal van twee debiteuren- en twee crediteurenactiviteiten uit de matrix de werkelijke gang van zaken en werk deze volledig uit in stroomschema’s. Denk aan de correctheid en volledigheid m.b.t. de aspecten autorisatie, tijdigheid en juistheid. Leg je waarnemingen naast de procedures. Geef aan welke procedures aangepast moeten worden en voor welke situaties nieuwe procedures moeten worden gemaakt. Geeft tenslotte van welke procedures een betere naleving moet worden afgedwongen. Bespreek je voorstel met je praktijkopleider en presenteer de wijziging of vernieuwing aan de betrokken personen.


8

Praktijk

Taak 2

De betaalbaarstelling accorderen en de financiële verplichtingen bewaken Er zijn bedrijven, die facturen direct na ontvangst betalen en daarvoor korting krijgen. Andere bedrijven betalen facturen pas na ontvangst van een betalingsherinnering. Ook is het mogelijk (een gedeelte van) de factuur in de vorm van een voorschot te betalen, vóórdat de dienst of het goed is geleverd. Er zijn vele varianten van betalen mogelijk. Voor welke variant gekozen wordt, hangt af van het betalingsbeleid van een organisatie. Voordat je kunt overgaan tot het (laten) betalen van facturen moet je weten hoe het betalingsbeleid is geregeld. Je leert in deze taak welke posten wanneer betaald moeten worden, het registreren van een betaling(svoorschot) en het (doen) uitvoeren van een betaling. Ook wordt in deze taak aandacht besteed aan de afspraken die gemaakt worden tijdens het verkoopproces; over bijv. leveringsvoorwaarden, kredietmogelijkheden of betalingsvoorwaarden. Deze moeten worden vastgelegd. Zo nodig (denk aan huurkoop of koop op afbetaling) kan er een afzonderlijke overeenkomst opgesteld worden. Dit leidt tot een schriftelijk contract. In andere gevallen volstaat een verwijzing naar de gedeponeerde leverings- en betalingsvoorwaarden op bijv. de orderbon of de factuur. Kortom, het is voor de voortgangscontrole noodzakelijk dat de afspraken per (groep) debiteur(en) duidelijk geregistreerd worden en dat de financiële verplichtingen die hieruit voortvloeien bewaakt worden.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ met inachtneming van het commerciële belang de betaalbaarstelling accorderen (eindterm 2.1) ¾ het nakomen van financiële verplichtingen op grond van verbintenissen uit de wet en uit overeenkomst bewaken (eindterm 2.2)

Werkplan 1

Betaalbaarstellen Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel aan de hand van de subadministratie crediteuren een openstaande postenlijst op. Stap 2 Stel aan de hand van de openstaande postenlijst crediteuren vast welke posten/facturen betaald moeten worden. Ga na of er facturen zijn die bij eerdere betaling een korting opleveren. Zo ja, ga na of het aantrekkelijk is deze facturen eerder te betalen. Maak zo nodig een voorstel deze facturen op een andere dan de gebruikelijke datum te betalen. Beargumenteer je voorstel. Stap 3 Controleer de factuur en bepaal welk bedrag/voorschot betaald moet worden. Registreer dit. Stap 4 Accordeer de betaalbaarstelling en bepaal het moment van betalen. Stap 5 Stel de betalingsvorm vast. Stap 6 Bepaal welke gegevens/coderingen en betalingsgegevens ingevoerd moeten worden op het overschrijvingsformulier. Voer deze in en controleer ze. Breng zo nodig correcties aan. Stap 7 Laat de betaalopdrachten autoriseren door de bevoegde persoon en laat de betaling (evt. het voorschot) uitvoeren.

Taak 2


9

Praktijk Vragen


3. 4. 5. 6. 7. 8.

Opdrachten

Taak 2

Welk beleid hanteert de organisatie voor het doen van betalingen? Waarom is daarvoor gekozen? Heeft de organisatie meerdere bank- of girorekeningen beschikbaar voor betalingen? Zo ja, welke en waarom? Zijn er afspraken over hoe en wanneer welke rekening wordt gebruikt (in samenhang met bijv. saldi en kredietmogelijkheden)? Wie bepaalt welke betalingsmogelijkheid wordt gebruikt? Is een openstaande postenlijst in de organisatie actiemiddel tot betaling of is dit een controlemiddel? Hoe vaak wordt er bij de organisatie een openstaande postenlijst crediteuren opgesteld? Is er een bestaande procedure voor het gebruik maken van kortingen, kredietbeperkingen en provisies bij betalingen? Zo ja, beschrijf deze. Zo nee, hoe wordt de betaling per crediteur dan bepaald? Welke verbanden zijn er tussen de subadministratie crediteuren en de andere administraties, bijv. de voorraadadministratie en het grootboek? Welke autorisatie-/bevoegdheidsregels (procuratie) kent de organisatie? Waarom zijn de regels zo geformuleerd? Wie is verantwoordelijk voor het betaalbaar stellen van facturen? Worden in de organisatie betalingen per kas gedaan? Zo ja, wie beheert de kas en hoe worden betalingen geregistreerd (kasboek, kruisposten)? Welke (betalings)gegevens/coderingen moeten worden ingevoerd op de verschillende overschrijvingsformulieren? Vermeld vooral de opmerkelijke verschillen.


Maak een openstaande postenlijst voor (maand)betalingen en bepaal de betalingsprioriteiten.

2.

Breng schematisch in kaart welke betalingsvorm (welke bankrekeningen, automatische overboeking, machtiging, diskettes, telebankieren etc.) gekozen is voor welk soort facturen. Achterhaal de reden voor deze keuze en schenk daarbij bijzondere aandacht aan de kostenaspecten van het betalingsverkeer. Geef aan of naar jouw idee voor de juiste betalingsvormen gekozen is en presenteer je conclusies aan je praktijkopleider.

3.

Verzamel een aantal facturen. Ga in de administratie na hoe de betaalbaarstelling geregistreerd is. Facturen hebben een relatie met de levering van een goed of een dienst. Onderzoek deze relatie door middel van een controle van de goederenstroom of controle op de levering van de dienst. Ga in de administratie na hoe de betaalbaarstelling geregistreerd is. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.

4.

Verzamel een aantal betaalopdrachten, controleer deze op juistheid, bepaal of het om volledige of voorschotbetalingen gaat. Laat de betalingen autoriseren door de bevoegde persoon. Voer de betalingen uit of laat deze uitvoeren en registreer ze.


10

Praktijk 5.

Werkplan 2

Breng schematisch in kaart voor welke betalingsvorm en voor welke valuta gekozen is bij eventuele facturen in buitenlandse valuta. Achterhaal de reden van deze keuzen. Geef aan of en zo ja, hoe de procedure voor buitenlandse facturen afwijkt van het betalen van facturen in euro’s. Presenteer je conclusies aan je praktijkopleider.

Bewaken van de financiële verplichtingen Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak een overzicht van de (verschillende soorten) debiteuren van de organisatie. Stap 2 Onderzoek welke overeenkomsten en kredietafspraken er gemaakt zijn per (groep) debiteur(en). Stap 3 Ga na hoe binnen de organisatie de bewaking van de financiële verplichtingen geschiedt, wie ervoor verantwoordelijk is en hoe het een en ander wordt geregistreerd.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8.

9. 10.

Taak 2

Op welke manier worden overeenkomsten, kredietafspraken en betalingsvoorwaarden met debiteuren bij de organisatie geregistreerd? Wordt in de organisatie gewerkt met uniforme of pluriforme betalingsvoorwaarden? Wat zijn hiervan de redenen? Worden er mondelinge overeenkomsten afgesloten? Hoe worden deze geregistreerd? Wat is het bedrijfsbeleid t.a.v. (het stringent) vastleggen van overeenkomsten? Op welke criteria berust dit beleid? Wordt de klant op de hoogte gesteld van de betekenis van de inhoud van een overeenkomst? Zo ja, hoe en door wie? Is er bij de organisatie sprake van benoemde en onbenoemde contracten? Zo ja, om welke door de wet geregelde aspecten gaat het dan en in welke gevallen worden deze opgenomen in een contract? Welke aspecten worden in de organisatie standaard in een (ver)koopovereenkomst opgenomen? Welke verhaalmogelijkheden zijn er op grond van de verkoopcontracten die de organisatie hanteert? Welke regelingen kent de organisatie voor het verstrekken van kortingen, het bepalen van kredieten en het toepassen van kredietbeperkingstoeslagen? Soms is het aantrekkelijk speciale kortings- en kredietmarges aan potentiële kopers aan te bieden om hen over de streep te trekken. Welke speelruimte heeft de verkoopafdeling in dit opzicht? Hoe wordt de financiële administratie geïnformeerd over afgesproken kortings- en kredietmarges? Hoe wordt in de organisatie een juiste toepassing van kortingsregelingen en kredietbeperking bewaakt? Is er in de organisatie een regeling voor variabele beloning van toepassing? Zo ja, hoe luidt deze? Welke regels gelden er in de organisatie wanneer blijkt dat debiteuren zich niet aan betalingsvoorwaarden houden?


11

Praktijk Opdrachten

Taak 2


Ga van een vijftal -in overleg met je praktijkopleider gekozen- overeenkomsten na hoe ze zijn ontstaan, welke voorwaarden er in opgenomen zijn en welke financiële verplichtingen eruit voortvloeien. Leid uit een vijftal overeenkomsten -overleg weer met je praktijkopleider over de keuze- de exacte betalingsvoorwaarden af. Als je er niet uitkomt, overleg dan met je praktijkopleider welke bronnen geraadpleegd kunnen worden. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.

2.

Orden de debiteuren naar branche. Bepaal per branche de specifieke betalingscultuur en de specifieke invulling van bestel- en leveringsvoorwaarden. Ga na of of je deze specifieke kenmerken in het registratiesysteem terug vindt. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.

3.

Selecteer, in overleg met je praktijkopleider, een aantal nog niet betaalde facturen. Bereken de uiterste betaaldatum en houdt rekening met kortingsregelingen en kredietbepalingen Selecteer in overleg een aantal gedeeltelijk betaalde facturen. Bepaal de reden van niet volledige betaling en stel vast in hoeverre deze reden overeenstemt met het gewenste betalingsbeleid. Ga voor de geselecteerde facturen na of een juiste toepassing van kortingsregelingen en kredietbepalingen heeft plaatsgevonden. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.


12

Praktijk

Taak 3

Kredietwaardigheid beoordelen en adviseren over vermogensaspecten Het inwinnen van kredietinformatie is van het allergrootste belang voor een leverende organisatie. Het is immers van belang dat de klant/debiteur betaalt, dat hij kan betalen en dat hij op tijd betaalt. Kortom, de leverancier doet er verstandig aan niet te leveren zolang hij de afnemer niet kent. En door middel van het kredietinformatierapport leert de leverancier de afnemer kennen; kan hij de klant beoordelen. Zonder zo’n rapport springt de leverancier in het diepe. Hij weet niet goed aan wie hij levert. Levert hij zonder zo’n rapport, dan mag hij niet klagen als het mis gaat, als de klant niet betaalt, te laat of in het geheel niet kan betalen. Kortom zaken doen zonder kredietinformatie is onverantwoord zaken doen. Naast het beoordelen van de kredietwaardigheid is er de advisering over vermogensaspecten van debiteuren en crediteuren. Het gaat hierbij om het bepalen van het kredietbeleid, het vaststellen van de kredietlimieten, het opstellen van cashflowvoorspellingen en het doen van economische- en marktvoorspellingen. Gezien de onvoorspelbaarheid van faillissementen en de steeds bestaande druk om meer financiële risico’s te nemen, moet de creditmanager over een antennefunctie beschikken om financiële risico’s m.b.t. debiteuren en crediteuren te onderkennen. Om deze taken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, moet je inzicht hebben in de vermogensaspecten m.b.t. debiteuren en crediteuren. Deze taak is erop gericht je dat inzicht te verschaffen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ de kredietwaardigheid beoordelen (eindterm 2.3) ¾ adviezen uitbrengen over vermogensaspecten betreffende debiteuren en crediteuren (eindterm 3.1)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Taak 3

Deel de debiteuren van de organisatie in sectoren (branches) in. Ga na of er over die sectoren of branches specifieke informatie wordt bijgehouden en zo ja, welke. Ga na welke instellingen er binnen deze sectoren of branches werkzaam zijn waar bedrijfsinformatie kan worden verkregen. Ga na of er door de organisatie gewerkt wordt met kredietinformatiebureau’s (bijv. Graydon, Dun & Bradstreet) en/of met de Kamer van Koophandel? Zo ja, geef aan van welke diensten van deze bureaus gebruik wordt gemaakt. Ga in de organisatie na wat de procedures zijn om een nieuwe klant op zijn kredietwaardigheid te beoordelen. (zie ook taak 1) Ga na of er speciale medewerkers binnen de organisatie belast zijn met het inwinnen van informatie over (nieuwe) klanten. Zo ja, informeer dan hoe men werkt en welke informatie waar verkregen kan worden. Bepaal van verschillende debiteuren hun kredietwaardigheid. Stel het betalingsgedrag vast van verschillende debiteuren.


13

Praktijk Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Opdrachten

Taak 3

Waar kun je de gepubliceerde jaarrekening van een organisatie opvragen? Wordt er in de organisatie gewerkt met kredietlimieten? Zo ja, wie stelt deze vast en op welke gronden? Is er binnen de organisatie sprake van een algemeen geldende krediettermijn of verschilt deze per debiteur? Wie stelt de termijn vast? Wie of welke afdeling heeft de controle over de kredietlimieten en krediettermijnen? Is er binnen de organisatie sprake van een zgn. ‘zwarte lijst’? Zo ja, wie houdt deze bij? In welke gevallen ga je na of een debiteur kredietwaardig is? Als de organisatie met buitenlandse afnemers werkt, hoe vindt dan de beoordeling van de kredietwaardigheid plaats? Op welke manier kom je tot een goede vastlegging van procedures voor de acceptatie van een klant of order? Motiveer je antwoord. Aan welke medewerker(s) binnen de organisatie geef je advies als de kredietwaardigheid of de vermogenspositie van een crediteur slecht is?

De opdrachten zijn een uitwerking van activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Bepaal van de drie belangrijkste debiteuren (geen overheidsinstellingen) in de organisatie de kredietwaardigheid door analyse van de jaarstukken. Bereken uit de jaarstukken de rentabiliteitsratio’s, liquiditeitsratio’s en de solvabiliteit. Breng over je conclusies verslag uit aan je praktijkopleider.

2.

Wellicht wordt er m.b.t. de kredietwaardigheid gewerkt met de vijf-C’s: character, capacity, capital, collateral, conditions. Tracht de vijf-C’s toe te passen op verschillende debiteuren (selecteer deze met je praktijkopleider). Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider.

3.

Ga voor verschillende debiteuren (selecteer deze met je praktijkopleider) hun betalingsgedrag na over meerdere kwartalen of jaren. Bereken de gemiddelde betalingstermijn per debiteur en geef aan of dat onder of boven de betalingstermijn ligt van de organisatie. Zet tot slot het betalingsgedrag met de uitkomsten in een tabel of grafiek, beoordeel het betalingsgedrag en rapporteer aan je praktijkopleider.

4.

Stel, aan de hand van informatie vanuit de Kamer van Koophandel, branchevereniging, organisaties voor bedrijfsinformatie, financiële media, Stichting Bureau Krediet Registratie etc., een kredietinformatierapport op over de vermogenspositie van twee debiteuren en een crediteur. Selecteer deze met je praktijkopleider. De te onderzoeken aspecten zijn: algemene gegevens van het bedrijf waaronder rechtsvorm, maatschappelijk kapitaal, welk deel is geplaatst en gestort, aandeelhouders, vestigingen, nevenvestigingen, moedermaatschappij, dochterondernemingen, deelnemingen etc. bedrijfsactiviteiten


14

Praktijk -

import - export. Zo ja, welke landen? branchevereniging productiemiddelen (bijv. aantal vrachtauto’s) personeelsomvang (ook bij nevenvestigingen) omschrijving van eventuele calamiteiten: · faillissementen (is er een faillissementsregistratie?) · faillissementen dochterondernemingen · personeelsinkrimping, brand, etc. financiële informatie waaronder omzetten en bedrijfsresultaten over meerdere jaren, eigen vermogen, vermogenspositie, liquiditeit, solvabiliteit, rentabiliteit, vlottende activa en passiva, werkkapitaal, investeringen, aansprakelijkheid, bankrelatie, kredietfaciliteiten, onroerende goederen (in huur, eigendom, lease). Geef in het rapport ook advies over het risico dat samenhangt met de vermogenspositie van de onderzochte bedrijven. Bespreek het rapport met je praktijkopleider.

Taak 3


15

Praktijk

Taak 4

Betalingscondities vaststellen, beoordelen wanneer tot invordering wordt overgegaan en de inningen procedureel beheren Het afspreken van leveringsvoorwaarden is een noodzakelijk onderdeel van het sluiten van een zakelijke transactie. Vooral door kleinere bedrijven wordt dat nogal eens nagelaten. Het ontbreken van leveringsvoorwaarden kan de leverancier voor grote problemen stellen. Het maken van afspraken voorkomt dat op een later tijdstip problemen ontstaan over vorderingen en/of over de geleverde goederen of diensten. Voor het maken van afspraken kan gebruik worden gemaakt van de bestaande ‘algemene voorwaarden’ of ‘standaardvoorwaarden’. Deze bestaande voorwaarden zijn vaak door de branche vastgesteld. In deze algemene voorwaarden zijn de bepalingen opgenomen over de betalingen die de klant moet doen, nadat de leverancier heeft geleverd. Dit zijn de ‘Betalingscondities’. Debiteurenbewaking houdt in dat wordt geprobeerd de klanten aan de betalingscondities te houden. Wanneer de toegestane betalingstermijn wordt overschreden, treedt een procedure in werking om de klanten te laten betalen. De debiteurenbewaking moet evenwichtig zijn. Aan de ene kant zijn er commerciële overwegingen die coulance vragen ten opzichte van de klant. Aan de andere kant is er de noodzaak de investeringen in debiteuren zo laag mogelijk te houden. Zo zal niet direct na het verstrijken van de betalingstermijn de deurwaarder worden ingeschakeld. Debiteurenbewaking moet wel coulant zijn, maar niet slap. Een goed functionerend systeem van aanmaning van achterstallige posten is noodzakelijk om de investering in en de verliezen op debiteuren in de hand te houden. In de aanmaningscyclus zal rekening gehouden worden met de verschillende klantengroepen die in een achterstallige-debiteurenlijst opgenomen zijn. De kracht van effectief debiteurenbeheer ligt in het vroeg signaleren van (groepen) non-betalers, om, rekening houdend met de kosten, de meest effectieve incassomethode toe te passen op een individuele debiteur.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ met inachtneming van het commerciële belang, de betalingscondities betreffende debiteuren en crediteuren vaststellen (eindterm 3.2) ¾ beoordelen wanneer tot invordering wordt overgegaan (eindterm 4.1) ¾ inningen procedureel beheren (eindterm 4.2)

Activiteitenlijst 1

Betalingscondities vaststellen Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Debiteuren: Ga in de organisatie na of er gewerkt wordt met ‘vaste’ betalingscondities voor debiteuren. Zo ja, geef aan wat er onder wordt verstaan. Ga na of, en in welke situatie en bij welke debiteur, van deze ‘vaste’ betalingscondities wordt afgeweken. Geef aan wie voor een afwijking van de condities dan de verantwoording neemt. Maak een overzicht van de ontvangsten van het afgelopen kwartaal met daarin opgenomen die debiteuren die zich houden aan de betalingscondities, de debiteuren die zich er niet aan houden, welke afwijkingen er zijn van de beta-

Taak 4


16

Praktijk

-

lingscondities en of deze afwijkingen van tevoren waren afgesproken. Ga op basis van het bovenstaande overzicht na van welke kortingsregelingen gebruik is gemaakt. Stel vast of op basis van het geanalyseerde betalingsgedrag een aanpassing van de huidige betalingscondities nodig is.

Crediteuren: Maak een overzicht van de betalingen van het afgelopen kwartaal met daarin opgenomen de betalingen aan crediteuren volgens de betalingscondities en de betalingen aan crediteuren waarbij van de condities is afgeweken. Analyseer en beschrijf het betalingsgedrag van de organisatie aan crediteuren. Onderzoek of er afwijkende afspraken te maken zijn met crediteuren over betalingen. Bijv. kortingen achteraf op basis van bepaalde kwantiteiten, kortingen bij vooruitbetalingen, etc. Vat je bevindingen samen.

Vragen


Opdrachten

Taak 4

Hoe groot is het gemiddelde leverancierskrediet en het gemiddelde afnemerskrediet in de organisatie? Wat zullen de gevolgen zijn als de betalingsvoorwaarden voor de klanten soepeler worden?

De opdrachten zijn een uitwerking van activiteitenlijst 1. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Bereken de krediettermijn van het aan afnemers verstrekte krediet en maak een berekening van de rentekosten van de investering in debiteuren. Leg je berekeningen voor aan je praktijkopleider.

2.

Bereken de krediettermijn van het van leveranciers ontvangen krediet.

3.

Beschrijf de in de organisatie gehanteerde ‘betalingscondities’ voor debiteuren. Betrek hierin tenminste de volgende aandachtspunten: de termijn de wijze van betaling boete bij overschrijding rentenota’s bepalingen over wanbetaling de kortingsregelingen incassokostenbepalingen bankgaranties condities voor buitenlandse afnemers. Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.

4.

Neem van het afgelopen kwartaal de verkoopfacturen, ga de betalingen na en maak een overzicht van de afwijkingen tussen de betalingen en de betalingscondities. Geef in je overzicht aan van welke kortingsregelingen de debiteur gebruik heeft gemaakt en wat de reden van de afwijkende betaling is geweest. Denk aan de grootte van de verkooptransactie, goede contacten met de klant


17

Praktijk etc. Ga ook na of afwijkende afspraken schriftelijk vastliggen of dat er per geval wordt beslist. Maak een analyse van de geconstateerde afwijkingen en stel vast of een aanpassing van de betalingscondities nodig is. Bespreek het overzicht met je praktijkopleider.

Werkplan

5.

Geef procentueel aan door hoeveel debiteuren en voor welke bedragen er van de kortingsregelingen gebruik wordt gemaakt. Maak vervolgens verschillende calculaties m.b.t. veranderingen in betalingsvoorwaarden. Bereken bijvoorbeeld de gemiddelde incassoperiode in relatie tot de betalingskortingen, verschillende termijnen versus verschillende percentages, etc. Denk ook aan het betalen door middel van machtigingen, acceptgiro’s, automatische incasso en termijnbetalingen. Leg je conclusies, zo mogelijk in de vorm van voorstellen, voor aan je praktijkopleider.

6.

Neem van het afgelopen kwartaal de inkoopfacturen, ga de betalingen na en maak een overzicht van de afwijkingen tussen de betalingen en de door de leverancier gehanteerde betalingscondities. Geef in je overzicht aan van welke kortingen de organisatie gebruik heeft gemaakt en wat de reden van de afwijkende betaling is geweest. Denk aan de grootte van de inkooptransactie, goede contacten met de leverancier etc. Ga ook na of afwijkende afspraken schriftelijk vastliggen of dat er per geval wordt beslist. Maak een analyse van de geconstateerde afwijkingen. Stel vast of de crediteurentermijn kan worden aangepast. Onderzoek of er met verschillende crediteuren afwijkende betalingscondities kunnen worden afgesproken op basis van bijv. de grootte van de inkopen of kortingen bij vooruitbetalingen. Bespreek het overzicht met je praktijkopleider.

Invorderingen Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel een ouderdomsoverzicht op van een aantal debiteuren (door je praktijkopleider te selecteren). Stap 2 Stel een overzicht van de betalingshistorie op van deze debiteuren. Stap 3 Spoor de oorzaken op van non-betaling voor die debiteuren die al buiten de vervaldatum vallen. Stap 4 Ga na of er binnen de organisatie procedures zijn die aangeven wanneer en op basis waarvan tot incasso wordt overgegaan. (zie ook taak 1) Stap 5 Maak een schema van de door de organisatie gehanteerde incassomethode. Beoordeel de effectiviteit van de procedures uit stap 4 en de incassomethode en bespreek eventuele voorstellen voor aanpassingen met je praktijkopleider. Stap 6 Bereken van een aantal achterstallige debiteuren de mate van wanbetaling (de verhouding tussen het niet betaalde bedrag enerzijds en het totale bedrag van de openstaande vorderingen anderzijds). Stap 7 Stel, in overleg met je praktijkopleider, een lijst samen van de te onderscheiden groepen non-betalers binnen de organisatie en geef bij elke groep aan wat de meest geschikte innings-/aanmanings- of incassomethode is. Stap 8 Zet voor een achterstallige debiteur, door je praktijkopleider te selecteren, de invorderingsprocedures in werking en bewaak de uitvoering.

Taak 4


18

Praktijk Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3.

4.

Opdrachten

Welke keuzemogelijkheden zijn er bij non-betaling? Welke aanmaningsmogelijkheden zijn er? Geef de voordelen, de nadelen en bij benadering de verschillen in kosten aan. Welke procedure wordt er in de organisatie gevolgd om achterstallige betalingen te incasseren? Welk aanmaningstraject wordt binnen de organisatie gevolgd? Welke incassomethode is gebruikelijk binnen de organisatie (advocaat, deurwaarder, incassobureau, gerechtelijke procedure)? Waarom is hiervoor gekozen? Met welk incassobureau werkt de organisatie en waarom is voor dit bureau gekozen?

De opdrachten zijn een uitwerking van werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

-

-

-

2.

Taak 4

Stel aan de hand van de subadministratie debiteuren een openstaande postenlijst op. Bepaal aan de hand van de openstaande postenlijst hoe lang de vorderingen open staan en maak een ouderdomsanalyse. Spoor de oorzaak op van non-betaling voor die debiteuren die al buiten de vervaldatum vallen. Denk hierbij aan: . oorzaak non-betaling ligt in ‘eigen huis’ . oorzaak ligt bij de klant door: . per abuis niet betalen . niet willen betalen, bijvoorbeeld vanwege een klacht . tijdelijk niet kunnen betalen . in geen geval kunnen betalen. Als de betaling op zich laat wachten, stuur dan een herinneringsfactuur of stel een tactvolle brief op om tot betaling te manen. Als de betaling alsnog op zich laat wachten, neem dan telefonisch contact op met de achterstallige debiteur en probeer hem tot spoedige betaling te bewegen. Registreer eventuele afspraken over de getroffen betalingsregelingen met de achterstallige debiteur(en). Schakel -na herhaalde aanmaningen en in overleg met je praktijkopleider- een incassobureau of deurwaarder in. Houd daarbij rekening met de juridische aspecten van incasso: eigendomsvoorbehoud, cessie/stil pandrecht, opschortingsrecht, retentierecht, recht van reclame, gerechtelijke invordering en de uitvoering van vonnissen. Bewaak de voortgang van de incassoprocedure. Maak een verslag en bespreek dit met je praktijkopleider. Als er geen resultaten worden bereikt, overleg dan met de verantwoordelijke persoon in de organisatie of de vordering moet worden afgeboekt.

Niet altijd zullen rendementsoverwegingen bij het innen van een vordering de hoofdrol spelen. Bereken -in overleg met je praktijkopleider- van een aantal incassogevallen wat de uiteindelijke baten of lasten zijn geweest. Maak, ge-


19

Praktijk wapend met deze feiten, een inschatting of het zinvol is een incassoprocedure in werking te stellen.

Activiteitenlijst 2

Inningen procedureel beheren Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3.

Opdrachten

Taak 4

Maak een schematisch overzicht van het traject voor het innen van facturen. Maak hierbij gebruik van de gegevens uit taak 1. Completeer het overzicht met een tijdpad, de verantwoordelijke personen, de te plegen acties e.d. Analyseer de procedures en doe eventueel een voorstel tot aanpassing. Maak een overzicht van de resultaten van een aanmaningstraject van een, door je praktijkopleider te selecteren debiteur, die in gebreke is gebleven. Bepaal over het afgelopen boekjaar de afschrijving op dubieuze debiteuren. Bepaal over het afgelopen boekjaar het totale bedrag aan oninbare vorderingen. Bepaal hoeveel er afgelopen boekjaar is overgedragen aan het incassobureau.

Als debiteuren een machtiging tot automatische incasso hebben afgegeven, wat is hiervan dan het voordeel voor de organisatie? Wie beslist er in de organisatie of een niet te incasseren vordering moet worden afgeboekt? Welke criteria worden hierbij gehanteerd? Welke medewerker is op welke momenten bij de inning van een factuur betrokken?

De opdrachten zijn een uitwerking van activiteitenlijst 2. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Er is een verband te leggen tussen het aantal debiteuren, hun aandeel in de omzet en hun aandeel in het totaal aan openstaande posten. Vaak gaat de 2080-regel op: 20% van de debiteuren zorgt voor 80% van de omzet op rekening. Bereken deze verhouding voor de organisatie en ga na hoeveel procent van de openstaande posten wordt veroorzaakt door deze kern(groep) van debiteuren. Leg je conclusies voor aan je praktijkopleider. Schat in of er een gedifferentieerd incassobeleid voor diverse (groepen) debiteuren wenselijk en mogelijk is.

2.

Maak, in overleg met je praktijkopleider, een overzicht van oninbare vorderingen die in een aanmaningstraject zaten. Geef hierin aan hoeveel er werd betaald na de eerste aanmaning, hoeveel na de tweede aanmaning etc. Deel het saldo van de betalingen in een bepaalde periode door het beginsaldo in dezelfde periode (is de toegevoegde waarde van elke periode (cash to balance)). Maak een zo volledig en duidelijk mogelijk overzicht en bespreek dit met je praktijkopleider.


20

Praktijk

Taak 4

3.

Beschrijf hoe de afschrijvingen op dubieuze debiteuren zich in een periode hebben ontwikkeld. Beoordeel deze ontwikkeling en bespreek deze met je praktijkopleider.

4.

Ga van een afgerond incassotraject na hoe de resultaten van het incassobureau zijn geweest. Denk hierbij aan: de rapportage over de incassohandelingen en de uiteindelijke opbrengst. Bespreek je bevindingen met je praktijkopleider.


21

CREBO:50172)

Recommend Documents