CREBO:50146)

Praktijkinstructie Transportmanagement 4 (CLO11.4/CREBO:50146)

pi.clo11.4.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Praktijk

Inhoud Inleiding

3

Taak 1

Informatievoorziening bij transport (eindterm 18, 13, 6, 36, en 34)

5

Taak 2

Het besturen van transportactiviteiten (eindterm 24, 25, 26, 15, 30, 31 en 32)

8

Taak 3

Het organiseren van transport (eindterm 17, 19, 20, 22, 21, 16, 23, 27, 28, 29, 33 en 35)

11

Taak 4

Het plannen van aflevering en transport (eindterm 2, 11, 3, 1, 4, en 5)

14

Taak 5

Het plannen van personeel (eindterm 9)

16

Taak 6

Plannen van onderhoud aan transportmaterieel (eindterm 10)

18

Taak 7

Het opstellen van verzendinstructies en het verstrekken van informatie (eindterm 12 en 14)

20

Taak 8

Maken van laad- en ladingsplannen (eindterm 7 en 8)

22

Taak 9

Afhandelen van transportschades (eindterm 37 en 38)

24

Taak 10

Het afsluiten van transportverzekeringen (eindterm 39)

25

Transportmanagement 4

Praktijk


Praktijk

Inleiding Een meubelfabrikant uit Nederland maakt meubels van het materiaal Medium Density Fiber (MDF) voor een klant in Zwitserland. De meubelfabrikant koopt dit materiaal in Schotland. Voor het verzenden van MDF vanuit Schotland naar Nederland schakelt de MDF-fabrikant een transportonderneming in. Deze zorgt ervoor dat het materiaal op tijd en met de juiste zorg in vrachtwagens wordt geladen en getransporteerd wordt naar een vrachtschip dat het materiaal naar Rotterdam brengt. Daar wordt de zending opgeslagen om te worden vervoerd naar de meubelfabriek. In de meubelfabriek wordt het materiaal tot mooie meubels verwerkt volgens de eisen van de Zwitserse klant. De meubelfabrikant laat zijn logistiek manager of medewerker het vervoer van de meubels naar de klant organiseren. Als wij nu kijken naar het totale traject, dus vanaf de aanlevering van onderdelen zoals houtzaagsels, lijm en poeder aan de MDF-fabrikant in Schotland tot en met de aflevering van de meubels aan de Zwitserse klant, dan zien we dat de goederen een aantal schakels doorlopen waarbij het transport een heel belangrijke rol speelt. Bovendien moet het transport zo snel mogelijk, op de juiste tijd, op de juiste manier en met de juiste middelen plaatsvinden en moeten voorraden zo laag mogelijk gehouden worden. Het is noodzakelijk dat alle activiteiten van zo’n traject op elkaar zijn afgestemd. Medewerkers of hun assistenten die betrokken zijn bij de organisatie van de (transport)activiteiten moeten een aantal belangrijke taken uitvoeren. In het kader van transportmanagement wordt daarom aandacht besteed aan een aantal kerntaken. In taak 1 worden de hoofdpunten van de informatieverwerving en -voorziening uitgediept. Speciale punten rond het besturen of het beheersbaar maken en houden van transportactiviteiten, zoals het bewaken van de voortgang van het transport en het bijstellen van transportprocedures, komen in taak 2 aan bod. In taak 3 worden belangrijke punten van het organiseren van transport aan de behandeld. Een andere kernactiviteit is het afleveren van de goederen aan de klant binnen de afgesproken tijd en zonder beschadiging. Daarom wordt in taak 4 ingegaan op belangrijke punten rond het plannen van aflevering en transport. In taak 5 worden aandachtspunten om personeel op een juiste manier in te zetten bij het transporteren van goederen behandeld. Om de goederen volgens afspraak met de klant(en) af te kunnen leveren moeten transportmiddelen optimaal worden ingezet. Daarom wordt ook aandacht besteed aan het onderhoud van de transportmiddelen. In taak 6 komt het plannen van periodiek onderhoud aan (transport)materieel aan de orde. In taak 7 worden punten behandeld die van belang zijn bij het opstellen van verzendinstructies. Het verkeerd laden van een transportmiddel kan grote problemen veroorzaken. Daarom wordt in taak 8 aandacht besteed aan het maken van laad- en ladingsplannen. Er bestaat een kans dat goederen door allerlei omstandigheden, voor of tijdens en na het transport, beschadigd worden. De afhandeling van transportschades komt bij taak 9 aan bod. Om de risico's bij schade zo klein mogelijk te houden wordt er een verzekering afgesloten. Daarom worden tenslotte in taak 10 aandachtspunten voor het afsluiten van een transportverzekering behandeld.


3

Praktijk


4

Praktijk

Taak 1

Informatievoorziening bij transport Een internationale vrachtvervoerder die containers vervoert over de hele wereld maakt deel uit van een netwerk van agenten, kantoren en aanverwante transporteurs. Dit netwerk zorgt voor het vervoer vanaf een fabriek tot aan een magazijn, desnoods aan de andere kant van de wereld. Het gaat daarbij zowel om het vervoer over zee, door de lucht en over de weg als ook om de dienstverlening vanuit het kantoor. Om optimaal te kunnen functioneren is informatie-uitwisseling tussen alle betrokken partijen in het netwerk noodzakelijk. In de transportwereld vinden er ontwikkelingen plaats op het gebied van communicatie en informatieverwerking. Het is hierbij de bedoeling om te komen tot een functionele geautomatiseerde informatie-uitwisseling met alle betrokken partijen van het transporttraject. In deze taak leer je informatie m.b.t. transport te verzamelen, te analyseren en te verspreiden, waarbij onderscheid wordt gemaakt in marktgerichte informatie en informatie die nodig is om het proces te sturen.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatie over de transportdienstenmarkt analyseren (eindterm 18) ¾ informatie-uitwisseling coördineren m.b.t. documenten en goederen voor transportondernemingen (eindterm 13) ¾ gebruik maken van geautomatiseerde toepassingen ten behoeve van extern transport (eindterm 6) ¾ informatie aandragen t.b.v. aanschaf en inrichting van geautomatiseerde systemen voor extern transport (eindterm 36) ¾ informatie aanleveren/verzamelen voor de logistieke samenwerking met transportondernemingen (eindterm 34)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel vast met: welke personen welke onderneming en/of afdeling behulp van welke geautomatiseerde toepassingen de verantwoordelijke personen uit het bedrijf informatie uitwisselen over een transporttraject. Stap 2 Stel ook vast welke informatie wordt uitgewisseld en wat de aard is van de informatie-uitwisseling. Onderscheid hierbij stuurinformatie, wettelijke informatie en informatie afkomstig uit andere bronnen en analyseer deze informatie. Stap 3 Controleer of de kwaliteit van de informatie-uitwisseling m.b.t. documenten en goederen voldoet aan de vastgestelde normen en/of behoeften van de inen/of externe betrokkenen of klanten. Onderneem waar nodig actie om de informatie-uitwisseling te optimaliseren. Stap 4 Voer, volgens de procedure in het bedrijf en bij eventuele knelpunten bij het vervoer van goederen, zelfstandig overleg met betrokken partijen in het transporttraject. Maak hierbij waar dat nodig is gebruik van gegevens afkomstig uit het geautomatiseerde systeem en verzorg de informatieuitwisseling m.b.v. de aanwezige communicatiemiddelen.

Taak 1


5

Praktijk Stap 5 Inventariseer, t.b.v. een optimale informatie-uitwisseling in het transporttraject, de behoefte bij interne gebruikers aan aanvullende geautomatiseerde toepassingen. Verwerk de verzamelde gegevens op systematische manier in een rapport. Vermeld ook belangrijke informatie en aanbevelingen over de aanschaf en inrichting van de geautomatiseerde systemen voor extern transport.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2.

3. 4.

5. 6.

7. 8.

Opdrachten

Taak 1

In welke transporttrajecten functioneert het bedrijf en met welke transportondernemingen en/of partijen werkt het bedrijf samen? Met welke medewerkers van welke bedrijven/afdelingen vindt er informatieuitwisseling plaats en naar aanleiding van welke situaties? Wat voor soort informatie wordt er uitgewisseld en welke informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van het bedrijf waar je werkt? Welke gegevens over het transport van goederen moeten in het bedrijf verzameld en verwerkt worden? Welke geautomatiseerde toepassingen worden daarbij gebruikt? Welke pakketten worden gebruikt voor: het opmaken van queries het opmaken en printen van documenten, o.a. rapporten, lijsten het ontwerpen van etiketformulieren en het afdrukken van etiketten tracking en tracing systemen dienstregelingen en rit- en routeplanningssystemen? Zijn er binnen de organisatie specifieke gebruikersinstructies beschikbaar voor standaard- of maatwerkapplicaties en/of het geïntegreerde informatiesysteem? Zijn er binnen het bedrijf (bindende) procedures voor het verwerken van gegevens of voor het maken van rapportages of formulieren? Worden de formulieren/opdrachten met behulp van de computer gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor het uitoefenen van controles? Welke informatie over het vervoer van goederen moet worden verspreid en naar welke medewerker(s) in het transporttraject? Welke geautomatiseerde toepassingen worden hiervoor gebruikt? In welke mate voldoet het huidige geautomatiseerde systeem voor een optimale informatie-uitwisseling? Zijn er knelpunten of bestaat er bij gebruikers behoefte aan aanpassingen?

De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Maak een stroomschema van een transporttraject en geef daarin de plaats van het bedrijf aan. Vermeld hierin de binnenkomende informatiestromen m.b.t. spoedorders, wensen van klanten en informatiestromen om het transport waar nodig bij te kunnen sturen. Bespreek het resultaat met je praktijkopleider.

2.

Verzamel informatie over het transporttraject om het transport in dit traject verder te optimaliseren. Verzamel ook informatie over de transportdienstenmarkt en ga de volledigheid er van na.


6

Praktijk Geef, als dat nodig is, aan met welke punten de informatie aangevuld moet worden.

Taak 1

3.

Voer volgens de procedure in het bedrijf overleg met betrokken partijen in het transporttraject. Ga ook na in welke mate de informatie-uitwisseling m.b.t. documenten en goederen in het bedrijf voldoet aan de wensen van de klanten. Geef eventuele knelpunten aan en overleg met je praktijkopleider over oplossingen.

4.

Verzamel de computergegevens m.b.t. een specifiek transport van goederen en controleer de invoer van de gegevens. Print de benodigde formulieren, etiketten en rapportages voor dit transport en bespreek de resultaten met de verantwoordelijke personen.

5.

Verzamel informatie over het gebruikte geautomatiseerde systeem en inventariseer de wensen m.b.t. verwerking van gegevens. Stel knelpunten/aandachtspunten vast en maak een overzicht van mogelijke oplossingen. Verwerk de informatie over de aanschaf en inrichting van een eventueel nieuw geautomatiseerd systeem in een rapport en bespreek het rapport met je praktijkopleider.


7

Praktijk

Taak 2

Het besturen van transportactiviteiten In het voorbeeld uit de algemene inleiding is sprake van een logistieke keten. Grondstoffen zoals houtzaagsel, lijm en fiberpoeder worden door een bepaalde leverancier aan de MDF-fabriek in Schotland geleverd. Deze levert het materiaal MDF aan de meubelfabriek in Nederland. Van het MDF maakt de meubelfabriek op haar beurt meubels, die zij uiteindelijk levert aan de klant in Zwitserland. Binnen dit proces zijn verschillende transportstromen te onderscheiden. Het is belangrijk dat dit transport goed bewaakt wordt anders 'breekt' er een schakel uit de keten. Dit kan vervelende gevolgen hebben. De bedoeling van deze taak is dat je leert om de voortgang van het transport dat jouw bedrijf verzorgt, te controleren en eventuele knelpunten te signaleren. Een mogelijke constatering zou kunnen zijn dat de gerealiseerde vrachtcombinaties niet aan de gevraagde eisen voldoet. Je zou dan een voorstel kunnen doen om bepaalde vrachten niet meer te combineren of betere voorwaarden te scheppen voor vrachtcombinaties. Bij bepaalde problemen kun je ook tot de conclusie komen dat de transportprocedure bijgesteld moet worden.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ kwaliteitsprocedures voor extern transport toepassen (eindterm 24) ¾ transportprestaties analyseren (eindterm 25) ¾ gerealiseerde transportmodaliteiten evalueren (eindterm 26) ¾ het verloop van het transport controleren (eindterm 15) ¾ a.d.h.v. instructies zorgactiepunten voor extern transport toepassen (eindterm 30) ¾ knelpunten in de zorgsystemen analyseren (eindterm 31) ¾ oplossingen aandragen om knelpunten in de zorgsystemen op te heffen (eindterm 32)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bewaak de voortgang van het externe transport. Stap 2 Ga na of er knelpunten zijn in de gevolgde transportprocedure. Stap 3 Analyseer wat de oorzaak is van de gesignaleerde knelpunten. Onderscheid hierbij transport dat is uitbesteed en transport dat door het bedrijf wordt verzorgd. a. Als de oorzaak ligt in de gerealiseerde vrachtcombinaties: Ga na of de gerealiseerde vrachtcombinaties voldoen aan de vastgestelde kwaliteits- en markteisen. Zo ja, ga verder met b. Zo nee, ga na aan welke eisen niet is voldaan en doe een schriftelijk voorstel voor verbetering van de vrachtcombinaties aan de verantwoordelijke persoon. b. Als andere factoren de oorzaak zijn: Ga na welke factoren een rol spelen. Zoek oplossingen voor het opheffen van de knelpunten. Doe een voorstel voor verbetering van de transportprocedure aan de verantwoordelijke persoon. Stap 4 Overleg met betrokken personen over de invoering van de bijgestelde transportprocedure.

Taak 2


8

Praktijk Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Opdrachten

Taak 2

Welke procedure gebruikt het bedrijf om de kwaliteit van het externe transport te bewaken? Welke soorten goederen die het bedrijf transporteert, zijn geschikt voor vrachtcombinaties? Welke vrachtcombinaties zijn er in het bedrijf in het verleden gerealiseerd? Welke soorten transportmiddelen heeft het bedrijf om vrachtcombinaties te realiseren? Welke kwaliteits- en markteisen worden er aan vrachtcombinaties gesteld? Op welke manier en waar kun je informatie inwinnen om gerealiseerde vrachtcombinaties te evalueren? Welke afdeling of wie is verantwoordelijk voor het combineren van de vracht? Hoe wordt er omgegaan met eventuele beschadigingen aan de getransporteerde goederen? Op basis van welke criteria mag een transportprocedure gewijzigd worden en wie beslist of de transportprocedure gewijzigd moet worden? Welke maatregelen worden er in het bedrijf genomen om de arbeidsomstandigheden bij extern transport beheersbaar te houden? Welke maatregelen zijn er in het bedrijf getroffen om eventuele negatieve gevolgen van de bedrijfsvoering voor het milieu te beperken?


Bewaak de voortgang van het extern transport volgens de procedure van het bedrijf waar je werkt. Oefen hierbij o.a. controle uit op: de doorlooptijden de levertijden de leverbetrouwbaarheid de frequentie van de aflevering het toepassen van de prestatienormen t.a.v. transport de wijze waarop zorgactiepunten worden toegepast. Ga na of zich knelpunten voordoen bij het volgen van de transportprocedure. Analyseer de oorzaken van de gesignaleerde knelpunten. Onderscheid hierbij transport dat is uitbesteed en transport dat door het eigen bedrijf wordt verzorgd. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider.

2.

Als de oorzaken betrekking hebben op de gerealiseerde vrachtcombinaties: Ga na of de gerealiseerde vrachtcombinaties voldoen aan de vastgestelde kwaliteits- en markteisen. Zo nee, ga na aan welke eisen niet is voldaan en wat daarvan de reden is. Doe een schriftelijk voorstel om de vrachtcombinaties te verbeteren. Bespreek dit voorstel met je praktijkopleider en doe vervolgens, op basis van dit gesprek een voorstel aan de verantwoordelijke persoon om de vrachtcombinaties te verbeteren.


9

Praktijk

Taak 2

3.

Als de oorzaken betrekking hebben op andere factoren: Ga na welke factoren een rol spelen, denk hierbij aan de zorgactiepunten en zoek oplossingen voor de knelpunten. Bespreek de inventarisatie met je praktijkopleider en doe vervolgens, op basis van dit gesprek een voorstel aan de verantwoordelijke persoon om de (transport)procedures te verbeteren.

4.

Overleg met de betrokken personen over de invoering van de bijgestelde transportprocedure. Organiseer hiervoor eventueel een bijeenkomst om de aangepaste transportprocedure uit te leggen en de gevolgen daarvan duidelijk te maken.


10

Praktijk

Taak 3

Het organiseren van transport Als een logistiek manager van een meubelfabriek de opdracht krijgt om meubels naar Zwitserland te vervoeren, moet hij of zij een antwoord hebben op de volgende vragen: Met welk transportmiddel kunnen de meubels het best vervoerd worden? Is er voldoende capaciteit om de meubels te vervoeren? Kunnen de meubels door het eigen bedrijf vervoerd worden of moet er een transportonderneming worden ingeschakeld? Wat kost het om de meubels te (laten) vervoeren? Wat is de beste transportonderneming om de meubels te laten vervoeren? Als je probeert een antwoord te vinden op al deze vragen ben je bezig met het organiseren van transport.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ a.d.h.v. instructies ontwikkelingen in de transportdienstenmarkt analyseren (eindterm 17) ¾ op basis van kosten-/batenanalyse adviseren over de keuze tussen eigen vervoer en uitbesteed vervoer (eindterm 19) ¾ adviseren aan welke vervoerders transporten worden uitbesteed (eindterm 20) ¾ de benodigde informatie verzamelen voor het voeren van de onderhandelingen (eindterm 22) ¾ a.d.h.v. instructies onderhandelen met transportondernemingen over transporttarieven en -condities (eindterm 21) ¾ vervoerders inschakelen voor transport (eindterm 16) ¾ een overzicht opstellen met eisen en wensen op het gebied van transport (eindterm 23) ¾ a.d.h.v. instructies vervoerscontracten afsluiten met transportondernemingen (eindterm 27) ¾ a.d.h.v. instructies vervoerscontracten opstellen (eindterm 28) ¾ vervoersdiensten inkopen (eindterm 29) ¾ informatie verzamelen voor investeringen in externe transportmiddelen (eindterm 33) ¾ Inco-terms (leveringsvoorwaarden) toepassen (eindterm 35)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle verzendopdrachten en stel aan de hand daarvan de transportbehoefte van het bedrijf vast. Stap 2 Ga na of er voldoende vervoerscapaciteit is om intern in de transportbehoefte te kunnen voorzien. Zo ja, ga naar stap 3. Zo nee, ga naar stap 4. Stap 3 Maak een kosten-/batenanalyse als het bedrijf met de eigen vervoerscapaciteit in de transportbehoefte zou voorzien. Stap 4 Selecteer transportdienstverleners op basis van de transportbehoefte. Stap 5 Vraag offertes aan bij de geselecteerde transportdienstverleners. Stap 6 Vergelijk de offertes en maak hiervan een analyse. Stap 7 Bespreek de analyses (uit stap 3 en stap 6) met de verantwoordelijke persoon en maak samen met hem/haar de keuze voor zelf transporteren of uitbesteden. Als er gekozen is voor uitbesteden: Stap 1 Verzamel de benodigde informatie voor het voeren van de onderhandelingen. Bereid het onderhandelingsgesprek voor, onderhandel met de gekozen

Taak 3


11

Praktijk transportdienstverleners en leg afspraken over transporttarieven en -condities vast. Stap 2 Bepaal samen met de eindverantwoordelijke de keuze voor (een) bepaalde transportdienstverlener(s) en laat de afspraken vastleggen in een contract.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Opdrachten

Taak 3

Van wie of van welke afdelingen binnen of buiten het bedrijf krijg je verzendopdrachten? Hoe wordt de transportbehoefte in het bedrijf bepaald? Hoe wordt de vervoerscapaciteit in het bedrijf bepaald? Welke kostensoorten en -plaatsen kent het bedrijf? Hoe kun je aan informatie over de transportdienstenmarkt komen? Welke procedure gebruikt het bedrijf bij het uitbesteden van transportdiensten? Welke criteria (transportprestatiekenmerken) gebruikt het bedrijf bij het selecteren van transportdienstverleners? Welke afdeling of wie bepaalt welke transportdienstverleners uiteindelijk een opdracht krijgen? Met welke soorten (vervoers)contracten heeft het bedrijf te maken bij het transport van goederen? Wat zijn de belangrijkste zaken die in een (vervoers)contract geregeld moeten worden om problemen, misverstanden en geschillen te beperken?


Verzamel alle verzendopdrachten en stel aan de hand daarvan de transportbehoefte van het bedrijf vast. Denk daarbij aan: aard, hoeveelheid, volume en kenmerken van de te transporteren producten en de manier(en) waarop deze producten vervoerd moeten worden. Houd ook rekening met de afspraken die met de klant gemaakt zijn. Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider.

2.

Ga na of er voldoende vervoerscapaciteit is. Bepaal of er voldoende middelen zijn om de producten te transporteren. Denk daarbij aan: palletplaatsen, tonnage, vrachtwagens, arbeid enz. Streef ernaar om de vervoerscapaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten (100% vol plannen). Bespreek de uitkomsten met je praktijkopleider.

3.

Maak een kosten-/batenanalyse als het bedrijf zelf in de transportbehoefte zou voorzien. Verwerk daarin je uitkomsten uit opdracht 1 en 2. Bespreek de kosten-/batenanalyse met je praktijkopleider.

4.

Analyseer informatie over de transportdienstenmarkt. Je kunt onder andere aan deze gegevens komen in het eigen bedrijf, overkoepelende organisaties zoals Transport en Logistiek Nederland, de Kamer van Koophandel, een netwerk (relaties), de gegevensbank enz. Selecteer transportdienstverleners op basis van de transportbehoefte. Houd bij deze selectie rekening met de prestatie-indicatoren die het bedrijf gebruikt.


12

Praktijk Vraag vervolgens offertes aan bij de gespecialiseerde transportdienstverleners. Vergelijk de offertes en maak hiervan een analyse. Bespreek deze analyse met je praktijkopleider. 5.

Taak 3

Bespreek de analyses (uit opdrachten 3 en 4) met de verantwoordelijke persoon (controller) en maak samen met hem/haar een keuze voor zelf transporteren of uitbesteden. Als er gekozen is voor uitbesteden: Stel samen met de controller de uitgangspunten voor onderhandeling met de externe transporteurs vast. Onderhandel met de gekozen transportdienstverleners en leg afspraken over transporttarieven en -condities vast. Bepaal samen met de eindverantwoordelijke de keuze voor (een) bepaalde transportdienstverlener(s) en laat de afspraken vastleggen in een contract.


13

Praktijk

Taak 4

Het plannen van aflevering en transport Wanneer het bedrijf producten gaat transporteren en afleveren en deze activiteiten zo betrouwbaar, verantwoord en goedkoop mogelijk wil laten verlopen, moeten transport en aflevering exact gepland worden. Je gaat daarvoor zowel een afleverplan als een transportplan opstellen, waarin vastgelegd wordt wie welke hoeveelheid van product X op welk moment naar welke bestemming brengt. Ook wordt daarbij een transportmethode geselecteerd. Een onmisbaar hulpmiddel om het externe transport te optimaliseren is het maken van route- en ritplanningen. Al deze werkzaamheden komen aan bod in deze taak.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een (externe) transportmethode selecteren (eindterm 2) ¾ multimodaal containertransport coördineren (eindterm 11) ¾ (externe) transportmiddelen selecteren (eindterm 3) ¾ een (externe) transportplanning opstellen (eindterm 1) ¾ een routeplanning voor vervoer opstellen (eindterm 4) ¾ een ritplanning voor vervoer opstellen (eindterm 5)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de transportbehoeften binnen het bedrijf. Stap 2 Inventariseer, op basis van de transportbehoeften, de beschikbare transportdiensten en -methoden van het eigen bedrijf of van derden. Stap 3 Selecteer de te gebruiken transportdiensten en reserveer een transportdienst. Denk, als dat nodig is, ook aan het inzetten van multimodaal containertransport. Stap 4 Maak een afleverplan. Stap 5 Maak een transportplanning en verwerk de retourzendingen in deze planning. Stap 6 Maak een transportopdracht en geef deze aan de transportafdeling van het bedrijf of een extern transportbedrijf. Stap 7 Maak een routeplanning en een ritplanning (d.w.z. als de transportopdrachten door de eigen transportafdeling of transportdienst worden uitgevoerd). Stap 8 Bewaak dat de artikelen of producten worden afgeleverd volgens plan.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Taak 4

Welke (wettelijke) bepalingen m.b.t. transport zijn van toepassing op de producten van het bedrijf? Waar en hoe kom je in het bedrijf aan gegevens over transportdiensten? Welke prestatie-indicatoren/criteria worden er in het bedrijf gebruikt bij het selecteren van transportdiensten? Op basis waarvan wordt in het bedrijf een afleverplan gemaakt? Welke afdelingen moeten de informatie uit het afleverplan hebben? Welke afdelingen zijn betrokken bij een retourzending? Op basis waarvan wordt in het bedrijf een transportplanning gemaakt? Hoe wordt in het bedrijf een transportplanning gemaakt? Handmatig of met de computer? Als het met de computer gemaakt wordt, met welk softwarepakket? Welke soorten storingen m.b.t. de transportplanning(en) komen het meest voor in het bedrijf?


14

Praktijk 10. 11.

Opdrachten

Taak 4

Met welke zaken wordt er in het bedrijf rekening gehouden bij het plannen van een route en bij het plannen van een rit? Hoe worden de afleveringen binnen het bedrijf bewaakt?


Een afleverplan maken Inventariseer de transportbehoeften. Let daarbij op kwantiteit (hoeveelheden te transporteren producten), kwaliteit (snelheid en betrouwbaarheid) en op de aard van het te vervoeren product (b.v. vloeistof, chemische producten, textiel, bederfelijke waren enz.). Inventariseer de beschikbare transportdiensten en selecteer de meest passende. Denk ook aan het inzetten van multimodaal containertransport. Reserveer deze diensten. Maak op basis van deze gegevens een afleverplan en houd rekening met: verzendopdrachten van de afdeling verkoop beschikbaarheid van de goederen vertrektijd en vertrekfrequentie van transportdiensten werkzaamheden binnen de afdeling expeditie. Bespreek je werk met je praktijkopleider.

2.

Maak een transportplanning en verwerk retourzendingen in deze planning. Geef in de planning duidelijk aan wie wat transporteert, wanneer, hoe en waarheen. Doe dit m.b.v. het afleverplan en de lijst van geselecteerde transportdiensten. Maak, als het mogelijk is, gebruik van de computer. Geef n.a.v. dit plan de transportopdrachten aan de betreffende afdelingen of personen. Bespreek je werk met je praktijkopleider.

3.

Maak een routeplanning en een ritplanning. Houd hierbij rekening met: transportopdrachten beschikbare transportmiddelen efficiënt gebruik van de vervoerscapaciteit (aard, volume) laadcapaciteit. Bespreek je werk met je praktijkopleider.

4.

Bewaak de aflevering. Los eventuele storingen op en houd controle op de retourplanning.


15

Praktijk

Taak 5

Het plannen van personeel Voor het transporteren van goederen is personeel nodig. In een planning wordt voor een bepaalde tijdseenheid, bijvoorbeeld per week of per maand, aangegeven hoe in de personeelsbehoefte wordt voorzien. Om zo’n planning op te stellen wordt eerst de behoefte aan personeel nauwkeurig geïnventariseerd. Belangrijk daarbij zijn onder andere: de gevolgde routes en laad- en losacties. Daarna wordt de behoefte vergeleken met de beschikbare capaciteit. Hieruit kan blijken dat er overof ondercapaciteit is. Als er ondercapaciteit is kan er extra menskracht ingehuurd worden. Het plannen van de personeelsbehoefte en het reageren op eventuele knelpunten zijn de onderwerpen van deze taak.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een bezettings-/personeelsplanning maken (eindterm 9)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de personeelsbehoefte en de beschikbare personeelscapaciteit m.b.t. het transport voor een bepaalde tijdseenheid. Stap 2 Vergelijk de beschikbare personeelscapaciteit met de personeelsbehoefte. Stap 3 Onderneem acties als er knelpunten zijn m.b.t. onder- en/of overcapaciteit. Stap 4 Stel een personeelsplanning op voor de tijdseenheid bij stap 1. Stap 5 Informeer de betrokkenen over de activiteiten die verricht moeten worden en geef werkopdrachten en planningen die daarbij horen. Stap 6 Vul personeelsplanningschema’s voor de vastgestelde tijdseenheid of periode in en houd deze bij.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.

Opdrachten


Taak 5

Wat is de beschikbare personeelscapaciteit voor transport? Wat is de (gemiddelde) personeelsbehoefte in het bedrijf m.b.t. transport? Welke problemen kunnen zich in het bedrijf voordoen bij het plannen van personeel en hoe worden eventuele problemen opgelost? Welke acties kun je in het bedrijf ondernemen in geval van overof ondercapaciteit?

Plannen van personeel. Inventariseer voor een week en in overleg met je praktijkopleider, de personeelscapaciteit en de personeelsbehoefte m.b.t. het transport. Houd rekening met: de transportbehoefte inzetbaarheid van personeel relevante aspecten uit de Arbowet voor de sector vervoer.


16

Praktijk

Taak 5

2.

Vergelijk de personeelsbehoefte met de beschikbare capaciteit. Maak bij overof ondercapaciteit een voorstel om het personeel op een juiste manier in te kunnen zetten. Bespreek dit voorstel met je praktijkopleider en voer ook overleg over de acties die ondernomen moeten worden om knelpunten op het gebied van personeelscapaciteit op te heffen.

3.

Stel een personeelsplanning voor de periode van een week op, informeer de betrokkenen over de activiteiten die verricht moeten worden en geef werkopdrachten en planningen die daarbij horen.

4.

Vul de personeelsplanningschema’s voor een week in, houd deze bij en rapporteer over de voortgang van het inzetten van personeel bij transport van goederen aan je praktijkopleider.


17

Praktijk

Taak 6

Plannen van onderhoud aan transportmaterieel De transportmiddelen die ingeschakeld worden bij het vervoer van goederen, zijn aan slijtage onderhevig en moeten natuurlijk onderhouden worden. In deze taak ga je aan de hand van de procedures in het bedrijf voor (periodiek) onderhoud en de geldende onderhoudsvoorschriften, een plan opstellen voor het onderhoud van materieel. Daarna ga je dit plan inpassen in de totale transportplanning van het bedrijf.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ periodiek onderhoud aan (transport)materieel plannen (eindterm 10)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer aan welk (transport)materieel welk periodiek onderhoud gepleegd moet worden en door wie of welke afdeling dit onderhoud uitgevoerd wordt. Stap 2 Maak een plan voor het periodiek onderhoud van het (transport)materieel. Stap 3 Registreer de onderhoudskosten per transportmiddel. Stap 4 Informeer het betrokken personeel over de planning van het onderhoud. Stap 5 Controleer of het onderhoud volgens planning plaatsvindt.

Vragen


Opdrachten


Taak 6

Wie/welke afdeling verzorgt het onderhoud aan het (transport)materieel? (Gebeurt dit intern of extern door derden?) Welke onderhoudsvoorschriften gelden er voor het (transport)materieel van het bedrijf? Is er in het bedrijf een methode of procedure voor het uitoefenen van controle op (criteria voor) het periodiek onderhoud? Zo ja, welke? Welke zaken spelen in het bedrijf een rol bij de planning van periodiek onderhoud?

Verzamel in overleg met je praktijkopleider t.b.v. periodiek onderhoud gegevens over het (transport)materieel zoals: merk/type chassis (chassisnummer, bandenmaat) motor (motornummer) carrosserie (soort opbouw) hulpmiddelen (laad/losklep, koelaggregaat) aantal gereden kilometers verbruik van brandstof inzetbaarheid.


18

Praktijk

Taak 6

2.

Maak een voorlopig plan voor het periodiek onderhoud van het (transport)materieel. Houd rekening met: wie verantwoordelijkheid draagt voor het onderhoud aan materieel welke transportmiddelen wanneer gecontroleerd worden de onderhoudsvoorschriften onderhoudskosten per transportmiddel het inpassen van de onderhoudsplanning in de totale planning. Bespreek dit plan met je praktijkopleider, voer eventuele aanpassingen door en stel een definitief plan op voor het periodiek onderhoud van het (transport)materieel.

3.

Informeer het betrokken personeel over de planning van het onderhoud.

4.

Controleer of het onderhoud volgens planning plaatsvindt en rapporteer de uitkomsten aan je praktijkopleider.


19

Praktijk

Taak 7

Het opstellen van verzendinstructies en het verstrekken van informatie Stel je werkt voor een grote bloembollenproducent uit het Westland. Zojuist is er een order binnengekomen uit Italië voor de levering van een vrachtwagenlading verschillende soorten bloembollen. De bloembollen moeten in het expeditiemagazijn worden verzameld en daarna verzendklaar gemaakt worden. Door een verzendopdracht krijgen medewerkers van de expeditieafdeling de opdracht om de bloembollen verzendklaar te maken. Als het bedrijf het vervoer heeft uitbesteed aan een transportbedrijf zal er ook een externe verzendopdracht of verzendinstructie gemaakt moeten worden voor de vervoerder en andere betrokkenen waarin de noodzakelijke informatie over de inhoud en bestemming van de lading wordt vermeld. Naast de adressen moeten hierin o.a. ook de goederenomschrijving en de leveringscondities vermeld worden. In deze taak leer je verzendinstructies op te stellen en informatie te verstrekken over verzending en aflevering.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ verzendinstructies opstellen t.b.v. multimodaal containertransport (eindterm 12) ¾ informatie verstrekken over verzending en aflevering (eindterm 14)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de al opgestelde verzendinstructies voor het multimodaal containertransport of stel deze op. Stap 2 Controleer de gegevens betreffende de verzendinstructies, door deze gegevens te vergelijken met gegevens van klantenorders. Stap 3 Verzamel zo nodig informatie m.b.t. de verzendinstructie(s) bij betrokkenen (exporteur/verlader of verantwoordelijke personen, de klant, de vervoerder, de expediteur, cargadoor enz.). Stap 4 Plan activiteiten in n.a.v. de verzendinstructies. Stap 5 Geef informatie over de zendingen aan alle betrokkenen (exporteur/verlader of verantwoordelijke personen, de klant, de vervoerder, de expediteur, cargadoor enz.). Stap 6 Verzamel documenten voor verzending van goederen of laat de verantwoordelijke personen deze aanmaken. Stap 7 Bewaak de voortgang van de activiteiten en los eventuele knelpunten in overleg met verantwoordelijke personen op. Stap 8 Rapporteer de resultaten van de gerealiseerde verzendinstructies aan verantwoordelijke personen.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3.

Taak 7

Welke soorten verzendinstructies worden er in het bedrijf aangemaakt en wie of welke afdeling is hiervoor verantwoordelijk? Welke personen, afdelingen en instanties moeten welke activiteiten ondernemen n.a.v. een verzendinstructie? Welke andere documenten moeten bij de verzendinstructie(s) gevoegd worden bij export van goederen naar het buitenland? Welke personen moeten de documenten ondertekenen?


20

Praktijk 4.

Opdrachten

Taak 7

Op welke manier kan de informatie-uitwisseling, over verzendinstructies van en naar betrokkenen verbeterd worden?


Stel in het kader van (internationaal) transport van een partij goederen en de (door jou opgestelde) verzendinstructie in overleg met je praktijkopleider vast welke activiteiten verricht moeten worden en volgens welke bedrijfsprocedures.

2.

Controleer het proces van aanmaken van verzendinstructies door informatie te verzamelen over de voortgang van het proces en geef de verzamelde informatie aan betrokkenen. Stel, als dat nodig is, in overleg met de betrokkenen verbeteringen voor en verwerk op systematische manier je uitkomsten van voorkomende knelpunten of zaken die voor verbetering vatbaar zijn in een rapport. Bespreek dit rapport met je praktijkopleider en leg de resultaten van deze bespreking schriftelijk vast.

3.

Voer de opdrachten 1 en 2 nu enkele malen zelfstandig uit. Bespreek je werk met je praktijkopleider.


21

Praktijk

Taak 8

Maken van laad- en ladingsplannen Nadat nauwkeurig vastgesteld is hoe aflevering en transport zullen plaatsvinden, moet een laadplan opgesteld worden. In dit laadplan wordt voor het gekozen transportmiddel bepaald hoe de goederen die getransporteerd moeten worden zo verantwoord mogelijk op de plaats van bestemming kunnen aankomen. Je betrekt bij je plan zaken als de hoeveelheid en soort goederen, gewichtsverdeling, stuwage, het opvullen van lege ruimtes, efficiënte ladingstechnieken, vermijden van transportschade, veiligheid en dergelijke. Het maken van zo'n plan komt in deze taak uitgebreid aan de orde.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ laad- en ladingsplannen voor vervoer opstellen (eindterm 7) ¾ verschillende transportmiddelen op een juiste wijze laten beladen (eindterm 8)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal welke transportmiddelen beladen moeten worden. Stap 2 Stel per transportmiddel de wijze van belading, de laadcapaciteit en de gewenste beladingsgraad vast. Stap 3 Maak een laadplan met de gegevens uit stap 2. Stap 4 Controleer of het laadplan goed wordt uitgevoerd.

Vragen


Opdrachten


Taak 8

Waar moet je bij het beladen van transportmiddelen rekening mee houden? Zijn er in het bedrijf producten die elkaar kunnen beïnvloeden als je ze bij het laden combineert? Zo ja, welke producten zijn dat en op welke manier beïnvloeden zij elkaar? Welke afdeling in het bedrijf is verantwoordelijk voor het maken van een laadplan?

Een laadplan maken Overleg met je praktijkopleider welke transportmiddelen beladen moeten worden. Stel per transportmiddel de manier van belading, de laadcapaciteit en de gewenste beladingsgraad vast. Stel met de verzamelde gegevens een laadplan op en houd rekening met: de te volgen route de hoeveelheid, aard, volume en verpakking van de goederen stuwage-eisen en methodieken factoren die transportschade kunnen veroorzaken


22

Praktijk -

in het bedrijf geldende prestatienormen (kenmerken) zoals: doorlooptijd/snelheid, kwaliteit, customer service. Bespreek je werk met je praktijkopleider.

Taak 8


23

Praktijk

Taak 9

Afhandelen van transportschades Wanneer je een aanrijding krijgt met je auto wordt de verzekering ingeschakeld. Er moeten schadeformulieren worden ingevuld en de schuldvraag moet worden opgelost. Ook wanneer goederen worden vervoerd kunnen beschadigingen aan bijvoorbeeld de lading of het materieel voorkomen. Dit kan gebeurd zijn bij het inladen, het transport, maar ook bij het lossen. In ieder geval zal moeten worden bepaald bij wie de schuld ligt. Dat betekent dat er gegevens over dit schadegeval moeten worden verzameld. Er zal een schadedossier worden aangelegd; hoe je dit kunt doen leer je in deze taak.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ transportschades a.d.h.v. instructies afhandelen (eindterm 37) ¾ a.d.h.v. instructies bepalen of de schade bij een verzekeringsmaatschappij kan worden geclaimd (eindterm 38)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel de gegevens en documenten m.b.t. het schadegeval. Stap 2 Stel een schadedossier samen waarin deze gegevens en documenten worden bewaard. Stap 3 Stel op basis van de beschikbare gegevens vast of de verzekeringsmaatschappij of -expert moet worden ingeschakeld om een onderzoek in te stellen. Stap 4 Stel, als dat mogelijk is, een standaardschadeclaim op.

Vragen


Opdrachten

Taak 9

Hoe is de afhandelingsprocedure van een schadeclaim? Welke gegevens en documenten zijn van belang voor het samenstellen van een schadedossier en bij welke personen zijn deze gegevens te krijgen? Welke schades kunnen worden gemeld aan de verzekeringsmaatschappij, als je let op de aard van de schade en de overeengekomen polisvoorwaarden?


Stel voor een specifiek schadegeval het schadedossier samen. Bespreek dit dossier met je praktijkopleider en stel, op basis van de beschikbare gegevens, samen met hem/haar vast waar de schuld ligt. Rapporteer aan je chef, als deze een andere persoon is dan je praktijkopleider. Stel tot slot een standaardschadeclaim op.

2.

Voer nu opdracht 1 enkele malen zelfstandig uit.


24

Praktijk

Taak 10

Het afsluiten van transportverzekeringen Een ondernemer die in rundvlees handelt, doet goede zaken met veel Zuid-Europese landen. Veel producten moeten met speciale koel-/vriescombinaties vervoerd worden. Omdat dit een kwetsbare lading is, zal de ondernemer bindende afspraken willen maken met zijn klanten en met de transporteur. Zo moet de transporteur ervoor zorgen dat het transport binnen een bepaalde tijd plaatsvindt, omdat hij producten vervoert die snel kunnen bederven. Wanneer het vlees betreft dat hangend wordt vervoerd, moet dit bij een temperatuur van -18°C geladen worden en moet het gedurende het gehele transport onder die temperatuur blijven. Door al deze zaken, en de belangen van de eigenaar van de goederen, ontstaan belangrijke (financiële) risico’s. Zo kan bijvoorbeeld het product verloren gaan als de koelmotoren uitvallen. Meestal zal de vervoerder aansprakelijk worden gehouden voor deze schade. De ondernemer/eigenaar lijdt bovendien ook schade, omdat hij zijn klanten niet op tijd kan voorzien van vlees voor de verkoop in hun winkels. Gelukkig heeft de vervoerder een transportverzekering afgesloten voor de goederen en hierdoor wordt de schade vergoed. Goederen kunnen voor, tijdens of na het transport beschadigd worden. Daarom is het verstandig dat de vervoerder/transporteur van goederen een transportverzekering afsluit. In deze taak leer je zowel een passende verzekering te kiezen als een verzekering af te sluiten.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ a.d.h.v. instructies (een) goederentransportverzekering(en) afsluiten (eindterm 39)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel vast welke goederen getransporteerd moeten worden. Stap 2 Stel in overleg met de verantwoordelijke personen in het bedrijf, de financiële risico’s van deze partij goederen vast. Stap 3 Verzamel informatie, overleg met de verantwoordelijke personen en eventuele verzekeringsdeskundigen en stel vast wat voor deze partij goederen de meest gunstige goederentransportverzekering is. Stap 4 Meld, in overleg met de verantwoordelijke personen en volgens de procedures die in het bedrijf gelden, de partij goederen aan bij de verzekeringsagent of sluit de goederentransportverzekering af.

Vragen


Taak 10

Wat zijn de speciale productkenmerken van de goederen die door het bedrijf getransporteerd worden? Gaat het om nationale en/of internationale goederentransacties? Welke transportmiddelen/-methode(n) worden ingezet voor het transport van de goederen en hoe ziet het transporttraject er uit? Wat zijn de risico’s voor koper en verkoper van de goederen en welke kosten zijn hieraan verbonden? Welke leveringscondities worden in het bedrijf gebruikt? Wordt er in het bedrijf samengewerkt met een verzekeringsagent?


25

Praktijk 5.

Opdrachten

Taak 10

Wat zijn de mogelijkheden en beperkingen van de afgesloten goederentransportverzekeringen?


Onderzoek voor een partij goederen op welke manier deze het best verzekerd kan worden. Leg je uitkomsten vast in een rapport, bespreek dit rapport met je praktijkopleider. Leg de resultaten van deze bespreking schriftelijk vast.

2.

Verzamel alle belangrijke gegevens van een partij goederen en sluit volgens de procedures en instructies een goederentransportverzekering af, of meld de goederen aan bij een verzekeringsmaatschappij waarmee het bedrijf samenwerkt.


26

CREBO:50146)

Recommend Documents