CREBO:50131)

Praktijkinstructie Oriëntatie op de informatie-analyse 4 (CIN08.4/CREBO:50131)

pi.cin08.4.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Praktijk

Inhoud Inleiding

3

Taak 1

Inwinnen van informatie (eindterm 1)

5

Taak 2

Analyseren en adviseren (eindterm 3, 4 en 2)

7

Taak 3

Gegevens beheren (eindterm 6 en 7)

9

Oriëntatie op de informatie-analyse 4

Praktijk


Praktijk

Inleiding Organisaties zijn in toenemende mate afhankelijk van informatie uit het geautomatiseerde informatiesysteem. Het is daarom van groot belang dat voortdurend wordt gecontroleerd of het informatiesysteem nog aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet en of het volledig voorziet in de informatiebehoefte. In taak 1 leer je bovenstaande informatie in te winnen bij het management en de gebruikers. In taak 2 leer je deze informatie te analyseren. Op grond van je bevindingen stel je de (aangepaste) informatiebehoefte vast en breng je het management en de gebruikers hiervan op de hoogte. In taak 3 leer je eventuele wijzigingen in de manier van gegevensopslag te verwerken in de Data Dictionary (DD). Ook leer je in deze taak de doelmatigheid van het datamodel te controleren en zonodig een voorstel te formuleren om het gegevensbeheer te optimaliseren.


3

Praktijk


4

Praktijk

Taak 1

Inwinnen van informatie Voordat je de behoefte aan informatie van een organisatie kunt analyseren, moet je gegevens verzamelen bij de gebruikers van het informatiesysteem. Dit zijn zowel de operationele gebruikers als het management. In deze taak leer je op een objectieve en effectieve manier informatie in te winnen over de informatiebehoefte en het gebruik en beheer van het informatiesysteem.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatie inwinnen bij het management en gebruikers over de informatiebehoefte en het gebruik en beheer van het informatiesysteem (eindterm 1)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5.

Opdrachten

Zijn de systeemgrenzen van het huidige informatiesysteem bekend? Zo ja, bestudeer deze. Zo nee, stel deze alsnog vast. Heeft de organisatie in het recente verleden een onderzoek ingesteld naar de kwaliteit van het informatiesysteem? Zo ja, wat waren de resultaten? Hoeveel personen maken gebruik van het informatiesysteem en wie is/zijn verantwoordelijk voor het beheer van het informatiesysteem? Zijn er recent wijzigingen opgetreden in de (primaire) bedrijfsvoering? Zo ja, in hoeverre zijn deze wijzigingen doorgevoerd in het informatiesysteem? Op welke wijze zijn de kernactiviteiten van de onderneming of de instelling geautomatiseerd? Maakt men gebruik van standaardsoftware of van maatwerk? Beschrijf het achterliggende concept.

De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider aan als dat nodig is. Voer de opdrachten daarna uit. 1.

Taak 1

Stel een vragenlijst op om de kwaliteit van het operationele informatiesysteem vast te stellen. Neem vragen op over de behoefte aan informatie en het gebruik en het beheer van het informatiesysteem. Inventariseer de eisen, wensen en klachten met betrekking tot het huidige informatiesysteem door middel van interviews en/of enquêtes.

Stel een vragenlijst op voor het houden van interviews. Gebruik hierbij zowel gesloten vragen (enquêtemodel) als open vragen. Verwerk in deze lijst de volgende punten: de huidige functionaliteit van het informatiesysteem recente wijzigingen in de uitvoering van de individuele taakstelling van medewerkers te verwachten wijzigingen in de taakuitvoering in de nabije toekomst de mate waarin het systeem in staat is voldoende informatie te geven het gebruik van het systeem: (efficiënte) invoer, (vlotte) verwerking,


5

Praktijk elektronische communicatiemogelijkheden, performance, responsietijden enz. het beheer van het systeem: de ondersteuning, het onderhoud van de hard- en software, virusprotectie, back-up voorzieningen, gegevenssynchronisatie e.d. een algemeen oordeel in de vorm van een cijfer over de onderzochte aspecten. Bespreek de concept vragenlijst met je praktijkopleider en stel deze zo nodig bij. Zorg voor een vraagstelling waarbij je zoveel mogelijk “technische termen” vertaalt in voor de gebruikers en managers begrijpelijke taal. Overleg met je praktijkopleider of de bron van de gegevens al dan niet anoniem moet blijven. Stel de betrokkenen daarvan ook op de hoogte.

Taak 1

2.

Maak een planning voor het afnemen van interviews in overleg met de betrokkenen. Neem de interviews vervolgens af, vanzelfsprekend met gebruikmaking van de vragenlijst. Indien mogelijk laat je de betrokkenen vooraf de gesloten vragen beantwoorden. Tijdens het interview stel je de open vragen.

3.

Maak in samenwerking met je praktijkopleider een model, waarin je de verzamelde gegevens kunt samenvoegen en verwerken tot één overzichtelijk document. Gebruik hierbij als hulpmiddel een rekenmodel, waarbij totalen en gemiddelden kunnen worden gegenereerd en de belangrijkste gegevens van het onderzoek kunnen worden gevisualiseerd door middel van grafieken. Verwerk de gegevens (nog zonder interpretatie of conclusies) en verspreid de resultaten onder de betrokkenen, na goedkeuring van je praktijkopleider. Vergeet in deze rapportage niet om de onderwerpen op een positieve manier te vermelden. Zorg altijd voor een constructieve, opbouwende toon.


6

Praktijk

Taak 2

Analyseren en adviseren Met de in taak 1 ingewonnen informatie ga je in deze taak verder. Je leert de verzamelde gegevens te comprimeren, analyseren en interpreteren. Vervolgens stel je de (vernieuwde) informatiebehoefte vast en formuleer je voorstellen om de gegevensverwerking te optimaliseren. Tot slot leer je de voorstellen te verwerken in een adviesrapport aan het management.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatieproblemen analyseren (eindterm 3) ¾ de informatiebehoefte vaststellen (eindterm 4) ¾ het management en gebruikers informatie verstrekken over hoe voorzien kan worden in de informatiebehoefte en over het gebruik en beheer van het informatiesysteem (eindterm 2)

Werkplan

Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Categoriseer de geconstateerde informatieproblemen naar toepassingsgebied, techniek (automatisering) en procedures (handmatige processen). Stap 2 Bepaal in hoeverre de ingewonnen informatie valide en relevant is. Stap 3 Onderscheid de eisen en wensen. Stap 4 Vertaal de gebruikersterminologie naar systeemterminologie. Stap 5 Bepaal of de behoefte gerealiseerd kan worden met (een aanpassing van): het huidige gegevensmodel of dat uitbreiding van het gegevensmodel noodzakelijk is het huidige informatiesysteem of dat uitbreiding van het informatiesysteem noodzakelijk is. Stap 6 Formuleer mogelijke oplossingen. Stap 7 Rapporteer schriftelijk aan het management.

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2.

3. 4. 5. 6.

Taak 2

Welke overlegsituaties zijn er tussen de afdeling en het management? Mag je hieraan deelnemen? Welke aandachtspunten/probleemgebieden met betrekking tot de informatievoorziening hebben momenteel op de afdeling een hoge prioriteit? Rubriceer de problemen naar toepassingsgebied (activiteit, afdeling), techniek (hard- en software, performance) en procedures (handmatige processen, formulieren). Zijn de gebruikers in staat om concreet en objectief de eventuele tekortkomingen van het systeem te verwoorden? Geef voorbeelden die je mening onderschrijven. Hebben de geconstateerde problemen vooral betrekking op feitelijke tekortkomingen van het systeem of zijn er ook “verlanglijstjes” van gebruikers om bepaalde zaken te verfraaien of te verlevendigen? Bestaat er binnen de organisatie een risico-analyse van eventuele hiaten in het informatiesysteem of het abrupt wegvallen van bepaalde subsystemen? Zo ja, beschrijf de risico’s. Hoe is de meest recente aanpassing of uitbreiding van het informatiesysteem gedocumenteerd?


7

Praktijk Opdrachten

Taak 2


Analyseer de in taak 1 verzamelde interviewgegevens en het model dat jij hebt opgezet.

2.

Inventariseer de door de gebruikers geconstateerde eisen en wensen en splits deze op naar: informatieverzorging: . geen, te weinig of te veel . te gedetailleerd of te globaal . niet juist, niet actueel of niet volledig . te laat gebruik: . gebruiksvriendelijk . performance, responsietijd . ergonomische aspecten . starheid of flexibiliteit (werkplekgebonden) . autorisatie (“ik mag niets!”) . bewerkelijkheid (“handmatig gaat sneller!”) beheer: . virusprotectie . back-up procedures . ondersteuning . opleiding . te weinig of te traag onderhoud. Bespreek je bevindingen met je praktijkopleider.

3.

Stel een concept rapport op ten behoeve van het managementIn het rapport vermeldt je de onderzoeksresultaten en stel je mogelijke verbeteringen van het gegevens-model voor. Leg het concept rapport voor aan je praktijkopleider. Vergeet niet om in dit rapport ook de positieve zaken te vermelden. Zorg altijd voor een constructieve, opbouwende toon.

4.

Pas in overleg met je praktijkopleider het concept rapport aan en geef het tot slot een overzichtelijke en representatieve lay-out. Overhandig het rapport aan het management. Vraag je praktijkopleider het rapport mondeling te mogen toelichten tijdens het eerstvolgende afdelingsoverleg met het management.


8

Praktijk

Taak 3

Gegevens beheren Wijzigingen in het informatiesysteem, of in onderdelen daarvan, hebben direct invloed op het gegevensmodel. Dit gegevensmodel is opgeslagen in de Data Dictionary (DD). In deze taak leer je de DD op te zetten en te onderhouden. Als je tijdens de uitvoering van de taak onvolkomenheden of afwijkingen in het gegevensmodel constateert, formuleer je voorstellen tot verbetering of optimalisatie en leg je deze voor aan het management of aan je praktijkopleider.

Doel

Aan het eind van deze taak kun je: ¾ een eenvoudige Data Dictionary opzetten en onderhouden (eindterm 6) ¾ voorstellen doen ten aanzien van doelmatig gegevensbeheer (eindterm 7)

Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. -

Vragen

Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opdrachten

Taak 3

Zet een eenvoudige Data Dictionary (DD) op. Onderhoud de DD naar aanleiding van wijzigingen in het gegevensmodel. Formuleer voorstellen voor verbetering van het gegevensbeheer. Presenteer de voorstellen aan het management en licht ze zo mogelijk mondeling toe.

Heeft de organisatie de beschikking over tools om op efficiënte wijze de DD te onderhouden? Zo ja, welke? Zo nee, hoe wordt de DD onderhouden? Hoe gedetailleerd is de huidige DD opgezet? Wie is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het onderhoud van de DD? Hoe is het gegevensmodel globaal gezien opgebouwd? Zijn er vormen van redundantie in het gegevensmodel? Zo ja, welke? In welke vorm worden doorgaans voorstellen aan het management gepresenteerd?


Maak een Data Dictionary voor (een deel van) het informatiesysteem. Ga bij het opzetten uit van de huidige situatie. Maak bijvoorbeeld een keuze uit het verkoopsysteem, het facilitair beheer of de personeelsadministratie. Gebruik bij het opzetten van de DD de in de organisatie gebruikelijke methodiek en de beschikbare hulpmiddelen.

2.

Bestudeer de DD en de in taak 1 en 2 verzamelde en geanalyseerde informatie en verwerk eventuele wijzigingsvoorstellen in een nieuw DD-model. Mogelijk constateer je vormen van redundantie van gegevens of bijvoorbeeld problemen met de periodieke synchronisatie van gegevens. Betrek in het model ook zaken als beveiliging, opslag- en toegangsstructuren en


9

Praktijk eenduidigheid in gebruik.

Taak 3

3.

Stel op basis van je bevindingen een concept rapport op ten behoeve van het management. In het rapport geef je de onderzoeksresultaten weer en stel je mogelijke verbeteringen in het gegevensmodel voor.

4.

Pas in overleg met je praktijkopleider het concept rapport aan en geef het tot slot een overzichtelijke en representatieve lay-out. Overhandig het rapport aan het management. Vraag je praktijkopleider het rapport mondeling te mogen toelichten tijdens het eerstvolgende afdelingsoverleg met het management.


10

CREBO:50131)

Recommend Documents