PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
MS ISO 9001:2008
PENGURUSAN PEMBELIAN ALATAN (VOT 35000) (PPSP/Pent/CP4)
Edisi 3 1 Julai 2015
1/13
KANDUNGAN :
1. Tujuan 2. Skop 3. Dokumen rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta Alir 8. Rekod 9. Lampiran
2/13
1.
TUJUAN Untuk mempastikan pengendalian pembelian alatan mengikut garis panduan Peraturan Kewangan USM.
2.
SKOP Prosedur ini digunakan oleh staf Bahagian Pentadbiran untuk proses pembelian peralatan bermula dari permohonan pembelian peralatan sehingga proses penerimaan peralatan
3.
DOKUMEN RUJUKAN
3.1 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan 3.2 Tatacara Perolehan Sebutharga 3.3 Peraturan Kewangan
4.
PPSP/Pent/Kew/ER1 PPSP/Pent/Kew/IR2 PPSP/Pent/Kew/IR3
DEFINISI
Aset diperolehi melalui siri Vot 30000 dan dibahagikan kepada dua kumpulan : Aset Tetap – Aset yang tidak berubah lokasi seperti bangunan, tanah dan infrastruktur. Aset Mudah Alih – Aset yang boleh berubah lokasi seperti alatan pejabat, perabot, alatan saintifik, kenderaan dan lain-lain yang bernilai RM1,000.00 dan ke atas 5.
SINGKATAN TD KPP PTK PT(P/O) PTS JSA JPS KJ eFAS GRN
SH PO PT D/O AMS FIS
Timbalan Dekan Ketua Penolong Pendaftar Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pembantu Tadbir (Stor) Jawatankuasa Spesifikasi Alatan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Ketua Jabatan E Financial Accounting System Goods Received Note ( Nota Penerimaan Barang)
Sebutharga Purchase Order (Pesanan Rasmi) Pembelian Terus Delivery Order (Nota Hantaran) Asset Management System Financial Information System 3/13
6.
PROSEDUR Langkah 6.1
Aktiviti Keluar Surat Arahan Kemukakan Permohonan Perolehan Peralatan Keluar surat ke Jabatan/Unit untuk kemukakan senarai (masa yang diberi ialah 2 minggu)
6.2
6.3
Tanggungjawab
Terima Permohonan Peralatan Terima permohonan daripada Jabatan/Unit. Susun dalam fail berkaitan.
PT(P/O)/PTK/KPP
PT(P/O)
Proses Pemilihan Peralatan PT(PO)
6.3.1
Taip senarai lengkap semua permohonan dari Jabatan/Unit
6.3.2
Semak senarai sebelum diserah kepada KPP
6.3.3
Serah kepada KPP untuk dibincang dan diluluskan dalam mesyuarat Exco Dekan
PT(P/O)
6.3.4
Terima senarai yang telah dikemaskini oleh mesyuarat Exco Dekan
PT(P/O)
6.3.5
Sediakan senarai baru yang telah diluluskan dalam mesyuarat Exco Dekan
PT(P/O)/PTK
6.3.6
Sediakan surat untuk menghantar senarai alat. Serahkan surat berserta senarai alat kepada Pejabat Dekan untuk tandatangan.
PT(P/O)/PTK/KPP/Dekan
6.3.7
Hantar surat bersama senarai kepada Jabatan Bendahari USM Pulau Pinang
PT(P/O)/PTK
6.3.8
Terima surat kelulusan daripada Jabatan Bendahari Pulau Pinang
PT(P/O)
PT(P/O)/PTK
4/13
6.
PROSEDUR Langkah 6.4
Aktiviti Urusan Pembelian Peralatan 6.4.1 Sediakan senarai alat untuk pembelian seperti berikut :
Tanggungjawab
PT(P/O)/PTK
a) Pembelian Terus alatan bernilai RM1,000 sehingga RM50,000 b) Sebutharga alatan bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 c) Tender alatan bernilai melebihi RM500,000 6.4.2
Sediakan surat kelulusan untuk dihantar kepada Jabatan/Unit yang berkenaan.
6.4.3
Uruskan Pembelian seperti berikut ;
a)
PT(P/O)
Pembelian Terus 1) Terima daripada Jabatan/Unit borang penilaian PT bersama sebutharga
PT(P/O)
2) Semak dan kenalpasti sebutharga yang bernilai sehingga 50,000 adalah terbuka
PT(P/O)/PTK
3) Serah borang penilaian serta sebutharga kepada KPP/Dekan untuk kelulusan
PT(P/O)/PTK/KPP/Dekan
4) Sediakan PO untuk pembelian dalam sistem eFAS
PT(P/O)
5) Diluluskan oleh KPP dan Dekan
KPP/Dekan
6) Rekod dalam FIS
PT(P/O)
7) Sediakan PO dalam 3 salinan Untuk pembekal, fail & stor
PT(P/O)
5/13
6.
PROSEDUR Langkah
Aktiviti
b)
Sebutharga 1) Terima spesifikasi alatan serta sekurang-kurangnya 5 cadangan syarikat
Tanggungjawab
PT(P/O)
2) Spesifikasi alat di semak oleh JSA dan dipinda (jika perlu)
JSA
3) Sediakan borang sebutharga berserta surat panggilan sebutharga untuk sekurangkurangnya 5 sebutharga yang telah dikenalpasti
PT(P/O)/PTK
4) Surat panggilan sebutharga ditandatangan oleh KPP
KPP
5) Fotokopi dan simpan 1 salinan dalam fail dan pos surat panggilan serta borang sebutharga kepada syarikat berkenaan
PT(P/O)
Nota i) : Syarikat diberi tempoh sehingga 14 hari dari tarikh surat dikeluarkan Nota ii) : Maklumat panggilan sebutharga juga diumumkan dalam laman sesawang sebutharga PPSP serta dipamerkan di papan notis sebutharga
PT(P/O)
6) Buka dan kumpul semua sebutharga pada pukul 12 tengahari pada hari sebutharga ditutup
JPS
6/13
6.
PROSEDUR Langkah
Aktiviti 7) Buka semua sebutharga dan semak perkara berikut : i)
Tempoh sah laku Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan
ii)
Sebutharga tersebut sesuai dengan status syarikat bumiputera atau bukan bumiputera dan jumlah harga sebutharga yang dipelawa.
Tanggungjawab PT(P/O)/PTK
Nota : RM50,000 - RM100,000 – Bumiputera Melebihi RM100,000 – Terbuka 8) Tandatangan oleh JPS pada borang sebutharga yang ditawarkan. JPS 9) Isikan jadual tawaran sebutharga dan tandatangan 10) Pamerkan jadual tawaran tersebut di papan notis
JPS
11) Taipkan borang penilaian teknikal untuk fail sebutharga tersebut.
PT(P/O)
12) Borang teknikal bersama semua sebutharga syarikat dihantar kepada jabatan/unit untuk dinilai dalam tempoh 1 minggu.
PT(P/O)
13) Penilaian oleh jabatan akan disemak oleh KPS sama ada ciri-ciri kritikal betul atau tidak seperti dinyatakan dalam brosur/katalog dan mengisi borang Laporan Penilaian Teknikal
PT(P/O)
KPS
7/13
6.
PROSEDUR Langkah
Aktiviti
14) Adakan mesyuarat Jawatankuasa Teknikal untuk menilai Laporan Penilaian Teknikal 15) Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima. 16) Hantar keputusan Laporan Penilaian Teknikal ke Pejabat Bendahari Kampus Kesihatan bersama dokumen sebutharga. 17) Terima arahan dari Bendahari untuk keluar PO. Sediakan PO dalam sistem eFAS 18) Tandatangan oleh KPP dan Dekan
Tanggungjawab
PT(P/O)/ PTK
PT(P/O)
PT(P/O)
PT(P/O)
KPP/Dekan
19) Sediakan surat arahan penghantaran bagi setiap PO.
PT(P/O)
20) Rekod dalam FIS
PT(P/O)
21) Sediakan PO dalam 3 salinan untuk Pembekal, Fail & Stor
PT(P/O)/KPP/Dekan
8/13
6.
PROSEDUR Langkah
Aktiviti
Tanggungjawab
1) Terima spesifikasi alatan daripada jabatan/unit
PT(P/O)
2) Tentukan tarikh mesyuarat Jawatankuasa Spesifikasi Alatan
PT(P/O)
3) Adakan mesyuarat untuk menilai spesifikasi dan membuat pindaan spesifikasi (jika perlu)
JSA
c) Tender
4) Spesifikasi alat dihantar ke Jabatan Bendahari untuk proses tender
PT(P/O)
5) Terima dokumen tender daripada Jabatan Bendahari
PT(P/O)
6) Taipkan borang penilaian teknikal untuk fail tender tersebut.
PT(P/O)
7) Borang penilaian teknikal bersama senarai syarikat penender dihantar kepada jabatan/unit untuk dinilai dalam tempoh 1 minggu.
PT(P/O)
8) Penilaian oleh jabatan/unit akan disemak oleh KPS sama ada ciri-ciri kritikal pemilihan betul atau tidak seperti dinyatakan dalam brosur/katalog.
KPS
9) Adakan mesyuarat Jawatankuasa Teknikal untuk menilai Laporan PenilaianTeknikal yang dibuat di jabatan/unit
PT(P/O)/ PTK
10) Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima.
PT(P/O)
11) Hantar keputusan Laporan Penilaian Teknikal ke Jabatan Bendahari Kampus Pulau Pinang bersama dokumen tender.
PT(P/O)
9/13
6.
PROSEDUR Langkah
Aktiviti
12) Terima arahan dari Jabatan Bendahari untuk keluar PO dalam sistem eFAS. 13) Tandatangan oleh KPP dan Dekan.
6.5
Tanggungjawab
PT(P/O)
KPP/Dekan
14) Sediakan surat arahan penghantaran bagi setiap PO kepada pembekal.
PT(P/O)
15) Rekod dalam sistem FIS.
PT(P/O)
16) Sediakan PO dalam 3 salinan untuk Pembekal, Fail & Stor
PT(P/O)
Penerimaan Aset 6.5.1
Terima dan sahkan penerimaan bilangan alatan serta sediakan GRN (Nota Penerimaan Barang)
6.5.2
Maklumkan kepada jabatan/unit bahawa bungkusan alatan berkenaan sudah diterima dan pihak stor akan uruskan proses komisyen
6.5.3
Tetapkan tarikh komisyen dengan menghubungi wakil Jabatan Pembangunan, Pembekal dan jabatan/unit.
6.5.4
Pastikan semua dokumen yang diperlukan (inbois, PO, DO dan Sijil Pentauliahan) ada semasa komisyen
6.5.5
Komisyen alatan dilakukan dengan kehadiran wakil Jabatan Pembangunan, Jabatan/unit, Pembekal dan Pentadbiran. Jika alat tidak memenuhi spesifikasi, pihak Pembekal akan diberitahu dan tarikh komisyen baru akan ditetapkan. Sekiranya proses komisyen lulus semua wakil Jabatan Pembangunan, Jabatan/unit, Pegawai Aset PTJ dan pembekal akan menandatangani Sijil Pentauliahan
PTS
10/13
6.
PROSEDUR Langkah
6.6
Aktiviti
Tanggungjawab
6.5.6
Serahkan semua dokumen (Inbois, DO, PO, GRN, Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan) kepada Pejabat Pentadbiran untuk urusan pembayaran
PTS
6.5.7
Kemaskini maklumat dalam AMS
PTS
Pembayaran 6.6.1 Terima dokumen Inbois / DO/ PO/ GRN/ Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan dari PTS
PT(P/O)
PT(P/O)/PTK
6.6.2
Semak dan daftar dokumen (Inbois / DO/ PO/ GRN/ Borang KEWPA 2 dan Sijil Pentauliahan ) dalam sistem eFAS. Jika tidak lengkap kembalikan semula kepada PTS
6.6.3
Jika dokumen lengkap dapatkan tandatangan KPP dan Dekan
6.6.4
Sahkan daftar dokumen dalam sistem eFAS
PT(P/O)
6.6.5
Fotokopi untuk fail
PT(P/O)
6.6.6
Hantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari untuk proses Pembayaran
PT(P/O)
6.6.7
Rekod dalam sistem FIS
PT(P/O)
KPP/Dekan
11/13
7. CARTA ALIR PROSEDUR : 8. REKOD Nama
No. Rujukan
Penyimpanan Tempoh
Lokasi
Tanggungjawab
AMS
File Maker Pro (Online)
Tiada Had Tempoh
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)/PTS
Sistem FIS
File Maker Pro (Online)
Tiada Had Tempoh
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Salinan Dokumen Vot 35000, Borang Daftar Harta & Pemilihan Peralatan Untuk Pembelian Secara Terus (L6L8)
PPSP/Pent/Kew35/R1
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Rekod Penghantaran Inbois, DO, PO
PPSP/Pent/Kew35/R2
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
PPSP/Pent/Kew35/R3
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Surat Menyurat Vot 35000 (L2-L5)
PPSP/Pent/Kew35/R4
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Permohonan Dari Jabatan
PPSP/Pent/Kew35/R5
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Spesifikasi Yang Telah Disemak
PPSP/Pent/Kew35/R6
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Senarai Pembekal Vot 35000
PPSP/Pent/Kew35/R7
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Rekod Penilaian Prestasi Pembekal Vot 35000
PPSP/Pent/Kew35/R8
7 Tahun
Unit Pengurusan Kewangan
PT(P/O)
Pelawaan Sebutharga
12/13
9. LAMPIRAN Bil. Lampiran
No. Rujukan
1.
Rekod Pindaan
PPSP/Pent/CP4/L1
2. 3.
Surat Arahan Kemuka Senarai Borang Terima Permohonan Peralatan
4.
Surat Hantar Senarai Alat
PPSP/Pent/CP4/L2 PPSP/Pent/CP4/L3 PPSP/Pent/CP4/L4
5.
Surat Minta Spesifikasi
PPSP/Pent/CP4/L5
6.
Pelawaan Sebutharga
PPSP/Pent/CP4/L6
7.
Borang KEWPA 2
PPSP/Pent/CP4/L7
8.
Borang Penilaian Pembelian Terus Vot 35000
PPSP/Pent/CP4/L8
13/13
