Communicatieprotocol CultuurBewust.nl
Versie 1.0, april 2014
Inhoud Toelichting van gebruikte termen................................................................................................................. 3 1.
Doel van het communicatieprotocol .................................................................................................... 3
2.
Algemene communicatieregels ............................................................................................................ 3
3.
Communicatiekanalen .......................................................................................................................... 4 3.1.
E-mail ............................................................................................................................................ 4
3.2.
Interne nieuwsbrief....................................................................................................................... 4
3.3.
Facebook ....................................................................................................................................... 4
3.3.1.
Besloten redactiegroepen..................................................................................................... 4
3.3.2.
Openbare fanpagina ............................................................................................................. 5
3.4.
Twitter ........................................................................................................................................... 5
3.5.
Pinterest ........................................................................................................................................ 5
3.6.
Google+ ......................................................................................................................................... 6
3.7.
Wordpress ..................................................................................................................................... 6
3.8.
Groene das .................................................................................................................................... 6
Bijlage 1 – Taakomschrijving directie, hoofdredactie en eindredactie......................................................... 7 Directeur ................................................................................................................................................... 7 Redigerend hoofdredacteur ..................................................................................................................... 8 Organiserend hoofdredacteur .................................................................................................................. 9 Eindredacteur.......................................................................................................................................... 10 Redacteur ................................................................................................................................................ 11
Pagina 2 van 11
Toelichting van gebruikte termen Externe communicatie Alle communicatie tussen medewerkers en externe partijen zoals culturele organisaties. Interne communicatie Alle communicatie tussen medewerkers. Medewerkers
Directeur, hoofdredacteur, eindredacteuren, redacteuren en stagiairs.
Zakelijke e-mail
E-mailadres dat voor iedere nieuwe medewerker wordt aangemaakt en als volgt is samengesteld: [voornaam].[eventuele tussenvoegsels, gescheiden door een punt].[achternaam]@cultuurbewust.nl.
1. Doel van het communicatieprotocol Dit communicatieprotocol heeft als doel de interne en externe communicatie van CultuurBewust.nl snel, professioneel, duidelijk en consequent te laten verlopen. Daarnaast verschaft het protocol inzicht in de beschikbare communicatievormen die CultuurBewust.nl gebruikt en de manier waarop deze worden ingezet.
2. Algemene communicatieregels 2.1. Medewerkers bezigen te allen tijde gepast taalgebruik in alle vormen van communicatie. Dit straalt professionaliteit uit en leidt tot soepele communicatie. NB: gepast taalgebruik betekent niet altijd zeer formeel taalgebruik. In interne communicatie en externe communicatie met partijen waar regelmatig contact mee is, kan een informelere toon ook gepast zijn. 2.2. Indien een ontvangen bericht een antwoord behoeft, beantwoorden medewerkers deze binnen 24 uur. Door snelle communicatie weten de communicerende partijen waar zij aan toe zijn en wordt onzekerheid of ergernis voorkomen. NB: een antwoord binnen 24 uur hoeft niet altijd een volledige reactie op een bericht te bevatten. Een ontvangstbevestiging voorzien van een geplande reactietermijn kan ook (tijdelijk) voldoende duidelijkheid verschaffen voor de communicerende partijen. 2.3. Medewerkers communiceren in voldoende mate met hun collega’s. Indien een medewerker tijdelijk niet in staat is om aan zijn verplichtingen te voldoen, wordt in ieder geval de leidinggevende van de betreffende medewerker daarvan tijdig op de hoogte gesteld. Dit voorkomt onterechte verwachtingen of ergernissen, en indien nodig kunnen er maatregelen worden getroffen. 2.4. Medewerkers zullen er alles aan doen om de artikelen die zij op CultuurBewust.nl publiceren te verspreiden via sociale media en andere mogelijke communicatiekanalen, om het bezoekersaantal van CultuurBewust.nl te vergroten. Bij verspreiding via sociale media wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van relevante tags en mentions om de reikwijdte van het betreffende bericht te vergroten.
Pagina 3 van 11
3. Communicatiekanalen 3.1. E-mail E-mail is voor medewerkers het primaire communicatiemiddel voor zowel interne- als externe communicatie. Communicatie via e-mail verloopt relatief snel en is handig voor het archiveren en terugvinden van gemaakte afspraken. 3.1.1. Voor communicatie per e-mail maken medewerkers te allen tijde gebruik van de zakelijke e-mail. Collega’s kunnen elkaar zo altijd bereiken indien de voor- en achternaam van de betreffende medewerker bekend zijn. In externe communicatie straalt het gebruik van de zakelijke e-mail professionaliteit uit, waardoor de organisatie en de betreffende medewerker sneller serieus genomen zullen worden. 3.1.2. Medewerkers vullen te allen tijde een relevant onderwerp in als zij een e-mail opstellen. Dit vergemakkelijkt het organiseren en terugvinden van berichten voor de ontvanger. 3.1.3.Medewerkers stellen een gestandaardiseerde e-mailafsluiting in. Hierin wordt in ieder geval opgenomen: de naam en functie van de medewerker, de vermelding ‘CultuurBewust.nl’, voorzien van een link naar http://www.cultuurbewust.nl, en het bedrijfslogo. (Dit is te vinden via http://www.cultuurbewust.nl/wpcontent/uploads/2012/11/cb-logo-stropdas.png). Nieuwe redacteuren krijgen een handleiding toegestuurd voor het toevoegen een logo in de gestandaardiseerde emailafsluiting. Deze handleiding is ook op te vragen bij de hoofdredacteur. 3.1.4. Medewerkers stellen een out of office-reply in als zij langer dan een week niet in staat zijn om emails te beantwoorden. De communicerende partijen weten dan waar zij aan toe zijn.
3.2. Interne nieuwsbrief Alle medewerkers ontvangen maandelijks een interne nieuwsbrief. Hierin is informatie opgenomen over: Lopende projecten; Toekomstplannen; Nieuwe en vertrekkende medewerkers; Redacteur van de maand, die ook op de academypagina van de site wordt uitgelicht.
3.3. Facebook 3.3.1. Besloten redactiegroepen Iedere rubriek heeft haar eigen rubriekgroep op Facebook. Daarnaast is er een algemene redactiegroep. De redactiegroepen dienen als digitale redactieruimte, waarin alle vormen van overleg kunnen plaatsvinden. 3.3.1.1. De rubriekgroepen worden beheerd door de eindredactie van de betreffende rubriek. 3.3.1.2. De algemene redactiegroep wordt beheerd door de hoofdredactie.
Pagina 4 van 11
3.3.1.3. Nieuwe medewerkers worden door de paginabeheerders toegevoegd aan in ieder geval de betreffende rubriekgroep en de algemene redactiegroep. 3.3.1.4. Medewerkers kunnen een verzoek indienen om lid te worden van een rubriekgroep die niet hun eigen rubriek toebehoort. Deze verzoeken worden te allen tijde gehonoreerd. 3.3.1.5. Niet-medewerkers mogen in geen geval worden toegevoegd aan de redactie- of rubriekgroepen.
3.3.2. Openbare fanpagina CultuurBewust.nl heeft een fanpagina die door alle Facebookgebruikers geliked kan worden. De pagina heeft ten doel bonding te creëren tussen CultuurBewust.nl en zijn publiek, en de bekendheid van CultuurBewust.nl te vergroten. Op de fanpagina wordt het publiek op de hoogte gehouden van de artikelen op CultuurBewust.nl en de acties en activiteiten die CultuurBewust.nl organiseert. Daarnaast worden ludieke en/of (zijdelings) relevante items gepost ter vermaak van het publiek, die de interactie met het publiek en de reikwijdte van de fanpagina vergroten. 3.3.2.1. De fanpagina wordt beheerd door de hoofdredactie. 3.3.2.2. Het taalgebruik op de fanpagina is informeel. Dit vergroot de kans op interactie met het publiek.
3.4. Twitter CultuurBewust.nl heeft een openbare Twitteraccount met het doel bonding te creëren tussen CultuurBewust.nl en zijn publiek, en de bekendheid van CultuurBewust.nl te vergroten. Alle artikelen die verschijnen op CultuurBewust.nl worden verspreid via het Twitterkanaal. Ook acties en activiteiten van CultuurBewust.nl worden verspreid via het Twitterkanaal. 3.4.1. De Twitteraccount wordt beheerd door de hoofd- en eindredacties. 3.4.2. De eindredacties zijn verantwoordelijk voor het Tweeten over nieuwe artikelen. 3.4.3. Tweets worden op slimme momenten gepost, dus bijvoorbeeld niet laat op de avond of ’s nachts. 3.4.4. In tweets worden zo veel mogelijk relevante culturele instituties gementioned. 3.4.5. In tweets worden alleen relevante hashtags gebruikt.
3.5. Pinterest CultuurBewust.nl heeft een Pinterestaccount met het doel de bekendheid van CultuurBewust.nl te vergroten. Op Pinterest worden foto’s gedeeld van fotoreportages die op CultuurBewust.nl gepubliceerd worden en headerafbeeldingen van andere artikelen. 3.5.1. De Pinterestaccount wordt beheerd door de hoofd- en eindredacties. 3.5.2. De eindredacties zijn verantwoordelijk voor het pinnen van foto’s behorende bij nieuwe artikelen. 3.5.3. Afbeeldingen worden op slimme momenten gepost, dus bijvoorbeeld niet laat op de avond of ’s nachts. 3.5.4. Bij gepinde de foto’s wordt een korte beschrijving van het beeld en/of het bijbehorende artikel geplaatst.
Pagina 5 van 11
3.6. Google+ CultuurBewust.nl heeft een Google+-account met het doel bonding te creëren tussen CultuurBewust.nl en zijn publiek, en de bekendheid van CultuurBewust.nl te vergroten. Op de fanpagina wordt het publiek op de hoogte gehouden van de artikelen op CultuurBewust.nl en de acties en activiteiten die CultuurBewust.nl organiseert. 3.6.1.1. De Google+-pagina wordt beheerd door de hoofdredactie. 3.6.1.2. Het taalgebruik op de Google+-pagina is informeel. Dit vergroot de kans op interactie met het publiek.
3.7. Wordpress Op het dashboard van Wordpress worden medewerkers op de hoogte gehouden van belangrijk nieuws over CultuurBewust.nl en kunnen zij tips en trucs bekijken over journalistiek en handelingen in Wordpress. In de planning worden alle items geplaatst die door medewerkers gecoverd zullen worden. 3.7.1. Het nieuwsblok in Wordpress wordt beheerd door de hoofdredactie. 3.7.2. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor correcte invulling van de planning. 3.7.3. Medewerkers vullen te allen tijde de planning in. Dit om dubbele artikelen over een item te voorkomen en samenwerkingen tussen redacties te vergemakkelijken.
3.8. Groene das De groene das is het beeldmerk van CultuurBewust.nl. De das heeft ten doel de herkenbaarheid van CultuurBewust.nl te vergroten. Daarnaast is de das een teken van herkenning voor redacteuren, daar alleen de hoofd- en eindredactie een eigen das in bruikleen heeft. Om de kracht van het beeldmerk in stand te houden en te vergroten, wordt de das regelmatig gedragen. 3.8.1. De das wordt te allen tijde om de hals gedragen. 3.8.2. De hoofd- en eindredactie draagt de das bij interne activiteiten zoals de redacteurendag, borrels, masterclasses en werkvloersessies. 3.8.3. Bij beëindiging van het hoofd- of eindredacteurschap wordt de das ingeleverd. 3.8.4. Bij het maken van items voor CultuurBewust-TV wordt de groene das door alle betrokken medewerkers gedragen.
Pagina 6 van 11
Bijlage 1 – Taakomschrijving directie, hoofdredactie en eindredactie Directeur Afdeling Beleid
Functieomschrijving Zorgen dat de doelstellingen van CultuurBewust.nl worden nageleefd
Strategie
Een vijfjarenstrategie uitwerken zodat CultuurBewust.nl op financieel gezonde basis haar werkzaamheden met een continue professionaliteit kan voortzetten en doorontwikkelen Zorgen dat CultuurBewust.nl door middel van on- en offline campagnes de bezoekersaantallen ziet stijgen
Marketing
Verkoop
Financiën
IT
HRM
Specifieke taken * Regelmatige controle van de inhoud website *Evaluatiegesprekken met eindredacteuren bijwonen *Evaluatiegesprekken en brainstormsessies voeren met de hoofdredacteur * Brainstormsessies met andere ondernemers * Verdienmodellen uitwerken en op kleine schaal testen
* Advertenties plaatsen (barterdeals) * Promotiemateriaal laten ontwerpen en verspreiden (Flyers, poster, stickers, ansichtkaarten) Zorgen dat CultuurBewust.nl een gezonde * Verkoop nieuwsbrief financiële basis heeft om haar * Verkoop prijsvraagacties werkzaamheden te kunnen uitvoeren en in de * Verkoop advertenties/advertorials toekomst betaalde functies kan aanbieden voor het magazine * Projecten binnenhalen Zorgen dat de financiële administratie van * Versturen van facturen CultuurBewust.nl op orde is * Factuurherinneringen versturen * Inkomende facturen betalen * Kwartaalaangifte BTW doen * Inkomensbelastingaangifte doen (jaarlijks) Zorgen dat alle IT-faciliteiten van * Controleren van functionaliteiten CultuurBewust.nl naar behoren werken en * Uitwerken van plannen ter daar waar nodig worden verbetering van het systeem doorontwikkeld/geoptimaliseerd. * Aansturen van de webbouwer en vormgever Zorgen voor een continue professionele * Voortgangsgesprekken voeren met aansturing van de redacties. hoofdredacteur * Bijwonen van voortgangsgesprekken
Pagina 7 van 11
Redigerend hoofdredacteur Afdeling HRM
Communicatie
Functieomschrijving Zorgen voor een continue professionele aansturing van de redacties. Zorgen voor onderlinge samenwerking tussen de redacties. Zorgen dat de medewerkers van CultuurBewust.nl zich optimaal kunnen ontwikkelen. Versterken van de onderlinge betrokkenheid.
Specifieke taken * Voeren van sollicitatiegesprekken met eindredacteuren, samen met de organiserend hoofdredacteur * Aannemen en ontslaan van eindredacteuren, samen met de organiserend hoofdredacteur * Aannemen en ontslaan van * Houden van voortgangsgesprekken, samen met de organiserend hoofdredacteur * Aannemen en ontslaan van * Bijwonen van redactiespecifieke bijeenkomsten * Eerste drie sollicitatiegesprekken van andere redacties bijwonen voor feedback * Formuleren format leerplan * Opstellen van leerplan samen met eindredacteuren * Klankbord en vraagbaak voor eindredacteuren * Opstellen en handhaven vrijwilligerscontracten * Ontwerpen en uitrollen van de CultuurBewust Academy * Inhoudsopgave voor basiscursus journalistiek maken Zorgen dat er zoveel mogelijk op één en * Dagelijkse controle van tekst, dezelfde manier wordt gecommuniceerd, inhoudelijke en audiovisuele aspecten. zowel intern als extern, om zo de * Opstellen en handhaven van een professionaliteit van CultuurBewust.nl te communicatieprotocol waarborgen en te verbeteren * Regelmatig controleren van communicatiedocumenten (b.v. handleidingen) en updaten waar nodig
Pagina 8 van 11
Organiserend hoofdredacteur Afdeling HRM
Functieomschrijving Zorgen voor een continue professionele aansturing van de redacties. Zorgen voor onderlinge samenwerking tussen de redacties. Zorgen dat de medewerkers van CultuurBewust.nl zich optimaal kunnen ontwikkelen. Versterken van de onderlinge betrokkenheid.
Specifieke taken * Voeren van sollicitatiegesprekken met eindredacteuren, samen met de redigerend hoofdredacteur * Aannemen en ontslaan van eindredacteuren, samen met de redigerend hoofdredacteur * Houden van voortgangsgesprekken, samen met de redigerend hoofdredacteur * Organiseren van redactievergaderingen * Bijwonen van redactiespecifieke bijeenkomsten * Klankbord en vraagbaak voor eindredacteuren, samen met de redigerend hoofdredacteur * Organiseren Redacteurendag *Aansturen van Communitymanager die de volgende taken uitvoert: - Organiseren van masterclasses - Organiseren van werkvloersessies - Organiseren van Sharing Dinners / picknicks * Evt. opzetten van een alumninetwerk
Publiciteit
Zorgen dat CultuurBewust.nl door middel * Handhaven en aanscherpen social van kosteloze on- en offline campagnes media beleid * Campagnes/ projecten ter de bezoekersaantallen ziet stijgen. bevordering van de publiciteit in goede banen leiden * Roll-up banners op goedbezochte plekken plaatsen * Mediapartnerschappen aangaan * Samenwerkingsverbanden met organisaties en onderwijsinstellingen initiëren en onderhouden
Pagina 9 van 11
Eindredacteur Afdeling HRM
Functieomschrijving Zorgen voor een continue invulling van een enthousiaste en betrokken redactie. Handhaven van de productieregels en peilen welke skills de redacteuren willen ontwikkelen. Redacteuren begeleiden in grote lijn (leerplan).
Specifieke taken * Voeren van sollicitatiegesprekken met redacteuren * Aannemen en ontslaan van redacteuren * Opstellen van een leerplan met milestones * Houden van voortgangsgesprekken * Organiseren van redactievergaderingen * Organiseren van redactiebijeenkomsten * Nieuw aangenomen redacteur toevoegen aan de Facebookgroep * Zoveel mogelijk aanwezig zijn op evenementen. Borrels, meetings, vergaderingen, workshops… * Klankbord en vraagbaak voor redacteuren
Redactie
Begeleiden van redacteuren op detailniveau (redigeren), hen tippen over te coveren items en hen sturen in het coveren van jong talent
Publiciteit
Zorgen dat CultuurBewust.nl door middel van kosteloze on- en offline acties de bezoekersaantallen ziet stijgen.
* Doorsturen van persberichten via de mail en/of Facebook * De artikelen van de redacteuren nakijken, feedback geven. Letten op inhoud, opbouw, samenhang, beeldend en gevarieerd taalgebruik, zinsopbouw, spelling, toon etc. Zie ook checklist redigeren. * Feedback versturen, herziene versie(s) laten schrijven. * Laatste versie nakijken in Wordpress. * Artikelen publiceren * Twitter, LinkedIn, Googleplus en Facebook over het artikel en laat dat doen door de instelling en redacteur * Bedenk mogelijke samenwerkingen met culturele partners en leg je dossier-idee voor aan de hoofdredacteur * Voer goedgekeurde dossier-ideeën uit en plan social media-uitingen in * Stimuleer redacteuren om hun vrienden te tippen over de Facebookpagina van CultuurBewust.nl * Volg interessante mensen op Twitter met het @CultuurBewust account en zorg er voor dat ze jou ook gaan volgen
Pagina 10 van 11
Redacteur * Voldoen aan profiel van jonge cultuurjournalist: nieuwsgierig, ondernemend, assertief. * Leerplan opstellen en naleven. * Minimaal twee artikelen per maand produceren. * Zelfmarketing: inzetten van sociale media (Facebook, Twitter, Google+, Pinterest). * Netwerken tijdens in- en externe bijeenkomsten.
Pagina 11 van 11
