Co dál po registraci Žádosti o dotaci z PRV???
Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí.
1.
Písemné vyrozumění o registraci Žádosti na RO SZIF v Brně: Poté lze:
realizovat způsobilé výdaje projektu - ovšem s rizikem, že jeho projekt nemusí být ze strany RO SZIF podpořen – tzn. je možné začít s vlastní realizací projektu o
je nutné realizovat ty způsobilé výdaje, které jsou popsány v předloženém projektu
o
způsobilým výdajem je také:
o
od 1. 1. 2007 do data podání Žádosti o proplacení – výdaje související s přípravou projektu/Žádosti o dotaci
od 1. 1. 2007 do data podání Žádosti o proplacení - výdaje spojené s nákupem nemovitosti
způsobilým výdajem není:
pořízení použitého movitého majetku
nákup zemědělských výrobních práv
v případě zemědělských investic nákup zvířat, jednoletých rostlin a jejich vysazování
DPH -
platí pro obce a žadatele, kteří jsou plátci daně neplatí pro NNO a církve, pro ně je DPH uznatelným výdajem
2.
3.
prosté nahrazení investice, nepředstavuje zhodnocení
úroky z půjček
tzn.
výměna
investice,
která
Monitoring projektu ze strany MAS:
o
MAS má za povinnost na začátku realizace, v průběhu realizace a po ukončení projektu provádět místní šetření, zda je projekt realizován v souladu s předloženou Žádostí o dotaci a s Pravidly IV.1.2.
o
o datu provedení této kontroly se zástupce MAS předem telefonicky domluví s žadatelem. Přítomnost žadatele při monitoringu není nutná, ale žádoucí, předejde se tím případným neshodám
o
po provedeném monitoringu vyhotoví pracovník MAS zápis o průběhu kontroly, který podepíše pracovník MAS, zástupce monitorovacího výboru a žadatel. Žadatel obdrží kopii zápisu, originál bude založen do složky projektu
Dohoda o poskytnutí dotace:
Projekt byl RO SZIF schválen k spolufinancování z PRV: o
žadatel je písemně vyzván k podpisu Dohody na RO SZIF
o
žadatel je povinen se dostavit na příslušné RO SZIF k podpisu Dohody ve lhůtě stanovené výzvou
o
žadatel předkládá povinné přílohy – dle Přílohy č. 9 - pro každou Fichi
o Dohodu podepisuje žadatel osobně před pracovníkem RO SZIF
(v případě právnických osob pak prostřednictvím jejich statutárního orgánu v souladu se stanoveným způsobem právoplatného jednání a podepisování za příslušnou právnickou osobu) nebo prostřednictvím zmocněného zástupce
o
Dohoda se vyhotovuje minimálně ve dvou stejnopisech, každé vyhotovení Dohody má hodnotu originálu. Dohodu obdrží v jednom vyhotovení příjemce dotace a jedno vyhotovení příslušné RO SZIF. Stejný postup platí při uzavírání případného Dodatku k Dohodě
o
Případné změny obsahu Dohody se upravují Dodatkem k Dohodě, příp. Vyrozuměním
o
Žadatel z podepsané Dohody a ze všech následných podepsaných Dodatků vyhotoví vždy kopii, kterou předá - zašle do 14 kalendářních dnů po podpisu na příslušnou MAS.
2
Povinné přílohy předkládané při odpisu Dohody – dle jednotlivých Fichí: 1. Fiche č.1 – Partnerství venkova – Obnova a rozvoj vesnic
Výpis z obchodního rejstříku nebo jiné osvědčení právního statutu, které je v souladu s definicí příjemce dotace a není starší než 3 měsíce k datu podpisu Dohody. V případě obcí a svazků obcí ne starší než 1.1.2007 - originál nebo úředně ověřená kopie.
Doklad o vedení (popř. zřízení) bankovního účtu ve vlastnictví žadatele, na který bude žadateli poskytnuta dotace – prostá kopie.
Potvrzení finančního úřadu,že žadatel má vypořádány splatné závazky vůči finančním úřadům, ne starší než datum zaregistrování Žádosti o dotaci - prostá kopie.
2. Fiche č. 2 – Partnerství venkova – Občanské vybavení a služby
Výpis z obchodního rejstříku nebo jiné osvědčení právního statutu, které je v souladu s definicí příjemce dotace a není starší než 3 měsíce k datu podpisu Dohody. V případě obcí a svazků obcí ne starší než 1.1.2007 - originál nebo úředně ověřená kopie.
Doklad o vedení (popř. zřízení) bankovního účtu ve vlastnictví žadatele, na který bude žadateli poskytnuta dotace – prostá kopie.
Potvrzení finančního úřadu,že žadatel má vypořádány splatné závazky vůči finančním úřadům, ne starší než datum zaregistrování Žádosti o dotaci - prostá kopie.
3. Fiche č. 4 – Partnerství venkova – Modernizace zemědělských podniků
4.
Osvědčení o zápisu do evidence zemědělského podnikatele - úředně ověřená kopie.
V případě právnických osob také Výpis z obchodního rejstříku nebo jiné osvědčení právního statutu, které je v souladu s definicí příjemce dotace a není starší než 3 měsíce k datu podpisu Dohody – originál nebo úředně ověřená kopie.
Doklad o vedení (popř. zřízení) bankovního účtu ve vlastnictví žadatele, na který bude žadateli poskytnuta dotace - prostá kopie.
Potvrzení finančního úřadu, že žadatel má vypořádány splatné závazky vůči finančním úřadům.Datum tohoto potvrzení nesmí být starší než datum zaregistrování Žádosti o dotaci – prostá kopie.
Provádění změn během realizace projektu:
všechny změny, ke kterým během realizace projektu dojde, musí být nahlášeny na RO SZIF pomocí tzv.Hlášení změn – formulář naleznete na našich webových stránkách – www.maspartnerstvi.cz, nebo na www.szif.cz
každá změna musí být nahlášena – jinak hrozí žadateli sankce – až ukončení realizace projektu, bez nároku na jakékoli finanční vyrovnání !!!!
3
každou zamýšlenou změnu konzultujte s pracovníky MAS
hlášení o změnách předává žadatel MAS, ta provede jeho kontrolu, odsouhlasí jej, podepíše a odevzdá na RO SZIF
u změny termínu Žádosti o proplacení není nutný podpis zástupce MAS na Hlášení, ale je třeba, aby změnou nedošlo k porušení bodového hodnocení Výběrové komise MAS
všechny změny musí respektovat:
a)
splnění účelu projektu nastavené limity – viz. Příloha č. 9 (pro každou Fichi zvlášť) max. výši dotace, která je uvedena v Dohodě o poskytnutí dotace podmínky plynoucí z preferenčních kritérií – jsou uvedeny v jednotlivých fichích – kap. 26
Změny, které nelze provést bez předchozího souhlasu RO SZIF: !! POZOR tyto změny nelze realizovat dokud není získán souhlas RO SZIF !!
b)
změna místa realizace projektu
změna žadatele dotace
změna vlastnictví dědického řízení)
pronájem předmětu projektu dalšímu Samostatné příloze 9 upraveno jinak
změna způsobu realizování projektu dodavatelsky na formu věcného plnění a naopak
změna termínu podání Žádosti o proplacení oproti termínu uvedenému v Dohodě (změna musí být oznámena nejpozději ve smluvně stanoveném datu podání Žádosti o proplacení)
majetku,
který
je
předmětem
dotace
(kromě
subjektu,
pokud
není
v
Změny, které je příjemce dotace povinen předložit nejpozději v den podání Žádosti o proplacení, ke kterému se následně RO SZIF vyjádří: !! POZOR nedoporučujeme nechávat oznámení změn na poslední chvíli, SZIF se může vyjádřit i negativně a potom nedojde k proplacení dotace !!
změny technických parametrů projektu
změny ve stavebním povolení nebo ohlášení stavby
změny částky kódu oproti údajům v Dohodě (včetně dodatků) o více než 20 %
4
c)
změny částky způsobilých výdajů, ze kterých je stanovena dotace, oproti údajům v Dohodě (včetně dodatků) o více než 20 %
přidávání/odstranění kódů způsobilých výdajů oproti údajům v Dohodě
změna účtu
změna trvalého bydliště/sídla žadatele/příjemce dotace
změna statutárního orgánu
Výsledek schvalovacího řízení Hlášení o změnách:
d)
Změny po proplacení projektu:
5.
do 60 dnů o Vyrozumění o Dodatek k Dohodě
změna trvalého bydliště/sídla žadatele/ změna příjemce dotace – i jen změna názvu žadatele změna statutárního orgánu
Zadávání zakázek – výběrová řízení:
Zadávání zakázek se v rámci PRV řídí pravidly, které stanovilo MZE, nebo může být postupováno dle § 147 zák. č. 137/2006 Sb. Jednodušší je postup dle pokynů MZE. Pokyny MZE pro zadávání zakázek:
1. předpokládaná hodnota samostatného výrobku, služby či dodávky nepřesáhne 10 tis. Kč (bez DPH)
žadatel nemusí uskutečňovat výběr z více dodavatelů ani jiné vyhodnocení nabídky může zadat zakázku a uzavřít smlouvu nebo vystavit objednávku přímo s jedním dodavatelem a to do maximální výše 100 000 Kč (bez DPH) v součtu těchto samostatných výdajů na projekt tzn. - pro kontrolu ze strany RO SZIF je nutné mít potvrzenou objednávku, smlouvu s dodavatelem a fakturu
2. předpokládaná hodnota zakázky nepřesáhne 500.000,- Kč (bez DPH) !!! Není třeba výběrového řízení žadatel je povinen transparentně a nediskriminačně, při kontrole musí doložit !!!
5
postupovat
tabulku s uvedením alespoň 3 dodavatelů, která srozumitelně poskytne srovnatelný cenový přehled
tabulka obsahuje seznam dodavatelů, cen a způsob jejich zjištění cenovým marketingem - cenové nabídek 3 dodavatelů, průzkum trhu, telefonicky, z veřejně dostupných zdrojů – internet, katalogové ceny…
pokud se žadatel nedoloží výběr z minimálně 3 nabídek musí uskutečnit zadání prostřednictvím centrální adresy
3. předpokládaná hodnota zakázky přesáhne 500.000,- Kč (bez DPH) POZOR!!! !!! Žadatel je povinen uskutečnit zadávací řízení a vybrat dodavatele z minimálně 3 nabídek a průběh zadávacího řízení náležitě dokladovat !!! !!! Pokud se žadatel řídí pokyny pro PRV ale obdrží méně než 3 nabídky, musí uskutečnit zadání prostřednictvím centrální adresy !!! POZNÁMKA: Bez ohledu na výši zakázky může žadatel postupovat dle § 147 zák. č. 137/2006 Sb. Pak platí:
zveřejnění zakázky musí trvat minimálně 21 dnů, pokud se nejedná o veřejného zadavatele. V tomto případě je takové zadávací řízení považováno za provedené v souladu s Pravidly
pokud žadatel na takto uveřejněnou zakázku obdrží nabídku pouze od jednoho uchazeče, může v tomto případě uzavřít smlouvu s uchazečem, který předložil nabídku, pokud tato nabídka splňuje požadavky zadavatele na předmět plnění zakázky
6
Přehledná tabulka dokumentace ze zadávacího řízení zakázek PRV dle pokynů MZE pro oba druhy výběrového řízení:
Povinná předkládaná dokumentace na RO SZIF pro zadávací řízení zakázek PRV v režimu mimo zákon č. 137/006 Sb.
řízení
informaci o druhu a předmětu zakázky, identifikační údaje zadavatele, zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, lhůtu a místo pro podání nabídek - stanoví zadavatel s ohledem na složitost a rozsah zpracování nabídky, údaje o hodnotících kritériích (nejnižší cena nebo ekonomická výhodnost nabídky), pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, požadavky na prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů, požadavky na prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů dodavatele - lze doložit Čestným prohlášením*, případně požadavky na další kvalifikační předpoklady, které si zadavatel může dle svého zvážení stanovit výzva k podání nabídky může být předána uchazečům e-mailem.
Ne
zadávacím
Ne
v
Vždy
nabídky
Vždy
podání
VŘ do 500 tisíc Kč
Prostá kopie
k
VŘ nad 500 tisíc Kč
Originál
1. Výzva obsahuje:
Druh dokladu
2. Zadávací dokumentace obsahuje:
vymezení předmětu zadávané zakázky podle specifikace uvedené v projektu, nebo dle klasifikace zboží, služeb a stavebních prací podle referenční klasifikace platné pro veřejné zakázky CPV, obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, případně objektivních podmínek, za nichž je možné překročit výši nabídkové ceny, technické podmínky, je-li to odůvodněno předmětem zadávané zakázky (technické podmínky nesmí být stanoveny tak, aby určitým dodavatelům zaručovaly konkurenční výhodu nebo vytvářely překážky pro mezinárodní obchod), požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny, podmínky a požadavky na zpracování nabídky, způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií, v případě stavebních prací projektovou dokumentaci a soupis prací, dodávek a služeb s výkazem výměr. zadávací dokumentace může být předána uchazečům e-mailem.
7
4. Doklady dodavatele:
o
splnění
kvalifikačních
předpokladů
základních kvalifikačních předpokladů, splnění základních kvalifikačních předpokladů lze prokázat Čestným prohlášením*), profesních kvalifikačních předpokladů, splnění dodavatel prokazuje kopií dokladu o oprávnění k podnikání – např. výpisu z obchodního rejstříku či jiné evidence, pokud je v ní zapsán nebo jiného dokladu podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zadávané zakázky (výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, certifikátu vydaného správcem systému registru certifikovaných dodavatelů, výpisu ze zahraničního seznamu dodavatelů či certifikát zahraničního dodavatele, licence apod.), dalších kvalifikačních předpokladů, pokud si je v zadávací dokumentaci zadavatel stanovil dle svého zvážení
Ne
Vždy
Ne
Vždy
Vždy
Originál, doprovodná dokumentace v kopii
musí splňovat požadavky výzvy a zadávací dokumentace, musí obsahovat identifikační údaje uchazeče, návrh smlouvy o dílo – podepsaný oprávněnou osobou musí být podepsány osobou oprávněnou jednat za uchazeče, lhůtu pro podání nabídky si stanoví zadavatel a počíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy k podání nabídky, nabídky jsou převzaty v originále, musí být opatřeny datem, podpisem osoby oprávněné jednat za uchazeče + příp. razítkem (nejlépe na poslední straně nabídky), doprovodná dokumentace v prosté kopii. nabídka může být předána zadavateli e-mailem s elektronickým podpisem.
Kopie, při předkládání čestného prohlášení originál
Kopie
3. Nabídky (nejméně tři) obdržené od dodavatelů:
dle předem stanovených kritérií pro výběr zakázky, které bude obsahovat údaje o uchazečích, od kterých zadavatel obdržel nabídky (identifikační údaje - název firmy/jméno uchazeče), nabídková cena, pořadí vyhodnocených nabídek, důvody vyloučení uchazeče (např. doručení nabídky po termínu, nesplnění základních nebo profesních kvalifikačních předpokladů, nebo dalších kvalifikačních předpokladů stanovených zadavatelem). V případě hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky provede zadavatel vyhodnocení formou tabulky, ve které jsou přiděleny jednotlivým dílčím kritériím váhy vyjádřené v procentech.
8
Ne
5. Vyhodnocení předložených nabídek
Vždy
Ne Ne Ne Vždy smlouva/ objedn. Vždy
Vždy Vždy Vždy
Kopie
Vždy Lze
11. Písemná objednávka: vystavená příjemcem dotace**), na hodnotu zakázky nepřevyšující 500 tis. Kč (kopie), ve které jsou specifikovány dodávky, služby a stavební práce takovým způsobem, aby bylo možné jejich zařazení do jednotlivých položek způsobilých výdajů dle Dohody. Akceptuje se též internetová objednávka
Ne
10. Zrušení zadávacího řízení: - je-li uvedeno ve výzvě k podání nabídky, je žadatel oprávněn zrušit zadávací řízení pro zakázky kdykoliv bez uvedení důvodu (nejpozději do uzavření smlouvy nebo písemné objednávky)
Originál
9. Smlouva: - uzavřená s vybraným uchazečem, ve které jsou specifikovány dodávky, služby a stavební práce takovým způsobem, aby bylo možné jejich zařazení do jednotlivých položek způsobilých výdajů dle Dohody.
Originál
nebyli
Kopie
8. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky: vítěznému uchazeči a všem uchazečům, kteří vyloučeni z účasti v zadávacím řízení.
Kopie
7. Dopisy se sdělením o vyloučení uchazečů: ze zadávacího řízení (pokud budou vyloučeni).
Originál
6. Prohlášení členů hodnotící komise o nepodjatosti (pokud byla ustanovena hodnotící komise): doporučujeme jmenovat nejméně tříčlennou v případě, že žadatel ustanoví hodnotící komisi pro hodnocení nabídek, musí všichni členové hodnotící komise na počátku jednání předložit písemné prohlášení o své nepodjatosti, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí mít osobní zájem na zadání zakázky
*) Čestné Prohlášení k zákl. kvalifikačním předpokladům: dodavatel nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání, na majetek dodavatele není prohlášen konkurz nebo návrh na prohlášení konkursu nebyl zamítnut pro nedostatek majetku dodavatele nebo vůči němuž není povoleno vyrovnání nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů, dodavatel není v likvidaci. **) objednávku vystavenou příjemcem dotace, tj. objednatelem (tzn. podepsanou pouze objednatelem) lze použít pouze za podmínky, že na základě písemné objednávky došlo k faktickému plnění a na provedené práce/dodávky byla vystavena faktura nebo jiný účetní doklad dodavatelem, event. další doklady (záruční list…) ze kterých je patrné, že se vztahují k příslušné objednávce a konkrétnímu projektu. Objednávka vystavená objednatelem nemusí být potvrzená dodavatelem. Kopie = prostá kopie
9
Originál = originál, nebo úředně ověřená kopie 6. Žádost o proplacení dotace: Nutno doložit:
Žádost o proplacení – formulář Účetní / daňové doklady týkající se dotace originál, nebo ověřená kopie Doklady o uhrazení závazku dodavateli – výpisy z bankovního účtu Kupní smlouva – v případě nákupu pozemku Při nákupu strojů a technologií technickou dokumentaci k výrobku s dokladem o shodě ( ES-prohlášení o shodě) Kolaudační souhlas nebo oznámení SÚ o užívání stavby Položkový rozpočet – dle číselníku způsobilých výdajů – pro Fichi č. 4 platí ceník RTS, a.s. Brno Soupiska účetních dokladů Všechny podklady pro zadávací (výběrové) řízení, včetně všech smluv
Předložení žádosti o proplacení dotace: 1. Žádost o proplacení se nejdříve předkládá na MAS, žadatel obdrží potvrzení od MAS, že je vše v pořádku 2. Poté žadatel Žádost o proplacení předkládá na RO SZIF 3. Žadatel podepisuje Žádost o proplacení před pracovníkem RO SZIF osobně i s dokladem o kontrole MAS – podepisuje buď statutární zástupce, nebo prostřednictvím zmocněného zástupce 4. Výzva pro doplnění údajů – stanoven termín pro doplnění – pokud údaje nejsou doplněny – konec administrace bez proplacení projektu 5. Nejsou–li požadavky na doplnění – do 12 týdnů bude proplacení žádosti schváleno. Pak proplacení bude provedeno do 21 dnů od schválení žádosti o proplacení 6. Budou-li předloženy účetní doklady nad rámec dotace, bude projekt proplacen pouze do výše dotace 7. Žádost o proplacení musí být založena na skutečně prokázaných způsobilých výdajích 8. V případě, že je Žádost o proplacení podána před smluvním termínem, je na ni pohlíženo, jako by byla podána v termínu uvedeném v Dohodě. 7. Kontrola dodržování podmínek PRV a způsob účtování o dotaci:
Žadatel je povinen umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám - SZIF, MZE, EU, NKÚ
Kontrola ze strany SZIF může být prováděna ode dne zaregistrování Žádosti o dotaci po celou dobu trvání závazku stanoveného v Dohodě
10
O kontrole bude sepsán protokol ve třech vyhotoveních. Jedno vyhotovení obdrží kontrolovaný žadatel dvě vyhotovení kontrolní orgán
Žadatel je povinen respektovat opatření stanovená k nápravě a dodržet stanovené termíny pro odstranění nedostatků a závad
Příjemce dotace je povinen vést účetnictví v souladu s předpisy ČR
Příjemce dotace vede o realizaci projektu samostatnou analytickou účetní evidenci nebo samostatnou podrobnou evidenci
Za každé porušení pravidel při realizaci i vyúčtování může být udělena sankce – až ukončení administrace projektu!!!!
8. Povinné přílohy předkládané po proplacení projektu: Platí pouze pro Fichi č. 4
Doklady k prokázání povinného monitorovacího indikátoru „zvýšení přidané hodnoty podpořeného podniku“, tzn. rozvaha (bilance) a výkaz zisku a ztráty nebo výkaz příjmů a výdajů a výkaz o majetku za každý účetně uzavřený rok po dobu pěti let od data proplacení dotace. Údaje budou poskytnuty na základě výzvy Ministerstva zemědělství, popřípadě jiného pověřeného subjektu, a to dle metodického pokynu uveřejněného na internetových stránkách Mze.
9. Povinná propagace – pravidla pro publicitu: Veškerá propagace (informační tabule, billboardy, samolepky, plakáty) jsou financovány z vlastních zdrojů příjemce dotace. Příjemce dotace je povinen uchovat pro potřeby kontroly doklady, že dodržel všechny podmínky informačních a propagačních opatření souvisejících s pomocí z Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova dle této metodiky (např. tabule, plakát, fotodokumentace atd.).
Informační tabule, plakáty a publikace Informační tabule, publikace (brožury, letáky) a plakáty o opatřeních a akcích spolufinancovaných z Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova (EZFRV) musí na titulní stránce obsahovat jasné uvedení účasti Společenství, stejně jako symbol Společenství a logo PRV, případně LEADER a MAS. 1. Plakát musí splňovat následující kritéria: • Obsahuje popis projektu, symbol a slogan Společenství (případně logo LEADER a MAS, pokud se jedná o projekt financovaný v rámci osy IV LEADER) a logo Programu rozvoje venkova ČR (technický popis viz příloha č. 1). V případě projektů financovaných v rámci osy IV LEADER je použití loga LEADER povinné a loga MAS nepovinné. Tyto informace budou zabírat nejméně 25 % plochy plakátu.
11
• Minimální formát plakátu je A4.
2. Informační tabule: - celkové výdaje projektu přesahují 50 000,- EUR o
celkové náklady projektu se přepočítají kurzem ČNB stanoveným pro pracovní den předcházející dni předložení Žádosti o proplacení na příslušný RO SZIF
o
příjemce ji umístí viditelně v místě realizace projektu
o
instaluje se po ukončení realizace projektu, nejpozději v den obdržení finančních prostředků na běžný účet a je zde umístěna po celou dobu udržitelnosti propagovaného projektu.
Kritéria informační tabule: o
symbol a slogan Společenství, logo LEADER a MAS a logo Programu rozvoje venkova ČR
o
tyto informace budou zabírat nejméně 25 % plochy tabule
o
minimální formát tabule je A3 (rozměry 297x420 mm)a je voděodolná
Závazný vzor informační tabule pro opatření realizovaná v rámci osy IV LEADER:
TENTO PROJEKT
„NÁZEV PROJEKTU“ JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ Z EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ VENKOVA v rámci osy IV LEADER Programu rozvoje venkova ČR
Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí
12