Cloud accounting U en uw accountant, één team

Cloud accounting U en uw accountant, één team

Bent u klaar voor de toekomst?

2

• Wist u dat accountants een knelpuntberoep uitoefenen? Dat ze vandaag dus al dun gezaaid zijn? En morgen nog dunner. Een kmo als de uwe heeft het dus moeilijk om accountants aan te trekken en te houden. • De zakenwereld stuit op de ene na de andere crisis en beleeft woelige tijden. Een bijkomstige moeilijkheid? De levenscyclus van diensten en producten wordt alsmaar korter. Daarom moet u als bedrijfsleider de vinger aan de pols houden en snel reageren op veranderingen. Maar dat kan alleen als u voortdurend beschikt over accurate financiële informatie. • De digitalisering van administratieve documenten doet overal haar intrede. Zowel in B2B-, B2C- en B2G-communicatie. Facturen, btw-aangiften, bankuittreksels, loonbrieven, …? Die worden meer en meer digitaal verstuurd. Is uw organisatie al klaar voor deze e-communicatie? Deze trends zetten de financiële afdeling van uw kmo steeds meer onder druk. Dat leidt tot extra investeringen die uw kosten de hoogte injagen. Én tot teleurstellingen, als uw financiële medewerkers de hoge verwachtingen niet kunnen inlossen. Tijd dus om uw financiële waardeketen nú grondig onder de loep te nemen.


3

Innovatief en interactief: uw accountant altijd bij de hand

De perfecte samenwerking De digitalisering van uw documenten kán het partnerschap tussen u en onze accountant naar een hoger niveau tillen. Want dankzij cloud accounting werken we interactief met

elkaar samen. Zo updaten wij met de regelmaat van de klok uw boekhouding. En bent u mee met uw financiële stand van zaken. U moest vroeger uw facturen opsparen, om ze en masse te laten verwerken. Die tijd is voor goed voorbij!

Taken uw administratief-financieel personeel

Taken Deloitte Fiduciaire accountant

Aanleveren van verkoopfacturen: Data-export uit facturatiesoftware Aanleveren CODA-bestanden Raadplegen van rapportering • Voorstel voor aanmaningen • Aging balance • Dashboard per klant Betalingsherinnering • Goedkeuring • Historiek consulteren Documentenbeheer • Aanmaningen

4

Cloud accounting portal

• controle • verwerking en afsluiting • rapportering • administratie betalingsherinnering

Eén proces en één aanspreekpunt voor al uw verrichtingen • U krijgt één aanspreekpunt voor uw volledige boekhoudproces: van registratie, over afsluiting, tot rapportering. Hoe jullie documenten uitwisselen? Via uw eigen portaalsite. Daar laadt u zelf uw boekhoudkundige stukken op én vindt u onze rapporteringen, betalingsvoorstellen, … • Uw boekhouding is voortdurend up-to-date. Omdat u met de regelmaat van de klok – en volgens afspraak – uw documenten (aankoopfacturen, verkoopfacturen, bankuittreksels,…) aan ons doorstuurt. • U verliest geen tijd meer aan uw zoektocht naar papieren documenten. Want u kan steeds deze informatie digitaal terugvinden via uw eigen portaalsite. • We registreren een aankoopfactuur maar één keer, maar gebruiken de data voor voor verschillende doeleinden zoals kostenopvolging, leveranciersopvolging, margeanalyse, … • U vertrouwt voor elk administratief proces op een best practice, vlekkeloze samenwerking. Stel: het is tijd voor uw leveranciersbetalingen. Dan werken we eerst uw boekhouding helemaal bij. Op basis van die laatste update maken we een lijst met aankoopfacturen waaraan u het beste voorrang geeft. Hebt u beslist wat u wilt betalen? Dan bezorgen we u het betalingsbestand voor de bank. Een prima werkwijze die uw accountant in goede banen leidt. Maar waarover u op élk moment de controle behoudt.

Uw financiële informatie: altijd en overal beschikbaar Met cloud accounting van Deloitte bent u helemaal klaar voor de toekomst. De digitalisering van uw administratie vormt niet langer een bedreiging met extra kosten. Maar juist een meerwaarde voor uw zaak: u neemt altijd de juiste beslissingen – op basis van recente financiële informatie. Die staat verzameld op uw eigen internetwolk en is dus altijd en overal toegankelijk. Ook van op uw smartphone of tablet.


5

Perfecte financiële rapportering en opvolging

Een geüpdatete boekhouding Een geüpdatete boekhouding is voor een ondernemer broodnodig. Ze vormt uw belangrijkste informatiebron als u cruciale beslissingen moet nemen. Met cloud accounting hebt u altijd de laatst bijgewerkte versie van uw boekhouding bij de hand. Want deze single version of the truth vindt u altijd terug op uw portaalsite (www.cloudaccounting.be). Correcte tussentijdse resultaten Wilt u kwaliteitsvolle financiële informatie ontvangen? Dan hebt u nood aan een doorgewinterde accountant én een eenduidig afsluitingsproces. Precies wat u krijgt met cloud accounting. Tijdens de opstartfase brengen we samen uw afsluitingsproces in kaart en bepalen we de frequentie van rapportering. Volgende rapporten maken o.a. deel uit van de standaard rapportering: • een tussentijdse resultatenrekening; • een historische analyse van uw resultaten; • een analyse van uw werkkapitaal.

6

Nauwkeurige opvolging van klanten en leveranciers Als ondernemer wilt u uw klanten en leveranciers financieel zo goed mogelijk opvolgen. Maar misschien worstelt u af en toe wel met een vraag over uw aan- of verkopen. Het antwoord daarop vindt u in de rapporten en dashboards op uw internetwolk. U krijgt er: • een dashboard van elke individuele klant; • een analyse van uw klanten en verkopen; • een dashboard voor elk van uw leveranciers; • een analyse van uw leveranciers en aankopen; • een overzicht van uw te betalen aankopen; • een overzicht van uw ontvangen verkopen (aging balance). Gaan uw rapporteringswensen verder dan wat u in ons standaardaanbod vindt? Geen probleem! Onze financiële expert werkt samen met u een voorbeeld van de gevraagde rapportering uit. Met een analytische set-up en extra datagegevens stelt hij een rapport op. Is het klaar? Dan implementeert hij het op uw portaalsite, volgens een frequentie die u zelf wilt.

“Ik heb via de portal op elk moment toegang tot mijn financiële gegevens, zodat ik steeds een up-to-date beeld heb van de actuele situatie van mijn onderneming.” Marc De Roos, Metaalwerken De Roos


Van wettelijke verplichting naar managementinformatiesysteem Uw boekhouding vormt een informatieschat. Maar die geeft ze alleen prijs als al uw gegevens erin up-to-date, kwaliteitsvol én volledig zijn. En dat kán: dankzij cloud accounting. Samen transformeren we uw boekhouding van wettelijke verplichting naar een management-informatiesysteem.

8

Voorbeeld van rapportering: “Proef- en saldibalans”

Voorbeeld van rapportering: “Analyse klantportfolio”


9


Voorbeeld van een volledig dashboard van één klant

10

Voorbeeld van de omzetevolutie van één klant


11


Voorbeeld van De omzetevolutie van klanten van wie de naam met de letter C begint

12

Voorbeeld van de slicers in het rapport


13

Een efficiënte administratie als uitgangspunt

Win tijd en geld Time is money. Het is een cliché dat klopt. Uw onderneming heeft er alle baat bij weinig tijd te verliezen. Is dat niet het geval? En kampt uw boekhoudingsproces met vervelende tussenstappen en dubbele registraties? Dan brengt dat (on)zichtbare kosten met zich mee. Daarmee maakt onze nieuwe en efficiënte manier van samenwerken komaf. Want met cloud accounting spendeert u niet langer tijd (en geld) aan: • de opmaak van lijstjes met betalingen, omzetresultaten, …; • de inboeking van basistukken door u of uw medewerker; • de manuele input van uw elektronische betalingen; • de zoektocht naar facturen in uw papieren archief. Daarnaast voorkomt u met cloud accounting: • dat een externe boekhouder of revisor bij uw jaarafsluiting boekingen moet rechtzetten; • dat u belangrijke beslissingen uitstelt door een gebrek aan een managementrapportering of een financieel klankbord; • dat u uw werkkapitaal niet optimaal beheert en daardoor extra financieringskosten maakt; • dat u fiscale voordelen misloopt, omdat uw accountant tijdens het jaar eigenlijk niet op de hoogte was van het reilen en zeilen van uw onderneming.

14

Een concreet voorbeeld? Uw inkomende facturen: Zonder Cloud Accounting • U of uw accountant typt de factuurinformatie over in het boekhoudsysteem. • Of erger, u registreert de factuur in Excel en geeft het orgineel door aan uw accountant. • U zorgt zelf voor ene overzicht van de te betalen leveranciers en volgt dit manueel op aan de hand van rekeninguittreksels. • U geeft de opdracht tot betaling. Dat doet u door nogmaals de betalingsgevens over te typen in uw e-banking applicatie. Met Cloud Accounting • U scant de inkomende facturen in en laadt ze op via de cloud accounting portaalsite. • In het best geval stuurt u gewoon de e-invoice door. • We zorgen binnen een afgesproken termijn voor een semi-automatische bijwerking van uw openstaande leveranciers in uw boekhouding. • We leveren u een overzicht aan van de nog te betalen facturen aan. • U duidt aan welke u al dan niet wil betalen en laad de betalingsopdracht op in uw e-banking applicatie.

De nieuwste technieken, tegen een betaalbare prijs Voortaan gebruikt u de nieuwste boekhoudingstoepassingen en –technieken. Tot voor kort nog een alleenrecht van grote bedrijven. Waarom het nu anders kan? Door de automatisering van onze basisverwerkingen én door onze schaalvoordelen. Zij zorgen ervoor dat: • ook ú mag rekenen op een scherpe prijs voor ons basispakket; • er tijd vrij komt voor extra diensten met een hoge toegevoegde waarde (zoals tussentijdse resultaatsberekening). Virtuele én reële boekhouder Wat nieuw is … schrikt af. Want wat met uw accountant? Treft u hem voortaan alleen nog in de virtuele wereld? Neen! Hij blijft bij u langskomen en zorgt ervoor dat uw boekhouding aan alle wettelijke en fiscale eisen voldoet.

Een continue, flexibele en schaalbare financiële service

Altijd een vangnet Deloitte Fiduciaire telt een team van vierhonderd accountancy professionals. Dat betekent dat er altijd een account voor u klaar staat. U hoeft zich dus geen zorgen te maken, als uw interne boekhouder bij u weggaat. De Deloitte-accountant neemt zijn taken foutloos over. Kunnen uw financiële medewerkers hun opdracht niet meer bolwerken? Dan komen onze Deloitte-accountants uw onderneming graag versterken. Vóór het zover is, krijgt u een transparant overzicht van de kosten. U kan onze medewerker tijdelijk of permanent inschakelen. Zo breidt u uw financiële afdeling uit tot een fulltime-equivalent van 1,3 of 3,4. Uw externe accountant springt dus bij als dat nódig is. En dat is voordeliger dan wanneer u een extra interne kracht aanneemt. Want wordt het weer wat rustiger in uw onderneming? Dan kampt u met een overcapaciteit én de bijbehorende kosten. Standaardpakketten met transparante prijs Cloud accounting staat niet noodzakelijk synoniem met de volledige outsourcing van uw boekhouding. Houdt u zelf graag bepaalde onderdelen in handen? Of groeit u liever stapsgewijs naar een uitbestedingsmodel? Dan kan dat! Want ons cloud accounting-aanbod telt vier standaardpakketten.

16

Welk pakket u ook kiest, u bent altijd zeker van een transparante prijs. Want u betaalt: • voor de toegang tot de portaalsite: een vaste maandprijs (per gebruiker); • voor de standaarddiensten (zoals de verwerking van facturen en bankdocumenten): een vast bedrag per verwerkt document; • voor extra wederkerende diensten (zoals een maandelijkse closing en rapportering): een uurtarief. Tijdens de start-up fase maken we een inventarisatie van de taken en schatten we in hoeveel ze kosten. Zo krijgt u vóór de aanvang van de werken al een idee van het kostenplaatje. Zodra de dienstverlening start, houden we u op de hoogte van het aantal gespendeerde uren. Hebt u bijkomende opdrachten? Dan nemen we die graag voor onze rekening, tegen een vooraf overeengekomen uurtarief.

De vier standaardpakketten van het cloud accounting-aanbod: 1. Standard (wettelijke vereisten)

2. Step Up (administratieve vereenvoudiging)

• Inboeking van aankoop- en verkoopfacturen • Verwerking van rekeninguittreksels • Opmaak van aangiftes (zoals btw-aangifte en IC-listing) • Verwerking en opmaak van jaarrekeningen (invullen aangifte in de vennootschapsbelasting en bijlagen, opstellen notulering, …)

Standard + Operationele ondersteuning bij: • Aanleveren van betalingsvoorstellen • Opvolging van openstaande debiteuren- en crediteurensaldi

3. Advanced (managementrapportering)

4. Gold (CFO services)

Step Up + Rapportering (afsluiting en tussentijdse P&L, klanten- en leveranciersdashboard, opvolging werkkapitaal)

Advanced + Advies en CFO-services (analytische rapportering (per project of business unit), kas- of taxplanning)


17

Een continue, flexibele en schaalbare financiële service

Uw financiële processen optimaal beheren? Dan doet de Deloitte Fiduciaire-dossierbeheerder u graag een voorstel, afgestemd op uw noden. Zo krijgt u een klare kijk op het kostenplaatje. Wedden dat u meteen de voordelen van cloud accounting ziet? www.cloudaccounting.be

18

Ons regionaal netwerk

Ralph De Jonghe Lange Lozanastraat 270, 2018 Antwerpen Tel. 03 800 85 00 - Fax 03 800 85 01 [email protected]

Pascal Demilecamps Burgemeester E. Demunterlaan 3, Greenland II (Blue Planet), 1090 Jette Tel. 02 263 06 80 - Fax 02 263 06 90

Marc Vanroose Blankenbergsesteenweg 161, 8000 Brugge Tel. 050 32 83 00 - Fax 050 32 83 01 [email protected]

Marino Verhellen President Kennedypark 8a, 8500 Kortrijk Tel. 056 59 44 00 - Fax 056 59 44 01 [email protected]

Didier Bouckaert Chaussée de Courcelles 113, 6041 Charleroi (Gosselies) Tel. 071 34 76 43 - Fax 071 34 76 77 [email protected]

Dirk Hermans Martelarenlaan 38, 3010 Leuven (Kessel-Lo) Tel. 016 31 41 50 - Fax 016 31 41 51 [email protected]

Nikolaas Tahon Kortrijksesteenweg 1146, 9051 Gent Tel. 09 393 75 85 - Fax 09 393 75 80 [email protected]

Dominique Deliège Office Park Alleur Rue Alfred Deponthière 46, 4431 Liège (Loncin) Tel. 04 349 35 35 - Fax 04 349 35 59 [email protected]

Luc de Werdt Gouverneur Roppesingel 13, 3500 Hasselt Tel. 011 89 39 00 - Fax 011 89 39 01 [email protected]

Henk Hemelaere Accent Business Park Kwadestraat 151, 8800 Roeselare Tel. 051 66 47 00 -Fax 051 66 47 20 [email protected]

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 182,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © December 2013 Deloitte Fiduciaire Designed and produced by the Creative Studio at Deloitte, Belgium.

Cloud accounting U en uw accountant, één team

Recommend Documents