CHECKLISTS VOOR MIJN BEDRIJF

CHECKLISTS VOOR MIJN BEDRIJF

[email protected]

1

STAP 3: EEN GRONDIGE DOORLICHTING (PER ONDERNEMINGSGEBIED)

Voorwoord Het project “checklists voor mijn bedrijf” mag een uniek project genoemd worden. Uniek in de zin dat verschillende bedrijfsorganisaties hebben meegewerkt en achter het project staan, maar ook uniek omdat het het eerste integrale kwaliteitszorgsysteem voor de sector horeca is. Het doel van het project is kwaliteitsverbetering van de totale bedrijfsvoering in de horeca. Meestal kunnen dingen (nog) beter, vaak al met eenvoudige maatregelen. Verbetering van de bedrijfsvoering kan plaatsvinden om allerlei redenen. Voor werknemers zal vooral een verbetering van de arbeidsomstandigheden van belang zijn, voor ondernemers zullen de aspecten kostenbeheersing en resultaatsverbetering zwaar wegen. Voor uw gasten tenslotte zullen verbetering van de service, meer gastgericht werken en een duidelijke klachtenprocedure aspecten zijn die zij positief waarderen. We hopen dat u in de checklists veel “eye-openers” zult tegenkomen die u helpen maatregelen te treffen om, waar nodig, kwaliteitsverbetering van uw bedrijfsvoering te bereiken. Mocht u nog vragen hebben dan staat Guidea u graag te woord. Veel succes!

[email protected]

2

Inleiding De initiatiefnemers en de samenstellers van deze checklists komen in hun contacten met horeca ondernemers veelvuldig de behoefte tegen aan (hulpmiddelen bij) doorlichting van het eigen bedrijf. Zowel tijdens voorlichtingen, als in cursussen, trainingen en trajecten manifesteert zicht deze behoefte.

Doorlichtinginstrumenten Deze checklists zijn een poging te komen tot een sectorbreed gedragen instrument dat zowel door ondernemers als door andere sectordeskundigen uitvoerig is besproken en beoordeeld.

De indeling in negen ondernemingsgebieden Elke organisatie kent een veelheid aan problemen die ook nog verschillend van aard zijn. Het gaat erom deze problemen boven de tafel te krijgen, dit wil zeggen zichtbaar te maken en herkenbaar te maken als probleem.

9 ondernemingsgebieden In deze checklists wordt uitgegaan van de indeling in negen ondernemingsgebieden. Hierbij worden vijf ondernemingsgebieden onderscheiden die organisatie-georiënteerd zijn en vier ondernemingsgebieden die resultaat-georiënteerd zijn. Organisatiegericht De organisatiegerichte ondernemingsgebieden zijn: Leiderschap Beleid en strategie Personeelsmanagement Middelenmanagement Management van processen Resultaatgericht De resultaatgerichte ondernemingsgebieden zijn: Tevredenheid van gasten Tevredenheid personeel Positie in de maatschappij Ondernemingsresultaten Inleidingen Elk ondernemingsgebied wordt kort ingeleid zodat een globale indruk ontstaat van de onderwerpen die in het ondernemingsgebied aan de orde komen.

[email protected]

3

Checklists Elk ondernemingsgebied wordt doorgelicht met behulp van meerdere checklists. Voor de wijze van invullen van deze checklists verwijzen wij u naar de ‘Handleiding voor het invullen’ die na deze inleiding is opgenomen. Voor ondernemingsgebied zes, ‘tevredenheid van gasten’, geldt dat geen checklist is opgenomen maar een voorbeeld van een gastenenquête en tips voor het opzetten van een gastenenquête.

Fasen in doorlichting en verbetering Fasen Een proces van diagnose bestaat uit meerdere fasen. Met betrekking tot het onderhavige diagnose-model kunnen we de volgende fasen onderscheiden. Ontstaan van een behoefte bij de ondernemer (of het manifest maken van een latente behoefte) aan een beoordeling van zijn onderneming met betrekking tot verschillende aspecten. Deze behoefte is vaak tweeledig. Hij heeft enerzijds behoefte aan erkenning en bevestiging van zijn ondernemerschap. Anderzijds beseft hij dat stilstand achteruitgang is en dat continue verbetering en innovatie onlosmakelijk zijn verbonden met het moderne ondernemerschap. Het uitvoeren van een zogenoemde Quick Scan. Met behulp van de quick scan wordt een snelle globale diagnose van het bedrijf gesteld. Deze fase dient als een eerste verkenning van het bedrijf. De resultaten van deze Quick scan kunnen leiden tot het ontstaan van een behoefte aan verdere doorlichting van het bedrijf. Doorlichten van het bedrijf aan de hand van deze checklists. Deze doorlichting kan geheel zelfstandig geschieden (eventueel met inschakeling van medewerkers en/of een adviseur). Het formuleren van verbeteracties en het integreren van deze verbeteracties in het beleidsplan van de onderneming. Het evalueren en wellicht bijstellen van beleidsplannen. Op deze manier gaat de ondernemer verder dan incidentele acties of symptoombestrijding. Het streven naar voortdurende verbetering van alle aspecten van het bedrijf wordt op deze manier niet alleen onlosmakelijk onderdeel maar ook een inspiratiebron voor de bedrijfsvoering. 3 stappen Er kunnen dus drie stappen worden onderscheiden: 1. Globale doorlichting van het bedrijf door middel van de ‘Quick Scan’. Dit gebeurt zowel kwalitatief (met gebruikmaking van checklists) als kwantitatief (met gebruikmaking van de bedrijfsvergelijking van Guidea). De Quick scan is bedoeld om eventuele problemen te signaleren. Deze Quick scan is niet in deze checklists opgenomen. U kunt de ‘Quick Scan van het bedrijf’ terugvinden op deze website. In veel gevallen zullen deze checklists gebruikt worden als vervolg op de Quick scan.

[email protected]

4

2. Stap 2 houdt een intensieve doorlichting in van het bedrijf. Bedoeld om oorzaken van problemen op te sporen. Deze stap vindt plaats met behulp van deze checklists. Bij een minder voorspoedige gang van zaken zijn mensen in het algemeen geneigd de oorzaak elders te zoeken, in dit geval buiten het bedrijf. Door middel van deze checklists wordt duidelijk dat het tijdig onderkennen van invloeden van buitenaf behoort tot de voorwaarden waaraan een professioneel bedrijf moet voldoen. Met andere woorden, de oorzaken van minder goede prestaties moeten primair intern gezocht worden. 3. Het formuleren van verbeteracties en het integreren van deze verbeteracties in het beleidsplan van de onderneming. Bedoeld om te komen tot een continue kwaliteitsverbetering op alle gebieden van het bedrijf. In deze checklists zijn aanzetten opgenomen om te komen tot verbeteracties. Na het uitvoeren van de verbeteracties kan opnieuw worden begonnen met stap 1.

[email protected]

5

Handleiding voor het invullen Neem de tijd voor het zorgvuldig invullen van de checklists. U kunt deze checklists alleen invullen of samen met anderen in uw bedrijf. Het samen invullen met anderen biedt het voordeel dat de onderwerpen van meerdere zijden belicht worden. Immers, niemand kijkt op precies dezelfde manier tegen het bedrijf aan. Elke checklist bestaat uit een aantal punten of stellingen die wij verder steeds items zullen noemen. Hieronder wordt beschreven hoe u het beste te werk kunt gaan bij het invullen van de checklists.

1.1. Het invullen van de checklists Lees de items één voor één aandachtig door. Ga bij elk item na of het bedrijf (of u) op dit punt voldoende presteert of niet. Wanneer u vindt dat het bedrijf bij een bepaald item voldoende presteert, dan zet u een kruisje achter dit item in de kolom “voldoende”. Hiermee geeft u aan dat u over dit aspect van de bedrijfsvoering (voorlopig) tevreden bent en geen verandering nastreeft. Wanneer u vindt dat het bedrijf bij een bepaald item minder goed presteert, dan zet u een kruisje achter dit item in de kolom “moet beter”. Hiermee geeft u aan dat u over dit aspect van de bedrijfsvoering minder tevreden bent. Met andere woorden, u bent van mening dat dit aspect verbeterd zou moeten worden. Vul in principe alle items in. Echter, deze checklists zijn ontworpen voor zowel grote als kleinere horecabedrijven. Daarom kan het voorkon dat een item voor u niet van toepassing is. In een aantal items wordt bijvoorbeeld iets over “afdelingen” vermeld, terwijl uw bedrijf wellicht geen afdelingen heeft. Ook zijn er items over het terras, terwijl u misschien niet over een terras beschikt. U vult achter deze items “n.v.t.” (niet van toepassing) in. Er komt dan geen kruisje onder ‘”voldoende” of “moet beter” te staan. Opgelet U werkt met deze checklists om uw bedrijf mogelijkerwijs te verbeteren. Bekijk deze items daarom met een kritische houding. Vul dus niet te gemakkelijk overal “voldoende” in. Dit is evenmin aan te raden als het overal aankruisen van “moet beter”. Een kritische en realistische houding lijkt ons de juiste.

1.2. De puntentelling Voor een aantal items kunt u punten verdienen. Wanneer u deze punten optelt, krijgt u een bepaalde “score”. Deze score is voor elke checklist weer anders. Deze score geeft u informatie over de stand van zaken in het ondernemingsgebied waarop de checklist betrekking heeft. Wanneer u een checklist hebt ingevuld, gaat u berekenen wat de score voor deze checklist is.

[email protected]

6

U gaat als volgt te werk Een aantal items zijn in het vet afgedrukt. Dit zijn de items waaraan een horecabedrijf zou moeten voldoen wil er sprake zijn van een professionele bedrijfsvoering. Het zijn met andere woorden de minimumeisen waaraan een horecabedrijf moet voldoen. De andere items betreffen dus niet de minimumeisen, maar laten wel belangrijke mogelijkheden zien voor verdere optimalisering en professionalisering van uw bedrijf. Opgelet Alleen over de minimumeisen wordt een score berekend. Nadat u een checklist hebt ingevuld, gaat u na wat u hebt ingevuld bij de items die als minimumeis zijn aangegeven. Indien u “voldoende” hebt ingevuld, zet dan het cijfer 1 achter het betreffende item. Hebt u “moet beter” ingevuld, dan krijgt u geen punt en zet u een 0 achter dit item. Is het item niet voor u van toepassing, dan vult u “n.v.t.” (niet van toepassing) in. U doet dit voor elk item dat is aangegeven als minimumeis. Hieronder ziet u een voorbeeld Voldoende

U beschikt over de vakkennis die in uw functie relevant is.

X

U hebt organisatietalent

X

Moet beter

1

U durft risico’s te nemen, als deze weloverwogen zijn.

X

U ziet mogelijkheden tot omzetverhoging

X

0

X

U hebt een commerciële instelling

Wanneer u voor elke minimumeis hebt bepaald of u een punt krijgt of niet, is het mogelijk de totale score te berekenen van de checklist. Het berekenen van de score voor een checklist gaat heel eenvoudig. Aan het eind van elke checklist vindt u een ruimte waar u deze score kunt uitrekenen.

[email protected]

7

Volg voor een voorbeeld de stappen 1 en 2 hieronder. 1. Wanneer u achter elke minimumeis iets hebt ingevuld, dan telt u de punten bij elkaar op en vult u het totaal in in het schema onder de checklist onder “totaal behaalde minimumeisen” (vak B). Indien enkele minimumeisen voor u niet van toepassing zijn, dan vult u het aantal n.v.t.’s in in het vak “aantal malen n.v.t. ingevuld”. Dit aantal trekt u af van het “Aantal minimumeisen” en het resultaat hiervan zet u in vak A “Maximale score”. In het voorbeeld ziet u dat de ondernemer drie punten heeft behaald. Er zijn 5 items die gelden als minimumeis. Eén item was voor hem niet van toepassing. Zijn maximale score is dus 4. De behaalde score is 3. (voorbeeld)

Voldoende

item

X

minimumeis

X

item

Moet beter

1

X

item

X

minimumeis

X

item

X

item

X

minimumeis

0

NVT

item

X

item

X

[email protected]

8

minimumeis

X

item

1

X

minimumeis

X

item

X

1

2. Nu kunt u het scoringspercentage van de checklist berekenen. U deelt “Totaal behaalde minimumeisen” door de “Maximale score” en vermenigvuldigt de uitkomst met 100%. In dit voorbeeld heeft de ondernemer 75% behaald van de maximale score.

Aantal minimumeisen

5

- Aantal malen n.v.t. ingevuld:

1

A Maximale score

4

B Totaal behaalde minimumeisen:

3

Uw scoringspercentage:

75

(B/A) x 100% = totaal behaald gedeeld door de maximale score maal 100

1.3. De score per ondernemingsgebied Nadat u voor elke checklist het scoringspercentage hebt uitgerekend, kunt u de verschillende percentages invullen in het overzicht aan het eind van het ondernemingsgebied.

[email protected]

9

Bijvoorbeeld:

checklist nummer en naam

Scoringspercentage

4.1 Grote investeringen

…

zie blz. …

4.2 informatieverwerking

…

zie blz. …

4.3 Inzet & beheer van machines

…

zie blz. …

Opgelet Een score van 100% wil niet zeggen dat er niets te verbeteren valt. Het wil alleen maar zeggen dat u op dit gebied aan de minimumeisen voldoet. Dit overzicht heeft twee functies: 1. U kunt in een keer zien hoe hoog het scoringspercentage is ten aanzien van de minimumeisen in de verschillende checklists. Heeft de checklist een score van minder dan 100% dan voldoet het bedrijf op dit punt niet volledig aan de minimumeisen. Het zal duidelijk zijn dat hoe lager de score is, des te noodzakelijker het is om dit aspect van de bedrijfsvoering door te lichten. 2. De tweede functie van het overzicht sluit aan bij de eerste. U kunt in het overzicht in een keer zien waar uw prioriteiten zullen liggen voor het verbeteren van de bedrijfsvoering.

1.4. Het formuleren van de verbeteracties Wat nu volgt is de analyse van die items waar u “Moet beter” hebt ingevuld. U bepaalt eerst of u in een keer het hele ondernemingsgebied analyseert dan wel of u de analyse van het ondernemingsgebied in stappen aanpakt. Doet u de analyse in stappen, dan is het raadzaam om in het scoreschema van het ondernemingsgebied te kijken welke checklist het laagst heeft gescoord. Het ligt voor de hand om deze het eerst aan te pakken. De analyse gaat als volgt in zijn werk. Bij deze checklists treft u een schrijfblok aan met het opschrift “Verbeteracties”. In dit schrijfblok bevinden zich invulpagina’s. Deze invulpagina’s kunt u zien als aantekenpapier voor u zelf op weg naar een beleidsplan voor uw bedrijf. Elke pagina is verdeeld in vijf kolommen, namelijk een kolom “item”, een kolom “oorzaken”, een kolom “verbeteracties”, een kolom “wie”, en een kolom “wanneer”. Hieronder is zo’n pagina verkleind weergegeven

[email protected]

10

U gaat nu één voor één de items waarachter u “moet beter” hebt aangekruist nogmaals lezen en invullen onder “item”. Denk daarbij ook aan de items die niet onder minimumeisen zijn genoemd. Van elk item dat u hebt aangekruist onder “moet beter”, geeft u aan wat volgens u de oorzaken ervan zijn dat uw bedrijf op dit punt niet optimaal functioneert. Dit vult u in onder “oorzaken”. Het zoeken naar oorzaken is heel belangrijk. U zult gaandeweg wellicht merken dat u bij verschillende knelpunten overeenkomende oorzaken kunt vaststellen of dat oorzaken in elkaars verlengde liggen. Deze knelpunten kunnen dan in een keer worden aangepakt. De volgende twee voorbeelden (een uit het dagelijks leven en een uit de horecapraktijk) maken dit duidelijk. Voorbeeld 1 Wanneer u hoofdpijn hebt, neemt u wellicht een aspirine. Wanneer u niet kunt slapen een slaappil en wanneer u humeurig bent, zorgt u ervoor dat zo min mogelijk mensen u voor de voeten lopen. Maar als blijkt dat al uw klachten voortvloeien uit het dat uw relatie niet meer zo goed loopt, is het dan niet beter om al uw klachten in een keer aan te pakken en aan uw relatie te gaan werken? U gaat dan de oorzaak van uw klachten aanpakken in plaats van enkel de symptomen te bestrijden! Voorbeeld 2 Wanneer u keer op keer alles opnieuw moet uitleggen aan uw medewerkers, kunt u kwaad worden. Wanneer uw gasten klagen dat ze onbeleefd worden benaderd (“Wa zal ’t zijn”), dan kunt u uw medewerkers vertellen hoe ze de gast moeten aanspreken. Wanneer u merkt dat een flesje cola of [email protected]

11

bier niet op temperatuur is, dan kunt u uw medewerkers vertellen wat ze daaraan moeten doen. U kunt zich echter ook afvragen of de verschillende knelpunten niet allemaal een en dezelfde oorzaak hebben, namelijk slechte instructies. U kunt dit probleem vervolgens aanpakken door een instructiemap samen te stellen (samen met uw medewerkers). Elke medewerker kan dan alle procedures hierin nalezen en bovendien kunt u deze instructiemap uitstekend gebruiken tijdens het inwerken van nieuwe medewerkers. Als u in de kolom “oorzaken” hebt aangegeven wat de mogelijke oorzaken zijn van het afwijken van de gewenste situatie (die in het betreffende item wordt omschreven), kunt u overgaan tot het aangeven van de verbeteracties die u gaat ondernemen. Deze verbeteracties moeten ertoe leiden dat die oorzaken worden weggenomen en de wenselijke situatie zo veel mogelijk wordt benaderd. Dit vult u in onder “actieplan”. In de kolom “wie” schrijft u wie de actie gaat uitvoeren en/of er verantwoordelijk voor is. Tenslotte bepaalt u onder “wanneer” binnen welke termijn deze verbeteractie afgerond moet zijn. Hiermee gaat u door totdat elk item waarbij u “moet beter” hebt aangekruist, wordt aangepakt in een concrete verbeteractie. Hierbij kunnen dus, zoals hierboven al gesteld, meerdere items in een verbeteractie worden aangepakt. Alle verbeteracties die op deze manier ontstaan, kunt u integreren in een beleidsplan voor een bepaald ondernemingsgebied in uw bedrijf. Want ook voor de verschillende checklists binnen een ondernemingsgebied geldt dat een verbeteractie meerdere onderwerpen tegelijk kan aanpakken. In uw jaarlijks ondernemingsplan of beleidsplan zult u uiteraard rekening moeten houden met de verbeteracties op de verschillende ondernemingsgebieden en zult u deze verbeteracties op elkaar moeten afstemmen.

1.5. Evaluatie Nadat de termijn verstreken is die u hebt aangegeven in uw verbeteractie, is het raadzaam om te kijken of u tevreden bent met de nieuwe situatie of dat er nog meer acties nodig zijn. In het laatste geval kunt u een nieuwe verbeteractie opstellen. Als u na verloop van tijd de checklist(s) nog een keer invult, zult u merken dat uw scoringspercentage is toegenomen. Wanneer u ervoor gekozen hebt het ondernemingsgebied in meerdere stappen aan te pakken, kunt u nu vervolgen met het uitwerken van de volgende checklists van dit ondernemingsgebied. Het is raadzaam de al eerder opgestelde verbeteracties bij de hand te houden. Het kan zijn dat knelpunten van volgende checklists teruggrijpen op dezelfde oorzaken die omschreven zijn in al eerder ingevulde checklists. Op deze manier komt u tot een integrale aanpak: u pakt verschillende problemen in een keer aan. U hoeft de oorzaak die meerdere keren voorkomt slechts een keer op te nemen in een verbeteractie. U voorkomt zo dubbel werk en wat nog veel belangrijker is, u houdt overzicht over de te ondernemen acties.

[email protected]

12

ONDERNEMINGSGEBIED 1: LEIDERSCHAP Het succes van uw bedrijf is in grote mate afhankelijk van de manier waarop leiding wordt gegeven. In veel gevallen is de leiding in handen van de ondernemer. Aan de persoon van de ondernemer worden dan ook hoge eisen gesteld. Niet voor niets opent is de eerste checklist de checklist “De ondernemer”. Het is te gemakkelijk om succes toe te schrijven aan de leidinggevende en falen aan invloeden van buitenaf. Zoals in de algemene inleiding reeds is gesteld, moet bij een mindere voorspoedige gang van zaken primair gedacht worden aan interne oorzaken. Veel van die interne oorzaken zijn uiteindelijk weer in verband te brengen met de manier van leidinggeven. De moderne ondernemer moet niet alleen oog hebben voor de markt, maar ook voor zijn medewerkers. Hij moet niet alleen creatief zijn, maar ook enthousiasme uitstralen. Hij geeft voldoende aandacht aan de interne communicatie omdat hij weet dat duidelijkheid motiveert. Hij werkt aan een bedrijfscultuur waarin de wens van de gast centraal staat en de medewerkers zich prettig voelen en gemotiveerd zijn zodat de continuïteit van het bedrijf gewaarborgd blijft. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: 1.1 De ondernemer 1.2 Modern management Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

13

Checklist 1.1 De ondernemer De meeste checklists kunt u alleen invullen. Ten aanzien van deze checklist 1.1 adviseren wij met nadruk om deze samen met één of meer anderen uit uw bedrijf (bijvoorbeeld leidinggevenden) in te vullen.

Ondernemerschap Voldoende

Moet beter

1 U beschikt over de vakkennis die in uw functie relevant is.

2 U bent altijd duidelijk t.o.v. uw medewerkers.

3 U kunt hoofdzaken van bijzaken onderscheiden.

4 U bent besluitvaardig: uw medewerkers zien u ook als zodanig.

5 U onderkent het belang van externe contacten en relaties en maakt daar ook gebruik van. (Bvb werkgeversorganisaties, collega-ondernemers, gemeente.)

6 U onderkent voortdurend het belang van concrete doelstellingen als uitdagingen voor uw medewerkers.

7 U denkt regelmatig na over nieuwe kansen in de markt.

8 U bent voortdurend op zoek naar actuele informatie m.b.t. uw gasten. (Bvb via gastenenquête, vakliteratuur e.d.)

9 U hebt inzicht in de financiële administratie en weet wat er gaande is in uw bedrijf. (Bvb door bedrijfsvergelijking, kan dit inzicht vergroot worden.)

10 U formuleert regelmatig (financiële) doelen op korte, middellange en lange termijn voor uw bedrijf.

11 U ziet mogelijkheden tot rendementsverbetering (omzetverhoging en kostenbeheersing).

[email protected]

14

Interne organisatie Voldoende

Moet beter

12 U weet hoe u in uw bedrijf samenwerking en teamgeest kan nastreven.

13 U weet hoe en wanneer taken te delegeren en hebt daar geen moeite mee.

14 U heeft de structuur van uw bedrijf op papier.

15 U behoudt ten allen tijde een goed overzicht over de uitvoering van werkzaamheden.

16 U hanteert consequent dezelfde richtlijnen voor het handelen van uw medewerkers.

Persoonseigenschappen Voldoende

Moet beter

17 U bent creatief en steeds op zoek naar vernieuwing. (Bvb via gastenenquêtes, bezoek collega's, vakliteratuur.)

18 U hebt een dienstverlenende instelling.

19 U kunt goed communiceren.

20 U kunt goed motiveren en stimuleren.

21 U hebt doorzettingsvermogen: u geeft altijd uitvoering aan uw plannen.

22 U bent in staat om motieven en bedoelingen van uw gasten en medewerkers goed in te schatten.

23 U streeft eerlijkheid en duidelijkheid na in uw bedrijf.

[email protected]

15

24 U staat open voor kritiek en daar doet u ook wat mee. (Bvb kritiek van gasten, medewerkers, collega-ondernemers)

Tijdbeheersing Voldoende

Moet beter

25 U reserveert tijd voor privé-aangelegenheden.

26 U reserveert tijd voor uw medewerkers.

27 U reserveert tijd voor externe relaties.

28 U evalueert regelmatig uw tijdsbesteding.

29 U maakt een goede dag-, week-, maand- en jaarplanning voor uzelf en uw bedrijf.

[email protected]

16

Berekening scoringspercentage: U telt het aantal malen dat u n.v.t. hebt ingevuld bij de minimumeisen. Dit vult u in bij “Aantal malen n.v.t. ingevuld”. Vervolgens telt u het aantal malen dat u een 1 hebt ingevuld bij minimumeisen. Dit noteert u in vakje B. De volgende stap is het berekenen van uw scoringspercentage. Hiervoor deelt u het getal in vakje B door het getal in vakje A. De uitkomst vermenigvuldigt u met 100. Dit cijfer is uw scoringspercentage.

Aantal minimumeisen

7


-

A Maximale score

=


Uw scoringspercentage: (B:A) x 100% = totaal behaald gedeeld door de maximale score maal 100

Dit scoringspercentage vult u in op het overzicht dat aan het eind van dit ondernemingsgebied is opgenomen.

[email protected]

17

Checklist 1.2 Modern Management Algemeen Voldoende

Moet beter

1 Het beleid en doelstellingen van het bedrijf staan duidelijk op papier.

2 Elke medewerker (of afdeling) kent en werkt aan eigen aandachtspunten. (Bvb vlotter werken, minder arrogant overkomen op gasten, beter naar collega's luisteren, enz.)

3 Als besluiten worden genomen, wordt ook rekening gehouden met beleid op langere termijn.

4 Overleg dient niet alleen om besluiten mee te delen, maar ook om tot besluiten te komen.

5 Medewerkers worden zoveel mogelijk betrokken bij besluiten die hen aangaan (Medewerkers hebben inspraak bij het nemen van besluiten.)

6 Wanneer een besluit is genomen wordt dit door alle betrokkenen loyaal uitgevoerd.

7 De kracht van uw bedrijf betreft vooral de mensen die er werken en niet alleen het (fysieke) product.

8 Alle medewerkers staan achter het beleid en de visie van het bedrijf en dragen dit ook uit.

Informatievoorziening Voldoende

Moet beter

9 U kunt ten allen tijde beschikken over belangrijke bedrijfsinformatie. (Bvb omzetten per dag/periode, volumestijgingen/dalingen per periode, personeelskosten per periode, enz.)

[email protected]

18

10 U leest regelmatig relevante vakliteratuur.

11 U gebruikt verworven informatie voor het nemen van verantwoorde beslissingen.

12 U zorgt ervoor dat alle medewerkers op tijd voorzien worden van voor hen relevante informatie (Bvb via intern infoblad, personeelsoverleg, e.d.)

Personeelsmanagement Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

13 Medewerkers kunnen meedenken over de doelstellingen van het bedrijf.

14 Indien van toepassing worden medewerkers gestimuleerd zelf beslissingen te nemen.

15 Voor alle medewerkers is duidelijk welke prestatie van hen verlangd wordt; zowel kwalitatief als kwantitatief.

16 Prestaties van de medewerkers worden periodiek vergeleken met vooraf gestelde normen.

17 Er zijn geen klachten over de arbeidsomstandigheden.

Stijl van leidinggeven

18 De manier van leidinggeven is erop gericht de teamgeest en het 'wij-gevoel' te bevorderen.

19 U bent zich ervan bewust dat uw manier van leidinggeven invloed heeft op de motivatie en inzet van de medewerkers.

20 U bent zich ervan bewust dat uw gedrag veel invloed heeft op het gedrag van uw medewerkers en u geeft daarom steeds het goede voorbeeld.

[email protected]

19

21 U toont uw waardering bij goede prestaties van de medewerkers. (Bvb door het geven van een compliment of op een andere manier.)

22 Bij slechte prestaties van uw medewerkers probeert u erachter te komen hoe dat komt en bent u in staat om maatregelen te nemen.

23 De communicatie draagt ertoe bij dat de medewerkers zich bij het bedrijf betrokken voelen.

24 U past uw stijl van leidinggeven aan aan het niveau van de medewerker (Bvb heel zelfstandige medewerkers kunnen meer verantwoordelijkheid van u krijgen; bij minder zelfstandige medewerkers geeft u meer richtlijnen t.a.v. de werkzaamheden.)

25 U bent toegankelijk voor uw medewerkers. (Uw medewerkers weten wanneer en waar zij u kunnen bereiken als zij u nodig hebben.)

Beleid Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

26 Eén van uw belangrijkste taken is het ontwikkelen, bijstellen en evalueren van beleid. (Bvb u formuleert regelmatig nieuwe ideeën m.b.t. uw personeelsbeleid, voert deze uit, stelt deze bij en evalueert na verloop van tijd wat het effect is.)

27 Voor u zelf is dit beleid duidelijk en concreet en de vooraf gestelde doelen worden nagestreefd.

28 U bespreekt het beleid periodiek met één of meer onafhankelijke personen (ter voorkoming van bedrijfsblindheid).

29 Eén van u belangrijkste taken is het organiseren en controleren van de werkzaamheden. U besteedt hieraan voldoende tijd.

Externe contacten

30 Uw beleid is gericht op constante verbetering.

[email protected]

20

31 Alle medewerkers worden hierbij betrokken.

32 In uw bedrijf wordt altijd eenzelfde kwaliteitsniveau nagestreefd, ook wanneer u er niet bent.

33 De tevredenheid van de gasten wordt regelmatig gemeten (Bvb met behulp van een gastenenquête of persoonlijke gesprekken)

34 Bij het formuleren van beleid worden wensen en behoeften van de markt in ogenschouw genomen (zie ook checklists 2.3 t/m 2.5)

35 U luistert altijd aandachtig naar klachten van gasten.

36 U staat open voor suggesties van gasten.

37 Opmerkingen van gasten worden gebruikt als middel om de bedrijfsvoering te verbeteren.

38 Het op juiste wijze omgaan met gasten is een hoofdpunt van beleid.

39 U maakt alle medewerkers bewust van hun belangrijke rol in de relatie tussen het bedrijf en de gasten.

40 U onderhoudt goede contacten met omwonenden.

41 U onderhoudt goede contacten met belangenorganisaties (Bvb Fed. HoReCa Vlaanderen).

42 U onderhoudt goede contacten met de ondernemers- en winkeliersverenigingen, die van belang kunnen zijn.

43 U onderhoudt goede contacten met collega's.

44 U onderhoudt goede contacten met de pers.

[email protected]

21

45 U onderhoudt goede contacten met politie en overheid. (gemeentelijke en provinciale)


Aantal minimumeisen

13


-

A Maximale score

=




[email protected]

22

Overzicht scoringspercentages ondernemingsgebied 1: Leiderschap In onderstaand overzicht kunt u de berekende scoringspercentages invullen. Steeds staat vermeld op welke bladzijde u het berekende scoringspercentage kunt vinden.


Scoringspercentage

1.1 De ondernemer

zie blz. 16

1.2 Modern management

zie blz.21

Opgelet Een score van 100% wil niet zeggen dat er niets te verbeteren valt. Het wil alleen maar zeggen dat u op dit gebied aan de minimumeisen voldoet. Dit overzicht heeft twee functies: 1. U kunt in een keer zien hoe hoog het scoringspercentage is ten aanzien van de minimumeisen in de verschillende checklists. Heeft de checklist een score van minder dan 100% dan voldoet het bedrijf op dit punt niet volledig aan de minimumeisen. Het zal duidelijk zijn dat hoe lager de score is, des te noodzakelijker het is om dit aspect van de bedrijfsvoering door te lichten. 2. De tweede functie van het overzicht sluit aan bij de eerste. U kunt in het overzicht in een keer zien waar uw prioriteiten zullen liggen voor het verbeteren van de bedrijfsvoering. Ga aan de slag met het formuleren van de verbeteracties (zie eventueel “handleiding voor het invullen” vanaf punt 3.4).

[email protected]

23

ONDERNEMINGSGEBIED 2: BELEID EN STRATEGIE Aangezien de horecaondernemer geen glazen bol heeft waarin hij de toekomst kan zien, en hij toch investeringen moet doen voor de continuïteit van het bedrijf – die pas ober (vele) jaren terugverdiend zullen zijn – zal hij inschattingen moeten maken over de ontwikkelingen die in de toekomst zullen plaatsvinden. Daarvoor is het noodzakelijk om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op velerlei gebied. Dit kan onder andere door het lezen van vakliteratuur, het volgen van cursussen en het bezoeken van vakbijeenkomsten. Deze kijk op de toekomst heeft de ondernemer nodig om realistische doelen voor zijn bedrijf vast te stellen. Want zonder doelen is een bedrijf niet te sturen. Men weet immers niet of men de goede kant op gaat. Nu de ondernemer weet waar hij naartoe wil met zijn bedrijf, zal hij wegen en middelen moeten vaststellen waarlangs en waarmee hij zijn doelstellingen wil bereiken en wanneer die bereikt moeten zijn. Dit duiden we aan met de term strategische planning. Strategische planning betekent dus het hanteren van een langere termijnvisie en het maken en uitvoeren van plannen hiervoor. Het spreekt vanzelf dat kennis van de markt hierbij onontbeerlijk is. De ondernemer zal verder zicht moeten hebben op zijn doelgroepen en op de gast in zijn bedrijf. Hij moet bovendien rekening houden met de concurrentie. Al deze onderwerpen komen in afzonderlijke checklists in dit ondernemingsgebied aan de orde. Als laatste is een checklist opgenomen over de specifieke aspecten van een familiebedrijf, waarbij aandacht wordt besteed aan opvolging en overdracht. (Iets waar al in een vroeg stadium rekening mee moet worden gehouden.) In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: Strategische planning Kennis van de markt Doelgroepen in kaart De gast in het bedrijf Concurrentie Familiebedrijf, opvolging en overdracht Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

24

Checklist 2.1 Strategische planning Inzicht Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

1 U ziet kansen op korte en lange termijn voor uw bedrijf.

2 U hebt een duidelijke visie over uw bedrijf en waar uw bedrijf naar toe moet groeien.

3 U hebt duidelijk inzicht in de bedreigingen op korte en langere termijn voor uw bedrijf.

4 U hebt een overzicht van uw belangrijkste concurrenten met de sterke en zwakke punten van die bedrijven. (zie checklist 2.5 over concurrentie.)

5 U hebt zicht op de ontwikkeling van de markt.

6 U hebt zicht op de ontwikkeling van het aanbod van personeel.

7 U zorgt ervoor goed geïnformeerd te zijn over ontwikkelingen op politiek en maatschappelijk gebied die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf.

Mogelijkheden/Potentie

8 Er is een duidelijk overzicht van de punten waarin het bedrijf goed en minder goed is.

9 de sterke en zwakke punten van de leidinggevenden zijn bekend.

10 De sterke en zwakke punten van het personeelsbestand zijn bekend.

[email protected]

25

11 De punten waarin het bedrijf moet uitblinken zijn ook de sterke punten van het bedrijf.

12 Er is toegang tot externe informatiebronnen (sectorgegevens, vakliteratuur, belangenorganisaties, lokale nieuwsbronnen, enz.)

13 Alle belangrijke informatie waarover medewerkers beschikken, wordt doorgegeven aan de leiding.

14 Alle belangrijke informatie waarover medewerkers moeten beschikken, wordt aan hen doorgegeven.

15 Er wordt veel aandacht besteed aan het motiveren van de medewerkers.

16 Het beleid is erop gericht de vakkennis van de medewerkers op peil te houden dan wel op peil te brengen.

17 Het beleid is erop gericht dat de medewerkers regelmatig worden bijen nageschoold.

18 Het beleid is erop gericht dat ook de leiding cursussen kan volgen.

19 De formule van het bedrijf en het aanbod aan producten en diensten voldoen ook op langere termijn aan de eisen van de consument.

20 De plannen voor investeringen en veranderingen aan of in het bedrijf zijn duidelijk omschreven en afgestemd op de ontwikkelingen in de markt.

Doelen Voldoende

Moet beter

21 Er staan duidelijk doelstellingen op papier voor de korte termijn (tot één jaar).

22 Er staan ook doelstellingen op papier voor de middellange (1-5 jaar) en lange termijn (5 jaar en verder).

[email protected]

26

23 Hoofddoelstellingen zijn verbijzonderd in specifieke doelstellingen. (Bvb niet alleen bezettingsgraad voor een bepaald jaar, maar ook de bezettingsgraad van maand tot maand.)

24 Bij het formuleren van doelstellingen worden de medewerkers ingeschakeld.

25 Periodiek (tenminste jaarlijks) worden de doelstellingen beoordeeld en zonodig bijgesteld.

26 Het is voldoende duidelijk waarin het bedrijf actie zal moeten ondernemen om de doelstellingen te halen.

Plannen Voldoende

Moet beter

27 Elk jaar wordt een beleidsplan opgesteld waarin ook de langere termijn aan bod komt.

28 Een plan wordt gezien als een middel om een doelstelling te bereiken, niet als een doel op zich.

29 De planning staat duidelijk op papier.

30 Van elk plan wordt een begin- en een einddatum vastgesteld.

31 Voor elk plan wordt een budget vastgesteld.

32 Voor elk plan wordt een kosten-batenanalyse gemaakt.

33 Bij investeringen wordt rekening gehouden met het rendement op langere termijn.

34 Er wordt duidelijk aangegeven wie welke verantwoordelijkheden heeft.

[email protected]

27

35 Er worden in een plan alternatieven opgenomen voor het geval de ontwikkelingen anders zijn dan voorzien.

36 In een plan wordt ook vastgelegd hoe de resultaten gemeten en geëvalueerd zullen worden.

Uitvoering en consequenties Voldoende

Moet beter

37 Concrete doelstellingen op korte en middellange termijn zijn bij iedereen in het bedrijf bekend.

38 Doelstellingen en subdoelstellingen zijn op papier duidelijk vertaald in taken

39 Met betrekking tot taken staat duidelijk op papier wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.

40 Met betrekking tot taken staat duidelijk op papier wanneer elke taak uitgevoerd moet zijn.

41 Er is controle op het nakomen van afspraken en de uitvoering van taken.

42 Bij werving en selectie van personeel wordt uitgegaan van de doelstellingen van het bedrijf.

43 Bij het omschrijven van functies wordt rekening gehouden met de doelstellingen (ook op langere termijn).

44 Bij scholing van personeel wordt uitgegaan van de doelstellingen van het bedrijf.

45 Op personeelsvergaderingen komen de doelstellingen en plannen aan de orde.

46 De leidinggevenden worden structureel (Bvb maandelijks of per kwartaal) geïnformeerd (mondeling of schriftelijk) over voortgang en resultaten.

[email protected]

28

47 Medewerkers worden regelmatig door de leiding geïnformeerd over voortgang en resultaten

48 Er worden duidelijke afspraken gemaakt over contacten met gasten bij de uitvoering van het beleid.

49 Contacten met gasten worden aangegrepen om feedback te krijgen t.a.v. het gevoerde beleid.

50 Bij uw planning op langere termijn houdt u rekening met de consequenties voor promotie en presentatie

51 Bij uw planning op langere termijn houdt u rekening met de consequenties voor productassortiment en prijs.

52 Bij uw planning op langere termijn houdt u rekening met de mogelijkheden en beperkingen die uw locatie biedt

53 U gaat regelmatig soortgelijke bedrijven als dat van u in andere steden bekijken en schrijft nieuwe ideeën op.

54 U bent op de hoogte van nieuwe trends en ontwikkelingen die met het bedrijf te maken hebben.

55 U heeft goed inzicht in factoren van buitenaf die van invloed zijn op uw bedrijf, nu en in de toekomst.

56 U verzamelt systematisch en periodiek belangrijke informatie om uw inzicht in het reilen en zeilen van uw bedrijf te vergroten (Bvb gastenenquêtes, maandelijkse brutowinst percentage van producten, personeelskosten in verhouding tot de omzet.)

57 U haalt regelmatig en systematisch die informatie uit uw afrekensysteem, (Bvb kassa/point of sale) die van belang is voor uw planning (Bvb omzet per product, omzet per dagdeel, enz.)

58 U houdt bij het formuleren van uw beleid en plannen rekening met eisen en verwachtingen van uw gasten.

[email protected]

29

59 U evalueert regelmatig of u de geformuleerde doelstellingen hebt gehaald.

60 U kijkt regelmatig (Bvb halfjaarlijks) kritisch naar het recente verleden om fouten/knelpunten in de bedrijfsvoering op te sporen.

61 U weet de juiste mensen te vinden en in te schakelen wanneer u hindernissen of problemen ondervindt bij het formuleren van beleid of plannen (u heeft nooit het gevoel 'vast' te zitten).


Aantal minimumeisen

9


-

A Maximale score

=




[email protected]

30

Checklist 2.2 Kennis van de markt Voldoende

Moet beter

1 U kunt gasten indelen in doelgroepen die voor uw bedrijf van belang zijn (Bvb studenten, 30-plussers, journalisten, bioscoopbezoekers, darters).

2 Het is voor u en uw medewerkers duidelijk op welke doelgroepen uw bedrijf zich richt.

3 U heeft goed inzicht in het feit of andere bedrijven zich op dezelfde groepen gasten richten als de groepen waarop uw bedrijf zich richt.

4 U bent bekend met de redenen van bezoek aan uw bedrijf van de door u beoogde doelgroepen. (Bvb. Dorst, sociaal contact, sfeer, enz.)

5 U bent bekend met de belangrijkste redenen van bezoek van uw doelgroepen aan andere bedrijven.

6 Het is voor u duidelijk hoe uw doelgroepen uw bedrijf waarnemen en beleven.

7 Het is voor u duidelijk hoe uw doelgroepen het bedrijf van uw collega’s / concurrenten waarnemen en beleven.

8 U kunt goed aangeven welk deel van uw gasten uit uw wijk komt.

9 U kunt goed aangeven welk deel van uw gasten uit andere wijken komt dan die waarin uw bedrijf is gevestigd.

10 U kunt goed aangeven welk deel van uw gasten uit passanten bestaat.

11 U weet wat de wensen en behoeften van uw gasten zijn. (Bvb t.a.v. muziek, assortiment, enz.)

12 U heeft inzicht in de belangrijkste ergernissen en klachten van uw gasten.

[email protected]

31

13 U houdt systematisch bij of er veranderingen optreden in de samenstelling van groepen gasten die uw bedrijf bezoeken.

14 U heeft inzicht in veranderingen in bezoekredenen van uw gasten.

15 U heeft inzicht in mogelijke veranderingen die in de toekomst kunnen optreden in de grootte van verschillende doelgroepen van uw bedrijf.

16 U bent bekend met het aandeel van de verschillende doelgroepen in de omzet van uw bedrijf.

17 U bent bekend met alle terugkerende of speciale evenementen in de omgeving.

18 Uw kennis over doelgroepen houdt u goed op peil door middel van relevante informatiebronnen zoals Bvb gastenenquêtes.

19 U weet hoe u de doelgroepen waarop uw bedrijf zich richt het beste kunt benaderen.

20 U stelt zich op de hoogte van trends en ontwikkelingen in de markt (door het lezen van vakliteratuur en het bijwonen van vakbijeenkomsten).

[email protected]

32


Aantal minimumeisen

4


-

A Maximale score

=




[email protected]

33

Checklist 2.3 Doelgroepen in kaart Lees eerst dit Neem de tijd voor het zorgvuldig invullen van deze checklist. Het beste kan het invullen gebeuren door een groepje van medewerkers uit het bedrijf. Dit bevordert een kritische houding t.o.v. het eigen bedrijf. U vindt hieronder een lijst met voorbeelden van mogelijke doelgroepen. Onder doelgroep wordt verstaan: die groep gasten met bepaalde gemeenschappelijke kenmerken waar een bedrijf zich doelbewust op richt, (Bvb jongeren, studenten). Er zijn heel veel doelgroepen te noemen. Elk bedrijf richt zich op eigen doelgroepen afhankelijk van het aanbod van gasten en de voorkeur van de ondernemer. In de onderstaande schema’s kunt u de doelgroepen van uw bedrijf invullen. Voorbeeld: U heeft een café in de grote stad en u richt zich voor een groot deel op studenten (dit vult u in de eerste kolom in). De omzet van deze studenten zorgt voor 40% van uw totale omzet (dit vult u in de tweede kolom in). Echter, de universiteit gaat fuseren met een andere universiteit en veel studenten verlaten de stad. Het gevolg hiervan is, dat het aantal studenten afneemt (in de derde kolom vult u dus afname in). Het gevolg hiervan is dat ook het aandeel van die studenten in uw omzet afneemt (u vult ook in de vierde kolom afname in). In de laatste kolom geeft u aan of u van plan bent om aan deze ongunstige ontwikkeling wat te doen of niet. Voorbeelden van doelgroepen om in te vullen: Buurtbewoners Bewoners eigen wijk Passanten Bewoners andere wijk Zakelijke bezoekers Bewoners andere plaatsen Toeristen Scholieren Recreanten Studenten Jongeren Ouderen

[email protected]

Werkenden Werkzoekenden Gepensioneerden Alleenstaanden Tweeverdieners Verenigingen en clubs Gezinnen 50-plussers

34

Doelgroepen omschrijving doelgroep

Huidig aandeel in uw omzet

Ontwikkeling in marktaanbod (toename of afname)

[email protected]

Ontwikkeling aandeel in uw omzet (toename of afname)

actie gewenst (ja/nee)

35

Zalen en/of overige diensten omschrijving doelgroep

Huidig aandeel in uw omzet

Ontwikkeling in marktaanbod (toename of afname)

[email protected]

Ontwikkeling aandeel in uw omzet (toename of afname)

actie gewenst (ja/nee)

36

Checklist 2.4 De gast in het bedrijf Voldoende

Moet beter

1 Het is voor u duidelijk wat de belangrijkste bezoekmotieven van uw gasten voor uw bedrijf zijn.

2 U heeft voldoende inzicht in het feit of uw gasten ook andere horecabedrijven bezoeken dan dat van u en waarom (via gastenenquête te achterhalen)

3 U weet welk deel van uw gasten uit vaste klanten bestaat.

4 U houdt bij welke producten door uw gasten het meest besteld worden.

5 U bent op de hoogte van de gemiddelde leeftijd van uw gasten.

6 U heeft inzicht in wat uw gasten gemiddeld besteden in het bedrijf en of dit toe- of afneemt in vergelijking met voorheen.

7 U weet wat uw gasten vinden van het assortiment dranken en eetwaren.

8 U weet hoe tevreden uw gasten zijn over de kwaliteit van dranken en eetwaren?

9 U houdt bij of er in de loop van de tijd veranderingen optreden in de beoordeling door uw gasten van het assortiment en de kwaliteit die het bedrijf biedt.

10 U kunt inschatten of het aantal gasten zal toenemen wanneer u veranderingen aanbrengt in het assortiment en de kwaliteit van producten.

11 U heeft voldoende inzicht in de behoefte van uw gasten aan lightproducten, vegetarische, seizoensgebonden, enz.

12 De keuzes wat betreft assortiment dranken en eetwaren is afgestemd op de behoefte van uw gasten.

[email protected]

37

13 Het is voor u duidelijk of de promotionele activiteiten aanslaan bij uw gasten en effect sorteren.

14 Het is u bekend hoe uw gasten denken over de bereikbaarheid van het bedrijf.

15 Het is u bekend hoe uw gasten het interieur van het bedrijf beoordelen en of dit meespeelt in hun bezoekfrequentie.

16 Het is u bekend wat u gasten vinden van de hygiëne en netheid in uw bedrijf (onder andere toiletten) en of dit meespeelt in hun bezoekfrequentie.

17 Het is u bekend hoe uw gasten de snelheid en vriendelijkheid van bedienen beoordelen en of dit meespeelt in hun bezoekfrequentie.

18 U weet waaraan uw gasten zich in het bedrijf regelmatig ergeren en of dit de bezoekfrequentie beïnvloedt.

19 Het is u bekend wat u gasten vinden van speelautomaten in het bedrijf.

20 U weet wat uw gasten vinden van de soort en het volume van de muziek in het bedrijf.

21 Het is u bekend hoe uw gasten het klimaat (ondermeer rook, temperatuur, luchtvochtigheid)

in het bedrijf beoordelen en of dit hun bezoekfrequentie

beïnvloedt.

22 Het is bekend wat uw gasten vinden van de openingstijden van het bedrijf.

23 Uw kennis van de bezoeker wordt gebruikt om verbeteringen aan te brengen.

24 U heeft op papier staan welke verbeteringen u ten aanzien van de hierboven genoemde punten wilt aanbrengen.

25 U heeft duidelijk op papier staan hoé u die verbeteringen wilt realiseren.

[email protected]

38


Aantal minimumeisen

5


-

A Maximale score

=




[email protected]

39

Checklist 2.5 Concurrentie Lees eerst dit In het tweede deel van deze checklist is het de bedoeling dat u uw bedrijf vergelijkt met de bedrijven van uw belangrijkste concurrenten. U neemt uw belangrijkste concurrenten in gedachten en schrijft de naam van deze bedrijven in de linkerbovenhoek. Vervolgens gaat u bij elk genoemd punt in de checklist na of uw bedrijf of dat van de concurrent beter is. U geeft dit aan met behulp van plusjes en minnetjes; Uw bedrijf veel beter: ++ Uw bedrijf beter: + Uw bedrijf slechter: Uw bedrijf veel slechter: -Indien één of meer van uw concurrenten over het geheel duidelijk beter zijn dan uw bedrijf kan hiertegen actie ondernomen worden. Het is belangrijk doelstellingen te formuleren waarin u aangeeft wat u wenst te bereiken met deze actie.

Algemene houding tegenover de concurrenten Voldoende

Moet beter

1 U weet precies wie uw belangrijkste concurrenten zijn.

2 U kent de (belangrijkste) sterke en zwakke punten van uw grootste concurrenten.

3 U weet hoe vaak uw gasten andere bedrijven in de buurt bezoeken.

4 U bent bekend met de redenen waarom uw gasten uw concurrent bezoeken en niet uw bedrijf.

5 U bent bekend met de redenen waarom uw gasten uw bedrijf bezoeken en niet uw concurrent?

6 Uw mening over de concurrent is gebaseerd op eigen waarnemen en niet alleen op verhalen van anderen over deze concurrent.

[email protected]

40


Aantal minimumeisen

1


-

A Maximale score

=




[email protected]

41

Vergelijking bedrijfsaspecten met de individuele concurrent Concurrent A:______________________________ Concurrent B:______________________________

Uw bedrijf veel beter: Uw bedrijf beter: Uw bedrijf slechter: Uw bedrijf veel slechter:

++ + --

Concurrent C:______________________________ Concurrent D:______________________________ concurrent A

Concurrent B

Concurrent C

Concurrent D

Plaats

1 Ligging van het bedrijf

2 Bereikbaarheid van het bedrijf

3 Parkeergelegenheid

Presentatie

4 Exterieur van het bedrijf

5 Interieur van het bedrijf

6 Netheid van het bedrijf

7 Presentatie van de producten/gerechten

8 Presentatie van de dranken

[email protected]

42

9 Het muziekbeleid van het bedrijf

10 De verlichting en het klimaat

11 Presentatie van het terras

Product

12 Capaciteit van het bedrijf

13 Kwaliteit van het bedrijf

14 Assortiment van het bedrijf

Mogelijkheden van zaalverhuur (diverse groottes, 15 voorzieningen)

16 Recreatiefaciliteiten (spellen, biljart, enz.)

Personeel

17 Snelheid van de service

18 Vriendelijkheid van de medewerkers

19 Vakbekwaamheid van de medewerkers

20 Uiterlijke verzorging van de medewerkers

[email protected]

43

Prijs-kwaliteitverhouding

21 Prijs-kwaliteitverhouding van de producten

22 Prijs-kwaliteitverhouding van de overige diensten

Beleid

23 Vakbekwaamheid van de ondernemer

24 Activiteit van de ondernemer

25 Inspelen op veranderingen

26 Reputatie bij de consument (imago)

27 Samenwerking met andere horecaondernemers

28 Promotionele activiteiten

29 Creativiteit

30 Personeelsbeleid

31 Marktaandeel

[email protected]

44

Checklist 2.6 Familiebedrijf, opvolging, overdracht Ja (Voldoende)

Nee (Moet beter)

1 Er staat duidelijk op papier hoe de verhouding is tussen familie en bedrijf (over zeggenschap, bestemming van de winst, beloning, privé-opnames).

2 Dit is gebeurd met inschakeling van juridisch/onafhankelijk advies (notaris, advocaat).

3 Hiervoor is ook fiscaal advies ingewonnen (bij een fiscalist)

4 Hiervoor is ook financieel advies ingewonnen (bij bank of onafhankelijk financieel adviseur)

5 De schriftelijke vastlegging van de afspraken is door alle betrokkenen ondertekend (ook voor familieleden).

6 Er is een duidelijke omschrijving van functie, taken en verantwoordelijkheden.

7 Functie, taken en verantwoordelijkheden van familieleden sluiten aan bij de behoefte van het bedrijf

8 Functie, taken en verantwoordelijkheden sluiten aan bij de capaciteiten en interesses van de betreffende personen.

9 De taakverdeling is duidelijk zowel voor de familie als voor de overige medewerkers.

10 Een carrière van familieleden in het bedrijf is niet vanzelfsprekend en wordt gewijzigd indien hier aanleiding toe bestaat.

11 Indien wenselijk/nodig krijgen ook niet-familieleden een leidinggevende functie in het bedrijf.

12 Bij keuze tussen familieleden en niet-familieleden voor een belangrijke functie in het bedrijf staat het bedrijfsbelang voorop.

[email protected]

45

13 Met betrekking tot eventueel wegvallen van de leiding zijn duidelijk afspraken op papier gezet om de continuïteit van het bedrijf zo veel mogelijk te waarborgen.

14 Met betrekking tot huwelijks- en erfrecht zijn de zaken zo geregeld dat de continuïteit van het bedrijf zo veel mogelijk is gewaarborgd.

15 Het bedrijf maakt gebruik van onafhankelijke deskundigen in de rol van commissaris en/of adviseur.

16 Bij bedrijfsoverdracht wordt tijdig advies van deskundigen (fiscalist, jurist)

ingewonnen (minstens 2 jaar van tevoren, liefst 5 jaar van tevoren).

17 U laat het hele overdracht- en opvolgingsproces begeleiden door externe deskundigen om 'de vaart erin te houden' en u te verzekeren van onpartijdig advies. (Er wordt ook een tijdschema opgesteld.)

18 U bent zich er terdege van bewust dat overdracht van bedrijf meer inhoudt dan overeenstemming over de prijs. (In hoeverre blijft de verkoper betrokken als adviseur? Welke invloed behoudt hij? Op welke manier wordt de koopsom voldaan? Enz.)

19 U hebt tevoren overleg met uw bankier omtrent de overdracht van het bedrijf in verband met de kredietvoorwaarden van de financiering.

20 Hetzelfde geldt voor de andere kredietverschaffers. (brouwerij, automatenhandel, persoonlijke kennissen, familieleden).

21 In geval van overdracht van het bedrijf wordt ook voldoende aandacht gegeven aan het punt van financiering door de koper.

22 Extern advies wordt ook ingewonnen wat betreft de bestemming van de opbrengst (Dit is vooral van belang voor de verkoper).

23 U houdt er rekening mee dat opvolging niet alleen zakelijke aspecten heeft maar ook emotionele en dat die een zeer grote invloed kunnen hebben.

24 U stelt familie, medewerkers, leveranciers en gasten tijdig op de hoogte van de veranderingen.

[email protected]

46

25 U maakt een zorgvuldige afweging of u uw opvolger zoekt binnen de familie, binnen het bedrijf of daarbuiten. (U zet alle problemen en mogelijkheden naast elkaar en betrekt daarbij ook de eisen waaraan uw opvolger moet voldoen.)

26 U overweegt de noodzaak om voor uw opvolger een opleidingsplan op te stellen.

27 U spreekt een duidelijke inwerktijd af voor uw opvolger zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

28 Bij bedrijfsopvolging binnen de familie worden van tevoren duidelijke afspraken op papier gezet met betrekking tot functies en bevoegdheden van alle betrokken familieleden.

29 Bij bedrijfsopvolging binnen de familie worden van tevoren duidelijke afspraken op papier gezet aangaande financiële consequenties voor alle betrokken familieleden.

30 Er wordt bij de regeling van de overdracht ook rekening gehouden met het belang van de opvolger.

31 Op basis van deskundig advies is/wordt een weloverwogen keuze gemaakt inzake pensioenvoorzieningen.

32 De huidige ondernemingsvorm (eenmanszaak, vennootschap onder firma, bvba, nv) is nog steeds de beste keuze, ook volgens externe deskundigen.

33 U hebt een afweging gemaakt van de voor- en nadelen van het omzetten van een eenmanszaak of v.o.f. in een besloten vennootschap (b.v.b.a.) alvorens de zaak te verkopen.

34 Op basis van bedrijfseconomische overwegingen wordt beslist in welke mate gebruik wordt gemaakt van familievermogen en van vreemd vermogen.

[email protected]

47

Eenmanszaak of v.o.f.:

35 U bent op de hoogte van de fiscale consequenties van een overdracht van uw bedrijf.

36 U wint tijdig (liefst vijf jaar van tevoren) advies in over de mogelijkheden om de belastingsdruk zoveel mogelijk te verlichten

37 In geval van een v.o.f. is de opvolging of terugtrekking van één der vennoten geregeld in een contract. Dit contract is opgesteld met de hulp van deskundigen.

B.V.B.A.

38 U hebt zorgvuldig afgewogen of het eigendom en de zeggenschap van het bedrijf zich al dan niet bij één persoon moeten bevinden na de overdracht.

39 U hebt zorgvuldig overwogen of de aandelen bij één of bij meer personen moeten berusten na overdracht.

40 U hebt zorgvuldig overwogen of de leiding (zeggenschap) bij één of bij meer personen moet berusten na de overdracht.

41 U hebt zorgvuldig de mogelijkheid overwogen van een holdingconstructie waarbij u slechts de 'kale' werkmaatschappij overdraagt.

42 U hebt zorgvuldig de mogelijkheid overwogen om niet de aandelen, maar slechts activa en passiva over te dragen aan uw opvolger.

[email protected]

48


Aantal minimumeisen

6


-

A Maximale score

=




[email protected]

49

Overzicht scoringspercentages ondernemingsgebied 1: Leiderschap In onderstaand overzicht kunt u de berekende scoringspercentages invullen. Steeds staat vermeld op welke bladzijde u het berekende scoringspercentage kunt vinden.


2.1 Strategische planning

Scoringspercentage

…

zie blz. 29

zie blz. 32

2.2 Kennis van de markt

zie blz. 38

2.4 De gast in het bedrijf

zie blz. 40

2.5 Concurrentie

2.6 Familiebedrijf, opvolging, overdracht

zie blz. 48


[email protected]

50

ONDERNEMINGSGEBIED 3: PERSONEELSMANAGEMENT Elke ondernemer en leidinggevende stelt prijs op gemotiveerde medewerkers. Ze moeten met enthousiasme, persoonlijke aandacht en een actieve opstelling omgaan met uw gasten. Dit gaat niet vanzelf. De leiding zal er energie en tijd in moten steken om dit te bereiken.. Een ding is zeker: klagen over ‘het personeel’ helpt niet. Integendeel, personeelsmanagement heeft de leidinggevende immers zelf in de hand. Een bedrijf dat structureel problemen heeft met personeel zal dan ook in de eerste plaats naar de kwaliteit van het personeelsmanagement moeten kijken. Met een variant op een bekende zegswijze kunnen we stellen dat de ondernemer de medewerkers krijgt die hij verdient. Mensen die niet gemotiveerd zijn, werken niet optimaal. Ze laten geen goede indruk achter bij de gasten, zijn niet geïnteresseerd in actieve verkoop en kosten beheersing en vergallen vaak ook nog voor collega’s en uzelf het plezier in werk. Als we gaan kijken welke factoren van belang zijn in het motiveren van mensen, dan denken we vaak in de eerste plaats aan geld. Toch is dit zeker niet de enige factor die motiverend werkt. Sterker nog: een persoon kan in een bedrijf veel gemotiveerder zijn dan in een ander bedrijf, terwijl het salaris hetzelfde is. Dit geeft al aan dat er andere factoren zijn die vaak veel belangrijker zijn om mensen te stimuleren en motiveren. Geld kan demotiverend werken, namelijk als iemand vindt dat hij te weinig betaald krijgt. Voor het overige is het feit dat een medewerker iedere maand zijn salaris krijgt een vanzelfsprekende zaak. Het motiveren van medewerkers heeft meer te maken met zaken als waardering, status, prestige, sociale contacten, invloed, medezeggenschap, goede communicatie, nuttigheid van het werk, leveren van prestaties, leermogelijkheden, afwisseling, het dragen van verantwoordelijkheid, creativiteit kunnen gebruiken en dergelijke. De checklists in dit ondernemingsgebied bieden de mogelijkheid om inzicht te krijgen in het gevoerde personeelsmanagement en om systematisch aspecten van dit beleid te verbeteren. In dit hoofdstuk is tevens een checklist opgenomen (3.6 ‘zelf doen of uitbesteden’) waarin de vraag aan de orde komt wanneer en in hoeverre het verstandig kan zijn om bepaalde zaken niet (helemaal) zelf te doen, maar uit te besteden. Hierbij kan men denken aan het inkopen van convenience producten in de keuken en het uitbesteden van bijvoorbeeld schoonmaakwerk. Convenience food leidt wel tot hogere inkoopkosten, maar ook tot lagere loonkosten. Het is zaak deze kostenontwikkeling goed tegen elkaar af te wegen. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: Personeelsplanning Werving & selectie Personeelsbeheer & personeelsbeoordeling Opleiding, training & loopbaanbegeleiding Interne organisatie Zelf doen of uitbesteden Klachtenregistratie Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

51

Checklist 3.1 Personeelsplanning Lange termijn Voldoende

Moet beter

1 Bij het formuleren van uw beleid besteedt u ruime aandacht aan de gewenste samenstelling van uw personeelsbestand.

2 Bij personeelsplanning schenkt u aandacht aan onder meer kennis en vaardigheden van medewerkers, hun ervaring en achtergrond, en wanneer en waar medewerkers nodig zijn.

3 Bij personeelsplanning wordt serieus rekening gehouden met: a. omzetprognoses b. veranderingen in de markt (Bvb nieuwe doelgroepen waarop het bedrijf zich gaat richten, gebruik van nieuwe, deels elders voorbewerkte -minder arbeidsintensieve- producten.)

c. de bedrijfsformule (Soort product, dienst, nagestreefde serviceniveau.) d. doorgroei- en opleidingsbehoefte van medewerkers e. uitbreidingen en bezuinigingen

4 Bij uw personeelsplanning wordt rekening gehouden met een optimale verhouding tussen leidinggevenden en uitvoerenden.

5 U maakt uw personeelsplanning ruim op tijd (Bvb als u een seizoensbedrijf hebt en dit gaat 1 april open, is de personeelsplanning eind februari rond.)

6 U weet welke consequenties ziekteverzuim en verloop van medewerkers hebben op uw personeelsplanning.

7 U hebt een duidelijk beeld welke functies door vaste en tijdelijke krachten vervuld worden.

8 U beschikt over voldoende medewerkers op verschillende werkplekken.

9 Functieomschrijvingen (met taakafbakening) staan duidelijk uitgewerkt op papier.

[email protected]

52

10 U beschikt over medewerkers met de benodigde en vereiste vaardigheden.

11 U stelt uw bedrijf open als stageplaats waar leerlingen de praktijk van het beroep leren.

Korte termijn Voldoende

Moet beter

12 Bij het inroosteren wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen en voorkeuren van de medewerkers.

13 De wijze van inroosteren is afgestemd op uw bedrijfsactiviteiten (weekrooster, maandrooster, seizoenrooster)

14 Bij het maken van het personeelsrooster wordt rekening gehouden met: a. aantal minimaal/maximaal toegestane werkuren en vakantiedagen van medewerkers, wensen t.a.v. het opnemen van vakantiedagen b. de tijd die nodig is een bepaalde handeling te verrichten (Bvb schoonmaken van verschillende ruimtes.)

c. extra activiteiten / evenementen / feestdagen d. openingstijden / piekuren / bezettingsgraad e. het overwerk tot een minimum beperken f. de voorbereiding en afronding van bepaalde werkzaamheden (Bvb bij banketten e.d.)

15 De personeelsrooster worden ruim op tijd (2 weken vooraf) gemaakt en niet op het laatste nippertje. Dit gebeurt in goed overleg met de medewerkers.

16 De medewerkers worden ruim op tijd op de hoogte gesteld van het personeelsrooster.

17 U maakt optimaal gebruik van de mogelijkheid medewerkers flexibel in te zetten.

[email protected]

53

18 Bij de berekening van overuren gaat u uit van het aantal gewerkte uren per twee weken.

19 Medewerkers nemen zo mogelijk vakantie in rustige periodes of wanneer het bedrijf gesloten is.

20 Er gaat geen arbeidstijd verloren door een foutieve planning.

21 Bij een interne vacature is tijdig bekend of een medewerker in aanmerking komt voor deze positie.

22 Bij een vacature wordt de afweging gemaakt: fulltime versus parttime, dienstverband voor bepaalde of onbepaalde tijd.

23 Het personeel heeft de beschikking over een eigen personeelsruimte.

[email protected]

54


Aantal minimumeisen

11


-

A Maximale score

=




[email protected]

55

Checklist 3.2 Werving & selectie Werving Voldoende

Moet beter

1 Bij het formuleren van uw beleid is de wijze van aantrekken van nieuwe medewerkers een belangrijk aandachtspunt.

2 U weet precies langs welke wegen nieuwe medewerkers aangetrokken dienen te worden.

3 U weet wanneer een vacature intern opgevuld kan worden.

4 U weet op tijd wanneer u de nieuwe medewerkers nodig heeft. (U bent bvb bekend met hoe lang huidige medewerkers nog in uw bedrijf blijven werken.)

5 De wijze van werven is afgestemd op het soort medewerkers dat u nodig heeft. (Bvb parttimers via andere medewerkers en leidinggevenden via advertentie in vakbladen.)

6 Eisen waaraan nieuwe medewerkers moeten voldoen staan duidelijk op papier.

7 Indien van toepassing worden huidige medewerkers betrokken bij het opstellen van de eisen waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen.

8 Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers heeft u duidelijk voor ogen uit welke doelgroepen zij afkomstig moeten zijn (Bvb uit het leerlingenstelsel, herintredende vrouwen, allochtonen.)

9 U kent de mogelijkheden en beperkingen van verschillende wervingskanalen (Bvb intern, via personeel, via collega-ondernemers, via advertenties, via uitzend- of arbeidsbureau, via onderwijs.) U

gebruikt ook

meerdere wervingskanalen tegelijk.

[email protected]

56

10 U stelt zich ten minste een keer per jaar op de hoogte van mogelijke loonsubsidies en scholingssubsidies t.b.v. het in dienst nemen van nieuw personeel.

11 U bent op de hoogte van regelingen ter bevordering van indienstneming van specifieke doelgroepen op de arbeidsmarkt (Onder andere subsidies voor het aannemen van allochtonen, (gedeeltelijk) arbeidsongeschikten.)

12 Indien nodig maakt u bij werving gebruik van deskundige hulp.

Sollicitatie Voldoende

Moet beter

13 Er is een duidelijke sollicitatieprocedure vastgesteld en deze wordt nageleefd.

14 U maakt gebruik van (standaard)sollicitatieformulieren waar u de gewenste informatie uit haalt.

15 Bij de sollicitatieprocedure wordt steekproefsgewijs referenties nagetrokken.

16 Van sollicitanten worden (originele) getuigschriften en diploma's gecontroleerd.

17 Tijdens het sollicitatiegesprek wordt de bedrijfsfilosofie uitgelegd.

18 Tijdens het sollicitatiegesprek worden eisen en verwachtingen van het bedrijf duidelijk kenbaar gemaakt

19 Tijdens het sollicitatiegesprek worden doorgroeiwensen en trainingsbehoeften gepeild.

20 Tijdens het sollicitatiegesprek wordt de sollicitant voldoende aan het woord gelaten.

[email protected]

57

21 De sollicitanten worden op de hoogte gebracht van de procedure (Bvb van eventuele proeftijd, inwerkperiode, eventuele aanstelling voor bepaalde tijd.)

22 Indien nodig worden medewerkers van de afdeling waar de vacature is ontstaan, betrokken bij het aannemen van de nieuwe medewerker.

23 Na afloop van de sollicitatieprocedure worden sollicitanten snel en schriftelijk geïnformeerd over de uitslag. (Ook in geval van afwijzing.)

Selectie Voldoende

Moet beter

24 De kwaliteit die de kandidaat biedt, komt overeen met de kwaliteit die het bedrijf nodig heeft.

25 U weet precies waarom u de keuze heeft gemaakt voor een bepaalde kandidaat.

26 Indien nodig hebben medewerkers van de afdeling waar de vacature is ontstaan inspraak in de keuze van de kandidaat.

27 Wanneer nieuwe medewerkers worden aangenomen, wordt meteen een dossier aangelegd.

28 U weet aan welke verplichtingen u moet voldoen wanneer een medewerker wordt aangenomen. (Bvb wat betreft het ziekenfonds, de verzekeringen, de loonadministratie)

29 Nieuwe medewerkers krijgen vóór de eerste werkdag een schriftelijke arbeidsovereenkomst. (Overeenkomst voor bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd.)

[email protected]

58

Introductie en inwerken Voldoende

Moet beter

30 Er wordt in het bedrijf een goed onderscheid gemaakt in introductie en inwerken.

31 Er wordt gebruik gemaakt van een introductieprogramma of procedure. De introductie biedt gelegenheid voor: - kennismaking met het bedrijf: regels, faciliteiten, rondleiding werkplek - kennismaking met collega's (overige medewerkers) - kennismaking met de afdeling: wie geeft leiding, hoe is de taakverdeling - er wordt aandacht besteed aan veiligheid (snijmachines, heet vet, glas)

32 Er wordt tijd ingeruimd voor de introductie.

33 Er is een inwerkplan en dit wordt vooraf met de nieuwe medewerker besproken.

34 Er staat op papier (inwerkplan, handboek) hoe een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt en wat na deze inwerkperiode zijn/haar werkzaamheden omvatten (logische volgorde van werken, op geplande tijden).

35 Er is tijd ingeruimd voor het inwerken (niet even snel tussen andere werkzaamheden, niet meteen inzetten tijdens piekuren).

36 Betrokken medewerkers worden op de hoogte gebracht van het inwerkplan.

37 Nieuwe medewerkers worden goed opgevangen door de collega's.

38 Er wordt goed gebruik gemaakt van de proeftijd om te achterhalen of de medewerker voldoet en bevalt (Beslissingen over vaste aanstelling, ontslag, beloning, opleiding, e.d. zijn gebaseerd op een zorgvuldige beoordeling.)

[email protected]

59

Tijdelijke vervanging Voldoende

Moet beter

39 Er bestaat een duidelijk procedure (op papier) voor tijdelijke vervanging (Bvb voor ziekte, buitengewoon verlof, zwangerschap)

40 Vervanging wordt ruim op tijd geregeld.

41 Tijdelijke vervanging en eventueel voorkomende problemen worden doorgesproken met andere medewerkers.

42 De vervanger wordt door de medewerkers goed gesteund en geholpen.


Aantal minimumeisen

10


-

A Maximale score

=




[email protected]

60

Checklist 3.3 Personeelsbeheer & personeelsbeoordeling Beheer Voldoende

Moet beter

1 U heeft inzicht in de manier waarop uw medewerkers hun taken uitvoeren.

2 Er zijn goede instructieboekjes of handleidingen aanwezig hoe werkzaamheden uit te voeren.

3 U krijgt regelmatig gegevens van leidinggevenden over de wijze van werken van de medewerkers.

4 Uw medewerkers functioneren over het algemeen naar tevredenheid.

5 Iedere medewerker weet wat van hem/haar verwacht wordt en kent ook de taken van de directe collega's en leidinggevenden.

6 Het sociaal beleid staat duidelijk op papier.

7 U weet wanneer u een medewerker moet controleren, wanneer u kunt volstaan met een instructie geven en wanneer u voor een medewerker nieuwe uitdagingen kunt creëren. (Bvb door de medewerker te laten meedenken over de inrichting/organisatie.)

8 U praat regelmatig met uw medewerkers over het bedrijf en na te streven verbeteringen.

9 Het is duidelijk welke maatregelen genomen kunnen worden om de relatie met uw medewerkers goed te houden of te verbeteren.

10 U besteedt aandacht aan (nieuwe) medewerkers (Bvb belangstelling tonen, napraten na werk, praatje maken.)

[email protected]

61

11 In het bedrijf heerst een open werkklimaat waarbij men ook elkaar kan corrigeren.

12 U bent in staat problemen zoals diefstal en alcoholmisbruik tijdig te signaleren.

13 U bent in staat problemen zoals stress en conflicten tijdig te signaleren.

14 U bent in staat daarop adequaat in te spelen.

Beoordeling Voldoende

Moet beter

15 U bent in staat problemen met betrekking tot ongewenste intimiteiten tijdig te signaleren.

16 Het is voor uw medewerkers duidelijk bij wie ze met deze problemen terecht kunnen.

17 U bent in staat problemen met betrekking tot ongewenste intimiteiten goed op te lossen.

18 U bent in staat problemen met betrekking tot discriminatie goed op te lossen.

19 Klachten van medewerkers worden serieus genomen.

20 Er worden regelmatig functioneringsgesprekken gehouden (er zijn hiervoor standaardformulieren).

21 U bent tevreden met de wijze waarop de functionering- en beoordelingsgesprekken gevoerd worden.

22 U bent in staat om op objectieve en zakelijke gronden uw medewerkers te beoordelen.

[email protected]

62

23 Bij de beoordeling wordt duidelijk verteld hoe taken beter uitgevoerd kunnen worden.

24 U beoordeelt medewerkers om prestaties en motivatie te verbeteren.

25 Prestaties worden beoordeeld volgens vastgelegde richtlijnen en opgestelde regels aangaande de taakuitvoering.

26 Als iemand wordt beoordeeld, wordt ook gelet op wat iemand goed doet en niet alleen op wat iemand fout doet.

27 Als medewerkers niet goed functioneren worden tijdig de juiste maatregelen genomen.

28 U geeft regelmatig complimenten omdat u weet dat dit stimulerend werkt.

29 Medewerkers krijgen regelmatig feedback over hun functioneren. (Bvb over de manier van omgaan met gasten.)

30 Er wordt regelmatig in de proeftijd aan nieuwe medewerkers verteld wat goed gebeurt en wat beter kan tijdens de taakuitvoering.

31 De beoordeling is een hulpmiddel bij het verlenen van een definitieve aanstelling.

32

De beoordeling is een hulpmiddel om te weten te komen of een medewerker voor promotie of ontslag in aanmerking komt.

33 Bij niet goed functioneren van een medewerker probeert u altijd de achtergronden daarvan te achterhalen.

34 Beoordelingen van medewerkers worden schriftelijk bevestigd. Naar aanleiding van beoordelingen wordt er een plan opgesteld en afspraken gemaakt.

[email protected]

63

Ziekteverzuim Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

35 Er wordt een goed verzuimregistratie aangehouden (wie is wanneer, hoe lang en hoe vaak ziek)

36 De medewerker is duidelijk geïnstrueerd bij wie en hoe hij/zij zich moet afmelden bij ziekte.

37 Medewerkers zijn op de hoogte van eventuele wachtdagen.

38 Oorzaken van ziekteverzuim zijn bekend.

39 Vergeleken met soortgelijke bedrijven is in uw bedrijf het ziekteverzuim aanvaardbaar. (de norm is maximaal 5%)

40 U neemt maatregelen om het ziekteverzuim te beperken.

41 Er wordt gewerkt aan een terugkeerplan ten behoeve van zieke werknemers, die voor langere tijd arbeidsongeschikt dreigen te worden.

42 U heeft regelmatig contact met een zieke werknemer.

Personeelsverloop en ontslag

43 Oorzaken van het personeelsverloop zijn duidelijk.

44 U neemt voldoende maatregelen om het personeelsverloop te beperken.

45 U weet precies hoe ontslagprocedures in hun werk gaan (volgens arbeidsovereenkomst, op eigen verzoek, bij wederzijds goedvinden, om dringende reden, op staande voet, ontslagaanvraag, in proeftijd).

46 Wanneer een medewerker wordt ontslagen worden redenen van ontslag duidelijk aangegeven.

[email protected]

64

47 Wanneer een medewerker ontslag neemt, is duidelijk om welke reden dat gebeurt.

48 De redenen van vertrek van medewerkers worden altijd geïnventariseerd en geëvalueerd. (Bij uitdiensttreding kan met de betreffende medewerker een exitinterview gehouden worden.)


Aantal minimumeisen

18


-

A Maximale score

=




[email protected]

65

Checklist 3.4 Opleiding, training en loopbaanbegeleiding Voldoende

Moet beter

1 Er bestaan regelingen omtrent training en opleiding en hier wordt ook goed mee gewerkt.

2 Medewerkers worden gestimuleerd cursussen/opleidingen te volgen.

3 Medewerkers zijn ervan op de hoogte hoe de regelingen zijn t.a.v. opleiding en training (Bvb vergoeding in tijd of in geld.)

4 Indien gewenst bestaat de mogelijkheid educatief verlof op te nemen.

5 training en opleiding worden mede bepaald door de behoefte die het bedrijf heeft.

6 De groeien opleidingsbehoeften van medewerkers worden geïnventariseerd tijdens functioneringsgesprekken en deze worden ook op papier gezet.

7 Er staat een duidelijke planning op papiervoor training en opleiding van medewerkers.

8 Er worden financiële middelen beschikbaar gesteld voor training en opleiding.

9 U biedt gelegenheid voor trainingen en cursussen in het bedrijf zelf of door externe instanties op een andere locatie dan uw bedrijf.

10 U bent op de hoogte van de kwaliteit van trainingen en cursussen waaraan uw medewerkers deelnemen. Deze zijn ook toepasbaar in uw bedrijf.

11 U heeft inzicht in de kosten van de trainingen en cursussen waaraan uw medewerkers deelnemen.

12 Er kan goed advies gegeven worden over loopbaanplanning binnen of buiten uw bedrijf.

[email protected]

66

13 Medewerkers worden, indien zij niet voldoen aan de verwachtingen en niet bij- of omgeschoold kunnen worden, begeleid bij het vinden van een geschikte betrekking buiten het huidige bedrijf.

14 U maakt gebruik van taakroulatie, taakverrijking (via delegeren van taken, werkzaamheden van een ander niveau) meer werk van hetzelfde niveau) in

en taakverbreding (via uitbreiding van taken;

het bedrijf.

15 U bent op de hoogte van de opleidingskalender van Horeca Vorming en hebt regelmatig contact met de consulenten.


Aantal minimumeisen

2


-

A Maximale score

=




[email protected]

67

Checklist 3.5 Interne organisatie Voldoende

Moet beter

1 Van iedereen binnen het bedrijf staan de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op papier. Hier is men ook van op de hoogte.

2 Van elke functie staat op papier wat de inhoud van de functie is en aan welke eisen voldaan moet worden om de functie te kunnen uitoefenen.

3 Deze functiebeschrijving wordt periodiek kritisch bekeken en zonodig veranderd.

4 Het is duidelijk welke besluiten op welk niveau binnen het bedrijf genomen kunnen worden. (Sommige besluiten kunnen genomen worden door de medewerker, andere slechts door de leiding.)

5 Alle betrokkenen worden zo snel mogelijk van besluiten op de hoogte gesteld.

6 Er vindt regelmatig overleg (werkoverleg, personeelsvergadering) plaats om de werkzaamheden en werkomstandigheden te bespreken.

7 Er is een intensief contact tussen leidinggevenden en medewerkers.

8 Het is voor iedereen duidelijk wie welke contacten met de 'buitenwereld' onderhoudt (leveranciers, overheid, pers, buurtbewoners, artiesten, onderhoudsdiensten, enz.)

9 Voor terugkerende activiteiten zijn draaiboeken samengesteld die zonodig aangepast worden.

10 De huidige organisatie van het bedrijf is geschikt om de gestelde doelen te halen.

11 Voor alle medewerkers is de organisatiestructuur van het bedrijf overzichtelijk en begrijpelijk.

[email protected]

68

12 De organisatie van het bedrijf is dusdanig geregeld dat afwezigheid van u (Bvb bij ziekte) geen grote problemen oplevert.

13 Werkzaamheden worden altijd goed gepland. (wie doet wat wanneer?)

14 Er is goed rekening gehouden met de opvulling van een mogelijke onderbezetting tijdens de dagen dat personeelsleden met vakantie/verlof zijn.

15 De dagelijkse werkzaamheden worden regelmatig kritisch door u onderzocht op efficiëntie en effectiviteit.

16 De medewerkers en leidinggevenden hebben de beschikking over checklists voor regelmatig terugkerende werkzaamheden.

17 Er is per week en/of per dag een overzicht van de geplande activiteiten en de te verwachten werkzaamheden.

18 Er is een lijst met belangrijke telefoonnummers van belangrijke personen/instanties (onderhoud, storingen, calamiteiten, brandweer, politie, leveranciers, enz.).

19 U bekijkt regelmatig kritisch wat er op het gebied van de interne organisatie in uw bedrijf verbeterd kan worden. U voert voorgenomen verbeteringen ook daadwerkelijk uit.

[email protected]

69


Aantal minimumeisen

6


-

A Maximale score

=




[email protected]

70

Checklist 3.6 Zelf doen of uitbesteden Voldoende

Moet beter

1 Ten aanzien van de verschillende diensten van uw bedrijf heeft u goed overwogen werk al dan niet uit te besteden.

2 U heeft goed zicht op de gevolgen van het wel of niet uitbesteden van één of meerdere diensten voor de personeelsplanning.

3 U weet welke knowhow u in huis moet hebben wanneer u één of meerdere diensten uitbesteedt.

4 U heeft inzicht in de tijdsbesparing als gevolg van eventuele uitbesteding van één of meerdere diensten.

5 U heeft een overzichtelijke kosten-batenanalyse van eventueel uit te besteden diensten gemaakt.

6 U weet welke problemen zich kunnen voordoen wanneer u diensten uitbesteedt.

7 Bij uitbesteding weet u hoe de kwaliteit te waarborgen.

8 Indien u diensten uitbesteedt, heeft u hiervan nauwkeurige specificaties gemaakt.

9 Van uitbestede diensten controleert u regelmatig of de kosten overeenkomen met hetgeen is opgegeven.

10 Uitbestede diensten zijn geregeld per contract.

11 De contracten, offertes, bevestigingen en dergelijke zijn duidelijk.

12 Wanneer u uitbesteedt houdt u regelmatig een evaluatiegesprek met de dienstverlener.

[email protected]

71

13 De communicatie met het bedrijf, aan wie u diensten heeft uitbesteed, verloopt uitstekend.

14 Wanneer u uitbesteedt, controleert u regelmatig of de dienstverlener zijn diensten levert in een juiste prijs-kwaliteitverhouding.


Aantal minimumeisen

3


-

A Maximale score

=




[email protected]

72

Uit te besteden dienst (voorbeelden, vul zelf aan)

is uitbesteed Ja/Nee

Tevreden Ja/Nee

Wilt u hierin verandering aanbrengen? Hoe?

Administratie

Salarisadministratie

Beveiliging

Schoonmaak

Onderhoud (Bvb tapinstallatie)

Keukenwerkzaamheden

Muziekverzorging

Promotie

Training/opleiding

Selectie/werving personeel

[email protected]

73

Checklist 3.7 Klachtenregistratie Voldoende

Moet beter

1 De gelegenheid wordt geboden om klachten ook schriftelijk te uiten (Bvb via gastenenquêtes of via bekendmaking op de prijslijst, e.d.)

2 Er wordt direct gereageerd op een klacht.

3 Alle klachten worden serieus genomen. Er wordt nooit onverschillig gereageerd.

4 Gasten met klachten worden nooit van de ene medewerker naar de andere medewerker gestuurd.

5 Uw medewerkers weten dat klachten niet persoonlijk moeten worden opgevat. (De kritiek betreft meestal het bedrijf en niet de persoon.)

6 Pijnlijke scènes worden in het bijzijn van andere gasten vermeden.

7 Klagers worden niet agressief benaderd.

8 Standaardexcuses als "die klacht krijgen wij nooit" of "u zult wel iets anders gezegd hebben" worden niet gebruikt.

9 Nadat de klacht is aangehoord wordt altijd spijt betuigd en begrip getoond.

10 Klachten worden daadwerkelijk opgelost, zodat ze niet meer voor zullen komen.

11 Er zijn met de medewerkers duidelijk afspraken gemaakt over het teruggeven van gelden/of het vervangen van bestellingen.

12 Gasten geeft men de gelegenheid eerst hun verhaal te vertellen en tot rust te komen en worden daarbij niet in rede gevallen.

13 De medewerkers luisteren goed naar de gast zodat deze het verhaal maar één keer hoeft te vertellen.

[email protected]

74

14 Als de gast daar echter behoefte aan heeft, wordt hem of haar de gelegenheid geboden het verhaal meerdere keren te vertellen.

15 Een klagende gast wordt niet overvallen met vakjargon en specifieke vak- en productkennis.

16 De gast wordt geïnformeerd over maatregelen die genomen zullen worden.

17 Er worden alleen beloftes gedaan die kunnen worden nagekomen.

18 Als een klacht onterecht is, wordt de gast duidelijk gemaakt waarom u dat vindt.

19 Klachten worden na afhandeling besproken met alle betrokkenen. Betrokkenen worden dan ook om hun mening gevraagd.

20 Alle medewerkers kennen de richtlijnen voor het oplossen van klachten en die worden ook nageleefd.

21 Klachten worden door leidinggevend personeel behandeld.

22 Als de klacht het functioneren van een persoon betreft, trekt deze zich terug en laat een collega de klacht afhandelen.

23 Het probleem wordt, indien mogelijk cq. noodzakelijk in een aparte ruimte opgelost.

24 De medewerker die het probleem op moet lossen is rustig en ontspannen en maakt aantekeningen (het liefst op een standaardformulier).

25 Indien de gast en de medewerker geen oplossing kunnen vinden, wordt een derde, bijvoorbeeld een ander (leidinggevend) personeelslid, ingeschakeld. (Deze kan een ander licht werpen op de zaak.)

26 Bij inschakeling van een derde legt de medewerker zelf de situatie uit in het bijzijn van de gast, zodat deze dit niet nogmaals hoeft te doen.

[email protected]

75

27 Medewerkers vallen elkaar nooit af.

28 De gast wordt geïnformeerd over de te volgen procedure als de afhandeling meer tijd kost.

29 Als excuses worden gemaakt, wordt niet een individuele medewerker of afdeling de schuld gegeven.

30 Klachten worden systematisch op een standaardformulier geregistreerd.

31 Mondelinge en schriftelijke klachten worden zoveel mogelijk schriftelijk afgehandeld.

[email protected]

76

Formulier klachtenregistratie

Datum

Soort klacht

Hoe is de klacht ingediend

mondeling / schriftelijk

Bij wie is de klacht ingediend

De vermoedelijke oorzaak

Wie zijn erbij betrokken

Hoe is de klacht opgelost

Door wie is de klacht opgelost

De reactie van de gast op de oplossing

Gast:

Naam: Adres:

Woonplaats: Telefoonnummer:

E-mail:

[email protected]

77


Aantal minimumeisen

4


-

A Maximale score

=




[email protected]

78

Overzicht scoringspercentages ondernemingsgebied 3: Personeelsmanagement In onderstaand overzicht kunt u de berekende scoringspercentages invullen. Steeds staat vermeld op welke bladzijde u het berekende scoringspercentage kunt vinden.


Scoringspercentage

zie blz. 54

3.1 Personeelsplanning

zie blz. 59

3.2 Werving & selectie

3.3 Personeelsbeheer & personeelsbeoordeling

zie blz. 64

3.4 Opleiding, training & loopbaanbegeleiding

zie blz. 66

zie blz. 69

3.5 Interne organisatie

zie blz. 71

3.6 Zelf doen of uitbesteden

zie blz. 77

3.7 Klachtenregistratie

Opgelet Een score van 100% wil niet zeggen dat er niets te verbeteren valt. Het wil alleen maar zeggen dat u op dit gebied aan de minimumeisen voldoet. Dit overzicht heeft twee functies: 1. U kunt in een keer zien hoe hoog het scoringspercentage is ten aanzien van de minimumeisen in de verschillende checklists. Heeft de checklist een score van minder dan 100% dan voldoet het bedrijf op dit punt niet volledig aan de minimumeisen. Het zal duidelijk zijn dat hoe lager de score is, des te noodzakelijker het is om dit aspect van de bedrijfsvoering door te lichten.

[email protected]

79

2. De tweede functie van het overzicht sluit aan bij de eerste. U kunt in het overzicht in een keer zien waar uw prioriteiten zullen liggen voor het verbeteren van de bedrijfsvoering. Ga aan de slag met het formuleren van de verbeteracties (zie eventueel “handleiding voor het invullen” vanaf punt 3.4).

[email protected]

80

ONDERNEMINGSGEBIED 4: MIDDELEN MANAGEMENT Behalve leiderschap, beleid & strategie en personeelsmanagement zijn ook middelen management en management van processen van belang voor het bereiken van de hoofddoelen van de onderneming: continuïteit en het maken van winst. Het management van processen wordt in ondernemingsgebied vijf behandeld. Hier (ondernemingsgebied vier) stellen we het management van middelen aan de orde. Het betreft hier langere-termijn-beslissingen met betrekking tot grote investeringen, informatieverwerking en inzet en beheer van machines. Informatieverwerking valt tegenwoordig bijna niet los te zien van automatisering. Toch is het niet zo dat een horecabedrijf niet goed zou kunnen functioneren zonder automatisering. Automatiseren zonder dat aan bepaalde voorwaarden is voldaan, heeft weinig zin. Automatisering is immers geen doel op zich, maar niet meer dan een – zeer goed – hulpmiddel om snel complexe gegevens te voorschijn te halen en te vergelijken of om processen sneller te laten verlopen. Aan de hand van de hier opgenomen checklist kan men komen tot een oordeel over de wenselijkheid van automatisering. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: Grote investeringen Informatieverwerking Inzet en beheer van machines Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

81

Checklist 4.1 Grote investeringen Noodzaak tot investeren Voldoende

Moet beter

1 Het doen van een investering sluit goed aan bij de doelstellingen van uw bedrijf en bij het toekomstbeeld dat u hebt van uw bedrijf.

2 U hebt een duidelijke uitsplitsing van: - vervangingsinvesteringen (voor het gebruikelijk 'up to date' houden van het bedrijf). - kostenbesparende investeringen (tegenover de kosten staan opbrengsten, bijvoorbeeld investeringen in energiebesparende maatregelen).

- uitbreidingsinvesteringen (waardoor meestal extra gelden buiten de gemaakte reserveringen gewenst zijn).

3 U hebt een berekening van de baten en de lasten van: - kostenbesparende investeringen (Bvb besparing mensjaren versus kosten van investering in apparatuur).

- uitbreidingsinvesteringen (Bvb meer omzet versus kosten die voortkomen uit investeringen).

4 U weet precies waarom u gaat investeren.

5 U hebt duidelijk omschreven welke verbeteringen u wenst te bereiken met een investering.

6 U hebt duidelijk inzicht of hetgeen u wilt bereiken met een investering niet op een andere manier bereikt kan worden.

7 U overweegt eerst mogelijke alternatieven.

8 U hebt goed inzicht in de gevolgen op financieel gebied binnen uw bedrijf van een te plegen investering.

9 U hebt goed inzicht in en u praat met uw personeel over de gevolgen op personeel gebied binnen uw bedrijf van een te plegen investering.

[email protected]

82

10 U hebt inzicht in het effect wanneer u de mogelijk geplande investering niet zou plegen.

11 U hebt goed inzicht in het effect op de huidige gasten van uw bedrijf van een te plegen investering.

Bepaling voorwaarden Voldoende

Moet beter

12 U hebt duidelijk vastliggen aan welke eisen datgene waarin u wenst te investeren moet voldoen ten aanzien van: - gebruik - duurzaamheid - service en onderhoud - kosten (Bvb elektriciteitskosten)

13 U bent op de hoogte van de wettelijke bepalingen samenhangend met uw investering (u kunt hiervoor de gemeente aanspreken.)

14 U bespreekt grondig uw investeringsplannen met een deskundige (Bvb uw boekhouder).

15 Bij een grote verbouwing wordt er een architect in de hand genomen.

16 Er wordt tijdens de uitvoering van verschillende werkzaamheden gewaakt voor overschrijding van het aanwezige (geplande) budget.

17 Bij verbouwingen wordt een goed werkschema opgesteld met daaraan gekoppeld een tijdsplanning en een eventuele boeteclausule.

18 U doet zelf bij onderhoud, reparaties en verbouwing wat u zelf goed aan kunt. Andere zaken besteedt u uit.

[email protected]

83

Afweging opties Voldoende

Moet beter

19 U hebt inzicht in welke leveranciers er zijn voor het product waarin u wenst te investeren.

20 U stelt zich op de hoogte van voorbeelden waar de betreffende investering reeds heeft plaatsgevonden.

21 U hebt informatie van leveranciers over hetgeen u waarin u wenst te investeren om een overwogen keus te kunnen maken (rekening houdend met uw wensen en eisen).

22 Ondanks bovenstaande vraagt u bij verschillende (gerenommeerde) bedrijven offertes aan. U gaat dus nooit van één offerte uit.

23 U bent goed in staat de kosten en baten van diverse opties in beeld te brengen. (Een en ander wordt vereenvoudigd door offertes op gelijke manier te laten uitbrengen.)

24 Indien van toepassing berekent u het break even point (punt dat aangeeft hoeveel opbrengst de investering moet geven om de kosten van die investering te dekken).

25 Bij elke investering vergelijkt u de opbrengst van het geïnvesteerde bedrag met de mogelijke opbrengst van dit bedrag als u het op de bank had gezet. (Rendabiliteit van het vermogen)

26 Bij elke investering berekent u in hoeveel tijd u het geïnvesteerde bedrag terugverdient uit de opbrengst.

27 Bij elke investering legt u van tevoren vast in hoeveel tijd u deze afschrijft.

[email protected]

84

Financieringsvorm Voldoende

Moet beter

28 U hebt kennis van de inhoud , alsmede de voor- en nadelen van de volgende financieringsvormen voor uw investeringen: - koop met eigen vermogen (betaling met eigen middelen) - koop met vreemd vermogen (banklening, hypotheek) - huur (periodiek te betalen bedrag, u wordt nooit eigenaar, alle bijkomende kosten zijn voor u)

- huurkoop (koop met aanbetaling en huurtermijnen, eigendom na betaling laatste termijn) - operationele leasing (huur tegen vast bedrag per periode, bijkomende kosten zoals onderhoud voor rekening van de verhuurder, geen eigendom)

- financiële leasing (huur tegen vast bedrag per periode, bijkomende kosten zoals onderhoud voor rekening van de huurder, na contractduur mogelijkheid tot koop)

29 U bent op de hoogte van de effecten van mogelijke financieringsvormen op uw bedrijfsresultaat.

30 U bent in staat vast te stellen welke financieringsvorm voor u en uw bedrijf voor te plegen investeringen het beste is. (indien u hier niet toe in staat bent, informeert u zich bij uw bank en/of boekhouder.)

31 U kent de fiscale consequenties van een investering en van de gekozen financieringsvorm.

32 U stelt zich goed op de hoogte van de verzekeringstechnische consequenties van een investering.

[email protected]

85


Aantal minimumeisen

5


-

A Maximale score

=




[email protected]

86

Checklist 4.2 Informatieverwerking Voldoende

Moet beter

1 Het opmaken van de rekeningen verloopt efficiënt, snel en probleemloos. (U werkt met overzichtelijke rekeningen, de rekening is voldoende uitgesplitst.)

2 U besteedt ruime aandacht aan een (al dan niet geautomatiseerde) goede administratieve organisatie.

3 U kunt op ieder gewenst moment beschikken over actuele gegevens van opbrengsten en kosten. (U hebt inzicht in de brutowinstmarges, de omzetsnelheden en de verkoopsnelheden en in de personeelskosten.)

4 U hebt inzicht in de kosten, ingrediënten en bereidingswijzen per gerecht.

5 U kunt op ieder gewenst moment beschikken over alle actuele gegevens met betrekking tot: - goederenstroom (u hebt inzicht in het privé- en personeelsverbruik de aanwending van de ingekochte producten en de benodigde hoeveelheden.)

- voorraadbeheer (u weet de ideale voorraad per artikel, de waarde van de aanwezige voorraad, en de prijsverschillen en prijsafspraken per leverancier.)

- reserveringen (u hebt inzicht in de beschikbare capaciteit, beschikbare apparatuur, eventuele aanbetalingen, nog openstaande rekeningen, te betalen commissies.)

6 U kunt op ieder gewenst moment beschikken over alle actuele gegevens met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden in: - de huishouding (Bvb benodigd schoon linnengoed, eventuele reparaties.) - de grootboekadministratie (periodieke overzichten van winst- of verliesposten, overzichten per maand van gemaakte kosten, overzichten van de opbrengsten per maand.)

- de debiteurenadministratie (Bvb informatie over afgesproken betalingstermijnen, prijsafspraken en betalingsgedrag.)

- de crediteurenadministratie (Bvb nog openstaande rekeningen, betalingsafspraken met leveranciers, betalingstermijnen van verschillende facturen.)

7 U beschikt over voldoende informatie om kasverschillen te constateren.

8 U kunt snel beschikken over alle actuele gegevens met betrekking tot de stand van de budgetten, om indien nodig deze tussentijds bij te sturen.

[email protected]

87

9 U kunt snel beschikken over alle actuele gegevens met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie.

10 Indien u mailings verstuurt, beschikt u over betrouwbare en actuele informatie over uw gasten (Naast naam en (e-mail)adres staat de reden van het bezoek geregistreerd en of ze tevreden waren.)


Aantal minimumeisen

3


-

A Maximale score

=




[email protected]

88

Checklist 4.3 Inzet en beheer van machines Voldoende

Moet beter

1 De machines/apparatuur staan op een juiste en logische plaats.

2 De machines/apparatuur zijn zodanig geplaatst dat zij zo min mogelijke lichamelijke belasting voor de medewerkers veroorzaken (Bvb op de juiste hoogte).

3 De machines/apparatuur worden op de in de gebruiksaanwijzing voorgeschreven manier en zo efficiënt mogelijk gebruikt.

4 Bij gebruik van machines/apparatuur worden altijd de in de gebruiksaanwijzing voorgeschreven veiligheidsmaatregelen in acht genomen.

5 De machine/apparatuur worden op de juiste manier schoongemaakt.

6 De machines/apparatuur worden goed onderhouden (dagelijks onderhoud door de medewerkers en preventief onderhoud door een vakbekwaam persoon).

7 Alle apparatuur wordt regelmatig gecontroleerd. Er zijn lijsten van waneer welke apparatuur gecontroleerd is en moet worden (er is een onderhoudschema voor alle apparatuur).

8 Het is duidelijk welke onderhoudscontracten er voor de verschillende machines/apparatuur gelden.

9 Alle contracten worden zodanig bewaard dat ze snel teruggevonden kunnen worden (Bvb alfabetisch).

10 Medewerkers zijn op de hoogte wie zij moeten waarschuwen bij defecten van machines/apparatuur.

11 De machines/apparatuur worden op tijd afgeschreven.

[email protected]

89

12 Regelmatig wordt overwogen of bestaande machines/apparatuur beter vervangen kunnen worden (zijn verouderd of brengen te hoge personeelskosten met zich mee).

13 Geluid van machines/apparatuur vormt geen hinder voor de gasten (Bvb geen brommende ventilatoren).

14 Met betrekking tot het onderhoud van machines en apparatuur wordt gewerkt volgens onderhoudschema.

15 U bent op de hoogte van de garantiebepalingen van uw machines/apparatuur.

16 U hebt inzicht in het energieverbruik van uw machines/apparatuur (en weet daar waar mogelijk de energiekosten te beperken).


Aantal minimumeisen

4


-

A Maximale score

=



Dit scoringspercentage vult u in op het overzicht dat aan het eind van dit ondernemingsgebied is opgenomen. [email protected]

90

Overzicht scoringspercentages ondernemingsgebied 4: Middelen management In onderstaand overzicht kunt u de berekende scoringspercentages invullen. Steeds staat vermeld op welke bladzijde u het berekende scoringspercentage kunt vinden.


Scoringspercentage

zie blz. 85

4.1 Grote investeringen

zie blz. 87

4.2 Informatieverwerking

zie blz. 89

4.3 Inzet en beheer van machines


[email protected]

91

ONDERNEMINGSGEBIED 5: MANAGEMENT VAN PROCESSEN In dit hoofdstuk komen naast de marketingaspecten product, prijs, plaats, presentatie en promotie aan de orde de onderwerpen hygiëne, inkoop, ontvangst & opslag, brutowinst en controle & administratie. Het betreft stuk voor stuk onderwerpen waaraan voortdurend aandacht besteed moet worden. Het zijn aspecten van de processen die in een horecabedrijf plaatsvinden. Met behulp van de opgenomen checklists kunnen al deze processen kritisch worden beoordeeld. De checklist ‘brutowinst’ heeft een afwijkende vorm. Per product kan de brutowinst berekend worden. De uitleg hiervan staat bij de betreffende checklist. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: 5.1 Product & assortiment 5.2 Hygiëne 5.3 Prijs 5.4 Inkoop, ontvangst & opslag 5.5 Brutowinst 5.6 Controle & administratie 5.7 Plaats 5.8 Presentatie 5.9 Promotie 5.10 Promotiemiddelen Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

92

Checklist 5.1 Product &assortiment Dranken Voldoende

Moet beter

1 De gast is altijd tevreden over de koffie. (Er zijn geen klachten over de temperatuur en smaak van de koffie, koffie gemaakt met een koffiezetapparaat is altijd vers.)

2 Indien u koffie maalt dan is uw koffiemolen op juiste maalstand ingesteld.

3 U espressomachine voldoet aan de vraag van uw gasten. (Qua snelheid en gebruiksmogelijkheden, ieder kopje heeft een crèmelaag.)

4 U heeft goed overwogen of u frisdrank uit flessen, flesjes, schenkt of gebruik maakt van post- of premixapparatuur.

5 Wanneer u post- of premixapparatuur gebruikt, is het koolzuurgehalte altijd goed.

6 Wanneer u frisdrank uit flessen schenkt, heeft u nooit klachten over de kwaliteit van het product. (Bvb altijd genoeg koolzuur.)

7 Kleine flesjes frisdrank zijn altijd schoon al ze worden uitgeserveerd.

8 De koolzuurdruk van het bier is altijd goed.

9 De temperatuur van de bieropslagruimte wordt regelmatig gecontroleerd.

10 De verschillende biersoorten (vat en flesjes) worden op de juiste temperatuur bewaard en geserveerd.

11 Alle medewerkers zijn bekend met de wijze waarop de verschillende dranken geserveerd dienen te worden.

12 Speciaal bier krijgt extra aandacht. (juiste glas, bierviltje, wel of niet uitschenken.)

[email protected]

93

13 Bierglazen worden altijd gespoeld voordat ze gebruikt worden.

14 U let goed op de kwaliteit van het tappen.

15 Wijnen en zuidwijnen worden op de juiste temperatuur bewaard en geserveerd.

16 U verstrekt de juiste hoeveelheid drank. U gebruikt hiervoor nondrips en/of schenkdoppen.

17 Het glaswerk wordt op vaste tijden ontvet en nagespoeld.

18 De drankvoorraad verbruikt u in volgorde van aankoop (FEFO: First Expired, First Out).

19 De houdbaarheidsdatum van de dranken wordt in acht genomen.

Gerechten Voldoende

Moet beter

20 Diepvries- en gekoelde producten worden op de juiste temperatuur bewaard.

21 U heeft goede voorschriften voor het opslaan en bewaren van gekoelde en diepvriesproducten. (Bvb producten die snel geur en smaak van andere producten overnemen worden gescheiden bewaard.)

22 Er zijn duidelijke voorschriften voor het ontdooien van producten voor gebruik.

23 De houdbaarheidsdatum van de producten wordt in acht genomen.

24 U verbruikt de ingrediënten in volgorde van aankoop. (FEFO: First Expired, First Out)

[email protected]

94

25 Uw personeel is bekend met de juiste frituurtemperaturen (controleren dit regelmatig), frituurbereidingen en verversen het frituurvet volgens de in het bedrijf vastgestelde regels (zie ook checklist 5.2)

26 Gepaneerd en ongepaneerde producten worden in verschillende frituurpannen gebakken.

27 Producten worden bereid aan de hand van een duidelijk omschreven standaardreceptuur. (Er is een standaardbereidingswijze voor elk product, die een ieder als handleiding kan volgen.)

28 De portiegrootte van de gerechten wordt regelmatig gecontroleerd. (Via weegschaal op juist gewicht).

29 De gegeven hoeveelheid per portie is bij alle medewerkers bekend.

30 Er zijn duidelijke richtlijnen voor het garneren van de producten (hoeveelheid saus, salade).

De garnering is functioneel en weloverwogen.

31 De versheid van grondstoffen wordt voor gebruik goed gecontroleerd. (De gebruikte rauwe groenten worden goed gewassen).

32 Er wordt een weloverwogen keuze gemaakt voor het gebruik van plantaardig of dierlijk vet (i.v.m kwaliteit, gezondheidsredenen, enz.)

33 Tijdens en na de bereiding worden producten/gerechten gekeurd (op smaak, geur, kleur, samenstelling en temperatuur).

34 Er wordt hygiënisch gewerkt (zie checklist 5.2).

35 U bent op de hoogte van het volumeverlies tijdens het bakken en frituren.

36 In het bedrijf beschikken de medewerkers over kennis van de verkochte producten. (De gasten kunnen geadviseerd/geïnformeerd worden over de aard van de producten.)

[email protected]

95

37 Indien u zelf ijs bereidt worden de daarvoor geldende regels zorgvuldig in acht genomen.

38 Alle producten/gerechten komen volgens de juiste specificaties (tijd, temperatuur, smaak, kleur, geur)

aan bij de gast.

39 Producten/gerechten worden steekproefsgewijs bij doorgifte gecontroleerd.

40 U bent op de hoogte van de eisen die in het kader van de wet op voedselveiligheid aan uw producten worden gesteld.

41 De gebruiksaanwijzing van voorbewerkte/voorbereide producten wordt gelezen.

42 De bewaarvoorschriften voor voorbewerkte/voorbereide producten worden nageleefd.

43 U bent bekend met dieetproducten. (suikervrij, vetarm, zoutarm, enz.)

44 U besteedt aandacht aan nieuwe ontwikkelingen op de markt. (Bvb behoefte aan lightproducten, meeneemmaaltijden, enz.)

45 U kunt in voldoende mate voldoen aan de vraag naar 'gezonde' producten.

Het productassortiment Voldoende

Moet beter

46 Uw assortiment is breed en diep genoeg voor uw huidig doelgroep(en). (Breed = aantal productgroepen, diep = aantal variëteiten van een productgroep.)

47 U onderzoekt regelmatig of de gast tevreden is en blijft over het assortiment.

48 er wordt een voorraad aangehouden, waarbij rekening wordt gehouden met de snelheden waarmee de producten worden verkocht. (Er wordt nooit nee verkocht.)

[email protected]

96

49 u bent goed op de hoogte van de nieuwe producten.

50 Veranderingen in het assortiment geeft u duidelijk door. (Richting gast, maar ook richting personeel.)

51 U probeert regelmatig nieuwe producten in uw bedrijf uit om te kijken of ze in het assortiment kunnen worden opgenomen.

52 Het assortiment wordt regelmatig aangepast aan de verkrijgbaarheid van de ingrediënten.

53 U bent op de hoogte van de trends zowel voor dranken als maaltijden / snacks en speelt hierop in.

54 Indien u dit voordelen kan bieden, stemt u uw assortiment af op het seizoen. (Bvb met bieren)

55 Indien u dit voordelen kan bieden past u uw assortiment aan wanneer er speciale gebeurtenissen plaatsvinden in de omgeving.

56 U onderscheidt zich met uw assortiment van de concurrent.

57 U onderzoekt regelmatig (tenminste één maal per halfjaar) of het winstgevend is om bepaalde producten in het assortiment te handhaven. (zie ook checklist 5.5)

Gastgerichtheid Voldoende

Moet beter

58 Leiding en medewerkers besteden voortdurend aandacht en energie aan het handhaven van de kwaliteit van het gebodene.

59 Er bestaan duidelijke afspraken voor de behandeling van reserveringen en annuleringen.

[email protected]

97

60 U verzamelt regelmatig informatie m.b.t. de wensen en behoeften van de gast (tevredenheid). (U beoordeelt regelmatig of de manier waarop medewerkers met de gasten omgaan ook de juiste is.)

61 De medewerkers zijn zich bewust van hun rol als verkoper van de producten van uw bedrijf.

62 medewerkers krijgen voldoende informatie van de leiding zodat ze op de juiste manier service aan de gast kunnen verlenen. (U en andere leidinggevenden geven ook altijd het goede voorbeeld.)

63 De medewerkers worden actief betrokken bij het nadenken over de wijze waarop men met de gast moet omgaan. (Bvb informatieoverdracht via werkoverleg.)

64 Iedereen is zich ervan bewust, dat de eerste indruk die de gast krijgt belangrijk is.

65 Er wordt aandacht geschonken aan details. (Bvb bar opgeruimd, tafels afgeruimd, enz.)

66 Bij het overdragen van diensten blijft een goed/hoog serviceniveau gehandhaafd.

Communicatieve en sociale vaardigheden Voldoende

Moet beter

67 In het bedrijf heerst een prettige werksfeer.

68 Tijdens het werk wordt door de medewerkers onderling goed gecommuniceerd/men werkt goed met elkaar samen.

69 Iedere gast krijgt persoonlijke aandacht. (Gasten worden zoveel mogelijk met de naam aangesproken en worden aangekeken.)

70 De medewerkers spreken rustig en correct, en luisteren goed naar de gasten.

[email protected]

98

71 De medewerkers laten wachtende gasten merken dat ze opgemerkt zijn. Men probeert de gast zo snel mogelijk van dienst te zijn.

72 Onderlinge gesprekken van (u en uw) medewerkers worden altijd direct onderbroken voor het helpen van gasten.

73 Er wordt altijd snel, maar nooit overhaast gewerkt.

74 Medewerkers die veel mondeling contact hebben met buitenlandse gasten spreken meerdere talen.

75 Boodschappen voor en van gasten worden altijd punctueel afgehandeld.

76 Er zijn afspraken gemaakt hoe de telefoon wordt opgenomen. (Bvb rustig spreken, duidelijk spreken, namen en boodschappen direct noteren, enz.)

77 De medewerkers zijn ook bij drukte altijd vriendelijk tegen de gasten.

78 Er wordt door het personeel tijdens het werk niet gerookt.

79 De medewerkers gaan op dezelfde manier met de gasten om, maar blijven daarbij wel zichzelf.

80 de gasten krijgen altijd wat besteld is.

81 De medewerkers weten in te spelen op/hoe te handelen in geval van agressie. (Bvb overval, alcohol- of drugsgebruik, gokverslaving, zie ook checklist 8.2.)

Vakbekwaamheid Voldoende

Moet beter

82 De medewerkers beschikken over vakkennis/vakbekwaamheid.

[email protected]

99

83 De medewerkers zijn bereid zich op het gebied van gastvrijheid/ vakbekwaamheid en serviceverlening verder te bekwamen.

84 Het bedrijf biedt de medewerkers de gelegenheid zich op het gebied van gastvrijheid/vakbekwaamheid en serviceverlening verder te bekwamen.

85 Aanwezige kennis wordt gebruikt om extra verkoop te stimuleren.

86 Faciliteiten en mogelijkheden die de zaal (zalen) biedt (bieden) zijn afgestemd op de wensen van de gasten.

Zalen Voldoende

Moet beter

87 Regelmatig wordt getoetst of de zaal nog voldoet aan de ontwikkelingen in de markt (wat betreft indeling, apparatuur, meubilair e.d.)

88 Vergader-, cursus- en seminararrangementen worden regelmatig qua inhoud en prijs, aangepast aan de wensen van de gast.

89 Alle benodigde apparatuur in de zaal is in orde en aangesloten.

90 Bij vergaderarrangementen wordt voldoende afwisseling geboden in lunch en diner.

91 Alle afspraken die m.b.t. zaalgebruik en arrangement gemaakt zijn, zijn bekend bij de medewerkers en worden nagekomen (Bvb over pauzes, koffie e.d.)

[email protected]

100


Aantal minimumeisen

26


-

A Maximale score

=




[email protected]

101

Checklist 5.2 Hygiëne Persoonlijke hygiëne Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 De handen worden telken goed en zorgvuldig gewassen: - voor aanvang van werkzaamheden - na het werken met rauwe producten - na het reinigen van vuil materiaal - na het snuiten van de neus - na het gebruik van het toilet - na wisseling van de werkzaamheden

2 De handen worden met behulp van wegwerphanddoekjes gedroogd.

3 Wonden worden altijd volledig en waterdicht afgedekt.

4 Elke medewerker meldt voor aanvang van de werkzaamheden eventuele infecties zoals: - verkoudheid - darmstoornissen - huidontsteking

5 Voor medewerkers met eventuele infecties worden passende werkzaamheden gezocht.

6 Er worden geen horloges, halssieraden, ringen en armbanden gedragen tijdens het bereiden van voedsel.

7 Lang haar wordt bijeengehouden.

8 Nagels worden kort en schoon gehouden.

[email protected]

102

Werk- of bedrijfskleding Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

9 Bedrijfskleding wordt regelmatig verschoond en is goed uitwasbaar. (dus boven 60°C).

10 De bedrijfskleding is slijtvast, kleurecht (is van goede kwaliteit) en ademt voldoende.

11 De bedrijfskleding heeft een kleur die duidelijk vuil laat zien.

12 De bedrijfskleding bevat geen loshangende delen.

Handenwasgelegenheid medewerkers

13 Op strategische punten is een handenwasgelegenheid gesitueerd.

14 Elke handenwasgelegenheid is voorzien van warm en koud water en een zeepautomaat.

15 Voor het drogen van de handen zijn wegwerphanddoekjes aanwezig.

16 De kraan heeft bij voorkeur een elleboog of voetbediening.

17 De handenwasgelegenheid wordt dagelijks gereinigd en gecontroleerd.

Sanitair medewerkers en gasten

18 De toiletruimten worden dagelijks gereinigd.

19 De ruimten zijn goed verlicht en geventileerd.

[email protected]

103

20 De muren zijn tot circa 180 cm betegeld en worden minimaal één maal per week gereinigd.

21 De handenwasgelegenheid is voorzien van warm en koud water en een zeepautomaat.

22 In de toiletruimten zijn wegwerphanddoekjes aanwezig.

23 De toiletruimte is voorzien van goed sluitende pedaalemmers.

24 De toiletruimte wordt regelmatig gecontroleerd.

Kleedruimten en douches medewerkers Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

25 De vloeren hebben zoveel helling dat het schrobwater makkelijk afvloeit naar de schrobputjes.

26 De schrobputjes zijn voorzien van een stankafsluiter en een afneembaar rooster.

27 Privé-kleding en werkkleding worden gescheiden gehouden.

28 In de kleedruimten is een afsluitbare wasmand aanwezig.

29 in de kleedruimten is gelegenheid om handen te wassen.

30 Kleedruimten worden dagelijks gereinigd en gecontroleerd.

Ontvangst/opslag goederen

31 Producten worden gecontroleerd op de houdbaarheidsdatum.

[email protected]

104

32 Er worden geen producten na UVD en UCD bewaard (Uiterste VerkoopDatum, Uiterste ConsumptieDatum).

33 De afleveringstemperatuur van gekoelde gerechten is 7°C of lager.

34 De afleveringstemperatuur van diepvriesproducten is -18°C.

35 Voedingsmiddelen die snel aan bederf onderhevig zijn, worden na aflevering zo snel mogelijk in de koelkast gezet.

36 De opslag van goederen is volgens het FEFO-principe (eerst producten aanbreken waarvan de houdbaarheidsdatum het snelst vervalt, dagelijks nagaan wat moet worden opgemaakt en producten dateren).

37 Er worden geen aangebroken blikken in het magazijn gezet.

38 Voedingsmiddelen worden niet op de grond geplaatst.

39 Gerechten worden altijd afgedekt opgeslagen.

Opslag koelruimte/diepvriesruimte Ja Voldoende

Nee Moet beter

40 De koel- en diepvriesruimte is uitgerust met een goed werkende en afleesbare thermometer.

41 De temperatuur wordt in de koel- en diepvriesruimte met behulp van een thermometer regelmatig gecontroleerd.

42 Gerechten die worden afgekoeld, hebben binnen vier uur een temperatuur bereikt van 7°C.

43 Warme voedingsmiddelen worden pas in de koelkast gezet bij een temperatuur van 20°C of lager.

[email protected]

105

44 Resten worden nooit langer dan 48 uur bewaard.

45 Ingevroren vlees/vis wordt in de koelruimte ontdooid, of met behulp van een magnetronoven of in koud stromend water. (watertemperatuur max 21°C.)

46 Dooiwater van vlees, gevogelte en vis wordt altijd in de gootsteen met heet water weggespoeld.

47 Eenmaal ontdooide gerechten worden niet meer ingevroren.

Voorbereiden/bereiden van warme gerechten Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

48 Rauwe en bereide producten/gerechten worden strikt van elkaar gescheiden.

49 Schone en vuile materialen worden strikt van elkaar gescheiden.

50 Warme gerechten worden bij een temperatuur van boven 65°C warm gehouden.

51 Opwarmen van gerechten gebeurt snel tot een temperatuur van boven de 80°C.

52 Voedsel wordt niet te lang van tevoren bereid.

53 De koksdoek wordt alleen gebruikt voor het aanpakken van hete pannen.

54 Materialen en werkbanken worden altijd na gebruik gereinigd.

Werkruimten

55 De vloeren worden dagelijks gereinigd en gedesinfecteerd.

[email protected]

106

56 De vloeren hebben zoveel helling dat het schrobwater makkelijk wegvloeit naar de schrobputjes.

57 De schrobputjes hebben een stankafsluiter en een afneembaar rooster.

58 De vloeren zijn vervaardigd van materiaal dat geen vocht opneemt of doorlaat.

59 De vloer is zoveel mogelijk vrij voor het schoonmaken. Apparatuur staat op sokkels of hoge poten.

60 De overgang van vloer naar wand is naadloos afgewerkt.

61 Afvoerbuizen en leidingen zijn in de wanden ingewerkt.

62 Er zitten geen gaten, kieren en scheuren in vloeren, muren en plafonds van de werken productieruimten.

63 Er wordt gewerkt met een schoonmaakrooster, waarin wordt vermeld: - wat dagelijks, wekelijks en maandelijks te reinigen - de werkwijze - de schoonmaakvolgorde - de reinigingsmiddelen

64 De materialen worden na gebruik uit elkaar gehaald en gereinigd. Speciale aandacht is er voor: vleesmolen, vleessnijmachine, spuitzakken en spuitmondjes.

65 Schoonmaakmaterialen (borstels, doeken, enz.) hebben een kleurcode (Bvb rood voor sanitair, geel voor afwaskeuken, blauw voor keukenapparatuur).

66 Er wordt gewerkt volgens de wettelijke erkende richtlijnen die voor de toepassing van een desinfectiemiddel gelden.

67 Doseringsvoorschriften en inwerktijden die op de verpakking staan, worden strikt opgevolgd.

[email protected]

107

68 Elke medewerker is op de hoogte van de juiste doseringsvoorschriften van schoonmaakmiddelen. Instructies en eventuele bijwerkingen staan op papier.

69 Indien men zelf ongedierte bestrijdt maakt men gebruik van wettelijk erkende middelen. Er bestaat een plan ter bestrijding van ongedierte.

70 De bestrijdingsmiddelen worden gescheiden van voedingsmiddelen bewaard.

Afvalverzorging Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

71 De afvalzakken worden dagelijks vervangen.

72 De afvalzakken worden altijd goed gesloten getransporteerd.

73 De afvalcontainers zijn goed afsluitbaar en te reinigen.

74 De containers staan op enige afstand van de bedrijfsruimte.

Afwaskeuken

75 De afwasmachine wordt regelmatig gereinigd.

76 De afwasmachine wordt regelmatig gecontroleerd door de technische dienst van de leverancier of een erkend onderhoudsbedrijf.

77 De sproeiers worden regelmatig gecontroleerd op kalkaanslag.

78 Gebruik van reinigingsmiddel en naglansmiddel gebeurt volgens de gebruiksaanwijzing.

79 In de afwaskeuken is schone en vuile vaat strikt van elkaar gescheiden.

[email protected]

108

Togen Ja Voldoende

Nee Moet beter

80 Bierleidingen worden na ieder vat gespoeld met water.

81 Bierleidingen worden na sluitingstijd gevuld met water.

82 Bierleidingen worden minsten één keer per zes weken gereinigd en gedesinfecteerd.

83 De tapkranen van premix- en postmixapparatuur worden elke dag volgens voorschrift schoongemaakt.

84 Leidingen van premix- en postmixapparatuur worden minstens één keer per zes weken gereinigd en gedesinfecteerd.

85 De ventielen en koppelingen worden volgens voorschrift schoongemaakt.

86 Het lekblad onder tapkranen wordt per dag meerdere keren schoongespoeld.

87 De afvoerleiding van het lekblad wordt elke dag met heet water doorgespoeld.

88 Spoelborstels worden elke dag schoongemaakt.

89 De spoelbak wordt elke dag schoongemaakt.

90 Het spoelwater wordt constant ververst.

91 Het overlooppijpje van de spoelbak wordt elke dag schoongemaakt.

92 Het flessennest wordt dagelijks gecontroleerd en zonodig gereinigd.

[email protected]

109

Frituren Ja Voldoende

Nee Moet beter

Ja Voldoende

Nee Moet beter

93 Frituurvet en olie worden niet hoger verhit dan maximaal 180°C

94 De thermostaat wordt gecontroleerd met een tweede thermostaat.

95 Frituurvet wordt regelmatig vervangen.

96 Verhitte productresten worden minimaal één keer per dag uit het frituurvet gefiltreerd.

97 Aan gebruikt frituurvet of olie wordt geen nieuw vet of olie toegevoegd.

98 het frituurvet is altijd helder en licht van kleur.

IJs

99 Besmetting wordt voorkomen door geen getapt ijs terug in de mix te deponeren.

100 Er is een instructie aanwezig voor het schoonmaken van de ijsmachine. (Reinigen, desinfecteren, naspoelen)

101 De ijs/slagroommachine wordt elke dag volgens de voorschriften schoongemaakt.

102 Slagroomspuiten worden volgens de voorschriften schoongemaakt.

103 De vitrine van het schepijs wordt dagelijks gereinigd.

104 De temperatuur van de ijsmix is maximaal 5°C.

105 De temperatuur van het schepijs is maximaal -8°C.

[email protected]

110

106 De ijsscheplepel wordt in stromend water bewaard.

107 Verpakt ijs wordt verkocht volgens het first expired first out principe.

108 IJs wordt altijd afgedekt bewaard.


Aantal minimumeisen

23


-

A Maximale score

=




[email protected]

111

Checklist 5.3 Prijs Algemeen Voldoende

Moet beter

1 Het prijsbeleid krijgt periodiek veel aandacht en word top papier gezet. (de prijzen worden op vaste data regelmatig kritisch bekeken en zonodig aangepast.)

2 U bent op de hoogte van de vaste en variabele kosten van het bedrijf.

3 Bij vaststelling van uw prijzen houdt u rekening met: - inkoopkosten - verkoopkosten - overige exploitatiekosten

4 De combinatie van prijzen van producten levert een acceptabele gemiddelde brutowinst op. (zie ook checklist 5.5).

5 U bent ten allen tijde in staat feiten te overleggen waarom u afwijkende brutowinstpercentages heeft behaald ten opzichte van vergelijkbare bedrijven (zie ook de bedrijfsvergelijking van Guidea).

6 U weet dat het nalopen van uw inkoopfacturen bij leveranciers één van de controlemiddelen van de fiscus is.

7 De brutowinstmarge van elk product is bij uw bekend. (U bent op de hoogte van de populariteit van de door u verkochte producten en de daaraan gekoppelde brutowinstmarge - zie verder checklist 5.5)

8 Diverse groepen van producten sluiten qua verkoopprijs goed op elkaar aan.

9 De prijsopbouw is voor iedere gast duidelijk en leidt niet tot verwarring. (voor de gast is duidelijk wat in de prijs is inbegrepen.)

10 Het is bij u bekend hoe belangrijk de prijs is voor uw gasten.

[email protected]

112

11 Bij het vaststellen van de prijzen houdt u rekening met: - de locatie/plaats van het bedrijf - de doelgroep waarop u zich richt - de concurrentie - de geboden service

12 U kunt de prijzen snel afstemmen op externe invloeden.

Kortingen en prijsafspraken Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

13 Bij het maken van prijsafspraken houdt u rekening met: - de tijdsduur die zit tussen het reserveren en het gebruik maken van een dienst/product - seizoensinvloeden - de minimaal gewenste opbrengst per product/dienst - eventuele evenementen in uw omgeving.

14 Het is duidelijk wie bevoegd is voor het maken van prijsafspraken.

Prijs/kwaliteitverhouding

15 De gast vindt dat hij waar voor zijn geld krijgt.

16 Door de toegevoegde waarde van extra service wordt de waardering van de prijs-kwaliteitverhouding gunstig beïnvloed.

17 De tevredenheid van de gast ten aanzien van de prijs-kwaliteitverhouding wordt regelmatig getoetst. (zie ook checklist 6).

[email protected]

113


Aantal minimumeisen

5


-

A Maximale score

=




[email protected]

114

Checklist 5.4 Inkoop, ontvangst & opslag Leveranciersselectie Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

1 Bij de selectie van leveranciers maakt u gebruik van een prijsvergelijking.

2 Bij de selectie van leveranciers maakt u een degelijke kwaliteitsvergelijking.

3 Bij het selecteren van leveranciers bent u op de hoogte van de verschillende koop- en leverantievoorwaarden van de betreffende leveranciers.

4 Bij het selecteren van leveranciers gaat u na wat ervaringen bij andere afnemers zijn.

5 U heeft voldoende inzicht in het serviceniveau van uw leverancier.

6 Het dienstenpakket van de leverancier wordt grondig beoordeeld.

7 De leverancier kan een regelmatige levering garanderen.

8 Indien nodig kunt u op korte termijn bevoorraad worden.

9 De leverancier verstrekt goede productinformatie.

10 Voor de inkoop van uw producten heeft u een juiste keuze gemaakt betreffende het aantal leveranciers.

Inkoopspecificatie

11 De kwaliteit van de in te kopen producten wordt van tevoren vastgesteld.

[email protected]

115

12 Voor de in te kopen producten (vlees, groente, non-food, enz.) wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van inkoopspecificaties.

13 In de inkoopspecificaties staat vermeld: - naam, type, soort product - de kwaliteit van het product - eisen aan de soort verpakking - de wijze van controle bij aflevering van de producten

14 De ingekochte goederen zijn op een adequate manier verpakt.

15 In het bedrijf zijn personen werkzaam die beschikken over de nodige relevante warenkennis.

16 Nieuwe ontwikkelingen op gebied van inkoop worden nauwlettend gevolgd. (Bvb via vakpers of informatie van grote leveranciers.)

17 Er bestaan binnen het bedrijf duidelijke afspraken wie voor de inkoop van producten en diensten verantwoordelijk is.

Ontvangst goederen Voldoende

Moet beter

18 Er zijn duidelijke afspraken gemaakt op welke (vaste) dagen de bestellingen gedaan worden.

19 De ingekochte goederen worden altijd gecontroleerd aan de hand van een afleveringsbon.

20 De ingekochte goederen worden altijd vergeleken met de bestellijst.

21 De ingekochte goederen worden altijd gecontroleerd op: - goede en constante kwaliteit - de juiste prijs - de juiste hoeveelheid

[email protected]

116

22 Binnen het bedrijf is bekend welke werknemers bevoegd zijn tot het in ontvangst nemen van de goederen en het tekenen voor ontvangst.

23 Afgeleverde goederen worden steekproefsgewijs gecontroleerd door een andere persoon, dan die de inkopen gedaan heeft.

24 Het is volkomen duidelijk hoe met niet geaccepteerde leveringen wordt omgegaan.

25 Rauwe grondstoffen worden dicht bij het punt van ontvangst opgeslagen.

26 Ingevroren goederen worden bij aflevering meteen in de vriescel geplaatst.

27 Gekoelde producten die aan bederf onderhevig zijn, worden bij aflevering meteen in de koeling geplaatst.

28 U bent in staat om medewerkers die contacten onderhouden met de leveranciers, op de juiste wijze te controleren en bij te sturen.

Opslag/beheer Voldoende

Moet beter

29 U weet altijd precies wat de voorraad per artikel is.

30 Elke uitgifte uit het magazijn wordt geregistreerd: artikel, hoeveelheden, bestemming.

31 De aanwezige voorraad wordt regelmatig vergeleken met de geregistreerde voorraad.

32 Het komt zelden voor dat een bepaald artikel niet meer in voorraad is. U signaleert voorraadtekorten tijdig.

33 U hanteert een systeem van minimumvoorraden per artikel.

[email protected]

117

34 U neemt minimaal één maal per maand op een vaste dag de voorraad op.

35 Er wordt een voorraad aangehouden waarbij rekening wordt gehouden met de snelheid waarmee producten worden verkocht.

36 Binnengekomen goederen worden opgeslagen volgens het first expired first out principe.

37 Voorraden zijn overzichtelijk en efficiënt opgeslagen.

38 Voor de opslag van schoonmaakartikelen en -apparatuur is een aparte bergruimte aanwezig.

39 Het verbruik van schoonmaakartikelen wordt gecontroleerd (voorraadlijsten per artikel/product).

Evaluatie/service leveranciers Voldoende

Moet beter

40 Afspraken over kortingen worden door uw leveranciers nageleefd.

41 Uw leveranciers leveren op de afgesproken tijd.

42 De facturen van uw leveranciers zijn overzichtelijk ingedeeld naar productgroepen.

43 U maakt met uw leverancier afspraken over codering van facturen.

44 U bent tevreden over de betalingsvoorwaarden van uw leverancier.

45 U beoordeelt regelmatig of uw huidige leveranciers nog steeds voldoen aan uw verwachtingen.

46 U bent op de hoogte van de mogelijkheden van andere leveranciers.

[email protected]

118

Planning Voldoende

Moet beter

47 Bij de productieplanning wordt rekening gehouden met piek- en daluren.

48 Er is een efficiënte verdeling van de werkzaamheden. (Tijdverlies wordt verminderd door de werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen.)

49 Er staat vast welke werkzaamheden tijdens daluren uitgevoerd kunnen worden.

50 Bij wijzigingen in de planning past u uw roosters vroegtijdig aan.

51 Bij het vastleggen van recepturen is ook rekening gehouden met alle handelingen die in daluren uitgevoerd kunnen worden.

[email protected]

119


Aantal minimumeisen

13


-

A Maximale score

=




[email protected]

120

Checklist 5.5 Brutowinst Indien men naast dranken, geheel of gedeeltelijk zelf bereide maaltijden en/of snacks verkoopt en men weet het aantal verkochte producten/gerechten, dan is het belangrijk om na te gaan of elk product/gerecht uit het geboden (of te bieden) assortiment op een positieve wijze bijdraagt aan het resultaat. Om dit na te gaan is hierna een calculatiesysteem ontworpen. Het systeem, dat voor de brutowinst-analyse van maaltijden/snacks maar ook voor dranken te gebruiken is analyseert twee aspecten: De brutowinst per product/gerecht ten opzichte van andere producten/gerechten op de kaart. De populariteit bij de gasten per product/gerecht ten opzichte van andere producten/gerechten op de kaart. Bij het invullen van het schema hebt u volgende informatie nodig: De producten/gerechten die u wilt vergelijken De inkoopprijs van de producten/gerechten De verkoopprijs van de producten/gerechten Het aantal verkochte producten/gerechten in een bepaalde periode. U treft hierna een voorbeeld aan. Aan de hand van dit voorbeeld wordt het schema stap voor stap uitgelegd. Tip Naast tal van andere toepassingen vindt u een volledig geautomatiseerde versie van dit analysesysteem terug op de CD-ROM “Management-kit voor horeca-ondernemers”.

Vraag deze CD-ROM aan via [email protected]

Belangrijk: Het begrip brutowinst is uiteraard veelzeggend en belangrijk. Het geeft het verschil aan tussen de inkoopprijs en de verkoopprijs van een bepaald product. De brutowinst wordt vervolgens uitgedrukt in een percentage van de netto verkoopprijs, die op 100% is gesteld. Zo verkrijgt men het brutowinstpercentage. Dit analysesysteem houdt enkel rekening met de inkoopprijzen van de producten/gerechten en niet met de arbeid- en investeringskost die nodig is om het gerecht te bereiden. Zo kan een gerecht met goedkope ingrediënten maar waar veel arbeid voor nodig is om het te bereiden (Bvb béarnaisesaus), bijgevolg een hoger brutowinstpercentage hebben dan een gerecht met dure ingrediënten maar waar weinig arbeid voor nodig is (Bvb convenience food). De nettowinst zou echter wel eens lager kunnen zijn.

[email protected]

121

Het brutowinstpercentage dient dus met enige voorzichtigheid te worden bekeken. Je zou kunnen zeggen dat in de traditionele horeca 65 à 70 procent een ‘gezond’ brutowinstpercentage is voor producten/gerechten. In de traditionele horeca werd uitgegaan van rauwe veelal onbewerkte producten. Zo gauw men een deel van de productie uitschakelt door het aankopen van voorbewerkte producten, heeft dat onmiddellijk effect op het brutowinstpercentage. Voorbewerkte producten kosten immers meer, omdat er door derden arbeid aan is verricht. Daar staat tegenover dat er minder productiekosten gemaakt worden in het bedrijf. Ook kunnen gasten een deel van de arbeid zelf verrichten (Bvb zelf opscheppen bij een buffet, extra kop koffie zelf inschenken, saladebuffet, enz.) waardoor de bedieningskosten lager worden. Zo kan bij een daling van de brutowinst toch de nettowinst stijgen, doordat ook de arbeidskosten dalen. Wanneer bijvoorbeeld het brutowinstpercentage 58% wordt in plaats van 70% en het percentage arbeidskosten daalt met 15, dan gaat de nettowinst 3% omhoog. Hierna is een voorbeeld uitgewerkt met vier gerechten. Dit voorbeeld wordt op de bladzijden hierna stap voor stap uitgelegd. Na deze uitleg treft u een schema aan om zelf in te vullen en te berekenen. Alle bedragen zijn exclusief BTW. Indien u de berekeningen niet zelf wenst te doen en vergelijkingen wilt maken over meerdere periodes, bestel dan de CD-ROM “Management-kit voor horeca-ondernemers”.

[email protected]

122

A

B

C (B/Nx100%)

D

E

Product

Aantal verkocht

Populariteit percentage

Inkoop waarde

F (E-D)

F1 (F/Ex100)

G (DxB)

H (ExB)

L (FxB)

P

R

S

Verkoopprijs

Brutowinst

Brutowinst percentage

Totale inkoop waarde

omzet totaal

Brutowinst totaal

Beoordeling brutowinst

Beoordeling populariteit

classificatie

Tongfilet

30

18,2%

8,28

24,20

15,92

65,79%

248,40

726,00

477,60

hoog

hoog

winnaar

Kipfilet

45

27,3%

3,88

14,10

10,22

72,48%

174,60

634,50

459,90

laag

hoog

hardloper

Biefstuk

25

15,2%

4,78

16,85

12,07

71,63%

119,50

421,25

301,75

laag

laag

verliezer

Mixed grill

65

39,4%

5,52

19,90

14,38

72,26%

358,80

1.293,50

934,70

hoog

hoog

winnaar

3.075,25 J

2.173,95 M

Totaal

165 N

Aantal gerechten

901,30 I 4

K (=I/Jx100%)

[email protected]

29,31%

O (=M/N)

13,18 €

Q (=70%x100%/aantal gerechten)

123

17,50%

Menu-analyse uitleg schema (zie voorbeeld vorige pagina) Kolom Uitleg A Product. Hier vult u de namen van de gerechten in. Voorkom het vergelijken van appels met peren. Vergelijk daarom hoofdgerechten met andere hoofdgerechten en niet met soepen. Deel uw gerechten daarom in groepen in. Bvb koude voorgerechten, soepen, hoofdgerechten, enz. Vergelijk de gerechten binnen een groep. In het voorbeeld: hoofdgerechten B Totaal aantal verkocht. Per gerecht vult u in hoeveel ervan verkocht is in de afgelopen periode. In het voorbeeld: 30 tongfilet 45 kipfilet 25 biefstuk 65 mixed grill

C

D

E

F

F1

Het totaal aantal verkochte gerechten noteert u in vak N. In het voorbeeld: Totaal = 30 + 45 + 25 + 65 = 165. Populariteitspercentage. De populariteit van een gerecht wordt uitgedrukt in procenten. Dit percentage geeft de verhouding aan van de populariteit van het gerecht in verhouding tot de populariteit van de andere gerechten. Men verkrijgt het percentage door het aantal malen dat een bepaald gerecht verkocht is te delen door het totaal aantal verkochte gerechten (N). De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 100%. In het voorbeeld: Populariteitspercentage tongfilet = (30/165) x 100% = 18.2% Inkoopwaarde. Hieronder verstaan we de inkoopwaarde van het totaal aantal ingrediënten van het gerecht. De inkoopwaarde wordt exclusief BTW ingevuld. In het voorbeeld: De inkoopwaarde van de tongfilet inclusief alle garnituur is 8,28€ exclusief BTW. Verkoopprijs. De verkoopprijs is de kaarprijs van het gerecht minus de BTW. In het voorbeeld: de verkoopprijs van de tongfilet exclusief BTW is 24,20€ Brutowinst. De brutowinst is de verkoopprijs minus de inkoopwaarde: E-D In het voorbeeld: de brutowinst van de tongfilet is: 24,20 – 8,28 = 15,92€. Brutowinstpercentage. Dit is de brutowinst gedeeld door de verkoopprijs, vermenigvuldigd met 100%. In het voorbeeld: het brutowinstpercentage van tongfilet is: (15,92/24,20)x100% = 65,79%

[email protected]

124

G

H

I J K

L

M

N

O

Totale inkoopwaarde. Hier wordt de totale inkoopwaarde per gerecht ingevuld. U vermenigvuldigt de inkoopwaarde van het gerecht met het aantal dat ervan is verkocht. Wanneer u dit voor elk gerecht hebt gedaan, noteert u het totaal van deze kolom in vak ‘I’. In het voorbeeld: de totale inkoopwaarde van tongfilet is: 30 x 8,28€ = 248,40€ Omzet totaal. Hier noteert u de totale omzet van het gerecht, exclusief BTW. Deze omzet verkrijgt u door het aantal verkochte gerechten te vermenigvuldigen met de verkoopprijs (ExB). Vervolgens noteert u het totaal van deze kolom in vak “’J’. In het voorbeeld: Omzet tongfilet is: 30x24,20€ = 726,00€. Het totaal van de omzetten van alle gerechten is 3.075,25€. In vak ‘J’ wordt ingevuld: 3.075,25€ De som van de inkoopwaarden van de diverse gerechten.(De totale inkoopwaarde.) Zie bij G. De som van de omzetten per gerecht. (De totale omzet.) Zie bij H. Het gemiddelde inkooppercentage. Deel het bedrag uit vak ‘I’ door het bedrag uit vak ‘J’. De uitkomst vermenigvuldigt u met 100%. U heeft nu het theoretische gemiddelde inkooppercentage. In het voorbeeld: 901,30/3.075,25x100% = 29,31% Het is belangrijk dit theoretisch inkooppercentage te vergelijken met het werkelijke inkooppercentage. Als het werkelijke inkooppercentage beduidend hoger ligt dan het theoretisch inkooppercentage, is het zaak te achterhalen waaraan dat ligt. Er kunnen bijvoorbeeld fouten gemaakt worden bij de portionering of bij de inkoop, er kan teveel uitval of breuk zijn. Het is echter ook mogelijk dat er gestolen wordt. Brutowinst totaal per gerecht. Hier wordt per gerecht de totale brutowinst ingevuld. Hiertoe vermenigvuldigt u de brutowinst van het gerecht met het aantal dat van dit gerecht verkocht is. In het voorbeeld: tongfilet: 15,92x30 = 477,60€ Brutowinst totaal. Hier komt het totaal van kolom ‘L’ te staan. In het voorbeeld: M = 2.173,95€ Totaal aantal verkochte gerechten. Dit is bij de uitleg van B al aan de orde geweest. Hier vult u het totaal in van kolom B. In het voorbeeld: N = 165. Gemiddelde brutowinst. In dit vak komt de gemiddelde brutowinst te staan die (theoretisch) behaald is op de verkochte gerechten. Daartoe deelt u de totale brutowinst (M) door het aantal verkochte gerechten (N). In het voorbeeld: O = M/N = (2.173,95€/165) = 13,18€.

[email protected]

125

P

Q

R

S

Beoordeling van de brutowinst van het gerecht. Hier geeft u een oordeel over de brutowinst van elk gerecht. U vergelijkt de brutowinst (uit kolom F) met de gemiddelde brutowinst (vak O). Wanneer de brutowinst hoger is dan gemiddeld, vult u “hoog” in. Wanneer de brutowinst lager is dan de gemiddelde brutowinst, vult u in “laag”. In het voorbeeld: Tongfilet heeft een brutowinst van 15,92€ (zie kolom F). Dit is hoger dan de gemiddelde brutowinst, want die is 13,18€ (zie vak O). Dus komt bij tongfilet te staan in de kolom P: “hoog”. Kipfilet heeft een brutowinst van 10,22€ (zie kolom F). Dit is de lager dan de gemiddelde brutowinst (O = 13,18€). Dus komt in kolom P bij kipfilet te staan “laag”. Populariteitsnorm. Om de populariteit van de gerechten te kunnen beoordelen is een norm vastgesteld. In kolom R wordt de populariteit vergeleken met d enorm Q. De norm Q is 70% van het gemiddelde populariteitspercentage. Het gemiddelde populariteitspercentage verkrijgt men door 100% te delen door het aantal gerechten. De formule voor de norm Q is : 70%x(100%/N In het voorbeeld: Q = 70%x(100%/4) = 70%x25% = 17,50% Beoordeling van de populariteit van het gerecht. In deze kolom wordt het populariteitspercentage van het gerecht uit kolom C vergeleken met d enorm Q. Is het populariteitspercentage hoger dan de norm Q, dan scoort het gerecht “hoog”. Is het populariteitspercentage lager dan de norm Q, dan scoort het gerecht “laag”. In het voorbeeld: Van slechts één gerecht is het populariteitspercentage lager dan de norm Q. Het populariteitspercentage van biefstuk is 15,2% ‘zie kolom C). Dit is minder dan de norm (Q = 17,50%). Daarom wordt de populariteit van biefstuk beoordeeld als “laag”. Classificatie van het gerecht. Aan de hand van de scores in de kolommen P en R kunt u een totaaloordeel geven over het gerecht. Dit gaat als volgt. Kolom P Kolom R Beoordeling Classificatie Hoog Hoog Het gerecht scoort relatief goed wat Winnaar betreft brutowinst en populariteit. Laag Hoog Het gerecht scoort goed wat betreft Hardloper populariteit, maar slecht wat betreft bijdrage in de brutowinst. Hoog Laag Het gerecht levert een goede bijdrage in de Slaper brutowinst, maar is niet populair Laag Laag Het gerecht levert een relatief geringe Verliezer bijdrage in de brutowinst en is niet populair.

[email protected]

126

Opgelet Naast de uitkomsten in de kolommen P (hoogte brutowinst in geld) en R (populariteit/omzetsnelheid van het product) is het ook belangrijk de uitkomsten in kolom F1 (hoogte brutowinstpercentage) goed in de gaten te houden. Een hoge populariteit gekoppeld aan een laag brutowinstpercentage kan namelijk interessant zijn vooral indien arbeids-/productiekosten laag liggen. Behaalt men een hoge populariteit (en een hoge brutowinst in geld) maar een laag brutowinstpercentage op een bepaald product/gerecht (dus dat qua niveau onder de landelijke norm ligt) kan de fiscus bij een controle hier vragen over stellen. U zult dan goed moeten kunnen aantonen hoe u aan dit lage brutowinstpercentage komt.

Tip De geautomatiseerde versie van dit analysesysteem, dat u kan terugvinden op de CD-ROM “Management-kit voor horeca-ondernemers”, biedt vele voordelen: U hoeft de producten/gerechten slechts eenmaal in te voeren (tijdswinst) Al de berekeningen gebeuren automatisch (geen risico op fouten) U kunt niet alleen de producten/gerechten onderling vergelijken, maar ook de verschillende periodes. U krijgt tevens een grafische weergave (overzichtelijk) Alle resultaten worden automatisch opgeslagen (gegevens gaan niet verloren).

Vraag deze CD-ROM aan via [email protected]

[email protected]

127

A

B

C (B/Nx100%)

D

E

Product

Aantal verkocht

Populariteit percentage

Inkoop waarde

Verkoopprijs

F (E-D)

F1 (F/Ex100)

G (DxB)

H (ExB)

L (FxB)

P

R

S

Brutowinst

Brutowinst percentage

Totale inkoop waarde

omzet totaal

Brutowinst totaal

Beoordeling brutowinst

Beoordeling populariteit

classificatie

I

J

M

Totaal N Aantal gerechten

K (=I/Jx100%)

[email protected]

O (=M/N)

Q (=70%x100%/aantal gerechten)

128

Checklist 5.6 Controle en administratie Grootboek Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

1 U heeft periodiek een duidelijk inzicht in de verdeling van de omzet naar productgroepen.

2 U heeft eenzelfde inzicht in de inkoopkosten naar productgroepen.

3 Tenminste één maal per kwartaal heeft u een overzicht van de omzet - kosten, winst - verlies en privé-opnames.

4 Uw administratie is bijgewerkt.

5 Ten aanzien het bewaren van financiële gegevens bent u op de hoogte van de eisen die de belastingdienst stelt.

6 U heeft voldoende inzicht in de informatie die u uit uw administratie kunt halen.

Debiteuren/crediteurenadministratie

7 Er is een duidelijk beleid ten aanzien van debiteuren en crediteuren.

8 Er is een duidelijke controle op openstaande rekeningen.

9 Er is een duidelijke controle op ontvangen en betaalde rekeningen.

10 Binnenkomende en uitgaande waardebonnen worden duidelijk geregistreerd.

11 U krijgt nooit boetes voor te laat betalen.

[email protected]

129

12 U kunt ten allen tijde beschikken over een overzicht van vooruitbetaalde, te betalen en nog te ontvangen bedragen.

Budgettering Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

13 U stelt voor elk jaar een budget vast waarin (per bedrijfsonderdeel) opbrengsten en kosten zijn begroot.

14 U maakt een begroting (budget) voor meerdere jaren.

15 De opbrengsten en kosten zijn uitgesplitst.

16 De budgetten worden per periode vergeleken met de gemaakte omzet en de werkelijke kosten (zie ook checklist 9.3).

17 Gerealiseerde omzet- en kostenontwikkelingen worden vergeleken met landelijke ontwikkelingen en normen (Hiervoor wordt gratis gebruik gemaakt van de bedrijfsvergelijking van Guidea.).

18 er wordt goed nagegaan waarom omzet- en kostenprognoses niet overeenstemmen met de realiteit.

19 Er wordt goed nagegaan waarom de behaalde omzet- kostenresultaten niet overeenstemmen met de landelijke ontwikkelingen en normen.

Personeels- en salarisadministratie

20 U bent voldoende op de hoogte van de wetgeving en richtlijnen van een deugdelijke salarisadministratie.

21 U heeft een duidelijke keuze gemaakt in zelf doen of het uitbesteden van de personeels- en salarisadministratie.

[email protected]

130

22 Indien u zelf de salarisadministratie doet gebeurt dit in het algemeen foutloos.

23 U kunt per afdeling over de personeelskosten beschikken.

24 U heeft een overzichtelijk personeelsbestand.

25 U bent voldoende op de hoogte van de richtlijnen van de CAO met betrekking tot uw medewerkers (zie ook checklist 7.3).

26 U betaalt de salarissen aan uw medewerkers altijd op tijd.

27 U kunt uw personeel uitleg geven over de salarisstrook.

28 U heeft richtlijnen ten aanzien van het verstrekken van leningen en voorschotten aan medewerkers.

29 U heeft richtlijnen over reis- en onkostenvergoedingen.

30 U heeft inzicht in de meest recente ontwikkelingen op het gebied van personeels- en salarisadministratie.

31 Ziekteverzuim wordt op een overzichtelijke manier bijgehouden.

Afrekenen Voldoende

Moet beter

32 De keuken geeft alleen gerechten uit waneer hiervoor een bon is ontvangen.

33 uitgaande dranken en gerechten worden direct opgeschreven/aangeslagen voor de betreffende gast.

34 Er wordt nauwkeurig gebruik gemaakt van het in uw bedrijf gehanteerde afrekensysteem.

[email protected]

131

35 Richtlijnen met betrekking tot het geven van kortingen zijn bij uw medewerkers bekend.

36 De omzetten en geldafdrachten worden, indien mogelijk, per medewerker in de bediening gescheiden geregistreerd en gecontroleerd.

37 Er zijn duidelijke regels ten aanzien van de ontvangen tip.

38 Uw personeel is op de hoogte van de in uw bedrijf gehanteerde valutakoersen.

39 Binnen uw bedrijf is iedereen op de hoogte van de gehanteerde betalingsmiddelen en men weet hier ook mee om te gaan. (verwerking van verschillende betalingsmiddelen, bvb cheques, betaalkaarten, creditcards,, enz.)

Kascontrole Voldoende

Moet beter

40 U registreert dagelijks voor elk verkooppunt uitgesplitste omzetten en geldafdrachten.

41 Aan de hand van uw registratiesysteem kunt u controleren of het aantal verkochte producten/diensten overeenkomt met het aantal afgerekende producten/diensten.

42 Tekorten en overschotten worden direct onderzocht.

43 Het is volkomen duidelijk wie er geld uit de kas mag halen en hoe dit wordt geregistreerd.

44 Er zijn duidelijke richtlijnen ten aanzien van het start saldo in kas en het wisselgeld.

[email protected]

132

Dagafsluiting Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

45 Aan het einde van de dag wordt de omzet geregistreerd.

46 In deze registratie is een uitsplitsing gemaakt naar verschillende bedrijfsonderdelen (zoals bar, restaurant, zaalverhuur).

47 U heeft goed zicht op de nog openstaande rekeningen van de gasten die in het bedrijf verblijven.

48 alle bestedingen van gasten worden consequent geregistreerd en overzichtelijk verwerkt.

Voorraadbeheer

49 Uw inkoopadministratie is duidelijk en overzichtelijk.

50 Voor uw bestellingen worden altijd bonnen uitgeschreven.

51 U kunt ten allen tijde over de voorraadgegevens beschikken.

52 U telt regelmatig de voorraad.

53 Van de producten die uit het magazijn worden gehaald worden de gegevens genoteerd (welk artikel, hoeveelheden en bestemming).

54 Verbruik van de medewerkers en privé-verbruik wordt consequent geregistreerd.

Voorcalculatie

55 Bij bereiding van gerechten wordt gebruik gemaakt van standaardrecepturen.

[email protected]

133

56 Recepturen zijn schriftelijk vastgelegd, veranderingen hierin worden direct verwerkt.

57 De hoogte van de kostprijs is vastgelegd per product aan de hand van recepturen.

58 U weet van de producten de uitval (weggegooid) en het afval (breuk/bederf). Hiermee houdt u rekening bij de kostprijscalculatie.

Nacalculatie Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

59 Periodiek wordt het aantal verkochte producten vergeleken met het werkelijk verbruik van de daarvoor gebruikte grondstoffen.

60 Het lukt u te achterhalen waar eventuele verschillen in voorraad vandaan komen.

61 U controleert regelmatig of de door u opgestelde uitval- en afvalpercentages kloppen met de werkelijke uitval en afval.

62 U neemt periodiek de begin- en eindvoorraad op en berekent de theoretische omzet regelmatig om te kunnen vergelijken met de werkelijke omzet.

Reserveringen

63 U heeft een duidelijk registratiesysteem ten aanzien van de reserveringen zodat u altijd over de gewenste gegevens kunt beschikken.

64 Bij reserveringen wordt ook geregistreerd welke medewerker de reservering heeft aangenomen.

[email protected]

134

65 Het is duidelijk wie er bevoegd is voor het aannemen van reserveringen.

66 Instructies over eventuele aanbetalingen bij reserveringen worden consequent nageleefd.

67 Misverstanden met het registreren van reserveringen worden uitgesloten door het gebruik van een duidelijke handleiding.

68 Alle gegevens op papier worden zorgvuldig bewaard.

69 Er is duidelijkheid in het verstrekken van commissies en bonussen aan touroperators.

70 De huurprijs van de zalen vastgesteld per dagdeel.

71 het is duidelijk wie de rekeningen opmaakt en verstuurt.

[email protected]

135


Aantal minimumeisen

22


-

A Maximale score

=




[email protected]

136

Checklist 5.7 Plaats Voldoende

Moet beter

1 U bent bekend met ontwikkelingen en activiteiten in uw vestigingsplaats die van belang zijn voor uw bedrijf. (Bvb ten aanzien van inkomensniveau, onderwijsinstellingen, soort en aantal bedrijven.)

2 U bent bekend met het gemeentelijk bestemmingsplan en met ontwikkelingen die zich op dit gebied voordoen.

3 U bent bekend met het verkeercirculatieplan in uw vestigingsplaats en de ontwikkelingen die zich op dit gebied voordoen.

4 U houdt zich op de hoogte van plannen met betrekking tot de vestiging van nieuwe horecabedrijven.

5 U houdt zich op de hoogte van plannen ten aanzien van huidige en toekomstige woonwijken in zoverre dit van belang is voor uw bedrijf.

6 U bent bekend met ontwikkelingen die de locatie van uw bedrijf in de toekomst meer of minder aantrekkelijk maken.

7 U bent bekend met het gemeentelijk beleid ten aanzien van de horeca (sluitingstijden e.d.).

8 U heeft regelmatig overleg met deskundigen en/of collega's ten aanzien van bovengenoemde gebieden.

9 U maakt in voldoende mate gebruik van trekpleisters in de nabijheid. (Bvb recreatiegebied, bioscoop, boulevard, enz.)

10 U speelt in voldoende mate in op (terugkerende) evenementen in uw vestigingsplaats.

11 U onderhoudt goede contacten en werkt samen met plaatselijke bedrijven, VVV, enz.

[email protected]

137

12 Uw samenwerking met collega-ondernemers is vruchtbaar en draagt bij tot het optimaal benutten van mogelijkheden.

13 Wanneer dat van belang is voor uw bedrijf speelt u in op plaatselijke gebruiken of folklore (Bvb speciale acties, themaweken, enz.).

14 De bezoekers van uw bedrijf kunnen door uw medewerkers goed geïnformeerd worden over plaatselijke trekpleisters en evenementen.

15 De omgeving van uw bedrijf is voldoende aantrekkelijk en uitnodigend voor de gasten waarop uw bedrijf zich richt.

16 Het bedrijf is makkelijk bereikbaar per auto, fiets of te voet.

17 U maakt gebruik van mogelijkheden die er zijn tot het exploiteren van een terras.

18 Het laden en lossen van goederen door leveranciers levert geen hinder op voor de gasten.

19 U onderhoudt goede contacten met de omwonenden.

20 U zorgt ervoor dat de directe omgeving van uw bedrijf schoongehouden wordt.

21 U zorgt ervoor dat uw bedrijf geen overlast of ergernis voor de buurt oplevert.

22 U heeft goed inzicht in de kansen en bedreigingen uit de vestigingsplaats voor uw bedrijf.

23 U heeft voldoende inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van de locatie van uw bedrijf.

24 U bent tevreden over de directe omgeving van uw bedrijf. (Bvb onderhoud van andere panden, verlichting op straat, veiligheid van de buurt, 'imago' van de buurt, enz.).

[email protected]

138

25 In het algemeen heeft u goed inzicht in alle voor uw bedrijf relevante ontwikkelingen in de vestigingsplaats.

26 Er wordt bij verbouwing, uitbreiding, verandering bedrijfsformule rekening gehouden met wetten en vergunningen die van toepassing zijn.

27 Er wordt rekening gehouden met plaatselijke eisen en regelingen ten aanzien van milieu en veiligheid.

28 Er wordt gebruik gemaakt van regelingen (zoals subsidieregelingen) wanneer zij van toepassing zijn op uw bedrijf.


Aantal minimumeisen

8


-

A Maximale score

=




[email protected]

139

Checklist 5.8 Presentatie Algemeen Voldoende

Moet beter

1 De buitengevel van het bedrijf is uitnodigend voor de gast.

2 De buitenkant van het bedrijf is afgestemd op de bedrijfsformule

3 Men kan van buitenaf naar binnen kijken.

4 De inrichting is afgestemd op de doelgroepen.

5 De huisstijl is doorgevoerd in het interieur.

6 Het bedrijf is schoon en ziet er netjes uit.

7 De tafels worden nagebruik meteen afgeruimd en gebruiksklaar gemaakt.

8 Tafels en stoelen staan stevig en zijn in goede staat.

9 Menukaarten, prijslijsten, tentkaartjes, tafelstaanders zijn altijd goed leesbaar en schoon.

10 Asbakken worden regelmatig geleegd en schoongemaakt.

11 De bar is schoon en netjes.

12 er is een duidelijke prijsaanduiding.

13 Het assortiment wordt duidelijk kenbaar gemaakt.

14 Eventueel getoonde foto's en dia's van dranken en gerechten geven een goed beeld van wat de gast krijgt en zijn niet verouderd.

15 Er zijn altijd voldoende servetten aanwezig.

[email protected]

140

16 De klimaatbeheersing is makkelijk te regelen.

17 De afzuiging in het bedrijf voldoet

18 Muziek in het bedrijf is afgestemd op de bedrijfsformule.

19 Er zit voldoende afwisseling in de muziekkeuze.

20 Er wordt bij de muziekkeuze rekening gehouden met de sfeer op dat moment.

21 Er wordt voorkomen dat grote pauzes in de muziek optreden.

22 De muziekinstallatie is technisch van goede kwaliteit.

23 De keuze en het volume van live optredens in het bedrijf wordt afgestemd op de doelgroepen.

24 Er zijn kranten of tijdschriften aanwezig voor de gasten.

25 De verlichting is afgestemd op de bedrijfsformule.

26 De medewerkers zien er altijd verzorgd uit.

27 de (bedrijfs)kleding wordt correct gedragen en ziet er verzorgd uit: - kleur + model (huisstijl) ondersteunen de uitstraling van het bedrijf - de bedrijfskleding is slijtvast, kleurecht en ademt voldoende - de bedrijfskleding is makkelijk na te bestellen - de bedrijfskleding wordt regelmatig verschoond en is goed (uit)wasbaar (dus boven 60°C.)

28 Speelautomaten zijn zo opgesteld dat het gebruik ervan zo weinig mogelijk hinder geeft.

29 Er wordt opgelet dat de omgeving van de speelautomaten niet vervuild geraakt.

[email protected]

141

30 Diverse apparatuur in het bedrijf functioneert uitstekend.

31 Gebreken worden direct na melding verholpen.

32 De openingstijden worden duidelijk aangekondigd en worden ook aangehouden.

33 U controleert regelmatig of de zaak er vanuit het oogpunt van de gast aantrekkelijk en uitnodigend uitziet.

Terras Voldoende

Moet beter

34 De stijl en faciliteiten van het terras zijn aangepast aan de bedrijfsformule.

35 De aankleding van het terras (tafels, stoelen, parasols) vormt een harmonieus geheel/past bij elkaar.

36 Er zijn sfeerverhogende elementen aangebracht op het terras. (groenvoorziening, parasols, windschermen, lampjes.)

37 Eventuele muziek op het terras is aangepast aan de bedrijfsformule. (zowel de muziekkeuze als het volume)

38 Bij eventuele muziek op het terras wordt rekening gehouden met de omwonenden.

39 Tafels, stoelen, parasols e.d. zijn in uitstekende staat en staan stevig. (geen wiebelende tafels, parasols die omwaaien)

40 Het terras is zo ingericht (staat opgesteld) dat zowel de gasten als het bedienend personeel alle tafeltjes goed en snel kunnen bereiken.

41 Er is een duidelijke prijsaanduiding op het terras.

[email protected]

142

42 's Avonds is er verlichting aanwezig op het terras.

43 De tafels worden na gebruik meteen afgeruimd en gebruiksklaar gemaakt.

44 He terras wordt regelmatig gecontroleerd op netheid en gebreken.

45 Eventuele gebreken worden direct na melding verholpen.

46 Kelners volgen een zodanige route dat het product de gast in optimale conditie bereikt. (dus geen doodgeslagen bier, koude koffie, gesmolten ijs)

47 Diverse apparatuur op het terras functioneert uitstekend. (lampjes, verwarmingselementen).

48 De terrasmedewerkers zien er altijd verzorgd uit.

49 De (bedrijfs)kleding wordt correct gedragen en ziet er verzorgd uit.

50 Ook waneer het terras niet in gebruik is staat het er netjes bij.

Zalen Voldoende

Moet beter

51 De aankleding van de zalen (meubels, muren, vloer, verlichting) vormt een harmonieus geheel/past bij elkaar.

52 De inrichting van de zalen kan flexibel en snel aangepast worden aan de verschillende doelen waarvoor de zaal gebruikt wordt.

53 De zalen zijn goed geïsoleerd tegen tocht en geluidsoverlast.

54 De klimaatbeheersing en het geluids/muziekvolume is gemakkelijk te regelen. (geluids/muziekvolume is per zaal te regelen)

[email protected]

143

55 De zalen worden regelmatig schoongemaakt en gecontroleerd op netheid en gebreken.

56 Gebreken worden direct na melding verholpen.

57 Diverse apparatuur in de zaal functioneert uitstekend. (verlichting, verwarming, muziekinstallatie, geluidsversterkers)

58 Bij het in gereedheid brengen van de zaal worden door alle medewerkers dezelfde richtlijnen gehanteerd. (indekken van de tafels, extra voorzieningen, enz.)

59 In de zalen worden zonodig extra voorzieningen aangebracht. (geluidsapparatuur, overhead projector, extra papier)

60 De medewerkers zien er altijd verzorgd uit.

61 De (bedrijfs)kleding wordt correct gedragen en ziet er verzorgd uit.

Toiletten Voldoende

Moet beter

62 De inrichting van de toiletten past bij de bedrijfsformule.

63 De toiletten worden regelmatig schoongemaakt.

64 De toiletten worden meerdere keren per dag gecontroleerd op netheid en gebreken

65 De diverse apparatuur op de toiletten (verlichting, verwarming, spoelmechanisme, handdoekrol of handendroger) functioneert uitstekend.

66 Er is altijd voldoende toiletpapiervoorradig op de toiletten.

67 Gebreken worden na melding direct verholpen.

[email protected]

144

68 De toiletten zijn duidelijk aangegeven.

69 Het verschil tussen dames- en herentoiletten is duidelijk aangegeven.


Aantal minimumeisen

14


-

A Maximale score

=




[email protected]

145

Checklist 5.9 Promotie Algemeen Voldoende

Moet beter

1 U werkt met een duidelijk plan en een (vooraf vastgesteld) budget voor promotie. (plan = u stelt vast wat u met de promotie wilt bereiken.)

2 Verschillende doelgroepen worden benaderd met verschillende promotionele activiteiten.

3 Alle promotie is in overeenstemming met het beeld dat u van uw bedrijf naar buiten wilt brengen.

4 De promotiedoelstellingen en activiteiten worden doorgesproken met het personeel.

5 Er wordt een draaiboek bijgehouden van promotionele activiteiten.

6 Met promotionele activiteiten wordt ingesprongen op gebeurtenissen in uw omgeving. (Bvb jubileum, restauratie klokkentoren, opening.)

7 Er wordt gebruik gemaakt van promotie bij uw eigen jubilea.

8 Met betrekking tot promotie wordt er in bepaalde gevallen gestreefd naar samenwerking met een (al dan niet regionale) ondernemingsvereniging.

9 U heeft goede contacten met de plaatselijke media en maakt daar gebruik van.

10 Uw bedrijf onderscheidt zich van uw concurrenten met betrekking tot promotie.

11 Er wordt bijgehouden wat het effect is van de verschillende promotionele inspanningen; het effect wordt vergeleken met gestelde doelstellingen (zie checklist 5.10)

[email protected]

146

12 U maakt hierbij verschil tussen effect op langere termijn en effect op korte termijn.

13 Er wordt opgelet dat (bepaalde) promotionele activiteiten de reputatie van het bedrijf niet schaden.

14 De promotieactiviteiten dragen er toe bij dat uw bedrijf door de plaatselijke bedrijven wordt gezien als goede accommodatie voor verschillende aangelegenheden (vergaderingen, lunches, feestjes).

15 De promotieactiviteiten dragen er toe bij dat de plaatselijke bevolking gebruik maakt van uw diensten.

Kwaliteit van de promotiemiddelen Voldoende

Moet beter

16 Uw promotiemiddelen geven een goede indruk van uw bedrijf. (ze spreken mensen aan en zijn van goede kwaliteit).

17 Vooraf wordt bepaald welke promotiekanalen gebruikt moeten worden om uw gasten te bereiken (welke bladen of kranten of welke radio stations).

18 U weet wat het bereik is van de kanalen die u inschakelt. (Bvb oplage van een krant, aantal mensen dat luistert naar een radio station.)

19 De prijs van de promotiemiddelen staat in verhouding met het effect dat u ermee bereikt.

20 In uw promotiemiddelen is het duidelijk om welke boodschap het gaat.

21 De promotiemiddelen zijn herkenbaar door het gebruik van de huisstijl of het logo.

22 Bij sponsoring van een club of vereniging wordt een bewuste en zakelijke keuze gemaakt voor die club of vereniging.

[email protected]

147

23 Alle uitgaven en afspraken in verband met sponsoring worden goed bijgehouden.

24 Alle medewerkers kunnen uitleg geven over de diverse producten en diensten die het bedrijf biedt (goede persoonlijke verkoop).

25 Uw activiteiten krijgen aandacht in de plaatselijke media.


Aantal minimumeisen

8


-

A Maximale score

=




Lees eerst dit U vindt hierna een lijst met voorbeelden van mogelijke promotiemiddelen die meer of minder zinvol voor uw bedrijf kunnen zijn. Bekijk ze alle kritisch. En overweeg wat het effect voor uw bedrijf kan zijn.

[email protected]

148

Checklist 5.10 promotiemiddelen Zinvol voor mijn bedrijf ja/nee

toepassen ja/nee

1 advertenties in vakbladen

2 advertenties in lokale/regionale krant en of huis aan huis blad

3 advertenties in nationale/buitenlandse kranten

4 advertenties in verenigingsblad

5 bioscoopreclame

6 televisie/radioreclame

reclame of sponsoring op sportvelden of in hallen; sponsoring van 7 verenigingen (clubs)

8 persberichten

9 free publicity

10 brochures

11 representatie

12 huisorgaan (informatie voor de gast)

13 reclame in of op openbaar vervoer

[email protected]

149

14 gevelreclame

15 wegwijzers

16 vermelding in gouden gids/telefoonboek

17 relatiegeschenken

18 opdruk op verpakkingsmateriaal of op gastenartikelen

19 opdruk op kleding

20 opdruk op lucifers, aanstekers, pennen, stickers, enz

21 affiches, posters strooifolders

22 acties (seizoens-, happy hour, bijzondere dagen)

23 direct mail

24 VVV, reisbureaus

25 vermelding in gidsen

26 waardebonnen

27 deelname aan vakbeurzen, vakwedstrijden en evenementen

[email protected]

150

28 eigen website

29 sponsoring van website

30 vermelding op websites

[email protected]

151

Overzicht scoringspercentages ondernemingsgebied 5: Management van processen In onderstaand overzicht kunt u de berekende scoringspercentages invullen. Steeds staat vermeld op welke bladzijde u het berekende scoringspercentage kunt vinden.


Scoringspercentage

zie blz. 100

5.1 Product & assortiment

zie blz. 110

5.2 Hygiëne

zie blz. 113

5.3 Prijs

zie blz. 119

5.4 Inkoop, ontvangst & opslag

zie blz. 135

5.6 Controle & administratie

zie blz. 138

5.7 Plaats

zie blz. 144

5.8 Presentatie

zie blz. 147

5.9 Promotie

Opgelet Een score van 100% wil niet zeggen dat er niets te verbeteren valt. Het wil alleen maar zeggen dat u op dit gebied aan de minimumeisen voldoet. Dit overzicht heeft twee functies: 1. U kunt in een keer zien hoe hoog het scoringspercentage is ten aanzien van de minimumeisen in de verschillende checklists. Heeft de checklist een score van minder dan 100% dan voldoet het bedrijf op dit punt niet volledig aan de minimumeisen. Het zal duidelijk zijn dat hoe lager de score is, des te noodzakelijker het is om dit aspect van de bedrijfsvoering door te lichten.

[email protected]

152

2. De tweede functie van het overzicht sluit aan bij de eerste. U kunt in het overzicht in een keer zien waar uw prioriteiten zullen liggen voor het verbeteren van de bedrijfsvoering. Ga aan de slag met het formuleren van de verbeteracties (zie eventueel “handleiding voor het invullen” vanaf punt 3.4).

[email protected]

153

ONDERNEMINGSGEBIED 6:TEVREDENHEID VAN GASTEN Ondernemingsgebieden zes, zeven, acht en negen hebben allemaal te maken met de resultaten van de onderneming. Resultaten van de inspanningen van het bedrijf kan men aflezen aan de tevredenheid van de gasten (ondernemingsgebied 6), aan de tevredenheid van de medewerkers (ondernemingsgebied 7), aan de mate waarin het bedrijf tegemoet komt aan de eisen die gesteld worden vanuit de maatschappij (ondernemingsgebied 8) en aan de financiële ondernemingsresultaten (ondernemingsgebied 9). In dit ondernemingsgebied treft u niet de gebruikelijke checklists aan. Opgenomen is een voorbeeld van een gastenenquête waarmee de tevredenheid van de gast gemeten kan worden plus een aantal tips die van pas kunnen komen bij het opzetten van een gastenenquête. Overigens is een gastenenquête niet de enige manier om informatie te verzamelen over uw gasten. Gesprekken met bezoekers kunnen veel informatie opleveren. Ook door alleen maar goed te luisteren en te kijken kan de ondernemer veel informatie vergaren over wat de behoeften en verwachtingen zijn. Verder zijn klachten een bron van informatie. Vandaar dat een goede wijze van klachtenregistratie geen overbodige luxe is. Hiervoor zij verwezen naar checklist 3.7 ‘Klachtenregistratie’. In dit ondernemingsgebied treft u aan: 6.1 Gastenenquête

[email protected]

154

6.1 Gastenenquête Weet u wie uw gasten zijn? Weet u waar u gasten vandaan komen (omliggende gemeentes)? Weet u hoe oud uw gasten gemiddeld zijn? Weet u wat het bestedingsbedrag van uw gasten is? Weet u waarom men uw bedrijf bezoekt? Weet u hoe gasten tot de keuze van uw bedrijf zijn gekomen? Weet u wat de verwachtingen van de gast zijn? Weet u welke dingen tot ergernis bij de gast leiden? Een eenvoudige manier om inzicht in bovenstaande vragen te krijgen is de gastenenquête. U kunt als ondernemer ook afwachten of gasten bijvoorbeeld problemen hebben over hun verblijf. U wacht dan op klachten: een actie van de gast. U kunt beter zelf actie ondernemen en proberen de wensen en behoeften maar ook klachten of ergernissen van gasten te achterhalen. Zoals gezegd is de gastenenquête hier een zeer geschikt middel voor. Er zijn verschillende manieren waarop een enquête afgenomen kan worden: mondeling, schriftelijk, telefonisch. De enquête kan meegegeven worden, opgestuurd of ter plekke worden ingevuld. Het kan een korte vragenlijst zijn, maar ook een lange al naar gelang de informatie die u wilt vergaren. Allereerst een aantal tips voor de manier waarop een gastenenquête opgesteld kan worden. 1. De gastenenquête moet uitnodigen tot invullen. De enquête moet daarom overzichtelijk en niet al te lang zijn. 2. Wanneer de gasten enquête mee naar huis krijgen, zullen waarschijnlijk niet alle gasten deze enquête ook daadwerkelijk thuis invullen en weer inleveren. Het is beter om de gast te vragen de enquête tijdens zijn verblijf in te vullen. Kiest u er toch voor de enquête thuis te laten invullen, geeft u dan een antwoordenvelop mee. 3. Een aantal van 200 enquêtes is in het algemeen voldoende groot om op basis van de resultaten betrouwbare uitspraken te doen over uw totale gastengroep. 4. Het is beter om gedurende 7 dagen 30 enquêtes af te nemen dan op één dag 210. 5. Laat de gast de enquête zelf invullen. 6. De gast moet zeker weten dat de gegevens vertrouwelijk en anoniem verwerkt worden. Laat de gast eventueel de ingevulde vragen in een gesloten doos doen. 7. Neem vragen op waarmee u ook daadwerkelijk iets kunt doen.

[email protected]

155

8. Gebruik zoveel mogelijk gesloten vragen. De gast kan het antwoord dan aankruisen in plaats van zelf te noteren. De verwerking van de gesloten vragen is ook eenvoudiger. Open vragen leveren daarentegen wel ‘rijkere’ informatie ten aanzien van bepaalde aspecten op. Het opnemen van een aantal open vragen zou daarom wel zinvol kunnen zijn. 9. De vragen dienen neutraal geformuleerd te worden: leg het antwoord niet in de mond van de gast. 10. Indien de enquête niet anoniem is ingevuld kan een kleine attentie voor de moeite de bereidheid om mee te werken doen toenemen. U kunt ook achteraf een presentje geven wanneer de gast u nuttige informatie heeft verschaft.

Voorbeeld Hier treft u een voorbeeld van een gastenenquête voor een café aan. Voorbeeld van de enquête Geachte gast, >Bedrijfsnaam< is bezig met een onderzoek om te weten te komen hoe de gast over dit bedrijf denkt. Als de wensen en ideeën van onze gasten bekend zijn, kunnen wij daar in de toekomst beter rekening mee houden. Wilt u ons hierbij helpen door de vragen te beantwoorden? Alvast hartelijk dank voor uw medewerking.

[email protected]

156

De vragen Wilt u per vraag slechts één antwoord aankruisen, tenzij anders vermeld. 1 Hoe vaak bezoekt u dit café ?

dagelijks enkele keren per week enkele keren per maand minder

2 Hoe lang blijft u per bezoek meestal in café ?

minder dan 30 minuten 30 tot 60 minuten 60 tot 120 minuten langer dan 2 uur heel onregelmatig

3 Waarom komt u naar café ?

dorst/honger sfeer, gezelligheid vrienden/bekenden muziek bediening afspreekpunt openingstijden pauze/tussenuur publiek dat er komt anders, nl.

(meerdere antwoorden mogelijk.)

4 Is café voor u meestal

een afspreekpunt? het café waar u blijft? anders, nl.

5 Heeft u in de afgelopen vier weken een ander bedrijf bezocht dan café ?

ja nee

De volgende vier vragen alléén invullen als u met 'ja' heeft geantwoord op vraag 5. Als u op vraag 5 met 'nee' heeft geantwoord, kunt u verder gaan naar vraag 14.

6 Wilt u hier de naam van dat bedrijf invullen? (Indien u meerdere bedrijven bezocht heeft, de naam van het bedrijf invullen waar u het vaakst komt/kwam.)

De vragen 7 t/m 13 gaan over dat café.

[email protected]

157

7 Hoe vaak komt u in dit andere café?

vaker dan in café even vaak als in café minder vaak anders, nl.

8 Ik vind de sfeer daar in het algemeen

veel beter dan in café beter dan in café even goed als in café slechter dan in café veel slechter dan in café geen mening

(in die andere gelegenheid)

9 Ik vind de muziek daar in het algemeen (in die andere gelegenheid)

10 Ik vind het klimaat daar in het algemeen (denk hierbij aan: temperatuur, rookontwikkeling, vochtigheidsgehalte e.d.)

11 Ik vind de bediening daar in het algemeen (in die andere gelegenheid)

12 Ik vind het personeel daar in het algemeen (in die andere gelegenheid)

[email protected]




veel vriendelijker dan in café vriendelijker dan in café even vriendelijk dan in café minder vriendelijk dan in café veel minder vriendelijk dan in café geen mening

158

13 Wat geeft u meestal per bezoek uit in dat andere café?

minder dan 2,50€ tussen 2,50€ en 5,00€ tussen 5,00€ en 10,00€ tussen 10,00€ en 15,00€ tussen 15,00€ en 20,00€ meer dan 20,00€

14 wat geeft u meestal per bezoek uit in café ?

minder dan 2,50€ tussen 2,50€ en 5,00€ tussen 5,00€ en 10,00€ tussen 10,00€ en 15,00€ tussen 15,00€ en 20,00€ meer dan 20,00€

[email protected]

159

15 Wat vindt u van café ? Hierna staan een aantal aspecten van café . Wilt u elk van deze aspecten beoordelen, door uw antwoord te omcirkelen.

- - = heel slecht - = slecht + = goed + + = heel goed Bediening - snelheid van bedienen - vriendelijkheid - persoonlijke benadering - bediening aan de bar - bediening aan tafel - gevoel welkom te zijn - houding van de medewerkers - vakkennis - efficiëntie van werken Bedrijf - sfeer - inrichting - netheid - verlichting - zitgelegenheid - soort muziek - geluidssterkte van de muziek - klimaat (rook, temperatuur e.d.) - optredens Eetwaren - kwaliteit van eetwaren - aanbod van eetwaren (assortiment) - snelheid bediening eetwaren - hoeveelheid (portie, grootte) eetwaren - smaak eetwaren - verzorging eetwaren - prijzen eetwaren

----------

-

+ + + + + + + + +

++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++

----------

-

+ + + + + + + + +

++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++

--------

-

+ + + + + + +

++ ++ ++ ++ ++ ++ ++

------

-

+ + + + +

++ ++ ++ ++ ++

Dranken - kwaliteit van de dranken - aanbod van dranken (assortiment) - snelheid bediening dranken - verzorging dranken (temperatuur, glas) - prijs dranken

[email protected]

160

16 Welke eetwaren wilt u graag in het assortiment opgenomen zien?

…………..…………………… …………..…………………… …………..……………………

17 Welke dranken wilt u graag in het assortiment opgenomen zien?

…………..…………………… …………..…………………… …………..……………………

18 Stoort u zich tijdens uw bezoek aan café aan de flipperkast of aan het 'gebeuren er omheen'?

altijd vaak soms nooit

19 Speelt u wel eens op de flipperkast in café ?


20 Stoort u zich tijdens een bezoek aan café aan de gokkast of aan het 'gebeuren er omheen'?


21 Speelt u wel eens op de gokkast in café ?


22

ja nee

Heeft u vrienden of kennissen die om bepaalde reden café niet bezoeken?

23 Zo ja, waarom bezoeken deze mensen café niet?

[email protected]

161

24 Kunt u twee positieve dingen noemen, waarin café zich onderscheidt van andere cafés?

25 Kunt u twee negatieve dingen noemen, waarin café zich onderscheidt van andere cafés?

26 Wat is uw leeftijd?

…….. jaar

27 gezinssituatie:

alleenstaand alleenstaand met inwonende kinderen gehuwd/samenwonend zonder inwonende kinderen gehuwd/samenwonend met inwonende kinderen thuiswonend anders, nl.

28 Beroep:

werkend algemeen huisvrouw/-man werkzoekend gepensioneerd scholier student

29 Woonplaats:

30 Wijk - straat:

[email protected]

162

Hartelijk dank voor uw medewerking. Bovenstaande gastenenquête is niet uitputtend. U kunt deze gastenenquête aanvullen met onderwerpen waar u meer over wilt weten. U kunt bijvoorbeeld denken aan: Bereikbaarheid van het café Herkenbaarheid van het café. Geef antwoordcategorieën aan, zodat de gast een keuze moet maken. Open antwoordcategorieën beperken (deze kosten veel tijd om in te vullen en te verwerken).

Voorbeeld van een uitwerking van enkele resultaten Stel u heeft deze enquête bij 200 gasten afgenomen. U gaat de antwoorden turven en omzetten in percentages. Zo krijgt u een goed beeld van de wensen, verwachtingen en beoordelingen van gasten. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven. Uitwerking van vraag 1 ‘Hoe vaak bezoekt u dit café?: Stel het volgende: 10 gasten meerdere keren per week dit is: 10/200 x 100% = 5% 110 gasten meerdere keren per maandag 110/200 x 100% = 55% 80 gasten enkele malen per jaar 80/200 x 100% = 40% U ziet dus dat 55% van de gasten meerdere keren per maand uw bedrijf bezoekt. Iets meer dan de helft van uw gasten zijn trouwe bezoekers. Uitwerking van vraag 15 ‘Wat vindt u van de bediening?’ Bij deze vraag kunt u een tweedeling maken; positief versus negatief. U heeft bijvoorbeeld het volgende gevonden: positief negatief Snelheid van bedienen 65% 35% Vriendelijkheid 72% 28% Houding medewerkers 76% 24% Gevoel welkom te zijn 82% 18% Dit is geen slecht resultaat. Alleen blijft in dit geval de snelheid van bedienen iets achter. Als ondernemer kunt u bijvoorbeeld uw medewerkers instrueren om de klantgerichtheid te optimaliseren. Uitwerking van vraag 25 ‘Kunt u twee negatieve dingen noemen waarin (bedrijfsnaam) zich onderscheidt van andere bedrijven?’: Voor deze vraag moeten alle antwoorden gegroepeerd worden. Vervolgens kunt u percentages berekenen. Bijvoorbeeld: 35 gasten vonden de bediening te traag. Het percentage is dan 35 op de 200 is 18% (afgerond). Met de antwoorden die u heeft gekregen kunt u een top 5 (of 10) maken van de meest negatieve dingen. Deze vraag geeft u een goed inzicht in zaken waaraan gewerkt kan worden. Tot zover dit voorbeeld.

[email protected]

163

ONDERNEMINGSGEBIED 7:TEVREDENHEID PERSONEEL De tevredenheid van uw medewerkers is – evenals de tevredenheid van de gasten – een resultaat van uw inspanningen. In dit geval vooral uw inspanningen op het gebied van leidinggeven en personeelsmanagement. Met behulp van de eerste checklist kan de ondernemer/leidinggevende nagaan of zijn inspanningen ten aanzien van het werkoverleg het gewenste resultaat hebben. Omdat het noodzakelijk is ook te weten hoe de medewerkers over een aantal zaken denken, is de tweede checklist opgenomen. De tweede checklist die in dit ondernemingsgebied is opgenomen is bedoeld om ingevuld te worden door (enkele van) uw medewerkers. Wellicht is het handig om voor dit doel enkele kopieën te maken van deze checklist. U kunt dan zelf deze checklist ook invullen om zo eventuele verschillen te ontdekken tussen de wijze waarop u tegen een aantal zaken aankijkt en de wijze waarop medewerkers dat doen. In deze tweede checklist zijn naast items over werkoverleg ook items opgenomen over andere belangrijke zaken die de tevredenheid van de het personeel betreffen. Vervolgens zijn er twee checklists opgenomen aan de hand waarvan u kunt nagaan in hoeverre uw bedrijf voldoet aan wettelijke eisen ten aanzien van de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) en de wet op veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk. Het zal duidelijk zijn dat het naleven van bepalingen uit de CAO van invloed is op de tevredenheid van het personeel. Vanzelfsprekend is het niet mogelijk om alle bepalingen uit de CAO in een checklist als deze op te nemen. Vandaar dat er enkele zeer belangrijke zijn uitgehaald. De vierde en tevens laatste checklist in dit ondernemingsgebied gaat over veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk. Aandacht besteden aan de veiligheid en gezondheid op het werk geeft aan dat de werkgever zich bekommert om het welzijn van zijn medewerkers. Een juiste uitvoering van de regels die door deze wet worden gesteld zal dan ook zeker leiden tot een grotere tevredenheid onder de medewerkers. Overigens ligt de verantwoordelijkheid voor goede arbeidsomstandigheden bij werkgever en werknemer samen. Het is dan ook aan te bevelen ook bij het invullen van deze checklist medewerkers te betrekken. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: 7.1 Werkoverleg. Checklist voor de ondernemer 7.2 Werkoverleg. Checklist voor de medewerker 7.3 Collectieve arbeidsovereenkomst 7.4 veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk Laat checklist 7.2 invullen door (uw) medewerkers! Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

164

Checklist 7.1 Werkoverleg Checklist voor de ondernemer Voldoende

Moet beter

1 Alle medewerkers in het bedrijf nemen deel aan het werkoverleg. Ook parttimers en extra's worden als het maar enigszins mogelijk is bij het werkoverleg betrokken.

2 Werkoverleg vindt altijd plaats tussen een leidinggevende en de mensen die hij of zij leiding geeft.

3 Om efficiënt te kunnen vergaderen en om ervoor te zorgen dat iedereen bij het werkoverleg aan bod kan komen, is de groep voor werkoverleg zeker niet groter dan 20 personen.

4 Van elk werkoverleg wordt altijd een verslag of besluitenlijst gemaakt, zodat voor iedereen ook na verloop van tijd nog duidelijk is welke afspraken er zijn gemaakt.

5 Om te voorkomen dat er over van-alles-en-nog-wat wordt gepraat, wordt altijd vergaderd aan de hand van een agenda.

6 Elke deelnemer aan het werkoverleg mag punten aandragen voor de agenda.

7 Om ervoor te zorgen dat het werkoverleg ordelijk verloopt is er altijd een voorzitter van de vergadering.

8 De vergaderagenda wordt altijd tijdig onder de deelnemers aan het werkoverleg verspreid, zodat die zich op de vergadering kunnen voorbereiden.

9 Bij de medewerkers is altijd duidelijk welke invloed ze hebben op de voorstellen die tijdens het werkoverleg ter tafel komen. (Dit voorkomt teleurstellingen achteraf.)

10 Het werkoverleg vindt indien mogelijk plaats tijdens de normale werktijd.

[email protected]

165

11 De tijd die wordt besteed aan werkoverleg (ook voor het maken van het verslag enz),

wordt gewoon als werktijd meegeteld.

12 Werkoverleg vindt minstens zes keer per jaar plaats. (Dus niet alleen als er problemen zijn.)

13 Bij het werkoverleg komen de volgende vier onderdelen van het bedrijfsbeleid regelmatig aan de orde: - organisatie (Bvb: planning van vakanties, samenwerking tussen afdelingen, de aanschaf van nieuwe apparatuur.)

- arbeidsomstandigheden (Bvb: het klimaat, de veiligheid van apparatuur, de manier waarop leiding wordt gegeven.)

- sociaal beleid (Bvb: mogelijkheden voor educatief verlof, werving van nieuwe medewerkers, automatiseringsplannen.)

- financieel-economisch beleid (Bvb: verbouwingsplannen, bedrijfsresultaat.)

14 Bij het werkoverleg wordt de inbreng van iedereen serieus genomen; er wordt goed naar elkaar geluisterd.

15 Het werkoverleg is duidelijk 'twee-richtingsverkeer'; niet alleen de leidinggevende, maar ook de andere medewerkers komen aan het woord.

Checklist voor de werknemer (U kunt deze stellingen aan uw personeel voorleggen in de vorm van een interne – al dan niet anonieme – enquête.) Voldoende

Moet beter

1 Ik neem in het bedrijf regelmatig deel aan het werkoverleg.

2 Het werkoverleg vindt altijd plaats tussen een leidinggevende en de mensen die hij of zij leiding geeft.

3 Tijdens werkoverleg wordt er efficiënt vergaderd. Iedereen komt aan bod.

4 Van elk werkoverleg wordt altijd een verslag of besluitenlijst gemaakt, zodat voor iedereen ook na verloop van tijd nog duidelijk is welke afspraken er zijn gemaakt.

[email protected]

166

5 Om te voorkomen dat er over van-alles-en-nog-wat wordt gepraat, wordt altijd vergaderd aan de hand van een agenda.

6 Tijdens het werkoverleg mag iedereen punten aandragen voor de agenda.

7 Om ervoor te zorgen dat het werkoverleg ordelijk verloopt is er altijd een voorzitter van de vergadering.

8 De vergaderagenda wordt altijd tijdig aan ons uitgedeeld, zodat wij ons op de vergadering kunnen voorbereiden.

9 Bij het werkoverleg is altijd duidelijk welke invloed wij kunnen hebben op de voorstellen die ter tafel komen. (Dit voorkomt teleurstellingen achteraf.)

10 Het werkoverleg vindt indien mogelijk plaats tijdens de normale werktijd.

11 De tijd die wordt besteed aan werkoverleg (ook voor het maken van het verslag e.d.),

wordt gewoon als werktijd meegeteld.

12 Werkoverleg vindt minstens zes keer per jaar plaats. (Dus niet alleen als er problemen zijn.)

13 Bij het werkoverleg komen de volgende vier onderdelen van het bedrijfsbeleid regelmatig aan de orde: - organisatie (Bvb: planning van vakanties, samenwerking tussen afdelingen, de aanschaf van nieuwe apparatuur.)

- arbeidsomstandigheden (Bvb: het klimaat, de veiligheid van apparatuur, de manier waarop leiding wordt gegeven.)

- sociaal beleid (Bvb: mogelijkheden voor educatief verlof, werving van nieuwe medewerkers, automatiseringsplannen.)

- financieel-economisch beleid (Bvb: verbouwingsplannen, bedrijfsresultaat.)

14 Bij het werkoverleg wordt de inbreng van iedereen serieus genomen; er wordt goed naar elkaar geluisterd.

15 Het werkoverleg is duidelijk 'twee-richtingsverkeer'; niet alleen de leidinggevende, maar iedereen komt aan het woord.

[email protected]

167

16 Het is mij duidelijk wat het beleid is binnen het bedrijf.

17 Ik word zoveel mogelijk betrokken bij de besluiten die mij aangaan.

18 Wanneer een besluit genomen is wordt dit door alle medewerkers loyaal uitgevoerd.

19 Er zijn in ons bedrijf geen klachten over de arbeidsomstandigheden.

20 Het is duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden iedereen heeft binnen ons bedrijf.

21 In het bedrijf wordt gewerkt met duidelijk werkroosters.

22 Bij de samenstelling van het werkrooster wordt rekening gehouden met de wensen van de medewerkers.

23 Ik word ruim op tijd op de hoogte gesteld van het personeelsrooster.

24 In het bedrijf heerst een open werkklimaat waarbij men naar elkaar luistert en elkaar kan corrigeren.

25 Wanneer ik klachten heb worden deze door de leiding serieus genomen.

26 Er worden regelmatig functioneringsgesprekken gehouden.

27 Ik ben tevreden over de wijze waarop functioneringsgesprekken worden gehouden.

28 Bij de beoordeling wordt duidelijk verteld hoe bepaalde taken beter uitgevoerd kunnen worden.

29 Als medewerkers niet goed functioneren worden tijdig de juiste maatregelen genomen.

30 Ik ben duidelijk geïnstrueerd bij wie en hoe ik mij moet melden bij ziekte.

[email protected]

168

31 Ik ben op de hoogte van eventuele wachtdagen of dagen voor eigen rekening (in geval van afwezigheid door ziekte).

[email protected]

169

Checklist 7.3 Collectieve arbeidsovereenkomst Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 Alle medewerkers in vast dienstverband hebben een contract van tenminste 10 uur per week,of werken in ‘vaste blokken’ van minstens 4 uur (Art.11bis van de arbeidsovereenkomstenwet)

2 Met alle medewerkers in vast dienstverband en alle studenten die als extra werken, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst gesloten.

3 Elke medewerker krijgt ten laatste bij indiensttreding een exemplaar van het arbeidsreglement.

4 In het bedrijf worden als overuren beschouwd (Art. 28 en 29 van de arbeidswet): - de meer dan 9 uur per dag gewerkte uren - de meer dan 40 uur per week gewerkte uren

5 Elk gepresteerd overuur, kan gerecupereerd worden door de medewerker en hij ontvangt bovendien een toeslag van 50% per overuur.

6 Alle functies in het bedrijf zijn vastgesteld door een omschrijving te maken van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die aan de medewerker worden opgedragen

7 Alle functies zijn na vergelijking met de referentiefuncties ondergebracht in een functiecategorie uit de functieclassificatie (nieuwe versie vanaf 1/10/2007).

8 Medewerkers (van 18 jaar en ouder) ontvangen tenminste het salaris behorend bij 0 functiejaren in de functiecategorie waarin zij zijn ingedeeld. (art.23 CAO-wet)

9 Alle medewerkers krijgen ten minste eenmaal per maand een loonstrook, waarop behalve het brutoloon, referentiefunctie en functiecategorie, ook wordt aangegeven hoeveel RSZ en BV er in mindering wordt gebracht.

10 Zieke medewerkers ontvangen in de eerste 14 kalenderdagen van hun ziekte een gewaarborgd loon, eventueel met uitzondering van een carensdag.

[email protected]

170

11 Er wordt in het bedrijf een beleid gevoerd ter voorkoming van langdurig ziekteverzuim.

12 Medewerkers die het volledige voorbije jaar voltijds werkten, hebben recht op 20 vakantiedagen. Voor deeltijdse medewerkers en medewerkers met onvoldoende gewerkte en/of gelijkgestelde dagen, gebeurt de berekening pro-rata.

13 Variabele uurroosters van deeltijdse medewerkers, moeten ten minste 48u vooraf uitgehangen worden. (deze kortere termijn mag enkel gehanteerd worden na toestemming van het Paritair Comité voor het hotelbedrijf)

14 Vacatures worden direct kenbaar gemaakt via de VDAB.

15 Voor ieder uur gepresteerd tussen 24u en 5u, ontvangt de medewerker een toeslag van 1.0705€/uur.(dd 01/1/2008)

16 Voor elke arbeidsprestatie verricht op een zondag tussen 0u en middernacht krijgt de medewerker een premie van 12€/dag en dit ongeacht het aantal gepresteerde uren. Voor deeltijdse medewerkers wordt dit pro rata berekend.

17 Iedere medewerker aan wie u geen werkuniform ter beschikking stelt, ontvangt 1.43€ (op 01/01/2008) per gewerkte dag voor het zelf leveren van zijn uniform.

18 Iedere medewerker van wie u het werkuniform niet onderhoudt of wast, ontvangt 1.43€ (op 01/01/2008) per gewerkte dag voor het zelf onderhouden of wassen van zijn uniform.

[email protected]

171

Checklist 7.4 Veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk Algemeen Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 Voor het bedrijf is een verzuimbeleid opgezet, waarin zijn opgenomen: - maatregelen om ziekte van werknemers te voorkomen - maatregelen om de werkhervatting van zieken te bevorderen - maatregelen om de kans op herhaling van ziekte i.v.m. het werk te verkleinen

2 U zoekt met uw medewerkers naar oplossingen, die bijdragen tot het laag houden van het ziekteverzuim. (Bvb een zieke werknemer bezoeken.)

3 De ondernemingsraad heeft haar instemming verleend aan het verzuimbeleid.

4 Het is de bedrijfsleiding bekend dat het voeren van een verzuimbeleid tegenwoordig wettelijk verplicht is.

5 Er is een goed systeem voor de registratie van het ziekteverzuim.

6 Als daar aanleiding toe is, kunnen in individuele gevallen om (langer) ziekteverzuim te voorkomen, passende maatregelen genomen worden. (het voeren van een gesprek met de medewerker of het aanpassen van de werkomstandigheden.)

7 De hoogte van het ziekteverzuim in het bedrijf is bij de bedrijfsleiding exact bekend.

8 De hoogte van het ziekteverzuim op verschillende afdelingen binnen het bedrijf is bij de bedrijfsleiding eveneens exact bekend.

9 als het verzuim (op een afdeling) boven de 5% ligt, wordt geprobeerd de oorzaken hiervan te vinden, zodat ook achterhaald kan worden of er vanuit het bedrijf misschien iets aan gedaan kan worden.

[email protected]

172

10 Het is de bedrijfsleiding bekend dat het opstellen van een risicoinventarisatie (waarin de risico's staan die er in een bedrijf zijn op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn)

tegenwoordig verplicht is.

11 Arbeidsomstandigheden vormen een regelmatig terugkerend thema tijdens het overleg met de medewerkers.

Veiligheid Ja Voldoende

Nee Moet beter

12 De medewerkers zijn op de hoogte van het vluchtplan. (voor het personeel en de gasten.)

13 De nooduitgangen zijn goed aangegeven en niet geblokkeerd.

14 De elektrische bedrading van de apparatuur voldoet aan de veiligheidseisen.

15 In de ruimte waar de flessen met koolzuurgas staan, kan eventueel weggelekt gas zich niet ophopen, omdat de ruimte goed geventileerd wordt.

16 De vloeren worden goed onderhouden en zijn waar nodig voorzien van een anti-sliplaag.

17 De medewerkers zijn op de hoogte van de werking van de apparaten die ze gebruiken, en weten wat ze moeten doen (en laten) om ongelukken te vermijden.

18 De routing in het bedrijf is zo dat de medewerkers niet tegen elkaar botsen.

19 Er zijn voldoende gediplomeerde EHBO-ers.

20 er zijn voldoende blusmiddelen.

[email protected]

173

Gezondheid Ja Voldoende

Nee Moet beter

21 In de looproutes zitten geen extra trappen, drempels of obstakels die het lopen extra vermoeiend maken.

22 De looproutes zijn niet onnodig lang.

23 Het personeel weet hoe zware lasten moeten worden getild en verplaatst, zodat rugklachten en andere aandoeningen worden voorkomen.

24 Voor het verplaatsen van zware voorwerpen (zoals kratten en vaten) is een steekwagen aanwezig.

25 Als medewerkers langer dan vier uur moeten werken, kunnen ze altijd een pauze nemen.

26 Er is een goede personeelsplanning; overwerk komt daardoor nauwelijks voor en de werkdruk loopt niet overbodig hoog op.

27 In de keuken is de werkhoogte aan de medewerkers aangepast.

28 Staand werk is waar mogelijk vervangen door zittend werk.

29 Medewerkers die veel zitten, beschikken over een verstelbare stoel (Bvb administratie).

30 Alle werkruimtes zijn vrij van tocht.

31 Alle werkruimtes zijn goed geventileerd; afzuiginstallaties zijn krachtig genoeg om de lucht overal schoon te houden.

32 Schoonmaakmiddelen zijn niet onnodig agressief.

33 Bij de inrichting van verschillende ruimtes is rekening mee gehouden dat ze ook moeten worden schoongemaakt; het schoonmaakpersoneel wordt niet onnodig belast.

[email protected]

174

Welzijn Ja Voldoende

Nee Moet beter

34 Het dienstrooster wordt ruim van tevoren opgesteld, zodat iedereen duidelijk weet wanneer hij of zij moet werken.

35 Het rooster is voorwaarts roterend (vroeg - dag - laat).

36 Als iemand ziek is, kan dit in het bedrijf goed worden opgevangen.

37 Bij de verdeling van het werk wordt rekening gehouden met persoonlijke eigenschappen en capaciteiten.

38 Het werk biedt voor iedereen voldoende uitdaging.

39 De leidinggevenden weten de medewerkers te motiveren.

40 De medewerkers worden voldoende geïnformeerd over ontwikkelingen in het bedrijf.

41 Beslissingen van de leidinggevenden worden altijd duidelijk onderbouwd.

42 Alle medewerkers zijn betrokken bij het werkoverleg. (zie checklist werkoverleg.)

43 De medewerkers hebben geleerd hoe ze moeten omgaan met agressie van gasten.

44 Collega's vallen elkaar op geen enkele manier lastig. (zie checklist personeelsbeheer en personeelsbeoordeling, onder seksuele intimidatie.)

45 Men heeft voldoende contact met collega's, niet alleen tijdens het werkoverleg, maar ook op een informelere manier.

46 Er wordt naar de medewerkers geluisterd. (voor ideeën, klachten e.d.)

[email protected]

175

ONDERNEMINGSGEBIED 8: POSITIE IN DE MAATSCHAPPIJ In ondernemingsgebied 7 ‘Tevredenheid personeel’ zijn al onderdelen van de wetgeving aan de orde geweest. In dit ondernemingsgebied worden enkele andere voor de horeca belangrijke maatschappelijke aandachtspunten behandeld. Een bedrijf is immers geen geïsoleerd eiland, maar maakt deel uit van de maatschappij. Dit geldt zeker ook voor een horecabedrijf. Een modern ondernemer kent zijn verantwoordelijkheden naar die maatschappij. Met behulp van de in dit ondernemingsgebied opgenomen checklists kan nagegaan worden in hoeverre het bedrijf tegemoet komt aan de eisen die de maatschappij stelt. Op de eerste plaats is dat het onderdeel wetgeving. Wetgeving die betrekking heeft op de exploitatie van een horecabedrijf. In checklist 8.1 komt onder andere de wet op het schenken van alcoholhoudende dranken aan de orde, de eisen ten aanzien van de inrichting van het bedrijf, de zogenaamde moraliteitseisen en vestigingseisen. Ook de wetten betreffende milieu, ruimtelijke ordening en de auteurswet zullen daarin aan de orde worden gesteld. Kortom allemaal regelen wetgeving waar de hedendaagse horecaondernemer meet te maken heeft of krijgt. De toenemende criminaliteit is in de horeca vaakonderwerp van gesprek. Deze criminaliteit, maar ook fraude door de eigen medewerkers is een bron van zorg en verlangt van de ondernemer een niet aflatende alertheid. Vooral waar het preventieve maatregelen betreft. De checklists geven een overzicht van specifieke weten regelgeving waar u als ondernemer naast de algemene regels zoals wettelijke aansprakelijkheid, mee te maken krijgt. Dit overzicht is uiteraard niet volledig: het is bedoeld als een ‘eye-opener’ en slechts de belangrijkste zaken zijn opgenomen. Aan het feit dat u voldoet aan gestelde eisen in deze checklist kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Wet- en regelgeving is bovendien doorlopend aan verandering onderhevig. Indien er problemen rijzen m.b.t. een bepaalde regeling (bvb er is een geschil met een andere partij of u bent het niet eens met de beslissing op een vergunningsaanvraag) is er meestal bezwaar of beroep mogelijk. Bij welke instantie u moet aankloppen is afhankelijk van de regeling of wet waarop e.e.a. betrekking heeft: dan kan zijn de rechter: via een kort geding of een normale procedure, bij het orgaan dat de beslissing heeft genomen, bij een geschillencommissie en dergelijke. Wij hebben de beroepsmogelijkheden niet opgenomen in deze checklist omdat e.e.a. te veelomvattend en te juridisch zou worden: ze zijn er echter vaak wèl. Checklist 8.2 betreft de beveiliging van het bedrijf in de ruimste zin van het woord. Hierbij komen dan ook onderwerpen aan de orde als training en opleiding van de medewerkers op het gebied van beveiliging, preventieve maatregelen, criminaliteit in en om het bedrijf en fraudebestrijding. De derde checklist in dit ondernemingsgebied betreft het milieu voorzover dat nog niet in checklist 8.1 is behandeld. Door middel van deze checklist kan de ondernemer zijn bedrijf beoordelen op de manier waarop ‘zuinig’ met het milieu wordt omgegaan. Zuinig in de zin

[email protected]

176

van zorg voor het milieu en zuinig in de zin van het nemen van energiebesparende en waterbesparende maatregelen. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: 8.1 Wetgeving 8.2 beveiliging 8.3 Milieu(zorg) Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

177

Checklist 8.1 Wetgeving Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de wet betreffende het schenken van alcoholhoudende dranken (Bvb vergunning alcoholische dranken).

2 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de inrichtingseisen (Bvb minimum oppervlakte en hoogte, nutsvoorzieningen, ventilatie)

3 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de vestigingseisen (Bvb vereiste kennis bedrijfsbeheer)

4 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de moraliteitseisen (Bvb minimum leeftijd, overtredingen, veroordelingen)

5 U bent voldoende op de hoogte van (de gevolgen voor) verboden handelingen in het horecabedrijf (Bvb medewerkers jonger dan 16 jaar; schenken van alcoholhoudende dranken aan personen jonger dan 16 jaar of 'in kennelijke staat van dronkenschap'.)

6 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de wet op de ruimtelijke ordening en de (gemeentelijke) bestemmingsplannen.

7 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de milieuwetgeving (Bvb vergunningsplicht of meldingsplicht).

8 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de wet op de auteursrechten en de billijke vergoeding (Sabam)

9 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de wet op kansspelen.

10 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de wet inzake voedselveiligheid en hygiëne.

[email protected]

178

11 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de plaatselijke politieverordeningen.

12 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de diverse belastingwetten.

13 U voert een duidelijke en inzichtelijke administratie

14 U houdt er rekening mee dat verschillende stukken tien jaar goed en ordentelijk bewaard dienen te worden.

15 U heeft een goed overzicht van de betaalde en te betalen belastingen. (Ook bij uitbesteding van de administratie blijft u zelf verantwoordelijk voor uw aangifte en afdracht, u kunt zich niet verschuilen achter uw boekhouder.)

16 U hebt een goed en duidelijk overzicht van de te betalen gemeentelijke (en provinciale) belastingen/heffingen

17 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de regels inzake verplichte verzekeringen en voorzieningen.

18 Risico's die u niet wenst te nemen, zijn voldoende verzekerd (ook de niet verplicht te verzekeren risico's zoals beroepsaansprakelijkheid, arbeidsongevallen, brand).

19 Risico's waarvoor u zich niet verzekerd heeft, zijn voor u aanvaardbaar.

20 U heeft een goed overzicht van de betaalde en de te betalen premies (Ook bij uitbesteding van de administratie blijft u zelf verantwoordelijk voor uw aangifte en afdracht, u kunt zich niet verschuilen achter uw boekhouder.)

21 U houdt per werknemer een loonstaat bij.

22 Uw medewerkers krijgen een loonstrook en een jaarlijkse opgave van ingehouden loonbelasting en premies.

[email protected]

179

23 U heeft weloverwogen de ondernemingsvorm voor uw bedrijf gekozen en deze vorm is ook nu nog het gunstigst.

24 U heeft al eens nagedacht over hoe u de bedrijfsopvolging gaat regelen. (de praktijk leert dat u hier vroeg genoeg mee moet beginnen (liefst 5 jaar van tevoren) en dat dat het best kan gebeuren met hulp van een deskundige, bvb een fiscalist).

25 U bent voldoende op de hoogte van en in orde met de handelshuurwetgeving.

26 U bent op de hoogte of uw bedrijfspand op de lijst staat van beschermde gebouwen of monumenten. (nadeel: weinig mogen veranderen aan in- of exterieur, voordeel: subsidies of belastingvoordelen voor onderhoudsdoeleinden).

27 U bent voldoende geïnformeerd over de wettelijke normen waaraan een brouwerijcontract moet voldoen.

[email protected]

180

Checklist 8.2 Beveiliging Personeel, training en opleiding Voldoende

Moet beter

1 De taken en bevoegdheden van medewerkers ten aanzien van beveiliging liggen vast; en de medewerkers zijn hiervan op de hoogte. (beveiliging op het vlak van agressie, criminaliteit, calamiteiten, brand, wanbetalingen, overval e.d.).

2 De taken en bevoegdheden van beveiligingsmedewerkers of personen die met beveiligingsaspecten belast zijn, zijn voldoende bekend binnen uw bedrijf.

3 Het toezicht op de uitvoering van taken van beveiligingsmedewerkers is voldoende.

4 Uw medewerkers weten goed hoe te handelen bij een overval.

5 Uw medewerkers zijn getraind in beveiligingsaspecten.

6 Het gedrag van uw medewerkers lokt geen agressie uit.

7 Uw medewerkers zijn op de hoogte van preventieve maatregelen ten aanzien van criminaliteit.

8 Er is begeleiding voor uw medewerkers als die het slachtoffer van criminaliteit (bvb geweld) zijn geweest.

9 Uw medewerkers weten hoe om te gaan met slachtoffers van criminaliteit.

10 Uw medewerkers leven de beveiligingsregels na.

[email protected]

181

Analyse criminaliteitsgevoelige activiteiten Voldoende

Moet beter

Voldoende

Moet beter

11 U heeft inzicht in de aard en omvang van criminaliteit door gasten/bezoekers in uw bedrijf.

12 U heeft inzicht in de aard en omvang van criminaliteit door medewerkers in uw bedrijf.

13 U heeft inzicht in welke van uw bedrijfsactiviteiten/-onderdelen gevoelig zijn voor criminaliteit door gasten/bezoekers

14 U heeft inzicht in welke van uw bedrijfsactiviteiten/-onderdelen gevoelig zijn voor criminaliteit door medewerkers.

15 U heeft een beveiligingsplan waarin maatregelen ten aanzien van risicogevoelige activiteiten/onderdelen vastgelegd zijn.

16 U legt criminele gebeurtenissen vast om inzicht te verkrijgen en ze mogelijk in de toekomst te voorkomen.

Belang van beveiliging

17 U bent op de hoogte van eisen die gesteld worden ten aanzien van beveiliging van uw bedrijf.

18 U bent op de hoogte van voordelen die beveiliging kunnen bieden aan uw bedrijf.

19 Uw medewerkers onderkennen het belang van een 'veilig' bedrijf.

20 U bent op de hoogte van de wettelijke eisen ten aanzien van brandbeveiliging.

21 U beschikt over een brandpreventieplan.

[email protected]

182

Preventie Voldoende

Moet beter

22 U bent bekend met maatregelen en middelen om risico's ten aanzien van criminaliteit te verkleinen.

23 U heeft organisatorische maatregelen genomen om criminaliteit tegen te gaan. (Bvb in bezit zijn van lijsten van wanbetalers.)

24 U heeft in het kader van brandpreventie organisatorische maatregelen genomen. (Bvb goede bewegwijzering bij brand.)

25 U heeft fysieke maatregelen genomen om criminaliteit tegen te gaan (Bvb instructie personeel bij overvallen).

26 U heeft in het kader van brandpreventie fysieke maatregelen genomen. (Bvb instructie personeel bij brandalarm).

27 U houdt de hoeveelheid kasgeld laag.

28 U hanteert wisselende tijden bij het wegbrengen van uw geld.

29 U bent goed op de hoogte van de mogelijkheden om wanbetaling tegen te gaan.

30 U bent op de hoogte van de werkwijzen van mogelijke fraudeurs.

31 U ontvangt informatie over mogelijke fraudeurs/criminelen.

32 U beschikt over een ontruimingsplan in geval van calamiteiten.

33 U houdt zich op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van criminaliteitpreventie.

34 U houdt zich op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van brandpreventie.

[email protected]

183

35 U test regelmatig uw (brand-)beveiligingsinstallaties/apparatuur.

36 Uw beveiliging vindt ook buitenshuis (Bvb parkeerplaats) plaats.

[email protected]

184

Checklist 8.3 Milieu Energie en water Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 Bij de aanschaf van nieuwe en gebruik van bestaande apparatuur wordt rekening gehouden met het water- en/of energieverbruik (Bvb keukenapparatuur, wasmachines, printers, computers, kopieermachines).

2 Er worden energiezuinige lampen gebruikt.

3 Indien mogelijk wordt kookapparatuur geleidelijk ingeschakeld met het toenemen van de klandizie (in plaats van 's ochtends meteen alles vol aan te zetten.)

4 Het vermogen van de afzuiginstallatie is aangepast aan het volume van de ruimte (uw afzuiginstallatie zuigt veel warme lucht weg.)

5 Muren en ramen zijn geïsoleerd om energie te besparen.

6 Een hoogrenderende verwarmingsketel is aanwezig.

7 Op de radiatoren zijn thermostaatknoppen geplaatst.

8 Uw koelapparatuur staat op een zo koel mogelijke plaats (één graad lagere ruimtetemperatuur kan al een energiebesparing opleveren van 4%).

9 Uw koelkastthermostaat is goed afgesteld.

10 De koelapparatuur wordt regelmatig ontdooid.

11 Roosters van koelingen, airconditioners, ventilatoren, condensors en verdampers worden regelmatig gereinigd.

12 De verwarmingselementen van diverse apparaten worden regelmatig ontkalkt. (denk hierbij aan vaatwasser, wasmachine, koffiezetter, boiler, geiser.)

[email protected]

185

13 Bij elektriciteitsgebruik, wordt indien mogelijk, rekening gehouden met goedkope uren (dalurengebruik).

14 Er wordt gebruik gemaakt van doorstroombegrenzers op de waterkranen of waterdrukcontrollers.

15 In het bedrijf zijn, waar mogelijk, stortbakken met spoelonderbreking en/of toiletten met waterbesparende doseerknoppen aanwezig.

16 Lekkende kranen worden tijdig gerepareerd.

17 Op rustige momenten wordt de kraan in de spoelbakken voor de glazen dichtgedraaid.

Voorraad/grondstoffen Ja Voldoende

Nee Moet beter

18 Er wordt om verspilling tegen te gaan een zorgvuldig voorraadbeheer gevoerd.

19 Er wordt zoveel mogelijk in grootverpakking of statiegeldverpakking ingekocht.

20 Het frituurvet wordt regelmatig gefiltreerd (bij regelmatige filtering en een goede temperatuurbewaking kan u dit veel vet besparen.).

21 Bij gebruik van schoonmaakmiddelen wordt de hoeveelheid hiervan afgestemd op de hardheid van het water.

22 Er wordt gebruik gemaakt van doseersystemen/dispensers voor schoonmaakmiddelen.

[email protected]

186

Management Ja Voldoende

Nee Moet beter

23 Er is bij het energiebedrijf informatie ingewonnen omtrent te verkrijgen subsidie of kredieten voor milieumaatregelen.

24 Met uw medewerkers is de mogelijkheid besproken om verstandig met water en/of energie om te gaan en u hebt daar afspraken over gemaakt.

[email protected]

187

ONDERNEMINGSGEBIED 9: ONDERNEMINGSRESULTATEN Als laatste komt het ondernemingsgebied ‘ondernemingsresultaten’ aan de orde. Niet omdat het het onbelangrijkst zou zijn van de negen ondernemingsgebieden. Integendeel, de financiële resultaten zijn van essentieel belang voor het voortbestaan van het bedrijf. Wanneer te lang geen of onvoldoende winst wordt gerealiseerd komt de continuïteit van het bedrijf in het gedrang. In checklist 9.1 gaat het om bedrijfseconomisch en financieel beheer. Zorgvuldige invulling van deze checklist geeft inzicht in de wijze waarop bedrijfseconomische en financiële informatie wordt verkregen en hoe hiermee wordt omgegaan. Checklist 9.2 behandelt het onderwerp ‘financiële analyse en financiering’. Hierin komen onderwerpen aan de orde als inzicht in de balans en winst- en verliesrekening, kengetallen en de wijze van financieren. Checklist 9.3 behandelt de bedrijfsvergelijking van Guidea. In dit ondernemingsgebied treft u de volgende checklists aan: 9.1 bedrijfeconomisch en financieel beheer 9.2 Financiële analyse en financiering 9.3 De bedrijfsvergelijking van Guidea Lees voor het invullen van de checklists de ‘handleiding voor het invullen’.

[email protected]

188

Checklist 9.1 Bedrijfeconomisch en financieel beheer Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 U stelt vast of de bedrijfsresultaten volgens plan (doel) gerealiseerd zijn. U doet dat met regelmatige frequentie (4 keer per jaar is gewenst). (U let met name op: omzet - kosten - winst/verlies - privé-opnames.)

2 De huidige juridische vorm van uw onderneming is optimaal op fiscaal gebied, op financieel gebied en op het gebied van aansprakelijkheidsstelling.

3 Uw onderneming is voldoende verzekerd ten aanzien van volgende zaken: - gebouwen en inboedel - vervoermiddelen - preventie (storm, brand, ongeval) - bedrijfsstagnatie (gemiste omzet) - zelfstandig ondernemer (Bvb ongeval, pensioen) - medewerkers - directie privé

4 U hebt een goede en tijdige rapportage van de maand- of kwartaalen jaarresultaten.

5 De financiële man/vrouw besteedt, al dan niet op eigen initiatief, tijd aan het analyseren van kosten- en opbrengstencijfers (zie verder bedrijfsvergelijking van Guidea)

6 De leiding van het bedrijf en de verantwoordelijke medewerkers beschikken over voldoende (cijfer-) informatie om beslissingen te kunnen nemen en ze gebruiken die informatie ook

7 De rekeningen gaan tijdig en volledig naar de klanten.

8 Vorderingen worden zo snel mogelijk geïnd.

9 U en uw medewerkers maken goed gebruik van de mogelijkheden van automatisering. (zie ook checklist 4.2).

[email protected]

189

10 U verzamelt op de administratie en andere afdelingen (systematisch) informatie over ontwikkelingen buiten het bedrijf die een belangrijke invloed op het bedrijf kunnen hebben.

11 U hebt inzicht in de huidige en toekomstige belastingverplichtingen van uw onderneming.

12 U hebt financiële middelen gereserveerd om de te verwachten belastingaanslagen te voldoen.

13 U maakt gebruik van fiscale mogelijkheden die er voor uw onderneming en medewerkers zijn.

14 U blijft steeds op de hoogte van de voor uw onderneming belangrijke veranderingen op fiscaal gebied. (eventueel via boekhouder.)

15 er is een privé rekening waarop door het bedrijf periodiek geld wordt gestort (ten behoeve van de waardering van de ondernemer, dus eigen beloning, salaris). Al het privé geldverkeer vindt uitsluitend via deze rekening plaats (dit ter voorkoming van problemen met de fiscus.)

16 U bent ten allen tijde in staat feiten te overleggen waarom u afwijkende brutowinstpercentages heeft behaald ten opzichte van vergelijkbare bedrijven. (zie ook de bedrijfsvergelijking van Guidea.) U weet dat het nalopen van uw inkoopfacturen bij leveranciers één van de controlemiddelen van de fiscus is.

17 U besteedt aandacht aan een (al dan niet geautomatiseerde) goede administratieve organisatie.

[email protected]

190

Checklist 9.2 Financiële analyse en financiering Ja Voldoende

Nee Moet beter

1 U analyseert regelmatig uw balans en uw resultatenrekening met betrekking tot: - omzetontwikkeling - kostenontwikkeling (zie voor normen de bedrijfsvergelijking van Guidea) - inkoopkosten - loonkosten - kapitaal kosten - overige kosten

- winstontwikkeling - ontwikkeling privé opname - rendabiliteitontwikkeling - liquiditeitsontwikkeling - solvabiliteitsontwikkeling

2 U hebt inzicht in de vermogensbehoefte voor dit jaar en de komende jaren.

3 U berekent ten minste jaarlijks de mogelijkheden die u hebt voor financiering uit eigen middelen (cashflow = nettowinst + afschrijvingen).

4 U analyseert uw nieuwe plannen ook door opzet van een financieringsplan.

5 Uw kredietplafond is ruim genoeg voor het realiseren van de plannen in de komende jaren, ook bij een tussentijdse tegenvaller in de resultaten.

6 U weet het verschil tussen opbrengsten en ontvangsten.

7 U weet het verschil tussen kosten en uitgaven.

Opbrengst: De vergoeding die u verkrijgt voor geleverde goederen en diensten. Ontvangst: Het ook werkelijk gekregen (ontvangen) hebben van een bepaald bedrag. Er zijn voor u vier belangrijke verschillen tussen opbrengsten en ontvangsten. 1. Het verschil in bedrag in geld. Ontvangsten van verkopen zijn brutobedragen, dus inclusief omzetbelasting.

[email protected]

191

Opbrengsten zijn nettobedragen, dus exclusief omzetbelasting. 2. De tijdstippen van ontvangst en opbrengst kunnen verschillend zijn. Voorbeeld: Er wordt in uw bedrijf een party georganiseerd. U spreekt met de gastheer een bedrag ‘all in’ af, een vast bedrag dat vooraf betaald wordt. Dit bedrag is een ontvangst, maar nog geen opbrengst. Immers de prestatie hiervoor: het serveren van drankjes en hapjes vindt later plaats. De opbrengst ontstaat op het moment dat u de prestatie levert. Deze opbrengst is een bedrag zonder omzetbelasting. De ontvangst kan eerder, gelijktijdig of op een later tijdstip geschieden dan de opbrengst. 3. Het begrip ontvangst is ruimer dan het begrip opbrengst. Ontvangst is bijvoorbeeld ook een storting van uw privé-vermogen naar de onderneming. Ook als u geld leent van de bank en dat in de kas van uw bedrijf stort is dat een ontvangst. In beide voorbeelden hebben deze ontvangsten echter niets met opbrengsten te maken. Het zijn immers helemaal geen opbrengsten, want het zijn geen vergoedingen voor geleverde goederen en diensten. 4. Er kunnen opbrengsten zijn, die niet tot ontvangsten leiden, bijvoorbeeld bij dubieuze debiteuren. Kosten: Uitgaven:

Ontstaan door goederen en diensten, die u verbruikt (al of niet noodzakelijk) ten behoeve van de verkopen. Zijn alle betalingen, die u verricht voor de onderneming

Er zijn vier belangrijke verschillen tussen uitgaven en kosten: 1. Het verschil in bedrag in geld. Uitgaven zijn brutobedragen, inclusief omzetbelasting Kosten zijn nettobedragen, exclusief omzetbelasting. 2. Het tijdstip waarop de uitgave geschiedt en de kosten ontstaan kan verschillend zijn. Voorbeeld: U koopt bier in en betaalt contant. Op het moment van betaling vindt een uitgave plaats. Het tappen van bier gebeurt op een ander tijdstip. Op dat moment wordt het bier ‘verbruikt’ (geschonken) en ontstaan de kosten. 3. Het begrip uitgave is ruimer dan het begrip kosten. Voorbeelden van uitgaven, die geen kosten zijn: o Het aflossen van een geldlening te behoeve van de onderneming. o Privé-opnamen uit de kas van de onderneming. o De aankoop van een biljart 4. Er kunnen kosten ontstaan, die niet tot uitgaven leiden, bijvoorbeeld afschrijvingskosten.

[email protected]

192

U hebt inzicht in de volgende kengetallen. Rendabiliteit Deze kengetallen meten de winstcapaciteit van het in de onderneming aanwezige vermogen.

periode 1 (vul in)

periode 2 (vul in)

Periode 3 (vul in)

Periode 4 (vul in)

Bedrijfsrendabiliteit

(bedrijfsresultaat / totaal vermogen) x 100

Bedrijfsresultaat (net operating margin)

(bedrijfsresultaat / netto-omzet) x 100

[email protected]

193

Liquiditeit Deze kengetallen geven aan in hoeverre een bedrijf liquide is, dat wil zeggen in hoeverre het bedrijf op korte termijn aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

periode 1 (vul in)

periode 2 (vul in)

Periode 3 (vul in)

Periode 4 (vul in)

kaspositie (cash-ratio)

(liquide middelen / vlottende schulden) x 100

Voor toelichting van de begrippen Eigen vermogen, Totaal vermogen (totale activa/passiva), Liquide middelen en vlottende middelen (vlottende activa): zie hoofdstuk 9 bij jaarinvulformulier.

[email protected]

194

Solvabiliteit Deze kengetallen geven inzicht in de financieringsopbouw van het bedrijf. Hoe is het vermogen samengesteld en met name hoe is het bedrijf door de eigenaar(s) dan wel door de schuldeiser(s) gefinancierd (financieringsrisico)?

periode 1 (vul in)

periode 2 (vul in)

Periode 3 (vul in)

Periode 4 (vul in)

verhouding eigen - vreemd vermogen

eigen vermogen / vreemd vermogen

aandeel eigen vermogen

eigen vermogen / totale vermogen

[email protected]

195

Vermogensbehoefte I Balans begin periode

II Balans einde periode (prognose)

III Verandering

Activa

Duurzame activa:

- onroerend goed

524

517

-7

- machines, inboedel

159

250

91

- voorraden

25

33

8

- debiteuren

18

21

3

- transitoria (vooruitbetalingen)

17

25

8

- liquide middelen

31

45

14

774

891

117

321

349

28

- deelnemingen, uitgeleend geld, enz.

Vlottende activa

Totaal (te financieren) activa

Passiva

Eigen vermogen

[email protected]

196

Voorzieningen

100

125

25

Vreemd lang vermogen

100

80

-20

- crediteuren

45

55

10


51

73

22

rekening courant krediet

157

209

52

Totaal (financierend) vermogen

774

891

117

Kredietlimiet bij de bank

175

175

0

18

-34

-52

Vreemd kort vermogen

Nog aanwezige financieringsruimte

Conclusies Totaal activa neemt toe met 117.000€. Dit leidt tot een stijging van de vermogensbehoefte met 117.000€. Om deze behoefte te dekken moet 52.000€ extra worden geleend. Er is echter maar ruimte voor 18.000€. Dit leidt tot een tekort van 34.000€. Om dit tekort te dekken moeten we of een extra lening sluiten of de investeringen in duurzame of vlottende activa matigen.

[email protected]

197

I Balans begin periode


III Verandering

Activa

Duurzame activa:

- onroerend goed



Vlottende activa

- voorraden

- debiteuren


- liquide middelen


[email protected]

198



III Verandering

Activa

Duurzame activa:

- onroerend goed



Vlottende activa

- voorraden

- debiteuren


- liquide middelen


[email protected]

199



III Verandering

Passiva

Eigen vermogen

Voorzieningen

Vreemd lang vermogen

Vreemd kort vermogen

- crediteuren


rekening courant krediet

Totaal (financierend) vermogen

Kredietlimiet bij de bank

Nog aanwezige financieringsruimte

[email protected]

200

Checklist 9.3 De bedrijfsvergelijking van Guidea RENDEMENTSVERBETERING VIA BEDRIJFSVERGELIJKING

- Knelpunten in bedrijfsvoering snel in beeld - Tijdige bijsturing voor omzetverhoging en kostendaling - Met als resultaat een hoger rendement Aanspreekpunt: Guidea, Kenniscentrum voor toerisme en horeca, VZW Luc Dieltiens, Deskundige bedrijfseconomie Tel: 0900-500 10 Fax: 050/47 15 99 [email protected] www.guidea.be

Wat is de bedrijfsvergelijking van Guidea?

De bedrijfsvergelijking van het Guidea is een bedrijfsvergelijkend onderzoek, dat deelnemers rapporteert over de mate waarin de eigen omzet-kostenstructuur afwijkt van die van collega’s. Iedere deelnemer krijgt een analyse op maat van het eigen bedrijf naast het gemiddelde van collega’s. Inzicht in afwijkingen ten opzichte van collegabedrijven helpt op weg naar rendementsverbetering.

Misschien vergelijkt u wel eens uw cijfers met die van het voorgaande jaar en uw budget. Of doen boekhouders dat voor u, maar belangrijk is ook te weten hoe uw bedrijf het doet in verhouding tot vergelijkbare bedrijven. Inzicht is immers de sleutel tot meer winst. - Geschikt voor alle bedrijven, van klein café tot multinationaal hotel - Kost weinig tijd en is bovendien gratis - Gedegen en begrijpelijk - Knelpunten in bedrijfsvoering snel in beeld - Tijdige bijsturing voor omzetverhoging en kostenbesparing - Met als resultaat een hoger rendement - Geheimhouding van gegevens wettelijk beschermd - Ondersteunende excel-bestanden om efficiënt jaarcijfers aan te leveren.

Wat zijn de voordelen van de bedrijfsvergelijking van Guidea? Met statistieken uit bijv. het Nationaal Instituut voor Statistiek (NIS) kan een ruwe indicatie worden verkregen van de omzet-kostenstructuur. Dit is handig voor een globale “quick scan” van de kostenpercentage en ter ondersteuning van het opstellen van een ondernemingsplan.

[email protected]

201

De bedrijfsvergelijking van Guidea gaat een stap verder dan de tabellen van het NIS. Bedrijven leveren hun effectief gerealiseerde omzet en kostencijfers aan via een vragenlijst (op papier of als bestand). Per deelnemer wordt door Guidea een passende vergelijkingsgroep samengesteld op basis van bedrijfstype, omzetgrootte, omzetsamenstelling en rechtsvorm. Iedere deelnemer krijgt een analyse op maat van het eigen bedrijf over de meest recente periode naast het gemiddelde van een vergelijkingsgroep. Uiteraard is de schaalgrootte van een bedrijf een verklaring voor verschillen in het kostenpatroon. Maar ook assortimentmix (omzetverdeling) is bepalend voor de kosten. De verstrekking van eetwaren immers heeft andere consequenties voor personeelskosten en huisvesting dan drankverstrekking. - De bedrijfsvergelijking van Guidea houdt rekening met de specifieke eigenschappen van het bedrijf (bijv. omzetverdeling over eten en drinken) - De bedrijfsvergelijking van Guidea geeft diepgang in de informatie (energie, onderhoud, administratie, bruto winst op koffie, bier, wijn). - De bedrijfsvergelijking van Guidea is actueler dan de afgeleide producten zoals tabellen van het NIS. - De bedrijfsvergelijking van Guidea is gratis en staat open voor alle horecabedrijven.

Hoe werkt de bedrijfsvergelijking van Guidea? De bedrijfsvergelijking van het Kenniscentrum werkt heel eenvoudig: 1. U vult uw jaarcijfers in op het invulformulier dat u naar Guidea stuurt. 2. Guidea vergelijkt de cijfers met het ‘normbedrijf’ (dat is het gemiddelde van bedrijven van hetzelfde type en omzetklasse als uw bedrijf). 3. U ontvangt een overzichtelijke analyse van de omzetontwikkelingen en kostenstructuur van uw bedrijf. 4. Daaruit blijkt waar en hoeveel uw bedrijf “afwijkt” van het normbedrijf. 5. En weet u waar u kunt bijsturen.

Deelname aan de bedrijfvergelijking van Guidea is gratis en kost gemiddeld twee uur per jaar. U of uw boekhouder hoeft alleen uw jaarcijfers via het invulformulier door te geven. Vanzelfsprekend zijn uw cijfers en de analyse vertrouwelijk! De geheimhouding ervan is wettelijk gewaarborgd. De cijfers zijn nooit te herleiden tot uw bedrijf!

Hoe ziet de bedrijfsvergelijking van Guidea er uit? Van een aantal bedrijfstypen kunt u op de website een voorbeeldrapport van de bedrijfsvergelijking van Guidea bekijken.

Hoe deelnemen aan de bedrijfsvergelijking van Guidea? Vul het aanmeldings- en invulformulier zo volledig en correct mogelijk in (Lees eerst aandachtig de info & uitleg). Bezorg beide formulieren aan Guidea, via: mail: [email protected] post: Guidea, kenniscentrum voor toerisme en horeca site "Oud SintJan" Mariastraat 38, B-8000 Brugge Fax: 050/47 15 99

[email protected]

202

Aanmeldingsformulier Basisgegevens Bedrijfsvergelijking Indien u in het verleden al heeft deelgenomen, De bedrijfs-, correspondentie- en deelnamegegevens hoeft u dit blad niet in de vullen. Alleen uw nr. GUIDEA nummer: …… A. Bedrijfsgegevens Bedrijfsnaam: Ondernemer: Straat en huisnummer bedrijfspand: Postcode en plaats bedrijfspand: Bedrijfstype (bijv. café, taverne, restaurant, discotheek, hotel, ) Rechtsvorm (aankruisen met een x): EZ (eenmanszaak) VOF BVBA NV Anders, nl Diensten van het bedrijf (aankruisen met een x): Maaltijden/snacks Logies Dranken Zalenverhuur Aangesloten bij een werkgeversorganisatie (bijv. Federatie HoReCa Vlaanderen): Nee Ja, namelijk: Aangesloten bij een samenwerkingsverband: Nee Ja, namelijk: B. Correspondentiegegevens (wie vult de cijfers in?) Wie vult cijfers in? Ondernemer Accountant, boekhouder,.. Contactpersoon dhr./ mw. Telefoon: Fax: E-mail: x Invulschema's en andere correspondentie bij voorkeur via e-mail U krijgt de bedrijfvergelijking ook altijd per post. Als u dat wilt, printen we de analyses in tweevoud (ondernemer+accountant)

Bedrijfsvergelijkende analyse per post versturen naar: Ondernemer op bedrijfsadres ingevuld bij A. post naar ander postadres van ondernemer:

Accountant/boekhouder, adres:

C. interesse in Discussiegroepen, als aanvulling op de Bedrijfsvergelijking? heeft ook interesse in deelname aan de Discussiegroepen (2 bijeenkomsten per jaar) GUIDEA, Kenniscentrum voor Toerisme en Horeca VZW meer info: zie "Bedrijfsvergelijking op De Bedrijfsvergelijking www.guidea.be Mariastraat 38, 8000 Brugge [email protected] Faxnummer: (050) 47 15 99

[email protected]

203

Jaarinvulformulier voor de Bedrijfsvergelijking van GUIDEA Bedrijf: Contactpersoon:

0 0

……

GUIDEA nummer (indien reeds actieve deelnemer):

De BLAUWE vakken zijn minimaal benodigd voor een analyse. Voor een meer verfijnde analyse, ook de WITTE vakken invullen. 2007 Algemene bedrijfsgegevens Arbeid in mensenjaren (FTE) FTE a) werknemers op de loonlijst incl. parttimers FTE b) zelfstandigen met inkomen uit de winst (bij EZ, CV of VOF) m Aantal verkoopoppervlakte m zalen Aantal overnachtingen bezette kamers in nachten Aantal sterren Aantal bedden gemiddeld per jaar Aantal kamers Alle bedragen excl. BTW Omzet Omzet maaltijden, snacks koffie, thee frisdranken bier wijnen zuidwijnen (port,sherry,vermouth) gedistilleerde dranken overige dranken Omzet dranken Omzet Omzet Omzet

logies *) verhuur zalen, banen diversen

Omzet

totaal

Inkoopkosten Inkoop maaltijden, snacks koffie, thee frisdranken bier wijnen zuidwijnen (p,s,v) gedistilleerde dranken overige dranken Inkoop dranken Inkoop diversen Inkoop

2006

euro's

in Euro

10 21 22 23 24 25 26 27 20 30 35 40

% van omzet 0,0%

€

-

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% €

110 121 122 123 124 125 126 127 120 140

€

€

-

-

-

€

-

-

-

0,0%

0,0%

*) Ontbijt opnemen onder maaltijden

[email protected]

0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

€

totaal

% van omzet 0,0%

204

berekening van enkele kengetallen: omzet per kracht

(x 1000 per FTE)

#DEEL/0!

#DEEL/0!

bedbezetting

0%

0%

kamerbezetting

0%

0%

brutowinst in % van de omzet

100%

100%

brutowinst in % van de inkoop

#DEEL/0!

#DEEL/0!

GUIDEA nummer:

…… euro's 2006

in Euro

2007 Personeelskosten Lonen inclusief sociale lasten Betaling aan derden (uitzendbureaus e.d.) Overige personeelskosten Personeelskosten totaal

211 212 213 €

-

-

0,0% Overige explotatiekosten Kosten energieverbruik Kosten onderhoud en reparatie Schoonmaakkosten, wasserij Overige huisvestings- en inventariskosten

311 312 333 313

Reclame- en representatiekosten Provisiekosten Overige verkoopkosten

321 322 323

Administratie- en kantoorkosten Verzekeringen Heffingen, contributies en belastingen Kosten vervoermiddelen Overige niet-genoemde kosten

331 332 334 335 336 €

Totaal overige kosten

0,0%

-

-

0,0%

0,0%

Managementfees: afhankelijk van karakter plaatsen bij loonsom (holding), verkoopkosten of kantoorkosten (franchise) Bij gemengd karakter kunt u ze hier apart zetten:

0,0% Kapitaalslasten Huur (en/of pacht) gebouwen Afschrijvingen Interest, rente (financiële lasten-baten) Totaal kapitaalslaten

0,0%

221 222 223 €

-

-

0,0% Resultaat, vóór belasting (en aftrek inkomen zelfstandigen) Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening

€

Buitengewone resultaten Netto resultaat

€

0,0% -

-

-

-

0,0% Balans Vaste activa Vlottende activa, inclusief voorraden Liquide middelen Activa totaal (= Passiva totaal) Eigen vermogen Langlopende schulden Kortlopende schulden Passiva totaal (=Activa totaal)

0,0%

411 412 413 €

-

-

€

-

-

421 422 423

[email protected]

205

Eventuele opmerkingen: Dit aanmeldings- en het jaarinvulformulier zenden naar:

[email protected] Kenniscentrum voor Toerisme en Horeca VZW Faxnummer: (050) 47 15 99

[email protected]

Meer info over bedrijfsvergelijking is te vinden op

http://www.guidea.be

206

ALGEMENE BEDRIJFSGEGEVENS Werknemers op de loonlijst Voor een goede bedrijfsvergelijking van de arbeidsinzet van de werknemers op de loonlijst te berekenen, vragen we de full- en/of parttimers te herleiden naar fulltimers. De arbeidsinzet wordt dan uit gedrukt in arbeidsjaren oftewel Full Time Equivalenten (FTE). Hiermee kunnen we uw “Omzet per kracht” en het “Loon per kracht” vergelijken met die van de vergelijkingsgroep. Voorbeeld: men heeft 3 fulltimers, 2 parttimers die allebei twee dagen per week werken, 1 parttimer die alleen halve dagen per week werkt, 1 parttimer die 12 uur per week werkt , een oproepkracht die 31 dagen per jaar werkt en een oproepkracht die 12 halve dagen per jaar werkt . In de onderstaande tabel herleiden we het totaal aantal werknemers per jaar in FTE. Zelfstandigen met inkomen uit winst We vragen het aantal zelfstandigen en meewerkende gezinsleden, die niet op de loonlijst staan bij een eenmanszaak (EZ), commanditaire vennootschap (CV) of een vennootschap onder firma (VOF) te herleiden naar Full Time Eenheden (FTE). Voorbeeld: 1 zelfstandige ondernemer die fulltime werkt en zijn/haar partner die voor 50% meewerkt zijn samen 1,5 FTE. 2

Aantal m verkoopoppervlakte 2

Het aantal m eet- en drinkgedeelte, inclusief terrassen, exclusief de hotelkamers, de keuken en bedieningsruimte achter bar/counter, de terrassen en de zalen. Aantal overnachtingen Aantal overnachtingen is de som van het aantal bezette bedden per nacht * 365 dagen. Hieruit is bedbezetting af te leiden = overnachtingen / (365 x aantal bedden) Aantal bezette kamers in nachten Aantal bezette kamers is de som van het aantal verhuurde kamers per nacht * 365 dagen Hieruit is kamerbezetting af te leiden = bezette kamers / (365 x aantal kamers)

OMZET (exclusief btw) Omzet maaltijden, snacks (10) De verkoopwaarde van de verkochte maaltijden en snacks (inclusief ontbijtomzet en omzet ijs/sorbets). Omzet dranken (20) De verkoopwaarde van alle verkochte dranken, ook koffie, thee, melkproducten en frisdranken. Omzet logies (30) De verkoopwaarde afkomstig uit de logiesverstrekking van het bedrijf, exclusief de ontbijtomzet. Omzet verhuur zalen (35) De opbrengst van alle verhuurde vergader-, congres- of feestzalen. Indien u slechts een klein deel zaalomzet heeft, mag u die samenvoegen met diversen. Omzet verhuur banen e.d (36) De opbrengst van alle verhuurde tennis-, bowling- of kegelbanen. Omzet diversen (40) De omzet uit de hiervoor niet genoemde horeca-activiteiten, zoals entreegelden. (sigaretten)automaatopbrengsten, ontspanningstoestellen, telefoonopbrengsten en dergelijke.

[email protected]

207

Algemeen aandachtspunt Het gaat om de grote blokken in de kostenstructuur in % van de omzet. Het is geen bezwaar als u op details afwijkt van deze definities, zolang dit slechts om kleine bedragen gaat. Bedrijven blijken vooral de Overige exploitatiekosten op verschillende wijzen in de jaarstukken te hebben staan. U hoeft niet geforceerd alle detailposten in te vullen, u kunt ervoor kiezen alleen grootste componenten op de geven (energie, onderhoud, reclame, kantoorkosten). Deze behoren in vrijwel elke periodiek resultaatrekening te staan. De niet-plaatsbare kosten zet u onder sluitpost "overige niet genoemd kosten".

INKOOPKOSTEN (exclusief btw) Inkopen maaltijden, snacks (110) De inkoopwaarde van de verkochte maaltijden en snacks (inclusief ontbijtomzet en omzet ijs/sorbets) minus ontvangsten, kortingen, bonussen, verpakkingen, gratis maaltijden aan derden en eigen gebruik. Inkopen dranken (120) De inkoopwaarde van de verkochte dranken minus ontvangsten, kortingen, bonussen, verpakkingen, gratis dranken aan derden en eigen gebruik. Inkopen diversen (140) De inkoopwaarde van de verkochte goederen die niet onder maaltijden, spijzen of dranken vallen. Inkoop voor zaalverhuur bij kleine bedragen hier opnemen, grote bedragen vallen onder huisvesting en inventaris.

PERSONEELSKOSTEN Lonen inclusief sociale lasten (211) Zoals die voorkomen in de loon- en salarisadministratie. Inbegrepen: premies, toeslagen, tantièmes, uitkeringen uit de winst, doorbetaald loon bij vakanties en feestdagen (evt. met toeslag), vakantiegeld (loonsubsidies verrekend) en alle RSZ-werkgeversbijdragen. Bij een BVBA/NV staan alle medewerkers op de loonlijst, bij andere rechtsvormen ontvangen de niet-betaalde krachten hun inkomen uit het nettoresultaat. Betalingen aan derden (212) Betalingen aan het uitzendbureau en uitbestede werkzaamheden voor bijvoorbeeld huishoudelijke dienst en catering. (taken die anders meer betaalde uren van eigen medewerkers betekenen). N.B.: onderhouds-, reparatie en wasserijkosten behoren tot de “huisvestings- en inventariskosten”. Overige personeelskosten (213) Reiskosten woonwerkverkeer, ziektekostenregeling, premiesparen, reële bijdragen voor kost en inwoning en de door het personeel genoten vrije consumpties, kosten voor personeelsadvertenties, aanschaf van bedrijfskleding en dergelijke.

OVERIGE EXPLOITATIEKOSTEN Indien de detailuitsplitsing van huisvestings- en inventariskosten, verkoopkosten en algemene kosten niet mogelijk is, vul dan alleen de grote financiële blokken in (vb. energie, onderhoud, reclame, kantoorkosten en verzekeringen). Gebruik “overig niet genoemde kosten” 336 als sluitpost. Kosten energieverbruik (311) Gas, elektriciteit en water.

[email protected]

208

Kosten onderhoud en reparatie (312) Onderhoud en reparatie gebouwen, terreinen, tuinen, alsmede inventaris. Dit is inclusief gehuurde of geleaste inventaris en kleine uitgaven voor regelmatig voorkomende aanschaf van glaswerk, porselein, aardewerk, bestek, papier en linnengoed voor zover niet op de balans zijn geactiveerd; tevens kosten van onderhoudswerkzaamheden door derden. Schoonmaakkosten (333) Reinigingsmiddelen, schoonmaak- en wasserijkosten. Overige huisvestings- en inventariskosten (313) Waaronder water, afvoer huisvuil, verpakkingsmateriaal, wegwerpservies en -bestek. NB: huur niet meetellen bij huisvestingskosten maar bij kapitaalslasten. VERKOOPKOSTEN Reclame- en representatiekosten (321) Uitgaven zoals reclamedrukwerk, maar ook bloemen, provisies (322) Kosten van creditcards en provisies aan touroperators. Overige verkoopkosten (323) Kosten van samenwerkingsverbanden, muziek (cd's) en kosten voor levende muziek (excl. SABAM en billijke vergoeding: deze heffingen vallen onder Algemene kosten). ALGEMENE KOSTEN Administratie- en kantoorkosten (331) Administratie, boekhouding, kantoorbenodigdheden, telefoon, gsm, extern advies, overhead(beheer). Verzekeringen (332) Verzekeringen. Heffingen, contributies en belastingen (334) SABAM en billijke vergoeding en overige heffingen, onroerende voorheffing. Kosten vervoermiddelen (335) Alle kosten, inclusief brandstof en verzekering.

Overige niet-genoemde kosten (336) Zet hier alle kosten die u niet kwijt kunt onder de andere posten. NB: De nettoresultaat-norm in de bedrijfsvergelijking heeft in principe betrekking op de bedrijfskosten. Bij de bedrijfsvergelijking gaat het om structurele verbanden. Daarom graag grote bedragen aan incidentele baten en lasten, zoals verzekeringsuitkering opnemen onder buitengewone baten en lasten.

KAPITAALLASTEN Huur (en/of pacht) gebouwen (221) Voor gebouwen niet geheel of gedeeltelijk in eigendom, de werkelijk betaalde huur en/of pacht opgenomen (inclusief eventuele leasing van gebouwen), waarbij de ontvangen huuropbrengsten in mindering zijn gebracht.

[email protected]

209

Afschrijvingen (222) In de Winst- en Verliesrekening voorkomende afschrijvingen op inventaris en gebouwen. Inclusief eventuele afschrijving op de immateriële activa. Interest (223) Uit de financiële verplichtingen van het bedrijfsgebeuren voortkomende rentebetalingen (exclusief interest van het eigen vermogen dat in het bedrijf is ingebracht). Rente-ontvangsten zijn hier in verrekend.

BALANS Vaste activa (411) Waaronder grond, gebouwen, inventaris, goodwill en leningen directie. Vlottende activa (412) Waaronder voorraden, debiteuren, vooruit betaalde leningen, deelnemingen en diversen. Liquide middelen (413) Waaronder tegoeden van kas of bank. Eigen vermogen (421) Waaronder kapitaal (gestorte aandelen) en winstreserves. Langlopende schulden (422) Waaronder hypothecaire leningen, (middel)langlopende leningen, lening directie, pensioenreserve, lijfrente, voorzieningen en overige langlopende leningen.

Kortlopende schulden (423) Waaronder rekeningcourant krediet, handelscrediteuren, openstaande belastingen en nog te betalen sociale lasten.

Bijlage 2: Alfabetisch trefwoorden Resultaatrekening Administratie Algemene kosten (kantoorkosten) Autokosten Algemene kosten Beddencapaciteit Aantal bedden Het gemiddeld aantal beschikbare bedden (opgeven in stuks, niet in dagen). Bedrijfs(werk)kleding Overige personeelskosten De aanschafkosten van personeelskleding. Beheersmaatschappij Alleen de exploitatiemaatschappij in de bedrijfsvergelijking opgeven.

[email protected]

210

Beschouw beheersmaatschappij als verhuurder, in de meeste gevallen betaalt de exploitatiemaatschappij huur aan de beheersmaatschappij. Zie verder onder Managementfees. Bloemen Verkoopkosten (reclame en representatie) Catering aan eigen bedrijf Betalingen aan derden Creditcard provisie Verkoopkosten (provisies) Drukwerk Verkoopkosten (reclame en representatie) Eigen verbruik / Personeelsverbruik Overige personeelskosten Inkoopwaarde doorbelasten. Energiekosten Huisvestingskosten Entreegelden Omzet diversen Franchisevergoedingen Verkoopkosten of kantoorkosten Afhankelijk van het karakter van het franchisecontract, zie samenwerking resp. managementfees. Frisdranken Omzet / Inkoop dranken Glaswerk, porselein, bestek, linnen Huisvestingskosten (onderhoud inventaris) Regelmatige aanschaffingen, die niet op de balans geactiveerd worden. Gratificaties en tantièmes Lonen en sociale lasten Grondstoffen keuken Inkopen maaltijden /spijzen Inclusief ontbijt, ijs en sorbets. Huur / leasing inventaris Huisvestingskosten (onderhoud inventaris) IJs en sorbets Omzet / inkoop maaltijden / spijzen Inkoop Inkopen De inkoopwaarde van de verkochte goederen (exclusief BTW), verminderd met: 1. ontvangen kortingen

[email protected]

211

2. statiegeld 3. gratis consumptie door personeel of derden 4. eigen gebruik Kamers Bezette kamers = totaaltelling verhuurde kamers per nacht over de totale periode. Aantal kamers = gemiddeld beschikbare aantal kamers (opgeven in stuks, niet in dagen). Kioskverkopen Omzet diversen Koffie, thee Omzet / inkoop dranken Hierbij ook de koekjes, suikers en melk opnemen. Koffiefilters liefst ook onder inkoop dranken, maar aangezien dit kleine bedragen betreft is elders boeken geen bezwaar. Kost en inwoning Overige personeelskosten reële bijdragen voor kost en inwoning en door personeel genoten vrije consumpties. Levende muziek Verkoopkosten (overige verkoopkosten) SABAM-kosten echter opnemen onder algemene kosten (heffingen). Linnengoed aanschaf Huisvestingskosten (onderhoud inventaris) Voorzover niet geactiveerd op de balans. Managementfees Personeelskosten of Algemene kosten (kantoorkosten), afhankelijk van het karakter a) Wanneer een koepelorganisatie de administratie voor meerdere bedrijven verzorgt, dan kunt u managementfees opgeven als kantoorkosten (algemene kosten). b) Bij een fiscale holdingconstructie waarbij via een managementfee het salaris van directeuren wordt overgeboekt, is deze fee in de bedrijfsvergelijking een onderdeel van de Personeelskosten (Lonen en salarissen). a) Franchisevergoedingen voor collectieve promotie horen onder verkoopkosten (overige verkoopkosten). Betreft het een gemengd karakter, dan kunt u dit bedrag apart vermelden, waarna het een aparte plaats krijgt in de bedrijfsvergelijking. Materiaal huur/ leasing (inventaris) Huisvestingskosten (onderhoud inventaris) Meewerkende gezinsleden Aantal zelfstandigen Niet op loonlijst voorkomende arbeidskrachten, die hun inkomen uit de netto winst betrekken. Reken terug naar fulltime eenheden. Ondernemer + 70% meewerkende partner = 1,7 FTE. Melk, chocolade en yoghurtdranken e.d. Omzet / inkoop dranken Milkshakes Omzet / inkoop snacks Aangezien kostprijs vooral door de ijscomponent wordt bepaald, bij voorkeur als ijs behandelen dus snacks. Afwijken hiervan is geen probleem bij relatief kleine bedragen. Onderhoud en reparatie

[email protected]

212

Huisvestingskosten Ontbijtomzet Omzet maaltijden en dranken Niet opnemen onder Omzet logies. Indien niet uit te splitsen, dan omzet ontbijt inschatten en toch onder omzet maaltijden en dranken verrekenen Zo is de brutomarge op maaltijden zuiver te bepalen. Oppervlakte Verkoopoppervlakte Alleen waar gast zich ophoudt (incl. terras) (exclusief sanitair en gangen). Hotelkamers, keukenoppervlakte en bedieningsruimte bar niet meetellen. Overhead (beheers-) kosten Algemene kosten (kantoorkosten) Overnachtingen Overnachtingen Indien niet exact bekend, dan schatten door: omzet logies / gemiddelde opbrengst per overnachting (waarbij opbrengst = overnachtingprijs - kortingen). Overwerk beloningen Lonen en sociale lasten Papierwaren en dergelijke Huisvestingskosten (overige huisvestingskosten) voor zover "Verpakking". Bureaupapier onder kantoorkosten bij algemene kosten opnemen. Pensioenen Lonen en sociale lasten Personeelsadvertenties Overige personeelskosten Porti Algemene kosten (administratiekosten) Premies en toeslagen Lonen en sociale lasten Provisies reisbureaus Verkoopkosten (provisies) Reclame- en representatiekosten Verkoopkosten Inclusief kosten van folders. Reiskosten woon-werkverkeer Overige personeelskosten Rentebetalingen Interest Uit de financiële verplichtingen van het bedrijfsgebeuren voorkomende rentebetalingen. Exclusief interest op eigen vermogen. Ontvangen rente hier verrekenen SABAM kosten

[email protected]

213

Algemene kosten (heffingen e.d.) Samenwerkingsverbanden Verkoopkosten (overige verkoopkosten) Voor zover het voornamelijk collectieve promotie betreft. Zie ook managementfees. Schade-uitkeringen Algemene kosten Kleine bedragen verrekenen bij verzekeringen. Grote bedragen met een sterke invloed op de kostenstructuur buiten beschouwing laten. Schoonmaakkosten Huisvestingskosten (reiniging/ wasserijkosten) Glazenwasser, wasserij en stomerij kleding + linnen, e.d. Spaarregelingen Overige personeelskosten Onder meer Premiesparen. Speelautomaten opbrengst Omzet diversen Subsidies op loonkosten of opleiding Overige personeelskosten (kosten minus baten) Telefoon, telex Algemene kosten (administratie/ kantoorkosten) Telefoonopbrengsten onder omzet diversen. Toeroperators (provisies) Provisiekosten Uitbesteding werkzaamheden Betalingen aan derden Betalingen voor bijvoorbeeld huishouding of catering, voor activiteiten waarvoor er anders betaalde uren van eigen personeel zouden zijn. Administratie en onderhoud horen resp. bij algemene en huisvestingskosten. Uitzendbureau Betalingen aan derden Waarbij u de uitzendkrachten niet meetelt bij werknemers. Vakantiegeld, doorbetaald loon Lonen en sociale lasten Met eventuele toeslagen. Vennoten Zelfstandigen met inkomen uit winst Meewerkende vennoten uitgedrukt in FTE Vergoedingen in natura (niet zijnde kost en inwoning personeel) Lonen en sociale lasten

[email protected]

214

Verpakking (zonder statiegeld) Huisvestingskosten (overige huisvestingskosten) Indien verpakking met statiegeld, dan is dit geen kostenpost. Verzekeringen Algemene kosten Vet Inkopen In de bedrijfsvergelijking worden oliën en vetten voor bereiding van maaltijden onder inkopen opgenomen (inkoop / retourontvangsten uit verkoop van verbruikte oliën / vetten). Wasserijkosten Huisvestingskosten (Schoonmaak) Water Huisvestingskosten (Kosten energieverbruik) Wegwerpservies / -bestek Huisvestingskosten (zie verpakking) Werkgeversbijdrage RSZ Lonen en sociale lasten Werknemers Aantal werknemers op de loonlijst Alle op de loonlijst voorkomende arbeidskrachten in Full Time Equivalenten (FTE). Winstuitkeringen Lonen en sociale lasten Ziektekostenregeling Overige personeelskosten De werkgeversbijdrage. tussenkomsten bij uitbetaling ziekengelden of wachtgelden hier verdisconteren

[email protected]

215

Voorbeeldrapport

[email protected]

216

[email protected]

217

[email protected]

218

VERBETERACTIES Item

Oorzaken

Actieplan

Wie

Wanneer

Houd rekening met de kosten!

[email protected]

219

VERBETERACTIES Item

Oorzaken

Actieplan

Wie

Wanneer


[email protected]

220

VERBETERACTIES Item

Oorzaken

Actieplan

Wie

Wanneer


[email protected]

221

VERBETERACTIES Item

Oorzaken

Actieplan

Wie

Wanneer


[email protected]

222

VERBETERACTIES Item

Oorzaken

Actieplan

Wie

Wanneer

Houd rekening met de kosten

[email protected]

223

CHECKLISTS VOOR MIJN BEDRIJF

Recommend Documents