B&W.nr. 10.0070, d.d. 28-1-2010
B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp
Controle Belastingdienst aangiften BTW-compensatiefonds 2003 -2008. Vaststelling brief aan de gemeenteraad
BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. Bijgaande brief aan de gemeenteraad vast te stellen.
Samenvatting De belastingdienst heeft een controle uitgevoerd op de door de gemeente bij het BTWcompensatiefonds ingediende declaraties over 2003 t/m 2008. De controle leidt tot een naheffingsaanslag van in totaal €.2.850.000,- inclusief heffingsrente.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Gemeenteraad van Leiden
Datum Ons kenmerk Onderwerp
29 januari 2010 DIV-2010-1497 Uitkomst controle BTW-compensatiefonds.
Gemeente Leiden Bezoekadres Stadhuis Stadhuisplein 1 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 071-5165165 E-Mail
[email protected] Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon Doorkiesnummer
Hans Smit 5062
Geachte leden van de Raad, Per 1 januari 2003 is het BTW-compensatiefonds ingevoerd. Uit dit fonds kunnen gemeenten de BTW terugvragen die ze hebben betaald over uitbesteed werk voor overheidstaken. Jaarlijks dient de gemeente een declaratie in bij het BTW-compensatiefonds om de BTW terug te vragen. Doel van de invoering van het BTW-compensatiefonds was het creëren van een gelijk speelveld tussen markt en overheid cq. de keuze tussen zelf doen of uitbesteden. De Belastingdienst is in de afgelopen jaren een controle gestart bij alle gemeenten in Nederland naar de juistheid van de declaratie van BTW bij het BTW-compensatiefonds (BCF). De afspraak om alle gemeenten in Nederland te controleren is gemaakt in het Bestuurlijk overleg tussen de Ministers van Financiën en BZK en de VNG. Dit omdat alle gemeenten gezamenlijk meer BTW bij het BCF declareerden dan vooraf door het Rijk was ingeschat. Bij invoering van het BCF heeft het Rijk het BCF gevoed door een korting op het gemeentefonds toe te passen. Indien de VNG niet had ingestemd met een controle van alle gemeenten in Nederland dan had het Rijk een extra korting op het gemeentefonds willen toepassen om de hogere declaraties aan BTW te kunnen compenseren. In 2008 is de Belastingdienst ook gestart met de controle in Leiden. Op 14 december 2009 heeft de Inspecteur de bevindingen van zijn controle over 2003 aan de gemeente toegestuurd. Op basis van zijn bevindingen hebben wij in 2003 een bedrag van €.1.107.734 te veel gedeclareerd bij het BCF. (zie bijlage 2). Op basis van de door de Inspecteur gehanteerde extrapolatiemethodiek wordt de naheffing 2003 ook van toepassing verklaard op 2004 – 2008. Hierbij is het risico aanwezig dat de totale naheffing inclusief heffingsrente maximaal € 6,5 miljoen bedraagt. Op 16 december 2009 heeft de concerncontroller in aanwezigheid van onze fiscaal adviseur de uitkomsten van de controle met de Inspecteur besproken. In dat gesprek heeft de Inspecteur aangeboden een overeenkomst te willen sluiten over een afkoop van de controles over 2003 t/m 2008 voor een totaalbedrag van € 2.850.000,-- inclusief heffingsrente.
Wij zijn voornemens deze overeenkomst af te sluiten met de Inspecteur van de Belastingdienst Rijnmond (Grote ondernemingen) over de naheffing BTW-compensatiefonds 2003 – 2008. De overeengekomen naheffing bedraagt €.2.850.000,--. Dit bedrag is inclusief heffingsrente. Onze overweging om akkoord te willen gaan met het voorstel van de Inspecteur is dat met dit bedrag alle fiscale risico’s, ook die van de grote projecten, t/m 2008 worden afgekocht. Hiermee verkrijgen we zekerheid ten aanzien van alle fiscale/btw risico’s. Bovendien voorkomen we mogelijke lange en kostbare bezwaar- en beroepsprocedures. Het totaal terug te betalen bedrag bedraagt over de periode 2003 – 2008 € 2,85 mln. (inclusief heffingsrente). Daarvan heeft 1,2 miljoen betrekking op 2003, namelijk € 0,9 mln. voor de heffing en € 0,3 voor de heffingsrente. Resteert een bedrag van € 1,7 miljoen voor de jaren 2004 – 2008. Exclusief de jaarlijkse heffingsrente van gemiddeld 4% is dat €.1,3 mln. Per jaar bedraagt de terugvordering € 0,26 mln. Dit is gemiddeld 2,1% van de jaarlijkse declaratie van €.12,5 miljoen aan BTW bij het BTW-compensatiefonds. Indien wij kiezen voor het afwijzen van het voorstel van de Inspecteur, dan gaat de inspecteur alsnog de jaren 2004 t/m 2008 controleren. Wellicht dat de naheffing dan lager uitvalt, maar het risico dat de naheffing hoger uitvalt, schatten wij hoger in. De Naheffing over 2003 bedraagt 8% van het totaal gedeclareerde bedrag aan BTW. Het aanbod komt voor de volgende jaren uit op een naheffing van gemiddeld 2,1% per jaar van het gedeclareerde bedrag aan BTW. De naheffingsaanslag van € 2.850.000 moet, gelet op het moment van ontstaan, op grond van het BBV (besluit begroting en verantwoording) in de jaarrekening 2009 voorzien worden. De stand van de voorziening invoering BCF bedraagt per 31 december 2009 €.813.000. Op grond van de naheffingsaanslag moet een bedrag van € 2.037.000 in de voorziening gestort worden. Dit bedrag komt ten laste van het resultaat over 2009. Uit onze, aan de controle voorafgaande, interne controle is vast komen te staan dat op een aantal facturen ten onrechte de BTW niet gedeclareerd is bij het BCF. Met de Inspecteur hebben wij afgesproken dat wij deze BTW alsnog kunnen declareren over de periode vanaf 2004. De uitkomst van de controle in Leiden typeert de Inspecteur als “gemiddeld” in vergelijking met de uitkomst van controles bij andere gemeenten. In de bijlage geven wij u nadere informatie over de controle systematiek en de opbouw van de naheffingsaanslag. Ter voorkoming van verdere onjuistheden in de declaratie van BTW hebben wij intern maatregelen genomen de kans op fouten zo klein mogelijk te maken. Bij bijvoorbeeld grote investeringen wordt vooraf de fiscale status van het project in kaart gebracht en niet meer tijdens of achteraf.
Het spijt ons dat wij u geen beter bericht kunnen melden over de uitkomst van de controle. De vertrouwelijkheid van deze brief geldt tot vrijdag 12 februari 2010. Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,
Bijlage 1. De Belastingdienst Rijnmond heeft een controle uitgevoerd op de door de gemeente ingediende declaraties bij het BTW-compensatiefonds (BCF) in periode 2003 – 2008. De gemeente Leiden heeft over 2003 € 12,5 miljoen aan BTW gedeclareerd bij het BCF. De Belastingdienst heeft de controle uitgevoerd op basis van een steekproef van 276 facturen over 2003. Elke factuur vertegenwoordigt een gemiddelde waarde van € 45.000,-. Dus een foutief gedeclareerd bedrag aan BTW op een factuur van €.100,- telt net zo hoog op als bij een factuur van €.1.000.000,-.In beide gevallen voor € 45.000,--. Per factuur heeft de Belastingdienst beoordeeld of de BTW wel of niet terecht is gedeclareerd bij het BCF. Hiervoor heeft zij per factuur vastgesteld of: • Het bedrag van de BTW op de factuur overeenkomt met de declaratie; • De geleverde diensten/goederen betrekking hebben op het jaar 2003; • De geleverde diensten/goederen betrekking hebben op de overheidstaken van de gemeente. De uitkomst van de steekproef over 2003 wordt volgens de methodiek van de Belastingdienst geëxtrapoleerd naar 2004 t/m 2008. Elke ten onrechte gedeclareerde factuur levert een naheffing op van € 45.000 per jaar. Totaal dus 6 jaar x € 45.000 = € 270.000,--. Voorafgaand aan de controle door de Belastingdienst hebben wij intern een controle uitgevoerd op de ingediende declaratie. Dit onderzoek heeft geleid tot een correctie op onze declaratie bij het BCF over 2003 van € 250.456,-..Voornamelijk in de sfeer van de grondexploitatie. Deze BTW is vervolgens via de aangifte als ondernemer grotendeels verrekend. Deze correctie heeft echter niet geheel kunnen voorkomen dat de Belastingdienst toch een aantal facturen heeft getrokken waarvan de BTW ten onrechte (gedeeltelijk) bij het BCF is gedeclareerd. De Inspecteur stelt vast dat over 2003, op basis van de steekproef, een bedrag van €.1.107.734 ten onrechte is gedeclareerd bij het BTW-compensatiefonds. Hier tegenover staat dat een deel van de ten onrechte gedeclareerde BTW bij het BCF op de reguliere “ondernemers” BTW aangifte verrekend had moeten worden. Het gaat om een bedrag van €.225.001,-. Na verrekening van genoemd bedrag blijft er een naheffing over van (1.107.734 – 225.001) = € 882.733 voor 2003. Op basis van de extrapolatie t/m 2008 zou de totale naheffing €.5.296.398,-bedragen. Dit bedrag wordt vervolgens nog verhoogd met heffingsrente van gemiddeld 4,1 % per jaar. De totale naheffing zou daarmee komen op afgerond € 6.555.592 In de aanbieding van de overeenkomst heeft de inspecteur rekening gehouden met het feit dat een aantal ten onrechte gedeclareerde bedragen geen doorwerking heeft naar 2004 en verder. Het gaat om 8 facturen. Deze facturen vertegenwoordigen inclusief heffingsrente een waarde van 2.213.417,--. Na verrekening van dit bedrag bedraagt de naheffing op basis van de door de Inspecteur gehanteerde methodiek €.4.342.175,--. Echter, 2003 was het eerste jaar van het BTW-compensatiefonds. In 2003 werkte de diensten met een eigen financiële administratie in verschillende financiële systemen (Exact en FMS). Die beide systemen waren niet volledig ingericht voor een eenduidige verwerking van het BCF. Mede om die reden is in 2004 Eén financieel systeem voor alle diensten ingevoerd. Dit systeem is mede aangeschaft om een juiste gestructureerde verwerking van het BCF mogelijk te maken. In 2007 is
overgegaan op 1 financiële administratie voor alle diensten. Vanaf 2008 werken we met 1 financiële administratie voor alle afdelingen en instellingen. Om die reden hebben wij bij de Belastingdienst aangegeven dat er vanaf 2004 een kleinere kans was op het maken van de geconstateerde fouten in 2003. Het extrapoleren van de uitkomst over 2003 naar 2004 – 2008 is ons inziens niet terecht. Met de Belastingdienst is vervolgens doorgesproken welke fouten over 2003 op zeker niet meer gemaakt zijn vanaf 2004. Deze fouten tellen niet mee in de extrapolatie. Daarnaast heeft de Inspecteur aangegeven te willen voorkomen dat hij ook 2004 – 2008 per jaar via een steekproef moet controleren. De Inspecteur heeft vervolgens aangeboden om een overeenkomst te sluiten waarin de Belastingdienst afziet van verdere controle over 2004 – 2008 en de gemeente geen bezwaar zal indienen tegen de naheffingsaanslag. Na onderhandelingen is een totale naheffing over 2003 – 2008 afgesproken van €.2.850.000,--. De naheffing over 2003 bedraagt inclusief heffingsrente € 1.169.711,-. De naheffing over 2004-2008 bedraagt op basis hiervan €1.680.289 inclusief rente. Exclusief rente bedraagt de naheffing gemiddeld vanaf 2004 €.257.469,--per jaar. Dit is gemiddeld 2,1% van het totaal jaarlijks gedeclareerde bedrag aan BTW bij het BCF. Overzicht verloop proces controle declaratie BCF 2003: Juni 2007: 14 juli 2007: 14 dec 2007 6 mrt 2008:
22 mei 2008 25 aug 2008 T/m febr 2009: 25 mei 2009: 28 aug 2009:
Tot okt. 2009: 27 okt 2009:
16 dec 2009:
17 dec 2009 26 jan 2010:
Mondelinge aankondiging Belastingdienst tot controle declaratie BCF 2003 B&W besluit tot uitvoering interne controle op de declaratie 2003 Indiening correctie op declaratie 2003 bij de Belastingdienst van € 250.456,-. Resultaat verwerkt in jaarrekening 2007. Formele aankondiging van de Belastingdienst tot controle van de declaratie 2003 Aankondiging gaat gepaard met een verzoek om voor de steekpoef 279 facturen aan te leveren. Levering facturen en memoriaalboekingen aan de Belastingdienst voor de steekproef. Bespreking met de belastingdienst van hun vragen over de boeking van de facturen. Levering van antwoorden op vragen van de Belastingdienst Bespreking tussenstand controle met Belastingdienst Ontvangst eerste verslag bevindingen van de Belastingdienst over controle declaratie BCF. Stand ten onrechte gedeclareerd bedrag aan BTW: 1.063.000,-- (ex. Heffingsrente) Levering nadere info aan de belastingdienst over discussiepunten controle. Interne bespreking met fiscaal adviseur over bepaling strategie bij onderhandelingen met de Belastingdienst over doorvertaling resultaten 2003 naar 2004 - 2008. Bespreking met de Inspecteur over de resultaten van de controle. Naheffing 2003 vastgesteld op € 882.773 (excl. heffingsrente). Aanbieding van de inspecteur om een overeenkomst af te sluiten voor het afzien van verdere controle tot en met 2008. Melding van het aanbod van de Inspecteur aan de portefeuillehouder. Voorstel aan het college over het aanbod van de Inspecteur.
