BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN

titel code

WERKHANDBOEK BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN (VETERINAIR) WHB-BIP

Versie: 17

Ingangsdatum: 26-01-2015

pag. 1 van 52

BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN WERKHANDBOEK

Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar.

titel

WERKHANDBOEK BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN (VETERINAIR)

code

WHB-BIP

versie 15

Versie: 17


datum 30-01-2012

pag. 2 van 52

toelichting Aangepast n.a.v. organisatorische veranderingen WHB aangepast:

16

13-11-2013

•

Aan de geldende norm ISO-17020/2012 (2004 2012)

•

O.b.v. opmerkingen, gemaakt bij de IA-BIP-2012

•

O.b.v. de periodieke revisie 2013

•

Tekstuele aanpassingen zijn niet herkenbaar gemaakt middels de kantlijn

• 17

N.a.v. de RVA audit in september 2014 is er een kleine passage toegevoegd aan § 6.1.10. Personeelszaken, Personeelsdossier,

26-01-2015

betreffende inhuur derden. •

Actualisatie van bijlage III : BIP-voorschriften


titel


code

WHB-BIP

Versie: 17


pag. 3 van 52

INHOUDSOPGAVE 1.

ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED ........................................................................................ 4

1.1.

Onderwerp en toepassingsgebied ............................................................................................. 4

2.

NORMATIEVE VERWIJZINGEN...................................................................................................... 4

3.

BEGRIPSBEPALINGEN................................................................................................................. 5

3.1.

Definities............................................................................................................................... 5

3.2.

Afkortingen ......................................................................................................................... 10

4.

ALGEMENE EISEN .................................................................................................................... 11

4.1.

Onpartijdigheid en onafhankelijkheid ...................................................................................... 11

4.2.

Vertrouwelijkheid ................................................................................................................. 12

5.

STRUCTURELE EISEN ............................................................................................................... 12

5.1.

Administratieve eisen ........................................................................................................... 12

5.2.

Organisatie.......................................................................................................................... 15

6.

VEREISTE MIDDELEN ............................................................................................................... 23

6.1.

Personeel ............................................................................................................................ 23

6.2.

Voorzieningen en Uitrusting ................................................................................................... 26

6.3.

Uitbesteding ........................................................................................................................ 29

7.

VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE .......................................................................................... 32

7.1.

Keuringsmethodes en -procedures ......................................................................................... 32

7.2.

Behandelen van keuringsmonsters en -objecten....................................................................... 33

7.3.

Registratie........................................................................................................................... 35

7.4.

Keuringsverslagen en keuringscertificaten ............................................................................... 36

7.5.

Klachten en beroep .............................................................................................................. 37

7.6.

Klacht- en beroepproces ....................................................................................................... 39

8.

VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM ........................................................................................... 39

8.1.

Eisen voor opzet kwaliteitssysteem......................................................................................... 39

8.2.

Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A)........................................ 40

8.3.

Beheer van documentatie...................................................................................................... 42

8.4.

Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie............................................................ 43

8.5.

Directiebeoordeling............................................................................................................... 43

8.6.

Interne audits ...................................................................................................................... 43

8.7.

Corrigerende maatregelen ..................................................................................................... 44

8.8.

Preventieve maatregelen....................................................................................................... 44

Bijlage I

: Lijst van verrichtingen ........................................................................................................ 45

Bijlage II : BIP-procedures .................................................................................................................. 46 Bijlage III : BIP-voorschriften ............................................................................................................... 47 Bijlage IV : BIP-formulieren.................................................................................................................. 48 Bijlage V : BIP-Competentie-overzicht (Import veterinair)....................................................................... 49


titel code


Versie: 17


1.

ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED

1.1.

Onderwerp en toepassingsgebied

pag. 4 van 52

Het werkterrein waarvoor dit werkhandboek geldt betreft de veterinaire controles in Nederlandse Buitengrens inspectieposten (BIP’s). Deze BIP’s zijn gevestigd op of in de onmiddellijke nabijheid van de plaats van binnenkomst op het grondgebied van de Europese Unie (EU). Hier vinden controles plaats van levende dieren (en – producten) of veterinaire producten teneinde deze in te voeren in – of door te voeren door de EU. De BIP’s zijn een onderdeel van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA), Divisie Veterinair & Import (V & I) en hebben de volgende taak: Veterinaire controles op levende dieren, levende producten en veterinaire producten afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de Europese Unie met uiteindelijke bestemming invoer in of doorvoer door de Unie. De werkzaamheden in de BIP’s betreffen hoofdzakelijk een documenten- en overeenstemmingcontrole gevolgd door een materiële controle (voor producten) of fysieke- en welzijnscontrole (voor levende dieren). Ook laboratoriumonderzoek kan deel uitmaken van de materiële- of fysieke controle. De controles worden uitgevoerd volgens weten regelgeving zoals beschreven in Hoofdstuk 3 van dit werkhandboek.

2.

NORMATIEVE VERWIJZINGEN n.v.t.


titel code


3.

BEGRIPSBEPALINGEN

3.1.

Definities

Versie: 17


pag. 5 van 52

In het kader van de veterinaire controles, verricht in Buitengrens inspectieposten (BIP), gelden de volgende definities: Aanbieder

Zie “Belanghebbende bij de lading”.

Aanhouden

Blokkeren van een partij waarbij een (naar het oordeel van de officiële dierenarts) herstelbare omissie is vastgesteld.

Algemeen Veterinair

AVD, Algemeen Veterinair Document

Document (AVD)

Veterinair document afgegeven en ondertekend door de Veterinaire Autoriteit in het land van herkomst. Een AVD kan gebruikt worden voor producten of bijproducten van dierlijke oorsprong, als ook voor levende dieren en levende producten. Een AVD wordt gebruikt voor een keuringsplichtig dierlijk (bij)product en levend dier/product waar geen EU voorgeschreven (dier)gezondheidscertificaat voor is. In een AVD voor dierlijke (bij)producten is aangegeven wat de aard, hoeveelheid en herkomst (3e land en bedrijf in het 3e land), is van het dierlijke (bij)product. In het geval het gebruiksdoel van het dierlijke (bij)product humane consumptie is, moet op het AVD worden vermeld: “geschikt voor humane consumptie”. In het geval van levende dieren of levende producten is op het AVD aangegeven de soort(en) (wetenschappelijke naam, eventueel ook ras) of aard van het levende product, aantal dieren per soort * of hoeveelheid levend product en de herkomst van de dieren of levend product (3e land en bedrijf in het 3e land). * Indien het precieze aantal dieren niet aan te geven is, bijv. in het geval van insecten, wormen of andere kleine dieren, dan kan volstaan worden met het vermelden van het aantal colli/verpakkingen. Een AVD is afgeven door een certificerende autoriteit en moet voor de dierlijke (bij)producten voldoen aan de algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG. Een AVD met levende dieren/producten moet ook in de geest van Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG gecertificeerd zijn.

Bedrijf (levende dieren)

Landbouwbedrijf of handelaarstal in de zin van de vigerende nationale voorschriften, die zijn gelegen op het grondgebied van een lidstaat en waar gewoonlijk dieren, niet zijnde paardachtigen worden gehouden of gefokt alsmede op in een lidstaat gelegen landbouwbedrijf of entrainement, stal, iedere ruimte of iedere inrichting waar gewoonlijk paardachtigen worden gehouden of gefokt, ongeacht hun gebruik.


titel code


Versie: 17


pag. 6 van 52

Belanghebbende bij de

Elke natuurlijke- of rechtspersoon die overeenkomstig de voorschriften van

lading.

Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautaire Douanewetboek verantwoordelijk is voor het verloop van de in die verordening bedoelde situaties waarin de partij kan verkeren, alsmede de in artikel 5 van die verordening bedoelde vertegenwoordiger en die de verantwoordelijkheid op zich neemt met betrekking tot de gevolgen van de door Richtlijn 97/78/EG voorgeschreven controles.

Bestemming

Leveringsadres van een partij zoals aangegeven op het GDB

Bevoegde autoriteit

De centrale autoriteit die bevoegd is voor de verrichting van de veterinaire controles, of elke autoriteit waaraan de centrale autoriteit deze bevoegdheid heeft overgedragen.

Buitengrens

Buitengrens Inspectiepost die overeenkomstig Richtlijn 91/496/EG, artikel

inspectiepost (BIP)

6 resp. Richtlijn 97/78/EG, artikel 6 is aangewezen en erkend voor het verrichten van de veterinaire controles van dieren, resp. producten van dierlijke oorsprong die uit derde landen bij de grens van één van de lidstaten van de Europese Unie. De BIP dient vermeld te staan op de lijst van erkende buitengrens inspectieposten in de bijlage van Beschikking 2009/821/EG.

Categorie 1 materiaal

Dierlijke bijproducten zoals bedoeld in artikel 8 van Verordening (EG) Nr. 1069/2009





Derde land

Land of gebied dat geen deel uitmaakt van de omschreven grondgebieden in bijlage I van Richtlijn 97/78/EG.

Documenten-controle

Verificatie van de veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of van andere documenten die een partij vergezellen.

Doorvoer

Vervoer van een partij afkomstig uit een 3e land naar een 3e land over het grondgebied van de Europese Unie waarbij de partij de EU binnenkomt en verlaat via een erkende BIP, overeenkomstig artikel 11 van Richtlijn 97/78/EG

Douaneverzegeling

Container- of voertuigverzegeling d.m.v. een douanezegel aangebracht door de Douane of door een vergunninghouder zodanig dat deze bij opening van de container of het voertuig wordt verbroken.

Douanemedewerker

Ambtenaar van de Douane, aangesteld als onbezoldigd ambtenaar van de NVWA, overeenkomstig het Convenant tussen de Ministeries van EZ en Financiën.


titel code


Eindverpakking

Versie: 17


pag. 7 van 52

Omhulsel of bergingsmiddel dat het product tijdens het vervoer en bij het hanteren een doeltreffende bescherming biedt.

Fysieke controle

De controle van de dieren zelf, die monsterneming en een onderzoek van

(levende dieren)

de monsters in een laboratorium kan omvatten, met in voorkomend geval aanvullende controles tijdens de quarantaine.

Geharmoniseerd product

Veterinair product waarvoor op communautair niveau is vastgesteld: -

een lijst van (delen van) derde landen waaruit invoer in de EU is toegestaan; en

-

een lijst van erkende inrichtingen (volksgezondheid en diergezondheid); en

Generale Verklaring

een modelcertificaat (volksgezondheid en diergezondheid).

De generale verklaring is een bij aankomst in en vertrek uit havens van EU-lidstaten aan de Douane te overleggen formulier dat vastgestelde gegevens bevat met betrekking tot het schip.

Handelsdocument (HD)

Een handelsdocument is een origineel document voor dierlijke (bij)producten waarin is aangegeven de aard, hoeveelheid en herkomst van het dierlijk (bij)product. Een HD kan ondertekend zijn door de importeur, de verzender van de partij of ander persoon verantwoordelijk voor de partij. De algemene beginselen van certificering volgens Bijlage IV van Richtlijn 2002/99/EG zijn niet van toepassing op een HD. Zo kan een HD ook afgegeven worden nadat de partij het 3e land heeft verlaten.

Inklaren

Douane proces nodig voor het Douanetechnisch invoeren (handelstechnisch vrij maken) van goederen in de EU.

Instelling, instituut of

Erkende geografisch begrensde permanente installatie waar doorgaans een

centrum (levende

of meer soorten dieren worden gehouden of gefokt.

dieren) Land van verzending

Het derde land waar de partij is geladen in het vervoermiddel waarmee zij

(producten)

uiteindelijk naar de EU is gebracht.

Land van oorsprong

Voor dieren: het land waar de dieren tijdens de wettelijk vereiste periode verbleven; Voor producten: het land waar het eindproduct is geproduceerd, vervaardigd of verpakt.

Levende dieren

Dieren, genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 1 van Beschikking 2007/275/EG

Levende producten

Sperma, eicellen, embryo’s, broedeieren, levende vis van aquacultuur en producten daarvan voor onmiddellijke menselijke consumptie, levende tweekleppige weekdieren voor rechtstreekse menselijke consumptie. Controleregime is gelijk aan dat van veterinaire producten.


titel code


Materiële controle

Versie: 17


pag. 8 van 52

Controle van de veterinaire producten, die controles van de verpakking en de temperatuur, alsmede bemonstering en laboratoriumonderzoek kan omvatten.

NCTS

New Computerised Transit System: Elektronisch systeem waarmee aangiften voor de douaneregeling douanevervoer worden gedaan.

Niet-geharmoniseerd

Veterinair product dat niet voldoet aan de criteria voor geharmoniseerde

product

producten.

Niet EU-waardige

Veterinaire producten die voldoen aan de diergezondheidseisen van de

producten van dierlijke

communautaire wetgeving maar waarvoor geen volksgezondheidseisen

oorsprong

gelden.

Onmiddellijke

Eerste omhulsel waarin het product wordt verpakt voordat het in de

verpakking

eindverpakking wordt geplaatst.

Overeenstemming-

De verificatie door een eenvoudige visuele inspectie van de

controle (levende

overeenstemming tussen de (veterinaire) certificaten of documenten en de

dieren)

dieren alsmede van de aanwezigheid en overeenstemming van de merktekens die op de dieren moeten zijn aangebracht.

O(vereenstemmings)-

Verificatie door een visuele controle van de overeenstemming tussen de

controle (producten)

veterinaire certificaten, de veterinaire documenten of andere bij de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten en de producten.

Partij levende dieren

Een aantal dieren van dezelfde soort waarvoor een zelfde (veterinair) certificaat of document geldt, dat met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en dat afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte daarvan.

Partij (producten)

Een hoeveelheid producten van dezelfde aard, waarvoor dezelfde veterinaire certificaten of veterinaire documenten of dezelfde andere door de veterinaire wetgeving voorgeschreven documenten gelden, die met hetzelfde vervoermiddel wordt vervoerd en die afkomstig is uit hetzelfde derde land of gedeelte van een derde land.

Producten van dierlijke

Producten van dierlijke oorsprong zoals bedoeld in de Richtlijnen

oorsprong

89/662/EEG, 90/425/EEG en 2002/99/EG, en in Verordeningen (EG) nrs. 854/2004 en 1069/2009, alsmede de in artikel 19 bedoelde plantaardige producten

Scheepsleverancier

Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 1 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, die rechtstreeks aan een zeeschip worden geleverd of tijdelijk worden opgeslagen in een speciaal entrepot.

Speciaal Entrepot

Inrichting, erkend volgens artikel 13 lid 2 van Richtlijn 97/78/EG, voor de tijdelijke opslag van niet EU-waardige producten van dierlijke oorsprong, in afwachting van rechtstreekse levering aan een zeeschip.

Sub inspectiepost (SIP)

Sub inspectiepost; inrichting waarin veterinaire controles plaatsvinden, gelegen binnen het gebied van de BIP. Een BIP kan bestaan uit één of meerdere SIP’s


titel code


T5-document

Versie: 17


pag. 9 van 52

Douanedocument, door de NVWA gebruikt voor de kanalisatie van de in artikel 8 van Richtlijn 97/78/EG genoemde producten.

Verpakkingseenheid

Een hoeveelheid product in eindverpakking.

Veterinair certificaat

Een gezondheidscertificaat, overeenkomstig een model uit de bijlage bij Beschikking 2007/240/EG, afgegeven door de bevoegde autoriteit in het land van herkomst.

Veterinair Entrepot

Erkende opslagplaats voor EU-waardige veterinaire producten die nog niet Douanetechnisch zijn ingeklaard (in transito)

Veterinair vrij entrepot

Inrichting, erkend volgens artikel 12 lid 4 van Richtlijn 97/78/EG, voor de opslag van niet EU-waardige (en dus technisch niet ingeklaarde) producten van dierlijke oorsprong, die niet voldoen aan de eisen van de communautaire wetgeving voor de geharmoniseerde producten, noch aan de eisen van de nationale voorschriften voor de niet-geharmoniseerde producten.

(VVE)

Veterinaire producten

Producten van dierlijke oorsprong, inclusief enkele plantaardige producten,

(keuringsplichtig)

zoals genoemd in Bijlage I, hoofdstuk 2 e.v. bij Beschikking 2007/275/EG.

Welzijnscontrole

Onderzoek inzake de geschiktheid van de dieren om te worden vervoerd.

(levende dieren)


titel code

3.2.


Versie: 17


pag. 10 van 52

Afkortingen In het kader van de veterinaire controles, verricht in buitengrens inspectieposten, worden de volgende afkortingen gebruikt: AWB

Air Way Bill

BIP

Buitengrens Inspectiepost

E

Geregistreerde paardachtigen zoals omschreven in Richtlijn 90/426/EEG

EZ

Ministerie van Economische Zaken

ETA

Expected Time of Arrival

EU

Europese Unie

FVO

Food and Veterinary Office

GDB

Gemeenschappelijk veterinair Document van Binnenkomst

GN

Gecombineerde Nomenclatuur

GV

Generale Verklaring

HC

Producten bestemd voor Humane Consumptie

IVO

Import Veterinair Online

NHC

Producten niet bestemd voor humane consumptie

NT

Producten waarvoor geen temperatuureisen gelden

NVWA

Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit

O

Erkenningcategorie Overige dieren : Categorie O is een officiële aanduiding volgens Beschikking 2009/821/EG.

T

Erkenningcategorie Bevroren/gekoelde producten

T (CH)

Erkenningcategorie Gekoelde producten

T (FR)

Erkenningcategorie Bevroren producten

TO

Afdeling Toezichtontwikkeling

TUI

Afdeling Toezichtuitvoering Import

U

VGC VWS

Erkenningcategorie Hoefdieren: runderen, varkens, schapen, geiten, wilde en gedomesticeerde eenhoevigen Applicatie Veterinaire Grens Controle; IT-systemen, ontwikkeld onder het programma CLIENT van het Ministerie van LNV. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport


titel code

4.


Versie: 17


pag. 11 van 52

ALGEMENE EISEN Algemeen Vanaf hoofdstuk 4 loopt de paragraafnummering synchroon met de paragraafnummering van de ISO 17020:2012.

4.1.

Onpartijdigheid en onafhankelijkheid 4.1.1. Onpartijdigheid inspectieactiviteiten De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP’s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.4.

Financiering controleactiviteiten van de BIP-teams De controleactiviteiten die plaatsvinden in de BIP’s worden in rekening gebracht bij de BIP/SIP houder en bij opdrachtgevende beleidsdirecties. In een aantal gevallen wordt laboratoriumonderzoek uitgevoerd als onderdeel van de materiële controle. Het laboratoriumonderzoek wordt in rekening gebracht bij de belanghebbende bij de lading indien daarvoor een wettelijke basis is. Indien een andere dienst van het ministerie van EZ of VWS opdracht heeft gegeven tot het laboratoriumonderzoek (bijvoorbeeld in het kader van een monitoringprogramma), dan dient deze dienst zorg te dragen voor de financiering. 4.1.2. Onpartijdigheid en vrijwaring van druk Zie hiervoor KHB-NVWA 2.4 4.1.3. Identificeren van risico’s t.a.v. eigen onpartijdigheid n.v.t. 4.1.4. Elimineren van risico’s onpartijdigheid n.v.t. 4.1.5. Betrokkenheid van management bij onpartijdigheid n.v.t. 4.1.6. Subparagraaf De NVWA is voor wat betreft de controleactiviteiten die verricht worden in de BIP’s een type A inspectie-instelling. Zie voor een nadere toelichting het KHB-NVWA 2.4


titel code

4.2.


Versie: 17


pag. 12 van 52

Vertrouwelijkheid 4.2.1. Vertrouwelijkheid van inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA 2.7 + 11.4 Een deel van de controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten is uitbesteed aan de Douane. Voor de douanemedewerkers is eveneens de ambtenarenwet van toepassing voor wat betreft de geheimhouding van gegevens (zie hiervoor verder het Kwaliteitshandboek NVWA). Als het gaat om de informatie-uitwisseling in het kader van de controle van de veterinaire regelingen, zijn de NVWA en de Douane wederzijds ontheven van de geheimhoudingsplicht (Kaderovereenkomst ministerie Financiën en ministerie van EZ). Vertrouwelijkheid van gegevens worden verder geborgd door toegangsregelingen. Hiervoor wordt verwezen naar Hoofdstuk 6.2.2 van dit werkhandboek. 4.2.2. Uitgifte vertrouwelijke gegevens Zie hiervoor KHB-NVWA 2.7 + 11.4 4.2.3. Informatie aan derden Zie hiervoor KHB-NVWA 2.7 + 11.4

5.

STRUCTURELE EISEN

5.1.

Administratieve eisen 5.1.1. Rechtspersoon Zie hiervoor KHB-NVWA 2.1 5.1.2. Relatie tot de moederorganisatie De afdeling Toezichtuitvoering Import (TUI) en team TO Import/Export vallen organisatorisch onder NVWA, Divisie Veterinair & Import (V&I).

TO Import/Export heeft als standplaats het hoofdkantoor.

Adres:

NVWA , TO Import/Export

Postadres:

Catharijnesingel 59 3511 GG Utrecht Telefoon: 088-223 3333 Fax: 088-223 3334


Postbus 43006 3540 AA Utrecht

titel code


Versie: 17


pag. 13 van 52

5.1.2 Relatie tot de moederorganisatie (vervolg) De feitelijke controlewerkzaamheden worden uitgevoerd in binnen de BIP’s gelegen SIP’s (keurpunten) en kantoorlocaties zoals douanekantoren. Afhankelijk van de beschikbare ruimte op het keurpunt zijn er in de nabijheid van de keurpunten kantoorruimten beschikbaar voor de NVWA voor het uitvoeren van administratieve handelingen. De verrichtingen die uitgevoerd worden binnen de verschillende BIP’s zijn afhankelijk van de erkenningen die afgegeven zijn door de Europese Commissie. De soorten erkenningen hebben betrekking op producten en levende dieren. Zie hiervoor de actuele Lijst BIP’s Nederland (webdossiers Erkende BIP’s op www.vwa.nl). 5.1.3. Werkterrein en technisch kunnen Het controleproces in de buitengrens inspectieposten is beschreven in de BIP procedures en de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese weten regelgeving en onderstaande Nederlandse weten regelgeving. Wanneer naar de mening van het afdelingshoofd TO of de medewerker TO Import/Export een beleidsmatig advies nodig is wordt dit aan het betrokken beleidsdepartement gevraagd. Beslissingen die hiervan het gevolg zijn worden door TO Import/Export bijgehouden. Wanneer ze gevolgen hebben voor procedures worden ze via de gebruikelijke weg gefiatteerd.

Wetgeving Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Warenwet (Wet van 28 december 1935);

Warenwetbesluit Invoer levensmiddelen uit derde landen (Besluit van 13 december 1993, Stb. 698);

Warenwetregeling Veterinaire controles (derde landen) (Regeling van 11 november 2005, Strct 82);

Warenwetbesluit hygiëne van levensmiddelen (besluit van 3 oktober 2005, Stb. 2005);

Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 7 november 2006, houdende de Warenwetregeling noodmaatregelen invoer levensmiddelen uit derde landen (verordening (EG) 178/2002)(Stcrt. 2006, 223).


titel code


Versie: 17


pag. 14 van 52

5.1.3 Werkterrein en technisch kunnen (vervolg) Wetgeving Ministerie van Economische Zaken •

Gezondheids- en welzijnswet voor dieren (Wet van 24 september 1992, Stb. 585); Wet Dieren

•

Besluit inzake het in de handel brengen van dieren en producten en de toepassing van maatregelen met betrekking tot in Nederland gebrachte dieren en producten (Besluit van 4 mei 1994, Stb. 343);

•

Regeling veterinairrechterlijke voorschriften handel dierlijke producten (Regeling van 12 december 2005, Scrt 2005, 249);

•

Regeling handel levende dieren en levende producten (Regeling van 30 november 1994, nr. J. 9418643, Stcrt. 1994, 250);

•

Besluit dierlijke bijproducten (Besluit van 11 december 2007, Stb. 529)

•

Regeling dierlijke bijproducten 2008 (Regeling van 19 december 2007, Scrt 2007, 246)

•

Landbouwwet (Wet van 26 juli 1957);

•

Visserijwet 1963 (Wet van 30 mei 1963, Stb. 1963, 312);

•

Regeling aquacultuur (Regeling van 11 juli 2008, nr. TRCJZ/2008/2015).

Europese regelgeving Gezien de grote hoeveelheid aan EU-regelgeving is gekozen om alleen de meest belangrijke horizontale EU-regelgeving weer te geven •

Richtlijn 91/496/EEG; invoercontroles levende dieren

•

Richtlijn 97/78/EG; invoercontroles dierlijke producten

•

Richtlijn 2002/99/EG; veterinairrechtelijke voorschriften voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong

•

Verordening (EG) 1/2005 inzake de bescherming van dieren tijdens vervoer en daarmee samenhangende activiteiten

•

Verordening (EG) 136/2004; GDB producten en procedures in de BIP

•

Verordening (EG) 282/2004; GDB dieren en procedures in de BIP

•

Beschikking 2004/292/EG; TRACES

•

Verordening (EG) 853/2004; hygiëne levensmiddelen van dierlijke oorsprong

•

Verordening (EG) 854/2004;controles van voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong

•

Verordening (EG) 882/2004; officiële controles diervoeders en levensmiddelen

•

Beschikking 2007/275/EG; in de BIP te keuren dieren en producten

•

Beschikking 2001/812/EG; erkenningsvoorwaarden BIP

•

Beschikking 2009/821/EG; lijst erkende BIP's in de EU

•

Besluit 2011/163/EU; residubewakingsplannen in derde landen


titel code


Versie: 17


pag. 15 van 52

5.1.4. Wettelijk aansprakelijkheid en financiële onafhankelijkheid Zie hiervoor KHB-NVWA 2.6 5.1.5. Handelsvoorwaarden Zie hiervoor KHB-NVWA 2.5 en 2.6

5.2.

Organisatie 5.2.1. Bescherming en onpartijdigheid Zie hiervoor KHB-NVWA 4.2 5.2.2. Organisatie Zie hiervoor WHB-BIP 5.2.3 5.2.3. Organisatiestructuur Organisatie en organisatiestructuur van de Buitengrens inspectieposten (BIP) van de divisie Veterinair & Import (V&I) De buiten grensinspectie posten zijn onderdeel van de Afdeling TUI van de NVWA Divisie V & I. De hoofdinspecteur V&I is landelijk verantwoordelijk voor het taakgebied Buitengrens inspectieposten. In de buitengrens inspectieposten zijn circa 75 medewerkers werkzaam. Hiervan zijn ca. 45% officiële dierenartsen, 45% assistent inspecteurs en medewerker verwerken en behandelen en 10% TO Import/Export en ondersteuning management. Het overgrote deel (meer dan 70 medewerkers) werkt in de BIP’s Rotterdam, Vlissingen, Amsterdam Airport Schiphol, Amsterdam-haven en Harlingen. De overige medewerkers zijn werkzaam bij de BIP's Eemshaven en Maastricht.

De organisatiestructuur is weergegeven in figuur 5.2. Alle BIP werkzaamheden in de BIP’s Eemshaven en Maastricht zijn functioneel ondergebracht bij de afdeling TUI onder team Amsterdam in verband met de geringe kritische massa van de kleinere BIP’s Maastricht en Eemshaven.


titel code


Versie: 17


pag. 16 van 52

Figuur 5.2

* De medewerkers van BIP Maastricht en BIP Eemshaven vallen hiërarchisch onder Toezichtuitvoering Slachtplaatsen en Toezichtuitvoering Levend Vee, maar vallen voor de BIP-werkzaamheden functioneel onder Team Amsterdam van de Afdeling Toezichtuitvoering Import. Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar.

titel code


Versie: 17


pag. 17 van 52

5.2.3 Organisatiestructuur (vervolg) Leiding Buitengrens inspectieposten Het afdelingshoofd TUI heeft de operationele leiding over de buitengrens inspectieposten. Ieder team wordt geleid door een teamleider. Tezamen vormen deze functionarissen het Teamleidersoverleg (TLO).

Ondersteunende werkzaamheden – Planners Medewerkers Verwerken en Behandelen(MVB) (Divisie Klantencontact en Dienstverlening, Afdeling Dienstverlening, team TA (technische administratie)) De planners en MVB’s zijn verantwoordelijk voor de planning van inzet van de medewerkers van de teams zodanig dat de aangevraagde keuringen en de overige taken die door de teams uitgevoerd moeten worden, ook feitelijk plaatsvinden.

Ondersteunende werkzaamheden – TO Import/Export TO Import/Export is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

Implementatie van Europese en nationale weten regelgeving in Import Veterinair Online en de webdossiers import, het opstellen van de kwaliteitsdocumenten.

Beheer en onderhoud van BIP specifieke kwaliteitsdocumenten.

Eigenaarschap van gebruikte systemen VGC en IVO

Behandelen van vragen en verzoeken vanaf de werkvloer; formuleren van een antwoord op vragen van individuele burgers, bedrijven en organisaties, welke via het Klantcontactcentrum zijn ingediend. Naar aanleiding van vragen en verzoeken vanaf individuele bedrijven en organisaties worden adviezen gegeven die voortkomen uit de geldende regelgeving waar geen rechten aan ontleend kunnen worden.

Voeren van overleg: beleid (EZ/VWS), met de Douane (landelijk) en met bedrijfsleven.

Het opstellen van rapportages, zoals die t.b.v. de Europese Commissie en het MT V & I, maandelijkse voortgangsrapportages: aantal partijen invoer, aantal partijen doorvoer, aantal partijen levende dieren, aantal partijen weigeringen, aantal uitgevoerde laboratoriumonderzoeken en het aantal positieve laboratoriumresultaten per BIP.

Het bijdragen aan de organisatie van interne vakinhoudelijk opleiding en bijscholing.

Ondersteunende werkzaamheden - Medewerker kwaliteit) De medewerker kwaliteit valt hiërarchisch onder de directiesecretaris van V&I. In voorkomende gevallen heeft de medewerker kwaliteit rechtstreeks toegang tot de hoofdinspecteur V&I. De ondersteunende werkzaamheden bestaan o.a. uit:

Voorstellen voor kwaliteitsverbetering doen, verbeteracties initiëren of doorvoeren

Het begeleiden van externe audits door RvA

Voorbereiden en uitvoeren van de directiebeoordeling

Ondersteunen bij het implementeren van kwaliteitsdocumenten

Het uitvoeren van interne audits

Volledigheidscontrole(verificatie) van de corrigerende maatregelen n.a.v. audits


titel code


Versie: 17


pag. 18 van 52

5.2.3 Organisatiestructuur (vervolg) Ondersteunende werkzaamheden – technische administratie Binnen het Servicekantoor Zwijndrecht vinden werkzaamheden plaats, zoals beschreven in de landelijke procedures. Op het Servicekantoor Zwijndrecht worden door de afdeling Dienstverlening, team Technische Administratie, administratieve handelingen ter ondersteuning van de teams uitgevoerd.

Ondersteunende werkzaamheden Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de volgende procedures: •

BPR-16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB

•

BPR-17 Transhipment van producten

•

BPR-18 Documentcontrole van goederen

•

BPR-19 Overeenstemmingcontrole van producten

•

BPR-21 Aanhouden van producten

•

BPR-22 Weigeren van producten

De activiteiten die voortkomen uit de BPR 16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en BPR 17 geldig maken van het GDB en Transhipment van producten (hoewel onderdeel van de veterinaire controles) worden niet beschouwd als een keuringsactiviteit zoals omschreven in NEN-EN-ISO/IEC 17020.

Teams De controlewerkzaamheden t.b.v. de invoer en doorvoer van levende dieren en veterinaire producten worden verricht binnen 5 teams. Zoals aangegeven in figuur 6.1 vallen twee teams hiërarchisch niet onder de Afdeling TUI . Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, afdeling Toezichtuitvoering Slachtplaatsen verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Eemshaven. Enkele medewerkers van Divisie Veterinair & Import, Afdeling Toezichtuitvoering Levend Vee verrichten controlewerkzaamheden voor de BIP Maastricht. De afspraken over de functionele aansturing van de werkzaamheden in deze BIP’s zijn vastgelegd in het protocol derde landen invoer t.a.v. BIP niet hiërarchisch vallend onder de afdeling TUI, Divisie V&I. Veterinaire controles in BIP Harlingen worden volledig uitgevoerd door medewerkers van team Amsterdam. Veterinaire controles in BIP Vlissingen worden volledig uitgevoerd door medewerkers van team Rotterdam. Binnen een team zijn de volgende functionarissen werkzaam: officiële dierenarts, assistent inspecteur, medewerker verwerken en behandelen. Ieder team wordt geleid door een teamleider.


titel code


Versie: 17


pag. 19 van 52

5.2.3 Organisatiestructuur (vervolg) De formatietabel in het OrganisatieBesluit (OB) voor de divisie V&I-Import: Toezichthoudend Dierenarts/Practitioner

Senior inspecteur

Inspecteur/medewerker toezicht

Inspecteur

Medewerker toezicht

Assistent inspecteur

Ondersteunend Medewerker toezicht

Assistent inspecteur

Medewerker Verwerken en behandelen

n.v.t.

Overlegvormen Het domein Import (bestaande uit TU-I en TO-I&E) heeft de volgende overleggen met andere onderdelen van de NVWA of andere organisaties die in het kader van dit werkhandboek van belang zijn:

Kerngroep-overleggen. In deze overleggen wordt kennis over specifieke onderwerpen gedeeld.

Binnen het domein Import vinden de volgende structurele overleggen plaats:

Teamleidersoverleg (TLO) afdeling TUI – overleg: dit wordt eenmaal per maand gehouden. De verslagen worden elektronisch bewaard.

Werkoverleg (WO) TU-Import: per team : minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. Tijdens dit werkoverleg worden o.a. wijzigingen in werkzaamheden besproken die van belang zijn voor het team. Verslagen worden op teamniveau door de teamleider bewaard.

Werkoverleg TO Import/Export: minimaal eenmaal per maand vindt er werkoverleg plaats. De verslagen worden op de afdelingsschijf bewaard.

Vertegenwoordigers van de afdelingen Toezichtontwikkeling (TO) of TUI van de Divisie V&I nemen deel aan nationaal en internationaal overleg met het doel de controles in de buitengrens inspectieposten te verbeteren en de werkzaamheden op EU-niveau beter af te stemmen.

Op nationaal niveau betreft dit de volgende regelmatige overlegvormen:

Overleg met Douane: Managementoverleg, afstemming handhaving en uitvoering

Overleg met andere toezichthouders; Directeurenoverleg Zeehavens (DOZ), Stuurgroep Ladingregie Zeehavens (LaReZ), etc.

Overleg met bedrijfsleven: Deltalinqs en aan voorkomende incidentele overleggen.

Regenboogteam: overleg met alle toezichthouders in de haven van Rotterdam onder leiding van de Douane


titel code


Versie: 17


pag. 20 van 52

5.2.3 Organisatiestructuur (vervolg) Internationaal overleg: EU: Standing Committee on the Food Chain and Animal Health, afhankelijk van de te behandelen onderwerpen; EU werkgroepen. Vanuit de afdeling TUI en team TO Import/Export heeft men regelmatig contact met grote West Europese BIP’s (bilaterale en multilaterale BIP-meetings). Doelstelling daarbij is informatie-uitwisseling, kennisoverdracht en afstemming uitvoeringspraktijk

Verantwoordelijkheden De directie V&I is verantwoordelijk voor het toewijzen van de middelen (personeel en materieel) die benodigd zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Ieder team is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een afgebakend takenpakket waaronder de controlewerkzaamheden in de BIP. Controlewerkzaamheden worden door de officiële dierenarts of onder diens verantwoordelijkheid verricht. Bepaalde onderdelen van de keuring kunnen uitgevoerd worden door assistent inspecteur en medewerker verwerken en behandelen, zie hoofdstuk 8. De controle op geschiktheid van de keuringsomstandigheden valt onder de verantwoordelijkheid van de officiële dierenarts. 5.2.4. Verenigbaarheid van activiteiten Zie KHB-NVWA 2.3 en 2.4 5.2.5. Technische en functionele leiding Zie KHB-NVWA 3.2 t/m 3.9 en organisatieschema bij 5.2.3 Dagelijkse leiding

De officiële dierenarts kan samen met de assistent inspecteur de veterinaire controles of “keuringen” uitvoeren. De officiële dierenarts is bevoegd voor het nemen van de keuringsbeslissingen. In veel gevallen heeft de officiële dierenarts voldoende kennis om een keuringsbeslissing te nemen. In geval er meer technische expertise nodig is bij het nemen van een keuringsbeslissing kan de hulp worden ingeroepen van de teamleider.

De teamleider heeft, wanneer hij tevens veterinair is, in veel gevallen voldoende kennis van keuringstechnische zaken en de bevoegdheid om een keuringsbeslissing te nemen. In geval er meer technische expertise nodig is, bij het nemen van een keuringsbeslissing kan advies worden gevraagd aan TO Import/Export. In uitzonderlijke gevallen kan de teamleider bepalen hoe bepaalde partijen afgehandeld moeten worden (alleen wanneer hij veterinair is). In andere gevallen kan hij de officiële dierenarts overwegingen meegeven die bij de keuringsbeslissing een rol kunnen spelen. Het gaat hierbij vaak om situaties waarin de regelgeving niet voorziet en waarbij een beslissing vérstrekkende gevolgen heeft. Deze beslissingen worden genomen in overleg met het afdelingshoofd TUI en/of de hoofdinspecteur V&I. Deze handelwijze wordt schriftelijk vastgelegd. Dergelijke besluiten worden in een nota vastgelegd door het afdelingshoofd TUI gericht aan de hoofdinspecteur V&I.


titel code


Versie: 17


pag. 21 van 52

5.2.6. Plaatsvervanging Het afdelingshoofd TUI wordt vervangen door een hiervoor aangewezen teamleider of door een ander lid van het MT V & I. Bij afwezigheid van een teamleider worden zijn taken overgenomen door een collega-teamleider of door de zijn/haar leidinggevende (afdelingshoofd TUI). Afspraken hierover worden voorafgaand aan een periode van afwezigheid vastgelegd en bekendgemaakt. Officiële dierenartsen vervangen elkaar waar nodig. 5.2.7. Functiebeschrijvingen Van alle functies in de BIP’s is een functiebeschrijving aanwezig bij de directie Staf (P&O). Iedere medewerker is bekend met zijn functiebeschrijving.

In de functiebeschrijvingen zijn de opleidingseisen opgenomen. Bij functiebeschrijvingen waarvoor dat niet het geval is, zijn de eisen op het gebied van opleiding, kennis en ervaring vastgelegd in navolgende tabel. Titel volgens EU-regelgeving

Officiële dierenarts

(1)

Assistent Medewerker

Functiebenaming

Toezichthoudend

Assistent

NVWA

Dierenarts / Practitioner

inspecteur

Opleiding

Zie functiebeschrijving

Zie functiebeschrijving

(Technische) kennis Zie boven; voorts:

(2)

Zie boven; voorts:

NVWA Introductie-

Algemene kennis

programma voor

invoerproces en

dierenartsen.

regelgeving

Voor de practitioners geldt dat zij de Basisopleiding Dierenartsen met goed gevolg moeten hebben afgerond. Wetgeving mbt invoer en doorvoer van levende dieren en producten van dierlijke oorsprong


verwerken & behandelen Zie functiebeschrijving

titel code


Versie: 17


pag. 22 van 52

5.2.7 Functiebeschrijvingen (vervolg) Titel volgens EU-regelgeving

Officiële dierenarts

(1)

Assistent

Functiebenaming

Toezichthoudend

Assistent

NVWA

Dierenarts / Practitioner

inspecteur

Training en ervaring Inwerkperiode o.l.v. ervaren

Medewerker (2)

verwerken & behandelen

Inwerkperiode o.l.v.

Inwerkperiode o.l.v.

officiële dierenarts volgens

ervaren assistent

ervaren assistent

procedure voor inwerken met

inspecteur volgens

inspecteur of

voldoende resultaat afgerond

procedure voor

medewerker verwerken

inwerken met

en behandelen volgens

voldoende resultaat

procedure voor inwerken

afgerond

met voldoende resultaat afgerond

Bijscholing

Voortdurende professionele

Voortdurende

ontwikkeling door

professionele

aanvullende werkervaring,

ontwikkeling door

training, studie,

aanvullende

bijeenkomsten of andere

werkervaring,

activiteiten

training, studie, bijeenkomsten of andere activiteiten

(1)

De officiële dierenarts is een dierenarts die, overeenkomstig Verordening,(EG) 854/2004 gekwalificeerd is om als zodanig op te treden en door de bevoegde autoriteit is aangesteld. De kwalificatie komt voort uit een afgeronde en in Nederland erkende studie diergeneeskunde.

(2)

In de BIP Eemshaven worden de controle werkzaamheden uitgevoerd door inspecteurs van de Toezichtuitvoering Levend Vee/ Toezichtuitvoering Slachtplaatsen, met speciale taken in de BIP / SIP. De aan de officiële dierenarts voorbehouden taken worden uitgevoerd door de officiële dierenarts (zie team Amsterdam. De officiële dierenarts dient tevens als vraagbaak voor de inspecteurs. In de BIP Maastricht is de Officiële dierenarts een Toezichthoudend Dierenarts van de Toezichtuitvoering Levend Vee/ Toezichtuitvoering Slachtplaatsen, met speciale taken in de BIP / SIP.


(1)

) uit het

titel code


6.

VEREISTE MIDDELEN

6.1.

Personeel

Versie: 17


pag. 23 van 52

6.1.1. Kwalificaties, opleidings- en trainingscriteria NVWA-Medewerkers Kwalificatie Medewerkers die keuringswerkzaamheden verrichten moeten over voldoende kennis van het werkgebied beschikken voordat zij deze werkzaamheden zelfstandig mogen verrichten. De eisen t.a.v. opleiding, kennis en ervaring voor de verschillende medewerkers die bij de keuring betrokken zijn, zijn vastgelegd. De bevoegdheden van de verschillende medewerkers zijn in onderstaand competentie-overzicht aangegeven. Nieuw aan te nemen medewerkers moeten voldoen aan de opleidingseisen die in de vacaturemelding zijn aangegeven. Mocht hier niet volledig aan voldaan zijn, dan worden afspraken gemaakt over aanvullende opleidingen. Voordat nieuwe BIP medewerkers met de werkzaamheden beginnen worden zij door ervaren medewerkers ingewerkt. Tijdens de inwerkperiode leren de medewerkers hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, zodat zij na afloop van de inwerkperiode deze werkzaamheden zelfstandig en correct kunnen uitvoeren. De inhoudelijke competenties zijn vastgesteld in factsheets, die terug te vinden zijn in het algemene NVWA Curriculum opbouw systeem. Het competentieoverzicht is als bijlage V bijgevoegd

Opleiding en training Zowel nieuwe medewerkers als medewerkers die de werkzaamheden gedurende twee jaar of langer niet hebben uitgevoerd moeten ingewerkt worden.

De teamleider van het team waarin een nieuwe medewerker werkzaam zal zijn, stelt een introductie- en inwerkprogramma op voor de nieuwe medewerker volgens procedure NVWA-06 en BIP-voorschrift 07.

De BIP-medewerker wordt ingewerkt voor de taken en bevoegdheden behorend bij zijn functie. Een overzicht van bevoegdheden per functie is weergegeven in paragraaf 8.2 van dit werkhandboek Hierbij wordt gebruik gemaakt van het BIP Inwerkregistratieformulier (formulier VWA/F-BIP-009).

Voor de medewerkers kunnen stages worden verzorgd bij andere BIP’s (in Nederland en mogelijk daarbuiten).

De douanemedewerker volgt binnen de Douane zijn opleiding om de activiteiten die voor de NVWA worden uitgevoerd te beheersen. Het team TO Import/Export kan deze opleiding desgewenst verzorgen. Overzichten hiervan zijn aanwezig bij TO Import/Export.


titel code


Versie: 17


pag. 24 van 52

6.1.2. Beschikbaarheid personeel Planning Wanneer partijen gekeurd moeten worden in een BIP, maakt de SIP-houder hiervoor een afspraak met de planner van de Divisie Klantcontact en Dienstverlening, Afdeling Certificering op afstand en TA (technische administratie). Indien de SIP-houder zijn verzoek voor keuringen op een bepaalde dag, vóór 14.00 uur op de voorafgaande werkdag doorgeeft, gaat de planner van de Divisie na of dit in de planning van de volgende dag verwerkt kan worden. Als de aanvraag niet gehonoreerd kan worden zoals gevraagd, volgt er afstemmingsoverleg met de SIP-houder.

Formatie In de capaciteitsplanning, behorend bij het Jaarplan NVWA is het aantal uren per functiegroep weergegeven. Deze uren/formatie is voldoende voor de verwachtte gemiddelde aanvraag van keuringen in de BIP’s/SIP’s. Bij een tijdelijk verhoogd werkaanbod of tekort aan personeel in een team, kan ondersteuning vanuit een ander team aangevraagd worden, mits de medewerker bevoegd is voor de uit te voeren werkzaamheden. Ook door overwerk kan een personeelstekort tijdelijk worden opgevangen. Toestemming voor overwerk wordt gegeven door de direct leidinggevende. Wanneer het personeelstekort of verhoogde werkaanbod langdurig van aard is, wordt buiten de BIP-organisatie naar versterking gezocht. In eerste instantie binnen de NVWA, daarna eventueel via een uitzendbureau. Voordat de ingeleende medewerker zelfstandig keuringen uit mag voeren, wordt deze ingewerkt volgens de NVWA procedure NVWA-06. Het afdelingshoofd TUI ontvangt jaarlijks een overzicht van de formatieberekening voor de activiteiten die de Douane onder verantwoording van de NVWA uitvoert. 6.1.3. Technisch kunnen Zie WHB 6.1.2 en KHB-NVWA 8.2 6.1.4. Verplichtingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA 8.1 6.1.5. Selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA 8.1 + 8.2 en procedure VWA-06. 6.1.6. Minimale vereisten selectie, training, autorisatie en monitoring procedure Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2 en procedure VWA-06. 6.1.7. Opleiding en training naar behoefte NVWA-medewerkers Zie hiervoor KHB-NVWA 8.2 en procedure VWA-06


titel code


Versie: 17


pag. 25 van 52

6.1.8. Supervisie en monitoring van NVWA-medewerkers door bevoegden •

De teamleider bewaakt dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van de kwaliteitsdocumenten. aan de hand van formulier VWA/F-BIP-025.

•

De teamleider stelt zich regelmatig op de hoogte van de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden binnen zijn team.

6.1.9. Beoordeling van de werkzaamheden van de inspecteur •

Wekelijks wordt de controle “Controle afhandelen GDB’s en vorming van dossiers” uitgevoerd zoals beschreven in de BPR-23 en BPR-29 en uitgevoerd met formulier VWA/F-BIP-006

•

Zie ook KHB/NVWA 8.2

•

Per 3 jaarlijkse cyclus vindt een verificatie plaats van de bevoegdheden van de teamleden. Een beoordeling wordt uitgevoerd door de teamleider of door een aangewezen medewerker onder de verantwoording van de teamleider. De teamleider zorgt voor een representatieve verdeling van deze beoordelingen over drie jaar. Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd en toegevoegd aan de inzetbaarheid gegevens van de medewerker.

6.1.10. Personeelszaken Personeelsdossier •

Opleidingsregistratieformulieren die betrekking hebben op het inwerken van de medewerkers worden bewaard bij de teamleider.

•

De gegevens van gevolgde opleidingen zijn vastgelegd in de systemen Edu-manager en Pdirect.

•

Kopieën van diploma’s en certificaten van gevolgde opleiding worden ingescand in P-direkt.

•

Gesprekscyclus Economische Zaken (startgesprek, voortgangsgesprek, functioneringsgesprek). Tenminste eenmaal per jaar vindt tussen elke (ingeleende) medewerker en zijn direct leidinggevende een gesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als een vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (PDirekt).

•

Beoordelingsgesprek Indien nodig vindt tussen de (ingeleende) medewerker en zijn direct leiding gevende een beoordelingsgesprek plaats. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt als vertrouwelijk document beschouwd en toegevoegd aan het personeelsdossier (P-direkt).

•

Ingehuurde medewerkers (practitioners, Comore- en FlexVet medewerkers): Opleidingsgegevens, geheimhoudingsverklaring en verklaring omtrent het gedrag wordt door de ingehuurde organisatie vastgelegd. Wanneer de practitioner een zelfstandige betreft worden de opleidingsgegevens door de teamleider bewaard. De geheimhoudingsverklaring/verklaring omtrent gedrag is opgenomen in de overeenkomst met de medewerker.

Zie tevens KHB-NVWA 8.2 Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar.

titel code


Versie: 17


pag. 26 van 52

6.1.11. Prestatiebeloning Binnen de BIP-werkzaamheden vindt geen prestatiebeloning plaats Zie hiervoor KHB-NVWA 8.4 6.1.12. Gedragscode Zie hiervoor KHB-NVWA 2.4 6.1.13. Vertrouwelijkheid van Inspectiegegevens Zie hiervoor KHB-NVWA 2.7 en WHB-BIP 4.2

6.2.

Voorzieningen en Uitrusting 6.2.1. Geschiktheid gebouwen en uitrusting BIP’s en de daaraan verbonden SIP’s moeten voldoen aan de minimumeisen die in de Europese regelgeving zijn vastgesteld met betrekking tot de installaties, de uitrusting en de wijze van functioneren. BIP’s en SIP’s worden op voordracht van de NVWA erkend door de Europese Commissie en na erkenning gepubliceerd in een Europese Beschikking. SIP’s waar producten van dierlijke oorsprong worden gecontroleerd dienen bovendien te voldoen aan hygiënische voorschriften zoals in de communautaire wetgeving is vastgelegd. De werkwijze m.b.t. het verlenen en onderhouden van de erkenning van BIP’s en SIP’s is nader uitgewerkt in de instructie HPIE0201 (webdossiers Erkende BIP’s op internet NVWA). Als tekortkomingen worden geconstateerd, wordt dit door de officiële dierenarts gemeld aan de BIP/SIP-houder. Tijdens de jaarlijkse inspectie worden zowel de registratie van de geldende protocollen als de geldende protocollen gecontroleerd. De toezicht op de hygiëne van de inspectieposten valt buiten de scope van de accreditatie. De assistent inspecteur of officiële dierenarts neemt tijdens de keuringswerkzaamheden de hygiënevoorschriften in acht en ziet toe of hier tijdens de materiële controle voortdurend aan voldaan wordt. Bij het hanteren van de te keuren producten worden waar mogelijk disposables gebruikt om besmetting te voorkomen. Overige materialen die in aanraking komen met de producten (messen, zagen) worden na iedere keuring schoongemaakt en gedesinfecteerd. Indien de voorzieningen niet voldoen, dan stopt de NVWA in opdracht van de hoofdinspecteur V&I de keuringswerkzaamheden. Het afval dat ontstaat bij de materiële controle van producten is Categorie 2-materiaal. De BIP/SIP houder is verantwoordelijk voor de afvoer hiervan. Wijze van opslag/afvoer dient geregeld te zijn in een protocol. Tijdens de werkzaamheden kan gebruik gemaakt worden van gekalibreerde thermometers en loggers.


titel code


Versie: 17


pag. 27 van 52

6.2.1 Geschiktheid gebouwen en uitrusting Meetmiddelen Bij de keuring wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van meetmiddelen. De meetmiddelen die gebruikt kunnen worden zijn: een thermometer en een weegschaal (voor het afwegen van voldoende materiaal voor laboratoriumonderzoek, het gewicht varieert per onderzoek). Voor het bewaren van monsters voor laboratoriumonderzoek wordt gebruik gemaakt van middelen die het laboratoriummonster op de voorgeschreven temperatuur houden. De controle van apparatuur is beschreven in diverse apparatenvoorschriften. Een magnetron is geen meetmiddel: deze wordt gerekend tot de uitrusting van het keurlokaal zoals deze verzorgd dient te worden door de BIP- of SIP-houder. De weegschaal zoals hier bedoeld is geen kritisch meetmiddel en er worden geen nadere eisen aan gesteld. 6.2.2. Toegang tot de NVWA-ruimten De keurlokalen zijn uitsluitend voor bevoegd personeel van de NVWA en BIP- of SIP-houder toegankelijk. Dit is aangegeven op de deuren van de keurlokalen. 6.2.3. Blijvende geschiktheid uitrusting Tijdens de werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van thermometers en loggers. Het onderhoud hiervan wordt uitgevoerd zoals beschreven in procedure NVWA-05 en voorschrift NVWA05-02. 6.2.4. Identificatie meetmiddelen De meetmiddelen (thermometers, loggers, etc) en de koel-/vrieskasten voor opslag van laboratoriummonsters worden geïdentificeerd zoals beschreven in NVWA procedure NVWA-05. 6.2.5. Onderhoud Het onderhoud van meetmiddelen wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA-05 en het voorschrift NVWA-05-02. 6.2.6. Kalibratieprogramma Het kalibratieprogramma wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA-05 en het voorschrift NVWA-05-02. 6.2.7. Herleidbaarheid van kalibratie De herleidbaarheid van de kalibratie wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA-05 en het voorschrift NVWA-05-02. 6.2.8. Gebruik van referentiestandaarden Het gebruik de bij de kalibratie gebruikte referentiestandaarden wordt uitgevoerd zoals beschreven in de procedure NVWA-05 en het voorschrift NVWA05-02.


titel code


Versie: 17


pag. 28 van 52

6.2.9. Tussentijdse controles van de uitrusting n.v.t. 6.2.10. Herleidbaarheid van referentiestandaarden n.v.t. 6.2.11. Inkoop en opslag van materialen Vrijwel alle materialen die bij de keuring in de BIP gebruikt worden zijn niet kritisch voor wat betreft eisen die er aan gesteld worden of opslageisen, m.u.v. materiaal ten behoeve van de monstername (monster nemen/monster verpakken). Dit wordt afgenomen van vaste leveranciers. Voorraadbewaking van het monsterverpakkingsmateriaal vindt plaats op niveau van het team of van de divisie. Inspectielabels worden besteld op het niveau van de divisie bij een vaste leverancier. Voor het bestellen van materialen wordt gebruik gemaakt van de bestelformulieren die staan vermeld op het intranet onder het hoofdstuk “Diensten”. 6.2.12. Opslag en tussentijdse controles Voor materialen met opslag condities (beperkte houdbaarheid, temperatuur, etc.) geldt dat de condities op de verpakking vermeld moet zijn. Er zijn verder geen materialen die een tussentijdse inspectie behoeven. 6.2.13. Gebruik van geautomatiseerde systemen Zie hiervoor KHB-NVWA 11.4 en de procedure NVWA-05. 6.2.14. Niet goed functionerende uitrusting Meetmiddelen met te grote afwijkingen worden afgekeurd voor gebruik. Indien reparatie mogelijk is, worden deze ter reparatie aangeboden. Zie tevens de procedure NVWA-05 6.2.15. Registratie van gegevens van uitrusting en software Zie hiervoor KHB-NVWA 9.3 + 11.4


titel code

6.3.


Versie: 17


pag. 29 van 52

Uitbesteding 6.3.1. Mate van uitbesteding, leveranciersselectie en –kwalificatie De keuringen in de buitengrens inspectieposten wordt door de NVWA zelf uitgevoerd Slechts in de volgende gevallen is er sprake van uitbesteding te weten:

De Douane De Douane voert onder verantwoordelijkheid van de NVWA werkzaamheden uit die staan beschreven in de volgende procedures: •

BPR- 16 Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB

•

BPR-17 Transhipment van producten

•

BPR-18 Documentcontrole van goederen

•

BPR-19 Overeenstemmingcontrole van producten

•

BPR-21 Aanhouden van producten

•

BPR-22 Weigeren van producten

De inzet van douaneambtenaren geschiedt op basis van de regeling Aanwijzing ambtenaren voor veterinaire controles bij invoer uit derde landen (Staatscourant 1997, nr. 51, pag. 15). De samenwerking is nader beschreven in de kaderovereenkomst tussen het ministerie van Financiën en het ministerie van EZ en de bijlagen daarbij. De activiteiten die voortkomen uit de BPR 16: Signalering van veterinaire partijen en diervoeders en geldig maken van het GDB en BPR 17: Transhipment van producten (hoewel onderdeel van de veterinaire controles) worden niet beschouwd als een keuringsactiviteit zoals omschreven in NEN-ENISO/IEC 17020:2012). Vanuit de basisopleiding zijn douanemedewerkers getraind in het werken met diverse officiële documenten. De Douane voert de werkzaamheden voor de NVWA uit zoals staat beschreven in de BIP procedures en controleert d.m.v. een Interne Controle de uitvoering van de werkzaamheden.

Laboratorium Laboratoriumonderzoek als onderdeel van de materiële controle van producten of fysieke controle van levende dieren. De aangewezen laboratoria waar onderzoek wordt uitbesteed zijn bij voorkeur voor het aangevraagde onderzoek geaccrediteerd volgens NEN-EN ISO/IEC 17025. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt advies gevraagd aan het laboratorium van de NVWA en de nationale referentielaboratoria om tot de keuze van een geschikt laboratorium te komen. De keuze voor een laboratorium wordt gemaakt door de Directie V&I, eventueel na aanvullende advisering van TO Import/Export.


titel code


Versie: 17


pag. 30 van 52

In de praktijk worden de laboratoriumonderzoek voor zover mogelijk uitgevoerd door een laboratorium van de NVWA. Als onderzoek wordt verlangd van stoffen of micro-organismen die buiten de competentie liggen van het NVWA laboratorium, dan wordt het onderzoek uitgevoerd door het Rijks-kwaliteitsinstituut voor Land- en Tuinbouwproducten (RIKILT) te Wageningen, het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) te Bilthoven, het Central Veterinairy Institute(CVI) te Lelystad of het Imares WUR te IJmuiden. Het laboratorium, dat is aangewezen voor een bepaald onderzoek, wordt vermeld in de betreffende instructie. Wanneer een belanghebbende een heronderzoek aanvraagt, dan wordt dit uitsluitend verricht bij het referentielaboratorium dat voor het betreffende onderzoek is aangewezen. 6.3.2. Informeren geïnspecteerde over uitbesteding n.v.t. 6.3.3. Verantwoordelijkheden, bij uitbesteding onderdelen, vastleggen De verantwoordelijkheden liggen vast in overeenkomsten met de organisaties die voor de NVWA toezicht uitoefenen. Zie tevens WHB-BIP 6.3.1 6.3.4. Toezicht op uitbestedingen en leveranciersevaluatie Algemeen Tijdens overleg in het management team of bilateraal overleg tussen een teamleider en afdelingshoofd TUI kunnen problemen m.b.t. uitbestede werkzaamheden besproken worden.

Douane

Interne Controle op de Douane wordt uitgevoerd door de Belastingsdienst De in het document, “kwaliteitsbewaking Douane-NVWA” en de daarbij behorende brief met kenmerk TRCRVV/2004/490, opgenomen onderwerpen worden ieder kwartaal door middel van een Interne Controle (IC) geaudit. Deze interne controle is opgenomen in het interne controlestelsel van de accountantsdienst van de belastingsdienst. De rapportage van de IC met daarin de vastgestelde omissies en de genomen corrigerende maatregelen worden ieder kwartaal doorgestuurd naar het afdelingshoofd TUI van de NVWA.


titel code


Versie: 17


pag. 31 van 52

Douane-vervolg NVWA tijdens uitvoering werkzaamheden door Douane Het betreft omissies die geconstateerd zijn door de NVWA medewerker bij werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de Douane. Hetzelfde geldt ook voor omissies die zijn geconstateerd tijdens de wekelijkse controle “afhandelen GDB’s en vorming van de dossiers”. Overzicht:

Alle voorkomende omissies die veroorzaakt worden in het procesdeel dat uitgevoerd wordt door de Douane medewerker worden per land/product geregistreerd in een overzicht bestand van de NVWA.

De teamleider stelt vast wanneer deze omissies (ernstige omissies of structurele omissies) als een probleem worden gezien.

Is dat het geval dan wordt dit vastgelegd op een Corrigerend Actieformulier (NVWA Sjabloon CAF) en afgehandeld zoals beschreven in de landelijke procedure NVWA-02 corrigerende maatregelen naar aanleiding van een kwaliteitsprobleem.

Het geconstateerde probleem wordt ter informatie doorgestuurd naar de Douane met het verzoek dit te verbeteren. Tevens vermeldt de teamleider van de NVWA, verantwoordelijk voor de documentencontrole, welke corrigerende maatregel er bij de NVWA wordt genomen. De door de teamleider ondernomen stappen worden ter kennis gebracht aan het afdelingshoofd TUI.

Maandelijks heeft de teamleider van de afdeling TUI van de NVWA een overleg met de teamleider van de Douane. In dit overleg worden de problemen en de daaraan gekoppelde corrigerende maatregelen van de NVWA besproken en schriftelijk vastgelegd.

Indien na een aantal genomen corrigerende maatregelen van de NVWA geen verbetering is geconstateerd bij de Douane, wordt het probleem door de teamleider aangemeld bij het afdelingshoofd TUI die het agendeert voor het management overleg NVWA – Douane. Managementoverleg Douane met het afdelingshoofd TUI: In dit overleg worden de rapportages van de interne controle van de Douane, de interne controle en de eigen beoordeling van de NVWA en de problemen die vanaf de teamleiders worden doorgegeven aan het afdelingshoofd TUI, besproken. Indien eerder genomen corrigerende maatregelen geen effect hebben gehad of indien andere problemen zich hebben voorgedaan kan tijdens dit overleg een voorstel worden gedaan om een aanpassing te maken in de Interne controle door de belastingdienst.

Laboratorium Geaccrediteerde laboratoria waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, staan onder toezicht van de RvA. Daarnaast vindt er indien nodig overleg plaats tussen vertegenwoordigers van het team TO Import/Export en de leiding van het NVWA Laboratorium. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt.


titel code


Versie: 17

7.

VEREISTEN PROCES EN WERKWIJZE

7.1.

Keuringsmethodes en –procedures


pag. 32 van 52

7.1.1. Genormeerde methoden voor inspecties De controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten zijn gebaseerd op Europese weten regelgeving (richtlijnen, beschikkingen en verordeningen). De eisen waaraan producten en levende dieren moeten voldoen om te worden toegelaten voor invoer in- of doorvoer door de EU staan in deze regelgeving meestal in vrij algemene bewoordingen omschreven. De partijen zijn in het land van oorsprong reeds gecontroleerd door een bevoegde (veterinaire) autoriteit, die hiervoor bepaalde verklaringen en garanties heeft afgegeven (veterinaire documenten of certificaten). 7.1.2. Standaardmethoden voor inspecties en monsterneming De controlewerkzaamheden in de buitengrens inspectieposten zijn beschreven in de BIP procedures en in de webdossiers import. Deze documenten zijn gebaseerd op de daarin beschreven Europese weten regelgeving en Nederlandse weten regelgeving. 7.1.3. Eigen methode voor inspectie Indien in de Europese weten regelgeving een onderwerp staat beschreven waaraan de inspecteurs zelf een invulling moet geven wordt dit opgenomen in de betreffende BIP procedure. 7.1.4. Onderhoud van documenten De kwaliteitsdocumenten en andere informatie (bijvoorbeeld lijsten gepubliceerd door de EU) zijn via intranet beschikbaar. Het actueel houden van de BIP kwaliteitsdocumenten is beschreven in BIP Procedure BPR-15.

Zie tevens KHB-NVWA 6.3 + 10.2 en procedure NVWA-01. 7.1.5. Contractmanagement Zie hiervoor KHB-NVWA 2.3 + 10.3. 7.1.6. Gegevens van derden Zie hiervoor KHB-NVWA 10.3 7.1.7. Vastleggen van waarnemingen In de BIP procedures die de controlewerkzaamheden beschrijven is aangegeven welke waarnemingen op welke formulieren vastgelegd moeten worden. De benodigde formulieren zijn beschikbaar via intranet en worden tijdens de controles ingevuld door degene die de keuring (of onderdeel van de keuring) verricht. De ingevulde formulieren dienen gewaarmerkt te worden middels duidelijk geschreven naam en/of naamstempel en handtekening van uitvoerende (assistent) inspecteur


titel code


Versie: 17


pag. 33 van 52

7.1.8. Overname van gegevens en berekeningen Bij het verrichten van de keuringen in de BIP worden geen gegevens bewerkt of berekeningen uitgevoerd. Wel worden gegevens overgenomen zoals zegelnummers (inspectielabels en zegels van verzegelde monsters). Het eindoordeel van D-, O- of M-controle wordt vanaf betreffende registratieformulieren op het GDB overgenomen. Registratie van partijen in computerbestanden wordt beschreven in hoofdstuk 7.3 van dit werkhandboek. 7.1.9. Veiligheidvoorschriften De NVWA medewerkers hebben de beschikking over een witte jas, hoofddeksel en laarzen of schoenen met een stalen neus. Indien NVWA medewerkers werk uitvoeren in een vrieshuis dan wordt gebruik gemaakt van thermokleding. Voor de keuring van levende dieren hebben de medewerkers de beschikking over een stofjas. De medewerkers van de NVWA werkzaam in de SIP/BIP dienen zich te houden aan de veiligheidsinstructies van de BIP-/SIP-houder.

7.2.

Behandelen van keuringsmonsters en –objecten 7.2.1. Identificatie van de monsters en de objecten De te controleren partijen worden geïdentificeerd zoals beschreven in de instructies en BIP-procedures De te keuren partijen worden veelal in tijd gescheiden aangevoerd en afgevoerd. Het is niet toegestaan om verpakkingen uit verschillende te keuren partijen gelijktijdig in het keurlokaal aanwezig te hebben tenzij de verpakkingen/partijen duidelijk te onderscheiden zijn door andere productomschrijvingen en identificatie. Verwisseling van de te onderzoeken partijen in het keurlokaal wordt op deze manier zoveel mogelijk voorkomen. De partijen die veterinaire controles moeten ondergaan worden geïdentificeerd aan de hand van het GDB-nummer. Dit nummer is uniek en wordt in alle communicatie en correspondentie over de partij gebruikt. 7.2.2. Voorbereiden van te keuren objecten(monsters) Voor partijen die voor keuring aangeboden worden, moet een GDB-nummer bekend zijn. Voor het uitvoeren van de materiële controle moet de partij naar een SIP met de juiste erkenning getransporteerd worden. De controle dient in het keurlokaal plaats te vinden. 7.2.3. Voorbereiden van het keuren Monsters van partijen die voor keuring worden aangeboden moeten, d.m.v. een identificatie herleidbaar zijn naar de partij.


titel code


Versie: 17


pag. 34 van 52

7.2.4. Instandhouden van het object (monster)

Het behandelen van partijen producten tijdens en na het keuren In geval van gekoelde of bevroren partijen is voor het uitvoeren van een overeenstemming- en materiële controle noodzakelijk dat een deel van de partij buiten de geconditioneerde ruimte (bijvoorbeeld een container) geplaatst wordt. Deze periode wordt zo kort mogelijk gehouden. Na het uitvoeren van de vereiste controles en het nemen van monsters wordt de verpakking gesloten, verzegeld met een inspectielabel en zo snel mogelijk teruggeplaatst in de geconditioneerde ruimte. Wanneer tijdens de keuring van de partij herstelbare omissies worden aangetroffen of laboratoriumonderzoek nodig is voor de partijbeslissing, wordt de partij aangehouden. Gedurende de periode dat de partij is aangehouden, dient de partij opgeslagen te worden. De aanbieder is er zelf voor verantwoordelijk dat dit onder de juiste temperatuursomstandigheden plaatsvindt. Tussen de NVWA en SIP-houder zijn opslagprotocollen overeengekomen. In overleg met de BIP/SIP-houder kan de aanbieder bepalen waar de partij wordt opgeslagen. Indien door onvoldoende capaciteit opslag bij de SIP niet mogelijk is, is in Rotterdam opslag op de terminal mogelijk, indien voorzien in het protocol van betreffende SIP-houder. De officiële dierenarts geeft uiteindelijk toestemming voor de opslaglocatie. Opslag moet plaatsvinden onder toezicht van de NVWA/Douane. De kosten van opslag e.d. zijn voor rekening van de aanbieder. De partij moet geblokkeerd worden. Dit wordt verzorgd door de opslaghouder (bij opslag op een SIP). Bij opslag op een terminal door de Douane of door de vergunninghouder van de douanevergunning. Wanneer de omissies door de aanbieder zijn hersteld of het resultaat van het laboratoriumonderzoek bekend is, wordt de keuring voortgezet en afgerond. Wanneer in het kader van de materiële controle monsters worden genomen voor laboratoriumonderzoek, worden voor het bewaren van de monsters middelen gebruikt die de monsters op de voorgeschreven temperatuur houden, totdat deze naar het onderzoekslaboratorium worden vervoerd. De middelen die gebruikt worden voor monsteropslag mogen niet toegankelijk zijn voor derden.

Het behandelen van partijen levende dieren tijdens en na de keuring Op de BIP/SIP met erkenning voor de keuring van levende dieren zijn voorzieningen aanwezig voor de ontvangst van dieren die binnenkomen. De SIP-houder is verantwoordelijk voor de verzorging van dieren die aangehouden worden. De NVWA ziet toe op het welzijn van dieren die aangehouden worden.


titel code

7.3.


Versie: 17


pag. 35 van 52

Registratie 7.3.1. Registratiesysteem Algemeen Onderzoeksresultaten en keuringsbeslissingen worden vastgelegd op diverse NVWA/BIP formulieren en op het GDB. De NVWA/BIP formulieren zijn zodanig opgezet dat alle waarnemingen die nodig zijn om na te kunnen gaan hoe het resultaat tot stand is gekomen daarop vastgelegd kunnen worden. De resultaten worden eveneens in een geautomatiseerd systeem vastgelegd: De VGC-applicatie is een procesondersteunend systeem voor de veterinaire controles in Nederlandse BIP’s. Het systeem ontvangt deel I van het GDB in elektronische vorm van de ladingbelanghebbenden. Resultaten van controles en de beslissing over de partij kunnen door de Douane en de NVWA in VGC worden vastgelegd. De formulieren VWA/F-BIP-001, 002, 004, 007, 008 en 011 zijn geïntegreerd in VGC en kunnen desgewenst worden ingevuld en geprint. In de BIP’s worden de gegevens voor de volgende van alle uitgevoerde handelingen voor de keuringen op de daarvoor bestemde formulieren vastgelegd. De formulieren zijn beschreven in diverse kwaliteitsdocumenten.

Archiveren Zie voor archiveren de NVWA procedure VWA-07 (Postregistratie, -beheer en archiveren).

Bewaren van gegevens Alle registraties die betrekking hebben op het tot stand komen van de partijbeslissing worden tenminste vijf jaar bewaard. Alle registraties worden gebundeld tot één dossier per partij met uitzondering van de factuurbon, die apart wordt opgeslagen. De dossiers kunnen na afhandeling van een partij enige tijd in de kantoorruimte op een keurpunt bewaard worden. De kantoorruimtes zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de NVWA of onder begeleiding van een medewerker van de NVWA. In de kantoorruimtes bevinden zich registraties van bevindingen die tijdens de keuring van partijen uit derde landen worden gedaan (op formulieren en in beveiligde computerbestanden). De toegang tot geautomatiseerde gegevensbestanden die bij de BIP’s in gebruik zijn, is beschermd door middel van wachtwoorden, zie voor nadere toelichting het Kwaliteitshandboek NVWA. De originele documenten die bij partijen horen, registratieformulieren en certificaten worden bewaard in afsluitbaar kasten of in kantoorruimtes die, wanneer er geen NVWA medewerkers aanwezig zijn, afgesloten worden.


titel code


Versie: 17


pag. 36 van 52

Bewaren van gegevens (vervolg) Voorafgaande aan het archiveren worden de GDB-dossiers bewaard op de volgende locaties: BIP

Locatie archief

Verantwoordelijk

BIP Rotterdam

Servicekantoor Zwijndrecht

Teamleider TA Zwijndrecht

BIP Amsterdam Airport Schiphol

Teamlocatie Schiphol

Teamleider Team Amsterdam

BIP Amsterdam Haven

Teamlocatie Velsen


BIP Vlissingen

Servicekantoor Zwijndrecht

Teamleider TA Zwijndrecht

BIP Harlingen

Teamlocatie Velsen


BIP Maastricht

Teamlocatie Team Dier Echt


BIP Eemshaven

BIP Eemshaven


7.3.2. Herleidbaarheid van de keuringsrapporten (naar de uitvoerder) De herleidbaarheid van keuringsrapporten naar de uitvoerder wordt vastgelegd op diverse NVWA/BIPformulieren en certificaten zoals beschreven in de diverse procedures 7.4.

Keuringsverslagen en keuringscertificaten 7.4.1. Terugvindbaarheid Het resultaat van de controles op levende dieren en veterinaire producten uit derde landen voor invoer, doorvoer of opslag wordt per partij vastgelegd in de applicatie VGC. De aanbieder ontvangt één exemplaar van het uit VGC geprinte GDB, gestempeld en getekend door de officiële dierenarts. 7.4.2. Inhoud, goedkeuren en ondertekenen Inhoud Het GDB heeft een vastgestelde lay out, overeenkomstig Europese regelgeving. De partijgegevens (deel I van het GDB) worden aangeleverd door de aanbieder. De NVWA is verantwoordelijk voor het controleren van deze gegevens. De resultaten van de documentcontrole, overeenstemmingcontrole en de materiële controle (indien van toepassing) worden op het GDB weergegeven. Op basis van deze resultaten neemt de officiële dierenarts een beslissing over de partij. Deze beslissing wordt eveneens op het GDB vastgelegd. Afhankelijk van de bestemming van de partij wordt òf het origineel van het (veterinair) certificaat of document aan het GDB òf één gewaarmerkte kopie van het (veterinair) certificaat of document toegevoegd. Zie voor het invullen van het GDB en het afhandelen van het (veterinair) certificaat of document verder BIP Procedures 23 en 29. Indien er een laboratoriumonderzoek is uitgevoerd als onderdeel van de materiële controle en de uitslag is mede bepalend voor de partijbeslissing, dan wordt er een kopie van het laboratoriumrapport aan het GDB toegevoegd.


titel code


Versie: 17


pag. 37 van 52

Inhoud, goedkeuren en ondertekenen (vervolg) Goedkeuren en ondertekenen Het GDB wordt ondertekend door een officiële dierenarts die werkzaam is in de BIP. De documenten worden voorts geldig gemaakt door het plaatsen van specifieke stempels. Voor het bestellen van stempels: zie 6.2.11 van dit WHB Van de uitgegeven stempels wordt een overzicht gemaakt. 7.4.3. Inspecteren certificaat n.v.t. 7.4.4. Rapporteren resultaten De controlebevindingen worden door de inspecteurs juist en volledig vermeld op/in de daarvoor bestemde formulieren en (elektronische) systemen.

De teamleider zorgt ervoor dat afgehandelde dossiers(GDB vanuit VGC en de bijbehorende documenten) steekproefsgewijs worden beoordeeld op juistheid en volledigheid. De wijze waarop is beschreven in de procedures BPR-23 en BPR-29 onder punt 5.9 Afwijkende resultaten worden besproken met de betreffende medewerker en zo nodig als casus behandeld in het werkoverleg. 7.4.5. Wijzigen en toevoegen na uitgifte certificaat Nadat een GDB is afgehandeld door de NVWA en afgegeven worden er uitsluitend in zeer uitzonderlijke gevallen wijzigingen in aangebracht. Wijzigingen zijn uitsluitend mogelijk met datum, handtekening en naamstempel van de officiële dierenarts. Er worden geen gewaarmerkte duplicaten van GDB en/of (veterinaire) certificaten of documenten aan de belanghebbende verstrekt buiten de documenten die de partij vergezellen. Indien de belanghebbende de relevante documenten verliest nadat de NVWA de partij heeft doorgelaten voor de aangegeven bestemming en de veterinaire autoriteiten van de lidstaat van bestemming nemen geen genoegen met niet-gewaarmerkte kopieën van de relevante documenten, dan stelt de NVWA gewaarmerkte kopieën rechtstreeks beschikbaar aan de veterinaire autoriteit van de lidstaat van bestemming. De NVWA spreekt dan met de veterinaire autoriteit af op welke manier deze de documenten wil ontvangen.

7.5.

Klachten en beroep 7.5.1. Aanwezigheid van procedures voor klachten en beroep Hoe de klachten over werkzaamheden worden verwerkt is beschreven in de NVWA klachtenprocedure (NVWA-04) en de V&I klachtenprocedure.


titel code


Versie: 17


pag. 38 van 52

7.5.2. Opvraagbaarheid klachtenprocedure door derden Zie KHB-NVWA 12, de procedure NVWA-04 en de V&I Klachtenprocedure. 7.5.3. Acceptatie van de klacht Zie KHB-NVWA 12, de procedure NVWA-04 en de V&I Klachtenprocedure. 7.5.4. Klachtenbehandeling Algemeen Klachten over de werkzaamheden worden behandeld volgens de werkwijze beschreven in de NVWA klachtenprocedure (NVWA-04) en de V&I klachtenprocedure. Het klachtenoverzicht wordt periodiek (3 maandelijks) besproken in het MT V&I

Schadeclaims Schadeclaims worden direct via de hoofdinspecteur/divisiesecretaris doorgezet naar de afdeling Bestuurlijke en Juridische zaken, Directie Staf NVWA. Deze afdeling handelt het bezwaarschrift af.

Bezwaarschriften Algemeen Wanneer een partij niet aan de gestelde eisen voldoet, leidt dit tot een partijbeslissing “Weigeren”. Bij weigeren van een partij producten op basis van een positieve (d.w.z. niet-conforme) laboratoriumuitslag kan de belanghebbende een heronderzoek van het monster laten uitvoeren bij een ander laboratorium. De belanghebbende dient hiervoor contact op te nemen met het laboratorium dat het onderzoek uitvoert. De procedure voor dit heronderzoek is beschreven in de kwaliteitsdocumenten van het laboratorium. Voor de werkwijze met betrekking tot heronderzoek/contra-expertise zie BIP voorschrift BIPVS-09 Contra-expertise.

Specifiek-1 Voor zover het besluit is gebaseerd op EZ-regelgeving/EZ- en VWS-regelgeving gezamenlijk kan een belanghebbende tegen dit besluit een met redenen omkleed bezwaarschrift indienen bij de Minister van Economische Zaken. Dit moet binnen zes weken na verzending van het besluit worden verzonden naar: Ministerie van Economische Zaken Afdeling Rechtsbescherming, Postbus 20401, 2500 EK Den Haag

Specifiek-2 Voor zover het besluit is gebaseerd op VWS-regelgeving kan een belanghebbende tegen het besluit een met redenen omkleed bezwaarschrift indienen bij de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit moet binnen zes weken na verzending van het besluit worden verzonden naar: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Centrale Directie Wetgeving en Juridische zaken, Postbus 20350, 2500 EJ Den Haag Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar.

titel code


Versie: 17


pag. 39 van 52

7.5.5. Klachten mogen geen invloed hebben op de relatie met de klager Zie KHB-NVWA 12.1

7.6.

Klacht- en beroepproces 7.6.1. Minimale vereisten voor het afhandelen beroep of klacht Zie KHB-NVWA hoofdstuk12, de procedure NVWA04 en de V&I-klachtenprocedure. 7.6.2. Verzamelen en verifieren van informatie t.b.v. het afhandelen klacht of beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12, de procedure NVWA04 en de V&I-klachtenprocedure 7.6.3. Informeren van de klager of degene die beroep heeft aangetekend Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12, de procedure NVWA04 en de V&I-klachtenprocedure 7.6.4. Onafhankelijkheid in het afhandelen van de klacht of het beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk 12, de procedure NVWA04 en de V&I-klachtenprocedure 7.6.5. Communiceren van het afhandelen van de klacht of het beroep Zie KHB-NVWA hoofdstuk12, de procedure NVWA04 en de V&I-klachtenprocedure

8.

VEREISTEN MANAGEMENTSYSTEEM

8.1.

Eisen voor opzet kwaliteitssysteem 8.1.1. Integriteit van het kwaliteitssysteem De NVWA is een type A inspectie-instelling en onderhoudt een kwaliteitssysteem dat hiermee in overeenstemming is 8.1.2. Systeemvereisten inspectie-instelling type A De NVWA is een type A inspectie-instelling en onderhoudt een kwaliteitssysteem dat hiermee in overeenstemming is. Zie KHB-NVWA de hoofdstukken 6.3, 6.4, 6.6, 11 en 12 8.1.3. Systeemvereisten inspectie-instelling type n.v.t.


titel code

8.2.


Versie: 17


pag. 40 van 52

Documentatie voor het kwaliteitssysteem (Inspectie-instelling type A) 8.2.1. Kwaliteitssysteem In de BIP ondergaan levende dieren, levende producten en veterinaire producten afkomstig uit derde landen veterinaire controles alvorens zij voor invoer in / doorvoer door de Europese Unie worden toegelaten. Hierbij wordt nagegaan of deze producten en dieren voldoen aan de eisen voor dieren volksgezondheid en aan een aantal aanvullende wettelijke verplichtingen. De eisen zijn hoofdzakelijk op EU-niveau bepaald. De controles dienen te allen tijde volgens de voorgeschreven kwaliteitsdocumenten te verlopen. Deze kwaliteitsdocumenten dienen beschikbaar en up-to-date te zijn. De juiste en zorgvuldige uitvoering van de controles is niet alleen van nationaal maar ook van EUbelang.

Het kwaliteitssysteem is erop gericht om de correcte uitvoering van deze controles te borgen en daardoor de dieren volksgezondheid te beschermen. In veel gevallen wordt een beslissing, binnen de kaders van de wet, opgedragen aan de bevoegde autoriteit (de NVWA) of de officiële dierenarts (medewerker van de NVWA). In deze gevallen is een professionele werkwijze waarbij verantwoordelijkheid dragen en verantwoording afleggen kernbegrippen zijn, noodzakelijk. Enkele specialistische controleonderdelen worden uitbesteed; hierbij gaat het m.n. om laboratoriumonderzoek. De keuze voor een laboratorium dient zorgvuldig te gebeuren: de beslissing over de partij kan hiervan afhangen.

Het kwaliteitssysteem zoals beschreven in dit handboek en de bijbehorende documenten, zoals beschreven in bijlage 1 (lijst van verrichtingen), heeft betrekking op het keuren van dieren, dierlijke producten en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit derde landen die worden binnengebracht in de EU, met uiteindelijke bestemming invoer in op of doorvoer door EU grondgebied of, in het geval van producten, opslag van deze producten in erkende entrepots (en scheepsbevoorrading). Tevens valt onder het kwaliteitssysteem de ondersteunende processen die worden uitgevoerd door de medewerkers van het KCDV/TA in Zwijndrecht zoals beschreven in de landelijke procedures.


titel code


Versie: 17


pag. 41 van 52

8.2.1. Kwaliteitsysteem (vervolg) Naast een professionele houding van de medewerkers bij de keuringsbeslissing is het van belang dat rekening wordt gehouden met de eisen die het logistieke proces in de haven/luchthaven stelt. Onnodig oponthoud dient voorkomen te worden. Facturering van de werkzaamheden dient volledig (inkomsten voor de eigen dienst) en correct (correcte facturen naar bedrijfsleven) te zijn.

De directie V&I onderschrijft het kwaliteitmanagement-systeem van de buitengrens inspectieposten en ondersteunt de invulling en uitvoering ervan door voorwaarden te scheppen die nodig zijn voor het uitvoeren van de hiervoor noodzakelijke werkzaamheden. Met enige regelmaat worden er gegevens opgevraagd over de verrichte keuringen of onderzoeksresultaten van geïmporteerde producten in Nederlandse BIP’s, bijvoorbeeld voor rapportage naar de EU. De gegevens die vastgelegd worden en gerapporteerd worden, moeten volledig en betrouwbaar zijn en tijdig geleverd kunnen worden.

De directie V&I vindt het van groot belang dat de betrokken medewerkers bekend zijn met de doelstelling van het kwaliteitsbeleid en met de inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem; in de verschillende werkoverleggen wordt dit onderwerp structureel aan de orde gesteld. Ook dienen de medewerkers zich kwaliteitsbewust te gedragen. Dit wordt o.a. bij functioneringsgesprekken besproken. Het bedrijfsleven (aanbieders van te keuren partijen) heeft behoefte aan informatie over eisen aan producten, (veranderingen in) keuringswerkzaamheden en kosten ervan. Informatievoorziening aan deze klantengroep vindt plaats door via het internet of door het Klantcontactcentrum, ondersteund door TO Import/Export.

Een goede uitrusting van de afdeling TUI, organisatieonderdeel buitengrens inspectieposten en organisatie is essentieel voor een goed verloop van de veterinaire controles. Het voldoen aan de norm voor keuringsinstellingen, NEN-EN-ISO/IEC 17020: 2012€, waar van toepassing, is daarom een intern opgelegde minimale verplichting. Het laten toetsen door de Raad voor Accreditatie en het behouden van een accreditatie wordt gezien als een bevestiging dat de organisatie het gewenste niveau inderdaad bereikt heeft. 8.2.2. Betrokkenheid Directie Zie KHB-NVWA 1.5 + 6.6 en de NVWA-procedure NVWA-02 8.2.3. Kwaliteitsmedewerker De kwaliteitsmedewerker heeft, indien nodig, rechtstreeks toegang tot de hoofdinspecteur V&I. Zie hiervoor tevens KHB-NVWA 6.2, WHB-BIP 5.2.3 en de NVWA-procedure NVWA-02 8.2.4. Herleidbaarheid van het kwaliteitssysteem Zie hiervoor KHB-NVWA 6.2 + 6.3 en de procedure NVWA-01


titel code


Versie: 17


pag. 42 van 52

8.2.5. Documentenbeheer De geldende uitgaven van de diverse kwaliteitsdocumenten zijn beschikbaar via het intranet en het internet. Intranet is op iedere standplaats toegankelijk via een (in)directe netwerkaansluiting en via UMTS. Opstellen, wijzigen en autorisatie van kwaliteitsdocumenten is beschreven in het KHB/NVWA 6.3, in de procedure NVWA-01 en in de procedure BPR-15.

8.3.

Beheer van documentatie 8.3.1. Beheer van kwaliteitsdocumenten Voor het organisatieonderdeel buitengrens inspectieposten van de afdelingen TUI en TO Import/Export zijn de volgende kwaliteitsdocumenten van toepassing: •

Kwaliteitshandboek NVWA

•

NVWA Procedures

•

NVWA Voorschriften

•

Werkhandboek BIP*

•

BIP Procedures*

•

BIP Voorschriften*

•

Import Veterinair Online*

•

Webdossiers import (internet NVWA)*

•

Interne instructies (intranet NVWA)*

*

Deze documenten vallen onder het beheer van TO Import/Export. Aanvullend op deze documenten kunnen afspraken voor nieuwe activiteiten of wijzigingen in bestaande activiteiten worden vastgelegd op het formulier Afspraken/besluiten-formulier (VWA/F-BIP-027).

Voor registraties wordt gebruik gemaakt van: •

NVWA Formulieren

•

BIP Formulieren

De applicatie IVO is voor veterinaire eisen opgebouwd uit de volgende hoofdgroepen: •

Levende dieren en levende producten

•

Bijzondere producten

•

Dierlijke bijproducten niet humane consumptie

•

Overige dierlijke producten humane consumptie

•

Vers Vlees en Vleesbereidingen

•

Vis en Visserijproducten

•

Vleesproducten

De webdossiers Import bestaan uit: •

Import vanuit derde landen


titel code


Versie: 17


pag. 43 van 52

8.3.2. Actualiteit en geschiktheid voor gebruik Het passend en actueel houden van het kwaliteitssysteem binnen de BIP-teams valt onder de verantwoordelijkheid van de documenteneigenaar zijnde TO Import en Export. Hierbij wordt, indien gewenst, samengewerkt met de kwaliteitsmedewerker van de Divisie V&I. Zie hiervoor ook KHB/NVWA 6.3 en 10.2 en procedure NVWA01

8.4.

Identificatie en terugvindbaarheid van de documentatie 8.4.1. Criteria voor beheer en opslag in het kwaliteitssysteem Zie hiervoor KHB-NVWA 6.2 + 6.3 en de procedure NVWA-01 8.4.2. Houdbaarheidtermijnen voorbeheer en opslag van het kwaliteitsysteem Zie hiervoor KHB-NVWA 6.2 + 6.3 en de procedure NVWA-01

8.5.

Directiebeoordeling 8.5.1. Algemeen Zie hiervoor KHB-NVWA 6.6 en de procedure NVWA-02 8.5.2. Minimale vereisten beoordelingsinformatie Zie hiervoor KHB/NVWA 6.6 en procedure NVWA-02 8.5.3. Actualiteit en geschiktheid voor gebruik Zie hiervoor KHB/NVWA 6.6 en procedure NVWA02

8.6.

Interne audits 8.6.1. Auditprocedure Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03 8.6.2. Auditprogramma Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03 8.6.3. Reikwijdte van de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03 8.6.4. Frequentie van de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03


titel code


Versie: 17


pag. 44 van 52

8.6.5. Criteria t.b.v. de interne audit Zie hiervoor KHB-NVWA 6.4 en de procedure NVWA-03

8.7.

Corrigerende maatregelen 8.7.1. Procedure ‘corrigerende maatregelen’ Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA-02 8.7.2. Corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA-02

Afspraken/besluiten die voortkomen uit een corrigerende maatregel en overige afspraken/besluiten worden vastgelegd op een Afspraken/besluiten-formulier (VWA/F-BIP-027). Als de afspraken/besluiten alleen betrekking heeft op het eigen team, stelt de teamleider een Afspraken/besluiten-formulier (VWA/F-BIP-027) op. Als de teamleider vaststelt (of verwacht) dat de afspraak/besluit geldt voor alle BIP-teams binnen de afdeling TUI, wordt dit in het TLO ingebracht door de teamleider.Het Afspraken/besluiten-formulier wordt in dit geval vastgesteld in het TLO. Mutaties in kwaliteitsdocumenten die voortkomen uit een corrigerende maatregel worden vastgelegd op het mutatieformulier kwaliteitsdocumenten BIP (VWA/F-BIP-035) zoals beschreven in BPR-015 8.7.3. Reikwijdte van de corrigerende maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA-02 8.7.4. Minimale vereisten voor de procedure ‘corrigerende maatregelen’ Zie hiervoor KHB-NVWA 7.4 en de procedure NVWA-02

8.8.

Preventieve maatregelen 8.8.1. Procedure ‘preventieve maatregelen’ Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA-02 8.8.2. Reikwijdte van de preventieve maatregelen Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA-02 8.8.3. Minimale vereisten voor de procedure preventieve maatregelen’ Zie hiervoor KHB-NVWA 7.3 en de procedure NVWA-02


titel


code

WHB-BIP

Bijlage I

Versie: 17


pag. 45 van 52

: Lijst van verrichtingen

Lijst van verrichtingen (Accreditatie: I-134)

NVWA Buitengrens inspectieposten, onderdeel van NVWA Afdeling TUI Nederlandse Voedsel en waren Autoriteit Naam

NVWA

Adres

Catherijnesingel 59

3511 GG, Utrecht Telefoon

088-223 33 33

Fax

088-223 33 34

Werkveld

Soort en omvang

Methoden & Procedures

Alle buitengrens inspectieposten Veterinaire partijen uit 3

e

landen: producten

Veterinaire controles

BPR-18, BPR-19 , BPR-20, BPR-021,

(documenten-, overeenstemming- BPR-022 en BPR-023 en materiële controle) voor invoer Conform Richtlijn 97/78/EG en of doorvoer in de EU

Verordening (EG) 136/2004

Buitengrens inspectieposten: Luchthavens Amsterdam Airport en Maastricht Airport Veterinaire partijen uit 3e

Veterinaire controles

landen: levende dieren

(documenten-, overeenstemming- BPR-027, BPR-28 en BPR-29

BPR-024, BPR-025, BPR-026,

en fysieke en welzijnscontrole)

Conform Richtlijn 91/496/EEG,

voor invoer of doorvoer in de EU

Richtlijn 92/65/EG, Beschikking 97/794/EG en Verordening (EG) 282/2004


titel code


Versie: 17


pag. 46 van 52

Bijlage II : BIP-procedures

BIP-procedures Nummer

Naam

BPR-15

Opstellen, beheren, wijzigen van kwaliteitsdocumenten van de BIP

BPR-16

(VGC) Signalering van veterinaire partijen en diervoeders

BPR-17

(VGC) Transhipment van producten

BPR-18

(VGC) Documentencontrole van producten en controle van het bijbehorend GDB

BPR-19

(VGC) Overeenstemmingscontrole van producten

BPR-20

(VGC) Materiële controle van producten

BPR-21

(VGC) Aanhouden van producten

BPR-22

(VGC) Weigeren van producten

BPR-23

(VGC) Afhandeling GDB in VGC en vorming van dossier van producten

BPR-24

(VGC) Documentencontrole van levende dieren en controle van bijbehorend GDB

BPR-25

(VGC) Overeenstemmingscontrole van levende dieren

BPR-26

(VGC) Fysieke en Welzijnscontrole van levende dieren

BPR-27

(VGC) Aanhouding van levende dieren

BPR-28

(VGC) Weigeren van levende dieren

BPR-29

(VGC) Afhandeling GDB en vorming van dossiers van levende dieren

BPR-30

Retourpartijen


titel code


Versie: 17


pag. 47 van 52

Bijlage III : BIP-voorschriften

BIP-voorschriften Nummer

Naam

BIPVS-02

Meercontainerpartijen

BIPVS-03

Zoekgeraakte documenten

BIPVS-05

Ok to Forward (OKTF)

BIPVS-06

Monsterregistratie

BIPVS-07

Introduceren nieuwe medewerkers BIP

BIPVS-08

Apparaatvoorschrift steekthermometers t.b.v. werkzaamheden op de BIP-werkplekken

BIPVS-09

Contra-expertise

BIPVS-10

Apparaatvoorschrift van de Comark N2011: digitale temperatuurlogger voor toepassing op de BIP

BIPVS-11

Doorgereden veterinaire partijen

BIPVS-15

Transportverordening

BIPVS_17 Noodprocedure BIP Amsterdam Airport Schiphol BIPVS_18 Noodprocedure BIP Eemshaven


titel code


Versie: 17


pag. 48 van 52

Bijlage IV : BIP-formulieren

BIP-formulieren Nummer

Naam

VWA/F-BIP-001

Verklaring van officiële dierenarts

VWA/F-BIP-002

Faxbericht aanbieder/SIP-houder m.b.t. aanhouding

VWA/F-BIP-004

Faxbericht Douane m.b.t. container blokkeren/deblokkeren

VWA/F-BIP-005

Controlerelaas bij weigering van producten

VWA/F-BIP-006

Checklist controle afhandeling GDB en vorming van dossier

VWA/F-BIP-007

Faxbericht aanbieder/SIP-houder voornemen tot weigering

VWA/F-BIP-008

Faxbericht aanbieder/SIP-houder besluit m.b.t. weigering

VWA/F-BIP-009

Inwerkregistratieformulier

VWA/F-BIP-011

Monsterbegeleidingsformulier

VWA/F-BIP-012

Controle monsterverzending

VWA/F-BIP-013

Registratieformulier D.O.M.-controle

VWA/F-BIP-014

Verklaring geen bezwaar wijziging GDB

VWA/F-BIP-015

D.O.M. controle in opdracht van de dierenarts

VWA/F-BIP-016

Toestemming overladen in Douane Controle-Loods (DCL) onder aanhouding

VWA/F-BIP-017

Faxbericht belanghebbende i.v.m. akkoordbevinding weigering vanaf douanepost

VWA/F-BIP-018

Faxformulier zegelcontrole

VWA/F-BIP-019

Het niet aanmelden van veterinaire partijen

VWA/F-BIP-020

Het niet aanmelden van veterinaire partijen - HERINNERING

VWA/F-BIP-021

Waarschuwing onjuist gebruik transhipmentregeling

VWA/F-BIP-022

Waarschuwing overschrijden termijn transhipment 20 dagen

VWA/F-BIP-023

Faxbericht houder m.b.t. verlopen 60 dagen na weigering

VWA/F-BIP-024

Faxbericht NVWA verlopen 60 dagen termijn na weigering

VWA/F-BIP-025

Gelezen en begrepen

VWA/F-BIP-026

vervallen

VWA/F-BIP-027

Afspraken en besluitformulier

VWA/F-BIP-028

Registratieformulier D-, O- en M-Controles van producten

VWA/F-BIP-032

Beoordelen kopie certificaat OKTF

VWA/F-BIP-035

Mutatieformulier kwaliteitsdocumenten BIP

VWA/F-BIP-036

Ter keuring aangewezen container

VWA/F-BIP-037

Mutatieformulier Import Veterinair Online (IVO)

VWA/F-BIP-038

Verificatie eigen medewerkers


titel code


Versie: 17


pag. 49 van 52

Bijlage V : BIP-Competentie-overzicht (Import veterinair) Competentieoverzicht Officiële

Douane

Assistent

Medewerker

dierenarts

medewerker

inspecteur


A. Transhipment (buiten scope accreditatie) 1. Aanvraag beoordelen

X

2. Controle naleving

X

X

X

X

X

X

X

B. Documentcontrole producten 1. Controleren van de documenten

X

X

X

2. Beslissing resultaat in orde

X

X

X

3. Beslissing resultaat niet in orde

X

4. Afhandeling resultaat niet in orde

X

volgens de procedure

X (voorbereiden)

C. Documentcontrole levende dieren 1. Controleren van de documenten

X

X

X


X

X

X


X


X


X

X (voorbereiden)

D. Overeenstemmingscontrole producten 1. Controleren van de overeenstem-

X

X


X

X


X


X

ming volgens de procedure

X

X (voorbereiden)

E. Overeenstemmingscontrole levende dieren 1. Controleren van de overeen-

X

X


X

X


X


X

stemming volgens de procedure

X (voorbereiding)


X

titel code


Versie: 17


pag. 50 van 52

Officiële

Douane

Assistent

Medewerker

dierenarts

medewerker

inspecteur


F. Materiële controle 1. Uitvoeren van de materiele controle

X

X


X

X


X


X


X (voorbereiden)

G. Fysiek en welzijnscontrole van levende dieren 1. Uitvoeren van de Fysieke controle volgens de procedure 2. Beslissing resultaat in orde/niet in orde 3. Afhandeling resultaat niet in orde

X

X

X

X (voorbereiden)

H. Monsterneming 1. Het at random aanwijzen van monsters 2. Het lege artis nemen

X

X

X

X

X

X

X

4. Verpakken van de monsters

X

X

X

5. Verzenden van de monsters

X

X

X

6. Laboratoriumuitslag afhandelen

X

X

1. Partij blokkeren

X

X

2. Afwijking vastleggen

X

X

X

X

4. Aanhoudingsbericht versturen

X

X

5. Controle herstel plaatsgevonden

X

X

6. Eindbeslissing toelaten/weigeren

X

3. Opmaken monsterbegeleidingsformulier

I. Afhandeling aangehouden partijen

3. Mogelijkheid tot herstel en vastleggen termijn


titel code


Versie: 17


pag. 51 van 52

Officiële

Douane

Assistent

Medewerker

dierenarts

medewerker

inspecteur


J. Weigeren 1. Partij blokkeren

X

X

X

X

3. Bestemming vaststellen en termijn

X

X

4. Informeren aanbieder

X

X

X

X

X

X

X

X

2. Vastleggen afwijkingen en benoeming wettelijke grondslag

5. Afwachten eventueel uitslag nader oordeel 6. Bestemming opnieuw vaststellen en termijn 7. Controleren vastgestelde bestemming K. Afhandeling GDB 1. Aangeven resultaat documentcontrole 2. Aangeven resultaat overeenstemmingscontrole 3. Vermelden uitslagen evt. laboratoriumonderzoek 4. Aangeven resultaat materiële controle

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5. Eindbeslissing producten en levende dieren (m.u.v. voor vis en

X

visproducten zie ook 5b) 5a. Eindbeslissing transhipment

X

5b. Eindbeslissing (vis en visproducten) 6. Ondertekenen kopie

X

gezondheidscertificaat

X X

X X

X

X

X

X

X

1. Toezicht opslag in toegelaten locatie

X

X

2. Inspectie toegelaten locatie

X

X

9. Invoeren Traces 10. Vorming van dossier met relevante documenten L. Controle opgeslagen, geblokkeerde partijen


titel code


Versie: 17


pag. 52 van 52

Officiële

Douane

Assistent

Medewerker

dierenarts

medewerker

inspecteur


M. Veterinair Vrij Entrepot 1. DO-controle inslag

X

X

2. DO-controle opslag

X

X

3. DO-controle uitslag

X

X

4. GDB afhandelen

X

N. Toezicht hygiëne BIP/SIP (buiten scope accreditatie) 1. Uitvoeren wekelijkse controle

X

X

2. Opleggen corrigerende maatregelen

X

X

3. Controleren op herstel

X

X

1. Regelmatige inspectie

X

X

2. Opleggen corrigerende maatregelen

X

X

3. Controle op herstel

X

X

1. Inspectie op inrichtingseisen

X

X

2. Advies uitbrengen aan teamleider

X

X

1. D-controle

X

X

2. O-controle

X

X

3. Fysieke controle en monstername

X

X

X

X

O. Toezicht voorzieningen (buiten scope accreditatie)

P. Pré advies erkenning (buiten scope accreditatie)

Q. Diervoedergrondstoffen (buiten scope accreditatie)

4. Afhandelen Artikel 9 document inclusief beslissing


BUITENGRENS INSPECTIEPOSTEN

Recommend Documents