Budgetsubsidiëring Bestaande uit:

Budgetsubsidiëring

Bestaande uit: Budgetsubsidiëring basisbibliotheken: de procedure Bijlage 1, Voorbeeldschema eenjarige product-prestatie overeenkomst Bijlage 2, Meerjaren convenant budgetsusidie, een voorbeeld Bijlage 3, Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten Bibliotheek Rivierenland, een voorbeeld Bijlage 4, Subsidieverordening Basisbibliotheek, een voorbeeld

Inhoudsopgave BUDGETSUBSIDIËRING BASISBIBLIOTHEKEN: DE PROCEDURE........................ 3 1.

Inleiding ......................................................................................................................... 4 a.

Waarom een nieuw document over budgetsubsidiëring?........................................... 4

b.

Lokale Vernieuwingsagenda ...................................................................................... 4

c.

Gemeente(n) als opdrachtgever.................................................................................. 5

2.

Uitgangspunten en voorwaarden bij budgetsubsidiëring ............................................... 5

3.

Stappen om te komen tot budgetafspraken .................................................................... 6 Stap 1 - Beleidskader van de gemeente.............................................................................. 6 Stap 2 - Bedrijfsplan van de basisbibliotheek .................................................................... 6 Stap 3 - Meerjarenconvenant tussen gemeente(n) en basisbibliotheek.............................. 6 Stap 4 - Jaarlijkse product-prestatieovereenkomst tussen gemeente en basisbibliotheek.. 7 Stap 5 - Rapportages van de basisbibliotheek.................................................................... 7 Stap 6 – Subsidieverordening(en) gemeente(n) ................................................................. 7 Stap 7 - Financiële spelregels............................................................................................. 8

BIJLAGE 1: VOORBEELDSCHEMA EENJARIGE PRODUCT-PRESTATIEOVEREENKOMST10 Algemene toelichting ........................................................................................................... 11 Toelichting begrippen in het voorbeeldschema ................................................................... 11 Afspraken die telkens terugkomen ....................................................................................... 12

BIJLAGE 2: MEERJARENCONVENANT BUDGETSUBSIDIE , een voorbeeld................................ 22 Toelichting ........................................................................................................................... 23 Convenant budgetsubsidie 2006 - 2009 ............................................................................... 24

BIJLAGE 3: SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTEN DIE STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK RIVIERENLAND (OBR) IN STAND HOUDEN, een voorbeeld....................................................................................................... 28

BIJLAGE 4:

SUBSIDIEVERORDENING BASISBIBLIOTHEEK, een voorbeeld.. 39

Terug naar de inhoudsopgave

2

BUDGETSUBSIDIËRING BASISBIBLIOTHEKEN: DE PROCEDURE


3

Inhoud: 1. Inleiding a. Waarom een nieuw document over budgetsubsidiëring? b. Lokale Vernieuwingsagenda c. Gemeente(n) als opdrachtgever 2. Uitgangspunten en voorwaarden bij budgetsubsidiëring 3. Stappen om te komen tot budgetafspraken Stap 1 - Beleidskader van de gemeente Stap 2 - Bedrijfsplan van de basisbibliotheek Stap 3 - Meerjarenconvenant tussen gemeente(n) en basisbibliotheek Stap 4 - Jaarlijkse product-prestatieovereenkomst tussen gemeente en basisbibliotheek Stap 5 - Subsidieverordening(en) gemeente(n) Stap 6 - Rapportages van de basisbibliotheek Stap 7 - Financiële spelregels

1.

Inleiding

a. Waarom een nieuw document over budgetsubsidiëring? In 2005 is overeengekomen dat gemeenten in vervolg op de Richtlijn voor basisbibliotheken (www.bibliotheekvernieuwing.nl / Publicaties / Hulpmiddelen uit de praktijk) een lokale Vernieuwingsagenda (www.bibliotheekvernieuwing.nl / Publicaties / Hulpmiddelen uit de praktijk) maken. In de Richtlijn en de Vernieuwingsagenda zijn de functies van de basisbibliotheek onderscheiden in vijf kernfuncties. Met de Vernieuwingsagenda kan de gemeente samen met de basisbibliotheek het beleid een extra impuls geven door expliciet te maken welk niveau en welke kwaliteit van dienstverlening voor de bibliotheek wenselijk zijn. Dit gebeurt in twee stappen: het bepalen van de gewenste situatie en een snelle doorlichting van de huidige situatie. Voor elke stap is een format ontwikkeld. In het verlengde hiervan zijn nu ook voorbeelden van financiële overeenkomsten tussen gemeente(n) en basisbibliotheek beschikbaar waarmee de lezer van deze procedure zijn of haar voordeel kan doen. In de eerder verschenen notitie 'Basisbibliotheken en budgetsubsidiëring' uit juli 2003 (www.bibliotheekvernieuwing.nl / Publicaties / Hulpmiddelen uit de praktijk) werd nog uitgegaan van de oude functie-indeling van de commissie Meijer. In onderliggende procedure en bijlagen wordt de systematiek van de Richtlijn en de lokale Vernieuwingsagenda gevolgd. b. Lokale Vernieuwingsagenda De lokale Vernieuwingsagenda leidt tot beleid en afspraken over projecten, de gewenste resultaten ervan en de provinciale subsidie. In 2006 en 2007 zullen deze afspraken nog gescheiden van meerjarige budgetafspraken per project worden vastgelegd. Met ingang van 2008 of 2009 worden de middelen voor de Vernieuwingsagenda naar verwachting voor vier jaar toegekend. Het verdient aanbeveling deze afspraken dan onderdeel te laten uit maken van een meerjarenconvenant en de jaarlijkse product-prestatieovereenkomsten.


4

c. Gemeente(n) als opdrachtgever De gemeente is opdrachtgever van het lokaal bibliotheekwerk. Om dit opdrachtgeverschap goed te kunnen vervullen, is het noodzakelijk dat de subsidierelatie tussen gemeente en bibliotheek correct wordt vormgegeven. Dit gebeurt bij voorkeur op basis van een systeem van budgetsubsidiëring. De vorming van basisbibliotheken heeft in de meeste regio’s tot gevolg dat meerdere gemeenten één basisbibliotheek subsidiëren. Dit maakt afstemming van beleid en procedures noodzakelijk. De vorm waarin afspraken kunnen worden vastgelegd, kan variëren van het afsluiten van een meerjarenconvenant tot het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst en een jaarlijkse product-prestatieovereenkomst. Bij deze vormen gaat het om het maken van afspraken tussen de gemeenten onderling en afspraken tussen de gemeente(n) en de bibliotheek (zowel als gemeenten collectief met de bibliotheek als individueel met de bibliotheek). Het systeem van budgetsubsidiëring laat ruimte per gemeente voor individueel maatwerk. Wel is het raadzaam evenwicht te vinden tussen lokale speerpunten per gemeente en collectieve afspraken met alle subsidiërende gemeenten, om een te grote diversiteit te voorkomen en de bibliotheek niet op te zadelen met een onwerkbaar pakket.

2.

Uitgangspunten en voorwaarden bij budgetsubsidiëring

Korte historie budgetsubsidiëring In de traditionele situatie verstrekken gemeenten een globale exploitatiesubsidie zonder aan te geven wat er van de instelling aan resultaten wordt verwacht. In deze situatie vindt alleen sturing op input plaats (geld voor gebouwen, personeel, collecties enz.). De hoogte van het subsidie wordt bepaald aan de hand van een traditionele begroting die door de instelling wordt ingediend. De discussie tussen instelling en gemeente gaat vervolgens alleen over het meerdere dat door de instelling wordt aangevraagd. De rest blijft buiten gesprek. Vooral bij kleinere gemeenten wordt nog steeds op basis van globale exploitatiesubsidies gewerkt. Steeds meer gemeenten schakelen over op een vorm van budgetsubsidiëring waarbij zoveel mogelijk op output wordt gestuurd en een rechtstreekse relatie wordt gelegd tussen subsidiebudgetten en te leveren prestaties. De instellingen krijgen met budgetsubsidiëring meer financiële verantwoordelijkheid en betere mogelijkheden om zich als cultureel ondernemer te ontwikkelen. De ervaring leert dat het budgetcontract een neerslag is van het vertrouwen dat subsidiegever en instelling in elkaar stellen. Gebrek aan vertrouwen leidt tot zeer gedetailleerde contracten, die vaak ook op inputniveau allerlei bepalingen kennen. Wanneer er wederzijds vertrouwen is, beperken subsidiecontracten zich tot hoofdlijnen en geven ze de instelling ruimte voor ondernemerschap en het lopen van enig bedrijfsrisico.

Uitgangspunten bij budgetsubsidiëring zijn: 1. sturen op doelen door de gemeente doordat ze weet wat ze met de subsidiëring van de bibliotheek wil bereiken; 2. vergroten van de verantwoordelijkheid van de instelling doordat ze weet hoe ze aansluiting vindt bij het gemeentelijk beleid; 3. vastleggen van afspraken over producten en prestaties en de daarvoor beschikbare budgetten; 4. vrije besteding van de budgetten door de instelling onder voorwaarde dat de afgesproken prestaties worden gehaald (de begroting is niet bindend op onderdelen, maar wel in zijn geheel); 5. geen directe bemoeienis van de gemeente met de uitvoering en aansturing van de instelling.


5

Voorwaarden voor gemeenten bij budgetsubsidiëring zijn: 1. het formuleren van bibliotheekbeleid op hoofdlijnen (maar wel zo operationeel en meetbaar mogelijk). De Vernieuwingsagenda biedt daartoe een goed hulpmiddel. De gemeente concretiseert hierin haar verwachtingen van de bibliotheek; 2. het hanteren van een eenduidige cyclus van planning en control waarbinnen afspraken met de bibliotheek periodiek worden getoetst. Voorwaarden voor bibliotheken bij budgetsubsidiëring zijn: 1. het vertalen van de beleidsdoelstellingen van de gemeente naar eigen instellingsbeleid, producten en prestaties; 2. het op orde hebben van de financiële en administratieve huishouding (wenselijk zijn een productbegroting en een vorm van tijdschrijven).

3.

Stappen om te komen tot budgetafspraken

Budgetsubsidiëring is een cyclisch systeem waarin men jaarlijks (of vaker indien nodig) met elkaar de stand van zaken bespreekt en één keer per vier jaar grondiger het bibliotheekbeleid behandelt. Het heeft de voorkeur dit laatste te koppelen aan de gemeenteraadsperiode. Stap 1 - Beleidskader van de gemeente Het beleidskader van de gemeente, of het gezamenlijke beleidskader van gemeenten die een basisbibliotheek subsidiëren, moet SMART1 worden geformuleerd. Het beleidskader van het college van B&W wordt vooraf als kaderstellend document in de gemeenteraad besproken. NB: in verband met het dualisme is het denkbaar dat, gezien het belang van de bibliotheek voor de gemeente en de daarmee gemoeide subsidie, het meerjarenconvenant en de jaarlijkse uitvoeringsovereenkomst tussen gemeente en bibliotheek in de gemeenteraad worden besproken. De raad stelt vervolgens het beleidskader vast. Stap 2 - Bedrijfsplan van de basisbibliotheek De basisbibliotheek speelt in op het gemeentelijk beleid door in haar bedrijfsplan (www.bibliotheekvernieuwing.nl / Nieuws / nieuwsbericht van 23 mei 2005: Maak zelf je bedrijfsplan) aan te geven op welke wijze, met welke activiteiten en met welk resultaat zij een bijdrage denkt te leveren aan het gemeentelijk beleid.

Stap 3 - Meerjarenconvenant tussen gemeente(n) en basisbibliotheek Een meerjarenconvenant wordt afgesloten tussen de individuele gemeente(n) en de basisbibliotheek. Met het gemeentelijk beleid en het bibliotheekbeleid in de hand proberen gemeente en basisbibliotheek overeenstemming te vinden over uitvoering en invulling van het te voeren beleid, rekening houdend met de beschikbare middelen. Afspraken hierover worden vastgelegd in een meerjarenconvenant voor een periode van vier jaar. Het meerjarenconvenant is in principe gelijkluidend voor alle gemeenten die in een bepaalde regio samen een basisbibliotheek subsidiëren. In bijlage 2 is een voorbeeld van een meerjarenconvenant inclusief toelichting opgenomen. Het is ook mogelijk om, bij meer dan één subsidiërende gemeente, een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten waarin diverse afspraken met betrekking tot de basisbibliotheek worden vastgelegd. In bijlage 3 is een voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst opgenomen zoals die is opgesteld door de elf gemeenten die de 1

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.


6

basisbibliotheek Rivierenland in stand houden. In deze overeenkomst staat onder meer dat de elf gemeenten eenzelfde basispakket afnemen. Specifieke afspraken per gemeente met de basisbibliotheek zijn vastgelegd in aparte uitvoeringsovereenkomsten per gemeente. Stap 4 - Jaarlijkse product-prestatieovereenkomst tussen gemeente en basisbibliotheek Omdat het budgetrecht van een gemeente niet verder strekt dan een jaar, zal altijd gewerkt moeten worden met een jaarlijkse subsidiebeschikking. In juridische zin is er pas op dat moment sprake van een overeenkomst. Om deze reden zijn er gemeenten die ervoor kiezen aan de subsidiebeschikking een product-prestatieovereenkomst (of uitvoeringsovereenkomst) te koppelen, die betrekking heeft op het betreffende subsidiejaar. De overeenkomst vormt dan de feitelijke vertaling van het meerjarenconvenant voor enig subsidiejaar. In bijlage 1 is een voorbeeldschema van een eenjarige product-prestatieovereenkomst inclusief toelichting opgenomen. Een voordeel van het werken met een product-prestatieovereenkomst is de mogelijkheid om per prestatie of prestatiecategorie inzicht te krijgen in de kosten en baten. Waar, bij meer subsidiërende gemeenten, in het meerjarenconvenant collectieve afspraken gemaakt worden, zijn beschikking en uitvoeringsovereenkomst geschikt om deze per gemeente in te vullen, met mogelijkheden voor lokaal maatwerk. Stap 5 - Rapportages van de basisbibliotheek Over de te realiseren prestaties wordt door de basisbibliotheek op verschillende momenten gerapporteerd. De basisbibliotheek levert uitvoeringsgegevens aan die kunnen worden vergeleken met de afspraken die in de product-prestatieovereenkomst zijn vastgelegd. De gemeente heeft hierbij een controlerende rol. De basisbibliotheek levert minimaal de volgende rapportages: - een inhoudelijk jaarverslag inclusief een jaarrekening over het voorafgaande jaar, voorzien van een prestatiebegroting voor het komende jaar (rapportage omstreeks 1 april, zodat eventuele begrotingsclaims zonodig kunnen worden betrokken bij de gemeentelijke begrotingscyclus); - een tussenrapportage over de prestaties in de eerste helft van het lopende begrotingsjaar (rapportage omstreeks 1 augustus, zodat eventuele afwijkingen zonodig betrokken kunnen worden bij de gemeentelijke najaarsnota). In principe zou een jaarlijkse rapportage voldoende moeten zijn. Om ervoor te zorgen dat de rapportages de minimaal noodzakelijke informatie bevatten, kan een vooraf vastgesteld stramien door de gemeente aangeleverd worden. Bij subsidiëring van de basisbibliotheek door meerdere gemeenten moeten de procedures voor inrichting van begroting en jaarrekening op elkaar worden afgestemd. Stap 6 – Subsidieverordening(en) gemeente(n) Ten behoeve van helder opdrachtgeverschap bij meerdere gemeenten van één basisbibliotheek, is het raadzaam de subsidieverordeningen af te stemmen. Een voorbeeld van een gezamenlijke subsidieverordening, zoals is opgesteld voor basisbibliotheek Rivierenland, is bijgevoegd in bijlage 4. Bij meerdere subsidiegevers dient ook de subsidieprocedure te worden afgestemd. Daarbij moeten afspraken worden gemaakt over de afhandeling van subsidies en de financiële en inhoudelijke rapportages (en de daarbij gehanteerde termijnen). Het verdient aanbeveling om ook collectieve afspraken te maken over de indexering van lonen en prijzen.


7

Stap 7 - Financiële spelregels Uitgangspunt is dat de basisbibliotheek verantwoordelijk is voor haar eigen bedrijfsvoering. De basisbibliotheek wordt geacht bedrijfsmatig te werken. Het toezicht op de realisatie van gegunde taken is een verantwoordelijkheid van de gemeente; het gaat immers om de besteding van gemeenschapsgeld. a. Bepalen van het subsidieniveau Uitgangspunt is dat het subsidie voldoende is om de prestaties te kunnen uitvoeren. Instelling en gemeente moeten vooraf overeenstemming vinden over de hoogte van het subsidie. Dat kan als volgt: - De basis voor het vinden van overeenstemming moet worden gezocht in de resultaten van het afgelopen jaar: is er overeenstemming over aard en omvang van de prestaties? Is het daarvoor beschikbaar gestelde budget voldoende gebleken? Heeft de bibliotheek het voorgenomen beleid kunnen uitvoeren? - Bij de vorming van de basisbibliotheek moet worden gezocht naar een nieuwe ‘ijking’ van de subsidieniveaus en daarmee gemoeide dienstverlening. Collectieve afspraken over het optuigen van de backoffice, over dienstverlening in de frontoffice en de toerekening van kosten zijn hier onderdeel van. - In aanvulling hierop kan worden gesproken over uitbreiding van activiteiten voor de komende jaren (nieuw beleid): in hoeverre kan de instelling hier zelf financiering voor vinden? In welke mate is subsidiëring door de gemeente nodig? Voor zover aanvullend budget nodig wordt geacht, zal dit betrokken moeten worden bij de gemeentelijke begrotingsbehandeling. De begroting moet vóór 1 april worden aangeleverd. - Bespreken van de extern kostprijsverhogende factoren, bijvoorbeeld als gevolg van wettelijke maatregelen (bijvoorbeeld arbo-eisen), groei van het verzorgingsgebied (areaaluitbreiding) of CAO-afspraken. Ook hier weer de vraag: in hoeverre ziet de instelling zelf mogelijkheden dekking te vinden? In hoeverre is aanvullend budget van de gemeente nodig? Noodzakelijk hierbij is, het budget van de gemeente ook weer te betrekken bij de gemeentelijke begrotingsbehandeling. - Toepassen van indexering. De budgetten worden jaarlijks geïndexeerd. De subsidie wordt jaarlijks aangepast met een compensatie voor de ontwikkeling van lonen en prijzen. De indexpercentages die hiervoor worden gebruikt, worden ontleend aan de septembercirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken aangaande het gemeentefonds: de prijsmutaties overheidsconsumptie (gebaseerd op de ramingen in de Macro Economische verkenningen van het Centraal Planbureau). De budgetten worden in beginsel voor vier jaar vastgelegd. Tussentijdse aanvullingen/afwijkingen zijn alleen mogelijk voor: - groei van het verzorgingsgebied (‘areaaluitbreiding’); - beleidsaccenten zoals opgenomen in het beleidskader en vastgelegd in het meerjarenconvenant; - extern kostprijsverhogende factoren die niet beïnvloed kunnen worden door de instelling (autonome kostenontwikkeling); - ontwikkeling gemeentefonds. b. Afdekken risico’s Instellingen met budgetsubsidie worden geacht hun eigen ‘broek’ op te houden. Het grootste risico is gelegen in eventuele wachtgeldverplichtingen. Voor zover deze direct te wijten zijn aan (bezuinigingen door) de gemeente, zal de gemeente hiervan ook de wachtgeldverplichtingen moeten dragen. Andere wachtgeldverplichtingen zijn voor rekening


8

van de instelling. Om dit risico af te dekken en om schommelingen in de bedrijfsvoering op te vangen, heeft de instelling behoefte aan een algemene reserve of een bestemmingsreserve. Het is gebruikelijk de algemene reserve of het weerstandsvermogen te bepalen op ca. 10 % van het structurele subsidiebedrag. Bibliotheken bepleiten soms een ruimhartigere mogelijkheid hiertoe. c. Aanvullende subsidie nodig? Wanneer een instelling tussentijds of bij de start van een nieuwe budgetperiode aangeeft aanvullende subsidie nodig te hebben, is het reëel de stand van de algemene reserve daarbij te betrekken. De algemene reserve moet worden bezien bij de afrekening over de betreffende budgetperiode. Aanvullende taken die gedurende de looptijd van een budgetcontract door de gemeente aan de bibliotheek worden opgedragen, dan wel door de bibliotheek zelf worden voorgesteld, moeten ook aanvullend worden bekostigd. Wanneer de bibliotheek gedurende de looptijd van een budgetcontract extra middelen vraagt voor de uitvoering van reeds afgesproken taken, kan de ontwikkeling van de algemene reserve hierbij worden betrokken. d. Btw-problematiek Op grond van een notitie die eind 1994 door de staatssecretaris van financiën is gezonden aan de Tweede Kamer over btw-heffing, valt te concluderen dat budgetsubsidiëring alleen in uitzonderlijke gevallen aanleiding kan geven tot btwheffing. De Wet op de Omzetbelasting kent geen bijzondere bepalingen voor de btwheffing over subsidies. De vraag of btw is verschuldigd over een subsidie dient op basis van algemeen geldende bepalingen beantwoord te worden. Als een ondernemer een prestatie verricht die niet is vrijgesteld van btw en hij in rechtstreeks verband met deze prestatie een vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld een prijs of subsidie, dient over deze vergoeding btw te worden voldaan. De algemene conclusie van de landelijke werkgroep die de staatssecretaris adviseerde is dat bibliotheken buiten de btwheffing blijven. Sindsdien worden daar soms vraagtekens bij gezet. Om problemen te voorkomen is het raadzaam om op grond van een totaal jaarplan van de bibliotheek subsidie toe te kennen en bij een toekenning voor een volgend jaar rekening te houden met de resultaten van het jaar ervoor. Dit betekent dat het de voorkeur heeft om niet achteraf de subsidie lager vast te stellen wanneer de afgesproken prestaties uit het jaarplan niet gehaald zijn, maar hiermee rekening te houden bij de afspraken voor het nieuwe jaar. Zie voor meer informatie zie www.vng.nl, ledenbrief 94/329, 17 januari 1995.


9

Bijlage 1:

VOORBEELDSCHEMA EENJARIGE PRODUCTPRESTATIEOVEREENKOMST


10

Algemene toelichting Een product-prestatieovereenkomst is een jaarlijkse overeenkomst tussen gemeente(n) en basisbibliotheek, ter uitwerking van een subsidieconvenant of beschikking. Om met dit voorbeeldschema te kunnen werken, dient eerst in een gesprek met de basisbibliotheek tot duidelijke afspraken te worden gekomen over de kernfuncties van de basisbibliotheek en de waardering daarvan. Deze kernfuncties zijn: kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, kunst en cultuur, lezen en literatuur en ontmoeting & debat. In de lokale Vernieuwingsagenda (www.bibliotheekvernieuwing.nl / Publicaties / Hulpmiddelen uit de praktijk) is een simpel format opgenomen dat als agenda kan worden gebruikt bij zo’n gesprek met de basisbibliotheek. Uitgangspunt van dit voorbeeldschema is dat er vervolgens afspraken worden gemaakt over de output: de gewenste resultaten. Dat betekent dat over de bedrijfsvoering en daarbinnen over onderwerpen als personeel en collectievorming in principe geen afspraken nodig zijn. In sommige gevallen is output slecht meetbaar en wordt wel input benoemd. Dit geldt bijvoorbeeld voor de collectie van de bibliotheek. Product en prestatie Het is belangrijk te vermelden wat wij onder product en prestatie verstaan. Producten worden in onze definitie gelijkgesteld aan activiteiten; prestaties zijn de resultaten van een product of activiteit. Wanneer een product een cursus is, dan zijn prestaties bijvoorbeeld: het aantal deelnemers, het bereik onder bepaalde doelgroepen en de waardering van de cursus door de deelnemers. Bij prestaties is altijd de gebruiker ‘in beeld’. Kwantiteit èn kwaliteit! In de voorbeelden van prestaties in het schema, is gestreefd naar zoveel mogelijk kwantitatieve gegevens. Minstens zo belangrijk is echter het gesprek tussen gemeente en basisbibliotheek over de kwaliteit van het bibliotheekwerk. Door gebruikersonderzoek, visitatie en dergelijke kan een goed beeld van de kwaliteit worden verkregen. Kies de voor u belangrijke functies en producten In het schema is gewerkt met de terminologie die is gehanteerd in de Richtlijn voor basisbibliotheken en de lokale Vernieuwingsagenda. U kunt dit voorbeeldschema gebruiken als een checklist bij het maken van afspraken tussen gemeente en basisbibliotheek. Maak daarbij vooral zelf de selectie van de kernfuncties en bijbehorende kerndiensten en producten die in uw situatie belangrijk zijn! Het is geenszins de bedoeling dat u het volledige schema invult. Bovendien: het meten van prestaties vraagt om registratie door de basisbibliotheek. Ook om de administratieve rompslomp daar te beperken is het belangrijk selectief te zijn. Een kostentoerekening naar producten is in de praktijk nog nauwelijks mogelijk. Het landelijke traject dat door de Vereniging van Openbare Bibliotheken is ingezet om o.a. te komen tot een productbegroting (rekeningschema) volgens de Richtlijn (www.debibliotheken.nl / Vereniging / Alle projecten / A-D/ brancheformules / De vergelijkende bibliotheek) moet hierin verbetering gaan brengen.

Toelichting begrippen in het voorbeeldschema •

Kernfuncties: kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, kunst en cultuur, lezen en literatuur en ontmoeting en debat. Per kernfunctie worden kerndiensten van de bibliotheek benoemd en één of meer speerpunten voor gemeentelijk (lokaal) beleid. Het niveau van dienstverlening laat zich afmeten aan vier ‘dimensies’: personeel en professionaliteit, gebouw, collectie en netwerkdeelname. De bibliotheken zijn echter nog niet allemaal zover dat zij de kosten kunnen toerekenen. In de Richtlijn deel II: kostentoerekening


11

•

• •

• • •

(www.bibliotheekvernieuwing.nl / Publicaties / Hulpmiddelen uit de praktijk) is een globale kostentoerekening gemaakt naar de kernfuncties volgens de Richtlijn voor basisbibliotheken. Deze berekeningen bieden een algemeen uitgangspunt voor wat beleidskeuzes en daarmee de innovatie van de dienstverlening globaal kosten. Functie ondersteuning en ontwikkeling: naast de vijf hiervoor genoemde kernfuncties is er de functie ondersteuning en ontwikkeling. Deze omvat de kerndiensten administratie, management, systeembeheer, marketing & productontwikkeling en kwaliteitszorg. Voor zover deze functies zich lenen voor outputafspraken, zijn deze opgenomen in het voorbeeldschema. Kerndiensten: onder elke kernfunctie worden kerndiensten beschreven; onder de eerste vier kernfuncties komen terug de kerndiensten raadplegen (fysiek/digitaal) en uitlenen. Producten: bij elke kerndienst zijn producten benoemd zoals informatiepunten (bij kennis en informatie) en ondersteuning voorschoolse voorzieningen (bij educatie). Daarvan horen sommige bij de kerndiensten die elke basisbibliotheek zou moeten hebben, de overige zijn speerpunten die door gemeenten en basisbibliotheek gekozen kunnen worden. Dit is in het format aangegeven. Bij de producten gaat het om activiteiten, zoals cursussen, het aanbieden van een leesbevorderingsprogramma, enzovoort. Prestaties: de resultaten van een activiteit. Speerpunten: u kunt één of meer speerpunten van gemeentelijk beleid kiezen, per kernfunctie zijn daarvoor mogelijkheden aangegeven. Algemene afspraken: naast de kernfuncties en de functie ondersteuning & ontwikkeling is er een gedeelte opgenomen voor algemene afspraken zoals voor tarieven, aantal leden, aantal bezoekers etc. Daarnaast zijn de onderdelen raadplegen en uitlenen ook hier vermeld zodat hierop meer algemene afspraken gemaakt kunnen worden.

Het schema met voorbeelden dekt het geheel van mogelijke afspraken per kernfunctie/dienst/product. In de praktijk wordt slechts een deel ingevuld (net als bij de lokale Vernieuwingsagenda).

Afspraken die telkens terugkomen Mogelijke prestaties die per soort activiteit terugkomen, zijn het aantal en duur van de activiteiten, bereik (aantal bezoekers aan de bibliotheek en deelname aan specifieke activiteiten/aantal leden/deelname aan cursussen), tevredenheid over specifieke activiteiten (of meer algemeen over de dienstverlening van de bibliotheek). Onderzoek naar de tevredenheid van gebruikers kan regelmatig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld op locatie (mondelinge enquête onder bezoekers) of schriftelijk/digitaal onder leden. Een andere vorm is het opnemen van vragen over de bibliotheek in de gemeentelijke omnibus enquête.


12

Instelling: Subsidiejaar: Toerekening Kernfunctie/ Kerndienst

Product

Resultaat

Personeel Kosten/baten

Gebouw Collectie Netwerk Kosten/baten Kosten/baten Kosten/baten

Kennis en informatie Raadpleegfunctie en vraagbemiddeling (fysiek) Idem (digitaal)

Uitleenfunctie

Digitale vraagbaak (Al@din) (Landelijke) overheidsinformatie Exploitatie website

Speerpunten Informatiepunt (specifiek onderwerp)

Media educatie

Kosten per onderdeel

Aanwezigheid inlichtingenbalie / klantenservice Aanbod van digitale diensten (bijv. bibliotheek.nl, databanken), via internet / pc terminals Uitlenen, inname, aanvragen en reserveren van de informatieve collectie Deelname aan en uitvoering van Al@din Opbouw en exploitatie Overheidsinformatiepunt Opbouw en exploitatie informatieve website (raadpleegfunctie, catalogus, mogelijkheid tot reserveren en verlengen)

Aantal informatievragen

…

Aantal informatievragen en raadplegingen

…

Opbouw en exploitatie fysiek of digitaal informatiepunt (bijv. gezondheid, jeugd, cultuur, inburgering, reizen, WMO) Uitleg catalogus aan groepen, groepsontvangsten, cursussen mediagebruik, bibliotheekinstructie, rondleidingen

Aantal informatievragen/‘hits’)

Aantal uitleningen informatieve collectie (evt uitsplitsten naar klantgroep: tot 14 jaar, 14 – 17 jr, 18 jr en ouder, senioren, instellingen) Aantal informatievragen

…

Aantal informatievragen Aantal raadplegingen/handelingen (uitlening, reservering)

Aantal/soort/duur activiteiten Aantal deelnemers Tevredenheid deelnemers

Omvang informatieve collectie

Totale kosten/baten kennis en informatie


13

Toerekening Kernfunctie/ Kerndienst

Product

Resultaat

Aantrekkelijke en overzichtelijke presentatie van materialen, afgestemd op doelgroepen Aparte ruimte voor de groep 0 – 18 jaar Rustige werkplekken voor publiek met pc terminals Publieke werkplekken met pc terminals (toegang tot catalogus, digitale databanken, Al@din, specifieke digitale diensten zoals Schoolbibliotheek.nl, e.d.) Uitleen, inname en reserveren van educatieve collectie, specifiek voor het primair en voortgezet onderwijs Aanbod van diensten aan en partner van instellingen (consultatiebureaus, kinderopvang, opvoedingsinstellingen, scholen e.d.) Diverse diensten mogelijk zoals samenstellen projectcollecties, CKV aanbod, klassenbezoeken, organisatie buitenschoolse activiteiten e.d.

Gebruik werkplekken (indien dit geregistreerd kan worden)


Gebouw Kosten/ baten

Collectie Kosten/ baten

Netwerk Kosten/ baten

Ontwikkeling en Educatie Raadpleegfunctie (fysiek: presentatie en faciliteiten t.b.v. ontwikkeling en educatie

Uitleenfunctie (specifiek voor primair en voortgezet onderwijs) Ondersteuning van voorschoolse voorzieningen, onderwijs en mediatheek voor primair, voortgezet onderwijs en MBO

Speciale ruimten/ voorzieningen voor peuters, kinderen en jongeren Studiemogelijkheden leven lang leren Doorlopende leeslijn 0 – 18 jaar


Aantal uitleningen educatieve collectie Idem specifieke doelgroep collecties

Aantal/soort diensten en voor wie Deelname Tevredenheid (bijv.: peuterbezoeken/kleuterbezoeken/ groepsbezoeken PO; per categorie aantal groepen/aantal kinderen) (specifieke projecten: kinderjury, klassenbezoeken VO; ook hier aantal groepen/ aantal kinderen), (rondleidingen, informatiebijeenkomsten voor schoolteams, ‘week van het leren’, project 50+ leest voor aan kleuters) Gebruik ruimten

Gebruik ruimten Opbouw collectie verschillende leeftijdsgroepen

14

Toerekening Kernfunctie/ Kerndienst

Product

Resultaat

Aanbieden projecten als Boekenpret, Voortouw en overige dienstverlening aan peuterspeelzalen en kinderdagverblijven Aanbod specifieke projecten

Aantal/soort/duur activiteiten Deelname Tevredenheid


Gebouw Kosten/ baten

Collectie Kosten/ baten

Netwerk Kosten/ baten

Ontwikkeling en Educatie Speerpunten Structureel programma voor actieve voor- en vroegschoolse educatie

Structureel programma bestrijding onderwijsachterstand Cursussen voor volwassenen en jongeren vanaf 12 jaar Kosten per onderdeel

Ontwikkelen, voorbereiden en geven van cursussen (ook door niet bibliotheek medewerkers)

Aantal programma’s/soort/aantal/duur activiteiten Deelname Tevredenheid Aantal / soort activiteiten Deelname Tevredenheid Omvang educatieve collectie/ projectcollec-ties

Totale kosten/baten ontwikkeling en educatie


15

Toerekening Kernfunctie/Kerndienst

Product

Resultaat

Uitleen, inname, aanvragen en reserveren van specifieke onderdelen van de collectie Aanschaf en beheer specifieke informatie (fysiek en digitaal) over het eigen culturele erfgoed en aandacht voor lokale en regionale historische thema’s Exposities van musea en archieven in bibliotheekvestigingen Mogelijk maken exposities amateur kunstenaars e.d. (kunst, muziek, fotografie, poëzie)

Aantal uitleningen Raadplegingen

Organisatie van literaire lezingen en schrijversbezoeken Bijdrage leveren aan jaarlijks cultureel programma, door aanbod folders / agenda gegevens en samenwerking bij activiteiten met theater, archief, musea e.d. Realiseren van een cultuurinformatiepunt Ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren cursussen voor diverse doelgroepen

Aantal/soort/duur activiteiten Aantal bezoekers Tevredenheid Aantal/soort/duur activiteiten Aantal bezoekers Tevredenheid


Gebouw Collectie Kosten/baten Kosten/baten

Netwerk Kosten/baten

Kunst en cultuur Presenteren, raadplegen en uitlenen materialen Aandacht voor plaatselijke cultuurhistorie en cultureel erfgoed

Lokaal platform plaatselijke kunst – en cultuurinstellingen

Speerpunten Culturele / literaire activiteiten

Bevorderen cultuurparticipatie

Cultuurinformatie (punt) Cultuureducatie


Aantal/soort/duur activiteiten Aantal deelnemers/bezoekers Tevredenheid

Aantal/soort/duur activiteiten Met wie Aantal deelnemers/bezoekers Tevredenheid

Aantal vragen (fysiek/digitaal) Aantal bezoeken Aantal/soort/duur activiteiten Aantal deelnemers Tevredenheid Omvang romans en ontspanningslectuur

Totale kosten/baten kunst en cultuur


16


Product

Resultaat

Uitleen, inname, aanvragen en reserveren van de leesstimulerende collectie Gehele collectie van de Nederlandse bibliotheken Uitleen, inname, aanvragen en reserveren van de specifieke materialen voor visueel gehandicapten en ouderen. Speciale apparatuur voor leesgehandicapten. Faciliteren leeskringen Boekendienst aan huis Dienstverlening aan zorginstellingen Kinderboekenweek Leesbevorderingsprojecten scholen

Aantal uitleningen Raadplegingen

Opbouw en exploitatie Makkelijk Lezen Plein, geven van instructies / introductie Ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren cursussen voor diverse doelgroepen

Deelname aan instructies/introductie


Gebouw Kosten/baten

Collectie Kosten/baten


Lezen en literatuur Presenteren, raadplegen en uitlenen materialen Toegang tot de collectie Nederlandse bibliotheken Dienstverlening aan speciale groepen (lees)gehandicapten

Leesstimuleringsprojecten voor diverse doelgroepen

Speerpunten Makkelijk lezen plein

Literatuureducatie


Deelname aan project ‘Landelijk Lenen, Lokaal Leveren’ Aantal uitleningen Raadplegingen

Aantal gebruikers Aantal leeskringen Aantal deelnemers leeskringen Aantal transacties boekendienst aan huis Aard / omvang dienstverlening zorginstellingen Idem scholen

Deelname Tevredenheid

Omvang literaire collectie

Totale kosten/baten lezen en literatuur


17


Product

Resultaat

Inrichting en exploitatie ontmoetingsruimte / café

Aantal bezoekers Tevredenheid

Bieden van ruimte in de bibliotheek voor bijvoorbeeld cursussen, informatiebijeenkomsten, lezingen etc. Organisatie lezingen en debatten, politiek café, discussiebijeenkomsten, inspraakavonden etc. door de bibliotheek zelf Informatiebijeenkomsten met gezelligheidsfactor, inburgering rondleiding, cursussen rond prepensionering Opzet en onderhoud interactieve website met inspraakmogelijkheden en meningsvorming

Welke organisaties Aantal/soort activiteiten Deelname \ Tevredenheid


Gebouw Kosten/baten

Collectie Kosten/baten


Ontmoeting en debat Ontmoeting Speerpunten Ruimte voor activiteiten van andere organisaties

Platform voor maatschappelijk debat

Sociale cohesie en leefbaarheid

Digitaal forum (webgroepen)



Aantal raadplegingen/deelnemers

Kosten/baten per onderdeel Totale kosten/baten ontmoeting en debat


18


Product

Resultaat


Gebouw Collectie Kosten/baten Kosten/baten


Ondersteuning en ontwikkeling Administratie Management

Systeembeheer

In totaal 8% jaaromzet

Marketing & productontwikkeling

Kwaliteitszorg

De OB draagt in de periode … zorg voor …… De OB draagt in de periode … zorg voor beleidsontwikkeling ten aanzien van … (bijv. doelgroepenbeleid, huisvestingsplannen, herinrichting, etc.) Ruimte voor ontwikkelen nieuwe producten / diensten Personeelsbeleid: opleiding en ontwikkeling personeel i.v.m. nieuwe dienstverlening De OB draagt in de periode … zorg voor het actueel houden van ICT toepassingen in het secundaire proces De OB draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van een jaarlijks klanttevredenheidsonderzoek; daarnaast neemt de OB initiatieven voor het vergroten van publieksbereik door middel van …. De OB draagt in periode … zorg voor het verbeteren van bestaande diensten c.q. ontwikkelen van nieuwe diensten (bijvoorbeeld ontwikkelen van een nieuwe site met regionale informatie) Voldoen aan landelijke normen certificering

Kosten/baten per onderdeel Totale kosten/baten ondersteunende functies


19

Algemene afspraken

Product

Resultaat

Tarieven

Jeugd volwassenen 65+ kortingsregelingen Jeugd volwassenen senioren alle leeftijden Aanschaf en beheer van een basiscollectie

€ € €

Aantal leden

Aantal bezoekers Collectie

Raadpleegfunctie en vraagbemiddeling (fysiek en digitaal)

Aanwezigheid inlichtingenbalie / klantenservice Aanbod van digitale diensten (bijv. bibliotheek.nl, databanken, via internet, pc terminals

Aantal uitleningen

media jeugd media volwassenen media andere gebruikersgroepen

Aantal informatievragen

Aantal verstrekte inlichtingen

Aantal raadplegingen website

Aantal aanvragen / reserveringen media


Huidige aantal + doelstelling (bijv. op peil houden aantal leden, groei met .. %, etc.) … Basiscollectie van een bepaalde omvang en kwaliteit Afschrijvingspercentage Aantal informatievragen en raadplegingen (evt. te verbinden met streefgetal – zie hieronder) Indien en in de bibliotheek specifieke informatiepunten zijn rond gezondheid,. Cultuur e.d. dan kan worden bezien of hiervoor het aantal informatievragen/raadplegingen aangegeven kan worden De OB streeft ernaar het aantal uitleningen in de periode … minimaal op het niveau van (jaar) te houden (eventueel te differentiëren naar grafische media, audiovisuele media en digitale media) De OB streeft er naar het aantal verstrekte inlichtingen in de periode … te handhaven/uit te breiden of te verlagen met …% De OB streeft ernaar om het aantal uitleningen via de website in de periode … te handhaven/uit te breiden of te verlagen met ..% Idem aantal ‘hits’ website

20

Algemene afspraken

Product

Resultaat

Openingstijden (fysiek en virtueel)

Aantal vestigingen Hoofdvestiging Filiaal A Filiaal B Etc. Bibliobus Uitleenpunt Website scholen, instellingen, gemeente, etc.

… …

Samenwerkingsverbanden met …….


21

Bijlage 2:

MEERJARENCONVENANT BUDGETSUBSIDIE "Een voobeeld"


22

Toelichting Het is gebruikelijk om het meerjarenconvenant af te sluiten voor een periode van vier jaar, aansluitend op de beleidscyclus van een gemeente. In een meerjarenconvenant voor budgetsubsidie worden de volgende elementen benoemd: 1. de hoofdlijnen van het gemeenschappelijke beleidskader; 2. de prestaties die de instelling zal leveren, gebundeld benoemd in een beperkt aantal logische prestatiecategorieën; 3. de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van het beleid en het subsidie dat de gemeente in de komende jaren voor de prestaties beschikbaar stelt, zoals bekend op het moment van het afsluiten van de overeenkomst. Hierbij moet worden aangetekend dat de gemeente dat alleen intentioneel kan doen, omdat het wettelijk vastgelegde budgetrecht van de gemeenteraad niet verder reikt dan één jaar; 4. afspraken over aan te leveren gegevens waarop per prestatiecategorie kan worden gestuurd. Hiermee is de sturing in kwantitatieve zin gewaarborgd. Over kwalitatieve sturing kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld in de vorm van een jaarlijks overleg tussen gemeente en instelling. Of, verdergaand, het instellen van een visitatiecommissie; 5. financiële spelregels; 6. afspraken over tussentijdse rapportages, jaarverslagen en jaarrekeningen.


23

CONVENANT BUDGETSUBSIDIE 2006 - 2009 Bijlagen: - Schema product-prestatieovereenkomst ….. (jaar) - Certificeringsnormen VNG/VOB Ondergetekenden: De gemeente …., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder, de heer/mevrouw …, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van……..................nr...........................…. hierna te noemen de gemeente; en Basisbibliotheek ….., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …. in zijn/haar hoedanigheid van voorzitter hierna te noemen de basisbibliotheek Overwegende dat -

-

-

het subsidieproces2 waarmee uitvoering wordt gegeven aan dit convenant valt onder de werking van de Subsidieverordening van de gemeente ….; de gemeente aan de basisbibliotheek en de rechtsvoorgangers reeds een groot aantal jaren subsidies beschikbaar heeft gesteld voor de exploitatie van de bibliotheek; de gemeente de subsidie aan de basisbibliotheek wil continueren in de vorm van budgetsubsidiëring, waarbij wordt omschreven en vastgelegd welke prestaties voor de beschikbare subsidie worden geleverd; de bibliotheek een basisbibliotheek is die door meerdere gemeenten gesubsidieerd wordt; het beleid van de gemeente ten aanzien van de basisbibliotheek is vastgelegd in de volgende documenten: ……… en als volgt kan worden samengevat: ………; het gemeentelijk beleid door de basisbibliotheek is vertaald in een instellingsbeleid dat is vastgelegd in de volgende documenten: …..; het van belang is meerjarenafspraken te maken over het verlenen van subsidies en de daarvoor door de basisbibliotheek te verrichten prestaties; deze vast te leggen in een convenant meerjarenafspraken dat het kader vormt voor een jaarlijks af te geven subsidiebeschikking met daaraan gekoppeld een prestatieovereenkomst ter concretisering van dit convenant; dat het systeem van budgetsubsidiëring uitgaat van cycli van vier jaren;

hebben partijen de intentie in de convenantperiode volgens de hierna komende bepalingen te handelen:

2

Het subsidieproces: van aanvraag tot afrekening.


24

1. Algemeen (begripsbepalingen) Het begrip budgetsubsidiëring zoals bedoeld in de subsidieverordening van de gemeente …., vastgesteld dd. … Het begrip Certificeringsnormen Openbare Bibliotheken, vastgesteld door de VNG en VOB dd. … (als bijlage bijgevoegd) Het begrip Openbare Basisbibliotheek …. , zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen de gemeenten …… dd. …

2. Doelstelling van de basisbibliotheek (conform statuten et cetera) De basisbibliotheek stelt zich ten doel ……

3. Huisvesting De basisbibliotheek beschikt in de gemeente … over de volgende vestiging(-en): - … Deze accommodatie(-s) is eigendom van de gemeente …. (hier nagaan of dit zo is en zo ja, dan geldt:) Voor het onderhoud aan genoemde vestigingen is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Hierin zijn alle werkzaamheden in het kader van groot onderhoud opgenomen, zowel voor de buitenkant als de binnenkant van de opstallen. De gemeente … verplicht zich de onderhoudswerkzaamheden uit te voeren conform het meerjarenonderhoudsplan.

4. Personeel De basisbibliotheek verplicht zich zorg te dragen voor gekwalificeerd personeel, conform de certificeringsnormen van VNG/VOB. 5. Kernfuncties, producten en prestaties (hier kunt u naar keuze per functie aangeven welke afspraken u maakt over producten en daaraan gekoppelde prestaties, voor zover deze gelden voor alle gemeenten die de basisbibliotheek subsidiëren. Specifieke afspraken worden in beschikking en uitvoeringsovereenkomst per gemeente neergelegd) - Kennis en informatie - Ontwikkeling en educatie - Kunst en cultuur - Lezen en literatuur - Ontmoeting en debat - Ondersteuning en ontwikkeling - Overig 5.1. Tarieven: De basisbibliotheek kent in 2006 de volgende tarieven: …. De basisbibliotheek is vrij de tarieven trendmatig te verhogen; voor jongeren tot 18 jaar worden geen contributies geheven. 5.2. openingstijden:


25

De basisbibliotheek garandeert voor de komende convenantperiode de volgende openingstijden: - hoofdvestiging:.. - filiaal: … 6. Kwaliteitstoetsing Om de kwaliteit van de te leveren prestaties te verzekeren voldoet de basisbibliotheek aan de certificeringsnormen van de VNG/VOB. 7. Ter beschikking te stellen middelen 7.1. Voor de bekostiging van de activiteiten en prestaties genoemd in artikel 5 stelt de gemeente voor het jaar 2006 een subsidie beschikbaar van € …... (optioneel) 7.2. De gemeente levert een eenmalige bijdrage aan de algemene reserve van 10% van het subsidiebedrag3 7.3. Onder voorbehoud van vaststelling van de gemeentebegroting door de gemeenteraad heeft de gemeente de intentie voor de jaren 2007, 2008 en 2009 een subsidie toe te kennen dat is gebaseerd op het bedrag genoemd onder 7.1. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de ramingen en de definitieve cijfers van de loon- en prijsontwikkelingen in de overheidssector zoals die worden gepubliceerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken (mei circulaire op basis van ramingen door het Centraal Planbureau). De indexering van de prijscomponent in dit bedrag wordt vastgesteld op basis van de stijging van de materiële overheidsconsumptie. 7.4. De bevoorschotting in gedeelten door de gemeente ……. vindt plaats in …. termijnen. 7.5. De basisbibliotheek kan gedurende de convenantperiode vóór …. (datum) van enig jaar een verzoek indienen voor een aanvullend subsidie betrekking hebbende op: - intensivering of uitbreiding van activiteiten passend binnen de beleidskaders die ten grondslag liggen aan dit convenant; - niet beïnvloedbare kostenontwikkelingen, zoals noodzakelijke kosten die op grond van de arbowetgeving worden gemaakt. 8. Subsidieproces 8.1. Conform de Subsidieverordening dient de basisbibliotheek uiterlijk op …… (datum) van het lopende kalenderjaar bij de gemeente de begroting in voor de volgende begrotingsperiode. 8.2. De begroting van de basisbibliotheek kent in beginsel een opbouw die inzicht geeft in de directe en indirecte kosten per onderscheiden productcategorie, zoals genoemd in artikel 5 (product-prestatiebegroting). Over de voortgang van de prestaties zoals genoemd in punt 3 dient de basisbibliotheek jaarlijks de volgende rapportage bij de gemeente in: vóór 1 augustus een tussentijdse rapportage waarin is aangegeven in hoeverre de prestaties in de eerste helft van het lopende kalenderjaar zijn gerealiseerd en wat de verwachting is voor de tweede helft van het jaar. 3

Doel hiervan is het helpen kweken van een weerstandsreserve die de basisbibliotheek in staat stelt om tegenvallers in de exploitatie zelf op te vangen. Terug naar de inhoudsopgave

26

8.3. In aansluiting op de Subsidieverordening dient de basisbibliotheek uiterlijk op 1 april van het lopende kalenderjaar bij de gemeente over het voorafgaande kalenderjaar in: - de door een accountantsverklaring voorziene jaarrekening; - een inhoudelijk jaarverslag, waarin in ieder geval is opgenomen een verslag van de producten/prestaties zoals genoemd in artikel 5. 8.4. Als bij de afrekening blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de oorzaken hiervan onderzocht. Naar aanleiding van dit onderzoek kan de subsidie lager vastgesteld worden. 8.5. Als in afwijking van de tussentijdse rapportage van 1 augustus (artikel 8.2) de geleverde prestaties sterk achterblijven, dan wel de rapportages niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van de basisbibliotheek, kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken op grond van artikel 4.49 van de AWB.

9. Vermogensvorming 9.1. De basisbibliotheek volgt de door de gemeente bepaalde nadere richtlijnen die gegeven zijn met betrekking tot aard en hoogte van de voorzieningen en afschrijvingen. 9.2. Het gerealiseerd exploitatiesaldo van de basisbibliotheek wordt toegevoegd dan wel onttrokken aan de algemene reserve. 9.3. De vermogenspositie wordt bij de onderhandelingen over het convenant betrokken. 9.4. Conform het gestelde in de Subsidieverordening behoeft de instelling de goedkeuring van de gemeente bij vervreemding van het vermogen.

10. Wijziging convenant Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van de overeenkomst met het oog op die omstandigheden. 11. Duur van de overeenkomst Het convenant geldt voor een periode van vier jaren en gaat in op 1 januari 2006 en eindigt op 31 december 2009, tenzij zich wijziging van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in artikel 10. Datum: ___________________________ Gemeente ……….

Basisbibliotheek ……..


27

BIJLAGE 3:

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE GEMEENTEN DIE STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK RIVIERENLAND (OBR) IN STAND HOUDEN.

"Een voorbeeld"


28

DE ONDERGETEKENDEN:

1)

De gemeente Buren, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, mevrouw drs. G.J.M.E. van der Donk-van Andel, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 21 juni 2005 (“gemeente Buren”);

2)

De gemeente Geldermalsen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen loco-burgemeester, mevrouw P.C. Davidse-Jonkman, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 27 september 2005 (“gemeente Geldermalsen”);

3)

De gemeente Culemborg, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer drs. W.J. Stegeman, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 22 september 2005 (“gemeente Culemborg”);

4)

De gemeente Druten, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen loco-burgemeester, de heer A.W. van den Broek, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 6 oktober 2005 (“gemeente Druten”);

5)

De gemeente Lingewaal, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer C. van Ooijen, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 8 september 2005 (“gemeente Lingewaal”);

6)

De gemeente Maasdriel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer G.M.D. van Eeuwijk, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 15 september 2005 (“gemeente Maasdriel”);


29

7)

De gemeente Neder-Betuwe, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, mevrouw mr. J.M. Talman-van der Woude, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 22 september 2005 (“gemeente Neder-Betuwe”);

8)

De gemeente Neerijnen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer A. Kusters, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 7 juli 2005 (“gemeente Neerijnen”);

9)

De gemeente Tiel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer mr. drs. W. Gradisen, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 24 augustus 2005 (“gemeente Tiel”);

10)

De gemeente West Maas en Waal, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer G.P.J. Zondag, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 15 december 2005 (“gemeente West Maas en Waal”);

11)

De gemeente Zaltbommel, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester in deze aangewezen wethouder, de heer drs. J.T.H.M. Penninx, uitvoering gevend aan het besluit van de raad van 20 juni 2005 (“gemeente Zalbommel”);

hierna afzonderlijk te noemen “gemeente” en gezamenlijk “samenwerkende gemeenten”.

OVERWEGENDE DAT: a)

de samenwerkende gemeenten wensen samen te werken ten behoeve van de instandhouding van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland ten behoeve van de


30

inwoners van Buren, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Neerijnen, Lingewaal, Tiel en Zaltbommel;

b)

de samenwerkende gemeenten hebben besloten tot subsidiëring van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland;

c)

de samenwerkende gemeenten hun onderlinge rechtsverhouding als volgt wensen vast te leggen.

1. Overlegorgaan en penvoerder 1.1.

De samenwerkende gemeenten zullen uiterlijk 1 mei 2006 een overlegorgaan in stellen welke zal bestaan uit de portefeuillehouders en ambtenaren uit de samenwerkende gemeenten die belast zijn met het bibliotheekwerk, [met een maximum van twee (2) personen per samenwerkende gemeente].

1.2. a.

Het overlegorgaan heeft ten doel om: toezicht te houden op de naleving van de wederzijds overeengekomen verplichtingen;

b.

voorstellen tot wijzigingen of uitbreiding van de samenwerkingsovereenkomst te bespreken indien één (of meerdere) van de samenwerkende gemeenten hiertoe tijdig een verzoek indient (indienen) bij de penvoerder van het overlegorgaan. Onder tijdig wordt in dit geval verstaan dat het verzoek tot wijziging of uitbreiding uiterlijk vóór 1 februari voorafgaande aan het jaar waarop de betreffende gemeente(n) de wijziging wil (willen) invoeren, schriftelijk kenbaar moet worden gemaakt aan de leden van het overlegorgaan.

1.3

het overlegorgaan neemt een besluit tot wijzigingen of uitbreiding van de samenwerkingsovereenkomst indien ten minste 2/3 van de portefeuillehouders die deel uitmaken van het overlegorgaan instemmen met de voorgestelde wijziging of uitbreiding.


31

1.4

a. b. c.

penvoerder De deelnemers aan het overlegorgaan stellen uit hun midden een penvoerder aan. De penvoerder wordt namens het overlegorgaan belast met het beleggen van een vergadering. Op basis van één van de volgende gronden dient de penvoerder een vergadering te beleggen: één (meerdere) van de samenwerkende gemeenten wil (willen) een wijziging of aanvulling aanbrengen in de samenwerkingsovereenkomst; één (meerdere) van de samenwerkende gemeenten wil (willen) de subsidierelatie met stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland wijzigen of beëindigen; één (meerdere) van de samenwerkende gemeenten komt (komen) de uit deze samenwerkingsovereenkomst voortvloeiende verplichtingen niet na.

2. Wederzijdse overeen te komen verplichtingen 2.1

De samenwerkende gemeenten verbinden zich jegens elkander tot afname van ten minste het basispakket per deelnemende gemeente.

2.2

De samenwerkende gemeenten verbinden zich jegens elkander tot uniforme verlening van subsidie conform de subsidieverordening stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland.

2.3

De samenwerkende gemeenten met uitzondering van de gemeenten Buren, Neder-Betuwe, Neerijnen en Lingewaal handhaven tenminste tot 1 januari 2009 het subsidiebedrag aan stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland op het niveau dat minimaal gelijk is aan het subsidiebedrag dat de samenwerkende gemeenten in 2005 voor het bibliotheekwerk beschikbaar stelden. De huisvestingskosten voor het bibliotheekwerk worden betaald door de gemeenten waar de vestiging is gelegen.

2.4

In afwijking van artikel 2.3 brengt de gemeente Maasdriel in 2006 het subsidiebedrag (exclusief huisvestingskosten) aan de basisbibliotheek terug tot het niveau van EUR 11.

2.5

In afwijking van artikel 2.3 handhaaft de gemeente Tiel het subsidiebedrag aan de basisbibliotheek Rivierenland op het niveau dat gelijk is aan het subsidiebedrag dat de gemeente Tiel in 2005 voor het bibliotheekwerk beschikbaar stelde minus:

•

een correctie in verband met het wegvallen van sommige gemeentelijke overheadkosten

•

de huisvestingskosten De huisvestingskosten voor de bibliotheekvestiging in Tiel worden betaald door gemeente Tiel met uitzondering van de huisvestingskosten van de directie en de centrale backoffice van


32

stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland die een verantwoordelijkheid zijn van alle samenwerkende gemeenten.

gezamenlijke

financiële

2.5

De samenwerkende gemeenten dragen vanaf 1 januari 2007 jaarlijks minimaal EUR 11 per inwoner bij als subsidie voor de afname van het basispakket van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland.

2.6

In afwijking van artikel 2.5 draagt de gemeente Tiel jaarlijks minimaal EUR 12 per inwoner bij als subsidie voor de afname van het basispakket van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland (namelijk instapniveau voor een gemeente met meer dan 30.000 inwoners).

2.7

In afwijking van artikel 2.5 geldt voor de gemeenten Buren, Neder-Betuwe, Neerijnen en Lingewaal een overbruggingsperiode tot 1 januari 2009, waarbij het volgende instapniveau zal gelden: 2006: bijdrage per inwoner aan producten en diensten bibliotheekwerk conform niveau 2005 + 25% van het verschil tussen huidige (niveau 2005) en minimale vereiste bijdrage ad EUR 11; 2007: bijdrage per inwoner aan producten en diensten bibliotheekwerk conform niveau 2005 + 50% van het verschil tussen huidige (niveau 2005) en minimale vereiste bijdrage ad EUR 11; 2008: bijdrage per inwoner aan producten en diensten bibliotheekwerk conform niveau 2005 + 75 % van het verschil tussen huidige (niveau 2005) en minimale vereiste bijdrage ad EUR 11; Per 1 januari 2009 dragen ook de gemeenten Buren, Neder-Betuwe, Neerijnen en Lingewaal een subsidie bij voor het basispakket aan de basisbibliotheek Rivierenland van ten minste EUR 11 per inwoner.

2.8

Het bedrag dat jaarlijks minimaal per inwoner als subsidie voor de afname van het basispakket van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland zal worden afgedragen, zal jaarlijks worden geïndexeerd conform artikel 7 van de subsidieverordening bibliotheekwerk (de septembercirculaire aangaande het gemeentefonds van het ministerie van Binnenlandse Zaken voorafgaande aan het betreffende subsidiejaar).


33

3. Uniforme tarieven 3.1

Inwoners van de deelnemende gemeenten betalen als lener (en/of gebruiker) van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland met ingang van 1 januari 2008 uniforme tarieven per – nader te bepalen – leeftijdscategorieën (dus onafhankelijk uit welke samenwerkende gemeente de lener komt). Vanaf 1-1-2006 tot 1-1-2008 wordt gefaseerd toegewerkt naar de invoering van deze uniforme tarieven. Een verdere differentiatie van de tarieven is desgewenst slechts mogelijk per soort abonnement.

3.2

Inwoners uit een gemeente die niet participeert in stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland betalen als lener van de basisbibliotheek Rivierenland een kostendekkend tarief.

4. Huisvesting/accommodatie 4.1

De samenwerkende gemeenten die een vaste bibliotheekvestiging hebben dragen ieder afzonderlijk zorg voor de bekostiging van de huisvesting van het betreffende bibliotheekfiliaal. De samenwerkende gemeenten dragen er ieder afzonderlijk zorg voor dat de bibliotheekvestigingen in hun gemeente doelmatig en veilig zijn en voldoen aan de normen van alle relevante regelgeving waaronder de arbeidsomstandighedenwet.

4.2

De kosten voor de huisvesting komen boven op het vereiste instapniveau per gemeente zoals vermeld in artikel 2 met uitzondering van de bijdrage per gemeente voor de huisvesting van de centrale backoffice van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland.4

4.3

Uitsluitend de huisvestingskosten van de directie en de centrale backoffice van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland, (kantoor- en vergaderfaciliteiten) zijn een gezamenlijke financiële verantwoordelijkheid van alle samenwerkende gemeenten. Deze kosten worden als indirecte kosten toegerekend naar de producten en diensten uit het basispakket.

4

Opvallend is hier het toerekenen van de huisvesting van de back office naar het instap niveau. Landelijke afspraken hierover stellen dat de huisvestingskosten buiten de berekening van het instapniveau gehouden moeten worden. Terug naar de inhoudsopgave

34

5. Duur van de samenwerkingsovereenkomst

5.1

Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op 1 januari 2006.

5.2

Iedere samenwerkende gemeente heeft het recht om de subsidie voor het basispakket te beëindigen en aldus deze samenwerkingsovereenkomst te beëindigen met in achtneming van de procedure zoals uitgewerkt in artikel 6.

6. Gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie voor producten en diensten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland Indien een van de samenwerkende gemeenten besluit om de subsidie voor het basispakket geheel of gedeeltelijk te beëindigen, verplicht deze gemeente zich aan de andere samenwerkende gemeenten om hierbij de volgende regeling in acht te nemen. -

tijdige aankondiging . het besluit tot gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie wordt uiterlijk 12 maanden voorafgaande aan het tijdstip van de ingangdatum van de afbouwregeling aan stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland kenbaar gemaakt. Een afschrift van dit besluit wordt aan de penvoerder van het overlegorgaan gestuurd;

-

afbouwregeling . 1e jaar: de gemeente die gebruik maakt van de afbouwregeling verleent het 1e jaar 100% van de toegekende subsidie over het hieraan voorgaande jaar (= jaar X) . 2e jaar: de betreffende gemeente verleent het 2e jaar 75% van de toegekende subsidie in jaar X en maakt afspraken met de basisbibliotheek Rivierenland over een evenredige vermindering (25%) van de afname van de diensten en producenten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland; . 3e jaar: de betreffende gemeente verleent het 3e jaar 50% van de toegekende subsidie in jaar X en maakt afspraken met de basisbibliotheek Rivierenland over een evenredige


35

vermindering (50% minder ten opzichte van jaar X) van de afname van de diensten en producenten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland . 4e jaar: de betreffende gemeente verleent het 4e jaar 25% van de toegekende subsidie in jaar X en maakt afspraken met de basisbibliotheek Rivierenland over een evenredige vermindering (75% minder ten opzichte van jaar X) van de afname van de diensten en producenten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland

. 5e jaar: subsidierelatie met stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland en de samenwerkingsovereenkomst met de andere gemeenten is beëindigd. Inkoop van diensten en producten is voor de betreffende gemeente niet meer mogelijk via stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland.

7. Wijzigingen worden niet doorgevoerd zonder een besluit van het overlegorgaan Wijziging(en) in of aanvulling(en) op deze samenwerkingsovereenkomst worden niet doorgevoerd zonder een besluit tot instemming van de voorgestelde wijziging(en) of aanvulling(en) door het overlegorgaan.

8. Geschillenregeling

8.1

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing

8.2

De samenwerkende gemeenten zullen eventuele geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst of naar aanleiding van overeenkomsten die hiervan het gevolg mochten zijn, in eerste instantie gezamenlijk binnen het overlegorgaan proberen op te lossen.

8.3

Indien de samenwerkende gemeenten binnen het overlegorgaan niet tot een oplossing kunnen komen, zal het geschil bij uitsluiting worden voorgelegd aan een


36

geschillencommissie bestaande uit drie personen die zullen worden benoemd door het bestuur van de Regio Rivierenland. Een geschil is aanwezig als één der samenwerkende gemeenten dit in een aangetekende brief aan het overlegorgaan kenbaar maakt. 8.4

De geschillencommissie geeft bij haar uitspraak aan dat de in het ongelijk gestelde partij aansprakelijk is voor de aan de behandeling van de het geschil samenhangende kosten. In het geval dat niet eenduidig een partij kan worden aangewezen als de in het ongelijk gestelde partij, bepaalt de geschillencommissie de verdeling van de kosten over de strijdende partijen.

Aldus getekend in elfvoud te Tiel op 23 februari 2006

Wethouder G.J.M.E. van der Donk-van Andel namens gemeente Buren

Loco-burgemeester P.C. Davidse-Jonkman namens gemeente Geldermalsen

Wethouder drs. W.J. Stegeman namens gemeente Culemborg

Loco-burgemeester A.W. van den Broek namens gemeente Druten

Wethouder C. van Ooijen namens gemeente Lingewaal


37

Wethouder G.M.D. van Eeuwijk namens gemeente Maasdriel

Wethouder mr. J.M. Talman-van der Woude namens gemeente Neder-Betuwe

Wethouder A. Kusters namens gemeente Neerijnen

Wethouder mr. drs. W. Gradisen namens gemeente Tiel

Wethouder G.P.J Zondag namens gemeente West Maas en Waal

Wethouder drs. J.T.H.M. Penninx namens gemeente Zaltbommel


38

BIJLAGE 4:

SUBSIDIEVERORDENING BASISBIBLIOTHEEK "Een voorbeeld"


39

De raad van de gemeente , • gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; • gelet op de bepalingen van de Gemeentewet; • gelet op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht; • gelet op de samenwerkingsovereenkomst d.d. 23 februari 2006 tussen de gemeenten Buren, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Neerijnen, Lingewaal, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel; besluit vast te stellen de: Subsidieverordening Basisbibliotheek gemeente

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen. Artikel 1: Begripsbepalingen. Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. Awb: de Algemene wet bestuursrecht; b. Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente ; c. De raad: de gemeenteraad van de gemeente ; d. Basisbibliotheek: Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland, gevestigd te Tiel voor inwoners van Buren, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Neerijnen, Lingewaal, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel; e. Subsidieontvanger: de Basisbibliotheek f. Subsidie: subsidie als bedoeld in artikel 4:21 Awb; g. Budgetsubsidie: een subsidie die op grondslag van gedefinieerde producten en prestaties wordt verstrekt aan de basisbibliotheek, waarbij een uitvoeringsovereenkomst met de basisbibliotheek wordt afgesloten; h. Uitvoeringsovereenkomst: een overeenkomst tussen de gemeente en de basisbibliotheek als bedoeld in artikel 4:36 Awb, waarin de subsidieontvanger zich verplicht om de activiteiten te verrichten en de overeengekomen producten en prestaties te leveren waarvoor de subsidie wordt verleend; i. Samenwerkingsovereenkomst: de overeenkomst d.d. 23 februari 2006 gesloten tussen de gemeenten Buren, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Neerijnen, Lingewaal, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel.

Artikel 2: Reikwijdte van de Subsidieverordening Basisbibliotheek. 1. Deze verordening is uitsluitend van toepassing op de subsidiëring van de Basisbibliotheek. 2. De Algemene subsidieverordening is niet van toepassing op de subsidiëring van de Basisbibliotheek.


40

Artikel 3: Bevoegdheid college. Binnen de door de raad gestelde kaders besluit het college tot: a. Het verlenen, (ambtshalve) vaststellen en weigeren van subsidie of het buiten behandeling stellen van een subsidieaanvraag; b. De bevoorschotting; c. Het intrekken, wijzigen of terugvorderen van een verleende subsidie; d. Het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst.

Hoofdstuk 2: De subsidie. Artikel 4: Doelstelling subsidie. a. De basisbibliotheek houdt voorzieningen voor bibliotheekwerk in stand en bevordert deze; b. De basisbibliotheek staat voor iedere inwoner van de gemeente open; c. De basisbibliotheek is gericht op informatie, educatie, cultuur en ontmoeting; De dienstverlening is gericht op het aanbieden van informatie en diensten ten behoeve van studie, zelfredzaamheid, algemene ontwikkeling en ontspanning;

Artikel 5: Producten en diensten. 1. De producten en diensten die de basisbibliotheek aanbiedt bestaan uit: • het beschikbaar stellen van schriftelijke, digitale en audiovisuele media voor raadpleging en uitleen; • het verstrekken van mondelinge informatie en – indien nodig – het doorverwijzen naar andere instellingen; • de gelegenheid bieden tot en – desgewenst ondersteuning bieden bij – het raadplegen van digitale informatie (landelijke website); • het overdragen van expertise gericht op leesbevordering en taalontwikkeling door middel van groepsgericht werken en dienstverlening aan het onderwijs. 2. Nadere specificatie van de te leveren producten en diensten zoals bedoeld in lid 1 evenals aanvullende producten en diensten worden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst.

Artikel 6: De hoogte van de subsidie. 1. De subsidie omvat een totaalbedrag ter bekostiging van de instandhouding van de bibliotheekvoorzieningen in de gemeente en het uitvoeren van de werkzaamheden die leiden tot de overeengekomen prestaties. 2. De subsidie wordt verleend voor een periode van één jaar op basis van de budgetafspraken zoals deze worden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. 3. De hoogte van de subsidie die wordt verleend voor het eerste jaar van de uitvoeringsovereenkomst, is de basis voor de indexering van de hoogte van de subsidie als bedoeld in artikel 7. 4. Het verwerven van extra inkomsten door de basisbibliotheek heeft geen gevolgen voor de hoogte van de jaarlijkse subsidie.


41

Artikel 7: Indexering subsidie. 1. De hoogte van het subsidiebedrag wordt gedurende de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst jaarlijks aangepast met een compensatie voor de ontwikkeling van lonen en prijzen. De indexpercentages die hiervoor worden gebruikt, worden ontleend aan de septembercirculaire aangaande het gemeentefonds van het ministerie van Binnenlandse Zaken voorafgaande aan het betreffende subsidiejaar. 2. Voor de aanpassing van de subsidie als bedoeld in lid 1, wordt het gemiddelde (50:50) van de prijs- en loonindex van de circulaire gehanteerd. 3. De basisbibliotheek kan de hoogte van de contributies jaarlijks aanpassen. Als richtlijn wordt de gemiddelde kostenontwikkeling gehanteerd. Het college moet toestemming verlenen indien de basisbibliotheek hiervan wenst af te wijken. De basisbibliotheek dient daartoe een gemotiveerd verzoek in bij het college.

Artikel 8: Bevoorschotting van de subsidie. De subsidie voor een bepaald jaar wordt in vier gelijke termijnen beschikbaar gesteld. Deze bevoorschotting vindt plaats aan het begin van elk kwartaal.

Artikel 9: Nieuwe aanvraag voor aanvullende subsidie. 1. Indien de gemeente of de bibliotheek van mening is dat nieuwe taken noodzakelijk blijken, gedurende de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst, kan de basisbibliotheek een aanvraag indienen voor een aanvullende budgetsubsidie. 2. Indien er sprake is van onvoorziene grote financiële problemen en/of buitenproportionele stijging van de kosten van de taken dan kan de basisbibliotheek een aanvraag indienen voor een aanvullende budgetsubsidie. 3. Indien een aanvraag als bedoeld in lid 1 en/of lid 2 wordt ingediend kan het college een nieuw financieel onderzoek instellen bij de basisbibliotheek. 4. De basisbibliotheek verleent alle medewerking aan een onderzoek als bedoeld in het vorige lid.

Hoofdstuk 3: Verplichtingen van de basisbibliotheek en bepalingen over de financiën van de basisbibliotheek. Artikel 10. Algemene verplichtingen van de subsidieaanvrager. 1. Opheffing van de rechtspersoon en eventuele wijzigingen in de statuten of bestuurssamenstelling worden onverwijld door de basisbibliotheek meegedeeld aan het college. 2. Het personeel van de basisbibliotheek wordt aangesteld volgens de van toepassing zijnde CAO en de daarin omschreven functie-eisen. 3. De basisbibliotheek is lid van de Vereniging voor Openbare Bibliotheken (VOB) en respecteert de besluiten van de Algemene Ledenvergadering van deze vereniging. Bij het vaststellen van indicatoren voor de te leveren prestaties volgt de basisbibliotheek de door de VOB aanbevolen landelijke richtlijnen van kwaliteitsnormen. Deze richtlijnen worden als minimumcriteria gehanteerd. 4. De basisbibliotheek moet door middel van het indienen van een onderbouwde, sluitende begroting aantonen dat de bibliotheek met inbegrip van de gemeentelijke subsidie over voldoende middelen beschikt om de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, te realiseren. Terug naar de inhoudsopgave

42

5. De activiteiten van de basisbibliotheek moeten openstaan voor alle inwoners van de gemeente. Voor activiteiten gericht op doelgroepen waarvoor de gemeente speciale aandacht wenst ter opheffing van een maatschappelijke achterstand kan een uitzondering gemaakt worden. 6. De activiteiten van de basisbibliotheek mogen op geen enkele wijze strijdig zijn met de op grond van internationale verdragen erkende rechten van de mens. 7. De basisbibliotheek is verplicht medewerking te verlenen aan onderzoeken die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van deze verordening.

Artikel 11. Aanvullende verplichtingen van de subsidieontvanger. Het college kan aanvullende verplichtingen opleggen als bedoeld in artikel 4:37 lid 1 Awb over: a. De aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend. b. De administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten. c. Het vóór de subsidievaststelling verstrekken van gegevens en bescheiden die nodig zijn voor een beslissing over de subsidie. d. De te verzekeren risico’s. e. Het stellen van zekerheid voor verleende voorschotten. f. Het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. g. Het beperken of wegnemen van de nadelige gevolgen van de subsidie voor derden. h. Het uitoefenen van controle door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op het door het bestuursorgaan gevoerde financiële beheer en de financiële verantwoording daarover.

Artikel 12. Bepalingen betreffende de financiën van de subsidieaanvrager. 1. Het is de basisbibliotheek toegestaan voorzieningen te vormen ten laste van de jaarlijkse exploitatie. Het gaat daarbij om voorzienbare lasten die in de toekomst daadwerkelijk zullen worden uitgegeven. Voorbeelden zijn voorzieningen voor groot onderhoud en ziektekosten. De voorzieningen dienen onderbouwd te zijn met een planning van dotaties en onttrekkingen die gebaseerd zijn op objectieve, bedrijfseconomische overwegingen en normen. 2. Het is de basisbibliotheek toegestaan uit positieve resultaten op het jaarlijkse exploitatieresultaat een algemene reserve te vormen die onder andere kan dienen als weerstandsvermogen voor de lopende subsidieperiode. Deze algemene reserve mag maximaal 10% bedragen van het jaarlijkse subsidiebedrag dat de gemeenten gezamenlijk verstrekken. 3. Het is de basisbibliotheek toegestaan bestemmingsreserves te vormen. De vorming daarvan gebeurt uit overschotten op de jaarlijkse exploitatie. In tegenstelling tot de algemene reserve is de besteding van deze gelden expliciet vastgelegd en is er sprake van een verantwoorde onderbouwing door middel van een investeringsplan. 4. Indien subsidieverlening heeft geleid tot vermogensvorming bij de subsidieontvanger wordt terugbetaling gevorderd tot maximaal het bedrag van de vermogenstoename indien: a. De subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt. b. De subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen en deze Terug naar de inhoudsopgave

43

schadevergoeding niet wordt gebruikt voor vervanging van de verloren gegane of beschadigde goederen. c. De gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd. d. De subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd. e. De rechtspersoon wordt ontbonden.

Hoofdstuk 4 De subsidieaanvraag. Artikel 13. Aanvraagdatum. 1. De aanvraag voor een subsidie dient voor 1 april voorafgaand aan de kalenderjaren waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, schriftelijk te worden ingediend bij het college. 2. Wanneer een aanvraag niet voldoet aan de gestelde vereisten wordt een hersteltermijn gehanteerd van vier weken na dagtekening van het verzoek om de aanvraag aan te vullen. 3. Indien na afloop van de termijn zoals genoemd in lid 2 de aanvraag nog steeds niet volledig is, kan het college besluiten tot weigering van de subsidie overeenkomstig artikel 4:35 van de wet.

Artikel 14. Algemene eisen bij de eerste subsidieaanvraag. 1. Bij de eerste aanvraag dient de basisbibliotheek de volgende bescheiden te overleggen: a. een afschrift van de statuten; b. een actuele opgave van de bestuurssamenstelling; c. de laatst opgemaakte jaarrekening en het meest recente jaarverslag. 2. Het college kan de basisbibliotheek om een accountantsverklaring vragen.

Artikel 15. Periodieke gegevens en bijzondere verplichtingen bij een aanvraag voor een budgetsubsidie. 1. Een aanvraag voor een budgetsubsidie gaat vergezeld van de volgende gegevens: a. een meerjarenbeleidsplan en een meerjarenbegroting voor vier jaar; b. een activiteitenplan voor het eerstvolgende jaar met de vermelding van de producten en activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd en de daarmee nagestreefde doelstellingen; c. een begroting voor het eerstvolgende kalenderjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd waarin de volgende gegevens zijn opgenomen: • een overzicht van de lasten en baten; • een vergelijking met de begroting van het lopende kalenderjaar en jaarrekening van het jaar daarvoor; • een overzicht van investeringen en afschrijvingen. 2. De basisbibliotheek dient jaarlijks voor 1 september een tussenrapportage in over de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten over de eerste zes maanden van dat jaar. In deze tussenrapportage worden ten minste eventuele afwijkingen in de realisatie van het activiteitenplan aangegeven en op welke wijze de basisbibliotheek de realisatie alsnog denkt te bereiken.


44

Artikel 16. Afhandelingtermijn aanvragen. Tenzij het college een beroep doet op de mogelijkheid tot het maken van een begrotingsvoorbehoud als bedoeld in artikel 4:34 Awb, beschikt het college op de aanvraag binnen 8 weken nadat de gemeentebegroting is vastgesteld en uiterlijk op 31 december voorafgaande aan het kalenderjaar waarvoor subsidie is aangevraagd.

Artikel 17. Beschikking tot subsidieverlening. 1. De beschikking tot subsidieverlening vermeldt: a. de wettelijke grondslag van subsidieverlening; b. aan wie subsidie wordt verleend; c. de periode waarvoor subsidie wordt verleend; d. de voorwaarden en/of verplichtingen die door het college aan de verleende subsidie worden verbonden; e. het bedrag van de subsidie, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald; f. de wijze waarop de subsidie wordt uitbetaald. 2. De beschikking tot subsidieverlening gaat vergezeld van een uitvoeringsovereenkomst met een looptijd van (maximaal) 4 jaren of wordt verwezen naar de verplichtingen uit de lopende uitvoeringsovereenkomst. 3. Het college kan toepassing geven aan artikel 4:78 en 4:79 van de Awb.

Artikel 18. De uitvoeringsovereenkomst. In de uitvoeringsovereenkomst worden in ieder geval afspraken gemaakt over: 1. de te verrichten activiteiten; 2. de te leveren producten; 3. de te verrichten prestaties; 4. de indicatoren voor de prestaties; 5. het verwachte niveau van de prestaties; 6. een systeem van prestatiemeting.

Artikel 19. Weigeringsgronden. De subsidieverlening kan naast de in artikel 4:25, 4.34 en 4:35 van de Awb genoemde gevallen geweigerd worden indien de basisbibliotheek niet voldoet aan de voorwaarden en criteria die bij of krachtens deze verordening, de wet en de uitvoeringsovereenkomst zijn vastgesteld.

Hoofdstuk 5. Subsidievaststelling en betaling. Artikel 20. Algemeen. De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag onder verrekening van betaalde voorschotten.

Artikel 21. Aanvraagdatum. De basisbibliotheek dient uiterlijk voor 1 april na afloop van het jaar waarvoor de subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling in bij het college. Terug naar de inhoudsopgave

45

Artikel 22. Verzoek om uitstel van het indienen van de gegevens tot vaststelling. 1. Indien de basisbibliotheek niet tijdig de vereiste gegevens voor de subsidievaststelling kan overleggen, kan de basisbibliotheek schriftelijk een gemotiveerd verzoek om uitstel indienen. De basisbibliotheek moet in dit verzoek de datum vermelden waarop de vereiste gegevens beschikbaar zijn. 2. Indien het college het verzoek om uitstel inwilligt is de uiterste termijn voor de indiening 1 juni na afloop van het jaar waarvoor de subsidie is verleend.

Artikel 23. Ambtshalve vaststelling. Het college kan de subsidie geheel of gedeeltelijk ambtshalve vaststellen indien: a. in de in artikel 21 genoemde termijnen voor de aanvraag tot subsidievaststelling zijn verstreken en de subsidieontvanger geen verzoek om uitstel heeft ingediend; b. de subsidieontvanger uitstel heeft verkregen en de in artikel 22 genoemde einddata zijn verstreken zonder dat de vereiste gegevens voor de subsidievaststelling door het college zijn ontvangen.

Artikel 24. Gegevens bij de aanvraag tot vaststelling de subsidie. 1. De aanvraag om een beschikking tot subsidie vaststelling gaat vergezeld van: a. Een inhoudelijk jaarverslag van het jaar waarvoor subsidie is verleend, waaraan ten minste de volgende eisen worden gesteld: • een vermelding van de aard en omvang van de activiteiten; • een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen; • een toelichting op de verschillen als bedoeld in bovenstaande vergelijking. b. Een financieel jaarverslag van het jaar waarvoor subsidie is verleend, waaraan ten minste de volgende eisen worden gesteld: • het verslag bestaat uit een balans en de jaarrekening inclusief de toelichting; • het verslag bevat een vergelijking tussen de jaarrekening en de begroting van het jaar waarvoor de subsidie is verleend en de rekening voorafgaand aan het jaar waarvoor de subsidie is verleend; • de jaarrekening is voorzien van een accountantsverklaring; • de jaarrekening en het verslag zijn geaccordeerd door de raad van toezicht van de bibliotheek. 2. Door het college kan ten behoeve van de subsidievaststelling om nadere gegevens worden verzocht.

Artikel 25. Beschikking tot subsidievaststelling 1. Het college beslist binnen 8 weken op een aanvraag tot subsidievaststelling. 2. Indien de beschikking niet binnen 8 weken kan worden gegeven stelt het college de basisbibliotheek daarvan in kennis en noemt daarbij een redelijke termijn waarin de beschikking tegemoet kan worden gezien.


46

3. Het college stelt de subsidie conform de verleningsbeschikking vast indien de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en indien de subsidieontvanger aan de verplichtingen heeft voldaan. 4. Het college kan op grond van artikel 4:46, tweede lid Awb, de subsidie lager vaststellen indien: a. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden; b. de basisbibliotheek niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c. de basisbibliotheek onjuiste / onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van de juiste / volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid; d. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de basisbibliotheek dit wist of behoorde te weten.

Artikel 26. Intrekking en wijziging. 1. Het college kan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de basisbibliotheek wijzigen: a. op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld; b. indien de subsidievaststelling onjuist was en de basisbibliotheek dit wist of behoorde te weten; c. indien de basisbibliotheek na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen. 2. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald. 3. De subsidievaststelling kan niet meer ingetrokken of ten nadele van de basisbibliotheek gewijzigd worden indien vijf jaren zijn verstreken sinds de dag waarop zij is bekendgemaakt dan wel, in het geval bedoeld in het eerste lid, onder c. sinds de dag waarop de handeling in strijd met de verplichting is verricht of de dag waarop aan de verplichting had moeten zijn voldaan.

Artikel 27. Terugvordering. Onverschuldigd betaalde subsidiebedragen en voorschotten kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, dan wel de handeling als bedoeld in artikel 26 eerste lid, onder c heeft plaatsgevonden, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

Artikel 28. Weigeren voortzetting subsidie. 1. Indien aan de basisbibliotheek voor vier of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten, geschiedt gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie voor een daarop aansluitend tijdvak op de grond, dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn. 2. Voor zover aan het einde van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend sinds de bekendmaking van het voornemen tot weigering voor een daarop aansluitend tijdvak nog Terug naar de inhoudsopgave

47

geen redelijke termijn is verstreken, wordt de subsidie voor het resterende deel van die termijn verleend.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 29. Ontheffing Het college kan in individuele gevallen voor één of meerdere verplichtingen van deze verordening ontheffing verlenen.

Artikel 30. Hardheidsclausule Het college kan in bijzondere gevallen ten gunste van de basisbibliotheek van het bepaalde in deze verordening afwijken, indien toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt.

Artikel 31. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2007.

Artikel 32. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Subsidieverordening Basisbibliotheek 2006’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

De griffier,


De voorzitter,

48

Budgetsubsidiëring Bestaande uit:

Recommend Documents