BLUE PRINT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA 2016
Daftar Isi
Kata Pengantar ............................................................................................................................. 3 BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................... 4 1.1
Latar Belakang ............................................................................................................... 4
1.2
Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 5
1.3
Isu Strategis ................................................................................................................... 5
1.4
Sasaran........................................................................................................................... 6
1.5
Kebijakan Utama ........................................................................................................... 6
BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN ............................................................................................ 7 2.1.
Visi ................................................................................................................................ 7
2.2.
Misi dan Tujuan ............................................................................................................. 7
BAB III ANALISIS KONDISI TIK ............................................................................................ 8 3.1
Kekuatan (Strength) ....................................................................................................... 8
3.2
Kelemahan (Weakness) .................................................................................................. 9
3.3
Peluang (Opportunities) ............................................................................................... 10
3.4
Ancaman (Threats) ....................................................................................................... 11
BAB IV RENCANA STRATEGIS ........................................................................................... 12 4.1
Analisis SWOT ............................................................................................................ 12
4.2
Daftar Strategi.............................................................................................................. 15
4.3
Ringkasan Strategi: ...................................................................................................... 16
4.4
Peta Strategi ................................................................................................................. 17
4.5
Critical Success Factor Analysis................................................................................... 18
BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI ................................................................. 23 5.1
Pokok Strategi.............................................................................................................. 23
5.2
Program Kerja .............................................................................................................. 24
5.3
Implementasi Rencana Program Strategis ..................................................................... 25
BAB VI PENUTUP .................................................................................................................. 27
2
Kata Pengantar
Perencanaan Jangka Panjang Teknologi Informasi Universsitas Nahdlatul Ulama Surabaya (UNUSA), yang disebut Cetak Biru (Blueprint) 2016-2020. Blueprint teknologi informasi dan komunikasi ini merupakan edisi pertama bagi UNUSA yang diharapkan mampu memberikan arah dan langkah dalam mencapai cita-cita dalam pemanfaatan TIK secara utuh dalam kurun waktu tersebut. Melalui
proses
yang
partisipatif
bersama
dari
para
civitas
akademika; Fakultas, Lembaga, Biro, Bagian dan Unit terkait sehingga dihasilkanlah suatu pedoman yang memberikan kesamaan pola pikir, visi dan misi dalam pemanfaatan teknologi informasi. Diharapkan blueprint TIK yang dirancang untuk jangka waktu 5 tahun ini dapat menjadi langkah besar untuk pengembangan teknologi informasi yang akan dilakukan serta diharapkan dapat berjalan lebih baik lagi, lebih terstuktur, lebih terukur dan tepat sasaran. Blueprint TIK untuk kurun waktu 2016-2020 ini merupakan dokumen yang bersifat dinamis, sehingga isinya akan selalu dimutakhirkan sesuai perkembangan dan pelaksanaan dilapangan oleh karenanya dukungan dari berbagai pihak, terutama civitas akademika sangat diharapkan. Pada kesempatan ini pula penyusun ingin menyampaikan terima kasih kepada pimpinan dan pihak-pihak yang telah mendukung dalam penyusunan blueprint teknologi informasi ini.
Surabaya, Januari 2016 Penyusun
3
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Teknologi Informasi (TI) telah menjadi komponen penting di dalam organisasi untuk membantu pelaksanaan proses kerjanya. Perguruan tinggi menjadi salah satu organisasi yang memanfaatkan teknologi
informasi dan
komunikasi dalam menunjang berbagai aktivitasnya. Peranan teknologi informasi dan komunikasi di antaranya dalam hal penunjang proses belajar-mengajar dan efisiensi pekerjaan akademik maupun administratif. Lebih dari itu, paradigma sistem pendidikan yang semula berbasis tradisional dengan mengandalkan tatap muka, dengan sentuhan dunia maya akan beralih menjadi sistem pendidikan yang tidak dibatasi oleh ruang dan waktu. Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (UNUSA) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang didirikan oleh Yayasan Rumah Sakit Islam Surabaya (YARSIS). Embrio berdirinya berawal sejak tahun 1979 dan resmi terbentuk sebagi universitas pada tahun 2013. Perubahan bentuk dari Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) menjadi universitas dan berdasarkan SK Mendikbud RI No.265/E/O/2013 tertanggal 2 Juli 2013. Perubahan ini juga membawa perkembangan pada jumlah prodi, fakultas, mahasiswa, dan juga dosen di dalamnya. Saat ini, UNUSA memiliki dua kampus dengan 16 (enam belas) program studi yang tersebar dalam 6 (enam) fakultas. Sementara itu terdapat lebih dari 2800 mahasiswa aktif dengan dukungan tidak kurang dari 250 lebih staf pendidik dan kependidikan. Kondisi ini menuntut perubahan pola pengelolaan organisasi dari cara konvensional menjadi berbasis TIK sehingga UNUSA berusaha berbenah diri menyongsong tantangan baru dengan menerapkan teknologi komunikasi dan informasi. Tetapi, keberadaan TIK sendiri akan menimbulkan masalah baru jika pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras atau lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman demikian hanya akan menciptakan permasalahan berupa redundansi data, aplikasi, sarana dan prasarana, dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan perkembangan teknologi dan organisasi itu sendiri. Pengelolaan TI seharusnya tidak didasarkan atas keputusan yang ad-hoc dan secara serampangan, melainkan berdasarkan perencanaan yang strategis. Investasi TI yang bersifat jangka panjang 4
juga seharusnya direncanakan dengan sistematis, bukannya terwujud sebagai akibat dari pekerjaan proyek yang tidak teratur. Selain itu, yang lebih penting lagi adalah jaminan konsistensi antara pembangunan TIK dengan proses bisnis perguruan tinggi. Hal ini penting agar TIK benar-benar dapat mendorong arah pengembangan perguruan tinggi itu sendiri sesuai visi, misi dan tujuannya. Sebagai perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, UNUSA membutuhkan rencana strategis pengembangan TIK yang diselaraskan dengan beragam nilai dasar yang merujuk pada visi organisasi. Rencana Strategis ini disusun sebagai landasan penataan kelembagaan, arah, tahapan, dan strategi pengembangan TIK untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi UNUSA secara bermutu untuk 5 tahun pertama dan kembali mengembangkan untuk rencana strategis lima tahun kedepan. 1.2
Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan blueprint TIK UNUSA adalah untuk menghasilkan dokumen rencana strategis yang memuat: visi, misi dan tujuan, kondisi awal dan kondisi yang hendak dicapai, isu rencana ,strategi pencapaian
dan program
pencapaian. Sementara itu, tujuan penyusunan blueprint TIK UNUSA tahun 2016-2020 adalah : a.
Tersusunnya dokumen yang dapat dijadikan acuan dalam pencapaian visi dan misi Bagian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) UNUSA.
b.
Memberi arah dan pedoman untuk pengembangan TIK di UNUSA dalam kurun waktu 2016-2020 untuk mewujudkan cyber campus.
1.3
Isu Strategis Beberapa isu strategis yang mendorong penyusunan renstra TIK UNUSA adalah sebagai berikut: a. Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan evolusi bentuk sumber daya pembelajaran yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas pembelajaran, memperkaya model penyelenggaraan pendidikan
dan
mendukung
tugas-tugas
manajemen
UNUSA.
5
b. Meningkatnya tuntutan dan kebutuhan terhadap manajemen UNUSA yang efisien, efektif, transparan dan akuntabel sebagai ciri perguruan tinggi moderen yang otonom. c. Besarnya potensi UNUSA sebagai multi kampus yang dapat dimanfaatkan untuk memperluas akses pendidikan dan peningkatan kualitas SDM masyarakat Indonesia khususnya umat Islam dalam berbagai sendi kehidupan . 1.4
Sasaran Sasaran dari TIK UNUSA adalah terciptanya layanan TIK manajemen perguruan tinggi yang mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi
1.5
Kebijakan Utama a.
Strategi pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan sentralisasi sistem dan desentralisasi kewenangan.
b.
Arah pengembangan TIK mengikuti kebijakan taat azas dan jaminan keamanan dengan memanfaatkan perangkat open source dan perangkat legal lainnya.
c.
Tahapan pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan keterpaduan dan keseluruhan.
6
BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN 2.1. Visi Visi yang diusung bagian TIK untuk mewujudkan TIK yang berkualitas dan selaras dengan visi UNUSA, yakni: “Mewujudkan pusat layanan TIK yang terintegrasi, terakses, dan terpercaya pada tahun 2021 untuk menunjang upaya UNUSA cyber campus sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan profesional dalam Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Seni (IPTEKS), berjiwa wirausaha serta berjati diri Islami”. 2.2. Misi dan Tujuan Visi terebut diterjemahkan
oleh bagian TIK
dalam serangkaian misi
sebagai berikut: 1. Membangun, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi yang terintegrasi dengan didukung oleh TIK yang handal untuk mendukung terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi di UNUSA. 2. Menyediakan layanan manajemen perguruan tinggi berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang efektif dan efisien di UNUSA 3. Mengembangkan sistem tata kelola dan kemampuan Sumber daya insani Informasi di bidang TIK. 4. Meningkatkan dukungan TIK sebagai keunggulan institusi UNUSA dalam penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan kemajuan era digital menuju SMART Campus atau Cybercampus.
7
BAB III ANALISIS KONDISI TIK Kondisi umum TIK UNUSA saat ini diidentifikasi melalui mekanisme evaluasi diri menggunakan analisis SWOT. Hal ini bertujuan untuk mengetahui gambaran kinerja dan kondisi TIK UNUSA sekarang. Analisa dilakukan pada aspek internal yang meliputi Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness) serta aspek eksternal berupa Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats). 3.1
Kekuatan (Strength) Faktor Internal yang menjadi elemen kekuatan (strength) yang dimiliki oleh UNUSA saat ini dalam hal pengembangan TIK dapat dijabarkan dalam beberapa komponen berikut : a. Manajemen dan Kebijakan 1.
Adanya komitmen pimpinan dalam memberikan kebijakan peningkatan kualitas dan kuantitas TIK.
2.
Adanya kebijakan alokasi dana pada perencanaan perguruan tinggi untuk mengembangkan TIK.
3.
Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya pengembangan TIK.
4.
Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk mengelola TIK, yakni Bagian Informasi yang berada di bawah koordinasi Biro Informasi dan Komunikasi.
b. Sumber daya insani (SDI) 1.
UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi yang SDI pendidiknya melakukan kegiatan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
c. Implementasi Aplikasi/Layanan 1.
UNUSA telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan layanan TIK khususnya penerapan Manajemen Sistem Informasi yang terintegrasi dalam bidang penerimaan mahasiswa baru, akademik, pengembangan pusat karir, keuangan, kepegawaian, manajemen operasional perpustakaan dan digital library.
2.
Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf, karyawan dan unit dengan layanan email server yang berafiliasi dengan Google Apps for Education. Layanan 8
yang telah berjalan dengan baik antara lain email dan mailinglist. d. Sarana dan prasarana 1.
Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung (backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.
2.
Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus dan jumlah komputer terhubung terus bertambah. Jaringan tersebut didukung dengan adanya perangkat wireless, router dan switch.
3.
Penggunaan kabel Serat Optik sebagai kabel utama penghubung jaringan dari Internet Service Provider (ISP) ke UNUSA.
4.
Adanya persetujuan usulan pembangunan server pusat dan peralatan TIK pada Perencanaan Pembangunan UNUSA TOWER yang akan dimulai pada tahun 2014.
e. Kondisi Kampus dan Tingkat Kebutuhan 1.
Letak geografis kampus UNUSA yang berdekatan sehingga biaya investasi yang dibutuhkan untuk koneksi antar kampus dapat diupayakan seminimal mungkin.
2.
Tingkat keinginan mahasiswa, dosen dan karyawan akan layanan teknologi informasi di UNUSA cukup tinggi.
3.2
Kelemahan (Weakness) a. Manajemen, Kebijakan dan Struktur Organisasi 1.
Belum ada arah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi UNUSA yang dapat dijadikan acuan bagi pengembangan dan penerapan teknologi informasi
2.
Belum ada struktur dan aturan detail yang komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.
3.
Struktur organisasi teknologi informasi dan komunkasi yang saat ini ada masih belum terpetakan dengan jelas
4.
Belum ada SOP dan SLA layanan TIK
5.
Belum adanya disaster recovery system
b. Sumber daya insani 1.
Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang
2.
Belum adanya tupoksi bagian TIK
c. Implementasi Aplikasi/Layanan 9
1.
Pemanfaatan produk dan layanan teknologi informasi dan komunikasi UNUSA masih belum optimal.
2.
Local content repository masih rendah
3.
Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam tahap validasi data.
d. Sarana dan prasarana 1.
Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana jaringan komputer yang ada belum optimal
2.
Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal pengguna yang semakin meningkat.
3.
Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.
3.3
Peluang (Opportunities) a. Peluang Usaha / Bisnis / Profit 1.
Semakin meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan UNUSA
2.
Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK
3.
Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai profit center kampus.
4.
Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.
5.
Belum banyak lembaga pendidikan yang menyertakan sertifikasi teknologi informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.
6.
Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN setelah Indonesia tergabung dalam kesepakatan Masyarakat Ekonomi ASEAN pada tahun 2015.
b. Pendidikan dan Penelitian 1.
Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan komunikasi dari berbagai pihak, terutama dalam bentuk kerjasama dalam pelatihan dan lisensi produk teknologi informasi, karena UNUSA semakin dikenal sebagai salah satu universitas yang dirasa potensial dalam pengembangan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.
2.
Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya 10
yang dapat juga digunakan untuk pengadaan sarana dan prasarana dan peningkatan kemampuan SDI di bidang teknologi informasi dan komunikasi. 3.
Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan dikembangkan dengan murah, sehingga akan memacu kreativitas bagi pengembang dan mahasiswa.
4.
Semakin
banyak
penggunaan
teknologi
informasi
sebagai
sarana
pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi 5.
Teknologi informasi dan komunikasi secara langsung maupun tidak langsung dapat memberikan imbas pada peningkatan
daya saing mutu
layanan dan mutu pendidikan. 3.4
Ancaman (Threats) 1.
Membanjirnya konten produksi negara asing dapat memberikan dampak negatif terhadap motivasi pengembangan konten secara mandiri sehingga ketergantungan lembaga terhadap asing sulit dihilangkan.
2.
Peningkatan kualitas TIK lembaga lain
3.
Berdirinya lembaga pendidikan asing di Indonesia dapat mengakibatkan ketatnya persaingan dalam memperebutkan peluang untuk meningkatkan kualitas pendidikan.
4.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat sehingga memicu kekunoan suatu teknologi yang diterapkan yang semakin pendek.
5.
Ancaman dari hacker dan virus computer.
11
BAB IV RENCANA STRATEGIS 4.1 Analisis SWOT Analisa SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengembangkan empat tipe pilihan strategi: SO, WO, ST dan WT. Kunci kesuksesan penggunaan matriks TOWS adalah mempertemukan faktor kunci internal dan eksternal untuk membentuk strategi seperti berikut ini:
SO (Strength – Opportunity) Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan kesempatan
WO (Weakness – Opportunity) Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan kesempatan
ST (Strength – Threat) Menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman
WT (Weakness – Threat ) Mengatasi kelemahan dan menghindari ancaman
Penyusunan strategi menggunakan matriks SWOT disajikan pada tabel STRENGTH
1. 2. 3. 4.
Adanya komitmen pimpinan dalam peningkatan kualitas dan kuantitas TIK. Adanya kebijakan alokasi dana untuk mengembangkan TIK. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya pengembangan TIK. Terdapat unit yang diberikan kewenangan
WEAKNESS 1. 2.
3. 4.
Belum ada arah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi UNUSA Belum ada struktur dan aturan detail yang komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi. Belum ada SOP dan SLA layanan TIK Belum adanya Disaster Recovery System
12
dan tanggung jawab untuk mengelola TIK UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi 6. UNUSA telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan layanan TIK 7. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf, karyawan dan unit 8. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung (backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013. 9. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus 10. Penggunaan kabel Serat Optik 11. Adanya persetujuan usulan pembangunan server pusat dan peralatan TIK 12. Letak geografis kampus UNUSA yang berdekatan
5.
OPPORTUNITY
1. 2.
3. 4. 5.
Semakin meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan UNUSA Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai profit center kampus. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus. Belum banyak lembaga pendidikan yang
Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7) Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6) Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6) Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11) Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9) Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2) Menciptakan sinergi progam studi dan bagian
5.
Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang 6. Belum adanya tupoksi bagian TIK 7. Pemanfaatan produk dan layanan teknologi informasi dan komunikasi UNUSA masih belum optimal. 8. Local content repository masih rendah 9. Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam tahap validasi data. 10. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana jaringan komputer yang ada belum optimal 11. Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal pengguna yang semakin meningkat. 12. Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa. 13. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan kewirausahaan 14. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan pemahaman nilai islami Pembuatan design arsitektur pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK (W4, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10) Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Tersedianya layanan dan sarana dan prasarana TIK secara optimal ( Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah kegiatan kewirausahan (W13 dan S4)
13
menyertakan sertifikasi teknologi informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya. 6. Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN 7. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan komunikasi dari berbagai pihak 8. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya 9. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan dikembangkan dengan murah, 10. Semakin banyak penggunaan teknologi informasi sebagai sarana pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi 11. Teknologi informasi dan komunikasi dapat memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu layanan dan mutu pendidikan.
TIK (S4,5, O3,4,5,7,10)
Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai Islami (W14 dan S-)
Mengoptimalkan perancangan dan Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4) pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4) Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12, Menijau ulang fungsi sistem layanan dan T1,2,3,4) Membanjirnya konten produksi negara infrastrktur secara berkala (S6,7,8,9,10, T5) Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan asing prasarananya (W9, T5) Peningkatan kualitas TIK lembaga lain Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan Berdirinya lembaga pendidikan asing di layanan TIK (W,7, T1,2,3,4) Indonesia Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat Ancaman dari hacker dan virus komputer
THREAT
1. 2. 3. 4. 5.
14
4.2 Daftar Strategi Daftar Strategi yang berhasil diperoleh dari Matriks TOWS: Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7) Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6) Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6) Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11) Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9) Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2) Menciptakan sinergi program studi dan bagian TIK (S4,5, O3,4,5,7,10) Pembuatan renstra pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Meningatkan
kuantitas
dan
kualitas
SDI
bagian
TIK
(W4,
O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10) Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11) Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4) Meninjau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala (S6,7,8,9,10, T5) Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4) Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12, T1,2,3,4) Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan prasarananya (W9, T5) Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan layanan TIK (W,7, T1,2,3,4).
15
4.3 Ringkasan Strategi: 1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal 2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal 3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi 4. Memperluas sarana dan prasarana TIK 5. Menyusun tatakelola TIK 6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder 7. Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh SDI UNUSA 8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK 9. Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya 10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dan keagamaan
16
4.4 Peta Strategi
17
4.5 Critical Success Factor Analysis Perspektif Customer
Financial
Internal Business Process
Sasaran Strategi
Key Performance Program Kerja Indicator (KPI) Terpenuhinya kebutuhan pengguna a. Indeks kepuasan pengguna 1. Evaluasi dan monitoring layanan layanan TIK secara optimal b. Tingkat penanganan keluhan TIK dalam organisasi dan permintaan 2. Pengembangan sistem help desk layanan TIK Pemanfaatan anggaran keuangan % tingkat ketercapaian 1. Penyusunan rencana anggaran secara optimal anggaran untuk pengembangan TIK 2. Pembuatan laporan realisasi penggunaan anggaran dalam pembangunan layanan TIK Optimasi perencanaan dan a. % kesesuaian system yang 1. Identifikasi sistem manajemn pengembangan Manajemen Sistem dibangun dengan kebutuhan dan teknologi informasi yang Informasi user akan dikembangkan b. % ketersediaan dokumen 2. Pembuatan dokumen pengembangan perangkat lunak pengembangan perangkat lunak Memperluas sarana dan prasarana a. % ketersediaan sarana prasarana 1. Peningkatan kualitas koneksi TIK TIK jaringan TIK atau ICT b. Tingkat up time jaringan 2. Pembangunan Disaster c. % pemenuhan kebutuhan akses Recovery System Back up internet 3. Penyediaan dukungan sarana dan prasarana untuk pengembangan TIK di tingkat fakultas dan prodi Menyusun tata kelola TIK a. Tingkat ketersediaan dan 1. Menyusun design arsitektur pemenuhan dokumen mutu pengembangan TIK layanan TIK 2. Menyusun dokumen mutu b. Tingkat pemenuhan penyelesain layanan TIK (SOP, SLA, masalah TIK berdasarkan SLA 18
Perspektif
Sasaran Strategi
Meningkatkan penggunaan TIK UNUSA
Key Performance Indicator (KPI) c. Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi
keahlian a. Jumlah pelatihan TIK yang oleh SDI diadakan b. Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan
Meningkatkan hubungan dengan stakeholder
Learning & Growth
Program Kerja Dokumen pemeliharaan, dan user manual dll) 3. Penguatan tupoksi dan struktur organisasi bagian TIK 1. Peningkatan kapasitas sumber daya 2. Pengembangan metode pelatihan TIK yang efektif Peningkatan pengelolaan vendor, supplier, atau developer
baik a. Jumlah kontrak yang diperpanjang b. Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer Meningkatkan kuantitas dan a. Jumlah SDI yang mengikuti 1. Menambah SDI sesuai kualitas SDI bagian TIK pelatihan kebutuhan dan ketentuan b. Jumlah sertifikasi yang diikuti 2. Melaksanakan pelatihan secara oleh SDI bagian TIK berkala c. Persentase pemenuhan jumlah 3. mengikutsertakan SDI dalam SDI sertifikasi baik nasional maupun internasional Memperluas pengembangan Jumlah layanan TIK di 1. Mengembangkan layanan TIK layanan TIK pada bidang bidang kewirausahaan yang menjadi wadah kewirausahaan dan keagamaan dan keagamaan yang pengembangan jiwa dikembangkan kewirausahaan 2. Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai keagamaan Mengembangkan sinergi antara a. Jumlah staf unit atau bagian 1. Melibatkan unitatau bagian lain bagian TIK dengan unit lainnya lain yang dilibatkan dalam dalam pengembangan layanan
19
Perspektif
Sasaran Strategi
Key Performance Program Kerja Indicator (KPI) program kerja bagian TIK TIK Universitas b. Jumlah riset di bidang TIK yang 2. Mengandeng unit lain dalam dilakukan Bagian TIK dengan riset di bidang TIK unit lain
Keterangan Key Performance Indicator Perspektif Customer
Key Performance Indicator (KPI) Indeks kepuasan pengguna
% tingkat penanganan keluhan dan permintaan
Keterangan Indeks kepuasan pelanggan didapatkan melalui survei kepuasan pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan TI organisasi. Survei dilakukan dengan menggunakan kuisioner dengan skala 15 (1=sangat tidak puas, 2=tidak puas, 3=netral, 4=puas, 5=sangat puas) Perbandingan keluhan dan permintaan dengan realisasi penanganannya menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah akumulasi keluhan dan permintaan serta laporan realisasi penanganan. Berikut adalah peghitungannya: x 100 %
Financial
% tingkat ketercapaian anggaran
Perbandingan anggaran dengan realisasinya menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah rencana anggaran dan laporan realisasi anggaran. Berikut adalah penghitungannya: x 100%
Internal Business Process
% kesesuaian sistem yang dibangun dengan kebutuhan user
Kesesuaian ini bisa dilihat dari sisi fungsional dan nonfungsional sistem yang memenuhi kebutuhan user. Fungsional system bisa diukur melalui testing system. Ketersediaan
% ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak % ketersediaan sarana prasarana TIK
20
Perspektif
Key Performance Indicator (KPI)
Keterangan
x 100%
Tingkat up time jaringan % pemenuhan kebutuhan akses internet Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu layanan TIK
Tingkat pemenuhan penyelesain masalah TIK berdasarkan SLA Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi Jumlah pelatihan TIK yang diadakan Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan
Jumlah kontrak yang diperpanjang
Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer
Learning Growth
&
Jumlah SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan Jumlah sertifikasi yang diikuti oleh SDI bagian TIK Persentase pemenuhan jumlah SDI
Jumlah layanan TIK di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang
x 100%
Akumulasi pelatihan TIK yang diadakan untuk SDI UNUSA dalam rentang waktu tertentu Perbandingan jumlah peserta yang hadir dalam pelatihan dengan jumlah peserta yang seharusnya hadir menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Dalam setiap proyek TI (pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan aplikasi dan infrastruktur TI) dengan pihak ketiga diperlukan sebuah kontrak kerja. KPI ini dihitung melalui akumulasi jumlah kontrak yang diperpanjang Akumulasi jumlah keluhan pihak organisasi yang dilayani dan diselesaikan oleh pihak vendor, supplier atau developer pada suatu periode tertentu sepanjang kontrak kerja berlangsung Akumulasi SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan dalam rentang waktu tertentu Akumulasi sertifikasi yang sudah diikuti oleh SDI bagian TIK dalam rentang waktu tertentu Perbandingan jumlah SDI yang mengisi struktur organisasi dengan jumlah SDI yang seharusnya mengisi struktur organisasi. Perbandingan ini menghasilkan selisih yang dapat dihitung sebagai persentase tingkat pemenuhan jumlah SDI. Data utama yang digunakan rencana dan realisasi struktur organisasi. Berikut adalah penghitungannya: x 100% Akumulasi layanan TIK dalam bidang kewirausahaan dan
21
Perspektif
Key Performance Indicator (KPI) dikembangkan Jumlah staf unit lain yang dilibatkan dalam program kerja bagian TIK Jumlah riset di bidang TIK yang dilakukan Bagian TIK dengan unit lain
Keterangan keagamaan yang berhasil dikembangkan. Akumulasi staf unit lain yang terlibat dalam program kerja bagian TIK Akumulasi riset pada bidang TIK yang melibatkan bagian TIK dan unit lain.
22
BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI
5.1 Pokok Strategi Setelah melalui kajian SWOT analisis TIK maka ditemukan beberapa strategi pokok yang perlu di laksanakan dengan penjelasan masing masing sebagai berikut : 1.
Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal baik untuk kepentingan Sistem Informasi Manajemen maupun kebutuhan TIK dalam proses penyelengraan pendidikan menuju cyber campus
2.
Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal dengan memilih teknologi yang se-efektif dan se-efisien mungkin dengan menghindari sedapat mungkin investasi teknologi yang out of date, mengingat perkembangan teknologi yang begitu pesat.
3.
Optimasi
perancangan
dan
pengembangan
sistem
informasi
mengurangi ketergantungan secara bertahap menuju kemandirian seiring dengan penyiapan sumber daya insani bidang TIK. 4.
Memperluas sarana dan prasarana TIK berupa pengadaan hardware dan merencanakan dengan teliti dengan tujuan sarana yang ada dapat terhubung dengan baik melalui jaringan sistem informasi yang terintegrasi.
5.
Menyusun tatakelola TIK berupa modul modul dan tandard operating procedure, dengan update pembaharuan tersedia secara online dan secara terus menerus disempurnakan dan dikembangkan.
6.
Meningkatkan
hubungan
baik
dengan
stakeholders,
dengan
memberikan umpan balik berupa laporan kemajuan dampak penggunaan TIK dalam peningkatan kualitas pendidikan dan kinerja manajemen UNUSA. 7.
Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh sumber daya insani UNUSA, karena pesatnya perkembangan TIK maka building capasity harus terus di tingkatkan dengan pelatihan dan studi banding ke 23
berbagai institusi yang berkompeten. 8.
Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya insani bagian TIK secara bertahap untuk membentuk tim teknologi informasi yang mandiri, sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengembangan system informasi untuk kebutuhan internal dan membangun perangkat lunak yang memungkinkan diperolehnya new generate income, mencetak pendapatan alternatif melalui kerjasama dengan pihak ketiga terutama institusi pendidikan dan kesehatan.
9.
Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya terutama menggunakan teknologi internet atau web secara terencana dengan modul-modul
petunjuk
pelaksanaan
yang
konkrit
jelas
dan
terkoordinir. 10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dalam arti luas terutama dengan era digitalisasi korporasi atau institusi dalam pergaulan global akan tetapi tetap berkarakter Islami, Ahlus Sunnah Wal Jamma'ah dan Rahmatan lil'alamin. 5.2 Program Kerja Strategi TIK merupakan cara untuk mewujudkan hasil analisa SWOT untuk merancang program kerja yang selanjutnya dapat dilaksanakan melalui kegiatan atau eksekusi secara bertahap sesuai kurun waktu yang direncanakan 2017 s/d 2027 , sehingga peranan TIK terhadap organisasi dapat terealilasi, meliputi lima pokok yang disampaikan Spewak (1992 ) dalam program kerja pokok TIK : 1. Meningkatkan kualitas sistem koneksi akses data untuk menunjang aktivitas manajemen dan proses pendidikan berbasis internet dalam upaya mewujudkan smart campus, karena TIK saat ini modal utamannya adalah kecepatan akses, berbasis cloud computing dedicated bertahap meninggalkan sistem client server dalam berbagai format data. 2. Menyusun road map adaptasi TIK berupa arsitektur TIK, sehingga migrasi dari sistem legacy atau sistim warisan, namun tidak menimbulkan gejolak budaya kerja
atau culture shock yang akan 24
merugikan produktivitas institusi UNUSA. 3. Melakukan penelitian atau riset pengembangan perangkat lunak dengan menggandeng kemitraan pusat pelatihan dan mengembangkan sendiri pada laboratorium UNUSA dan MOU dengan beberapa daerah sebaga laboratorium lapangan TIK, di Jawa Timur atau luar propinsi. 4. Melakukan Integrasi data antar unit kerja sehingga menjadi kesatuan entitas sistem informasi guna meningkatkan kesepahaman mencegah redundance dan penyimpangan data dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen. 5. Menyusun anggaran investasi TIK sesuai dengan perkembangan teknologi yang ingin diwujudkan dan perkembangan lingkungan organisasi UNUSA, sebagai institusi pendidikan modern guna terwujudnya mercu suar pendidikan perguruan tinggi NU se Indonesia. 6. Membuat pemetaan pengembangan perekayasaan sistem untuk kewirausahaan berbasis syariah Islam berupa inkubator usaha offline konevensional maupun online atau digital sesuai dengan tuntutan era informasi dan mobile. 5.3 Implementasi Rencana Program Strategis
Pengembangan TIK UNUSA secara umum dapat dilihat pada gambar tersebut, dengan target capaian dalama jangka pendek UNUSA sampai dengan tingkat PaaS atau Platform as a services, sesuai dengan kebutuhan organisasi saat 25
ini dengan rincian program sebagai berikut : 1. Tahun 2016 , Persiapan Migrasi teknologi Client Server atau legacy system menuju Cloud System meliputi beberapa aktivitas pokok yaitu : Penyusunan Design Arsitektur TIK berbasis Web, Penyiapan sumber daya insani Tim Teknologi Informasi, Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, serta kerjasama Cloud System untuk implementasi SaaS ( Software as a Services ), Workshop dan Pelatihan penggunaan Cloud System, MOU dengan Penyedia Jasa TIK, Integrasi antar unit kerja TIK. 2. Tahun 2017 , menyiapkan pelaksaan PaaS ( Platform as a Services ) meliputi : Pembuatan perangkat lunak mendukung Sistem Informasi Manajemen, Pembuatan atau pengadaan Perangkat lunak proses pendidikan cyber campus, uji coba penerapan web base dan cloud system, penyusunan modul pembelajaran jarak jauh (Distance Learning ) 3. Tahun 2018 Ujicoba Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen yang telah dibuat sehingga terwujud menjadi sistem informasi dalam manajemen organisasi UNUSA, dengan system report multi platform sarana mobile, sehingga kendali organisasi dapat dilakukan dari manapun secara online melewati data cloud. 4. Tahun 2019 Pengembangan Cyber Campus ke seluruh tanah air sebagai keunggulan UNUSA dalam dunia pendidikan di Indonesia, dengan fasilitas perkuliahan atau training jarak jauh bersertifikat. 5. Tahun 2020 Pemntapan dan pengembangan cyber campus dengan evaluasi atas perkembangan teknologi yang berkembang, membuat dokumen pengembangan TIK UNUSA fase ke dua untuk periode tahun 2021 s/d 2025, dengan kajian perkembangan teknologi di dunia yang semakin sangat pesat.
26
BAB VI PENUTUP Kesiapan dan kesigapan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dalam merespon perubahan akan memperkuat posisi Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya menjadi institusi pendidikan yang mampu menghasilkan keluaran yang berkualitas sehingga mampu berdiri setara dalam pergaulan masyarakat di daerah, nasional bahkan dunia, ikut berperan aktif dalam menggerakkan roda ekonomi dan pembangunan bangsa, dan menghasilkan karya yang mampu mendorong peningkatan keunggulan bangsa. Untuk itu pengelolaan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dewasa ini tidak dapat lagi diselenggarakan secara konvensional namun harus berpedoman pada prinsip-prinsip Good University Governance (GUG). Hal ini sejalan dengan kondisi kompetisi global yang menuntut Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya untuk secara kontinyu melakukan perbaikan program pendidikannya agar berorientasi pada stakeholders. Harapan besar dengan adanya blueprint TIK 2016-2020 ini dapat menjadi arah, panduan dalam mengembangkan TIK di lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya. Dan diharapkan dengan adanya blueprint ini dapat pula membantu memberikan panduan bagi Pimpinan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dalam menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan manfaat bagi sivitas akademika dan masyarakat luas, sehingga benar-benar terwujud cita-cita Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya sebagai kampus rahmatan lil’alamin melalui UNUSA Cyber Campus.
27
