Bijlage A, behorende bij artikel 2 lid 1 Besluit personeel veiligheidsregio’s Supplement dd. Functie tactisch manager Functie zoals genoemd in artikel 2 lid 1 sub dd Besluit personeel veiligheidsregio’s
1.1
Algemene informatie
Functienaam Beschrijving van de functie
Tactisch manager Met de benaming tactisch manager doelen we op een leidinggevende die op tactisch niveau werkt. Deze niveauaanduiding betekent dat het accent in zijn werkzaamheden ligt in de ontwikkeling van beleid op de middellange termijn; hij overziet een meerjarencyclus van 4 jaar. De tactisch manager heeft zitting in het managementteam (MT). Door verschillen in korpsgrootte en de mate waarin regionalisering is doorgevoerd kan de setting van het MT verschillen. Het beeld bij de tactisch manager is dat hij steeds meer zitting zal hebben in het MT van een veiligheidsregio en steeds minder in het MT van een korps of een gemeente. Hij rapporteert en legt verantwoording af aan het strategisch management. Dit zal steeds vaker de regionaal commandant zijn en in steeds mindere mate de commandant of bestuurlijk portefeuillehouder. Hij geeft leiding aan enkele operationele managers (bureauhoofden, teamleiders, coördinatoren) en/of specialisten en/of projectleiders die werkzaam zijn: • In de veiligheidsketen (vakgebieden: repressie, preventie, preparatie, proactie, rampbestrijding en crisisbeheersing, risico en veiligheid). • Of de ondersteunende processen (zoals: bedrijfsvoering, ondersteuning).
2.1
Kerntaken
Kerntaak 1: Bijdragen aan het strategisch beleid van de organisatie en ontwikkelen van strategisch beleid voor het eigen organisatieonderdeel/werkgebied. De tactisch manager is lid van het MT. Daarin heeft hij een tweeledige rol. Enerzijds draagt hij bij aan de totstandkoming van strategisch beleid voor de brandweerorganisatie. Anderzijds heeft hij z’n eigen werkgebied waarvoor hij een meerjarenplan en meerjarenbegroting ontwikkelt als onderdeel van het meerjarenplan en de meerjarenbegroting van de organisatie. Kerntaak 2: Implementeren van vastgesteld beleid voor het eigen organisatieonderdeel / werkgebied. Uitgangspunt voor deze kerntaak is dat de tactisch manager voor het eigen organisatieonderdeel/werkgebied beschikt over een meerjarenplan en meerjarenbegroting. Nu is het zaak dit plan te concretiseren naar een jaarplan en naar concrete kaders voor de operationele managers, specialisten en projectleiders waaraan de tactisch manager leiding geeft. De tactisch manager weet het bieden van duidelijke kaders daarbij te verbinden met het inspireren en motiveren van zijn mensen. Kerntaak 3: Randvoorwaarden creëren voor de personele zorg en situationeel leidinggeven aan operationele managers / vakspecialisten / projectleiders. De tactisch manager is verantwoordelijk voor de personele zorg van het organisatieonderdeel. Dit betreft de uitvoering van de HRM–taken waarvoor de kaders wettelijk of door de eigen organisatie zijn vastgesteld. Kerntaak 4: Coördineren, bijsturen en rapporteren van werkzaamheden. Periodiek checkt de tactisch manager of de realisatie van plannen naar wens verloopt. Op basis van de uitkomsten beslist hij over het vervolg en vindt rapportage naar het strategisch management plaats. Kerntaak 5: Onderhouden van relevante netwerken. Voor de tactisch manager binnen de brandweer is het opbouwen en onderhouden van een netwerk cruciaal. Langs deze weg kan hij tijdig anticiperen op ontwikkelingen en is hij ook in beeld bij de andere partijen om door hem betrokken te worden.
Onderhouden van relevante netwerken
3
Communiceren
2
Politiek – bestuurlijk inzicht
2
Maatschappelijk georiënteerd
Netwerken
Kosten bewust
Analyseren
Plannen, organiseren en coördineren
Resultaatgericht
Leiderschap
Coachen
Visie
Omgeving Samenwerken
Bijdragen aan ontwikkeling van strategisch beleid van de organisatie en het eigen organisatieonderdeel / werkgebied Implementeren van vastgesteld beleid voor het eigen organisatieonderdeel/ werkgebied Randvoorwaarden creëren 3 voor de personele zorg en situationeel leidinggeven aan operationele managers/ vakspecialisten/ projectleiders Coördineren, bijsturen en rapporteren van werkzaamheden
Organisatie Ondernemen
Kern Leren /reflecteren
Functie: tactisch manager Kerntaken
3
2
2
2
2
2
3 2
3
3
3
2
3
3
2
2
2
2 2
2
2
Professie Niveau Vakgebieden
Basis
Overdracht
Risico’s en Veiligheid
*
Operationele voorbereiding
*
Incidentbestrijding
*
Voorbereiding rampenbestrijding en crisisbeheersing
*
Expert
Professie Niveau Kennisgebieden
Basis
Informatiemanagement
Overdracht *
Financieel management
Bestuurskunde (beleidstheorie/ publieke organisatie)
Projectmatig werken
In supplement gg is de competentiematrix uitgewerkt.
Expert
*
*
*
3.1
Uitwerking kerntaken en beoordelingscriteria
Kerntaak 1: Bijdragen aan ontwikkeling van strategisch beleid van de organisatie en het eigen organisatieonderdeel / werkgebied Werkzaamheden De tactisch manager is lid van het MT. Daarin heeft hij een tweeledige rol. Enerzijds draagt hij bij aan de totstandkoming van strategisch beleid voor de brandweerorganisatie. Anderzijds heeft hij z’n eigen werkgebied waarvoor hij een meerjarenplan en meerjarenbegroting ontwikkelt als onderdeel van het meerjarenplan en de meerjarenbegroting van de organisatie. Dit brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: MT • Signaleren en interpreteren van relevante ontwikkelingen: o Buiten de brandweer (maatschappelijk, politiek, wetgeving, ketenpartners, ..). o Binnen de brandweer (financieel, personeel, ...). o Binnen het eigen organisatieonderdeel (vaktechnisch, …). • In het MT bijdragen aan de ontwikkeling (cq. actualisering) van het meerjarenplan en de meerjarenbegroting van de organisatie: o Relevante ontwikkelingen agenderen in het MT en voorstellen inbrengen. Eigen organisatieonderdeel/werkgebied • Signaleren en interpreteren van relevante ontwikkelingen: o Buiten de brandweer (maatschappelijk, politiek, wetgeving, ketenpartners, ..). o Binnen de brandweer (financieel, personeel). o Binnen het eigen organisatieonderdeel (vaktechnisch, …). • Ontwikkelen van het meerjarenplan en de meerjarenbegroting voor het eigen organisatieonderdeel/werkgebied. • Afstemmen van eigen beleidsvoorstellen met: o MT-leden; o andere organisatieonderdelen/werkgebieden en; o relevante externe partijen.
Vereiste competenties en niveaus van functioneren • • • • • • •
Leren en reflecteren (3) Ondernemen (3) Visie (2) Samenwerken (3) Maatschappelijk georiënteerd (2) Politiek- bestuurlijk inzicht (2) Communiceren (2)
Beoordelingscriteria • • •
De relevantie van de door de tactisch manager gesignaleerde ontwikkelingen is (in de ogen van de andere MT-leden) overtuigend onderbouwd. Het meerjarenplan voor het eigen organisatieonderdeel van de tactisch manager past binnen het strategisch beleid van de organisatie. Er is draagvlak voor het plan van het eigen organisatieonderdeel bij relevante betrokkenen, m.n.: o MT leden; o medewerkers van het eigen onderdeel; o externe partijen.
Kerntaak 2: Implementeren van vastgesteld beleid voor eigen organisatieonderdeel / werkgebied Werkzaamheden Uitgangspunt voor deze kerntaak is dat de tactisch manager voor het eigen organisatieonderdeel/werkgebied beschikt over een meerjarenplan en meerjarenbegroting. Nu is het zaak dit plan te concretiseren naar een jaarplan en naar concrete kaders voor de operationele managers, specialisten en projectleiders waaraan de tactisch manager leiding geeft. De tactisch manager weet het bieden van duidelijke kaders daarbij te verbinden met het inspireren en motiveren van zijn mensen. Deze kerntaak brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: • Vertalen van het meerjarenplan van het eigen organisatieonderdeel/werkgebied naar een concreet jaarplan met deelplannen c.q. projecten (bijv. bureauplannen, sectorplannen, clusterplannen), in samenspraak met de operationele managers, specialisten en projectleiders waaraan de tactisch manager leiding geeft. • Bepalen welke medewerkers (OM-ers en projectleiders) het meest geschikt zijn om de deelplannen/projecten uit te voeren • Opdracht geven aan OM-ers en projectleiders voor de uitwerking van de deelplannen. • Begeleiden, motiveren en coachen van de betrokkenen bij het uitwerken van de (project)plannen. • Zorgen dat benodigde personeel en middelen (financiën, organisatie, informatie, automatisering, ….) beschikbaar komen om de afdelingsdoelen te bereiken.
Vereiste competenties en niveaus van functioneren • • • • • •
Leren en reflecteren (3) Ondernemen (3) Visie(2) Resultaatgericht (3) Maatschappelijk georiënteerd (2) Politiek-bestuurlijk inzicht (2)
Beoordelingscriteria • Deelplannen cq. projecten hebben een rechtstreekse relatie met de afdelingsplannen; hun bijdrage aan de afdelingsdoelen is geëxpliciteerd. • De opdrachten (projecten of taakstellingen) aan de operationele managers/projectleiders zijn SMART geformuleerd.
• De opgestelde projectplannen zijn uitgewerkt volgens de eisen van projectmatig werken. • Betrokkenen zijn gemotiveerd om de opdrachten uit te voeren.
Kerntaak 3: Randvoorwaarden creëren voor de personele zorg en situationeel leidinggeven aan operationele managers / vakspecialisten / projectleiders Werkzaamheden De tactisch manager is verantwoordelijk voor de personele zorg van het organisatieonderdeel. Dit betreft de uitvoering van de HRM–taken waarvoor de kaders wettelijk of door de eigen organisatie zijn vastgesteld. Dit brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: • Leidinggeven aan het overleg van zijn organisatieonderdeel. • Situationeel leidinggeven aan operationele managers, vakspecialisten en projectleiders bij hun taak als leidinggevende. • Zorgdragen voor een goede werkverdeling in relatie tot de competentieontwikkeling van de medewerkers. • Voeren van gesprekken uit de P-cyclus met operationele managers, specialisten en projectleiders: o POP-gesprekken; o functioneringsgesprekken; o beoordelingsgesprekken; o exitgesprekken. • Beslissen binnen gestelde kaders van de organisatie over werving & selectie, benoeming, promotie, ontslag en opleiding.
Vereiste competenties en niveaus van functioneren • • • • • • • •
Leren en reflecteren (3) Ondernemen (3) Visie (2) Coachen (3) Leiderschap (3) Resultaatgericht (3) Plannen, organisseren en coördineren (2) Kostenbewust (2)
Beoordelingscriteria • Operationele managers, specialisten en projectleiders hebben duidelijk beeld van de verwachtingen van de tactisch manager t.a.v. hun functioneren. • Operationele managers, specialisten en projectleiders voelen zich door de tactisch manager individueel uitgedaagd en gesteund in hun ontwikkeling.
• Er is sprake van aantoonbare ontwikkeling van operationele managers, specialisten en projectleiders passend bij de organisatiedoelen. • De gesprekken uit de P-cyclus voldoen aan lokaal / regionaal gestelde eisen.
Kerntaak 4: Coördineren, bijsturen en rapporteren van werkzaamheden Werkzaamheden Periodiek checkt de tactisch manager of de realisatie van plannen naar wens verloopt. Op basis van de uitkomsten beslist hij over het vervolg en vindt rapportage naar het strategisch management plaats. Dit brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: • Periodiek laten rapporteren m.n. door de operationele managers, projectleiders maar ook andere betrokkenen over de bedrijfsvoering (kwaliteit, kwantiteit, middelen, financiën, bereik van doelen, etc.). • Opstellen van een periodieke managementrapportage, over de behaalde resultaten ten opzichte van de gestelde doelen en benutting van resources. • Waar nodig zorgdragen voor passende bijsturing (maatregelen om beoogde resultaten alsnog te behalen, of doelen bijstellen).
Vereiste competenties en niveaus van functioneren • • • • • • •
Leren en reflecteren (3) Ondernemen (3) Resultaatgericht (3) Plannen, organiseren en coördineren (3) Analyseren (2) Kostenbewust (2) Communiceren (2)
Beoordelingscriteria • • • •
Tactisch manager anticipeert op mogelijke problemen en meevallers bij het behalen van de resultaten om waar mogelijk achterblijven van doelen te voorkomen. Managementrapportage voldoet aan de interne voorschriften (format, aspecten, omvang , …). Besluiten tot bijsturing zijn verantwoord onderbouwd. Het strategisch management is tevreden over de wijze van rapporteren.
Kerntaak 5: Onderhouden van netwerken met relevante contacten Werkzaamheden Voor de tactisch manager binnen de brandweer is het opbouwen en onderhouden van een netwerk cruciaal. Langs deze weg kan hij tijdig anticiperen op ontwikkelingen en is hij ook in beeld bij de andere partijen om door hen betrokken te worden. Dit netwerken brengt de volgende werkzaamheden met zich mee: • Identificeren van relevante actoren binnen en buiten de brandweer. • Leggen van contacten met actoren. • Voeren van overleg met diverse gemeentelijke, regionale, provinciale en landelijke functionarissen, adviseurs, ondernemers, etc. over relevante onderwerpen betreffende het eigen werkgebied.
Vereiste competenties en niveaus van functioneren •
Leren en reflecteren (3)
• • • •
Ondernemen (3) Netwerken (2) Maatschappelijk georïenteerd (2) Politiek-bestuurlijk inzicht (2)
Beoordelingscriteria • • •
Contacten leiden tot verdieping of verscherping van input voor voorstellen voor brandweer. Verkrijgen van medestanders voor voorstellen. Goed imago bij externe partijen van de: o brandweer in het algemeen en; o tactisch manager in het bijzonder.
