Betrouwbaarheidstypologie Stukproductie
Toepassingsvraag 1 Noem een aantal belangrijke verschillen tussen stukproductie en massaproductie
Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid • Als bij handelsbedrijf op rekening plus: • Functiescheiding tussen bedrijfsbureau, productie, administratie • Betrouwbare voorcalculatie per project • Betrouwbare projectadministratie • Projectgewijze nacalculatie en verschillenanalyse
Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s • Verschuivingsgevaar van kosten van verliesgevende naar winstgevende projecten • Juistheid indirecte uren • Dus in het algemeen: Juistheid projectresultaat • Volledigheid termijnfacturering
Toepassingsvraag • Waarom zou een projectleider die meerdere projecten onder zich heeft, besluiten om kosten van verliesgevende naar winstgevende projecten te verschuiven? De totale winst verandert toch niet? Wat is dan het probleem?
Preventieve IC maatregelen 1.1 Begroting, normen, tarieven 1.2.Controletechnische functiescheiding
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen 1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie in relatie tot begroting en vorige periode 1.5 Essentiële bestanden
Begroting, normen en tarieven
7
1.1 Begroting, normen, tarieven • Vergelijkbaar met heterogene massaproductie (Verkoopbegroting, Productiebegroting, Inkoopbegroting, Personeelsbegroting, Investeringsbegroting) maar projectmatig, voorcalculatie per project of voor een individueel product. • Tarieven voor manuren en machine-uren op basis van verwachte bezetting.
Toepassingsvraag 2 • Waarom werk je bij massaproductie met normale bezetting en bij stukproductie met verwachte bezetting?
1.2 CT functiescheiding Als bij massaproductie met aanvullend binnen productie: • projectleider die de uitvoering aan kan sturen (voortgangscontrole) en • kwaliteitscontrole op voldoen aan eisen van klant.
Toepassingsvraag 3 • Hoe weet je dat de klant tevreden is met het opgeleverde product?
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen • Offerteprocedure bij verkoop (Commerciële voorcalculatie), • technische voorcalculatie, • voortgangscontrole, • nacalculatie en verschillenanalyse, • facturering van meer- en minderwerk, • Bepalingen Arbeidsomstandighedenwet .
Managementinformatie
13
1.4 Belangrijke managementinformatie • Exploitatie: Omzet per (groot) project Voorcalculatorische brutomarge Productieresultaat per fase per project • Balans gerelateerd: Waardering en voortgang Onderhanden Werk Gefactureerde termijnen Ouderdom debiteuren
Toepassingsvraag 4 • Moet de informatie over het bezettingsresultaat per afdeling of per project worden gegeven?
Gegevens in bestanden Informatie
16
1.5 Essentiële bestanden • Als bij massaproductie maar in plaats van productieadministratie wordt eerder gesproken van projectbestand
Toepassingsvraag 5 • Welke eisen stelt het willen hebben van een adequate projectadministratie aan de registratie van de gewerkte uren en het verbruikte materiaal?
Repressieve IC-maatregelen
2.1 Cijferanalyse 2.2 Verbandscontroles 2.3 Detailcontroles 2.4 Waarneming ter plaatse 19
Cijferanalyse
20
2.1 Cijferanalyse • Verschillenanalyse tussen commerciële en technische voorcalculatie • Analyse van productieresultaten per project; • Verhouding directe versus indirecte uren voor mensen en machines • Percentage afval en uitval
Verbandscontroles
22
2.2 Verbandscontroles • Beginvoorraad grondstoffen + Inkopen – Eindvoorraad = Ingang projectadministratie; • Shoptime = jobtime + indirecte uren; • jobtime = uren van projectadministratie; • afboeking projectadministratie + marge = opboeking debiteuren.
Toepassingsvraag 6 • Stel dat je als assistent accountant bij een scheepswerf de projectadministratie moet controleren. Je constateert dat het verband in de uren klopt maar dat de verbruikte materialen aanzienlijk hoger zijn dan op de projecten is verantwoord. Wat zou hier aan de hand kunnen zijn?
Verschillenanalyse
25
2.3 Detailcontroles • Controle op juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen. • Controle op geschreven uren door projectleider. • Nacalculatie en verschillenanalyse per project.
Waarneming ter plaatse
27
2.4 Waarneming ter plaatse • Inventarisatie grondstoffen; • Voortgang onderhanden werk; • Naleving van Arbowet.
Toepassingsvraag 7 • Hoe zou het bedrijfsbureau de voortgang van de projecten kunnen vaststellen?
Contstructo
• Constructo n.v. is gespecialiseerd in de bouw van grote kantoren in opdracht van bedrijven en de overheid. Voor de bouw probeert men zoveel mogelijk uit te gaan van eerdere ervaringen met soortgelijke projecten. Onder de directie ressorteren de volgende afdelingen: • Verkoop (4) • Inkoop (2) • Bedrijfsbureau en planning (6) • Uitvoering (75) • Magazijn (3) • Financiële administratie (5) • Op basis van de door de afdeling verkoop vastgelegde klantwensen vervaardigt de tekenkamer van het bedrijfsbureau een voorlopig ontwerp en wordt tevens een globale kostenraming opgesteld. Indien de klant akkoord gaat, wordt het definitieve ontwerp vervaardigd waarna het contract wordt afgesloten.
• Klanten laten in het contract vaak boetebepalingen opnemen bij te laat opleveren in verband met het bedrijfsmatig gebruik van de kantoren. Constructo N.V. factureert 30% van de aanneemsom bij afsluiten van contract, 40% bij onder kap zijn en het resterende bedrag bij oplevering. Meerwerk komt vaak voor omdat de opdrachtgever bij afsluiten van het contract, moeite heeft het gehele project te overzien. Een beperkt aantal opdrachten meestal door de overheid verleend worden op regiebasis uitgevoerd. • Het installatiewerk wordt door Constructo meestal uitbesteed aan onderaannemers die voordelig en betrouwbaar werk leveren. De uitvoerders houden toezicht op hun werkzaamheden. Op de door Constructo uitgevoerde opdrachten zijn de standaard garantiebepalingen binnen de branche van toepassing. • De salariëring is conform de CAO in de bouw. Dit betekent onder andere dat overuren of doorwerken gedurende de vakantie extra toeslagen vergen.
Toepassingsvraag 8 • Welke problemen zijn er in de casus te onderkennen met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten. • Ziet u problemen met betrekking tot de juistheid van de verantwoorde kosten?
Toepassingsvraag 9 • Noem de belangrijkste maatregelen ter beheersing van de kosten bij Constructo. • Wat is de functie van de voorcalculatie bij Constructo, welke inhoudelijke eisen moet men daaraan stellen en hoe komt deze tot stand?
Toepassingsvraag 10 • Beschrijf de inhoud van het projectbestand en geef aan welke afdeling welke gegevens invoert.
Toepassingsvraag 11 • Beschrijf in hoofdlijnen de administratieve organisatie van het verkoopproces.
Toepassingsvraag 12 • Geef de impulsen aan die tot facturering leiden en bepaal welke eisen deze aan de administratieve organisatie en interne controle stellen.
Toepassingsvraag 13 • Hoe vindt binnen Constructo de voortgangscontrole plaats (maak gebruik van documenten) en door wie?
Toepassingsvraag 14 • Welke verschillen kan men bepalen tussen voor- en nacalculatie en wie moet dit doen?
Toepassingsvraag 15 • Ziet u gevaar in het naast elkaar bestaan van regiewerk en opdrachten tegen vaste aanneemsom? Zijn er ao/ic maatregelen die deze risico’s kunnen mitigeren?
Toepassingsvraag 16 • Welke ao/ic is er noodzakelijk om er voor te zorgen dat de onderaannemers goed werk afleveren tegen niet te hoge kosten? Maak onderscheid tussen preventieve en repressieve maatregelen.
Toepassingsvraag 17 • In de afgelopen periode is er een garantieclaim binnengekomen van 10 miljoen euro wegens het verzakken van de fundering bij een door Constructo gebouwd kantoor. Welke biv is er noodzakelijk rond de garanties zodat de directie inzicht heeft in mogelijke garantie verplichtingen en niet ten onrechte tot uitkering overgaat?
Toepassingsvraag 18 • Welke essentiële functiescheidingen zijn noodzakelijk bij Constructo ten aanzien van het personeelsproces? Geef in hoofdlijnen de ao/ic van het personeelsproces.
Toepassingsvraag 19 • Welke functie kan een standenregister vervullen ten aanzien van de uitbetaling van de lonen? Wie houdt dit register dan bij? Ziet u nog complicerende factoren in deze casus die de mogelijke inzet beperken?
