BESZERZÉSI SZABÁLYZAT 2016. 4. kiadás
1
MIVÍZ KFT. 3527 MISKOLC, JÓZSEF A. U. 78.
A MIVÍZ Kft. Beszerzési Szabályzata a közbeszerzési értékhatárt el nem érő és közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzések lebonyolításának rendjéről. (4. kiadás)
2
Tartalom
PREAMBULUM......................................................................................................................................... 4 I.
ALKALMAZANDÓ FŐ JOGSZABÁLYOK ......................................................................................... 4
II.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...................................................................................................... 5 1.
A szabályzat célja ........................................................................................................................ 5
2.
A szabályzat hatálya .................................................................................................................... 5
3.
Összeférhetetlenség .................................................................................................................... 6
III.
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK ..................................................................................................... 7
IV.
BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK .......................................... 9
1.
Beszerzési terv ............................................................................................................................. 9
2.
Gördülő fejlesztési terv .............................................................................................................. 10
3.
Éves Tagvállalati Beruházási terv .............................................................................................. 11
V.
KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT EL NEM ÉRŐ BESZERZÉSEK ..................................................... 12 1.
A beszerzési eljárás lebonyolításának rendje ............................................................................ 12
2.
A beszerzési eljárás során érvényesülő speciális szabályok ...................................................... 15
VI.
KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT MEGHALADÓ BESZERZÉSEK .................................................... 16
1.
A közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának általános rendje .......................... 17
2.
Általános eljárási szabályok....................................................................................................... 19
3.
Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személyek ............................................. 22
4.
Közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó konkrét rendelkezések ................................................ 26
VII.
A BESZERZÉSI FOLYAMAT ELLENŐRZÉSÉNEK RENDJE............................................................... 29
VIII.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK .............................................................................................................. 29
3
PREAMBULUM A Miskolc Holding Zrt. Igazgatósága a Miskolc Holding Zrt. Alapító Okiratával és Szervezeti és Működési Szabályzatával összhangban a MIVÍZ Kft, mint egyszemélyes társaság (továbbiakban: társaság) tekintetében áru-, szolgáltatás, és építési beruházásra vonatkozó közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó és közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések lebonyolításával kapcsolatos feladatok ellátására vonatkozóan Beszerzési Szabályzatot alkotott, amely a társaságra nézve kötelező érvényű. A szabályzat a Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal általi jóváhagyást követő napon lép hatályba, amivel egy időben az addig érvényben lévő szabályzatát és annak módosításait hatályon kívül helyezi. A társaság a fentiek alapján és tiszteletben tartása mellett az alábbi Beszerzési Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja.
I.
ALKALMAZANDÓ FŐ JOGSZABÁLYOK a) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (Kbt.) b) a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény (Vksztv.) c) a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény (Nvtv.) d) a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 58/2013. (II.27.) kormányrendelet (Vhr.) e) a közbeszerzési eljárások során a következő végrehajtási rendelkezések az irányadók: -
307/2015. (X. 27.) Korm. rendelet a közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról
-
308/2015. (X. 27.) Korm. rendelet a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződések teljesítésének és módosításának Közbeszerzési Hatóság által végzett ellenőrzéséről
-
320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról
-
321/2015. (X.30.) Korm. rendelet a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról
-
322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet az építési beruházások, valamint az építési beruházásokhoz kapcsolódó tervezői és mérnöki szolgáltatások közbeszerzésének részletes szabályairól
-
323/2015. (X. 30.) Korm. rendelet az egyes közbeszerzési tárgyú kormányrendeletek módosításáról
-
44/2015. (XI.2.) MvM rendelet a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről
-
45/2015. (XI.2) MvM rendelet a Közbeszerzési Döntőbizottság eljárásáért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjról.
-
46/2015 (XI.2) MvM rendelet a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó előzetes
4
regisztrációjáról.
II.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A szabályzat célja A közszolgáltatói feladatok ellátásához, biztonságos és zavartalan működéshez szükséges anyagok, eszközök, szolgáltatások és beruházások biztosítása. A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetében meghatározza a társaság (továbbiakban: Igénylő) – közbeszerzési értékhatár alatti – beszerzései előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének és a beszerzési eljárás dokumentálásának rendjét. A közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzések esetén szabályozza a 2015. évi CXLIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban Kbt.), valamint annak végrehajtási rendeleteivel, illetve a mögöttes jogszabályokkal, összhangban a MIVÍZ Kft. által lebonyolított közbeszerzésekre vonatkozó eljárásának rendjét (Kbt. 27.§ (1) bekezdés): -
a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét,
-
a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét,
-
a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét,
-
a közbeszerzési eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket.
A társaság közbeszerzési eljárásait – igény szerint külső szakértő bevonásával – a Miskolc Holding Zrt. készíti elő és hajtja végre a MIVÍZ Kft. közreműködésével. Jelen szabályzatot a Miskolc Holding Zrt. hatályos közbeszerzési szabályzatával és a Kbt., illetve annak végrehajtási rendeleteivel együtt kell alkalmazni, tekintettel a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény (továbbiakban: Vksztv.) valamint a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 58/2013. (II.27.) kormányrendelet (továbbiakban: Vhr.) vonatkozó rendelkezéseire, így különösen a Vksztv. alapelveire.
2. A szabályzat hatálya Alanyi hatály A szabályzat kiterjed valamennyi a beszerzésekben részt vevő személyre és szervezetre, melynek betartása az eljárásban résztvevőkre nézve kötelező érvényű. Időbeli hatály A Szabályzat a Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal általi jóváhagyást követő napon lép hatályba. Rendelkezéseit kizárólag a hatálybalépést követően indult eljárásokra nézve kell alkalmazni. Jelen szabályzat visszavonásig érvényes. Tárgyi hatály A szabályzat hatálya kiterjed minden közbeszerzési értékhatárt el nem érő (V. fejezet) valamint közbeszerzési értékhatárt meghaladó (VI. fejezet) árubeszerzésre, építési beruházásra, valamint
5
szolgáltatás megrendelésére, amelyek vonatkozásában az Igénylő beszerzési eljárást kezdeményez. A szabályzat vonatkozik a beszerzések tekintetében a Vksztv 45-46.§-a által megfogalmazott eljárásokra, a Kbt. előírásai alapján lefolytatandó beszerzési eljárásokra és az Nvtv. által meghatározottak szerint átvett egyes vagyonelemek kezelésére. A szabályzat hatálya nem terjed ki: -
azon beszerzési eljárásokra, amelyet a Miskolc Holding Zrt. külön szerződés alapján, mint Megbízott folytat le.
-
illetékek, adók, hatóság/bíróság részére fizetendő díjak megfizetésére;
-
szolgáltatási díjak: e-útdíj, postai feladás igénybevételére;
-
a felmerülő reprezentációs igények kielégítésére; olyan meghibásodás javítására, amely működőképesség fenntartása érdekében azonnal orvosolandó és a Beszerző szervezet munkaidején kívüli időpontban jelentkezik. belföldi hivatali ügyben olyan előre nem látható, kis értékű szolgáltatás igénybevételére, melynek összege nem haladja meg az egyszeri 50.000.- Ft-ot. egyedi esetekben a Miskolc Holding Zrt. vezérigazgatója előzetes írásbeli jóváhagyás alapján felhatalmazhatja a MIVÍZ Kft. ügyvezető igazgatóját, hogy a beszerzési eljárást a tagvállalat saját hatáskörben a mindenkori hatályos jogszabályok betartása mellett lefolytathassa és annak eredményéről utólag tájékoztassa a Miskolc Holding Zrt. vezérigazgatóját.
-
3. Összeférhetetlenség A beszerzési eljárás előkészítése, az ajánlattételi felhívás elkészítése során vagy a beszerzési eljárás más szakaszában az Igénylő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárásba nem vonható be a beszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet (továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetőleg az olyan személy vagy szervezet aki, illetőleg amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető-tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja, c) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik, d) az a) - c) pont szerinti személy Ptk. alapján meghatározott közös háztartásban élő hozzátartozója. e) A Kbt. alapján az ajánlatkérő részéről a közbeszerzési eljárásba bevont személy felelőssége, hogy a közbeszerzési eljárás során az összeférhetetlenségét vizsgálja és az esetleges összeférhetetlenséget haladéktalanul jelezze annak, aki őt az eljárásban való közreműködésre kijelölte. f)
A közbeszerzési eljárásba bevont személy köteles tevékenysége megkezdése előtt összeférhetetlensége fenn nem állásáról nyilatkozatot tenni.
g) Közbeszerzési eljárás lefolytatása esetén az összeférhetetlenségének fennállását bejelenteni elmulasztó személyt munkajogi és polgári jogi felelősség terheli. Amennyiben az érintett bevont személyt nem a Holding vonta be az eljárásba, akkor a Holding vezetője köteles a felelősségre vonást a MIVÍZ Kft. ügyvezető igazgatójánál kezdeményezni.
6
III.
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK
Ajánlatkérő: A Kbt. értékhatár feletti beszerzések esetében az igénylő (MIVÍZ Kft.) az ajánlatkérő mely végrehajtásánál közreműködik a Miskolc Holding Zrt. Közbeszerzési Csoportja. A Kbt. értékhatár alatti beszerzések esetében a Miskolc Holding Zrt. Beszerzési Szabályzatában rögzítettek szerint az Ajánlatkérői jogokat a Miskolc Holding Zrt. Beszerzési és Logisztikai Központja gyakorolja. Ajánlattevő: a Beszerző Szervezet által meghatározott ajánlattételre felhívott szállítók. Árubeszerzés: Forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése az Igénylő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. Beszerzés: Mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összessége a szükségletek meghatározásától, piackutatástól, az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag-, eszközellátást, szolgáltatások biztosítását, árubeszerzést, építési beruházást jelenti. Beszerzési érték: a beszerzési eljárás során a nyertes ajánlatban szereplő, a beszerzés tárgyáért meghatározott ellenszolgáltatás értéke Beszerzési eljárás kezdő időpontja: a beszerzési igény erre rendszeresített és szakterületi vezető által ellenjegyzett nyomtatványának a MIVÍZ Kft. Előkészítő Szervezetéhez történő benyújtásának a napja. A Kbt. hatálya alá eső eljárások esetében (közbeszerzési értékhatár feletti beszerzések) a mindenkori hatályos jogszabály szerint. Beszerző Szervezet: a Kbt. értékhatár feletti beszerzések esetén a Miskolc Holding Zrt Szakértő Szervezete (közbeszerzési csoportja),a Kbt. értékhatár alatti beszerzések esetén a Miskolc Holding Zrt. Beszerzési és Logisztikai Központja. Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja: a beérkezett ajánlatok értékelésére, a Beszerző Szervezet vezetője által, a Beszerző Szervezetből kijelölt legalább 3 főből és a MIVÍZ Kft. ügyvezetője által kijelölt szakértőből álló csoport. Beszerzési kapcsolattartó: az Igénylő által a beszerzéssel kapcsolatos ügyek intézésére kijelölt személy Beszerzési eljárás megindítására jogosult: a beszerzési igény szükségességét igazolni jogosult személy A MIVÍZ Kft-nél jelen szabályzat 2.sz.melléklete határozza meg a beszerzési igény szükségességét igazolni jogosult munkaköröket. Beszerzési szoftver: A beszerzési folyamatot segítő online szoftver, amely a beszerzés informatikai hátterét nyújtja. A Beszerzési szoftver a http://beszerzes.mhzrt.hu webcímen érhető el, ahol a felhasználók belépés után (felhasználói név és jelszó megadásával) jogosultságuknak megfelelően változtathatják és/vagy nyomon követhetik a Beszerzési igények aktuális státuszát. A Beszerzési szoftver a státuszok változásáról elektronikus naplót készít így utólag visszakereshető, hogy mely felhasználó, mely időpontban milyen változtatást végzett az adott Beszerzési igényen. Az engedélyezés is ebben a szoftverben történik. Beszerzési keretszerződés: Olyan szerződés, amely rendszeresen felmerülő termékcsoportok beszerzése esetén köthető pályáztatás útján. (pl.: irodaszer) Beszerzési keretengedély: Olyan szerződés, amely rendszeresen felmerülő termékcsoportok beszerzése esetén köthető és az igénylő szervezet mindennapos működésének szükséges eszközét képezi. (pl.: védőital) Pályáztatás útján köthető. Bírálóbizottság Olyan három-öt főből álló testület, amelynek tagjait a Miskolc Holding Zrt. cégvezetővezérigazgatója és a MIVÍZ Kft. ügyvezető igazgatója nevezi ki, s amely az ajánlatok és részvételi
7
jelentkezések érvényességére, két szakaszból álló közbeszerzési eljárásban az Ajánlattételi felhívás és ajánlattételi dokumentáció elfogadására, az eljárás eredményességére, valamint a nyertes ajánlattevő személyére tesz javaslatot a Döntéshozónak. Döntéshozó: a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója, vagy az általa erre a célra kijelölt Kabinetvezető. Előkészítő Szervezet: A MIVÍZ Kft-nél beszerzésekkel, fejlesztésekkel és beruházásokkal foglalkozó egység (Műszaki és Vállalkozási Osztály), mely a beszerzési eljárásban a következő feladatokat végzi:: - igények, tervek megfogalmazása, készítése - beszerzések és beruházások előkészítése, - szakmai tanácsadás - szerződéskötések lebonyolítása - lehívások, ellenőrzések Engedélyező: A MIVÍZ Kft. ügyvezető igazgatója azzal, hogy -
ha az eljárás nettó becsült értéke 50 millió Ft- alatti, a Miskolc Holding Zrt. cégvezetővezérigazgatójától köteles engedélyt kérni a közbeszerzési eljárás során érdemi döntés meghozatalához - amennyiben 50 millió Ft-ot meghaladó nettó becsült értékű az eljárás, akkor a Miskolc Holding Zrt. Igazgatóságától köteles engedélyt kérni a közbeszerzési eljárás során érdemi döntés meghozatalához Építési beruházás: Az építési beruházás a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: -
a 2015. évi CXLIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban Kbt.) 1. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; - építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; - az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. Fedezet: a szerződés teljesítéséhez rendelkezésre álló azon összeg mely a MIVÍZ Kft. elfogadott üzleti tervében vagy beruházási tervében rendelkezésre áll. Keretszerződés, keretmegállapodás valamint éven túli megállapodás esetén fedezet az az összeg, amellyel a Társaság a tervezés során kalkulál. Keretszerződés, keretmegállapodás esetén fedezet az értékelési szempontként meghatározott egységben megadott érték. Havária: természeti csapás vagy emberi tevékenység során előállt vészhelyzet, üzemzavar, üzemi baleset, valamint a hibaelhárítás esetén szükségessé váló azonnali intézkedést igénylő helyzet. víziközmű rendszerek esetén kifejezetten ilyenek a jelentősnek minősülő csőtörések, a vízbázist előre nem látható módon veszélyeztető áradás, a vízbázis mérgeződésének lehetősége, stb. Igénylő: a MIVÍZ Kft. Közbeszerzési Szakértő: A Miskolc Holding Zrt. Szakértő Szervezetének (közbeszerzési csoport) kapcsolattartója Közbeszerzési referens: A MIVÍZ Kft. közbeszerzésekkel foglalkozó ügyintézője. Koordinátor: munkatársa
A Miskolc Holding Zrt Szakértő Szervezetének (közbeszerzési csoport) kijelölt
8
Kapcsolattartó: A tagvállalat vezető tisztségviselőjének javaslata alapján olyan kijelölt személy, aki az adott beszerzés megvalósításáért szakmai szempontból felelős (bíráló bizottsági tag/tagok) Szolgáltatás beszerzése: Az olyan – árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő beszerzés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az Igénylő részéről. Szakértő Szervezet: A közbeszerzési eljárás lebonyolítását végző szakértő szervezet, amely a Miskolc Holding Zrt. szervezeti egységéhez tartozik. A Miskolc Holding Zrt. szervezetén kívüli szakértő szervezet igénybevétele esetén a Szabályzat rendelkezései változatlan tartalommal irányadóak. Pályáztatás: Olyan árajánlatkérés, amely nem egy konkrét igényre, hanem a Beszerzési keretszerződésben vagy a Beszerzési keretengedélyben foglalt termékek beszerzésére irányul. Projekt előkészítő adatlap: a MIVÍZ Kft. Előkészítő Szervezet által kitöltött adatlap, amelyet a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatójához kell benyújtani papír alapon és elektronikusan, a jelen eljárásrend 5.sz.mellékletét képezi. Vezető tisztségviselő: társaság vezérigazgatója vagy ügyvezetője Vis maior: Ellenőrzési körön kívüli, nem befolyásolható olyan, körülmény, amelyre az ember nem képes hatást gyakorolni. Ilyen körülménynek tekinthetők a természeti katasztrófák: földrengés, tűzvész, járvány, aszály, fagykár, árvíz, szélvihar, villámcsapás stb., továbbá bizonyos politikaitársadalmi események: mint például háború, forradalom, felkelés, szabotázs, közlekedési útvonal (repülőtér) lezárása. Ide sorolhatók ezen kívül meghatározott állami intézkedések: behozatali-kiviteli tilalmak, devizakorlátozások, embargó, bojkott és hasonlók. Ebbe a körbe tartozhatnak adott esetben súlyos üzemzavarok, valamint a szerződésszerű teljesítést lehetetlenné tevő radikális piaci változások, mint drasztikus árrobbanás, a fizetés pénznemének rendkívüli meggyengülése. A vis maior események havária minősítéssel azonos módon vannak megjelölve a jelen szabályzat alkalmazása során.
IV.
BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSÉHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK
1. Beszerzési terv A MIVÍZ Kft. élni kíván az előzetes tájékoztató közzététele által biztosított jogi előnyökkel, ezért a társaság a tulajdonossal egyeztetve - a Kbt. 33.§ (1) bekezdésében foglalt törvényi felmentéstől eltekintve – saját beszerzési terv összeállítása mellett dönt. A beszerzési terv vonatkozásában a MIVÍZ Kft. a Kbt. V. fejezetének 31.§ és 33.§ -ban foglalt kötelezettségeket - a részére irányadó közbeszerzési értékhatárok figyelembe vételével – magára nézve kötelezőnek ismeri el. A MIVÍZ Kft. Előkészítő Szervezete (Műszaki és Vállalkozási Osztály) éves rendszerességgel állítja össze az adott költségvetési évben szükséges és már ismert beszerzési igényeit, beleértve a már elindított és tervezett beszerzéseket is (továbbiakban: Beszerzési terv). A Beszerzési terv tartalmazza az eljárás becsült értéke szerint csoportosított, közösségi értékhatárt elérő, nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzéseket, illetve nemzeti értékhatár 30 százalékát meghaladó beszerzéseket, továbbá az eljárás lefolytatásának tervezett ütemezését. A Beszerzési tervnek tartalmaznia kell: -
a beszerzés tárgyát, indoklását
-
a beszerzés becsült értékét
9
-
az eljárás tervezett időpontját
-
a teljesítés tervezett időpontját
A Beszerzési terv két részből tevődik össze: -
Közbeszerzési terv – szerepelteti a közbeszerzési értékhatár feletti beszerzéseket a mindenkori érvényes Kbt.-ben foglalt szabályok és értékhatárok alapján. Ezek megjelentetéséről, a Közbeszerzési Hatóságnak való megküldéséről a MIVÍZ Kft. Előkészítő Szervezete gondoskodik. A Közbeszerzési tervet öt évig meg kell őrizni. A Közbeszerzési terv nyilvános.
-
Beszerzési terv – szerepelteti a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseit, melyet a belső szabályozásban meghatározott személyeknek küld meg, azt nyilvánosan megjelentetni nem köteles.
A Közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell: -
a beszerzés tárgyát
-
a beszerzés mennyiségét
-
a beszerzés CPV szerinti kódját
-
a tervezett eljárási típust
-
a beszerzés tervezett időbeli ütemezését
A Beszerzési, Közbeszerzési tervet forrási fedezet tekintetében a társaság pénzügyi vezetője (Gazdálkodási Osztályvezető) véleményezi, ellenjegyzi. A Beszerzési, Közbeszerzési terv jóváhagyásáról a MIVÍZ Kft. ügyvezető igazgatója dönt. A Közbeszerzési terv jóváhagyásáról a döntést olyan időpontban kell meghozni, hogy a Kbt. rendelkezéseiben foglalt határidőket figyelembe véve a terv tartalma közzétételre kerülhessen. A Közbeszerzési tervben és Beszerzési tervben a feladatokat úgy kell meghatározni, hogy lehetőség legyen az abban foglaltak betartása mellett az előírt feladatok időben történő végrehajtására. A Beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések kizárólag a Szabályzatban erre felhatalmazott személy(ek) előzetes írásbeli engedélye alapján indítható.
2. Gördülő fejlesztési terv A MIVÍZ Kft a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény és egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 58/2013. (II. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Vhr.) ide vonatkozó bekezdése szerint Gördülő fejlesztési tervet (továbbiakban: GFT) készít mely a viziközmű-szolgáltatási ágazaton belül viziközmű-rendszerenkénti és fejlesztési ütemenkénti bontásban tartalmazza az elvégzendő beruházási, felújítási és pótlási feladatokat. Az elkészített és engedélyezett GFT-ben foglalt feladatok végrehajtása biztosítja a közművagyon műszaki színvonalának megőrzését, a szolgáltatás költséghatékony biztosíthatóságát. A Beruházási terv, valamint a felújítási és pótlási terv a benyújtás évét követő 15 évre vonatkozóan tartalmazza az elvégzendő feladatokat. Az elkészített tervet a Magyar Energetikai és Közmű-
10
szabályozási Hivatal (továbbiakban: MEKH) hagyja jóvá, annak módosítása vagy végre nem hajtása csak a MEKH előzetes engedélyével lehetséges, annak végrehajtását ellenőrzi. Részei: -
Beruházási terv – tartalmazza a tervezett új víziközművek megvalósításával, a meglévő víziközművek bővítésével kapcsolatos célokat és feladatokat. Az új víziközmű létesítésére, vagy már meglévő víziközművön végzett - a tárgyi eszközök mennyiségének, kapacitásának bővülését vagy műszaki állapotának, funkciójának, üzembiztonságának javulását eredményező - korszerűsítési tevékenységre vonatkozó terv. Forrását az ellátásért felelős M.M.J.V. Önkormányzata biztosítja.
-
Felújítási és pótlási terv – tartalmazza a meglévő víziközművek felújítási és pótlási feladatait. A meglévő víziközművek és egyes tárgyi eszközök eredeti kapacitását, pontosságát teljesen vagy megközelítőleg visszaállító vagy azokat pótló - de mennyiségi vagy minőségi többletet nem eredményező - felújítási, pótlási tevékenységre vonatkozó terv. Forrását a szolgáltatásért felelős MIVÍZ Kft. biztosítja.
A beszerzések tervezése során a MIVÍZ Kft. külön figyelmet fordít a vonatkozó törvényi rendelkezések hatályba lépését követően előírt, a Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal által jóváhagyott GFT megalapozására. A tervezés során gondoskodni kell: -
a GFT-ben meghatározott fejlesztési kötelezettségek a Beszerzési/Közbeszerzési tervben, illetve a tárgyévi költségek között tervezésre kerüljenek.
-
a viziközmű vagyon értékmegőrzése érdekében az értékcsökkenésnek megfelelő fejlesztések, felújítás pótlások elvégzésére.
-
a Beszerzési/Közbeszerzési terv szerinti időbeli ütemezés legyen összehangolva a GFT szerinti ütemezéssel.
-
legyen érvényes keretszerződés a tartalékképzési kötelezettséggel érintett eszközök (készletek pótlására a felhasználási ütemezés szerinti előírt lehívható mennyiségekkel)
-
legyen felkészülve a Vállalkozás az esetleges ellátási vészhelyzetek soron kívüli megoldására, akár saját erőforrások képzésével, akár megfelelő rendelkezésre állási szerződések megkötésével.
3. Éves Tagvállalati Beruházási terv A MIVÍZ Kft. elkészíti az üzleti terv valamint a Beszerzési Terv részét képező éves tagvállalati beruházási tervét. A terv tartalmazza a viziközmű vagyon felújítási, pótlási feladatait (GFT) valamint a működtető vagyon fejlesztésére, felújítására és pótlására tervezett költségvetési évre vonatkozó beruházásokat. Az Éves Tagvállalati Beruházási Terv a pénzügyi vezető ellenjegyzését követően a Vezető Tisztségviselő jóváhagyásával kerül az üzleti tervbe. A tagvállalati éves beruházási tervnek tartalmaznia kell: -
a projekt megnevezését
-
tervezett költségét
11
-
műszaki tartalmát
-
ütemezését éves és havi bontásban
Az MIVÍZ Kft. üzleti tervét a Miskolc Holding Zrt. Igazgatósága elfogadó határozatával az Éves Tagvállalati Beruházási Tervet is egyidejűleg elfogadja.
V.
KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT EL NEM ÉRŐ BESZERZÉSEK
1. A beszerzési eljárás lebonyolításának rendje 1.1. A beszerzési eljárás megindítása
1.1.1
A MIVÍZ Kft. szervezeti egységeiben keletkező beszerzési igényeket az Előkészítő Szervezet (Műszaki és Vállalkozási Osztály) gyűjti össze, előkészíti és elindítja a beszerzési eljárást. A folyamatban lévő eljárások nyomon követését, valamint a projektek koordinálását szintén az Előkészítő Szervezet látja el.
1.1.2. Az Igénylő részéről kijelölt kapcsolattartó elektronikus úton megküldi a beszerzési eljárás indítására jogosult által aláírt, és szerkeszthető formátumú, beszerzési eljárások lefolytatására vonatkozó (Áru, szolgáltatás beszerzési igénylő lapot, amely jelen szabályzat 1.sz.mellékletét képezi) igénylő lapot a beszerzési és logisztikai központ központi e-mail címére. Az igénylőlap az Igénylő részéről szükség esetén kiegészítésre kerül egyéb dokumentációval (műszaki specifikáció, szerződés tervezet, pályázati felhívás, projektindítási engedély, stb.) 1.1.3. Kizárólag az Igénylő által előre meghatározott munkakörben foglalkoztatott kapcsolattartók (jelen Szabályzat 3. sz. mellékletét képező megrendelés elküldésére jogosultak) e-mail címéről érkezett beszerzési igényeket ismeri el a Beszerző Szervezet az Igénylő részéről jóváhagyott igénynek. 1.1.4. Az igénylő lap kitöltése során: -
amennyiben a beszerzés informatikai tárgyú, az informatikai anyagok, alkatrészek, hardver eszközök, szoftverek esetében, az igény precíz megfogalmazása érdekében az Igénylő köteles az igény megfogalmazásakor a Miskolc Holding Zrt. Informatika és Szolgáltató Központjának szervezetét igénybe venni. Az egyeztetés megtörténtét az Igénylő írásos dokumentummal köteles igazolni.
-
amennyiben a beszerzési eljárás továbbképzésre vagy oktatásra irányul az Igénylő köteles egyeztetni a HR vezetővel a beszerzés megindítását megelőzően. Az egyeztetés megtörténtét az Igénylő írásos dokumentummal köteles igazolni.
1.1.5. A beérkezett beszerzési igényeket, illetve a 1.3.1. pontban meghatározottak szerint a beszerzési igény visszautasításáról és közbeszerzési eljárásra utalásáról szóló tájékoztató leveleket a Beszerző Szervezet elektronikusan, a Miskolc Holding Zrt. beszerzési és Logisztikai Központjának a központi szerverén, a Miskolc Holding Zrt. Iratkezelési Szabályzatban meghatározott időtartamban tartja nyilván. 1.1.6. Az Igénylő az igénylő lap megküldésekor az alábbi mellékleteket csatolja: a) A beszerzés tárgyát képező áru/szolgáltatás/építési beruházás beszerzése során, az Igénylő az igény bejelentéssel egyidejűleg elektronikus úton megküldi az igény műszaki
12
és pályázati paramétereit (műszaki specifikáció, szerződés tervezet, pályázati felhívás, projektindítási engedély, stb.). b) Az Igénylő jogosult javaslatot tenni az ajánlatok értékelési szempontjainak a meghatározására. Amennyiben az Igénylő él ezzel a jogával, ezt az igénybejelentéssel egyidejűleg kell csatoltan megküldenie a Beszerző Szervezet részére, továbbá amennyiben egyéb speciális, szerződési feltételt kíván érvényesíteni, azt is egyidejűleg jogosult megtenni. 1.1.7. Az Igénylő által javasolt értékelési szempontokat a Miskolc Holding Zrt. Beszerzési és Logisztikai vezetője hagyja jóvá. A Miskolc Holding Zrt. Vezérigazgatója jogosult a jóváhagyott értékelési szempontokat felülbírálni és eltérő értékelési szempontokat meghatározni. Ha az Igénylő nem határoz meg az értékelés alapjául szolgáló szempontokat, akkor a Beszerző Szervezet saját hatáskörben jogosult az értékelés szempontjait meghatározni. A Beszerző Szervezet az alábbi bírálati szempontok alapján értékeli az ajánlatokat: -
ár
-
áru/szolgáltatás minősége
-
fizetési feltételek
-
szállítási határidő, kondíciók
-
vállalt garancia/jótállás
-
egyéb megjelölt előny
A meghatározott bírálati szempont(ok) szerinti értékelése egy 1-10 pontig terjedő skálán történik. A nyertes ajánlat a legmagasabb pontot elért Ajánlattevő által megadott ajánlat. A Beszerző Szervezet köteles feltüntetni az Ajánlattevőnek megküldött ajánlatkérési dokumentációban az eljárás során érvényesíteni kívánt bírálati szempontokat és az azokra vonatkozó ponthatárt.
1.2. Az Ajánlatkérések kiküldése
1.2.1. Az igény beérkezését követő 3 munkanapon belül a Beszerző Szervezet megküldi lehetőség szerint, legalább 3 általa meghatározott Ajánlattevő számára az Ajánlatkérő adatlapokat (jelen szabályzat 4.sz.melléklete) és szükség szerinti mellékleteit (Ajánlatkérési dokumentáció) szerkeszthető formában, elektronikus úton. 1.2.2. Amennyiben olyan speciális áru/szolgáltatás/építési beruházás beszerzésére vonatkozik a beszerzési igény, amely esetében nem található 3 lehetséges Ajánlattevő a piacon, akkor az elérhető Ajánlattevő(k)től kell ajánlatot kérni. 1.2.3. Az Ajánlattételre rendelkezésre álló határidőt a Beszerző Szervezet határozza meg.
1.3. Az Ajánlatok értékelése
1.3.1. Amennyiben a legalacsonyabb ajánlati ár is meghaladja a közbeszerzési értékhatárt, a Beszerző Szervezet felhívja erre az Igénylő figyelmét, és visszautasítja a beszerzés
13
lefolytatására vonatkozó igényt. A Beszerzési és Logisztikai vezető aláírásával ellátott tájékoztató levelet megküldi elektronikus úton az Igénylő vezető tisztségviselőjének és kapcsolattartójának. 1.3.2. A Beszerző Szervezet feladata, hogy az Ajánlattevőktől elektronikus úton beérkezett ajánlatokat nyilvántartsa, és felelős a beérkezett ajánlatok a Miskolc Holding Zrt. Iratkezelési Szabályzatban meghatározott időtartamban történő tárolásáért. 1.3.3. Az ajánlatok beadására nyitva álló határidő lejártát követően a Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja végzi az ajánlatok összesítését, és elvégzi az ajánlatkérési dokumentációban megjelölt, az Igénylő által vagy a Beszerző Szervezet által meghatározott bírálati szempontok szerinti értékelést. 1.3.4. Az értékelés során, az ajánlatokban feltárt hiányosságok pótlására hiánypótlás keretében van lehetőség. A Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja az ajánlatok bontását követően legfeljebb 3 munkanapon belül elkészíti és kiküldi a hiánypótlásra felkérő e-mailt, amelyben pontosan megjelöli az ajánlat hiányosságait, valamint a hiánypótlásra rendelkezésre álló határidőt. 1.3.5. A hiánypótlásra felkérő levelet a Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja csak a hiánypótlásra felkért Ajánlattevőnek küldi meg. 1.3.6. A hiánypótlás beérkezését követő 3 munkanapon belül a Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja elvégzi a végleges értékelést. 1.3.7. A hiánypótlás beérkezését követő legkésőbb 5. munkanapon a Beszerző Szervezet kijelölt munkacsoportja feljegyzést készít az Igénylő számára, amely tartalmazza, hogy melyik Ajánlattevő milyen árat határozott meg az ajánlatában és a bírálati szempontoknak történő megfelelést. A munkacsoport javaslatot tesz az érvényes, a nyertes és az érvénytelen Ajánlatot tevők személyére a társaságok estében az Engedélyező részére. 1.3.8. Az ajánlat érvényes ha: az Ajánlattevő az Ajánlatkérési dokumentációban foglaltaknak megfelel, a kért mellékleteket csatolta és az Ajánlatát határidőben nyújtotta be. 1.3.9 A munkacsoport érvénytelennek minősítheti az ajánlatot, ha: a) a meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be, b) az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az II. fejezet 3. pontjában meghatározott összeférhetetlenségi követelményeknek, c) lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz, kivéve az ajánlattevő igazolni tudja, hogy az általa vállalt kötelezettség teljesíthető, reális. 1.3.10. A munkacsoport az érvényes ajánlatok közül a bírálati lapon a legmagasabb összpontszámot elért ajánlatot javasolja nyertes ajánlatnak nyilvánítani a Döntéshozó számára.
1.4. A beszerzés engedélyezése, döntéshozatal
1.4.1
Amennyiben a beszerzési eljárást a MIVÍZ Kft. indította, akkor a Beszerző Szervezet megküldi az Engedélyezőnek (MIVÍZ Kft. vezető tisztségviselője) 1.3.7 pontban meghatározott feljegyzést. Ha az Engedélyező elfogadja a beszerzési eljárás eredményeként nyertes ajánlatot, engedélyezi a beszerzést, akkor értesíti erről a Beszerző Szervezetet, aki a bírálati lapot és a
14
döntésre vonatkozó javaslatot megküldi a Döntéshozónak (a Miskolc Holding Zrt. cégvezetővezérigazgatójának). 1.4.2. A Döntéshozó a bírálati lap alapján javasolt partnerrel jóváhagyja a megrendelést, szerződés kötést, kiadja a beszerzési engedélyt a nyertes ajánlatban meghatározott feltételek alapján beszerzendő árura/szolgáltatásra/építésre. 1.4.3. A Döntéshozó a Beszerzési szoftverben történő azonosított belépés után (felhasználói név és jelszó megadásával) elektronikus úton adja meg az engedélyt a beszerzésre. 1.4.4. Az engedély megadását követő 2 munkanapon belül a Beszerző Szervezet értesíti az Ajánlattevőket az eredményről és az Igénylőt, a szerződés megkötésének lehetőségéről az ajánlatkérési dokumentációban meghatározott feltételeknek megfelelően. 1.4.5.
A beszerzési eljárás lezárását követően a megrendelés kiküldésére a Beszerző Szervezet jogosult és köteles az Igénylő nevében eljárni. Amennyiben a beszerzési eljárás szerződés vagy keretszerződés kötésére irányult, akkor a pályázat lezárása végén a Beszerző Szervezet az értesítéstől számított 2 munkanapon belül átadja a kiadott pályázati dokumentáció teljes anyagát papír alapon az Igénylő (Tagvállalat) részére, mely tartalmazza az ajánlatkérési felhívást, benyújtott ajánlatok 1-1 eredeti példányait, értékelő lapot, Döntéshozó jóváhagyását, megkötendő szerződés tervezetet. Igénylő a megküldött dokumentációk és engedélyek alapján megköti a szerződést és annak egy példányát megküldi a Beszerző Szervezet részére. Keretszerződés esetében a szerződésben foglaltak szerint rendszeres lehívásokat küld az Igénylő a szerződött partner felé. A lehívásokról havi összesítő jelentést készít, melyet megküld a Beszerző Szervezet és a Döntéshozó számára.
1.4.6. Az Igénylő köteles értesíteni a Beszerző Szervezetet a megrendelések, szerződések teljesüléséről és amennyiben a Szállítóval teljesítése során mennyiségi vagy minőségi kifogással él. 1.4.7. A beszerzési eljárás során keletkezett eredeti dokumentumok a Beszerző Szervezetnél és a Tagvállalatnál kerülnek tárolásra a Miskolc Holding Zrt. Beszerzési és Logisztikai központjának a központi szerverén, a Miskolc Holding Zrt. Iratkezelési Szabályzatban meghatározott időtartamban valamint a MIVÍZ Kft. Iratkezelési Szabályzatában megfogalmazottak szerint.
2. A beszerzési eljárás során érvényesülő speciális szabályok 2.1. A beszerzések eljárási rendje havária esetén
2.1.1. Havária esetén a jelen szabályzatban meghatározottak szerint a beszerzési igénylő lapot a kapcsolattartó megküldi a Beszerző Szervezet részére, jelölve, hogy havária igény áll fenn. A Beszerző Szervezet havária esetén nem folytatja a V. bekezdés szerinti beszerzési eljárást, hanem azonnal megkezdi a beszerzést. 2.1.2. A „havária” minősítés megadására az Igénylő vezető tisztségviselője jogosult.
2.2. A beszerzések eljárási rendje keretszerződés megkötésére vonatkozó eljárás során A Beszerző Szervezet jogosult az olyan rendszeresen visszatérő, mindennapos szükségletek (pl.: irodaszer) kielégítése érdekében keretszerződés megkötésére vonatkozó pályáztatási eljárást
15
lefolytatni. A pályáztatás során a Beszerző szervezet meghatározott termékre/szolgáltatásra/építésre vonatkozóan, jelen szabályzatban ismertetett módon kiküldi az ajánlatkéréseket és értékeli az ajánlatokat. A megadott árakat a szerződésben rögzített feltételekig az Ajánlattevő köteles biztosítani a pályáztatott termékcsoport valamennyi termékére vonatkozóan. Igénylő szakmai támogatást biztosít az ajánlatok értékeléséhez. A pályáztatási eljárás eredményeként az Igénylő keretszerződést köt a nyertes ajánlattevővel. Amennyiben az Ajánlatkérő már rendelkezik keretszerződéssel, a keretszerződésben meghatározott áron történő beszerzési igény esetén a beszerző szervezet nem folytatja le az ajánlatkérési eljárást.
2.3. A beszerzések eljárási rendje fennálló keretszerződés esetén
Amennyiben az Igénylő olyan árut/szolgáltatást/építési beruházást kíván beszerezni, amelyre vonatkozóan fennálló keretszerződése van, a szerződésben foglaltak szerint rendszeres lehívásokat küld a szerződött partner felé. Az Igénylő lehívásokról havi összesítő jelentést készít melyet megküld a Beszerző Szervezet és a Döntéshozó számára.
2.4. A beszerzések eljárási rendje keretengedély megkötésére vonatkozó eljárás során
A Beszerző Szervezet jogosult az olyan rendszeresen visszatérő, mindennapos szükségletek (pl.: védőital) kielégítése érdekében keretengedély megkötésére vonatkozó pályáztatási eljárást lefolytatni, amelyek az Igénylő szervezet mindennapos működésének szükséges eszközét képezik. A pályáztatás során a Beszerző szervezet, jelen szabályzatban ismertetett módon kiküldi az ajánlatkéréseket és értékeli az ajánlatokat az adott termékcsoport valamennyi termékére vonatkozóan. A megadott árakat a szerződésben rögzített feltételekig az Ajánlattevő köteles biztosítani a pályáztatott termékcsoport valamennyi termékére vonatkozóan. Ezt követően a Beszerzési engedély kérésekor a Beszerző Szervezet jelzi a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója részére, hogy keretengedélyről van szó, amelyet az Igénylő nem egyszerre fog lehívni. A pályáztatási eljárás eredményeként az Igénylő keretszerződést köt a nyertes ajánlattevővel és keretengedélyben foglalat keret erejéig lehívhatja a keretszerződés szerinti tételeket.
2.5. A beszerzések eljárási rendje fennálló keretengedély esetén
Amennyiben a beszerzési engedély keretjelleggel került megadásra, a részenként történő lehívások nem engedélykötelesek. Az Igénylő a lehívott mennyiségekről havi összesítőt készít vezetői beszámoló keretében melyet a tagvállalati vezető megküld a Miskolc Holding Zrt. vezérigazgatójának.
VI.
KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT MEGHALADÓ BESZERZÉSEK
16
1. A közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának általános rendje 1.1. Közbeszerzési eljárás előkészítése
1.1.1. A közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzési eljárás előkészítésének megindításáról a MIVÍZ Kft. Ügyvezetője dönt. A döntést megelőzően az Ügyvezető köteles előkészítő adatlapot benyújtani a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatójához vagy igazgatóságához jóváhagyásra. 1.1.2
Közbeszerzési referens feladata a felmerülő beszerzési igények közbeszerzési szempontból történő minősítése, azaz annak megítélése, hogy a beszerzés a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik-e.
1.1.3 Már megkötött szerződés terhére történő beszerzési igény esetén az Ügyvezető formanyomtatványt rendszeresíthet. 1.1.4
Az egyes eljárások előkészítését (eljárást megindító felhívás, dokumentáció) a MIVÍZ Kft., mint ajánlatkérő általi beszerzésnél a Kft. Ügyvezetője hagyja jóvá.
1.1.5
Hirdetmény nélkül induló eljárásoknál a Miskolc Holding Zrt. Vezérigazgatója dönt azon potenciális ajánlattevő(k)ről, akik részére az eljárást megindító felhívást meg kell küldeni.
1.1.6
Az eljárások előkészítését és technikai lebonyolítását a Miskolc Holding Zrt – adott esetben külső Közbeszerzési Tanácsadó bevonásával – végzi, ő felel az azzal kapcsolatos (másra nem delegált) feladatok ellátásáért. A Miskolc Holding Zrt. a közbeszerzési eljárás végrehajtása tekintetében a hatályos közbeszerzési szabályzata alapján jár el.
1.1.7 Az előkészítés körébe tartozó feladatok különösen:
1.1.8
-
becsült érték meghatározása,
-
helyzet-, illetőleg piacfelmérés,
-
eljárási rend és típus kiválasztása,
-
felhívás elkészítése,
-
releváns határidők, határnapok megjelölése (ideértve az egyes hatáskörök gyakorlóira vonatkozó határnapot és határidőt is),
-
dokumentáció elkészítése különös tekintettel a közbeszerzési műszaki leírásra és a szerződéstervezetre (szerződési feltételekre),
-
bevonandó személyek megbízása.
Az egyes közbeszerzési eljárások előkészítése során – különösen a becsült érték és a beszerzésekkel kapcsolatos követelmények meghatározása során – a közbeszerzés tárgyával kapcsolatban megfelelő közbeszerzési szakértelemmel (közbeszerzési referens) rendelkező személy bevonása kötelező. Továbbá biztosítani kell, hogy közbeszerzési, pénzügyi, ill. jogi szakember az eljárás előkészítésétől annak lezárásáig rendelkezésre álljon.
1.1.9 A helyzet-, illetőleg piacfelmérést a MIVÍZ Kft. közbeszerzési referense látja el, oly módon, hogy lehetőség szerint legalább 3 db előzetes, indikatív árajánlatot kér be az adott eljárás közvetett tárgya és mennyisége vonatkozásában. 1.1.10 Az előkészítést úgy kell megvalósítani, hogy a közbeszerzési eljárás a közbeszerzési tervben meghatározott időpontban megindítható legyen.
17
1.2 Az eljárás megindítása
1.2.1 A közbeszerzési eljárás előkészítése úgy indul, hogy az Ajánlatkérő vezető tisztségviselője, vagy megbízottja továbbítja a cégvezető- vezérigazgató részére eredeti dokumentum formájában és egyidejűleg tájékoztatásként e-mailen, a hiánytalanul kitöltött, a közbeszerzési eljárás előkészítésére vonatkozó aláírt „Projekt Előkészítő Adatlap”-ot (1. sz. melléklet továbbiakban: PEA) és a mellékleteit, adott esetben a műszaki dokumentációval, a Beszerző Szervezet e-mail címére, amely a
[email protected]. 1.2.2. A projekt előkészítő adatlapot az Ajánlatkérő igénylő szervezeti egységének munkatársa tölti ki, a szervezeti egység vezetője szignálja, illetve az Ajánlatkérő vezető tisztségviselője írja alá. 1.2.3.
A Beszerző Szervezet kijelölt koordinátora a kitöltött projekt előkészítő adatlapot és mellékleteit azonnal továbbítja a közbeszerzési eljárás lefolytatásáért felelős Szakértő Szervezet részére elektronikus úton.
1.2.4. A projekt előkészítő adatlap megküldésével egy időben a Miskolc Holding Zrt. társaságának vezető tisztségviselője elektronikus úton javaslatot tesz az általa kijelölni kívánt 1 vagy 2 fő Bírálóbizottsági tag személyére (közbeszerzés tárgya szerinti és pénzügyi szakértelem), illetve a kapcsolattartásra kijelölt személyre. 1.2.5. A Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója javaslatot tesz további 1-3 fő Bírálóbizottsági tag személyére. 1.2.6. Amennyiben a társaság vezető tisztségviselője nem tesz javaslatot a Bírálóbizottsági tag személyére, a Miskolc Holding cégvezető-vezérigazgatója élhet a javaslattétel lehetőségével. 1.2.7. A Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója jóváhagyja az eljárás lefolytatására vonatkozó igényt a projekt előkészítő adatlapon és a bíráló bizottsági tagokra tett javaslatot, és a döntésről 5 napon belül tájékoztatja a Szakértő Szervezetet. 1.2.8. A Kbt. 115. § (1) bekezdés szerinti hirdetmény nélkül induló eljárásokban, az Eljárást Megindító Felhívás (továbbiakban: EMF) legalább 4 gazdasági szereplő részére történő közvetlen megküldéssel, valamint a Kbt. 113.§ (1) bekezdés szerint, összefoglaló tájékoztató közzétételével induló közbeszerzési eljárásban, a Miskolc Holding Zrt. cégvezetővezérigazgatója megjelöli a referenciával rendelkező lehetséges Ajánlattevők közül a potenciális ajánlattevők nevét, elérhetőségét (címét, e-mail címét, telefonszámát). A kiválasztott Ajánlattevők nevéről értesíti az Ajánlatkérőt. A Kbt. 115.§ (1) bekezdés szerint induló eljárásban az így kiválasztott Ajánlattevők részére, illetve a 113.§ (1) bekezdés szerinti eljárások esetén az érdeklődést jelző gazdasági szervezeteken részére megküldésre kerül az Eljárást Megindító Felhívás és Dokumentáció.
1.3. Az eljárás lefolytatása
1.3.1
A Közbeszerzési Szakértő felveszi a kapcsolatot az Ajánlatkérő által kijelölt kapcsolattartóval és a koordinátorral, és amennyiben az Ajánlatkérő által megküldött dokumentációk nem hiányosak, az adatlap beérkezését követő 5 munkanapon belül megküldi elektronikusan az eljárást megindító ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás- és dokumentáció tervezetet az Ajánlatkérő részére.
1.3.2
Amennyiben az Ajánlatkérő által megküldött dokumentáció hiányos, a Közbeszerzési Szakértő az adatlap beérkezését követő 3 munkanapon belül jelzi a kapcsolattartónak és másolatban a koordinátornak, hogy mely dokumentumok vagy adatok hiányoznak az eljárás
18
megindításához. 1.3.3
A hiánypótolt dokumentáció Közbeszerzési Szakértő részére történő visszaküldésére az Ajánlatkérőnek 3 munkanap áll rendelkezésére.
1.3.4
A hiánypótlás beérkezését követő 3 munkanapon belül a Közbeszerzési Szakértő az eljárást megindító Ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás- és dokumentáció tervezetét a kapcsolattartó és a koordinátor rendelkezésére bocsátja.
1.3.5
Amennyiben a tervezetekkel kapcsolatban további egyeztetés szükséges, a Közbeszerzési Szakértő ezt 2 munkanapon belül jelzi. Az Ajánlatkérőnek további 2 munkanap áll rendelkezésére a javítás felülvizsgálatára.
1.3.6
A Közbeszerzési Szakértő az egyeztetett felhívást és dokumentációt 2 munkanapon belül megküldi az Ajánlatkérő részére a kapcsolattartónak és másolatban a koordinátornak.
1.3.7
Az Ajánlatkérő vezető tisztségviselőjének/ cégvezetőjének az ajánlati felhívás jóváhagyására és az erről szóló értesítés Közbeszerzési Szakértő részére történő megküldésére 3 munkanapja van.
1.3.8
Amennyiben a fent megadott határidők valamely okból tarthatatlannak bizonyulnak, a partnerek kötelesek értesíteni egymást, illetve minden érintettet, továbbá gondoskodni az akadály elhárításáról, és a lehető legrövidebb időn belül megtenni a szükséges lépéseket.
1.3.9
Amennyiben az eljárás során dokumentumok késedelmes benyújtása, átadása, határidő mulasztás, bejelentési kötelezettség elmulasztása, vagy bármely egyéb a Kbt. a támogatási szerződés vagy a jelen szabályzat kötelezettség elmulasztása valósul meg, a mulasztó félnek értesítenie kell az érintetteket, illetve a többi partnert/kapcsolattartót, valamint közölnie kell a mulasztás okát és az új határidő időpontját.
1.3.10
A véglegesített felhívást és dokumentációt a Beszerző Szervezet cégvezető-vezérigazgatója, illetve az Igazgatósága hagyja jóvá (VI. fejezet 1. pont 1.2 alpont). A jóváhagyását követően, illetve az erről szóló értesítéstől számított 1 munkanapon belül a tagvállalat vezetője aláírja az eljárás lefolytatás megrendeléséhez a „Közbeszerzési eljárás megrendelés” (2. számú melléklet – továbbiakban: Megrendelő) dokumentumot. A Megrendelő megküldését követő első munkanapon kerül feladásra/megküldésre a Részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás a Közbeszerzési Hatóság részére.
1.3.11 A hirdetmény feladásának díját az Ajánlatkérő fizeti meg. Az átutalásról szóló befizetési bizonylatot a befizetést követő 1 napon belül megküldi a Szakértő Szervezet számára.
2. Általános eljárási szabályok 2.1. Tárgyalásos eljárás esetén, illetőleg két szakaszból álló eljárásban
2.1.1
A tárgyalásos és a kétszakaszos eljárás első szakaszban az Ajánlatok/részvételi jelentkezések bontását követő legfeljebb 10. napon – amennyiben hiánypótlás(ok) kiírása szükséges, a hiánypótlás(ok) beérkezését követő 1. munkanapon -, az első Bírálóbizottsági ülésen a Bírálóbizottsági tagok a beérkezett ajánlatok érvényességéről szavaznak. Megállapítják, hogy a beérkezett ajánlatok az Ajánlatkérő által meghatározott feltételeknek megfelelnek–e. Amennyiben az Ajánlat/részvételre történő jelentkezés megfelel valamennyi feltételnek, a Bírálóbizottsági tagok javaslatot tesznek a Döntéshozó számára az Ajánlat/részvételre jelentkezés érvényesnek nyilvánítására. A Bírálóbizottsági ülésnek megfelelően a
19
Közbeszerzési Szakértő elkészíti a döntés előkészítési jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a javasolt döntési záradékot (döntés), s amelyet az ülés napján megküld az Ajánlatkérő által kijelölt személyek (a kapcsolattartó és másolatban a koordinátor) részére abból a célból, hogy a döntéshozatali jegyzőkönyvet a Döntéshozó elé terjessze. 2.1.2
A két szakaszból álló eljárásban legkésőbb a Részvételre jelentkezők szerződés teljesítésére való alkalmasságának és a kizáró okok hiányának megállapításával egy időben a Bírálóbizottság javaslatot tesz a Közbeszerzési Szakértő által elkészített Ajánlattételi felhívás és dokumentáció jóváhagyására is.
2.1.3
Az Ajánlatkérő a részvételi jelentkezések és az Ajánlattételi felhívás és dokumentáció elfogadásáról, illetőleg tárgyalásos eljárás esetén az Ajánlatok érvényességének megállapításáról 3 napon belül dönt és döntéséről a döntéshozatal napján a koordinátor értesíti a Közbeszerzési Szakértőt (közbenső döntés).
2.1.4
Két szakaszból álló eljárásban a közbenső döntést követően kerül kiküldésre az Ajánlattételi felhívás és az ajánlattételi dokumentáció az érvényes részvételi jelentkezést benyújtó Részvételre jelentkezőknek. Az ajánlatok beérkezését követően kerül sor az ajánlatok Bírálóbizottsági ülésen történő érvényessé nyilvánításra, a bontást követő legfeljebb 10. napon – amennyiben hiánypótlás(ok) kiírása szükséges, a hiánypótlás(ok) beérkezését követő 1. munkanapon -.
2.1.5
Tárgyalási szakaszban a közbenső döntést követően kerül sor az érvényes ajánlatot benyújtó Ajánlattevőkkel a tárgyalásra. A Közbeszerzési Szakértő a tárgyalás időpontjáról köteles értesíteni az Ajánlatkérőt, részvételi szükségességét jelezve. Amennyiben az Ajánlati/Ajánlattételi dokumentáció részét képező szerződéstervezetet az eljárás során változtatni kell, akkor a Közbeszerzési Szakértő felhívja az Ajánlatkérő kapcsolattartójának a figyelmét a módosítás szükségességére, és felkéri, hogy 3 napon belül küldje meg a módosított szerződéstervezetet, amelyet a Szakértő szervezet minden Ajánlattevő részére kézbesít.
2.1.6
Amennyiben a tárgyaláson a szerződési feltételek, vagy műszaki –szakmai tartalom vagy pénzügyi fedezet módosítására van szükség, a kapcsolattartó kizárólag a közbeszerzési eljárást megrendelő tagvállalat első számú vezetőjével történt egyeztetést követően jogosult a szerződéstervezet módosítására javaslatot készíteni.
2.1.7
Az eljárás folyamán a szerződési feltételek, vagy műszaki –szakmai tartalom vagy pénzügyi fedezet módosítása tekintetében, az III. fejezetben meghatározott Döntéshozó jogosult a döntés meghozatalára. A szerződési feltételek, vagy műszaki –szakmai tartalom vagy pénzügyi fedezet változásáról a Beszerző Szervezet tájékoztathatja a Miskolc Holding Zrt. cégvezetővezérigazgatóját.
2.1.8
Két szakaszos, illetőleg tárgyalásos eljárásban a tárgyalások lezárását követő 10. napon kerül sor az Ajánlat Bírálóbizottság részéről történő tartalmi értékelésére. A Bírálóbizottsági ülésen a nyertes Ajánlattevő személyére történő javaslatról, illetőleg az eljárás eredményére vonatkozó javaslatról történik a szavazás.
2.1.9
A Bírálóbizottsági ülésnek megfelelően a Közbeszerzési Szakértő elkészíti az eljárás eredményére vonatkozó aláírt, döntés előkészítési jegyzőkönyvet és az ülés napján megküldi az Ajánlatkérő kapcsolattartója és koordinátora részére abból a célból, hogy a javasolt Döntési Záradékot a Döntéshozó elé terjessze. A Döntéshozónak döntéshozatalra és a Közbeszerzési Szakértő erről történő értesítésére (az aláírt döntéshozatali jegyzőkönyv elektronikus, vagy eredeti példányban történő eljuttatásával) 3 munkanapja van a javaslat hozzá érkezésétől számítva.
2.1.10
A döntési határozat/záradék alapján a Közbeszerzési Szakértő 1 munkanapon belül elkészíti az összegezést, amelyet megküld az Ajánlattevők részére.
20
2.1.11 A Közbeszerző szervezet az Összegezés kiküldését követően, a nyertes ajánlattevő által a bírálati szempontok tekintetében megajánlott adatokkal kitölti a szerződéstervezetet vagy a módosított szerződéstervezetet. A kitöltés után a Közbeszerzési szakértő a Beszerző Szervezetnek, és az ajánlatkérő koordinátorának küldi meg, a szerződés megkötése érdekében. Az Ajánlatkérő kapcsolattartója felveszi a kapcsolatot a nyertes Ajánlattevővel szerződéskötés céljából. 2.1.12
Amennyiben nem szerződés tervezetet ad meg az Ajánlatkérő, csak a szerződés lényeges tartalmi elemeit határozza meg, ezek módosulása esetén VI. fejezet 2. pont 2.1.5 alpontban leírtak az irányadóak.
2.1.13
A közbeszerzési eljárás eredményes lezárását követően a Szakértő Szervezet értesíti az Ajánlatkérő vezető tisztségviselőjét/cégvezetőjét, hogy a nyertes Ajánlattevővel a szerződést a jogszabályban meghatározott feltételeknek és a dokumentációban foglaltaknak megfelelően, mely időtartamon belül kösse meg.
2.1.14 Az Ajánlatkérő kapcsolattartója az aláírt szerződés elektronikus úton történő megküldésével egyidejűleg értesíti a Beszerző Szervezetet a közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződés megkötéséről. 2.1.15 Az Ajánlatkérő kapcsolattartója vagy a koordinátor a szerződéskötés napjától számított 5 munkanapon belül megküldi a Szakértő Szervezet részére a mindkét fél által aláírt szerződést a Közbeszerzési Értesítőben/TED-en történő közzététel érdekében. 2.1.16 Amennyiben az Ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás során megkötött szerződéssel kapcsolatban bármely hirdetmény közzétételét kéri, a közzétételre okot adó cselekmény időpontjától számított 7 napon belül megküldi az erre vonatkozó felkérést a közzétételhez szükséges dokumentumokkal együtt a közbeszerzési eljárást lefolytató Beszerző Szervezetének (Miskolc Holding Zrt. közbeszerzési csoportja), hogy a Közbeszerzési Értesítőben/ TED-en történő közzététel érdekében eljárjon. 2.1.17 A közzétételek díjait az Ajánlatkérő fizeti meg a 44/2015.(XI.2.) MvM rendelet 13.§-ában meghatározott rendelkezéseknek megfelelően.
2.2
Nem tárgyalásos és nem két szakaszos eljárásban a VI. fejezet 2. pont 2.1 alpontban meghatározott rendelkezéseket az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.
2.2.1
Amennyiben az eljárás nem tárgyalásos és nem két szakaszos az eljárás, nemzeti eljárásrendben, a Kbt. rendelkezései alapján lefolytatásra kerülő eljárások lehetnek hirdetménnyel és hirdetmény nélkül induló eljárások.
2.2.2
Hirdetmény nélkül induló eljárás lehet közvetlen felkéréssel induló, Kbt. 115.§ (1) bekezdés szerinti, és összefoglaló tájékoztató közzétételével, Kbt. 113.§ (1) bekezdés szerinti közvetlen felkéréssel induló közbeszerzési eljárás. Az ajánlattételre felkérendő gazdasági szervetek tekintetében a Kbt. előírásainak megfelelő számú szervezet felkérése szükséges ajánlattételre.
2.2.3
Hirdetmény közzétételével induló eljárások esetén, eljárásrendtől függetlenül a Kbt. előírásai alapján a hirdetményt, a VI.fejezet 2. pont 2.1.15-17. alpontokban rögzített szabályok szerint szükséges feladni az elektronikus hirdetménykezelő rendszerbe.
2.2.4
Az eljárásokban meghatározandó eljárási időpontokat a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően kell meghatározni.
2.2.5
Amennyiben az eljárás nem tárgyalásos és nem két szakaszos, a Bírálóbizottsági tagok az első és egyben egyetlen ülésen az ajánlatok érvényessége mellett a nyertes Ajánlattevő
21
személyére történő javaslatról, illetőleg az eljárás eredményére vonatkozó javaslatról is döntenek.
2.3 A teljesítés igazolása
2.3.1
A Beszerző Szervezet teljesítésigazolás kiállítására jogosult a közbeszerzési eljárás lezárását követően. A teljesítésigazolás alapján történő elszámolás alapja a közbeszerzési eljárás megindításakor meghatározott vagy módosított nettó becsült érték. A megbízási díjat a Beszerző Szervezet a teljesítési igazolás alapján jogosult számlázni az Ajánlatkérő felé a közbeszerzési feladatok ellátására megkötött megbízási szerződésben foglalt feltételek szerint. Eltérő szerződéses kikötés hiányában a közbeszerzési eljárások bonyolítási díja az Ajánlatkérő által megjelölt nettó becsült érték 2%-a + áfa, amely azonban nem lehet kevesebb, mint 200.000.- Ft. + ÁFA és nem lehet több mint 1.000.000.- Ft + ÁFA. Eredménytelen eljárás esetén a Beszerző Szervezet a megbízási díj 50 %-ra jogosult.
2.3.2
A Szakértő Szervezet kijelölt munkatársa az eljárás befejezését követően, legkésőbb a hónap utolsó napján elkészíti, és 10 napon belül megküldi a teljesítésigazolást a Beszerző Szervezet koordinátorának. A Beszerző Szervezet koordinátora haladéktalanul továbbítja a teljesítésigazolást az Ajánlatkérő részére. Az Ajánlatkérő a teljesítésigazolást, a kézhezvételtől számított 5 napon belül aláírva visszajuttatja a Beszerző Szervezet részére. A teljesítésigazolást a Közbeszerzési eljárás megrendelése című adatlapon meghatározott, teljesítés igazolására jogosult személy írja alá. Amennyiben az Ajánlatkérő kifogással él a teljesítésigazolással kapcsolatban, ezt 5 napon belül jeleznie kell a Beszerző Szervezet felé a kifogásolt rész pontos megjelölésével. A koordinátor 5 napon belül felvilágosítást ad, vagy javítja a kifogásolt részt a teljesítésigazolással kapcsolatban és megküldi a teljesítésigazolást, amelynek elfogadására további 5 munkanap áll rendelkezésre. Az aláírt teljesítésigazolás alapján a Beszerző Szervezet megküldi a számlát az Ajánlatkérőnek. A fizetési határidő a számla kiállításától számított 15. nap.
3. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személyek a) A közbeszerzési eljárás valamennyi szakaszában (így különösen annak előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során) az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük. b) A külső közreműködő igénybevételénél figyelembe kell venni, hogy az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervezet akkor felel meg a Kbt. 27.§ (3) bekezdés szerinti követelménynek, ha a tevékenységében személyesen közreműködő tagjai, munkavállalói, illetőleg a szervezettel kötött tartós polgári jogi szerződés alapján a szervezet javára tevékenykedők között legalább egy olyan személy van, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik.
3.1 Bíráló Bizottság
22
3.1.1
Minden közbeszerzési eljárás lebonyolításának döntés-előkészítése érdekében bíráló bizottság (továbbiakban bizottság) kerül felállításra. Egyidejűleg több bizottság is működhet, így egy személy akár egyszerre több bizottság tagja is lehet.
3.1.2
A bizottság tagjainak megbízatása az eljárás megindításától az eljárás végéig tart. Az eljárás vége: Eredménytelen eljárás esetén az összegzés megküldésének időpontja, eredményes eljárás esetén a szerződéskötés napja. Jogorvoslat esetén (ide értve az előzetes vitarendezési eljárást is) a jogorvoslati eljárás jogerős befejezéséről való értesítés ajánlatkérő általi kézhezvételének napja.
3.1.3
A bizottság legalább 3 főből áll.
3.1.4
A bizottsági tagok kijelölésekor – illetve helyettesítések esetén – figyelembe kell venni a Kbt. idevonatkozó rendelkezéseit. A bizottság megalakulásakor részletesen ismertetni kell a tagokkal az összeférhetetlenségi előírások tartalmát és annak következményeit.
3.1.5
A bizottság tagjainak kötelező személyesen részt venni a bizottság munkájában és a bizottsági üléseken. Amennyiben valamely tag a részvételre tartósan lehetetlenné válik (tartós betegség, stb.), köteles az ok felmerülésekor azonnal jelezni azt a közbeszerzés koordinátora felé, aki új bizottsági tag személyére tesz javaslatot a MIVÍZ Kft. Ügyvezetője irányába, aki továbbiakban tájékoztatja erről a Miskolc Holding Zrt. Vezérigazgatóját.
3.1.6
A bizottság határozatképes, amennyiben a kijelölt tagok több mint fele jelen van. Szavazás esetén minden bizottsági tag szavazata azonos értékű. A bizottság döntéshozatalához a jelenlévő tagok több mint felének azonos tartalmú szavazata szükséges. Szavazategyenlőség esetén, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag szavazata dönt.
a) A bizottsági tagok ill. a bizottság feladatai: -
A bizottság tagjainak általános és kötelező feladata az üléseken való aktív részvétel, az ülésekre való felkészülés, a bizottsági döntések meghozatalában való közreműködés.
-
A bizottság tagjainak nevesített feladatai a következők:
összeférhetetlenségi nyilatkozatok megtétele,
szakmai állásfoglalás az ajánlat tartalmának megfelelősségéről,
az ajánlatok értékelése és pontozása (alkalmasság, érvényesség, illetve a részszempontok alapján), azzal, hogy ezen körben csak javaslattételi joga van a bizottságnak, mely javaslatot a Döntéshozó felé kell előterjeszteni, aki dönt az érintett kérdésben.
a Döntéshozónak előterjesztés készítése a következő témákban: o
ajánlattevő(k) alkalmassága, alkalmatlansága,
o
ajánlattevő(k) kizárása,
o
ajánlat(ok) érvényessége, érvénytelensége,
o
az eljárás eredményessége, eredménytelensége,
A Döntéshozó felé javaslat készítése a Kbt. 69-72.§-ban foglalt feladatok ellátása, intézkedések megtétele vonatkozásában.
A Döntéshozónak írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése a javasolt beszerzésről és nyertes ajánlattevő személyéről (döntés-előkészítő anyag összeállítása).
-
Döntéshozó szakmai támogatása jogorvoslati eljárás (ide értve az előzetes vitarendezési eljárást is) esetén.
23
-
Tárgyalásos eljárásban az tárgyaláson való képviseletet legalább a Bíráló Bizottság egy tagjának biztosítani kell.
b) A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tag feladatai különösen a következők:
-
a bizottság összehívása,
-
az ülések vezetése,
-
az ülések napirendjének megállapítása,
-
adott tag felmentésének kezdeményezése abban az esetben, ha a tag tartósan nem tud részt venni a Bizottság munkájában, vagy vele szemben összeférhetetlenség merül fel.
-
a bizottság törvényes működésének biztosítása,
-
szavazások lebonyolítása, a szavazás eredményének megállapítása,
-
a bizottsági döntés-előkészítő anyagok végső tartalmi-formai jóváhagyása, illetve beterjesztése a Döntéshozó elé,
-
az eljárás lezárásának kezdeményezése a Döntéshozónál.
c) A bíráló bizottság az eljárási határidőkre úgy tesz javaslatot, hogy megfelelő időt biztosítson a Döntéshozó számára az előterjesztések megismerésére.
3.2 A közbeszerzési eljárás résztvevői és feladataik: DÖNTÉSHOZÓ
3.2.1
A MIVÍZ Kft., mint ajánlatkérő nevében lebonyolított közbeszerzések esetében Döntéshozó az Miskolc Holding Zrt. vezérigazgatója vagy értékhatártól függően a Miskolc Holding Zrt. Igazgatósága.
3.2.2
Amennyiben a Döntéshozó az eljárás eredménytelensége mellett dönt, köteles döntésében megjelölni, hogy indít-e új eljárást ill. döntését a Kbt. kógens szabályai alapján indokolnia kell.
3.2.3
A Döntéshozó köteles a döntését olyan – feltéve, hogy az előterjesztést határidőben kézhez vette – olyan időpontban meghozni, hogy az eljárás jogszerűen lefolytatható legyen, különösen hogy az az eredmény korábban (hirdetményben, felhívásban, dokumentációban, stb.) megjelölt időpontjában kihirdethető legyen.
3.2.4
A Döntéshozó felel a döntés jog-, és célszerűségéért.
3.2.5
A MIVÍZ Kft. vezető tisztségviselője minden esetekben köteles a Miskolc Holding Zrt. meghatározott döntéshozó testületének, személyének előzetes engedélyét kérni az eredmény megállapításával kapcsolatban. A jóváhagyást, engedélyt megtagadni nem lehet olyan esetekben, amikor a Kbt. alapján kötelező az előterjesztett döntés, előterjesztés szerinti tartalommal történő meghozatala.
3.3 A közbeszerzési eljárás résztvevői és feladataik: KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ
24
Az MIVÍZ Kft. közbeszerzési tevékenysége során lehetőség van külső szakértő bevonására. Ennek formái a következők lehetnek:
3.3.1
Közbeszerzési szaktanácsadás: a közbeszerzési referens vagy a közbeszerzési eljárásban résztvevő Szervezet képviselőjének javaslatára a MIVÍZ Kft. az egyes közbeszerzési eljárások során beazonosított közbeszerzési és / vagy jogi kérdésekben eseti állásfoglalást, szakvéleményt kérhet. Az elkészült szakvéleményeket a Közbeszerzési referens köteles megőrizni és az érintett eljárás anyagaihoz csatolni.
3.3.2
Amennyiben a MIVÍZ Kft. (közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szervezeti egység ) nem rendelkezik a beszerzés tárgyára vonatkozóan megfelelő szintű szakértelemmel rendelkező munkatárssal, vagy a beszerzés tárgyának komplexitása, specialitása indokolja, lehetőség van külső (pl. műszaki) szakértő bevonására. A külső szakértő jelen szabályzattal összhangban vonható be az eljárásba.
3.3.3.
Közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítása: a MIVÍZ Kft-nek lehetősége van külső szakértő megbízására közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítására a tulajdonos előzetes hozzájárulásával. Az ilyen esetekben az eljárás lebonyolításának feltételeit, illetve a döntési és felelősségi kérdéseket (pl. bíráló bizottság tagjai, stb.) a megbízási szerződésben kell rögzíteni, az eljárás esetében e dokumentum jelen szabályzattal együttesen alkalmazandó.
3.4 A közbeszerzési eljárás résztvevői és feladataik: KÖZBESZERZÉSI REFERENS
3.4.1
Annak érdekében, hogy az MIVÍZ Kft. közbeszerzéseinek lebonyolítása a törvényi előírásoknak megfelelően történjen, az Ügyvezető közbeszerzési referenst (továbbiakban: referens) nevez ki. A közbeszerzési referens feladata a folyamatos kapcsolattartás a Miskolc Holding Zrt. Beszerző Szervezetével (Közbeszerzési csoportjával/csoportvezetőjével).
3.4.2
A referens feladata a közbeszerzésekkel kapcsolatos valamennyi – más személyre vagy szervre nem delegált – feladat ellátása. -
Éves közbeszerzési terv összeállítása és megküldése a Miskolc Holding Zrt. közbeszerzési csoportjának.
-
Dokumentáció, kiegészítő iratok, stb. rendelkezésre bocsátása a Miskolc Holding Zrt. közbeszerzési csoportja felé,
-
Részvétel az ajánlatok bontásán,
-
Kimenő faxok, levelek aláíratása az aláírásra jogosult személlyel (személyekkel).
-
Visszaérkező tértivevények, faxigazolások archiválása, annak ellenőrzése, hogy a faxigazolásokon a továbbítás „eredményes” volt-e.
-
Az eljárás adminisztratív lezárása a MIVÍZ Kft. részéről
-
Éves statisztikai összegzés elkészítése
-
Közzétételek kezelése
3.5 A közbeszerzési eljárás résztvevői és feladataik: A MISKOLC HOLDING ZRT. BESZERZŐ SZERVEZETE (KÖZBESZERZÉSI CSOPORTJA)
25
A közbeszerzési eljárások technikai lebonyolítása a Miskolc Holding Zrt. feladata. A technikai lebonyolítás körébe tartozik: -
felhívások, dokumentációk, kiegészítő iratok tervezeteinek elkészítése, egyeztetése, véglegesítése,
-
előminősítési rendszer kialakítása, működtetése,
-
a közbeszerzési eljárás lebonyolításához szükséges adatszolgáltatás biztosítása,
-
konzultáció stb. lebonyolítása,
-
részvétel az ajánlatok bontásán,
-
jogorvoslati eljárás esetén a MIVÍZ Kft-t képviselő személyek/szervezetek szakmai támogatása.
-
Lefolytatott eljárások iratainak átvétele, archiválása,
-
Kimenő faxok, levelek aláíratása az aláírásra jogosult személlyel (személyekkel).
-
Visszaérkező tértivevények, faxigazolások archiválása, annak ellenőrzése, hogy a faxigazolásokon a továbbítás „eredményes” volt-e.
-
Megjelenő hirdetmény ellenőrzése, hogy az megegyezik e a Holding által kiküldöttel,
-
Közzétételek kezelése
4. Közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó konkrét rendelkezések 4.1. Közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződés módosítása
4.1.1
A felek kizárólag akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha Kbt. 141.§-a kifejezetten megengedi. (A szerződés módosítások során a 307/2015. (X.27) kormányrendelet szerződésmódosításra vonatkozó rendelkezéseit is figyelembe kell venni.)
4.1.2
Annak megítélése, hogy a szerződés módosítására van-e jogszabályi lehetőség, illetve a szerződés módosítása új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül megtörténhet-e, a közbeszerzési csoport feladata. A módosítás elbírálásakor a csoportvezetőnek figyelembe kell vennie a Megrendelést kezdeményező szervezeti egység igényeit és indokait, pl. a határidőkre, illetve a lényeges piaci körülményekre vonatkozóan.
4.1.3
A közbeszerzési eljárásban kijelölt koordinátor feladata a közbeszerzési szerződések módosításáról szóló tájékoztató elkészítése, a hirdetmény megjelentetéséről való gondoskodás.
4.1.4
Ha a változtatási igények alapján közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, akkor a Kbt. alapján jelen szabályzat szerint kell megfelelően eljárni.
4.2. Jogorvoslati eljárások támogatása
4.2.1
A Közbeszerzési Döntőbizottság, Közbeszerzési Hatóság, Európai Bizottság előtti közbeszerzési jogorvoslatokkal kapcsolatos feladatok ellátása a közbeszerzési szaktanácsadó hatáskörébe tartozik. A Holding hivatalos álláspontjának megfogalmazása, valamint az összes iratanyag eljuttatása az illetékes szervek számára (Közbeszerzési Döntőbizottság, Közbeszerzési Hatóság,
26
Európai Bizottság, hatáskörrel rendelkező Törvényszék) a közbeszerzési csoport feladata. 4.2.2
A jogorvoslati eljáráshoz szükséges iratanyagot a közbeszerzési koordinátor állítja össze, azonnali hatállyal a Vezérigazgató/Döntéshozó rendelkezésére bocsájtja.
4.2.3 A bíróság előtti jogorvoslat támogatása során a Holding hivatalos álláspontjának megfogalmazása, valamint az összes iratanyag eljuttatása a hatáskörrel rendelkező Törvényszék a közbeszerzési csoport feladata. Az érdemi észrevétel (kereset) megfogalmazásába– amennyiben az igénybevételre sor kerül - jogi szakértőt kötelező bevonni.
4.3. A közbeszerzés tervezésének és összegzésének rendje
4.3.1
A lefolytatandó közbeszerzési eljárásokról a tárgyév március 31. napjáig közbeszerzési tervet kell készíteni. A közbeszerzési tervet a Kft. ügyvezetője fogadja el. A terv előkészítéséért a Kft. közbeszerzési referense felel.
4.3.2. Amennyiben az adott eljárásban a MIVÍZ Kft. csak lebonyolító, akkor ezen közbeszerzési eljárásokat a közbeszerzési tervben nem kell szerepeltetni. Ezen közbeszerzési eljárások az adott ajánlatkérő közbeszerzési tervében szerepelnek. 4.3.3 A közbeszerzési terv elfogadása előtt lefolytatott közbeszerzési eljárásokat a (b) figyelembevételével - a közbeszerzési tervben szerepeltetni kell. 4.3.4
Ha a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési igény merül fel, a közbeszerzési tervet módosítani kell és abban a módosítást és annak indokát is át kell vezetni és a módosított tervet az (a) pontban meghatározottak szerint jóvá kell hagyni.
4.3.5
A közbeszerzési terv elkészítésével kapcsolatban valamennyi feladat címzettje – kivéve ha jelen szabályzat másképp nem rendelkezik - a MIVÍZ Kft. közbeszerzési referense. Az elfogadott közbeszerzési tervet az év során a közbeszerzési referens folyamatosan karbantartja a tervezett és nem tervezett év közbeni változásokat azzal, hogy minden módosítást az Ügyvezető fogad el.
4.3.6
A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét.
4.3.7
A tárgyévben lefolytatott közbeszerzési eljárásokról éves statisztikai összegzést kell készíteni, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig meg kell küldeni a Közbeszerzési Hatóság számára. A statisztikai összegzést a közbeszerzési referens készíti el és elvégzi az ezzel kapcsolatos valamennyi feladatot.
4.4. A közbeszerzési eljárás dokumentálása
4.4.1
A MIVÍZ Kft. minden általa lefolytatott közbeszerzési eljárást – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban dokumentálni köteles, oly módon, hogy köteles a nyilvánosságot (felhívások, tájékoztatók, összegezések, információk, stb. közzététele) a Kbt. szerint kell biztosítani. Azon iratok vonatkozásában, ahol a Kbt. az ajánlatkérő honlapján történő közzétételt ír elő, a közzétételért a közbeszerzési referens felelős.
4.4.2
A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a
27
szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. Ennek kötelezettsége a közbeszerzési csoportvezetőt terheli. Uniós forrásból megvalósuló projektek esetében a közbeszerzés ellenőrzésének lezárása után, iratjegyzékkel 15 napon belül szükséges átadni az eljárás dokumentumait a MIVÍZ Kft. részére. 4.4.3
A közbeszerzési referens a MIVÍZ Kft. iratkezelési szabályzatának előírásai szerint gondoskodik a közbeszerzésekkel kapcsolatos iratok biztonságos – más iratoktól elkülönített – elhelyezéséről, kezeléséről és adott esetben megőrzéséről.
4.4.4
Az egy ügyhöz (egy eljáráshoz) kapcsolódó valamennyi iratot egyben, folyamatos sorszámozással iktatva kell nyilvántartani.
4.4.5
Amennyiben bármely okból valamely eredeti okirat a MIVÍZ Kft. birtokából kikerül, arról haladéktalanul másolatot kell az aktában elhelyezni, melyen fel kell tüntetni, hogy az eredeti okirat mely személynél/szervnél található meg.
4.5. Nyilvánosság és közzétételi kötelezettség
4.5.1
A Kbt. V. fejezetében meghatározott közzétételi kötelezettségnek az Ajánlatkérő egyrészt a Közbeszerzési Hatóság honlapján, másrészt a saját honlapján tesz eleget.
4.5.2
A Holding közbeszerzési koordinátora segítséget nyújt az érintett szervezeteknek a közbeszerzési tervük elkészítésében.
4.5.3
A közbeszerzési dokumentáció nyilvánosságáról a Kbt. 37.-39.§-a valamint 42.-44.§-a rendelkezik, amely meghatározza, hogy mely szereplők jogosultak a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentációba betekintetni.
4.6. Titoktartás
4.6.1
A közbeszerzési eljárásokról információt ajánlattevőknek, potenciális gazdasági szereplőknek csak írásos formában lehet adni, oly módon, amely megfelel a Kbt. végrehajtási rendeletei, továbbá a hivatalos kimenő levelekre vonatkozó, a MIVÍZ Kft. által egyebekben meghatározott szabályoknak.
4.6.2
Ezen felül sem a MIVÍZ Kft. munkavállalója, sem a közbeszerzési eljárásban résztvevő bármely személy/Szervezet nem adhat szóban vagy írásban információt, kivéve az eljárásokhoz kapcsolódó kiegészítő tájékoztatásokat, konzultációkat és a helyszíni bejárásokat, amelyekről írásos anyagot (jegyzőkönyvet) kell készíteni.
4.6.3
A közbeszerzési eljárások során a közbeszerzési eljárásba bevont személyek (szervezetek) kötelesek a tudomásukra jutott információkat titkosan kezelni. Amennyiben valamely személy esetében kiderül, hogy a megszerzett információkkal visszaélt, azokat bizonyos ajánlattevőknek továbbította, vagy egyéb módon megszegte a vonatkozó előírásokat a közbeszerzési eljárásban való további részvételből azonnal ki kell zárni, és pótlásáról – ha indokolt – gondoskodni kell. Amennyiben szükséges, ellene megfelelő jogi eljárást (munka-, polgári- vagy büntetőjogi) kell kezdeményezni. Ezen eljárások kezdeményezésére az Ügyvezető jogosult.
4.6.4
A titoktartás kiterjed az ajánlattevőktől bekért vagy kapott információkra is. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személy/Szervezet az ajánlattevőktől tudomására jutott információkat
28
köteles bizalmasan kezelni, azokat csak a közbeszerzési eljárás kapcsán használhatja fel. 4.6.5
VII.
Nem terjed ki a titoktartási kötelezettség azon adatokra, melyeket a Kbt. vagy más jogszabály nyilvános adatként definiál, vagy egyébként nyilvánosságra hozatalát írja elő, ill. azon adatokra tényekre, amelyek ezt megelőzően már nyilvánosságra kerültek. Amennyiben az adat csak meghatározott cselekménytől, vagy időponttól számít nyilvánosnak, akkor csak ezt követően nem kell rá alkalmazni a titoktartási szabályokat.
A BESZERZÉSI FOLYAMAT ELLENŐRZÉSÉNEK RENDJE
A MIVÍZ Kft. a beszerzési eljárásokkal kapcsolatos folyamatainak ellenőrzését a társaság ügyvezető igazgatója a belső ellenőrzési rendszeren keresztül végzi. A MIVÍZ Kft. belső ellenőrének feladata: -
az ügyvezető igazgató megbízása alapján ellenőrzi a beszerzések teljes folyamatának szabályosságát, gazdaságosságát, a tervszerű végrehajtását.
-
jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja.
Az értékhatárt el nem érő és az értékhatárt meghaladó beszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése a Miskolc Holding Zrt. Vezérigazgatója/Igazgatósága hatáskörébe tartozik, aki ezt a feladatot a belső ellenőrzés szervein keresztül látja el. Az ellenőrzés kiterjed az eljárások szabályszerűségére, az elbírálás szempontjainak kiválasztására, és azok érvényesítésére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére. A Miskolc Holding Zrt. belső ellenőrzési csoportjának feladata a beszerzések lefolytatásának az ellenőrzése:
VIII.
-
felügyeli a beszerzések teljes folyamatát (szabályos, gazdaságos, célszerű)
-
rendszeresen ellenőrzi a beszerzési eljárásban bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét,
-
azonnal köteles kivizsgálni, minden beszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja,
-
jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK a) Jelen Szabályzattól történő eltérés munkajogi és polgári jogi felelősséget von maga után. b) Az ajánlatkérő szervezetnél beszerzést végző, ill. az beszerzések folyamatába bevont személyek és szervezetek jelen beszerzési szabályzatot és a vonatkozó hatályos jogszabályok magukra nézve kötelezőnek tekintik, áttanulmányozzák, értelmezik és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal kötelesek eljárni. c) A bevont személyek kötelesek feladataikat személyesen ellátni. A tevékenységükkel vagy mulasztásukkal okozott kárért munkajogi ill. polgári jogi felelősséggel tartoznak. d) Amennyiben jelen szabályzat bármely rendelkezése a Kbt., vagy annak végrehajtási rendelete, vagy más kógens jogszabály rendelkezésével ellentétes lenne, akkor a jogsértő rendelkezés helyett a megsértett rendelkezést kell alkalmazni.
29
Miskolc, 2016. július 24. 1. számú melléklet Beszerzési eljárás lefolytatására vonatkozó igénylő lap
30
2. számú melléklet Beszerzési eljárás megindítására jogosultak
A BESZERZÉSI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA JOGOSULT MUNKAKÖRÖK A MIVÍZ KFT-NÉL TÁRSASÁG MIVÍZ Kft.
MUNKAKÖR Ügyvezető Ügyvezető helyettes
3. számú melléklet Igény továbbítására jogosultak
BESZERZÉSI IGÉNY TOVÁBBÍTÁSÁRA JOGOSULT MUNKAKÖRÖK
TÁRSASÁG MIVÍZ Kft.
MUNKAKÖR Beszerzési kapcsolattartó Műszaki és vállalkozási osztályvezető
31
4. számú melléklet Ajánlatkérő adatlap
ÁRAJÁNLAT KÉRŐ ADATLAP tárgy: árajánlatkérés ……………..részére
Tisztelt „NÉV” Úr/Asszony! Ajánlatot kérek az alábbi feltételekkel a táblázatban szereplő termékekre/szolgáltatásokra:
Ajánlatkérőlap azonosítója: Ajánlatkérő megnevezése: Megbízó tagvállalat Tagvállalati szakmai kapcsolattartó:
Miskolc Holding Zrt. Beszerzési és Logisztikai Központ
Szállítási cím: Szállítás módja: Csomagolás módja: Fizetési határidő: Ajánlatküldés határideje:
30 nap átutalás
TAGVÁLLALAT : 1.
SORSZÁM: 2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nettó Egys.ár (HUF)
Nettó Érték (HUF)
Áru/Szolgáltatás azonosító Ssz .
Megnevezés, méret, minőség
Igényel t Cikkszám Mérték menny. (ha van) egység
1.
0
2.
0
3.
0
4.
0
5.
0
6.
0
7.
0
8.
0
9.
0
32
10.
0
11.
0
12.
0
13.
0
14.
0
15.
0 Összesen nettó (HUF):
0
Kérjük ajánlatában a vállalt szállítási határidőt feltüntetni! Ajánlatát a következő címre kérjük visszaküldeni:
[email protected] Tájékoztatjuk, hogy figyelemmel a Ptk. 6:74. § (2) foglaltakra az Ajánlatkérő jogosult a jelen Ajánlatkérés során a legkedvezőbb ajánlatot benyújtó ajánlattevővel szemben is megtagadni a szerződés megkötését.
Köszönjük az együttműködésüket!
Üdvözlettel:
Miskolc, 201.. hh. nn.
33
5. számú melléklet Közbeszerzési eljárás megindító adatlap Közbeszerzési eljárás előkészítéséhez Ajánlatkérő által kitöltendő 1./ Ajánlatkérő Megnevezése: címe: telefon: fax szám: a kapcsolattartó neve (telefonszám, e-mail cím)
és
elérhetősége
(amennyiben ajánlatkérő más szervezet(ek) nevében jár el, ezen szervezet(ek) adatait is szükséges megadni ajánlatkérőéi mellett) 2./ Projektmenedzser neve (telefonszám, e-mail cím)
és
elérhetősége
3./ Műszaki tartalom szolgáltatásáért (dokumentáció) felelős személy neve, elérhetősége (telefonszám, e-mail cím) 4./ A közbeszerzési eljárás lefolytatásának teljesítését igazolni jogosult személy közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem: 5./ Ajánlatkérő részéről az eljárásban Bírálóbizottságba javasolt személy(ek) pénzügyi szakértelem: neve, elérhetősége (telefonszám, e-mail cím) jogi szakértelem1: 6./ A beszerzés megnevezése (eljárás „címe”), tárgya2 beruházás)
(árubeszerzés/szolgáltatás/építési
1
Az eljárás lefolytatására megkötött szerződés alapján kerül kijelölésre. Az árubeszerzés olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. A szolgáltatás megrendelése – árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő – olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés, amelynek a tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. 2
34
7./ Finanszírozás módja: -
saját forrás (MMJV Önkormányzat esetén szükség szerint Közgyűlési határozat száma)
- támogatásból történő finanszírozás esetén a) támogatási szerződés száma b) ha nincs megkötött támogatási szerződés, de várható, annak az időpontja c) Kormányhatározat 8./ Támogatás és önrész aránya, finanszírozás módja (utófinanszírozás/szállítói):
9./ Előleg biztosítása, részszámlázás lehetősége és biztosításának módja: becsült érték: nettó ……………. 10./ Nettó becsült érték meghatározása (ajánlati részenként is) egybeszámított becsült érték: nettó …… Egybeszámítás figyelembe vételével módosított becsült érték megadása (amennyiben releváns)
11./ Beszerzés műszaki/szakmai tartalmának rövid leírása és a teljesítés helye (ajánlati részenként is) 12./ Részajánlat tétel biztosítása esetén ajánlati részek meghatározása
az
13./ A beszerzés/beruházás teljesítésének határideje/vagy a teljesítés időtartama (napokban vagy konkrét dátumban megadva)
35
14./ Ajánlatkérő által elvárt -
szerződéses feltételek (és esetlegesen hivatkozás a támogatási szerződés megfelelő pontjaira)
-
szerződést mellékkötelezettségek
biztosító
(késedelmi kötbér, meghiusulási kötbér, teljesítési biztosíték, jóteljesítési biztosíték, jótállási határidő… stb.) -
egyéb szerződéses feltételek (pl:ajánlati biztosíték)
- a teljesítés igazolásának módja 15./ Ajánlatkérő kíván-e tárgyalást tartani az eljárásban? 16./ Az ajánlatok bírálati szempontja: legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás/ összességében legelőnyösebb 3 17./ Egyéb az adatlapban nem szereplő, de a közbeszerzéshez szükséges információ (építési engedély köteles/ különleges feltételek a teljesítéshez pl. jogosultság, engedély…/ kapcsolódó szolgáltatások pl.catering, terembérlet, előadói díjak, promóciós anyagok, technikai berendezések …) 18./ Az adatlaphoz csatolt dokumentumok) felsorolása
iratok
(releváns
1. pénzügyi fedezetet alátámasztó dokumentumok (támogatási szerződés, ha ez nincs, pályázat, Közgyűlési Határozat … stb) 2. tervek 3. engedélyek 4. részletes műszaki leírás 5. ajánlatkérőre vonatkozó egyéb dokumentumok (szükség szerint) 6. Miskolc Holding Zrt. és tagvállalat esetén a beszerzés jóváhagyása a Holding részéről (kizárólag ennek a dokumentumnak a birtokában indítható meg a közbeszerzési eljárás
Megjegyzések:
3
Összességében legelőnyösebb bírálati szempont esetén a bírálni kívánt szempontok megadása
36
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
Dátum: ………. év ………………… hónap ………nap
………………………………………………. eljárás lefolytatását kezdeményező szervezet képviselőjének aláírása
37
6. számú melléklet Közbeszerzési eljárás megrendelése Közbeszerzési eljárás megrendelése A ……………….. ajánlatkérő megrendeli az alábbi közbeszerzési eljárás lefolytatását a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt.-től.
Az alap projekt megnevezése, száma,modul/projektrész neve:
A projektben a közbeszerzéssel szerződéskötés határideje4:
érintett
Közbeszerzési eljárás lefolytatását tagvállalat/ szervezeti egység:
kérő
Kijelölt kapcsolattartó/ felelős személy (neve/elérhetősége): Projektmenedzser (neve/elérhetősége):
megnevezése,
Műszaki tartalom szolgáltatásáért (dokumentáció) (neve/elérhetősége):
felelős
személy
A közbeszerzési eljárás lefolytatásának teljesítését igazolni jogosult személy (neve/elérhetősége):
Beszerzés tárgyának megnevezése:
Nettó becsült érték meghatározása:
A projekt finanszírozási forrása: A támogatás intenzitása (adott esetben): Támogatási
4
szerződés
száma
(adott
Adott esetben pontos dátum megadásával
38
esetben): Előfinanszírozás jogalapja (Közgyűlési határozat száma): Szerződés időtartama / kezdés és befejezési időpont: …….. – közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem …….. – pénzügyi szakértelem Bírálóbizottság tagjai: …….. – jogi szakértelem …….. – közbeszerzési szakértelem Felkérendő gazdasági szervezetek (Kbt. 113.§ (1) bekezdés; 115.§ (1) bekezdés, 98.§ szerinti eljárások esetében): Aláíró személy: Ajánlatkérő elfogadja, hogy a Miskolc Holding Zrt. külön megbízása alapján adott esetben, az eljárás lefolytatására is kiterjedő felelős akkreditál közbeszerzési szaktanácsadói tevékenységet az Ész-ker Kft. lássa el.
Mellékletek: 1. Megbízó levelek a Bírálóbizottság tagjainak kinevezéséről 2. Részvételi/ajánlati/eljárást megindító felhívás és kiegészítő irat/dokumentáció5
Dátum: ………. év ………………… hónap ………nap
………………………………………………. megrendelő
5
képviseletére
jogosult
személy
Megfelelő dokumentumokat aláhúzással kérjük megjelölni
39
MIVÍZ Miskolci Vízmű Korlátolt Felelősségű Társaság 3527 Miskolc, József A. u. 78. Tel: 46/519-300 Fax: 46/519-306 e-mail:
[email protected] Adószám: 13546904-2-05
(Felkérendő személy neve) részére Tisztelt (felkérendő személy neve)!
A …………. (Ajánlatkérő) ……………….. Közbeszerzési Szabályzata alapján felkérem
„……………..(közbeszerzési eljárás tárgya)…………………………”
tárgyú a Kbt. ………….. rész, ……… (jogszabályi hely megjelölése) …….. szerinti, uniós/nemzeti eljárásrendben lefolytatott, ………….. (eljárás fajtája) ………….. közbeszerzési eljárás Bírálóbizottságának munkájában történő közreműködésre.
A Bírálóbizottság tagjaként a közbeszerzés tárgya szerinti / pénzügyi / közbeszerzési / jogi szakmai * ismeretei alapján köteles a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok értékelésében az eljárás más szakaszában részt venni. A közbeszerzés során a bírálatot és a szakvéleménye megadását felelősségteljesen és szakszerűen kell elvégezni. A Bírálóbizottsági tagságával együtt járó feladatok teljesítése során – különösen a bírálat elvégzésében – nem utasítható, döntési javaslatát legjobb szakmai tudása szerint köteles megadni a döntésre jogosult részére.
Miskolc, …………………………….
…………………………………….. megrendelő képviseletére jogosult személy
* Megfelelő rész meghagyásával, a többi törlésével elkészítendő. Készíthető fejléces papíron is!
