2. számú napirend a Képviselő-testületek 2015. január 30-i közös testületi ülésére
Beszámoló az Enesei Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi működéséről Tisztelt Képviselő-testületek! A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 81. § (3) f) pontja úgy rendelkezik, hogy a jegyző évente beszámol a képviselő-testületeknek a hivatal működéséről. E kötelezettségnek 2014. év vonatkozásában jelen beszámolómmal kívánok eleget tenni. 2013. január 1-jével megalakult az Enese, Fehértó, Győrsövényház részvételével működő Enesei Közös Önkormányzati Hivatal. 2013. március 1-jével a már megalakult közös hivatalhoz csatlakozott Bezi község is, ettől az időponttól tehát négy település részvételével működik a hivatal.
A humánerőforrás alakulása Enese székhely településen és 3 Kirendeltségén az engedélyezett köztisztviselői létszám 12 fő. Ebből 1 fő jegyző, 10 fő köztisztviselő, 1 fő technikai létszám. Létszám megoszlása a székhely település és kirendeletségei között: Enese székhelyen 6 fő főállású köztisztviselő és 1 fő technikai létszám, Győrsövényházon 2 fő főállású, Bezin 1 fő főállású, Fehértón 1 fő főállású köztisztviselő dolgozik. A hivatali apparátusban bekövetkezett személyi változások a 2014. évben Az év folyamán több személyi változás is történt. 2014. szeptember 24-ei óta vagyok kinevezett jegyzője az Enesei Közös Önkormányzai Hivatalnak, előtte a hivatalvezető Kiss Lászlóné volt, aki nyugállományba vonult. Kinevezésem előtt, megbízott jegyzőként láttam el a feladatokat két hónapig. Korábbiakban pedig a fehértói Kirendeltség ügyintézőjeként vettem részt a Közös Hivatal munkájában megalakulása óta. A Közös Önkormányzati Hivatal további két dolgozója is nyugdíjba vonult a 2014. évben, akik szintén éltek a számukra megnyílt ún. 40 éves szolgálati nyugdíj lehetőségének igénybevételével. A két nyugállományba vonult köztisztviselőt egy felsőfokú, és egy középfokú iskolai végzettségű köztisztviselő követett a beosztásában. A humán erőforrás képzettségi szintje A köztisztviselők (I. és II. besorolási osztályba tartozók) a jogszabályban meghatározott képesítési követelményeknek eleget tesznek. A hivatal állományából három köztisztviselő rendelkezik felsőfokú iskolai végzettséggel. A középfokú iskolai végzettségűek nagyrészt rendelkeznek valamely – a munkakörükhöz előírt – középfokú szakmai képesítéssel is. 1
Jelenleg a személyi állományból egyetlen ügyintéző sem folytat felsőfokú tanulmányokat. 2 fő rendelkezik középfokú, 1 fő alapfokú nyelvvizsgával. A 2014. évben is sor került minden köztisztviselő kötelező továbbképzésének tervezésére és a terv végrehajtására.
A tárgyi eszköz ellátottság alakulása A Közös Hivatal tárgyi eszköz ellátottsága, infrastruktúrája az ellátott feladatokhoz képest megfelelőnek mondható. Számítástechnikai eszközök beszerzésével hajtottunk végre fejlesztést a székhely településen, melyet a Kirendeltségek eszközállományának korszerűsítésével kívánunk folytatni.
2014. évi feladatok értékelése A Közös Hivatal ellátja a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló törvényben és egyéb jogszabályokaban a számára meghatározott feladatokat a 4 településre vonatkozóan. A Közös Hivatal egységes önálló költségvetési szerv, szervezeti egységek kialakítása kis létszáma miatt nem indokolt. Pénzügyi-gazdálkodási területen végzett feladatok - a költségvetéssel és beszámolással kapcsolatos feladatok, - információszolgáltatás, - az állami forrásokkal kapcsolatos feladatok, - előirányzatokkal kapcsolatos feladatok, - a folyamatos gazdálkodási tevékenységhez kapcsolódó feladatok, - vagyonrendelettel kapcsolatos feladatok, - leltározással kapcsolatos feladatok, selejtezéssel kapcsolatos feladatok. Pénzügyi-számviteli területen végzett feladatok - a kontírozási tevékenységet megelőző feladatok ellátása, - főkönyvi számlakijelölés, kontírozás, - az érvényesítés dokumentálása, - a folyamatos feladatellátáshoz szükséges információk, - főkönyvi könyvelési feladatok, analitikus könyvelési feladatok, - fizetésiszámla-forgalommal kapcsolatos feladatok, - utalásokkal kapcsolatos feladatok, - finanszírozással kapcsolatos feladatok, - számlázással kapcsolatos feladatok. Pénztárkezelés során végzett feladatok - a pénztár- és pénzkezelés általános szabályai megtartásával kapcsolatos feladatok, - a házi pénztárosi feladatok ellátása, - pénztárzárlat, napi záró pénzkészlet, - a készpénzkezeléssel kapcsolatos speciális feladatok, - a pénztárkezelés során a bizonylatokkal kapcsolatos feladatok, - az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása, 2
- az ellátmányokkal kapcsolatos feladatok. Kiemelt feladat volt 2014-ben, hogy a gazdálkodási szakterületen átálltunk az új számviteli szabályokhoz igazodó EPER program alkalmazására a könyvelési feladatok ellátása tekintetében. Adóügyi igazgatás területén végzett feladatok - helyi adórendeletek érvényesüléséről szóló tájékoztatás, - adó-nyilvántartási feladatok, - adóbehajtási feladatok, - adó-megállapítási tevékenység, - adóellenőrzés, - az adókkal kapcsolatos tájékoztatás, - az adók módjára kezelendő tartozások, díjak kezelése. A helyi adóknál jelentkező határidős feladatok mellett kiemelt feladat volt 2014-ben az Eútdíjjal kapcsolatban jelentkező többletfeladatok. Januárban előleg igénylés, júniusban pedig a tényleges összeg igénylése. A hátralékok behajtása, forgalomból történt kivonások, munkáltatói letiltások jelentős többletmunkát adtak a 2014. év folyamán. Ennek eredményeképpen jelentősen csökkentek a kintlévőségek, úgy az adókban, mint a szociális kölcsönök területén. Nagyon magas a Rendőrség által kiszabott, de be nem fizetett közigazgatási bírságok végrehajtásával kapcsolatos adminisztratív feladatok száma. Szociális, gyermekvédelmi területen végzett feladatok - az önkormányzati rendeletekkel és szabályozásokkal kapcsolatos feladatok, - a szociális eljárás során ellátandó általános feladatok, - a pénzbeli szociális ellátásokkal, - a természetben nyújtott szociális ellátásokkal, - a szociális alap- és szakellátásokkal kapcsolatos feladatok, - a nyilvántartás vezetési- és információs feladatok, - hagyatéki, póthagyatéki eljárással kapcsolatos feladatok , - a központi gyámügyi- és gyermekvédelmi jogszabályok érvényre juttatása, - a gyámügyi- és gyermekvédelmi tárgyú döntések előkészítése, közreműködés a végrehajtásban, - a gyermekvédelmi ellátással kapcsolatban vezetendő analitikus nyilvántartások vezetése, rendszeres karbantartása, - tájékozódás a gyermekvédelmi intézmények tevékenységéről. Anyakönyvi ügyintézés területén végzett feladatok - az állampolgársági ügyekkel kapcsolatos feladatok, - az általános anyakönyvvezetői feladatok, - a házasságkötéssel kapcsolatos anyakönyvvezetői feladatok, - a névviseléssel, a névmódosítással, a névváltoztatással kapcsolatos feladatok, - az általános anyakönyv vezetési feladatok, - az anyakönyvvezetést követő és egyéb eljárások, - az adatszolgáltatással kapcsolatos feladat- és hatáskörök. Jelentős változások történtek az anyakönyvezési eljárások területén a 2014. évben. Az Országgyűlés döntése értelmében elektronikussá váltak 2014 júliusától az anyakönyvi 3
eljárások, és az új rendszerben adattakarékossági és célszerűségi okokból az adatok nyilvántartása nem anyakönyvi események alapján, hanem személyhez kötötten történnek. Egyféle anyakönyv váltotta fel a négyféle (születési, házassági, bejegyzett élettársi kapcsolati, halotti) anyakönyvet. Közös Hivatalunk 3 fő szakképzett anyakönyvvezetővel rendelkezik. Az anyakönyvvezetők képzésen vettek részt. Az elektronikus anyakönyvi rendszerben minden egyes adatot csak egyszer szükséges felvinni, a következő esemény bejegyzésekor azok már rendelkezésre fognak állni. A továbbiakban egy adott személy valamennyi anyakönyvi eseményéhez kapcsolódó adatok egy helyen lesznek megtalálhatók. Az elektronikus anyakönyvi rendszerben egyetlen gombnyomással elérhetőek egy adott anyakönyvi esemény adatai, bárhol is történt az országban, így nem kell utazni, vagy heteket, esetleg hónapokat várni a dokumentumokra, ami jelentős előnyt jelent az ügyintézésben. Az új rendszerben szükségtelenné válik a házassági anyakönyv aláírása, pótlására bevezették a házasságkötési lapot, ezzel megmaradt az aláírás ünnepélyes szertartása. Általános igazgatási területen végzett feladatok - a Közös Önkormányzati Hivatal munkájával kapcsolatos ügykezelői feladatok, - a népesség nyilvántartással kapcsolatos, - az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek betartása mellett adatszolgáltatási, talált dolgokkal kapcsolatos feladatok, - a termőföld értékesítésekkel kapcsolatos kifüggesztési és egyéb hirdetmények közzétételével, - a választással, népszavazással kapcsolatos feladatok, - a polgármesteri, képviselői és köztisztviselői vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adminisztrációs feladatok, - ügyfélszolgálati teendővel kapcsolatos feladatok, - a polgármester és a jegyző munkájával kapcsolatos ügykezelői, titkársági, valamint tevékenységükhöz kapcsolódó protokolláris feladatok, - zenés-táncos rendezvényekkel kapcsolatos feladatok, - parlagfű-mentesítési feladatok, - állatvédelmi- és környezetvédelmi feladatok, - polgárvédelmi, katasztrófavédelmi ügyek, - az üzletekkel, telephelyekkel kapcsolatos engedélyezés és nyilvántartás. Jelentős feladat, változás volt 2014-ben a termőföld értékesítésekkel kapcsolatos kifüggesztési és egyéb hirdetmények közzétételével kapcsolatos új szabályozások. Az önkormányzati működéssel kapcsolatos feladatok A jegyző vezeti a Közös Önkormányzati Hivatalt. Magyarország helyi önkormányzatairól szóló törvény szerint a közös önkormányzati hivatal jegyzője, vagy megbízottja minden településen köteles biztosítani az ügyfélfogadást, illetve a képviselő-testületi, bizottsági, és a külön jogszabály és megállapodás alapján - a nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületi ülésein való részvételt. A székhelyen és a kirendeltségeken a hét minden munkanapján van ügyfélfogadás. A jegyzői feladatokat mind a négy településen magam látom el. A képviselőtestületi, bizottsági vagy a nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületének ülésein én veszek részt, helyettesítésemmel csak kivételes esetekben bízom meg kollégáimat. A hivatal munkájának szervezése során kiemelt feladat a képviselő-testületi, bizottsági ülések előkészítése, adminisztrációja, a döntések végrehajtása.
4
Képviselő-testületek működéséhez kapcsolódó feladatok KÉPVISELŐ-TESTÜLETI, BIZOTTSÁGI ÜLÉSEK 2014.
Képviselőtestületi ülések száma Ebből rendkívüli ülés Ebből zárt ülés Bizottsági ülés Bizottsági határozat száma Önkormányzati rendeletek száma Képviselőtestületi határozatok száma
Enese
Győrsövényház
Bezi
Fehértó
15
16
16
11
2
3
2
0
0
2
4
4
8+1
1
1
1
Szociális Bizottság, Vagyonnyilatkozatokat Ellenőrző Bizottság
Vagyonnyilatkozatokat Ellenőrző Bizottság
Vagyonnyilatkozatokat Ellenőrző Bizottság
Vagyonnyilatkozatokat Ellenőrző Bizottság
46+1
1
1
1
13
13
15
12
62
55
68
47
2014. év a “Választások” éve Az év több jelentős feladatot hozott a hivatalok, így az Enesei Közös Önkormányzati Hivatal életében is. Ezek közül a legfontosabb a három választáshoz kapcsolódó választási irodai feladatok ellátása volt. A feladatok ellátása probléma- és zökkenőmentesen volt. Az őszi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó feladatellátás augusztus 15. napját követően kezdődött –a törvényi határidőkre figyelemmel és az alakuló üléssekkel zárult. A választás előkészítése, lebonyolítása, a választási eredményeket tartalmazó jegyzőkönyvek elkészítése hibamentes volt. Az önkormányzati választás eredményeképpen a polgármester személyében Bezi községben történt változás. Többletfeladatokat generált, ezek mindegyikét határidőre végrehajtottuk. Az önkormányzat képviseleti jogában beálló változást a személyügyi és Kincstári nyilvántartáson és az egyéb szükséges helyeken is átvezettük. Bezi község polgármesterének 2014. december 31-ével történt lemondása kapcsán jelentkező többletfeladatok 2015. év elején hárulnak a helyi választási irodára és a helyi választási bizottságra A képviselő-testületek személyi összetételében Enese, Győrsövényház és Bezi községben történtek változások. 5
Ellenőrzések A 2014. év során 3 településen a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága ellenőrzést tartott. A vizsgálati jegyzőkönyvben megfogalmazott észrevételek orvosolhatóak. A Győr-Moson-Sopron Megyei Kormányhivataltól érkezett törvényességi felhívásokról külön napirend keretében tárgyaltak a képviselő-testületek. A belső ellenőrzést mindegyik településen elvégezték ezekről külön napirend keretében adunk tájékoztatást.
Tervek, feladatok a jövőre vonatkozóan Az elmúlt néhány hónap tapasztalatai alapján a 2015. évben szükséges néhány módosítást végrehajtani. A Közös Önkormányzati Hivatal feladatainak áttekintése, a szükséges korrekciók, pontosítások elvégzése. A hivatal informatikai stratégiájának kialakítása Az önkormányzati, közigazgatási ügyintézéshez nélkülözhetetlen a korszerű, gyors számítástechnikai háttér. 2015. évben szükséges az informatikai eszközállomány felújítása a Kirendeltségeken. Az idő közben elavult, nem megfelelően működő gépek cseréje, melynek következményeként jól felszerelt munkahelyen dolgozhatunk. Munkaköri beosztások átszervezése, létszámbővítés Az elmúlt időszak tanulsága, hogy a költségvetési gazdálkodásban, a pénzügyi munka színvonalas ellátása érdekében további erőket kell a munkára csoportosítani. Mára világosan látható, hogy a gazdálkodás területén a létszám egyértelműen kevés a feladatok ellátására. A 2015. évben a gazdálkodás területén dolgozó köztisztviselőink közül lesz nyugállományba készülő munkatársunk is. Erre felkészülve egy fővel növelni szükséges a létszámot, melyre a 2015. évi állami finanszírozás fedezetet nyújt. Ütemezésnél figyelembe kell venni a betanulási időszakot is. Már a 2014. évre vonatkozó tervek között is megfogalmazásra került a gazdálkodási területen jellemzett túlterheltség, illetőleg a jegyzői feladatok ellátásához a 4 települési önkormányzatnál, valamint a 2 nemzetiségi önkormányzatnál esetlegesen aljegyző kinevezése. A települések pályázatainak koordinálására is szükség lenne szakemberre minden településen, hisz a megváltoztott pályáztatási eljárások lebonyolítására, az adminisztratív feladatok elvégzésére a Hivatal dolgozóinak korlátozott mértékben van ideje, energiája. A szabadságok maradéktalan kivételével csak azon a munkaterületen dolgozók tudnak élni, akiknek munkája a kollégák által helyettesíthető. A munkakörök eseti helyettesíthetőségének biztosítása fontos lenne. A közös hivatal köztisztviselőinek folyamatos képzése, továbbképzése A köztisztviselők számára előírt képesítési követelmény szerint valamennyi felső és középfokú végzettségű köztisztviselőnek a meglévő képzettsége mellett kötelező érvénnyel
6
közigazgatási alap, illetőleg közigazgatási szakvizsgát kell tennie egy/két éven belül. 2015. évben 2 fő kötelezett alapvizsgára, 1 fő szakvizsgára. Munkaértekezletek szervezése Bár a külső és a belső ellenőrzések általában nem találnak komoly hiányosságot a hivatal munkájában, tudjuk, hogy számos olyan pont van a munkánkban, ahol tovább növelhető az ügyintézés színvonala, melyre valamennyien törekszünk. A közeljövőben fontos, hogy az új kollégák részvételével összecsiszolódjon a kollektíva, a kirendeltségen dolgozók is legyen aktív tagjai a munkahelyi kollektívának. Ezúton köszönöm a Közös Önkormányzati Hivatal valamennyi dolgozójának munkáját, amit 2014. évben végzett. Köszönöm a Polgármester Asszony és Urak, a Képviselő-testületek tagjai segítő szándékú hozzáállását, támogatását, melyet a hivatali munka feltételeinek megteremtésében nyújtanak a számunkra. Szíveskedjenek megfogalmazni javaslataikat, véleményeiket, hogy azt feladataink ellátása során figyelembe vehessük. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületeket, hogy beszámolómat elfogadni szíveskedjenek. Határozati javaslat Enese Község Önkormányzat Képviselő-testülete, Győrsövényház Község Önkormányzat Képviselő-testülete, Bezi Község Önkormányzat Képviselő-testülete és Fehértó Község Önkormányzat Képviselő-testülete az Enesei Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi szakmai beszámolóját az előterjesztés szerinti tartalommal elfogadja. Határidő: azonnal Felelős: Csapó-Molnár Violetta jegyző
Enese, 2015. január 23. Tisztelettel: Csapó-Molnár Violetta jegyző
7
