besteladministratie

Keukenorganisatie en -apparatuur

Keukenadministratie

Administratie als ondersteunende keukenactiviteit Steeds meer administratieve activiteiten in keukens

Tot nu toe heb wij ons in dit boek vooral beziggehouden met het vaktechnische materieel in de ruimten van keukens. Achter het bureau van de keukenleiding gebeuren heel wat onzichtbare activiteiten op papier. Er worden recepturen en dienstroosters gemaakt en grondstoffen ingekocht. Als moderne kok moet jij ook weet hebben van die administratieve activiteiten. Je had misschien gehoopt als kok niet meer zo veel te hoeven lezen en schrijven. Die tijd lijkt voorbij. Niet alleen de overheid en boekhouders willen steeds meer informatie. Ook de chefs willen op elk moment over cijfers en gegevens van de keukenactiviteiten beschikken. Jij moet als kok ook weten welke documenten in de keuken gebruikt worden en waar je gebruiksaanwijzingen en bedieningsinstructies van apparaten of machines kunt vinden. In andere boeken van deze serie besteden we ook aandacht aan administratieve activiteiten in keukens. In het boek Keukentechniek wordt uitgelegd, dat in keukens steeds meer schriftelijk moet worden vastgelegd. Daar worden vijf onzichtbare administratieve activiteiten behandeld: 1. De menuplanning. 2. Het opstellen van recepturen. 3. De inkoop van grondstoffen. 4. De keukenadministratie. 5. De keukencalculatie. In het boek Basisrecepturen wordt uitgelegd waar je aan moet denken als je recepturen gaat registreren en hoe je een eigen recepturensysteem kunt opzetten. In het boek Voedingsleer en Hygiëne wordt uitgelegd waar je bij het verpakken, etiketteren en bewaren van produkten op moet letten. Ook wordt de omgang met voedingstabellen behandeld. Veranderingen in administratief materieel

In paragraaf 4.11 van het boek Keukentechniek kun je kennis maken met het volgende papieren registratiematerieel, dat je in keukens kunt tegenkomen: 1. Menukaarten. 2. Receptuurkaarten.

3. Ingrediëntenlijsten. 4. Inkoopspecificaties. 5. Bestellijsten. 6. Afleverbonnen/vrachtbonnen. 7. Stellingkaarten/voorraadkaarten. 8. Uitgiftebonnen. 9. Etiketten. 10. Produktielijsten/werklijsten. 11. Werkbeschrijvingen. In de keuken krijg je ook te maken met allerlei personeels documenten, zoals dienstroosters en vakantieplanningen. In dit hoofdstuk 11 behandelen we de volgende administratieve onderwerpen: – De registratie van de inkoop van ingrediënten en produkten. – De registratie van de opslag en de uitgifte. – De personeelsregistratie waaronder de dienstroosters en vakantieplanningen. – Het administratief beheer van materieel. – De voedingsadministratie in instellingen. Je merkt nu wel dat in keukens behalve vaktechnisch materieel ook nog ander, administratief materieel gebruikt wordt. Het administratief materieel bestaat tot nu toe vooral uit papieren. Formulieren of documenten worden meestal opgeborgen in gewoon kantoormaterieel, zoals ordners, mappen en kantoormeubilair. Hierin komt snel verandering. In steeds meer keukens verschijnen computers, printers en software-programma’s. In de laatste paragrafen van dit hoofdstuk behandelen we de automatisering van de administratie in keukens.

De inkoop-/besteladministratie Inkopen is meer dan bestellen

Jij zal zelf niet direct bij de inkoop van grondstoffen en ingrediënten betrokken zijn. De kans is wel groot, dat je kunt helpen bij het bestellen van grondstoffen bij leveranciers. Er bestaat namelijk een wezenlijk verschil tussen inkopen en bestellen. Het inkopen van grondstoffen in keukens omvat: – Het aanvragen van prijzen bij verschillende leveranciers. – Het vergelijken van de prijzen van de grondstoffen.

1


– Het onderhandelen met de leveranciers en zo nodig het afsluiten van contracten. – Het bestellen van de grondstoffen. – De administratieve afhandeling van de bestelling.

4. Controle van facturering/rekeningen. Je gebruikt daar bestelformulieren, afleveringsbonnen/vrachtbrieven en tenminste twee soorten opbergordners voor.

Het komt ook voor dat leveranciers bestellijsten met nieuwe prijzen of aanbiedingen, per fax toesturen. De inkoper kan dan zo veel mogelijk gebruik maken van speciale ‘aanbiedingen’. In de meeste keukens zal de chef-kok of de eigenaar dat zelf doen. Bij het bestellen worden meestal alleen de hoeveelheden van de te leveren grondstoffen doorgegeven binnen gemaakte afspraken. Het is van belang, dat jij weet hoe grondstoffen en ingrediënten besteld worden en hoe dit administratief wordt afgehandeld. In de meeste keukens koop je niet alle soorten ingrediënten en produkten even vaak in en niet altijd bij dezelfde leverancier. Je maakt bij de inkoop onderscheid tussen verschillende leveranciers: – De verse grondstoffen worden dagelijks besteld, bijvoorbeeld bij de groentenleverancier en de bakker. – De vers gekoelde grondstoffen worden dagelijks of om de 2 dagen besteld, bijvoorbeeld bij de melkleverancier, de slager, de visleverancier en de poelier. – De magazijngrondstoffen worden 1 keer per week of 1 keer per 2 weken besteld bij de horecagroothandel of gespecialiseerde kruidenier. – De diepvriesgrondstoffen worden 1 keer per 2 weken besteld bij de groothandel.

Het opstellen van de bestelling

De inkoop en daardoor ook de administratie verloopt per leverancier. Bijna alle leveranciers werken met eigen bestellijsten. Het zal zeker voorkomen, dat jij zelf zo’n lijst mag invullen. In de meeste bedrijven is de chef-kok verantwoordelijk voor de inkoop- of bestelprocedure. De bestelprocedure bestaat uit de volgende activiteiten: – Het plaatsen van de inkoopbestellingen. – Het ontvangen van de bestellingen. – Het afwikkelen van de administratie van bestellingen (factuurcontrole, prijsvergelijking van de bestelbon en de factuur). In sommige grote bedrijven vind je voor de inkoop van ingrediënten en produkten aparte functionarissen. Voorbeelden zijn: – In instellingen: een hoofd voeding. – In grotere hotels: een Food & Beverage-manager. In kleine bedrijven wordt de inkoop en de controle op de inkoop meestal door de chef-kok of eigenaar/ ondernemer zelf uitgevoerd. Het bestellen van ingrediënten en produkten kunnen we in verschillende stappen verdelen: 1. Het opstellen van de bestelling. 2. Het plaatsen van de bestelling. 3. Het controleren van de bestelling. 2

Voor het bestellen van ingrediënten en produkten bij leveranciers gebruik je voorgedrukte bestelformulieren. Elke leverancier heeft een apart bestelformulier. Daarop staan alle grondstoffen vermeld. Op een vast tijdstip van de dag, iedere middag of avond, worden de bestellingen gemaakt voor de volgende dag(en). Vaak worden de bestellingen opgesteld door één van de koks of door de chef-kok zelf. Dit gebeurt als volgt: – Je vult het aantal grondstoffen op de lijst in. – Je vermeldt de afleverdatum op de bestellijst. – Je laat de lijst aftekenen door de eindverantwoordelijke, de chef-kok. Het plaatsen van de bestelling

Het komt tegenwoordig vaak voor dat je de bestellingen naar de leveranciers per fax verstuurt. Dat heeft twee voordelen. Ten eerste is de kans op fouten nagenoeg uitgesloten. Ten tweede heeft de leverancier direct bevestiging van de bestelling. Als je bestellingen per telefoon plaatst, moet je ook nog een schriftelijke bevestiging sturen. Nadat je de bestelling hebt geplaatst, berg je de ingevulde bestellijst op, in een map of ordner voor ‘geplaatste’ bestellingen. Je bergt ze per leverancier, op datum op. Het controleren van de bestelling

Bij de ontvangst controleer je: – De juistheid van de hoeveelheid grondstoffen. – De juistheid van de kwaliteit van de ontvangen grondstoffen. Je controleert met behulp van een afleveringsbon (of vrachtbrief) en bestelformulier. Als de grondstoffen volgens bestelling zijn afgeleverd, dan wordt de afleveringsbon door de chef-kok getekend. Meestal worden er afleveringsbonnen gebruikt die uit meerdere velletjes bestaan. Het eerste exemplaar van de getekende afleveringsbon is voor de leverancier, het tweede exemplaar is voor de chef-kok en het derde exemplaar wordt aan de bestellijst vastgeniet en opgestuurd naar de boekhouding. De chef-kok bewaart zijn afleveringsbonnen in een ordner of map voor ‘afgeleverde’ bestellingen. Hij bewaart ze per leverancier op datum. Grondstoffen die niet voldoen aan de (vastgestelde) produktspecificaties moet je niet accepteren. Bij de ontvangstcontrole kan blijken dat grondstoffen: – Niet voldoen aan de kwaliteit of kwantiteit. – Ontbreken. – Beschadigd zijn.


BESTELFORMULIER Afleveradres:

Leverancier:

Postadres: Debiteur: 007729400

Datum: 1-5-96

Week: 1996 18 Besteldata

Verzendwijze: 0243 Artikel

Verk. Eenh.

Omschrijving

01.01.030

DO10

BOTER S.Z. 40 x 250 GR

01.02.140 01.03.110

./.

./.

./.

./.

./.

./.

./.

./.

1

-

3

-

-

-

-

-

DOO5

BOTER H. BOERIN GEZ. 10 x 500 GR 1

-

2

-

-

-

1

-

DOO2

HOTELB. KUIP M.U. 200 x 10 GR

-

-

3

-

-

1

1

-

06.01.030

DOO2

HOTELKAAS BEL.

1

2

2

2

-

1

2

-

06.01.050

DOO2

HOTELKAAS OUD

1

-

-

-

-

-

1

-

06.01.070

DOO2

HOTELKAAS M/K J.BEL.

-

-

1

-

-

-

1

-

06.04.020

STUK

EDAMKAAS J.BEL.

-

-

-

-

-

-

-

-

06.04.040

STUK

EDAMKAAS E.BEL.

-

-

-

-

-

-

-

-

06.05.330

STUK

ROOKKAAS NATUREL

-

-

-

-

-

-

-

-

06.07.220

BAK

FETAKAAS 990 GRAM (6 x 165 GR)

1

-

-

-

-

1

2

-

06.07.230

STUK

KERNHEM 60%

-

-

-

-

-

-

-

-

06.07.320

STUK

SUBENHARA BRANDNETELKAAS

1

-

-

-

-

-

-

-

06.07.451

STUK

BETTINNE BLANC (M/KORST)

-

-

-

-

-

-

-

-

06.07.520

STUK

LIMBURGER 200 GR

-

-

-

-

-

-

-

-

06.07.540

STUK

GROTTENKAAS 48+ (5 KG)

-

-

-

-

-

-

-

-

07.02.021

DOOS

GESN. KAAS JB (60 x 2 x 16 GR)

-

-

-

-

-

-

1

-

07.02.031

DOOS

GESN. KAAS BEL (60 x 2 x 16 GR)

2

-

-

-

-

-

1

-

08.01.120

STUK

BOURSIN KNOFLOOK 150 GR

-

-

-

-

-

-

-

08.01.280

STUK

ROOMBRIE LELU 60% (STUK 3 KG)

-

-

1

1

-

-

-

-

08.01.380

STUK

CAMEMBERT CASTEL 250 GR

-

-

-

-

-

-

-

-

08.01.641

STUK

CHEVRE BELLAY NATUREL

-

-

-

-

-

-

-

-

08.01.780

STUK

PORT SALUT 150 GR

-

-

-

-

-

-

-

-

08.01.790

STUK

PORT SALUT 50% (STUK 2 KG)

-

-

-

-

-

-

-

-

08.01.820

STUK

RACLETTE REYBIER 45% (STUK 3 KG)

-

-

-

-

-

-

-

-

Illustratie 11-1 Voorbeeld van een bestelformulier

3


Illustratie 11-2 Voorbeeld van een afleveringsbon (vrachtbrief)

4


In die gevallen moet de chef-kok de leverancier of de transporteur daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen. Je moet dan in elk geval een aantekening maken op de afleveringsbon. Je kunt ook een retourbon uitschrijven, waarop je de retour-grondstoffen vermeldt. De retourbonnen worden getekend door de transporteur of de leverancier voor het terugontvangen van de grondstoffen. Ook deze bonnen worden naar de boekhouding gestuurd en in de map ‘afgeleverde’ bestellingen opgeborgen. Grondstoffen zijn eigendom van je bedrijf, als de afleveringsbonnen getekend zijn. Om te voorkomen dat er grondstoffen worden afgeleverd als er niemand in de keuken is om te controleren, worden op het bestelformulier de plaats en tijd van aflevering genoteerd.

den ze bij de andere rekeningen van dezelfde leverancier gevoegd. Betalingen worden gewoonlijk eens in de maand gedaan. Je doet er goed aan elke middag of avond de besteladministratie van de afgelopen dag af te handelen.

Voorraadadministratie De chef-kok is meestal verantwoordelijk voor het beheer en de administratie van de voorraad. De voorraad omvat alle grondstoffen en ingrediënten die op voorraad staan in: – De magazijnen. – De koeling. – De diepvriezer.

Controle van facturering/rekeningen

Facturen of rekeningen, die binnenkomen worden door de chef-kok gecontroleerd en vergeleken met de afleveringsbonnen. Daarna worden ze meteen naar de boekhouding gestuurd. De boekhouder zal de factuur, een exemplaar van het bestelformulier en de getekende afleveringsbon controleren en aan elkaar bevestigen. Op basis van deze informatie kan hij de prijzen en de berekeningen op de factuur controleren. Normaal gesproken worden facturen dagelijks door de boekhouder opgeteld en gecontroleerd. Dan wor-

In sommige grote bedrijven zoals grote hotels, instellingen of cateraars is er voor het beheer van het magazijn een magazijnmeester in dienst genomen. In kleine restaurants wordt het voorraadbeheer door de eigenaar/ondernemer zelf uitgevoerd. De voorraadadministratie kan in verschillende stappen worden verdeeld: 1. Het invoeren van bestellingen op de voorraadkaarten. 2. De uitgifte van interne bestellingen op de voorraadkaarten. 3. Het opnemen van stockvoorraden.

Illustratie 11-3 Voorbeeld van een factuur

5


Het invoeren van bestellingen op de voorraadkaarten

Grondstoffen en produkten breng je na ontvangst en controle naar het magazijn, de koeling of diepvriezer. Grondstoffen in de koelen diepvriescellen in de keuken worden meestal niet geregistreerd. Grondstoffen in het magazijn registreer je met behulp van voorraadkaarten (stellingkaarten). Op de voorraadkaarten staan: – De naam van het produkt. – Het artikelnummer van de leverancier. – De hoeveelheid. – De verpakkingseenheid. – De codering van de plaats waar het produkt in het magazijn is gezet. Voor een voorbeeld van een voorraadkaart (stellingkaart) zie illustratie 11-11 verderop in dit hoofdstuk. Op de voorraadkaarten staan ook gegevens over het minimale en maximale voorraadniveau van de grondstoffen. De minimale hoeveelheid is de hoeveelheid, die minimaal aanwezig moet zijn. Die hoeveelheid moet vastgesteld worden om geen tekort aan grondstoffen te hebben. De minimale hoeveelheid wordt gebaseerd op een combinatie van de verbruikssnelheid en de leveringstermijn van de grondstoffen. De leveringstermijn is de tijdspanne tussen het plaatsen van de bestelling en het ontvangen van de levering. De maximale hoeveelheid is de hoeveelheid, die maximaal aanwezig mag zijn. De hoeveelheid wordt vastgesteld om te voorkomen dat er te veel grondstoffen (geld) zijn en te veel ruimte in beslag wordt genomen door de voorraad. De informatie over minimale en maximale voorraad is een belangrijke aanwijzing voor de voorraadbeheerder. De voorraadkaarten bevestig je aan de plank, la, kist of doos waarin de produkten zijn opgeslagen. Het gebruik van deze kaarten vereist een overzichtelijke plaatsing van de opgeslagen goederen en een voldoende grote voorraadruimte. In plaats van voorraadkaarten kan ook een voorraadbeheersingssysteem worden gebruikt in de vorm van een losbladig boek (met voor elk artikel een eigen pagina) of een kaartenbak. De gegevens die in dit systeem komen te staan, zijn gelijk aan de gegevens op de voorraadkaarten. Je moet de gegevens op de voorraadkaarten of van het voorraadbeheersingssysteem steeds bijwerken op het moment dat er aan de voorraad, goederen toegevoegd of uitgegeven worden. De uitgifte van interne bestellingen op de voorraadkaarten

Je kunt het verbruik van de magazijnvoorraad effectief controleren. Daarvoor is het nodig dat je de uitgifte van de voorraad naar de verschillende afdelingen, registreert. Een voorraadsysteem werkt alleen als de verantwoordelijkheid voor de magazijnvoor-

6

raad bij één persoon is neergelegd, bijvoorbeeld de chef-kok. Het aanvragen van de grondstoffen bij het magazijn vindt plaats op vastgestelde tijden. Zodra grondstoffen van de voorraad uitgegeven zijn, moet je de voorraadkaarten en de voorraadadministratie bijwerken om een kloppend overzicht te houden. Het komt ook voor dat je produkten uit de keuken moet terugzenden, omdat de verkeerde grondstoffen zijn uitgevraagd. Dan maak je gebruik van voorraad-terugzendingsformulieren. Je zult begrijpen dat je ook deze handeling op de voorraadkaarten moet registreren om de voorraadadministratie weer kloppend te maken. Een andere methode van voorraadbeheer is het systeem waarbij iedere afdeling een eigen aanvraagboek heeft waarin uitgiften worden geregistreerd. Deze methode wordt in bedrijven toegepast met één centraal magazijn, van waaruit verschillende afdelingen, zoals de keuken, het restaurant, de banquetting en de huishouding worden bediend. Het voordeel van dit systeem is, dat in het aanvraagboek ook de prijzen vermeld kunnen worden, zodat afdelingshoofden regelmatig de kosten van grondstoffen kunnen controleren en doorberekenen in de calculaties. Het is belangrijk om de voorraad en uitgifte van produkten zorgvuldig te registreren, omdat er anders een afwijking kan ontstaan tussen het fysieke (werkelijke) niveau van de voorraad en het theoretische (administratieve) niveau. Dergelijke verschillen kunnen leiden tot de vorming van een te grote of te kleine voorraad. De omvang van de uitgifte moet bij elk produkt altijd even groot zijn als de beginvoorraad, plus de ingekochte (ontvangen) voorraad minus de eindvoorraad. Het opnemen van stockvoorraden

In de meeste keukens wordt elke maand de stockvoorraad opgenomen. Dan worden de daadwerkelijke (fysieke) hoeveelheden grondstoffen in de magazijnen, koelcellen en diepvriescellen geteld en geregistreerd. Daarvoor worden voorraad-stocklijsten gebruikt. Het bedrijf heeft deze voorraadgegevens nodig om de brutowinst te berekenen en te controleren. De chef-kok of de boekhouder kan de brutowinst van de keuken berekenen door de volgende formule te gebruiken: Brutowinst = verkoop - (inkoop + voorraad)

Elke keuken streeft naar een bepaald brutowinstpercentage, bijvoorbeeld 70%. Als het percentage lager is dan afgesproken, worden alle cijfers nader bestudeerd om de oorzaak te zoeken. De chef-kok moet alle inkoop- en voorraadgegevens als bewijsmateriaal kunnen tonen. Oorzaken van een te laag brutowinstpercentage kunnen zijn: – Slechte kwaliteit van grondstoffen, bijvoorbeeld bederf, waardoor grondstoffen zijn weggegooid.


– Produktiefouten, bijvoorbeeld omdat een kok pâtés heeft laten verbranden. – Derving, bijvoorbeeld omdat grondstoffen vermist worden.

Dienstroosters

Dienstroosters zijn schema’s waarop jij als kok de informatie kunt lezen over de diensten, die het personeel moet draaien. Ze omschrijven jouw werktijden, werkdagen, vrije dagen, vakantiedagen en eventuele schooldagen. Bovenaan de lijst worden de dagen van de week vermeld met de data (of weeknummer). Op de dienstroosters worden alle koks met naam genoemd. Vaak staan de namen in volgorde van de functies (chef-kok, souschef, chef de parties en leerlingen). Achter de naam van elke kok staat aangegeven welke diensten er moeten worden gedraaid.

Administratie van de personeelsplanning De werktijden van de meeste koks zijn aangepast aan de openingstijden van het bedrijf. Veel keukens, zoals in ziekenhuizen en wegrestaurants, zijn elke dag open. Er zijn bedrijven waar de keukens de hele dag open zijn. Daar werk je dan op wisselende tijden. Als kok werk je gemiddeld vijf dagen per week. Als de keuken zes of zeven dagen open is, zul je één of twee vaste vrije dagen krijgen of op wisselende dagen moeten werken. Horecabedrijven zijn vaak ’s avonds, in het weekend en op feestdagen open. De meeste koks werken daarom dus op onregelmatige tijden. Om te zorgen dat er iedere dag voldoende koks in de keuken staan, worden door de chef-kok verschillende planningen gemaakt. We maken onderscheid in: 1. Dienstroosters. 2. Vakantieroosters. Als kok moet je in elk geval de functies van deze roosters kennen en ze kunnen lezen. 1996

Chef-kok

Op de dienstroosters zijn vaak extra kolommen opgenomen waarin de extra gewerkte uren of vrije uren vermeld staan. De chef-kok kan zo op een eenvoudige manier bijhouden welke koks nog uren te goed hebben van het bedrijf of van welke koks het bedrijf nog uren te goed heeft. In horecakeukens worden de dienstroosters meestal twee weken van te voren gemaakt. Hierdoor kunnen de werkdagen van de koks flexibel worden afgestemd op de drukke of minder drukke dagen in het bedrijf. In de keukens van instellingen worden de dienstroosters vaak langer van te voren gemaakt.

Maandag

Dinsdag

W oensdag

Donderdag Vrijdag

Zaterdag

Zondag

17-6

18-6

19-6

20-6

21-6

22-6

23-6

10.00-

10.00-

10.00-

X

Vak.

Vak.

Vak.

Vak.

10.00-14.30 10.00-15.00 10.00-

Uren

+/ -

Totaal

Vac.

uren

dagen

Diversen

18.00-22.00 18.00-22.30

Hugo Mulders

8.00

9.00

Vak.

Vak.

Vak.

-/-

+28.00

21 dgn. -/- 5 ¨ 16

Jeroen van Wanrooy

12.00-

X

X

+11.00

8 dgn.

X

X

10.00-

12.00-

+14.00

14 dgn.

10.00-

10.00-

14.30-

18.00-

-/- 3.00

9 dgn.

Vak.

Vak.

Vak.

Vak.

+17.00

23 dgn.

14.30-22.30 10.00-15.00 10.00-18.00 12.0018.00-22.30 7.00

Rinze Vaartjes

9.00

10.00-14.30 14.30-23.00 10.0018.00-22.00

Hessel van der Zee

Ben van Dekken

8.00

7.30

X

X

S

10.00-14.30 10.00-15.00 Vak.

-/-

18.00-22.00 18.00-22.30 8.00

9.00

Illustratie 11-4 Voorbeeld van een dienstrooster

7


1996 Maanden Weken

Mei 20

21

Juni 22

23

24

Juli 25

Chef-kok

Hugo Mulders

26 X

X

X

X

Augustus

27

28

29

X

X

X

X

30

31

32

33

34

Rinze Vaartjes

X

X

X

X

38

X

X

X

X

X

X

X

39

X

X

X

Hessel van der Zee

X

37

X

X

X

36

X

Jeroen van Wanrooy

Ben van Dekken

September 35

X

X

X

X

Illustratie 11-5 Voorbeeld van een vakantierooster

Vakantieroosters

Iedereen wil natuurlijk met vakantie. Het vakantierooster wordt afgestemd op het bedrijf en de wensen van het personeel. Omdat niet alle koks tegelijk met vakantie kunnen gaan, wordt de vakantieplanning al vroeg in het voorjaar gemaakt. Een vakantieplanningsformulier lijkt op een dienstrooster. Aan de bovenkant van het formulier staan de twaalf maanden van het jaar vermeld met daaronder de weeknummers. Op sommige formulieren worden ook nog de dagen van de week vermeld. Evenals op de dienstroosters staan aan de linkerkant van het vakantierooster de namen van alle koks vermeld. In overleg met de chef-kok worden de vakanties van de koks ingevuld. De chef-kok houdt bij het invullen van het vakantierooster rekening met een aantal bedrijfs- en persoonlijke factoren. Ieder horecabedrijf kent drukke en minder drukke seizoenen. Zo zal een restaurant in een badplaats aan de boulevard het in de zomermaanden erg druk hebben. Een restaurant in het midden van een grote stad zal in die maanden een rustige tijd hebben. Een wildrestaurant zal in de maanden september tot december het drukke seizoen hebben. Een restaurant dat zich heeft gespecialiseerd in asperges, zal in het voorjaar de drukste tijd hebben. Personeel met schoolgaande kinderen is gebonden aan de schoolvakanties. Als de vakanties van alle koks zijn ingevuld, hebben de chef-kok, en alle andere koks een jaaroverzicht, dat de basis is voor het invullen van dienstroosters en werkplanningen.

8

Het administratief beheer van het materieel Het materieelarchief

Het komt voor dat je niet goed weet hoe bepaalde apparaten werken of onderhouden moeten worden. Dan moet je de handleiding of bedieningsinstructies er even op na kunnen slaan. In veel keukens worden de handleidingen op een centrale plaats in een materieelarchief (op het kantoor van de chef-kok) bewaard. De handleidingen worden per ruimte in mappen of ordners opgeborgen. In hoofdstuk 2 heb je kunnen lezen dat materieel dat niet goed wordt gereinigd en onderhouden, na verloop van tijd minder goed gaat werken of meer energie gaat gebruiken. Een koelkast of snijmachine die niet goed onderhouden wordt, zal niet zo functioneren als je gewend bent. De koelkast zal niet voldoende koelen en het ‘botte’ mes van de snijmachine trekt de plakken ham tijdens het snijden kapot. De keukenleiding moet weten of het materieel goed onderhouden wordt. Daarvoor zijn contracten afgesloten en eigen formulieren voor dagelijks en preventief onderhoud ontwikkeld. In veel keukens worden de contracten en formulieren op een centrale plaats in een materieelarchief bewaard. Ook deze documenten worden per ruimte in mappen of ordners opgeborgen.


Checklist apparatuur DATUM: 1 december 1995 HOTEL DE WIT

Keukenafdeling

ONDERHOUD VAN APPARATUUR

DAGELIJKSE CHECK-LIJST

Chef-kok: _______________________________________________________ Verantwoordelijke persoon: _____________________ Naam van de apparatuur

Check dagelijks

O.K.

Mengmachine

Schakelaar

V

Hobart 7

Draad en stekker

V

Hoofdkeuken

Versnelling

V

Smeren

-

Bouten

V

Test machine

-

Niet O.K./fout

Erg stroef Rammelt!

..... Vaatwasmachine

Filter

V

Hobart A 6

Spoelvloeistof

–

Hoofdkeuken

Wasmiddelreservoir

V

Controlelampje

V

Sproeiers

V

Afvoerfilters

-

Kabel

V

Test machine

V

Watertest

-

Bijvullen

Moet vernieuwd worden

Alkaline!

..... Aardappelschilmachine

Schijf

V

Wolf B 5

Drijfriem strak

–

Groentekeuken

Draad en stekker

V

Smeren

V

Bouten

V

Waterslang

-

Test machine

V

Speling te groot

Lekt bij kraan

..... Opmerkingen:

Mengmachine moet nagezien worden Handtekening van de controleur: ______________________________________________ Handtekening chef-kok:

______________________________________________

Datum en tijd van inspectie:

______________________________________________

Illustratie 11-6 Voorbeeld van een formulier voor dagelijks onderhoud

Documenten voor dagelijks onderhoud van apparatuur

Onder het dagelijks onderhoud verstaan we het reinigen en controleren van apparatuur dat iedere dag wordt uitgevoerd. Dagelijks onderhoud wordt verricht direct nadat je de apparatuur hebt gebruikt of aan het eind van de dag. Kleine machines en apparatuur, zoals staafmixers en magimixers, worden over het algemeen direct na gebruik gereinigd. De grote apparaten, zoals drukkookketels en ovens, worden meestal direct voor de (middag)pauze of aan het eind van de dag gereinigd. Dagelijks onderhoud wordt door het keukenpersoneel uitgevoerd. Wat er aan dagelijks onderhoud

moet gebeuren staat meestal in de handleidingen, bedieningsinstructies of aankoopfolders van materieel. Om het dagelijks onderhoud systematisch te laten uitvoeren worden er checklisten ontwikkeld voor de diverse ruimten en apparatuur. De chef-kok of het hoofd-keuken ontwikkelt deze checklisten meestal zelf. Tijdens het dagelijks onderhoud kunnen kleine gebreken worden geconstateerd. In sommige gevallen kunnen ze makkelijk verholpen worden. Een losgetrilde moer is gemakkelijk vast te draaien. Op de formulieren of checklisten staat aangegeven welke apparatuur dagelijks moet worden gereinigd en welke onderdelen dagelijks moeten worden

9


gecontroleerd op defecten. Op de checklisten is ruimte opengelaten om te kunnen omschrijven welke onderdelen gebreken vertonen en welke reparatie er eventueel moet worden uitgevoerd. De formulieren worden iedere dag volledig ingevuld. Vaak is één kok voor de dagelijkse registratie verantwoordelijk. De checklisten worden van een datum en een handtekening voorzien en aan de chef-kok overhandigd. De chef-kok ruimt de formulieren na controle in het onderhoudsarchief op. Het onderhoudsarchief bestaat uit mappen of ordners, die in een kast op het kantoor worden opgeborgen. De chef-kok of het hoofd-keuken heeft zo na verloop van een aantal jaren een duidelijk overzicht van de onderhoudsgevoeligheid van de aanwezige apparatuur in zijn keuken. Documenten voor preventief onderhoud van apparatuur

Voorzieningen en apparatuur in de keuken moeten regelmatig gecontroleerd worden op slijtage, aangetaste bedrading, automatische schakelaars, thermostaten en andere technische onderdelen. Deze onderdelen kunnen niet gecontroleerd worden tijdens de dagelijkse inspectie. Slijtage bijvoorbeeld komt niet aan het licht bij dagelijks gebruik en inspectie, daarom wordt in veel keukens preventief onderhoud verricht. Bij het preventief onderhoud worden voorzieningen en apparatuur, volgens een van te voren vastgestelde regelmaat geïnspecteerd. Het is eigenlijk een soort serviceprogramma, met als doel onderdelen te repareren en te vervangen voordat de apparatuur uitvalt of kapot gaat. Voor het preventief onderhoud wordt de machine uit elkaar gehaald, worden panelen verwijderd en testen uitgevoerd met ingewikkelde apparatuur. Deze werkzaamheden worden alleen door een vakman of een monteur verricht. Preventief onderhoud wordt, afhankelijk van het apparaat, maandelijks of per kwartaal uitgevoerd. Om het preventief onderhoud systematisch te laten uitvoeren worden checklisten ontwikkeld aan de hand van de gebruiksaanwijzingen van de apparatuur. De chef-kok of het hoofd-keuken ontwikkelt deze checklisten meestal zelf, omdat het onderhoud sterk afhankelijk is van de situatie in de eigen keuken. Op de formulieren wordt aangegeven om welke apparatuur het gaat en welke onderdelen moeten worden gecontroleerd. De meest voorkomende defecten worden vermeld. Ook wordt er ruimte opengelaten om op te kunnen schrijven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd of welke onderdelen moeten worden vervangen. Na controle worden de formulieren volledig ingevuld en van een datum voorzien. De monteur plaatst zijn handtekening. De checklist dient voor controle van de facturering. Daarnaast heeft de chef-kok of het hoofd-keuken na verloop van jaren een duidelijk overzicht van de onderhoudsgevoeligheid en de onderhoudskosten van de aanwezige apparatuur in zijn keuken. De chef-kok ruimt de 10

formulieren na controle in het onderhoudsarchief op. Het onderhoudsarchief bestaat uit mappen of ordners, die in een kast op het kantoor worden opgeborgen. In keukens, die deel uitmaken van grotere organisaties, zoals ziekenhuizen en de grotere hotels en restaurantketens, wordt voor service en onderhoud vaak een beroep gedaan op de eigen technische of onderhoudsafdeling van het bedrijf. In keukens van kleinere bedrijven wordt vaak gebruik gemaakt van service- en onderhoudsbedrijven. Met deze bedrijven worden onderhoudscontracten afgesloten. Daarin verplicht het onderhoudsbedrijf zich de verschillende apparatuur met vastgestelde regelmaat te controleren (preventief onderhoud). Preventief onderhoud en reparatie (montage en demontage) zijn niet hetzelfde. Voor onderhoud kun je onderhoudscontracten afsluiten, voor reparaties nooit. Onderhoudscontracten zijn over het algemeen niet goedkoop. Op de lange termijn is het nemen van preventieve onderhoudsmaatregelen het goedkoopst, omdat kleine reparaties vaak worden uitgesteld tot het grote reparaties worden met hoge kosten. De chef-kok bergt de contracten in het onderhoudsarchief op.

Voedingsadministratie in ziekenhuizen De administratie van voedselbereiding in ziekenhuizen

In veel grote ziekenhuizen speelt de voedingsadministratie een grote rol bij de organisatie van de bewerkingen in de keuken. Via de voedingsadministratie wordt bekend hoeveel van welke gerechten, per dag geproduceerd en uitgegeven moeten worden. Deze administratieve informatie heeft in ziekenhuizen een sturende werking op het produktieproces in keukens. In ziekenhuizen heeft de voedingsadministratie onder andere tot doel: – De registratie van de vraag naar voeding. – De keukenproduktie te sturen. – De keukenuitgifte te sturen. – Informatie voor de inkoop te verschaffen. – Informatie voor de patiëntenboekhouding te verschaffen. Als kok moet je wel weten hoe de vraag tot stand komt, hoe het produktieproces en de uitgifte georganiseerd kunnen worden en welke documenten daar dan bij gebruikt kunnen worden.


HOTEL/RESTAURANT:

______________________________________________

Keukenapparatuur Preventief onderhoudsprogramma

Ieder kwartaal

Apparatuur

Checklist

O.K.

Autoclaaf

Bedrading

V

Hobart F 6

Rubber ring

Defect

Werk uitgevoerd

V

Vernieuwd

V

Vastgemaakt; is weer in orde

V

Kalkaanslag verwijderd

V

Moet vernieuwd worden

V

Wordt slecht

Thermostaat

V

Inaccuraat

Test machine

V

Niet veilig

V

Vernieuwd

Ath. Druktest

V

Veiligheidsklep Scharnieren

V

Overdrukventiel

V

Element Waterhoogte

V

Snelstoomapparaat

Deuropening

V

Phillips P 8

Rubber ring

V

Schakelaar Element

V

Bedrading Drukmeter

V

Aardappelschilmachine

Drijfriem

Hobart A 6

Koolborstels

V

Nieuwe slang

V

Vetpot vullen

V

Olie verversen

V

Nieuwe rubber ring

V

Schuurvlak

1 liter V

Kaal geworden

Test machine Opmerkingen:

Het snelstoomapparaat moet hersteld worden: urgent. Aardappelschilmachine: nieuw schuurvlak vóór april. Handtekening onderhoudsmonteur:

___________________________________

Handtekening chef/bedrijfsleider:

___________________________________

Datum:

___________________________________

Illustratie 11-7 Voorbeeld van een formulier voor preventief onderhoud

11


Illustratie 11-8 Voorbeeld van een geautomatiseerde menukeuzekaart

12


De registratie van de vraag naar voeding Patiënten verblijven meestal meerdere dagen in de instelling en zijn volledig in de kost. In ziekenhuizen bestaan maaltijdenpatronen. Een veel voorkomend maaltijdenpatroon is: – Ontbijt. – Tussentijdse verstrekking (koffie). – Warme maaltijd. – Tussentijdse verstrekking (thee). – Broodmaaltijd. – Tussentijdse verstrekking. Aan de patiënten worden niet meer van te voren vastgestelde maaltijden aangeboden. Patiënten kunnen uit een reeks maaltijdcomponenten (gerechten) zelf een maaltijd samenstellen. De patiënten maken een dag te voren via een menukeuzekaart hun keuze. Er is altijd één keuzekaart per patiënt, per dag en per maaltijd. Alle gegevens van de honderden ingevulde menukeuzekaarten worden doorgespeeld naar de voedingsadministratie. In veel instellingen wordt de voedingsadministratie uitgevoerd door voedingsassistenten en diëtisten. Op de administratie worden de kaarten (via ‘turven’) elke dag vertaald naar produktie-totaallijsten. Per gerecht of component worden totaaltellingen van de gekozen gerechten gemaakt. Een deel van de patiënten in ziekenhuizen kan geen gebruik maken van de menukeuzekaarten. Ze gebruiken een zogenaamd dieet. Een dieet is een voeding, die om medische redenen afwijkt van een normale voeding. De gerechten van de menukeuzekaarten kunnen op basis van receptuur worden geproduceerd. Dieetgerechten zijn gerechten, die vaak op een afwijkende manier moeten worden geproduceerd. Gemiddeld 50% van de patiënten moet gebruik maken van een dieetvoorschrift. Elke dieetpatiënt krijgt een dieetadviesformulier. Bij elk dieetadviesformulier hoort een vervangings- en variatielijst. Daarop worden de voor die patiënt geschikte gerechten vermeld. Voor de verschillende soorten diëten worden vaak verschillende kaarten gebruikt. Die zijn herkenbaar aan een kleur of code. Ook deze gegevens worden doorgespeeld naar de voedingsadministratie. Op de administratie worden de dieetadviesformulieren (via ‘turven’) elke dag vertaald naar produktie-totaallijsten. Per dieetgroep wordt een totaaltelling van de gekozen gerechten gemaakt. De administratieve sturing van de keuken-produktie

De produktie-totaallijsten zijn uitgangspunt voor de produktie in de instellingskeukens. In de meeste gevallen wordt in instellingen ontkoppeld gekookt. Dat betekent, dat bereiding en uitgifte (en consumptie) niet op dezelfde dag hoeven plaats te vinden.

In ziekenhuizen wordt de bereiding ook wel de fabricage en de uitgifte ook wel de assemblage genoemd. In ziekenhuizen kan meer vooruit gewerkt worden. In de loop der tijd krijgt de keuken via de menucyclus ervaringsgegevens over de gevraagde hoeveelheden van gerechten. Een keuken weet dan bij benadering hoeveel van welke componenten en gerechten op een bepaalde dag gefabriceerd moeten worden. Er kunnen dan bijvoorbeeld op maandag al componenten voor de woensdag gefabriceerd worden. De keuken kan vooraf op basis van de ervaringsgegevens met de menucyclus: 1. Het assortiment/de menu-cyclus opstellen. De menukaarten en de menukeuzekaarten ontwerpen. 2. De grondstoffen inkopen/bestellen. De bestellijsten voor leveranciers invullen. Op basis van de keuzegegevens/hoeveelhedeninformatie van de voedingsadministratie kan de keuken: 1. De kooklijsten/ produktielijsten/ werklijsten opstellen. Op deze lijsten staan bij benadering de hoeveelheden die geproduceerd moeten worden in liters, kilogrammen of aantallen van de soorten gerechten of componenten vermeld. Bijvoorbeeld: – 41/2 liter uiensoep met kaas. – 2 liter natriumarme uiensoep. – 5 liter tomatensoep. 2. De precieze receptuur van componenten en gerechten berekenen. 3. De voorbereidende bewerkingen van componenten en gerechten uitvoeren. Deze bewerkingen kunnen worden uitgevoerd met bestaande receptuur. De receptuur moet daarvoor wel aangepast worden aan de berekening van de juiste hoeveelheden grondstoffen die door de chef-kok gemaakt zijn. 4. De bewerkingen van componenten en gerechten uitvoeren. Deze bewerkingen kunnen worden uitgevoerd met bestaande receptuur. De receptuur moet daarvoor wel aangepast worden aan de berekening van de juiste hoeveelheden grondstoffen die door de chef-kok gemaakt zijn. 5. De dienstroosters opstellen. Met behulp van de kooklijsten kun je de dienstroosters opstellen. De administratieve sturing van de (massale) uitgifte op één moment

In een heel korte periode moeten honderden maaltijden uitgegeven worden. Dat vereist veel voorwerk. De uitgifte gebeurt meestal aan een assemblageband of portioneerband in een aparte uitgifteruimte. Op de band worden de gerechten op borden of plateaus geportioneerd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van administratieve hulpmiddelen, de zogenaamde bandkaarten of assemblagekaarten. Op zo’n bandkaart/assemblagekaart staat in code precies vermeld welke componenten bepaalde gasten krijgen. Op 13


basis van de informatie van de voedingsadministratie kan de keuken: 1. De bandopstelling voor de assemblage organiseren. 2. Het nodige assemblagepersoneel berekenen voor het dienstrooster.

15

10

8 14 12 4 3 5 6 2 11 1 9 8 7 + 13

Outilage, die in een portierruimte kan voorkomen. Bain-mariewagens voor: 1. aardappelen 2. groenten 3. saus 4. soep 5. vlees 6. portioneerband

Korven met: 10. deksel voor soepkommen e.d. schaaltjes voor compote, salade of nagerecht (kan ook in regaalwagen) 12. soepkommen

Stapelautomaten voor: 7. bestek 8. (onder)borden 9. dienbladen

Wagentje voor: 13. coderingskaarten 14. bijzondere versterkingen 15. voedseltransportwagen

Illustratie 11-9 Voorbeeld van een portioneerband

14

Automatisering van werkzaamheden in keukens Het verschil tussen automatiseren en mechaniseren

Al eerder in dit boek is opgemerkt, dat je in keukens steeds meer apparatuur vindt, die menselijke produktiearbeid verlicht of vervangt. Een paar voorbeelden zijn: – De friteuses en ovens met thermostaten. – De groente- en aardappelsnijmachines. – De cutters en snijmachines. Het woord automatiseren wordt hierbij vaak ten onrechte gebruikt. In de meeste gevallen is er geen sprake van automatisering, maar van mechanisatie. Mechanisatie van werkzaamheden wil zeggen, dat één of enkele activiteiten van een bewerking van grondstoffen door machines wordt overgenomen. Een aardappelschilmachine kan alleen schillen. Het vullen en legen van het apparaat moet door de medewerker uit de keuken gebeuren. In feite bestaat de zogenaamde ‘automatisering’ bij vaktechnische keukenapparatuur voornamelijk uit bereidingstijdregeling, temperatuurregeling en vochtigheidsregeling. De thermostaat schakelt zonder ingrijpen van de mens de friteuse uit. De elektrische klok schakelt zonder ingrijpen van de mens de verhitting van de oven uit. De thermostaat regelt zonder ingrijpen van de mens de temperatuur in de koeling of de vochtigheidsgraad in steamers en combi-steamers. Elektronica neemt de wachttaken of controle-activiteiten van koks over. Je spreekt van automatisering als apparaten bepaalde menselijke bewerkingen of bereidingen volledig overnemen. De automatisering in keukens beperkt zich tot nu toe vooral tot de automatisering van de keukenadministratie. Automatisering leidt tot: – Tijdwinst in de bewerking. – Het afstoten van routinewerkzaamheden, zoals rekenen en schrijven. – Snellere controlemogelijkheden. De automatisering van de administratieve taken in keukens gebeurt meestal met behulp van software en personal computers. Een uitzondering daarop vormt de produktregistratie met behulp van barcode.


Illustratie 11-10 Voorbeeld van een geautomatiseerde bandkaart/assemblagekaart

15


Het automatiseringsmaterieel

In dit boek Keukenorganisatie en -apparatuur willen we je heel globaal informatie geven over het automatiseringsmaterieel voor de administratie. De personal computer bestaat uit: – Vier hardware-componenten: het toetsenbord, het beeldscherm, de centraal verwerkende eenheid en de printer. – Software-programma’s waarmee de administratieve bewerkingen worden verricht en documenten/ formulieren kunnen worden geprint. Keukens van bedrijven moeten zich vooraf bewust zijn dat automatisering van de administratie consequenties heeft: – Verandering van arbeidstaken voor het personeel. – In aanvang verhoging van kosten (aanschaf materieel, training van het personeel).

Automatisering van produktenregistratie

1. Produktencodering Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, kan een doelmatig voorraadbeheer niet zonder informatie. Het is belangrijk, dat verpakte grondstoffen herkend en geregistreerd kunnen worden. Dit wordt van steeds groter belang, omdat keukens zelf steeds meer gaan verpakken en dus op etiketten moeten registreren. Als de ingrediënten en produkten besteld worden, de magazijnen ingaan en uitgegeven worden naar de verschillende afdelingen, dan moeten ze goed te herkennen zijn. Dat kan allereerst door ingrediënten en produkten een code te geven: een produkt- of artikelcodering. Vaak is een produktcodering opgebouwd uit een cijfercode.

Als je keer op keer bij het lezen en/of registreren van de handelingen de produktcode moet gebruiken, wordt de kans op fouten groter. Daardoor raakt het administratieve systeem vervuild met als consequentie dat de verkeerde ingrediënten en produkten worden besteld. 2. Standaardisering van produktcodering De hierboven omschreven problemen hangen samen met het niet goed en eenvoudig kunnen identificeren van de produkten. De oplossing van dit probleem wordt simpel door aan ieder ingrediënt en/of produkt een unieke code te ‘hangen’. Als die codering ook bij de leveranciers wordt gebruikt, is codering van produkten in een eigen systeem niet langer meer nodig. De gebruikte code moet wel geïdentificeerd kunnen worden. De identificatie is eenvoudig als de code zo is uitgevoerd, dat deze met hulpapparatuur te lezen is.

Nummer:

015

Naam:

Chateaux Boudigand

Produkt:

Witte wijn

Netto inhoud:

1L

Produktcode:

630094

Verpakking:

12 x 1 L

Minimale voorraad:

24

Leverancier:

Datum

Af

Bij

Jan. 2 Jan. 10

Totaal 17

Jan. 8

4 12

13 25

Jan. 11

3

22

Jan. 14

5

17

Jan. 17

1

16

Jan. 19

6

10

Jan. 22

24

34

Illustratie 11-11 Voorbeeld van een produktcode op een stellingkaart

16

De cijfercode wordt meestal bij de ontvangst in het magazijn (op de stellingkaarten) aan een produkt gegeven. De codering is meestal per bedrijf verschillend. Nadat de produkten voor het eigen systeem herkenbaar zijn, worden de ingrediënten en produkten in het magazijn opgeslagen of verwerkt. Bij het gebruik van een numerieke produktcodering kunnen tijdens het bewerkingstraject allerlei problemen optreden. Een numerieke produktcode is een code die bestaat uit cijfers (een voorbeeld is een telefoonnummer). Problemen ontstaan doordat een produktcode telkens moet worden gelezen of ingevoerd. Dat gebeurt onder andere bij: – Het bestellen van ingrediënten en produkten. – De ontvangst in het magazijn. – De uitgifte uit het magazijn. – Het registreren van de voorraad. – Het volgen van de produkten in het produktieproces.

Datum

Bij

Af

Totaal


Als deze leesapparatuur gebruikt wordt, wordt het foutief invoeren van de gegevens van ingrediënten en produkten, voorkomen. Voor uniforme produktcodering zijn een aantal standaards ontwikkeld. Deze worden door groepen bedrijven geaccepteerd en dienen dan als norm voor hun produktcodering. De meest gebruikte produktcodering die de leveranciers van produkten aan de horeca en instellingen gebruiken, is de barcode.

Automatisering van de keuken administratie Bestaand leermaterieel voor automatisering van keukenadministratie

Zoals al eerder verteld zal ook in keukens het gebruik van computers toenemen. Het is voor jou als moderne kok van belang, dat je weet waarvoor en hoe dat administratieve materieel gebruikt kan worden. In het boek Voedingsleer en Hygiëne worden in hoofdstuk 7 software-programma’s genoemd, die de berekeningen voor voedingswaarden van diëten en receptuur kunnen uitvoeren. In de moduulreeks Automatisering in de Horeca van de SVH Uitgeverij wordt de automatisering met de personal computer van de volgende ondersteunende administratieve activiteiten behandeld: – Menusamenstelling. – Receptuur opstellen. – Kostprijscalculatie. – Voorraadregistratietaken. – Opmaken van bestellingen. – Artikelen-/produktbestanden opstellen. De automatisering van de voedingsadministratie

Barcode

3. Barcode De barcode is een symbool waarmee informatie kan worden vastgelegd die machinaal leesbaar is. Een barcodesymbool bestaat uit een serie donkere streepjes en spaties in verschillende breedten. Deze combinatie van streepjes en spaties geven letters en/of cijfers aan. De barcode wordt door een leesapparaat, dat voorzien is van een lichtbron, gelezen. Bij het lezen van een barcode veroorzaken de reflectieverschillen (de verschillen tussen zwart en wit) een spanningsverschil. Deze spanningsverschillen worden door de decoder vertaald in een voor de computer herkenbare gegevensstructuur. Barcodes worden niet alleen toegepast op verpakkingseenheden zoals dozen, kisten, kratten en containers, maar ook op kleine verpakkingen van produkten zoals flessen, potten en doosjes. Barcodes worden ook op bestelformulieren van produkten gedrukt. Bestellingen worden dan via de barcode in de computer ingevoerd. Daarna kunnen de bestellingen via een directe verbinding (online) met de leverancier worden doorgegeven. Het zal duidelijk zijn, dat invoering van een uniek produktcodesysteem, afhankelijk is van een automatiseringstraject binnen een bedrijf. Omdat computers en software goedkoper worden is de toepassing van geautomatiseerde (logistieke) systemen voor steeds meer bedrijven mogelijk.

Er bestaat software waarmee de totale voedingsadministratie van ziekenhuizen geautomatiseerd kan worden. De software van zo’n automatiseringssysteem kan uit verschillende modulen bestaan, te weten: 1. Een menumoduul. 2. Een receptuurmoduul. 3. Een managementmoduul. 1. Een menumoduul Met behulp van een menumoduul kunnen de volgende administratieve bewerkingen worden geautomatiseerd: a. De maaltijdkeuzes worden getotaliseerd. – Met een invulkeuzekaart, voorzien van codestreepjes worden alle maaltijden per patiënt geregistreerd (zie illustratie 11-8). – De invulkeuzekaarten kun je met optische leesapparatuur automatisch inlezen. b. Op basis van ingelezen keuzes kun je de software de volgende activiteiten laten verrichten: – De totaal-produktielijsten laten berekenen. – De receptuur voor de gekozen hoeveelheden laten opstellen. – Voorlopige kookopdrachten laten ontwerpen. – De bestelling voor leveranciers laten opstellen. – De band-/assemblagekaarten laten printen (zie illustratie 11-10). 2. Een receptuurmoduul De receptuurmoduul kan: a. Recepturen selecteren op basis van voedingsgewoonten.

17


b. Recepturen selecteren op basis van bereidingswijzen. c. Recepturen selecteren op partie-aanduiding. d. Grondstoffenomschrijvingen opstellen, waarbij: – Grondstoffengegevens worden gespecificeerd. – Alle voedingsstoffen worden vastgelegd. – Leveranciersgegevens worden vastgelegd. 3. Een managementmoduul Daarnaast biedt een managementmoduul de volgende mogelijkheden: a. Berekening van overzichten van het verbruik van de grondstoffen per maaltijd. b. Berekening van overzichten van de voedingsdagprijs. c. Berekening van het verbruik per leverancier. d. Berekening van het verbruik per artikel. Met behulp van automatiseringssystemen wordt veel administratief werk door de computer overgenomen. Het lijkt waarschijnlijk, dat dit soort materieel in de toekomst ook voor de administratie, in grotere horecakeukens gebruikt zal gaan worden.

18


Illustratie 11-12 Voorbeeld van barcodes op bestelformulieren

19

besteladministratie

Recommend Documents