TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIAT DPRD (Berdasarkan Peraturan Bupati Sigi Nomor 28 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Daerah)
A. Sekretaris DPRD. Sekretaris DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan. Sekretaris DPRD menyelenggarakan fungsi: a. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; b. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD; c. fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; dan d. penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Sekretaris DPRD, membawahi: a. Bagian Umum dan Kepegawaian; b. Bagian Perencanaan, Keuangan dan Aset; dan c. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan.
B. Bagian Umum dan Kepegawaian Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pelayanan umum, kehumasan, protokol, tata usaha kepegawaian, ketatalaksanaan, pengawasan dan pelaporan pelaksanaan tugas sesuai dengan ruang lingkup tugasnya. Bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi: a. perumusan dan penyusunan kebijakan dibidang umum dan kepegawaian; b. pengendalian pelaksanaan ketatausahaan, ketatalaksanaan, kepegawaian dan kearsipan; b. pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan; c. penyusunan rencana kebutuhan sarana kerja untuk kegiatan pimpinan dan anggota DPRD serta Sekretariat DPRD; d. pemberian pelayanan kepada pimpinan dan anggota DPRD dalam kegiatan persidangan, rapat kerja dan kunjungan kerja atau kegiatan lain yang berkaitan dengan tugas DPRD; e. perencanaan analisis kebutuhan dan perencanaan penyediaan tenaga ahli dan/atau tim ahli; f. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang umum dan kepegawaian;
g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan fungsinya; dan h. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. Bagian Umum dan Kepegawaian, membawahi: a. Subbagian Umum; b. Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan c. Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian.
Subbagian Umum mempunyai tugas penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan meliputi urusan perlengkapan dan rumah tangga unsur pimpinan dan Sekretariat DPRD. Subbagian Umum menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan dibidang umum; b. penyusun Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU); c. penyiapan bahan pengadaan, penyaluran, penggunaan dan penghapusan aset; d. penyiapan bahan pelayanan perlengkapan rapat/sidang DPRD; e. penyiapan bahan pelayanan rumah tangga kepada unsur pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD; f. penyusunan laporan pelaksanaan kebijakan dibidang umum; g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan h. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas penyiapan bahan pelaksanaan perumusan, penyusunan dan pelayanan kehumasan dan keprotokolan. Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan dibidang hubungan masyarakat dan protokol; b. penyiapan bahan administrasi kunjungan kerja DPRD; c. penyiapan bahan penyusunan perencanaan kegiatan DPRD; d. penyiapan bahan penyusunan naskah sambutan pimpinan DPRD; e. penyiapan bahan pelaksanaan dokumentasi kegiatan DPRD; f. penyiapan bahan pelaksanaan pengaturan tamu-tamu DPRD yang berhak menerima pelayanan keprotokolan; g. penyiapan bahan pelaksanaan fasilitasi tata cara dan tempat rapat/pertemuan dalam dan luar kantor DPRD; h. penyiapan bahan pelaksanaan pengaturan penerimaan tamu DPRD;
i.
penyiapan bahan penyelenggaraan komunikasi dan publikasi hasil kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; j. penyusunan laporan pelaksanaan kebijakan dibidang hubungan masyarakat dan protokoler; k. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan l. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan administrasi meliputi urusan ketatausahaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, kearsipan, perjalanan dinas DPRD dan Sekretariat DPRD. Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan pelaksanaan urusan surat masuk dan keluar, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan, keamanan kantor serta kenyamanan kerja; b. menghimpun dan mengelola bahan dan data kepegawaian yang meliputi pengangkatan, pemberhentian, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, promosi, mutasi, cuti, askes, taspen dan lain-lain; c. penyiapan bahan pengelolaan urusan perjalanan Dinas Sekretariat DPRD dan DPRD; d. penyiapan bahan pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai beserta keluarga seperti restitusi pengobatan dan lain-lain; e. penyiapan bahan pelaksanaan fasilitasi penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat DPRD; f. penyiapan bahan perencanaan dan pelaksanaan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) pegawai; g. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang tata usaha dan kepegawaian; h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan i. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
C. Bagian Perencanaan, Keuangan dan Aset. Bagian Perencanaan, Keuangan dan Aset mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan penyusunan program, anggaran, pembukuan dan pelaporan keuangan dan aset Sekretariat DPRD. Bagian Perencanaan, Keuangan dan Aset menyelenggarakan fungsi: a. perumusan dan penyusunan kebijakan dan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
b. pengoordinasian kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pengurusan dan penggunaan keuangan dan aset DPRD dan Sekretariat DPRD; c. pengendalian teknis penyusunan, pembukuan, pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; d. pengoordinasian penyusunan laporan keuangan; e. pengoordinasian pelaksanaan penatausahaan dan pengelolaan aset; f. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang perencanaan, keuangan dan aset; g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan h. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. Bagian Perencanaan, Keuangan dan Aset, membawahi: a. Subbagian Perencanaan dan Anggaran; b. Subbagian Pembukuan dan Pelaporan; dan c. Subbagian Verifikasi Keuangan dan Aset.
Subbagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan, penyusunan kebijakan dan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD. Subbagian Perencanaan dan Anggaran menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan dan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD; b. penyiapan bahan penyusunan rencana strategis dan rencana kerja DPRD dan Sekretariat DPRD; c. penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP); d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan e. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. Subbagian Pembukuan dan Pelaporan mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan pembukuan dan pembendaharaan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD. Subbagian Pembukuan dan Pelaporan menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan penyelenggaraan administrasi pembukuan dan pelaporan keuangan; b. penyiapan bahan pelaksanaan penatausahaan pembukuan; c. penyiapan bahan penelitian buku kas penerimaan dan pengeluaran untuk mengetahui posisi kas anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD; d. penyiapan bahan pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;
e. penyusunan laporan semesteran dan akhir tahun; f. penyiapan bahan penelitian laporan bendahara pengeluaran Sekretariat DPRD; g. penyiapan bahan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji pegawai; h. penyusunan laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan; i. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan j. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
Subbagian Verifikasi Keuangan dan Aset mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan verifikasi keuangan dan aset Sekretariat DPRD dan DPRD. Subbagian Verifikasi dan Aset menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan pelaksanaan verifikasi dokumen keuangan; b. penyiapan bahan pelaksanaan verifikasi aset DPRD dan Sekretariat DPRD; c. penyiapan bahan pembuatan neraca atas pengadaan aset; d. penyiapan bahan pelaksanaan penatausahaan dan pengelolaan aset; e. penyusunan laporan aset; f. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang verifikasi keuangan dan aset; g. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan h. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. D. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan rapat dan persidangan DPRD serta memfasilitasi pembentukan dan penyusunan peraturan perundang-undangan Daerah. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan menyelenggarakan fungsi: a. pengoordinasian penyusunan rencana program dan jadwal rapat dan sidang DPRD; b. penyiapan dan pengoordinasian penyelenggaran sidang dan rapat paripurna dan rapat alat kelengkapan DPRD; c. pengoordinasian penyusunan risalah, notulen dan catatan sidang dan rapat DPRD; d. pengoordinasian, memverifikasi dan mengevaluasi penyusunan naskah akademik; e. pengoordinasian, memverifikasi dan mengevaluasi pengumpulan bahan penyiapan draf peraturan daerah inisiatif;
f.
pengoordinasian, memverifikasi dan mengevaluasi risalah rapat pembahasan peraturan daerah; g. pengoordinasian, memverifikasi dan mengevaluasi pelaksanaan fungsi anggaran dan pengawasan DPRD; h. pengoordinasian, memverifikasi dan mengevaluasi Daftar Inventaris Masalah (DIM); i. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang persidangan dan perundang-undangan; j. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan k. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan, membawahi: a. Subbagian Persidangan dan Risalah Rapat; b. Subbagian Kajian Perundang-undangan dan Perpustakaan; dan c. Subbagian Dukungan Fungsi Anggaran dan Pengawasan.
Subbagian Persidangan dan Risalah Rapat mempunyai tugas menyiapkan bahan penyelenggaraan rapat dan sidang DPRD. Subbagian Persidangan dan Risalah Rapat menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan penyusunan program dan jadwal rapat dan sidang DPRD; b. penyiapan bahan penyusunan risalah, notulen dan catatan rapat dan sidang DPRD; c. penyiapan bahan pengelolaan data dan arsip rapat dan sidang DPRD; d. penyiapan bahan penyusunan materi dan administrasi rapat dan sidang DPRD; e. penyiapan bahan penghimpunan seluruh risalah rapat dan sidang DPRD; f. penyiapan bahan penyusunan dokumen rapat dan sidang DPRD; g. penyiapan bahan pengaturan teknis penyelenggaraan rapat dan sidang DPRD; h. penyiapan bahan pelaksanaan konsultasi dan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam rangka penyiapan bahan rapat dan sidang DPRD; i. penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan dibidang persidangan dan risalah rapat;
j.
pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan k. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
Subbagian Kajian Perundang-undangan dan Perpustakaan mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan pengkajian perundang-undangan dan pengelolaan perpustakaan. Subbagian Kajian Perundang-undangan dan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan pengumpulan peraturan perundang-undangan, pedoman dan petunjuk pelaksanaan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; b. penyiapan bahan pembuatan konsep bahan penyusunan naskah akademik; c. penyiapan bahan penyiapan dan pengkajian rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan rancangan peraturan DPRD; d. penyiapan bahan pembahasan peraturan daerah dan peraturan DPRD; e. penyiapan bahan penyusunan Daftar Inventaris Masalah (DIM); f. penyiapan bahan penyusunan rancangan keputusan DPRD dan pimpinan DPRD g. penyiapan bahan penyiapan dan pengkajian rancangan keputusan sekretaris DPRD; h. penyiapan bahan pengelolaan perpustakaan; i. penyusunan laporan pelaksanaan kebijakan dibidang kajian perundangundangan dan perpustakaan; j. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan k. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
Subbagian Dukungan Fungsi Anggaran dan Pengawasan mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan, pembahasan, dan pelaksanaan kebijakan dalam rangka mendukung fungsi anggaran dan pengawasan DPRD. Subbagian Dukungan Fungsi Anggaran dan Pengawasan menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan penyusunan jadwal pembahasan Kebijakan Umum Anggaran/Prioritas Plafon Anggaran Sementara (KUA/PPAS); b. penyiapan bahan pembahasan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan (APBDP); c. penyiapan bahan pelaksanaan pembahasan peraturan daerah pertanggungjawaban keuangan; d. penyiapan bahan pelaksanaan analisis data dan bahan dukungan jaringan aspirasi; e. penyiapan bahan pelaksanaan analisis bahan dalam pelaksanaan kode etik DPRD; f. penyiapan bahan pengkajian rumusan rapat dalam rangka pengawasan; g. penyiapan bahan perencanaan kegiatan hearing/dialog dengan pejabat pemerintah dan masyarakat;
h. penyusunan laporan pelaksanaan kebijakan dibidang dukungan fungsi anggaran dan pengawasan; i. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya; dan j. pemberian saran dan pertimbangan kepada pimpinan tentang langkahlangkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
