Beheersorganisatie Regioprojecten

Beheersorganisatie Regioprojecten

Afspraken uitvoering Regioprojecten

Handleiding

Vastgesteld door Regiobestuur FoodValley op 25 mei 2012.

0. Inleiding .......................................................................................................... 3 1. Het juridisch kader ......................................................................................... 4 1.1. Subsidie en projectovereenkomst...................................................................... 4 1.2. Beheer- en betaalautoriteit ................................................................................ 5 1.3. Hardheidsclausule............................................................................................. 5

2. Algemene vereisten subsidiebeheer ............................................................ 6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.

Van subsidieaanvraag tot subsidievaststelling................................................... 6 Subsidiabele kosten .......................................................................................... 8 Eigen ureninzet in regio FoodValley voor regioprojecten ................................... 8 Niet-subsidiabele kosten ................................................................................... 9 Aanbesteding .................................................................................................. 10 Staatssteun ..................................................................................................... 11 Communicatie ................................................................................................. 12 Instandhouding na subsidievaststelling ........................................................... 12 Projectadministratie en bewaartermijn............................................................. 12 Contactpersoon ............................................................................................... 13 Documentenstroom subsidieverstrekker, regio en gemeenten ........................ 13

3. Bevoegdheden regio en gemeenten........................................................... 15 3.1. Projectorganisatie............................................................................................ 15 3.2. Taken en verantwoordelijkheden binnen de projecten ..................................... 19

4. Inrichting extern beheer (afspraken tussen regio en gemeenten)........... 21 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.

Overeenkomst (5)............................................................................................ 21 Beheer door de regio....................................................................................... 21 Betaling (6)...................................................................................................... 22 Vaststelling subsidieaandeel (7) ...................................................................... 23 Afrekening (8).................................................................................................. 23 Declaratie (9)................................................................................................... 23 Uitvoeringsinformatie (10) ............................................................................... 24 Accountantsverklaring (11) .............................................................................. 25

5. Relatiebeheer regio met subsidieverstrekker............................................ 26 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Rapportage (12) .............................................................................................. 26 Voorschotverzoek (13) .................................................................................... 26 Jaarrekening (14) ............................................................................................ 27 Accountantsverklaring (15) .............................................................................. 27

Bijlage 1 Model Projectformat (aanvraag) ........................................................ 28 Bijlage 2 Model Projectovereenkomst .............................................................. 28 Bijlage 3 Model Communicatieplan .................................................................. 28 Bijlage 4 Model Voortgangsrapportage ............................................................ 28 Bijlage 5 Model Declaratieformulier.................................................................. 28 Bijlage 6 Model Eindrapportage ........................................................................ 28 Bijlage 7 Stroomschema aanbesteding ............................................................ 28 Bijlage 8 Stroomschema Staatssteun ............................................................... 28 Bijlage 9 Toelichting projectuitvoering en BTW .............................................. 28 Bijlage 10 Voorbeeld invulling fysiek projectdossier ...................................... 28 Bijlage 11 Mandaatregeling projectovereenkomst Regiocontract ................. 28

Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012

2

0.

Inleiding

Deze handleiding geeft weer hoe het beheer van financiële middelen in regioverband van Regio FoodValley georganiseerd wordt. En heeft betrekking op projecten die in regioverband worden uitgevoerd en waarbij de regio aanspreekpunt is voor een subsidieverstrekker. Er wordt ingegaan op de voorzieningen die hiervoor worden getroffen en welke (eigen) regels en afspraken gelden met betrekking tot projecten van de regio en de betrokken gemeenten. De notitie bouwt voort op de systematiek die bij het regiocontract 2008-2011 is gebruikt door regio De Vallei. We beogen hiervoor handvatten te bieden aan projectuitvoerders van de regiogemeenten voor de juiste uitvoering en beheersing van hun regioproject. Zo dient het: − partijen te helpen hun projecten op efficiënte wijze uit te voeren en te verantwoorden; − verscheidene zaken te verduidelijken die voortvloeien uit de diverse aangegane subsidieverplichtingen en overeenkomsten met de bijbehorende bijlagen; − praktische informatie te verstrekken waarop de partijen in de verschillende fasen van het project kunnen teruggrijpen; − partijen zodanig bij de financiële kant van de projecten te begeleiden dat financiële documenten moeiteloos kunnen worden opgesteld; − toe te zien op zo soepel mogelijke relaties tussen de betrokken partijen, via de uitstippeling van een operationeel kader voor het project. Een gezond financieel beheer van een project is essentieel om te garanderen dat met beperkte uitgaven de beste resultaten/producten worden verkregen. Deze notitie geeft in feite de context aan waarbinnen deze projecten worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat over deze context helderheid bestaat om misverstanden te voorkomen en om een soepele samenwerking van alle partijen in de regio zelf, maar ook met de subsidieverstrekker te realiseren. Dit vraagt van alle partijen een actieve en accurate opstelling gericht op het (zo vroeg mogelijk) treffen van voorzieningen en het implementeren van regels en afspraken in de eigen organisatie en structuren. Het uiteindelijke doel hiervan is om de afgesproken beleidsresultaten te (gaan) realiseren met een goede verantwoording van de door de regio en gemeenten geleverde inspanning hiervoor en in de tussentijd een goede ‘cashflow’ te genereren die aan het bereiken van die resultaten bijdraagt. De opzet van het financiële beheer is niet onwrikbaar. Er is ruimte voor aanpassingen op basis van de ervaringen die worden opgedaan en de daarbij verworven inzichten.


3

1.

Het juridisch kader

De toekenning van gelden van derden aan Regio FoodValley is geregeld door middel van een subsidiebeschikking of een overeenkomst (convenant). Deze notitie heeft alleen betrekking op de organisatie van die projecten die externe financiering ontvangen door middel van een subsidiebeschikking. Het kan zijn dat er zowel een beschikking als een overeenkomst aan een project of programma ten grondslag ligt, b.v. Regiocontract FoodValley (RC). Hierbij is de beschikking leidend gezien haar afdwingbare karakter en de juridische bescherming die binnen het publiekrecht is geregeld. Deze notitie ziet daarom ook toe op die situaties. 1.1.

Subsidie en projectovereenkomst

Subsidie: de juridische beschikking De middelen die gebruikt worden voor de uitvoering van projecten worden meestal aan de regio verstrekt op basis van een subsidiebeschikking. Deze beschikking kan worden beschouwd als het juridische kader waarbinnen de overdracht van middelen van de ene overheid naar de andere plaatsvindt. Het is een eenzijdige rechtshandeling van de verstrekker die bedoeld is om financiële middelen ter beschikking te stellen aan, in dit geval de regio, ter bekostiging van specifieke, in de beschikking vermelde activiteiten, doelen, resultaten en beoogde effecten. Een belangrijk kenmerk van subsidies is dat deze pas definitief vastgesteld worden nadat de activiteiten zijn uitgevoerd conform beschikking en de verantwoording van uitgaven, inkomsten en inhoudelijke resultaten is ingediend. Aan deze beschikking zijn naast de inhoudelijke voorwaarden ook procedurele voorwaarden gekoppeld. Deze variëren van periodieke rapportagemomenten aan de subsidieverlener tot voorschriften m.b.t. aanbesteding, administratie, verantwoordingsprotocollen, bevoorschotting e.d. Deze voorschriften moeten in de beschikking worden vermeld. Op beschikkingen is de Algemene Wet Bestuursrecht en de specifieke subsidieverordening van de verstrekker van toepassing. Daarnaast kan er in de beschikking naar andere kaders worden verwezen. Deze zijn daarmee ook van toepassing op de subsidierelatie. De subsidievereisten zijn nader toegelicht in hoofdstuk 2. Projectovereenkomst Verderop in deze notitie wordt nader ingegaan op de inhoud van de projectenovereenkomst. Deze overeenkomst heeft als doel om de uitvoering van het project buiten het regiobureau te plaatsen. De overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling waarbij de regio en de deelnemende gemeenten zich conformeren aan de uitvoering van het project en daarbij vastleggen dat er aan alle voorwaarden van de onderliggende subsidiebeschikking zal worden voldaan. Daarbij is deze overeenkomst nodig om vast te leggen dat de subsidiemiddelen van de externe financier middels een overeenkomst worden doorgezet aan naar de deelnemende gemeenten. Alleen dan kan de opdrachtgevende gemeente (als gedelegeerd opdrachtgever namens de regio), de subsidie gebruiken voor verplichtingen die niet door de regio maar door de gemeenten zijn aangegaan. Alle partijen bij deze overeenkomst kunnen elkaar aanspreken op de juiste naleving ervan.


4

1.2.

Beheer- en betaalautoriteit

Belangrijk element bij het beschikbaar komen van de externe middelen voor de regio is de zogenaamde beheer- en betaalautoriteit. Dit is de rechtspersoon aan wie de subsidieverstrekker de subsidie overmaakt. Voor Regio FoodValley is dit het regio-orgaan zelf. De beheer- en betaalautoriteit is verantwoordelijk voor beheer, doorbetaling en verantwoording van de externe middelen. Regio FoodValley heeft besloten te gaan werken met de zogenaamde volmachtvariant. Dit houdt in dat de regio op basis van een overeenkomst het relevante deel van de subsidie doorgeeft aan naar de gemeente die als opdrachtgevende gemeente fungeert. Deze gemeente stuurt daartoe een declaratie aan de regio voor de kosten van verrichte werkzaamheden en gedane uitgaven en levert informatie over de uitvoering van het project. De volmachtvariant sluit goed aan bij de werkwijze van de regio als verlengd lokaal bestuur. Bovendien heeft de regio geen eigen subsidieregeling die noodzakelijk is voor een variant waarbij externe middelen als subsidie worden doorgegeven. 1.3.

Hardheidsclausule

Het dagelijks bestuur van de regio FoodValley kan in bijzondere gevallen van het bepaalde in dit document afwijken of bepalingen buiten beschouwing laten, voor zover de toepassing daarvan leidt tot onevenredige risico’s in de uitvoering en/of beperkend werkt ten opzichte van het bereiken van de regionale en/of gemeentelijke doelstellingen.


5

2.

Algemene vereisten subsidiebeheer

Het subsidiebeheertraject voor projecten is verbonden aan voorwaarden die door de Europese Unie, rijksoverheid en provinciale overheid (de subsidieverstrekker) zijn opgesteld en vastgelegd in de diverse subsidieregelingen. De procedurele voorwaarden voor subsidiebeheer – en verantwoording komen in het algemeen met elkaar overeen en zijn in dit hoofdstuk benoemd. Daarnaast zijn in deze handleiding vereisten opgesteld om te voldoen aan de eigen regels van de regio op het gebied van financieel beheer. Deze dienen ervoor om de regioprojecten op programmatische basis uit te voeren en aan te sturen. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk is schematisch weergegeven hoe het beheer- en verantwoordingsproces via de documentenstroom loopt. Dit proces wordt verder uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 2.1.

Van subsidieaanvraag tot subsidievaststelling

De verkrijging van subsidiegeld voor de uitvoering van een project kent de volgende stappen: 1. Van subsidieaanvraag tot subsidiebeschikking Zodra een projectvoorstel bestuurlijke goedkeuring van de regio heeft gekregen, vult de projectleider van de gemeente samen met de subsidiemedewerker van de regio het subsidieaanvraagformulier in dat wordt verstrekt door de subsidieverstrekker. Samen met verplichte bijlagen zoals het projectplan, de overeenkomst e.d. wordt de projectaanvraag schriftelijk ingediend bij de subsidieverstrekker met het verzoek gelden beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het project. Een subsidieaanvraag kan meestal het hele jaar worden ingediend, tenzij in de subsidieregeling staat dat een aanvraag voor een bepaalde datum ontvangen moet zijn. De subsidieverstrekker verstrekt goedkeuring door middel van een beschikking. Algemene voorwaarden voor verlening zijn: − De inhoud uit het projectplan behoort tot de beleidsdoelen van de subsidieverstrekker; − Er zijn financiële middelen beschikbaar voor de realisatie van deze beleidsdoelen; − Er is een juridisch kader aanwezig waaraan de subsidieverstrekker gehouden wordt. Bijv. vastgelegd in EU-wetgeving, landelijke wetgeving of provinciale verordeningen en op basis waarvan de subsidie kan worden verstrekt. 2. Tussentijdse verantwoordingsrapportages De subsidieverstrekker wil tussentijds op de hoogte gehouden worden van de financiële en inhoudelijke projectvoortgang (resultaten) over de afgelopen periode. Hiervoor zijn termijnen opgenomen in de subsidiebeschikking (met verwijzing naar de subsidieregeling). Meestal is dit één keer per jaar. Hierbij moet tevens een planning van activiteiten en uitgaven voor de eerstvolgende periode worden overlegd (meestal twaalf maanden). Deze voortgangsrapportages dienen op zowel totaal meerjarenproject of -programmaniveau als op het niveau van de (deel)projecten of programma’s te worden opgesteld. Deze rapportages moeten volgens een voorgeschreven rapportagemodel worden opgesteld door de opdrachtgevende gemeente. Deze rapportages worden ingediend bij de regio en deze dient ze in bij de subsidieverstrekker.


6

Bij een meerjarenprogramma (zoals het RC) vindt veelal een tussentijds controlemoment plaats halverwege de looptijd. De voortgangsrapportage bestaat dan uit een toelichting op de resultaten en bestedingen met accent op voortgang (voortgang tot dan toe en verwachtingen tot en met het eind van de programmaperiode): voortgang op programmaniveau, afwijkingen ten opzichte van de afspraken en knelpunten in de uitvoering. De rapportage wordt met een goedkeurende accountantsverklaring, ingediend bij de subsidieverstrekker. Naast periodieke rapportages vindt er direct contact plaats met de subsidieverstrekker. Dit is met name het geval als er niet voldaan kan worden aan de subsidieverplichtingen. In de eerste plaats ligt er een verantwoordelijkheid bij de opdrachtgevende gemeente om eventuele problemen bij de uitvoering te melden aan de regio. Naar aanleiding van deze melding aan de regio wordt door het regiobestuur bekeken welk traject er moet worden gelopen om de problemen te verhelpen. Indien daartoe aanleiding is zal het vervolgtraject met de subsidieverstrekker worden besproken (regio en opdrachtgevende gemeente). 3. Bevoorschotting De subsidieverstrekker is in het algemeen bereid om mee te werken om voorfinanciering door de regio tot een minimum te beperken. Door middel van een vaststaand kasritme kan de subsidieverstrekker op maat bevoorschotting uitbetalen. Op basis van de (jaarlijkse) voortgangsrapportages kan de regio een jaarvoorschot aanvragen onder voorwaarde dat inzicht wordt gegeven in: − de stand van de werkelijke subsidiabele uitgaven tot dan toe; − planning/begroting van uitgaven voor de resterende periode. De regio betaalt vervolgens de voorschotten uit aan de regiogemeenten op basis van de gemaakte afspraken hierover. Zie hiervoor hoofdstuk 4. 4. Subsidievaststellingsverzoek Na afloop van de projectperiode vindt de eindcontrole plaats van de projectkosten en – activiteiten door de accountant. Vervolgens dient de regio een aanvraag tot subsidievaststelling voor het betreffende project in. Hierbij wordt ook een eindverantwoording en goedkeurende accountantsverklaring (conform voorgeschreven eindrapportagemodel en controleprotocol) geleverd. Hierin wordt onder meer gerapporteerd over het behalen van de beoogde resultaten en maatschappelijke effecten, de inzet van eigen middelen en inzet van (Rijks)overheidsmiddelen over de gehele subsidieperiode. Hierbij wordt een relatie gelegd met de uitgevoerde activiteiten. In de beschikking is de uiterste indieningdatum opgenomen die kan variëren van 3 tot 6 maanden na uitvoeringsdatum van de (betaalde) projectactiviteiten. In het geval van het RC verzorgt de regio de verantwoording op programmaniveau. De verantwoording op projectniveau wordt verzorgd door de opdrachtgevende gemeente. Dit is nader uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 5. Vaststellingsbeschikking In de vaststellingsbeschikking is de officiële goedkeuring van de subsidieverstrekker vastgelegd inclusief de definitieve vaststelling van de subsidiebijdrage(n). Met deze goedkeuring wordt het restant uitbetaald of teruggevorderd binnen de in de beschikking gestelde periode.


7

2.2.

Subsidiabele kosten

Subsidiabele kosten zijn de voor de activiteiten noodzakelijke kosten, die aantoonbaar rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de te leveren prestatie. De kosten moeten gemaakt worden in de afgesproken projectperiode en zijn proportioneel en doelmatig. De subsidiabele kosten zijn specifiek opgenomen in de subsidieregeling van de subsidieverstrekker. Maar in het algemeen kan worden gedacht aan kosten zoals: − Uren die gemaakt zijn door het personeel dat direct bij het project betrokken is en waarvan dit geen reguliere taak is. Zie hiervoor paragraaf 2.3.; − Kosten verbonden aan uitgevoerde adviesdiensten en onderzoeken. Het gaat hierbij uitsluitend om externe inzet; − Kosten voor promotie en publiciteit waaronder het maken van folders, persberichten, website, voorlichtingsbijeenkomsten, openingsfestiviteit etc.; − Aankoop van grond, gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd taxateur; − Aankoop van gebouwen en onroerend goed, met inbegrip van kosten voor aankoop, belastingen, leges en taxatiekosten, gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd taxateur; − Kosten aanschaf machines, apparatuur en productiemiddelen (kapitaallasten binnen subsidiabele periode); − Kosten verbruikte materialen en hulpmiddelen; − Kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten zoals de accountant, patenten en bankkosten; − Andere aan derden verschuldigde kosten; − Niet verrekenbare BTW. De kosten zijn inclusief BTW als: − de subsidieontvanger de kosten heeft gemaakt; − BTW niet in aftrek kan worden gebracht; − geen compensatie wordt verkregen uit het BTW-compensatiefonds. Nogmaals: in iedere subsidieregeling zijn de subsidiabele kosten opgenomen. Deze kunnen afwijken van wat hierboven is opgesomd. 2.3.

Eigen ureninzet in regio FoodValley voor regioprojecten

Door de medewerkers van de gemeenten zullen uren worden ingezet voor de uitvoering van projecten. Deze uren kunnen in de meeste gevallen als subsidiabele projectkosten worden opgevoerd. Daarover kan vervolgens een percentage subsidie worden verkregen. Indien er eigen ureninzet is vanuit gemeenten dan moeten deze op voorhand zichtbaar zijn in de projectbegroting. Voorwaarden Het moet gaan om uren die specifiek voor het betreffende project worden ingezet, bijvoorbeeld voor coördinatie of voor projectactiviteiten, en die niet tot de normale werkzaamheden van de gemeente kunnen worden gerekend (additioneel). Voor bepaalde projecten of programma’s kunnen hiervoor afwijkende afspraken gelden (zoals bij het RC). Deze uren moeten in de begroting van het project worden opgenomen om onduidelijkheden later te voorkomen en de administratieve last te beperken. Verantwoording De specifiek voor het project gemaakte uren moeten worden verantwoord via het eigen (gemeentelijke) tijdschrijfsysteem. Daartoe zal voor het betreffende project een specifiek


8

tijdschrijfnummer moeten worden aangemaakt gekoppeld aan het betreffende project (bij voorkeur ook het projectnummer hierin opnemen). De geschreven uren moeten periodiek worden geaccordeerd door een daartoe bevoegde manager. De geaccordeerde overzichten behoren in het projectdossier te worden opgenomen en als onderbouwing bij de kostenverantwoording. Deelnemende gemeenten zullen er rekening mee moeten houden dat ambtelijke uren geen onderdeel kunnen zijn van een subsidieverantwoording als deze niet verifieerbaar zijn door middel van een sluitende urenregistratie. Uurtarief Het uurtarief dat kan worden gehanteerd voor uren van ambtenaren, werkzaam bij één van de regiogemeenten, kan op verschillende manieren worden vastgesteld. Hierbij moet vooropgesteld worden dat de eerste methode de voorkeur heeft en slechts in die gevallen dat de subsidieverstrekker dat vereist voor de tweede optie wordt gekozen. Zonder berekening: Voor bepaalde projecten en programma’s (zoals het RC) kan met vaste tarieven worden gerekend. Het is dan niet nodig is om per medewerker een eigen tarief te berekenen of om dat voor een hele organisatie te berekenen. Het betreft projecten waarbij de subsidieverstrekker hiertoe een formeel besluit neemt zodat accountants ermee uit de voeten kunnen. Bij het toepassen van deze methode wordt voorafgaand aan de uitvoering een tarief vastgelegd. Indien verenigbaar met de voorschriften van de subsidieverstrekker wordt uitgegaan van één vast tarief gedurende de gehele projectperiode. Het uitgangspunt is om daarbij de volgende normtarieven te hanteren: € 90 per uur voor ambtelijke projectleiders (schaal 10 en hoger) en € 65 voor projectondersteuning (t/m schaal 9). Dit sluit aan bij de momenteel door de regio gehanteerde tariefstelling voor onderlinge diensten. Bovenstaande verdeling kan ook gebruikt worden voor uren van projectmedewerkers/beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeenten. De hierboven genoemde normtarieven kunnen door het dagelijks bestuur van de regio worden gewijzigd. Het gewijzigde tarief wordt zonder tussenkomst van toepassing op alle ambtelijke uren die na de datum van instemming door het dagelijks bestuur van de regio worden gemaakt. Doorberekening. Als deze methode gebruikt wordt dan wordt de uitgewerkte systematiek voorafgaand aan de uitvoering van het project doorgesproken met de subsidieverstrekker. Hierop moet een akkoord komen van de verstrekker voordat er uren kunnen worden gedeclareerd op het project. Er zijn twee berekeningsmethoden: − Op organisatieniveau. Integraal uurtarief op basis van een gebruikelijke en controleerbare methodiek die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Het integrale uurtarief bestaat uit directe personeelskosten en indirecte kosten. Er zit geen winstopslag in; − Op medewerkerniveau. Brutoloon van de medewerker volgens de loonstaat verhoogd met opslagen voor sociale lasten met een maximum van 1650 uren. Daarnaast kunnen algemene indirecte kosten (overhead) die gerelateerd zijn aan de loonkosten worden toegerekend. Er moet dan wel een goedgekeurde berekeningswijze bij de aanvraag worden ingediend. 2.4.

Niet-subsidiabele kosten

De subsidieverstrekker sluit ook bepaalde projectkosten uit die niet voor subsidie in aanmerking komen. Deze zijn vastgelegd in de betreffende subsidieregeling. Het gaat hierbij in het algemeen om: Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012

9

Kosten die gemaakt zijn voordat de aanvraag is ontvangen, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt met de subsidieverstrekker; − Kosten die uit anderen hoofde zijn of kunnen worden gesubsidieerd; − Verrekenbare of compensabele belastingen, heffingen of lasten; − Kosten van rente, bankdiensten, financieringen, gerechtelijke procedures, boetes en sancties evenals leges bij gemeentelijke aanvragen; − Kosten van activiteiten die redelijkerwijs kunnen worden gedekt uit de inkomsten die met deze activiteiten verband houden; − Kosten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of aan gangbare minimumkwaliteitseisen; − Kosten van reguliere werkzaamheden; − Exploitatiekosten die geen verband houden met de aanloopfase van een activiteit; − Kosten gemaakt na beëindiging van activiteiten met uitzondering van accountantskosten; − Niet noodzakelijke of bovenmatige kosten. Nogmaals: in iedere subsidieregeling zijn de niet-subsidiabele kosten opgenomen. Deze kunnen afwijken van wat hierboven is opgesomd. −

2.5. Aanbesteding Ten aanzien van het verstrekken van overheidsopdrachten voor regioprojecten is het uitgangspunt dat de gemeente die de opdracht verstrekt zelf verantwoordelijk is voor de juistheid van de gunningsprocedure. Er gelden geen uniforme/overkoepelende aanbestedingsregels voor regioprojecten. De opdrachtgevende gemeente hanteert dus haar eigen aanbestedingsregelgeving. Aanbesteding van opdrachten door overheden is geregeld in de Europese aanbestedingsrichtlijnen Richtlijn (EG) 2004/18 en Richtlijn (EG) 2004/17. De kern van het Europese aanbestedingsbeleid is dat ondernemers binnen Europa gelijke kansen krijgen om een overheidsopdracht te krijgen (gelijkheidsbeginsel). Binnen het aanbestedingsbeleid ligt de focus dus op het wegnemen van belemmeringen voor potentiële gegadigden. Deze visie is aan de hand van een viertal criteria nader uitgewerkt. Bij de gunning van een overheidsopdracht moet dus ten minste aan de volgende criteria worden voldaan: − Non-discriminatie/gelijke behandeling; − Transparantie; − Evenredigheid/wederzijdse erkenning; − Rechtsbescherming en motivatie. Aanbestedingsproces (doelmatigheid) In de praktijk zijn deze criteria geborgd in aanbestedingsprocessen. Aan de hand van de karakteristieken van de overheidsopdracht wordt bepaald welke regime gevolgd moet worden. De meest belangrijke factoren zijn het type werkzaamheden en de omvang van de opdrachtsom. De leidende gedachte is hierbij dat hoe groter de opdracht is des te waarschijnlijker is het dat partijen vanuit andere lidstaten interesse hebben in de opdrachtgunning. De regimes worden dus zwaarder naar mate er meer geld met de opdracht gemoeid is. Enkele vormen van deze aanbestedingsregimes zijn: − Openbare procedure: gegadigden sturen een offerte naar aanleiding van een publicatie. Gunning geschiedt op basis van vooraf bepaalde objectieve criteria; − Niet-openbare procedure: gegadigden melden zich na een publicatie. De aanbestedende dienst selecteert enkele van de aanbieders en vraagt deze een offerte in te dienen. Op basis van objectieve gunningcriteria wordt één van de offrerende partijen geselecteerd; − Europese procedure: wanneer de geraamde opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarden komt wordt de opdracht op Europees niveau gepubliceerd. Gegadigden kunnen een offerte indienen bij de aanbestedende dienst. De gunningcriteria worden op voorhand objectief vastgesteld.


10

Naast bovenstaande drie regimes zijn er nog meer vormen van aanbesteding zoals een raamovereenkomst en onderhandse gunning waarbij één of meerdere partijen worden uitgenodigd. Wanneer de waarde van de overheidsopdracht lager is dan de drempelbedragen voor de Europese procedure dan wordt van de aanbestedende dienst toch verwacht dat deze de eerder genoemde criteria ter harte neemt. Als opdrachten worden verstrekt in afwijking van de gemeentelijke aanbestedingsrichtlijn dan zijn de uitgaven die volgen op deze opdracht onrechtmatig. Deze uitgaven zijn dan niet of slechts voor een deel subsidiabel. Het financiële risico voor het niet naleven van aanbestedingsregels is dus groot. Daarbij is een incorrect gevolgde aanbestedingsprocedure niet meer achteraf te rechtvaardigen. Op voorhand dienen de juiste afwegingen gemaakt te worden. Dit vereist een verregaande expertise van de aanbestedende partij en goede kennis van de activiteiten en te verwachten kosten. Regio FoodValley en de gemeenten zijn aanbestedende diensten en dienen zich daarom te houden aan het eigen aanbestedingsbeleid en de aanbestedingsrichtlijnen van de EU. Zie bijlage 7 voor het Stroomschema aanbesteding. Op http://www.europadecentraal.nl/menu/503/Drempelwaarden.html zijn de Europese drempelwaarden opgenomen. Per aanbesteding dienen ten minste de volgende documenten opgenomen te worden in de projectadministratie: kopieën van de wijze van publicatie (opdracht, gunning, etc.), bestekken, selectiecriteria, gunningcriteria, gevraagde-, ontvangen- en afgewezen offertes, proces verbaal van opening, proces verbaal van gunning, opdrachten afwijzingsbrieven, contracten en eventuele verlengingen. Onder de Europese drempelbedragen is het gemeentelijke aanbestedingsbeleid van toepassing. 2.6.

Staatssteun

Indien er bij de uitvoering van regioprojecten overheidssteun (in welke vorm dan ook) wordt gegeven aan ondernemingen, dan wordt door de opdrachtgevende gemeente voorafgaand daaraan getoetst op aspecten van staatssteun. Ook wordt er een melding gemaakt bij de regio van de voorgenomen steun. Indien nodig wordt hiervoor (externe) expertise ingeroepen. Staatssteun wordt in artikel 107 VwEU lid 1 (oud 87 EG.) als volgt gedefinieerd: “Behoudens de afwijkingen waarin de Verdragen voorzien, zijn steunmaatregelen van de staten of in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde producties vervalsen of dreigen te vervalsen, onverenigbaar met de interne markt, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt.” De basiskenmerken zijn: − Voordeel voor de onderneming; − Verschaft door de overheid; − Artificieel karakter (geen tegenprestatie of vergoeding); − Selectiviteit specifiek voor één of meer ondernemingen, geen generieke maatregel; − Concurrentievervalsing – tussenstaatse handel wordt beïnvloed. Staatssteun speelt een rol bij het geven van overheidssubsidie aan partijen die activiteiten uitvoeren in de markt (ondernemingen in de ruimste zin), dit kunnen dus ook stichtingen of verenigingen zijn die activiteiten uitvoeren die marktpartijen ook kunnen uitvoeren. Bij subsidie


11

aan een andere overheid is hiervan geen sprake, tenzij de activiteiten van deze overheid, als economische activiteiten worden gezien. Dit is het geval wanneer er marktpartijen zijn die dezelfde producten aanbieden, bijvoorbeeld bij het vervoer van schoolkinderen. Het speelt ook een rol wanneer de subsidieontvangende overheid deze middelen doorverstrekt aan ondernemers. Dit komt voor wanneer met subsidie de gevels van een verloederde winkelstraat worden opgeknapt en de daar gevestigde ondernemers een bijdrage krijgen uit het projectbudget. Of bepaalde activiteiten of een subsidie als ongerechtvaardigde staatssteun zijn aan te merken wordt voordat de subsidie wordt verleend door de subsidieverstrekker (i.c. de opdrachtgevende gemeente) getoetst (gebruik hiervoor bijlage 8, Stroomschema Staatssteun). Om deze toets zorgvuldig te kunnen doen, is er zeer specifieke informatie nodig over de exacte activiteiten van de subsidieontvanger en moet er inzicht zijn in de kosten van deze activiteiten. Bij projecten waar staatssteun een rol speelt, moet men zeer alert zijn op wijzigingen van activiteiten of stijgende kosten. De mogelijkheid bestaat dat bij afwijkingen de toets vooraf niet meer voldoet. Het risico dat er subsidie moet worden teruggevorderd neemt dan toe. 2.7.

Communicatie

Communicatie-uitingen zijn van belang voor de regio, de deelnemende gemeenten en de subsidieverstrekker omdat daarmee de uitvoering van het beleid onder de aandacht komt van een groter publiek. Indien er geen specifieke voorschriften zijn vanuit de subsidieverstrekker t.a.v. communicatie dan moet er ten minste aandacht worden besteed aan de volgende elementen: Op alle communicatie-uitingen (website, drukwerk, bouwborden etc.) dient het logo van de subsidieverstrekker en de regio te worden vermeld en moet worden medegedeeld dat de activiteiten mede tot stand zijn gekomen dankzij financiering van de subsidieverstrekker. 2.8.

Instandhouding na subsidievaststelling

De regio en gemeenten houden gedurende een voorgeschreven periode na subsidievaststelling, of zolang als in de beschikking staat vermeld, de activiteiten of de resultaten van de activiteiten in stand, voor zover de aard van de activiteiten zich daartoe leent. Op verzoek kan ontheffing worden verleend door de subsidieverstrekker, mits deze mogelijkheid in de beschikking is opgenomen. 2.9.

Projectadministratie en bewaartermijn

De regio en gemeenten houden een inzichtelijke en controleerbare (financiële) projectadministratie bij zodat de projectorganisatie goed kan functioneren en audits efficiënt kunnen worden uitgevoerd. De noodzakelijke gegevens zijn tijdig, juist en volledig opgenomen en zijn te verifiëren met bewijsstukken. In bijlage 10 is een voorbeeld opgenomen voor de invulling van een fysiek projectdossier. In de meeste gevallen is hiervoor beleid opgesteld binnen de eigen organisatie. Deze is dan leidend. De regio en gemeenten zijn verplicht de projectadministratie een aantal jaaren te bewaren na subsidievaststelling, conform de gestelde eisen in de subsidiebeschikking. Veelal met een minimum van vijf jaar.


12

2.10.

Contactpersoon

Voor zowel de regio, de opdrachtgevende gemeente als en de subsidieverstrekker zijn er vaste contactpersonen. In alle correspondentie moet de programma- of projectnaam en het zaaknummer worden vermeld. 2.11.

Documentenstroom subsidieverstrekker, regio en gemeenten

Het hiervoor beschreven subsidiebeheertraject brengt ook een documentenstroom met zich mee. Deze zijn hieronder schematisch opgenomen. De taken, verantwoordelijkheden en afspraken zijn verder uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. Voor de uitvoering van een project is een regiogemeente verantwoordelijk, daarom wordt die in onderstaande figuur genoemd als uitvoerder. 4. Afrekening (€)

8. Afrekening (€)

3. Vaststelling subsidie

7. Vaststelling subsidieaandeel

2. Voorschot (€)

6. Betaling (€)

1. Subsidiebeschikking · (voorwaarden)

5. OVEREENKOMST

EU Rijk Provincie

Regio

Gemeente

12. Rapportage

9. Declaratie (€)

13. Voorschotverzoek (€)

10. Uitvoeringsinformatie

14. Jaarrekening

11. Accountantsverklaring

15. Accountantsverklaring

Ter toelichting: 1. Subsidiebeschikking: De eenmalige toezegging van de subsidieverstrekker om voor een afgesproken periode financiële middelen beschikbaar te stellen ter grootte van een afgesproken maximaal bedrag, inclusief de daarbij behorende voorwaarden. 2. Voorschot: Het bedrag dat jaarlijks vooraf beschikbaar wordt gesteld door de subsidieverstrekker en naar de regio wordt overgemaakt. 3. Vaststelling subsidie: Het besluit van de subsidieverstrekker na afloop van de programmaperiode waarmee de definitieve subsidiehoogte wordt vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten. 4. Afrekening: Het bedrag dat wordt verrekend tussen subsidieverstrekker en de regio op basis van de definitief vastgestelde subsidie (3) en de verleende voorschotten (2). 5. OVEREENKOMST: Het per project vastleggen van de maximale hoogte van beschikbare overheidsmiddelen en de minimale cofinanciering tussen regio en uitvoerder en de daarbij


13

geldende afspraken. De projectaanvraag (projectformat en –plan) en het communicatieplan maken hiervan onderdeel uit. 6. Betaling: Het doorgeven van provinciale gelden door de regio naar een uitvoerder. 7. Vaststelling subsidieaandeel: Het vaststellen van het definitieve bedrag aan middelen van de subsidieverstrekker dat voor een project beschikbaar is na afsluiting van een project. 8. Afrekening: Het bedrag dat wordt verrekend tussen regio en uitvoerder op basis van de vaststelling van het subsidieaandeel (7) en al verrichte betalingen (6). 9. Declaratie: Betalingsverzoek vanuit de uitvoerder naar de regio op basis van verrichte werkzaamheden en uitgaven voor een goedgekeurd project (5). 10. Uitvoeringsinformatie: Door de uitvoerder aan de regio te leveren uitvoeringsinformatie ter monitoring van de uitvoering van het project en ten behoeve van rapportages door de regio aan de subsidieverstrekker. 11. Accountantsverklaring: Het laten controleren en op laten stellen van een accountantsverklaring over het afgesloten project door de eigen accountant van de uitvoerder. Het controleprotocol van de subsidieverstrekker is hierbij leidend. 12. Rapportage: Informatieverstrekking door de regio aan de subsidieverstrekker over de voortgang van de uitvoering van het project, de besteding van externe gelden en geleverde cofinanciering door gemeenten. Dit betreft de jaarlijkse rapportages, eventuele tussentijdse rapportages en de eindrapportage. 13. Voorschotverzoek: Verzoek van de regio voor (aanvullend) voorschot gekoppeld aan een voortgangsrapportage (12). 14. Jaarrekening: Jaarrekening van de regio waarin de informatie met betrekking tot het project herkenbaar en overzichtelijk is opgenomen. 15. Accountantsverklaring: Accountantsverklaring volgens het opgestelde model van de subsidieverstrekker over de uitvoering van het project. Het gaat hierbij om programma’s zoals het RC waarbinnen meerdere projecten zijn opgenomen.


14

3.

Bevoegdheden regio en gemeenten

Dit hoofdstuk beschrijft de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren die betrokken zijn bij de uitvoering van projecten (de projectorganisatie). In de eerste plaats wordt ingegaan op de juridisch-formele aspecten; waar ligt de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid? In welke fase wordt welke actor (of groep actoren) betrokken bij het project? En welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft deze actor dan? 3.1.

Projectorganisatie

De wijze waarop de verschillende regionale actoren zich tot elkaar verhouden, wordt omschreven in onderstaande projectorganisatie. Hierbij wordt uitgegaan van de situatie dat er een subsidiebeschikking is afgegeven aan de regio FoodValley (contractspartij) door de subsidieverstrekker. De regio In de WGR-regeling FoodValley zijn een achttal gemeenten een samenwerking aangegaan. Onder deze samenwerking kunnen de verschillende B&W’s van de regiogemeenten bevoegdheden overdragen aan de regio. Hieronder vallen in het bijzonder de bevoegdheid om strategische samenwerking aan te gaan en het “binnenhalen” van subsidiemiddelen voor de uitvoering van regionale projecten. In deze hoedanigheid dient de regio subsidieaanvragen in en is zij begunstigde voor de subsidiemiddelen. Zij wordt daarom in beginsel aangesproken op de realisatie van de activiteiten waar de subsidiemiddelen voor bestemd zijn. Ook volgt uit de WGR-regeling dat de regio zelf geen uitvoeringswerkzaamheden zal verrichten voor regionale projecten. De regio is echter onverminderd verantwoordelijk voor de juiste besteding van de subsidie (voortgang en middelen) en heeft daarom een sturende rol. 1. Het regiobestuur (DB) is verantwoordelijk en wordt over de procesgang geïnformeerd door de regiosecretaris (ambtelijk). 2. Het portefeuillehouderoverleg (PHO) van het betreffende aandachtsgebied adviseert het regiobestuur over het (inhoudelijk) verloop van een project. Het portefeuillehoudersoverleg wordt geadviseerd/geïnformeerd door het Ambtelijk overleg (AO) van betreffend aandachtsgebied. Het adies van het PHO wordt via het regiokantoor in het DB gebracht. 3. De portefeuillecoördinator van een bepaald aandachtsgebied is voorzitter van het ambtelijk overleg en ambtelijk secretaris annex eerste adviseur van het PHO. Hij stelt de agenda op met input vanuit zijn werkgebied. De coördinator is agendalid van de projectgroepen en ontvangt een afschrift van de periodieke voortgangsrapportages vanuit het regiobureau (uit handen van de subsidiemedewerker). Deze rapportages zijn input voor het AO en het PHO. 4. Het Ambtelijk overleg fungeert als klankbord voor het PHO en adviseert het PHO, gevraagd en ongevraagd over de voortgang van de projecten. 5. De regiosecretaris/directeur rapporteert rechtstreeks aan het Bestuurlijk overleg over de voortgang van de projecten. De input uit het PHO (en AO) worden geïntegreerd in de rapportage aan het Bestuurlijk overleg. 6. De subsidiemedewerker is het aanspreekpunt voor de projectleider/projectgroep. Hij voerten de stuurt op de tijdsplanning en volledigheid van de rapportages en voert over-all coördinatie over subsidieprogramma’s (o.a. RC). Hierbij wordt vooral aandacht besteed aan tijdsplanning, uitputting van subsidiemiddelen, aansluiting met de projectdoelstellingen, rechtmatigheid enz. De subsidiemedewerker levert de input voor het AO en PHO aan de portefeuillecoördinator.


15

7. De projectleider is onder andere verantwoordelijk voor de inhoudelijke resultaten, financiële voortgang en rapportages aan de regio. De projectleider is aanspreekpunt voor de subsidiemedewerker en zorgt voor de afstemming binnen de projectgroep. 8. In de projectgroep zit een afvaardiging van alle deelnemende gemeenten. De projectleider is onderdeel van de projectgroep en wordt aangesteld door de opdrachtgevende gemeente. De vorm en frequentie waarin de projectgroep samenkomt wordt afgestemd met de aard van het project (maatschappelijke/politieke impact, omvang, risico’s e.d.). De subsidiemedewerker en de portefeuillecoördinator zijn geen onderdeel van de projectgroep maar wel agendalid. Projectgroepleden informeren hun intermediair en hun gemeentelijke afvaardiging in het AO van betreffend aandachtsgebied over de voortgang van hun project (dit ten behoeve van behandeling van projectrapportages in het PHO). Hieronder is het proces van rapporteren op projectniveau, met inbegrip van de bovenstaande rollen schematisch weergegeven.

1. Regiobestuur

5. Regiosecretaris

Rapportage + advies Rapportage + advies

2. Portefuillehoudersoverleg Rapportage + advies

Regiokantoor

4. Ambtelijk overleg Rapportage

6. Subsidiemedewerker (rechtmatigheidstoets)

3. Portefeuillecoördinator Rapportage

(doelmatigheidstoets)

8. Projectgroep 7. Projectleider

Niet-projectgerelateerde rollen Intermediairs De intermediairs vervullen een klankbordrol binnen hun eigen gemeentelijke organisatie. Zij informeren mede-ambtenaren over regionale issues en informeren hun college van B&W over regionale beslispunten. Projectgroepleden informeren hun intermediair over het verloop van hun regioprojecten (dit ten behoeve van behandeling van projectrapportages in het PHO).


16

Financiële medewerkers gemeenten De financieel medewerkers vanuit de regiogemeenten worden periodiek geconsulteerd over de stand van zaken van de jaarrekening en begroting van de regio. Daarnaast worden zij gevraagd input te leveren over de organisatie en verantwoordingssystematiek van regionale projecten. Ten aanzien van de uitvoering van projecten wordt bij de projectaanvraag een paraaf van de financiële medewerker gevraagd. Deze verifieert of de financiële aspecten uit het projectplan aannemelijk zijn en of de projectorganisatie op een deugdelijke wijze is ingericht. De financieel medewerkers krijgen periodiek de ruimte om input te leveren over de organisatie van projecten. Hierbij bestaat nadrukkelijk de mogelijkheid om aanpassingen te doen aan de bestaande structuur. Indien daartoe aanleiding ontstaat kan het bestuur wijzigingen in deze organisatiestructuur aanbrengen. Opdrachtgevende gemeente In de overeenkomst met de regio wordt één van de regiogemeenten gedelegeerd opdrachtgever voor de regio. Het college van B&W van deze gemeente is vervolgens opdrachtgever voor de overige regiogemeenten. De opdrachtgevende gemeente wordt belast met de uitvoering van het project en is gesprekspartner van het regiobureau. Ook draagt zij de financiële risico’s van het project (onrechtmatigheden, tekortkomingen bij de uitvoering, niet nakoming van verantwoordingsverplichtingen e.d.). De reden hiervoor ligt erin dat partij die de procedures en resultaten kan beïnvloeden risicodrager is voor tekortkomingen daarin. De regio belegt deze verantwoordelijkheid bij de gemeenten omdat zij zelf niet de uitvoering van projecten doet. Op projectniveau kunnen deelnemers afspraken maken over de verdeling van middelen en risico's. De opdrachtgevende gemeente voert de regie over het project. Het college van B&W van deze gemeente mandateert de uitvoering aan één van haar leden (i.c. het lid van het regiobestuur voor de opdrachtgevende gemeente en tevens voorzitter van het PHO van betreffend aandachtsgebied). Ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris van de opdrachtgevende gemeente en is daarom belast met de uitvoering. Deze stelt een projectleider aan die vervolgens een projectgroep samenstelt. Hierin zijn ten minste ambtenaren betrokken vanuit alle deelnemende gemeenten. De subsidiemedewerker van het regiobureau en een financieel medewerker van de opdrachtgevende gemeente zijn agendalid van de projectgroep. De vorm en de frequentie waarin de projectgroep samenkomt wordt door de projectgroep zelf ingevuld aan de hand van maatschappelijke/politieke impact, omvang, risico’s e.d. Het is voor de gemeenten niet vrijblijvend om een afvaardiging te leveren. De vorm waarin de afvaardiging wordt geleverd kan in overleg met de projectgroep worden bepaald. Ambtelijke deelname in de projectstructuur vergroot de integratie van de projectactiviteiten binnen de gemeentelijke organisaties. Deelnemende gemeenten De gemeenten die naast de opdrachtgevende gemeente deelnemen aan het project zijn middels dezelfde overeenkomst verbonden aan het project. Daarmee nemen ze actief deel aan het project en leveren een vertegenwoordiger voor de projectgroep. Daarnaast kan er bij projecten met grotere impact, (politiek, financieel e.d.) voor gekozen worden om een ambtelijke regiegroep in te stellen, bestaande uit de gemeentesecretarissen van alle deelnemende gemeenten. Deze adviseren de ambtelijke opdrachtgever (gemeentesecretaris van de opdrachtgevende deelnemende gemeente). In onderstaand schema zijn de verschillende rollen en verantwoordelijkheden weergegeven.


17

8 x BenW´s regiogemeenten overdracht taken en bevoegdheden

Regiobestuur FoodValley eindverantwoordelijk voor uitvoering van het samenwerkingsproject en opdrachtgever aan opdrachtgevende gemeente

PHO Domein. Bestuurlijke stuurgroep annex adviseur van het regiobestuur.

AO Domein Adviseur aan het PH O Domein College van Opdrachtgevende gemeente Mandaat aan wethouder x. bestuurlijk opdrachtgever voor de uitvoering

Gemeentesecretaris van opdrachtgevende gemeente Ambtelijk opdrachtgever voor de uitvoering

Optioneel

Ambtelijke regiegroep van secretarissen of managers advisering aan Gemeentesecretaris.

Projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering

Projectgroep Ambtenaren opdrachtn. gem. en uitvoeringspartners projectondersteuning en advisering aan de projectleider. subsidiemederwerker regio is (agenda)lid Rol Regiokantoor: e 1. Regiosecretaris is secretaris annex 1 adviseur van het regiobestuur. 2. Portefeuillecoördinator is secretaris annex 1e adviseur van het PHO.


18

3.2.

Taken en verantwoordelijkheden binnen de projecten

De regio en de gemeenten hebben elk hun eigen rol en verantwoordelijkheden bij de inzet en verantwoording van subsidiemiddelen. Dit is in onderstaand schema weergegeven. Beslissen: - accordering projecten

-accordering betalingen -accordering spelregels

EU Rijk Provincie

Regio

Programma administratie: - voortgang en resultaten - financieel

Gemeente

Project administratie: - voortgang en resultaten - financieel

De regio De regio heeft een regierol bij het vertalen van de afgesproken doelen en resultaten in projecten en een kassiersrol: het doorgeven van de subsidiegelden die voor de uitvoering daarvan nodig zijn. Regierol De regio zorgt voor de verzending van de rapportages en verantwoording van de besteding van gelden richting de subsidieverstrekker. In het geval van programma’s zoals het RC vervult de regio deze rol middels programmamanagement en programma-administratie, waarbij wordt opgemerkt dat dit programmamanagement zich richt op het geheel van alle aspecten van het programma en het in goede banen leiden van de relaties van de regio met de subsidieverstrekker en- van de regio met de gemeenten en een goede (financiële en inhoudelijke) administratie. De regio stelt hiervoor de integrale rapportages op. Kassiersrol De andere rol die de regio inneemt bij regionale subsidieprojecten is de kassiersrol: de regio zorgt voor de subsidiegeldstromen van subsidieverstrekker naar de regio en van de regio naar de opdrachtgevende gemeente van een project. Het gaat hierbij dus niet om de geldstromen van de cofinanciering. Die worden binnen de projectstructuur georganiseerd. Na vaststelling van de subsidie door de subsidieverstrekker vindt verrekening plaats van de resterende subsidiemiddelen tussen subsidieverstrekker en de regio. Hierna wordt het restant subsidiebedrag aan de opdrachtgevende gemeente uitbetaald door de regio. Tussentijds kunnen door de regio aan de opdrachtgevende gemeenten desgewenst voorschotten worden verstrekt en kunnen betalingen worden gedaan op declaratiebasis. De gemeenten De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten en het opstellen van de daarbij behorende projectadministratie waarbij periodiek wordt gerapporteerd aan de regio over de (financiële) voortgang en resultaten van het project, zodat de regio deze kan doorzetten naar de subsidieverstrekker.


19

Gemeente als opdrachtgever van het project De uitvoering van een subsidieproject en het daaraan gekoppeld het voeren van een deugdelijke projectadministratie is de verantwoordelijkheid van de gemeenten. Per project treedt één gemeente op als uitvoerder. Deze uitvoerder is (mede namens de andere deelnemers) de opdrachtgever voor het project. Voor alle formele en financiële zaken, zoals inhoudelijke voortgang, uitbetaling van voorschotten en de afrekening, is de projectleider van het project, aangesteld door de opdrachtgevende gemeente, voor de regio het aanspreekpunt. De opdrachtgevende gemeente verzorgt op haar beurt de kasstroom van de subsidiegelden en de te betalen cofinanciering van en naar de deelnemende gemeenten. De cofinancieringsbijdrage vanuit derden en de regiogemeenten wordt vastgelegd via cofinancieringsverklaringen. De cofinanciering van de deelnemende gemeenten wordt bij de projectovereenkomst direct gekwantificeerd. De opdrachtgevende gemeente kan hierop dus een aanspraak doen ten behoeve van het project. De projectgroep kan in gezamenlijkheid de wijze waarop de cofinancieringsverplichting wordt gehonoreerd bepalen. Voor zover niet in natura (b.v. ambtelijke uren) kan ervoor worden gekozen om een periodiek voorschot te verstrekken aan de opdrachtgevende gemeente. Men kan er ook voor kiezen om de bijdrage synchroon te laten lopen met de voorschotdeclaraties aan de regio. Dan wordt per declaratie aan de regio een declaratie ingediend bij de deelnemende gemeenten voor hun aandeel in de projectkosten. Deze opties zijn niet uitputtend. Houdt er wel rekening mee dat de tweede optie tot hogere kosten kan leiden i.v.m. voorfinanciering door opdrachtgevende gemeente. Gemeente als deelnemende aan van het project De deelnemende gemeente participeert in het project door middel van een geldelijke bijdrage en/of inhoudelijke bijdrage. De afspraken hierover zijn vastgelegd met de opdrachtgevende gemeente én vastgelegd in de overeenkomst met de regio. Verdere communicatie over het project loopt via de opdrachtgevende gemeente. De deelnemende gemeente voert een deugdelijke administratie (zoals urenregistratie in geval van participatie door middel van tijd). Met bovengenoemde constructie waarbij sprake is van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap zijn er consequenties voor de BTW en het BTW compensatiefonds. Hierover is in bijlage 9 een toelichting opgenomen.


20

4.

Inrichting extern beheer (afspraken tussen regio en gemeenten)

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken en inhoudelijke verantwoordelijkheden van de regio en gemeenten bij de inzet en verantwoording van subsidiegelden binnen de regioprojecten. 4.1.

Overeenkomst (5)

Het per project vastleggen van de maximale hoogte van beschikbare subsidiemiddelen en de minimale cofinanciering tussen regio en uitvoerder (gemeente) en de daarbij geldende afspraken. Bij goedkeuring door het bestuur van Regio FoodValley (DB) wordt vastgesteld dat een project uitvoeringsgereed is en dat er overeenstemming is over de dekking vanuit externe subsidiegelden enerzijds en de dekking vanuit cofinanciering door de participerende gemeenten anderzijds. De goedkeuring vindt plaats door middel van ondertekening van de overeenkomst. Voor deze projecten kan de uitvoerder vervolgens rekenen op dit aandeel en kunnen de betreffende subsidiegelden worden doorgegeven naar de uitvoerder van het project. Voorgestelde afspraken: 1. Projectbeschrijvingen worden aangeleverd bij de regio door de opdrachtgevende gemeente van het project, de uitvoerder. 2. Een projectbeschrijving bestaat minimaal uit een ingevuld projectformat (Model Projectformat door regio beschikbaar gesteld, zie bijlage 1) en een projectplan. De uitvoerder stelt het projectplan op conform de afspraken die gelden binnen de eigen organisatie. De regio stelt hiervoor geen richtlijnen op. 3. In de projectbeschrijving wordt de startdatum van het project aangegeven. Met het aangeven van deze datum geeft de uitvoerder van het project aan dat het project uitvoeringsgereed is. Eventuele voorbehouden worden in het projectformat genoemd. Tevens wordt de potentiële einddatum opgenomen. 4. De secretaris van de regio voegt zo nodig een advies toe dat met de projectbeschrijving aan het DB voorgelegd wordt voor besluitvorming (bv. wanneer het project afwijkt van wat er in het regiocontract is opgenomen). 5. Een besluit van het DB betreft: a) Het vaststellen van het maximale bedrag aan beschikbare subsidiemiddelen van EU, rijksoverheid en/of provincie voor de uitvoering van het project; b) Het vaststellen van het minimale bedrag aan cofinanciering door de deelnemende gemeenten aan in het project. 6. Dit besluit wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen de regio en de uitvoerder van een project (gemeente). Hiervoor is een Model Projectovereenkomst beschikbaar (bijlage 2). De andere deelnemende gemeenten aan het project tekenen eveneens mee. 7. De aan de regio gestelde subsidievoorwaarden vanuit de subsidieverstrekker zijn één op één van toepassing op de projecten en worden door de regio waar nodig uitgewerkt en aangevuld met praktische eigen afspraken zoals aangegeven in de volgende paragrafen. De deelnemende gemeenten conformeren zich hieraan. 4.2.

Beheer door de regio

De regio verzorgt op programmaniveau de rapportages en het financieel beheer van extern gefinancierde regionale projecten. Daarnaast zet de regio zich in voor de opbouw van kennis met betrekking tot diverse regelingen, het aanvraagproces, de voortgangsbewaking en controle


21

bij subsidieaanvragen. Hiervoor worden kosten gemaakt door de regio. Het uitgangspunt is dat deze uitgaven niet drukken op de reguliere werkzaamheden van de regio. Er is voor gekozen om een egalisatiereserve “projecten” op te bouwen die steeds gevoed wordt door middel van een afdracht die gerelateerd is aan de verkregen projectsubsidies. Er is voor gekozen om deze afdracht te koppelen aan de projectsubsidies omdat bovengenoemde uitvoeringskosten voor de regio, hoofdzakelijk worden bepaald door het aantal- en de omvang van de projecten die via de regio “lopen”. Hieruit vloeit voort dat er een “afdracht” aan het regiokantoor moet worden gedaan van 2,5% over de ontvangen subsidiebijdrage. Met subsidiebijdrage wordt bedoeld het geraamde subsidiebedrag dat in de projectovereenkomst/beschikking is opgenomen en door actie vanuit de regio voor het project beschikbaar komt. Hiermee wordt de opdrachtgevende gemeente geconfronteerd en deze zal de kosten in de projectbegroting op moeten nemen onder “nietsubsidiabele kosten”. De opdrachtgevende gemeente kan er voor kiezen om deze afdracht naar rato van (financiële) deelname af te wentelen op alle projectdeelnemers. Project X heeft een begroting van € 200.000,- Daarvan wordt € 100.000,- door provincie Y gefinancierd via de regio. Het project X wordt uitgevoerd door gemeenten A (50%) en B (50%), waarbij gemeente A de opdrachtgevende gemeente is en B deelnemende gemeente. Gemeente A ontvangt een factuur “bijdrage egalisatiereserve projecten” vanuit de regio van €100.000,- * 2,5% = € 2.500,-. Gemeente A voert deze kosten op in haar project onder “nietsubsidiabele kosten” en belast i.c. 50% van de bijdrage (€ 1.250,-) door aan gemeente B. De opdrachtgevende gemeente (A) betaalt de resterende € 1.250,-. 4.3.

Betaling (6)

Het doorgeven van subsidiegelden naar een uitvoerder. De regio ontvangt voor subsidieprojecten werkvoorschotten. En daarna kan periodiek een voorschot worden aangevraagd n.a.v. de voortgangsrapportage met daarin gedane uitgaven en voorziene uitgaven. De uitbetaling van subsidiegelden aan de opdrachtgevende gemeente vindt plaats op basis van de volgende afspraken. Voorgestelde afspraken: 1. In beginsel worden alleen betalingen gedaan op basis van declaraties. Zie paragraaf 4.6. De betaling heeft de vorm van een voorschot. 2. Betalingen worden gedaan aan de opdrachtgevende gemeente van een project waarvoor een overeenkomst is ondertekend. Deze is verantwoordelijk voor eventuele uiten doorbetalingen aan andere deelnemers in het project. 3. De betaling bedraagt het in de overeenkomst afgesproken aandeel van de Europese, Rijks- of provinciale bijdrage in de totaal begrote kosten van het project. 4. Een betaling vindt plaats wanneer sprake is van een resterend actueel positief saldo van de door de subsidieverstrekker aan de regio verstrekte voorschotmiddelen nadat de betaling heeft plaatsgevonden. 5. Het totaal aan betalingen door de regio aan de opdrachtgevende gemeente kan nooit hoger zijn dan 95% van het bedrag dat in de overeenkomst met de regio is vastgelegd. De resterende 5% vormt een risicoreservering voor lagere vaststelling door de subsidieverstrekker. Dit wordt in de regel ook door de subsidieverstrekker achtergehouden tot na de subsidievaststelling.


22

4.4.

Vaststelling subsidieaandeel (7)

Het vaststellen van het definitieve bedrag aan subsidiegelden dat voor een project beschikbaar is na afsluiting van een project. Voorgestelde afspraken: 1. Zodra de laatste declaratie is ontvangen en er een eindafrekening is opgesteld door de opdrachtgevende gemeente (met Accountantsverklaring), wordt het definitieve beschikbare bedrag voor een project vastgesteld door het DB van de regio. 2. De uitvoerder van een project levert hiertoe naast de laatste declaratie een eindafrekening aan de regio aan, een eindrapportage waarin behaalde resultaten en de in totaal door de gemeente ingezette cofinanciering zichtbaar zijn en een accountantsverklaring. Hiervoor is een Model Eindrapportage beschikbaar (zie bijlage 6). Het De door de subsidieverstrekker opgelegde controleprotocol en format voor de accountantsverklaring is één op één van toepassing. 3. Indien op de afgesproken datum geen eindafrekening is ingediend, zal het DB van de regio op eigen initiatief een eindafrekening opstellen, uitgaande van de laatst ontvangen informatie en de ontvangen facturen. 4. Aan de vaststelling kunnen geen rechten worden ontleend. Indien bij de definitieve vaststelling van de subsidieverstrekker aan de regio een korting wordt toegepast op de middelen voor een specifiek project, wordt die korting in beginsel één op één doorvertaald naar het betreffende project en zal voor het project een gewijzigd subsidieaandeel worden vastgesteld. 5. Na ontvangst van de definitieve subsidievaststelling van de subsidieverstrekker wordt voor de regio voor het project, of in het geval van het RC voor de projectenportefeuille, het daadwerkelijk beschikbare bedrag vanuit de subsidiemiddelen vastgesteld. 4.5. Afrekening (8) Het bedrag dat wordt verrekend tussen regio en uitvoerder (gemeente) op basis van de vaststelling van het subsidieaandeel (7) en eventueel verleende voorschotten (6). Voorgestelde afspraken: 1. Zodra het (gewijzigde) definitieve subsidieaandeel is vastgesteld vindt de eindafrekening plaats en wordt een eventueel resterend bedrag overgemaakt. 2. De betaling van het bedrag vindt direct plaats wanneer sprake is van een actueel positief saldo van de door de subsidieverstrekker aan de regio verstrekte voorschotmiddelen na uitbetaling van dit bedrag. 4.6.

Declaratie (9)

Betalingsverzoek vanuit de uitvoerder (gemeente) naar de regio voor verrichte werkzaamheden en uitgaven voor een goedgekeurd project, vastgelegd in een overeenkomst. De declaratie is het middel waarmee een projectuitvoerder verzoekt om uitbetaling van een voorschot op basis van voor de uitvoering van het project gemaakte kosten.


23

Voorgestelde afspraken: 1. Declaraties worden aangeleverd bij de regio door de opdrachtgever van het project. 2. Een declaratie bestaat uit minimaal een ingevuld Model Declaratieformulier (door regio beschikbaar gesteld, bijlage 5) met een overzicht van de gemaakte kosten, een verwijzing naar de onderliggende bewijsstukken in het projectdossier en een kopie van deze bewijsstukken (facturen). 3. Alleen al gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd. 4. Per project wordt elk jaar minimaal één keer gedeclareerd op uiterlijk 1 december. 5. Om de termijn van voorfinanciering zo kort mogelijk te houden, is het mogelijk om zo vaak als gewenst declaraties in te dienen. 6. Zo spoedig mogelijk nadat een project is afgesloten, wordt de laatste declaratie ingediend bij de regio (zie ook paragraaf 4.5 3.5). 4.7.

Uitvoeringsinformatie (10)

Door de uitvoerder (gemeente) aan de regio te leveren uitvoeringsinformatie ter monitoring van de uitvoering van het project en ten behoeve van rapportages door de regio aan de subsidieverstrekker. Voorgestelde afspraken: 1. Uitvoeringsinformatie wordt aangeleverd bij de regio door de opdrachtgever van het project. 2. De uitvoeringsinformatie bestaat uit minimaal een ingevuld Model Voortgangsrapportage over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project (door regio beschikbaar gesteld, bijlage 4). Hierin wordt ook gevraagd om een vooruitblik voor de uitgaven in de komende periode. 3. De gevraagde informatie wordt tweemaal per jaar aangeleverd bij de regio, te weten over de periode januari tot en met juni voor 1 augustus daaropvolgend en van januari tot en met december voor 1 februari daaropvolgend. 4. In het geval van meerjarenprogramma’s zoals bijv. het RC zal om aanvullende informatie worden gevraagd door de regio i.v.m. respectievelijk de mid-term review en de afsluiting van het programma. De rapportagemomenten zijn hieronder schematisch weergegeven. Rapportage Cumulatieve projectvoortgang door regiogemeente aan Regio FoodValley Aanleveren rapportage aan regiobestuur t.b.v. bestuursoverleg in september Cumulatieve projectvoortgang door regiogemeente aan Regio FoodValley Aanleveren rapportage aan regiobestuur t.b.v. bestuursoverleg in maart

Periode t/m juni

Uiterste aanleverdatum 31 juli

t/m juni

Eind augustus

t/m december

31 januari

t/m december

Begin maart


24

4.8.

Accountantsverklaring (11)

Te leveren accountantsverklaring inclusief gewaarmerkte financiële verantwoordingsdocumenten over het afgesloten project van de uitvoerder (gemeente). Voorgestelde afspraken: 1. Een accountantsverklaring over de projectactiviteiten is de verantwoordelijkheid van de uitvoerder van het project. In de meeste gevallen gaat het om een eenmalige accountantscontrole aan het eind van het project, maar in het geval van meerjarige projecten op programmabasis (zoals het RC) eist de subsidieverstrekker ook tussentijds een accountantscontrole. De kosten van de accountantscontrole zijn subsidiabel en behoren tot de projectbegroting. 2. De accountant van de regio heeft de bevoegdheid op hercontrole op de verrichte werkzaamheden van de controlerende accountant van de uitvoerder. De uitvoerder draagt er zorg voor dat zijn accountant hiermee instemt. 3. Wanneer aan een subsidieverlening de voorwaarde van een accountantsverklaring wordt verbonden, moet worden voldaan aan wat is opgenomen in het controleprotocol, dat is opgenomen bij de beschikking tot subsidieverlening. 4. Indien een accountantscontrole plaatsvindt, wordt een kopie van de accountantsverklaring, als onderdeel van de uitvoeringsinformatie, aan de regio ter beschikking gesteld.


25

5.

Relatiebeheer regio met subsidieverstrekker

Waar het beheer zoals in het vorige hoofdstuk beschreven is, gericht op de relatie van de regio met de uitvoerders van projecten, i.c. de gemeenten, staat in dit hoofdstuk de relatie van de regio met de subsidieverstrekker voorop. De regio behartigt daarbij de belangen van alle regioprojecten en treedt op namens de regiogemeenten. Het gaat hierbij om de verantwoording vanuit de regio over de inzet van provinciale gelden en de daarmee bereikte resultaten en het verkrijgen van voldoende provinciale voorschotten om de voorfinancieringstijd zoveel mogelijk te beperken en projectfacturen zo snel mogelijk te kunnen voldoen. 5.1.

Rapportage (12)

Informatieverstrekking door de regio aan de subsidieverstrekker over de voortgang van de uitvoering van het project of programma en de besteding van subsidiegelden en geleverde cofinanciering door gemeenten. Dit betreft de jaarlijkse rapportages, de mid-term review en de eindrapportage. De volgende afspraken worden voorgesteld: 1. De regio zorgt jaarlijks voor de schriftelijke verslaglegging van de inhoudelijke en financiële voortgang zoals opgenomen in de subsidievoorwaarden. Daarnaast maakt de regio ook een overzicht over het eerste halfjaar. De regio integreert daartoe de informatie van projectuitvoerders met de eigen programma-administratie (het geval bij het RC). 2. Voor de rapportage wordt gebruik gemaakt van het door de subsidieverstrekker opgestelde rapportagemodel. Daaraan wordt voor zover dat door de regio noodzakelijk wordt geacht een korte beschrijving toegevoegd van de bereikte resultaten (highlights) en voortgang. 3. In een mid-term rapportage wordt, conform de voorwaarde van de subsidieverstrekker, uitvoeriger stilgestaan bij de bereikte resultaten en voortgang en wordt ook een vooruitblik gegeven. 4. De regio zorgt ervoor dat naast de eindrapportage over de gerealiseerde activiteiten een aanvraag tot subsidievaststelling met een eindverantwoording wordt ingediend bij de subsidieverstrekker. De inhoudelijke rapportage wordt verstrekt door de uitvoerder van het project. 5. Rapportages worden ingediend volgens de verplicht gestelde rapportagetermijnen, of zoveel eerder als mogelijk is. 5.2.

Voorschotverzoek (13)

Verzoek van de regio voor (aanvullend) voorschot gekoppeld aan een voortgangsrapportage (12). De volgende afspraken worden voorgesteld: 1. De regio draagt gekoppeld aan de jaarlijkse rapportage zorg voor een verzoek aan de subsidieverstrekker om een eventueel aanvullend voorschot. 2. De hoogte van dit voorschot wordt gebaseerd op de al gedane en voorziene uitgaven op basis van door projectuitvoerders aangeleverde informatie. 3. Een concept van het verzoek wordt besproken in het betreffende portefeuillehouderoverleg.


26

5.3.

Jaarrekening (14)

Jaarrekening van de regio waarin de informatie over de regioprojecten, herkenbaar en overzichtelijk is opgenomen. De volgende afspraken worden voorgesteld: 1. Jaarlijks wordt de jaarrekening van de regio en/of een financieel verslag aangeleverd bij provincie Gelderland, samen met de rapportage. 2. In de jaarrekening en/of het financieel verslag wordt de financiële informatie met betrekking tot de regioprojecten en -programma’s herkenbaar en overzichtelijk opgenomen. Daarbij wordt rekening gehouden met de accountantscontrole die conform het door de subsidieverstrekker opgestelde controleprotocol zal moeten plaatsvinden. Hiervoor wordt in overleg met de subsidieverstrekker een model afgesproken. 5.4.

Accountantsverklaring (15)

Accountantsverklaring volgens het model dat door de subsidieverstrekker wordt opgelegd over de uitvoering van het project of -programma. De volgende afspraken worden voorgesteld: 1. Een accountantsverklaring over de projecten op programmaniveau is de verantwoordelijkheid van de regio. In de meeste gevallen gaat het om een eenmalige accountantscontrole aan het eind van het project, maar in het geval van het RC eist de subsidieverstrekker ook tussentijds een accountantscontrole. De kosten van de accountantscontrole zijn subsidiabel en behoren tot de programmabegroting. 2. Wanneer aan een subsidieverlening de voorwaarde van een accountantsverklaring wordt verbonden, moet worden voldaan aan wat is opgenomen in het controleprotocol dat is opgenomen bij de beschikking tot subsidieverlening. 3. Deze accountantsverklaring is gebaseerd op de jaarrekening en/of financieel verslag en achterliggende administratie van de regio en een door de accountant van de regio uitgevoerde steekproef op projectniveau.1

1 Om de projectadministratie bij gemeenten zo min mogelijk te belasten en de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te voeren wordt gevraagd om bij de declaraties aan de regio kopieën van bewijsstukken, zoals facturen, bij te voegen. De steekproef van de accountant kan zich dan in eerste instantie beperken op de administratie bij de regio en de steekproef bij de projectadministratie (bij gemeenten) beperken.


27

Bijlage 1 Model Projectformat (aanvraag) Bijlage 2 Model Projectovereenkomst Bijlage 3 Model Communicatieplan Bijlage 4 Model Voortgangsrapportage Bijlage 5 Model Declaratieformulier Bijlage 6 Model Eindrapportage Bijlage 7 Stroomschema aanbesteding Bijlage 8 Stroomschema Staatssteun Bijlage 9 Toelichting projectuitvoering en BTW Bijlage 10 Voorbeeld invulling fysiek projectdossier Bijlage 11 Mandaatregeling projectovereenkomst Regiocontract


28

Bijlage 1 Beheersorganisatie Regioprojecten d.d. 25 mei 2012

Projectaanvraag regio FoodValley A. Projectgegevens A.1. Project Gegevens project Projectnaam: Speerpunt Strategische agenda : Thema (regiocontract): Domein: Projectnummer: Bestuurlijk trekker (gemeente en bestuurder): Ambtelijk coördinator: Gegevens externe financiering Naam externe subsidieregeling: Subsidieverstrekker: Aanvraagdatum: Datum beschikking: Zaaknummer/behandelnummer (beschikking):

A.2. Contactpersonen

Naam projectleider

Organisatie

Telefoon

Emailadres:

Projectgroepleden

Organisatie

Telefoon

Emailadres:

Naam financieel medewerker

Organisatie

Telefoon

Emailadres:

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

A.3. Doelstelling - Geef aan met welk doel het project wordt uitgevoerd.

Projectnaam invullen

Pagina 1 van 4


A.4. Resultaten - Geef een beschrijving van de beoogde resultaten en benoem een of enkele indicatoren die gerealiseerd gaan worden. Smart formuleren (3 slootkanten, 5 ha, 200 kinderen, 30% daling). A

- Geef een toelichting op het beoogde resultaat.

Indicator(en)

grootheid

Datum gerealiseerd (verwacht)

1. 2. 3.

A.5. Beschrijving projectactiviteiten - Geef aan welke acties er plaatsvinden om de resultaten en de doelstelling te bereiken. Hierbij ook rekening houden met promotie en publiciteit. Financiers en de regio hechten sterk aan de zichtbaarheid van projecten.

A.6. Uitvoeringspartners

Uitvoerder


Opdracht

Telefoon

Emailadres:

Pagina 2 van 4


B. Financiële projectgegevens B.1. Begroting

Totale kosten

€

1.

Projectmanagement

2.

Voorbereiding/planvorming

€ €

3.

Activiteit

1.

4.

Activiteit

2.

€ €

5.

Activiteit

3.

€

6.

Promotie en Publiciteit

€

7.

Monitoring/accountant

€

8. 9.

Niet subsidiabele kosten

(o.a. bijdrage egalisatiereserve)

inclusief ambtelijke uren: € 90 projectleider (≥ schaal 10) & € 65 projectmedew. (≤ schaal 9) Uitgaan van 1300 productieve uren per jaar /1 FTE

€

Verrekenbare BTW

€

som ambtelijke uren

Aantal uren

Projectleiding (€ 90,-/uur) Projectondersteuning (€ 65,-/uur)

B.2. Financiering a. Totale kosten Inkomsten

≥ schaal 10

Onderdeel van bovenstaande posten, niet optellen in totaal €

≤ schaal 9

€

100%

€

Percentage projectkosten

Bedrag

Vaste bijdrage

€ €

Ja/nee Ja/nee

€

Ja/nee

b.

Rhenen

%

c.

Veenendaal

d.

Renswoude

% %

e.

Nijkerk

%

€

Ja/nee

f.

Scherpenzeel

%

€

Ja/nee

g.

Barneveld

%

€

Ja/nee

h.

Ede

%

€

Ja/nee

i.

Wageningen Derden

%

€

Ja/nee

%

€

Ja/nee

d.

(conform begroting) Geef aan hoe de bijdrage is vastgelegd (beschikking/verklaring)

(verklaringen en beschikkingen bijvoegen)

e.

Prov. Utrecht

%

€

Ja/nee

f.

Prov. Gelderland

%

€

Ja/nee


Pagina 3 van 4


B.3. Tijdspad

Startdatum activiteiten

Einddatum activiteiten

Totaal begroot

€

100%

Kosten 2012

€

%

Kosten 2013

€

%

Kosten 2014

€

%

Kosten 2015

€

%

C. Ondertekening C.1. Ondertekening

Naam

Naam

Leidinggevende/ Gemeentesecretaris

Projectleider Datum

Datum

Plaats

Plaats

Naam

Financieel medewerker gemeente (ter kennisgeving) Datum Plaats

D. Bijlagen D.1.Checklist bijlagen 1.

Projectplan

2.

Communicatieplan

3.

Cofinancieringsverklaringen van partners en/of derden

4.

Beschikkingen van derden


Pagina 4 van 4

Bijlage 2 Beheersorganisatie Regioprojecten d.d. 25-5-2012

PROJECTOVEREENKOMST PROJECT: 1. Projectnaam: ……………………………………. 2. Speerpunt Strategische agenda: ……………………………………. 3. Thema: ……………………………………. 4. Domein: ……………………………………. 5. Projectnummer: ……………………………………. PARTIJEN: 1. Het Dagelijks Bestuur van Regio FoodValley, vertegenwoordigd door de (plv) voorzitter; Hierna te noemen “de regio”. 2. De gemeente vertegenwoordigd door haar (plv) burgemeester. Hierna te noemen “de opdrachtgever”. 3. De gemeenten ……, ….., …….en ….., vertegenwoordigd door hun (plv) burgemeester. Hierna te noemen “de projectdeelnemers”. OVERWEGENDE: 1. dat zij gezamenlijk uitvoering geven aan het project ………… dat valt binnen Programma ………, zoals op 25 april 2012 overeengekomen tussen de regio en de provincie Gelderland in het Regiocontract FoodValley; 2. dat op basis van deze overeenkomst een subsidiebeschikking door de provincie Gelderland is afgegeven op PM ter grootte van maximaal € …….. voor het realiseren van de in het Regiocontract afgesproken resultaten; 3. dat door de regiogemeenten zelf in totaal minimaal € …….. cofinanciering voor het realiseren van deze resultaten zal worden ingezet; 4. dat het in deze overeenkomst genoemde project bijdraagt aan het realiseren van de in het regiocontract/het projectplan afgesproken resultaten; 5. dat zij het wenselijk achten hiervoor een uitvoeringsovereenkomst te sluiten en dat zij hun intenties t.a.v. dit project vast wensen te leggen. KOMEN OVEREEN: Artikel 1. Algemeen 1.1. Partijen onderschrijven de volgende beoogde “smart” resultaten van het project: a. ............................ ; b. ............................ ; c. ............................ ; etc. 1.2. Partijen spannen zich in deze resultaten volledig en tijdig te realiseren in de periode van …… tot en met…. ……..

Projectovereenkomst [Vul naam project in ]

1


Artikel 2. Financiën en voortgang Projectbegroting 2.1. Partijen stemmen in met de meerjarenbegroting en tijdspad zoals in aangehechte projectaanvraagformulier tot een totaal van € …………, waarvan maximaal gedekt zal worden door [naam subsidieverstrekker]: €……….. en totaal minimaal €………door de in het project deelnemende gemeenten, als volgt verdeeld: Indien de de uitgaven lager zijn dan begroot zullen alle bijdragen verhoudingsgewijs lager worden bijgesteld. Indien de projectkosten hoger zijn dan in deze begroting weergegeven dan worden enkel de gemeentelijke bijdragen verhoudingsgewijs verhoogd. Projectfinanciering Gemeenten

Bedrag

Percentage

Gemeente Barneveld Gemeente Ede Gemeente Nijkerk Gemeente Renswoude Gemeente Rhenen Gemeente Scherpenzeel Gemeente Veenendaal Gemeente Wageningen Verwachte bijdrage provincie Gelderland Totaal

2.2. Projectdeelnemers verplichten zich jegens opdrachtgever tot verstrekken van een jaarlijkse bijdrage tot respectievelijk het maximum en minimum van het bedrag genoemd in artikel 2.1 genoemde begroting. De bijdrage vanuit het regiocontract FoodValley wordt na vaststelling van het regiocontract door de provincie definitief gemaakt. Vooruitlopend daarop keert de regio voorschotten uit tot maximaal 95% van de toegezegde provinciale subsidie. 2.3. Opdrachtgever stuurt daarvoor declaraties naar regio en projectdeelnemers conform de afspraken die daarover in de regio en binnen de projectgroep zijn gemaakt. Voortgang 2.4. Door de opdrachtgever wordt uiterlijk op 1 augustus van het lopende jaar aan de regio een voortgangsrapportage over de periode januari tot en met juni van dat jaar gestuurd


2


en op uiterlijk 1 februari een voortgangsrapportage over de periode januari tot en met december van het voorgaande jaar. 2.5. De voortgangsrapportages conform artikel 2.4 worden vormgegeven conform het Model Voortgangsrapportage dat door de regio beschikbaar wordt gesteld en aansluit bij het controleprotocol dat als bijlage bij het Regiocontract/de subsidiebeschikking is gevoegd. 2.6. Naast de rapportage over de besteding van de financiële middelen wordt door opdrachtgever conform artikel 2.4 aan de regio gerapporteerd over de voortgang m.b.t. de te behalen resultaten en de daartoe verrichte activiteiten. 2.7. Bij afronding van het project stelt de opdrachtgever binnen 3 maanden na afloop van het project een eindrapportage op en verantwoordt daarin de besteding van de financiële middelen over de gehele projectperiode. Van deze termijn kan worden afgeweken indien de subsidieverstrekker daartoe formeel besluit. 2.8. De eindrapportage wordt vormgegeven conform het Model Eindrapportage dat door de regio beschikbaar wordt gesteld en aansluit bij het controleprotocol dat als bijlage bij het Regiocontract/de subsidiebeschikking is gevoegd. 2.9. Bij indiening van eindrapportage van het project wordt een accountantsverklaring meegezonden. Hierin wordt verantwoord over de activiteiten en uitgaven binnen het project. De accountant wordt aangewezen door de opdrachtgevende gemeente. De accountantsverklaring wordt conform het door de subsidieverstrekker gestelde format en controleprotocol opgesteld. 2.10. In de eindverantwoording wordt ten minste gerapporteerd over het behalen van de beoogde en maatschappelijke effecten en het totaal aan ingezette middelen. Tevens is hierbij aandacht voor de verrichte communicatie-activiteiten. 2.11. De regio biedt opdrachtgever ondersteuning in de vorm van advisering over de projectbeheersing en het aanbieden van diverse formats en in de vorm van adviesuren van de programmamanager van de regio. 2.8. De regio en projectdeelnemers zijn gerechtigd om tot terugvordering van uitbetaalde bedragen over te gaan indien door de opdrachtgever is gehandeld in strijd met artikel 1 van deze overeenkomst. Het volgende artikel 3.1. is hier nadrukkelijk bij van toepassing. Artikel 3: Geschillen 3.1 Er is sprake van een geschil indien één of meerdere partijen daarvan schriftelijk en gemotiveerd melding maakt aan de andere partijen. Partijen zullen na een zodanige melding terstond met elkaar in overleg treden om te bezien of in der minne een oplossing voor het geschil kan worden gevonden. 3.2 Indien een der partijen daarom verzoekt, benoemen partijen in onderling overleg een mediator teneinde het geschil te beslechten. Dit verzoek kan niet eerder worden gedaan dan nadat zes weken zijn verstreken sinds de in het vorige lid bedoelde melding is verzonden. 3.3. Partijen dragen bij in de kosten van de mediator naar ratio van het aantal partijen dat bij het geschil betrokken zijn. Projectovereenkomst [Vul naam project in ]

3


3.4 Dit artikel is van overeenkomstige toepassing indien zich een onvoorziene omstandigheid voordoet waardoor volgens een der partijen een ongewijzigde instandhouding van deze overeenkomst niet kan worden verlangd. Artikel 4: Slotbepalingen

4.1 Op deze overeenkomst zijn de afspraken van toepassing die vastgelegd zijn in de handleiding Beheersorganisatie regioprojecten regio FoodValley d.d. 25 mei 2012 en is vastgesteld door het bestuur van de Regio FoodValley op 25 mei 2012. 4.2 Deze overeenkomst treedt in werking met terugwerkende kracht per PM Deze overeenkomst zal van rechtswege eindigen indien alle daaruit voortvloeiende verplichtingen volledig zijn nagekomen. In elk geval houdt deze overeenkomst stand gedurende de gehele looptijd van het regiocontract FoodValley 2012-2015,met inbegrip van de tijd die nodig is voor volledige uitvoering van het integrale regiocontract FoodValley en verantwoording aan de subsidieverstrekker. Aldus getekend, [datum] Regio FoodValley Dhr. C. van der Knaap

Opdrachtgever: Naam Gemeente, gemeentesecretaris

Projectdeelnemers: Naam Gemeente, gemeentesecretaris

Naam Gemeente, gemeentesecretaris

Naam Gemeente, gemeentesecretaris

………………


4


Model Communicatieplan Dit model communicatieplan leidt u door middel van beantwoording van vragen automatisch tot de opzet voor een communicatieplan.

1. Situatieanalyse Wat is de huidige situatie rondom uw organisatie of project? Zijn er knelpunten of juist kansen te benoemen? Voor welk probleem wil dit communicatieplan een oplossing bieden?

2. Communicatiedoelgroepen Voor welke interne en externe doelgroepen zijn uw communicatie-uitingen bedoeld?

3. Communicatiedoelstellingen Wat zijn de communicatiedoelstellingen per doelgroep op het niveau van kennis, houding en gedrag?

4. Kernboodschap Formuleer de kernboodschap voor uw organisatie of project en bedenk voor welke doelgroep(en) deze kernboodschap bedoeld is?

5. Plan van aanpak In uw plan van aanpak richt u zich op de vraag “Hoe kan ik mijn boodschap het beste communiceren naar mijn doelgroep en welke middelen zet ik daarbij in?”

6. Communicatiemiddelen Zet uw communicatiemiddelen in de onderstaande middelen/doelgroepenmatrix. Door het invullen van een middelen/doelgroepenmatrix ziet u of uw doelgroep meerdere malen en op meerdere momenten uw boodschap ontvangt. De kracht van herhaling speelt bij uw communicatie-uitingen zeker een rol. Hieronder ziet u een voorbeeld van een ingevulde Middelen/doelgroepenmatrix: Doelgroep 1: Directie en medewerkers Foodbedrijven

Prijsvraag uitzetten Feestelijke borrel Goodie bag Attentie Website nieuwe regio Link op intranet regiogemeenten Digitale nieuwsbrief Bestuurssecretaresses Speciaal diner

Doelgroep 2: Bestuurders (Algemeen, Dagelijks en portefeuillehouders)

Doelgroep 3: Ambtenaren van de ambtelijke overleggen

Doelgroep 4: Indirect betrokken ambtenaren

X X X -

X X X -

X X X X X -

X X X X X

X -

X X

X -

X -

1


7. Planning In uw communicatieplan mag een planning niet ontbreken. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo’n planning. Wanneer

Wat

Week 17

Uitzetten van de prijsvraag

Week 18 t/m 21

Ontwikkelen nieuwe website Locatie borrel reserveren Vooraankondiging en uitnodiging borrel maken

Week 22

Bestellen representatiemiddelen met de nieuwe regionaam voor goodie bag Bestellen attentie

Week 23

Bestuurssecretaresses informeren tijdens het secretaresse-uitje

Week 24

Vooraankondiging borrel versturen

Week 27 t/m 31

Zomervakantie

Week 32

Maken van draaiboek Versturen uitnodigingen

Week 35

Feestelijke borrel

Week 36

Versturen digitale nieuwsbrief Informeren bestuurssecretaresses en afleveren presentie

Week 36 t/m 43

Uitdelen van attentie

8. Organiseren Wie is verantwoordelijk voor welke acties?

9. Budget Wat is het budget voor alle communicatieacties?

10. Evalueren Prik een moment waarin u bepaalt of de communicatiedoelen bij de desbetreffende doelgroepen zijn gehaald en of daarvoor de juiste communicatiemiddelen zijn ingezet.

2

Model: Voortgangsrapportage Programma Projectnaam Projectnummer Verslagperiode (halfjaarlijks) Opgesteld door projectleider

Bijlage 4 Beheersorganisatie Regioprojecten

25-5-2012

van ……… tot en met ……………….

I Financiële rapportage Begroting Specificatie van de subsidiabele kosten conform vastgestelde begroting

Totaal 0,00

Werkelijke uitgaven

T/m verslagperiode

T/m vorige verslagperiode

Verslagperiode

Toekomst T/m verslagperiode

1. Projectmanagement 2. Voorbereiding/planvorming 3. Activiteit 1 4. Activiteit 2 5. Activiteit 3 6. Promotie en Publiciteit 7. Monitoring/accountantskosten 9. Verrekenbare BTW

Totaal subsidiabele kosten

0

waarvan ambtelijke uren

0

0

0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

Projectondersteuning (€ 65,-/uur)

Niet subsidiabele kosten TOTAAL

0

0

0

Begroting

regio FoodValley (namens subsidieverstrekker) bijdrage opdrachtgevende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdragen derden TOTAAL

25-5-2012

0

0 0

Projectleiding (€ 90,-/uur)

Specificatie van de financiering conform de beschikking/overeenkomst

Gepland in volgende verslagperiode

Totaal

0

Werkelijke ontvangsten

T/m verslagperiode

0

0


0

Verslagperiode

0


0

0

Gepland in volgende verslagperiode 0 0 0 0 0 0 0

0

1 van 2

Model: Voortgangsrapportage Programma Projectnaam Projectnummer Verslagperiode (halfjaarlijks) Opgesteld door projectleider

Bijlage 4 Beheersorganisatie Regioprojecten

25-5-2012

van ……… tot en met ……………….

II Inhoudelijke rapportage Beoogd Specificatie van de output indicatoren conform de beschikking/overeenkomst

Totaal

TOTAAL

Specificatie van de Maatschappelijke effecten conform de beschikking/overeenkomst

Werkelijkheid / Realisatie

T/m verslagperiode

0

Totaal Beoogd


0

Verslagperiode

0

Werkelijkheid / Realisatie


0

Gepland in volgende verslagperiode 0 0 0 0 0

0

Toekomst Gepland in volgende verslagperiode

Toelichting voortgangsrapportage Geef onderstaand een korte omschrijving van de stand van zaken.

Wijkt de stand van zaken af van het oorspronkelijke projectplan, zoals u dat bij de aanvraag heeft aangegeven? Zo ja, geef aan waar die afwijking uit bestaat en wat de redenen hiervoor zijn.

Kan het doel van het project nog voor de geplande einddatum gehaald worden? Welke maatregelen worden daarvoor getroffen?

Licht hieronder eventuele afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting toe.

25-5-2012

2 van 2


Voorschotdeclaratie - Projecten Regio FoodValley Projectnaam: Projectnummer: Domein: Projectverantwoordelijke gemeente: Beschikkingsdatum: Zaaknr./behandelnummer: Totaal toegekende subsidie: Declaratie volgnummer: Declaratiedatum: Totaal bedrag uit te betalen voorschot (€): Rekeningnummer: Omschrijving bij betaling: Cofinancieringspercentage:

Specificatie: Kostencomponent Conform projectbegroting

Bedrag (ex BTW)

Onderliggend document in projectdossier (kopie genummerd meesturen bij declaratie)

1. Projectmanagement 2. Voorbereiding/planvorming 3. Activiteit 1 4. Activiteit 2 5. Activiteit 3 6. Promotie en Publiciteit 7. Monitoring/accountant 8. Niet subsidiabele kosten 9. Verrekenbare BTW Totale kosten deze declaratie(€) Waarvan ambtelijke uren

€ € € € € € € € € € aantal

Bedrag

Projectleiding (€ 90,-/uur) Projectondersteuning (€ 65,-/uur)

≥ schaal 10

€

≤ schaal 9

€

Nr.

Totale kosten project (€) € Externe middelen Bedrag uit te keren voorschot;

€

Gerealiseerde gemeentelijke inkomsten (cofinanciering) Gemeente Barneveld Gemeente Ede Gemeente Nijkerk Gemeente Renswoude Gemeente Rhenen Gemeente Scherpenzeel Gemeente Veenendaal

€ € € € € € €

Voorschotdeclaratie FoodValley

Pagina 1 van 2

Bijlage 5 Beheersorganisatie Regioprojecten d.d. 25-5-2012 Gemeente Wageningen Ontvangsten Derden Totaal gerealiseerde inkomsten

€ € €

Welke partijen:

Toelichting en opmerkingen:

Naam projectleider

Voorschotdeclaratie FoodValley

Handtekening

Pagina 2 van 2

Bijlage 6 Beheersorganisatie Regioprojecten d.d.

25-5-2012

Toelichting Model Eindrapportage subsidieprojecten Regio FoodValley Algemeen In de einddeclaratie ligt de nadruk op de verschillen tussen de begroting en realisatie en de redenen daarvan. De ingevulde formulieren dienen alle informatie te geven die van belang is voor de vaststelling van de rechtmatigheid en doelmatigheid van alle subsidiabele kosten. Let er op dat de financiële rapportage door de accountant moet zijn gecontroleerd. Als bewijs daarvan dient de accountant de gecontroleerde financiële rapportage inclusief de betaallijst en ontvangstenlijst te waarmerken en deze stukken mee te sturen met de accountantsverklaring. Indien er gebruik gemaakt wordt van controle door de regioaccountant dan dienen de financiële rapportage, betaallijst en ontvangstenlijst door de daartoe bevoegd functionaris te worden gewaarmerkt en opgestuurd te worden naar het regiokantoor van Regio Foodvalley.

Tabblad Inhoudelijke rapportage Vul de algemene projectgegevens in zoals naam, projectnummer. Op de andere tabbladen worden ze automatisch ingevuld. Opdrachtgever: naam opdrachtgevende gemeente Projectdeelnemers: namen deelnemende gemeenten uit de regio

In de projectaanvraagdocumenten is per project doel, kernactiviteiten en beoogde resultaten opgenomen evt gekoppeld aan een programma. In de tussentijdse rapportages zijn ze ook opgenomen. Neem voor het eigen project deze over in de rapportage. Inhoudelijke resultaten Geef na het invullen van de kolom Beoogd in kolom Gerealiseerd aan of de betreffende beoogde resultaten gehaald zijn met een Ja of Nee. Licht ieder wel of niet behaalde resultaat toe bij Korte toelichting en wees zo SMART mogelijk (specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdgebonden). Dit mag puntsgewijs of in verhalende vorm. Extra behaalde resultaten s.v.p. eveneens toelichten. Maatschappelijke effecten De beoogde maatschappelijke effecten zijn, indien onderdeel van de subsidieverantwoording, opgenomen in de projectaanvraagdocumenten. Neem deze over in deze inhoudelijke rapportage. Geef aan of de maatschappelijke effecten zijn behaald met een Ja of Nee. Zijn er effecten behaald die niet waren beoogd, benoem deze dan.

Toelichting formulieren einddeclaratie RSP Regiocontract de Vallei 2008-2011

1 van 9

Promotie en publiciteit/specifieke aandachtspunten Licht toe welke promotie- en publiciteitsactiviteiten zijn uitgevoerd. De provincie wil zien dat de naam van de provincie in deze activiteiten is opgenomen. Vergeet niet de punten aanbesteding en staatssteun te behandelen.

Tabblad Financiële rapportage Kostenspecificatie Neem de begrotingsposten over in de kolom Begroting van de kostenspecificatie zoals die zijn opgenomen in het ingediende projectvoorstel. Begrotingswijzigingen in de posten opnemen alleen als dit formeel is vastgesteld. De werkelijke kosten over de projectperiode worden in zijn totaliteit per begrotingspost excl BTW verantwoord in kolom Werkelijke uitgaven. Dus niet per jaar. Het totaal moet corresponderen met het totaalbedrag in tabblad Betaallijst. Toelichting begrotingspost Geef een toelichting bij afwijkende bedragen in de begroting. En geef aan welke activiteiten voor de genoemde bedragen zijn verricht wanneer deze niet in de inhoudelijke toelichting naar voren zijn gekomen. Financiering kosten In de projectovereenkomst is de bijdrage van de subsidieverstrekker en de cofinanciering van gemeenten opgenomen. Neem deze bedragen over bij Financiering in de kolom Begroting. Geef in kolom Werkelijke ontvangsten per organisatie het totaalbedrag van de ontvangsten aan. Dit geldt ook voor de tussentijdse ontvangen voorschotten van Regio FoodValley. Het totaal moet corresponderen met het totaalbedrag in tabblad Ontvangstenlijst.

Tabblad Betaallijst Neem in de betaallijst alle betaalde facturen op (niet later dan de bepaalde betaaldatum). En lever afzonderlijk een uitdraai van de projectkosten uit het financieel systeem aan. Beide overzichten moeten met elkaar matchen. Om het gevoel van dubbel werk weg te nemen: een dump uit het financieel systeem in excel is ook mogelijk met toevoeging van de kolommen Begrotingspost en Betaaldatum. De BTW-bedragen s.v.p. afzonderlijk in beeld brengen. Er moet een financiële match zijn met de verantwoorde kosten in de kostenspecificatie op tabblad Financiele rapportage.

Tabblad Ontvangstenlijst De ontvangstenlijst is specifiek bedoeld voor de cofinancieringsbedragen. De bedragen s.v.p. exclusief BTW opnemen. Neem in de ontvangstenlijst alle afzonderlijke ontvangsten op, zoals de bijdrages die gefactureerd zijn aan de deelnemende gemeenten en de ontvangsten van de provinciale gelden vanuit de Regio. Ook hiervoor geldt dat de ontvangsten dmv een uitdraai uit het financieel systeem aantoonbaar zijn. Er moet een financiele match zijn met de ontvangsten in de Financiering op tabblad Financiele rapportage.

Vragen Voor vragen kun je terecht bij de subsidiemedewerker van Regio FoodValley.

Toelichting formulieren einddeclaratie RSP Regiocontract de Vallei 2008-2011

2 van 9

Model Inhoudelijke Eindrapportage Bijlage 6 Beheersorganisatie Regioprojecten d.d.

25-5-2012

Programma Projectnaam Projectperiode Projectnummer Projectleider/Opdrachtgever Projectdeelnemers

Doel project: Kernactiviteiten:

Inhoudelijke resultaten Beoogd 1.

Gerealiseerd J/N

2.

J/N

3.

J/N

4.

J/N

5.

J/N

etc

J/N

Korte toelichting resultaten Licht kort toe welke resultaten wel of niet zijn behaald danwel alternatieve resultaten en geef aan of de planning gehaald is.

3 van 9


25-5-2012

Vervolg toelichting resultaten

Maatschappelijke effecten Beoogd 1. 2. 3. etc

Gerealiseerd J/N J/N J/N J/N

Promotie en publiciteit Welke specifieke activiteiten zijn ondernomen op het gebied van promotie en publiciteit?

Specifieke aandachtspunten (Zie handleiding Projectbeheersing subsidieprojecten Regio Foodvalley. Hierin zijn stroomschema's opgenomen) Aanbesteding Zijn de aanbestedingsregels conform eigen beleid en richtlijnen van de EU opgevolgd? J/N incl. toelichting

4 van 9


Staatssteun

25-5-2012

Is er sprake geweest van staatssteun d.w.z. is er een voordeel verstrekt aan een organisatie/onderneming die in de markt opereert waardoor concurrentievervalsing op zou kunnen treden?

J/N incl. toelichting

5 van 9

Model: Financiele eindrapportage


25-5-2012

Programma Projectnaam Projectperiode Projectnummer Projectleider/Opdrachtgever Projectdeelnemers

Begroting (excl BTW)

Kostenspecificatie

Werkelijke uitgaven (excl BTW)

conform opgestelde begroting in projectvoorstel en geformaliseerde begrotingswijzigingen 1. Projectmanagement 2. Voorbereiding/planvorming 3. Activiteit 1 4. Activiteit 2 5. Activiteit 3 6. Promotie en Publiciteit 7. Monitoring/accountantskosten 9. Verrekenbare BTW Totale subsidiabele kosten Waarvan ambtelijke uren? Projectleiding (€ 90,-/uur) Projectondersteuning (€ 65,-/uur) Niet-subsidiabele kosten TOTAAL

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

Aantal

Toelichting overschrijding begrotingspost Licht hieronder afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting toe. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

6 van 9

Model: Financiele eindrapportage


Financiering kosten

Begroting

regio FoodValley (namens subsidieverstrekker) bijdrage opdrachtgevende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdrage opdrachtnemende gemeente ….. bijdrage derden Totale financiering

25-5-2012

Werkelijke ontvangsten (excl BTW)

€ 0,00

€ 0,00

7 van 9

Model Betaallijst


25-5-2012

Projectnaam Projectnummer

Boekdatum in de adm

Factuurnummer

Begunstigde

Omschrijving

Begrotingspost

Datum afschrijving

Totaal

Bedrag excl BTW

€ 0,00

Bedrag BTW

€ 0,00

8 van 9

Model Ontvangstenlijst


25-5-2012

Projectnaam Projectnummer

Boekdatum in de adm

Documentnr

Financierder*

Omschrijving

Datum bijschrijving

Totaal

Bedrag

€ 0,00


Toelichting projectuitvoering en BTW

Algemeen Wanneer ten behoeve van de uitvoering van het project goederen worden aangeschaft of gehuurd, diensten worden ingehuurd of anderszins uitgaven worden gedaan zal hier in de regel BTW in rekening worden gebracht aan de gemeente die de kosten hiervan betaalt. BTW bij subsidieprojecten De meeste subsidieregelingen sluiten BTW expliciet uit als subsidiabele kostenpost, indien de subsidieontvanger deze kan verrekenen of compenseren. Het is dus van belang om te weten wat de BTW-positie is van de subsidieaanvrager: • BTW-ondernemer? => recht op aftrek voorbelasting, dus subsidiabele kosten ex BTW. • Geen BTW-ondernemer? => geen recht op aftrek voorbelasting, dus subsidiabele kosten incl BTW. • Overheid als niet-ondernemer? => recht op compensatie vanuit BCF, dus subsidiabele kosten ex BTW. BTW compensatiefonds • Ingesteld in 2003 • Via BCF kunnen gemeenten en provincies BTW declareren, die zij in rekening gebracht krijgen i.v.m. hun optreden als niet-ondernemer • Doelstelling: teniet doen van oneigenlijk verschil tussen kosten van inbesteden en uitbesteden • Financiering via korting op gemeente- en provinciefonds (“sigaar uit eigen doos”) Gemeente als ondernemer Wanneer meerdere gemeenten deelnemen in een regionaal project en één gemeente treedt op als opdrachtgever, is die gemeente (uitgaande dat het hier gaat om een overheidsproject) overheid voor haar aandeel in de kosten en kan de hieraan toe te rekenen omzetbelasting bij het BCF terugvragen. De opdrachtgevende gemeente treedt echter als ondernemer op wat betreft de kosten die aan de andere deelnemende gemeenten (zowel aan de regio gebonden als andere gemeenten) worden doorberekend. De opdrachtgevende gemeente kan de omzetbelasting die betrekking heeft op deze kosten als voorbelasting in aftrek brengen. De andere deelnemende gemeenten in het project kunnen de door de opdrachtgevende gemeente aan hen in rekening gebrachte omzetbelasting bij het BCF terugvragen. Bij dit soort projecten dient voorop te staan dat de omzetbelasting neutraal dient te werken.

1


Provincie

Regio

Declaratie (ex BTW)

Gemeente A Opdracht gever **

project XYZ

Gemeente B

Gemeente C

Gemeente D

Factuur + BTW (uren)

Eindafrekening factuur + BTW

** opdrachtgevende gemeente heeft twee petten. Overheidspet en ondernemerspet. Overheid = BCF Ondernemer = vooraftrek BTW (zie tekst alinea 2 en 3)

1. Wat te doen als OPDRACHTGEVENDE GEMEENTE? •

• •

Bij ontvangen facturen van derden en deelnemende gemeenten: de inkoop BTW aan het einde van het jaar volgens verhouding verdelen bij de aangifte. (Deels BCF en deels BTW) Rekening naar deelnemende gemeenten incl BTW. Deze BTW moet de gemeente afdragen als ondernemers BTW. Declaraties aan de regio − Bij declaraties aan de regio blijft de BTW buiten beeld. − De declaraties betreffen de kosten en ureninzet zonder BTW ten behoeve van het verkrijgen van de provinciale subsidie. − Die subsidie is gebaseerd op de gemaakte kosten (ex BTW). − Het bestaande declaratieformulier kan worden gebruikt. − Declaratie exclusief BTW versturen naar regio.

2


2. Wat te doen als DEELNEMENDE GEMEENTE? • • •

•

•

Kosten die je maakt : factuur maken (kosten + BTW). Deze factuur opsturen naar opdrachtgever. De BTW afdragen aan BCF. Ontvangen rekening van opdrachtgevende gemeente: BTW compenseren in BCF Het is aan te raden alle facturen (behalve van eigen gemaakte uren) rechtstreeks te laten sturen naar de opdrachtgevende gemeente anders blijf je BTW rondpompen (op de facturen een omschrijving laten zetten vb: kosten gemaakt tbv project xyz). Uren die worden ingezet voor de uitvoering van een project: Uren die door de medewerkers van gemeenten voor de uitvoering van een project worden gemaakt zijn subsidiabele kosten als in de begroting van dit project zijn opgenomen. Deze uren worden door de betreffende gemeente aan de projecttrekker gefactureerd,(incl uitdraai tijdschrijfsysteem en deze uitdraai getekend door leidinggevende) waarna die in het declaratieformulier dat bij de regio wordt ingediend worden opgenomen. Over het bedrag dat de ureninzet vertegenwoordigd moet BTW in rekening worden gebracht. Deze BTW wordt in rekening gebracht door die gemeente die de ureninzet pleegt.

Wij zijn er van uitgegaan dat het geen projecten betreft waarbij goederen en diensten worden gebezigd om verstrekt, verleend of ter beschikking te worden gesteld aan een of meer individuele derden en daardoor het recht op compensatie is uitgesloten. Op de volgende pagina is een voorbeeld opgenomen over de wijze waarop er in een project om wordt gegaan met BTW.

3


Voorbeeld invulling fysiek projectdossier Een inzichtelijke projectadministratie bevordert de voortgang van de controlewerkzaamheden. In deze paragraaf volgt een voorbeeld van hoe de projectadministratie ingedeeld kan worden.

1. Algemeen • algemene gegevens • correspondentie provincie • correspondentie overige • mails onderhanden 2. Voorbereiding en planning • projectplan • projectbegroting • financieringsbijdragen • subsidieaanvraag • subsidiebeschikking • projectovereenkomst 3. Organisatie en beheer • AO/IC • projectorganisatie • management en control • specifieke procedures • intern overleg • interne controle op naleving voorwaarden e.d. • externe controle door huisaccountant • controlebezoeken provincie 4. Fysieke voortgang • voortgangsverslagen • projectplanning • uitvoeringsdocumenten • bouwverslagen • inspectierapporten • oplevering 5. Financiële verantwoording • financieel overzicht kosten • alle facturen inclusief betaaldatum • betaalbewijzen • ontvangstenlijsten • opdrachtbrieven • contracten • aankoop/transportaktes inzake gronden en gebouwen • taxatierapporten gronden en gebouwen • voortgangsrapportages • opgevraagde stukken ter onderbouwing • voortgangsrapportage • uitdraaien projectadministratie

6. Urenverantwoording • overzicht uren • urenstaten • parafen- en handtekeningenlijst • onderbouwing uurtarieven • getekende presentielijsten vergaderingen 7. Aanbesteding en opdrachtverlening • voorbereiding inclusief toetsing Europese voorwaarden bijvoorbeeld bezwaarprocedure, termijnen, etc.) • aanbestedingsproces (o.a. selectie, beoordeling, gunning, ingekomen vragen, etc.) • alle ingekomen offertes (ook afgewezen) • afgesloten overeenkomsten externe partners 8. Financiering • bewijzen financiering derden • ontvangst financiering derden • bevoorschotting • evt. bewijs doorbetaling bevoorschotting richting partners • afrekeningen 9. Promotie en publiciteit • alle promotie en publiciteitsuitingen conform richtlijnen subsidieverstrekker • nieuwsbrieven 10. Achtergrondmateriaal • plankaart/kadastrale gegevens e.d. • onderzoeksrapporten

Vervolg-Voorstel Aan

:

Regiobestuur FoodValley

Van

:

G.J.H. van den Brink/ F. Beerepoot

Datum vergadering

:

25 mei 2012

Onderwerp

:

Beheersorganisatie Regioprojecten.

Een belangrijk onderdeel van beheersorganisatie is de projectovereenkomst. Bij het Regiocontract gaat het om ± 30 overeenkomsten. Deze overeenkomst regelt de financiële inbreng en de verantwoordelijkheden van de ondertekenaars in een project. Voor de regio wordt dus de toezegging van bijvoorbeeld regiocontractmiddelen voor een project vastgelegd. Dit is een bevoegdheid van het regiobestuur. De projectovereenkomst komt tot stand conform de beheersorganisatie regioprojecten die nu ter besluitvorming voorligt en de daarbij behorende bijlagen. De regio is partij bij deze overeenkomst en voert ambtelijk regie over de tot standkoming daarvan. Nadat de projectovereenkomst ambtelijk is opgesteld wordt deze ter advisering voorgelegd aan het Portefeuillehoudersoverleg (PO) van het betreffende domein. In het portefeuillehoudersoverleg wordt een advies geformuleerd over de deelnemers. Wie is opdrachtgevende gemeente? Wie zijn deelnemende gemeenten? En op welke de financiële inbreng kunnen we rekenen van de deelnemende gemeenten en in de vorm van subsidie van derden (via de regio). Vervolgens wordt de projectovereenkomst ter vaststelling aan uw bestuur aangeboden en is de voorzitter bevoegd deze te ondertekenen namens de regio. Mede gelet op het aantal projectovereenkomsten en omwille van de tijd, is het wenselijk deze procedure te bekorten en te vereenvoudigen, waarbij wij denken aan de mogelijkheid dat uw bestuur, in geval van positief advies van het PO, zowel de besluitvorming als de ondertekening mandateert. Dat zou kunnen aan de voorzitter, aan een ander lid van het Regiobestuur of aan de secretarisdirecteur van de regio. Onze voorkeur gaat uit naar een lid van het Regiobestuur die tevens voorzitter is van het betreffende Portefeuillehouderoverleg. Nogmaals alleen in die situatie dat het PO positief adviseert. Bij een afwijkend advies beslist uw bestuur. VOORSTEL: 1. Vaststelling en ondertekening van een projectovereenkomst zoals bedoeld in de beheersorganisatie projecten Regio FoodValley te mandateren aan de voorzitter van het Portefeuillehouderoverleg van het domein waartoe de projectovereenkomst behoort. 2. Dit onder de voorwaarde dat het betreffende Portefeuillehouderoverleg positief adviseert. Bij afwijkend advies beslist het Regiobestuur FoodValley.

Beheersorganisatie Regioprojecten

Recommend Documents