Beaufort-Wes Munisipaliteit

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 0

Beaufort-Wes Munisipaliteit BATEBESTUURSBELEID VOORBEREI Oktober 2010

0

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 1

INHOUDSOPGAWE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

INLEIDING

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

PERMANENTE WAARDEDALING VAN BATES AANSKAFFING VAN BATES AANKOOP OF HUUR VAN VASTE EIENDOM

DOELWIT STATUTêRE RAAMWERK REKENINGKUNDIGE STRANDAARDE DEFINISIES AGTERGROND DELEGASIE VAN PLIGTE VERANTWOORDELIKHEID BATE REGISTER KLASSIFISERING VAN BATES KAPITALISERINGSKRITERIA WAARDEVERMINDERING AANPASSING AAN DIE BRUIKBARE LEEFTYD EN AFNAME IN DIE WAARDE VAN EAT

PROSEDURE RIGLYNE VIR TOEVOEGINGS TOT BATES BEFONDSING VAN EAT EN RESERWES VERVREEMDING VAN BATES PROSEDURE RIGLYNE VIR DIE AFSKRYF VAN BATES ANDER AFSKRYWINGS VAN EAT BESTUUR EN HANTERING VAN BATES ONDERHOUD VERVANGING STRATEGIE OORDRAG VAN BATES FISIESE SEKURITEIT VAN BATES VERSEKERING VAN BATES KORT TITEL

1

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 2

1.

INLEIDING Hierdie beleid, vir die bestuur van bates, is ontwerp om bestuur en amptenare van die Beaufort-Wes Munisipaliteit by te staan met die beskrywing van bestuursprosedures vir Eiendom, Aanleg en Toerusting, Beleggingseiendom, Landboukundige Bates en Ontasbare Bates. Dit is ook bedoel om te onderskei tussen aktiwiteite, wat aanvaarbaar is in terme van algemene goedkeuring, toesighoudende verantwoordelikhede en limiete van gesag oor die bestuur van bates en funksies van die organisasie. Die beleid sal sekerheid verskaf wat betref die hantering van bate bestuursprosedures wat onderneem is binne die organisasie en sal verseker dat bestuur en amptenare hulle verskeie pligte en verantwoordelikhede verstaan. Vir die doeleindes van hierdie beleid, sluit bates voorraad en monitêre bates soos debiteure uit. Hierdie beleid vervang alle bate bestuursprosedures/instruksies en memoranda wat voorheen uitgereik is. Nie-nakoming van hierdie beleid sal die instelling van disiplinêre prosedures, in terme van die Menslike Hulpbron beleid en prosedures van die Munisipaliteit, tot gevolg hê.

2.

DOELWIT Die doelwit van hierdie beleid is om te verseker dat bates van die Munisipaliteit behoorlik bestuur en van rekenskap gegee word deur:          

3.

Die akkurate teboekstelling van essensiële bate inligting; Die akkurate teboekstelling van bate bewegings; Streng fisiese beheer oor alle bates uit te oefen; Bates korrek te hanteer in die Munisipaliteit se finansiële state; Akkurate en betekenisvolle bestuursinligting te verskaf; Nakoming van die Raad se rekeningkundige beleide en Algemeen Erkende Rekeningkundige Praktyk; Voldoende versekering van bates; Onderhoud van die Raad se bates; Te verseker dat bestuurders bewus is van hulle verantwoordelikhede met betrekking tot die bates; en Standaarde van bestuur uiteensit, boekstawing en interne kontroles om bates te beskerm teen onbehoorlike gebruik of verlies.

STATUTêRE RAAMWERK

2

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 3 Die statutêre raamwerk vir hierdie beleid is:       

4.

Die Konstitusie van die Republiek van Suid Afrika, Wet 108 van 1996; Plaaslike Owerheid: Wet op Munisipale Strukture, No 117 van 1998; Plaaslike Owerheid: Munisipale Stelselswet, No 32 van 2000; Plaaslike Owerheid: Munisipale Finansiële Bestuurswet, No. 56 van 2003; Regulasie No. 31346 van 2008; Munisipale Voorsieningskanaal Bestuurs Regulasies No. 27636; Algemeen Erkende Rekeningkundige Praktyk.

REKENINGKUNDIGE STANDAARDE Hierdie dokument verteenwoordig „n beleid formulering en sal nie voorrang geniet bo die standaarde gespesifiseer deur die Raad van Rekeningkundige Standaarde nie. Die relevante rekeningkundige standaarde sluit in:        

GRAP 1 – Uiteensetting van Finansiële State; GRAP 13 – Hure; GRAP 16 – Beleggingseiendom; GRAP 17 – Eiendom, Aanleg en Toerusting; GRAP 100 – Bates Gehou vir Verkoop en Beëindigde Bedrywighede; GRAP 101 – Landbou; GRAP 102 – Ontasbare Bates; en IAS 36 – Permanente Waardedaling van Bates

Ander relevante rekeningkundige standaarde is:   5.

GRAP 12 oor Voorraad GRAP 11 oor Konstruksie kontrakte

DEFINISIES „n Poging is aangewend om definisies te gebruik in terme van wetgewing, rekeningkundige standaarde en ander riglyne oor bate bestuur. Sou daar enige onduidelikheid oor „n spesifieke definisie ontstaan, moet daar na die definisie soos per die oorspronklike relevante wetgewing of rekeningkundige standaard verwys word. “Rekeningkundige beampte” beteken die Munisipale Bestuurder aangestel in terme van Artikel 82 van die Plaaslike Owerheid: Munisipale Strukture Wet, 1998 (Wet 117 van 1998) en in beheer van die administrasie en rekenpligtige beampte in terme van Artikel 60 van die Plaaslike Owerheid: Munisipale Finansiële Bestuurswet, 2003 (Wet. 56 van 2003); “Landboukundige Aktiwiteit” is die bestuur deur „n entiteit van die biologiese transformasie van biologiese bates gehou vir verkoop, in landboukundige produksie, of in addisionele bates. “Aktiewe mark” is „n mark waarin al die volgende omstandighede teenwoordig moet wees: 

Die bates wat binne die mark verhandel word is homogeen;

3

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 4  

„n Gewillige koper en verkoper kan normaalweg op enige stadium gekry word; en Pryse is beskikbaar aan die publiek.

“Landboukundige Opbrengs” is die produk van die oes van die entiteit se biologiese bates. “Amortisasie” is die stelselmatige allokasie van die afskryfbare bedrag van ontasbare bate oor sy bruikbare leeftyd.

„n

“Bates” is hulpbronne wat beheer word deur die Munisipaliteit as gevolg van geskiedkundige gebeure en waarvan verwag word dat toekomstige ekonomiese voordele of potensiele diens sal voortspruit. Derhalwe vir die doel van hierdie beleid, sluit bates voorraad en ander monetêre bates uit. “Bate kategorieë” is die ses hoof bate kategorieë wat soos volg gedefinieer word: •

Infrastruktuur bates – word gedefinieër as enige bate wat deel vorm van „n network van soortgelyke bates. Voorbeelde hiervan is paaie, water suiweringsnetwerke, riool suiweringsnetwerke en hoofpaaie, vervoer terminale en parkeerareas.

•

Gemeenskapsbates – word gedefinieër as enige bate wat tot die gemeenskap se welstand bydra. Voorbeelde hiervan is parke, biblioteke en brandweerstasies.

•

Erfenis bates – word gedefinieër as kulturele betekenisvolle hulpbronne. Voorbeelde hiervan is kunswerke, historiese geboue en standbeelde.

•

Beleggingseiendom – word gedefinieër as eiendom wat aangeskaf is vir ekonomiese en kapitale appresiasie. Voorbeerde is kantoorblokke en onderontwikkelde grond aangeskaf vir die doel van herverkope in die toekoms.

•

Ontasbare bates – is identifiseerbare bates sonder fisiese bestaan.

•

Ander bates – word gedefinieër as bates aangewend in normale verloop van wersaamhede. Voorbeelde is aanleg, toerusting, voertuie, meubels en toebehore.

“’n Bate se Lewenssiklus” is die siklus van aktiwiteite waardeur „n bate gaan – insluitend beplanning, ontwerp, aanvang en/of konstruksie, siklus van werksaamhede, onderhoud, kapitaal hernuwing en finale vervreemding. “Bate Bestuurder” is enige amptenaar aan wie die verantwoordelikheid gedelegeer is en wat rekenskap moet doen vir die beheer, gebruik, fisiese en finansiële bestuur van die Munisipaliteit se bates, in terme van die entiteit se standaarde, beleide, prosedures en relevante riglyne. “Bate Register” is die rekordhouding van inligting oor elke bate wat die effektiewe finansiële en tegniese bestuur van die bates ondersteun en wat aan statutêre vereistes voldoen. “Biologiese Bate” is „n lewendige dier of plant.

4

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 5 “Biologiese Transformasie” behels die proses van groei, degenerasie, produksie en pro-ontwerp wat kwalitatiewe en kwantitatiewe veranderinge aan „n biologiese bate veroorsaak. “Drabedrag” is die bedrag waarteen „n bate erken word na aftrekking van enige opgehoopte waardevermindering en opgehoopte permanente waardedalings. “Hoof Finansiële Beampte” beteken „n amptenaar van die munisipaliteit wat deur die Munisipale Bestuurder aangesê is om administratief in beheer te wees van die begroting en tesourie funksies. “Klas van aanleg, eiendom en toerusting” beteken „n groepering van bates van soortgelyke aard of funksie in „n munisipaliteit se bedrywighede, wat as „n enkel item getoon word vir die doel van openbaarmaking in die finansiële state. “Komersiële diens” beteken „n diens anders as „n munisipale diens: (a) (b)

Verskaf deur „n private sektor party of staatsorganisasie aan of vir „n munisipaliteit of munisipale entiteit op „n komersiële basis; en Wat deur die munisipaliteit of munisipale entiteit aangekoop is deur die voorsieningskanaal bestuursbeleid.

“Gemeenskapsbates” – word gedefinieer as enige bate wat tot die gemeenskap se welstand bydra. Voorbeelde hiervan is parke, biblioteke en brandweerstasies. “Koste” – is die bedrag van kontant of kontant ekwivalente betaal of die billike waarde van die ander teenprestasie wat gegee word om „n bate aan te skaf op die tyd van aanskaffing of konstruksie of waar van toepassing, die bedrag toegeken aan daardie bate tydens aanvangserkenning in terme van die spesifieke vereistes van GRAP Standaarde. “Waardevermindering” – is die stelselmatige allokasie van die afskryfbare bedrag van „n bates oor hulle bruikbare leeftyd. “Afskryfbare Bedrag” – is die koste van „n bate of ander bedrag wat die koste vervang in die finansiële state, minus die reswaarde. “Gedepresieërde vervangingskoste”, in verband met kapitale bates, beteken „n bedrag gelykstaande aan die koste om die kapitale bate te vervang op die datum van oorplasing, aangepas deur „n geagte gedepresieërde koste op die datum wat ooplasing plaasvind met inagneming van die kondisie en ouderdom van die bates. “Vervreemding”, in verband met kapitale bates, sluit in – (a) (b)

Die afbreek, sloop of vernietiging, van die kapitale bates; of Enige ander proses toegepas op kapitale bates wat lei tot die verlies in eienaarskap van die kapitale bates anders as deur oordra van eienaarskap.

“Vervreemdings bestuurstelsel” beteken die stelsel oorweeg in regulasie 40 van die Munisipale Voorsieningskanaal Bestuurs Regulasies, gepubliseer deur Algemene Kennisgewing No. 868 van 2005. “Verbetering / Rehabilitasie” is „n verbetering of verandering van „n bestaande bate bo sy oorspronklik erkende diens potensiaal, byvoorbeeld bruikbare leeftyd, kapasiteit, kwaliteit en funksionaliteit.

5

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 6 “Billike Waarde” – is die bedrag waarvoor bates verruil kan word tussen kundige, gewillige partye in „n armlengte transaksie. “GRAP” is Standaarde van Algemeen Erkende Rekeningkundige Praktyk. “Departementshoof / Senior Bestuurder” – beteken „n bestuurder verwys na in Artikel 56 van die Munisipale Stelselswet. “Erfenis Bates” – word gedefinieër as kultureel betekenisvolle hulpbronne. Voorbeelde hiervan is kunswerke, historiese geboue en standbeelde. “Historiese Koste” – beteken die oorspronklike aankoopprys of koste van aanskaffing van die kapitale bates ten tyde van aanskaffing van bate. “Permanente Waardedalings Verlies” – van kontant genereerende bates is die bedrag waarmee die drawaarde van bates die verhaalbare bedrag oorskry. “Permanente Waardedalings Verlies” - van nie-kontant genereerende bates is die bedrag waarmee die drabedrag van bates die verhaalbare diens bedrag oorskry. “Infrastruktuur bates” – word gedefinieer as enige bate wat deel is van „n netwerk of soortgelyke bates. Voorbeelde hiervan is paaie, water suiweringsnetwerke, riool suiweringsnetwerke en hoofweë, vervoer terminale en parkeerareas. “Ontasbare bates” – is identifiseerbare nie-monitêre bates sonder fisiese bestaan. “Beleggingseiendom” – word gedefinieër as eiendom (grond of „n gebou of deel van „n gebou of albei) besit (deur die einaar of die huurder binne „n bruikhuurkontrak) om huur te verdien of vir kapitale appresiasie of beide, anders as vir: (a) (b)

gebruik in die produksie en voorsiening van goedere en dienste of vir administratiewe doeleindes; of verkope in die normale verloop van besigheid.

“Munisipaliteit” beteken die Beaufort-Wes Munisipaliteit. “Ander Bates” – word gedefinieer as bates aangewend in normale bedrywighede. Voorbeelde hiervan is aanleg, eiendom en toerusting, voertuie en meubels en toebehore. “Eiendom, Aanleg en Toerusting” (EAT) – is tasbare bates wat:  

deur die munisipaliteit gehou word vir gebruik in die produksie of voorsiening van goedere of dienste, vir verhuring aan ander, of vir administratiewe doeleindes; en wat verwag word om gebruik te word gedurende meer as een periode.

“Realisseerbare Waarde” beteken die bedrag in kontant of kontant ekwivalente wat huidiglik verkry kan word deur die kapitale bates, minus die beraamde koste van voltooiing en die beraamde koste benodig om die ooplasing te doen, oor te plaas. “Verhaalbare Bedrag” – is die bedrag wat die Munisipaliteit verwag om te verhaal vanuit die gebruik van bates, insluitend die reswaarde tydens vervreemding.

6

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 7 “Verhaalbare diensbedrag” is die hoër van „n nie-kontant genereerende bate se redelike waarde minus die koste van verkope en die toekomstige waarde in gebruik. “Reswaarde” – van bates is die geskatte bedrag wat „n entiteit huidiglik sou verkry met die vervreemding van die bate, na aftrekking van die geskatte koste van vervreemding, indien die bates reeds die ouderdom en verwagte kondisie aan die einde van die bruikbare leeftyd bereik het. “Reg om te benut, beheer en bestuur” beteken die reg om die kapitale bate te gebruik, beheer of bestuur vir „n periode langer as een kalender maand, sonder om eienaarskap oor die bate af te staan. Met ander woorde, waar die vergunning van so „n reg nie tot die oorplaas of permanente vervreemding van die bate lei nie, byvoorbeeld wanneer „n reg verkry is deur „n huurkontrak, verhuring of huur ooreenkoms. “Senior Bestuurder” is „n besuurder waarna verwys word in Artikel 57 van die Munisipale Stelsels Wet (MSW) wat iemand is wat direk aan die Munisipale Bestuurder rapporteer. “Diensverskaffer” – (a)

(b)

in verband met „n munisipale diens, beteken „n privaat sektor party of staatsorgaan aangestel deur „n munisipaliteit, in terme van Artikel 8 van die MSW, om „n munisipale diens in ooreenstemming met die Wet te verrig; of in verband met „n kommersiële diens, beteken „n privaat sektor party of staatsorgaan, aangestel in terme van voorsieningskanaal bestuursbeleid van „n munisipaliteit of munisipale entiteit, om „n kommersiële diens te verleen aan of vir die munisipaliteit of entiteit, as „n onafhanklike kontrakteur.

“Voorsieningskanaal bestuursbeleid” beteken die voorsieningskanaal bestuursbeleid wat „n munisipaliteit of munisipale enititeit vereis word om te hê in terme van Hoofstuk 11 van die Wet. “Die Wet” beteken die Plaaslike Owerheid: Munisipale Finansiële Bestuurswet, 2003 (Wet No 56 van 2003). “Oordrag”, met betrekking tot „n kapitale of sub bate, beteken die oordrag van eienaarskap as gevolg van verkope of ander transaksies. “Bruikbare Leeftyd” – is of:  

6.

die periode waaroor „n bate verwag word om gebruik te word deur die Munisipaliteit, of die hoeveelheid produksie of soortgelyke eenhede wat verwag word om verkry te word vanuit die bate deur die Munisipaliteit.

AGTERGROND Die aanwending en bestuur van EAT, beleggingseiendom, ontasbare bates en landboukundige bates is die primêre meganisme waardeur die Munisipaliteit sy konstitusionele mandaat kan vervul vir:  

Lewering van volhoubare diens; Sosiale en ekonomiese ontwikkeling;

7

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 8  

Bevordering van veilige en gesonde omgewings; en Vervulling van die basiese behoeftes van die gemeenskap.

As trustees van die plaaslike gemeenskap, het die Munisipaliteit „n wetgewende en morele plig om te verseker dat beleide geïmplementeer is om die monetêre waarde en toekomstige dienslewering, wat belê is in bates, te beskerm. Die beleid vir die bestuur van bates handel oor die munisipale reëls wat vereis word om die afdwinging van toepaslike rentmeesterskap oor bates te verseker. Rentmeesterskap het twee komponente naamlik: 

Finansiële administrasie deur die Hoof Finansiële Beampte; en Fisiese administrasie deur die relevante bestuurders.

Statutê voorsienings word implementeer om publieke eiendom te beskerm teen arbitrêre en onbehoorlike bestuur of vervreemding deur plaaslike owerheid. Rekeningkundige standaarde is goedgekeur deur die Raad van Rekeningkundige Standaarde (ASB) om die behoorlike finansiële hantering van eiendom, aanleg en toerusting, beleggings eiendom, ontasbare bates en landboukundige bates te verseker. Die vereistes van hierdie nuwe rekeningkundige standaarde sluit in:  

7.

Die opstel van bate registers wat alle bates insluit wat deur die Munisipaliteit beheer word. Rekeningkundige hantering vir die aanskaffing, vervreemding, teboekstelling en waardevermindering / amortisasie van bates. Die standaarde waarvolgens finansiële rekords bygehou moet word om aan die nuwe rekeningkundige standaarde te voldoen.

DELEGASIE VAN PLIGTE Hierdie beleid behoort toegepas te word met inagneming van die Munisipaliteit se beleid met betrekking tot gedelegeerde magte. Sulke magte verwys na delegasies tussen die Munisipale Bestuurder en ander verantwoordelike amptenare asook tussen die Raad en die Uitvoerende Burgemeester en die Raad en die Munisipale Bestuurder. Alle delegasies in terme van hierdie beleid moet skriftelik gedoen word. Ooreenkomstig die Plaaslike Owerheid: Munisipale Finansiële Bestuurswet (Wet 56 van 2003) (MFMA), is die Munisipale Bestuurder die rekenpligtige beampte van die Munisipaliteit en daarom moet alle afgevaardigde amptenare aan hom rekenskap gee. Die Munisipale Bestuurder is daarom verantwoordelik vir alle transaksies aangegaan deur sy/haar afgevaardigdes. Die oorhoofse verantwoordelikheid van bate bestuur berus by die Munisipale Bestuurder. Alhoewel, die dag-tot-dag hantering van bates die verantwoordelikheid van alle amptenare in terme van skriftelik gedelegeerde magtiging behoort te wees.

8.

VERANTWOORDELIKHEID Munisipale Bestuurder

8

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 9 Die Munisipale Bestuurder is verantwoordelik vir die bestuur van die bates van die Munisipaliteit, insluitend die veilige bewaring en die onderhoud van daardie bates. Hy/sy moet verseker dat:   

Die Munisipaliteit beskik oor „n bestuurs-,rekeningkundige- en inligtingstelsel wat van die bates van die Munisipaliteit rekenskap gee en dit in stand hou. Die Munisipaliteit se bates waardeer word in terme van GRAP. Die Munisipaliteit „n stelsel het van interne beheer oor bates, insluitend „n bate register, en dit in stand hou. Senior bestuurders en hulle spanne voldoen aan hierdie beleid.

Hoof Finansiële Beampte Die Hoof Finansiële Beampte is verantwoordelik aan die Munisipale Bestuurder om te verseker dat die finansiële belegging in die Munisipaliteit se bates veilig bewaar en onderhou word. Hy/sy mag delegeer of andersins verantwoordelikheid toeken om hierdie funksies te verrig maar hy/sy sal steeds verantwoordelik bly om te verseker dat hierdie aktiwiteite uitgevoer word. Hy/sy moet verseker dat:   

  

Geskikte finansiële bestuurstelsels en interne beheer gevestig en ywerig uitgevoer word. Die finansiële en ander bronne van die Munisipaliteit aan hom/haar toegeken effektief, ekonomies en deursigtig benut word. Enige ongemagtigde, onreëlmatige, vrugtelose of verkwiste uitgawes en verliese as gevolg van kriminele of nalatige gedrag, verhoed word. Die stelsels, prosesse en registers, wat vereis word om die finansiële waardes van die Munisipaliteit se bates te ondersteun, onderhou word volgens voldoende standaarde wat bevredigend is volgens vereistes van effektiewe bestuur. Finansiële prosesse gevestig en onderhou word om te verseker dat die Munisipaliteit se finansiële hulpbronne optimaal benut word deur gepaste bate beplanning, begroting, aankoop, onderhoud en vervreemdingsbesluite. Die Munisipale Bestuurder toepaslik geadviseer is oor die uitoefen van magte en pligte ten opsigte van die finansiële administrasie van bates. Die senior bestuurders en senior bestuurspanne toepaslik geadviseer word oor die uitoefening van hulle magte en pligte ten opsigte van die finansiële administrasie van bates.

Senior Bestuurders Die Senior Bestuurders moet verseker dat:     

Gepaste stelsels gevestig en uitgevoer word vir fisiese bestuur en beheer oor bates in hulle area van verantwoordelikheid. Die Munisipale hulpbronne aan hom/haar toegeken effektief, ekonomies en deursigtig benut word. Enige ongemagtigde, onreëlmatige, vrugtelose of verkwiste uitgawe en verliese as gevolg van kriminele of nalatige gedrag, verhoed word. Hulle bestuurstelsels en kontroles akkurate, betroubare en op-datum rekenskap van bates onder hulle beheer kan voorsien. Hulle planne, begrotings, aankope, onderhoud en vervreemdingsbesluite rakende bates regverdig kan word en dat die Munisipaliteit se strategiese doelwitte optimaal bereik word.

9

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 10 Die Senior Bestuurder mag delegeer of andersins verantwoordelikheid toeken om hierdie funksies te verrig maar hy/sy sal steeds verantwoordelik bly om te verseker dat hierdie aktiwiteite uitgevoer word. Elke Senior Bestuurder behoort aan die Munisipale Bestuurder te rapporteer oor kwessies wat „n beduidende impak het op die bate item se vermoë om die vereiste vlak van diens of ekonomiese voordeel te voorsien. Die verantwoordelikheid vir die fisiese beheer oor bates berus by die relevante senior bestuurder aan wie die verantwoordelikheid gedelegeer is in terme van Artikel 79 van die MFMA. Elke Senior Bestuurder sal verseker dat bates wat aan hom toevertrou is, toepaslik onderhou, behoorlik benut en verseker word en ook toesien dat Artikel 78 van die MFMA nagekom word. Geen wysigings, delegasies of toevoegings tot die bate register sal gemaak word anders as deur die Bate Bestuurder of deur „n amptenaar wat as die Bate Bestuurder waarneem en moet deur die Hoof Finansiële Beampte goedgekeur word. Met die bedanking / aftrede van „n werknemer, moet die Senior Bestuurder die Hoof Finansiële Beampte en Departement: Korporatiewe Dienste skriftelik in kennis stel dat die bate items wat aan daardie werknemer toevertrou is om sy/haar pligte uit te voer, in „n goeie toestand is en ook terug besorg is. Indien nodig, moet die toepaslike Senior Bestuurder die Departement: Korporatiewe Dienste in kennis stel van enige verliese en die waarde van daardie verliese. Die uiteindelike verantwoordelikheid van enige verliese berus by die relevante Senior Bestuurder. 9.

BATE REGISTER Die Munisipale Bestuurder sal versker dat die munisipaliteit „n vaste bate stelsel onderhou wat in samewerking met die gerekenariseerde vaste bate register bedryf word. Die identifiserings stelsel sal deur die Munisipale Bestuurder bepaal word, in samewerking met die Hoof Finansiële Beampte en ander Senior Bestuurders en sal voldoen aan enige wetlike vereistes, sowel as aanbevelings van die OuditeurGeneraal, soos aangedui in die munisipaliteit se oudit verslae en sal gekies word binne die raamwerk van die munisipaliteit se begrotings- sowel as menslike hulpbronne. Die bate register sal bygehou word in die formaat vasgestel deur die Hoof Finansiële Beampte, wat sal voldoen aan die vereistes van GRAP en enige ander rekeningkundige vereistes wat voorgeskryf mag wees. Die bate register moet die volgende inligting bevat:     

„n Kort maar betekenisvolle beskrywing van elke bate Die datum waarop die bate aangeskaf is of in gebruik geneem is Die ligging van die bate Die verantwoordelike senior bestuurder en departement(e) of pos(te) waarbinne die bates gebruik gaan word Die titel akte nommer, in die geval van eiendom

10

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 11                          

Die erf nommer, in die geval van eiendom Die identifikasie nommer, waar van toepassing Die metingsbasis gebruik (Kosprys of Billike waarde) Die oorspronklike bruikbare leeftyd Die hersiene bruikbare leeftyd Die reswaarde Die oorspronklike koste of die herwaardeerde bedrag of die billike waarde indien geen koste beskikbaar is nie Die (laaste) herwaarderingsdatum van die bates wat nog waardeer moet word Die herwaardeerde waarde van daardie bates Wie die (laaste) herwaardasie gedoen het Opgehoopte waardevermindering tot op datum Die waardeverminderingsheffing vir die huidige finansiële jaar Die drawaarde van die bate Die metode en koers van waardevermindering Permanente waardedalings wat plaasgevind het gedurende die finansiële jaar (en die terugskryf van sulke dalings waar van toepassing) Metode waarop verhaalbare bedrag bereken is (waanneer permanente waardedaling vereis word in terme van GRAP) Toenames of afnames as gevolg van herwaardasie (indien van toepassing) Die bron van finansiering Toestand van die bate Die huidige versekeringsreëlings/ooreenkoms Of die bate vereis word om basiese munisipale dienste te verskaf Of die bate gebruik is as sekuriteit vir enige skuld en indien wel, die aard en tydperk daarvan Sekuriteit reëlings Die datum waarop die bate vervreem is Die verkoopsprys Die datum waarop die bate uitgetree het uit diens, indien dit nie vervreem is nie.

Alle departementshoofde onder wie se beheer enige bate is sal enige inligting wat vereis word om die bate register saam te stel, kortliks in skrif aan die Hoof Finansiële Beampte verskaf en sal ook die Hoof Finansiële Beampte in skrif in kennis stel van enige wesenlike verandering wat mag plaasvind met betrekking tot daardie inligting. „n Bate sal gekapitaliseer word, dus in die bate register opgeteken word, so spoedig soos dit aangeskaf word. Indien die bate oor „n periode opgerig word, sal dit as werkin-proses opgeteken word totdat dit beskikbaar is vir gebruik waarna dit toepaslik gekapitaliseer word as „n vaste bate. „n Bate sal in die bate register bly vir so lank as wat dit fisies bestaan. Die Bate Bestuurder moet verseker dat rekonsiliasies, tussen die algemene grootboek bedrae en die bate waardes, uitgevoer word op „n maandelikse basis en aan die Hoof Finansiële Beampte voorgelê word. Die Hoof Finansiële Beampte moet alle rekonsiliasies nagaan en goedkeur as korrek. Waardeverminderingsmetodes en koerse wat gebruik word moet deur die Hoof Finansiële Beampte goedgekeur word.

11

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 12 Die Bate Bestuurder behoort waardeverminderingskoerse en metodes aan elke bate klas te allokeer, en ook verseker dat die berekening ten opsigte van waardevermindering korrek toegepas en posteer word in die algemene grootboek. 10.

KLASSIFIKASIE VAN BATES Met voldoening aan die vereistes van die Nasionale Tesourie, sal die Hoof Finansiële Beampte verseker dat alle bates geklassifiseer word onder die volgende hoofde in die Bate Register en Departementshoofde sal sodanige inligting skriftelik aan die Hoof Finansiële Beampte verskaf, of bystaan soos vereis word om „n behoorlike klassifikasie saam te stel. 10.1 Eiendom, Aanleg en Toerusting (EAT)      

Grond (nie gehou as beleggingsbates). Infrastruktuur bates (bates wat deel is van „n netwerk van soortgelyke bates). Gemeenskapsbates (bates wat bydra tot die algemene welstand van die gemeenskap). Erfenis bates (kultureel betekenisvolle bates). Ander bates (normale operasionele bates). Behuising (Verhuringsvoorraad of behuisingsvoorraad wat nie gehou word vir kapitale wins nie).

Buiten vir grond en geboue, sal ander bates geklassifiseer word onder die volgende hoofde:       

Rekenaar toerusting; Kantoor toerusting; Meubels en toebehore; Radio Toerusting; Aanleg en Masjienerie; Motor Voertuie; en Nood Toerusting.

10.2 Beleggingseiendom Beleggingsbates is hulpbronne wat gehou word vir kapitale of operasionele voordeel en wat nie deur die Munisipaliteit gebruik word nie. Eiendom wat deur die Munisipaliteit, Raadslede of amptenare beset word, word geklassifiseer as eienaar-besette eiendom en word daarom nie klassifiseer as beleggingseiendom. Beleggingseiendom sal hanteer word in terme van GRAP 16 en sal afsonderlik geklassifiseer word in die Staat van Finansiële Posisie. Beleggingseiendom sal onderworpe aan waardevermindering wees. Indien die Raad van die munisipaliteit besluit om „n eiendom op te rig of te ontwikkel vir toekomstige gebruik as „n beleggingseiendom, sal sodanige eiendom verantwoord word as „n gewone vaste bate, in elke opsig, totdat dit gereed is vir sy beoogde gebruik waarna dit as „n beleggingseiendom geherklassifiseer sal word.

12

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 13 10.3 Ontasbare Bates Ontasbare bates is identifiseerbare nie-monitêre bates sonder fisiese bestaan. Ontasbare bates sal hanteer word in terme van GRAP 102 en sal afsonderlik geklassifiseer word in die Staat van Finansiële Posisie. Ontasbare bates sal waardeer word teen kosprys minus enige opgehoopte amortisasie en enige permanente waardedalings verliese. 10.4 Landboukundige Bates Landboukundige bates sal hanteer word in terme van GRAP 101 en sal afsonderlik geklassifiseer word in die Staat van Finansiële Posisie. 10.5 Bates hanteer as Voorraad Enige grond of geboue wat deur die Munisipaliteit besit of aangekoop is, met die bedoeling om sulke eiendom te verkoop in die normale verloop van besigheid of om sulke eiendom te ontwikkel met die bedoeling om te verkoop in die normale verloop van besigheid, sal as voorraad openbaar word. Sulke eiendom sal nie ingesluit word by enige van eiendom, aanleg, toerusting of beleggingseiendom in die Munisipaliteit se Staat van Finansiële Posisie nie. Nogtans sal sulke voorraad opgeteken word in die bate register op dieselfde manier as ander vaste bates maar „n afsonderlike afdeling in die bate register moet onderhou word vir hierdie doel. Die Hoof Finansiële Beampte moet die klassifikasies soos aangedui in die Aanhangsel oor geskatte leeftye van bates gebruik as riglyn en in die geval waar „n item nie verskyn in die Aanhangsel nie, moet die toepaslike klassifikasie wat die naaste vergelykbaar is tot die bate in die Aanhangsel gebruik word.

11.

KAPITALISERINGS KRITERIA EAT en Ontasbare Bates Alle bates mag slegs aangeskaf word in terme van die Raad se Voorsieningskanaal Bestuursbeleid en in terme van begrotings voorsienings. Die verantwoordelikheid vir die aankoop van bates behoort gedelegeer te wees in terme van die Raad se Delegasie Raamwerk en Voorsieningskanaal Bestuursbeleid. Afhangende van die koste van die bate wat aangekoop gaan word, moet die volgende prosedures vir aankope van „n bate gevolg word:   

Senior Bestuurders sal te alle tye verseker dat daar voldoende fondse in hulle departementele begrotings is voordat goedkeuring versoek word vir enige rekwisisie om „n bate aan te koop; Senior Bestuurders sal verseker dat die korrekte pos en uitgawe lyn-item gebruik word op die rekwisisie waarop goedkeuring versoek word om „n bate aan te koop; Tenders of kwotasies, soos vereis in terme van die Raad se Voorsieningskanaal Bestuursbeleid, behoort aangevra te word en waar nodig aan die Raad se tender komitee voorgelê word vir goedkeuring;

13

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 14     

Die tender komitee se beslissing van die goedgekeurde tender of voorgestelde kwotasie behoort aan die rekwisisie geheg te word wat geteken is deur die relevante departementshoof; Die bestelling kan dan gegenereer word deur die Depatement Begroting en Tesourie; Sodra afgelewer, moet die bate deur die Departement Begroting en Tesoudie gemerk word en „n strepieskode opkry voordat so „n bate in gebruik geneem word. Die Senior Bestuurder behoort die die ontvangs van die bate te erken op die faktuur en dit aanstuur na die Departement Begroting en Tesourie vir betaling; en Die Departement Begroting en Tesourie kan dan die betaling genereer.

Die voltooïng van enige onroerende bate deur of onder beheer van elke departementshoof moet kortliks in skrif openbaar word aan die Hoof Finansiële Beampte, wat die volle besonderhede weergee wat vereis word vir opneming in die bate register. Alle EAT en ontasbare bates sal in die bate register ingebring word en behoorlik opgeneem word in die jaarlikse finansiële state, teen hulle oorspronklike koste of billike waarde minus enige opgehoopte waardevermindering of amortisasie in die geval van ontasbare bates. Die oorspronklike koste van „n item van EAT of ontasbare bates mag die volgende insluit:     

Kosprys; Finansieringskoste (MFMA Artikel 46(4)); Invoerbelasting; Nie-eisbare aankoop belasting; en Enige koste direk toeskryfbaar om die bate na die plek te bring en in die toestand te kry wat noodsaaklik is om die bate in gebruik te neem, soos bedoel deur bestuur.

Wanneer betaling van „n EAT item of ontasbare bate uitgestel is buite die normale krediet voorwaardes, is die koste die ekwivalente kontant prys. Die verskil tussen hierdie bedrag en die totale betalings word erken as „n rente uitgawe oor die kredietperiode. Wanneer „n EAT item aangeskaf word om verruil of gedeeltelik verruil te word vir „n ander EAT item of ander bate, word die koste van so „n item gemeet teen billike waarde van die bate ontvang, wat ekwivalent is tot die billike waarde van die bate wat opgegee is, aangepas deur die bedrag van enige kontant of kontant ekwivalente addisioneel betaal. Vir hierdie doel word “billike waarde” bepaal deur die Raad met inagnemening van die definisie toegeskryf aan billike waarde in paragraaf 2. Die enigste uitsondering op hierdie reël sal herwaardeerde EAT items wees (sien deel 7.9 onder) asook erfenis bates waarop geen waardevermindering in die bate register teboekgestel is nie. Daaropvolgende uitgawes met betrekking tot „n bate wat reeds gekapitaliseer is behoort slegs by die drabedrag van die bate bygevoeg te word, wanneer dit waarskynlik is dat toekomstige ekonomiese voordele of potensiële dienslewering, bo

14

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 15 die oorspronklik geassesseerde standaard van werkverrigting van die bestaande bate na die Munisipaliteit sal vloei. Beleggingseiendom „n Beleggingseiendom sal by aanvang gemeet word teen sy koste. Transaksie koste sal ingesluit word by die aanvangsmeting. Die koste van aangekoopte beleggingseiendom sluit in alle direk toeskryfbare uitgawes (professionele fooie vir regsdienste, eiendomsoordrag belasting en ander transaksiekoste). Wanneer betaling van „n beleggingseiendom uitgestel is buite die normale krediet voorwaardes, is die koste die ekwivalente kontant prys. Die verskil tussen hierdie bedrag en die totale betalings word erken as „n rente uitgawe oor die kredietperiode Wanneer beleggingseiendom aangeskaf word om verruil of gedeeltelik verruil te word vir „n ander beleggingseiendom of ander bate, word die koste van so „n item gemeet teen billike waarde van die bate ontvang, wat ekwivalent is tot die billike waarde van die bate wat opgegee is, aangepas deur die bedrag van enige kontant of kontant ekwivalente addisioneel betaal. Vir hierdie doel word “billike waarde” bepaal deur die Raad met inagnemening van die definisie toegeskryf aan billike waarde in paragraaf 2. Na aanvanklike erkenning sal beleggingseiendom gemeet word teen sy kosprys minus opgehoopte waardevermindering en ogehoopte permanente waardedalings. In terme van GRAP 16, sal oorplasing na en van beleggingseiendom gedoen word wanneer daar „n verandering in gebruik is: (a) (b) (c) (d)

Aanvang van eienaar-besetting, vir „n oorplaas vanaf beleggingseiendom na eienaar-besette eiendom; Aanvang van ontwikkeling met die oog op verkoop, vir „n oorplasing vanaf beleggingseiendom na voorraad; Einde van eienaar-besetting, vir „n oorplasing vanaf eienaar-besette eiendom na beleggingseiendom; of Aanvang van „n bedryfshuurkontrak na „n ander party, vir „n oorplasing vanaf voorraad na beleggingseiendom.

Wanneer beleggingseiendom oorgeplaas word na voorraad of na eienaar-bestette eiendom word die eiendom se kosprys geag die billike waarde van die eiendom op die datum van die verandering in gebruik te wees. Vir oordragte van voorraad na beleggingseiendom, wat gedra gaan word teen billike waarde, sal einge verskil tussen die billike waarde van die eiendom op daardie datum en die vorige drabedrag erken word in die Staat van Finansiële Prestasie. Herindiensneming, Onderhoud en Ander Uitgawes Slegs uitgawes aangegaan vir die verbetering van „n bate (in die vorm van verbeterde of verhoogde dienste, of voordele wat vloei van die gebruik van so bate) of „n wesenlike verlenging van die bruikbare leeftyd van „n bate sal gekapitaliseer word. Uitgawes aangegaan vir die onderhoud of herindiensneming van „n bate sal erken word as bedryfsuitgawes aangegaan om te verseker dat die bate se bruikbare leeftyd

15

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 16 volhou word en sal daarom nie gekapitaliseer word nie, ongeag die aard van die uitgawes. Uitgawes wat redelik toeskryfbaar is om die bate in gebruik te neem mag gekapitaliseer word as deel van die koste van daardie bate. Sulke uitgawes kan die volgende, maar is nie beperk tot die volgende, insluit: invoer belastings, termyn kontrak koste, vervoer koste, installasie koste, oprigtings koste en kommunikasie kostes. Ontasbare Bates Bates wat aan die erkennings kriteria van GRAP 102 (Ontasbare Bates) voldoen sal as Ontasbare Bates erken word teen hulle kospryse. Erfenis Bates Indien geen oorspronklike koste of billike waarde beskikbaar is vir een of meer erfenis bates nie, kan die Hoof Finansiële Beampte, indien geglo word dat die bepaling van die billike waarde van die bates onder oorsig „n buitensporige of duur onderneming gaan wees, daardie bate of bates in die bate register erken sonder „n aanduiding van die kosprys of billike waarde. Vir die doeleindes van die Staat van Finansiële Posisie sal die bestaan van sulke erfenis bates met behulp van „n gepaste nota openbaar gemaak word. Geskenkde Bates Waar „n bate aan die Munisipaliteit geskenk is, of die bate aangeskaf is by wyse van „n verruiling van bates tussen die Munisipaliteit en een of meer ander partye, sal die relevante bate in die bate register opgeneem word teen sy billike waarde, soos bepaal deur die Hoof Finansiële Beampte.

12.

WAARDEVERMINDERING Waardevermindering van EAT en Beleggingseiendom Alle EAT en Beleggingseiendom, uitgesluit grond en erfnis bates, sal gedepresieër word of geamortiseer word, in die geval van ontasbare bates. Waardevermindering word gedefinieër as die monetêre kwantifikasie van die omvang waarvolgens EAT of Beleggingseiendom gebruik word in die voorsiening van ekonomiese voordele of die lewering van dienste. Waardevermindering sal oor die algemeen die vorm aanneem van „n uitgawe en sal op „n jaarlikse basis bereken en gedebiteer word teen die toepaslike lyn-item in die betrokke departement of pos waar die item van EAT of Beleggingseiendom gebruik of aangewend word. Depresiasie sal aanvanklik bereken word vanaf die dag opvolgend die dag waarop die item van EAT of Beleggingseiendom aangekoop was. In die geval van konstruksiewerke, aanleg en masjienerie – die volgende dag waarop die item ingebruik geneem was, pro-rata tot die einde van die jaar. Daarna, sal depresiasie jaarliks bereken word.

16

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 17 Elke Departementshoof, wat optree in konsultasie met die Hoof Finansiële Beampte, sal verseker dat daar in die begroting redelike voorsiening jaarliks gemaak word vir die waardevermindering van alle toepaslike EAT of Beleggingseiendom wat beheer word of gebruik word deur die departement of wat verwag word om beheer of gebruik te word gedurende die opvolgende finansiële jaar. Die prosedures wat gevolg moet word in rekeningkunde en begroting vir die amortisasie van ontasbare bates sal dieselfde wees as die wat van toepassing is op die waardevermindering van EAT of Beleggingseiendom. Koers van Waardevermindering en Amortisasie Die Hoof Finansiële Beampte sal „n nuttige bedryfslewensduur aan elke depresieërbare item van EAT of Beleggingseiendom toeken wat opgeneem is in die Munisipaliteit se bateregister. In die bepaling van die nuttige lewensduur van die items van EAT of Beleggingseiendom, sal die Hoof Finansiële Beampte die nuttige lewensdure gebruik soos uiteengesit in die bylaag tot hierdie dokument as „n riglyn. In die geval van „n item van EAT of Beleggingseiendom wat nie gelys is in die bylaag nie, moet die Hoof Finansiële Beampte die nuttige lewensduur bepaal, indien nodig in konsultasie met die Hoof van die betrokke departement wat die betrokke bate sal gebruik en beheer. Laasgenoemde persoon sal gelei word in die bepaling van die nuttige lewensduur deur die patroon waarvolgens die item se ekonomiese voordele of diens potensiaal verbruik sal word. Die prosedures wat gevolg moet word in rekeningkunde en begroting vir die amortisering van ontasbare bates sal dieselfde wees as die wat van toepassing is op die waardevermindering van ander EAT of Beleggingseiendom. Metode van Waardevermindering Die Hoof Finansiële Beampte allokeer die afskryfbare bedrag van al die depresieërbare EAT of Beleggingseiendom en ontasbare bates volgens „n sistematiese basis volgens die items se verwagte lewensduur. Die reswaarde en nuttige lewensduur van „n bate sal ten minste op elke rapporterings datum hersien word en indien verwagtinge verskil van vorige ramings, sal die aanpassing verantwoord word as „n verandering in rekeningkundige raming in ooreenstemming met GRAP 3. 13.

WYSIGING VAN LEWENSDUUR VAN BATES EN VERMINDERING IN DIE WAARDE VAN EAT OF BELEGGINGSEIENDOM Slegs die Hoof Finansiële Beampte mag die nuttige lewensduur wysig wat aan EAT of Beleggingseiendom toegeken was en sodra enige wesenlike wysigings ontstaan moet die Hoof Finansiële Beampte die Raad van sodanige wysiging in kennis stel. Die Hoof Finansiële Beampte sal die nuttige lewensduur wat aan enige EAT of Beleggingseiendom toegeken was, wysig sodra dit aan die lig kom dat sodanige item wesenlik in waarde gedaal het of onbehoorlik onderhou was, in so „n mate dat die item se verwagte lewensduur onbereikbaar is of enige ander gebeurtenis veroorsaak het dat die patroon wesenlik geaffekteer is waarop die item se ekonomiese voordele of dienslewering verbruik word.

17

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 18 Indien die waarde van enige item van EAT of Beleggingseiendom of „n ontasbare bate verminder word in so „n mate dat dit geen of „n onbeduidende nuttige bedryfslewensduur van waarde het, sal die item ten volle gedepresieër of geskrap word in die finansiële jaar waarin die waardedaling plaasgevind het. Ooreenkomstig, indien enige item van EAT of Beleggingseiendom verlore, gesteel of beskadig is in so „n mate dat dit onherstelbaar is, sal die item(s) ten volle gedepresieër word in die finansiële jaar waarin die gebeurtenis plaasgevind het. Indien die item fisies nie meer bestaan nie, sal dit afgeskryf word in die bateregister. In al die voorafgaande gevalle, sal die bykomende waardeverminderings uitgawes gedebiteer word teen die departement of pos wat die item van EAT, Beleggingseiendom of ontasbare bates beheer of gebruik. Indien enige van die voorafgaande gebeurtenisse ontstaan in die geval van „n gewone nie-depresieërbare item van EAT of Beleggingseiendom, en sodanige item was gekapitaliseer teen „n waarde anders as die nominale waarde, sal sodanige item gedeeltelik of ten volle gedepresieër word, wat ook al die geval mag wees, asof dit „n gewone depresieërbare item van EAT of Beleggingseiendom was. Die departement of pos wat die relevante item beheer of gebruik, sal die totale betrokke waardeverminderings uitgawes dra. Addisionele waardevermindering waarvoor nie begroot was nie, as gevolg van onvoorsiene of onvermydelike uitgawes, moet voorsien word in „n gewysigde begroting. Indien sulke omstandighede na aan die einde van die finansiële jaar ontstaan en daar nie tyd is vir die Raad om die wysigings te oorweeg voor die einde van die finansiële jaar nie, mag „n voorskot deur die Burgemeester goedgekeur word, in terme van Artikel 29 van die MFMA, met die voorbehoud dat enige ander bepalings van die MFMA nagekom word. 14.

PERMANENTE WAARDEDALING VAN BATES Die rekeningkundige hantering aangaande „n permanente waardedaling word uiteengesit in IAS37. Die drabedrag van „n item of „n groep van dieselfde items van EAT, Beleggingseiendom en ontasbare bate(s) moet met gereelde periodes hersien word om te bepaal of die verhaalbare bedrag gedaal het, of nie, na onder die drabedrag. Sodra „n waardedaling plaasgevind het, moet die drabedrag verminder word na die verhaalbare bedrag. Die bedrag van die vermindering moet dadelik erken word as „n uitgawe. Die verhaalbare bedrag van individuele bates, of groepe van individuele bates, word afsonderlik bepaal en die drabedrag word verminder na die verhaalbare bedrag van „n individuele bate, of groepe van individuele bates, basis. Alhoewel daar omstandighede kan wees waar dit nie moontlik is om die verhaalbare bedrag op die basis te bepaal nie, soos bv. wanneer al die aanleg en toerusting in „n rioolsuiweringsaanleg gebruik word vir dieselfde doel. In sulke omstandighede sal die drabedrag van elke verwante bate verminder word proporsioneel tot die totale daling in die verhaalbare bedrag van die kleinste groepering van bates waar dit moonlik is om te bepaal wat die verhaalbare bedrag is.

18

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 19 Die volgende kan aanduidings wees dat „n permanente waardedaling by „n bate plaasgevind het:    

Die bate is beskadig. Die bate het tegnologies verouderd geraak. Die bate bly ongebruik vir „n aansienlike periode of voor dit ingebruik geneem was of gedurende die bate se nuttige lewensduur. Grond is aangekoop teen markwaarde en gaan aangewend word vir subsidieëring van behuisings ontwikkelings, waar die subsidie minder is as the aankoopsprys.

Die volgende stappe sal gereeld gedurende die jaar uitgevoer moet word om te toets vir waardedalingverliese: 

Departemente moet die Hoof Finansiële Beampte inlig van bates wat: o o o o

15.

In „n beskadigde toestand is aan die einde van die jaar. Tegnologies verouderd is. In onbruik was vir „n aansienlike periode of voor dit ingebruik geneem was of gedurende die bate se nuttige lewensduur. Onderhewig is aan waardedalingsverliese, omdat die subsidies wat ontvang word in ruil vir die bate minder is as die drabedrag van die bate.



Die verhaalbare bedrag van die bates moet bepaal word deur die netto verkoopprys per bate, soos bo omskryf, te bepaal.



Die waardedalingsverlies per bate is die verskil tussen die netto verkoopprys en die drabedrag van die bate.



Die waardedalingsverlies moet verantwoord word deur die identifisering van die betrokke befondsingsbron.

AANSKAFFING VAN BATES Beplanning voor die Aankoop van Bates Voor „n kapitale projek ingesluit word in die begroting vir goedkeuring, moet die Hoof Finansiële Beampte bewys dat hy/sy die volgende oorweeg het:      

Die beraamde koste van die projek oor al die finansiële jare totdat die projek in bedryf is; Die toekomstige bedryfskostes en inkomste van die projek insluitend die belasting en tarief implikasies. Die finansiële volhoubaarheid van die projek oor sy lewensduur insluitend die generering van inkomste en subsidieërings vereistes; Die fisiese en finansiële verwantskap van die bate gedurende alle stadiums van sy lewensduur, insluitend die aanskaffing, installasie, onderhoud, bedryf, vervreemding en rehabilitasie, Die insluiting van die kapitale projek in die Geïntegreerde Ontwikkelingsplan (GOP) en toekomstige begrotings; en Alternatiewe tot die kapitaal aankoop.

19

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 20 Die hoofde van die betrokke departemente is verantwoordelik om te verseker dat alle moontlike hulp, leiding en verduidelikings aan die Hoof Finansiële Beampte verleen word, sodat hy/sy in staat sal wees om sy beplannings vereistes na te kom.

Goedkeuring vir die Aankoop van Bates Fondse kan slegs op „n projek spandeer word, indien:     

Die fondse toegedeel was in „n goedgekeurde kapitale begroting; Die projek, ingesluit die totale koste goedgekeur was deur die Raad; Die Hoof Finansiële Beampte bevestig dat befondsing beskikbaar is vir die betrokke projek; en Enige kontrak wat finansiële verpligtinge sal veroorsaak vir meer as twee jaar na die begrotingstydperk, behoorlik geopenbaar is. Die Voorsieningskanaal Bestuursbeleid nagekom is.

Goedkeuring vir die aankoop van bates, sal ingevolge die Munisipaliteit se delegasie van bevoegdhede geskied en betaling van bates sal in oorleg met die finansiële beleid en regulasies van die Munisipaliteit gedoen word. Befondsing van Kapitaal Projekte Binne die Munisipaliteit se finansiële, wetgewende en administratiewe kapasiteit, moet die Hoof Finansiële Beampte befondsingsstrategieë instel en behou, wat die Munisipaliteit optimaal in staat sal stel om sy strategiese doelwitte te bereik soos daargestel in die Geïntegreerde Ontwikkelingsplan (GOP). Die aanskaffing van bates mag nie gefinansier word oor „n tydperk wat langer is as die nuttige lewensduur daarvan nie. 16.

AANKOOP OF HUUR VAN VASTE EIENDOM Die Munisipaliteit mag vaste eiendom aanskaf deur dit aan te koop of te huur, binne of buite die munisipale gebied solank dit binne die vereistes van die MFMA en die Voorsieningskanaal Bestuursbeleid is en onderhewig aan die volgende:   

Daar vir die koste van die aankoop of huur begroot was, en Die voorneme om vaste eiendom te koop of te huur geadverteer was vir publieke kommentaar. Na oorweging van alle publieke kommentaar of vertoë, sal die Raad: o o



In die geval van die volgende paragraaf voldoen aan die vereistes van daardie paragraaf; en In die geval van enige ander vaste eiendom, finaal besluit om voort te gaan met die aankoop of huur daarvan ingevolge die voorsieningskanaal bestuursprosesse.

Die Raad sal nie voortgaan met die aankoop of huur van enige vaste eiendom, indien: o

Die verkoopprys meer is as die markwaarde van die eiendom soos bepaal deur „n waardeerder, of

20

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 21 o

Die huur, wat bereken word per jaar in die geval van:  

17.

Vaste eiendom wat gehuur word vir landboudoeleindes, meer as ses persent van die markwaarde daarvan oorskry; en Vaste eiendom gehuur vir enige ander doel, meer as twaalf persent oorskry van die markwaarde daarvan soos bepaal deur „n waardeerder.

PROSEDURE RIGLYNE VIR TOEVOEGINGS TOT BATES Die Bate Bestuurder moet verseker dat alle toevoegings tot bates in ooreenstemming met „n goedgekeurde kapitale begroting is. Toevoegings moet op „n maandelikse basis opgedateer word in die Munisipaliteit se Bate Register. Die Hoof Finansiële Beampte moet alle toevoegings goedkeur.

18.

BEFONDSING VAN BATES EN RESERWES Die Hoof Finansiële Beampte sal binne die munisipaliteit se deurlopende finansiële, wetlike of administratiewe kapasiteit befondsings strategieë daarstel en onderhou wat die munisipaliteit se vermoë optimaliseer ten einde die strategiese doelwitte te bereik, soos uiteengesit in die Geïntegreerde Ontwikkelingsplan. Die aankoop van bates sal nie befonds word oor „n periode langer as die bruikbare leeftyd van die bate nie. Tipes befondsings bronne kan die volgende insluit: EKSTERNE LENINGS  

Langtermyn, en Korttermyn.

REGERINGS TOEKENNINGS EN PUBLIEKE BYDRAES EN DONASIES   

Nasionale Regering; Provinsiale Regering; en Ander rolspelers.

INKOMSTE Inkomste wat voortspruit uit die volgende transaksies of gebeurtenisse:    

Die verkoop van goedere; Die lewering van dienste; Die uitoefening van wetlike magte en verantwoordelikhede; Die gebruik van munisipale bates deur ander, waardeur rente, tantieme en dividende gegenereer word.

KAPITAAL VERVANGINGS RESERWE (KVR) Ten einde die toekomstige voorsienning van infrastruktuur en ander items van eiendom, aanleg en toerusting vanuit interne bronne te finansier, word bedrae vanuit die opgehoopte surplus / (tekort) oorgedra na die KVR in terme van „n Raadsbesluit

21

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 22 ter goedkeuring daarvan as deel van die begrotingsproses. Die kontant in die KVR kan slegs gebruik word om die aankoop van items van eiendom, aanleg en toerusting te finansier. Die KVR word verminder en die opgehoopte surplus / (tekort) word gekrediteer met „n ooreenstemmende bedrag wanneer die KVR benut word. Die bedrag wat bygedra word, word gebasseer op die munisipaliteit se behoefte om kapitaal projekte, soos geïdentifiseer in die Geïntegreerde Ontwikkelingsplan, te finansier. 19.

VERVREEMDING VAN BATES Met voldoening aan beginsels en voorskrifte van die MFMA sal die oordrag van eienaarskap van enige EAT item regverdig, gelyk, deursigtig, kompeterend en konsekwent met die Munisipaliteit se Voorsieningskanaal Bestuursbeleid en die Munisipaliteit se Munisipale Bate Oorplasingsregulasies wees. Elke Departementshoof sal skriftelik aan die Hoof Finansiële Beampte rapporteer, op 30 April van elke finansiële jaar, oor alle bates beheer of gebruik deur die betrokke departement wat daardie departement wil vervreem deur publieke veiling of publieke tender. Die Hoof Finansiële Beampte sal daarna alle versoeke ontvang vanaf die verskeie departement konsolideer en sal kortliks die gekonsolideerde inligting aan die Raad of die Munisipale Bestuurder van die Munisipaliteit, wat die geval ook al mag wees, rapporteer, wat die proses van vervreemding wat gevolg behoort te word voorstel. Die Raad sal die bevoegdheid om die vervreemding van enige roerende bates met „n drawaarde van minder as R50 000 (vyftig duisend rand) goed te keur, aan die Munisipale Bestuurder delegeer. Die Raad sal verseker dat die vervreemding van enige bate met „n drawaarde gelyk aan of meer as R50 000 (vyftig duisend rand) plaasvind in terme van Artikel 14 van die MFMA. In terme van Artikel 14 van die MFMA mag die Munisipaliteit nie eienaarskap oordra as gevolg van verkope of ander transaksie of andersins bates permanent vervreem wat benodig word vir die lewering van die minimum vlak van basiese munisipale dienste nie. Die Munisipaliteit mag eienaarskap oordra of andersins bates vervreem anders as een gekontempleer soos hierbo, maar slegs nadat die Raad, tydens „n vergadering, oopgestel vir die publiek: 

besluit het op grondige redes dat die bate nie benodig word om die minimum vlak van basiese munisipale dienste te lewer nie; en die billike markwaarde van die item oorweeg het sowel as die ekonomiese en gemeenskaplike waarde ontvangbaar in ruil vir die bate.

Die besluit dat „n spesifieke bate nie benodig word vir die lewering van die minimum vlak van basiese munisipale dienste nie, mag nie na die tyd deur die Munisipaliteit omgekeer word nadat „n bate verkoop is, oorgeplaas of andersins vervreem is nie. As die bates reeds vervreem is sal die Hoof Finansiële Beampte die vervreemding van die items hanteer in terme van GRAP en die relevante rekords van die Bate Register aanpas. Indien die opbrengs van die vervreemding minder is as die drawaarde aangedui in die Bate Register, moet so verskil erken word as „n verlies in die Staat van Finansiële Prestasie van die betrokke departement of pos.

22

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 23 Indien die opbrengs van die vervreemding meer is as die drawaarde of die betrokke bate, sal die verskil erken word as „n wins in die Staat van Finansiële Prestasie van die betrokke departement of pos. Alle gerealiseerde opbrengste met die vervreemding van bates sal jaarliks oorgedra word na die Munisipaliteit se Kapitaal Vervangings Reserwe (behalwe in gevalle uiteengesit hieronder) en alle verliese met die vervreemding van bates sal as uitgawes behoue bly in die Staat van Finansiële Prestasie van die betrokke departement of pos. Indien daar egter beide opbrengste en verliese voortspruit in enige finansiële jaar met betrekking tot die vervreemding van bates van enige departement of pos, sal slegs die netto opbrengs (indien enige) op die vervreemding van sulke bates oorgedra word na die Kapitaal Vervangings Reserwe. Oordragte van bates na ander munisipaliteite, munisipale entiteite (onder die Munisipaliteit se volle of gedeeltelike beheer of nie) of ander staatsorgane sal plaasvind in terme van die Munisipale Bate Oorplasingsregulasies. 20.

PROSEDURE RIGLYNE VIR DIE VERVREEMDING VAN BATES Die Senior Bestuurder moet „n motivering aan die Hoof Finansiële Beampte rig vir die vervreemding van „n bate onder sy/haar beheer. Die Hoof Finansiële Beampte moet die motivering magtig deur middel van sy/haar handtekening en aan die Rekenpligtige Beampte rig vir sy/haar goedkeuring. Voordat rekenaar toerusting vervreem word moet die Hoof Finansiële Beampte eers die Inligtingstegnologie afdeling raadpleeg. Alle gekombineerde motiverings moet dan aan die Bate Bestuurder gerig word om die bate register van die Munisipaliteit op datum te bring asook die rekeningkundige rekords aangaande die verkope. Die bate register behoort met die volgende inligting opdateer te word:        

21.

Rede vir vervreemding; Inligting oor die koper; Individu wat verkoop versoek; Koste, boekwaarde en voorgestelde verkoopprys van die bate; Datum waarop verkoop; Metode van betaling; Kwitansie nommer; en Die relevante bate inligting.

ANDER AFSKRYWINGS VAN EAT „n EAT item, selfs al is dit ten volle gedepresieër, sal afgeskryf word wanneer dit nie meer gebruik kan word nie, in raadpleging met die Departementshoof wat die betrokke item beheer of gebruik.

23

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 24 Elke Departementshoof sal op 31 Oktober en 30 April van elke finansiële jaar aan die Hoof Finansiële Beampte rapporteer oor enige EAT item wat daardie Departementshoof afgeskryf wil hê, wat die volle rede vir so aanbeveling uiteensit. Die Hoof Finansiële Beampte sal al sulke verslae konsolideer en sal kortliks die Raad in kennis stel oor die EAT wat afgeskryf moet word. Die enigste rede vir die afskrywing van EAT, anders as die vervreemding van so EAT item, sal die verlies, diefstal en vernietiging of wesenlike permanente waardedaling van die betrokke EAT wees. Indien „n EAT item afgeskryf moet word as gevolg van „n gebeurtenis buite die beheer van die Munisipaliteit, soos kwaadwillige beskadiging, diesfstal of vernietiging, moet die Munisipale Bestuurder bepaal of „n derde party of „n werknemer betrokke was in die verlies en alle redelike stappe neem om so verlies te verhaal, insluitend om die insident aan die Suid Afrikaanse Polisiediens, die Ouditeur-Generaal en versekering te rapporteer asook om dissiplinêre stappe teen so werknemer wie betrokke by so insident mag gewees het te neem . In elke geval waar „n nie ten volle gedepresieërde EAT item afgeskryf word, sal die Hoof Finansiële Beampte so departement of pos onmiddelik met die volle drawaarde van die betrokke item debiteer as addisionele waardeverminderings uitgawes. 22.

BESTUUR EN BEDRYF VAN BATES Verantwoordelikheid om bates te bestuur Elke Senior Bestuurder is verantwoordelik om te verseker dat munisipale hulpbronne aan hulle toegewys, effektief, doeltreffend, ekononies en deursigtig benut word. Dit sal insluit:   

Ontwikkeling van toepaslike bestuurstelsels, prosedures, prosesse en kontroles vir bestuur van bates; Voorsiening van akkurate, betroubare en op-datum rekenskap van bates onder hulle beheer; en Die ontwikkeling en motivering van relevante strategiese bestuursplanne en bedryfsbegrotings wat die Munisipaliteit se strategiese doelwitte optimaal bereik.

Inhoud van „n strategiese bestuursplan Senior Bestuurders moet bates onder hulle beheer bestuur om die vereiste vlak van diens of ekonomiese voordeel teen die laagste moontlike langtermyn koste te voorsien. Om dit te bereik, sal die Senior Bestuurder strategiese bate bestuursplanne moet ontwikkel wat die volgende dek:      

Vergelyking met die GOP; Bedryfsriglyne; Prestasie monitoring; Onderhoudsprogramme; Hernuwing, opknapping en vervangingsplanne; Vervreemding en Rehabilitasie planne; Bedryfs, finansiële en kapitale ondersteunings vereistes; en

24

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 25 

Risiko bestuursplanne, insluitend versekering strategië.

Die bedryfsbegroting is die kort tot medium termyn plan vir implementering van hierdie strategiese bate bestuursplan. Algemene Vereistes Items aangekoop met „n verwagte lewensduur van meer as een jaar, sal gerapporteer word deur die departement wat die aankoop doen aan die Bate Kontrole Afdeling ten einde te verseker dat die item in die bate register opgeneem word. Ten einde items te kan verantwoord, moet die Bate Kontrole Afdeling deur die departement wat die aankoop doen binne 14 dae na enige van die volgende gebeurtenisse verwittig word:         

Aankope; Donasies; Toevoegings / verbeteringe; Departementeel vervaardigde items; Veilings; Verlies of skade; Oordragte; Bedankings; en Grond verkope.

Rapportering van Opkomende Kwessies Elke Funksionele Bestuurder behoort kwessies, wat die bate item se vermoëns om die vereiste vlak van diens of ekonomiese voordeel te bereik beduidend belemmer, aan die Munisipale Bestuurder te rapporteer. Verifikasie van Bates Die bate opname sal verseker dat alle nuwe bates strepies kodes gemerk word en geskep word op die stelsel. Elke werknemer sal binne 10 dae voor die bate opname in kennis gestel word van die proses en tydsraamwerk. Dit sal die verantwoordelikheid van die Bate Kontrole Afdeling wees om die bate opnameproses te organiseer en te koördineer. Bate opnames sal drie keer per jaar plaasvind. Na afloop van die opname sal die volgende verslae deur die Hoof Finansiële Beampte gegenereer word.   

“Assets not yet verified”: Bates wat geskep is op die stelsel maar wat nie gevind kon word tydens die opname nie; “Assets missing from Asset System”: Bates wat geskandeer is tydens die bate opname maar wat nie op die stelsel verskyn nie; en “Assets where locations differ”: Bates wat in verskillende kantore gevind is as waar hulle op die stelsel geregistreer is.

Duplikaat bate lyste sal gedruk word en aan elke werknemer, wat aan „n kantoor gekoppel is, voorsien word. Die lys sal deur daardie werknemer nagegaan moet word en geteken word deur daardie werknemer. Een bate lys sal by die Bate Kontrole Afdeling ingehandig word en die ander een sal aan die agterkant van die werknemer se kantoordeur geheg word. Enige foute op die lys sal onmiddelik reggestel word. Beweging van Bates

25

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 26

Elke Departementshoof sal korliks en volledig in skrif aan die Hoof Finansiële Beampte rapporteer, in die formaat soos vasgestel deur die Hoof Finansiële Beampte, oor alle oorplasings vanaf die oorspronklike ligging van die bate (insluitend kleiner bate items) binne 5 werksdae na die oorplasing van so item. Aankoop van Nuwe Bates Alle nuwe bates sal „n strepieskode nommer ontvang sowel as beskrywing voordat dit in die Bate Stelsel opgeneem word. Alle inligting rakende die aankoop van die bate moet aan die Bate Kontrole Afdeling voorsien word:    

Tjek nommer; Kopie van bestelling; Faktuur; en Ander detail.

„n Kopie van die dokumentasie ontvang sal dan op „n geskikte wyse geliaseer word. 23.

ONDERHOUD Onderhoudsplanne Elke Departementshoof sal verseker dat „n onderhoudsplan met betrekking tot elke nuwe infrastruktuur bate met „n waarde van R100 000 (een honderd duisend rand) of meer, vroegtydig voorberei en aan die Raad gerig word vir goedkeuring. Indien deur die Munsipale Bestuurder aanbeveel, sal die onderhoudsplan aan die Raad gerig word voordat enige goedkeuring gegee mag word vir die aanskaf of konstruksie van die infrastruktuur bate betrokke. Die Departementshoof wat die betrokke infrastruktuur bate beheer of gebruik, sal jaarliks aan die Raad repporteer, nie later nie as Julie of die vroegste Raadsvergadering daarna, tot die mate waartoe die relevante onderhoudsplan aan voldoen is en die waarskynlike effek wat enige nie-nakoming mag hê op die bruikbare bedryfsleeftyd van die betrokke item. Uitgestelde Onderhoud Indien daar „n wesenlike verskil tussen die werklike onderhoudsuitgawes aangegaan en die redelike verwagte uitgawes in die goedgekeurde onderhoudsplan vir enige infrastruktuur bate is, sal die Hoof Finansiële Beampte die mate van en moontlike implikasie van die uitgestelde onderhoud in „n toepaslike nota tot die finansiële state openbaar. So „n nota sal ook enige planne, wat die Raad goedgekeur het, om die uitstelling van die betrokke onderhoudsvereistes reg te stel, aandui. Indien geen so „n plan geformuleer is nie of onwaarskynlik is om geïmplementeer te word, sal die Hoof Finansiële Beampte die bruikbare bedryfsleeftyd van die betrokke vaste bate bepaal. Indien nodig in samewerking met die Departementshoof wat so item beheer of gebruik en sal die jaarlikse vermeerderde waardevermindering uitgawes dienooreenkomstig herbereken. Algemene Onderhoud van Bates

26

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 27 Elke Departementshoof sal direk verantwoordelik wees om te verseker dat alle bates behoorlik onderhou word en op so „n wyse wat sal verseker dat so item sy bruikbare leeftyd bereik. 24.

VERVANGINGS STRATEGIE Die Munisipale Bestuurder, in samewerking met die Hoof Finansiële Beampte en ander Departementshoofde, sal die norme en standaarde vir die vervanging van alle normale bedryfsbates formuleer. Sulke norme en standaarde sal in „n formele strategie geïnkorporeer word, wat aan die Raad voorgelê sal word vir goedkeuring. Hierdie strategie sal die vervanging van motor voertuie, meubels en toebehore, rekenaar toerusting en enige ander gepaste bedryfsitems dek. So „n strategie sal ook voorsiening maak vir die vervanging van bates wat dienslewering benodig word maar wat onekonomies geraak het om te onderhou.

25.

vir

OORDRAG VAN BATES Wanneer bates oorgeplaas word na ander Staatsdepartemente of munisipaliteite, behoort „n dokument met spesifieke magtiging aan die bate gekoppel te word om die geldigheid van die oorplasing te bevestig. Die dokument behoort ook die volgende in te sluit:       

Bate beskrywing; Koste van die bate; Datum van aanskaffing; Unieke bate nommer; Effektiewe datum van oordrag; Hoeveelheid; en Goedkeuring deur beide die oordraer en ontvanger.

Die Bate Bestuurder moet dan die transaksies teboekstel in die rekords van die Munisipaliteit op die dag wat die bate oopgeplaas word na die ontvanger.

26.

FISIESE SEKURITEIT VAN BATES Elke Senior Bestuurder sal direk verantwoordelik wees vir die fisiese veilige bewaring van enige bate wat deur hulle departement beheer of gebruik word. In uitvoering van hierdie verantwoordelikheid, sal elke Senior Bestuurder voldoen aan direktiewe uitgereik deur die Hoof Finansiële Beampte met betrekking tot die beheer en veilige bewaring van die Munisipaliteit se bates. Alle bates behoort in „n veilige plek bewaar te word, onderhou te word, verseker te word teen diefstal of vernietiging, ekonomies en effektief benut te word. Wanneer daar vermoed word dat „n werknemer bates misbruik, behoort hierdie feit binne 48 uur aan die Hoof Finansiële Beampte gerapporteer te word. So „n werknemer behoort aan die dissiplinêre prosedures, soos voorgeskryf in terme van die Standaard Diensvoorwaardes, onderwerp te word.

27

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 28

Alle EAT items verlore, gesteel of beskadig moet binne 48 uur na ontdekking daarvan gerapporteer te word aan die Hoof Finansiële Beampte vir verdere ondersoek en verslagdoening soos vereis deur die MFMA. Wanneer „n werknemer bedank moet die verantwoordelike Senior Bestuurder of sy/hy behoorlik gevolmagtigde verteenwoordiger die relevante bate vorm voltooi en aanstuur vir die Menslike Hulpbronne Departement. Die vorm is „n verklaring dat die bate items toevertrou aan die werknemer, ten einde sy/haar funksies te verrig, in „n goeie werkende toestand ingehandig is, waar van toepassing. 27.

VERSEKERING VAN BATES Die Rekenpligtige Beampte moet verseker dat alle roerende bates ten minste teen brand en diefstal verseker is en munispale geboue en infrastruktuur teen brand en natuur rampe verseker is. Die Rekenpligtige Beampte sal aanbeveel, na konsultasie met die Hoof Finansiële Beampte, oor „n basis van versekerings dekking wat of die drabedrag of vervangings waarde van die bates kan wees. So aanbeveling sal die Munisipaliteit se begrotings hulpbronne in ag moet neem. Enige diefstal, verlies of skade aan „n bate moet onmiddelik aan die Raad se versekerings makelaars gerapporteer word deur die relevante departementshoof, onder wie die verantwoordelikheid van die bate val. „n Kopie van die versekerings eisvorm ingedien moet by die Hoof Finansiële Beampte ingedien word. Alle versekeringseise moet in die versekeringseis register opgeteken word en alle uitstaande versekeringseise moet op „n maandelikse grondslag aan die Hoof Finansiële Beampte gerapporteer word. Dit is die verantwoordelikheid van die relevante departementshoof om te verseker dat alle inligting / dokumentasie vir die voltooiing van die eis aangestuur word na die Raad se versekerings makelaars en dat kopieë daarvan by die Hoof Finansiële Beampte ingedien word. Die Departementshoof sal skriftelik versoek dat die bate vervang word, wat slegs goedgekeur kan word, indien voldoende voorsiening vir die vervanging van die bate in die kapitale begroting gemaak is, deur die Munisipale Bestuurder na konsultasie met die Hoof Finansiële Beampte. Indien voldoende voorsiening nie gemaak is in die kapitale begroting nie, kan die bate slegs vervang word indien voorsiening in „n Aansuiwerings begroting gemaak word. Indien „n bate vervang moet word as „n nood maatreël, mag die Burgemeester so uitgawe goedkeur mits Artikel 29 van die MFMA nagekom word. Derde-party (versekering) uitbetalings moet as inkomste erken word wanneer die bedrag seker is en mag nie afgespeel word teen die koste van die vervanging van die item nie. Die drabedrag van die item wat verlore, gesteel of onherstelbaar beskadig is moet afgeskryf word deur „n permanente waardedaling teen die relevante departement of pos. Die volle koste vir die vervanging van die items moet dan gekapitaliseer word. Indien die Munisipaliteit „n self verskerings reserwe bedryf, sal die Hoof Finansiële Beampte jaarliks die premies betaalbaar deur die departemente of poste bepaal na aanleiding van die ontvangs van „n lys van bates en versekerde waardes van alle relevante bates van die betrokke departementshoofde. Die Munisipale Bestuurder sal aan die Raad van die Munisipaliteit, na konsultasie met die Hoof Finansiële Beampte, „n aanbeveling maak rakende die basis van

28

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 29 versekering wat toegepas moet word vir elke tipe bate, hetsy die drabedrag of vervangings waarde van die betrokke bates. So aanbeveling sal die Munisipaliteit se begrotings hulpbronne in ag moet neem. Die Hoof Finansiële Beampte sal jaarliks „n verslag by die Raad van die Munisipaliteit indien oor herversekerings dekking wat nodig geag word om die Munisipaliteit se self verskerings reserwe op te voorsien. 28.

KORT TITEL Hierdie beleid sal die Bate Bestuursbeleid van die Beaufort-Wes Munisipaliteit genoem word.

29

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 30

AANHANGSEL A SKEDULE VAN VERWAGTE BRUIKBARE LEEFTYD VAN BATES BATE LEEFTYD INFRASTRUKTUUR BATES ELEKTRISITEIT: Kragstasies Verkoelingstorings Transformator kiosks Meters Ladingsbeheer toerusting Skakelwisselaar gereedskap Toevoer en retikulasie netwerke Hoof toevoer

30 30 30 20 20 20 20 20

PAAIE: Snelweë Ander paaie Verkeerseilande Verkeersligte Straatligte Oorhoofse brue Stormwater dreinering Brue, duikweë en stormslote Motor Parkeer Fasiliteite Bus terminale

15 10 10 20 25 30 20 30 20 20

WATER Meters Hooflyne Regte Toevoer en retikulasie netwerke Reservoirs en stoor tenks

15 20 20 20 20

GEMEENSKAP BATES REKREASIE FASILITEITE

BATE LEEFTYD GAS: Meters Hoof toevoer Opgaartenke Toevoer en retikulasie netwerke

20 20 20 20

RIOOL: Riool hoofraam Uitvalwerke Riool suiweringswerke Riool pompe Slik masjiene

20 20 20 15 15

VOETGANGER PAAIE: Voetpaaie Randstene Plaveisel

20 20 20

LUGHAWES: Laaiblad Aanloopbane Rybane Lughawe en radio bakens

20 20 20 20 20

SEKURITEIT Omheining Sekuriteit stelsels Toegangsbeheer stelsels

3 5 5

GEMEENSKAP BATES GEBOUE

Rolbalbane Tennis bane Swembaddens Gholfbane Jukskei blad Buitehuise sport fasiliteite

20 20 20 20 20 20

Orrel Mere en damme Fonteine Spreiligte

20 20 20 20

30

Ambulans stasies Akwariums Strandontwikkelings Versorging sentrums Begraafplase Stadskouburg en gemeenskap sentrums Klinieke en hospitale Wild reservate en ruskampe Stadiums en binnehuise sport Museums en gallerye Parke en openbare geriewe Rekreasie sentrums en dieretuine

30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Konsep Bate Bestuursbeleid Oktober 2010 Bladsy 31

SKEDULE VAN VERWAGTE BRUIKBARE LEEFTYD VAN BATES ANDER BATES

ANDER BATES

GEBOUE Abattoirs

30

Asfalt aanleg Sweefspoor stasies Karavaan Parke Bioskoop Kompaktering Stasies Hostelle vir die publiek/toeriste Hostelle vir werknemers Behuising skemas Drooggronde Laboratoriums

30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Markte Kleuterskole Kantoor geboue Huise vir bejaardes Quarries Stortingsterreine Opleidingsentrums Vervoer fasiliteite Werkswinkels en depots

30 30 30 30 30 30 30 30 30

KANTOOR TOERUSTING Rekenaar hardeware Rekenaar sagteware Kantoor masjiene Lugversorgers

5 3-5 3-5 5-7

MEUBELS EN BYBEHORE Stoele Tafels en lessenaars Kabinette en kaste Diverse

7-10 7-10 7-10 7-10

DROMME EN HOUERS Huishoudelike vullisdromme Grootmaat vullishouers

5 10

31

NOOD TOERUSTING Ander brandbestrydings toerusting Ambulanse Brandslange Noodligte MOTOR VOERTUIE Brandweerwaens Busse Motor voertuie Motorfietse Trokke en ligte aflewerings voertuie

15 5-10 5 5

20 15 5-7 3 5-7

VLIEGTUIG

15

WATERTUIG

15

PLANTASIE EN TOERUSTING Padskrapers Trekkers Voorhakers Plaas toerusting Grassnyers Kompressors Laboratorium toerusting Radio toerusting Vuurwapens Telekommunikasie toerusting Algemeen Sweefspoor karre Besproeiing stelsels Krematoriums Draaibanke Masjienerings toerusting Vervoerbande Voerders Tiptrokke Hamermeule

10-15 10-15 10-15 5 2 5 5 5 5 5 5 15 15 15 15 15 15 15 15 15