Levelezés kezelési szerződési feltételek Bármilyen hivatkozás a „mi”, „velünk”, „hozzánk”, „általunk”, „Eva Bookkeeping” szavakkal az EVLACORP LTD-re vonatkozik. Bármilyen hivatkozás az "Ön" vagy "cég" szavakkal a személyre, cégre, vagy annak meghatalmazottjára vonatkozik, aki a szolgáltatást kapja 1. A szolgáltatás leírása: Levelezés kezeléssel kapcsolatban két típusú szolgáltatással foglalkozunk, melyek az alábbiak: Szolgáltatás 1 - Székhelyszolgáltatás – a szolgáltatás célja, hogy bejegyzett székhely címet biztosítson az Egyesült Királyság területén jegyzett LTD-k és LLP-k részére. A szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a székhely címet hivatalos helyeken, úgymint Cégbíróság és Adóhivatal feltüntessék. Ebben az esetben az Eva Bookkeeping kap meg és továbbít minden hivatali levelet a cég részére. A hivatali levelek, melyekre a szolgáltatás vonatkozik: – az angol Cégbíróság (Companies House) levelei – az angol Adóhivatal (HM Revenue and Customs) levelei – más angol kormányszervek levelei, melyek csak és kizárólag a székhely címmel tartják a kapcsolatot – egyértelműen megjelölt jogi levelek Minden további levelezés általános levelekként van megjelölve és a Teljes levelezés kezelés szolgáltatás tárgyába tartozik. Cégünk 1 db ilyen levelet továbbít az arra való figyelmeztetéssel együtt, hogy a jövőben az ilyen levelek nem kerülnek feldolgozásra. Szolgáltatás 2 – Teljes levelezés kezelési szolgáltatás – ennek a szolgáltatásnak a célja, hogy a cég részére érkező minden levél továbbításra kerüljön a cég felé. Ez a szolgáltatás általános üzletviteli felhasználásra lett kifejlesztve és így nem várjuk azt, hogy cége részére havi 20 dbnál több levél érkezik. Abban az esetben ha a levelek havi darabszáma meghaladja a 20 db-os limitet közvetlenül kapcsolatba lépünk a céggel, hogy a levelezés kezeléssel kapcsolatos felárat rendezni tudjuk. Abban az esetben, ha a magasabb díjat a cég nem fogadja el, fenntartjuk a jogot a szolgáltatás lezárására hivatkozva ezen szerződés megszegésére. Megjegyzés: A két levelezés kezelési szolgáltatás nem fed át, abban az esetben, ha mindkét szolgáltatásra szükség van, mindkettő díja külön fizetendő. 2. A levelezés kezelés díjairól A székhelyszolgáltatás díjai: – minden felmerülő költség előre fizetendő – a szolgáltatás díja előre meghatározott, a benne foglalt időszakban az ár nem változtatható egészen addig, amíg a kezelt levelek az 1. pontban meghatározott hivatali levelekre korlátozódnak. – Abban az esetben ha a szerződés megkötésekor angol továbbítási címet adnak meg, melyet később külföldi címre változtatnak, a külföldi levéltovábbítás után magasabb díj fizetendő. A Teljes levelezés kezelés díjai: – minden felmerülő költség előre fizetendő – a szolgáltatásért éves vagy havi díj fizetendő – PDF formában szkennelt levelek továbbítása ingyenes – az Egyesült Királyság területére a levelek továbbítása ingyenes – külföldi címre a levelek továbbításáért a havi/éves díjon felül fizetni kell a postaköltséget
– – –
Fenntartjuk a jogot, hogy megtagadjuk 1 kg-nál súlyosabb levelek továbbítását Fenntartjuk a jogot, hogy megtagadjuk levélnek nem minősülő postai csomagok továbbítását A teljes levelezés kezelési cím nem használható csomagok fogadására.
3. Hogyan lehet használni az általunk biztosított címeket? Általánosan a Teljes levelezés kezelési szolgáltatásban szereplő cím használható honlapokon, levél fejlécben, kapcsolattartási és levelezési címként, védjegyekben. Ha bármilyen más célra kívánja a címet használni, arról köteles előre egyeztetni velünk. Abban az esetben ha a cég kizárólag a Székhelyszolgáltasért fizetett, a cím csak az 1. pontban meghatározott helyeken használható. A Teljes levelezés kezelési cím NEM HASZNÁLHATÓ: – csomagok fogadására, melybe beletartoznak a cég részére feladott csomagok, és a cég számára a vevőitől visszaküldött vagy nem kézbesíthető csomagok. – Mint a gazdasági tevékenység helye. Például az angol ÁFA regisztráció során az adóhivatal a cég gazdasági tevékenységének helyét kérdezni, mely arra a konkrét fizikai helyre vonatkozik, ahonnan a cég a tevékenységét végzi. Az általunk biztosított cím ilyen célra nem használható. – Illegális tevékenységekre 4. Telefonszámok Bármilyen telefonszám, ami fizikailag az általunk biztosított címhez, vagy hozzánk kötődik nem hozható kapcsolatba és nem használható a cég által. Amennyiben telefon kezelési szolgáltatásra van szüksége kérem keressen külön elérhetőségeinket további információért. 5. Szerződés felmondása általunk Körülmények, melyek esetében nem jár visszatérítés a felmondás esetén: – Fenntartjuk a jogot a szolgáltatás azonnali felmondására visszatérítés nélkül, ha a cég megszegi ezen szerződési feltételeket, vagy az Eva Bookkeeping általános szerződési feltételeit. – Fenntartjuk a jogot a szolgáltatás felmondására, ha a cég nem érhető el a megadott elérhetőségein, mely esetben a sikertelen elérés után 7 nappal a szerződést felmondjuk visszatérítés nélkül. – A Teljes levelezés kezelési szolgáltatás esetében fenntartjuk a jogot a szolgáltatás felfüggesztésére majd 30 napon túli késedelem esetén a felmondására, ha a cég nem fizeti ki a keletkezett postaköltségeket. – Abban az esetben ha okunk van azt hinni, hogy a cég illegális tevékenységhez, csaláshoz használja az általunk biztosított címeket a szerződést azonnali hatállyal felfüggesztjük és kapcsolatba lépünk a céggel. – Abban az esetben, ha a 8. pontban részletezett személyazonosítási eljárásnak nem tud megfelelni a cég fenntartjuk a jogot a szolgáltatások törlésére visszatérítés nélkül. Körülmények, melyek esetében jár visszafizetés a felmondás esetén: – Fenntartjuk a jogot, hogy szolgáltatásainkat visszavonjuk, melyről legalább 28 napos felmondási idővel értesítjük a céget. Ebben az esetben minden kifizetett és fel nem használt szolgáltatási nap arányos díját visszatérítjük. – A visszatérítés módját az Eva Bookkeeping választja meg, és minden felmerülő banki költség levonásra kerül a visszautalandó összegből. Fenntartjuk a jogot, hogy a cég székhelyét módosítsuk a részünkre megadott továbbítási címre vagy az igazgató lakcímére a Cégbíróság rendszerében abban az esetben, ha a cég nem adja meg az új székhely címet legkésőbb 7 nappal a szolgáltatás felmondása után. Bármilyen további levél, ami a szerződés felmondása után érkezik a címünkre vissza lesz fordítva a feladóhoz.
6. A szerződés felmondása a cég által Amennyiben a kapott szolgáltatást fel kívánja mondani köteles azt írásban (vagy e-mailben) jelezni részünkre. Minden fennálló díjhátralékot rendezni kell, mielőtt a felmondás érvénybe léphet. A székhely cím módosításáról a Cégbíróságot a felmondástól függetlenül köteles értesíteni és a címet a hivatalos helyeken módosítani. Ennek elmulasztása esetén cégünk fenntartja a jogot, hogy módosítsa a címet a nyilvántartásunkban szereplő továbbítási címre vagy az igazgató lakcímére. Körülmények melyek esetében nincsen visszatérítés a szerződés felmondása esetén: – A székhelyszolgáltatás díja a cég által történő felmondása esetén semmilyen körülmények között nem téríthető vissza sem részben, sem egészben – A teljes levelezés kezelés díja nem téríthető vissza, amennyiben a szolgáltatásból már csak 2 hónap van hátra megújítás előtt. Körülmények, melyek esetében visszatérítés igényelhető: – A Teljes levelezés kezelés díja a fel nem használt hónapokra visszatéríthető kivéve 1 hónap díját, mely felmondási díjként felszámolásra kerül. – Abban az esetben, ha a cég által előre postaköltségre előre befizetett összegek nem kerültek felhasználásra és az összeg meghaladja a 10 fontot, az összeget visszatérítjük. Visszatérítés után a további levelek nem kerülnek továbbításra. – A visszatérítés módját az Eva Bookkeeping választja meg és minden felmerülő banki költség levonásra kerül a a visszatérítendő összegből. 7. A szolgáltatás megújítása A címszolgáltatások megújítandók éves vagy havi alapon a szolgáltatástól függően. A megújítás esedékességéről értesítést küldünk a cégnek és azt a szolgáltatás aktuális árán kötelesek megújítani. Fenntartjuk a jogot, hogy a megújítást visszamondjuk indoklás nélkül. 8. Személyazonosítás részünkre A szolgáltatás aktiválásához személyazonosság és cím igazoló okmányokat, dokumentumokat kérhetünk be a személyazonosság és címek megerősítése miatt. A dokumentumok elküldésének elmulasztása a szolgáltatás azonnali femondásához vezet. A személyes adatokban, címekben történő változásokról köteles írásban (vagy e-mailben) értesíteni bennünket, mely esetben a változások bizonyítására szolgáló dokumentumokat ugyanúgy bekérhetünk. 9. A szerződési feltételek változása Ezek a szerződési feltételek előzetes bejelentés nélküli változás tárgyát képezhetik. A legfrisebb verzió letölthető a honlapunkról: www.evabookkeeping.co.uk vagy kérésére írásban megküldjük azt.
Terms and Conditions of mail forwarding services Any reference to “us”, “we”, “Eva Bookkeeping” means EVLACORP LTD Any reference to “you” or “your company” means the person or company or authorised person of the company for which the service is provided 1. Description of Service We provide two types of mailing service as follows Service 1 – Registered Office – to provide an address for use as a Registered Office Address for a UK registered Limited Company or Limited Liability Partnership. This service allows our address to be recorded at Companies House and HM Revenue and Customs. Eva Bookkeeping will receive and forward government mail and legal papers served at this address for your company. The only mail that will be received and forwarded at this address as follows – Companies House – HM Revenue and Customs – Other Government Departments that will only communicate via the registered office – Clearly marked Legal Papers served at the registered office Any other mail is classed as “trade mail”. At our discretion we will forward 1 item of trade mail per company with a notification and any further trade mail will be returned to the sender. Service 2 – Trade Mail – this service covers all other items of mail not covered by Registered Office mail subject to these terms and conditions. The Trade Mail service is a limited service designed for light use, we therefore do not expect the number of items received per company to exceed 20 items per month. In the event this limit is exceeded we will contact you to arrange a higher fee for the service. In the event a higher fee can not be agreed we reserve the right to terminate the service for “breach of terms and conditions”. NOTE: The use of Service 2 does not permit our address to be used for Service 1 without making additional payment. If both service are required they both must be paid for. 2. Fees for mailing Services Fees for Service 1 (Registered Office) only – All fees are payable in advance – This is a fixed price service so no additional fees are charges during the year as long as we only receive items of mail specified as Registered Office Mail in point (1). – If you initially provide a UK forwarding address and then later change it an overseas address a higher fee is payable. Fees for Trade Mail only – All fees are payable in advance – An annual or monthly fee is payable based on your choice – The items forwarded in scanned PDF format are free. – The items forwarded to a UK address are free – The items forwarded to an overseas address has to be paid for in addition of the monthly/annual fee. – We reserve the right to refuse deliveries for items weighing in excess of 1 kg. – We reserve the right to refuse deliveries for items which is not classed as a mail but classed as a package. – Our mailing address should not be used for the delivery of goods of your company. 3. How are Trade mail addresses can be used In general our trade mail addresses are used on websites, letter heads, contact address, general correspondence, trade marks and patents. If you wish to use the address for another purpose please contact us to discuss. If you have only paid for a Registered Office service then you can only use the address as defined in point (1).
Trade Mail addresses can not be used – for receiving you trading goods and supplies. This includes good sent to you by your suppliers or goods being returned to you by your customers. – As a physical place of business address. For example, the UK tax office require a company to provide a “place of business” address when registering for VAT. A place of business address is a physical location the business operates from. Our address must not be used for this purpose. You can inform the tax office to use the address for correspondence only. – For any illegal activity Mail cannot be collected in person from any of our addresses without our express permission. 4. Telephone numbers at our address Any telephone or fax number physically located or connected at our addresses or belonging to Eva Bookkeeping can not be used in connections with you company. If you require a telephone service please contact us for information. 5. Cancellation by us Circumstances when no refund will be given when we cancel your service – If your company is in breach of any of these mail forwarding terms and conditions or our general terms and conditions for supply services we reserve the right to cancel your service immediately without refund. – If you are unable to contact at you given address we reserve the right to cancel the service after 7 days of no contact. – If we are supplying Service 2 (Trade Mail) and we have requested payment for the mail forwarding which has not been paid we reserve the right to suspend the service. After 30 days of non-payment we reserve the right to cancel the contract without a refund. – If we have reason to believe our address is being to used for any illegal activity we will immediately suspend the service and write to you (e-mail is an acceptable form of writing) – If you fail to provide identification documents as detailed in point 8 we reserve the right to cancel the services without refund. Circumstances when we will give a refund when we cancel your services – We reserve the right to cancel services at any time. We will give at least 28 days notice where possible and refund any remaining unused days of the annual fee if paid in advance. Any remaining deposits will also be refunded. – The method of refund is at our discretion and any bank charges incurres by us will be deducted from the amount being refunded. We reserve the right to amend Companies House records to show the address we are forwarding to ad the new registered office address of your company if you fail to provide an alternative registered office address within 7 days of cancellation of this service. Any mail received after a service has been cancelled will be returned to sender. 6. Cancellation by you If you wish to cancel the service you must contact us in writing (e-mail is an acceptable form of writing) to notify us of your intentions. Any outstanding fees must be paid prior to cancellation. You must also make alternative arrangements for your mail services. If cancelling a registered office service you must notify Companies House of your new address within 7 days or we will inform them of the forwarding or contact address we hold on file for your company.
Circumstances when no refund will be given when you cancel your services – –
Service 1 (Registered Office) is non refundable in any circumstance when you cancel the service Service 2 (Trade Mail) is non refundable if there is less than two months service remaining before renewal is due.
Circumstances when we will give a refund when you cancel your service –
–
Service 2 (Trade Mail) – if all fees are paid and up to date we will refund any full remaining months less one month's fee as a cancellation charge. If we hold a deposit in your favour in excess of 10 GBP this will be refunded. Once a refund has been issued no further mail will be forwarded. The method of refund is at our discretion and any bank charges incurred by us will be deducted from the amount being refunded.
7. Renewal of Services Services are renewable on an annual basis at our discretion at the prevailing rate at the time of renewal. We will contact you when the renewal becomes due to notify you of the current fee to retain the services. We reserve the right not to offer a renewal of service after each year. 8. Identifying yourself to us To receive our services you may be asked to provide us with details that confirm your identity, company identity, any addresses you give us and other contact details you have provided to us. We may, on demand, at the beginning or any time during provision of the service, require specific original or copy documents to confirm and verify details that you have provided to us. Failure to provide such documents could result in immediate termination of service without notice or refund. You must inform us immediately in writing (e-mail us an acceptable form of writing) of any changes to your contract details. Any change to your contact details may require further identification documents to be supplied within 7 days of request by Eva Bookkeeping. 9. Change of Terms and Conditions These Terms and Conditions are subject to change without notice. For the most up to date version please visit our website www.evabookkeeping.co.uk or contact us.
