BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE MEGHÍVÓ

BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE MEGHÍVÓ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének Szervezeti és Mőködési Szabályzatáról szóló 4/2007. (III. 21.) sz. rendelete 5.§ (1) bekezdése alapján a Képviselı-testület munkaterv szerinti ülését

2008. június 25. (szerda) napjára de. 9 órára összehívom, melyre Önt tisztelettel meghívom. Az ülés helye: Balmazújváros Város Polgármesteri Hivatal díszterme I. N y i l v á n o s

ülés

1. Polgármesteri jelentés Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 2. Tájékoztató a Polgármesteri Hivatal munkájáról, a megjelent fontosabb jogszabályokról Elıadó: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı 3. Elıterjesztés az intézményi térítési díjak megállapításáról és a személyes gondoskodást nyújtó ellátásokról, azok igénybevételérıl és fizetendı térítési díjakról szóló rendelet tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 4. Beszámoló a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola mőködésérıl Elıadó: Kenéz Ferencné intézményvezetı 5. Elıterjesztés a szociális ellátások helyi szabályairól szóló 17/2007. (VI. 21.) számú rendelet módosításáról. Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 6. Elıterjesztés a városi köztemetı további üzemeltetése és a temetkezési szolgáltatások tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 7. Elıterjesztés a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt-vel szemben fennálló tartozás rendezése tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 8. Elıterjesztés intézményvezetıi pályázatok elbírálása tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester (Az elıterjesztés késıbb kerül postázásra.) 9. Elıterjesztés az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény alapító okiratának módosítása tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 10. Elıterjesztés a Nevelési Tanácsadó létszámcsökkentése tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester (Az elıterjesztés késıbb kerül postázásra.) 11. Elıterjesztés a Nevelési Tanácsadó megszüntetése tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester (Az elıterjesztés késıbb kerül postázásra.)

2 12. Elıterjesztés Kenéz Ferencné részére címzetes igazgatói cím adományozása tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 13. Elıterjesztés a „Tiszta udvar – rendes ház” mozgalom bíráló munkacsoport tagjainak felkérése tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 14. Elıterjesztés a Bajcsy-Zsilinszky utcai sósvíztároló környezethasznosítás fejlesztési vázlattervének elfogadása tárgyában. Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 15. Beszámoló a Hajdú Volán Zrt. tevékenységérıl Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 16. Elıterjesztés a helyi autóbuszjárat nyári menetrend alkalmazása tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 17. Elıterjesztés az Európai Autómentes Nap rendezvényen való részvétel tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester II. Z á r t

ülés

1. Elıterjesztés jogorvoslati kérelem elbírálása tárgyában. Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester 2. Elıterjesztés kitüntetı díjak, cím odaítélése tárgyában Elıterjesztı: Dr. Tiba István polgármester

Balmazújváros, 2008. június 17.

Dr. Tiba István polgármester

I/1. BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı

POLGÁRMESTERI JELENTÉS a lejárt határidejő önkormányzati határozatok végrehajtásáról

Tisztelt Képviselı-testület! Jelentem, hogy a Képviselı-testület által hozott határozatok közül az alábbiaknak járt le a végrehajtási határideje: 75/2008. (II. 28.) Balmazújváros Város Önkormányzat 2008. évi költségvetése tárgyában A helyi szervezési intézkedésekhez kapcsolódó többletkiadások támogatására vonatkozó pályázat benyújtása került. 122/2008. (III. 26.) Virágoskúti horgásztó létesítése tárgyában Tulajdonosi hozzájárulást kérelmezı átvette. Tervezıvel, engedélyezési hatóságokkal való egyeztetés után indítja a vízhasználati és egyéb szükséges eljárásokat. 149/2008. (IV. 18.) Strandfürdı medencék burkolatfelújítása tárgyában A strandmedencék kerámiaburkolat felújítása a Városgazdálkodási Kht. ügyvezetıjének jelentése alapján – figyelemmel a megkötött vállalkozási szerzıdésre – elkészült. 153/2008. (IV. 23.) Az Önkormányzat 2007. évi költségvetésének teljesítésérıl A jóváhagyott 2007. évi pénzmaradványból a kötött elıirányzatokkal való módosítás folyamatosan történik. 159/2008. (IV. 23.) A Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı Intézményi Minıségirányítási Programjának jóváhagyására Az intézmény minıségirányítási programja Balmazújváros honlapján megjelentetésre került. 160/2008. (IV. 23.) A Hortobágyi úti közterület burkolása tárgyában A Hortobágyi úti iskola elıtti közterület burkolatfelújítása elkészült, a Városgazdálkodási Kht-val a mőszaki átadást lefolytatta a Polgármesteri Hivatal. A burkolat rendeltetéshasználatra átadásra került. 161/2008. (IV. 23.) Az Észak-alföldi Operatív Program keretében meghirdetett „Szociális alapszolgáltatások és gyermekjóléti alapellátások komplex-, valamint bölcsıdék önálló fejlesztések támogatása” elnevezéső (ÉAOP-2008.-4.1.3.B.C) pályázati kiírás tárgyában A pályázati határidı meghosszabbításra került, jelenleg a pályázat kidolgozása folyamatban van. 167/2008. (IV. 23.) Szociális jelleggel bérbe adott önkormányzati bérlakás bérletének meghosszabbítása tárgyában A Képviselı-testület döntése alapján a bérbeadó Városgazdálkodási Kht. a kérelmezıkkel határidıben, további 5 évre hosszabbította meg a lakásbérleti szerzıdést.

168/2008. (IV. 23.)Jogorvoslati kérelem elbírálása tárgyában A 168/1/2008. számú másodfokú határozat postázása 2008. május 6-án, határidın belül megtörtént. A 168/2/2008. számú másodfokú határozat postázása 2008. május 6-án határidın belül megtörtént. A 168/3/2008. számú másodfokú határozat postázása 2008. május 6-án határidın belül megtörtént. 170/2008. (IV. 30.) A Halomalja Kft. gépbeszerzéseihez szükséges hitel és finanszírozási ajánlat elfogadása és készfizetı kezesség hozzájárulása tárgyában A Raiffeisen Lízing Zrt-vel megkötötte a Halomalja Kft. a finanszírozási szerzıdéseket a kommunális gépekre és a Pronar traktorra, így a gépek is beszerzésre kerültek. 171/2008. (IV. 30.) A Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola Minıségirányítási Programjának jóváhagyása tárgyában. Az intézmény minıségirányítási programja Balmazújváros honlapján megjelentetésre került. 172/2008. (IV. 30.) Önkormányzati delegáció megválasztása tárgyában Érmihályfalva várossal a testvérvárosi szerzıdést a két település polgármestere 2008. május 16-án 12 órakor aláírta. A testvérvárosi szerzıdés ünnepélyes aláírására az Érmihályfalvi Nyíló Akác Napok keretében került sor, melyen részt vett Balmazújváros Város delegációja is. 173/2008. (IV. 30.) A közétkeztetés közösségi közbeszerzését lebonyolító hivatalos közbeszerzési tanácsadó kiválasztása tárgyában A közétkeztetésre vonatkozó közbeszerzési tanácsadó megbízása megtörtént, a közbeszerzési eljárás kiírása folyamatban van. 174/2008. (V. 8.) A Hortobágy Helyi Közösség Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társasággá alakítása tárgyában A Hortobágy Helyi Közösség Nonprofit Kft-vel történı alakítása a Helyi Közösség 2008. május 15én megtartott ülésén megtörtént. A Hortobágy Vidékfejlesztı Nonprofit Kft. cégbírósági bejegyzése folyamatban van. Az önkormányzat üzletrésze 150.000,- Ft. 175/2008. (V. 8.) Az ÖNHIKI pályázatról szóló 148/2008. (IV. 18.) sz. határozat módosítása Az ÖNHIKI pályázat benyújtása és a szükséges hiánypótlások megtörténtek. Jelenleg a pályázatot a Pénzügyminisztérium vizsgálja felül, döntés június végére várható. 176/2008. (V. 14.) A Veres Péter Mővelıdési Központ színháztermi szárny belsı rekonstrukciós munkáinak „LEKI” pályázat benyújtására A Mővelıdési Központ színháztermi szárny belsı rekonstrukciós munkáinak „LEKI” elnevezéső pályázati dokumentációját a beruházási és kistérségi osztály határidıben elkészítette és benyújtotta. 177/2008. (V. 14.) A Balmazújváros, Debreceni u. alatt kialakítandó tőzoltóbázis épület felújításra vonatkozó fejlesztési (HÖF CÉDE) pályázat benyújtására A Debreceni u. 12. alatti ingatlanon tervezett tőzoltóbázis épület felújítás pályázati dokumentációját a beruházási és kistérségi iroda elkészítette, határidıben benyújtottuk. 178/2008. (V. 14.) A Balmazújváros, Kastélykert utcai strandfürdı területén létesítendı szolgáltató, kereskedelmi, vendéglátó épületekre vonatkozó fejlesztési (HÖF TEKI) pályázat benyújtása A strandfürdı szolgáltató pavilonok, „TEKI” elnevezéső pályázati dokumentációt és terveket határidıben elkészítette és benyújtotta a beruházási és kistérségi iroda.

2

179/2008. (V. 14.) A Balmazújváros, Bethlen u. – Bercsényi u. burkolat felújítására vonatkozó TEUT pályázat benyújtására A Bethlen u. – Bercsényi u. útburkolat rekonstrukció TEUT elnevezéső pályázatot benyújtottuk, a hiánypótlást határidıben teljesítettük. A pályázati dokumentációt a beruházási és kistérségi iroda a közlekedéstervezı közremőködésével készítette el. 180/2008. (V. 14.) A Balmazújváros, Nap u. burkolat felújítására vonatkozó TEUT pályázat benyújtására A Nap utca útfelújításra vonatkozó TEUT elnevezéső pályázatot benyújtottuk, a hiánypótlást is határidıben teljesítettük. A pályázati dokumentációt a beruházási és kistérségi iroda készítette el az úttervezı közremőködésével. 191/2008. (V.23.) A Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı intézményvezetıjének lemondásáról Az igazgató asszony munkaviszony megszüntetéséhez kapcsolódó munkaügyi iratok elkészültek, aláírásra kerültek és a MÁK-hoz is postázva lettek. A közös megegyezés feltételeit mindkét fél, a munkáltató és munkavállaló is teljesítette. 204/2008. (V.23.) A SWIETELSKY Kft. felé fennálló kötelezettség rendezése tárgyában A SWIETELSKY Kft. felé fennálló 100 millió forintos tartozás kiegyenlítése a 20 millió forint óvadék feloldásával és a 80 millió forint folyószámlahitelbıl történı átutalásával megtörtént.

Határozati javaslat A lejárt határidejő önkormányzati határozatok végrehajtásáról szóló polgármesteri jelentés elfogadásáról Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a lejárt határidejő önkormányzati határozatok végrehajtásáról szóló polgármesteri jelentést elfogadja.



3

TÁJÉKOZTATÓ

I/2.

A Polgármesteri Hivatal munkájáról, a megjelent fontosabb jogszabályokról A Szervezeti és Mőködési Szabályzat 28.§-a a jegyzı számára elıírja, hogy tájékoztassa a Képviselıtestületet a hivatal munkájáról és az ügyintézésrıl, valamint a megjelent és a testület hatáskörét érintı új jogszabályokról. Ezen kötelezettségének az alábbiak szerint kívánok eleget tenni. Emıdi Sándor beruházási, kommunális és vagyonügyekben az alábbiakat jelenti: Beruházási, fejlesztési ügyek és pályázatok: - A Sporttér utcai mőfüves labdarúgópálya mőszaki átadás-átvételi eljárása lezárult, a beruházás elszámolása a támogatási és fıvállalkozói szerzıdés figyelembevételével folyamatban van. - Elkészült a költségvetésben biztosított elıirányzat alapján a Hortobágyi úti iskola elıtti közterület burkolat felújítása, a VGKHT fenntartásra a burkolatot átvette, ezáltal a szabályszerő intézmény elıtti parkolás feltételei adottak. - A strandfürdı medencéinek kerámia burkolat felújítása befejezıdött, a kivitelezı a munkát készre jelentette, az átadás-átvételt a fürdı üzemeltetıvel lebonyolítottuk. - A köztemetı területén folyamatban van a vizesblokk eljáró építési hatóság által a használatbavételi engedélyezési eljárás, melynek kiadása után a régi WC csoport bontására azonnal intézkedünk. - Az osztály munkatársai részt vettek az IVS pályázat elkészítésében és benyújtásában. - Az alábbi pályázatok hiánypótlási eljárása és a dokumentumok az Államkincstár részére megtörtént: tőzoltóbázis kialakítása (CÉDE), mőv.központ színháztermi szárny rekonstrukció (LEKI), fürdı szolgáltató pavilonok (TEKI), Bethlen u. – Bercsényi u., Nap u. útfelújítás (TEUT). - A Halomalja Kft. részére lizingelt gépek szerzıdéskötésében vettünk részt, s pályázatot nyújtottunk be mg. gépbeszerzésre. Vagyon- és kommunális és mezıgazdasági ügyek: - A Böszörményi úton vásárolt ipari telephely (volt faipari üzem) ingatlanát birtokba vettük. - A közterületfelügyelet esti idıszakban további ellenırzéseket végzett engedély nélküli, szabálytalan közterületi jármővek tárolása ügyében, s a szükséges intézkedéseket megtették. - A közterületi hirdetések ügyében a felügyelet folyamatos helyszíni ellenırzéseket végez. - A városközpontban, a Kossuth téri díszpark környezetében lévı közvilágítási hálózat javítása és lámpák üzemeltetése ügyében több alkalommal eljártunk az E-ON-nál és a közvilágítás karbantartó szervezeténél. A hiba elhárítás írásos levelünk és többszöri egyeztetés ellenére is nehézkes, több alkalommal 8-10 napot is igénybe vesz. - A költségvetésben elıirányzott lakossági és képviselık által benyújtott közvilágítási lámpák bıvítése és szerelése ügyében az E-ON közmő üzemeltetıi nyilatkozat kiadása folyamatban van, a szerelési és a kivitelezési munkákat az E-ON által minısített kivitelezık végezhetik, a munkákra vonatkozóan árajánlatotkat kértünk. - A Veres Péter utcán a volt Márka Presszó elıtti közterületi lépcsı bontásához az építéshatóság az eljárást lefolytatta, így a Balmaz-Coop Rt. részérıl a bontási munkák végrehajtásának akadálya nincs.

Csiha Gábor, a Hatósági Osztály vezetıje jelenti: Okmányiroda •

A vállalkozói igazolványok cseréjét továbbra is folyamatosan végezzük.

Szociális Csoport

•

•

A gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. tv. alapján az arra jogosult gyermek részére rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény állapítható meg. A kedvezményrıl szóló határozat 1 évre szól. A korábbi jogosultságok zömmel 2008. június 30. napjával szőnnek meg. E törvény végrehajtásáról szóló rendelet lehetıséget ad arra, hogy az újabb jogosultság megállapítására irányuló kérelmet már a lejárat elıtt három hónapon belül be lehet nyújtani. A törvényes képviselık (szülık) élnek ezen lehetıséggel, - melyre a megállapító határozatban is felhívtuk figyelmüket – hiszen már április és május hónapban jelentıs számú igény érkezett a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapítására. Ezen kedvezmény megállapításával jogosult lesz a gyermek az étkeztetés normatív kedvezményeire, az ingyenes tankönyvellátásra, valamint július és november hónapban az egyszeri pénzbeli támogatásra, mely alkalmanként 5.500 forintot jelent gyermekenként. A szociális szolgáltatások közül a házi segítségnyújtás igénybevételéhez a gondozási szükséglet megállapítását Szakértıi Bizottság végzi. A bizottság eddig 15 esetben adott ki szakvéleményt. Ezen szolgáltatás csak abban az esetben lehet igénybe venni, ha a gondozási szükséglet nem haladja meg a napi 4 órát.

Leiter Katalin, a Pénzügyi Osztály vezetıje jelenti: •

•

•

• • •

• •

•

A 2008. évi ÖNKIHI pályázat benyújtás határideje 2008. április 20-a volt. A Magyar Államkincstár részére a pályázat benyújtásra került, a hiánypótlás, egyeztetés folyamatosan történik. Jelenleg a pályázat felülvizsgálatát a Pénzügyminisztérium végzi. A Viziközmő Társulat által beszedett, illetve az átadást követıen befizetett 100 eFt-os hozzájárulás után a közmőfejlesztési támogatás 57 fı részére megigénylésre és kifizetésre került. A támogatás felhasználásáról a Magyar Államkincstár felé elszámoltunk. A Magyar Államkincstár Észak-alföldi Regionális Igazgatósága 2008. június 16-tól 2008. augusztus 1-ig ellenırzést tart a 2007. évi normatív állami hozzájárulások igénylésére és elszámolására vonatkozóan. Az ellenırzés az intézményekben helyszíni ellenırzés formájában történik. A 2007. évi helyi iparőzési adó és vállalkozók kommunális adója bevallások beadási határideje május 31-én lejárt, a több mint 1000 db bevallás feldolgozása és fizetési meghagyások postázása folyamatos. Az április hónapban kipostázott fizetési felhívásokra - melyek valamennyi adónem tekintetében az ügyfelek adószámláin nyilvántartott hátralékokat tartalmazták - az ügyfelek jelentıs része megjelent fennálló adótartozásának rendezésre céljából. A 20.000 forintnál nagyobb adóhátralékkal rendelkezı adózók vonatkozásában megindultak a végrehajtási eljárások. Amennyiben szükségessé válik, az adóhatóság fizetési letiltással, az adózó bankszámlájára kiadott azonnali beszedési megbízás benyújtásával, adott esetben a gépjármő forgalmi engedélyének lefoglalásával, továbbá a gépjármő forgalomból történı kivonásával intézkedhet az adótartozások beszedésére. A végrehajtási eljárások megindítása Hortobágy község adózói tekintetében is elkezdıdött. Azon ügyfelek esetében, akik talajterhelési díj vonatkozásában az idézés ellenére sem nyújtották be bevallásaikat, helyszíni ellenırzés során kell meggyızıdni a fizetési kötelezettség jogosságáról. Mintegy 110 ingatlan esetében kell a helyszíni ellenırzést lefolytatni. Magánszemélyek kommunális adója és gépjármőadóval kapcsolatosan a tulajdonjogban bekövetkezett változások feldolgozása folyamatos.

Dr. Kerekes Ferenc, a Kistérségi Osztály vezetıje jelenti: I.

A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsának 2008. április 22. napjától kezdıdıen a mai nappal bezárólag 1 tanácsülése volt, 2008. június 6. napján. II. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsának 2008. június 6. napján tartott tanácsülésén az alábbi határozatokat hozta: 1. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tancsa jóváhagyta a Nyitnikék Óvoda Minıségirányítási Programját. 2. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa úgy határozott, hogy a Balmazújvárosi Kistérség Szociális Szolgáltató Központ balmazújvárosi székhelyintézményében az ápolást-gondozást nyújtó intézményi ellátás férıhelyszámát 20 fırıl 26 fıre bıvíti. 3. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa úgy határozott, hogy a Balmazújvárosi Kistérség Szociális Szolgáltató Központ által nyújtott szociális szolgáltatások térítési díjainak megállapításáról szóló 27/2008. (II.19.) számú határozatot 2008. június 6. napjának hatályával módosítja. 4. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa döntést hozott a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának a Tisza-tó Térségi Fejlesztési Tanácsban lévı tagsági díjáról. 5. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa módosította a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés rendjének szabályzatát. 6. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa határozott a Balmazújvárosi Kistérség tagtelepülésein mőködı helyettes szülıi feladatok ellátásáról. 7. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa úgy határozott, hogy felhatalmazza Balmazújváros Város Önkormányzatát a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı Nyitnikék Óvoda balmazújvárosi székelyintézményében és a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium balmazújvárosi székhelyintézményében és balmazújvárosi tagintézményében a gyermekétkeztetési feladatok 2008. szeptember 1. napjától történı nyújtására vonatkozó közbeszerzési eljárás lefolytatására. 8. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa felkérte a Társulást alkotó tagönkormányzatok képviselı-testületeit, hogy a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása által 2008. évi pályázatok önerejének fedezetét biztosító céltartalék átcsoportosítására javaslatot tegyenek.

Pál Judit, a Titkársági Osztály vezetıje jelenti: -

-

-

A közterület használatáról és védelmérıl szóló helyi rendelet megszegése miatt indított szabálysértési eljárások száma csökkenést mutat. Közel 80 eljárás indult állatbetegségek elleni védekezés megszegése miatt. A 2008. március 9-én lezajlott országos népszavazás szavazólapjainak megsemmisitése folyamatban van, a szavazóköri eredményekrıl készült jegyzıkönyvek a Hajdú-Bihari Levéltár részére megküldésre kerültek. A Kelet-Rádió Kft-vel a “Napló Nyár 2008. – Rádió FUN Party Terasz” rendezvény 2008. július 5-én kerül sor. A rendezvény elıkészületei folyamatban vannak. A Víz, egészség, élet rajzpályázat nyertesei közül városunkból 10 gyermek vehetett rész 1 napos Gyula-i kiránduláson. 2008. június 5-én az emelt óraszámban tanult rajz – tagozatos növendékek kiállítását nyitottuk meg.

Balmazújváros, 2008. június 17. Szilágyi Jánosné dr. jegyzı

Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármestere Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr.jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzata Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az intézményi térítési díjak megállapításáról és a személyes gondoskodást nyújtó ellátásokról, azok igénybevételérıl és fizetendı térítési díjakról szóló rendelet tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! Balmazújváros Város Önkormányzat képviselı-testülete 21/2006.(VIII.30.) B.újv. Ör. számú rendelete szól az intézményi térítési díjak megállapításáról és a személyes gondoskodást nyújtó ellátásokról, azok igénybevételérıl és fizetendı térítési díjakról 2006. szeptember 1-2007. augusztus 31-ig. A képviselı-testület 202/2007.(VI.20.) sz. határozattal kimondta, hogy nem kívánja módosítani a 21/2006.(VIII.30.) B.újv. Ör. számú rendeletét. A díjak módosítását továbbra sem javasoljuk a tisztelt képviselı-testületnek, mivel az étkezetetésre vonatkozó közbeszerzési pályázat ezen díjakkal kerül meghírdetésre.


Dr. Tiba István polgármester Az elıterjesztést készítette: Leiter Katalin pénzügyi osztályvezetı

Balmazújváros Város Önkormányzat …./2008. …….. B. újv. Ör. sz. rendelete Az intézményi térítési díjak megállapításáról és a személyes gondoskodást nyújtó ellátásokról, azok igénybevételérıl és fizetési térítési díjakról szóló rendelet Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló módosított 1990. évi LXV. tv. 16. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva az 1997. évi XXXI. tv. 29. §. (1) bekezdése, 29. §. (2) bekezdése e.) pontjában, 146-151. §.-ában biztosított felhatalmazás alapján az alábbi rendeletet alkotja: 1. §. Az intézményi térítési díjak megállapításáról és a személyes gondoskodást nyújtó ellátásokról, azok igénybevételérıl a fizetési térítési díjakat a rendelet mellékletét képezı kimutatás tartalmazza. 2. §. E rendelet 2008. július 01-jén lép hatályba, ezzel egy idıben a 21/2006. (VIII. 30.) B. újv. Ör. sz. rendelet hatályát veszti.



Záradék: Kihirdetve: 2008. …………..

Szilágyi Jánosné dr. jegyzı


1.

számú melléklet

Kimutatás intézményi térítési díjak megállapításáról 2008. július 1-tıl Bölcsıde - folyadékpótlás - tízórai - ebéd - uzsonna Összesen:

20 37 122 35 214 Óvoda

- tízórai - ebéd - uzsonna Összesen:

48 139 34 221 Általános iskola (7-10)


49 174 37 260 Általános iskola (11-14)


51 186 40 277 Gimnázium

- ebéd Összesen:

202 202 ÖNO Nappali Szociális ellátottak


65 202 63 330 Szociális ellátottak házi kihordás

- ebéd Összesen:

202 202

A BOCSKAI ISTVÁN ÉS KALMÁR ZOLTÁN EGYESÍTETT ÁLTALÁNOS ISKOLA

INTÉZMÉNYI BESZÁMOLÓJA

2007/2008.


Összeállította: Kenéz Ferencné igazgató

TARTALOMJEGYZÉK

BEVEZETÉS 1. Helyzetelemzés a statisztikai adatok tükrében 1.1. A tanulók létszáma, összetétele 1.2. A pedagógusok összetétele 1.3. Technikai alkalmazottak 1.4. Pedagógus-továbbképzés 2. Tárgyi feltételek alakulása 3. Gazdálkodás 4. Pedagógiai, szakmai munka 5. Pályaválasztás, továbbtanulás 6. Hátránykompenzálás 7. Zárógondolatok

Mellékletek 1. Pályaválasztás, továbbtanulás 2. Tanulói versenyeredmények 3. Tanórán kívüli foglalkozások 4. 2007/2008-as tanév programterve

2

BEVEZETÉS

2007. július 1-jén Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı Testülete 178/2007. (V.23.) sz. határozata értelmében létrehozta a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményét.

Feladatellátási helyek száma: Székhelye:

3

Balmazújváros, Móricz Zs. u. 1-3.

Telephelyei: Balmazújváros, Hortobágyi u. 12. Balmazújváros, Vörösmarty u. 36.

A beszámolóban az egyesített intézmény 2007/2008-as tanév tapasztalatairól, személyi és tárgyi feltételek alakulásáról, a megoldásra váró feladatokról kívánom tájékoztatni a képviselı testületet.

2007. július 1. mérföldkı az addig részben önállóan mőködı két intézmény életében. A rendszerváltást követıen mindkét iskola élt a szabadság adta lehetıséggel, és kialakította saját arculatát. A Bocskai István Általános Iskola 1991-ben bevezette az ÉKP alternatív programot, a Kalmár Zoltán Általános Iskola az emelt szintő oktatás lehetıségeit teremtette meg.

A két intézmény egyesítése új helyzet, új feladat elé állította a tantestületi közösséget. Elsı feladatunk volt, keresni azokat a kapcsolódási pontokat, ami elindíthatja a közös munkát.

A dokumentumok – Pedagógiai program, Intézményi minıségirányítási program, az SzMSz, Házirend, Gyakornoki Szabályzat, Esélyegyenlıségi Intézkedési Terv – elkészítése, módosítása szükségessé tette a pedagógiai munka összehangolását. A fı célkitőzések és feladatok meghatározásakor fontos szempontnak tartottuk, hogy a két intézmény megırizze egyéni arculatát, erısségeit, hagyományait.

3

A Bocskai tagintézmény az Értékközvetítı és képességfejlesztı pedagógiai rendszerre építve

folytatja

nevelı-oktató

munkáját,

emelt

szintő

informatikai

oktatás

biztosításával. A Kalmár tagintézmény az Apáczai Kiadó bázisiskolájaként dolgozik, ahol emelt szintő testnevelés és matematika tanterv szerinti tanítás folyik. Bármilyen program, emelt szintő nevelés-oktatás alapján végezzük pedagógiai munkánkat, a cél közös.

„Olyan személyiségjegyek és képességek fejlesztése, amelyek a tartalmas és gazdag élet szervezése, vezetése szempontjából nélkülözhetetlenek, melyek nélkül a társadalomban és az Európai Uniós régióban teljes emberi életet élni nem lehet.” (idézet a Pedagógiai programból)

4

1. Helyzetelemzés a statisztikai adatok tükrében 1.1. A tanulók létszáma, összetétele

Létszám Bocskai

430

Tan. csop. száma 16

Napk.

Napk. csop.sz.

HH‫٭‬

HHH‫٭٭‬

SNI‫٭٭٭‬

Egyéni fejl.

Roma tan. sz.

Veszélyeztetett

313

11

240

140

7

46

156

11

56 %

33 %

202

47

33 %

11 %

442

187

43 %

18 %

73 % Kalmár

607

24

335

12

55 % Összesen

1037

40

648

23

62 %

‫٭‬

Hátrányos helyzető

‫٭٭‬

Halmozottan hátrányos helyzető

‫٭٭٭‬

Sajátos nevelési igényő

36 % 3

32

40 7%

10

78

196 20 %

A statisztikai adatok alapján látható, hogy a Bocskaiban nagyobb arányú a napközis, a HH, HHH, SNI, roma és veszélyeztetett tanulók száma. Ezt befolyásolta a kötelezı beiskolázási körzet kialakítása. Az összevonással ez a helyzet megváltozott. Az elsı osztályosok beírásánál, az osztályok kialakításánál nagy harc és küzdelem árán az arányos megosztás elvét sikerült érvényesíteni. (Az integrációs kiegészítı normatíva igénylésének feltétele a halmozottan hátrányos helyzető tanulók tanulócsoportonkénti egyenletes megosztása.)

Az egyesített intézmény beiskolázási körzete: Bánlak, Szigetkert, Újtelepi Daru településrészek, valamint a kistérségi fenntartásban mőködı Központi Általános Iskolával közös beiskolázási körzetként kijelölt alábbi utcák: Bajcsy-Zs. u., Kastélykert u., Kadarcs u., Szabadság sor.

A Balmazújváros Város Képviselı Testületének 397/2007. (XI.30.) határozata szerint a 2008/2009-es tanévben az osztályok indítását optimális létszámmal engedélyezi.

5

5

16

Ennek értelmében két évfolyamon (2. és 4.) tanulócsoport összevonásra kerül sor. Az új tanévben ezen osztályok számára biztosítani kell a csoportbontás lehetıségét (idegen nyelv, informatika), valamint a lassan haladó tanulók felzárkóztatását.

1.2. A pedagógusok létszáma, összetétele

Pedagógus álláshelyek száma: Ebbıl betölthetı álláshely:

79,06 fı

75 fı

Túlórával lefedett álláshely: 4,06 fı Tagintézmények közötti áttanítást végez: 5 fı GYES-en lévık száma:

4 fı

Határozott idejő szerzıdéssel alkalmazott: 1 fı Óraadó: 2 fı Szakos ellátottság: 99 % Az oktatásért megszorító intézkedések miatt 2007-ben 6 pedagógus álláshely megszüntetésére került sor. A 2008/2009-es tanév megkezdésekor ismét csökken az alkalmazott pedagógusok száma

4

fıvel.

A

létszámcsökkentést

nyugdíjazás

elıtt

álló

dolgozók

munkaviszonyának megszüntetésével sikerül megoldani. A tanulólétszám az utóbbi években stabil .

2006/2007

2007/2008

2008/2009

Bocskai

422

430

432

Kalmár

600

607

612

Összesen

1022

1037

1044

Ugyanezt

a

feladatot

10

pedagógussal

kevesebbnek

kell

megoldani.

A

létszámcsökkentés okai a korábbi években a tanulói létszámcsökkenés, a nevelık kötelezı óraszámának emelése, valamint a 2008. szeptembertıl bevezetésre kerülı csoportfinanszírozás.

6

A létszámcsökkenések ellenére szükség lenne rendszergazdai álláshelyre. Ugyanakkor egyre több pszichés problémával, magatartászavarral küzdı gyermek kerül be az intézménybe, akiknek a szakszerő neveléshez pszichológus alkalmazására lenne szükség. Nyugdíjazásom miatt – matematika-fizika szakos vagyok – matematikafizika-technika szakos tanárt kell felvenni.

1.3. Technikai alkalmazottak

Iskolatitkár, teljes munkaidıben: 2 fı Iskolatitkár, térítési díjbeszedı, részmunkaidıben: Pedagógiai asszisztens:

1 fı

Hivatalsegéd: teljes munkaidıs: 10 fı részmunkaidıs:

2 fı

1.4. Pedagógus továbbképzés

Fıiskolai kiegészítı szak: Szakvizsgát adó képzés:

2 fı 2 fı

Egyéb: 2 fı

7

4 fı

2. Tárgyi feltételek alakulása

A tanév során különös gondot fordítottunk a Kalmár tagintézmény belsı környezetének alakítására. A Móricz Zs. úti telephelyen sor került a lépcsıházak, folyosók és 3 tanterem, falitáblák, udvari lelátó festésére, a második szinten tantermi függönyök cseréje. Vásároltunk 2 db lézernyomtatót, 1 db írásvetítıt, 1 db mosógépet a hozzá szükséges eszközökkel, az ebédlıbe asztalterítıket, valamint 30 db tanulószéket.

A Vörösmarty úti telephelyen megtörtént a nevelıi szoba, igazgatóhelyettesi iroda és az elıtér festése. Tanulóasztalok, székek vásárlására és az ebédlı bútorzatának cseréjére került sor. Egy tanteremben a tönkrement PVC padlóburkolat helyett laminált burkolatot csináltattunk. Az udvari játékok bıvítésére mászóka és csúszda vásárlásával történt.

A Hortobágyi úti telephelyen legnagyobb jelentıségő változás az önkormányzat támogatásával elkészített iskolaépület elıtti parkoló. Vásároltunk audiovizuális és informatikai eszközöket – írásvetítı, magnetofon, számítógép – számítógép-asztal. 60 db tanulószék felújítására is sor került. Kicseréltük az épület megrepedezett nagyon régi bejárati ajtóját. A szülıi munkaközösség tervezése, kivitelezése, finanszírozása révén elkészült egy lépcsıs emelvény, amit iskolai ünnepségeken használhatnak a gyerekek.

Mindhárom telephelyen javíttattuk a tönkrement sporteszközöket. A felújításokat, a vásárlásokat részben a költségvetésbıl, részben a telephelyek alapítványaiból, valamint a szülık támogatásából tudtuk finanszírozni.

8

3. Gazdálkodás

Az intézmény részben önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkezı szerv, amely valamennyi elıirányzata felett rendelkezési jogosultsággal bír. A gazdálkodási feladatot a Polgármesteri Hivatal látja el. A 2007. évi június 30-i félévi felhasználást tekintve a Kalmár Zoltán Általános Iskola személyi juttatásánál túllépés mutatkozott. Hat pedagógus álláshely megszüntetésével (létszámleépítés), a két intézmény összevonásával a gazdasági év végére a hiány megszőnt. A 2208. évi költségvetés a megváltozott állami finanszírozási rendszer következtében óriási megszorítással készült. Intézményfinanszírozás: 366.159 eFt Ebbıl állami:

222.750 eFt

Fenntartói:

143.409 eFt

A képviselı testület a magas hiányra való tekintettel az intézmény személyíi juttatására tervezett összegébıl 15.800 eFt-ot, a dologiból 5.375 eFt-ot zárolt. A kötelezı feladat ellátásához szükséges 4,06 túlórával lefedett álláshelyre tervezett 7.179 eFt + járulék biztosítása szükséges ahhoz, hogy az évet eredményesen tudjuk zárni.

4. Pedagógiai, szakmai munka

A tanév során az éves munkatervben meghatározott célok, feladatok megvalósítására törekedtünk. A hatékony fejlesztés érdekében alapelvként fogalmaztuk meg: • minden pedagógus szakmai tudását megalapozó pedagógiai háttértudás megszerzését • alapvetı

értékként

kezeljük

az

iskolai

tanítási-tanulási

folyamatok

hatékonyságát, és az elsajátított tudás és kompetenciák használhatóságát, hasznosságát • a személyközpontú, tapasztalati tudásra alapozó tanulásszervezési eljárások, módszerek általánossá válását

9

Nevelı-oktató munkánk céljainak elérése érdekében különös hangsúlyt fektettünk • a

kulcskompetenciák

fejlesztésére

az

életkori

és

tantárgypedagógiai

sajátosságoknak megfelelıen • az esélyegyenlıség biztosítására a tanulók eltérı igényeinek megfelelıen – hátránykompenzálás, tehetséggondozás • a környezettudatos, befogadó, elıítélet-mentes magatartás kialakítására • az ÉKP szellemiségének megırzésére, erısítésére, megújítására • a Belsı Gondozói Rendszer (BGR) kiépítésére • a korábbi eredményességi mutatók megtartására, fokozására • a szülıkkel, társintézményekkel való hatékony együttmőködés folyamatos megújítására.

A közös szakmai munka érdekében, a tagintézmények erısségeire építve megszerveztük a munkaközösségeket. A pedagógiai munka sokfélesége és szakmai differenciáltsága miatt fontos szerep hárul e közösségekre. Olyan belsı mőhelymunkát szorgalmaz, amely lehetıvé teszi a nevelıi közösségeknek a helyi körülményekhez és igényekhez igazított pedagógiai munkát.

Az

éves

program

tervezése,

bemutató

foglalkozások,

tapasztalatcserék,

versenyeztetések hozzájárultak a szakmai ismeretek bıvítéséhez, a módszertani kultúra fejlesztéséhez, nyitottabb szemléletmód alakulásához, az új helyzet, az új körülmények sokoldalúbb mérlegeléséhez.

Vezetıi

munkám

során

mindig

meghatározó

volt

számomra

a

szakmai

munkaközösség-vezetık véleménye, javaslata, hiteles és szakszerő információja.

Az intézmény eredményes, hatékony mőködésében döntı jelentısége van az intézményi minıségirányítási csoport munkájának. Sor került az IMIP csoport megszervezésére. Egymást segítve, a tapasztalatokat átadva eredményes munkakapcsolat alakult ki a csoport tagjai között.

10

A tanév során rendszeresen végezték az elégedettségi/elégedetlenségi vizsgálatokat. A mutatók alapján intézkedési tervet készítettek. A következı tanévben a Közoktatási törvény elıírása szerint kötelezıen bevezetésre kerül a pedagógusok teljesítményértékelése. Az ütemterv elfogadására a tanévzáró értekezleten kerül sor.

A diákönkormányzati programok jó lehetıséget biztosítottak a két tagintézmény tanulóinak ismerkedésére. Kölcsönös érdeklıdés volt tapasztalható, melynek eredménye humánus, baráti kapcsolatok kialakulása tanítványaink között.

A legnagyobb problémát a két tagintézmény távolsága jelentette mind az iskolavezetés, a pedagógusok és a tanulók számára.

5. Pályaválasztás, továbbtanulás

Egy iskola eredményessége azon mérhetı, hogy milyen magatartású, szorgalmú, milyen kvalitású tanulók folytatják tanulmányaikat a középiskolákban. Minden lehetıséget kihasználtunk, hogy tanítványainkat maximálisan felkészítsük az eredményes továbbtanulásra. A kötelezı tanórákon túl szakkörökön, felzárkóztató programokon segítettük ıket ismereteik bıvítésében.

Örvendetes tény, hogy sok jó képességő, jó tanuló folytatja tanulmányait a helyi középiskolában.

(A

balmazújvárosi

gimnáziumban

36

szakközépiskolában 10 fı (8 %), szakképzıben 28 fı (22 %). Bízom benne, hogy sikeresen folytatják tanulmányaikat.

11

tanuló

(28

%),

a

6. Hátránykompenzálás 6.1. Képesség-kibontakoztató és integrációs felkészítés

Annak ellenére, hogy a 2007/2008-as tanévben az intézmény/önkormányzat nem kapta meg a kiegészítı állami normatív finanszírozást, nem mondhattunk le a halmozottan hátrányos helyzető tanulók hátránykompenzálásáról. Az elmúlt évekhez hasonlóan megszerveztük az egyéni fejlesztésüket, felzárkóztatásukat, a szülıkkel való rendszeres konzultációt.

6.2. Útravaló pályázat

A Magyar Kormány 1016/2005. (II.25.) Kr. Határozata rendelkezik az Útravaló Ösztöndíjprogram elindításáról. Célja: a hátrányos helyzető tanulók esélyegyenlıségének elısegítése. Kezdettıl fogva éltünk e pályázati lehetıséggel. A középiskolára felkészítı alprogramba tudtunk bekapcsolódni Bocskai

Kalmár

Mentor:

4 pedagógus

5 pedagógus

Diák:

12 tanuló

7 tanuló

6.3. Czinka Panna pályázat

Erre az ösztöndíjra az a roma 7., 8. osztályos tanuló pályázhat, aki 3,5 tanulmányi átlageredményt ér el. Bocskai tagintézményben 9 tanuló nyerte el ezt az ösztöndíjat.

Összegezve: a tanév során a pedagógusok egymás értékeit elfogadva, egymás munkáját tisztelve, hatékony, eredményes munkát végeztek. Ezt alátámasztják a tanítványaink által elért versenyeredmények, a nyolcadikosok továbbtanulási mutatói. (1. sz. melléklet, 2. sz. melléklet, 3. sz. melléklet, 4. sz. melléklet)

12

Zárógondolatok

Vezetıi munkámat végigkísérte egy „MESTER” – aki Dr. Zsolnai József az MTA doktora professzor emeritus az ÉKP programgazdája.

Mit tanultam én a Tanár úrtól? Mindenekelıtt azt, hogy ha van az embernek egy csapata, akiket irányít, felelısséggel tartozik értük és nekik. Felelısséggel tartozik a jól képzett szakemberek biztosításáért és a dologi erıforrások elıteremtéséért, az intézményben folyó professzionális munkavégzésért, az ott dolgozó pedagógusok folyamatos szellemi karbantartásáért, az intézmény menedzseléséért, az alkotó munka kibontakozásáért. Sokszor hangsúlyozta, hogy három dologra kell mindig figyelni, ha az egyes pedagógiák lényegét kutatjuk, ez pedig a gyermek, a pedagógus és az iskola. Tanár úr személyes példájával megtanított arra, hogy a pedagógusi létforma felvállalása mindig komoly kötelezettséggel jár. - TUDÁS, TISZTESSÉG, TOLERANCIA -

Szerencsés embernek mondhatom magam, hisz egy olyan ember segített, irányított támogatott a vezetıi munkám során, akit példaképemnek tekintek. Szerencsés voltam abban is, hogy éveken át olyan tantestületi közösség vezetıje lehettem, akik olyan szellemi-lelki környezet megteremtését vállalták, ahol az alkotó munka, az erkölcsi normák tisztelete, a jellem és tudás értékként való megjelenítése és elfogadtatása a mérték. Ahol mindenki felelıs a maga helyén. Akik bíznak a gyerekekben, az együttmőködı szülıkben, s nem utolsósorban egymásban.

Az elkövetkezı évekre eredményes, kitartó munkát kívánok a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola minden dolgozójának, a diákoknak sikeres, élményekben gazdag tanulmányi éveket.

Köszönöm Balmazújváros Város Képviselı Testületének, hogy 14 éven át megbízott az igazgatói feladat ellátásával.

13

1. sz. melléklet 2. 2007/2008. tanév

Pályaválasztás, továbbtanulás Osztály

Kalmár: 8.a 23fı

Gimnázium Város Balmazújváros Debrecen

testnevelés tag.

23 fı

Balmazújváros Debrecen Debrecen

Bocskai: 8.a 28 fı

Balmazújváros Debrecen

8.b

27 fı

matematika tag.

8.c általános

Szakközépiskola (érettségit adó) Létszám Város Létszám 5 Balmazújváros 2 1 Debrecen 8 Berettyóújfalu 1 20 Balmazújváros 3 1 Debrecen 2 6 Debrecen 8 Nyíregyháza 1 Hajdúböszörmény 2 6 Balmazújváros 2 4 Debrecen 7

Szakiskolai képzés

Még nem nyert felvételt Létszám 2

Város Balmazújváros Debrecen

Létszám 3 1

Balmazújváros

1

Balmazújváros Hajdúböszörmény

4 1

1

Balmazújváros

7

2

Balmazújváros Debrecen Balmazújváros Debrecen Hajdúböszörmény

7 2 22 3 1

1

26

6

ÉKP

8.b

27 fı

ÉKP Összesen:

Mindösszesen:

Balmazújváros Debrecen Balmazújváros Debrecen

5 3 36 15

Balmazújváros Debrecen Balmazújváros Debrecen Hajdúböszörmény Berettyóújfalu Nyíregyháza

51

14

3 6 10 31 2 1 1 45

6

2. sz. melléklet Bocskai István tagintézmény versenyeredmények Országos eredmények Lélektıl lélekig c. nemzetközi irodalmi gyermekfesztivál Arany fokozat – 1 fı Ezüst fokozat – 1 fı Angol nyelvi levelezı verseny – 1 fı - 1. helyezés Országos Tudományos Diákköri Konferencia 2. helyezés – 1 fı 2. helyezés - 1 fı 3. helyezés – 1 fı 3. helyezés – 1 fı

Országos Szép Magyar Beszéd verseny - Bronz fokozat – 1 fı Ne felejtsek! – országos levelezı anyanyelvi verseny - Bronz fokozat – 11 fı Országos kézilabda döntı Adidas Gyermekbajnokság - 4. helyezés –– csapat - elıdöntı – 2. helyezés - az elıdöntı legjobb kapusa cím elnyerése 5. – 8. helyezés – Titok Arany János magyar nyelvi verseny – 2 fı

Megyei eredmények Alapmőveleti matematika verseny 3., 6., 9., 10. helyezések

LADIK-lapot a diákoknak – megyei döntın: 3. h.

Hajdú-Bihar Megyei Gyermek Néptáncfórumon 7. osztályos néptánccsoport – bronz minısítés

15

N.A.P. megyei diákolimpia II. korcsoport fiúk 4.h. IV. korcsoport

4.h.

Területi regionális versenyek

„Lélektıl lélekig” vers- és prózamondó verseny 5-6. osztály 3., 4. h. 7-8. osztály 1., 2. h.

Területi Kazinczy szépkiejtési verseny 5-6. o.

2. h.

7-8. o.

1., 2. h.

Regionális vers- és prózamondó verseny 5-6. o.

1., 3. vers

7-8. o.

1.

7-8. o.

1. 2. próza

vers

Tudományos diákköri kutatómunka regionális döntıje 3 tanuló

1. h.

1 tanuló

2. h.

Területi természettudományi vetélkedı Csapatverseny

2. h.

Kistérségi vers- és prózamondó verseny 1-2. o.

1. h. vers

1-2. o.

különdíj mese

3-4. o.

2.h. próza

16

Kistérségi Atlétika Diákolimpia III. korcsoport lányok

3.h.

III. korcsoport fiúk

4.h.

IV. korcsoport lányok

1. h.

IV. korcsoport fiúk

1. h.

Kistérségi Labdarúgó Diákolimpia:

4. h.

Területi atlétikaverseny I. korcsoport lányok

3.h.

I. korcsoport fiúk

2.h.

II. korcsoport fiúk

2.h.

Területi Kazinczy szépkiejtési verseny 5-6. o.

2.h.

7-8. o.

1., 2. h.

Területi elsısegélynyújtó verseny csapatverseny

3.h.

Körzeti kerékpáros iskola kupa csapatverseny

2.h.

Kistérségi N.A.P. diákolimpia I. korcsoport lányok

3.h.

I. korcsoport fiúk

4.h.

II. korcsoport lányok

2.h.

II. korcsoport fiúk

1.h.

III. korcsoport lányok

3.h.

III. korcsoport fiúk

3.h.

IV. korcsoport lányok

2.h.

IV. korcsoport fiúk

1.h.

17

Városi versenyek

Ének 1-2. osztály különdíj 3-4. o.

2., 3. h.

7-8. o.

1. 2. h.

Túzokfutás 1.o.

4.h.

2.o.

4., 5. h.

3.o.

1., 2., 6. h.

4.o.

2., 3. h.

5.o.

1., 3., 5., 6. h.

6.o.

3. h.

7.o.

4.h.

8.o.

1., 3. 5. h.

18

A Kalmár Zoltán Tagintézmény versenyeredményei a 2007/2008-as tanévben

Országos eredmények Szépmővészeti Múzeum rajzpályázata

csapat

1. helyezés

csapat

4. helyezés

csapat

9. helyezés

Lélektıl lélekig versmondó verseny Levelezıs anyanyelvi verseny - Ne felejtsek!

1 fı csapat

ezüst minısítés 1. helyezés

1 fı

arany

26 fı

ezüst

6 fı

bronz

1 fı

különdíj

2 fı

1. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

5. helyezés

27 fı

1. helyezés

19 fı

2. helyezés

Szivárvány országos tanulmányi verseny

1 fı

10. helyezés

Diákolimpia - karate

1 fı

1. helyezés

csapat

2. helyezés

csapat

3. helyezés

csapat

4. helyezés

1 fı

10. helyezés

1 fı

4. helyezés

1 fı

7. helyezés

Magyar levelezıs verseny

Matematika levelezıs verseny

Diákolimpia - kézilabda

- atlétika (kislabda-hajítás) Komplex történelmi verseny

19

Megyei, regionális, területi, kistérségi, körzeti verseny Kazinczy szépkiejtési verseny

Lélektıl lélekig versmondó verseny

Méliusz Könyvtár mesemondó versenye

Vers - és prózamondó verseny

1 fı

1. helyezés

2 fı

3. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

4 fı

1. helyezés

3 fı

2. helyezés

3 fı

3. helyezés

2 fı

különdíj

1 fı

2. helyezés

1 fı

5. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

1 fı

4. helyezés

1 fı

5. helyezés

Diákolimpia - kézilabda

csapat

2. helyezés

- kézilabda

csapat

2. helyezés

- kézilabda

csapat

3. helyezés

- kézilabda

csapat

3 helyezés

8 csapat

2. helyezés

4 csapat

3. helyezés

2 csapat

4. helyezés

1 csapat

5. helyezés

csapat

2. helyezés

csapat

9. helyezés

Simonyi Zsigmond helyesíró verseny

Aranytoll helyesíró verseny

Országos kézilabda gyermekbajnokság

Diákolimpia – torna

20

Atlétika

1 fı

2. helyezés

Zrínyi matematikaverseny

csapat

3. helyezés

Zrínyi matematikaverseny

csapat

4. helyezés

1 fı

12. helyezés

1 fı

15. helyezés

Kalmár László matematikaverseny

1 fı

3. helyezés

Alapmőveleti matematikaverseny - körzeti

3 fı

1. helyezés

4 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

4 fı

4. helyezés

3 fı

5. helyezés

2 fı

6. helyezés

1 fı

1. helyezés

1 fı

3. helyezés

1 fı

5. helyezés

1 fı

6. helyezés

1 fı

1. helyezés

2 fı

2. helyezés

3 fı

3. helyezés

2 fı

4. helyezés

1 fı

6. helyezés

csapat

4. helyezés

Benedek napok matematikaverseny

1 fı

4. helyezés

Német tanulmányi verseny

1 fı

10. helyezés

Varga Tamás matematikaverseny

Alapmőveleti matematikaverseny - megyei

Megyei matematikaverseny

21

Városi eredmények Kalmár Zoltán helyesíró verseny

4 fı

1. helyezés

4 fı

2. helyezés

2 fı

3. helyezés

1 fı

4. helyezés

csapat

1. helyezés

csapat

2. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

duó

1. helyezés

csoport

1. helyezés

szóló

2. helyezés

csoport

2. helyezés

szóló

3. helyezés

csoport

3. helyezés

Búvárkodj!

csapat

1. helyezés

Matemacika verseny

3 fı

1. helyezés

1 fı

2. helyezés

1 fı

3. helyezés

1 fı

4. helyezés

3 fı

5. helyezés

csapat

1. helyezés

csapat

2. helyezés

csapat

3. helyezés

Aranyceruza helyesíró verseny

Népdaléneklési verseny

Német nyelvi verseny

Túzokfutás

22

6 fı

1. helyezés

6 fı

2. helyezés

5 fı

3. helyezés

3. sz. melléklet Tanórán kívüli tevékenységek – Bocskai tagintézmény 2007/2008. 1. Iskolán belüli tevékenységek Alsó tagozat Tömegsport 68 Atlétika 45 Foci 10 Kézilabda 29 Kosárlabda Röplabda Sakk 37 Kézmőves Néptánc Furulya Énekkar Rajz

Felsı tagozat

46 12 28 12 20 61

207 15

24 12

62

Dráma Német Stúdió Újságszerkesztı

60 10 8 15

Környezetvédelmi Egészségnevelési Vöröskeresztes KRESZ Sziréna klub Hittan

18 16 30 16 26 6

24

2. Iskolán kívüli tevékenységek Alsó tagozat Mazsorett Cselgáncs Foci Kézi Karate Zeneiskola Néptánc Citera Íjászat Modern tánc Kungfu Hittan Aerobik Dráma Ökölvívás

Felsı tagozat

11 1 2 3 1 6 2 2 1

3 19 1 5 21 2 5 2 2 4 1 1 3

23

Felzárkóztatás, tehetséggondozás, szakkörök A Kalmár tagintézményben Iskolai Alsó tagozat Edzés:

Felsı tagozat

121fı

114 fı

Énekkar:

28 fı

26 fı

Szertorna:

14 fı

11 fı

Rajz szakkör:

17 fı

18 fı

Matematika szakkör:

-

46 fı

Latin:

-

20 fı

Néptánc:

29 fı

6 fı

Ne felejtsek - anyanyelvi szakkör: -

23 fı

Informatika:

15 fı

Felvételi elıkészítı:

12 fı -

58 fı

Iskolán kívüli Zeneiskola: Mazsorett:

38 fı

29 fı

6 fı

24 fı

Sportegyesület, futball:18 fı Rajz:

28 fı

8 fı

5 fı

29 fı

3 fı

Úszás:

3 fı

3 fı

Hittan:

18 fı

18 fı

Aerobic:

Tánc(hastánc, néptánc stb.): 10fı

15 fı

Íjászat:

12 fı

4 fı

24

4. sz. melléklet

A BOCSKAI TAGINTÉZMÉNY ÁLTAL SZERVEZETT PROGRAMOK, RENDEZVÉNYEK Program, tevékenység

Célcsoport

Tanévnyitó értekezlet nevelık

Idıpont

Felelısök

2007. augusztus 27.

Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Nagy Istvánné

Tanévnyitó ünnepély

tanulók, nevelık, szülık

2007. szeptember 1.

Császi Istvánné Kisné Tréki Margit

Szülıi értekezlet

szülık

2007. szeptember 1-15.

osztályfınökök

Hulladékgyőjtés


2007.szeptember 24.

Szekeresné Bereczki Rita Vértesiné Tar Márta Osztályfınökök

IMIP, Közalkalmazotti Tanács választása

nevelık iskola dolgozói

2007. szept.24.

Nagy Istvánné Szarvas Ernıné Csepregi Jánosné

Megemlékezés az aradi vértanúkról - iskolarádiós mősor

tanulók, nevelık

2007. október 5.

Bozóki Ferenc osztályfınökök

Diákgyőlés

tanulók, nevelık

2007. október 12.

Szekeresné Bereczki Rita

Túzokfutás

a város óvodása, tanulói tanulók, nevelık

2007.október 18.

Földesiné Tóth Erika

2007. október 20.

Bozóki Ferenc osztályfınökök

Szülıi közösség választmányi győlése

választmányi tagok szülık

2007. okt. utolsó hete

Kecskésné Mezı Mária Kerekesné Dobi Erzsébet

5. osztályosok bemutatása

nevelık

2007. november 12.

Csigéné Lajter Katalin Kunkli Ferencné Baji-Gál Ferencné Kerekesné Dobi Erzsébet

Nyílt napok


alsó: 2007.11.1931. felsı: 2007.12.317.

osztályfınökök szaktanárok

Megemlékezés a nemzeti ünnepünkrıl, 1956. október 23-áról

25

Bocskai nap

tanulók, nevelık

2007.nov.23.

Mikulásnapi disco

tanulók, nevelık

2007. december 7. Szekeresné Bereczki Rita Bozóki Ferenc Földesiné Tóth Erika osztályfınökök

Karácsonyi ünnepség

tanulók, nevelık

2007.dec.21.

Szvercsokné Holb Erzsébet Nemesné Tar Ibolya

Szaktanári szülıi értekezlet

nevelık, szülık

2008. január 8.

osztályfınökök szaktanárok

Diákparlament

tanulók, nevelık, iskola dolgozói

2008. január 31.

Szekeresné Bereczki Rita osztályfınökök

Félévi tantestületi értekezlet

tantestület

2008. február 4.

Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Csehné Fodor Erzsébet Nagy Istvánné

Szülıi közösség választmányi győlése

választmányi tagok szülık

2008. február elsı hete


Valentin napi szívküldi - iskolarádiós mősor Farsang

tanulók, nevelık

2008. febr.11.

Szekeresné Bereczki Rita Bozóki Ferenc

tanulók, nevelık szülık

2008. február 15.

Az 1848-49-es forradalom és szabadságharc megünneplése ünnepi mősor Húsvéti játszóház


2008. március 14.

Szekeresné Bereczki Rita Vértesiné Tar Márta osztályfınökök Csigéné Lajter Katalin Kunkli Ferencné

alsós tanulók, nevelık 2008. március 20.

Vértesiné Tar Márta

Fordított nap

tanulók, nevelık

2008. április 1.

Szekeresné Bereczki Rita szaktanárok

Hulladékgyőjtés


2008. április 14.

Szekeresné Bereczki Rita Vértesiné Tar Márta osztályfınökök

Tavaszi pusztabiciklizés

tanulók, nevelık

2008. április 18.

Vértesiné Tar Márta osztályfınökök

26

Bozóki Ferenc társ.tud. munkaköz. Szekeresné Bereczki Rita Vértesiné Tar Márta

Néptánc gála

tanulók, nevelık, szülık, meghívott vendégek

2008. május 3.

Rózsa Sándorné Tóthné Pásztor Ágota osztályfınökök


szülık

2008. május 1-15.

osztályfınökök

Múzeumi Világnap – rendhagyó órák

tanulók, nevelık, múzeumvezetı

2008. május 23.

Bozóki Ferenc társ.tud. munkaköz. osztályfınökök

Országos mérés

4.6.8. osztályos tanulók

2008. május 28.

Szarvas Ernıné matematika, magyar tanárok

Tanulmányi kirándulások Szülıi közösség választmányi győlése

tanulók, nevelık, szülık választmányi tagok szülık

2008. június 6.

osztályfınökök

2008. június elsı hete


Környezetvédelmi Világnap elıadás, játékos foglalkozások

tanulók, nevelık, meghívott elıadó

2008. június 9.

Kerekesné Dobi Erzsébet Kecskésné Mezı Mária term.tud. munkaközösség

Gyermeknap

tanulók, nevelık

2008. június 10.

Szekeresné Bereczki Rita Vértesiné Tar Márta osztályfınökök

Évzáró iskolagyőlés

tanulók, nevelık

8. osztályok napja

tanulók, nevelık

alsó: 2008.06.05. felsı: 2008.06.11. 2008. június 13. Szarvas Ernıné Kenéz Ferenc

Bolhapiac

tanulók, nevelık

2008. június 13.

Vértesiné Tar Márta

Ballagás

felsıs tanulók, nevelık, szülık, hozzátartozók tanulók, nevelık, szülık

2008. június 14.

Földesiné Tóth Erika Bozóki Ferenc

2008. június 21.

Sutyák Margit Vértesiné Tar Márta

2008. június

Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Csehné Fodor Erzsébet Nagy Istvánné

Tanévzáró ünnepély

Tanévzáró értekezlet

tantestület

27

A BOCSKAI TAGINTÉZMÉNY ÁLTAL SZERVEZETT VERSENYEK Program, tevékenység Rajzverseny

Sakkverseny Énekverseny

Vers- és prózamondó verseny

Lélektıl-lélekig NYIK-es vers- és prózamondó verseny

Célcsoport nevelık

Országos Tudományos Diákköri Kutatómunka

alsó 2007. 10.05. felsı: 2008.01.18.

felsıs tanulók, 2007.nov. 30. nevelık tanulók, alsó: 2007.11.14. nevelık, szülık felsı: 2007.11.05.

tanulók, iskolai: nevelık, szülık alsó: - vers: 2007.12.18. alsó: - próza: 2008.03.19. felsı: - vers: 2007.12.04. felsı: - próza: 2008.03.31. tanulók, iskolai forduló: nevelık, szülık, alsó: - 2007.12.18. felsı: - 2007.12.04. más iskolák tanulói, nevelıi regionális forduló 2008.02.08.

Mőveltségi vetélkedı felsıs tanulók, nevelık Alapmőveleti Matematika Verseny

Idıpont

4-8. osztályos tanulók, nevelık, más iskolák tanulói, nevelıi 4-8. osztályos tanulók, nevelık, szülık

Föld napja alkalmából tanulók, akadályverseny nevelık

országos fesztivál: 2008.március 28-29. 2008.febr.utolsó hete

Felelısök Gavalléré Jánosné Kordásné Juhász Katalin Kisné Tréki Margit Tar Erzsébet Bozóki Ferenc Nemesné Tar Ibolya Székelyhidiné Ecsedi Ibolya Baji-Gál Ferencné Kunkli Ferencné NYIK-es munkaköz.

Baji-Gál Ferencné Kunkli Ferencné NYIK-es munkaközösség

Mk. vezetık szaktanárok

iskolai forduló: 2008.márc.4. regionális forduló: 2008. márc. vége

matematika munkaközösség

iskolai prezentáció: 2008. április eleje regionális: 2008. ápr.vége országos döntı: 2008. május

Varga Erika osztályfınökök szaktanárok

2008. ápr.22.

Kecskésné Mezı Mária Szekeresné Bereczki Rita osztályfınökök

28

KRESZ verseny Sportversenyek: Röplabda bajnokság Túzokfutás

Hószoborépítı verseny Szánkózás Korcsolyázás Focibajnokság

tanulók, nevelık

2008. ápr. 30.

Kenéz Ferenc

felsıs tanulók, nevelık tanulók, nevelık

2008.január


2007.0kt.18.

Földesiné Tóth Erika alsós testnev. tanítók

tanulók, nevelık tanulók, nevelık tanulók, nevelık tanulók, nevelık

2008. jan.


2008. január


2008. február


2008. márc.29.

Tóth Gábor Földesiné Tóth Erika

29

A KALMÁR TAGINTÉZMÉNY ÁLTAL SZERVEZETT PROGRAMOK, RENDEZVÉNYEK Program, Célcsoport tevékenység Tanévnyitó értekezlet nevelık (közös)

Idıpont

Felelısök

2007. augusztus 27. Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Nagy Istvánné

Tanévnyitó ünnepély


2007. szeptember 1. Banáné Tóth Katalin Kunkliné Katona Marianna Lugosiné Gonda Mária dr. Szabó Jánosné Szabóné Juhász Andrea Will Csabáné

Hulladékgyőjtés - ıszi

tanulók

2007. szeptember 19.

Berettyán Sándorné Szilágyi Szilvia

A Közalkalmazotti Tanács választása, az IMIP elfogadása (közös)

nevelık

2007. szeptember 24.

Balogh Barnáné Béresné Posta Margit


szülık

osztályfınökök

Megemlékezés az aradi vértanúkról

tanulók, nevelık, a város lakói

2007. szeptember október 2007. október 5.

Túzokfutás

a város óvodásai, tanulói

2007. október 18.

Megemlékezés tanulók, nevelık nemzeti ünnepünkrıl, 1956. október 23-áról

2007. október 20.

Szülıi közösség választmányi győlések

szülık

2007. október

Sóvágóné Pál Magdolna Borzáné Szarvas Ibolya

nevelık

2007. október

Tóth Istvánné Berettyán Sándorné

Béresné Posta Margit Szabóné Ajtai Erika Tar Erzsébet Berettyán Sándorné Szilágyi Szilvia Berettyán Sándorné Földesiné Tóth Erika Melkó Károly Nagyné Bokor Erzsébet Berettyán Sándorné Boda Katalin Melkó Károly

Belsı továbbképzés a., A BGR folyamatának kiépítése 30

Diákparlament

tanulók, nevelık

2007. október


Nyílt napok szervezése

szülık, nevelık

felsı: 2007. november 2. hete

Szabóné Ajtai Erika

alsó: 2007. november december 2007. december

Csehné Fodor Erzsébet

DISCO

tanulók

Fenyıünnep


Radóczné Bálint Ildikó

Borzáné Szarvas Ibolya Sóvágóné Pál Magdolna

2007. december 20. Berettyán Sándorné Szilágyi Szilvia Csehné Fodor Erzsébet Koroknai Istvánné Szarvasné Dobi Mária Zsuposné Juhász Margit Nagyné Bokor Erzsébet Mihalik Istvánné Borzáné Szarvas Ibolya

Belsı továbbképzés Szabóné Ajtai Erika Radóczné Bálint Ildikó

nevelık, szülık b., Személyiségfejlesztés a nevelési folyamatban dr.Bagdy Emıke

2008. január

Félévi értekezlet (közös)

nevelık

2008. január 28.


szülık

A Kalmár Napok megnyitója

tanulók, nevelık, meghívottak

2007. január február 2008. február 11.

Rajzkiállítás (alsó tagozat)

tanulók, nevelık

2008. február 11.

Kossináné Kertész Ibolya

Valentin-nap

tanulók

2008. február 14.

Berettyán Sándorné

Farsang


2008. február március


31

Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Nagy Istvánné Csehné Fodor Erzsébet osztályfınökök Melkó Károlyné Radóczné Bálint Ildikó

DISCO

tanulók

2008. március

Berettyán Sándorné Szilágyi Szilvia Kossináné Kertész Ibolya Nagy Imréné Sóvágóné Pál Magdolna Szabó Mihályné Tóth Istvánné

Megemlékezés tanulók, nevelık nemzeti ünnepünkrıl 1848. március 15-érıl

2008. március 14.

Fordított nap

tanulók, nevelık

2008. április 1.

Berettyán Sándorné

Föld napja

tanulók, nevelık

2008. április 22.

Nagyné Bokor Erzsébet

Anyák napi megemlékezés

tanulók, anyák, nagymamák

2008. május

osztálytanítók, osztályfınökök

Hulladékgyőjtés - tavaszi

tanulók

2008. május


Alsós gála

tanulók, nevelık, szülık, meghívott vendégek

2008. május

Csehné Fodor Erzsébet Lénártné Komjáthy Judit Nagy Imréné

Gyermeknap az alsó tagozatosoknak

tanulók

2008. május



szülık

2008. május

osztályfınökök

Szülıi közösség választmányi győlések

szülık

2007. május

Tanulmányi kirándulás Ballagási ünnepség

tanulók

Tanévzáró ünnepély

Tanévzáró értekezlet

7-8. osztályos tanulók, szülık, nevelık, hozzátartozók tanulók, nevelık, szülık

nevelık

Sóvágóné Pál Magdolna Borzáné Szarvas Ibolyla 2008. május - június osztálytanítók osztályfınökök 2008. június 14. Fábrikné Boros Katalin Melkó Károlyné Szeifert Péterné 2008. június 3. hete Adorján Krisztina Blága Csaba Kolozsánné Nagy Julianna Loós Imre 2008. június Kenéz Ferencné Radóczné Bálint Ildikó Nagy Istvánné Csehné Fodor Erzsébet

32

A KALMÁR TAGINTÉZMÉNY ÁLTAL SZERVEZETT VERSENYEK Program, Célcsoport tevékenység Iskolai szintő tanulók Kazinczy szépkiejtési verseny

Idıpont

Felelısök

Várható ideje (kiírástól függıen) 2008. január

Béresné Posta Margit Borzáné Szarvas Ibolya Mihalik Istvánné

2008. február 2. hete


Matematika verseny – tanulók, alsó tagozat nevelık Alsós játékos tanulók sportverseny, felsıs szuperbajnokság


Kossináné Kertész Ibolya


Nagyné Bokor Erzsébet Zsuposné Juhász Margit

Német, angol vers- és tanulók prózamondó verseny


Béresné Posta Margit Borzáné Szarvas Ibolya Hıdör Gabriella Kolozsánné Nagy Julianna Melkó Károlyné Szeifert Péterné Lénártné Komjáthy Judit

Kalmár Zoltán Helyesíró Verseny

a város tanulói, magyar szakos kollégák

Vers- és prózamondó verseny – iskolai, alsós

tanulók, szülık, 2008. február 2. hete nevelık

Komplex verseny

tanulók, tanárok 2008. február 2. hete

Matematika alapmőveltségi verseny – regionális forduló (közös)

tanulók

2008. március

Iskolai szintő vers- és tanulók prózamondó verseny (felsıs)

2008. március


Angol fordító verseny tanulók

2008. április

Hıdör Gabriella Kolozsánné Nagy Julianna Melkó Károlyné

33

Fábrikné Boros Katalin Melkó Károlyné Fábrikné Boros Katalin

Határozati javaslat A Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményi beszámolója

Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva a Bocskai István és a Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményi beszámolóját elfogadja.



34

BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE

Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS

Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére a városi köztemetı további üzemeltetése és a temetkezési szolgáltatások tárgyában.

Tisztelt Képviselı-testület!

A Balmazújváros, Csegei úti önkormányzati tulajdonú köztemetı üzemeltetését és a temetkezési szolgáltatásokat „Kegyeleti közszolgáltatási szerzıdés” keretében a HBM. Temetkezési Vállalat látja el. A vállalat a közszolgáltatási tevékenységet és a temetı üzemeltetését az elmúlt 8 év alatt az Önkormányzattal és a Polgármesteri Hivatallal folyamatosan együttmőködve látta el. A temetkezési szolgáltatásokat és a temetı üzemeltetését a szolgáltatást végzı a lakosság körében is megfelelı jó színvonalon látta el, tevékenységével kapcsolatosan jelentısebb intézkedést igénylı bejelentések nem érkeztek. A köztemetık fenntartását és a temetkezési tevékenységet a temetıkrıl és a temetésekrıl szóló 1999. évi XLIII. törvény és a végrehajtására kiadott 145/1999. (X: 01.) Korm. rendelet szabályozza. A törvény alapján a tulajdonos egyben a köztemetı fenntartója is. Fenntartói kötelezettségébıl adódóan dönthet arról, hogy a köztemetı üzemeltetését, a kegyeleti és temetkezési szolgáltatásokat saját maga vagy gazdálkodó szervezet útján látja el. A HBM. Temetkezési Vállalattal kötött közszolgáltatási szerzıdés 2008. július 01. jár le, ezért a továbbiakban döntenie kell a Képviselı-testületnek a temetkezési tevékenység törvényben szabályozott szolgáltatásairól és a temetı üzemeltetésérıl. A temetkezési szolgáltatások és üzemeltetés részletes feltételeit az alábbiakra figyelemmel fenti Kormány rendelet szabályozza. Ennek keretében a jogszabály fıbb szempontokként elıírja, hogy - szolgáltatást a temetkezési szolgáltatókra vonatkozó törvényi feltételek alapján végezhet a szolgáltató és üzemeltetı, - a temetkezési szolgáltatáshoz telephellyel, halottszállító jármővekkel és személyzettel kell rendelkeznie, - a személyi feltételek esetén a halott szállításhoz legalább 2, az eltemetéshez legalább 4 fıt kell alkalmaznia, figyelembe véve a kegyeleti igényeknek megfelelı eszközöket és ruházatot, - a temetkezési szolgáltatónak „temetkezési szolgáltató szakképesítéssel” kell rendelkeznie, - a temetı üzemeltetés során a vezetı vagy alkalmazott rendelkezzék kertészeti vagy kertépítı szakképesítéssel, - a temetkezési szolgáltató köteles vagyoni biztosítékra pénzintézettel vagy biztosítóval szerzıdést kötni, - biztosítania kell a pénzügyi és számviteli jogszabályokban elıírt feltételeket, A köztemetı közszolgáltatási szerzıdés megszőnésére figyelemmel a Képviselı-testületnek döntenie kell arról, hogy a továbbiakban saját maga vagy gazdasági szervezet útján kíván gondoskodni, mint fenntartó a temetı üzemeltetésérıl és a temetkezési szolgáltatásokról. Javasoljuk, hogy a Képviselı-testület a további mőködtetéssel kapcsolatos alternatívákat tárgyalja meg. A jelenlegi szolgáltatási szerzıdés az elıterjesztés mellékletét képezi.

Határozati javaslat A városi köztemetı további üzemeltetése és a temetkezési szolgáltatások tárgyában. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az önkormányzati tulajdonú és fenntartású Balmazújváros, Csegei úti 2828 és 2829 hrsz.-ú ingatlanokon lévı Városi Köztemetı üzemeltetésének és temetkezési szolgáltatásainak további feladatairól és módjáról – az Ötv. 80. § (1) bekezdés, valamint a temetıkrıl és a temetkezésrıl szóló 1999. évi XLIII. törvény és a végrehajtásáról szóló 145/1999. (X. 01.) Korm. sz. rendelet alapján az alábbiak szerint határoz: a.) alternatíva A Városi Köztemetı területén a temetkezési tevékenységet és a temetı területének, létesítményeinek fenntartását és üzemeltetését 2008……………………..-tól az Önkormányzat ……………………………….. szervezete útján látja el. b.) alternatíva A Városi Köztemetı területén a temetkezési tevékenységet és a temetı területének, létesítményeinek fenntartását és üzemeltetését megfelelı szakmai feltételekkel rendelkezı pályázók részére meghirdeti. Felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét a pályázati kiírás elkészítésére. c.) alternatíva A Köztemetı területén a temetkezési szolgáltatások és temetı üzemeltetés feladataira megkötött „Kegyeleti közszolgáltatási szerzıdést” meghosszabbítja ………………………-ig, határozott idıre, a temetıkrıl és a temetkezésrıl szóló jogszabályi feltételekkel. A Képviselı-testület a jelenlegi temetkezési szolgáltatóval és üzemeltetıvel (a. vagy b. alternatíva esetén) a szolgáltatási szerzıdést a pályázat elbírálásáig, de legkésıbb 2008. szeptember 15-ig meghosszabbítja. Az Önkormányzat a temetı üzemeltetéséhez csak a beszedett sírhelydíjakkal járul hozzá. A szolgáltatási szerzıdést a további feltételekkel köti meg: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… A megkötendı kegyeleti közszolgáltatási szerzıdés megkötésére felhatalmazza a polgármestert. Felkéri továbbá a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy a szükséges intézkedéseket a szerzıdéskötés érdekében tegye meg. Határidı: 2008. június 27. és folyamatos Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 16. Dr. Tiba István polgármester Elıterjesztést készítette: Emıdi Sándor osztályvezetı

Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármestere Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzata Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt.-vel szemben fennálló tartozás rendezése tárgyában. Tisztelt Képviselı-testület! A Polgármesteri Hivatal és a Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt. Megállapodást kötött a Polisz Komplex Gazdálkodási Szoftverrendszer használatára vonatkozóan. A rendszer használatának díjáról kállított számlák 2005. évben nem kerültek kiegyenlítésre, a fennálló számlatartozás 825 e Ft és annak kamatai. A rendszer újabb verziójának telepítése során ismételten felszínre került a tartozás rendezése, a tárgyalások során a kamatok elengedésre kerültek és a tıkébıl 792 e Ft-ot kellene megfizetni.A kötelezettség rendezése érdekében javasoljuk a tisztelt képviselı-testületnek,hogy hatalmazzza fel a polgármestert és a jegyzıt a fizetési könnyítési megállapodás aláírására. A tartozás rendezésére a késedelmi kamatok elengedésével 36 hónap alatt, havi 22 e Ft-os részletekben történne, a Polgármesteri Hivatal zárolt dologi kiadásai terhére. Határozati javaslat Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt.-vel szemben fennálló tartozás rendezése tárgyában. Balmazújváros Város Önkormányzat képviselı-testülete a Helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. 80.§. (1). bek. alapján a Magyar Közigazgatási Zrt-vel szemben fennálló tartozás rendezése érdekében felhatalmazzza a polgármestert és a jegyzıt, hogy a fizetési könnyítési megállapodást írják alá. A tartozás rendezésére a késedelmi kamatok elengedésével 36 hónap alatt havi 22 e Ft-os részletekben történik, a Polgármesteri Hivatal zárolt dologi kiadásai terhére. Határidı: folyamatos Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 16.


Az elıterjesztést készítette: Leiter Katalin pénzügyi osztályvezetı

BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az intézményvezetıi pályázatok elbírálása tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! I. A Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 68/2008.(II.14.) sz. határozatával elrendelte a Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény igazgatói állására a pályázati kiírás Oktatási Közlönyben valamint a Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ internetes oldalán való közzétételét. A pályázati felhívás az Oktatási Közlöny LII. évfolyam 12. számában 2008. április 30-án jelent meg. A pályázat benyújtásának határideje 2008. május 30-án lejárt. A felhívásra két pályázó nyújtotta be pályázatát: Bekker Gyula, az intézmény jelenlegi igazgatója és Tóth János, az intézmény néptáncpedagógusa és muzeológus. A benyújtott pályázatok az elıterjesztés mellékletét képezik. A beérkezett pályázatokat a 11/1994.(VI.8.) MKM rendeletben foglaltaknak megfelelıen a nevelıtestület által választott elıkészítı bizottság elnökének a fenntartó átadta, hogy arról a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (3) bekezdésében megnevezettek véleményt nyilváníthassanak. A 2008. június 10-én tartott értekezleten a nevelıtestület a vezetıi programról, az alkalmazotti közösség pedig arról szavazott, hogy melyik pályázó vezetıi megbízását támogatja. A titkos szavazással nyilvánított vélemény eredménye a következı : 1. Nevelıtestület jelen van : 20 fı érvényes szavazatok száma : 18 (a két pályázó nem szavazott) Bekker Gyula vezetıi programjára szavazott : 11 fı Tóth János vezetıi programjára szavazott : 7 fı

100 % 61 % 39 %

2. Alkalmazotti közösség jelen van : 27 fı érvényes szavazatok száma: 25 ( a két pályázó nem szavazott ) Bekker Gyula vezetıi megbízását támogatja : 17 fı Tóth János vezetıi megbízását támogatja : 8 fı

100 % 68 % 3

A pályázatokat a képviselı-testület határozata szerint az Országos Szakértıi Névjegyzékben szereplı szakértıvel véleményeztettük, mely szakértıi vélemény az elıterjesztés mellékletét képezi. A szakértıi vélemény végzettsége, szakképzettsége és vezetıi programja alapján mindkét pályázót alkalmasnak ítéli meg a magasabb vezetıi feladatok ellátására. A két vezetıi program tartalma, szakmai megalapozottsága alapján elsısorban Tóth János és másodsorban Bekker Gyula vezetıi megbízását javasolja.

A pályázati kiírás szerint a pályázat elbírálásánál elınyt jelent a vezetıi gyakorlat, mellyel Bekker Gyula, az intézmény jelenlegi igazgatója rendelkezik. A pályázati kiírás feltételeinek mindkét pályázó megfelel.

II. Az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 66/2008.(II.14.) sz. határozatával elrendelte az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény intézményvezetıi állására a pályázati kiírás Oktatási Közlönyben valamint a Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ internetes oldalán való közzétételét. A pályázati felhívás az Oktatási Közlöny LII. évfolyam 12. számában 2008. április 30-án jelent meg. A pályázat benyújtásának határideje 2008. május 30-án lejárt. A felhívásra egy pályázó nyújtotta be pályázatát, Vezendi Andrásné, az intézmény tagóvoda vezetıje.A benyújtott pályázat az elıterjesztés mellékletét képezi. a A beérkezett pályázatot a 11/1994.(VI.8.) MKM rendeletben foglaltaknak megfelelıen nevelıtestület által választott elıkészítı bizottság elnökének a fenntartó átadta, hogy arról a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (3) bekezdésében megnevezettek véleményt nyilváníthassanak. A nevelıtestület, valamint a szülıi munkaközösség programról megfogalmazott véleménye az elıterjesztés mellékletét képezik. A 2008. június 16-án megtartott értekezleten a nevelıtestület az elızetesen kialakított vélemények alapján arról szavazott, hogy támogatja, elfogadja-e a vezetıi programot, az alkalmazotti közösség pedig arról, hogy támogatja-e a pályázó vezetıi megbízását. A titkos szavazás eredménye a következı: 1. Nevelıtestület érvényes szavazatok száma: 45 a vezetıi pályázatra adott „igen” szavazatok száma: 38 a vezetıi pályázatra adott „nem” szavazatok száma: 7

84 % 16 %

2. Alkalmazotti közösség érvényes szavazatok száma : 84 a pályázó vezetıi megbízását támogatja : a pályázó vezetıi megbízását nem támogatja : tartózkodott :

89 % 7% 4%

75 fı 6 fı 3 fı

A pályázatot az Országos Szakértıi Névjegyzékben szereplı szakértıvel véleményeztettük, mely szakértıi vélemény az elıterjesztés mellékletét képezi. A szakértıi vélemény Vezendi Andrásné vezetıi programját megfelelı alapnak tartja a magasabb vezetıi megbízásához. A pályázati kiírás szerint a pályázat elbírálásánál elınyt jelent pedagógus szakvizsga, vagy közoktatás-vezetıi szakvizsga megléte, ill. a vezetıi gyakorlat. Vezendi Andrásné 2003. évben pedagógus szakvizsgát tett, és 2005. óta a Napsugár Óvoda tagóvoda vezetıje. A pályázati kiírás feltételeinek minden tekintetben megfelel.

III. Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 59/2008.(II.14.) sz. határozatával elrendelte a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola igazgatói állására a pályázati kiírás Oktatási Közlönyben valamint a Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ internetes oldalán való közzétételét. A pályázati felhívás az Oktatási Közlöny LII. évfolyam 12. számában 2008. április 30-án jelent meg. A pályázat benyújtásának határideje 2008. május 30-án lejárt. A felhívásra három pályázó nyújtotta be pályázatát: Bánné Hüse Gabriella külsı pályázó, a Simonyi Károly Általános Iskola és Óvoda megbízott igazgatója, Nagy Istvánné, az iskola Hortobágyi utcai tagintézményének igazgatóhelyettese, Zsuposné Juhász Margit az iskola tanítója, munkaközösség vezetı. A benyújtott pályázatok az elıterjesztés mellékletét képezik. A beérkezett pályázatokat a 11/1994.(VI.8.) MKM rendeletben foglaltaknak megfelelıen a nevelıtestület által választott elıkészítı bizottság elnökének a fenntartó átadta, hogy arról a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (3) bekezdésében megnevezettek véleményt nyilváníthassanak. A nevelıtestület, ill. alkalmazotti közösség értekezlete, amelyen arról történik titkos szavazás, hogy melyik pályázó vezetıi programját támogatják a nevelık, ill. melyik pályázó magasabb vezetıi megbízását támogatja az alkalmazotti közösség 2008. június 20-án kerül megtartásra. Ezért a szavazás eredményérıl a bizottság ill. a képviselı-testület ülésén tudunk tájékoztatást adni. 1. Nevelıtestület érvényes szavazatok száma: Bánné Hüse Gabriella vezetıi programjára szavazott: Nagy Istvánné vezetıi programjára szavazott: Zsuposné Juhász Margit vezetıi programjára szavazott: Alkalmazotti közösség érvényes szavazatok száma: Bánné Hüse Gabriella vezetıi megbízását támogatja : Nagy Istvánné vezetıi megbízását támogatja : Zsuposné Juhász Margit vezetıi megbízását támogatja : A pályázatokat a képviselı-testület határozata szerint az Országos Szakértıi Névjegyzékben szereplı szakértıvel véleményeztettük, mely szakértıi vélemény az elıterjesztés mellékletét képezi. A szakértı a vezetıi programok szakmai értékelése alapján elsısorban Nagy Istvánné, másodsorban Zsuposné Juhász Margit kinevezését ajánlja. Bánné Hüse Gabriella megbízását abban az esetben javasolja, ha hitelt érdemlıen bizonyítja rálátását, s meggyızıen kiegészíti vezetıi stratégiáját a pályázati eljárás során. A pályázati kiírás szerint a pályázat elbírálásánál elınyt jelent pedagógus szakvizsga, vagy közoktatás-vezetıi szakvizsga megléte, ill. a vezetıi gyakorlat. Mindhárom pályázó szakvizsgázott pedagógus. Vezetıi gyakorlattal Nagy Istvánné és Bánné Hüse Gabriella rendelkeznek. A vezetıi pályázatokról kikértük a kisebbségi önkormányzatok véleményét is. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat az Egyesített Óvoda és Bölcsıde intézményvezetıjének Vezendi Andrásnét, a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményvezetıjének Nagy Istvánnét, a Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény vezetıjének Bekker Gyulát javasolja.

Balmazújváros Város Német Kisebbségi Önkormányzata az Egyesített Óvoda és Bölcsıde intézményvezetıjének Vezendi Andrásnét, a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményvezetıjének Nagy Istvánnét, a Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény vezetıjének Tóth Jánost javasolja.

HATÁROZATI JAVASLAT I. A Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény intézményvezetıjének megbízása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 10. § (1) bek. b.) pontja valamint a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (2) bek. e.) pontjában biztosított jogkörében eljárva a Veres Péter Általános Mővelıdési Központ és Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény igazgatói feladatainak ellátásával …............................................................................... bízza meg, 5 tanévre, 2008. augusztus 1. napjától 2013. július 31. napjáig . Az intézmény vezetıjének havi illetményét az alábbiakban állapítja meg: A Kjt. 1.sz. melléklete szerinti garantált illetmény: További szakképesítés miatti illetménynövekedés: Kjt. 66. § (2) – (3) bek. Kjt. 66. § (4) bek. Garantált illetmény összesen kerekítve: Vezetıi pótlék : Járandósága összesen:

…................................ …..…............................ ….................................. ….................................. ….................................. 46.000.- Ft …..................................

Felkéri a polgármestert, hogy a vezetıi megbízással kapcsolatos munkaügyi intézkedéseket tegye meg. Határidı: 2008. július 31. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester

II. Az Egyesített Óvoda és Bölcsıde intézményvezetıjének megbízása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 10. § (1) bek. b.) pontja valamint a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (2) bek. e.) pontjában biztosított jogkörében eljárva az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény intézményvezetıi feladatainak ellátásával …............................................................................... bízza meg, 5 tanévre, 2008. július 1. napjától 2013. július 31. napjáig . Az intézmény vezetıjének havi illetményét az alábbiakban állapítja meg:

A Kjt. 1.sz. melléklete szerinti garantált illetmény: További szakképesítés miatti illetménynövekedés: Kjt. 66. § (2) – (3) bek. Kjt. 66. § (4) bek. Garantált illetmény összesen kerekítve: Vezetıi pótlék : Kiemelt munkavégzésért járó keresetkiegészítés Járandósága összesen:

…................................ …..…............................ ….................................. ….................................. ….................................. 46.000.- Ft ..…................................ …..................................

Felkéri a polgármestert, hogy a vezetıi megbízással kapcsolatos munkaügyi intézkedéseket tegye meg. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester

III. A Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola intézményvezetıjének megbízása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 10. § (1) bek. b.) pontja valamint a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (2) bek. e.) pontjában biztosított jogkörében eljárva a Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola igazgatói feladatainak ellátásával …............................................................................... bízza meg, 5 tanévre, 2008. július 1. napjától 2013. július 31. napjáig . Az intézmény vezetıjének havi illetményét az alábbiakban állapítja meg: A Kjt. 1.sz. melléklete szerinti garantált illetmény: További szakképesítés miatti illetménynövekedés: Kjt. 66. § (2) – (3) bek. Kjt. 66. § (4) bek. Garantált illetmény összesen kerekítve: Vezetıi pótlék : Kiemelt munkavégzésért járó keresetkiegészítés Járandósága összesen:

…................................ …..…............................ ….................................. ….................................. ….................................. 46.000.- Ft …................................. …..................................

Felkéri a polgármestert, hogy a vezetıi megbízással kapcsolatos munkaügyi intézkedéseket tegye meg. Határidı: 2008. június 31. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június 19.

Az elıterjesztést készítette: Kaszás Tiborné


BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény alapító okiratának módosítása tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! Azokban a nevelési-oktatási intézményekben, amelyek az egyéb feltételeknek megfelelnek az esélyegyenlıséget, felzárkóztatást segítı támogatás igényelhetı. A 9/2008.(III.29.) OKM rendelet alapján az igényelhetı támogatás kizárólag olyan intézményben vehetı igénybe, amelynek alapító okiratában valamint helyi pedagógiai programjában, nevelési programjában az igényjogosultságot megalapozó tevékenység szerepel, vagy a fenntartó kötelezettséget vállal annak beépítésére. Az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézményünk a kiírás feltételeinek megfelel, de alapító okiratában e tevékenység nem került felsorolásra. Ezért szükséges az alapító okiratban az ellátandó alaptevékenységek körét a határozati javaslatban foglaltak szerint módosítani. A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 37.§ (5) bek. b.) pontja alapján az alapító okirat tartalmazza az intézmény alaptevékenységét és más feladatait. A Pénzügyminisztérium által kiadott a költségvetési szervek részletes költségvetési elıirányzatainak összeállítására szolgáló tájékoztató 4.sz. melléklete tartalmazza a szakfeladatrend változásait, melynek megfelelıen a szükséges módosításokat ( a szakfeladat száma, megnevezése változásait ) az alapító okiratokban végre kell hajtani. Az említett okok miatt javasoljuk az intézmény alapító okiratának 11. Az intézmény tevékenységei a.) pontját az alábbiak szerint módosítani: a.) Ellátandó alaptevékenysége: Szakfeladat megnevezése

Szakfeladat száma

Bölcsıdei ellátás 85221-1 -idıszakos gyermekfelügyelet Óvodai nevelés 80111-5 -intézményi vagyon mőködtetése -etnikai kisebbségi óvodai nevelés -Óvodai fejlesztı program szervezése Sajátos nevelési igényő gyermekek óvodai nevelése 80112-6 az alábbi fogyatékossági típusokban -beszéd fogyatékos -testi-, érzékszervi fogyatékos Óvodai intézményi közétkeztetés 55231-2 -kedvezményes intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148.§ (5) a-d.) -rászorultsági alapon járó intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148. § (7) bek.) Egyéb feladatok: - pedagógus szakvizsga és továbbképzés biztosítása ( 277/1997.(XII.22.) Korm. rendelet)

- Pedagógusok szakkönyv vásárlásának biztosítása ( 20/1997.(II.13.) Korm. rendelet 4. § ) - Szakmai fejlesztési feladatok támogatása Az alapító okirat módosítással nem érintett rendelkezései változatlan tartalommal maradnak.

hatályban

HATÁROZATI JAVASLAT az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény alapító okiratának módosítása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80.§ (1) bekezdésében valamint a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 102. § (2) bek. a.) pontjában biztosított jogkörében eljárva az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény alapító okiratának 11/a.) pontját az alábbiak szerint módosítja: a.) Ellátandó alaptevékenysége: Szakfeladat megnevezése

Szakfeladat száma

Bölcsıdei ellátás 85221-1 -idıszakos gyermekfelügyelet Óvodai nevelés 80111-5 -intézményi vagyon mőködtetése -etnikai kisebbségi óvodai nevelés -óvodai fejlesztı program szervezése Sajátos nevelési igényő gyermekek óvodai nevelése 80112-6 az alábbi fogyatékossági típusokban -beszéd fogyatékos -testi-, érzékszervi fogyatékos Óvodai intézményi közétkeztetés 55231-2 -kedvezményes intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148.§ (5) a-d.) -rászorultsági alapon járó intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148. § (7) bek.) Egyéb feladatok: - pedagógus szakvizsga és továbbképzés biztosítása ( 277/1997.(XII.22.) Korm. rendelet) - Pedagógusok szakkönyv vásárlásának biztosítása ( 20/1997.(II.13.) Korm. rendelet 4. § ) - Szakmai fejlesztési feladatok támogatása Az alapító okirat módosítással nem érintett rendelkezései változatlan tartalommal hatályban maradnak. A Képviselı-testület az intézmény mellékelt egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratát elfogadja. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét a döntésbıl adódó feladatok elvégzésére. Határidı: 2008. július 25. Felelıs: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 9. Az elıterjesztést készítette: Kaszás Tiborné


Alapító okirat Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) 10. §-ában biztosított jogkörében eljárva a közoktatásról szóló, módosított 1993. évi LXXIX. törvény 37. § (2) bekezdés 5) pontja, a módosított Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 88. §-a és az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 10. §-a alapján 2007. július 1. napjával megalapítja az Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézményt. 1.) Az intézmény neve: Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény OM azonosító: 200929 2.) Székhelye: Tagintézmények:

4060 Balmazújváros, Dózsa Gy. u. 18. Bimbó óvoda 4060 Balmazújváros, Bimbó köz 1. Mesevár óvoda 4060 Balmazújváros, Bólyai út 59. Napsugár óvoda 4060 Balmazújváros, Kossuth u. 19. Ságvári Endre úti óvoda 4060 Balmazújváros, Ságvári E. u. 72. Szigetkert óvoda 4060 Balmazújváros, Vörösmarty u. 1/a. Városi Bölcsıde 4060 Balmazújváros, Dózsa Gy. u. 9.

3.) Az intézmény alapítója, címe:

Balmazújváros Város Önkormányzata 4060 Balmazújváros, Kossuth tér 4-5. (2007. július 1. napjától jogutódja az 1. és 2. sz. Óvodaigazgatóságnak és a Városi Bölcsıdének.)

4.) Az alapítás ideje: 2007. július 1. 5.) A fenntartó neve, címe:

Balmazújváros Város Önkormányzata 4060 Balmazújváros, Kossuth tér 4-5.

6.) Az intézmény felügyeleti szerve: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı testülete 7.) Az intézmény mőködési területe: Balmazújváros 8.) Az intézmény jogállása: Az intézmény a közoktatási törvényben foglaltak alapján önálló jogi személy. 9.) Az intézmény típusa: vegyes (óvoda, bölcsıde) 10.) A felvehetı maximális gyermeklétszám: 600 fı 11.) Az intézmény tevékenységei: a.) Ellátandó alaptevékenysége: Szakfeladat megnevezése Bölcsıdei ellátás -idıszakos gyermekfelügyelet Óvodai nevelés -intézményi vagyon mőködtetése -etnikai kisebbségi óvodai nevelés -óvodai fejlesztı program szervezése

Szakfeladat száma 85221-1 80111-5

Sajátos nevelési igényő gyermekek óvodai nevelése 80112-6 az alábbi fogyatékossági típusokban -beszéd fogyatékos -testi-, érzékszervi fogyatékos Óvodai intézményi közétkeztetés 55231-2 -kedvezményes intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148.§ (5) a-d.) -rászorultsági alapon járó intézményi étkeztetés ( Gyvt. 148. § (7) bek.) Egyéb feladatok: - pedagógus szakvizsga és továbbképzés biztosítása ( 277/1997.(XII.22.) Korm. rendelet) - Pedagógusok szakkönyv vásárlásának biztosítása ( 20/1997.(II.13.) Korm. rendelet 4. § ) - Szakmai fejlesztési feladatok támogatása b.)Alaptevékenységhez kapcsolódó kisegítı és kiegészítı tevékenységek Az egyesített intézmény az Önkormányzat költségvetési intézményei részére, külsı szerv részére, lakosság részére szabad kapacitása erejéig bevételeinek növelése érdekében szolgáltatást végezhet. E tevékenységbıl származó éves bevétele elıirányzatának 10%-át nem haladhatja meg. c.)Ellátandó vállalkozási tevékenysége, mértéke: Az intézmény vállalkozási tevékenységet nem végez. 12.) A feladat ellátását szolgáló vagyon és vagyon feletti rendelkezési jog: Az intézmény által használt vagyonra és a vagyon feletti rendelkezési jogára a városi önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló rendelet az irányadó [módosított 24/1999. (IX. 9.) Ör. sz. rendelet]. 13.) Gazdálkodással összefüggı jogosítványok: Részben önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkezı költségvetési szerv, amely valamennyi elıirányzata felett rendelkezési jogosultsággal bír. A gazdálkodási feladatát az önállóan gazdálkodó Polgármesteri Hivatal látja el. 14.) A vezetı kinevezésének rendje: Nyilvános pályázat útján a Képviselı-testület határozott idıre – 5 évre – bízza meg a vezetıi feladatok ellátásával (1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról, a 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet, valamint a 138/1992. (X. 8.) Korm. rendelet alapján). 15.) Az intézmény képviseletére jogosultak: Az óvodavezetı, akadályoztatása esetén az általános helyettes, illetve a vezetı által megnevezett személy. Balmazújváros, 2008. június 17.

BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. ELİTERJESZTÉS

Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére a Nevelési Tanácsadó létszámcsökkentése tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! A Képviselı-testület 112/2008.(III.26.) sz. határozatában döntött arról, hogy a jelenleg önkormányzati fenntartásban önálló intézményként mőködı Nevelési Tanácsadó fenntartói jogát a Balmazújvárosi Kistérségi Többcélú Társulás hatáskörébe adja. A Társulási Tanács a nevelési tanácsadói és logopédiai feladatok ellátásáról a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium keretein belül kíván gondoskodni, ahol a magasabb vezetıi feladatokat az iskola igazgatója látja el. A Nevelési Tanácsadó önálló intézményként való mőködése 2008. június 30. napjával megszőnik, ezért indokolt 1 fı létszámleépítést elrendelni, vagyis az intézményvezetıi álláshelyet megszüntetni. Ezáltal a Nevelési Tanácsadó jelenlegi 7 álláshelyébıl 1 intézményvezetıi álláshely megszőnik, 6 álláshely pedig átadásra kerül a Balmazújvárosi Kistérségi Többcélú Társulás részére. Javasoljuk a Képviselı-testületnek, hogy Ecsedi Lászlóné vezetıi megbízását 2008. június 30. napi hatállyal a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban Kjt.) 23. § (4) bekezdése alapján vonja vissza. Továbbá javasoljuk, hogy a magasabb vezetı közalkalmazotti jogviszonyát a Kjt. 25. § (2) bekezdésének e.) pontja szerint felmentéssel szüntesse meg. A felmentés indoklása intézményátszervezés, és létszámcsökkentés.

HATÁROZATI JAVASLAT a Nevelési Tanácsadó létszámcsökkentése tárgyában

1./Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 13. § (4) bek. e.) pontja alapján a Nevelési Tanácsadó intézményében , 2008. június 30. napi hatállyal a létszámkeretet 7 fırıl 6 fıre csökkenti, 1 intézményvezetıi álláshelyet megszüntet. 2./ A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 103. § (1) bek. a.) pontjának figyelembevételével a 10. § (4) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva 2008. június 30. napi hatállyal a Nevelési Tanácsadó intézményvezetıjének, Ecsedi Lászlóné magasabb vezetıi megbízását a Kjt. 23. § (4) bekezdése alapján az általa vezetett intézmény megszőnése miatt visszavonja, valamint közalkalmazotti jogviszonyát a Kjt. 25. § (2) bek. e.) pontja szerint az intézményátszervezése miatt bekövetkezı létszámcsökkentés miatt felmentéssel megszünteti. Felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy a Képviselı-testület határozatának megfelelıen a szükséges munkaügyi iratokat készítse el!

Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete kinyilatkozza, hogy az önkormányzat költségvetési szerveinél a meglévı üres álláshelyeken, az elıreláthatólag megüresedı álláshelyeken vagy a tervezett új álláshelyeken, illetve szervezeti változás, feladatátadás következtében az önkormányzat fenntartói körén kívüli munkáltatónál a létszámcsökkentéssel érintett álláshelyeken foglalkoztatottak – munkaviszonyban töltött ideje folyamatosságának megszakítása nélküli - foglalkoztatására nincs lehetıség. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester


Az elıterjesztést készítette: Kaszás Tiborné


BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte:


ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére a Nevelési Tanácsadó megszüntetı okiratának tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! A Képviselı-testület a 112/2008. (III.26.) sz. határozatával döntött a Nevelési Tanácsadó feladatainak a Kistérségi Többcélú Társulás útján történı ellátásáról. A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa az 53/2008. (IV.22.) sz. határozata szerint 2008. július 1. napjától a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium keretei között kíván gondoskodni a nevelési tanácsadói és logopédiai feladatok ellátásáról. A határozatokra való tekintettel szükséges elkészíteni az intézmény megszüntetı okiratát, mely az elıterjesztés mellékletét képezi. HATÁROZATI JAVASLAT a Nevelési Tanácsadó megszüntetı okiratának tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 103. § (1) bek. c.) pontjának figyelembevételével a 10. § (1) bek. g.) pontjában biztosított jogkörében eljárva 2008. június 30. napjával a Nevelési Tanácsadó intézményét megszünteti és a mellékelt megszüntetı okiratát elfogadja. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete utasítja a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy a megszüntetéssel kapcsolatos intézkedéseket tegye meg. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester

Balmazújváros, 2008. június 17. Dr. Tiba István polgármester Az elıterjesztést készítette: Kaszás Tiborné

Megszüntetı okirat

Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 103.§ (1) bek. c.) pontjának figyelembevételével a 10. § (1) bek. g.) pontjában biztosított hatáskörében eljárva 2008. július 1. napjával a Nevelési Tanácsadó (4060 Balmazújváros, Veres P. u. 8.sz.) intézményét megszünteti. A megszőnt szerv feladatait 2008. július 1. napjától a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola , Kollégium és Nevelési Tanácsadó látja el. A megszüntetett intézmény jogutódja 2008. július 1. napjától a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola, Kollégium és Nevelési Tanácsadó. A megszüntetett intézmény vagyona - ideértve a követeléseket és kötelezettségeket is - feletti rendelkezési jogosultság 2008. július 1. napjától a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola, Kollégium és Nevelési Tanácsadót illeti meg. A foglalkoztatottakkal kapcsolatos jogok és kötelezettségek gyakorlója 2008. július 1. napjától a Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola, Kollégium és Nevelési Tanácsadó intézmény vezetıje.

BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı

ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére Kenéz Ferencné részére címzetes igazgatói cím adományozása tárgyában A 6. sz. választókerület képviselıje, Varga Jánosné kezdeményezésére megvizsgáltuk annak lehetıségét, hogy Kenéz Ferencné iskolaigazgató nyugdíjba vonulása alkalmából milyen elismerésben részesíthetı. A közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben a 138/1992.(X.8.) Korm. rendelet intézkedik. E rendelet 5.§ (19) bekezdése lehetıséget ad a munkáltató számára, hogy kiemelkedı tevékenysége alapján, megbízása lejártakor az intézményvezetınek címzetes igazgatói címet adományozzon. Kenéz Ferencné igazgatói megbízása 2008. június 30-án lejár. Kenéz Ferencné 1971-ben szerzett tanári diplomát a Bessenyei György Tanárképzı Fıiskolán, azóta a darusi iskola pedagógusa. 1971-tıl 1976-ig mint szaktanár és osztályfınök végezte munkáját. Már fiatalon, 1976-tól igazgatóhelyettesi beosztásban, 18 éven át vezetıi feladatokat látott el. 1994-tıl a Bocskai István Általános Iskola igazgatója. Személyiségére jellemzı, hogy szakmailag jól felkészült, jó szervezı, az intézményt jól menedzselı vezetı. Határozott és mértéktartó, aki hittel, meggyızıdéssel képviselte mindig intézménye, illetve az ott dolgozók, tanulók érdekeit. 2007. évben a Bocskai István és a Kalmár Zoltán Általános Iskolák egyesítésérıl döntött a T. igazgatói feladatainak ellátásával, szakmai Képviselı-testület. Az egyesített intézmény tapasztalataira, egyéni értékeire támaszkodva İt bízta meg a Képviselı-testület 1 tanévre. Ez idıszak végéhez közeledve, munkájának elismeréseképpen javasoljuk részére a címzetes igazgatói cím adományozását, mely egy tartalmas szakmai életút megérdemelt elismerése lehet. HATÁROZATI JAVASLAT Kenéz Ferencné részére címzetes igazgatói cím adományozására Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990.évi LXV. törvény 10 § -ában biztosított jogkörében eljárva a 138/1992. (X.8.) Korm. rendelet 5. § (19) bekezdése alapján nyugdíjba vonulása alkalmából, munkája elismeréseként Kenéz Ferencné iskola igazgató részére címzetes igazgató címet adományoz. Határidı: 2008. július 1. Felelıs : Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június Dr. Tiba István polgármester Az elıterjesztést készítette: Kaszás Tiborné

Balmazújváros Város Polgármestere

Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. Jegyzı ELİTERJESZTÉS

Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı –testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére a „Tiszta udvar –rendes ház” mozgalom bíráló munkacsoport tagjainak felkérése tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! Balmazújváros Város Önkormányzata a 38/2004. (VII. 16.) számú rendeletével újraindította a „Tiszta udvar – rendes ház” mozgalmat. A rendelet 5.§-a értelmében a képviselı-testületnek kell megválasztania azt az értékelı munkacsoportot, akik a jelentkezések benyújtását követıen helyszíni szemlével értékelik a lakóházakat, illetve társasházakat. A munkacsoport összetétele a rendelet értelmében: 1 fı – az önkormányzat részérıl, 1 fı –a civil szféra részérıl, 1 fı – szakmai szervezettıl, vagy intézménytıl. Javasoljuk a képviselı –testületnek, hogy a 3 tagú értékelı munkacsoportba az alábbi tagokat delegálja, kérje fel: Varga László Mezıgazdasági, Környezetvédelmi és Idegenforgalmi Bizottság elnöke Hıdör István BAKcsó Egyesület elnöke Loós Brigitta Halomalja Kft. kertésze A 38/2004. (VII. 16.) számú Önkormányzati rendelet 6. § (1) bekezdés a/pontja a díjazás mértékérıl szól, mely szerint a kertes ház –és társasház kategóriák elsı három –három helyezettje nettó 30 -20 -10 ezer forint összegő pénzjutalomban részesül. Javasoljuk a tisztelt képviselı –testületnek, a mai virág és növényárak ismeretében, hogy ezt az összeget emelje meg, kategóriánként és helyezettenként 10 -10 ezer forinttal, ezzel is elismerve a településünk szépítésének és tisztántartásának érdekében aktívan közremőködık munkáját. HATÁROZATI JAVASLAT A „Tiszta udvar –rendes ház” mozgalom tárgyában 1./ Balmazújváros Város Önkormányzatának képviselı –testülete a „Tiszta udvar –rendes ház” mozgalom értékelı munkacsoportjába az alábbi személyeket választja meg: • _____________________________ • _____________________________ • _____________________________ 2./ A 38/2004. (VII. 16) számú Önkormányzati Rendelet 3.§ (1) –(4)bekezdésben foglaltak alapján a nevezési határidıt 2008. július 31. napjával bezárólag, az elbírálás határidejét pedig 2008. augusztus 8-ig bezárólag állapítja meg. 3./ 38/2004. (VII. 16.) számú Önkormányzati rendelet 6. § (1) bekezdés a/pontját a díjak összegével módosítja: Pénzjutalom kategóriánként az elsı három helyezettnek 40. 000 -30. 000 – 20. 000Ft nettó összeg.

4./ A Tiszta udvar –rendes ház –mozgalom helyezettjeinek emelt összegő pénzjutalmát Balmazújváros Város Önkormányzatának képviselı-testülete a 2008. évi költségvetés zárolt elıirányzata terhére biztosítja. Határidık:

Meghirdetés a helyben szokásos módon 2008. július 5. Nevezés: 2008. július 31. Értékelés: 2008. augusztus 8. Díjak átadása: 2008. augusztus 16. a Város napján



Az elıterjesztést készítette: Takács Erika közmővelıdési fıtanácsos

Törvényességi szempontból ellenırizte: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı


ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-i ülésére a Bajcsy-Zsilinszky utcai sósvíztároló környezethasznosítás fejlesztési vázlattervének elfogadása tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! Az önkormányzati tulajdonú Bajcsy-Zs. utca végén lévı sósvíztároló környezethasznosítására a Képviselı-testület 411/2007. (XI. 30.) és 93/2008. (II. 28.) sz. határozatai alapján a haszonbérleti szerzıdést megkötöttük. A szerzıdésben rögzítve van, hogy a bérlınek be kell mutatnia hat hónapon belül a részletes fejlesztési tervet és a hatósági engedélyeket. A Suliellátó Bt. a mellékelt vázlatterven bemutatja a fejlesztési elképzeléseit, s kéri a Képviselı-testületet, hogy a tervek végleges elkészítéséhez és az engedélyezési eljáráshoz nyilatkozzon azok elızetes elfogadásáról. A tervben elıirányzott fejlesztések összhangban vannak a haszonbérleti szerzıdéssel. A tó és környezetének földhivatali térképvázlat által bemutatott fıbb fejlesztések tartalmazzák a tó kialakítását nádfalakkal, stéggel, csónakkikötıvel, illetve a jelenlegi vízállás helyén kismérető tó kialakítását; bungalók, szolgáltató épület (büfé, vizesblokk, horgászbolt, stb.) létesítését, a tó déli oldalán füves területen tervezett szabadidı létesítményeket (játszótér, stb.). A létesítményeket a Bajcsy-Zs. utca végén van tervezve parkoló, illetve szükséges kiépíteni a tervezett épületekhez a megfelelı alapközmőveket (vízellátás, elektromos ellátás). Határozati javaslat A Bajcsy-Zsilinszky utcai sósvíztároló környezethasznosítás fejlesztési vázlattervének elfogadása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete – az Ötv. 80. § (1) bek. továbbá az önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló 15/2007. (V. 24.) Ör. számú rendelet alapján, figyelemmel a megkötött haszonbérleti szerzıdésre – a Balmazújváros, Bajcsy-Zs. utca végén lévı volt sósvíztároló és környezete fejlesztésére vonatkozó, a debreceni székhelyő Suliellátó Kereskedelmi és Szolgáltató Bt. által benyújtott vázlattervet és a bérelt területen tervezett fejlesztési elképzeléseket elfogadja. Felkéri a Képviselı-testület a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy fenti határozatáról a Suliellátó Bt-t értesítse. Határidı: 2008. július 1. Felelıs: Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 17.

Az elıterjesztést készítette: Emıdi Sándor oszt.vez.


Törvényességi szempontból ellenırizte:



ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az Európai Autómentes Nap rendezvényen való részvétel tárgyában. Tisztelt Képviselı-testület! Balmazújváros Város Önkormányzata a tavalyi évben csatlakozott az Európai mobilitási hét rendezvénysorozatához. Úgy gondolom, hogy az Autómentes Nap megszervezése és a „tiszta levegıt mindenkinek” jelmondathoz való csatlakozás Balmazújváros lakosságának is felhívja a figyelmét a környezetünk védelmére, fontosságára. A 2008. szeptember 22.-én tartandó Európai Autómentes Nap megszervezése a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium segítségével (molinó, szóróanyag, ajándéktárgyak) nem kerül nagy összegbe, annál inkább az önkormányzat és a civil szervezetek közötti együttmőködést hivatott elısegíteni. Ezért javaslom a Tisztelt Képviselı-testületnek, hogy hatalmazza fel városunk polgármesterét a csatlakozási karta aláírására, a Polgármesteri Hivatalt pedig az Autómentes Nap megszervezésére, koordinálására, erre a napra történı programok pályázati úton történı finanszírozására.

Határozati javaslat Az Európai Autómentes Nap rendezvényen való részvétel tárgyában. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. §-ban foglalt hatáskörében eljárva az alábbiakról határoz: Balmazújváros város Önkormányzat Képviselı-testülete kinyilvánítja azon szándékát, hogy a 2008. szeptember 22.-én megrendezésre kerülı Európai Autómentes Napot meg kívánja rendezni. Felkéri Balmazújváros Város polgármesterét a csatlakozási karta aláírására, és annak megküldésére a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium részére. Határidı: 2008. június 26. Balmazújváros, 2008. június 16. Dr. Tiba István polgármester Elıterjesztést készítette: Takács Erika


Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére a 108/2008. (III.26.) sz. határozat végrehajtása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! I. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 108/2008. (III.26.) sz. határozatával az Állami Számvevıszék Balmazújváros Város Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2007. évi átfogó ellenırzésérıl szóló számvevıi jelentéshez intézkedési tervet fogadott el. Az intézkedési tervben foglaltak részbeni, határidıs teljesítésérıl az alábbiak szerint tájékoztatom a Tisztelt Képviselı-testületet. -

-

-

-

-

Az intézkedési terv 3. pontjában az informatikai stratégia kialakítására és annak Képviselı-testület általi elfogadására 2008. június 30-i határidı került megjelölésre. Az informatikai stratégia az elıterjesztés 1. sz. melléklete szerinti formában elkészült, elfogadását javasolom a Tisztelt Képviselı-testületnek. Az intézkedési terv 4. pontjában a Polgármesteri Hivatal SzMSz-nek módosítása került megfogalmazásra, melyben meg kell határozni az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan a pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatokat, valamint a fejlesztési feladatok ellátásának szervezeti, személyi feltételeit a szabályozásokban, munkaköri leírásokban. A fentiek alapján a munkaköri leírásokban rögzítettük a feladatellátás szabályait, a Polgármesteri Hivatal SzMSz-e a határozati javaslatban foglaltak szerint kiegészítésre került Az intézkedési terv 5. pontjában a belsı ellenırzési kézikönyv tartalmi kiegészítése került bejegyzésre. A Belsı ellenırzési kézikönyv kiegészítése az elıterjesztés 2. sz. mellékletében foglaltak szerint elkészült. E pontban megfogalmazottak szerint az önkormányzat költségvetésébıl céljelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerő felhasználását ellenıriztük. Az intézkedési terv 7. pontjában foglaltak alapján az informatikai szabályzat kiegészítése - az ÁSZ észrevételeire figyelemmel - megtörtént. Az informatikai szabályzat a Polgármesteri Hivatal dolgozóival az osztályvezetıkön keresztül megismertetésre került. Az intézkedési terv 8. pontjában foglaltak alapján vizsgáljuk az analítikus nyilvántartások teljes körően informatikai eszközökkel való alátámasztásának lehetıségét. Felvettük a kapcsolatot a POLISZ Complex Gazdálkodási Szofverrendszer fejlesztıivel az analítikus és fıkönyvi nyilvántartások fejlesztése érdekében.

II. 1./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a 108/2008. (III. 26.) sz. határozatával döntött arról, hogy az Állami Számvevıszék által Balmazújváros Város Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2007. évi átfogó ellenırzésérıl szóló számvevıi jelentésben foglaltak szerint intézkedési tervet fogad el. Ezen intézkedési terv 4. pontjában kötelezettséget vállalt Balmazújváros Város Önkormányzata arra, hogy megteremti az EU-s források igénybevételének és felhasználásának önkormányzati szintő feltételeit. Ezen belül a személyi feltételeket is. Az Állami Számvevıszék felé elküldött intézkedési terv szerint ezen feladat végrehajtására a határidı 2008. június 30. Javaslom a Tisztelt Képviselı-testület részére, hogy EU-s pályázat figyelésére, pályázat készítésre és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátására 1 fı felsıfokú végzettségő pályázatíróval emelje meg a Polgármesteri Hivatal létszámát.

2./ A Polgármesteri Hivatal alkalmazásában álló munkavállalók személyi anyagának ellenırzésérıl szóló jelentés 12. oldalán levı összegzés részében található javaslat szerint a Hivatalban szükséges a személyzeti munkát önálló munkakörben ellátni, tekintettel arra, hogy a Hivatal állományában 81 fı határozatlan ideig van foglalkoztatva, továbbá a közhasznú, közcélú foglalkoztatottakkal és a GYES-en, GYED-en levık határozott idejő helyettesítését ellátó köztisztviselıkkel együtt összesen évente mintegy 110 fı munkaügyi iratait kell kezelni. A közcélú, közhasznú munkavállalók munkaügyileg évente az alkalmazott létszámnál 4 – 8x több ügyintézést igényelnek, mintha határozatlan idıre lennének foglalkoztatva. Javaslom a Képviselıtestület részére, hogy 1 fı személyzeti feladatokat ellátó ügyintézıi álláshellyel emelje meg a Polgármesteri Hivatal létszámát. 3./ A Polgármesteri Hivatalban az informatikai feladatok növekedése és az elektronikus közigazgatás bevezetéséhez kapcsolódó informatikai és programozási feladatok naprakész teljesítése miatt, továbbá a Hivatal hardver eszközeinek elavultsága és a napi feladatok megnövekedése miatt jelenleg az Okmányirodán ügyintézıi feladatokat is ellátó informatikusnak teljes munkaidıben, kizárólag informatikai feladatokat kellene ellátnia. Amennyiben az informatikust az okmányirodai ügyintézésbıl kivesszük, úgy szükségessé válik az okmányirodára 1 fı gépjármő-ügyintézıi feladatokat ellátó dolgozó alkalmazása az ügyfélfogadás zavartalan és jelenlegi színvonalú teljesítése érdekében. Javaslom a Tisztelt Képviselı-testület részére, hogy 1 fı okmányirodai ügyintézıi álláshelyet biztosítson. 4./ Takarítási feladatok ellátása a Polgármesteri Hivatalban közcélú munkavállalók alkalmazásával valósul meg. A Hivatal irodáiban levı szekrények – tekintettel 22 évvel ezelıtti készültségükre – nem zárhatóak, így az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek és a biztonsági elıírásokban köztisztviselık nem tudnak eleget tenni, mivel nem tudják elzárni a személyes adatokat is tartalmazó ügyiratokat. Ezen okból indokolt lenne a Hivatal minden irodában kicserélni a szekrényeket, íróasztalokat az elıírásoknak megfelelı bútorzatokra. Jelenleg a takarító személyzet havonta, 3 havonta, 6 havonta változik, illetve a nemzetbiztonsági adatok védelme miatt szükséges a köztisztviselıknek is ott tartózkodni a közcélúként alkalmazott takarítók mellett. A bútorcsere helyett javaslom a Tisztelt Képviselı-testületnek 2 fı, napi 8 órás munkaidıben, munkaviszonyban alkalmazandó takarítónı felvételét A munkaviszonyban alkalmazott munkavállalóknak ugyanúgy titoktartási esküt kell tenniük, mint a köztisztviselıknek.

Határozati javaslat a 108/2008. (III.26.) sz. határozat végrehajtása tárgyában I. 1.) Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva a 108/2008. (III.26.) sz. határozatával elfogadott intézkedési terv végrehajtására tett intézkedésekrıl szóló tájékoztatót elfogadja. 2.) Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete az Ötv. 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva az elıterjesztés 1. sz. mellékletet képezı a „Balmazújváros Város Önkormányzatának Informatikai Stratégiája 2008-2013.” –t elfogadja. 3.) Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. §. (1) bekezdése b.) pontjában biztosított jogkörében eljárva Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzatát az alábbiak szerint módosítja: III. Az osztályok fıbb feladatai 4. Beruházási Osztály Az alcím a következı új bekezdéssel egészül ki: „Az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátása. „

Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. § (1) bekezdése által meghatározott jogkörében eljárva úgy határoz, hogy Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának egységes szerkezetbe foglalt Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a melléklet szerinti tartalommal elfogadja. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester 4.) Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. §. (1) bekezdése b.) pontjában biztosított jogkörében eljárva a Belsı-ellenırzési Kézikönyvet a 2. sz. melléklet szerint kiegészíti. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 80. § (1) bekezdése által meghatározott jogkörében eljárva úgy határoz, hogy Balmazújváros Város Önkormányzatának egységes szerkezetbe foglalt Belsı-ellenırzési Kézikönyvét a melléklet szerinti tartalommal elfogadja.

II. 1./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 38. § (1) bekezdésében és 80. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva 2008. július 01. napjától a Polgármesteri Hivatal létszámát 83 fırıl 88 fıre emeli. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 1 fı Uniós pályázat figyelı, pályázat író munkakört, 1 fı munkaügyi ügyintézıi, 1 okmányirodai ügyintézıi és 2 takarítói álláshelyet alakít ki. 2./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának 6. pontját az alábbiak szerint módosítja: A Hivatal dolgozóinak a létszáma 88 fı. A munkakörök kialakításához szükséges 5.100.000.- Ft összegő forrást, a 2008. évre Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a 2008. évi költségvetés zárolt elıirányzata terhére biztosítja. A Képviselı-testület felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét a változással érintett munkakörök kialakítására. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június 23.


Balmazújváros Város Önkormányzatának Informatikai Stratégiája

2008-2013.

Balmazújváros, 2008. május 16. Készítette: Sebık Zoltán informatikus

........................................................ Dr. Tiba István polgármester

........................................................ Szilágyi Jánosné dr. jegyzı


BEVEZETİ

Az info-kommunikációs szektor és az informatika egy város életében az egyik legfontosabb szegmenst jelenti, hiszen a szektor fejlettségi foka oly mértékő, hogy alkalmazása nélkül a társadalmi élet legtöbb területén nem lehetne eredményes mőködést és sikereket felmutatni. A város informatikai fejlesztési stratégiája ezért igen fontos szerepet tölt be mind a város életét meghatározó területek fejlıdése, mind pedig az egész város fejlettsége szempontjából. Az informatikai stratégiának illeszkednie kell a város jövıképéhez, a különbözı városfejlesztési stratégiákhoz, sajátosságai miatt a tágabb térség, régió fejlesztési terveihez is igazodnia kell. A középtávú stratégiának figyelembe kell vennie, hogy az eszközök és megoldások rohamos fejlıdése módosíthat az egyes terveken, különösen az info-kommunikáció területén, ezért alapvetıen az informatikai megoldásokkal elérhetı célokra kell összpontosítanunk.

1/18 oldal


1. HELYZETFELMÉRÉS ÉS ÉRTÉKELÉS A régió informatikai helyzete A termelékenység csökkenése, a munkanélküliek arányának megnövekedése több más ágazat mellett az informatika lakossági szegmensét is érzékenyen érinti. Az internet napjainkban már ugyanolyan közmő és közjószág, mint például a víz-, főtés- és áramszolgáltatás. Nyilvánvalóan eljön az ideje annak, hogy az internet államilag garantált és felügyelt szolgáltatás lesz, mindaddig azonban a háztartásoknál történı bevezetést az adott település internet-ellátottsága, a családok jövedelmi helyzete határozza meg szignifikánsan. Pozitív és jelentıs elırelépés a város „saját” internet szolgáltatójának (BIC) megjelenése. A Nemzeti Szélessávú Stratégia (NSZS-2005), továbbá az ágazatban vizsgált statisztikai eredmények egyértelmően igazolják, hogy a hazai informatikai és internet penetráció az ezredfordulótól nıtt meg robbanásszerően, ami különösen az alábbi ágazati szegmensek esetében határozza meg érdemlegesen egy település informatikai jövıképének tervezését, alakítását: - a lakosság informatikai eszközökkel való ellátottsága - a települési lakosság internethez való hozzáférésének mértéke és minısége - a lakossági elektronikus vásárlások aránya az internettel rendelkezık körében - a helyi gazdasági szereplık részvétele, aktivitása az e-kereskedelemben - az e-ügyintézés terjedésének mértéke a lakossági és üzleti szegmensekben - a felhasználók felkészültsége (e-skills) Míg az informatikai ellátottság a családok, családtagok informatikai készségétıl és jövedelmi helyzetétıl függ elsısorban, addig az internet-használat további feltétele napjainkban már a szélessávú hálózatok kiépítettségének mértéke egyegy településen belül. Hasonlóan az informatikai eszközállomány és internethasználók számának rohamos terjedéséhez, a szélessávú internet-kiépítettség is hasonlóan gyorsan fejlıdött, és egyre többek számára vált elérhetıvé a világháló. - alapvetésnek is tekinthetı, hogy az internet lakossági szintő bevezetésének hajnalán a modemes-keskenysáv volt az elérhetı, értelemszerően a lakosság is e szolgáltatásra fizetett elı. - a szélessáv késıbb induló elterjedése egyre nagyobb intenzitással történt és történik napjainkban is. Mindez azonban csak a társadalom egy kisebb, jövedelmi szempontból preferáltabb rétegét érintette elsıdlegesen, és az egyre élezıdı árversenynek köszönhetı, hogy napjainkban már a családok többsége számára is megfizethetıvé vált az internet. Figyelemmel továbbá arra, hogy az informatikai eszközök és a szélessáv együttes megléte egyszeri beruházásként a ház-

2/18 oldal


tartások számára jelentıs költséggel jár, a fejlıdési tendenciát nagymértékben hátráltatta/hátráltatja a családok jövedelmi helyzete is. - Nagyon fontos tényezı még az informatika és internetezés készségszintő ismereteinek elsajátítása is, hiszen a szolgáltatás elérése lényegében bárhol megoldott, így elsısorban az ún. „informatikai affinitás” minısége szorul javításra, különösen az idısebb korosztályok és a hátrányos szociális helyzetben élık körében.

A települések és régiók internet-lefedettsége Forrás: Helyzetértékelés a szélessávú elektronikus kommunikációs stratégia megalapozásához – Lakossági szegmens – Kutatási jelentés a kérdıíves vizsgálat eredményeirıl – IHM, 2006

A vállalkozások informatikai helyzete A PC-k és munkaállomások használatának aránya jelentısen növekedett. Az internet-használat mértékére jellemzı, hogy a vállalkozásoknak kb. 70%-a használja a világháló által nyújtott lehetıségeket. Az egyéb hálózatok közül a lokális (LAN-) hálózatok használata a legelterjedtebb. Kiemelt figyelmet kell fordítani a KKV-k szélessávú internet-hozzáférésének fejlesztésére és bıvítésére, továbbá támogatni/elısegíteni szükséges, hogy a kisés középvállalkozások is minél nagyobb arányban rendelkezzenek saját honlappal, érdemi bemutatkozási lehetıséggel. Mindezt a Nemzeti Szélessávú Stratégia (RP1 – helyzetértékelés), mind pedig a kormányzati kommunikációs stratégiák és programok is erıteljesen hangsúlyozzák. Érdemes ugyanakkor annak átgondolása, hogy a helyben mőködı KKV-k segítése érdekében a helyi önkormányzat milyen lépéseket tehet, milyen segítséget nyújthat – különös tekintettel az elektronikus reklámplatformokra, az alkalmazás-szolgáltatásokra és a helyi öszszefogáson alapuló kezdeményezésekre.

3/18 oldal


Városi szintő figyelemfelkeltéssel ösztönözni szükséges a lakosságot és a vállalkozásokat az e-kereskedelem által biztosított lehetıségek és elınyök kiaknázására, hiszen ez nemcsak az e-árbevétel növekedését idézi elı, de jótékony hatással van a helyi foglalkoztatásra, a vállalkozások közötti (B2B) üzleti kapcsolatok fejlıdésére is. Fıbb, stratégiai szintő megállapítások: területi szempontból Balmazújvároson még nem teljes mértékben (100%os lefedettséggel) biztosított az internet elérhetısége, ám a fejlıdési tendencia várhatóan hamarosan befejezıdik, a háztartások jelentıs része nem rendelkezik sem otthoni PC-vel, sem pedig internet-elérhetıséggel, a fiatal generációk 10-15%-a, az idısebb korosztályok 30-40 %-a nem rendelkezik készségszintő informatikai és internetezési ismeretekkel, az IKT-ellátottságot nagymértékben befolyásolja a családok jövedelmi helyzete, továbbá az otthoni internet elıfizetésekor annak sávszélességét nem a céltudatos szolgáltatásválasztás, hanem a háztartások e célra rendelkezésre álló kerete határozza meg.

4/18 oldal


2. JÖVİKÉP, CÉLRENDSZER: Modern, európai szintő informatikai közmő létrehozása Olyan informatikai közmőstruktúra jöjjön létre, amely • megkönnyíti és gyorsítja a hivatali munkavégzést, • optimalizálja a hivatali, valamint fenntartói-mőködtetési költségeket, • megfelel az európai informatikai biztonsági szabványoknak. E közmővek kialakítása biztosítja a város informatikai feladatainak/terveinek közép- (és részben) hosszú távú tervezhetıségét, a tevékenységek minıségi alapját. Szolgáltató önkormányzat megteremtése Napjainkban általánosan elfogadott szakmapolitikai elvárás, hogy egy város önkormányzata nemcsak az adott település mőködtetıje (motorja) és intézményfenntartója, hanem egyben közszolgálati funkcióval is bír. Mindez azt jelenti, hogy a gazdaságosság, a racionalitás biztosítása mellett kiemelten fontosnak tartja lakosainak igényeit, elvárásait és azok teljesítését. Különösen megfigyelhetı e tendencia az elektronikus önkormányzás térnyerésével: nemcsak a belsı munkafolyamatok optimalizálását biztosítja, de lehetıséget nyújt az állampolgárok részére egy hatékonyabb ügyintézésre és -követésre, továbbá - a technikai vívmányoknak köszönhetıen - újabb, a helyi akaratot érvényesítı szolgáltatások bevezetésére. A Magyar Információs Társadalom Stratégiához (MITS) illeszkedve az elektronikus kormányzás megvalósítása az önkormányzatnál A lehetıségekhez képest legstabilabb informatikai háttér kialakítása a Polgármesteri Hivatalban zajló összes ügymenet-típus támogatására, a fennakadások, adatkommunikációs gátak minimalizálásával, beleértve az eszközparkot, hálózati kommunikációt, felügyeletet és felhasználói képzést, a tudásbázist

5/18 oldal


Hosszabb távon elérni az EU-s e-Ügyintézés 4. szintjét (teljesen elektronizált ügyintézés – döntés, kézbesítés, illeték) Ennek megvalósulása nagyban függ az országban jelenleg is zajló eseményektıl, kísérletektıl, sikerektıl és sikertelenségektıl. Több konferencia tapasztalatai alapján olyan kép rajzolódik ki, melyben már körvonalazódnak a megoldási lehetıségek. Tapasztalható az egységességre és kompatibilitásra való törekvés igénye, s a megoldási alternatívák (pl. ASP szolgáltatók, saját tanúsított iratkezelı rendszerek, integrált ügykezelı rendszerek) ár-érték arányos elemzése. A bevezethetıség e téren tehát nem „csupán” az önkormányzat pénzügyi rendelkezésre állásán és lehetıségein múlik, hanem legalább annyira az egységes álláspont megszületésén.

6/18 oldal


3. CÉLOK ÉS INTÉZKEDÉSEK A stratégiai elemzés során figyelembe vett területek

7/18 oldal


Az Európai Unió elvárásai

A technikai infrastruktúra fıbb elemei

8/18 oldal


A stratégia megvalósításának fıbb lépései Integrált hálózat megvalósítása (Internet, intranet, extranet) Önkormányzati portál megvalósítása Az ügyfélszolgálat korszerősítése

9/18 oldal


Döntési körben ellátandó feladatok • • • • • • •

•

biztosítani, hogy az informatikai stratégiai tanulmány megfelelı irányítás alatt készüljön; dönteni a legmegfelelıbb alternatívákról az informatikai stratégiai tanulmány alapján; elkészíttetni és nyilvánosságra hozni a választott alternatívá(ka)t, mint informatikai stratégiai irányvonal; biztosítani, hogy a irányítási-mőszaki koncepciók és a megvalósítási tervek kifejlesztése az informatikai stratégiával összhangban történjen; biztosítani, hogy a rendszerekre vonatkozó megvalósítási tervek a teljesítése rendben folyjon; kezdeményezni az informatikai stratégia éves ill. általános felülvizsgálatát; foglalkozni azokkal az általánosabb stratégiai kérdésekkel (szervezetimőködési irányvonal, szervezeti és strukturális változások), amelyek az információs rendszerekre vonatkozó stratégiai tervezés eredményeképpen merültek fel; biztosítani, hogy a várt haszon realizálódjon és a célkitőzések megvalósuljanak.

A feladatok, szerepkörök realizálódása a Polgármesteri Hivatalon belül Jellegénél és méreténél fogva, valamint a sajátos helyzetébıl adódóan a Hivatalon belül e téren nem jönnek létre bizottságok. A feladatkörök áttevıdnek a szervezeti felépítésnek, az SzMSz-nek és a munkaköri leírásoknak megfelelıen. Az bizottság szerepét a Polgármester ill. a Jegyzı tölti be, természetesen a Pénzügyi Osztály közremőködésével. Kivitelezınek az informatikusok felelnek meg, szoros kapcsolatban az osztályvezetıkkel. Az ITT és a tanácsadók szerepköre is informatikus feladatkör, de speciális esetekben elképzelhetı külsı szakemberek bevonása, felkérése is.

10/18 oldal


Az érintett területek

11/18 oldal

Pénzügy, számvitel, kontrolling A pénzügyi-számviteli feladatok informatikai támogatottságának közép- és hosszú távú fejlesztési célkitőzései Fejlesztési elképzeléseink e téren szorosan a hardver alapbázishoz kötıdnek. A hivatali géppark azon része, amely szerepet játszik a pénzügyi-számviteli feladatok végzésében – csakúgy, mint a többi területen található legtöbb gép – mára elévült, ésszerő bıvítése nem lehetséges. A megoldást a korszerőtlen gépek és monitorok cseréje jelenti. A hálózati erıforrások rendelkezésre állnak. A szoftveres fejlesztésre a Hivatalon belül nincs lehetıség, mivel szerzıdött partner biztosítja a kiszolgálót, a programot és a fejlesztést is. Kisebb változtatásokat, módosításokat külön kérésre, míg nagyobbakat saját ütemezésük, jogszabályi változások és a kor kihívásainak megfelelıen végeznek. Így például fejlesztési elképzeléseik között szerepel az általuk biztosított pénzügyi szoftver felkészítése, a kompatibilitás biztosítása az EU által is sürgetett 4. szintő, teljesen elektronikus ügyintézési rendszerekkel.

A Stratégia megvalósításának alternatív lehetıségei

Balmazújváros Város Önkormán yzatának Polgármesteri Hivatala

Az informatikai stratégia és rendszerterv kidolgozása Az IT-stratégia kialakítását, módosítását a következı kérdések mentén végezzük: •

• • • • • • •

• • • • • • • •

Melyek a hazai és a nemzetközi IT-trendek (technológia, termékszállítók, ITmenedzsment)? Milyen a belsı hivatali IT-környezet? Milyen mértékő jelenleg az önkormányzati területek informatikai támogatása? Hogyan célszerő ezt változtatni? Melyek azok a képességek, melyek megtartásához, megszerzéséhez elengedhetetlen az IT támogatása? Melyek a hivatali IT jelenlegi erısségei és gyengeségei (technológia, adatbázisok, alkalmazások, szervezet)? Megfelelı-e a jelenlegi IT-környezet mőködési hatékonysága és eredményessége? Milyen szerepet töltsön be az informatika a hivatal életében? Hogyan tudja az IT hatékonyan támogatni az önkormányzati stratégia és az IT-vízió megvalósulását? Milyen fejlesztési irányvonalakat kell megvalósítani az adatok, alkalmazások, technológia és IT-menedzsment területén annak érdekében, hogy a célkitőzések teljesülhessenek? Melyek a hivatal szempontjából célravezetı erıforrás-gazdálkodási alternatívák? Milyen új belsı IT-képességek kiépítése szükséges a társadalmi elvárásoknak való megfeleléshez? Milyen akciókon, projekteken, programokon keresztül valósulnak meg az informatikai stratégia célkitőzései és iránymutatásai? Milyen prioritások alapján kell a feladatokat megvalósítani? Milyen és mekkora az informatikai stratégia megvalósításának erıforrás-szükséglete? Hogy viszonyulnak a ráfordítási szükségletek a valós kapacitásokhoz? Milyen kockázatokkal járhat az IT-stratégia megvalósítása? Hogyan kezelhetık a kockázatok? Mi alapján mérhetı késıbb az informatikai stratégia megvalósítási hatékonysága?

Kihívások: globalizáció, az egységes európai piac, szabályozási korlátozások, a döntéshozatalhoz rendelkezésre álló idı csökkenése, a digitális gazdaság új versenyközege. Ezek megoldásához kínál segítséget az informatika. Stratégiai tervezés híján azonban az informatika inkább gátolja, mint segíti a szervezetet céljai elérésében. Egy szervezet csak akkor érhet el megfelelı teljesítményt, ha minden rendelkezésre álló erıforrását stratégiai célkitőzéseinek szolgálatába tudja állítani. Számos vállalat, intézmény fejlıdését gyakran fékezi az informatika, mert nem 1/18 oldal


tervezik be a stratégiai célkitőzések támogatásához szükséges informatikai változtatásokat. Gátló tényezık: az informatikai erıforrások hiánya, a hardverek és a szoftverek nem megfelelı rugalmassága, a munkatársak, felhasználók nem megfelelı felkészültsége, a technológiai változtatások tervezésnek hiánya, illetve, ha az informatika nem képes választ adni a szervezet stratégiai céljai által támasztott kihívásokra. A stratégia kidolgozása, a módszertan három fázisa: Mindazon lépések, melyek segítségével azonosítható a jelenlegi informatikai rendszer helyzete, felismerhetık az esetlegesen felmerült hiányosságok, és megoldás található a jövıbeni informatikai stratégia kialakítására. 1. fókuszálás 2. kialakítás 3. tervezés A Fókuszálás fázis célja a jövıkép megismerése, továbbá a jelenlegi informatikai helyzet felülvizsgálata. A teljesítménynek a célokkal való összevetése olyan stratégiai kérdéseket vet fel, amelyekre megoldást kell találni a késıbbi fázisokban, és olyan, gyors cselekvési programokat vázol, amelyek megvalósítása a teljesítmény javulását eredményezi. Feladat: Ki kell alakítani egy olyan komplex rendszert, amely segítségével hoszszabb távon megvalósítható az EU-s 4. szint az e-Ügyintézésben, a tanúsított szoftveres iratkezelés, a teljes hivatali integráció. A jelenlegi helyzetben erre önerıbıl nem vagyunk képesek, ezért pályázatok útján kell megteremteni a hátteret. Az elsı lépések: az EU-s e-Ügyintézés 1. és 2. szintjének elérése (legyen egységes felülető, kidolgozott, bıvíthetı honlap, teljes körő információszolgáltatással, letölthetı őrlapokkal); alapvetı korszerősítések végrehajtása a meglévı rendszerben (teljes UTP-kábeles hálózat kialakítása, korszerőtlen hálózati kapcsoló eszközök cseréje, bıvítése, géppark korszerősítése, meghatározott folyamatok automatizálása); pályázatfigyelés, alkalmas termék kiválasztása. Határidı: 2008 vége

2/18 oldal


A Kialakítás fázisában az üzleti, illetve mőködési oldal által megfogalmazott követelmények mellett meghatározásra kerülnek az informatikai igények. A fázis során megvizsgáljuk, hogy a jövıbeni mőködési folyamatok milyen technikai és támogatási hátteret igényelnek, és ezek kialakításához milyen erıforrások szükségesek. Feladat: 1. Felhasználók képzése – mindennapi gyakorlati feladatok ellátásához szükséges ismeretek megszerzése, felfrissítése (fájlkezelés, levelezés, nyomtatókezelés stb.), saját ügymenet-típusok informatikai ismereteinek elsajátíttatása a majdan bevezetésre kerülı szoftverkörnyezetben. 2. Saját erıforrásból csak a legszükségesebb korszerősítések végezhetık el (egy-egy monitor cseréje, operációs rendszerek újabb verziójának beszerzése stb.), minden jelentısebb változtatás pályázati úton lehetséges. Határidı: folyamatos Igények: A hivatali dolgozók legyenek képesek önállóan, nagy biztonsággal elektronikus levelet küldeni és fogadni saját levelezı kliensükön; Tudjanak mellékleteket csatolni és letölteni; Legyenek képesek alapvetı konvertálási mőveletekre; Megbízhatóan végezzenek az általuk használt fájlkezelıben alapvetı szerkesztési és fájlmőveleteket; Tudják kezelni a nyomtató hibaüzeneteit, ne okozzon gondot saját nyomtatójukon a patroncsere, papírbegyőrıdés; Fogalmazzák meg igényeiket, elvárásaikat az általuk használt célszoftverekkel szemben – különös tekintettel új rendszerek bevezetése esetén; o Nagy biztonságú, rugalmas, megbízható, lehetıleg a teljes hivatali apparátus feladatihoz illeszthetı szoftver termék kiválasztása, pályázása. A jelenleg rendelkezésre álló termékek sajnos nincsenek egymással összhangban, központi útmutatás, irányelv sem áll rendelkezésre, ezért lényeges, hogy megfontoltan, pozitív referenciákkal megerısített termék kerüljön kiválasztásra a jövıbeni kompatibilitási problémák elkerülése végett is. A Tervezés fázis végeredménye egy olyan programterv, amely irányt mutat arra vonatkozóan, hogy a jövıben milyen fejlesztések, projektek megvalósítására kell sort keríteni.

3/18 oldal


Mivel alapvetıen jogszabályi determináltsággal kell számolnunk, ám jelenleg mindez hézagos, kidolgozatlan és esetleges, kizárólag a már meglévı, határidıhöz kötött feladatokra (pl. tanúsított iktató-rendszer bevezetése – 2009. január) dolgozható ki terv, illetve az Unió irányelvei lehetnek mérvadók. A már korábban vázolt tervezetek egészen biztosan módosulni fognak, legalább határidejüket tekintve, így a programterv – csupán vázlatosan - az alábbiakat tartalmazza: (A cél, hogy ügyfeleink valós igényeit figyelembe véve alakítsuk ki a Hivatal mindenkori céljait támogató és a felhasználók által is elfogadott informatikai stratégiát. A mőködés hatóköre és mélysége a konkrét igények, az ügyfél oldalán rendelkezésre álló erıforrások és az idı függvényében különbözı lehet.)

1. Az EU-s e-Ügyintézés négy szintjének fokozatos bevezetése és helyi igényekhez illesztése 2013-ig. 2. Integrált iratkezelı rendszer kialakítása 2009-ig, lehetıleg pályázati forrásból. 3. Az évközi önerıs fejlesztések során elırelátóan, a majdani komplex rendszerbe illeszthetıen kell tervezni és választani. 4. Fokozatosan figyelemmel kell kísérni a társadalom (helyi közösség, ügyfelek) által támasztott igényeket, valamint a jogszabályi változásokat, eseményeket, s folyamatosan el kell végezni a programunk finomhangolását, illetve részletekbe menı kidolgozását. 5. Meg kell valósítani a saját munkaerı felkészítését a várható változásokra.

További, 2013-ig megvalósítandó középtávú feladatok o Nyilvános elérési pontok számának növelése o Biztosítani szükséges, hogy a város minél több pontján legyenek elérhetıek a település információi, programjai, valamint a régió fontosabb eseményei. Ezek a nyilvános elérési pontok bárhol elhelyezhetık (vasúti pályaudvar, hotel, fıbb települési csomópontok) o Közbiztonsági kamerarendszer kialakítása (Egy térfigyelı rendszer kialakítása nemcsak a lakosok, és turisták biztonságérzetét javítja, hanem hatékony eszköze a bőnmegelızésnek, valamint az esetlegesen bekövetkezı bőncselekmények felgöngyölítésében is jelentıs szerepe lehet.) o Célirányos képzések a lakosság körében

4/18 oldal

Balmazújváros Város Önkormán yzatának Polgármesteri Hivatala Balmazújváros, 2008. 05. 16.

5/18 oldal

Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata Egységes szerkezetben I. Általános rendelkezések 1.A hivatal megnevezése, címe: Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala 4060 Balmazújváros, Kossuth tér 4-5. 2. Alapító okirat kelte, száma: 161/1995.(XI.30.) sz. határozat 3. A hivatal a városi önkormányzat képviselı-testületének szerveként önkormányzati feladatokat, továbbá jogszabályban megállapított államigazgatási feladatokat lát el. 4. A hivatalt a polgármester a képviselı-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja. 5. A hivatal vezetıje a jegyzı. 6. A hivatal dolgozóinak létszáma 83 fı. II. A hivatal belsı tagozódása Az egységes hivatal nem önálló belsı szervezeti egységekre tagozódik, melyek élén vezetı megbízatású osztályvezetı áll. 1./ Titkársági Osztály a./ Intézményfelügyeleti Csoport 2./ Hatósági Osztály a./ Szociális Csoport b./Okmányiroda c. Építési Csoport 3./ Pénzügyi Osztály a./Költségvetési Csoport b./ Adócsoport 4./ Beruházási Osztály 5./ Kistérségi Osztály A polgármester közvetlen irányítása alá tartozó munkakörök: politikai tanácsadó A jegyzı közvetlen irányítása alá tartozó munkakörök: vezetıi ellenır gyámhivatal

2 III. Az osztályok fıbb feladatai 1./ Titkársági osztály Feladatkörébe tartozik: Képviselı-testület, bizottságok, kisebbségi önkormányzatok mőködésével kapcsolatos feladatok. A döntések jogi elıkészítése. Jogi tevékenység (perképviselet, jogi ellenjegyzés, okiratszerkesztés, szerzıdések, szabályzatok készítése, jogi véleményezése). A polgármester, alpolgármesterek, jegyzı munkájának segítése, a hatáskörükbe megtartott ügyek döntésre való elıkészítése.(pl. mozgósítási, polgári védelmi ügyek, katasztrófavédelemmel kapcsolatos feladatok ) Személyzeti és munkaügyi ügyintézés, munkáltatói jog gyakorlásából adódó döntések elıkészítése, személyi anyagok, nyilvántartások kezelése. Egészségügyi intézményi feladatok, egészségügyi vállalkozásokkal kapcsolatos ügyek döntésre való elıkészítése. Az orvosi rendelı fejlesztésének, mőködtetésének, üzemeltetésének koordinálása, a szerzıdésekben foglaltak betartásának ellenırzése. Közoktatási intézmények mőködését érintı és az intézményvezetıi munkakör pályáztatásával kapcsolatos testületi döntések elıkészítése. Az intézmények szervezeti és mőködési szabályzatának és pedagógiai programjának testület elé terjesztése, végrehajtás ellenırzése. Tankötelezettséggel kapcsolatos feladatok ellátása. Közmővelıdési feladatok ellátása ( kapcsolat teremtése, illetve ápolása a kulturális és nonprofit szervezetekkel, egyesületekkel, médiákkal). A közmővelıdési koncepcióból adódó feladatok ellátása. Testvérvárosi kapcsolatok fenntartása, bıvítése. A városba érkezı vendégek fogadásával, kalauzolásával elhelyezésével kapcsolatos szervezıi feladatok ellátása. A város megjelenítésével, a város külsı-belsı kapcsolatainak kialakításával, ápolásával az idegenforgalom összehangolásával kapcsolatos feladatok ellátása. A sporttal kapcsolatos feladatok szervezése, koordinálása és az azzal kapcsolatos testületi döntések elıkészítése. A Sportkoncepcióban, és a Sportról szóló helyi rendeletben megfogalmazottak végrehajtása, szervezése. Szabálysértés, birtokvédelem. Számítástechnikai feladatok, az önkormányzat honlapjának elkészítése, frissítése. Rendszergazdai feladatok ellátása, a hivatal teljes hardver és szoftver állományának ismerete és használatának segítése. A hivatal informatikai fejlıdésének elısegítése. A központi iktatási, ügyirat-kezelési, hatósági statisztikai feladatok ellátása, irattári feladatok. Gondnoksági feladatok ( a hivatal mőködéséhez szükséges tárgyi feltételek biztosítása, gépjármő üzemeltetési feladatok ellátása, takarítás megszervezése, portaszolgálat biztosítása). Karbantartási, üzemeltetési szervíz szerzıdések megkötésének elıkészítése. Választással és népi kezdeményezéssel kapcsolatos feladatok. 2./ Hatósági osztály Feladatkörébe tartozik: a./ Szociális Csoport Szociális törvénybıl és a helyi rendeletekbıl adódó szociálpolitikai, hadigondozási feladatok. Jegyzıi gyámügyi feladatok. Önkormányzati bérlakások bérbeadási feladatai. Szociális intézményekkel kapcsolatos felügyeleti, fenntartói feladatok elıkészítése.

3 b./Okmányiroda Hatósági engedélyekkel kapcsolatos feladatok (üzletek nyitása, nyilvántartása, telephely engedélyezés, fogyasztó-érdekvédelem, szerencsejáték felügyelet, állattartás, állategészségügy, növénytelepítés). Okmányirodai feladatok. Hagyatéki ügyek. Anyakönyvi feladatok. Népesség-nyilvántartási feladatok. Az ügyfélkapu rendszer kezelése. Az elektronikus ügyintézés rendszerének kialakítása, mőködésének elısegítése. c. /Építési Csoport Kiemelt építéshatósági ügyek intézése. Egyéb építésügyi, vízügyi, tőzvédelmi feladatok. Környezetvédelmi feladatok. Közmő és vonalas létesítmények szakhatósági feladatai. Kommunális ügyek testületi elıkészítése. Mőszaki tervtár kezelése. 3./ Pénzügyi Osztály Feladatkörébe tartozik: a./Költségvetési Csoport Az önkormányzat és intézményei gazdálkodásával kapcsolatos feladatok ellátása. Költségvetési, zárszámadási rendelet tervezetek elıkészítése, idıszaki beszámolók összeállítása. A kisebbségi önkormányzatok költségvetéssel, elıirányzat módosítással és zárszámadással kapcsolatos elıterjesztéseinek elıkészítése. A központi támogatások igénylése és elszámolása. Az intézmények kiskincstári finanszírozása. Az önkormányzat pályázatainak pénzügyi ügyintézése. Beruházások pénzügyi elıkészítése és elszámolása. Könyvelési feladatok ellátása az önkormányzat vonatkozásában. Banki folyószámlákkal kapcsolatos pénzgazdálkodási tevékenység ellátása. Hitelfelvételek, pénzeszközök befektetésének elıkészítése. A kölcsönök esedékességének figyelemmel kísérése, kezelése. Az önkormányzat vagyonelemei közül a befektetések, részesedése, kötvények, követelések és kötelezettségek, valamint egyéb aktív és passzív pénzügyi elszámolások nyilvántartása, kezelése. Nyilvántartások vezetése a tárgyi eszközökrıl , immateriális javakról. A leltározás megszervezése, lebonyolítása. Az önkormányzat nevében vagyonértékesítés, vagy szolgáltatás nyújtás esetében számlakibocsátás. Az önkormányzat bevallási kötelezettségek teljesítése. Házi pénztár mőködtetése. b./ Adócsoport A helyi és központi adókkal kapcsolatos adóhatósági feladatok ellátása.

4 Hagyatéki és végrehajtási eljárásban ingatlanok értékbecslése. Adatszolgáltatás és rendszeres együttmőködés a jogszabályokban meghatározott hivatalokkal, szervekkel. ( bíróság, ügyészség, rendırség, APEH, földhivatal, stb.) Behajtás céljából kimutatott különféle hátralékok kezelése. Mezııri járulékkal kapcsolatos feladatok ellátása. 4./ Beruházási Osztály Feladat körébe tartozik: Önkormányzati vagyon gazdálkodással, kezeléssel, üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok ellátása, illetve döntés elıkészítés. Az önkormányzati vagyon kezelı szervezet(ek)tel való kapcsolattartás, üzemeltetési szerzıdések szakmai elıkészítése. Az intézményeknél és a vagyonkezelı szervezeteknél lévı vagyon kezelésének figyelemmel kísérése. Beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos mőszaki elıkészítés, a kivitelezés koordinálása. Közbeszerzés, pályáztatás bonyolítása. Az ingatlan vagyon kataszter vezetése. Városgazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos tulajdonosi, fenntartói feladatok. Közterület-felügyeleti feladatok (közterület jogszerő használatának ellenırzése, közterület rendjének, tisztaságának megırzése). Mezıgazdasági és állategészségügyi feladatok ellátása. Mezııri tevékenység koordinálása. Pályázat figyelés, az érintett intézmények, gazdálkodó és nonprofit szervezetek igény szerinti tájékoztatása, figyelemfelhívás, segítségnyújtás a pályázatok elkészítésében. Az önkormányzatra vonatkozó pályázatok elkészítése, (a szakmai ágazatok bevonásával). A nyertes pályázatokkal kapcsolatos feladatok ellátása. Az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátása. 1 5. Kistérségi Osztály Feladat körébe tartozik: A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa és Pénzügyi Bizottsága mőködésével kapcsolatos valamennyi feladat. Biztosítja a testületek jogszabályok szerinti mőködését, határozatainak határidıben történı végrehajtása. A tagtelepülések polgármestereivel és jegyzıivel folyamatos kapcsolatot tart a társulásban ellátott feladatok hatékony mőködése érdekében. A társulás által fenntartott intézményekkel való kapcsolattartás a felmerülı problémák megoldásában való segítségnyújtás. A társulás által lefolytatandó pályázati eljárások és közbeszerzési eljárások szervezése, és elszámolása. A kistérségi társulás és a hozzá tartozó intézmények tekintetében végzi valamennyi pénzügyigazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos feladatot. 1

Beiktatta: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének

/2008. (VI.25.) sz. határozata

5 A belsı ellenırzési feladatokat a társulás látja el a tagönkormányzatok és intézményeik részére egy belsı ellenırzési vezetı és külsı szakmai közremőködı szervezetek útján. A társulás ellát továbbá a kistérség területén területfejlesztési feladatokat is. Politikai tanácsadó munkakör a polgármester munkájának segítésére: Balmazújvároson a Képviselı-testületi, valamint bizottsági tagok és a polgármester közötti tárgyalások egyeztetése, városi fórumok szervezése és lebonyolítása, megfelelı információs és személyi kapcsolat létrehozásának segítése az önkormányzat és a város gazdasági szervezetei illetve intézményei között. Részt vesz a város érdekeit szolgáló pályázatok és elıterjesztések elıkészítésében, koordinálásában és menedzselésében. A jegyzı közvetlen irányítása alá tartozó feladatok: a./ Aljegyzı ellátja az Ötv. 36.§ (1) bekezdésében foglalt feladatokat, illetve amivel a jegyzı megbízza. b./ Vezetıi ellenır feladata vizsgálni és értékelni a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési (továbbiakban FEUVE) rendszerek kiépítésének, mőködésének, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését. A pénzügyi gazdaságossági, hatékonysági ellenırzésekrıl megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít a költségvetési szerv vezetıje számára, a költségvetési szerv mőködése, eredményességének növelése, valamint a FEUVE javítása, továbbfejlesztése érdekében. Nyomon követi az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. c./ Gyámhivatali feladatok (gyermekek átmeneti vagy tartós nevelésbe vétele, ennek megszüntetése, otthonteremtési támogatás megállapítása és a gyermektartásdíj megelılegezése, kiskorúak és gondnokoltak vagyoni ügyei, utógondozás, örökbefogadás, gyám, gondnok kirendelése, felmentése, gyermek és szülı kapcsolattartása) IV. Vezetıi szintek A Ktv. 45. § (10). bek. c.) pontja szerint az önkormányzat osztályvezetıi és fıosztályvezetıhelyettesi szintnek megfelelı vezetıi megbízást adhat. A képviselı-testület Polgármesteri Hivatal szervezeti tagozódását az alábbiakban határozta meg. 1./ Titkársági Osztály, 2./ Hatósági Osztály, 3./ Pénzügyi Osztály, 4./ Beruházási Osztály, 5./ Kistérségi Osztály ,

vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint

V. A hivatal mőködési rendje 1. A hivatal éves munkaterv alapján végzi tevékenységét. Az éves munkaterv összeállításakor a képviselı-testület és a bizottságok éves munka-és ülésterveire figyelemmel kell lenni. -A hivatal dolgozói feladataikat munkaköri leírás szerint látják el. -A kiadmányozás és helyettesítés rendjét a polgármester és a jegyzı külön szabályozza. 2. A hivatalban egységes központi számítógépes iktatási rendszer mőködik, melynek részletes

6 szabályait a jegyzı által készített Ügyiratkezelési Szabályzat tartalmazza. 3. A " Balmazújváros Polgármestere " bélyegzı használatára a polgármester, míg a " Balmazújváros Városi Polgármesteri Hivatal Jegyzıje " bélyegzı használatára a jegyzı jogosult. A kiadmányozásra vonatkozó szabályok szerint a belsı szervezeti egységek a " Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala " bélyegzıt használják. Kivéve: -a Gyámhivatal dolgozói ık a " Városi Gyámhivatal Balmazújváros " -az Okmányiroda gépjármő ügyintézıi, ık a " Közlekedési Igazgatási Hatóság " -az anyakönyvvezetı , a " Anyakönyvvezetı Balmazújváros " -a népességnyilvántartó, a " Balmazújváros Város Polgármesteri Hivatala Népességnyilvántartó " feliratú bélyegzıt használják. A bélyegzıkrıl a Titkársági Osztály bélyegzı nyilvántartást vezet. 4. A polgármesteri hivatalban dolgozók munkaideje: -hétfıtıl- csütörtökig 7,30-16,00 óráig -pénteken 7,30-13,30 óráig. Keddi napokon 16,00-18,00 óra között az ügyfelek kiszolgálása érdekében hosszabbított ügyfélfogadást tart a hivatal. Ennek megszervezésérıl a jegyzı gondoskodik. A hosszabbított ügyfélszolgálatot teljesítı köztisztviselı pénteki munkaideje 11,30 óráig tart.2 A Polgármesteri Hivatalban dolgozók választható munkaideje a nyári idıszámítás idején:3 Hétfıtıl-csütörtökig: 6,00-14,30 óráig, vagy 7,30-16,00 óráig. Pénteken: 6,00-12,00 óráig, vagy 7,30-13,30 óráig. - Ebédidı (péntek kivételével) 12,00-12,30 óráig tart. - A dolgozók jelenléti íven jegyzik munkába érkezésük és távozásuk idıpontját. - Napközben a munkahelyrıl eltávozást az osztályvezetı engedélyez. - Az osztályvezetık és az aljegyzı a jegyzı engedélyével hagyhatják el a munkahelyet. - A napi munka befejezése után a hivatalos helyiségekben csak szekrényben, fiókban lehet ügyiratot, bélyegzıt tárolni, az irodát be kell zárni, a kulcsot a portán leadni. - A hivatali helyiségben elhelyezett leltári tárgyak rendeltetésszerő használatáért a helyiségben dolgozók felelnek.

5. A Polgármesteri Hivatal és a jegyzı ügyfélfogadási rendje az Okmányiroda kivételével:

2 3

Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata Beiktatta: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 220/2007. (VI.20.) sz. határozata

7 Hétfı nincs ügyfélfogadás Kedd 7,30-12,00 és 12,30-18,00 óráig4 Szerda 7,30-12,00 óráig Csütörtök nincs ügyfélfogadás Péntek

7,30-11,30 óráig

Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje:5 Hétfı 7,30-12,00 és 12,30-15,30 óráig Kedd 7,30-12,00 és 12,30-18,00 óráig Szerda 7,30-12,00 és 12,30-15,30 óráig Csütörtök nincs ügyfélfogadás Péntek 7,30-11,30 óráig A polgármester fogadó napja: Kedd 8,00-12,00 óráig Az ügyfélfogadást úgy kell megszervezni, illetve mőködtetni, hogy az ügyfélfogadási idı teljes tartama alatt minden szakterületen biztosított legyen az érdemi tájékoztatás, az azonnal intézhetı ügyek elintézése, a szükséges intézkedések megtétele. A Polgármesteri Hivatal dolgozói ügyfélfogadási idıben hivatalon kívüli ügyet csak kivételesen, sürgıs esetben végezhetnek. Ilyen esetben is biztosítani kell a távollévı dolgozó érdemi helyettesítését. Az anyakönyvvezetıi feladatot ellátó dolgozók munkaidın kívül, heti szabad-és pihenı napon, valamint munkaszüneti napon is -az ügyfelek kívánságára – kötelesek házasságkötésnél és névadó ünnepségnél közremőködni.

– – – – – – – – – – – – – – 4 5

VI. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök meghatározása: jegyzı vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége a törvény erejénél fogva áll fenn. osztályvezetıi, fımérnöki, fıépítészi munkakörök, kiemelt és helyi építéshatósági ügyintézıi munkakörök, állandó és ideiglenes személyazonosító igazolvánnyal, a személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos munkakör, közlekedési igazgatási hatósági munkakör, vállalkozói igazolvány kiadásával, üzletek mőködésével és telepengedélyezéssel kapcsolatos munkakör anyakönyvvezetıi munkakör népesség nyilvántartói munkakör kiemelt és helyi gyámhatósági ügyintézıi munkakör szociális ügyintézıi munkakör lakásügyi ügyintézıi munkakör

Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata

8 – – – – – –

adóügyi ügyintézıi munkakör, pénztárosi munkakör, bankszámla feletti aláírási jogot tartalmazó pénzügyi ügyintézıi munkakörök vezetıi ellenır birtokháborítási ügyintézıi munkakör kistérségi ügyintézıi munkakörök .

2. sz . melléklet A Belsıellenırzési Kézikönyv IV. szakaszának E pontja az alábbi 3. ponttal egészül ki, és a jelenlegi 3-7 pont számozása 4-8 pontra módosul:

„3. Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák Az ellenırzés során a belsı ellenırnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözı közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Elemzı eljárások Az elemzı eljárások információk, adatok lényeges arányainak, trendjeinek vizsgálatát jelentik annak eldöntéséhez, hogy az ellenırzött információk összességükben megfelelnek-e a belsı ellenırnek az ellenırzött szervezetrıl és tevékenységekrıl szerzett ismereteinek. Az elemzı eljárásokat az ellenırzés elıkészítése (tervezése), valamint a helyszíni ellenırzés szakaszában is alkalmazni kell. (pl. interjú, ellenırzési pontok vagy folyamatok értékelése) Ha az elemzı eljárások a más úton szerzett információknak ellentmondó eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elıidézı körülményeket, okokat és magyarázatukra megfelelı bizonyítékokat kell szerezni. Az elemzı eljárások általában csak jelzik az információban rejlı lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért, hogy az elemzı eljárások alkalmasak-e az ellenırzés céljainak megvalósításához szükséges bizonyítékok megszerzéséhez. Mintavételi eljárások A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belsı ellenır a teljes adatállományra. (pl. tesztelés) Az ellenırzési mintavétel megtervezésénél az egyes ellenırzési célokat, a mintavétel alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni. A mintát úgy kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. A mintába került elemek ellenırzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát, ki kell vetíteni azokat a teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot. A tételes tesztek csak az egyedi mőveletekre, tranzakciókra, adatokra értelmezhetık, a fıkönyvi könyvelésben alkalmazott (bér-, pénztár-, vegyes stb.) feladásokra nem. A belsı ellenırnek meg kell fontolnia a minták kialakításánál és elemzésénél a megfelelı szakértıi segítség igénybevételét. A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belsı ellenır a minta méretének növelésével, vagy – ha létezik ilyen – egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelızıen az alapsokaságból ki kell

emelni tételes ellenırzésre a nagy és a jelentıs tételeket, így a mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia. A mintavételezés további részletezése a 6. számú mellékletben található. „

A Belsıellenırzési Kézikönyv IV. szakasza az alább J ponttal egészül ki:

„J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai 1. Nemzetközi belsı ellenırzési standardok A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete (Institute of Internal Auditors, IIA) által kiadott „Belsı ellenırzési szakma gyakorlati standardjai” a 2004. évi 8. számú (V. 20.) Pénzügyi Közlönyben magyar nyelven közzétételre kerültek. 2. Rendszerellenırzés A Ber. 2. § c) pontja alapján a rendszerellenırzés: „rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenırzési) mőködésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerőség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenırzésre.” A rendszerellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Rendszerellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 3. Teljesítmény-ellenırzés A Ber. 2. § d) pontja alapján a teljesítmény-ellenırzés: „az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a mőködés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.” A teljesítmény-ellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Teljesítményellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 4. Informatikai rendszerek ellenırzése A Ber. 2. § f) pontja alapján az informatikai rendszerek ellenırzése: „ a költségvetési szervnél mőködı informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelıségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata.”

BELSİ ELLENİRZÉSI KÉZIKÖNYV

TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK ........................................................................................................... 2 Bevezetés................................................................................................................................... 4 I.

BELSİ ELLENİRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSİ ELLENİRZÉSI ALAPSZABÁLY .............................. 5

II.

BELSİ ELLENİRÖKRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX................. 9

III. BELSİ ELLENİRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉT BEMUTATÓ SZERVEZETI ÁBRA.......................................................................... 11 IV. A BELSİ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSİ SZABÁLYOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS................................... 12 A.

A belsı ellenırzési tevékenység irányítása .................................................................. 12

1. Belsı ellenıri humánerıforrás-gazdálkodás, a belsı ellenırök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek ............................Hiba! A könyvjelzı nem létezik. 2.

Belsı ellenırök teljesítményének értékelése................................................................... 15

3.

A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok .................................... 17

4.

Külsı szakértık bevonására vonatkozó elıírások illetve ellenırzési társulás formájában megvalósuló belsı ellenırzések..................................................................... 19

B.

A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítése, kockázatelemzés.................................... 20

1.

A tervezés elıkészítésének lépései.................................................................................. 21

2.

Kockázatelemzés ............................................................................................................. 24

C.

A belsı ellenırzés tervezése............................................................................................ 28

1.

Stratégiai tervezés ........................................................................................................... 29

2.

Éves ellenırzési terv........................................................................................................ 29

3.

Erıforrások elosztása ...................................................................................................... 30

D.

Az ellenırzésre való felkészülés ..................................................................................... 30

1.

Az ellenırzés végrehajtásának tervezése ........................................................................ 31

2.

Adminisztratív felkészülés .............................................................................................. 34

E.

Az ellenırzés végrehajtása.............................................................................................. 34

1.

Nyitó megbeszélés........................................................................................................... 35

2.

Ellenırzési munkalapok használata ................................................................................ 35

3.

Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák ....................................................................... 39

4.

Interjú, mint a folyamatok és a kocskázatok elemzésének eszköze................................ 40

5.

Az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelése .................................... 41

6.

A tesztelés szerepe az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelésében ..................................................................................................................... 41

7.

A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat............................ 43

8.

Ellenırzési jegyzıkönyv, súlyos hiányosság .................................................................. 44

F.

A belsı ellenırzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó elıírások ..................... 45

1.

A belsı ellenırzési jelentés elkészítése........................................................................... 45

2.

A belsı ellenırzést értékelı éves jelentések ................................................................... 49

G.

Az ellenırzési megállapítások hasznosításának, az ellenırzést követı intézkedések elrendelésének szabályai ................................................................................................... 50

1.

Intézkedési terv .............................................................................................................. 50

2.

Az ellenırzések nyomon követése ................................................................................. 50

H.

Az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás ......................................................................................................... 51

I. Az ellenırzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megırzési rendje................................................................................................................................. 54 J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai............ 56

Belsı ellenırzési kézikönyv

Bevezetés Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ber.) megfelelıen a közpénzek felhasználásában résztvevı költségvetési szervezetek kötelesek belsı ellenırzési rendszert mőködtetni abból a célból, hogy a szervezet vezetıje számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és mőködtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelıségét illetıen. A belsı ellenırzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az adott szervezet mőködését fejlessze, és eredményességét növelje. A belsı ellenırzés a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti a szervezet kockázatkezelési, valamint ellenırzési és irányítási eljárásainak eredményességét.

A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy belsı ellenırzési tevékenység rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli a kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszereket és hozzájárul azok javításához.

Hivatalunknál függetlenített belsı ellenırt (belsı ellenırzési szervezetet) az ellátandó feladatok nagyságára tekintettel nem célszerő foglalkoztatni, ezért e belsı ellenırzési feladatokat a belsı ellenırzési vezetı koordinálásával külsı szakértı útján biztosítjuk.

A kézikönyvhöz mellékletek és iratminták is kapcsolódnak.

4

Balmazújváros Önkormányzata


I.

BELSİ ELLENİRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSİ ELLENİRZÉSI ALAPSZABÁLY A belsı ellenırzés hatásköre A belsı ellenırzés hatásköri felhatalmazását az Áht. és a Ber. határozza meg. A belsı ellenırzési vezetı hatásköre az alábbiakra terjed ki: • hozzáféréssel rendelkezik Balmazújváros Önkormányzata (továbbiakban Önkormányzat) valamennyi tevékenységéhez, nyilvántartásához, vagyontárgyához;

:

• az Önkormányzat vezetıjéhez bármikor közvetlenül is fordulhat; • az ellenırzési célok elérése érdekében meghatározza az ellenırzések gyakoriságát, az ellenırzések tárgyát és kiterjedését, valamint kiválasztja az alkalmazott ellenırzési módszereket; • az ellenırzések végrehajtásához közalkalmazottjától információt kérni.

jogosult

az

Önkormányzat

bármely

A belsı ellenır hatásköre az alábbiakra nem terjed ki: • az Önkormányzat bármely végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel; • pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása; • az Önkormányzat bármely munkatársa tevékenységének irányítása.

A belsı ellenırzés célja és feladata A belsı ellenırzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenırzött szervezet mőködését fejlessze, és eredményességét növelje. A belsı ellenırzés az ellenırzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenırzött szerv kockázatkezelési, ellenırzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belsı ellenırzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat győjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetıje számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belsı ellenırzés feladata annak vizsgálata – és ennek során elegendı bizonyítékkal alátámasztva, megfelelı bizonyosságot adni arra vonatkozóan –, hogy a vezetés által kialakított és mőködtetett kockázatkezelési, ellenırzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: • az Önkormányzat célkitőzéseinek elérését veszélyeztetı kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelıen kezelni; Balmazújváros Önkormányzata

5


• az egyes vezetık és vezetıi csoportok közötti együttmőködés megfelelı; • a pénzügyi-, irányítási- és operatív mőködésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelı idıben rendelkezésre állnak; • az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek,valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; • az eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelıen gondoskodnak; • a kidolgozott programok, tervek és célkitőzések megvalósulnak; • az Önkormányzat munkafolyamataiban a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer minısége megfelelı és folyamatos korszerősítése biztosított; • a rendszerek és eljárások – beleértve a fejlesztés alatt állókat is – teljesek és biztosítják, hogy az ellenırzések megfelelı védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak az Önkormányzat átfogó céljaival és célkitőzéseivel; • az Önkormányzatot érintı jogszabályok, illetve egyéb kötelezı érvényő szabályok változásaira az Önkormányzat idıben és megfelelıen reagál. A belsı ellenırzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer hatékonyságának, minıségének javítására vonatkozó lehetıségekrıl az Önkormányzat vezetıjét tájékoztatni kell. A belsı ellenırzés – mint vezetıt támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetıket azon felelısségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszert mőködtessék. A belsı ellenırzés a szervezet pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetık felelısségi körébe tartozik. A belsı ellenırzés ellenırzési hatóköre kiterjed mind a jogszabályok és a helyileg kiadott szabályzatok, irányelvek, és eljárások pontos betartásának ellenırzésére, mind a költségvetési bevételek és kiadások, valamint az Önkormányzat tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára az államháztartási gazdálkodás átláthatósága érdekében.

6



Beszámolás A belsı ellenırzési vezetı (elsı ellenır) köteles az Önkormányzat vezetıje számára: • évente átfogó értékelést adni az Önkormányzat pénzügyi irányítási és ellenırzési, valamint kockázatkezelési rendszerérıl, és nyilatkozni ezen rendszerek megfelelıségérıl és hatékonyságáról; • az Önkormányzat pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszeréhez kapcsolódó minden lényeges megállapításról beszámolni, és tájékoztatást adni az esetleges fejlesztési javaslatairól; • évenként tájékoztatást adni az éves ellenırzési terv végrehajtásának helyzetérıl, az elvégzett ellenırzések eredményeirıl, a tervtıl való eltérés okairól, valamint a belsı ellenırzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétérıl; • más ellenırzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerőségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külsı ellenırzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelı koordinációt biztosítani, valamint errıl a vezetést rendszeresen tájékoztatni. Felelısség A belsı ellenırzési vezetı, a belsı ellenır(ök) felelısségi körébe tartozik: • annak biztosítása, hogy minden, a belsı ellenırzés hatókörébe tartozó ellenırzés, a jelen belsı ellenırzési kézikönyvben felsoroltaknak megfelelıen ténylegesen végrehajtásra kerüljön; • az Önkormányzat belsı ellenırzési egységének eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a nemzetközi belsı ellenırzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelıen; • a kockázatelemzésen alapuló stratégiai, középtávú és éves ellenırzési tervet kidolgozni, melynek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezıket is figyelembe kell venni. Az ellenırzési terveket és az azok módosítására irányuló javaslatokat az ellenırzési vezetı köteles az Önkormányzat vezetıjének jóváhagyásra benyújtani; • a jóváhagyott éves ellenırzési tervet végrehajtani, ideértve a vezetés felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; • szakmailag képzett ellenıröket alkalmazni, akik megfelelı szakértelemmel és tapasztalattal rendelkeznek a jelen belsı ellenırzési kézikönyvben foglalt követelmények teljesítéséhez; • az Önkormányzatnál mőködı fıbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, mőködtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos problémákat értékelni; • az Önkormányzat vezetıjét tájékoztatni a belsı ellenırzési tevékenység mérhetı célkitőzéseirıl és az azokhoz mérten elért eredményekrıl; • a külsı ellenırök és a jogalkotók munkáját figyelemmel kísérni annak érdekében, hogy a belsı ellenırzés a szervezet mőködését – ésszerő költségkihatás mellett – optimálisan lefedje. Balmazújváros Önkormányzata

7


Belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozó standardok A belsı ellenır tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a belsı ellenırzési vezetı által kidolgozott és az Önkormányzat vezetıje által jóváhagyott belsı ellenırzési kézikönyv szerint végzi.

8



II.

BELSİ ELLENİRÖKRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX Az etikai kódex vonatkozik minden, az Önkormányzatnál belsı ellenırzési tevékenységet folytató személyre. Az etikai kódex megalkotásának célja a belsı ellenırzési szakmán belüli etikai kultúra erısítésének elımozdítása, a belsı ellenırök magatartási szabályait rögzítı olyan követelményrendszer felállítása, amelyet a belsı ellenıröknek feladatuk ellátása során követniük kell. Ezek a következık: FEDDHETETLENSÉG A belsı ellenır feddhetetlensége megalapozza az ellenır szakvéleménye iránti bizalmat. A belsı ellenır: 1. munkáját becsülettel, a tıle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelısséggel végzi; 2. a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelıen végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét; 3. tartózkodik minden olyan tevékenységtıl, amely jogszabályellenes vagy belsı szabályzatot sért, illetve nem méltó a belsı ellenırzési szakmához; 4. tiszteletben tartja az Önkormányzat céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem elıtt tartásával végzi. FÜGGETLENSÉG, TÁRGYILAGOSSÁG ÉS PÁRTATLANSÁG A belsı ellenır minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ győjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. A belsı ellenır megırzi függetlenségét a vizsgált szervezettıl, illetve az egyéb külsı érdekcsoportoktól. A belsı ellenır minden lényeges és jelentıs körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belsı ellenır: 1. tartózkodik minden olyan tevékenységtıl vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenırzött szervezet érdekeit sértheti; 2. politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; 3. olyan, megfelelıen megalapozott és objektív jelentést készít, amelyben a következtetések kizárólag a pénzügyminiszter által közzétett belsı ellenırzési standardokban foglaltakkal összhangban lévı, megfelelı és elegendı ellenırzési bizonyítékokon alapulnak; 4. nem fogadhat el olyan ajándékot, juttatást vagy jogosulatlan elınyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakítását; 5. jelentésében szerepeltet minden olyan lényeges és jelentıs tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrıl szóló ellenırzési jelentés teljességét; 6. mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják a belsı ellenır saját következtetéseit.


9


TITOKTARTÁS A belsı ellenır bizalmasan kezel minden, az ellenırzés során tudomására jutott adatot és információt. Megfelelı felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, illetéktelen személyek tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége. A belsı ellenır: 1. a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintıen kezeli, azok megfelelı védelmérıl gondoskodik; 2. a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi elıírásokkal ellentétes módon, más intézmények, illetve személyek javára vagy kárára, az ellenırzött szervezet érdekeit és a közérdeket sértı módon nem használhatja fel. SZAKÉRTELEM A belsı ellenırzési tevékenységet a belsı ellenır a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok birtokában látja el. A belsı ellenır: 1. kizárólag olyan ellenırzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy gondoskodik megfelelı külsı szakértı bevonásáról; 2. a belsı ellenırzési tevékenységet a pénzügyminiszter által közzétett, a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének standardjain alapuló iránymutatásokkal, ajánlásokkal és módszertani útmutatókkal összhangban végzi; 3. törekszik szakmai ismereteit, folyamatosan fejleszteni.

tevékenysége

hatékonyságát

és

minıségét

EGYÜTTMŐKÖDÉS A belsı ellenır köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elısegíti az ellenırök közötti és a szakmán belüli együttmőködést és jó kapcsolatok kialakítását. A belsı ellenır: 1. együttmőködés révén elısegíti a szakmai fejlıdést; 2. együttmőködik a költségvetési szerv munkatársaival. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Amennyiben a belsı ellenır a vizsgált szervezet számára tanácsadási vagy egyéb nem ellenırzési tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez.

10



A belsı ellenır: 1. tanácsadás, illetve egyéb nem ellenırzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált Önkormányzat vezetıjének hatáskörébe tartozó felelısséget; 2. függetlenségét megırzi és elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; 3. elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja vagy veszélyeztetheti függetlenségét; 4. nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban.

III. BELSİ ELLENİRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉT BEMUTATÓ SZERVEZETI ÁBRA A Ber. a költségvetés szerv vezetıjének kizárólagos felelısségi körébe utalja a belsı ellenır funkcionális – feladatköri és szervezeti – függetlenségének biztosítását. A belsı ellenır funkcionális függetlenségét konkrétan a következık biztosítják: •

tevékenységét az Önkormányzat vezetıjének közvetlenül alárendelve végzi;

•

az ellenırzı munkán kívül más tevékenység ellátásába az Önkormányzat vezetıje nem vonhatja be;

•

ellenırzı munkája végzése során – az Önkormányzat vezetıje javaslatának figyelembe vételével – objektíven, befolyástól mentesen jár el;

•

munkáját a jogszabályok, a belsı szabályzatok, a belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és e kézikönyv elıírásai alapján végzi.

Az Önkormányzat belsı ellenırzésének funkcionális függetlenségét bemutató szervezeti ábrát az 11. sz. melléklet tartalmazza.


11


IV. A BELSİ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSİ SZABÁLYOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS A belsı ellenırzés a mőködési folyamatokat elemzi, abból a szempontból, hogy a vezetık által létrehozott, a kockázatok kezelésére szolgáló kontrollok megfelelıségét értékelje. Ilyen kontrollok például: a szabályzatok, a hatás-, és felelısségi körök, a szervezeti tagolódás, információszolgáltatás, monitoring, informatikai kontrollok stb. A belsı ellenırzés a mőködési, tevékenységi folyamatokból indul ki miközben önmaga is egy kontroll folyamatot képez a költségvetési szerv irányítási és szabályozási rendszerében. A kézikönyv a belsı ellenırzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelıen mutatja be. A belsı ellenırzési folyamat legfıbb elemei, lépései a következık: • • • • • •

tervezés elıkészítése, kockázatelemzés, tervezés, végrehajtás, jelentéskészítés, nyomon követés, utóvizsgálat. A belsı ellenırzési tevékenység folyamatábráját az 1. számú melléklet tartalmazza.

A. A belsı ellenırzési tevékenység irányítása A belsı ellenırzési vezetı feladatai: a) a belsı ellenırzési kézikönyv elkészítése; b) a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai, középtávú és éves ellenırzési tervek összeállítása, az Önkormányzat vezetıjének jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése; c) a belsı ellenırzési tevékenység megszervezése, az ellenırzések végrehajtásának irányítása; d) az ellenırzések összehangolása; e) megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni a költségvetési szerv vezetıjének, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelısséggel tartozik; f) amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az Önkormányzat vezetıjének, illetve az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetıjének a haladéktalan tájékoztatása; g) az ellenırzés lezárását követıen az ellenırzési jelentést az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység számára megküldeni;

12



h) gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító eljárások és érvényesüljenek a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók; i) gondoskodni az ellenırzések nyilvántartásáról, valamint az ellenırzési dokumentumok legalább 10 évig történı megırzésérıl, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; j) biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, ennek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott – éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról; k) évente értékelni a belsı ellenırzés tárgyi, személyi feltételeit és javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetıjének, a feltételeknek az éves tervvel történı összehangolására; l) az Önkormányzat vezetıjét az éves ellenırzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekrıl tájékoztatni; m) nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását az Önkormányzat vezetıjének tájékoztatása alapján. A költségvetési szerv vezetı feladatai: a) az éves ellenırzési jelentés, illetve az összefoglaló ellenırzési jelentés összeállítása; b) az éves ellenırzési jelentést megküldi a felügyeleti szerv vezetıje részére, a tárgyévet követı március 15-ig. A Ber. 31. § (1) bekezdése értelmében „A költségvetési szerv vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenırzési jelentést a költségvetési szerv vezetıje megküldi a felügyeletét ellátó szerv vezetıjének legkésıbb a tárgyévet követı év március 15-éig.” Önkormányzatok tekintetében az Ámr. 2 § 4. pontja szerint a felügyeleti szerv vezetıje: „(fı)polgármester, illetve a megyei közgyőlés elnöke; a többcélú kistérségi társulás tekintetében a társulási tanács elnöke; a helyi kisebbségi önkormányzatok tekintetében a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke; az országos kisebbségi önkormányzati költségvetési szervek tekintetében az országos kisebbségi önkormányzat elnöke.” Az Önkormányzatnál a belsı ellenırök három csoportba sorolhatók: (a következı felsorolás egy lehetséges megoldás, a felsorolás a költségvetési szerv valós helyzetéhez igazítható, bıvíthetı, illetve szőkíthetı) • • •

belsı ellenırzési vezetı, belsı ellenırzési vezetı helyettese, belsı ellenırzési munkatárs.

Az egyes kategóriákba sorolás kritériumait, az elvárt szaktudást (mind a belsı ellenırök, mind a külsı szolgáltatók tekintetében) a 2. számú melléklet tartalmazza. A szaktudás négy jellemzı köré csoportosítható: • •

belsı ellenırzési képességek, speciális ismeretek, Balmazújváros Önkormányzata

13


• •

vezetıi képességek, gyakorlat.

A 3. számú melléklet tartalmazza azt a kompetencia mátrixot, amely ezen kategóriák és a szükséges szaktudás között kapcsolatot teremt, és meghatározza, hogy a belsı ellenırök között milyen a munkamegosztás, mely feladatokat ki végezheti. Amennyiben lehetséges, a belsı ellenırök feladatait rotációs rendszerben kell elosztani. Amikor a belsı ellenırzési vezetı az ellenıröket egy adott ellenırzésre kijelöli, tekintettel kell lennie az összeférhetetlenségi kritériumokra. Az ellenır nem vehet részt az ellenırzésben, ha: • az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének, vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója; • korábban az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszőnésétıl számított három éven belül; • az ellenırizendı szakterülettel vagy intézménnyel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közremőködött, a program lezárását illetve a feladat elvégzését követı három éven belül; • az ellenırzés tárgyilagos lefolytatása tıle egyéb okból nem várható el. Kapacitásfelmérés Az Önkormányzatnál foglalkoztatott belsı ellenırök számát kapacitás-felmérés alapján úgy kell megállapítani, hogy az arányban álljon a szervezet által ellátott feladatokkal, a kezelt eszközök nagyságával és a stratégiai tervben foglaltakkal. Az önkormányzat belsı ellenırzési vezetıje összesített kapacitás-felmérést készít, amelynek célja annak meghatározása, hogy az Önkormányzat tekintetében mekkora kapacitás szükséges ahhoz, hogy a belsı ellenırzés megfelelı bizonyosságot tudjon nyújtani az Önkormányzat vezetıi számára a kockázatkezelési, kontroll, és irányítási eljárások hatékony mőködésérıl. A fentiek szerint elkészített felmérést rendszeres idıközönként aktualizálni kell. Értékelés A belsı ellenırzési vezetı felelıs azért, hogy a belsı ellenırök számára folyamatos visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményükrıl. Új felvétel esetén, illetve évente a belsı ellenırzési vezetı minden belsı ellenır számára ki kell, hogy töltse a 1. számú iratminta szerinti értékelı lapot. Az értékelési folyamat magában foglalja: • Az elızı évi készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv felülvizsgálatát az elıre meghatározott, fejlesztésre irányuló lépések teljesítésének értékelése érdekében; • A belsı ellenır szakértelmének értékelését a készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv aktuális kitöltése során. A tervnek tartalmaznia kell az egyeztetett fejlesztési lépéseket, amelyek az egyéni képzési terv kialakításának alapjául szolgálnak minden belsı ellenır tekintetében;

14



• Az ellenırzéseket követı felmérések eredményeinek összegzése és elemzése. Jelen kézikönyv teljesítményértékelésre vonatkozó szövegrészei, iratmintái, mellékletei a köztisztviselık esetében a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 34. §-a szerinti teljesítményértékelést nem helyettesítik, ahhoz kizárólag a belsı ellenırzési tevékenység sajátosságainak megfelelı részletesebb támogatást nyújtanak. A belsı ellenırzési teljesítmény értékelése részletesen az egyes ellenırzésekre vonatkozóan a 2. „Belsı ellenırök teljesítményének értékelése” pontban, a belsı ellenırzési tevékenység megfelelı minıségének biztosítására vonatkozóan pedig a 3. „A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok” pontban kerül kifejtésre. Helyettesítés A belsı ellenırzési vezetınek helyettesítési tervet kell készítenie arra az esetre, ha munkatársai hiányoznának az ellenırzési feladatok végrehajtásából szabadság vagy betegség miatt. A munkatársak közötti lehetséges helyettesítéseket a belsı ellenırzés helyettesítési mátrix részletezi, amelynek mintája a 4. számú mellékletben található A belsı ellenırök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek A belsı ellenırzési vezetı feladata biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, amelynek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott – éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról. A képzési szükségleteket egyrészt a személyes értékelési folyamat eredménye, másrészt az ellenıröktıl elvárt szaktudás alapján kell meghatározni. A belsı ellenırzési vezetınek minden évben el kell készítenie és aktualizálnia kell minden belsı ellenır számára az egyéni képzési tervet, amely közvetlenül az egyeztetés alapján meghatározott fejlesztési lépésekhez kapcsolódik és segíti az ellenırök szakmai fejlıdését a megkövetelt szaktudással összhangban. Az elfogadott képzési tervnek támogatnia kell az ellenırt abban, hogy megszerezze azokat a képesítéseket, amelyek a belsı ellenırök által tett erıfeszítéseket, szakmai tudást és minıséget elismerik, illetve igazolják. Az egyéni képzési terv mintája a 2. számú iratmintában található. 2.

Belsı ellenırök teljesítményének értékelése

A belsı ellenırzési vezetı felel a belsı ellenırzés teljesítményének értékeléséért és nyomon követéséért, illetve a megfelelı mőködés helyreállításához szükséges lépések megtételéért, amennyiben szükséges. A teljesítményértékelés a belsı ellenırzés mőködésének hatékonyságáról és eredményességérıl nyújt információkat, illetve segít a belsı ellenırzési vezetınek azonosítani a belsı ellenırzés teljesítményének javítására vonatkozó lehetıségeket. A teljesítményértékelés elsıdleges eszköze az ellenırzést követı felmérı lapok, illetve a kulcsfontosságú teljesítmény mutatók alkalmazása. Ellenırzést követı felmérı lap Balmazújváros Önkormányzata

15


Az ellenırzést követı felmérı lap az ellenırzött szervezeti egységektıl érkezı minıségi visszacsatolás és a belsı ellenırzés teljesítményével kapcsolatos véleménye összegyőjtésének elsıdleges eszköze. Az ellenırzést követı felmérı lap segítséget nyújt: • •

A belsı ellenırzés hatékonyságával és eredményességével kapcsolatos információk összegyőjtésében; A lehetıségek azonosításában és a belsı ellenırzés teljesítményének fejlesztésére vonatkozó ötletek, illetve vélemények összegyőjtésében.

Minden elvégzett ellenırzés során használni kell az ellenırzést követı felmérı lapot. Az ellenırzést követı felmérı lapot a vizsgálatvezetı küldi meg az ellenırzött terület vezetıjének a lezárt ellenırzési jelentés megküldését követı egy héten belül. A kísérılevél tartalmazza a felmérés célját és a kitöltött nyomtatvány visszaérkezésének határidejét. A felmérı lapok beérkezését követıen a vizsgálatvezetı és a belsı ellenırzési vezetı értékeli és összesíti a felmérés eredményeit. Az ellenırzést követı felmérı lap mintája a 3. számú iratmintában található. Kulcsfontosságú teljesítménymutatók A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény mérıszámok, amelyek lehetıvé teszik a belsı ellenırzési vezetı számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belsı ellenırzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A teljesítmény mutatók elemzése, pl. felhasznált munkaóra szám, elfogadott javaslatok száma, az ellenırzési terv végrehajtása, stb. segíti a belsı ellenırzési vezetıt abban, hogy összehasonlítást végezzen a belsı ellenırzés adott idıszakra vonatkozó teljesítményével kapcsolatosan, és azonosítsa azon területeket, ahol fejlıdésre van szükség. A KTM-eket az éves ellenırzési tervben meghatározott alapvetı információk és az ellenırzési nyilvántartásban szereplı ellenırzési információk felhasználásával lehet kiszámolni. A vizsgálatvezetınek meg kell gyızıdnie arról, hogy a szükséges adatokat úgy tartják nyilván az egyes végrehajtott ellenırzésekkel kapcsolatosan, hogy azokból a belsı ellenırzési vezetı minden negyedévben ki tudja számolni a KTM-eket. A belsı ellenırzés által használt KTM-ek listája és az ellenırzések nyilvántartásának mintanyomtatványa a 4. számú iratmintákban és az 5. számú iratmintákban találhatók.

16



3.

A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok

A belsı ellenırzési vezetı felelıssége gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belsı ellenırzési tevékenység minıségi végrehajtását biztosító eljárások. A belsı ellenırzési vezetınek ezért olyan eljárásokat kell kialakítania és mőködtetnie, amelyek biztosítják és folyamatosan fejlesztik a minıséget a teljes belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozóan, és egyben azok hatékonyságát folyamatosan figyelemmel kísérik. A minıségbiztosítási eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy az segítse a belsı ellenırzést abban, hogy tevékenységével a szervezet mőködésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét javítsa, valamint bizonyossággal szolgáljon arra, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel a vonatkozó magyar és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete Szakmai Gyakorlati Standardjainak, valamint a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének. A belsı minıségbiztosítási és fejlesztési eljárásrend tartalmazza a következıket: • • •

az ellenırzések végrehajtására vonatkozó megfelelı felülvizsgálatot; rendszeres belsı értékeléseket és a minıség folyamatos nyomon követését; rendszeres külsı értékeléseket.

Felülvizsgálat A belsı ellenırzési vezetı felelıssége, hogy biztosítsa az ellenırzési tevékenység megfelelı szakmai-vezetıi felülvizsgálatát. A felülvizsgálat kiterjed a tervezésre, a vizsgálati, értékelési, egyeztetési és utóvizsgálati folyamatokra egyaránt. A felülvizsgálat keretében, a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2340-1 számú Gyakorlati útmutatójával összhangban a belsı ellenırzési vezetı: •

biztosítja, hogy a kijelölt ellenırök rendelkeznek az ellenırzés elvégzéséhez szükséges tudással, képességekkel és szakértelemmel;

•

az ellenırzés megtervezése során megfelelı iránymutatásokat ad, és az ellenırzési programot jóváhagyja;

•

ellenırzi, hogy a jóváhagyott ellenırzési programot a tervezettnek megfelelıen végrehajtották, illetve a változtatásokat jelezték, és azok megfelelı módon jóváhagyásra kerültek;

•

ellenırzi, hogy az ellenırzési munkalapok megfelelıen alátámasztják az ellenırzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat;

•

biztosítja, hogy az ellenırzés során a kommunikáció megfelelı, tárgyilagos, világos, tömör, konstruktív és megfelelı idıben megtörtént;

•

biztosítja az ellenırzési célkitőzések teljesülését;

•

biztosítja a belsı ellenırök tudásának, képességeinek és szakmai hozzáértése fejlesztésének lehetıségét.


17


A belsı ellenırzési vezetı teljes körően felel a felülvizsgálatért, azonban kijelölheti a belsı ellenırzés területén megfelelı tapasztalattal rendelkezı munkatársát más, kevésbé tapasztalt belsı ellenırök munkájának felülvizsgálatára. A felülvizsgálat kiterjed a munkatársak képzésére és fejlesztésére, az alkalmazottak teljesítményének értékelésére, az idıráfordítás ellenırzésére, illetve hasonló adminisztratív területekre is. Ennek megfelelıen a belsı ellenırzési vezetı felelıs az adott ellenırzés elvégzésére kijelölt ellenır munkaidı-ráfordításának nyomon követéséért. Belsı értékelés és a minıség folyamatos nyomon követése A belsı értékelések a belsı ellenırzés teljesítményének folyamatos felülvizsgálatát jelentik. A folyamatos felülvizsgálatok az alábbiak szerint végezhetık: Ellenırzési listák (checklist) és más, olyan eszközök alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy az ellenırzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben elıírt eljárásoknak megfelelıen járnak el az ellenırök. A belsı ellenırzési tevékenységre és a teljesítmény értékelésére szolgáló ellenırzı lista segítséget nyújt az ellenırzés megtervezése és végrehajtása során. Ezek az ellenırzési listák segítenek biztosítani azt, hogy az ellenırzési folyamat szükséges lépéseit megtették. Az elvégzett ellenırzési lépéseket a vizsgálatvezetınek ellenıriznie kell. Az ellenırzés lezárása során ezeket a nyomtatványokat a kapcsolódó ellenırzési munkalapokkal együtt le kell főzni, és a belsı ellenırzési vezetınek ezeket felül kell vizsgálnia és alá kell írnia. (6. számú iratminta: Minıségbiztosítási ellenırzı lista) •

Az ellenırzött területtıl, szervezeti egységtıl kapott visszajelzés.

•

Az ellenırzött egységektıl érkezı, a belsı ellenırzés tevékenységére vonatkozó visszajelzések és vélemények összegyőjtésének elsıdleges eszköze az ellenırzést követı felmérés.

•

A teljesítménymérési mutatók elemzése, pl. a felhasznált munkaóraszám, az elfogadott javaslatok száma, az ellenırzési terv végrehajtása, stb.

A teljesítménymérési mutatók lehetıvé teszik a belsı ellenırzési vezetı számára, hogy a belsı ellenırzés teljesítményét mennyiségileg is mérje és értékelje. A belsı értékelés keretében a belsı ellenırzési vezetı folyamatosan figyelemmel kíséri a belsı ellenırzési feladatok ellátásának minıségét, és ezen értékelések alapján nyomon követi azt is, hogy a megfelelı fejlesztéseket megtették-e. A belsı értékelés eredményeit a belsı ellenırzés éves tevékenységérıl szóló jelentésében össze kell foglalni. Az elszámoltathatóság érdekében a belsı ellenırzési vezetı a belsı minıségbiztosítási értékelés eredményeirıl tájékoztatja az Önkormányzat vezetıjét.

18



Külsı értékelés A belsı ellenırzés mőködésének külsı értékelését – mint minıségbiztosítási felülvizsgálatot – ötévente legalább egyszer el kell végeztetni egy szakképzett, független, szervezeten kívüli ellenırzı szervnek. Ennek keretében a külsı ellenırnek értékelnie kell, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel-e a vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete szakmai gyakorlati standardjainak, a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének, valamint – ha szükséges – javaslatokat kell megfogalmaznia a belsı ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan. A külsı felülvizsgálatot végzı személynek vagy szervezetnek a szervezettıl és a belsı ellenırzéstıl függetlennek kell lennie. A felülvizsgálatot olyan személyeknek kell végeznie, akik a belsı ellenırzés szakmai gyakorlatában és a külsı értékelési eljárásokban egyaránt jártasak. Külsı értékelésre alkalmas, szakképzett személyek lehetnek a felügyeleti szervektıl érkezı ellenırök, külsı ellenırök, más szakmai szolgáltatást nyújtók és a szervezeten kívüli belsı ellenırök, szakmai tanácsadók. A felülvizsgálat befejeztével az eredményekrıl a felülvizsgálatot végzınek (pl.: Állami Számvevıszék, Kormányzati Ellenırzési Hivatal, Pénzügyminisztérium) hivatalos tájékoztatást kell adnia az Önkormányzat vezetıjének. A tájékoztatásnak a következıket kell tartalmaznia: • Értékelés a belsı ellenırzési tevékenység vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének szakmai gyakorlati standardjainak, valamint a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének való megfelelésérıl; • Az ún. legjobb gyakorlatok megismerése és értékelése (egyrészt a felmérés során észlelt legjobb gyakorlatok, másrészt a más szervezeteknél használt, de a vizsgált belsı ellenırzés által is alkalmazható legjobb gyakorlatok kommunikálása); • A belsı ellenırzési tevékenység fejlesztése érdekében tett javaslatok, ahol lehetséges; • A belsı ellenırzési vezetı észrevételei és válaszai, amelyek tartalmaznak a feltárt hiányosságokra vonatkozó intézkedési tervet és végrehajtási határidıket. 4.

Külsı szakértık bevonására vonatkozó elıírások illetve ellenırzési társulás formájában megvalósuló belsı ellenırzések

Belsı ellenırzési tevékenységet az Önkormányzatnál megállapodás alapján többcélú kistérségi társulás keretében mőködı belsı ellenırzési társulás látja el. Külsı ellenırzési szakértı az Önkormányzat belsı ellenırzési feladatainak végrehajtásába történı bevonására két okból kerülhet sor: • •

Az Önkormányzat nem rendelkezik belsı ellenırzési egységgel, illetve belsı ellenırrel, a meglévı belsı ellenırzési erıforrások nem elegendıek az elvégzendı feladatok mennyiségéhez vagy azok jellegéhez képest;

A fentiek alapján külsı szakértı bevonása szükséges, ha az adott Önkormányzatnál nincs belsı ellenır, illetve a meglévı belsı ellenırök nem képesek ellátni a nagyszámú Balmazújváros Önkormányzata

19


feladatot, vagy speciális ellenırzésekhez (IT ellenırzés, környezetvédelmi ellenırzés) nem rendelkeznek a szükséges szakértelemmel. (Amennyiben költségvetési szerv nem rendelkezik belsı ellenırzési egységgel, a költségvetési szerv vezetıjének ki kell jelölnie a szerv belsı ellenırzési tevékenységének külsı erıforrások bevonásával történı megszervezéséért felelıs ellenırzési vezetıt). Az Önkormányzat vezetıje a külsı szakértıvel, legyen az magánszemély vagy gazdasági társaság, írásbeli szerzıdést köt, amely részletesen meghatározza a teljesítendı szolgáltatásokat, az irányadó jogszabályokat (Áht., a Ber., stb.), valamint az egyéb feltételeket (pl. kapcsolattartás, határidık, díjazás). Az ilyen megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerzıdés lehet attól függıen, hogy milyen céllal kötik a megállapodást. Az Önkormányzat és a külsı szolgáltató kapcsolata alapvetıen két fajta lehet: •

Konkrét feladatok elıre történt meghatározása nélkül, a külsı szolgáltató arra vállal kötelezettséget, hogy egy meghatározott ideig folyamatosan az Önkormányzat rendelkezésére áll, és annak igényei szerint teljesíti a felmerülı belsı ellenırzési feladatokat. A feladatok típusa és jellege azonban ez esetben is meghatározható elıre.

•

A másik esetben meghatározott feladatokat teljesít a külsı szolgáltató adott határidın belül. A külsı szolgáltató a vonatkozó hazai és külföldi jogszabályok, valamint belsı ellenırzési standardok szerint látja el ellenırzési feladatait. Ugyancsak vonatkoznak rájuk a szakmai, etikai normák. Amikor a külsı szolgáltató által delegált szakértı ellenır dolgozik az Önkormányzatnál, akkor az Önkormányzat által kialakított belsı ellenırzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint a „nemzetközi legjobb gyakorlat” követelményeit is maradéktalanul alkalmaznia kell. A külsı szakértıket megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsı ellenırzési vezetı, annak hiányában a költségvetési szerv vezetıje ír alá ♣

B. A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítése, kockázatelemzés A belsı ellenırzési vezetı feladata „a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai, és éves ellenırzési tervek összeállítása, a költségvetési szerv vezetıjének jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése”. A tervezés elıkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelızı elıkészítı lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést. A kockázatelemzést megelızı elıkészítés során a belsı ellenırzés:

♣

20

Csak akkor kell errıl rendelkezni, ha a költségvetési szerv a belsı ellenırzést külsı szakértıvel látja el. Balmazújváros Önkormányzata


• • • • • •

elemzi a kontroll környezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenırzési tervezés során figyelembe veendı változásokat; azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat, és a vezetıkkel egyeztet az egyes folyamatok – a szervezet célkitőzéseihez viszonyított – fontosságáról; megvitatja a vezetıkkel, mit várnak el a belsı ellenırzéstıl; értelmezi a szervezet célkitőzéseit; a vezetıkkel közösen meghatározza a belsı ellenırzési fókuszt; a vezetıket bevonva elkészíti a kockázatelemzési kritérium mátrixot, amely a kockázatok felmérésének elsıdleges eszköze.

A tervezés elıkészítési folyamatát a belsı ellenırzési vezetı irányítja, a belsı ellenırök pedig aktív közremőködésükkel segítik a munkáját. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2010 számú gyakorlati standardja is áttekintést ad a tervezési folyamat legfıbb feltételeirıl. A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítéséhez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 7. számú iratminta tartalmazza. 1.

A tervezés elıkészítésének lépései

Általános felmérés Az általános felmérés részeként az Önkormányzat külsı és belsı kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belsı ellenırzés összegyőjti és elemzi a szervezet mőködési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat. A környezet változásának elsıdleges forrásai: • • • • •

magyar és európai uniós jogszabályi változások; gazdasági –politikai környezet változása; a szervezet stratégiájának, célkitőzéseinek változása; belsı szervezeti változások; belsı eljárások, ellenırzési nyomvonalak, kézikönyvek változása;

Ezek a változások az Önkormányzat folyamataiban rejlı kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belsı ellenırzésnek arra kell törekednie, hogy összegyőjtsön minden információt a költségvetési szervezettıl. (Az általános felmérés nem azt jelenti, hogy valamilyen rendszerességgel kifejezetten általános felmérési vizsgálatokat végez a belsı ellenırzés, hanem sokkal inkább azt, hogy az adott költségvetési szerv irányítási és kontroll környezetérıl folyamatosan szerzi be a naprakész információkat. Ennek az a célja, hogy munkájához megismerje annak a területnek a legfıbb jellegzetességeit, amit majd a tervezéskor az ellenırzési feladatok közé vagy a konkrét belsı ellenırzés során az elvégezendı feladatai közé kell besorolnia, illetve a konkrét belsı ellenırzésnél vizsgálnia kell. Az általános felmérés eredményeként a költségvetési szerv legalapvetıbb mőködési kérdéseinek így „nyitott könyvként” kell a belsı ellenırzés rendelkezésére állniuk.) A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása Balmazújváros Önkormányzata

21


A belsı ellenırzési tevékenység az Önkormányzat mőködési folyamatainak ellenırzésére koncentrál. Ezek a folyamatok az Önkormányzat célkitőzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és mőködnek. Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a szervezet mőködési folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket az Önkormányzaton belül, akik elsıdlegesen felelısek az adott folyamat végrehajtásáért, mőködtetéséért (lásd 8. számú iratminta: Folyamatlista). (A szervezet folyamatait fıfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: adminisztratív háttér), amelyek részfolyamatokra oszthatók (pl.: emberi erıforrás, jogszabályi háttér). A kialakított ellenırzési nyomvonalak segítenek a szervezet folyamatainak azonosításához, megértéséhez. Az ellenırzési nyomvonal és a mőködési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenırzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a mőködési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél.) Az ellenırzési nyomvonal♣ a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amelynek elkészítése az Önkormányzat vezetıjének a feladata. A belsı ellenırzési fókusz kialakítása A belsı ellenırzési fókusz az Önkormányzat vezetıjének azon nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belsı ellenırzésnek elsısorban mely területekre kell irányítania erıforrásait. A belsı ellenırzési fókusznak a vezetıivel munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történı közös kialakítása a tervezés elıkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belsı ellenırzési fókusz a belsı ellenırzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenırzött tevékenységek és egységek közötti erıforrás-allokáció meghatározásában. A belsı ellenırzési fókuszt az Önkormányzat cél-kitőzéseinek és az Önkormányzat vezetıjének belsı ellenırzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. Az Önkormányzat célkitőzései A belsı ellenırzésnek az Önkormányzat vezetıjével meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet éves célkitőzéseit annak érdekében, hogy ellenırzési erıforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. Míg egyes célkitőzések hosszabb ideig változatlanok maradhatnak (pl.: az EU mőködési irányelveinek való megfelelés), addig új célkitőzések is felmerülhetnek minden évben (pl.: az adatfeldolgozáshoz használatos új IT rendszer zökkenımentes bevezetése). A célkitőzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezıket meg kell vitatni az Önkormányzat vezetıjével.

♣

22

Az ellenırzési nyomvonal közül (szöveges, táblázatba foglalt, folyamatábra) csak azt kell szerepeltetni, melyet a költségvetési szerv alkalmaz. Balmazújváros Önkormányzata


A vezetık elvárásai (A vezetık elvárásai alatt annak meghatározása értendı, hogy a vezetık milyen kérdésköröket, feladatokat illetıen számítanak a belsı ellenırzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére.) A vezetıknek lehetnek speciális elvárásai a belsı ellenırzéssel szemben. (Ezek az elvárások általában a vezetık egyes, a szervezet mőködésével kapcsolatos fıbb elgondolásaiból adódnak (pl.: egy speciális mőködési irányelvnek való megfelelés).) Ezeket az elvárásokat az éves ellenırzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. (A vezetık azon elvárásai, hogy az ellenırzési erıforrásokat önkényesen kiválasztott ellenırzésekre használják fel, szintén megegyezés tárgyát képezik. Emellett a vezetık olyan elvárásai tekintetében (ha vannak ilyenek), melyek a belsı ellenırzés alapvetı mőködési rendjét célozzák, szintén megegyezés szükséges.) A belsı ellenırzési fókusz kialakítása Az elfogadott szervezeti célkitőzések és egyeztetett vezetıi elvárások alapján a belsı ellenırzési fókuszt a belsı ellenırzésnek és az Önkormányzat vezetıjének közösen kell kialakítania. A belsı ellenırzési fókusz megadja azokat a fıbb elemeket, amelyek mentén az ellenırök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belsı ellenırzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog (9. számú iratminta: Belsı ellenırzési fókusz minta). A kritikus folyamatok elemzése és a költségvetési szervezet vezetıivel való egyeztetése A mőködési folyamatok belsı ellenırzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentısége magas, közepes és alacsony lehet, ami függ: • •

a belsı ellenırzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl.: mi a legfontosabb célkitőzés); a folyamatok relatív fontosságától (pl.: ez a folyamat kritikus-e a célkitőzés elérése szempontjából).

Ezt az elemzést az Önkormányzat vezetıjével közösen kell elvégezni, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékelése tekintetében. Az elemzéseket a 10. számú iratminta szerinti mátrix alkalmazásával célszerő elkészíteni. Fontos megemlíteni, hogy mindez nem a folyamatok relatív kockázatosságáról szóló vita, hanem egy módszer a legfontosabb folyamatok meghatározására az elfogadott belsı ellenırzési fókusz vonatkozásában. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végsı eredményének kialakításához.

A kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM) elkészítése A kockázatelemzési kritérium mátrix a szervezet folyamataira vonatkozó, következetes kockázatelemzés végrehajtásának elsıdleges eszköze (11. számú iratminta: KKM Balmazújváros Önkormányzata

23


minta). Minden kockázat meghatározható a következı kritériumok alapján: a szervezet céljaira gyakorolt negatív hatása és bekövetkezési valószínősége alapján. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2120 A4 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy megfelelı szempontok szükségesek a kontrollok értékeléséhez. A belsı ellenıröknek meg kell vizsgálniuk azt, hogy az Önkormányzat vezetıi milyen feltételek alapján határozták meg azokat a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. A belsı ellenırzés az Önkormányzat vezetıivel együtt elıször rögzíti az elemzési kritériumokat. A kritérium szó „szempontot / feltételt”, míg a kritérium mátrix „szempontrendszert / feltételrendszert” jelent. A KKM-re vonatkozó követelmények: • • •

A vezetıkkel közösen kell kialakítani, és azt nekik kell jóváhagyniuk; A belsı ellenırzési fókuszban meghatározott elemekkel összehangolt kockázati elemeket kell tartalmazzon; Az elfogadott kockázati tőréshatáron (tolerancia szinten) alapuljon.

Egy azonosított kockázat hatásának megítélésére a KKM elemzési rangsort nyújt, melyek a következık lehetnek: magas, közepes és alacsony hatás. Minden egyes kockázati tényezıhöz a KKM elemzési kategóriákat rendel a vezetık kockázati toleranciája alapján. Ezen toleranciák mind a vezetık kockázathoz való viszonyulásának, mind a kockázati tényezı alapjául szolgáló célkitőzés fontosságának megfelelnek. A KKM az azonosított kockázat bekövetkezési valószínőségének megítéléséhez szükséges elemzési rangsort is tartalmaz. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot a KKM használatával kell értékelni. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és a valószínőségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni. (Fontos megemlíteni, hogy a KKM a kockázatelemzési folyamat teljes szubjektivitását nem tudja kiszőrni. A folyamat megkönnyítése érdekében azonban iránymutatást ad az elemzési folyamathoz, amely a szervezetrıl egy, a belsı ellenırzés és a vezetık által készített, következetesebb kockázatelemzést tesz lehetıvé. Ez a kockázatelemzési mód a folyamatgazdákkal folytatott viták valószínőségét szintén csökkenti, mivel a kritériumok a szervezet vezetıivel együtt, közösen kerülnek meghatározásra.) 2.

Kockázatelemzés

A belsı ellenırzés közremőködik az Önkormányzatot fenyegetı jelentıs kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontroll rendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja az Önkormányzat folyamataiban és fıbb szervezeti egységeinél létezı kockázatokat. A kockázatelemzés az elsı lépés ahhoz, hogy az éves ellenırzési tevékenységet az Önkormányzat vezetıivel egyetértésben meghatározott belsı ellenırzési fókusszal összehangolják. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belsı ellenırzési tevékenységek (konkrét ellenırzések) elıkészítéséhez is. 24



A kockázatelemzést a belsı ellenırzési vezetı irányítja, aki a belsı ellenıröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja ıket minden egyes lépésrıl. A kockázat elemzéshez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 12. számú iratminta tartalmazza. A folyamatok megértése A folyamatokban rejlı fıbb kockázatok azonosításának elsı lépéseként a belsı ellenırzésnek meg kell értenie a fıbb folyamatokat. Ennek érdekében a folyamatok felelıseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekbıl kiindulva, fokozatosan el kell jutni az egyedi jellemzık megértéséig. A belsı ellenırzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására: • A folyamat célja és tárgya: Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetıség által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezıket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a szervezet céljaihoz, illetve a meglévı egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés). • A folyamat általános jellemzése: A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai és változásai, a részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos információk. • Kulcsfontosságú teljesítmény mutatók (KTM), különös tekintettel az alábbiakra: o A KTM-eket használják a folyamatnak a meghatározott kritikus sikertényezık és szervezeti célok szempontjából történı monitoringjához; o Eljárások a kedvezıtlenül alakuló KTM-ek esetén; o A KTM-ek külsı és belsı összehasonlítása (benchmarking) a folyamat teljesítményének folyamatos fejlesztése érdekében. Kockázatok azonosítása Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a fıfolyamatot, a belsı ellenırzés azonosítani tudja a folyamathoz kapcsolódó jelentıs kockázatokat. Kockázatnak minısül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy az Önkormányzat elérje céljait (explicit vagy implicit). Minden kockázatnak két jellemzıje van: • •

Oka (pl. bármely esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínősége); Hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).

A következı, a belsı ellenırzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggı kérdések megválaszolása segít a jelentıs kockázatok azonosításában: Balmazújváros Önkormányzata

25


• • •

Melyek azok a tényezık, amelyeknek jól kell mőködniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelıen funkcionáljon? A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését? Tartalmaz-e a folyamat eredendıen olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet?

Fıbb ellenırzési pontok azonosítása Az ellenırzési pontok vagy kontroll pontok a folyamatok végrehajtásáért felelıs folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes mőködése szempontjából fontos ellenırzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb ellenırzési pontokat fel kell tárni, a belsı ellenırzésnek látnia kell az ellenırzési pontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belsı ellenır megértse és dokumentálja az információkat, hogy az ellenırzési pontokat és az azonosított jelentıs kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja. (13. számú iratminta: Folyamatok kockázata és ellenırzése táblázat) Egyedi kockázatok elemzése A kockázatok felmérése során értékelni kell az egyes fıfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Így végezhetı el a fıfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. Az értékelés következetességét a tervezés elıkészítése során kialakított kockázatelemzés kritérium mátrix, mint a kockázatelemzés alapvetı eszköze biztosítja. A jelen kézikönyv 5. számú melléklete még két kockázatelemzési modellt tartalmaz segédletként. Az egyedi kockázatok kezdeti értékelésének meghatározásához a belsı ellenırzés összehasonlítja a kockázat bekövetkezésének valószínőségét és hatását a KKM-ben szereplı értékelési kritériumokkal. A KKM ugyanakkor csak iránymutatásul szolgál ehhez a feladathoz, hiszen elıfordulhat, hogy a kockázatok egyedi jellemzıi a KKMben meghatározott jellemzıkön részben kívül esnek, illetve a KKM más elemeire egyaránt vonatkoznak. Ezért a belsı ellenırzésnek a saját megítélésére kell támaszkodnia akkor, amikor a KKM vonatkozásában meghatározza a kockázati értékeket. Ezután a belsı ellenırzés összesítheti a hatások és valószínőségek értékelését, a vizsgált egyedi kockázatra vonatkozóan. Ennek alapján egy átfogó besorolást ad a kockázatnak, és a kockázati mátrix segítségével az alábbiaknak megfelelıen jelöli a kockázat súlyát, fontosságát:

26



(A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2120.A.1 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzésnek a kockázatkezelés eredményei alapján értékelnie kell az adott szervezetirányítási, mőködési és informatikai rendszereivel összefüggı kontrollok megfelelıségét és hatékonyságát.) Az egyedi kockázatok összegzése folyamatok szerint Az egyedi kockázatokat feltárásuk és fontosság alapján történt besorolásuk után folyamatok szerint csoportosítani kell. Ennek alapján a belsı ellenırzés a fıfolyamathoz tartozó kockázatokból listát készít. Ez az ún. elızetes kockázati lista. Elızetes azért, mert ekkor még nem történt meg a kontrollok mélyreható elemzése. Erre a belsı ellenırzési vizsgálat késıbbi szakaszában kerül sor. A kockázatelemzésnek ebben a szakaszban még nem szabad figyelembe venni, hogy a kontrollok mennyire hatékonyan kezelik a kockázatokat. Mivel az azonosított ellenırzési pontok és/vagy folyamatok részleteit és hatékonyságát még igazolni kell, ezért a belsı ellenırzés nem veheti figyelembe az ellenırzési pontok vagy folyamatok kockázatokra gyakorolt hatását. Ezt a folyamatot majd a belsı ellenırzési vizsgálat során kell elvégezni. A folyamat teljes körő értékelésének elkészítése A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belsı ellenırzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését a mőködési folyamatok jelentısége feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevıt kell bemutatni: • •

a vizsgált folyamat mennyire jelentıs, fontos a vizsgált folyamat mennyire kockázatos.

Ebbıl a két tényezıbıl kell a végsı következtetést levonni, amely a folyamat „összesített kockázatai értékelését” adja. Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsıdlegesen mire irányuljon az ellenırzési erıforrások elosztása az ellenırzés tervezési szakaszában. (lásd a belsı ellenırzés tervezése fejezetet és a 14. számú iratminta: Kockázatelemzés összesítése). Balmazújváros Önkormányzata

27


Fontos, hogy a belsı ellenırzés saját szakmai ítélıképességére támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni az Önkormányzat vezetıivel és a legfontosabb folyamatokért felelıs személyekkel annak érdekében, hogy a felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan konszenzus alakuljon ki. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzés rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli az adott szerv kockázatkezelési tevékenységét, kontroll- és szervezetirányítási rendszereit és hozzájárul azok javításához).

C. A belsı ellenırzés tervezése Az elıbbiekben vázolt – a belsı ellenırzési vezetı és az Önkormányzat vezetıje által közösen végzett – elıkészítı munka és kockázatelemzés alapján a belsı ellenır minden év november 30-ig •

elsı alkalommal elkészíti, majd évente aktualizálja az Önkormányzat stratégiai és középtávú ellenırzési tervét;

•

elkészíti a következı évre szóló operatív ellenırzési tervét; továbbá

•

azokat - jóváhagyás céljából – átadja az Önkormányzat vezetıjének.

A belsı ellenırzés tervezéséhez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 15. számú iratminta tartalmazza. Az ellenırzés tervezési folyamat során a következı kulcsfontosságú alapelveket kell követni: a) A tervezést kockázatokra és folyamatokra kell alapozni Az ellenırzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belsı ellenırzés vezetıje a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el. b) A tervezésnek a jövıbe kell tekintenie A tervezés három-öt évet kell, hogy lefedjen. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi idıpontra kell tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell foglalni a belsı ellenırzési tervbe. c) A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig be kell tartani a gördülı tervezés elvét. A Stratégiai, a Középtávú és az Éves ellenırzési terveket évente aktualizálni kell. Év végén meg kell határozni a következı esztendı konkrét feladatait, és felül kell vizsgálni a 2. és a 3. évre kitőzött célokat. d) A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie Az ellenırzések tervezésének a szervezetre ható változásokhoz igazodnia kell. Elıfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott idıpontban jelentıs 28



kockázatúnak minısültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a szervezet kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenırzési terveket ennek megfelelıen módosítani kell. 1.

Stratégiai tervezés

A belsı ellenırzés stratégiai terve, összhangban az Önkormányzat hosszú távú terveivel, 5 évre készül. A stratégiai tervet az Önkormányzat vezetıje hagyja jóvá. A stratégiai terv az alábbiakat tartalmazza: • a szervezet hosszú távú célkitőzéseit, és az azzal összhangban lévı belsı ellenırzési stratégiai célokat; • a belsı ellenırzés tárgyi és információs igényét; • a belsı irányítási és ellenırzési rendszer értékelését; • a kockázati tényezıket és értékelésüket; • a belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési tervet; • a belsı ellenırzés tárgyi és információs igényét; • az ellenırzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezet struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A belsı ellenırzési stratégiai terv nem konkrét ellenırzési programokat, hanem a belsı ellenırzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsı ellenırzés fejlesztésnek irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. A stratégiai terv mintáját a 16. számú iratminta tartalmazza. 2.

Éves ellenırzési terv

Az éves ellenırzési terv a az alábbiakat tartalmazza: • • • • • • • •

az ellenırzési tervet megalapozó elemzéseket, különös tekintettel a kockázatelemzésre; a tervezett ellenırzések tárgyát; az ellenırzések célját; az ellenırizendı idıszakot; a szükséges ellenırzési kapacitás (erıforrás szükséglet) meghatározását; az ellenırzések típusát és módszereit; az ellenırzések ütemezését; az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését.

Az éves ellenırzési tervet úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplı soron kívüli ellenırzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. A soron kívüli ellenırzések szükségessége nem várt eseményekbıl adódik, így a soron kívüli ellenırzések számát és erıforrás-szükségletét az ellenırzési tervezés során nem lehet elıre pontosan meghatározni. Általános szabályként ezért a rendelkezésre álló éves


29


ellenırzési erıforrás 20-30 %-át kell elkülöníteni az ellenırzési tervezés során soron kívüli ellenırzések elvégzésére. Az Önkormányzat belsı ellenırzési vezetıje a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervét megküldi a költségvetési szerv vezetıje részére minden év november 15-ig. Az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıjének egyetértésével módosíthatja. A költségvetési szerv vezetıje a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervét megküldi a felügyeleti szerv vezetıje részére minden év december 15-ig. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2020 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzés vezetıje a belsı ellenırzési tervet, az erıforrás szükségletet, ezek esetleges idıközbeni változásait a szervezet vezetıje elé terjeszti elfogadásra. A belsı ellenırzési vezetınek azt is a szerv vezetıjének tudomására kell hoznia, ha a terv végrehajtását erıforrás problémák veszélyeztetik.) A éves ellenırzési terv mintája a 17. számú iratmintában található. 3.

Erıforrások elosztása

Az erıforrások elosztása az ellenırzési tervek megvalósíthatóságának biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenırzés erıforrás szükségleteinek felmérése során elsısorban a következıket kell figyelembe venni: • • • • • •

Az azonosított kockázatok jelentısége; A tervezett ellenırzés szintje és típusa; Az ellenırizendı tevékenységek összetettsége; A tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; A tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenırizendı területeken szerzett korábbi ellenırzési tapasztalatok; Az ellenırök képzettsége és hozzáértése.

A tervezett ellenırzések elvégzéséhez szükséges óraszám az erıforrás-szükséglet felmérés alapján becsülhetı meg. Az ellenırzési célnak és feladatoknak megfelelıen, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani az ellenırzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2030 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzési vezetınek biztosítania kell a belsı ellenırzési terv megvalósításához az erıforrások megfelelı, pontos és hatékony elosztását.

D. Az ellenırzésre való felkészülés

30



Az ellenırzések végrehajtása az éves ellenırzési tervben foglalt ellenırzések módszeres elvégzését jelenti. A végrehajtási folyamat legfıbb célja, hogy minden egyes ellenırzött folyamaton és területen a fıbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelıségét meghatározza, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelıen mőködnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges ellenırzési pontok vagy folyamatok hiányosak-e. Az ellenırzéseket a belsı ellenırök végzik, akik felelısséget vállalnak az elvégzett ellenırzési munka minıségéért és teljességéért. A belsı ellenırzési vezetı kijelöli az adott ellenırzés programjának kidolgozásáért és az ellenırzés lefolytatásáért felelıs személyt, a vizsgálatvezetıt. Az ellenırzésre való felkészülés során a belsı ellenırzési vezetınek meg kell gyızıdnie arról, hogy az ellenırzés célját és tárgyát meghatározták-e, a megfelelı ellenırzési erıforrások rendelkezésre állnak-e, illetve az ellenırzési programot elkészítették-e. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított fıbb kockázati tényezıkre, a vonatkozó ellenırzési célkitőzésekre kell alapozni. A belsı ellenırzésre való felkészüléshez használható ellenırzési listát a 18. számú iratminta tartalmazza. 1.

Az ellenırzés végrehajtásának tervezése

A belsı ellenırö(k)nek a végrehajtás megtervezésekor a következı szempontokat kell figyelembe venniük: • a vizsgálni kívánt tevékenység/folyamat célkitőzéseit, és azokat az eszközöket, amelyekkel a tevékenység a teljesítményét kontrollálja. • a tevékenységhez kapcsolódó lényeges kockázatokat, célkitőzéseket, erıforrásokat és mőveleteket, valamint mindazokat az eszközöket, amelyekkel a kockázat lehetséges hatása elfogadható szinten tartható. • a tevékenység kockázatkezelési és kontroll rendszerének eredményességét, megfelelıségét, összehasonlítva azt egy érvényes kontroll keretszabályozással, vagy modellel. • a tevékenység kockázatkezelési és kontroll rendszerének lényeges javítására rendelkezésre álló lehetıségeket. A rendelkezésre álló háttér információk összegyőjtése A vizsgálatvezetı megvizsgálja az ellenırzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai a következık lehetnek: • a kockázatelemzés és az ellenırzés tervezés során azonosított kockázatok, célok; • vonatkozó törvények, rendeletek, külsı szabályzatok és útmutatók; • elkészített ellenırzési nyomvonalak; • mőködési kézikönyvek és más írott eljárásrendek, belsı szabályzatok; • korábbi évek ellenırzési dokumentumai; Balmazújváros Önkormányzata

31


•

külsı ellenırzést végzık, vagy más szervezet által végzett belsı ellenırzések ellenırzési jelentései (Európai Számvevıszék, Európai Bizottság ellenırei, Állami Számvevıszék, Kormányzati Ellenırzési Hivatal stb.).

Az ellenırzés célkitőzéseinek meghatározása A belsı ellenırzést végzı feladata, hogy az ellenırzés tervezése során megfogalmazott ellenırzési célkitőzést pontosítsa és véglegesítse. Az ellenırzési célkitőzés annak tág megfogalmazása, hogy az ellenırzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. Ellenırzési célkitőzésekre példát a 17. számú iratminta (Éves ellenırzési terv mintája) ad. Az ellenırzés hatókörének, tárgyának rögzítése Az ellenırzés tárgyának rögzítése során a vizsgálatvezetı (belsı ellenır) meghatározza, hogy az ellenırzés mit foglaljon magába, mire irányuljon az ellenırzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenırzési cél segítségével határozható meg. Az ellenırzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, (…stb.) melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. A tárgy meghatározása akkor megfelelı, ha az biztosítja, hogy az ellenır az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelıségérıl megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelı bizonyítékot tud szolgáltatni. Az ellenırzés tárgyára példát a 17. számú iratminta (Éves ellenırzési terv mintája) ad. A erıforrások helyes meghatározása A belsı ellenırzés vezetıje az ellenırzés tervezése során korábban felállított erıforrásbecslést a konkrét ellenırzési célokra és az ellenırzés tárgyára alapozva ismételten elvégzi, és megbizonyosodik arról, hogy a szükséges erıforrások mértéke megfelelı-e a meghatározott célok eléréséhez. Az ellenırzésben résztvevı ellenırök számának végsı meghatározása során mind az ellenırzés természetét és komplexitását, mind az idıkereteket és az ellenırök tapasztalatát, tudását és hozzáértését figyelembe kell venni. Az ellenırzési program elkészítése Az azonosított kockázatok, az ellenırzés célkitőzései és hatóköre alapján a részletes ellenırzési program kidolgozásánál az alábbiakat kell figyelembe venni: • • • • • 32

az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység mőködésérıl, gazdálkodásáról rendelkezésre álló információkat; az ellenırzés tárgyát, részletes feladatait; az ellenırzés célját; az ellenırzött szervnél, illetve szervezeti egységnél lefolytatott korábbi ellenırzések tapasztalatait; az adott ellenırzés lefolytatásához szükséges szakértelmet és kapacitást; Balmazújváros Önkormányzata


• • • •

az adott ellenırzés lefolytatásához szükséges idıt és ütemezést; az esetlegesen felmerülı összeférhetetlenséget az ellenır és az ellenırzött szervezet, illetve szervezeti egység, annak vezetıi és alkalmazottai között; az ellenırzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazott mintavételi eljárásokat (6. számú melléklet: Mintavételezés); a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni (szubsztantív) tesztelést és az ellenırzési listák használatát (7. számú melléklet Az ellenırzési pontok vagy folyamatok tesztelése a 8. számú melléklet tartalmazza);

Az ellenırzési program az alábbiakat tartalmazza: • az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, • az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, • az ellenırzés tárgyát, • az ellenırzés részletes feladatait, • az ellenırzés célját, • az ellenırizendı idıszakot, • az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történı hivatkozást, • az ellenırzés módszereit, • az ellenırzési kérdıíveket, • az ellenırök, szakértık, valamint a vizsgálatvezetı megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást, • az ellenırzés tervezett idıtartamát, a jelentések elkészítésének határidejét, • a kiállítás keltét, • a jóváhagyásra jogosult aláírását, bélyegzılenyomatát. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2240 A1 számú gyakorlati standardja szerint, munkaprogramokban rögzíteni kell azokat az eljárásokat, amelyeknek segítségével a feladat elvégzése során feltárják, elemzik, értékelik és nyilvántartják az információkat.) Az ellenırzési program minta a 19. számú iratmintában található. Vizsgálati eljárások és módszerek Az ellenırzési célnak és feladatoknak megfelelıen, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani a vizsgálati eljárásokat és módszereket, amelyek különösen a következık lehetnek: a) eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése és értékelése; b) pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerzıdések, programok elemzése és értékelése; c) folyamatok és rendszerek mőködésének tesztelése;


33


d) dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata; e) közvetlen megfigyelésen alapuló ellenırzés (interjú, rovancsolás, szemle, kísérlet, mintavételes vizsgálat); f) informatikai rendszer-tesztelési eljárások. 2.

Adminisztratív felkészülés

A megbízólevél elkészítése A belsı ellenırt - ideértve a külsı szakértıket is - megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsı ellenırzési vezetı ír alá. A belsı ellenırzési egység vezetıjének megbízólevelét az Önkormányzat vezetıje írja alá. A helyszíni ellenırzés megkezdésekor az ellenır köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének vagy az ıt helyettesítı személynek. A megbízólevél minta a 20. számú iratmintában található. Az ellenırzött szervezet vezetıjének értesítése A helyszíni vizsgálatot annak megkezdése elıtt legalább 3 munkanappal megelızıen, szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének. Ennek keretében a belsı ellenırzési vezetı tájékoztatást ad az ellenırzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenırzés várható idıtartamáról. Az elızetes bejelentést nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsíthatja az ellenırzés eredményes lefolytatását. Az elızetes bejelentés mellızésérıl a belsı ellenırzési vezetı dönt. Az értesítı levél mintája a 21. számú iratmintában található. Az ellenırzés idıszükségletének nyilvántartása A munkaóra elszámolások pontos vezetése azért fontos, mert jelzi a belsı ellenırzési tevékenység hatékonyságát, segít a jövıbeni ellenırzési programok idıszükségletének tervezésében, a belsı ellenırzés stratégiai fejlesztéséhez alapul szolgál. A belsı ellenır(ök) vezeti(k) az adott ellenırzés végrehajtására fordított munkaóráik elszámolását. A munkaóra elszámolások alapján az ellenırzési nyilvántartásban az idıszükséglet nyilvántartásra vonatkozó részben meghatározzák az adott ellenırzéshez felhasznált munkaidıt.

E. Az ellenırzés végrehajtása A helyszíni munka az ellenırzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó ellenırzési pontoknak vagy folyamatoknak (kontrolloknak) a részletes elemzéséhez, értékeléséhez vezet, majd ezen kontrollok tesztelésével és értékelésével zárul. 34



A belsı ellenırzés végrehajtásához használható ellenırzési listát a 22. számú iratminta tartalmazza. A helyszíni munka fıbb feladatai a következık: •

a folyamatok és tevékenységek megismerésének, megértésének megerısítése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk és a folyamatok személyes végigkövetése alapján; a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok megismerésének, megértésének megerısítése, illetve az interjúk során azonosított további kockázatok felmérése; a kontrollok tesztelése és értékelése; az ellenırzési célkitőzéshez kapcsolódó megfelelı, elegendı és megbízható bizonyíték beszerzése az ellenırzési megállapítások levonása érdekében; az ellenırzött vezetıkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az ellenırzés megállapításairól.

• • • •

Az ellenırzési célkitőzések elérése és az ellenırzési program megfelelı végrehajtása érdekében a belsı ellenırnek: •

Ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az elızı ellenırzések nem vizsgáltak (az elızı ellenırzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében); Minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdezzen; Megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia; Listát kell vezetnie a helyszíni munka során feljegyzett kivételekrıl és hiányosságokról, amely a záró megbeszélésen az ellenırzött vezetıkkel folytatandó konzultáció alapját fogja képezni.

• • •

1.

Nyitó megbeszélés

A nyitó megbeszélésre a helyszíni munka elsı napján kerül sor az ellenırzött területért felelıs vezetı (folyamatgazda), az ellenırzésben résztvevı ellenırök és a belsı ellenırzési vezetı részvételével. A nyitó megbeszélés fıbb céljai a következık: • • • •

tájékoztatás az ellenırzés céljairól, hatókörérıl és folyamatáról; az ellenırzés megkezdéséhez szükséges adatok bekérése; az ellenırzött szervezetnél elvégzendı ellenırzési munka idıkereteinek meghatározása; a megbízólevelek bemutatása az ellenırizendı szerv vezetıjének.

A nyitó megbeszélés a helyszíni munkavégzés elsı lépése, ezért az ellenırzöttekkel való munkakapcsolatok kialakításában fontos szerepet játszik. 2.

Ellenırzési munkalapok használata

Az ellenırzési munkalapok elsıdleges célja az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenırzés Balmazújváros Önkormányzata

35


kezdetétıl annak végéig az ellenır által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelmően tanúsítják az elvégzett munka jellegét és hatókörét, a lefolytatott eljárásokat, az elvégzett teszteket és a levont következtetéseket. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenırzést felülvizsgáló személy vagy külsı ellenır számára is lehetıvé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg kell teremtse a következtetések és a tervezés közötti közvetlen kapcsolatot. Az ellenırzési munkalapok általában: • • • • • • • • • • •

az ellenırzés során folytatott kommunikáció alapjai; az ellenırzött személyekkel való megbeszélések alapját képezik; alapul szolgálnak az ellenırzés folyamatának és elvégzésének felülvizsgálatához; segítséget nyújtanak az ellenırzések megtervezésében, végrehajtásában és felülvizsgálatában; dokumentálják, hogy az ellenırzési célokat elérték-e; megkönnyítik a harmadik fél által végzett felülvizsgálatokat; alapját képezik a belsı ellenırzési tevékenység minıségbiztosítási eljárásai értékelésének; segítik a belsı ellenırzési munkatársak szakmai fejlıdését; segítséget nyújtanak az újonnan felvett belsı ellenırök képzésében; bemutatják, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel a Belsı Ellenırzés Szakmai Gyakorlati Standardjainak; útmutatóul, háttér-információként és referenciaként szolgálnak a késıbbi ellenırzésekhez.

Munkalapokra vonatkozó követelmények Az ellenırzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenırzés jellegébıl adódóan eltérı lehet, azonban minden esetben legalább a következı tényeket kell dokumentálniuk: • • • • • •

36

a belsı ellenırzés tervezésének, beleértve az ellenırzési munkaprogram elkészítésének tényét; a kontroll rendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését; végrehajtott ellenırzési eljárásokat, összegyőjtött információkat és levont következtetéseket; az ellenırzési munka felülvizsgálatát; az ellenır és az ellenırzött terület kommunikációját; az ellenırzések nyomon követését, utóellenırzését.



Ellenırzési munkalapként használt dokumentumok a következık: • •

az ellenırzött szervezet tevékenységének ellenırzési nyomvonala; az ellenırzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képezı eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat); korábbi ellenırzések dokumentumai; az ellenırzött személyekkel folytatott tárgyalásról készült jegyzıkönyv; az ellenırzött szervezet mőködésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; a belsı ellenırzés által végzett tesztelés leírása, ideértve a teszteredményeket is; a belsı ellenırzés által készített kérdıívek; a törvények, rendeletek stb. másolatai, amelyek a vizsgálat tárgyát képezı területet vagy eljárást szabályozzák; az ellenırzött szervezet által alkalmazott írásbeli irányelvek és eljárások.

• • • • • • •

Az ellenır által elkészített munkalapok (pl.: megbeszélések jegyzıkönyvei, folyamatleírások) összegezik az ellenırzési programban foglalt minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat. Ennek érdekében minden elkészített munkalapnak az alábbiakat kell tartalmaznia (23. számú iratminta): • • • • • • • •

fejléc, az ellenırzési lépés célja, a megszerzett információ forrása, a folyamat és/ vagy kontroll leírása, az ellenırzési megállapítások és következtetések, bizonyítékok listája, felülvizsgálat során tett megjegyzések, aláírás.

A munkalapokat következetes tartalmi és formai elemekkel, valamint jól áttekinthetıen kell elkészíteni úgy, hogy megkönnyítsék a felülvizsgálatot. Ezért legyenek: • • • • •

világosak, tömörek és teljesek; „gazdaságosak”, kerüljék a szükségtelen ismétléseket vagy felsorolást; logikusak és egységes stílusúak; a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak; egyszerő stílusban íródjanak.


37


Minden munkalap számozott, így lehetıvé válik a munkalapok rendszerezése: • • •

A munkalapokon szereplı számnak utalnia kell az ellenırzési program lépéseire. Az ellenırzési program lépéseit megfelelı sorrendben kell számozni, pl. az ellenırzési program 1. lépésére az 1. munkalapnak kell hivatkoznia. Ha egy programlépéshez több munkalap készül, a munkalapokat a következıképpen kell számozni: 1-1, 1-2, 1-3, stb.

Kereszthivatkozást kell alkalmazni a belsı ellenırzési vezetıi felülvizsgálat megkönnyítése, a munkalapon szereplı információk azonosításának elısegítése, illetve az ellenırzési jelentés elkészítésére való felkészülés érdekében. A kereszthivatkozás egy adott, egyedi számot vagy tényt egy másik munkalaphoz köt, ezáltal biztosítható, hogy: • • •

Az egyik munkalapon lévı információ megegyezik a másik munkalapon szereplıvel; Minden egyes ellenırzési programlépést elvégeznek és dokumentálnak; Minden megállapítást megfelelı bizonyítékokkal támasztanak alá.

A kereszthivatkozást úgy kell jelölni, hogy a vonatkozó munkalapok számát (referenciaszámát) a kereszthivatkozott információ mellé kell beírni. Kereszthivatkozásra munkalapok között csak a kulcsfontosságú információk esetén kerül sor. A munkalapok felülvizsgálata A belsı ellenırzési vezetı felelıssége a megfelelı vezetıi felülvizsgálat biztosítása a munkalapok minısége és megfelelısége tekintetében. A vezetıi felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló kézjegyével és dátummal lát el minden munkalapot a felülvizsgálatot követıen. A vezetıi felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása után lehetıleg azonnal meg kell történnie. A felülvizsgáló észrevételeit minden munkalap csomaghoz hozzá kell csatolni felülvizsgálati megjegyzésként. A munkalap nem tekinthetı teljesnek mindaddig, amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik és a felülvizsgálati megjegyzéseket ki nem törlik. A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy: • • • • • • 38

az ellenırzési eljárás, az egyes ellenırzési lépések az ellenırzési programnak megfelelıen történtek-e; az egyes utasításokhoz tartozó válaszokat megfelelıen dokumentálták-e; az ellenırzési munkát megfelelıen hajtották-e végre; a megfigyelések és következtetések megfelelıek-e, elegendı és megfelelı bizonyítékokon alapulnak-e; az ellenırzési programot és az ellenırzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e; az ellenırzött területekkel a konzultációk megtörténtek-e; Balmazújváros Önkormányzata


• •

az ellenırzött egységgel folytatott minden vitát megoldottak-e; és a fent leírt, a munkalapok elkészítésére vonatkozó irányelveket követték-e.

Az ellenırzési iratokhoz való hozzáférés Az ellenırzési mappa, beleértve az ellenırzési munkalapokat, a belsı ellenırzés birtokában maradnak mind a helyszíni ellenırzés során, mind pedig az ellenırzést követı idıszakban. Biztosítani kell, hogy a belsı ellenırzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenırzési anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belsı ellenırzési vezetıhöz kell címezni, aki felelıs az ellenırzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. Az Önkormányzat vezetıje, az Önkormányzat más tagjai, vagy külsı fél (pl. külsı ellenırök) kérhetik az ellenırzési munkalapokhoz való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenırzési megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenırzési dokumentumok más célra történı felhasználásához. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belsı ellenırzési vezetınek kell jóváhagynia, de abban az esetben, ha a hozzáférési kérelem külsı féltıl érkezik, a költségvetési szerv vezetıjének szintén jóvá kell hagynia. Az ellenırzési munkalapokat és iratokat a belsı ellenırzésnek kell megıriznie. Az ellenırzési munkalapokat és iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni.

3. Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák Az ellenırzés során a belsı ellenırnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözı közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Elemzı eljárások Az elemzı eljárások információk, adatok lényeges arányainak, trendjeinek vizsgálatát jelentik annak eldöntéséhez, hogy az ellenırzött információk összességükben megfelelnek-e a belsı ellenırnek az ellenırzött szervezetrıl és tevékenységekrıl szerzett ismereteinek. Az elemzı eljárásokat az ellenırzés elıkészítése (tervezése), valamint a helyszíni ellenırzés szakaszában is alkalmazni kell. (pl. interjú, ellenırzési pontok vagy folyamatok értékelése) Ha az elemzı eljárások a más úton szerzett információknak ellentmondó eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elıidézı körülményeket, okokat és magyarázatukra megfelelı bizonyítékokat kell szerezni. Az elemzı eljárások általában csak jelzik az információban rejlı lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért, hogy az elemzı eljárások alkalmasak-e az ellenırzés céljainak megvalósításához szükséges bizonyítékok megszerzéséhez.


39


Mintavételi eljárások A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belsı ellenır a teljes adatállományra. (pl. tesztelés) Az ellenırzési mintavétel megtervezésénél az egyes ellenırzési célokat, a mintavétel alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni. A mintát úgy kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. A mintába került elemek ellenırzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát, ki kell vetíteni azokat a teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot. A tételes tesztek csak az egyedi mőveletekre, tranzakciókra, adatokra értelmezhetık, a fıkönyvi könyvelésben alkalmazott (bér-, pénztár-, vegyes stb.) feladásokra nem. A belsı ellenırnek meg kell fontolnia a minták kialakításánál és elemzésénél a megfelelı szakértıi segítség igénybevételét. A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belsı ellenır a minta méretének növelésével, vagy – ha létezik ilyen – egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelızıen az alapsokaságból ki kell emelni tételes ellenırzésre a nagy és a jelentıs tételeket, így a mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia. A mintavételezés további részletezése a 6. számú mellékletben található.

4.

Interjú, mint a folyamatok és a kockázatok elemzésének eszköze

Az ellenırök, a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevı más munkatársakkal interjúkat készítenek a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjúknak az a célja, hogy elmélyítsék ismereteiket a folyamatokról, tevékenységekrıl, kockázatokról és vonatkozó ellenırzési pontokról. (lásd 24. számú iratminta: Nyomtatvány minta interjúkészítéshez). Az interjú alapján az ellenır a folyamatot leírhatja szöveges magyarázatok vagy különbözı folyamatábrák használatával, majd ismereteit bıvítheti a folyamatok részletes átvizsgálása során, amikor: • •

a folyamatot mőködés közben vizsgálja; egy vagy több tranzakciót végigkövet a teljes folyamatban, annak kezdetétıl a végéig.

A hatékonyság érdekében fontos, hogy az ellenır feljegyezzen és felmérjen minden olyan, az interjúk és/vagy folyamat-vizsgálatok során feltárt, beazonosított kockázatot és ellenırzési pontot vagy folyamatot (kontrollt), amely az eredeti kockázatelemzésben még nem, vagy nem kellı részletességgel szerepelt.

40



5.

Az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelése

Az ellenırzési pontok és folyamatok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenırök értékelik, hogy az egyes kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen kezelik az adott kockázatokat. Ebben a tekintetben az ellenır(ök) feladata különösen: • • • • • •

a beazonosított kontrollokat közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolni; a kontrollok hatékonyságát felmérni a kockázatok megelızése, feltárása és csökkentése tekintetében; a kontrollok jellemzıit felmérni (IT vagy manuális); felmérni, hogy az ellenırzési pont vagy folyamat a kockázatot hatékonyan csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet; felmérni, hogy az adott ellenırzési pont vagy folyamat csak akkor hatékonye, ha más kontrollokkal együtt mőködik; azonosítani és feljegyezni azon területeket, amelyek a folyamatot és a vonatkozó kontrollok hatékonyságát növelik (pl.: ismétlıdı vagy hiányzó ellenırzési pontok vagy folyamatok).

A belsı ellenırnek az ellenırzési pontok vagy folyamatok felmérése során folyamatosan keresnie kell a választ az alábbi kérdésekre: • • •

“Mi hibásodhat meg a folyamatban?” “Milyen intézkedések biztosítják, hogy a folyamat nem hibásodik meg?” “Ezek az intézkedések megfelelıek-e arra, hogy a kockázatot elfogadható szintre csökkentsék?”

A belsı ellenır(ök)nek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra a körülményre, hogy az esetek többségében több ellenırzési pont vagy folyamat is létezik az adott kockázat csökkentésére. Ebben az esetben az ellenır feladata az, hogy a kontrollok kombinációját értékelje annak meghatározása érdekében, hogy azok hatékonyak-e, vagy a kevésbé fontos folyamattevékenységek felesleges ellenırzési pontjai vagy folyamatai miatt tapasztalható-e a hatékonyság csökkenése. 6. A tesztelés szerepe az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelésében Amennyiben az ellenırzési pontok és folyamatok menet közbeni vizsgálata indokolja, akkor az értékelés eredménye alapján az eredeti tesztelési tervet – amely az ellenırzési program része – újra meg kell vizsgálni és pontosítani, adaptálni kell. A tesztelés célja, hogy meghatározza a jelentıs kockázatok kontrolljainak mőködése megfelel-e az elvárásoknak. A belsı ellenır ennek érdekében:


41


•

Azonosítja, mely kontrollokat kell tesztelni a következı irányelvek alkalmazásával: Hatékonyság: biztosított az ellenırzési pontot vagy folyamatot fel kell jegyezni, de tesztelni nem kell; Hatékonyság, de csak más kontrollokkal együtt: minden releváns ellenırzési pontot vagy folyamatot tesztelni kell; Hatékonyság nem biztosított: tesztelni kell az ellenırzési pontot vagy folyamatot;

•

Meghatározza a tesztelés jellegét (7. számú melléklet – Az ellenırzési pontok vagy folyamatok tesztelésérıl és 8. számú melléklet az egyedi tesztelésrıl). Meghatározza, hogy a kontrollokat hogyan kell tesztelni (ld. a tesztelési technikákat). Meghatározza, hogy milyen nagyságú mintát kell alkalmazni a tesztelés során (ld. 6. számú melléklet: Mintavétel).

• •

A tesztelés akkor hatékony, ha a teszt részletesen tájékoztat a követendı eljárás természetérıl, idıszükségletérıl és kiterjedésérıl. A tesztelési technika kiválasztásakor mérlegelni kell: • •

A teszteléssel megszerezni kívánt bizonyítékokat (minıségük és hatókörük) annak meghatározása érdekében, hogy a kontrollok a tervezettnek és szándékoltnak megfelelıen mőködnek; A vizsgált folyamat típusát (pl.: nagyszámú, ismétlıdı tranzakcióval járó folyamat, mint az igénylési folyamat, valószínőleg más tesztelési technikát igényel, mint egy ritkábban elıforduló folyamat, mint a kutatás-fejlesztés).

A fıbb tesztelési technikák a következık: • • • • •

42

Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése az alapdokumentumig az ellenırzési pontok vagy folyamatok mőködésének bizonyításához. Újraértékelés: a meglévı ellenırzési pontok vagy folyamatok újbóli értékelése, az ellenırzés eredményeinek, illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetık által megtett intézkedések összehasonlítása. Megfigyelés: egy ellenırzési pont vagy folyamat mőködésének megfigyelése; ez fıként akkor fontos, ha nincs a teljesítésrıl fizikai bizonyíték. Kikérdezés: tudakozódni arról, hogy a kontrollt hogyan hajtják végre, ki hajtja végre, és milyen eljárások vannak az ellenırzési pont vagy folyamat hatékony mőködésének meghatározására. Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon hatékonyan használható nagy mennyiségő tranzakció és adat esetében; használható trendek, statisztikai irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott kontroll, valamint a tesztelési folyamat hatékonyságának igazolására.



(Az ellenırzési pont vagy folyamat tesztelése során alapvetı, hogy választ kapjunk a következı kérdésre: “A kockázat felmerülhet-e a megfelelıen mőködı kontroll mellett?” Bármely tesztelés elvégzése során az ellenırnek elegendı és megbízható bizonyítékot kell szereznie annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelıen mőködnek-e. A dokumentációnak megfelelı bizonyítékkal kell szolgálnia ahhoz, hogy a munkalapokat felülvizsgáló meghatározhassa, hogy mit teszteltek és a tesztelésnek mi volt az eredménye.) Ha a tesztelés azt mutatja, hogy a kontroll nem az elvárásoknak megfelelıen mőködött, akkor két lehetıség van az ellenırzési pontokkal vagy folyamatokkal szembeni kifogások kezelésére, mielıtt még az ellenırzési jelentésbe megállapításként bekerülne: • • •

7.

Az ellenırzési pont vagy folyamat gyengesége, hiányossága jellegének vizsgálata. Az adott kontrollért felelıs személlyel egyeztetni kell az ellenırzési pontokkal vagy folyamatokkal szembeni kifogásokat a hiba jellegének megértése érdekében. Minden olyan ellenırzési pontot vagy folyamatot figyelembe kell venni, amely a kifogásolt kontroll által érintett kockázatot célozza, a kifogásolt kontrollt helyettesíti vagy hatással van rá.

A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat

A belsı ellenırnek az ellenırzés célkitőzéseinek eléréséhez és az ellenırzési program végrehajtásához szükséges információkat azonosítania, értékelnie kell, illetve azokat nyilván kell tartania. A belsı ellenır által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következı szempontoknak kell, megfelelnie: • • •

egy független, tájékozott személy ugyanazon következtetést vonja le belıle, mint amit az ellenırt tett (elégséges); mérvadó, és a lehetıségekhez képest a szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható); logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos).


43


A belsı ellenırnek minden, a megállapításokat, következtetéseket és ellenırzési eredményeket alátámasztó információt nyilván kell tartania. Az ellenırzés megállapításainak alátámasztására a következıket lehet felhasználni: • • • • • • • • •

az eredeti dokumentum, másolat, kivonat, tanúsítvány, közös jegyzıkönyv, fénykép, videofelvétel vagy más kép- és hangrögzítı eszköz, amely alkalmazható az ellenır által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására, szakértıi vélemény, nyilatkozat, többes nyilatkozat.

A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje vagy az általa megbízott személy hitelesíti. A hitelesítı az okiratban foglaltak valódiságát a hitelesítés idıpontjának feltüntetése mellett aláírásával igazolja. Az ellenırzés során az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjétıl teljességi nyilatkozatot kell kérni, amelyben az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje igazolja, hogy az ellenırzött feladattal összefüggı, felelısségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenır rendelkezésére bocsátotta. A teljességi nyilatkozat mintája a 25. számú iratmintában található. A belsı ellenır az eredeti dokumentumokat az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatja, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében az Önkormányzat vezetıjének átvételi elismervény ellenében átadja. 8.

Ellenırzési jegyzıkönyv, súlyos hiányosság

Amennyiben a belsı ellenır vizsgálata során olyan súlyos hiányosságot észlel, amelynek alapján jelentıs negatív hatással fenyegetı kockázat bekövetkezése valószínősíthetı, akkor haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges intézkedések megtételét, illetve a belsı ellenırzés vezetıjét és rajta keresztül a költségvetési szerv vezetıjét késlekedés nélkül informálnia kell. Ez utóbbinál nem várhat a belsı ellenırzési jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. A gazdálkodási rendet sértı, a személyi és anyagi felelısség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértı cselekmények gyanúja esetén a belsı ellenır köteles ellenırzési jegyzıkönyvet felvenni, amelyben foglaltakat az érintett személy 3 munkanapon belül köteles észrevételezni.

44



F.

A belsı ellenırzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó elıírások

1.

A belsı ellenırzési jelentés elkészítése

Az ellenırzési jelentés a belsı ellenırzési folyamat legfontosabb terméke, amely magában foglalja az ellenırzés megállapításait és a belsı ellenırök javaslatait. A belsı ellenır az ellenırzés tárgyát, megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó ellenırzési jelentést, vagy több kapcsolódó témájú ellenırzési jelentés alapján összefoglaló ellenırzési jelentést készít. A belsı ellenırzési jelentések elkészítéséhez használható ellenırzési mintát a 26. számú iratminta tartalmazza. Az ellenırzési jelentésben foglalt megállapításoknak és javaslatoknak a következıknek kell megfelelniük: • Kritérium: utalnak a folyamatok és kontrollok elvárt mőködésének szempontjaira (mi kellene, hogy legyen); • Valós feltételek: a vizsgálat során a belsı ellenır által azonosított tényszerő bizonyítékokon alapulnak (mi van); • Ok: az elvárt és valós feltételek közti eltérés okát felfedik (miért van eltérés); • Hatás: a kockázat, illetve kockázati kitettség bemutatása. A szervezet ezzel a kockázattal szembesül amiatt, mert az adott feltétel nem áll összhangban a saját kritériumában szereplı elvárással (az eltérés hatása). A belsı ellenır köteles a jelentésben szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrıl szóló ellenırzési jelentés teljességét. A belsı ellenır(ök) az ellenırzési jelentés elkészítésénél köteles(ek) értékelni minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésükre bocsátott információt és véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belsı ellenır(ök) tényeken alapuló megállapításait, következtetéseit. A jelentésben lényegre törı, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör értékelést is kell adni, továbbá ajánlásokat és javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolása, illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb mőködése érdekében. A jelentésben foglalt megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenırzött terület, szervezeti egység mőködése, gazdálkodása vagy az ellenırzött tevékenység objektíven értékelhetı legyen, továbbá figyelembe kell venni a mőködéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos elınyös és hátrányos összefüggéseket. Minden ügyet, megállapítást és következtetést meg kell beszélni az ellenırzött terület vezetıivel, mielıtt az ellenırzési jelentés lezárásra kerül. Ezt az ellenırzés folyamán kell megtenni, annak érdekében, hogy az ellenırzött területnek lehetısége legyen a megállapítások és következtetések tisztázására és nézete kifejtésére, hogy a tényeket ne lehessen félreérteni vagy félreértelmezni. Balmazújváros Önkormányzata

45


A belsı ellenırzési jelentés elkészítéséért felelıs személy A jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért, a megállapítások valódiságáért és bizonyítékokkal való alátámasztottságáért a belsı ellenırzést végzı a felelıs. Mivel a belsı ellenırzést végzı felelıssége az ellenırzési jelentés elkészítése, át kell tekintenie a munkalapokon szereplı, az ellenırzés során tett megállapításokat, majd ezekre alapozva kell elkészítenie az ellenırzési jelentés tervezetét. Az ellenırzési jelentésnek tartalmaznia kell az ellenırzött terület vezetıinek minden olyan válaszát, amelyben az ellenırzés során már megegyeztek. Következı lépésként a belsı ellenırzési vezetınek felül kell vizsgálnia az ellenırzési jelentést és az annak alapjául szolgáló munkalapokat, hogy megbizonyosodjon arról, minden megállapítás és következtetés pontos és bizonyítékokkal megfelelıen alátámasztott. A belsı ellenırzési jelentés tartalmi követelményei Az áttekinthetıség érdekében minden ellenırzési jelentésnek a következı formátumot kell követnie, amelyben az ellenırzéshez kapcsolódó információk szerepelnek (27. számú iratminta: Ellenırzési jelentés minta). Vezetıi összefoglaló A vezetıi összefoglalónak az ellenırzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie: • • • • • •

Az ellenırzés címe, sorszáma; Az ellenırzött idıszak; Az ellenırzés célkitőzései; Az ellenırzés hatóköre (az ellenırzött folyamatok és egységek azonosítása); Az ellenırzés fıbb megállapításai; A belsı ellenırzés következtetései, ajánlásai: a belsı ellenır átfogó értékelése és véleménye a megállapítások ellenırzött területet érintı hatásáról. (9. számú mellékletben az ellenırzési következtetéseket).

A vezetıi összefoglalót a belsı ellenırzési vezetı küldi meg a vizsgált terület vezetıjének, a folyamatgazdának.

46



Az ellenırzési jelentés tartalma Az ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: • • • • • • • • • • • •

az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését, az ellenırzés tárgyát, az ellenırzött idıszakot, a helyszíni ellenırzés kezdetét és végét, az ellenırzés célját, feladatait, az alkalmazott ellenırzési módszereket és eljárásokat, az ellenırzési megállapításokat az ellenırzési programnak megfelelıen, a következtetéseket és javaslatokat, az ellenırzött idıszakban hivatalban levı vezetık (költségvetési szerv vezetıje, gazdasági vezetı) nevét, beosztását, a jelentés dátumát és az ellenırök aláírását.

A megállapítások az ellenırzési tényállás ismertetésére szolgálnak. A megállapítások mutatják be a kontroll gyengeségeket, kockázatokat. A megállapítások: • pontosak és ellenırzési bizonyítékokkal alátámasztottak; • az ellenırzési programra hivatkoznak; • jelentıségük alapján sorba rendezettek. A megállapítások rangsorolása A megállapításokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni, beleértve az ellenırzési pontok vagy folyamatok hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat is. A megállapítások rangsorolásának a megállapításra vonatkozó kockázat rangsorolásához kell igazodjon. (10. számú melléklet: Az ellenırzési megállapítások rangsorolása) Kockázat és hatás A megállapításnak a folyamat és a szervezet mőködésének célkitőzéseire gyakorolt lehetséges hatásának rövid összefoglalása. Javaslat A belsı ellenır által tett ajánlások a megállapításban leírt ellenırzési pont vagy folyamat gyengeségeinek kijavítására.


47


Státusz Az adott intézkedés végrehajtása megtörtént-e vagy folyamatban van. Az ellenırzési jelentésnek tartalmaznia kell továbbá: • •

a pozitív megjegyzéseket – az ellenırzött által végrehajtott intézkedésekrıl, a korábbi ellenırzés óta történt elırelépésekrıl; a folyamat fejlesztését – a megállapítások és kockázatok egyszerő közlésén túl, a folyamat javítására vonatkozó ajánlások.

A jelentés átadása, egyeztetése és a megismerési záradék A belsı ellenırzési vezetı az ellenırzési jelentést véleményezés céljából megküldi az ellenırzött terület vezetıjének, illetve annak, akire vonatkozóan a jelentés megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. A megismerési záradék az ellenırzött szervezet vezetıjének, illetve azon személynek a nyilatkozata, akire vonatkozóan az ellenırzési jelentés megállapítást tartalmaz, az ellenırzési jelentés tartalmának megismerésérıl és az abban foglaltak tudomásul vételérıl, illetve arról, hogy kíván-e észrevételt tenni az ellenırzési jelentés megállapításaival kapcsolatosan. Ezen személyek a jelentés kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül nyilatkozhatnak arról, hogy a jelentésben foglaltakkal kapcsolatban kívánnak-e észrevételt tenni. Az észrevételeket a jelentés kézhezvételétıl számított 15 munkanapon belül kell megküldeniük az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére. Egyeztetı megbeszélés Amennyiben az ellenırzött szervezeti egység vitatja a belsı ellenırzés megállapításait, megbeszélést kell tartani, amelynek célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított ajánlások egyeztetése. A megbeszélésen részt vesz a vizsgálatvezetı, az ellenırzést végzı belsı ellenırök, a belsı ellenırzési vezetı, az ellenırzött terület, illetve szervezeti egység vezetıje és belsı ellenırzési vezetıje (ha ez különbözik az ellenırzést végzı szervezet belsı ellenırzési vezetıjétıl), valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetıi és szükség szerint minden más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetı dönt, amelyrıl az észrevétel kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad, és az el nem fogadott észrevételeket indokolja. Az elfogadott észrevételeknek megfelelıen a vizsgálatvezetı a jelentést módosítja. Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének észrevételeit, illetve a belsı ellenır válaszát az ellenırzési jelentéshez csatolni kell, és a továbbiakban egy dokumentumként kell kezelni.

48



A jelentés lezárása Az ellenırzési jelentés az egyeztetési eljárást követıen lezárásra kerül, a jelentést - a vizsgálatvezetı és a vizsgálatot végzı valamennyi ellenır aláírását követıen - a belsı ellenırzési vezetı megküldi az ellenırzött terület, illetve szervezeti egység vezetıjének. Az ellenırzési jelentés lezárt, végleges változatának aláírásáért és kiadásáért a belsı ellenırzési vezetı felel. A lezárt ellenırzési jelentés megküldése A lezárt ellenırzési jelentést a szervezet azon vezetıi és tagjai számára kell eljuttatni, akik biztosítani tudják az ellenırzés eredményeinek hasznosulását. Minden ellenırzési jelentést meg kell küldeni: • • • 2.

a költségvetési szerv vezetıjének, aki felelıs az intézkedési terv elkészítésért és elrendeléséért; indokolt esetben az ellenırzött terület vezetıjének, aki felel a hatáskörébe tartozó intézkedések határidıre történı végrehajtásáért; jogszabályban meghatározott egyéb szervezetek számára.

A belsı ellenırzést értékelı éves jelentések

Éves ellenırzési jelentés és az Éves összefoglaló ellenırzési jelentés Az Önkormányzat vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenırzési jelentést a költségvetési szerv vezetıje megküldi a felügyeletét ellátó szerv vezetıjének (polgármesterének) legkésıbb a tárgyévet követı év március 15-ig. A felügyeletét ellátó szervek vezetıi kötelesek a tárgyévre vonatkozó éves ellenırzési jelentésüket, valamint a felügyeletük alá tartozó szervezetek éves ellenırzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenırzési jelentést megküldeni a pénzügyminiszter részére a tárgyévet követı év április 15-ig. A fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetıje értékelést ad a fejezeténél mőködı belsı ellenırzési rendszerrıl. A fenti éves összefoglaló ellenırzési jelentések a belsı ellenırzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenırzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A jelentéseknek két résszel kell rendelkezni, amelyek tartalma a következı: belsı ellenırzési vezetı által összeállított rész: • • •

az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága; az ellenırzések személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık; az ellenırzések fontosabb megállapításai;


49


•

az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma; a belsı irányítási és szabályozási rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok.

•

Az Önkormányzat vezetıje által elkészített rész: •

az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai, az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok. az Éves ellenırzési jelentés és az Éves összefoglaló ellenırzési jelentések közös mintáját a 28. számú iratminta tartalmazza.

• •

G. Az ellenırzési megállapítások hasznosításának, az ellenırzést követı intézkedések elrendelésének szabályai 1.

Intézkedési terv

A lezárt ellenırzési jelentés kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül (indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı hosszabb határidıt, de legfeljebb 30 munkanapot is megállapíthat) az ellenırzött terület vagy szervezeti egység vezetıje intézkedési tervet készít a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelıs személyek és a vonatkozó határidık megjelölésével. Az elkészített intézkedési tervet az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje haladéktalanul megküldi az ellenırzést végzı részére, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül véleményezi. Az elfogadott intézkedési tervet az ellenırzött szervezet vezetıje megküldi a belsı ellenırzési vezetı részére. Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje felelıs az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. 2.

Az ellenırzések nyomon követése

Az ellenırzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a költségvetési szerv belsı ellenırzése értékeli, hogy az ellenırzött terület vezetıi által, az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései mennyire voltak megfelelıek, hatékonyak és idıszerőek. Az ellenırzési megállapítások nyomon követésének elsıdleges eszközei: • •

50

az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése; utóvizsgálat.



Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése Az ellenırzött terület vezetıjének az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatnia kell a belsı ellenırzési vezetıt. Az adott ellenırzésre vonatkozó mappában nyilván kell tartani az intézkedési terv végrehajtásához kapcsolódó információkat, illetve a nyomon követés folyamán beérkezett új információkat is. A belsı ellenırzési vezetı köteles nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását az Önkormányzat vezetıjének tájékoztatása alapján. A belsı ellenırzés akkor tekint lezártnak egy adott ellenırzési megállapítást, következtetést vagy javaslatot, ha az arra vonatkozó intézkedési tervben foglalt feladatokat végrehajtották. A végrehajtott intézkedések hatékonyságát ugyanakkor utóvizsgálat keretében vagy a területet érintı következı ellenırzés során felül kell vizsgálni. Utóvizsgálat Az utóvizsgálatra indokolt esetben az év azon negyedévében kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidı lejár. Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belsı ellenırzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelı végrehajtásáról, vagy arról a tényrıl, hogy ha az ellenırzött terület vezetıje nem, vagy nem megfelelıen hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenırzésre, azonban az ellenırzési célok és az ellenırzés hatóköre szőkebb, csak az ellenırzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenırzés során, figyelembe véve az alábbiakat: • • • • •

Az alapellenırzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; Az intézkedés értékeléséhez használt ellenırzési tesztelést és eljárást megfelelıen meg kell tervezni; Helyszíni ellenırzést kell végezni, és az elvégzett ellenırzési munkát dokumentálni kell; A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni; Utóvizsgálati jelentést kell készíteni.

Ha a belsı ellenır az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenırzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelı lépések, akkor arról a szervezet vezetıjét tájékoztatni kell.

H. Az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás


51


Jelen kérdéskörbe a büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása tartozik. Ezeket a cselekményeket jelen összefoglaló néven: szabálytalanságoknak is nevezzük. A szabálytalanság tulajdonképpen valamely létezı szabálytól (jogszabályi rendelkezés, belsı szabály, szabályzati elıírás) való eltérést jelent. A szabálytalanságok tekintetében két csoportot különböztethetünk meg: 1. szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, stb.) 2. nem szándékosan okozott szabálytalanság (figyelmetlenség, hanyag magatartás, stb.) Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelı szankciók kiszabásakor kerül értékelésre, jelen kézikönyv nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat azonos alapon kezeli. Az Önkormányzat vezetıje köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a szervezeti és mőködési szabályzat mellékletét képezi. A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különbözı jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elıírások sérülésének, megszegésének megelızéséhez, megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelı állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelısség megállapítása, hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen. A belsı ellenırzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a fenti cselekmények elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek. A költségvetési szerv belsı ellenıreinek megfelelı ismeretekkel kell rendelkezni ezen jelek felismeréséhez, azonban az nem várható el tılük, hogy olyan szaktudással rendelkezzenek, mint azok a személyek, illetve hatóságok, akiknek elsıdleges feladata a szabálytalanságok feltárása és kivizsgálása. Általános elvárások A belsı ellenırzés felelıs azért, hogy az irányítási és kontroll rendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését megelızzék. Ez elsısorban a költségvetési szerv azon tevékenységeire, mőködési területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok elıfordulásának kockázata. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetıségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét. A szabálytalanságok megakadályozása érdekében a legfontosabb teendı a kontroll rendszer kiépítése és mőködtetése, amelynek elsıdleges felelıssége a szervezet vezetıjét terheli. Emellett azonban – a szervezet vezetıjének csalások és szabálytalanságok megakadályozására tett erıfeszítéseinek támogatása érdekében – a belsı ellenır(ök)nek értékeln(iük) kell, hogy: • •

52

A hivatali (intézményi) környezet elısegíti-e a tudatos ellenırzést? Valóságos szervezeti célokat és célkitőzéseket állítottak-e fel?



• • • • • • • •

Léteznek-e írott eljárásrendek, amelyek meghatározzák a jogellenes tevékenységeket és a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezen elıírások megszegését feltárták? A tranzakciók jóváhagyására vonatkozó eljárásrendet kialakították-e és betartják-e? Léteznek-e irányelvek, eljárások, jelentési rendszerek és egyéb mechanizmusok a tevékenységek nyomon követésére és az eszközök megóvására, fıként a magas kockázatú területeken? A információs csatornák ellátják-e a vezetést megfelelı és megbízható információval? Mőködnek-e költséghatékony kontrollok a jogellenes tevékenységek megakadályozására? Kialakítottak-e megfelelı irányítási és ellenırzési rendszert és azt hatékonyan mőködtetik-e? Érvényesül-e a „négy szem" elve? A szervezeten belül megvalósul-e a feladat- és hatáskörök megfelelı elkülönítése?

A fenti kérdéskörök folyamatos értékelésével a belsı ellenır(ök)nek javaslatokat és ajánlásokat kell megfogalmazniuk az Önkormányzat vezetıjének a hatékonyabb kontroll rendszer mőködése érdekében. A kontroll rendszer megfelelı kiépítése, folyamatos javítása azonban az Önkormányzat vezetıjének kötelezettsége, annak érdekében, hogy a szervezeten belüli eljárások és szabályzatok minél hatékonyabban akadályozzák meg a szabálytalanságok bekövetkezését, illetve minimalizálják azok bekövetkezésének lehetıségét. A belsı ellenırzés szerepe a szabálytalanságok észlelése esetén a) Amennyiben a belsı ellenır ellenırzési tevékenysége során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság (azaz összefoglaló néven szabálytalanság) gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni a belsı ellenırzési vezetıt. b) A belsı ellenır, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanújának esetén a belsı ellenırzési vezetı köteles az Önkormányzat vezetıjét, az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén, a felügyeleti szerv vezetıjét (polgármestert) haladéktalanul tájékoztatni. c) Az Önkormányzat vezetıjének (illetve az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetıjének) kötelessége gondoskodni a megfelelı intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról. d) A belsı ellenırzésnek feladata továbbá az Önkormányzat vezetıje által tett intézkedések nyomon követése. További szabályok: A belsı ellenır köteles az önkormányzat eredeti dokumentumait az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat Balmazújváros Önkormányzata

53


a szükséges intézkedések megtétele érdekében az Önkormányzat vezetıjének átvételi elismervény ellenében átadni. Az éves ellenırzési jelentés, illetve éves összefoglaló ellenırzési jelentés tartalmazza az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát. Kapcsolódó jogszabályi rendelkezések A Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bőncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetıeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetıeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése elıírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bőncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekrıl szóló LXIX. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetıit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetıleg a szabálysértési hatóság részérıl eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezési (elsısorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegő jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelısség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelı rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelısség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelı rendelkezései az irányadók.

I. Az ellenırzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megırzési rendje Iktatási követelmények, megırzés Az ellenırzés során elkészített vagy kapott munkalapokat úgy kell rendezni és iktatni, hogy az a belsı ellenırzési vezetıi felülvizsgálatot és a szükséges ellenırzési információk visszakeresését megkönnyítse. Ezért minden ellenırzési dokumentumot, nyilvántartást vagy az állandó vagy az adott ellenırzésre vonatkozó mappába vagy mindkét mappába kell lefőzni. • az állandó mappa olyan kronológiai sorrendbe rendezett általános érvényő szervezési, pénzügyi és jogi dokumentumokat, nyilvántartásokat tartalmaz, 54



•

amelyek a késıbbi ellenırzések során is hasznosíthatók (pl.: egy szervezet, vagy szervezeti egység ellenırzéséhez); az adott ellenırzésre vonatkozó mappát az összes munkalap és más fontos, az adott ellenırzésre vonatkozó adat meghatározott elrendezésben történı lefőzésére használják (lásd 29. számú iratminta: Ellenırzési mappa minta).

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései (9. §) alapján a közfeladatot ellátó szerveknek iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel (a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék) kell rendelkezniük, amely tartalmazza a köziratok kezeléséhez és védelméhez kapcsolódó követelmények teljesítésének részletes szabályait. A köziratok megfelelı kezeléséért és védelméért, az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas irattár kialakításáért és mőködtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a költségvetési szerv vezetıje felelıs. A személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggı fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak. A belsı ellenırzési vezetı köteles az ellenırzések nyilvántartásáról, valamint az ellenırzési dokumentumok legalább 10 évig történı megırzésérıl, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról gondoskodni. A belsı ellenırzési vezetı köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett ellenırzésekrıl és gondoskodni az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. Nyilvántartás Az Önkormányzat belsı ellenırzései vezetıje nyilvántartást vezet az elvégzett ellenırzésekrıl és gondoskodik az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. Az ellenırzések nyilvántartását ún. ellenırzési mappákban tárolja, amely mappák (lásd: glosszárium) úgy elektronikus adathordozókon, mind papír alapon tárolt formában létezhetnek. A mappáknak tartalmuk jellege alapján két fajtája van: az egyik az ún. Egy konkrét ellenırzés mappája, a másik pedig az Általános belsı ellenırzési mappa. Az elıbbi az aktuális ellenırzés munkalapjait tartalmazza, míg az utóbbi a korábbi belsı ellenırzésekre és a kontroll rendszerre vonatkozó releváns információkat tartalmazza. A Konkrét ellenırzési mappát a felelıs belsı ellenır kezeli, a munkalapok mappában történı elhelyezésével. A munkalapok az ellenırök birtokában vannak, és fontosságuk miatt biztonságos ırzésükrıl, valamint tartalmuk bizalmas kezelésérıl nekik kell gondoskodniuk. A munkalapokat a helyszíni ellenırzés elvégzését követıen kell elkészíteni. A mappa tartalmának tanulmányozása alapján bárki meggyızıdhet arról, hogy az ellenırzést megfelelıen hajtották-e végre. A mappának a következıket kell tartalmaznia: • az ellenırzés tervezése, ellenırzési program, határidık, • megbeszélések jegyzıkönyvei, kivonatai, • a belsı ellenırzési jelentés, • az elvégzett tesztek és igazolások munkalapjai;


55


Az Általános belsı ellenırzési mappa háttér információval szolgál az ellenırnek az meghatározott szervrıl, folyamatról vagy kontrollokról, vagyis a rendszerrıl. Ezt a mappát minden évben felül kell vizsgálni és aktualizálni. Tartalmi elemei a következık: • szerzıdések, együttmőködési dokumentumok, • a szervezet tevékenységeinek, folyamatainak leírása, • adminisztratív és kontroll elemek, ellenırzési nyomvonal, folyamatábrák, számviteli eljárások szabályai, • szervezeti ábra a felelıs személyek beosztásának és neveinek megjelölésével, valamint a felelısségi körök bemutatásával, • korábbi ellenırzési jelentések, • hasznos adminisztratív információk.

J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai 1. Nemzetközi belsı ellenırzési standardok A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete (Institute of Internal Auditors, IIA) által kiadott „Belsı ellenırzési szakma gyakorlati standardjai” a 2004. évi 8. számú (V. 20.) Pénzügyi Közlönyben magyar nyelven közzétételre kerültek. 2. Rendszerellenırzés A Ber. 2. § c) pontja alapján a rendszerellenırzés: „rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenırzési) mőködésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerőség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenırzésre.” A rendszerellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Rendszerellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 3. Teljesítmény-ellenırzés A Ber. 2. § d) pontja alapján a teljesítmény-ellenırzés: „az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a mőködés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.” A teljesítmény-ellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Teljesítményellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 4. Informatikai rendszerek ellenırzése A Ber. 2. § f) pontja alapján az informatikai rendszerek ellenırzése: „ a költségvetési szervnél mőködı informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelıségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata.” Kelt, …………………..200 ……… ……………. hó …….nap

56



Készítette:

…………………………………

Jóváhagyta:

…….……………………………

belsı ellenırzési vezetı

költségvetési szerv vezetıje


57

SÜRGÖSSÉGGEL! BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE


Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-i ülésére a önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok részére tulajdonosi kölcsön biztosítása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! 1. A Halomalja Kft. ügyvezetıje azzal a kéréssel fordult a Tisztelt Képviselı-testülethez, hogy a társaság részére a beszerzett erıgépek és tartozékai vásárlása érdekében kifizetett Áfa összegét tulajdonosi kölcsönként kaphassa meg. A teljesített Áfa összege 3.512 eFt. Kérését azzal támasztja alá, hogy bevételei június végétıl keletkeznek és az addig esedékes kiadásai fedezetéhez szükséges a kölcsön biztosítása. A Kft. a kölcsönt visszafizeti a levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül. 2. A BalmazInterCom Kft. ügyvezetıje is kéréssel fordult Tisztelt Képviselı-testülethez a társaság által 2008. április-május hónapokban végzett felmérések tapasztalata alapján. A felmérés alapján az elıfizetık részérıl a bevezetett KTV alap csomagon túl igény merült fel az ECHO TV mősorainak vetítése iránt. Ezért ezt a mősort ideiglenesen a Hálózat TV helyén május hónaptól biztosítják. A felmérés szerinti mősorok közül lényeges igény jelentkezik a sport mősorok és az AXN mősorok iránt. A HBO és további zene-csatornák iránti igény nem jelentıs, ezek bevezetése jelenleg gazdaságtalan. A sport csomaggal együtt célszerő az AXN, AXN crimi és AXN sci-fi csatornák bevezetése, így a teljes csomag a következı csatornákat tartalmazza: Eurosport1 Eurosport2 Sport klub Sport klub+ Viasat 6 AXN AXN crimi AXN sci-fi A csatornák bevezetésének költsége 2.500.000 Ft, mely nem került beépítésre a 2008. évi üzleti tervbe, ezért tulajdonosi kölcsön biztosítását kérné. A csatornák 2008. július 1. napjától történı bevezetése esetén a csomagra 200 elıfizetıt várhatunk - figyelembe véve az olimpiát is. A csomag javasolt ára 1.600 Ft/hó. A bevezetésbıl a költségeket leszámolva 1.000.000 Ft tárgy évi nyereséggel számolnak, amit a tagi kölcsön visszafizetésére fordítana a Kft, míg a fennmaradó 1.500.000 Ft 2009. évben kerülne megfizetésre.

SÜRGÖSSÉGGEL! Határozati javaslat Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok részére tulajdonosi kölcsön biztosítása tárgyában 1. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdése alapján biztosított jogkörében eljárva a Halomalja Kft. részére 3.512 eFt. tulajdonosi kölcsönt nyújt a 2008. évi költségvetésének zárolt elıirányzata terhére azzal, hogy a társaság a kölcsönt visszafizeti a levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül.

Határidı: kölcsön nyújtására: 2008. július 15. kölcsön visszafizetésére: levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Móricz Ferenc ügyvezetı

2. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdése alapján biztosított jogkörében eljárva a BalmazInterCom Kft. részére 2.500 eFt tulajdonosi kölcsönt nyújt a 2008. évi költségvetésének zárolt elıirányzata terhére azzal, hogy a társaság a kölcsön összegébıl 1.000.e Ft-ot a tárgy évi bevételébıl, míg a fennmaradó 1.500e Ft-ot 2009. évben fizet meg.

Határidı: kölcsön nyújtására: 2008. július 15. kölcsön visszafizetésére: 2009. december 31. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Hegedüs Tibor ügyvezetı


Dr. Tiba István polgármester Az elıterjesztést készítette: Leiter Katalin osztályvezetı


Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére közétkeztetés közösségi közbeszerzési eljárása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 173/2008. (IV.30.) sz. határozatával döntött arról, hogy a közintézményeket érintı közétkeztetéshez a szükséges közösségi közbeszerzési eljárás lefolytatására a Mátrix Audit Beruházásszervezı és Pénzügyi Tanácsadó Kft-t bízza meg. Mátrix Audit Beruházásszervezı és Pénzügyi Tanácsadó Kft. a közbeszerzési eljárás kiírásához szükséges mellékelt dokumentumot elkészítette. Ez alapján kérem a Tisztelt Képviselı-testületet, hogy az ajánlati dokumentációról döntsön.

Határozati javaslat Közétkeztetés közösségi közbeszerzési eljárása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva a közintézmények közösségi közétkeztetés biztosítására vonatkozó közbeszerzési ajánlati dokumentációt jóváhagyja. Az ajánlati felhívás megjelentetéséhez szükséges 90.e Ft összegő ellenırzési díjat a Polgármesteri Hivatal 2008. évi költségvetése terhére biztosítja. A Képviselı-testület felhatalmazza a polgármestert a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges valamennyi intézkedés – a Közbeszerzési Tanácsa által kiküldött esetleges hiánypótlásnak megfelelı javítások - megtételére, azzal, hogy a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatala a Képviselı-testület hatáskörében marad. A Képviselı-testület felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy intézkedjen az ellenırzési díjnak Közbeszerzési Tanács számlájára történı átutalásáról.

Határidı: azonnal Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 20.

Dr. Tiba István Polgármester

KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTİ A Közbeszerzések Tanácsának Hivatalos Lapja 1024 Budapest, Margit krt. 85. Fax: 06 1 336 7751; 06 1 336 7757 E-mail: [email protected]

On-line értesítés: http://www.kozbeszerzes.hu

AZ EGYSZERŐSÍTETT ELJÁRÁS AJÁNLATI FELHÍVÁSA A Közbeszerzések Tanácsa (Szerkesztıbizottsága) tölti ki A hirdetmény kézhezvételének dátuma____________________ KÉ nyilvántartási szám_________________________________ I. SZAKASZ: AJÁNLATKÉRİ I.1) NÉV, CÍM ÉS KAPCSOLATTARTÁSI PONT(OK) Hivatalos név: Balmazújváros Város Önkormányzata Postai cím: Kossuth tér 4-5 Város/Község: Balmazújváros

Kapcsolattartási pont(ok): Címzett: E-mail: [email protected]

Postai Ország: Magyarország irányítószám: 4060 Telefon: (52) 580-102 Fax: (52) 370-035

Internetcím(ek) (adott esetben) Az ajánlatkérı általános címe (URL): A felhasználói oldal címe (URL):

További információk a következı címen szerezhetık be: Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.I mellékletet A dokumentáció a következı címen szerezhetı be (adott esetben): Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.II mellékletet Az ajánlatokat a következı címre kell benyújtani: X Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.III mellékletet I.2) Az ajánlatkérı más ajánlatkérı(k) nevében folytatja le a közbeszerzési eljárást? Igen X nem

II. SZAKASZ: A SZERZİDÉS TÁRGYA II.1) MEGHATÁROZÁS II.1.1) Az ajánlatkérı által a szerzıdéshez rendelt elnevezés Közétkeztetési szolgáltatás nyújtása II.1.2) A szerzıdés típusa, valamint a teljesítés helye Szolgáltatásmegrendelésre irányuló szerzıdés típusa Szolgáltatási kategória

17

A teljesítés helye: Balmazújváros NUTS-kód

HU 321

II.1.3) A szerzıdés meghatározása/tárgya Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. II.1.4) Közös Közbeszerzési Szójegyzék (CPV) Fı szójegyzék

Fı tárgy

Kiegészítı szójegyzék (adott esetben) 55.52.30.00-2

-

-

55.52.31.00-3 . . . . . . . . . -

-

-

További tárgy(ak) II.1.5) Részekre történı ajánlattétel (a részekre vonatkozó részletes információk megadásához a B. mellékletbıl szükség szerint több példány használható) igen nem X Igen válasz esetén az ajánlatok benyújthatók (csak egyet jelöljön be): egy részre

egy vagy több részre

II.1.6) Elfogadhatók-e változatok (alternatív ajánlatok)? igen nem X

valamennyi részre

II. 2) SZERZİDÉS SZERINTI MENNYISÉG II.2.1) Teljes mennyiség vagy érték (adott esetben, valamennyi részt beleértve) Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. A fızı és tálaló konyhák mindegyikének legalább tálaló konyhaként való használata, a használatért évente min. 5 millió Ft bérleti díj fizetése. A felújításra, átalakításra szoruló konyhák felújítása, azok a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen való mőködtetése, HACCP rendszer mőködtetése. -Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény - Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola - Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı - Nyitnikék Óvoda - Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium - Balmazújvárosi Kistérségi Szociális Szolgáltató Központ Összesen: 365.000 fızött adag II.2.2) Ha ismert, ismétlıdı jellegő szerzıdések esetében kérjük feltüntetni a további szerzıdések tervezett idejét: hónapokban: vagy napokban: (a szerzıdés megkötésétıl számítva) II.3) A SZERZİDÉS IDİTARTAMA VAGY A BEFEJEZÉS, A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE Az idıtartam hónap(ok)ban: 120 vagy napokban: VAGY: kezdés befejezés

/ / / /

(a szerzıdés megkötésétıl számítva)

(év/hó/nap) (év/hó/nap)

III. SZAKASZ: JOGI, GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI ÉS TECHNIKAI INFORMÁCIÓK III.1) A SZERZİDÉSRE VONATKOZÓ FELTÉTELEK III.1.1) A szerzıdést biztosító mellékkötelezettségek (adott esetben) Késedelmi kötbér III.1.2) Fı finanszírozási és fizetési feltételek és/vagy hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre Ajánlatkérı elıleget nem biztosít. A szolgáltatás díjának kifizetése a havi elszámolást követıen a nyertes ajánlattevı által kibocsátott számla alapján utólag történik, banki átutalással. A kiállított számla a Kbt. 305.§ (3) bekezdésének megfelelıen 30 napos fizetési határidıvel kerül kiegyenlítésre. III.1.3) A közös ajánlatot tevı nyertesek által létrehozandó gazdasági társaság, illetve jogi személy (adott esetben)

III.1.4) Vonatkoznak-e a szerzıdés teljesítésére egyéb különleges feltételek? (adott esetben) nem igen Ha igen, a különleges feltételek meghatározása

III.2) RÉSZVÉTELI FELTÉTELEK III.2.1) Az ajánlattevı személyes helyzetére vonatkozó adatok (kizáró okok), ideértve a szakmai és cégnyilvántartásokba történı bejegyzésre vonatkozó elıírásokat is Az elıírások teljesítésének igazolásához szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód: - Az eljárásban nem lehet ajánlattevı vagy alvállalkozó, illetve a Kbt. 66.§ (2) és 67.§ (4) bekezdése szerinti szervezet, akivel szemben a Kbt. 60. § (1) bekezdés a)-i) pontjaiban meghatározott kizáró okok állnak fenn; - Az eljárásban nem lehet ajánlattevı vagy a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó aki a Kbt. 61. § a)-c) pontjai, illetve a 62.§ (1) bekezdése szerinti kizáró okok fennállnak -Az eljárásban nem lehet ajánlattevı, és alvállalkozó, aki a Kbt. 61. § (1) bekezdés d) pont hatálya alá tartozik. Igazolási mód Az ajánlattevınek és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának az ajánlatban a Kbt. 151. § (3) bek szerint kell igazolnia, illetıleg írásban nyilatkoznia, hogy nem tartozik a fenti kizáró okok hatálya alá. a Kbt. 60. § (4) bekezdésében meghatározott szervezetnek a Kbt. 63.§ (7) bekezdés szerint kell igazolnia hogy nem tartozik a fenti kizáró okok hatálya alá

III.2.2) Gazdasági és pénzügyi alkalmasság Az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód:

Az alkalmasság minimumkövetelménye(i) (adott esetben):

Az ajánlattevınek és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának csatolnia kell

Alkalmatlan a szerzıdés teljesítésére az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója

1. a Kbt. 66. § (1) bekezdés a) pontja szerint valamennyi számlavezetı pénzintézet 60 napnál nem régebbi nyilatkozatát az alábbi tartalommal - mióta vezeti a bankszámlá(i)t, - számláján a 2006,2007 években elıfordult-e

1. ha bármely pénzintézettıl származó nyilatkozat szerint számláján a 2006, 2007 években 30 napot meghaladó sorban állás egynél többszöri alkalommal fordult elı, illetve ha kötelezettségeinek egynél több alkalommal nem tett eleget.

sorban állás, ha igen, milyen idıtartamban - fizetési kötelezettségeinek eleget tesz-e 2. Az utolsó két lezárt üzleti évre (2006, 2007) vonatkozó számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolójának hiteles másolatát 3. nyilatkozatot az utolsó három év (2005,2006,2007) munkahelyi és közétkeztetési tevékenységbıl származó forgalmáról 4. A közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítási kötvény hiteles másolata és az utolsó biztosítási díj fizetésén igazolásának hiteles másolata

2. ha az utolsó két lezárt üzleti évre (2006,2007) vonatkozó, számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolója alapján a mérleg szerinti eredménye negatív volt. 3. Ha a munkahelyi és közétkeztetésbıl származó együttes árbevétele az utolsó három év (2005,2006,2007) egyikében sem éri el a nettó 200 millió forintot. 4. ha a közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítás mértéke nem éri el a minimum 30 M Ft/év és/vagy a 5 M Ft/kár limitet

III.2.3) Mőszaki, illetve szakmai alkalmasság

Az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód:



Alkalmatlan a szerzıdés teljesítésére az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója:

1. Az elmúlt három év (2005, 2006, 2007) jelentısebb étkeztetési szolgáltatásainak ismertetése legalább az elvégzett szolgáltatás tárgyának valamint az ellenszolgáltatás összegének, a teljesítés idejének, a szerzıdést kötı másik fél megnevezésének, valamint kapcsolattartója nevének és elérhetıségének feltüntetésével a Kbt. 67. § (3) bekezdésének a) pontjában és a 68. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen. 2. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat. a fızıkonyháról, mely lehetıvé teszi technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint a technológiáról (technológiai leírással), amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. A beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó, érvényes ISO 9001 vagy azzal a Kbt. 68. §-ának (4) bekezdése szerint egyenértékő tanúsítvány benyújtása, illetve egyenértékő minıségbiztosítási intézkedések egyéb bizonyítékának bemutatására. 4. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat a rendelkezésre álló mőszaki felszereltségérıl ( gépjármővek). (

1. 2005-2006-2007 év vonatkozásában legalább 2 évben nem rendelkezik évenként legalább 1 db 500 adag/ nap étkeztetési referenciával, mely kiterjed a diétás étkezetésre is – legalább cukor, gyomor, és epebetegségekre vonatkozóan- melyeket szociális intézményekbe teljesített. 2. Nem rendelkezik olyan fızıkonyhával, mely lehetıvé teszi az technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint nem rendelkezik olyan technológiával, amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. Az ajánlattevı nem rendelkezik a beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó érvényes ISO 9001 vagy azzal egyenértékő minıségirányítási rendszerrel, illetve a minıségirányítási intézkedések egyéb bizonyítékával. 4 Nem rendelkezik legalább 5 db ANTSZ engedéllyel rendelkezı hőtı autóval

III.2.4) Fenntartott szerzıdések A szerzıdés védett mőhelyek számára fenntartott? igen nem X III. 3) KÜLÖNLEGES FELTÉTELEK III.3.1) A szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képzettséghez) van-e kötve? igen nem X Ha igen, a vonatkozó jogszabályi rendelkezésre történı hivatkozás:

III.3.2) A szervezeteknek közölniük kell-e a szolgáltatás teljesítésében személyesen közremőködı személyek nevét és képzettségét? igen nem X

IV. SZAKASZ: ELJÁRÁS IV.1) AZ ELJÁRÁS TÍPUSA IV.1.1) Az eljárás típusa Tárgyalásos X

Tárgyalás nélküli

IV.1.2.) Az ajánlatkérı a közbeszerzési törvény melyik fejezetet szerint jár el? IV. fejezet

X

VI. fejezet

V. fejezet VII. fejezet

IV.1.3.) Megjelöli-e az ajánlatkérı azokat, akiket ajánlattételre fel kíván hívni?

NEM

X

IGEN (ha igen, a részletes információkat a Kiegészítı információk körében kell megadni)

IV. 2) BÍRÁLATI SZEMPONTOK IV.2.1) Bírálati szempontok (csak a megfelelıt jelölje meg) A legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás VAGY Az összességében legelınyösebb ajánlat az alábbiak szerint

X

az alábbiakban megadott részszempontok alapján Részszempont

Súlyszám

Részszempont

1., Ajánlati ár(rezsi költség %)

2

6.

2. Beruházás értéke

1

7.

3. Bérleti díj

1

8.

4.

9.

5.

10.

Súlyszám

IV.2.2) Elektronikus árlejtést alkalmaznak-e? igen nem X Ha igen, további információk az elektronikus árlejtésrıl (ha szükséges)

IV.3) ADMINISZTRATÍV INFORMÁCIÓK IV.3.1) Az ajánlatkérı által az aktához rendelt hivatkozási szám (adott esetben)

IV.3.2) Az adott szerzıdésre vonatkozóan korábbi közzétételre sor került-e? nem X

igen

Igen válasz esetén Elızetes összesített tájékoztató A hirdetmény száma a KÉ-ben: Egyéb korábbi közzététel (adott esetben) A hirdetmény száma a KÉ-ben:

Felhasználói oldalon közzétett hirdetmény

IV.3.3) A dokumentáció beszerzésének feltételei A dokumentáció beszerzésének határideje Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap )

Idıpont: 10.00

Kell-e fizetni a dokumentációért? igen X nem Igen válasz esetén, Ár (számokkal): 100.000 (bruttó) Pénznem: HUF A fizetés feltételei és módja: A dokumentáció ellenértékét az ajánlatkérınek a Bank Rt. Balmazújvárosi kirendeltségénél vezetett …………..számú folyószámlájára kell átutalni „Balmazújváros, közétkeztetési szolgáltatás nyújtása dokumentáció vételár” megjelöléssel. A dokumentáció ellenértékérıl az ajánlatkérı számlát bocsát ki. IV.3.4) Az ajánlattételi határidı Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00

IV.3.5) Az(ok) a nyelv(ek), amely(ek)en az ajánlatok benyújthatók ES CS DA DE SK SL FI SV

ET

EL

EN FR

IT

LV LT

HU MT NL PL PT X

Egyéb:

IV.3.6) Az ajánlati kötöttség minimális idıtartama (tárgyalás nélküli eljárás esetén) / / -ig (év /hó/nap ) VAGY hónap(ok)ban: vagy napokban:

(az ajánlattételi határidı lejártától számítva)

IV.3.7) Az ajánlatok felbontásának feltételei Dátum:

2008/07/18 (év/hó/nap)

Helyszín: Balmazújváros Önkormányzata Polgármesteri Hivatal Balmazújváros Az ajánlatok felbontásán jelenlétre jogosult személyek Kbt. 80. §-ában meghatározott személyek lehetnek jelen

Idıpont: 10.00

VI. SZAKASZ: KIEGÉSZÍTİ INFORMÁCIÓK VI.1) A KÖZBESZERZÉS ISMÉTLİDİ igen nem X

JELLEGŐ-E?

(adott esetben)

Igen válasz esetén a további hirdetmények közzétételének tervezett ideje: VI.2) A SZERZİDÉS EU ALAPOKBÓL FINANSZÍROZOTT PROJEKTTEL ÉS/VAGY PROGRAMMAL KAPCSOLATOS? igen nem X Igen válasz esetén kérjük feltüntetni a projekt(ek) és/vagy program(ok) nevét és bármely egyéb hivatkozási alapot:

VI.3) TOVÁBBI INFORMÁCIÓK (adott esetben) VI. 3.1) A hiánypótlás lehetısége vagy annak kizárása ajánlatkérı hiánypótlási lehetıséget nem biztosít A hiánypótlás biztosítása esetén a hiánypótlás köre

VI.3.2.) Az eredményhirdetés idıpontja

VI.3.3.) A szerzıdéskötés tervezett idıpontja

VI.3.4.) A tárgyalás lefolytatásának menete és az ajánlatkérı által elıírt alapvetı szabályai, az elsı tárgyalás idıpontja (kivéve, ha az eljárás tárgyalás nélküli) Az elsı tárgyalás idıpontja 2008. 07. 21 Az ajánlatkérı egy tárgyalási forduló megtartását tervezi, de fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben szükségesnek ítéli meg, újabb tárgyalási fordulót tartson.

VI.3.5.1.) A dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele? igen X

nem

VI.3.5.2.) A dokumentáció rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos további információk A dokumentációt a befizetést igazoló bizonylat ellenében személyesen az ajánlati felhívás 1.1) pontjában megadott címen munkanapokon 9.00 és 14.00 óra között (ajánlattételi határidı napján 9.00 és 10.00 óra között) lehet átvenni, illetıleg a Kbt. 54.(4) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen.

VI.3.6.1.) Az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztásának bírálati szempontja esetén az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: Az értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: 1-100 VI.3.6.2.) A módszer (módszerek) ismertetése, amellyel az ajánlatkérı megadja aVI.3.6.1) szerinti ponthatárok közötti pontszámot Valamennyi résszempontnál a legelınyösebb ajánlat kap maximális pontszámot, a többi ajánlat pontszáma lineáris arányosítással lesz megállapítva. VI.3.7.) A III.2.2.) és a III.2.3.) szerinti feltételek és ezek elıírt igazolási módja a minısített ajánlattevık hivatalos jegyzékébe történı felvétel feltételét képezı minısítési szempontokhoz képest szigorúbb(ak)-e? igen X nem VI.3.8.) Meg kell jelölni az ajánlatban

a) az ajánlattevı által a szerzıdés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat? igen X nem

b) a közbeszerzésnek azt a részét, amellyel összefüggésben az ajánlattevı harmadik személlyel szerzıdést fog kötni, e szervezet (személy) meghatározása nélkül? igen X nem VI.3.9.) Egyéb információk: 1. Ajánlattevı köteles az adott intézményben lévık részére speciális étkezést és diétát biztosítani. 2. A nyersanyagnorma és az intézményi térítési díj megállapításának joga az önkormányzatot illeti meg.(A megállapított térítési díj évente felülvizsgálatra kerül és meghatározásánál a KSH inflációs adatait kötelezı figyelembe venni.) Az ajánlatkérı által meghatározott nyersanyag normát ajánlattevınek bruttó normaként kell figyelembe vennie. Ajánlattevı az általa meg ajánlott rezsiszázalék mértékét 3 évig köteles azonos szinten tartani. A rezsi költségszázalék a nyersanyagnorma nettó részére vonatkoztatott mőködtetési költség. 3. a vállalt szolgáltatás minısége rendszeresen ellenırzésre kerül. A szolgáltató, a fenntartó és az intézmények havi rendszerességgel egyeztetnek a szolgáltatás teljesítésérıl.

4. Az ajánlatokat cégszerően aláírva, oldalanként szignálva (üres oldalt nem), 3 példányban (1 eredeti, 2 másolati példány az eredeti megjelölésével), zárt borítékban (csomagolásban) kell benyújtani. Eltérés esetén az eredeti példány irányadó az értékelésnél., a következı szöveg feltüntetésével: „Balmazújváros Városi Önkormányzata, közétkeztetési szolgáltatatás közbeszerzés. Ajánlattételi határidı elıtt felbontani tilos!” 5. A postán feladott ajánlatokat az ajánlatkérı csak akkor tekinti határidın belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidı lejártát megelızıen sor kerül. Az ajánlat esetleges elirányításából, elvesztésébıl eredı kockázatot az ajánlattevı viseli. 6. Az ajánlatokat a felhívásban és a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelıen kell elkészíteni. 7. Az ajánlat összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerülı összes költség az ajánlattevıt terheli. 8. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 70. § (1) bekezdésében foglaltakra. 9. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 71. (3) bekezdésében foglaltakra. 10. Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó vonatkozásában az alábbi okiratokat: - 60 napnál nem régebbi cégkivonatot eredeti vagy közjegyzı által hitelesített másolati formában; - a cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldányát eredetiben vagy annak közjegyzı által hitelesített másolatát. 11. Figyelemmel a Kbt.91.§ (2) bekezdésében foglaltakra, ajánlatkérı elıírja, hogy az eljárás nyertesének visszalépése esetén az eljárás eredményének kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevınek minısített ajánlattevıvel köti meg a szerzıdést. Az ajánlatkérı a teljesítés helyszíneinek megtekintése céljából helyszíni bejárást tart, melynek idıpontja: 2007.07.04. 11.00 óra; kezdésének helye: az ajánlatkérı székhelye

VI.4) E HIRDETMÉNY FELADÁSÁNAK DÁTUMA:

/

/

(év/hó/nap)

AZ EGYSZERŐSÍTETT ELJÁRÁS AJÁNLATI FELHÍVÁSA A Közbeszerzések Tanácsa (Szerkesztıbizottsága) tölti ki A hirdetmény kézhezvételének dátuma____________________ KÉ nyilvántartási szám_________________________________

I. SZAKASZ: AJÁNLATKÉRİ I.1) NÉV, CÍM ÉS KAPCSOLATTARTÁSI PONT(OK) Hivatalos név: Balmazújváros Város Önkormányzata Postai cím: Kossuth tér 4-5 Város/Község: Balmazújváros Kapcsolattartási pont(ok):

Postai irányítószám: Ország: Magyarország 4060 Telefon: (52) 580-102

Címzett: E-mail: [email protected]

Fax: (52) 370-035


További információk a következı címen szerezhetık be: Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.I mellékletet A dokumentáció a következı címen szerezhetı be (adott esetben): Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.II mellékletet Az ajánlatokat a következı címre kell benyújtani: X Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.III mellékletet I.2) Az ajánlatkérı más ajánlatkérı(k) nevében folytatja le a közbeszerzési eljárást?

Igen X nem


17


HU 321

II.1.3) A szerzıdés meghatározása/tárgya Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. II.1.4) Közös Közbeszerzési Szójegyzék (CPV)

Fı szójegyzék Fı tárgy


-

-

55.52.31.00-3 . . . . . . . . . -

-

-



II.1.6) Elfogadhatók-e változatok (alternatív ajánlatok)?

valamennyi részre igen

nem X

II. 2) SZERZİDÉS SZERINTI MENNYISÉG II.2.1) Teljes mennyiség vagy érték (adott esetben, valamennyi részt beleértve) Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. A fızı és tálaló konyhák mindegyikének legalább tálaló konyhaként való használata, a használatért évente min. 5 millió Ft bérleti díj fizetése. A felújításra, átalakításra szoruló konyhák felújítása, azok a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen való mőködtetése, HACCP rendszer mőködtetése. Nyertes ajánlattevı a szolgáltatás megkezdéséig köteles felszerelni valamennyi szolgáltó helyen a közüzemi mérıórákat. -Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény - Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola - Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı - Nyitnikék Óvoda - Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium - Balmazújvárosi Kistérségi Szociális Szolgáltató Központ Összesen: 365.000 fızött adag

II.2.2) Ha ismert, ismétlıdı jellegő szerzıdések esetében kérjük feltüntetni a további szerzıdések tervezett idejét: hónapokban: vagy napokban: (a szerzıdés megkötésétıl számítva)

II.3) A SZERZİDÉS IDİTARTAMA VAGY A BEFEJEZÉS, A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE Az idıtartam hónap(ok)ban: 60 vagy napokban: VAGY: kezdés befejezés

/ / / /



III. SZAKASZ: JOGI, GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI ÉS TECHNIKAI INFORMÁCIÓK

III.1) A SZERZİDÉSRE VONATKOZÓ FELTÉTELEK III.1.1) A szerzıdést biztosító mellékkötelezettségek (adott esetben) Késedelmi kötbér III.1.2) Fı finanszírozási és fizetési feltételek és/vagy hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre Ajánlatkérı elıleget nem biztosít. A szolgáltatás díjának kifizetése a havi elszámolást követıen a nyertes ajánlattevı által kibocsátott számla alapján utólag történik, banki átutalással. A kiállított számla a Kbt. 305.§ (3) bekezdésének megfelelıen 30 napos fizetési határidıvel kerül kiegyenlítésre.

III.1.3) A közös ajánlatot tevı nyertesek által létrehozandó gazdasági társaság, illetve jogi személy (adott esetben)

III.1.4) Vonatkoznak-e a szerzıdés teljesítésére egyéb különleges feltételek? (adott esetben) Ha igen, a különleges feltételek meghatározása

igen

nem






1. a Kbt. 66. § (1) bekezdés a) pontja szerint valamennyi számlavezetı pénzintézet 60 napnál nem régebbi nyilatkozatát az alábbi tartalommal


- mióta vezeti a bankszámlá(i)t, - számláján a 2006,2007 években elıfordult-e sorban állás, ha

2. ha az utolsó két lezárt üzleti évre (2006,2007) vonatkozó,

igen, milyen idıtartamban - fizetési kötelezettségeinek eleget tesz-e 2. Az utolsó két lezárt üzleti évre (2006, 2007) vonatkozó számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolójának hiteles másolatát 3. nyilatkozatot az utolsó három év (2005,2006,2007) munkahelyi és közétkeztetési tevékenységbıl származó forgalmáról

számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolója alapján a mérleg szerinti eredménye negatív volt. 3. Ha a munkahelyi és közétkeztetésbıl származó együttes árbevétele az utolsó három év (2005,2006,2007) egyikében sem éri el a nettó 200 millió forintot. 4. ha a közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítás mértéke nem éri el a minimum 30 M Ft/év és/vagy a 5 M Ft/kár limitet

4. A közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítási kötvény hiteles másolata és az utolsó biztosítási díj fizetésén igazolásának hiteles másolata

III.2.3) Mőszaki, illetve szakmai alkalmasság Az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód:




1. Az elmúlt három év (2005, 2006, 2007) jelentısebb étkeztetési szolgáltatásainak ismertetése legalább az elvégzett szolgáltatás tárgyának valamint az ellenszolgáltatás összegének, a teljesítés idejének, a szerzıdést kötı másik fél megnevezésének, valamint kapcsolattartója nevének és elérhetıségének feltüntetésével a Kbt. 67. § (3) bekezdésének a) pontjában és a 68. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen.

1. 2005-2006-2007 év vonatkozásában legalább 2 évben nem rendelkezik évenként legalább 1 db 500 adag/ nap étkeztetési referenciával, mely kiterjed a diétás étkezetésre is – legalább cukor, gyomor, és epebetegségekre vonatkozóanmelyeket szociális intézményekbe teljesített.

2. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat. a fızıkonyháról, mely lehetıvé teszi technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint a technológiáról (technológiai leírással), amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít

3. A beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó, érvényes ISO 9001 vagy azzal a Kbt. 68. §-ának (4) bekezdése szerint egyenértékő tanúsítvány benyújtása, illetve egyenértékő minıségbiztosítási intézkedések egyéb bizonyítékának bemutatására.

2. Nem rendelkezik olyan fızıkonyhával, mely lehetıvé teszi az technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint nem rendelkezik olyan technológiával, amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. Az ajánlattevı nem rendelkezik a beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó érvényes ISO 9001 vagy azzal egyenértékő minıségirányítási rendszerrel, illetve a minıségirányítási intézkedések egyéb bizonyítékával. 4 Nem rendelkezik legalább 5 db ANTSZ engedéllyel rendelkezı hőtı autóval

4. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat a rendelkezésre álló mőszaki felszereltségérıl ( gépjármővek). (

III.2.4) Fenntartott szerzıdések A szerzıdés védett mőhelyek számára fenntartott?

igen

nem X

III. 3) KÜLÖNLEGES FELTÉTELEK III.3.1) A szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képzettséghez) van-e kötve?

igen

nem X

Ha igen, a vonatkozó jogszabályi rendelkezésre történı hivatkozás:


IV. SZAKASZ: ELJÁRÁS IV.1) AZ ELJÁRÁS TÍPUSA IV.1.1) Az eljárás típusa Tárgyalásos

X



X

VI. fejezet



NEM

X


IV. 2) BÍRÁLATI SZEMPONTOK IV.2.1) Bírálati szempontok (csak a megfelelıt jelölje meg) A legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás VAGY Az összességében legelınyösebb ajánlat az alábbiak szerint az alábbiakban megadott részszempontok alapján

X

Részszempont

Súlyszám

Részszempont


2

6.


1

7.

3. Bérleti díj

1

8.

4. Foglalkoztatás biztosítása

1

9.

5. idényjellegő zöldség, gyümölcs %-os aránya, tartósított, kész, vagy

1

10.

Súlyszám

félkész ételek aránya IV.2.2) Elektronikus árlejtést alkalmaznak-e?

igen

nem X

Ha igen, további információk az elektronikus árlejtésrıl (ha szükséges)


IV.3.2) Az adott szerzıdésre vonatkozóan korábbi közzétételre sor került-e?

igen

nem X

Igen válasz esetén Elızetes összesített tájékoztató


A hirdetmény száma a KÉ-ben: Egyéb korábbi közzététel (adott esetben) A hirdetmény száma a KÉ-ben: IV.3.3) A dokumentáció beszerzésének feltételei A dokumentáció beszerzésének határideje Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap )

Idıpont: 10.00

Kell-e fizetni a dokumentációért? Igen válasz esetén, Ár (számokkal): 100.000 (bruttó)

igen X

nem

Pénznem: HUF

A fizetés feltételei és módja: A dokumentáció ellenértékét az ajánlatkérınek a 11738091-15373175 számú folyószámlájára kell átutalni „Balmazújváros, közétkeztetési szolgáltatás nyújtása dokumentáció vételár” megjelöléssel. A dokumentáció ellenértékérıl az ajánlatkérı számlát bocsát ki.

IV.3.4) Az ajánlattételi határidı Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00

IV.3.5) Az(ok) a nyelv(ek), amely(ek)en az ajánlatok benyújthatók ES

CS

DA

DE

ET

EL

EN

FR

IT

LV LT

HU MT NL PL PT SK SL

FI

SV

X Egyéb:




2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00


VI. SZAKASZ: KIEGÉSZÍTİ INFORMÁCIÓK VI.1) A KÖZBESZERZÉS ISMÉTLİDİ JELLEGŐ-E? (adott esetben)

igen

nem X



VI.3.2.) Az eredményhirdetés idıpontja 2008. július 28. 11.00


VI.3.4.) A tárgyalás lefolytatásának menete és az ajánlatkérı által elıírt alapvetı szabályai, az elsı tárgyalás idıpontja (kivéve, ha az eljárás tárgyalás nélküli) Az elsı tárgyalás idıpontja 2008. 07. 21 Az ajánlatkérı egy tárgyalási forduló megtartását tervezi, de fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben szükségesnek ítéli meg, újabb tárgyalási fordulót tartson. VI.3.5.1.) A dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele? igen X

nem


VI.3.6.1.) Az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztásának bírálati szempontja esetén az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: Az értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: 1-100 VI.3.6.2.) A módszer (módszerek) ismertetése, amellyel az ajánlatkérı megadja aVI.3.6.1) szerinti ponthatárok közötti pontszámot Az 1-3, 5. résszempontnál a legelınyösebb ajánlat kap maximális pontszámot, a többi ajánlat pontszáma lineáris arányosítással lesz megállapítva. A 4 résszempont abszolút értékelés módszerével kerül értékelésre VI.3.7.) A III.2.2.) és a III.2.3.) szerinti feltételek és ezek elıírt igazolási módja a minısített ajánlattevık hivatalos jegyzékébe történı felvétel feltételét képezı minısítési szempontokhoz képest szigorúbb(ak)-e? igen X nem VI.3.8.) Meg kell jelölni az ajánlatban

a) az ajánlattevı által a szerzıdés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat?

igen X

nem

b) a közbeszerzésnek azt a részét, amellyel összefüggésben az ajánlattevı harmadik személlyel szerzıdést fog kötni, e szervezet (személy) meghatározása nélkül?

igen X

VI.3.9.) Egyéb információk: 1. Ajánlattevı köteles az adott intézményben lévık részére speciális étkezést és diétát biztosítani.

nem

2. A nyersanyagnorma és az intézményi térítési díj megállapításának joga az önkormányzatot illeti meg.(A megállapított térítési díj évente felülvizsgálatra kerül és meghatározásánál a KSH inflációs adatait kötelezı figyelembe venni.) Az ajánlatkérı által meghatározott nyersanyag normát ajánlattevınek bruttó normaként kell figyelembe vennie. Ajánlattevı az általa meg ajánlott rezsiszázalék mértékét 3 évig köteles azonos szinten tartani. A rezsi költségszázalék a nyersanyagnorma nettó részére vonatkoztatott mőködtetési költség. A vállalt szolgáltatás minısége rendszeresen ellenırzésre kerül. A szolgáltató, a fenntartó és az intézmények havi rendszerességgel egyeztetnek a szolgáltatás teljesítésérıl. Köteles ajánlattevı havonta az Önkormányzat felé az étkezési tervet lejelenteni, és azt ajánlatkérı jóváhagyása után teljesíteni. 3. A szerzıdés idıtartama 60 hónap, mely elégedettség esetén közös megegyezéssel további 60 hónappal meghosszabbítható. Amennyiben a nyertes ajánlattevı a vállalt beruházásokat, foglalkoztatási kötelezettségeket és vállalt kötelezettségeit nem teljesíti a 30. hónap végére, a szerzıdés a határnapon érvényét veszti. 4. Az ajánlatokat cégszerően aláírva, oldalanként szignálva (üres oldalt nem), 4 példányban (1 eredeti, 3másolati példány az eredeti megjelölésével), zárt borítékban (csomagolásban) kell benyújtani. Eltérés esetén az eredeti példány irányadó az értékelésnél., a következı szöveg feltüntetésével: „Balmazújváros Város Önkormányzata, közétkeztetési szolgáltatatás közbeszerzés. Ajánlattételi határidı elıtt felbontani tilos!” 5. A postán feladott ajánlatokat az ajánlatkérı csak akkor tekinti határidın belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidı lejártát megelızıen sor kerül. Az ajánlat esetleges elirányításából, elvesztésébıl eredı kockázatot az ajánlattevı viseli. 6. Az ajánlatokat a felhívásban és a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelıen kell elkészíteni. 7. Az ajánlat összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerülı összes költség az ajánlattevıt terheli. 8. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 70. § (1) bekezdésében foglaltakra. 9. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 71. (3) bekezdésében foglaltakra. 10. Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó vonatkozásában az alábbi okiratokat: - 60 napnál nem régebbi cégkivonatot eredeti vagy közjegyzı által hitelesített másolati formában; - a cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldányát eredetiben vagy annak közjegyzı által hitelesített másolatát. 11. Figyelemmel a Kbt.91.§ (2) bekezdésében foglaltakra, ajánlatkérı elıírja, hogy az eljárás nyertesének visszalépése esetén az eljárás eredményének kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevınek minısített ajánlattevıvel köti meg a szerzıdést. Az ajánlatkérı a teljesítés helyszíneinek megtekintése céljából helyszíni bejárást tart, melynek idıpontja: 2007.07.04. 11.00 óra; kezdésének helye: az ajánlatkérı székhelye


/

/

(év/hó/nap)

SŐRGİSSÉGGEL!



Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében meghirdetett a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázat tárgyában. Tisztelt Képviselı-testület! A Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztésére vonatkozóan megjelent pályázat szerint a Polgármesteri Hivatal részére lehetıség nyílt arra vonatkozóan, hogy új szervezési mőködési kultúra terjedjen el, elsısorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, és a költséghatékonyság terén. Három fejlesztési csoportot határoz meg a pályázati kiírás. 1. A döntési mechanizmus korszerősítése. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása. 3. A partnerség erısítése. A pályázat két komponensbıl áll, melyek között a különbség a pályázói körben van. Balmazújváros Város az „A” komponens keretében pályázhat, mivel 5000 vagy annál nagyobb lakosszámmal rendelkezı települési önkormányzatnak minısül. Az „A” komponens esetében 65 db a várható támogatott pályázatok száma, a rendelkezésre álló keretösszeg 1000 millió forint lehet. A jelen pályázat keretében egy pályázó által elnyerhetı támogatás mértéke az „A” komponens esetében minimum 4.000eFt, maximum 20.000e Ft lehet. A pályázónak a projekt elszámolható költségének legalább – az „A” komponens esetében – 8 % önrésszel kell rendelkeznie. Az „A” komponens esetében a kedvezményezett térségek besorolásáról szóló 311/2007. (XI. 17.) Korm. rendelet 2. melléklete szerinti leghátrányosabb helyzető kistérségben levı székhellyel rendelkezı települések esetében a pályázónak a projekt összes elszámolható költségének legalább 5 %-át kitevı igazolt saját forrással kell rendelkeznie. Balmazújváros beletartozik a leghátrányosabb kistérségben levı települések közé, ezért 5 %-os önrésszel kell rendelkeznie. A pályázatot 2008. május 26. és június 30-a között lehet benyújtani. Javaslom, hogy a T. Képviselı-testület támogassa Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának jelen pályázaton való részvételét a maximum 20.000 e Ft-os pályázati összegre vonatkozóan, és biztosítsa a szükséges önrészt.

2

Határozati javaslat Az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében meghirdetett a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázat tárgyában. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. év LXV. törvény 80. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva: a.) alternatíva: kinyilvánítja az a szándékát, hogy Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részt vesz az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázaton a maximum 20.000 e Ft. támogatási összegre vonatkozóan. A pályázat benyújtásához szükséges 5 %-os mértékő, maximum 1.000 e. Ft összegő önrészt a 2008. évi költségvetés zárolt elıirányzata terhére biztosítja. A Képviselı-testület megbízza a …………………………..t a pályázat elkészítésére és határidıben történı benyújtására. A pályázat elkészítéséért …………………..megbízási díj illeti meg a ………………………-t. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete felhatalmazza a polgármestert a pályázat benyújtásához szükséges nyilatkozatok megtételére és a benyújtandó pályázat aláírására. b.) alternatíva. Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala nem kíván részt venni az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázaton

Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester




Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetése tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! Szilágyi Jánosné dr. jegyzı azzal a kéréssel fordult a Tisztelt Képviselı-testülethez, hogy nyugdíjjogosultságára tekintettel közszolgálati jogviszonyát 2008. július 1. napjától felmentéssel szüntesse meg. Nyugdíjjogosultságára figyelemmel közszolgálati jogviszonyát a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.) 17. § (1) bekezdés d.) pontja alapján felmentéssel kell megszüntetni. A felmentési ideje a Ktv. 18. § (2) bekezdése alapján 8 hónap. Szilágyi Jánosné dr. jegyzı 38 év közszolgálatban eltöltött idejébıl 18 évet töltött el jegyzıként Balmazújvároson. Aktív köztisztviselıi életútját le kívánja zárni, melyhez a képviselı-testület döntése szükséges. Ezért kérem T. Képviselı-testületet, hogy a jegyzı asszony kérelmének helyt adva közszolgálati jogviszonyát felmentéssel szüntesse meg.

Határozati javaslat Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetése tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 10. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyát - 2008. július 1. napjától 8 hónap felmentéssel – 2009. február 28. napjával megszünteti. A Képviselı-testület felkéri a polgármestert, hogy Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetésével kapcsolatos iratokat írja alá.

Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június 23.



Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére a 108/2008. (III.26.) sz. határozat végrehajtása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! I. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 108/2008. (III.26.) sz. határozatával az Állami Számvevıszék Balmazújváros Város Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2007. évi átfogó ellenırzésérıl szóló számvevıi jelentéshez intézkedési tervet fogadott el. Az intézkedési tervben foglaltak részbeni, határidıs teljesítésérıl az alábbiak szerint tájékoztatom a Tisztelt Képviselı-testületet. -

-

-

-

-

Az intézkedési terv 3. pontjában az informatikai stratégia kialakítására és annak Képviselı-testület általi elfogadására 2008. június 30-i határidı került megjelölésre. Az informatikai stratégia az elıterjesztés 1. sz. melléklete szerinti formában elkészült, elfogadását javasolom a Tisztelt Képviselı-testületnek. Az intézkedési terv 4. pontjában a Polgármesteri Hivatal SzMSz-nek módosítása került megfogalmazásra, melyben meg kell határozni az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan a pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatokat, valamint a fejlesztési feladatok ellátásának szervezeti, személyi feltételeit a szabályozásokban, munkaköri leírásokban. A fentiek alapján a munkaköri leírásokban rögzítettük a feladatellátás szabályait, a Polgármesteri Hivatal SzMSz-e a határozati javaslatban foglaltak szerint kiegészítésre került Az intézkedési terv 5. pontjában a belsı ellenırzési kézikönyv tartalmi kiegészítése került bejegyzésre. A Belsı ellenırzési kézikönyv kiegészítése az elıterjesztés 2. sz. mellékletében foglaltak szerint elkészült. E pontban megfogalmazottak szerint az önkormányzat költségvetésébıl céljelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerő felhasználását ellenıriztük. Az intézkedési terv 7. pontjában foglaltak alapján az informatikai szabályzat kiegészítése - az ÁSZ észrevételeire figyelemmel - megtörtént. Az informatikai szabályzat a Polgármesteri Hivatal dolgozóival az osztályvezetıkön keresztül megismertetésre került. Az intézkedési terv 8. pontjában foglaltak alapján vizsgáljuk az analítikus nyilvántartások teljes körően informatikai eszközökkel való alátámasztásának lehetıségét. Felvettük a kapcsolatot a POLISZ Complex Gazdálkodási Szofverrendszer fejlesztıivel az analítikus és fıkönyvi nyilvántartások fejlesztése érdekében.

II. 1./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a 108/2008. (III. 26.) sz. határozatával döntött arról, hogy az Állami Számvevıszék által Balmazújváros Város Önkormányzat gazdálkodási rendszerének 2007. évi átfogó ellenırzésérıl szóló számvevıi jelentésben foglaltak szerint intézkedési tervet fogad el. Ezen intézkedési terv 4. pontjában kötelezettséget vállalt Balmazújváros Város Önkormányzata arra, hogy megteremti az EU-s források igénybevételének és felhasználásának önkormányzati szintő feltételeit. Ezen belül a személyi feltételeket is. Az Állami Számvevıszék felé elküldött intézkedési terv szerint ezen feladat végrehajtására a határidı 2008. június 30. Javaslom a Tisztelt Képviselı-testület részére, hogy EU-s pályázat figyelésére, pályázat készítésre és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátására 1 fı felsıfokú végzettségő pályázatíróval emelje meg a Polgármesteri Hivatal létszámát.

2./ A Polgármesteri Hivatal alkalmazásában álló munkavállalók személyi anyagának ellenırzésérıl szóló jelentés 12. oldalán levı összegzés részében található javaslat szerint a Hivatalban szükséges a személyzeti munkát önálló munkakörben ellátni, tekintettel arra, hogy a Hivatal állományában 81 fı határozatlan ideig van foglalkoztatva, továbbá a közhasznú, közcélú foglalkoztatottakkal és a GYES-en, GYED-en levık határozott idejő helyettesítését ellátó köztisztviselıkkel együtt összesen évente mintegy 110 fı munkaügyi iratait kell kezelni. A közcélú, közhasznú munkavállalók munkaügyileg évente az alkalmazott létszámnál 4 – 8x több ügyintézést igényelnek, mintha határozatlan idıre lennének foglalkoztatva. Javaslom a Képviselıtestület részére, hogy 1 fı személyzeti feladatokat ellátó ügyintézıi álláshellyel emelje meg a Polgármesteri Hivatal létszámát. 3./ A Polgármesteri Hivatalban az informatikai feladatok növekedése és az elektronikus közigazgatás bevezetéséhez kapcsolódó informatikai és programozási feladatok naprakész teljesítése miatt, továbbá a Hivatal hardver eszközeinek elavultsága és a napi feladatok megnövekedése miatt jelenleg az Okmányirodán ügyintézıi feladatokat is ellátó informatikusnak teljes munkaidıben, kizárólag informatikai feladatokat kellene ellátnia. Amennyiben az informatikust az okmányirodai ügyintézésbıl kivesszük, úgy szükségessé válik az okmányirodára 1 fı gépjármő-ügyintézıi feladatokat ellátó dolgozó alkalmazása az ügyfélfogadás zavartalan és jelenlegi színvonalú teljesítése érdekében. Javaslom a Tisztelt Képviselı-testület részére, hogy 1 fı okmányirodai ügyintézıi álláshelyet biztosítson. 4./ Takarítási feladatok ellátása a Polgármesteri Hivatalban közcélú munkavállalók alkalmazásával valósul meg. A Hivatal irodáiban levı szekrények – tekintettel 22 évvel ezelıtti készültségükre – nem zárhatóak, így az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek és a biztonsági elıírásokban köztisztviselık nem tudnak eleget tenni, mivel nem tudják elzárni a személyes adatokat is tartalmazó ügyiratokat. Ezen okból indokolt lenne a Hivatal minden irodában kicserélni a szekrényeket, íróasztalokat az elıírásoknak megfelelı bútorzatokra. Jelenleg a takarító személyzet havonta, 3 havonta, 6 havonta változik, illetve a nemzetbiztonsági adatok védelme miatt szükséges a köztisztviselıknek is ott tartózkodni a közcélúként alkalmazott takarítók mellett. A bútorcsere helyett javaslom a Tisztelt Képviselı-testületnek 2 fı, napi 8 órás munkaidıben, munkaviszonyban alkalmazandó takarítónı felvételét A munkaviszonyban alkalmazott munkavállalóknak ugyanúgy titoktartási esküt kell tenniük, mint a köztisztviselıknek.

Határozati javaslat a 108/2008. (III.26.) sz. határozat végrehajtása tárgyában I. 1.) Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva a 108/2008. (III.26.) sz. határozatával elfogadott intézkedési terv végrehajtására tett intézkedésekrıl szóló tájékoztatót elfogadja. 2.) Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete az Ötv. 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva az elıterjesztés 1. sz. mellékletet képezı a „Balmazújváros Város Önkormányzatának Informatikai Stratégiája 2008-2013.” –t elfogadja. 3.) Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. §. (1) bekezdése b.) pontjában biztosított jogkörében eljárva Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzatát az alábbiak szerint módosítja: III. Az osztályok fıbb feladatai 4. Beruházási Osztály Az alcím a következı új bekezdéssel egészül ki: „Az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátása. „

Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. § (1) bekezdése által meghatározott jogkörében eljárva úgy határoz, hogy Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának egységes szerkezetbe foglalt Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a melléklet szerinti tartalommal elfogadja. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester 4.) Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 10. §. (1) bekezdése b.) pontjában biztosított jogkörében eljárva a Belsı-ellenırzési Kézikönyvet a 2. sz. melléklet szerint kiegészíti. Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az Ötv. 80. § (1) bekezdése által meghatározott jogkörében eljárva úgy határoz, hogy Balmazújváros Város Önkormányzatának egységes szerkezetbe foglalt Belsı-ellenırzési Kézikönyvét a melléklet szerinti tartalommal elfogadja.

II. 1./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 38. § (1) bekezdésében és 80. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva 2008. július 01. napjától a Polgármesteri Hivatal létszámát 83 fırıl 88 fıre emeli. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 1 fı Uniós pályázat figyelı, pályázat író munkakört, 1 fı munkaügyi ügyintézıi, 1 okmányirodai ügyintézıi és 2 takarítói álláshelyet alakít ki. 2./ Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatának 6. pontját az alábbiak szerint módosítja: A Hivatal dolgozóinak a létszáma 88 fı. A munkakörök kialakításához szükséges 5.100.000.- Ft összegő forrást, a 2008. évre Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a 2008. évi költségvetés zárolt elıirányzata terhére biztosítja. A Képviselı-testület felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét a változással érintett munkakörök kialakítására. Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június 23.



2008-2013.

Balmazújváros, 2008. május 16. Készítette: Sebık Zoltán informatikus

........................................................ Dr. Tiba István polgármester

........................................................ Szilágyi Jánosné dr. jegyzı


BEVEZETİ

Az info-kommunikációs szektor és az informatika egy város életében az egyik legfontosabb szegmenst jelenti, hiszen a szektor fejlettségi foka oly mértékő, hogy alkalmazása nélkül a társadalmi élet legtöbb területén nem lehetne eredményes mőködést és sikereket felmutatni. A város informatikai fejlesztési stratégiája ezért igen fontos szerepet tölt be mind a város életét meghatározó területek fejlıdése, mind pedig az egész város fejlettsége szempontjából. Az informatikai stratégiának illeszkednie kell a város jövıképéhez, a különbözı városfejlesztési stratégiákhoz, sajátosságai miatt a tágabb térség, régió fejlesztési terveihez is igazodnia kell. A középtávú stratégiának figyelembe kell vennie, hogy az eszközök és megoldások rohamos fejlıdése módosíthat az egyes terveken, különösen az info-kommunikáció területén, ezért alapvetıen az informatikai megoldásokkal elérhetı célokra kell összpontosítanunk.

1/18 oldal


1. HELYZETFELMÉRÉS ÉS ÉRTÉKELÉS A régió informatikai helyzete A termelékenység csökkenése, a munkanélküliek arányának megnövekedése több más ágazat mellett az informatika lakossági szegmensét is érzékenyen érinti. Az internet napjainkban már ugyanolyan közmő és közjószág, mint például a víz-, főtés- és áramszolgáltatás. Nyilvánvalóan eljön az ideje annak, hogy az internet államilag garantált és felügyelt szolgáltatás lesz, mindaddig azonban a háztartásoknál történı bevezetést az adott település internet-ellátottsága, a családok jövedelmi helyzete határozza meg szignifikánsan. Pozitív és jelentıs elırelépés a város „saját” internet szolgáltatójának (BIC) megjelenése. A Nemzeti Szélessávú Stratégia (NSZS-2005), továbbá az ágazatban vizsgált statisztikai eredmények egyértelmően igazolják, hogy a hazai informatikai és internet penetráció az ezredfordulótól nıtt meg robbanásszerően, ami különösen az alábbi ágazati szegmensek esetében határozza meg érdemlegesen egy település informatikai jövıképének tervezését, alakítását: - a lakosság informatikai eszközökkel való ellátottsága - a települési lakosság internethez való hozzáférésének mértéke és minısége - a lakossági elektronikus vásárlások aránya az internettel rendelkezık körében - a helyi gazdasági szereplık részvétele, aktivitása az e-kereskedelemben - az e-ügyintézés terjedésének mértéke a lakossági és üzleti szegmensekben - a felhasználók felkészültsége (e-skills) Míg az informatikai ellátottság a családok, családtagok informatikai készségétıl és jövedelmi helyzetétıl függ elsısorban, addig az internet-használat további feltétele napjainkban már a szélessávú hálózatok kiépítettségének mértéke egyegy településen belül. Hasonlóan az informatikai eszközállomány és internethasználók számának rohamos terjedéséhez, a szélessávú internet-kiépítettség is hasonlóan gyorsan fejlıdött, és egyre többek számára vált elérhetıvé a világháló. - alapvetésnek is tekinthetı, hogy az internet lakossági szintő bevezetésének hajnalán a modemes-keskenysáv volt az elérhetı, értelemszerően a lakosság is e szolgáltatásra fizetett elı. - a szélessáv késıbb induló elterjedése egyre nagyobb intenzitással történt és történik napjainkban is. Mindez azonban csak a társadalom egy kisebb, jövedelmi szempontból preferáltabb rétegét érintette elsıdlegesen, és az egyre élezıdı árversenynek köszönhetı, hogy napjainkban már a családok többsége számára is megfizethetıvé vált az internet. Figyelemmel továbbá arra, hogy az informatikai eszközök és a szélessáv együttes megléte egyszeri beruházásként a ház-

2/18 oldal


tartások számára jelentıs költséggel jár, a fejlıdési tendenciát nagymértékben hátráltatta/hátráltatja a családok jövedelmi helyzete is. - Nagyon fontos tényezı még az informatika és internetezés készségszintő ismereteinek elsajátítása is, hiszen a szolgáltatás elérése lényegében bárhol megoldott, így elsısorban az ún. „informatikai affinitás” minısége szorul javításra, különösen az idısebb korosztályok és a hátrányos szociális helyzetben élık körében.

A települések és régiók internet-lefedettsége Forrás: Helyzetértékelés a szélessávú elektronikus kommunikációs stratégia megalapozásához – Lakossági szegmens – Kutatási jelentés a kérdıíves vizsgálat eredményeirıl – IHM, 2006

A vállalkozások informatikai helyzete A PC-k és munkaállomások használatának aránya jelentısen növekedett. Az internet-használat mértékére jellemzı, hogy a vállalkozásoknak kb. 70%-a használja a világháló által nyújtott lehetıségeket. Az egyéb hálózatok közül a lokális (LAN-) hálózatok használata a legelterjedtebb. Kiemelt figyelmet kell fordítani a KKV-k szélessávú internet-hozzáférésének fejlesztésére és bıvítésére, továbbá támogatni/elısegíteni szükséges, hogy a kisés középvállalkozások is minél nagyobb arányban rendelkezzenek saját honlappal, érdemi bemutatkozási lehetıséggel. Mindezt a Nemzeti Szélessávú Stratégia (RP1 – helyzetértékelés), mind pedig a kormányzati kommunikációs stratégiák és programok is erıteljesen hangsúlyozzák. Érdemes ugyanakkor annak átgondolása, hogy a helyben mőködı KKV-k segítése érdekében a helyi önkormányzat milyen lépéseket tehet, milyen segítséget nyújthat – különös tekintettel az elektronikus reklámplatformokra, az alkalmazás-szolgáltatásokra és a helyi öszszefogáson alapuló kezdeményezésekre.

3/18 oldal


Városi szintő figyelemfelkeltéssel ösztönözni szükséges a lakosságot és a vállalkozásokat az e-kereskedelem által biztosított lehetıségek és elınyök kiaknázására, hiszen ez nemcsak az e-árbevétel növekedését idézi elı, de jótékony hatással van a helyi foglalkoztatásra, a vállalkozások közötti (B2B) üzleti kapcsolatok fejlıdésére is. Fıbb, stratégiai szintő megállapítások: területi szempontból Balmazújvároson még nem teljes mértékben (100%os lefedettséggel) biztosított az internet elérhetısége, ám a fejlıdési tendencia várhatóan hamarosan befejezıdik, a háztartások jelentıs része nem rendelkezik sem otthoni PC-vel, sem pedig internet-elérhetıséggel, a fiatal generációk 10-15%-a, az idısebb korosztályok 30-40 %-a nem rendelkezik készségszintő informatikai és internetezési ismeretekkel, az IKT-ellátottságot nagymértékben befolyásolja a családok jövedelmi helyzete, továbbá az otthoni internet elıfizetésekor annak sávszélességét nem a céltudatos szolgáltatásválasztás, hanem a háztartások e célra rendelkezésre álló kerete határozza meg.

4/18 oldal


2. JÖVİKÉP, CÉLRENDSZER: Modern, európai szintő informatikai közmő létrehozása Olyan informatikai közmőstruktúra jöjjön létre, amely • megkönnyíti és gyorsítja a hivatali munkavégzést, • optimalizálja a hivatali, valamint fenntartói-mőködtetési költségeket, • megfelel az európai informatikai biztonsági szabványoknak. E közmővek kialakítása biztosítja a város informatikai feladatainak/terveinek közép- (és részben) hosszú távú tervezhetıségét, a tevékenységek minıségi alapját. Szolgáltató önkormányzat megteremtése Napjainkban általánosan elfogadott szakmapolitikai elvárás, hogy egy város önkormányzata nemcsak az adott település mőködtetıje (motorja) és intézményfenntartója, hanem egyben közszolgálati funkcióval is bír. Mindez azt jelenti, hogy a gazdaságosság, a racionalitás biztosítása mellett kiemelten fontosnak tartja lakosainak igényeit, elvárásait és azok teljesítését. Különösen megfigyelhetı e tendencia az elektronikus önkormányzás térnyerésével: nemcsak a belsı munkafolyamatok optimalizálását biztosítja, de lehetıséget nyújt az állampolgárok részére egy hatékonyabb ügyintézésre és -követésre, továbbá - a technikai vívmányoknak köszönhetıen - újabb, a helyi akaratot érvényesítı szolgáltatások bevezetésére. A Magyar Információs Társadalom Stratégiához (MITS) illeszkedve az elektronikus kormányzás megvalósítása az önkormányzatnál A lehetıségekhez képest legstabilabb informatikai háttér kialakítása a Polgármesteri Hivatalban zajló összes ügymenet-típus támogatására, a fennakadások, adatkommunikációs gátak minimalizálásával, beleértve az eszközparkot, hálózati kommunikációt, felügyeletet és felhasználói képzést, a tudásbázist

5/18 oldal


Hosszabb távon elérni az EU-s e-Ügyintézés 4. szintjét (teljesen elektronizált ügyintézés – döntés, kézbesítés, illeték) Ennek megvalósulása nagyban függ az országban jelenleg is zajló eseményektıl, kísérletektıl, sikerektıl és sikertelenségektıl. Több konferencia tapasztalatai alapján olyan kép rajzolódik ki, melyben már körvonalazódnak a megoldási lehetıségek. Tapasztalható az egységességre és kompatibilitásra való törekvés igénye, s a megoldási alternatívák (pl. ASP szolgáltatók, saját tanúsított iratkezelı rendszerek, integrált ügykezelı rendszerek) ár-érték arányos elemzése. A bevezethetıség e téren tehát nem „csupán” az önkormányzat pénzügyi rendelkezésre állásán és lehetıségein múlik, hanem legalább annyira az egységes álláspont megszületésén.

6/18 oldal


3. CÉLOK ÉS INTÉZKEDÉSEK A stratégiai elemzés során figyelembe vett területek

7/18 oldal


Az Európai Unió elvárásai

A technikai infrastruktúra fıbb elemei

8/18 oldal


A stratégia megvalósításának fıbb lépései Integrált hálózat megvalósítása (Internet, intranet, extranet) Önkormányzati portál megvalósítása Az ügyfélszolgálat korszerősítése

9/18 oldal


Döntési körben ellátandó feladatok • • • • • • •

•

biztosítani, hogy az informatikai stratégiai tanulmány megfelelı irányítás alatt készüljön; dönteni a legmegfelelıbb alternatívákról az informatikai stratégiai tanulmány alapján; elkészíttetni és nyilvánosságra hozni a választott alternatívá(ka)t, mint informatikai stratégiai irányvonal; biztosítani, hogy a irányítási-mőszaki koncepciók és a megvalósítási tervek kifejlesztése az informatikai stratégiával összhangban történjen; biztosítani, hogy a rendszerekre vonatkozó megvalósítási tervek a teljesítése rendben folyjon; kezdeményezni az informatikai stratégia éves ill. általános felülvizsgálatát; foglalkozni azokkal az általánosabb stratégiai kérdésekkel (szervezetimőködési irányvonal, szervezeti és strukturális változások), amelyek az információs rendszerekre vonatkozó stratégiai tervezés eredményeképpen merültek fel; biztosítani, hogy a várt haszon realizálódjon és a célkitőzések megvalósuljanak.

A feladatok, szerepkörök realizálódása a Polgármesteri Hivatalon belül Jellegénél és méreténél fogva, valamint a sajátos helyzetébıl adódóan a Hivatalon belül e téren nem jönnek létre bizottságok. A feladatkörök áttevıdnek a szervezeti felépítésnek, az SzMSz-nek és a munkaköri leírásoknak megfelelıen. Az bizottság szerepét a Polgármester ill. a Jegyzı tölti be, természetesen a Pénzügyi Osztály közremőködésével. Kivitelezınek az informatikusok felelnek meg, szoros kapcsolatban az osztályvezetıkkel. Az ITT és a tanácsadók szerepköre is informatikus feladatkör, de speciális esetekben elképzelhetı külsı szakemberek bevonása, felkérése is.

10/18 oldal


Az érintett területek

11/18 oldal

Pénzügy, számvitel, kontrolling A pénzügyi-számviteli feladatok informatikai támogatottságának közép- és hosszú távú fejlesztési célkitőzései Fejlesztési elképzeléseink e téren szorosan a hardver alapbázishoz kötıdnek. A hivatali géppark azon része, amely szerepet játszik a pénzügyi-számviteli feladatok végzésében – csakúgy, mint a többi területen található legtöbb gép – mára elévült, ésszerő bıvítése nem lehetséges. A megoldást a korszerőtlen gépek és monitorok cseréje jelenti. A hálózati erıforrások rendelkezésre állnak. A szoftveres fejlesztésre a Hivatalon belül nincs lehetıség, mivel szerzıdött partner biztosítja a kiszolgálót, a programot és a fejlesztést is. Kisebb változtatásokat, módosításokat külön kérésre, míg nagyobbakat saját ütemezésük, jogszabályi változások és a kor kihívásainak megfelelıen végeznek. Így például fejlesztési elképzeléseik között szerepel az általuk biztosított pénzügyi szoftver felkészítése, a kompatibilitás biztosítása az EU által is sürgetett 4. szintő, teljesen elektronikus ügyintézési rendszerekkel.

A Stratégia megvalósításának alternatív lehetıségei


Az informatikai stratégia és rendszerterv kidolgozása Az IT-stratégia kialakítását, módosítását a következı kérdések mentén végezzük: •

• • • • • • •

• • • • • • • •

Melyek a hazai és a nemzetközi IT-trendek (technológia, termékszállítók, ITmenedzsment)? Milyen a belsı hivatali IT-környezet? Milyen mértékő jelenleg az önkormányzati területek informatikai támogatása? Hogyan célszerő ezt változtatni? Melyek azok a képességek, melyek megtartásához, megszerzéséhez elengedhetetlen az IT támogatása? Melyek a hivatali IT jelenlegi erısségei és gyengeségei (technológia, adatbázisok, alkalmazások, szervezet)? Megfelelı-e a jelenlegi IT-környezet mőködési hatékonysága és eredményessége? Milyen szerepet töltsön be az informatika a hivatal életében? Hogyan tudja az IT hatékonyan támogatni az önkormányzati stratégia és az IT-vízió megvalósulását? Milyen fejlesztési irányvonalakat kell megvalósítani az adatok, alkalmazások, technológia és IT-menedzsment területén annak érdekében, hogy a célkitőzések teljesülhessenek? Melyek a hivatal szempontjából célravezetı erıforrás-gazdálkodási alternatívák? Milyen új belsı IT-képességek kiépítése szükséges a társadalmi elvárásoknak való megfeleléshez? Milyen akciókon, projekteken, programokon keresztül valósulnak meg az informatikai stratégia célkitőzései és iránymutatásai? Milyen prioritások alapján kell a feladatokat megvalósítani? Milyen és mekkora az informatikai stratégia megvalósításának erıforrás-szükséglete? Hogy viszonyulnak a ráfordítási szükségletek a valós kapacitásokhoz? Milyen kockázatokkal járhat az IT-stratégia megvalósítása? Hogyan kezelhetık a kockázatok? Mi alapján mérhetı késıbb az informatikai stratégia megvalósítási hatékonysága?

Kihívások: globalizáció, az egységes európai piac, szabályozási korlátozások, a döntéshozatalhoz rendelkezésre álló idı csökkenése, a digitális gazdaság új versenyközege. Ezek megoldásához kínál segítséget az informatika. Stratégiai tervezés híján azonban az informatika inkább gátolja, mint segíti a szervezetet céljai elérésében. Egy szervezet csak akkor érhet el megfelelı teljesítményt, ha minden rendelkezésre álló erıforrását stratégiai célkitőzéseinek szolgálatába tudja állítani. Számos vállalat, intézmény fejlıdését gyakran fékezi az informatika, mert nem 1/18 oldal


tervezik be a stratégiai célkitőzések támogatásához szükséges informatikai változtatásokat. Gátló tényezık: az informatikai erıforrások hiánya, a hardverek és a szoftverek nem megfelelı rugalmassága, a munkatársak, felhasználók nem megfelelı felkészültsége, a technológiai változtatások tervezésnek hiánya, illetve, ha az informatika nem képes választ adni a szervezet stratégiai céljai által támasztott kihívásokra. A stratégia kidolgozása, a módszertan három fázisa: Mindazon lépések, melyek segítségével azonosítható a jelenlegi informatikai rendszer helyzete, felismerhetık az esetlegesen felmerült hiányosságok, és megoldás található a jövıbeni informatikai stratégia kialakítására. 1. fókuszálás 2. kialakítás 3. tervezés A Fókuszálás fázis célja a jövıkép megismerése, továbbá a jelenlegi informatikai helyzet felülvizsgálata. A teljesítménynek a célokkal való összevetése olyan stratégiai kérdéseket vet fel, amelyekre megoldást kell találni a késıbbi fázisokban, és olyan, gyors cselekvési programokat vázol, amelyek megvalósítása a teljesítmény javulását eredményezi. Feladat: Ki kell alakítani egy olyan komplex rendszert, amely segítségével hoszszabb távon megvalósítható az EU-s 4. szint az e-Ügyintézésben, a tanúsított szoftveres iratkezelés, a teljes hivatali integráció. A jelenlegi helyzetben erre önerıbıl nem vagyunk képesek, ezért pályázatok útján kell megteremteni a hátteret. Az elsı lépések: az EU-s e-Ügyintézés 1. és 2. szintjének elérése (legyen egységes felülető, kidolgozott, bıvíthetı honlap, teljes körő információszolgáltatással, letölthetı őrlapokkal); alapvetı korszerősítések végrehajtása a meglévı rendszerben (teljes UTP-kábeles hálózat kialakítása, korszerőtlen hálózati kapcsoló eszközök cseréje, bıvítése, géppark korszerősítése, meghatározott folyamatok automatizálása); pályázatfigyelés, alkalmas termék kiválasztása. Határidı: 2008 vége

2/18 oldal


A Kialakítás fázisában az üzleti, illetve mőködési oldal által megfogalmazott követelmények mellett meghatározásra kerülnek az informatikai igények. A fázis során megvizsgáljuk, hogy a jövıbeni mőködési folyamatok milyen technikai és támogatási hátteret igényelnek, és ezek kialakításához milyen erıforrások szükségesek. Feladat: 1. Felhasználók képzése – mindennapi gyakorlati feladatok ellátásához szükséges ismeretek megszerzése, felfrissítése (fájlkezelés, levelezés, nyomtatókezelés stb.), saját ügymenet-típusok informatikai ismereteinek elsajátíttatása a majdan bevezetésre kerülı szoftverkörnyezetben. 2. Saját erıforrásból csak a legszükségesebb korszerősítések végezhetık el (egy-egy monitor cseréje, operációs rendszerek újabb verziójának beszerzése stb.), minden jelentısebb változtatás pályázati úton lehetséges. Határidı: folyamatos Igények: A hivatali dolgozók legyenek képesek önállóan, nagy biztonsággal elektronikus levelet küldeni és fogadni saját levelezı kliensükön; Tudjanak mellékleteket csatolni és letölteni; Legyenek képesek alapvetı konvertálási mőveletekre; Megbízhatóan végezzenek az általuk használt fájlkezelıben alapvetı szerkesztési és fájlmőveleteket; Tudják kezelni a nyomtató hibaüzeneteit, ne okozzon gondot saját nyomtatójukon a patroncsere, papírbegyőrıdés; Fogalmazzák meg igényeiket, elvárásaikat az általuk használt célszoftverekkel szemben – különös tekintettel új rendszerek bevezetése esetén; o Nagy biztonságú, rugalmas, megbízható, lehetıleg a teljes hivatali apparátus feladatihoz illeszthetı szoftver termék kiválasztása, pályázása. A jelenleg rendelkezésre álló termékek sajnos nincsenek egymással összhangban, központi útmutatás, irányelv sem áll rendelkezésre, ezért lényeges, hogy megfontoltan, pozitív referenciákkal megerısített termék kerüljön kiválasztásra a jövıbeni kompatibilitási problémák elkerülése végett is. A Tervezés fázis végeredménye egy olyan programterv, amely irányt mutat arra vonatkozóan, hogy a jövıben milyen fejlesztések, projektek megvalósítására kell sort keríteni.

3/18 oldal


Mivel alapvetıen jogszabályi determináltsággal kell számolnunk, ám jelenleg mindez hézagos, kidolgozatlan és esetleges, kizárólag a már meglévı, határidıhöz kötött feladatokra (pl. tanúsított iktató-rendszer bevezetése – 2009. január) dolgozható ki terv, illetve az Unió irányelvei lehetnek mérvadók. A már korábban vázolt tervezetek egészen biztosan módosulni fognak, legalább határidejüket tekintve, így a programterv – csupán vázlatosan - az alábbiakat tartalmazza: (A cél, hogy ügyfeleink valós igényeit figyelembe véve alakítsuk ki a Hivatal mindenkori céljait támogató és a felhasználók által is elfogadott informatikai stratégiát. A mőködés hatóköre és mélysége a konkrét igények, az ügyfél oldalán rendelkezésre álló erıforrások és az idı függvényében különbözı lehet.)

1. Az EU-s e-Ügyintézés négy szintjének fokozatos bevezetése és helyi igényekhez illesztése 2013-ig. 2. Integrált iratkezelı rendszer kialakítása 2009-ig, lehetıleg pályázati forrásból. 3. Az évközi önerıs fejlesztések során elırelátóan, a majdani komplex rendszerbe illeszthetıen kell tervezni és választani. 4. Fokozatosan figyelemmel kell kísérni a társadalom (helyi közösség, ügyfelek) által támasztott igényeket, valamint a jogszabályi változásokat, eseményeket, s folyamatosan el kell végezni a programunk finomhangolását, illetve részletekbe menı kidolgozását. 5. Meg kell valósítani a saját munkaerı felkészítését a várható változásokra.

További, 2013-ig megvalósítandó középtávú feladatok o Nyilvános elérési pontok számának növelése o Biztosítani szükséges, hogy a város minél több pontján legyenek elérhetıek a település információi, programjai, valamint a régió fontosabb eseményei. Ezek a nyilvános elérési pontok bárhol elhelyezhetık (vasúti pályaudvar, hotel, fıbb települési csomópontok) o Közbiztonsági kamerarendszer kialakítása (Egy térfigyelı rendszer kialakítása nemcsak a lakosok, és turisták biztonságérzetét javítja, hanem hatékony eszköze a bőnmegelızésnek, valamint az esetlegesen bekövetkezı bőncselekmények felgöngyölítésében is jelentıs szerepe lehet.) o Célirányos képzések a lakosság körében

4/18 oldal

Balmazújváros Város Önkormán yzatának Polgármesteri Hivatala Balmazújváros, 2008. 05. 16.

5/18 oldal

Balmazújváros Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata Egységes szerkezetben I. Általános rendelkezések 1.A hivatal megnevezése, címe: Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala 4060 Balmazújváros, Kossuth tér 4-5. 2. Alapító okirat kelte, száma: 161/1995.(XI.30.) sz. határozat 3. A hivatal a városi önkormányzat képviselı-testületének szerveként önkormányzati feladatokat, továbbá jogszabályban megállapított államigazgatási feladatokat lát el. 4. A hivatalt a polgármester a képviselı-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja. 5. A hivatal vezetıje a jegyzı. 6. A hivatal dolgozóinak létszáma 83 fı. II. A hivatal belsı tagozódása Az egységes hivatal nem önálló belsı szervezeti egységekre tagozódik, melyek élén vezetı megbízatású osztályvezetı áll. 1./ Titkársági Osztály a./ Intézményfelügyeleti Csoport 2./ Hatósági Osztály a./ Szociális Csoport b./Okmányiroda c. Építési Csoport 3./ Pénzügyi Osztály a./Költségvetési Csoport b./ Adócsoport 4./ Beruházási Osztály 5./ Kistérségi Osztály A polgármester közvetlen irányítása alá tartozó munkakörök: politikai tanácsadó A jegyzı közvetlen irányítása alá tartozó munkakörök: vezetıi ellenır gyámhivatal

2 III. Az osztályok fıbb feladatai 1./ Titkársági osztály Feladatkörébe tartozik: Képviselı-testület, bizottságok, kisebbségi önkormányzatok mőködésével kapcsolatos feladatok. A döntések jogi elıkészítése. Jogi tevékenység (perképviselet, jogi ellenjegyzés, okiratszerkesztés, szerzıdések, szabályzatok készítése, jogi véleményezése). A polgármester, alpolgármesterek, jegyzı munkájának segítése, a hatáskörükbe megtartott ügyek döntésre való elıkészítése.(pl. mozgósítási, polgári védelmi ügyek, katasztrófavédelemmel kapcsolatos feladatok ) Személyzeti és munkaügyi ügyintézés, munkáltatói jog gyakorlásából adódó döntések elıkészítése, személyi anyagok, nyilvántartások kezelése. Egészségügyi intézményi feladatok, egészségügyi vállalkozásokkal kapcsolatos ügyek döntésre való elıkészítése. Az orvosi rendelı fejlesztésének, mőködtetésének, üzemeltetésének koordinálása, a szerzıdésekben foglaltak betartásának ellenırzése. Közoktatási intézmények mőködését érintı és az intézményvezetıi munkakör pályáztatásával kapcsolatos testületi döntések elıkészítése. Az intézmények szervezeti és mőködési szabályzatának és pedagógiai programjának testület elé terjesztése, végrehajtás ellenırzése. Tankötelezettséggel kapcsolatos feladatok ellátása. Közmővelıdési feladatok ellátása ( kapcsolat teremtése, illetve ápolása a kulturális és nonprofit szervezetekkel, egyesületekkel, médiákkal). A közmővelıdési koncepcióból adódó feladatok ellátása. Testvérvárosi kapcsolatok fenntartása, bıvítése. A városba érkezı vendégek fogadásával, kalauzolásával elhelyezésével kapcsolatos szervezıi feladatok ellátása. A város megjelenítésével, a város külsı-belsı kapcsolatainak kialakításával, ápolásával az idegenforgalom összehangolásával kapcsolatos feladatok ellátása. A sporttal kapcsolatos feladatok szervezése, koordinálása és az azzal kapcsolatos testületi döntések elıkészítése. A Sportkoncepcióban, és a Sportról szóló helyi rendeletben megfogalmazottak végrehajtása, szervezése. Szabálysértés, birtokvédelem. Számítástechnikai feladatok, az önkormányzat honlapjának elkészítése, frissítése. Rendszergazdai feladatok ellátása, a hivatal teljes hardver és szoftver állományának ismerete és használatának segítése. A hivatal informatikai fejlıdésének elısegítése. A központi iktatási, ügyirat-kezelési, hatósági statisztikai feladatok ellátása, irattári feladatok. Gondnoksági feladatok ( a hivatal mőködéséhez szükséges tárgyi feltételek biztosítása, gépjármő üzemeltetési feladatok ellátása, takarítás megszervezése, portaszolgálat biztosítása). Karbantartási, üzemeltetési szervíz szerzıdések megkötésének elıkészítése. Választással és népi kezdeményezéssel kapcsolatos feladatok. 2./ Hatósági osztály Feladatkörébe tartozik: a./ Szociális Csoport Szociális törvénybıl és a helyi rendeletekbıl adódó szociálpolitikai, hadigondozási feladatok. Jegyzıi gyámügyi feladatok. Önkormányzati bérlakások bérbeadási feladatai. Szociális intézményekkel kapcsolatos felügyeleti, fenntartói feladatok elıkészítése.

3 b./Okmányiroda Hatósági engedélyekkel kapcsolatos feladatok (üzletek nyitása, nyilvántartása, telephely engedélyezés, fogyasztó-érdekvédelem, szerencsejáték felügyelet, állattartás, állategészségügy, növénytelepítés). Okmányirodai feladatok. Hagyatéki ügyek. Anyakönyvi feladatok. Népesség-nyilvántartási feladatok. Az ügyfélkapu rendszer kezelése. Az elektronikus ügyintézés rendszerének kialakítása, mőködésének elısegítése. c. /Építési Csoport Kiemelt építéshatósági ügyek intézése. Egyéb építésügyi, vízügyi, tőzvédelmi feladatok. Környezetvédelmi feladatok. Közmő és vonalas létesítmények szakhatósági feladatai. Kommunális ügyek testületi elıkészítése. Mőszaki tervtár kezelése. 3./ Pénzügyi Osztály Feladatkörébe tartozik: a./Költségvetési Csoport Az önkormányzat és intézményei gazdálkodásával kapcsolatos feladatok ellátása. Költségvetési, zárszámadási rendelet tervezetek elıkészítése, idıszaki beszámolók összeállítása. A kisebbségi önkormányzatok költségvetéssel, elıirányzat módosítással és zárszámadással kapcsolatos elıterjesztéseinek elıkészítése. A központi támogatások igénylése és elszámolása. Az intézmények kiskincstári finanszírozása. Az önkormányzat pályázatainak pénzügyi ügyintézése. Beruházások pénzügyi elıkészítése és elszámolása. Könyvelési feladatok ellátása az önkormányzat vonatkozásában. Banki folyószámlákkal kapcsolatos pénzgazdálkodási tevékenység ellátása. Hitelfelvételek, pénzeszközök befektetésének elıkészítése. A kölcsönök esedékességének figyelemmel kísérése, kezelése. Az önkormányzat vagyonelemei közül a befektetések, részesedése, kötvények, követelések és kötelezettségek, valamint egyéb aktív és passzív pénzügyi elszámolások nyilvántartása, kezelése. Nyilvántartások vezetése a tárgyi eszközökrıl , immateriális javakról. A leltározás megszervezése, lebonyolítása. Az önkormányzat nevében vagyonértékesítés, vagy szolgáltatás nyújtás esetében számlakibocsátás. Az önkormányzat bevallási kötelezettségek teljesítése. Házi pénztár mőködtetése. b./ Adócsoport A helyi és központi adókkal kapcsolatos adóhatósági feladatok ellátása.

4 Hagyatéki és végrehajtási eljárásban ingatlanok értékbecslése. Adatszolgáltatás és rendszeres együttmőködés a jogszabályokban meghatározott hivatalokkal, szervekkel. ( bíróság, ügyészség, rendırség, APEH, földhivatal, stb.) Behajtás céljából kimutatott különféle hátralékok kezelése. Mezııri járulékkal kapcsolatos feladatok ellátása. 4./ Beruházási Osztály Feladat körébe tartozik: Önkormányzati vagyon gazdálkodással, kezeléssel, üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok ellátása, illetve döntés elıkészítés. Az önkormányzati vagyon kezelı szervezet(ek)tel való kapcsolattartás, üzemeltetési szerzıdések szakmai elıkészítése. Az intézményeknél és a vagyonkezelı szervezeteknél lévı vagyon kezelésének figyelemmel kísérése. Beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos mőszaki elıkészítés, a kivitelezés koordinálása. Közbeszerzés, pályáztatás bonyolítása. Az ingatlan vagyon kataszter vezetése. Városgazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos tulajdonosi, fenntartói feladatok. Közterület-felügyeleti feladatok (közterület jogszerő használatának ellenırzése, közterület rendjének, tisztaságának megırzése). Mezıgazdasági és állategészségügyi feladatok ellátása. Mezııri tevékenység koordinálása. Pályázat figyelés, az érintett intézmények, gazdálkodó és nonprofit szervezetek igény szerinti tájékoztatása, figyelemfelhívás, segítségnyújtás a pályázatok elkészítésében. Az önkormányzatra vonatkozó pályázatok elkészítése, (a szakmai ágazatok bevonásával). A nyertes pályázatokkal kapcsolatos feladatok ellátása. Az európai uniós támogatások igénybevételére, felhasználására vonatkozóan pályázat-figyelés, pályázat-készítés és a fejlesztési feladatok megvalósításának rendjével kapcsolatos feladatok ellátása. 1 5. Kistérségi Osztály Feladat körébe tartozik: A Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulásának Társulási Tanácsa és Pénzügyi Bizottsága mőködésével kapcsolatos valamennyi feladat. Biztosítja a testületek jogszabályok szerinti mőködését, határozatainak határidıben történı végrehajtása. A tagtelepülések polgármestereivel és jegyzıivel folyamatos kapcsolatot tart a társulásban ellátott feladatok hatékony mőködése érdekében. A társulás által fenntartott intézményekkel való kapcsolattartás a felmerülı problémák megoldásában való segítségnyújtás. A társulás által lefolytatandó pályázati eljárások és közbeszerzési eljárások szervezése, és elszámolása. A kistérségi társulás és a hozzá tartozó intézmények tekintetében végzi valamennyi pénzügyigazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos feladatot. 1

Beiktatta: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének

/2008. (VI.25.) sz. határozata

5 A belsı ellenırzési feladatokat a társulás látja el a tagönkormányzatok és intézményeik részére egy belsı ellenırzési vezetı és külsı szakmai közremőködı szervezetek útján. A társulás ellát továbbá a kistérség területén területfejlesztési feladatokat is. Politikai tanácsadó munkakör a polgármester munkájának segítésére: Balmazújvároson a Képviselı-testületi, valamint bizottsági tagok és a polgármester közötti tárgyalások egyeztetése, városi fórumok szervezése és lebonyolítása, megfelelı információs és személyi kapcsolat létrehozásának segítése az önkormányzat és a város gazdasági szervezetei illetve intézményei között. Részt vesz a város érdekeit szolgáló pályázatok és elıterjesztések elıkészítésében, koordinálásában és menedzselésében. A jegyzı közvetlen irányítása alá tartozó feladatok: a./ Aljegyzı ellátja az Ötv. 36.§ (1) bekezdésében foglalt feladatokat, illetve amivel a jegyzı megbízza. b./ Vezetıi ellenır feladata vizsgálni és értékelni a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési (továbbiakban FEUVE) rendszerek kiépítésének, mőködésének, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését. A pénzügyi gazdaságossági, hatékonysági ellenırzésekrıl megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít a költségvetési szerv vezetıje számára, a költségvetési szerv mőködése, eredményességének növelése, valamint a FEUVE javítása, továbbfejlesztése érdekében. Nyomon követi az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. c./ Gyámhivatali feladatok (gyermekek átmeneti vagy tartós nevelésbe vétele, ennek megszüntetése, otthonteremtési támogatás megállapítása és a gyermektartásdíj megelılegezése, kiskorúak és gondnokoltak vagyoni ügyei, utógondozás, örökbefogadás, gyám, gondnok kirendelése, felmentése, gyermek és szülı kapcsolattartása) IV. Vezetıi szintek A Ktv. 45. § (10). bek. c.) pontja szerint az önkormányzat osztályvezetıi és fıosztályvezetıhelyettesi szintnek megfelelı vezetıi megbízást adhat. A képviselı-testület Polgármesteri Hivatal szervezeti tagozódását az alábbiakban határozta meg. 1./ Titkársági Osztály, 2./ Hatósági Osztály, 3./ Pénzügyi Osztály, 4./ Beruházási Osztály, 5./ Kistérségi Osztály ,

vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint vezetıi szint: osztályvezetıi szint

V. A hivatal mőködési rendje 1. A hivatal éves munkaterv alapján végzi tevékenységét. Az éves munkaterv összeállításakor a képviselı-testület és a bizottságok éves munka-és ülésterveire figyelemmel kell lenni. -A hivatal dolgozói feladataikat munkaköri leírás szerint látják el. -A kiadmányozás és helyettesítés rendjét a polgármester és a jegyzı külön szabályozza. 2. A hivatalban egységes központi számítógépes iktatási rendszer mőködik, melynek részletes

6 szabályait a jegyzı által készített Ügyiratkezelési Szabályzat tartalmazza. 3. A " Balmazújváros Polgármestere " bélyegzı használatára a polgármester, míg a " Balmazújváros Városi Polgármesteri Hivatal Jegyzıje " bélyegzı használatára a jegyzı jogosult. A kiadmányozásra vonatkozó szabályok szerint a belsı szervezeti egységek a " Balmazújváros Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala " bélyegzıt használják. Kivéve: -a Gyámhivatal dolgozói ık a " Városi Gyámhivatal Balmazújváros " -az Okmányiroda gépjármő ügyintézıi, ık a " Közlekedési Igazgatási Hatóság " -az anyakönyvvezetı , a " Anyakönyvvezetı Balmazújváros " -a népességnyilvántartó, a " Balmazújváros Város Polgármesteri Hivatala Népességnyilvántartó " feliratú bélyegzıt használják. A bélyegzıkrıl a Titkársági Osztály bélyegzı nyilvántartást vezet. 4. A polgármesteri hivatalban dolgozók munkaideje: -hétfıtıl- csütörtökig 7,30-16,00 óráig -pénteken 7,30-13,30 óráig. Keddi napokon 16,00-18,00 óra között az ügyfelek kiszolgálása érdekében hosszabbított ügyfélfogadást tart a hivatal. Ennek megszervezésérıl a jegyzı gondoskodik. A hosszabbított ügyfélszolgálatot teljesítı köztisztviselı pénteki munkaideje 11,30 óráig tart.2 A Polgármesteri Hivatalban dolgozók választható munkaideje a nyári idıszámítás idején:3 Hétfıtıl-csütörtökig: 6,00-14,30 óráig, vagy 7,30-16,00 óráig. Pénteken: 6,00-12,00 óráig, vagy 7,30-13,30 óráig. - Ebédidı (péntek kivételével) 12,00-12,30 óráig tart. - A dolgozók jelenléti íven jegyzik munkába érkezésük és távozásuk idıpontját. - Napközben a munkahelyrıl eltávozást az osztályvezetı engedélyez. - Az osztályvezetık és az aljegyzı a jegyzı engedélyével hagyhatják el a munkahelyet. - A napi munka befejezése után a hivatalos helyiségekben csak szekrényben, fiókban lehet ügyiratot, bélyegzıt tárolni, az irodát be kell zárni, a kulcsot a portán leadni. - A hivatali helyiségben elhelyezett leltári tárgyak rendeltetésszerő használatáért a helyiségben dolgozók felelnek.

5. A Polgármesteri Hivatal és a jegyzı ügyfélfogadási rendje az Okmányiroda kivételével:

2 3

Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata Beiktatta: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 220/2007. (VI.20.) sz. határozata

7 Hétfı nincs ügyfélfogadás Kedd 7,30-12,00 és 12,30-18,00 óráig4 Szerda 7,30-12,00 óráig Csütörtök nincs ügyfélfogadás Péntek

7,30-11,30 óráig

Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje:5 Hétfı 7,30-12,00 és 12,30-15,30 óráig Kedd 7,30-12,00 és 12,30-18,00 óráig Szerda 7,30-12,00 és 12,30-15,30 óráig Csütörtök nincs ügyfélfogadás Péntek 7,30-11,30 óráig A polgármester fogadó napja: Kedd 8,00-12,00 óráig Az ügyfélfogadást úgy kell megszervezni, illetve mőködtetni, hogy az ügyfélfogadási idı teljes tartama alatt minden szakterületen biztosított legyen az érdemi tájékoztatás, az azonnal intézhetı ügyek elintézése, a szükséges intézkedések megtétele. A Polgármesteri Hivatal dolgozói ügyfélfogadási idıben hivatalon kívüli ügyet csak kivételesen, sürgıs esetben végezhetnek. Ilyen esetben is biztosítani kell a távollévı dolgozó érdemi helyettesítését. Az anyakönyvvezetıi feladatot ellátó dolgozók munkaidın kívül, heti szabad-és pihenı napon, valamint munkaszüneti napon is -az ügyfelek kívánságára – kötelesek házasságkötésnél és névadó ünnepségnél közremőködni.

– – – – – – – – – – – – – – 4 5

VI. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök meghatározása: jegyzı vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége a törvény erejénél fogva áll fenn. osztályvezetıi, fımérnöki, fıépítészi munkakörök, kiemelt és helyi építéshatósági ügyintézıi munkakörök, állandó és ideiglenes személyazonosító igazolvánnyal, a személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos munkakör, közlekedési igazgatási hatósági munkakör, vállalkozói igazolvány kiadásával, üzletek mőködésével és telepengedélyezéssel kapcsolatos munkakör anyakönyvvezetıi munkakör népesség nyilvántartói munkakör kiemelt és helyi gyámhatósági ügyintézıi munkakör szociális ügyintézıi munkakör lakásügyi ügyintézıi munkakör

Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata Módosította: Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 290/2007. (VIII.28.) sz. határozata

8 – – – – – –

adóügyi ügyintézıi munkakör, pénztárosi munkakör, bankszámla feletti aláírási jogot tartalmazó pénzügyi ügyintézıi munkakörök vezetıi ellenır birtokháborítási ügyintézıi munkakör kistérségi ügyintézıi munkakörök .

2. sz . melléklet A Belsıellenırzési Kézikönyv IV. szakaszának E pontja az alábbi 3. ponttal egészül ki, és a jelenlegi 3-7 pont számozása 4-8 pontra módosul:

„3. Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák Az ellenırzés során a belsı ellenırnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözı közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Elemzı eljárások Az elemzı eljárások információk, adatok lényeges arányainak, trendjeinek vizsgálatát jelentik annak eldöntéséhez, hogy az ellenırzött információk összességükben megfelelnek-e a belsı ellenırnek az ellenırzött szervezetrıl és tevékenységekrıl szerzett ismereteinek. Az elemzı eljárásokat az ellenırzés elıkészítése (tervezése), valamint a helyszíni ellenırzés szakaszában is alkalmazni kell. (pl. interjú, ellenırzési pontok vagy folyamatok értékelése) Ha az elemzı eljárások a más úton szerzett információknak ellentmondó eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elıidézı körülményeket, okokat és magyarázatukra megfelelı bizonyítékokat kell szerezni. Az elemzı eljárások általában csak jelzik az információban rejlı lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért, hogy az elemzı eljárások alkalmasak-e az ellenırzés céljainak megvalósításához szükséges bizonyítékok megszerzéséhez. Mintavételi eljárások A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belsı ellenır a teljes adatállományra. (pl. tesztelés) Az ellenırzési mintavétel megtervezésénél az egyes ellenırzési célokat, a mintavétel alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni. A mintát úgy kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. A mintába került elemek ellenırzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát, ki kell vetíteni azokat a teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot. A tételes tesztek csak az egyedi mőveletekre, tranzakciókra, adatokra értelmezhetık, a fıkönyvi könyvelésben alkalmazott (bér-, pénztár-, vegyes stb.) feladásokra nem. A belsı ellenırnek meg kell fontolnia a minták kialakításánál és elemzésénél a megfelelı szakértıi segítség igénybevételét. A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belsı ellenır a minta méretének növelésével, vagy – ha létezik ilyen – egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelızıen az alapsokaságból ki kell

emelni tételes ellenırzésre a nagy és a jelentıs tételeket, így a mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia. A mintavételezés további részletezése a 6. számú mellékletben található. „

A Belsıellenırzési Kézikönyv IV. szakasza az alább J ponttal egészül ki:

„J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai 1. Nemzetközi belsı ellenırzési standardok A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete (Institute of Internal Auditors, IIA) által kiadott „Belsı ellenırzési szakma gyakorlati standardjai” a 2004. évi 8. számú (V. 20.) Pénzügyi Közlönyben magyar nyelven közzétételre kerültek. 2. Rendszerellenırzés A Ber. 2. § c) pontja alapján a rendszerellenırzés: „rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenırzési) mőködésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerőség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenırzésre.” A rendszerellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Rendszerellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 3. Teljesítmény-ellenırzés A Ber. 2. § d) pontja alapján a teljesítmény-ellenırzés: „az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a mőködés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.” A teljesítmény-ellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Teljesítményellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 4. Informatikai rendszerek ellenırzése A Ber. 2. § f) pontja alapján az informatikai rendszerek ellenırzése: „ a költségvetési szervnél mőködı informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelıségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata.”

BELSİ ELLENİRZÉSI KÉZIKÖNYV

TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK ........................................................................................................... 2 Bevezetés................................................................................................................................... 4 I.

BELSİ ELLENİRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSİ ELLENİRZÉSI ALAPSZABÁLY .............................. 5

II.

BELSİ ELLENİRÖKRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX................. 9

III. BELSİ ELLENİRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉT BEMUTATÓ SZERVEZETI ÁBRA.......................................................................... 11 IV. A BELSİ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSİ SZABÁLYOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS................................... 12 A.

A belsı ellenırzési tevékenység irányítása .................................................................. 12

1. Belsı ellenıri humánerıforrás-gazdálkodás, a belsı ellenırök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek ............................Hiba! A könyvjelzı nem létezik. 2.

Belsı ellenırök teljesítményének értékelése................................................................... 15

3.

A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok .................................... 17

4.

Külsı szakértık bevonására vonatkozó elıírások illetve ellenırzési társulás formájában megvalósuló belsı ellenırzések..................................................................... 19

B.

A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítése, kockázatelemzés.................................... 20

1.

A tervezés elıkészítésének lépései.................................................................................. 21

2.

Kockázatelemzés ............................................................................................................. 24

C.

A belsı ellenırzés tervezése............................................................................................ 28

1.

Stratégiai tervezés ........................................................................................................... 29

2.

Éves ellenırzési terv........................................................................................................ 29

3.

Erıforrások elosztása ...................................................................................................... 30

D.

Az ellenırzésre való felkészülés ..................................................................................... 30

1.

Az ellenırzés végrehajtásának tervezése ........................................................................ 31

2.

Adminisztratív felkészülés .............................................................................................. 34

E.

Az ellenırzés végrehajtása.............................................................................................. 34

1.

Nyitó megbeszélés........................................................................................................... 35

2.

Ellenırzési munkalapok használata ................................................................................ 35

3.

Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák ....................................................................... 39

4.

Interjú, mint a folyamatok és a kocskázatok elemzésének eszköze................................ 40

5.

Az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelése .................................... 41

6.

A tesztelés szerepe az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelésében ..................................................................................................................... 41

7.

A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat............................ 43

8.

Ellenırzési jegyzıkönyv, súlyos hiányosság .................................................................. 44

F.

A belsı ellenırzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó elıírások ..................... 45

1.

A belsı ellenırzési jelentés elkészítése........................................................................... 45

2.

A belsı ellenırzést értékelı éves jelentések ................................................................... 49

G.

Az ellenırzési megállapítások hasznosításának, az ellenırzést követı intézkedések elrendelésének szabályai ................................................................................................... 50

1.

Intézkedési terv .............................................................................................................. 50

2.

Az ellenırzések nyomon követése ................................................................................. 50

H.

Az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás ......................................................................................................... 51

I. Az ellenırzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megırzési rendje................................................................................................................................. 54 J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai............ 56


Bevezetés Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ber.) megfelelıen a közpénzek felhasználásában résztvevı költségvetési szervezetek kötelesek belsı ellenırzési rendszert mőködtetni abból a célból, hogy a szervezet vezetıje számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és mőködtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelıségét illetıen. A belsı ellenırzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az adott szervezet mőködését fejlessze, és eredményességét növelje. A belsı ellenırzés a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti a szervezet kockázatkezelési, valamint ellenırzési és irányítási eljárásainak eredményességét.

A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy belsı ellenırzési tevékenység rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli a kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszereket és hozzájárul azok javításához.

Hivatalunknál függetlenített belsı ellenırt (belsı ellenırzési szervezetet) az ellátandó feladatok nagyságára tekintettel nem célszerő foglalkoztatni, ezért e belsı ellenırzési feladatokat a belsı ellenırzési vezetı koordinálásával külsı szakértı útján biztosítjuk.

A kézikönyvhöz mellékletek és iratminták is kapcsolódnak.

4



I.

BELSİ ELLENİRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSİ ELLENİRZÉSI ALAPSZABÁLY A belsı ellenırzés hatásköre A belsı ellenırzés hatásköri felhatalmazását az Áht. és a Ber. határozza meg. A belsı ellenırzési vezetı hatásköre az alábbiakra terjed ki: • hozzáféréssel rendelkezik Balmazújváros Önkormányzata (továbbiakban Önkormányzat) valamennyi tevékenységéhez, nyilvántartásához, vagyontárgyához;

:

• az Önkormányzat vezetıjéhez bármikor közvetlenül is fordulhat; • az ellenırzési célok elérése érdekében meghatározza az ellenırzések gyakoriságát, az ellenırzések tárgyát és kiterjedését, valamint kiválasztja az alkalmazott ellenırzési módszereket; • az ellenırzések végrehajtásához közalkalmazottjától információt kérni.

jogosult

az

Önkormányzat

bármely

A belsı ellenır hatásköre az alábbiakra nem terjed ki: • az Önkormányzat bármely végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel; • pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása; • az Önkormányzat bármely munkatársa tevékenységének irányítása.

A belsı ellenırzés célja és feladata A belsı ellenırzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenırzött szervezet mőködését fejlessze, és eredményességét növelje. A belsı ellenırzés az ellenırzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenırzött szerv kockázatkezelési, ellenırzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belsı ellenırzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat győjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetıje számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belsı ellenırzés feladata annak vizsgálata – és ennek során elegendı bizonyítékkal alátámasztva, megfelelı bizonyosságot adni arra vonatkozóan –, hogy a vezetés által kialakított és mőködtetett kockázatkezelési, ellenırzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: • az Önkormányzat célkitőzéseinek elérését veszélyeztetı kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelıen kezelni; Balmazújváros Önkormányzata

5


• az egyes vezetık és vezetıi csoportok közötti együttmőködés megfelelı; • a pénzügyi-, irányítási- és operatív mőködésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelı idıben rendelkezésre állnak; • az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek,valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; • az eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelıen gondoskodnak; • a kidolgozott programok, tervek és célkitőzések megvalósulnak; • az Önkormányzat munkafolyamataiban a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer minısége megfelelı és folyamatos korszerősítése biztosított; • a rendszerek és eljárások – beleértve a fejlesztés alatt állókat is – teljesek és biztosítják, hogy az ellenırzések megfelelı védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak az Önkormányzat átfogó céljaival és célkitőzéseivel; • az Önkormányzatot érintı jogszabályok, illetve egyéb kötelezı érvényő szabályok változásaira az Önkormányzat idıben és megfelelıen reagál. A belsı ellenırzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszer hatékonyságának, minıségének javítására vonatkozó lehetıségekrıl az Önkormányzat vezetıjét tájékoztatni kell. A belsı ellenırzés – mint vezetıt támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetıket azon felelısségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszert mőködtessék. A belsı ellenırzés a szervezet pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetık felelısségi körébe tartozik. A belsı ellenırzés ellenırzési hatóköre kiterjed mind a jogszabályok és a helyileg kiadott szabályzatok, irányelvek, és eljárások pontos betartásának ellenırzésére, mind a költségvetési bevételek és kiadások, valamint az Önkormányzat tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára az államháztartási gazdálkodás átláthatósága érdekében.

6



Beszámolás A belsı ellenırzési vezetı (elsı ellenır) köteles az Önkormányzat vezetıje számára: • évente átfogó értékelést adni az Önkormányzat pénzügyi irányítási és ellenırzési, valamint kockázatkezelési rendszerérıl, és nyilatkozni ezen rendszerek megfelelıségérıl és hatékonyságáról; • az Önkormányzat pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszeréhez kapcsolódó minden lényeges megállapításról beszámolni, és tájékoztatást adni az esetleges fejlesztési javaslatairól; • évenként tájékoztatást adni az éves ellenırzési terv végrehajtásának helyzetérıl, az elvégzett ellenırzések eredményeirıl, a tervtıl való eltérés okairól, valamint a belsı ellenırzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétérıl; • más ellenırzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerőségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külsı ellenırzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelı koordinációt biztosítani, valamint errıl a vezetést rendszeresen tájékoztatni. Felelısség A belsı ellenırzési vezetı, a belsı ellenır(ök) felelısségi körébe tartozik: • annak biztosítása, hogy minden, a belsı ellenırzés hatókörébe tartozó ellenırzés, a jelen belsı ellenırzési kézikönyvben felsoroltaknak megfelelıen ténylegesen végrehajtásra kerüljön; • az Önkormányzat belsı ellenırzési egységének eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a nemzetközi belsı ellenırzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelıen; • a kockázatelemzésen alapuló stratégiai, középtávú és éves ellenırzési tervet kidolgozni, melynek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezıket is figyelembe kell venni. Az ellenırzési terveket és az azok módosítására irányuló javaslatokat az ellenırzési vezetı köteles az Önkormányzat vezetıjének jóváhagyásra benyújtani; • a jóváhagyott éves ellenırzési tervet végrehajtani, ideértve a vezetés felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; • szakmailag képzett ellenıröket alkalmazni, akik megfelelı szakértelemmel és tapasztalattal rendelkeznek a jelen belsı ellenırzési kézikönyvben foglalt követelmények teljesítéséhez; • az Önkormányzatnál mőködı fıbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, mőködtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos problémákat értékelni; • az Önkormányzat vezetıjét tájékoztatni a belsı ellenırzési tevékenység mérhetı célkitőzéseirıl és az azokhoz mérten elért eredményekrıl; • a külsı ellenırök és a jogalkotók munkáját figyelemmel kísérni annak érdekében, hogy a belsı ellenırzés a szervezet mőködését – ésszerő költségkihatás mellett – optimálisan lefedje. Balmazújváros Önkormányzata

7


Belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozó standardok A belsı ellenır tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók, valamint a belsı ellenırzési vezetı által kidolgozott és az Önkormányzat vezetıje által jóváhagyott belsı ellenırzési kézikönyv szerint végzi.

8



II.

BELSİ ELLENİRÖKRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX Az etikai kódex vonatkozik minden, az Önkormányzatnál belsı ellenırzési tevékenységet folytató személyre. Az etikai kódex megalkotásának célja a belsı ellenırzési szakmán belüli etikai kultúra erısítésének elımozdítása, a belsı ellenırök magatartási szabályait rögzítı olyan követelményrendszer felállítása, amelyet a belsı ellenıröknek feladatuk ellátása során követniük kell. Ezek a következık: FEDDHETETLENSÉG A belsı ellenır feddhetetlensége megalapozza az ellenır szakvéleménye iránti bizalmat. A belsı ellenır: 1. munkáját becsülettel, a tıle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelısséggel végzi; 2. a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelıen végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét; 3. tartózkodik minden olyan tevékenységtıl, amely jogszabályellenes vagy belsı szabályzatot sért, illetve nem méltó a belsı ellenırzési szakmához; 4. tiszteletben tartja az Önkormányzat céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem elıtt tartásával végzi. FÜGGETLENSÉG, TÁRGYILAGOSSÁG ÉS PÁRTATLANSÁG A belsı ellenır minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ győjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. A belsı ellenır megırzi függetlenségét a vizsgált szervezettıl, illetve az egyéb külsı érdekcsoportoktól. A belsı ellenır minden lényeges és jelentıs körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belsı ellenır: 1. tartózkodik minden olyan tevékenységtıl vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenırzött szervezet érdekeit sértheti; 2. politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; 3. olyan, megfelelıen megalapozott és objektív jelentést készít, amelyben a következtetések kizárólag a pénzügyminiszter által közzétett belsı ellenırzési standardokban foglaltakkal összhangban lévı, megfelelı és elegendı ellenırzési bizonyítékokon alapulnak; 4. nem fogadhat el olyan ajándékot, juttatást vagy jogosulatlan elınyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakítását; 5. jelentésében szerepeltet minden olyan lényeges és jelentıs tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrıl szóló ellenırzési jelentés teljességét; 6. mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják a belsı ellenır saját következtetéseit.


9


TITOKTARTÁS A belsı ellenır bizalmasan kezel minden, az ellenırzés során tudomására jutott adatot és információt. Megfelelı felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, illetéktelen személyek tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége. A belsı ellenır: 1. a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintıen kezeli, azok megfelelı védelmérıl gondoskodik; 2. a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi elıírásokkal ellentétes módon, más intézmények, illetve személyek javára vagy kárára, az ellenırzött szervezet érdekeit és a közérdeket sértı módon nem használhatja fel. SZAKÉRTELEM A belsı ellenırzési tevékenységet a belsı ellenır a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok birtokában látja el. A belsı ellenır: 1. kizárólag olyan ellenırzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy gondoskodik megfelelı külsı szakértı bevonásáról; 2. a belsı ellenırzési tevékenységet a pénzügyminiszter által közzétett, a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének standardjain alapuló iránymutatásokkal, ajánlásokkal és módszertani útmutatókkal összhangban végzi; 3. törekszik szakmai ismereteit, folyamatosan fejleszteni.

tevékenysége

hatékonyságát

és

minıségét

EGYÜTTMŐKÖDÉS A belsı ellenır köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elısegíti az ellenırök közötti és a szakmán belüli együttmőködést és jó kapcsolatok kialakítását. A belsı ellenır: 1. együttmőködés révén elısegíti a szakmai fejlıdést; 2. együttmőködik a költségvetési szerv munkatársaival. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Amennyiben a belsı ellenır a vizsgált szervezet számára tanácsadási vagy egyéb nem ellenırzési tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez.

10



A belsı ellenır: 1. tanácsadás, illetve egyéb nem ellenırzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált Önkormányzat vezetıjének hatáskörébe tartozó felelısséget; 2. függetlenségét megırzi és elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; 3. elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja vagy veszélyeztetheti függetlenségét; 4. nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban.

III. BELSİ ELLENİRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉT BEMUTATÓ SZERVEZETI ÁBRA A Ber. a költségvetés szerv vezetıjének kizárólagos felelısségi körébe utalja a belsı ellenır funkcionális – feladatköri és szervezeti – függetlenségének biztosítását. A belsı ellenır funkcionális függetlenségét konkrétan a következık biztosítják: •

tevékenységét az Önkormányzat vezetıjének közvetlenül alárendelve végzi;

•

az ellenırzı munkán kívül más tevékenység ellátásába az Önkormányzat vezetıje nem vonhatja be;

•

ellenırzı munkája végzése során – az Önkormányzat vezetıje javaslatának figyelembe vételével – objektíven, befolyástól mentesen jár el;

•

munkáját a jogszabályok, a belsı szabályzatok, a belsı ellenırzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és e kézikönyv elıírásai alapján végzi.

Az Önkormányzat belsı ellenırzésének funkcionális függetlenségét bemutató szervezeti ábrát az 11. sz. melléklet tartalmazza.


11


IV. A BELSİ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSİ SZABÁLYOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS A belsı ellenırzés a mőködési folyamatokat elemzi, abból a szempontból, hogy a vezetık által létrehozott, a kockázatok kezelésére szolgáló kontrollok megfelelıségét értékelje. Ilyen kontrollok például: a szabályzatok, a hatás-, és felelısségi körök, a szervezeti tagolódás, információszolgáltatás, monitoring, informatikai kontrollok stb. A belsı ellenırzés a mőködési, tevékenységi folyamatokból indul ki miközben önmaga is egy kontroll folyamatot képez a költségvetési szerv irányítási és szabályozási rendszerében. A kézikönyv a belsı ellenırzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelıen mutatja be. A belsı ellenırzési folyamat legfıbb elemei, lépései a következık: • • • • • •

tervezés elıkészítése, kockázatelemzés, tervezés, végrehajtás, jelentéskészítés, nyomon követés, utóvizsgálat. A belsı ellenırzési tevékenység folyamatábráját az 1. számú melléklet tartalmazza.

A. A belsı ellenırzési tevékenység irányítása A belsı ellenırzési vezetı feladatai: a) a belsı ellenırzési kézikönyv elkészítése; b) a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai, középtávú és éves ellenırzési tervek összeállítása, az Önkormányzat vezetıjének jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése; c) a belsı ellenırzési tevékenység megszervezése, az ellenırzések végrehajtásának irányítása; d) az ellenırzések összehangolása; e) megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni a költségvetési szerv vezetıjének, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelısséggel tartozik; f) amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az Önkormányzat vezetıjének, illetve az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetıjének a haladéktalan tájékoztatása; g) az ellenırzés lezárását követıen az ellenırzési jelentést az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység számára megküldeni;

12



h) gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító eljárások és érvényesüljenek a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók; i) gondoskodni az ellenırzések nyilvántartásáról, valamint az ellenırzési dokumentumok legalább 10 évig történı megırzésérıl, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról; j) biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, ennek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott – éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról; k) évente értékelni a belsı ellenırzés tárgyi, személyi feltételeit és javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetıjének, a feltételeknek az éves tervvel történı összehangolására; l) az Önkormányzat vezetıjét az éves ellenırzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekrıl tájékoztatni; m) nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását az Önkormányzat vezetıjének tájékoztatása alapján. A költségvetési szerv vezetı feladatai: a) az éves ellenırzési jelentés, illetve az összefoglaló ellenırzési jelentés összeállítása; b) az éves ellenırzési jelentést megküldi a felügyeleti szerv vezetıje részére, a tárgyévet követı március 15-ig. A Ber. 31. § (1) bekezdése értelmében „A költségvetési szerv vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenırzési jelentést a költségvetési szerv vezetıje megküldi a felügyeletét ellátó szerv vezetıjének legkésıbb a tárgyévet követı év március 15-éig.” Önkormányzatok tekintetében az Ámr. 2 § 4. pontja szerint a felügyeleti szerv vezetıje: „(fı)polgármester, illetve a megyei közgyőlés elnöke; a többcélú kistérségi társulás tekintetében a társulási tanács elnöke; a helyi kisebbségi önkormányzatok tekintetében a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke; az országos kisebbségi önkormányzati költségvetési szervek tekintetében az országos kisebbségi önkormányzat elnöke.” Az Önkormányzatnál a belsı ellenırök három csoportba sorolhatók: (a következı felsorolás egy lehetséges megoldás, a felsorolás a költségvetési szerv valós helyzetéhez igazítható, bıvíthetı, illetve szőkíthetı) • • •

belsı ellenırzési vezetı, belsı ellenırzési vezetı helyettese, belsı ellenırzési munkatárs.

Az egyes kategóriákba sorolás kritériumait, az elvárt szaktudást (mind a belsı ellenırök, mind a külsı szolgáltatók tekintetében) a 2. számú melléklet tartalmazza. A szaktudás négy jellemzı köré csoportosítható: • •

belsı ellenırzési képességek, speciális ismeretek, Balmazújváros Önkormányzata

13


• •

vezetıi képességek, gyakorlat.

A 3. számú melléklet tartalmazza azt a kompetencia mátrixot, amely ezen kategóriák és a szükséges szaktudás között kapcsolatot teremt, és meghatározza, hogy a belsı ellenırök között milyen a munkamegosztás, mely feladatokat ki végezheti. Amennyiben lehetséges, a belsı ellenırök feladatait rotációs rendszerben kell elosztani. Amikor a belsı ellenırzési vezetı az ellenıröket egy adott ellenırzésre kijelöli, tekintettel kell lennie az összeférhetetlenségi kritériumokra. Az ellenır nem vehet részt az ellenırzésben, ha: • az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének, vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója; • korábban az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszőnésétıl számított három éven belül; • az ellenırizendı szakterülettel vagy intézménnyel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közremőködött, a program lezárását illetve a feladat elvégzését követı három éven belül; • az ellenırzés tárgyilagos lefolytatása tıle egyéb okból nem várható el. Kapacitásfelmérés Az Önkormányzatnál foglalkoztatott belsı ellenırök számát kapacitás-felmérés alapján úgy kell megállapítani, hogy az arányban álljon a szervezet által ellátott feladatokkal, a kezelt eszközök nagyságával és a stratégiai tervben foglaltakkal. Az önkormányzat belsı ellenırzési vezetıje összesített kapacitás-felmérést készít, amelynek célja annak meghatározása, hogy az Önkormányzat tekintetében mekkora kapacitás szükséges ahhoz, hogy a belsı ellenırzés megfelelı bizonyosságot tudjon nyújtani az Önkormányzat vezetıi számára a kockázatkezelési, kontroll, és irányítási eljárások hatékony mőködésérıl. A fentiek szerint elkészített felmérést rendszeres idıközönként aktualizálni kell. Értékelés A belsı ellenırzési vezetı felelıs azért, hogy a belsı ellenırök számára folyamatos visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményükrıl. Új felvétel esetén, illetve évente a belsı ellenırzési vezetı minden belsı ellenır számára ki kell, hogy töltse a 1. számú iratminta szerinti értékelı lapot. Az értékelési folyamat magában foglalja: • Az elızı évi készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv felülvizsgálatát az elıre meghatározott, fejlesztésre irányuló lépések teljesítésének értékelése érdekében; • A belsı ellenır szakértelmének értékelését a készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv aktuális kitöltése során. A tervnek tartalmaznia kell az egyeztetett fejlesztési lépéseket, amelyek az egyéni képzési terv kialakításának alapjául szolgálnak minden belsı ellenır tekintetében;

14



• Az ellenırzéseket követı felmérések eredményeinek összegzése és elemzése. Jelen kézikönyv teljesítményértékelésre vonatkozó szövegrészei, iratmintái, mellékletei a köztisztviselık esetében a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 34. §-a szerinti teljesítményértékelést nem helyettesítik, ahhoz kizárólag a belsı ellenırzési tevékenység sajátosságainak megfelelı részletesebb támogatást nyújtanak. A belsı ellenırzési teljesítmény értékelése részletesen az egyes ellenırzésekre vonatkozóan a 2. „Belsı ellenırök teljesítményének értékelése” pontban, a belsı ellenırzési tevékenység megfelelı minıségének biztosítására vonatkozóan pedig a 3. „A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok” pontban kerül kifejtésre. Helyettesítés A belsı ellenırzési vezetınek helyettesítési tervet kell készítenie arra az esetre, ha munkatársai hiányoznának az ellenırzési feladatok végrehajtásából szabadság vagy betegség miatt. A munkatársak közötti lehetséges helyettesítéseket a belsı ellenırzés helyettesítési mátrix részletezi, amelynek mintája a 4. számú mellékletben található A belsı ellenırök folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek A belsı ellenırzési vezetı feladata biztosítani a belsı ellenırök szakmai továbbképzését, amelynek érdekében - a költségvetési szerv vezetıje által jóváhagyott – éves képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról. A képzési szükségleteket egyrészt a személyes értékelési folyamat eredménye, másrészt az ellenıröktıl elvárt szaktudás alapján kell meghatározni. A belsı ellenırzési vezetınek minden évben el kell készítenie és aktualizálnia kell minden belsı ellenır számára az egyéni képzési tervet, amely közvetlenül az egyeztetés alapján meghatározott fejlesztési lépésekhez kapcsolódik és segíti az ellenırök szakmai fejlıdését a megkövetelt szaktudással összhangban. Az elfogadott képzési tervnek támogatnia kell az ellenırt abban, hogy megszerezze azokat a képesítéseket, amelyek a belsı ellenırök által tett erıfeszítéseket, szakmai tudást és minıséget elismerik, illetve igazolják. Az egyéni képzési terv mintája a 2. számú iratmintában található. 2.

Belsı ellenırök teljesítményének értékelése

A belsı ellenırzési vezetı felel a belsı ellenırzés teljesítményének értékeléséért és nyomon követéséért, illetve a megfelelı mőködés helyreállításához szükséges lépések megtételéért, amennyiben szükséges. A teljesítményértékelés a belsı ellenırzés mőködésének hatékonyságáról és eredményességérıl nyújt információkat, illetve segít a belsı ellenırzési vezetınek azonosítani a belsı ellenırzés teljesítményének javítására vonatkozó lehetıségeket. A teljesítményértékelés elsıdleges eszköze az ellenırzést követı felmérı lapok, illetve a kulcsfontosságú teljesítmény mutatók alkalmazása. Ellenırzést követı felmérı lap Balmazújváros Önkormányzata

15


Az ellenırzést követı felmérı lap az ellenırzött szervezeti egységektıl érkezı minıségi visszacsatolás és a belsı ellenırzés teljesítményével kapcsolatos véleménye összegyőjtésének elsıdleges eszköze. Az ellenırzést követı felmérı lap segítséget nyújt: • •

A belsı ellenırzés hatékonyságával és eredményességével kapcsolatos információk összegyőjtésében; A lehetıségek azonosításában és a belsı ellenırzés teljesítményének fejlesztésére vonatkozó ötletek, illetve vélemények összegyőjtésében.

Minden elvégzett ellenırzés során használni kell az ellenırzést követı felmérı lapot. Az ellenırzést követı felmérı lapot a vizsgálatvezetı küldi meg az ellenırzött terület vezetıjének a lezárt ellenırzési jelentés megküldését követı egy héten belül. A kísérılevél tartalmazza a felmérés célját és a kitöltött nyomtatvány visszaérkezésének határidejét. A felmérı lapok beérkezését követıen a vizsgálatvezetı és a belsı ellenırzési vezetı értékeli és összesíti a felmérés eredményeit. Az ellenırzést követı felmérı lap mintája a 3. számú iratmintában található. Kulcsfontosságú teljesítménymutatók A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény mérıszámok, amelyek lehetıvé teszik a belsı ellenırzési vezetı számára, hogy mennyiségi méréseket végezzen, és a belsı ellenırzés teljesítményét erre alapozva értékelje. A teljesítmény mutatók elemzése, pl. felhasznált munkaóra szám, elfogadott javaslatok száma, az ellenırzési terv végrehajtása, stb. segíti a belsı ellenırzési vezetıt abban, hogy összehasonlítást végezzen a belsı ellenırzés adott idıszakra vonatkozó teljesítményével kapcsolatosan, és azonosítsa azon területeket, ahol fejlıdésre van szükség. A KTM-eket az éves ellenırzési tervben meghatározott alapvetı információk és az ellenırzési nyilvántartásban szereplı ellenırzési információk felhasználásával lehet kiszámolni. A vizsgálatvezetınek meg kell gyızıdnie arról, hogy a szükséges adatokat úgy tartják nyilván az egyes végrehajtott ellenırzésekkel kapcsolatosan, hogy azokból a belsı ellenırzési vezetı minden negyedévben ki tudja számolni a KTM-eket. A belsı ellenırzés által használt KTM-ek listája és az ellenırzések nyilvántartásának mintanyomtatványa a 4. számú iratmintákban és az 5. számú iratmintákban találhatók.

16



3.

A belsı ellenırzési tevékenység minıségét biztosító szabályok

A belsı ellenırzési vezetı felelıssége gondoskodni arról, hogy a belsı ellenırzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belsı ellenırzési tevékenység minıségi végrehajtását biztosító eljárások. A belsı ellenırzési vezetınek ezért olyan eljárásokat kell kialakítania és mőködtetnie, amelyek biztosítják és folyamatosan fejlesztik a minıséget a teljes belsı ellenırzési tevékenységre vonatkozóan, és egyben azok hatékonyságát folyamatosan figyelemmel kísérik. A minıségbiztosítási eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy az segítse a belsı ellenırzést abban, hogy tevékenységével a szervezet mőködésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét javítsa, valamint bizonyossággal szolgáljon arra, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel a vonatkozó magyar és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete Szakmai Gyakorlati Standardjainak, valamint a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének. A belsı minıségbiztosítási és fejlesztési eljárásrend tartalmazza a következıket: • • •

az ellenırzések végrehajtására vonatkozó megfelelı felülvizsgálatot; rendszeres belsı értékeléseket és a minıség folyamatos nyomon követését; rendszeres külsı értékeléseket.

Felülvizsgálat A belsı ellenırzési vezetı felelıssége, hogy biztosítsa az ellenırzési tevékenység megfelelı szakmai-vezetıi felülvizsgálatát. A felülvizsgálat kiterjed a tervezésre, a vizsgálati, értékelési, egyeztetési és utóvizsgálati folyamatokra egyaránt. A felülvizsgálat keretében, a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2340-1 számú Gyakorlati útmutatójával összhangban a belsı ellenırzési vezetı: •

biztosítja, hogy a kijelölt ellenırök rendelkeznek az ellenırzés elvégzéséhez szükséges tudással, képességekkel és szakértelemmel;

•

az ellenırzés megtervezése során megfelelı iránymutatásokat ad, és az ellenırzési programot jóváhagyja;

•

ellenırzi, hogy a jóváhagyott ellenırzési programot a tervezettnek megfelelıen végrehajtották, illetve a változtatásokat jelezték, és azok megfelelı módon jóváhagyásra kerültek;

•

ellenırzi, hogy az ellenırzési munkalapok megfelelıen alátámasztják az ellenırzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat;

•

biztosítja, hogy az ellenırzés során a kommunikáció megfelelı, tárgyilagos, világos, tömör, konstruktív és megfelelı idıben megtörtént;

•

biztosítja az ellenırzési célkitőzések teljesülését;

•

biztosítja a belsı ellenırök tudásának, képességeinek és szakmai hozzáértése fejlesztésének lehetıségét.


17


A belsı ellenırzési vezetı teljes körően felel a felülvizsgálatért, azonban kijelölheti a belsı ellenırzés területén megfelelı tapasztalattal rendelkezı munkatársát más, kevésbé tapasztalt belsı ellenırök munkájának felülvizsgálatára. A felülvizsgálat kiterjed a munkatársak képzésére és fejlesztésére, az alkalmazottak teljesítményének értékelésére, az idıráfordítás ellenırzésére, illetve hasonló adminisztratív területekre is. Ennek megfelelıen a belsı ellenırzési vezetı felelıs az adott ellenırzés elvégzésére kijelölt ellenır munkaidı-ráfordításának nyomon követéséért. Belsı értékelés és a minıség folyamatos nyomon követése A belsı értékelések a belsı ellenırzés teljesítményének folyamatos felülvizsgálatát jelentik. A folyamatos felülvizsgálatok az alábbiak szerint végezhetık: Ellenırzési listák (checklist) és más, olyan eszközök alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy az ellenırzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben elıírt eljárásoknak megfelelıen járnak el az ellenırök. A belsı ellenırzési tevékenységre és a teljesítmény értékelésére szolgáló ellenırzı lista segítséget nyújt az ellenırzés megtervezése és végrehajtása során. Ezek az ellenırzési listák segítenek biztosítani azt, hogy az ellenırzési folyamat szükséges lépéseit megtették. Az elvégzett ellenırzési lépéseket a vizsgálatvezetınek ellenıriznie kell. Az ellenırzés lezárása során ezeket a nyomtatványokat a kapcsolódó ellenırzési munkalapokkal együtt le kell főzni, és a belsı ellenırzési vezetınek ezeket felül kell vizsgálnia és alá kell írnia. (6. számú iratminta: Minıségbiztosítási ellenırzı lista) •

Az ellenırzött területtıl, szervezeti egységtıl kapott visszajelzés.

•

Az ellenırzött egységektıl érkezı, a belsı ellenırzés tevékenységére vonatkozó visszajelzések és vélemények összegyőjtésének elsıdleges eszköze az ellenırzést követı felmérés.

•

A teljesítménymérési mutatók elemzése, pl. a felhasznált munkaóraszám, az elfogadott javaslatok száma, az ellenırzési terv végrehajtása, stb.

A teljesítménymérési mutatók lehetıvé teszik a belsı ellenırzési vezetı számára, hogy a belsı ellenırzés teljesítményét mennyiségileg is mérje és értékelje. A belsı értékelés keretében a belsı ellenırzési vezetı folyamatosan figyelemmel kíséri a belsı ellenırzési feladatok ellátásának minıségét, és ezen értékelések alapján nyomon követi azt is, hogy a megfelelı fejlesztéseket megtették-e. A belsı értékelés eredményeit a belsı ellenırzés éves tevékenységérıl szóló jelentésében össze kell foglalni. Az elszámoltathatóság érdekében a belsı ellenırzési vezetı a belsı minıségbiztosítási értékelés eredményeirıl tájékoztatja az Önkormányzat vezetıjét.

18



Külsı értékelés A belsı ellenırzés mőködésének külsı értékelését – mint minıségbiztosítási felülvizsgálatot – ötévente legalább egyszer el kell végeztetni egy szakképzett, független, szervezeten kívüli ellenırzı szervnek. Ennek keretében a külsı ellenırnek értékelnie kell, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel-e a vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete szakmai gyakorlati standardjainak, a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének, valamint – ha szükséges – javaslatokat kell megfogalmaznia a belsı ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan. A külsı felülvizsgálatot végzı személynek vagy szervezetnek a szervezettıl és a belsı ellenırzéstıl függetlennek kell lennie. A felülvizsgálatot olyan személyeknek kell végeznie, akik a belsı ellenırzés szakmai gyakorlatában és a külsı értékelési eljárásokban egyaránt jártasak. Külsı értékelésre alkalmas, szakképzett személyek lehetnek a felügyeleti szervektıl érkezı ellenırök, külsı ellenırök, más szakmai szolgáltatást nyújtók és a szervezeten kívüli belsı ellenırök, szakmai tanácsadók. A felülvizsgálat befejeztével az eredményekrıl a felülvizsgálatot végzınek (pl.: Állami Számvevıszék, Kormányzati Ellenırzési Hivatal, Pénzügyminisztérium) hivatalos tájékoztatást kell adnia az Önkormányzat vezetıjének. A tájékoztatásnak a következıket kell tartalmaznia: • Értékelés a belsı ellenırzési tevékenység vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének szakmai gyakorlati standardjainak, valamint a belsı ellenırök szakmai etikai kódexének való megfelelésérıl; • Az ún. legjobb gyakorlatok megismerése és értékelése (egyrészt a felmérés során észlelt legjobb gyakorlatok, másrészt a más szervezeteknél használt, de a vizsgált belsı ellenırzés által is alkalmazható legjobb gyakorlatok kommunikálása); • A belsı ellenırzési tevékenység fejlesztése érdekében tett javaslatok, ahol lehetséges; • A belsı ellenırzési vezetı észrevételei és válaszai, amelyek tartalmaznak a feltárt hiányosságokra vonatkozó intézkedési tervet és végrehajtási határidıket. 4.

Külsı szakértık bevonására vonatkozó elıírások illetve ellenırzési társulás formájában megvalósuló belsı ellenırzések

Belsı ellenırzési tevékenységet az Önkormányzatnál megállapodás alapján többcélú kistérségi társulás keretében mőködı belsı ellenırzési társulás látja el. Külsı ellenırzési szakértı az Önkormányzat belsı ellenırzési feladatainak végrehajtásába történı bevonására két okból kerülhet sor: • •

Az Önkormányzat nem rendelkezik belsı ellenırzési egységgel, illetve belsı ellenırrel, a meglévı belsı ellenırzési erıforrások nem elegendıek az elvégzendı feladatok mennyiségéhez vagy azok jellegéhez képest;

A fentiek alapján külsı szakértı bevonása szükséges, ha az adott Önkormányzatnál nincs belsı ellenır, illetve a meglévı belsı ellenırök nem képesek ellátni a nagyszámú Balmazújváros Önkormányzata

19


feladatot, vagy speciális ellenırzésekhez (IT ellenırzés, környezetvédelmi ellenırzés) nem rendelkeznek a szükséges szakértelemmel. (Amennyiben költségvetési szerv nem rendelkezik belsı ellenırzési egységgel, a költségvetési szerv vezetıjének ki kell jelölnie a szerv belsı ellenırzési tevékenységének külsı erıforrások bevonásával történı megszervezéséért felelıs ellenırzési vezetıt). Az Önkormányzat vezetıje a külsı szakértıvel, legyen az magánszemély vagy gazdasági társaság, írásbeli szerzıdést köt, amely részletesen meghatározza a teljesítendı szolgáltatásokat, az irányadó jogszabályokat (Áht., a Ber., stb.), valamint az egyéb feltételeket (pl. kapcsolattartás, határidık, díjazás). Az ilyen megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerzıdés lehet attól függıen, hogy milyen céllal kötik a megállapodást. Az Önkormányzat és a külsı szolgáltató kapcsolata alapvetıen két fajta lehet: •

Konkrét feladatok elıre történt meghatározása nélkül, a külsı szolgáltató arra vállal kötelezettséget, hogy egy meghatározott ideig folyamatosan az Önkormányzat rendelkezésére áll, és annak igényei szerint teljesíti a felmerülı belsı ellenırzési feladatokat. A feladatok típusa és jellege azonban ez esetben is meghatározható elıre.

•

A másik esetben meghatározott feladatokat teljesít a külsı szolgáltató adott határidın belül. A külsı szolgáltató a vonatkozó hazai és külföldi jogszabályok, valamint belsı ellenırzési standardok szerint látja el ellenırzési feladatait. Ugyancsak vonatkoznak rájuk a szakmai, etikai normák. Amikor a külsı szolgáltató által delegált szakértı ellenır dolgozik az Önkormányzatnál, akkor az Önkormányzat által kialakított belsı ellenırzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint a „nemzetközi legjobb gyakorlat” követelményeit is maradéktalanul alkalmaznia kell. A külsı szakértıket megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsı ellenırzési vezetı, annak hiányában a költségvetési szerv vezetıje ír alá ♣

B. A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítése, kockázatelemzés A belsı ellenırzési vezetı feladata „a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai, és éves ellenırzési tervek összeállítása, a költségvetési szerv vezetıjének jóváhagyása után a tervek végrehajtása, valamint azok megvalósításának nyomon követése”. A tervezés elıkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelızı elıkészítı lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést. A kockázatelemzést megelızı elıkészítés során a belsı ellenırzés:

♣

20

Csak akkor kell errıl rendelkezni, ha a költségvetési szerv a belsı ellenırzést külsı szakértıvel látja el. Balmazújváros Önkormányzata


• • • • • •

elemzi a kontroll környezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenırzési tervezés során figyelembe veendı változásokat; azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat, és a vezetıkkel egyeztet az egyes folyamatok – a szervezet célkitőzéseihez viszonyított – fontosságáról; megvitatja a vezetıkkel, mit várnak el a belsı ellenırzéstıl; értelmezi a szervezet célkitőzéseit; a vezetıkkel közösen meghatározza a belsı ellenırzési fókuszt; a vezetıket bevonva elkészíti a kockázatelemzési kritérium mátrixot, amely a kockázatok felmérésének elsıdleges eszköze.

A tervezés elıkészítési folyamatát a belsı ellenırzési vezetı irányítja, a belsı ellenırök pedig aktív közremőködésükkel segítik a munkáját. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2010 számú gyakorlati standardja is áttekintést ad a tervezési folyamat legfıbb feltételeirıl. A belsı ellenırzés tervezésének elıkészítéséhez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 7. számú iratminta tartalmazza. 1.

A tervezés elıkészítésének lépései

Általános felmérés Az általános felmérés részeként az Önkormányzat külsı és belsı kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belsı ellenırzés összegyőjti és elemzi a szervezet mőködési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat. A környezet változásának elsıdleges forrásai: • • • • •

magyar és európai uniós jogszabályi változások; gazdasági –politikai környezet változása; a szervezet stratégiájának, célkitőzéseinek változása; belsı szervezeti változások; belsı eljárások, ellenırzési nyomvonalak, kézikönyvek változása;

Ezek a változások az Önkormányzat folyamataiban rejlı kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belsı ellenırzésnek arra kell törekednie, hogy összegyőjtsön minden információt a költségvetési szervezettıl. (Az általános felmérés nem azt jelenti, hogy valamilyen rendszerességgel kifejezetten általános felmérési vizsgálatokat végez a belsı ellenırzés, hanem sokkal inkább azt, hogy az adott költségvetési szerv irányítási és kontroll környezetérıl folyamatosan szerzi be a naprakész információkat. Ennek az a célja, hogy munkájához megismerje annak a területnek a legfıbb jellegzetességeit, amit majd a tervezéskor az ellenırzési feladatok közé vagy a konkrét belsı ellenırzés során az elvégezendı feladatai közé kell besorolnia, illetve a konkrét belsı ellenırzésnél vizsgálnia kell. Az általános felmérés eredményeként a költségvetési szerv legalapvetıbb mőködési kérdéseinek így „nyitott könyvként” kell a belsı ellenırzés rendelkezésére állniuk.) A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása Balmazújváros Önkormányzata

21


A belsı ellenırzési tevékenység az Önkormányzat mőködési folyamatainak ellenırzésére koncentrál. Ezek a folyamatok az Önkormányzat célkitőzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és mőködnek. Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a szervezet mőködési folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket az Önkormányzaton belül, akik elsıdlegesen felelısek az adott folyamat végrehajtásáért, mőködtetéséért (lásd 8. számú iratminta: Folyamatlista). (A szervezet folyamatait fıfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: adminisztratív háttér), amelyek részfolyamatokra oszthatók (pl.: emberi erıforrás, jogszabályi háttér). A kialakított ellenırzési nyomvonalak segítenek a szervezet folyamatainak azonosításához, megértéséhez. Az ellenırzési nyomvonal és a mőködési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenırzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a mőködési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél.) Az ellenırzési nyomvonal♣ a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amelynek elkészítése az Önkormányzat vezetıjének a feladata. A belsı ellenırzési fókusz kialakítása A belsı ellenırzési fókusz az Önkormányzat vezetıjének azon nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belsı ellenırzésnek elsısorban mely területekre kell irányítania erıforrásait. A belsı ellenırzési fókusznak a vezetıivel munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történı közös kialakítása a tervezés elıkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belsı ellenırzési fókusz a belsı ellenırzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenırzött tevékenységek és egységek közötti erıforrás-allokáció meghatározásában. A belsı ellenırzési fókuszt az Önkormányzat cél-kitőzéseinek és az Önkormányzat vezetıjének belsı ellenırzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. Az Önkormányzat célkitőzései A belsı ellenırzésnek az Önkormányzat vezetıjével meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet éves célkitőzéseit annak érdekében, hogy ellenırzési erıforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. Míg egyes célkitőzések hosszabb ideig változatlanok maradhatnak (pl.: az EU mőködési irányelveinek való megfelelés), addig új célkitőzések is felmerülhetnek minden évben (pl.: az adatfeldolgozáshoz használatos új IT rendszer zökkenımentes bevezetése). A célkitőzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezıket meg kell vitatni az Önkormányzat vezetıjével.

♣

22

Az ellenırzési nyomvonal közül (szöveges, táblázatba foglalt, folyamatábra) csak azt kell szerepeltetni, melyet a költségvetési szerv alkalmaz. Balmazújváros Önkormányzata


A vezetık elvárásai (A vezetık elvárásai alatt annak meghatározása értendı, hogy a vezetık milyen kérdésköröket, feladatokat illetıen számítanak a belsı ellenırzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére.) A vezetıknek lehetnek speciális elvárásai a belsı ellenırzéssel szemben. (Ezek az elvárások általában a vezetık egyes, a szervezet mőködésével kapcsolatos fıbb elgondolásaiból adódnak (pl.: egy speciális mőködési irányelvnek való megfelelés).) Ezeket az elvárásokat az éves ellenırzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. (A vezetık azon elvárásai, hogy az ellenırzési erıforrásokat önkényesen kiválasztott ellenırzésekre használják fel, szintén megegyezés tárgyát képezik. Emellett a vezetık olyan elvárásai tekintetében (ha vannak ilyenek), melyek a belsı ellenırzés alapvetı mőködési rendjét célozzák, szintén megegyezés szükséges.) A belsı ellenırzési fókusz kialakítása Az elfogadott szervezeti célkitőzések és egyeztetett vezetıi elvárások alapján a belsı ellenırzési fókuszt a belsı ellenırzésnek és az Önkormányzat vezetıjének közösen kell kialakítania. A belsı ellenırzési fókusz megadja azokat a fıbb elemeket, amelyek mentén az ellenırök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belsı ellenırzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog (9. számú iratminta: Belsı ellenırzési fókusz minta). A kritikus folyamatok elemzése és a költségvetési szervezet vezetıivel való egyeztetése A mőködési folyamatok belsı ellenırzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentısége magas, közepes és alacsony lehet, ami függ: • •

a belsı ellenırzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl.: mi a legfontosabb célkitőzés); a folyamatok relatív fontosságától (pl.: ez a folyamat kritikus-e a célkitőzés elérése szempontjából).

Ezt az elemzést az Önkormányzat vezetıjével közösen kell elvégezni, konszenzusra kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékelése tekintetében. Az elemzéseket a 10. számú iratminta szerinti mátrix alkalmazásával célszerő elkészíteni. Fontos megemlíteni, hogy mindez nem a folyamatok relatív kockázatosságáról szóló vita, hanem egy módszer a legfontosabb folyamatok meghatározására az elfogadott belsı ellenırzési fókusz vonatkozásában. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végsı eredményének kialakításához.

A kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM) elkészítése A kockázatelemzési kritérium mátrix a szervezet folyamataira vonatkozó, következetes kockázatelemzés végrehajtásának elsıdleges eszköze (11. számú iratminta: KKM Balmazújváros Önkormányzata

23


minta). Minden kockázat meghatározható a következı kritériumok alapján: a szervezet céljaira gyakorolt negatív hatása és bekövetkezési valószínősége alapján. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2120 A4 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy megfelelı szempontok szükségesek a kontrollok értékeléséhez. A belsı ellenıröknek meg kell vizsgálniuk azt, hogy az Önkormányzat vezetıi milyen feltételek alapján határozták meg azokat a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. A belsı ellenırzés az Önkormányzat vezetıivel együtt elıször rögzíti az elemzési kritériumokat. A kritérium szó „szempontot / feltételt”, míg a kritérium mátrix „szempontrendszert / feltételrendszert” jelent. A KKM-re vonatkozó követelmények: • • •

A vezetıkkel közösen kell kialakítani, és azt nekik kell jóváhagyniuk; A belsı ellenırzési fókuszban meghatározott elemekkel összehangolt kockázati elemeket kell tartalmazzon; Az elfogadott kockázati tőréshatáron (tolerancia szinten) alapuljon.

Egy azonosított kockázat hatásának megítélésére a KKM elemzési rangsort nyújt, melyek a következık lehetnek: magas, közepes és alacsony hatás. Minden egyes kockázati tényezıhöz a KKM elemzési kategóriákat rendel a vezetık kockázati toleranciája alapján. Ezen toleranciák mind a vezetık kockázathoz való viszonyulásának, mind a kockázati tényezı alapjául szolgáló célkitőzés fontosságának megfelelnek. A KKM az azonosított kockázat bekövetkezési valószínőségének megítéléséhez szükséges elemzési rangsort is tartalmaz. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot a KKM használatával kell értékelni. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és a valószínőségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni. (Fontos megemlíteni, hogy a KKM a kockázatelemzési folyamat teljes szubjektivitását nem tudja kiszőrni. A folyamat megkönnyítése érdekében azonban iránymutatást ad az elemzési folyamathoz, amely a szervezetrıl egy, a belsı ellenırzés és a vezetık által készített, következetesebb kockázatelemzést tesz lehetıvé. Ez a kockázatelemzési mód a folyamatgazdákkal folytatott viták valószínőségét szintén csökkenti, mivel a kritériumok a szervezet vezetıivel együtt, közösen kerülnek meghatározásra.) 2.

Kockázatelemzés

A belsı ellenırzés közremőködik az Önkormányzatot fenyegetı jelentıs kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontroll rendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja az Önkormányzat folyamataiban és fıbb szervezeti egységeinél létezı kockázatokat. A kockázatelemzés az elsı lépés ahhoz, hogy az éves ellenırzési tevékenységet az Önkormányzat vezetıivel egyetértésben meghatározott belsı ellenırzési fókusszal összehangolják. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belsı ellenırzési tevékenységek (konkrét ellenırzések) elıkészítéséhez is. 24



A kockázatelemzést a belsı ellenırzési vezetı irányítja, aki a belsı ellenıröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja ıket minden egyes lépésrıl. A kockázat elemzéshez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 12. számú iratminta tartalmazza. A folyamatok megértése A folyamatokban rejlı fıbb kockázatok azonosításának elsı lépéseként a belsı ellenırzésnek meg kell értenie a fıbb folyamatokat. Ennek érdekében a folyamatok felelıseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekbıl kiindulva, fokozatosan el kell jutni az egyedi jellemzık megértéséig. A belsı ellenırzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására: • A folyamat célja és tárgya: Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetıség által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezıket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a szervezet céljaihoz, illetve a meglévı egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés). • A folyamat általános jellemzése: A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai és változásai, a részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos információk. • Kulcsfontosságú teljesítmény mutatók (KTM), különös tekintettel az alábbiakra: o A KTM-eket használják a folyamatnak a meghatározott kritikus sikertényezık és szervezeti célok szempontjából történı monitoringjához; o Eljárások a kedvezıtlenül alakuló KTM-ek esetén; o A KTM-ek külsı és belsı összehasonlítása (benchmarking) a folyamat teljesítményének folyamatos fejlesztése érdekében. Kockázatok azonosítása Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a fıfolyamatot, a belsı ellenırzés azonosítani tudja a folyamathoz kapcsolódó jelentıs kockázatokat. Kockázatnak minısül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy az Önkormányzat elérje céljait (explicit vagy implicit). Minden kockázatnak két jellemzıje van: • •

Oka (pl. bármely esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínősége); Hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).

A következı, a belsı ellenırzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggı kérdések megválaszolása segít a jelentıs kockázatok azonosításában: Balmazújváros Önkormányzata

25


• • •

Melyek azok a tényezık, amelyeknek jól kell mőködniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelıen funkcionáljon? A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését? Tartalmaz-e a folyamat eredendıen olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet?

Fıbb ellenırzési pontok azonosítása Az ellenırzési pontok vagy kontroll pontok a folyamatok végrehajtásáért felelıs folyamatgazdák által kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes mőködése szempontjából fontos ellenırzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb ellenırzési pontokat fel kell tárni, a belsı ellenırzésnek látnia kell az ellenırzési pontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belsı ellenır megértse és dokumentálja az információkat, hogy az ellenırzési pontokat és az azonosított jelentıs kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja. (13. számú iratminta: Folyamatok kockázata és ellenırzése táblázat) Egyedi kockázatok elemzése A kockázatok felmérése során értékelni kell az egyes fıfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Így végezhetı el a fıfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. Az értékelés következetességét a tervezés elıkészítése során kialakított kockázatelemzés kritérium mátrix, mint a kockázatelemzés alapvetı eszköze biztosítja. A jelen kézikönyv 5. számú melléklete még két kockázatelemzési modellt tartalmaz segédletként. Az egyedi kockázatok kezdeti értékelésének meghatározásához a belsı ellenırzés összehasonlítja a kockázat bekövetkezésének valószínőségét és hatását a KKM-ben szereplı értékelési kritériumokkal. A KKM ugyanakkor csak iránymutatásul szolgál ehhez a feladathoz, hiszen elıfordulhat, hogy a kockázatok egyedi jellemzıi a KKMben meghatározott jellemzıkön részben kívül esnek, illetve a KKM más elemeire egyaránt vonatkoznak. Ezért a belsı ellenırzésnek a saját megítélésére kell támaszkodnia akkor, amikor a KKM vonatkozásában meghatározza a kockázati értékeket. Ezután a belsı ellenırzés összesítheti a hatások és valószínőségek értékelését, a vizsgált egyedi kockázatra vonatkozóan. Ennek alapján egy átfogó besorolást ad a kockázatnak, és a kockázati mátrix segítségével az alábbiaknak megfelelıen jelöli a kockázat súlyát, fontosságát:

26



(A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2120.A.1 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzésnek a kockázatkezelés eredményei alapján értékelnie kell az adott szervezetirányítási, mőködési és informatikai rendszereivel összefüggı kontrollok megfelelıségét és hatékonyságát.) Az egyedi kockázatok összegzése folyamatok szerint Az egyedi kockázatokat feltárásuk és fontosság alapján történt besorolásuk után folyamatok szerint csoportosítani kell. Ennek alapján a belsı ellenırzés a fıfolyamathoz tartozó kockázatokból listát készít. Ez az ún. elızetes kockázati lista. Elızetes azért, mert ekkor még nem történt meg a kontrollok mélyreható elemzése. Erre a belsı ellenırzési vizsgálat késıbbi szakaszában kerül sor. A kockázatelemzésnek ebben a szakaszban még nem szabad figyelembe venni, hogy a kontrollok mennyire hatékonyan kezelik a kockázatokat. Mivel az azonosított ellenırzési pontok és/vagy folyamatok részleteit és hatékonyságát még igazolni kell, ezért a belsı ellenırzés nem veheti figyelembe az ellenırzési pontok vagy folyamatok kockázatokra gyakorolt hatását. Ezt a folyamatot majd a belsı ellenırzési vizsgálat során kell elvégezni. A folyamat teljes körő értékelésének elkészítése A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belsı ellenırzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését a mőködési folyamatok jelentısége feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevıt kell bemutatni: • •

a vizsgált folyamat mennyire jelentıs, fontos a vizsgált folyamat mennyire kockázatos.

Ebbıl a két tényezıbıl kell a végsı következtetést levonni, amely a folyamat „összesített kockázatai értékelését” adja. Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsıdlegesen mire irányuljon az ellenırzési erıforrások elosztása az ellenırzés tervezési szakaszában. (lásd a belsı ellenırzés tervezése fejezetet és a 14. számú iratminta: Kockázatelemzés összesítése). Balmazújváros Önkormányzata

27


Fontos, hogy a belsı ellenırzés saját szakmai ítélıképességére támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni az Önkormányzat vezetıivel és a legfontosabb folyamatokért felelıs személyekkel annak érdekében, hogy a felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan konszenzus alakuljon ki. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzés rendszerszemlélető megközelítéssel és módszeresen értékeli az adott szerv kockázatkezelési tevékenységét, kontroll- és szervezetirányítási rendszereit és hozzájárul azok javításához).

C. A belsı ellenırzés tervezése Az elıbbiekben vázolt – a belsı ellenırzési vezetı és az Önkormányzat vezetıje által közösen végzett – elıkészítı munka és kockázatelemzés alapján a belsı ellenır minden év november 30-ig •

elsı alkalommal elkészíti, majd évente aktualizálja az Önkormányzat stratégiai és középtávú ellenırzési tervét;

•

elkészíti a következı évre szóló operatív ellenırzési tervét; továbbá

•

azokat - jóváhagyás céljából – átadja az Önkormányzat vezetıjének.

A belsı ellenırzés tervezéséhez használható ellenırzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 15. számú iratminta tartalmazza. Az ellenırzés tervezési folyamat során a következı kulcsfontosságú alapelveket kell követni: a) A tervezést kockázatokra és folyamatokra kell alapozni Az ellenırzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belsı ellenırzés vezetıje a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el. b) A tervezésnek a jövıbe kell tekintenie A tervezés három-öt évet kell, hogy lefedjen. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi idıpontra kell tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell foglalni a belsı ellenırzési tervbe. c) A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig be kell tartani a gördülı tervezés elvét. A Stratégiai, a Középtávú és az Éves ellenırzési terveket évente aktualizálni kell. Év végén meg kell határozni a következı esztendı konkrét feladatait, és felül kell vizsgálni a 2. és a 3. évre kitőzött célokat. d) A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie Az ellenırzések tervezésének a szervezetre ható változásokhoz igazodnia kell. Elıfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott idıpontban jelentıs 28



kockázatúnak minısültek, a továbbiakban már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a szervezet kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenırzési terveket ennek megfelelıen módosítani kell. 1.

Stratégiai tervezés

A belsı ellenırzés stratégiai terve, összhangban az Önkormányzat hosszú távú terveivel, 5 évre készül. A stratégiai tervet az Önkormányzat vezetıje hagyja jóvá. A stratégiai terv az alábbiakat tartalmazza: • a szervezet hosszú távú célkitőzéseit, és az azzal összhangban lévı belsı ellenırzési stratégiai célokat; • a belsı ellenırzés tárgyi és információs igényét; • a belsı irányítási és ellenırzési rendszer értékelését; • a kockázati tényezıket és értékelésüket; • a belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési tervet; • a belsı ellenırzés tárgyi és információs igényét; • az ellenırzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezet struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A belsı ellenırzési stratégiai terv nem konkrét ellenırzési programokat, hanem a belsı ellenırzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsı ellenırzés fejlesztésnek irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. A stratégiai terv mintáját a 16. számú iratminta tartalmazza. 2.

Éves ellenırzési terv

Az éves ellenırzési terv a az alábbiakat tartalmazza: • • • • • • • •

az ellenırzési tervet megalapozó elemzéseket, különös tekintettel a kockázatelemzésre; a tervezett ellenırzések tárgyát; az ellenırzések célját; az ellenırizendı idıszakot; a szükséges ellenırzési kapacitás (erıforrás szükséglet) meghatározását; az ellenırzések típusát és módszereit; az ellenırzések ütemezését; az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését.

Az éves ellenırzési tervet úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplı soron kívüli ellenırzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. A soron kívüli ellenırzések szükségessége nem várt eseményekbıl adódik, így a soron kívüli ellenırzések számát és erıforrás-szükségletét az ellenırzési tervezés során nem lehet elıre pontosan meghatározni. Általános szabályként ezért a rendelkezésre álló éves


29


ellenırzési erıforrás 20-30 %-át kell elkülöníteni az ellenırzési tervezés során soron kívüli ellenırzések elvégzésére. Az Önkormányzat belsı ellenırzési vezetıje a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervét megküldi a költségvetési szerv vezetıje részére minden év november 15-ig. Az éves ellenırzési tervet a belsı ellenırzési vezetı a költségvetési szerv vezetıjének egyetértésével módosíthatja. A költségvetési szerv vezetıje a tárgyévet követı évre vonatkozó éves ellenırzési tervét megküldi a felügyeleti szerv vezetıje részére minden év december 15-ig. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2020 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzés vezetıje a belsı ellenırzési tervet, az erıforrás szükségletet, ezek esetleges idıközbeni változásait a szervezet vezetıje elé terjeszti elfogadásra. A belsı ellenırzési vezetınek azt is a szerv vezetıjének tudomására kell hoznia, ha a terv végrehajtását erıforrás problémák veszélyeztetik.) A éves ellenırzési terv mintája a 17. számú iratmintában található. 3.

Erıforrások elosztása

Az erıforrások elosztása az ellenırzési tervek megvalósíthatóságának biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenırzés erıforrás szükségleteinek felmérése során elsısorban a következıket kell figyelembe venni: • • • • • •

Az azonosított kockázatok jelentısége; A tervezett ellenırzés szintje és típusa; Az ellenırizendı tevékenységek összetettsége; A tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; A tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenırizendı területeken szerzett korábbi ellenırzési tapasztalatok; Az ellenırök képzettsége és hozzáértése.

A tervezett ellenırzések elvégzéséhez szükséges óraszám az erıforrás-szükséglet felmérés alapján becsülhetı meg. Az ellenırzési célnak és feladatoknak megfelelıen, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani az ellenırzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket. A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2030 számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belsı ellenırzési vezetınek biztosítania kell a belsı ellenırzési terv megvalósításához az erıforrások megfelelı, pontos és hatékony elosztását.

D. Az ellenırzésre való felkészülés

30



Az ellenırzések végrehajtása az éves ellenırzési tervben foglalt ellenırzések módszeres elvégzését jelenti. A végrehajtási folyamat legfıbb célja, hogy minden egyes ellenırzött folyamaton és területen a fıbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelıségét meghatározza, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelıen mőködnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges ellenırzési pontok vagy folyamatok hiányosak-e. Az ellenırzéseket a belsı ellenırök végzik, akik felelısséget vállalnak az elvégzett ellenırzési munka minıségéért és teljességéért. A belsı ellenırzési vezetı kijelöli az adott ellenırzés programjának kidolgozásáért és az ellenırzés lefolytatásáért felelıs személyt, a vizsgálatvezetıt. Az ellenırzésre való felkészülés során a belsı ellenırzési vezetınek meg kell gyızıdnie arról, hogy az ellenırzés célját és tárgyát meghatározták-e, a megfelelı ellenırzési erıforrások rendelkezésre állnak-e, illetve az ellenırzési programot elkészítették-e. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított fıbb kockázati tényezıkre, a vonatkozó ellenırzési célkitőzésekre kell alapozni. A belsı ellenırzésre való felkészüléshez használható ellenırzési listát a 18. számú iratminta tartalmazza. 1.

Az ellenırzés végrehajtásának tervezése

A belsı ellenırö(k)nek a végrehajtás megtervezésekor a következı szempontokat kell figyelembe venniük: • a vizsgálni kívánt tevékenység/folyamat célkitőzéseit, és azokat az eszközöket, amelyekkel a tevékenység a teljesítményét kontrollálja. • a tevékenységhez kapcsolódó lényeges kockázatokat, célkitőzéseket, erıforrásokat és mőveleteket, valamint mindazokat az eszközöket, amelyekkel a kockázat lehetséges hatása elfogadható szinten tartható. • a tevékenység kockázatkezelési és kontroll rendszerének eredményességét, megfelelıségét, összehasonlítva azt egy érvényes kontroll keretszabályozással, vagy modellel. • a tevékenység kockázatkezelési és kontroll rendszerének lényeges javítására rendelkezésre álló lehetıségeket. A rendelkezésre álló háttér információk összegyőjtése A vizsgálatvezetı megvizsgálja az ellenırzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai a következık lehetnek: • a kockázatelemzés és az ellenırzés tervezés során azonosított kockázatok, célok; • vonatkozó törvények, rendeletek, külsı szabályzatok és útmutatók; • elkészített ellenırzési nyomvonalak; • mőködési kézikönyvek és más írott eljárásrendek, belsı szabályzatok; • korábbi évek ellenırzési dokumentumai; Balmazújváros Önkormányzata

31


•

külsı ellenırzést végzık, vagy más szervezet által végzett belsı ellenırzések ellenırzési jelentései (Európai Számvevıszék, Európai Bizottság ellenırei, Állami Számvevıszék, Kormányzati Ellenırzési Hivatal stb.).

Az ellenırzés célkitőzéseinek meghatározása A belsı ellenırzést végzı feladata, hogy az ellenırzés tervezése során megfogalmazott ellenırzési célkitőzést pontosítsa és véglegesítse. Az ellenırzési célkitőzés annak tág megfogalmazása, hogy az ellenırzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. Ellenırzési célkitőzésekre példát a 17. számú iratminta (Éves ellenırzési terv mintája) ad. Az ellenırzés hatókörének, tárgyának rögzítése Az ellenırzés tárgyának rögzítése során a vizsgálatvezetı (belsı ellenır) meghatározza, hogy az ellenırzés mit foglaljon magába, mire irányuljon az ellenırzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenırzési cél segítségével határozható meg. Az ellenırzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, (…stb.) melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. A tárgy meghatározása akkor megfelelı, ha az biztosítja, hogy az ellenır az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelıségérıl megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelı bizonyítékot tud szolgáltatni. Az ellenırzés tárgyára példát a 17. számú iratminta (Éves ellenırzési terv mintája) ad. A erıforrások helyes meghatározása A belsı ellenırzés vezetıje az ellenırzés tervezése során korábban felállított erıforrásbecslést a konkrét ellenırzési célokra és az ellenırzés tárgyára alapozva ismételten elvégzi, és megbizonyosodik arról, hogy a szükséges erıforrások mértéke megfelelı-e a meghatározott célok eléréséhez. Az ellenırzésben résztvevı ellenırök számának végsı meghatározása során mind az ellenırzés természetét és komplexitását, mind az idıkereteket és az ellenırök tapasztalatát, tudását és hozzáértését figyelembe kell venni. Az ellenırzési program elkészítése Az azonosított kockázatok, az ellenırzés célkitőzései és hatóköre alapján a részletes ellenırzési program kidolgozásánál az alábbiakat kell figyelembe venni: • • • • • 32

az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység mőködésérıl, gazdálkodásáról rendelkezésre álló információkat; az ellenırzés tárgyát, részletes feladatait; az ellenırzés célját; az ellenırzött szervnél, illetve szervezeti egységnél lefolytatott korábbi ellenırzések tapasztalatait; az adott ellenırzés lefolytatásához szükséges szakértelmet és kapacitást; Balmazújváros Önkormányzata


• • • •

az adott ellenırzés lefolytatásához szükséges idıt és ütemezést; az esetlegesen felmerülı összeférhetetlenséget az ellenır és az ellenırzött szervezet, illetve szervezeti egység, annak vezetıi és alkalmazottai között; az ellenırzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazott mintavételi eljárásokat (6. számú melléklet: Mintavételezés); a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni (szubsztantív) tesztelést és az ellenırzési listák használatát (7. számú melléklet Az ellenırzési pontok vagy folyamatok tesztelése a 8. számú melléklet tartalmazza);

Az ellenırzési program az alábbiakat tartalmazza: • az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, • az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, • az ellenırzés tárgyát, • az ellenırzés részletes feladatait, • az ellenırzés célját, • az ellenırizendı idıszakot, • az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történı hivatkozást, • az ellenırzés módszereit, • az ellenırzési kérdıíveket, • az ellenırök, szakértık, valamint a vizsgálatvezetı megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást, • az ellenırzés tervezett idıtartamát, a jelentések elkészítésének határidejét, • a kiállítás keltét, • a jóváhagyásra jogosult aláírását, bélyegzılenyomatát. (A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezetének 2240 A1 számú gyakorlati standardja szerint, munkaprogramokban rögzíteni kell azokat az eljárásokat, amelyeknek segítségével a feladat elvégzése során feltárják, elemzik, értékelik és nyilvántartják az információkat.) Az ellenırzési program minta a 19. számú iratmintában található. Vizsgálati eljárások és módszerek Az ellenırzési célnak és feladatoknak megfelelıen, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani a vizsgálati eljárásokat és módszereket, amelyek különösen a következık lehetnek: a) eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése és értékelése; b) pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerzıdések, programok elemzése és értékelése; c) folyamatok és rendszerek mőködésének tesztelése;


33


d) dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata; e) közvetlen megfigyelésen alapuló ellenırzés (interjú, rovancsolás, szemle, kísérlet, mintavételes vizsgálat); f) informatikai rendszer-tesztelési eljárások. 2.

Adminisztratív felkészülés

A megbízólevél elkészítése A belsı ellenırt - ideértve a külsı szakértıket is - megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belsı ellenırzési vezetı ír alá. A belsı ellenırzési egység vezetıjének megbízólevelét az Önkormányzat vezetıje írja alá. A helyszíni ellenırzés megkezdésekor az ellenır köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének vagy az ıt helyettesítı személynek. A megbízólevél minta a 20. számú iratmintában található. Az ellenırzött szervezet vezetıjének értesítése A helyszíni vizsgálatot annak megkezdése elıtt legalább 3 munkanappal megelızıen, szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének. Ennek keretében a belsı ellenırzési vezetı tájékoztatást ad az ellenırzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenırzés várható idıtartamáról. Az elızetes bejelentést nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsíthatja az ellenırzés eredményes lefolytatását. Az elızetes bejelentés mellızésérıl a belsı ellenırzési vezetı dönt. Az értesítı levél mintája a 21. számú iratmintában található. Az ellenırzés idıszükségletének nyilvántartása A munkaóra elszámolások pontos vezetése azért fontos, mert jelzi a belsı ellenırzési tevékenység hatékonyságát, segít a jövıbeni ellenırzési programok idıszükségletének tervezésében, a belsı ellenırzés stratégiai fejlesztéséhez alapul szolgál. A belsı ellenır(ök) vezeti(k) az adott ellenırzés végrehajtására fordított munkaóráik elszámolását. A munkaóra elszámolások alapján az ellenırzési nyilvántartásban az idıszükséglet nyilvántartásra vonatkozó részben meghatározzák az adott ellenırzéshez felhasznált munkaidıt.

E. Az ellenırzés végrehajtása A helyszíni munka az ellenırzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó ellenırzési pontoknak vagy folyamatoknak (kontrolloknak) a részletes elemzéséhez, értékeléséhez vezet, majd ezen kontrollok tesztelésével és értékelésével zárul. 34



A belsı ellenırzés végrehajtásához használható ellenırzési listát a 22. számú iratminta tartalmazza. A helyszíni munka fıbb feladatai a következık: •

a folyamatok és tevékenységek megismerésének, megértésének megerısítése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk és a folyamatok személyes végigkövetése alapján; a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok megismerésének, megértésének megerısítése, illetve az interjúk során azonosított további kockázatok felmérése; a kontrollok tesztelése és értékelése; az ellenırzési célkitőzéshez kapcsolódó megfelelı, elegendı és megbízható bizonyíték beszerzése az ellenırzési megállapítások levonása érdekében; az ellenırzött vezetıkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az ellenırzés megállapításairól.

• • • •

Az ellenırzési célkitőzések elérése és az ellenırzési program megfelelı végrehajtása érdekében a belsı ellenırnek: •

Ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az elızı ellenırzések nem vizsgáltak (az elızı ellenırzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében); Minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdezzen; Megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell alapoznia; Listát kell vezetnie a helyszíni munka során feljegyzett kivételekrıl és hiányosságokról, amely a záró megbeszélésen az ellenırzött vezetıkkel folytatandó konzultáció alapját fogja képezni.

• • •

1.

Nyitó megbeszélés

A nyitó megbeszélésre a helyszíni munka elsı napján kerül sor az ellenırzött területért felelıs vezetı (folyamatgazda), az ellenırzésben résztvevı ellenırök és a belsı ellenırzési vezetı részvételével. A nyitó megbeszélés fıbb céljai a következık: • • • •

tájékoztatás az ellenırzés céljairól, hatókörérıl és folyamatáról; az ellenırzés megkezdéséhez szükséges adatok bekérése; az ellenırzött szervezetnél elvégzendı ellenırzési munka idıkereteinek meghatározása; a megbízólevelek bemutatása az ellenırizendı szerv vezetıjének.

A nyitó megbeszélés a helyszíni munkavégzés elsı lépése, ezért az ellenırzöttekkel való munkakapcsolatok kialakításában fontos szerepet játszik. 2.

Ellenırzési munkalapok használata

Az ellenırzési munkalapok elsıdleges célja az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenırzés Balmazújváros Önkormányzata

35


kezdetétıl annak végéig az ellenır által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelmően tanúsítják az elvégzett munka jellegét és hatókörét, a lefolytatott eljárásokat, az elvégzett teszteket és a levont következtetéseket. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenırzést felülvizsgáló személy vagy külsı ellenır számára is lehetıvé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg kell teremtse a következtetések és a tervezés közötti közvetlen kapcsolatot. Az ellenırzési munkalapok általában: • • • • • • • • • • •

az ellenırzés során folytatott kommunikáció alapjai; az ellenırzött személyekkel való megbeszélések alapját képezik; alapul szolgálnak az ellenırzés folyamatának és elvégzésének felülvizsgálatához; segítséget nyújtanak az ellenırzések megtervezésében, végrehajtásában és felülvizsgálatában; dokumentálják, hogy az ellenırzési célokat elérték-e; megkönnyítik a harmadik fél által végzett felülvizsgálatokat; alapját képezik a belsı ellenırzési tevékenység minıségbiztosítási eljárásai értékelésének; segítik a belsı ellenırzési munkatársak szakmai fejlıdését; segítséget nyújtanak az újonnan felvett belsı ellenırök képzésében; bemutatják, hogy a belsı ellenırzési tevékenység megfelel a Belsı Ellenırzés Szakmai Gyakorlati Standardjainak; útmutatóul, háttér-információként és referenciaként szolgálnak a késıbbi ellenırzésekhez.

Munkalapokra vonatkozó követelmények Az ellenırzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenırzés jellegébıl adódóan eltérı lehet, azonban minden esetben legalább a következı tényeket kell dokumentálniuk: • • • • • •

36

a belsı ellenırzés tervezésének, beleértve az ellenırzési munkaprogram elkészítésének tényét; a kontroll rendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését; végrehajtott ellenırzési eljárásokat, összegyőjtött információkat és levont következtetéseket; az ellenırzési munka felülvizsgálatát; az ellenır és az ellenırzött terület kommunikációját; az ellenırzések nyomon követését, utóellenırzését.



Ellenırzési munkalapként használt dokumentumok a következık: • •

az ellenırzött szervezet tevékenységének ellenırzési nyomvonala; az ellenırzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képezı eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat); korábbi ellenırzések dokumentumai; az ellenırzött személyekkel folytatott tárgyalásról készült jegyzıkönyv; az ellenırzött szervezet mőködésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; a belsı ellenırzés által végzett tesztelés leírása, ideértve a teszteredményeket is; a belsı ellenırzés által készített kérdıívek; a törvények, rendeletek stb. másolatai, amelyek a vizsgálat tárgyát képezı területet vagy eljárást szabályozzák; az ellenırzött szervezet által alkalmazott írásbeli irányelvek és eljárások.

• • • • • • •

Az ellenır által elkészített munkalapok (pl.: megbeszélések jegyzıkönyvei, folyamatleírások) összegezik az ellenırzési programban foglalt minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat. Ennek érdekében minden elkészített munkalapnak az alábbiakat kell tartalmaznia (23. számú iratminta): • • • • • • • •

fejléc, az ellenırzési lépés célja, a megszerzett információ forrása, a folyamat és/ vagy kontroll leírása, az ellenırzési megállapítások és következtetések, bizonyítékok listája, felülvizsgálat során tett megjegyzések, aláírás.

A munkalapokat következetes tartalmi és formai elemekkel, valamint jól áttekinthetıen kell elkészíteni úgy, hogy megkönnyítsék a felülvizsgálatot. Ezért legyenek: • • • • •

világosak, tömörek és teljesek; „gazdaságosak”, kerüljék a szükségtelen ismétléseket vagy felsorolást; logikusak és egységes stílusúak; a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak; egyszerő stílusban íródjanak.


37


Minden munkalap számozott, így lehetıvé válik a munkalapok rendszerezése: • • •

A munkalapokon szereplı számnak utalnia kell az ellenırzési program lépéseire. Az ellenırzési program lépéseit megfelelı sorrendben kell számozni, pl. az ellenırzési program 1. lépésére az 1. munkalapnak kell hivatkoznia. Ha egy programlépéshez több munkalap készül, a munkalapokat a következıképpen kell számozni: 1-1, 1-2, 1-3, stb.

Kereszthivatkozást kell alkalmazni a belsı ellenırzési vezetıi felülvizsgálat megkönnyítése, a munkalapon szereplı információk azonosításának elısegítése, illetve az ellenırzési jelentés elkészítésére való felkészülés érdekében. A kereszthivatkozás egy adott, egyedi számot vagy tényt egy másik munkalaphoz köt, ezáltal biztosítható, hogy: • • •

Az egyik munkalapon lévı információ megegyezik a másik munkalapon szereplıvel; Minden egyes ellenırzési programlépést elvégeznek és dokumentálnak; Minden megállapítást megfelelı bizonyítékokkal támasztanak alá.

A kereszthivatkozást úgy kell jelölni, hogy a vonatkozó munkalapok számát (referenciaszámát) a kereszthivatkozott információ mellé kell beírni. Kereszthivatkozásra munkalapok között csak a kulcsfontosságú információk esetén kerül sor. A munkalapok felülvizsgálata A belsı ellenırzési vezetı felelıssége a megfelelı vezetıi felülvizsgálat biztosítása a munkalapok minısége és megfelelısége tekintetében. A vezetıi felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló kézjegyével és dátummal lát el minden munkalapot a felülvizsgálatot követıen. A vezetıi felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása után lehetıleg azonnal meg kell történnie. A felülvizsgáló észrevételeit minden munkalap csomaghoz hozzá kell csatolni felülvizsgálati megjegyzésként. A munkalap nem tekinthetı teljesnek mindaddig, amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik és a felülvizsgálati megjegyzéseket ki nem törlik. A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy: • • • • • • 38

az ellenırzési eljárás, az egyes ellenırzési lépések az ellenırzési programnak megfelelıen történtek-e; az egyes utasításokhoz tartozó válaszokat megfelelıen dokumentálták-e; az ellenırzési munkát megfelelıen hajtották-e végre; a megfigyelések és következtetések megfelelıek-e, elegendı és megfelelı bizonyítékokon alapulnak-e; az ellenırzési programot és az ellenırzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e; az ellenırzött területekkel a konzultációk megtörténtek-e; Balmazújváros Önkormányzata


• •

az ellenırzött egységgel folytatott minden vitát megoldottak-e; és a fent leírt, a munkalapok elkészítésére vonatkozó irányelveket követték-e.

Az ellenırzési iratokhoz való hozzáférés Az ellenırzési mappa, beleértve az ellenırzési munkalapokat, a belsı ellenırzés birtokában maradnak mind a helyszíni ellenırzés során, mind pedig az ellenırzést követı idıszakban. Biztosítani kell, hogy a belsı ellenırzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenırzési anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belsı ellenırzési vezetıhöz kell címezni, aki felelıs az ellenırzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. Az Önkormányzat vezetıje, az Önkormányzat más tagjai, vagy külsı fél (pl. külsı ellenırök) kérhetik az ellenırzési munkalapokhoz való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenırzési megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenırzési dokumentumok más célra történı felhasználásához. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belsı ellenırzési vezetınek kell jóváhagynia, de abban az esetben, ha a hozzáférési kérelem külsı féltıl érkezik, a költségvetési szerv vezetıjének szintén jóvá kell hagynia. Az ellenırzési munkalapokat és iratokat a belsı ellenırzésnek kell megıriznie. Az ellenırzési munkalapokat és iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni.

3. Alapvetı vizsgálati eljárások, technikák Az ellenırzés során a belsı ellenırnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különbözı közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. Elemzı eljárások Az elemzı eljárások információk, adatok lényeges arányainak, trendjeinek vizsgálatát jelentik annak eldöntéséhez, hogy az ellenırzött információk összességükben megfelelnek-e a belsı ellenırnek az ellenırzött szervezetrıl és tevékenységekrıl szerzett ismereteinek. Az elemzı eljárásokat az ellenırzés elıkészítése (tervezése), valamint a helyszíni ellenırzés szakaszában is alkalmazni kell. (pl. interjú, ellenırzési pontok vagy folyamatok értékelése) Ha az elemzı eljárások a más úton szerzett információknak ellentmondó eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elıidézı körülményeket, okokat és magyarázatukra megfelelı bizonyítékokat kell szerezni. Az elemzı eljárások általában csak jelzik az információban rejlı lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért, hogy az elemzı eljárások alkalmasak-e az ellenırzés céljainak megvalósításához szükséges bizonyítékok megszerzéséhez.


39


Mintavételi eljárások A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belsı ellenır a teljes adatállományra. (pl. tesztelés) Az ellenırzési mintavétel megtervezésénél az egyes ellenırzési célokat, a mintavétel alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni. A mintát úgy kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. A mintába került elemek ellenırzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát, ki kell vetíteni azokat a teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot. A tételes tesztek csak az egyedi mőveletekre, tranzakciókra, adatokra értelmezhetık, a fıkönyvi könyvelésben alkalmazott (bér-, pénztár-, vegyes stb.) feladásokra nem. A belsı ellenırnek meg kell fontolnia a minták kialakításánál és elemzésénél a megfelelı szakértıi segítség igénybevételét. A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belsı ellenır a minta méretének növelésével, vagy – ha létezik ilyen – egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelızıen az alapsokaságból ki kell emelni tételes ellenırzésre a nagy és a jelentıs tételeket, így a mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia. A mintavételezés további részletezése a 6. számú mellékletben található.

4.

Interjú, mint a folyamatok és a kockázatok elemzésének eszköze

Az ellenırök, a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevı más munkatársakkal interjúkat készítenek a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjúknak az a célja, hogy elmélyítsék ismereteiket a folyamatokról, tevékenységekrıl, kockázatokról és vonatkozó ellenırzési pontokról. (lásd 24. számú iratminta: Nyomtatvány minta interjúkészítéshez). Az interjú alapján az ellenır a folyamatot leírhatja szöveges magyarázatok vagy különbözı folyamatábrák használatával, majd ismereteit bıvítheti a folyamatok részletes átvizsgálása során, amikor: • •

a folyamatot mőködés közben vizsgálja; egy vagy több tranzakciót végigkövet a teljes folyamatban, annak kezdetétıl a végéig.

A hatékonyság érdekében fontos, hogy az ellenır feljegyezzen és felmérjen minden olyan, az interjúk és/vagy folyamat-vizsgálatok során feltárt, beazonosított kockázatot és ellenırzési pontot vagy folyamatot (kontrollt), amely az eredeti kockázatelemzésben még nem, vagy nem kellı részletességgel szerepelt.

40



5.

Az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelése

Az ellenırzési pontok és folyamatok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenırök értékelik, hogy az egyes kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen kezelik az adott kockázatokat. Ebben a tekintetben az ellenır(ök) feladata különösen: • • • • • •

a beazonosított kontrollokat közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolni; a kontrollok hatékonyságát felmérni a kockázatok megelızése, feltárása és csökkentése tekintetében; a kontrollok jellemzıit felmérni (IT vagy manuális); felmérni, hogy az ellenırzési pont vagy folyamat a kockázatot hatékonyan csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet; felmérni, hogy az adott ellenırzési pont vagy folyamat csak akkor hatékonye, ha más kontrollokkal együtt mőködik; azonosítani és feljegyezni azon területeket, amelyek a folyamatot és a vonatkozó kontrollok hatékonyságát növelik (pl.: ismétlıdı vagy hiányzó ellenırzési pontok vagy folyamatok).

A belsı ellenırnek az ellenırzési pontok vagy folyamatok felmérése során folyamatosan keresnie kell a választ az alábbi kérdésekre: • • •

“Mi hibásodhat meg a folyamatban?” “Milyen intézkedések biztosítják, hogy a folyamat nem hibásodik meg?” “Ezek az intézkedések megfelelıek-e arra, hogy a kockázatot elfogadható szintre csökkentsék?”

A belsı ellenır(ök)nek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra a körülményre, hogy az esetek többségében több ellenırzési pont vagy folyamat is létezik az adott kockázat csökkentésére. Ebben az esetben az ellenır feladata az, hogy a kontrollok kombinációját értékelje annak meghatározása érdekében, hogy azok hatékonyak-e, vagy a kevésbé fontos folyamattevékenységek felesleges ellenırzési pontjai vagy folyamatai miatt tapasztalható-e a hatékonyság csökkenése. 6. A tesztelés szerepe az ellenırzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) értékelésében Amennyiben az ellenırzési pontok és folyamatok menet közbeni vizsgálata indokolja, akkor az értékelés eredménye alapján az eredeti tesztelési tervet – amely az ellenırzési program része – újra meg kell vizsgálni és pontosítani, adaptálni kell. A tesztelés célja, hogy meghatározza a jelentıs kockázatok kontrolljainak mőködése megfelel-e az elvárásoknak. A belsı ellenır ennek érdekében:


41


•

Azonosítja, mely kontrollokat kell tesztelni a következı irányelvek alkalmazásával: Hatékonyság: biztosított az ellenırzési pontot vagy folyamatot fel kell jegyezni, de tesztelni nem kell; Hatékonyság, de csak más kontrollokkal együtt: minden releváns ellenırzési pontot vagy folyamatot tesztelni kell; Hatékonyság nem biztosított: tesztelni kell az ellenırzési pontot vagy folyamatot;

•

Meghatározza a tesztelés jellegét (7. számú melléklet – Az ellenırzési pontok vagy folyamatok tesztelésérıl és 8. számú melléklet az egyedi tesztelésrıl). Meghatározza, hogy a kontrollokat hogyan kell tesztelni (ld. a tesztelési technikákat). Meghatározza, hogy milyen nagyságú mintát kell alkalmazni a tesztelés során (ld. 6. számú melléklet: Mintavétel).

• •

A tesztelés akkor hatékony, ha a teszt részletesen tájékoztat a követendı eljárás természetérıl, idıszükségletérıl és kiterjedésérıl. A tesztelési technika kiválasztásakor mérlegelni kell: • •

A teszteléssel megszerezni kívánt bizonyítékokat (minıségük és hatókörük) annak meghatározása érdekében, hogy a kontrollok a tervezettnek és szándékoltnak megfelelıen mőködnek; A vizsgált folyamat típusát (pl.: nagyszámú, ismétlıdı tranzakcióval járó folyamat, mint az igénylési folyamat, valószínőleg más tesztelési technikát igényel, mint egy ritkábban elıforduló folyamat, mint a kutatás-fejlesztés).

A fıbb tesztelési technikák a következık: • • • • •

42

Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése az alapdokumentumig az ellenırzési pontok vagy folyamatok mőködésének bizonyításához. Újraértékelés: a meglévı ellenırzési pontok vagy folyamatok újbóli értékelése, az ellenırzés eredményeinek, illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetık által megtett intézkedések összehasonlítása. Megfigyelés: egy ellenırzési pont vagy folyamat mőködésének megfigyelése; ez fıként akkor fontos, ha nincs a teljesítésrıl fizikai bizonyíték. Kikérdezés: tudakozódni arról, hogy a kontrollt hogyan hajtják végre, ki hajtja végre, és milyen eljárások vannak az ellenırzési pont vagy folyamat hatékony mőködésének meghatározására. Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon hatékonyan használható nagy mennyiségő tranzakció és adat esetében; használható trendek, statisztikai irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott kontroll, valamint a tesztelési folyamat hatékonyságának igazolására.



(Az ellenırzési pont vagy folyamat tesztelése során alapvetı, hogy választ kapjunk a következı kérdésre: “A kockázat felmerülhet-e a megfelelıen mőködı kontroll mellett?” Bármely tesztelés elvégzése során az ellenırnek elegendı és megbízható bizonyítékot kell szereznie annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelıen mőködnek-e. A dokumentációnak megfelelı bizonyítékkal kell szolgálnia ahhoz, hogy a munkalapokat felülvizsgáló meghatározhassa, hogy mit teszteltek és a tesztelésnek mi volt az eredménye.) Ha a tesztelés azt mutatja, hogy a kontroll nem az elvárásoknak megfelelıen mőködött, akkor két lehetıség van az ellenırzési pontokkal vagy folyamatokkal szembeni kifogások kezelésére, mielıtt még az ellenırzési jelentésbe megállapításként bekerülne: • • •

7.

Az ellenırzési pont vagy folyamat gyengesége, hiányossága jellegének vizsgálata. Az adott kontrollért felelıs személlyel egyeztetni kell az ellenırzési pontokkal vagy folyamatokkal szembeni kifogásokat a hiba jellegének megértése érdekében. Minden olyan ellenırzési pontot vagy folyamatot figyelembe kell venni, amely a kifogásolt kontroll által érintett kockázatot célozza, a kifogásolt kontrollt helyettesíti vagy hatással van rá.

A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat

A belsı ellenırnek az ellenırzés célkitőzéseinek eléréséhez és az ellenırzési program végrehajtásához szükséges információkat azonosítania, értékelnie kell, illetve azokat nyilván kell tartania. A belsı ellenır által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következı szempontoknak kell, megfelelnie: • • •

egy független, tájékozott személy ugyanazon következtetést vonja le belıle, mint amit az ellenırt tett (elégséges); mérvadó, és a lehetıségekhez képest a szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható); logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos).


43


A belsı ellenırnek minden, a megállapításokat, következtetéseket és ellenırzési eredményeket alátámasztó információt nyilván kell tartania. Az ellenırzés megállapításainak alátámasztására a következıket lehet felhasználni: • • • • • • • • •

az eredeti dokumentum, másolat, kivonat, tanúsítvány, közös jegyzıkönyv, fénykép, videofelvétel vagy más kép- és hangrögzítı eszköz, amely alkalmazható az ellenır által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására, szakértıi vélemény, nyilatkozat, többes nyilatkozat.

A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje vagy az általa megbízott személy hitelesíti. A hitelesítı az okiratban foglaltak valódiságát a hitelesítés idıpontjának feltüntetése mellett aláírásával igazolja. Az ellenırzés során az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjétıl teljességi nyilatkozatot kell kérni, amelyben az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje igazolja, hogy az ellenırzött feladattal összefüggı, felelısségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenır rendelkezésére bocsátotta. A teljességi nyilatkozat mintája a 25. számú iratmintában található. A belsı ellenır az eredeti dokumentumokat az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatja, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében az Önkormányzat vezetıjének átvételi elismervény ellenében átadja. 8.

Ellenırzési jegyzıkönyv, súlyos hiányosság

Amennyiben a belsı ellenır vizsgálata során olyan súlyos hiányosságot észlel, amelynek alapján jelentıs negatív hatással fenyegetı kockázat bekövetkezése valószínősíthetı, akkor haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges intézkedések megtételét, illetve a belsı ellenırzés vezetıjét és rajta keresztül a költségvetési szerv vezetıjét késlekedés nélkül informálnia kell. Ez utóbbinál nem várhat a belsı ellenırzési jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. A gazdálkodási rendet sértı, a személyi és anyagi felelısség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértı cselekmények gyanúja esetén a belsı ellenır köteles ellenırzési jegyzıkönyvet felvenni, amelyben foglaltakat az érintett személy 3 munkanapon belül köteles észrevételezni.

44



F.

A belsı ellenırzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó elıírások

1.

A belsı ellenırzési jelentés elkészítése

Az ellenırzési jelentés a belsı ellenırzési folyamat legfontosabb terméke, amely magában foglalja az ellenırzés megállapításait és a belsı ellenırök javaslatait. A belsı ellenır az ellenırzés tárgyát, megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó ellenırzési jelentést, vagy több kapcsolódó témájú ellenırzési jelentés alapján összefoglaló ellenırzési jelentést készít. A belsı ellenırzési jelentések elkészítéséhez használható ellenırzési mintát a 26. számú iratminta tartalmazza. Az ellenırzési jelentésben foglalt megállapításoknak és javaslatoknak a következıknek kell megfelelniük: • Kritérium: utalnak a folyamatok és kontrollok elvárt mőködésének szempontjaira (mi kellene, hogy legyen); • Valós feltételek: a vizsgálat során a belsı ellenır által azonosított tényszerő bizonyítékokon alapulnak (mi van); • Ok: az elvárt és valós feltételek közti eltérés okát felfedik (miért van eltérés); • Hatás: a kockázat, illetve kockázati kitettség bemutatása. A szervezet ezzel a kockázattal szembesül amiatt, mert az adott feltétel nem áll összhangban a saját kritériumában szereplı elvárással (az eltérés hatása). A belsı ellenır köteles a jelentésben szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységrıl szóló ellenırzési jelentés teljességét. A belsı ellenır(ök) az ellenırzési jelentés elkészítésénél köteles(ek) értékelni minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésükre bocsátott információt és véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belsı ellenır(ök) tényeken alapuló megállapításait, következtetéseit. A jelentésben lényegre törı, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör értékelést is kell adni, továbbá ajánlásokat és javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolása, illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb mőködése érdekében. A jelentésben foglalt megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenırzött terület, szervezeti egység mőködése, gazdálkodása vagy az ellenırzött tevékenység objektíven értékelhetı legyen, továbbá figyelembe kell venni a mőködéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos elınyös és hátrányos összefüggéseket. Minden ügyet, megállapítást és következtetést meg kell beszélni az ellenırzött terület vezetıivel, mielıtt az ellenırzési jelentés lezárásra kerül. Ezt az ellenırzés folyamán kell megtenni, annak érdekében, hogy az ellenırzött területnek lehetısége legyen a megállapítások és következtetések tisztázására és nézete kifejtésére, hogy a tényeket ne lehessen félreérteni vagy félreértelmezni. Balmazújváros Önkormányzata

45


A belsı ellenırzési jelentés elkészítéséért felelıs személy A jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért, a megállapítások valódiságáért és bizonyítékokkal való alátámasztottságáért a belsı ellenırzést végzı a felelıs. Mivel a belsı ellenırzést végzı felelıssége az ellenırzési jelentés elkészítése, át kell tekintenie a munkalapokon szereplı, az ellenırzés során tett megállapításokat, majd ezekre alapozva kell elkészítenie az ellenırzési jelentés tervezetét. Az ellenırzési jelentésnek tartalmaznia kell az ellenırzött terület vezetıinek minden olyan válaszát, amelyben az ellenırzés során már megegyeztek. Következı lépésként a belsı ellenırzési vezetınek felül kell vizsgálnia az ellenırzési jelentést és az annak alapjául szolgáló munkalapokat, hogy megbizonyosodjon arról, minden megállapítás és következtetés pontos és bizonyítékokkal megfelelıen alátámasztott. A belsı ellenırzési jelentés tartalmi követelményei Az áttekinthetıség érdekében minden ellenırzési jelentésnek a következı formátumot kell követnie, amelyben az ellenırzéshez kapcsolódó információk szerepelnek (27. számú iratminta: Ellenırzési jelentés minta). Vezetıi összefoglaló A vezetıi összefoglalónak az ellenırzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie: • • • • • •

Az ellenırzés címe, sorszáma; Az ellenırzött idıszak; Az ellenırzés célkitőzései; Az ellenırzés hatóköre (az ellenırzött folyamatok és egységek azonosítása); Az ellenırzés fıbb megállapításai; A belsı ellenırzés következtetései, ajánlásai: a belsı ellenır átfogó értékelése és véleménye a megállapítások ellenırzött területet érintı hatásáról. (9. számú mellékletben az ellenırzési következtetéseket).

A vezetıi összefoglalót a belsı ellenırzési vezetı küldi meg a vizsgált terület vezetıjének, a folyamatgazdának.

46



Az ellenırzési jelentés tartalma Az ellenırzési jelentés az alábbiakat tartalmazza: • • • • • • • • • • • •

az ellenırzést végzı szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenırzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését, az ellenırzés tárgyát, az ellenırzött idıszakot, a helyszíni ellenırzés kezdetét és végét, az ellenırzés célját, feladatait, az alkalmazott ellenırzési módszereket és eljárásokat, az ellenırzési megállapításokat az ellenırzési programnak megfelelıen, a következtetéseket és javaslatokat, az ellenırzött idıszakban hivatalban levı vezetık (költségvetési szerv vezetıje, gazdasági vezetı) nevét, beosztását, a jelentés dátumát és az ellenırök aláírását.

A megállapítások az ellenırzési tényállás ismertetésére szolgálnak. A megállapítások mutatják be a kontroll gyengeségeket, kockázatokat. A megállapítások: • pontosak és ellenırzési bizonyítékokkal alátámasztottak; • az ellenırzési programra hivatkoznak; • jelentıségük alapján sorba rendezettek. A megállapítások rangsorolása A megállapításokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni, beleértve az ellenırzési pontok vagy folyamatok hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat is. A megállapítások rangsorolásának a megállapításra vonatkozó kockázat rangsorolásához kell igazodjon. (10. számú melléklet: Az ellenırzési megállapítások rangsorolása) Kockázat és hatás A megállapításnak a folyamat és a szervezet mőködésének célkitőzéseire gyakorolt lehetséges hatásának rövid összefoglalása. Javaslat A belsı ellenır által tett ajánlások a megállapításban leírt ellenırzési pont vagy folyamat gyengeségeinek kijavítására.


47


Státusz Az adott intézkedés végrehajtása megtörtént-e vagy folyamatban van. Az ellenırzési jelentésnek tartalmaznia kell továbbá: • •

a pozitív megjegyzéseket – az ellenırzött által végrehajtott intézkedésekrıl, a korábbi ellenırzés óta történt elırelépésekrıl; a folyamat fejlesztését – a megállapítások és kockázatok egyszerő közlésén túl, a folyamat javítására vonatkozó ajánlások.

A jelentés átadása, egyeztetése és a megismerési záradék A belsı ellenırzési vezetı az ellenırzési jelentést véleményezés céljából megküldi az ellenırzött terület vezetıjének, illetve annak, akire vonatkozóan a jelentés megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. A megismerési záradék az ellenırzött szervezet vezetıjének, illetve azon személynek a nyilatkozata, akire vonatkozóan az ellenırzési jelentés megállapítást tartalmaz, az ellenırzési jelentés tartalmának megismerésérıl és az abban foglaltak tudomásul vételérıl, illetve arról, hogy kíván-e észrevételt tenni az ellenırzési jelentés megállapításaival kapcsolatosan. Ezen személyek a jelentés kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül nyilatkozhatnak arról, hogy a jelentésben foglaltakkal kapcsolatban kívánnak-e észrevételt tenni. Az észrevételeket a jelentés kézhezvételétıl számított 15 munkanapon belül kell megküldeniük az ellenırzést végzı szerv vagy szervezeti egység részére. Egyeztetı megbeszélés Amennyiben az ellenırzött szervezeti egység vitatja a belsı ellenırzés megállapításait, megbeszélést kell tartani, amelynek célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított ajánlások egyeztetése. A megbeszélésen részt vesz a vizsgálatvezetı, az ellenırzést végzı belsı ellenırök, a belsı ellenırzési vezetı, az ellenırzött terület, illetve szervezeti egység vezetıje és belsı ellenırzési vezetıje (ha ez különbözik az ellenırzést végzı szervezet belsı ellenırzési vezetıjétıl), valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetıi és szükség szerint minden más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezetı dönt, amelyrıl az észrevétel kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad, és az el nem fogadott észrevételeket indokolja. Az elfogadott észrevételeknek megfelelıen a vizsgálatvezetı a jelentést módosítja. Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıjének észrevételeit, illetve a belsı ellenır válaszát az ellenırzési jelentéshez csatolni kell, és a továbbiakban egy dokumentumként kell kezelni.

48



A jelentés lezárása Az ellenırzési jelentés az egyeztetési eljárást követıen lezárásra kerül, a jelentést - a vizsgálatvezetı és a vizsgálatot végzı valamennyi ellenır aláírását követıen - a belsı ellenırzési vezetı megküldi az ellenırzött terület, illetve szervezeti egység vezetıjének. Az ellenırzési jelentés lezárt, végleges változatának aláírásáért és kiadásáért a belsı ellenırzési vezetı felel. A lezárt ellenırzési jelentés megküldése A lezárt ellenırzési jelentést a szervezet azon vezetıi és tagjai számára kell eljuttatni, akik biztosítani tudják az ellenırzés eredményeinek hasznosulását. Minden ellenırzési jelentést meg kell küldeni: • • • 2.

a költségvetési szerv vezetıjének, aki felelıs az intézkedési terv elkészítésért és elrendeléséért; indokolt esetben az ellenırzött terület vezetıjének, aki felel a hatáskörébe tartozó intézkedések határidıre történı végrehajtásáért; jogszabályban meghatározott egyéb szervezetek számára.

A belsı ellenırzést értékelı éves jelentések

Éves ellenırzési jelentés és az Éves összefoglaló ellenırzési jelentés Az Önkormányzat vezetıje felelıs az éves ellenırzési jelentés elkészítéséért. Az éves ellenırzési jelentést a költségvetési szerv vezetıje megküldi a felügyeletét ellátó szerv vezetıjének (polgármesterének) legkésıbb a tárgyévet követı év március 15-ig. A felügyeletét ellátó szervek vezetıi kötelesek a tárgyévre vonatkozó éves ellenırzési jelentésüket, valamint a felügyeletük alá tartozó szervezetek éves ellenırzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenırzési jelentést megküldeni a pénzügyminiszter részére a tárgyévet követı év április 15-ig. A fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetıje értékelést ad a fejezeténél mőködı belsı ellenırzési rendszerrıl. A fenti éves összefoglaló ellenırzési jelentések a belsı ellenırzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenırzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A jelentéseknek két résszel kell rendelkezni, amelyek tartalma a következı: belsı ellenırzési vezetı által összeállított rész: • • •

az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága; az ellenırzések személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık; az ellenırzések fontosabb megállapításai;


49


•

az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma; a belsı irányítási és szabályozási rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok.

•

Az Önkormányzat vezetıje által elkészített rész: •

az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai, az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok. az Éves ellenırzési jelentés és az Éves összefoglaló ellenırzési jelentések közös mintáját a 28. számú iratminta tartalmazza.

• •

G. Az ellenırzési megállapítások hasznosításának, az ellenırzést követı intézkedések elrendelésének szabályai 1.

Intézkedési terv

A lezárt ellenırzési jelentés kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül (indokolt esetben a belsı ellenırzési vezetı hosszabb határidıt, de legfeljebb 30 munkanapot is megállapíthat) az ellenırzött terület vagy szervezeti egység vezetıje intézkedési tervet készít a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelıs személyek és a vonatkozó határidık megjelölésével. Az elkészített intézkedési tervet az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje haladéktalanul megküldi az ellenırzést végzı részére, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétıl számított 8 munkanapon belül véleményezi. Az elfogadott intézkedési tervet az ellenırzött szervezet vezetıje megküldi a belsı ellenırzési vezetı részére. Az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység vezetıje felelıs az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. 2.

Az ellenırzések nyomon követése

Az ellenırzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a költségvetési szerv belsı ellenırzése értékeli, hogy az ellenırzött terület vezetıi által, az ellenırzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései mennyire voltak megfelelıek, hatékonyak és idıszerőek. Az ellenırzési megállapítások nyomon követésének elsıdleges eszközei: • •

50

az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése; utóvizsgálat.



Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése Az ellenırzött terület vezetıjének az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatnia kell a belsı ellenırzési vezetıt. Az adott ellenırzésre vonatkozó mappában nyilván kell tartani az intézkedési terv végrehajtásához kapcsolódó információkat, illetve a nyomon követés folyamán beérkezett új információkat is. A belsı ellenırzési vezetı köteles nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását az Önkormányzat vezetıjének tájékoztatása alapján. A belsı ellenırzés akkor tekint lezártnak egy adott ellenırzési megállapítást, következtetést vagy javaslatot, ha az arra vonatkozó intézkedési tervben foglalt feladatokat végrehajtották. A végrehajtott intézkedések hatékonyságát ugyanakkor utóvizsgálat keretében vagy a területet érintı következı ellenırzés során felül kell vizsgálni. Utóvizsgálat Az utóvizsgálatra indokolt esetben az év azon negyedévében kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidı lejár. Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belsı ellenırzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelı végrehajtásáról, vagy arról a tényrıl, hogy ha az ellenırzött terület vezetıje nem, vagy nem megfelelıen hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat hasonlít a hagyományos ellenırzésre, azonban az ellenırzési célok és az ellenırzés hatóköre szőkebb, csak az ellenırzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenırzés során, figyelembe véve az alábbiakat: • • • • •

Az alapellenırzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; Az intézkedés értékeléséhez használt ellenırzési tesztelést és eljárást megfelelıen meg kell tervezni; Helyszíni ellenırzést kell végezni, és az elvégzett ellenırzési munkát dokumentálni kell; A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni; Utóvizsgálati jelentést kell készíteni.

Ha a belsı ellenır az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenırzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelı lépések, akkor arról a szervezet vezetıjét tájékoztatni kell.

H. Az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás


51


Jelen kérdéskörbe a büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása tartozik. Ezeket a cselekményeket jelen összefoglaló néven: szabálytalanságoknak is nevezzük. A szabálytalanság tulajdonképpen valamely létezı szabálytól (jogszabályi rendelkezés, belsı szabály, szabályzati elıírás) való eltérést jelent. A szabálytalanságok tekintetében két csoportot különböztethetünk meg: 1. szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, stb.) 2. nem szándékosan okozott szabálytalanság (figyelmetlenség, hanyag magatartás, stb.) Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelı szankciók kiszabásakor kerül értékelésre, jelen kézikönyv nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat azonos alapon kezeli. Az Önkormányzat vezetıje köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a szervezeti és mőködési szabályzat mellékletét képezi. A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különbözı jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott elıírások sérülésének, megszegésének megelızéséhez, megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelı állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelısség megállapítása, hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen. A belsı ellenırzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a fenti cselekmények elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek. A költségvetési szerv belsı ellenıreinek megfelelı ismeretekkel kell rendelkezni ezen jelek felismeréséhez, azonban az nem várható el tılük, hogy olyan szaktudással rendelkezzenek, mint azok a személyek, illetve hatóságok, akiknek elsıdleges feladata a szabálytalanságok feltárása és kivizsgálása. Általános elvárások A belsı ellenırzés felelıs azért, hogy az irányítási és kontroll rendszer megfelelıségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését megelızzék. Ez elsısorban a költségvetési szerv azon tevékenységeire, mőködési területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok elıfordulásának kockázata. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetıségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét. A szabálytalanságok megakadályozása érdekében a legfontosabb teendı a kontroll rendszer kiépítése és mőködtetése, amelynek elsıdleges felelıssége a szervezet vezetıjét terheli. Emellett azonban – a szervezet vezetıjének csalások és szabálytalanságok megakadályozására tett erıfeszítéseinek támogatása érdekében – a belsı ellenır(ök)nek értékeln(iük) kell, hogy: • •

52

A hivatali (intézményi) környezet elısegíti-e a tudatos ellenırzést? Valóságos szervezeti célokat és célkitőzéseket állítottak-e fel?



• • • • • • • •

Léteznek-e írott eljárásrendek, amelyek meghatározzák a jogellenes tevékenységeket és a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezen elıírások megszegését feltárták? A tranzakciók jóváhagyására vonatkozó eljárásrendet kialakították-e és betartják-e? Léteznek-e irányelvek, eljárások, jelentési rendszerek és egyéb mechanizmusok a tevékenységek nyomon követésére és az eszközök megóvására, fıként a magas kockázatú területeken? A információs csatornák ellátják-e a vezetést megfelelı és megbízható információval? Mőködnek-e költséghatékony kontrollok a jogellenes tevékenységek megakadályozására? Kialakítottak-e megfelelı irányítási és ellenırzési rendszert és azt hatékonyan mőködtetik-e? Érvényesül-e a „négy szem" elve? A szervezeten belül megvalósul-e a feladat- és hatáskörök megfelelı elkülönítése?

A fenti kérdéskörök folyamatos értékelésével a belsı ellenır(ök)nek javaslatokat és ajánlásokat kell megfogalmazniuk az Önkormányzat vezetıjének a hatékonyabb kontroll rendszer mőködése érdekében. A kontroll rendszer megfelelı kiépítése, folyamatos javítása azonban az Önkormányzat vezetıjének kötelezettsége, annak érdekében, hogy a szervezeten belüli eljárások és szabályzatok minél hatékonyabban akadályozzák meg a szabálytalanságok bekövetkezését, illetve minimalizálják azok bekövetkezésének lehetıségét. A belsı ellenırzés szerepe a szabálytalanságok észlelése esetén a) Amennyiben a belsı ellenır ellenırzési tevékenysége során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság (azaz összefoglaló néven szabálytalanság) gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni a belsı ellenırzési vezetıt. b) A belsı ellenır, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanújának esetén a belsı ellenırzési vezetı köteles az Önkormányzat vezetıjét, az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén, a felügyeleti szerv vezetıjét (polgármestert) haladéktalanul tájékoztatni. c) Az Önkormányzat vezetıjének (illetve az Önkormányzat vezetıjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetıjének) kötelessége gondoskodni a megfelelı intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról. d) A belsı ellenırzésnek feladata továbbá az Önkormányzat vezetıje által tett intézkedések nyomon követése. További szabályok: A belsı ellenır köteles az önkormányzat eredeti dokumentumait az ellenırzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenırzés során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat Balmazújváros Önkormányzata

53


a szükséges intézkedések megtétele érdekében az Önkormányzat vezetıjének átvételi elismervény ellenében átadni. Az éves ellenırzési jelentés, illetve éves összefoglaló ellenırzési jelentés tartalmazza az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát. Kapcsolódó jogszabályi rendelkezések A Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bőncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetıeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetıeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése elıírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bőncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekrıl szóló LXIX. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetıit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetıleg a szabálysértési hatóság részérıl eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezési (elsısorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegő jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelısség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvérıl szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelı rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelısség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelı rendelkezései az irányadók.

I. Az ellenırzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megırzési rendje Iktatási követelmények, megırzés Az ellenırzés során elkészített vagy kapott munkalapokat úgy kell rendezni és iktatni, hogy az a belsı ellenırzési vezetıi felülvizsgálatot és a szükséges ellenırzési információk visszakeresését megkönnyítse. Ezért minden ellenırzési dokumentumot, nyilvántartást vagy az állandó vagy az adott ellenırzésre vonatkozó mappába vagy mindkét mappába kell lefőzni. • az állandó mappa olyan kronológiai sorrendbe rendezett általános érvényő szervezési, pénzügyi és jogi dokumentumokat, nyilvántartásokat tartalmaz, 54



•

amelyek a késıbbi ellenırzések során is hasznosíthatók (pl.: egy szervezet, vagy szervezeti egység ellenırzéséhez); az adott ellenırzésre vonatkozó mappát az összes munkalap és más fontos, az adott ellenırzésre vonatkozó adat meghatározott elrendezésben történı lefőzésére használják (lásd 29. számú iratminta: Ellenırzési mappa minta).

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezései (9. §) alapján a közfeladatot ellátó szerveknek iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel (a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék) kell rendelkezniük, amely tartalmazza a köziratok kezeléséhez és védelméhez kapcsolódó követelmények teljesítésének részletes szabályait. A köziratok megfelelı kezeléséért és védelméért, az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas irattár kialakításáért és mőködtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a költségvetési szerv vezetıje felelıs. A személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggı fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak. A belsı ellenırzési vezetı köteles az ellenırzések nyilvántartásáról, valamint az ellenırzési dokumentumok legalább 10 évig történı megırzésérıl, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról gondoskodni. A belsı ellenırzési vezetı köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett ellenırzésekrıl és gondoskodni az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. Nyilvántartás Az Önkormányzat belsı ellenırzései vezetıje nyilvántartást vezet az elvégzett ellenırzésekrıl és gondoskodik az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. Az ellenırzések nyilvántartását ún. ellenırzési mappákban tárolja, amely mappák (lásd: glosszárium) úgy elektronikus adathordozókon, mind papír alapon tárolt formában létezhetnek. A mappáknak tartalmuk jellege alapján két fajtája van: az egyik az ún. Egy konkrét ellenırzés mappája, a másik pedig az Általános belsı ellenırzési mappa. Az elıbbi az aktuális ellenırzés munkalapjait tartalmazza, míg az utóbbi a korábbi belsı ellenırzésekre és a kontroll rendszerre vonatkozó releváns információkat tartalmazza. A Konkrét ellenırzési mappát a felelıs belsı ellenır kezeli, a munkalapok mappában történı elhelyezésével. A munkalapok az ellenırök birtokában vannak, és fontosságuk miatt biztonságos ırzésükrıl, valamint tartalmuk bizalmas kezelésérıl nekik kell gondoskodniuk. A munkalapokat a helyszíni ellenırzés elvégzését követıen kell elkészíteni. A mappa tartalmának tanulmányozása alapján bárki meggyızıdhet arról, hogy az ellenırzést megfelelıen hajtották-e végre. A mappának a következıket kell tartalmaznia: • az ellenırzés tervezése, ellenırzési program, határidık, • megbeszélések jegyzıkönyvei, kivonatai, • a belsı ellenırzési jelentés, • az elvégzett tesztek és igazolások munkalapjai;


55


Az Általános belsı ellenırzési mappa háttér információval szolgál az ellenırnek az meghatározott szervrıl, folyamatról vagy kontrollokról, vagyis a rendszerrıl. Ezt a mappát minden évben felül kell vizsgálni és aktualizálni. Tartalmi elemei a következık: • szerzıdések, együttmőködési dokumentumok, • a szervezet tevékenységeinek, folyamatainak leírása, • adminisztratív és kontroll elemek, ellenırzési nyomvonal, folyamatábrák, számviteli eljárások szabályai, • szervezeti ábra a felelıs személyek beosztásának és neveinek megjelölésével, valamint a felelısségi körök bemutatásával, • korábbi ellenırzési jelentések, • hasznos adminisztratív információk.

J. Módszertani útmutatók, az egyes ellenırzési módszerek fıbb lépései, szakaszai 1. Nemzetközi belsı ellenırzési standardok A Belsı Ellenırök Nemzetközi Szervezete (Institute of Internal Auditors, IIA) által kiadott „Belsı ellenırzési szakma gyakorlati standardjai” a 2004. évi 8. számú (V. 20.) Pénzügyi Közlönyben magyar nyelven közzétételre kerültek. 2. Rendszerellenırzés A Ber. 2. § c) pontja alapján a rendszerellenırzés: „rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenırzési) mőködésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerőség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenırzésre.” A rendszerellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Rendszerellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 3. Teljesítmény-ellenırzés A Ber. 2. § d) pontja alapján a teljesítmény-ellenırzés: „az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a mőködés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.” A teljesítmény-ellenırzés fıbb lépéseit, szakaszait részletesen lásd a „Teljesítményellenırzési módszertan” címő dokumentumban. 4. Informatikai rendszerek ellenırzése A Ber. 2. § f) pontja alapján az informatikai rendszerek ellenırzése: „ a költségvetési szervnél mőködı informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelıségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata.” Kelt, …………………..200 ……… ……………. hó …….nap

56



Készítette:

…………………………………

Jóváhagyta:

…….……………………………

belsı ellenırzési vezetı

költségvetési szerv vezetıje


57

SÜRGÖSSÉGGEL! BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE


Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-i ülésére a önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok részére tulajdonosi kölcsön biztosítása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! 1. A Halomalja Kft. ügyvezetıje azzal a kéréssel fordult a Tisztelt Képviselı-testülethez, hogy a társaság részére a beszerzett erıgépek és tartozékai vásárlása érdekében kifizetett Áfa összegét tulajdonosi kölcsönként kaphassa meg. A teljesített Áfa összege 3.512 eFt. Kérését azzal támasztja alá, hogy bevételei június végétıl keletkeznek és az addig esedékes kiadásai fedezetéhez szükséges a kölcsön biztosítása. A Kft. a kölcsönt visszafizeti a levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül. 2. A BalmazInterCom Kft. ügyvezetıje is kéréssel fordult Tisztelt Képviselı-testülethez a társaság által 2008. április-május hónapokban végzett felmérések tapasztalata alapján. A felmérés alapján az elıfizetık részérıl a bevezetett KTV alap csomagon túl igény merült fel az ECHO TV mősorainak vetítése iránt. Ezért ezt a mősort ideiglenesen a Hálózat TV helyén május hónaptól biztosítják. A felmérés szerinti mősorok közül lényeges igény jelentkezik a sport mősorok és az AXN mősorok iránt. A HBO és további zene-csatornák iránti igény nem jelentıs, ezek bevezetése jelenleg gazdaságtalan. A sport csomaggal együtt célszerő az AXN, AXN crimi és AXN sci-fi csatornák bevezetése, így a teljes csomag a következı csatornákat tartalmazza: Eurosport1 Eurosport2 Sport klub Sport klub+ Viasat 6 AXN AXN crimi AXN sci-fi A csatornák bevezetésének költsége 2.500.000 Ft, mely nem került beépítésre a 2008. évi üzleti tervbe, ezért tulajdonosi kölcsön biztosítását kérné. A csatornák 2008. július 1. napjától történı bevezetése esetén a csomagra 200 elıfizetıt várhatunk - figyelembe véve az olimpiát is. A csomag javasolt ára 1.600 Ft/hó. A bevezetésbıl a költségeket leszámolva 1.000.000 Ft tárgy évi nyereséggel számolnak, amit a tagi kölcsön visszafizetésére fordítana a Kft, míg a fennmaradó 1.500.000 Ft 2009. évben kerülne megfizetésre.

SÜRGÖSSÉGGEL! Határozati javaslat Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok részére tulajdonosi kölcsön biztosítása tárgyában 1. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdése alapján biztosított jogkörében eljárva a Halomalja Kft. részére 3.512 eFt. tulajdonosi kölcsönt nyújt a 2008. évi költségvetésének zárolt elıirányzata terhére azzal, hogy a társaság a kölcsönt visszafizeti a levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül.

Határidı: kölcsön nyújtására: 2008. július 15. kölcsön visszafizetésére: levonásba helyezhetı Áfa visszatérítését követı 5 banki napon belül Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Móricz Ferenc ügyvezetı

2. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 80. § (1) bekezdése alapján biztosított jogkörében eljárva a BalmazInterCom Kft. részére 2.500 eFt tulajdonosi kölcsönt nyújt a 2008. évi költségvetésének zárolt elıirányzata terhére azzal, hogy a társaság a kölcsön összegébıl 1.000.e Ft-ot a tárgy évi bevételébıl, míg a fennmaradó 1.500e Ft-ot 2009. évben fizet meg.

Határidı: kölcsön nyújtására: 2008. július 15. kölcsön visszafizetésére: 2009. december 31. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Hegedüs Tibor ügyvezetı


Dr. Tiba István polgármester Az elıterjesztést készítette: Leiter Katalin osztályvezetı


Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére közétkeztetés közösségi közbeszerzési eljárása tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! Balmazújváros Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 173/2008. (IV.30.) sz. határozatával döntött arról, hogy a közintézményeket érintı közétkeztetéshez a szükséges közösségi közbeszerzési eljárás lefolytatására a Mátrix Audit Beruházásszervezı és Pénzügyi Tanácsadó Kft-t bízza meg. Mátrix Audit Beruházásszervezı és Pénzügyi Tanácsadó Kft. a közbeszerzési eljárás kiírásához szükséges mellékelt dokumentumot elkészítette. Ez alapján kérem a Tisztelt Képviselı-testületet, hogy az ajánlati dokumentációról döntsön.

Határozati javaslat Közétkeztetés közösségi közbeszerzési eljárása tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 80. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva a közintézmények közösségi közétkeztetés biztosítására vonatkozó közbeszerzési ajánlati dokumentációt jóváhagyja. Az ajánlati felhívás megjelentetéséhez szükséges 90.e Ft összegő ellenırzési díjat a Polgármesteri Hivatal 2008. évi költségvetése terhére biztosítja. A Képviselı-testület felhatalmazza a polgármestert a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges valamennyi intézkedés – a Közbeszerzési Tanácsa által kiküldött esetleges hiánypótlásnak megfelelı javítások - megtételére, azzal, hogy a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatala a Képviselı-testület hatáskörében marad. A Képviselı-testület felkéri a Polgármesteri Hivatal jegyzıjét, hogy intézkedjen az ellenırzési díjnak Közbeszerzési Tanács számlájára történı átutalásáról.

Határidı: azonnal Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Szilágyi Jánosné dr. jegyzı Balmazújváros, 2008. június 20.

Dr. Tiba István Polgármester

KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTİ A Közbeszerzések Tanácsának Hivatalos Lapja 1024 Budapest, Margit krt. 85. Fax: 06 1 336 7751; 06 1 336 7757 E-mail: [email protected]

On-line értesítés: http://www.kozbeszerzes.hu

AZ EGYSZERŐSÍTETT ELJÁRÁS AJÁNLATI FELHÍVÁSA A Közbeszerzések Tanácsa (Szerkesztıbizottsága) tölti ki A hirdetmény kézhezvételének dátuma____________________ KÉ nyilvántartási szám_________________________________ I. SZAKASZ: AJÁNLATKÉRİ I.1) NÉV, CÍM ÉS KAPCSOLATTARTÁSI PONT(OK) Hivatalos név: Balmazújváros Város Önkormányzata Postai cím: Kossuth tér 4-5 Város/Község: Balmazújváros

Kapcsolattartási pont(ok): Címzett: E-mail: [email protected]

Postai Ország: Magyarország irányítószám: 4060 Telefon: (52) 580-102 Fax: (52) 370-035


További információk a következı címen szerezhetık be: Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.I mellékletet A dokumentáció a következı címen szerezhetı be (adott esetben): Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.II mellékletet Az ajánlatokat a következı címre kell benyújtani: X Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.III mellékletet I.2) Az ajánlatkérı más ajánlatkérı(k) nevében folytatja le a közbeszerzési eljárást? Igen X nem


17


HU 321

II.1.3) A szerzıdés meghatározása/tárgya Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. II.1.4) Közös Közbeszerzési Szójegyzék (CPV) Fı szójegyzék

Fı tárgy


-

-

55.52.31.00-3 . . . . . . . . . -

-

-



II.1.6) Elfogadhatók-e változatok (alternatív ajánlatok)? igen nem X

valamennyi részre

II. 2) SZERZİDÉS SZERINTI MENNYISÉG II.2.1) Teljes mennyiség vagy érték (adott esetben, valamennyi részt beleértve) Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. A fızı és tálaló konyhák mindegyikének legalább tálaló konyhaként való használata, a használatért évente min. 5 millió Ft bérleti díj fizetése. A felújításra, átalakításra szoruló konyhák felújítása, azok a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen való mőködtetése, HACCP rendszer mőködtetése. -Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény - Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola - Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı - Nyitnikék Óvoda - Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium - Balmazújvárosi Kistérségi Szociális Szolgáltató Központ Összesen: 365.000 fızött adag II.2.2) Ha ismert, ismétlıdı jellegő szerzıdések esetében kérjük feltüntetni a további szerzıdések tervezett idejét: hónapokban: vagy napokban: (a szerzıdés megkötésétıl számítva) II.3) A SZERZİDÉS IDİTARTAMA VAGY A BEFEJEZÉS, A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE Az idıtartam hónap(ok)ban: 120 vagy napokban: VAGY: kezdés befejezés

/ / / /



III. SZAKASZ: JOGI, GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI ÉS TECHNIKAI INFORMÁCIÓK III.1) A SZERZİDÉSRE VONATKOZÓ FELTÉTELEK III.1.1) A szerzıdést biztosító mellékkötelezettségek (adott esetben) Késedelmi kötbér III.1.2) Fı finanszírozási és fizetési feltételek és/vagy hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre Ajánlatkérı elıleget nem biztosít. A szolgáltatás díjának kifizetése a havi elszámolást követıen a nyertes ajánlattevı által kibocsátott számla alapján utólag történik, banki átutalással. A kiállított számla a Kbt. 305.§ (3) bekezdésének megfelelıen 30 napos fizetési határidıvel kerül kiegyenlítésre. III.1.3) A közös ajánlatot tevı nyertesek által létrehozandó gazdasági társaság, illetve jogi személy (adott esetben)

III.1.4) Vonatkoznak-e a szerzıdés teljesítésére egyéb különleges feltételek? (adott esetben) nem igen Ha igen, a különleges feltételek meghatározása






1. a Kbt. 66. § (1) bekezdés a) pontja szerint valamennyi számlavezetı pénzintézet 60 napnál nem régebbi nyilatkozatát az alábbi tartalommal - mióta vezeti a bankszámlá(i)t, - számláján a 2006,2007 években elıfordult-e


sorban állás, ha igen, milyen idıtartamban - fizetési kötelezettségeinek eleget tesz-e 2. Az utolsó két lezárt üzleti évre (2006, 2007) vonatkozó számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolójának hiteles másolatát 3. nyilatkozatot az utolsó három év (2005,2006,2007) munkahelyi és közétkeztetési tevékenységbıl származó forgalmáról 4. A közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítási kötvény hiteles másolata és az utolsó biztosítási díj fizetésén igazolásának hiteles másolata

2. ha az utolsó két lezárt üzleti évre (2006,2007) vonatkozó, számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolója alapján a mérleg szerinti eredménye negatív volt. 3. Ha a munkahelyi és közétkeztetésbıl származó együttes árbevétele az utolsó három év (2005,2006,2007) egyikében sem éri el a nettó 200 millió forintot. 4. ha a közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítás mértéke nem éri el a minimum 30 M Ft/év és/vagy a 5 M Ft/kár limitet

III.2.3) Mőszaki, illetve szakmai alkalmasság

Az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód:




1. Az elmúlt három év (2005, 2006, 2007) jelentısebb étkeztetési szolgáltatásainak ismertetése legalább az elvégzett szolgáltatás tárgyának valamint az ellenszolgáltatás összegének, a teljesítés idejének, a szerzıdést kötı másik fél megnevezésének, valamint kapcsolattartója nevének és elérhetıségének feltüntetésével a Kbt. 67. § (3) bekezdésének a) pontjában és a 68. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen. 2. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat. a fızıkonyháról, mely lehetıvé teszi technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint a technológiáról (technológiai leírással), amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. A beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó, érvényes ISO 9001 vagy azzal a Kbt. 68. §-ának (4) bekezdése szerint egyenértékő tanúsítvány benyújtása, illetve egyenértékő minıségbiztosítási intézkedések egyéb bizonyítékának bemutatására. 4. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat a rendelkezésre álló mőszaki felszereltségérıl ( gépjármővek). (

1. 2005-2006-2007 év vonatkozásában legalább 2 évben nem rendelkezik évenként legalább 1 db 500 adag/ nap étkeztetési referenciával, mely kiterjed a diétás étkezetésre is – legalább cukor, gyomor, és epebetegségekre vonatkozóan- melyeket szociális intézményekbe teljesített. 2. Nem rendelkezik olyan fızıkonyhával, mely lehetıvé teszi az technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint nem rendelkezik olyan technológiával, amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. Az ajánlattevı nem rendelkezik a beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó érvényes ISO 9001 vagy azzal egyenértékő minıségirányítási rendszerrel, illetve a minıségirányítási intézkedések egyéb bizonyítékával. 4 Nem rendelkezik legalább 5 db ANTSZ engedéllyel rendelkezı hőtı autóval

III.2.4) Fenntartott szerzıdések A szerzıdés védett mőhelyek számára fenntartott? igen nem X III. 3) KÜLÖNLEGES FELTÉTELEK III.3.1) A szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képzettséghez) van-e kötve? igen nem X Ha igen, a vonatkozó jogszabályi rendelkezésre történı hivatkozás:


IV. SZAKASZ: ELJÁRÁS IV.1) AZ ELJÁRÁS TÍPUSA IV.1.1) Az eljárás típusa Tárgyalásos X



X

VI. fejezet



NEM

X


IV. 2) BÍRÁLATI SZEMPONTOK IV.2.1) Bírálati szempontok (csak a megfelelıt jelölje meg) A legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás VAGY Az összességében legelınyösebb ajánlat az alábbiak szerint

X

az alábbiakban megadott részszempontok alapján Részszempont

Súlyszám

Részszempont


2

6.


1

7.

3. Bérleti díj

1

8.

4.

9.

5.

10.

Súlyszám

IV.2.2) Elektronikus árlejtést alkalmaznak-e? igen nem X Ha igen, további információk az elektronikus árlejtésrıl (ha szükséges)


IV.3.2) Az adott szerzıdésre vonatkozóan korábbi közzétételre sor került-e? nem X

igen

Igen válasz esetén Elızetes összesített tájékoztató A hirdetmény száma a KÉ-ben: Egyéb korábbi közzététel (adott esetben) A hirdetmény száma a KÉ-ben:


IV.3.3) A dokumentáció beszerzésének feltételei A dokumentáció beszerzésének határideje Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap )

Idıpont: 10.00

Kell-e fizetni a dokumentációért? igen X nem Igen válasz esetén, Ár (számokkal): 100.000 (bruttó) Pénznem: HUF A fizetés feltételei és módja: A dokumentáció ellenértékét az ajánlatkérınek a Bank Rt. Balmazújvárosi kirendeltségénél vezetett …………..számú folyószámlájára kell átutalni „Balmazújváros, közétkeztetési szolgáltatás nyújtása dokumentáció vételár” megjelöléssel. A dokumentáció ellenértékérıl az ajánlatkérı számlát bocsát ki. IV.3.4) Az ajánlattételi határidı Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00

IV.3.5) Az(ok) a nyelv(ek), amely(ek)en az ajánlatok benyújthatók ES CS DA DE SK SL FI SV

ET

EL

EN FR

IT

LV LT

HU MT NL PL PT X

Egyéb:




2008/07/18 (év/hó/nap)


Idıpont: 10.00

VI. SZAKASZ: KIEGÉSZÍTİ INFORMÁCIÓK VI.1) A KÖZBESZERZÉS ISMÉTLİDİ igen nem X

JELLEGŐ-E?

(adott esetben)



VI.3.2.) Az eredményhirdetés idıpontja


VI.3.4.) A tárgyalás lefolytatásának menete és az ajánlatkérı által elıírt alapvetı szabályai, az elsı tárgyalás idıpontja (kivéve, ha az eljárás tárgyalás nélküli) Az elsı tárgyalás idıpontja 2008. 07. 21 Az ajánlatkérı egy tárgyalási forduló megtartását tervezi, de fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben szükségesnek ítéli meg, újabb tárgyalási fordulót tartson.

VI.3.5.1.) A dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele? igen X

nem


VI.3.6.1.) Az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztásának bírálati szempontja esetén az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: Az értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: 1-100 VI.3.6.2.) A módszer (módszerek) ismertetése, amellyel az ajánlatkérı megadja aVI.3.6.1) szerinti ponthatárok közötti pontszámot Valamennyi résszempontnál a legelınyösebb ajánlat kap maximális pontszámot, a többi ajánlat pontszáma lineáris arányosítással lesz megállapítva. VI.3.7.) A III.2.2.) és a III.2.3.) szerinti feltételek és ezek elıírt igazolási módja a minısített ajánlattevık hivatalos jegyzékébe történı felvétel feltételét képezı minısítési szempontokhoz képest szigorúbb(ak)-e? igen X nem VI.3.8.) Meg kell jelölni az ajánlatban

a) az ajánlattevı által a szerzıdés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat? igen X nem

b) a közbeszerzésnek azt a részét, amellyel összefüggésben az ajánlattevı harmadik személlyel szerzıdést fog kötni, e szervezet (személy) meghatározása nélkül? igen X nem VI.3.9.) Egyéb információk: 1. Ajánlattevı köteles az adott intézményben lévık részére speciális étkezést és diétát biztosítani. 2. A nyersanyagnorma és az intézményi térítési díj megállapításának joga az önkormányzatot illeti meg.(A megállapított térítési díj évente felülvizsgálatra kerül és meghatározásánál a KSH inflációs adatait kötelezı figyelembe venni.) Az ajánlatkérı által meghatározott nyersanyag normát ajánlattevınek bruttó normaként kell figyelembe vennie. Ajánlattevı az általa meg ajánlott rezsiszázalék mértékét 3 évig köteles azonos szinten tartani. A rezsi költségszázalék a nyersanyagnorma nettó részére vonatkoztatott mőködtetési költség. 3. a vállalt szolgáltatás minısége rendszeresen ellenırzésre kerül. A szolgáltató, a fenntartó és az intézmények havi rendszerességgel egyeztetnek a szolgáltatás teljesítésérıl.

4. Az ajánlatokat cégszerően aláírva, oldalanként szignálva (üres oldalt nem), 3 példányban (1 eredeti, 2 másolati példány az eredeti megjelölésével), zárt borítékban (csomagolásban) kell benyújtani. Eltérés esetén az eredeti példány irányadó az értékelésnél., a következı szöveg feltüntetésével: „Balmazújváros Városi Önkormányzata, közétkeztetési szolgáltatatás közbeszerzés. Ajánlattételi határidı elıtt felbontani tilos!” 5. A postán feladott ajánlatokat az ajánlatkérı csak akkor tekinti határidın belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidı lejártát megelızıen sor kerül. Az ajánlat esetleges elirányításából, elvesztésébıl eredı kockázatot az ajánlattevı viseli. 6. Az ajánlatokat a felhívásban és a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelıen kell elkészíteni. 7. Az ajánlat összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerülı összes költség az ajánlattevıt terheli. 8. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 70. § (1) bekezdésében foglaltakra. 9. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 71. (3) bekezdésében foglaltakra. 10. Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó vonatkozásában az alábbi okiratokat: - 60 napnál nem régebbi cégkivonatot eredeti vagy közjegyzı által hitelesített másolati formában; - a cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldányát eredetiben vagy annak közjegyzı által hitelesített másolatát. 11. Figyelemmel a Kbt.91.§ (2) bekezdésében foglaltakra, ajánlatkérı elıírja, hogy az eljárás nyertesének visszalépése esetén az eljárás eredményének kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevınek minısített ajánlattevıvel köti meg a szerzıdést. Az ajánlatkérı a teljesítés helyszíneinek megtekintése céljából helyszíni bejárást tart, melynek idıpontja: 2007.07.04. 11.00 óra; kezdésének helye: az ajánlatkérı székhelye


/

/

(év/hó/nap)

AZ EGYSZERŐSÍTETT ELJÁRÁS AJÁNLATI FELHÍVÁSA A Közbeszerzések Tanácsa (Szerkesztıbizottsága) tölti ki A hirdetmény kézhezvételének dátuma____________________ KÉ nyilvántartási szám_________________________________

I. SZAKASZ: AJÁNLATKÉRİ I.1) NÉV, CÍM ÉS KAPCSOLATTARTÁSI PONT(OK) Hivatalos név: Balmazújváros Város Önkormányzata Postai cím: Kossuth tér 4-5 Város/Község: Balmazújváros Kapcsolattartási pont(ok):

Postai irányítószám: Ország: Magyarország 4060 Telefon: (52) 580-102

Címzett: E-mail: [email protected]

Fax: (52) 370-035


További információk a következı címen szerezhetık be: Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.I mellékletet A dokumentáció a következı címen szerezhetı be (adott esetben): Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal X Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.II mellékletet Az ajánlatokat a következı címre kell benyújtani: X Azonos a fent említett kapcsolattartási ponttal/pontokkal Ha attól eltérı, kérjük töltse ki az A.III mellékletet I.2) Az ajánlatkérı más ajánlatkérı(k) nevében folytatja le a közbeszerzési eljárást?

Igen X nem


17


HU 321

II.1.3) A szerzıdés meghatározása/tárgya Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. II.1.4) Közös Közbeszerzési Szójegyzék (CPV)

Fı szójegyzék Fı tárgy


-

-

55.52.31.00-3 . . . . . . . . . -

-

-



II.1.6) Elfogadhatók-e változatok (alternatív ajánlatok)?

valamennyi részre igen

nem X

II. 2) SZERZİDÉS SZERINTI MENNYISÉG II.2.1) Teljes mennyiség vagy érték (adott esetben, valamennyi részt beleértve) Vállalkozási szerzıdés, Balmazújváros Város Önkormányzata és a Balmazújvárosi Kistérség Többcélú Társulása fenntartásában mőködı oktatási, nevelési és szociális intézmények közétkeztetési szolgáltatásainak ellátása. A fızı és tálaló konyhák mindegyikének legalább tálaló konyhaként való használata, a használatért évente min. 5 millió Ft bérleti díj fizetése. A felújításra, átalakításra szoruló konyhák felújítása, azok a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen való mőködtetése, HACCP rendszer mőködtetése. Nyertes ajánlattevı a szolgáltatás megkezdéséig köteles felszerelni valamennyi szolgáltó helyen a közüzemi mérıórákat. -Egyesített Óvoda és Bölcsıde Intézmény - Bocskai István és Kalmár Zoltán Egyesített Általános Iskola - Veres Péter Gimnázium, Szakközépiskola és Szakképzı - Nyitnikék Óvoda - Központi és Petıfi Sándor Kistérségi Általános Iskola és Kollégium - Balmazújvárosi Kistérségi Szociális Szolgáltató Központ Összesen: 365.000 fızött adag

II.2.2) Ha ismert, ismétlıdı jellegő szerzıdések esetében kérjük feltüntetni a további szerzıdések tervezett idejét: hónapokban: vagy napokban: (a szerzıdés megkötésétıl számítva)

II.3) A SZERZİDÉS IDİTARTAMA VAGY A BEFEJEZÉS, A TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE Az idıtartam hónap(ok)ban: 60 vagy napokban: VAGY: kezdés befejezés

/ / / /



III. SZAKASZ: JOGI, GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI ÉS TECHNIKAI INFORMÁCIÓK

III.1) A SZERZİDÉSRE VONATKOZÓ FELTÉTELEK III.1.1) A szerzıdést biztosító mellékkötelezettségek (adott esetben) Késedelmi kötbér III.1.2) Fı finanszírozási és fizetési feltételek és/vagy hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre Ajánlatkérı elıleget nem biztosít. A szolgáltatás díjának kifizetése a havi elszámolást követıen a nyertes ajánlattevı által kibocsátott számla alapján utólag történik, banki átutalással. A kiállított számla a Kbt. 305.§ (3) bekezdésének megfelelıen 30 napos fizetési határidıvel kerül kiegyenlítésre.

III.1.3) A közös ajánlatot tevı nyertesek által létrehozandó gazdasági társaság, illetve jogi személy (adott esetben)

III.1.4) Vonatkoznak-e a szerzıdés teljesítésére egyéb különleges feltételek? (adott esetben) Ha igen, a különleges feltételek meghatározása

igen

nem






1. a Kbt. 66. § (1) bekezdés a) pontja szerint valamennyi számlavezetı pénzintézet 60 napnál nem régebbi nyilatkozatát az alábbi tartalommal


- mióta vezeti a bankszámlá(i)t, - számláján a 2006,2007 években elıfordult-e sorban állás, ha

2. ha az utolsó két lezárt üzleti évre (2006,2007) vonatkozó,

igen, milyen idıtartamban - fizetési kötelezettségeinek eleget tesz-e 2. Az utolsó két lezárt üzleti évre (2006, 2007) vonatkozó számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolójának hiteles másolatát 3. nyilatkozatot az utolsó három év (2005,2006,2007) munkahelyi és közétkeztetési tevékenységbıl származó forgalmáról

számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolója alapján a mérleg szerinti eredménye negatív volt. 3. Ha a munkahelyi és közétkeztetésbıl származó együttes árbevétele az utolsó három év (2005,2006,2007) egyikében sem éri el a nettó 200 millió forintot. 4. ha a közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítás mértéke nem éri el a minimum 30 M Ft/év és/vagy a 5 M Ft/kár limitet

4. A közbeszerzés tárgyára vonatkozó vagy arra is kiterjedı felelısségbiztosítási kötvény hiteles másolata és az utolsó biztosítási díj fizetésén igazolásának hiteles másolata

III.2.3) Mőszaki, illetve szakmai alkalmasság Az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és a megkövetelt igazolási mód:




1. Az elmúlt három év (2005, 2006, 2007) jelentısebb étkeztetési szolgáltatásainak ismertetése legalább az elvégzett szolgáltatás tárgyának valamint az ellenszolgáltatás összegének, a teljesítés idejének, a szerzıdést kötı másik fél megnevezésének, valamint kapcsolattartója nevének és elérhetıségének feltüntetésével a Kbt. 67. § (3) bekezdésének a) pontjában és a 68. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen.

1. 2005-2006-2007 év vonatkozásában legalább 2 évben nem rendelkezik évenként legalább 1 db 500 adag/ nap étkeztetési referenciával, mely kiterjed a diétás étkezetésre is – legalább cukor, gyomor, és epebetegségekre vonatkozóanmelyeket szociális intézményekbe teljesített.

2. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat. a fızıkonyháról, mely lehetıvé teszi technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint a technológiáról (technológiai leírással), amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít

3. A beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó, érvényes ISO 9001 vagy azzal a Kbt. 68. §-ának (4) bekezdése szerint egyenértékő tanúsítvány benyújtása, illetve egyenértékő minıségbiztosítási intézkedések egyéb bizonyítékának bemutatására.

2. Nem rendelkezik olyan fızıkonyhával, mely lehetıvé teszi az technikai probléma esetén egyadagos zárt dobozba való csomagolást napi legalább 500 adagban, valamint nem rendelkezik olyan technológiával, amely a hőtve tárolást, illetve hozzáadott tartósítószer nélkül 72 órás eltarthatóságot biztosít 3. Az ajánlattevı nem rendelkezik a beszerzés tárgya szerinti tevékenységre vonatkozó érvényes ISO 9001 vagy azzal egyenértékő minıségirányítási rendszerrel, illetve a minıségirányítási intézkedések egyéb bizonyítékával. 4 Nem rendelkezik legalább 5 db ANTSZ engedéllyel rendelkezı hőtı autóval

4. A Kbt. 67. § (2) bekezdés b) pontja alapján megtett nyilatkozat a rendelkezésre álló mőszaki felszereltségérıl ( gépjármővek). (

III.2.4) Fenntartott szerzıdések A szerzıdés védett mőhelyek számára fenntartott?

igen

nem X

III. 3) KÜLÖNLEGES FELTÉTELEK III.3.1) A szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képzettséghez) van-e kötve?

igen

nem X

Ha igen, a vonatkozó jogszabályi rendelkezésre történı hivatkozás:


IV. SZAKASZ: ELJÁRÁS IV.1) AZ ELJÁRÁS TÍPUSA IV.1.1) Az eljárás típusa Tárgyalásos

X



X

VI. fejezet



NEM

X


IV. 2) BÍRÁLATI SZEMPONTOK IV.2.1) Bírálati szempontok (csak a megfelelıt jelölje meg) A legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás VAGY Az összességében legelınyösebb ajánlat az alábbiak szerint az alábbiakban megadott részszempontok alapján

X

Részszempont

Súlyszám

Részszempont


2

6.


1

7.

3. Bérleti díj

1

8.

4. Foglalkoztatás biztosítása

1

9.

5. idényjellegő zöldség, gyümölcs %-os aránya, tartósított, kész, vagy

1

10.

Súlyszám

félkész ételek aránya IV.2.2) Elektronikus árlejtést alkalmaznak-e?

igen

nem X

Ha igen, további információk az elektronikus árlejtésrıl (ha szükséges)


IV.3.2) Az adott szerzıdésre vonatkozóan korábbi közzétételre sor került-e?

igen

nem X

Igen válasz esetén Elızetes összesített tájékoztató


A hirdetmény száma a KÉ-ben: Egyéb korábbi közzététel (adott esetben) A hirdetmény száma a KÉ-ben: IV.3.3) A dokumentáció beszerzésének feltételei A dokumentáció beszerzésének határideje Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap )

Idıpont: 10.00

Kell-e fizetni a dokumentációért? Igen válasz esetén, Ár (számokkal): 100.000 (bruttó)

igen X

nem

Pénznem: HUF

A fizetés feltételei és módja: A dokumentáció ellenértékét az ajánlatkérınek a 11738091-15373175 számú folyószámlájára kell átutalni „Balmazújváros, közétkeztetési szolgáltatás nyújtása dokumentáció vételár” megjelöléssel. A dokumentáció ellenértékérıl az ajánlatkérı számlát bocsát ki.

IV.3.4) Az ajánlattételi határidı Dátum: 2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00

IV.3.5) Az(ok) a nyelv(ek), amely(ek)en az ajánlatok benyújthatók ES

CS

DA

DE

ET

EL

EN

FR

IT

LV LT

HU MT NL PL PT SK SL

FI

SV

X Egyéb:




2008/07/18 (év/hó/nap)

Idıpont: 10.00


VI. SZAKASZ: KIEGÉSZÍTİ INFORMÁCIÓK VI.1) A KÖZBESZERZÉS ISMÉTLİDİ JELLEGŐ-E? (adott esetben)

igen

nem X



VI.3.2.) Az eredményhirdetés idıpontja 2008. július 28. 11.00


VI.3.4.) A tárgyalás lefolytatásának menete és az ajánlatkérı által elıírt alapvetı szabályai, az elsı tárgyalás idıpontja (kivéve, ha az eljárás tárgyalás nélküli) Az elsı tárgyalás idıpontja 2008. 07. 21 Az ajánlatkérı egy tárgyalási forduló megtartását tervezi, de fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben szükségesnek ítéli meg, újabb tárgyalási fordulót tartson. VI.3.5.1.) A dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele? igen X

nem


VI.3.6.1.) Az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztásának bírálati szempontja esetén az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: Az értékelése során adható pontszám alsó és felsı határa: 1-100 VI.3.6.2.) A módszer (módszerek) ismertetése, amellyel az ajánlatkérı megadja aVI.3.6.1) szerinti ponthatárok közötti pontszámot Az 1-3, 5. résszempontnál a legelınyösebb ajánlat kap maximális pontszámot, a többi ajánlat pontszáma lineáris arányosítással lesz megállapítva. A 4 résszempont abszolút értékelés módszerével kerül értékelésre VI.3.7.) A III.2.2.) és a III.2.3.) szerinti feltételek és ezek elıírt igazolási módja a minısített ajánlattevık hivatalos jegyzékébe történı felvétel feltételét képezı minısítési szempontokhoz képest szigorúbb(ak)-e? igen X nem VI.3.8.) Meg kell jelölni az ajánlatban

a) az ajánlattevı által a szerzıdés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat?

igen X

nem

b) a közbeszerzésnek azt a részét, amellyel összefüggésben az ajánlattevı harmadik személlyel szerzıdést fog kötni, e szervezet (személy) meghatározása nélkül?

igen X

VI.3.9.) Egyéb információk: 1. Ajánlattevı köteles az adott intézményben lévık részére speciális étkezést és diétát biztosítani.

nem

2. A nyersanyagnorma és az intézményi térítési díj megállapításának joga az önkormányzatot illeti meg.(A megállapított térítési díj évente felülvizsgálatra kerül és meghatározásánál a KSH inflációs adatait kötelezı figyelembe venni.) Az ajánlatkérı által meghatározott nyersanyag normát ajánlattevınek bruttó normaként kell figyelembe vennie. Ajánlattevı az általa meg ajánlott rezsiszázalék mértékét 3 évig köteles azonos szinten tartani. A rezsi költségszázalék a nyersanyagnorma nettó részére vonatkoztatott mőködtetési költség. A vállalt szolgáltatás minısége rendszeresen ellenırzésre kerül. A szolgáltató, a fenntartó és az intézmények havi rendszerességgel egyeztetnek a szolgáltatás teljesítésérıl. Köteles ajánlattevı havonta az Önkormányzat felé az étkezési tervet lejelenteni, és azt ajánlatkérı jóváhagyása után teljesíteni. 3. A szerzıdés idıtartama 60 hónap, mely elégedettség esetén közös megegyezéssel további 60 hónappal meghosszabbítható. Amennyiben a nyertes ajánlattevı a vállalt beruházásokat, foglalkoztatási kötelezettségeket és vállalt kötelezettségeit nem teljesíti a 30. hónap végére, a szerzıdés a határnapon érvényét veszti. 4. Az ajánlatokat cégszerően aláírva, oldalanként szignálva (üres oldalt nem), 4 példányban (1 eredeti, 3másolati példány az eredeti megjelölésével), zárt borítékban (csomagolásban) kell benyújtani. Eltérés esetén az eredeti példány irányadó az értékelésnél., a következı szöveg feltüntetésével: „Balmazújváros Város Önkormányzata, közétkeztetési szolgáltatatás közbeszerzés. Ajánlattételi határidı elıtt felbontani tilos!” 5. A postán feladott ajánlatokat az ajánlatkérı csak akkor tekinti határidın belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidı lejártát megelızıen sor kerül. Az ajánlat esetleges elirányításából, elvesztésébıl eredı kockázatot az ajánlattevı viseli. 6. Az ajánlatokat a felhívásban és a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelıen kell elkészíteni. 7. Az ajánlat összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerülı összes költség az ajánlattevıt terheli. 8. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 70. § (1) bekezdésében foglaltakra. 9. Az ajánlattevınek ajánlatában nyilatkoznia kell a Kbt. 71. (3) bekezdésében foglaltakra. 10. Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevı és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó vonatkozásában az alábbi okiratokat: - 60 napnál nem régebbi cégkivonatot eredeti vagy közjegyzı által hitelesített másolati formában; - a cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldányát eredetiben vagy annak közjegyzı által hitelesített másolatát. 11. Figyelemmel a Kbt.91.§ (2) bekezdésében foglaltakra, ajánlatkérı elıírja, hogy az eljárás nyertesének visszalépése esetén az eljárás eredményének kihirdetésekor a következı legkedvezıbb ajánlatot tevınek minısített ajánlattevıvel köti meg a szerzıdést. Az ajánlatkérı a teljesítés helyszíneinek megtekintése céljából helyszíni bejárást tart, melynek idıpontja: 2007.07.04. 11.00 óra; kezdésének helye: az ajánlatkérı székhelye


/

/

(év/hó/nap)

SŐRGİSSÉGGEL!



Szilágyi Jánosné dr. jegyzı ELİTERJESZTÉS Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testületének 2008. június 25-én tartandó ülésére az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében meghirdetett a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázat tárgyában. Tisztelt Képviselı-testület! A Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztésére vonatkozóan megjelent pályázat szerint a Polgármesteri Hivatal részére lehetıség nyílt arra vonatkozóan, hogy új szervezési mőködési kultúra terjedjen el, elsısorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, és a költséghatékonyság terén. Három fejlesztési csoportot határoz meg a pályázati kiírás. 1. A döntési mechanizmus korszerősítése. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása. 3. A partnerség erısítése. A pályázat két komponensbıl áll, melyek között a különbség a pályázói körben van. Balmazújváros Város az „A” komponens keretében pályázhat, mivel 5000 vagy annál nagyobb lakosszámmal rendelkezı települési önkormányzatnak minısül. Az „A” komponens esetében 65 db a várható támogatott pályázatok száma, a rendelkezésre álló keretösszeg 1000 millió forint lehet. A jelen pályázat keretében egy pályázó által elnyerhetı támogatás mértéke az „A” komponens esetében minimum 4.000eFt, maximum 20.000e Ft lehet. A pályázónak a projekt elszámolható költségének legalább – az „A” komponens esetében – 8 % önrésszel kell rendelkeznie. Az „A” komponens esetében a kedvezményezett térségek besorolásáról szóló 311/2007. (XI. 17.) Korm. rendelet 2. melléklete szerinti leghátrányosabb helyzető kistérségben levı székhellyel rendelkezı települések esetében a pályázónak a projekt összes elszámolható költségének legalább 5 %-át kitevı igazolt saját forrással kell rendelkeznie. Balmazújváros beletartozik a leghátrányosabb kistérségben levı települések közé, ezért 5 %-os önrésszel kell rendelkeznie. A pályázatot 2008. május 26. és június 30-a között lehet benyújtani. Javaslom, hogy a T. Képviselı-testület támogassa Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának jelen pályázaton való részvételét a maximum 20.000 e Ft-os pályázati összegre vonatkozóan, és biztosítsa a szükséges önrészt.

2

Határozati javaslat Az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében meghirdetett a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázat tárgyában. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. év LXV. törvény 80. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva: a.) alternatíva: kinyilvánítja az a szándékát, hogy Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részt vesz az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázaton a maximum 20.000 e Ft. támogatási összegre vonatkozóan. A pályázat benyújtásához szükséges 5 %-os mértékő, maximum 1.000 e. Ft összegő önrészt a 2008. évi költségvetés zárolt elıirányzata terhére biztosítja. A Képviselı-testület megbízza a …………………………..t a pályázat elkészítésére és határidıben történı benyújtására. A pályázat elkészítéséért …………………..megbízási díj illeti meg a ………………………-t. Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete felhatalmazza a polgármestert a pályázat benyújtásához szükséges nyilatkozatok megtételére és a benyújtandó pályázat aláírására. b.) alternatíva. Balmazújváros Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala nem kíván részt venni az ÁROP-1.A.2 kódszámú az Államreform operatív program keretében a Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése címő pályázaton

Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester




Elıterjesztés Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2008. június 25-én tartandó ülésére Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetése tárgyában

Tisztelt Képviselı-testület! Szilágyi Jánosné dr. jegyzı azzal a kéréssel fordult a Tisztelt Képviselı-testülethez, hogy nyugdíjjogosultságára tekintettel közszolgálati jogviszonyát 2008. július 1. napjától felmentéssel szüntesse meg. Nyugdíjjogosultságára figyelemmel közszolgálati jogviszonyát a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.) 17. § (1) bekezdés d.) pontja alapján felmentéssel kell megszüntetni. A felmentési ideje a Ktv. 18. § (2) bekezdése alapján 8 hónap. Szilágyi Jánosné dr. jegyzı 38 év közszolgálatban eltöltött idejébıl 18 évet töltött el jegyzıként Balmazújvároson. Aktív köztisztviselıi életútját le kívánja zárni, melyhez a képviselı-testület döntése szükséges. Ezért kérem T. Képviselı-testületet, hogy a jegyzı asszony kérelmének helyt adva közszolgálati jogviszonyát felmentéssel szüntesse meg.

Határozati javaslat Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetése tárgyában Balmazújváros Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 10. §. (1) bekezdésében biztosított jogkörében eljárva Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyát - 2008. július 1. napjától 8 hónap felmentéssel – 2009. február 28. napjával megszünteti. A Képviselı-testület felkéri a polgármestert, hogy Szilágyi Jánosné dr. jegyzı közszolgálati jogviszonyának megszüntetésével kapcsolatos iratokat írja alá.

Határidı: 2008. június 30. Felelıs: Dr. Tiba István polgármester Balmazújváros, 2008. június 23.


BALMAZÚJVÁROS VÁROS POLGÁRMESTERE MEGHÍVÓ

Recommend Documents