Bagaimana Belajar "Information System Development Analysis" (Dalam Peran Personilnya)

- Muhammad Taufiq -

Bagaimana Belajar "Information System Development Analysis" (Dalam Peran Personilnya) MUHAMMAD TAUFIQ

Many organizations consider information system and information technology to be essential to their ability to compete or gain a competitive advantage. Most businesses realize that all workers need to participate in the development of information systems not just the information technology specialists. Many businesses consider management of their information resource to be equal in importance to managing their other key resources: property, facilities, equipment, employees, and capital. Most information systems are dependent on information technology that must be selected, installed and customized, integrated into the business, and technically supported Competitive advantage can be achieved by enhancing the firm's ability to deal with customers, suppliers, substitute product and services and new entrants to its market, which in turn change the balance of power between a firm and other competitors in the industry in the firm's favor Key word: Information System Analysts, Analysis, System Development

Sejalan dengan pertumbuhan dan perkembangan Teknologi Informasi (IT) serta diikuti dengan pertumbuhan dan perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, maka hampir semua industri atau usaha bisnis di pengaruhi oleh sistem informasi yang berbasis komputer demikian juga dalam aplikasi usaha lebih banyak menggunakan komputer, sehingga mau tidak mau dunia bisnis ataupun pengelola perusahaan telah mempertimbangkan bahwa memenej sumber daya informasi sama pentingnya dengan memenej sumber daya yang lain, seperti asset, fasilitas, peralatan, karyawan, maupun modal. Berdasarkan pengertian umum, maka dapat dibedakan antara Sistem Informasi (Information System, IS) dengan Teknologi Informasi (Information Technology, IT), dimana :

Sistem Informasi (SI) adalah suatu pengaturan atau penyusunan personal, data, pemrosesan, presentasi informasi, dan teknologi informasi yang saling berhubungan untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari di dalam bisnis, seperti halnya dukungan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang dibutuhkan oleh fihak pemakai (users) dan manajemen.

Teknologi Informasi (TI) adalah suatu istilah yang lebih banyak berkaitan dengan kombinasi teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi telekomunikasi (data, image/gambar, dan jaringan suara).

Diantara banyak organisasi (perusahaan), pengadaan sistem – sistem informasi dan teknologi informasi dapat digunakan sebagai alat ukur keunggulan kompetitif (competitive advantage), sehingga banyak

Information System Development Analysis - 1/11

- Muhammad Taufiq -

pelaku bisnis secara realistis menyatakan bahwa semua pekerja diminta partispasinya didalam mengembangkan sistem informasi dan bukan sekedar sebagai spesialis teknologi informasi saja. Personal atau orang yang terlibat dan tertarik didalam pengembangan sistem informasi (yaitu: perubahan kedalam sistem yang baru) baik yang bekerja secara teknis maupun non teknis disebut sebagai stakeholders. Dan Stakeholders dalam sistem informasi secara terperinci dapat diklasifikasikan dalam tujuh bagian: 1. System Analysts (Analis Sistem) 2. System Owners (Pemilik Sistem) 3. System Users (Pemakai Sistem) 4. System Designers (Pendisain Sistem) 5. System Builders (Pembangun Sistem) 6. Information Technology Vendors (Penyedia IT) 7. Information Technology Consultants (Konsultan IT) Ketujuh Stakeholders diatas secara umum merupakan team pengembang sistem (System Development Teams), yakni sebagai pelaku dalam penyusunan sebuah sistem, terlepas dari segala bidang akademik / karier apapun, setiap orang bisa menentukan peran atau partisipasinya selama proyek pengembangan sistem, sehingga didalam analisis dan pendisainan sistem tidak hanya melibatkan para profesional komputer saja, kesemua orang yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem ini dikenal sebagai "Information Workers" Pengertian Information Workers merupakan penjabaran terhadap seluruh personal dalam kegiatan penyusunan, pengkoleksian, pemrosesan, pendistribusian dan penggunaan informasi. Keberlansungannya, ditentukan oleh keputusan yang dibuat dari informasi, misal information workers (seperti: system analysts dan programmers) akan menyusun sistem informasi berupa proses dan distribusi informasi, sedangkan lainnya (seperti: juru tulis, sekretaris dan menejer) utamanya akan menangkap, mendistribusi dan menggunakan data maupun informasi. Dan saat ini, industri teknologi informasi yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan (networks), dan konsultan telah berkembang pesat untuk mendukung pertumbuhan kebutuhan informasi dalam dunia bisnis. seperti dalam gambar 1.1. Dari seluruh bagian dalam information workers ini, maka analis sistem (system analyst) berperan paling dominan untuk mengatur dan mengkoordinir seluruh aktivitas pengembangan sistem informasi yang mana berhubungan langsung dengan pelaku – pelaku lainnya, seperti system owners, system user, system designers, system builders maupun kepada Information Technology Vendors dan Information Technology Consultants


- Muhammad Taufiq -

-- STAKEHOLDERS --

IT. VENDORS

SYSTEM OWNERS

SYSTEM USERS

SYSTEM DESIGNERS

SYSTEM BUILDERS

IT. CONSULTANTS

SYSTEM ANALYSTS

INFORMATION WORKERS

SYSTEM DEVELOPMENT Gambar 1.1. Stakeholders dalam "Information System Development"

1.

System Analysts (Analis Sistem)

Orang yang mengfasilitasi pengembangan pada sistem informasi dan aplikasi komputer untuk menjembatani "communication gap" yang terjadi antara secara non teknis system owners dengan system users dan secara teknis system designers dengan system builders System analysts marupakan fasilitator dari pengembangan system informasi dan aplikasi komputer Kapasitas sebagai seorang analis adalah mampu berinteraksi dengan setiap stakeholder yang lain didalam sebuah sistem (gambar 1.2), untuk system owners dan system users peran analis adalah mengidentifikasi dan mengvalidasi permasalahan dan kebutuhan – kebutuhan bisnis, sedangkan untuk system designers dan system builders peran analis adalah mencarikan solusi teknis dalam menentukan kebutuhan – kebutuhan bisnis dan kemudian mengintegrasikan solusi teknis tersebut kedalam bisnis. Peran dari sistem analyst ini dibagi menjadi analisis sistem dan disain sistem, dimana analisis sistem adalah studi terhadap lingkungan masalah bisnis untuk direkomendasikan kedalam solusi


- Muhammad Taufiq -

perbaikan serta penetapan kebutuhan – kebutuhan bisnis, sedangkan disain sistem adalah spesifikasi dan konstruksi teknis pada penggunaan komputer sebagai dasar solusi terhadap kebutuhan – kebutuhan bisinis yang telah diidentifikasi dalam analisis sistem Peran dari seorang analis sistem, ia harus dibekali dengan disiplin ilmu pengetahuan tertentu serta keterampilan yang mendukung dan memadai dengan permasalahan yang dihadapi, karena menyangkut kebutuhan – kebutuhan yang diperlukan, sebagaimana yang diuraikan berikut ini. a. Ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan masalah bisnis, karena aplikasi sistem informasi sekarang banyak diterapkan dalam dunia bisnis, maka dengan bekal ilmu pengetahuan bisinis ini dapat diharapkan terjadinya komunikasi yang baik dalam sebuah team proyek. Ilmu pengetahuan tersebut meliputi manajemen fungsi (pemasaran, produksi, keuangan dan SDM), akuntansi (keuangan, biaya dan manajemen), perilaku organisasi, pengendalian kualitas manajemen, kebijakan – kebijakan perusahaan dan aspek bisnis lainnya b. Ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan teknologi komputer, karena berkaitan dengan pengolahan data yang secara kuantitatif berjumlah besar, fluktuatif dan dinamis, maka perlu adanya pengetahuan tentang kemampuan perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, sistem jaringan, keunggulan bahasa – bahasa pemrograman maupun software – software paket aplikasi, sistem operasi, perangkat bantu dan aspek – aspek lainnya c.

Ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan metode kuantitatif, karena model – model aplikasi seringkali solusinya menggunakan metode – metode kuantitatif, seperti linier programming, dynamic programming, regresi, network, decision tree, trend, simulasi dan lain sebagainya

d. Keterampilan yang berkaitan dengan pemecahan masalah, karena dengan adanya kompleksitas dalam dunia bisnis maka masalah akan sering terjadi, untuk itu diharapkan mampu mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah yang terjadi dengan menguraikan masalah kedalam bagian – bagiannya untuk didapatkan alternatif solusi atau pemecahan masalah e. Keterampilan yang berkaitan dengan penggunaan perangkat teknologi, karena dengan pesatnya perkembangan perangkat teknologi saat ini baik hardware maupun software, maka mau tidak mau kesemua personal wajib memahami penggunaan serta pemanfaatan perangkat secara optimal dan maksimal dalam rangka pencapaian tujuan yang efektif dan efisien, bahkan diharapkan juga mampu mengembangkan kemampuan perangkat f.

Keterampilan yang berkaitan dengan komunikasi, karena dalam pengembangan sistem informasi dibutuhkan kesinergian (keselarasan) satu sama lain, maka teknik komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis sangat diperlukan untuk menjelaskan dan menguraikan permasalahan maupun tuntutan kebutuhan yang diharapkan, teknik komunikasi bisa meliputi wawancara, rapat, presentasi dan penyusunan laporan atau surat menyurat

g. Keterampilan yang berkaitan dengan interaksi antar personil, karena banyaknya kepentingan antar personal yang tidak sama serta latar belakang pendidikan, pengetahuan maupun budaya kerja, maka interaksi antar personil sangat dibutuhkan untuk memudahkan


- Muhammad Taufiq -

mendapatkan data, kebutuhan – kebutuhan informasi maupun permasalahan yang terjadi baik secara langsung atau tidak langsung.

2.

System Owners (Pemilik Sistem)

Orang yang membiayai pembangunan dan pemeliharaan terhadap system, dia yang memiliki sistem, yang menetapkan prioritas untuk sistem, dan dia yang menentukan kebijakan untuk penggunaannya, dalam beberapa kasus, pemilik sistem bisa juga bertindak sebagai pemakai sistem (system users). System Owners ini bertindak sebagai sponsor dan ketua advokat terhadap sistem informasi yang dikembangkan artinya mereka bertanggungjawab atas pendanaan pada proyek pengembangan, operasi dan pemeliharaan sistem informasi Untuk sebuah sistem informasi, baik besar maupun kecil terdapat satu atau lebih system Owners, dan System Owners biasanya berasal dari tingkatan manajemen, untuk sistem informasi pada tingkatan manajemen menengah keatas, maka system owners-nya adalah manajer middle atau manajer ekskutif, sedangkan untuk tingkatan manajemen ke bawah, maka system Owners-nya adalah manajer middle atau Supervisor. Secara garis besar, system owners cenderung lebih memperhatikan sistem dalam aspek pengembalian nilai uang yang diinvestasikan dalam pengembangan sebuah sistem dan atau keunggulan terhadap bisnis, sehingga nilai yang ada dapat digunakan untuk mengukur: tujuan sistem, visi sistem, sasaran dan objek yang ingin dicapai, besarnya biaya (atau investasi) yang harus dikeluarkan / ditanamkan, besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam pengoperasian sistem, manfaat yang diperoleh terhadap biaya yang dikeluarkan serta pengukuran terhadap manfaat – manfaat yang bersifat intangible (tak berwujud).

3.

System Users (Pemakai Sistem)

Orang yang menggunakan sistem untuk melaksanakan atau mendukung penyelesaian pekerjaan, yaitu sebagai bagian dari kebutuhan bisnis dan ekspektasi terhadap performa (kinerja) didalam pembangunan sebuah sistem, system users ini menempati secara mayoritas pada information workers dalam sistem informasi yang ada System users adalah orang yang menggunakan atau yang dipengaruhi oleh sistem informasi secara reguler baik dalam menangkap, mengvalidasi, memasukan, merespon, menyimpan dan menukar informasi maupun data. Secara umum sering dikenal dengan sebutan klien. User merupakan pelanggan dalam dua hal yang penting: (1) seperti pada kebanyakan profesi yang lain merupakan pelanggan yang siap sedia, baik menyangkut aspek tuntutan maupun


- Muhammad Taufiq -

ketidakpuasan atau irrasionalisasi yang mungkin terjadi dan (2) pelanggan yang siap sedia membayar untuk penggunaan sistem dan segala resiko yang mungkin tidak menyenangkan Lain halnya dengan system owners, konsentrasi system users lebih tertuju pada kebutuhan – kebutuhan bisnis dan bukan pada aspek biaya - manfaat (costs and benefits) dari system, sehingga konsentrasi utama user pada pelaksanaan pekerjaan dalam level bisnis bukan pada level teknis Terdapat banyak jenjang dalam system users, dan setiap jenjang harus terlibat dalam proyek pengembangan sistem informasi, yang dapat diklasifikasi dalam beberapa tingkatan a.

Internal User Internal Users merupakan para karyawan perusahaan yang terlibat dalam pembangunan sistem informasi dan dalam dunia bisnis users ini menempati persentase terbesar pada "information system users". Yang termasuk dalam internal users ini adalah klerikal (juru tulis) dan staf servis, teknisi dan staf professional, supervisor (Low manager), Middle Manager serta Executive Manager. Klerikal dan staf servis banyak terlibat pada proses transaksi sehari-hari dalam bisnis, mereka mengolah order pesanan, faktur, pembayaran, dan semacamnya, lalu mengetik dan membuat korespondensi berkas (file) serta memasukkan pesanan kedalam gudang. Kebanyakan data – data pokok dalam bisnis ditangkap atau dibuat oleh pekerja ini, dan penambahan pada pengolahan data lebih banyak dilakukan secara manual, sedangkan volume data yang ditangkap atau yang dibuat rata – rata banyak bersifat dadakan (kejutan). Oleh karena itu, Sistem Informasi pada target pekerja ini cenderung dipusatkan pada proses transaksi yang cepat dan akurat. Teknisi dan Staf profesional menempati sebagian besar pada spesialisasi bisnis dan industri yang berkerja dengan sangat terampil dan lebih khusus. Contohnya: pengacara, akuntan, enjinir, ilmuwan, analis pasar, perancang periklanan dan ahli statistik, mereka bekerja didasarkan pada disiplin ilmu yang kuat sehingga terkadang disebut sebagai

pekerja yang berpengetahuan

(knowledge workers), yaitu bagian dari information workers yang mampu merespon dengan didasarkan pada disiplin keilmuan. Pekerjaan mereka ini tidak hanya tergantung pada informasi, tetapi juga mampu menggunakan dan memanfaatkan informasi dengan baik, sehingga lebih cenderung bertindak sebagai user. Oleh karena itu, Sistem Informasi pada pekerja ini lebih difokuskan pada analisis data seperti halnya pembaharuan infromasi tepat waktu dalam penyelesaian masalah Supervisors, Middle manager dan Executive manager kesemuanya adalah pembuat keputusan, dimana Supervisor lebih cenderung difokuskan pada aktivitas manajemen sehari-hari sedangkan Middle Manager lebih tertuju pada persoalan taktis manajemen atau perencanaan dan permasalahan manajemen jangka pendek, adapun Executive Manager ditujukan pada kinerja (performa) manajemen secara keseluruhan, persoalan strategis manajemen atau perencanaan jangka panjang dan penyelesaiaan masalah. Oleh karena itu, Sistem Informasi pada tingkat manajer ini lebih difokuskan pada pengaksesan informasi, sebab mereka membutuhkan informasi yang benar pada waktu yang tepat dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan yang baik (lihat gambar 1.2)


- Muhammad Taufiq -

Middle Manager

Supervisor (Low Manager)

Personil Pelaksana

MANAJEMEN KONTROL

OPERASIO NAL KONTROL

PENGEMBANGAN SISTEM

Executive Manager

PERENCANAAN STRATEGIS

METODE ANALISIS & PENDISAINAN SISTEM

INTERNAL SYSTEM USERs

Gambar 1.2. Komponen-Komponen dalam "Internal System Users" b. Remote and Mobile Users User ini merupakan pemain baru dalam system users yang mana juga terlibat dalam pembangunan sebuah sistem namun secara geografis terpisah dari bisnis, contohnya: sales (penjualan) dan yang membutuhkan pelayanan (servis), pekerjaan mereka lebih banyak di luar (di jalan) berhubungan antara pelanggan ke pelanggan, klien ke klien, pembeli ke pembeli dan sebagainya. Pekerja ini termasuk kelas kedua dalam information system users, mereka menerima nilai – nilai informasi paling sedikit dalam sebuah sistem, akan tetapi dengan adanya teknologi telekomunikasi dan kompetisi global maka pekerja ini mulai diperhitungkan. Oleh karena itu, Sistem Informasi diharapkan dapat mendukung kegiatan mobile users secara kompleks meskipun demikian mereka juga memberikan nilai potensial yang berarti bagi bisnis modern, bagian penjualan ini diharapkan dapat secara langsung menangkap sistem database dan sistem order-filling sehingga memiliki keunggulan kompetitif (competitive advantage) Remote Users juga dikenal sebagai pemain baru dalam komunitas system users, kebanyakan pebisnis melihat sebagai pertukaran jarak jauh yang dapat menekan biaya dan meningkatkan produktifitas pekerja, karena dapat dikerjakan dari rumah asal sistem yang ada dihubungkan melalui teknologi telekomunikasi modern.


- Muhammad Taufiq -

c.

External Users / Para Pemakai dari Luar

Sistem informasi modern, sekarang melampaui batas - batas dari bisnis tradisional untuk mendapatkan pelanggan dan bisnis lain sebagai system users, sehingga banyak dunia bisnis melakukan desain ulang terhadap sistem informasinya yaitu secara langsung dihubungkan dan beroperasi antara (interoperate) dengan para pebisnis lain, mitra dagang, pamasok, palanggan maupun para konsumen. Sebagai misal, para pebisnis meningkatkan hubungan sistem pembeliannya secara langsung terhadap sistem pengolahan pesanan dari para pemasok kedalam lembar kerja dan secara cepat dilakukan inventori terhadap produk, bahan mentah dan persedian bahan – bahan lainnya. Oleh karena itu, Sistem Informasi "business-to-business" bisa bertindak sebagai external users terhadap sistem infromasi yang lainnya. Orang yang berbelanja produk melalui internet dapat disebut sebagai external user dari sistem informasi pengolahan pesanan, hal ini tidak memerlukan telepon maupun surat dalam pemesanan dan retailer cukup membutuhkan input pesanan didalam sistem informasi. Konsep ini merupakan perluasan pembeli (extended consumer).

4.

System Designers (Pendisain Sistem) Orang yang mendisain sistem untuk mempertemukan kebutuhan – kebutuhan user, dan ada

juga yang mengelompokkan sebagai system builders karena bertindak sebagai spesialis teknologi dalam sistem informasi System Designers, menterjemahkan kebutuhan – kebutuhan bisnis bagi system users serta kendala – kendala dalam solusi teknis, yang mana mereka mendisain file – file komputer, database, input, output, tampilan layar, model jaringan dan program – program yang akan mempertemukan kebutuhan – kebutuhan bagi system users.

System Designers ini lebih tertarik pada pemilihan teknologi informasi dan pendisainan sistem dengan tetap memperhatikan kendala – kendala dari teknologi yang dipilih, sehingga lebih cenderung pada spesialisasi teknis pada setiap pengolahan database, model jaringan (networks), penghubung user (user interface) maupun software.

5.

System Builders (Pembangun Sistem)

Orang yang membangun, menguji, dan mengirimkan sistem ke dalam operasi, yang mana juga berperan dalam pengembangan system (lihat gambar 1.3) System builders merupakan orang yang membagun komponen – komponen sistem informasi berdasarkan pada spesifikasi pendisainan dari system designers, dimana antara designers dengan builders pada satu komponen adalah sama


- Muhammad Taufiq -

Pemrogram merupakan bagian dari system builders, yang juga mencakup teknisi – teknisi lain seperti pemrogram sistem, pemrogram database, administrator jaringan, dan spesialis software microcomputer, pemrogram ini secara umum dibagi menjadi senior applications programmer, application programmer dan junior application programmer. Senior applications programmer merupakan programmer yang sudah memiliki pengalaman dengan jam terbang yang tinggi dalam pemrograman aplikasi untuk suatu sistem sehingga mampu mengkoordinasi kerja dari para pemrogram yang lain untuk membangun sebuah sistem, adapun applications programmer merupakan programmer yang berpengalaman dalam sebuah aplikasi tertentu dan dapat mandiri dalam menyelesaikan kasus – kasus yang dihadapi, sedangkan junior applications programmer adalah seorang programmer yang hanya dilibatkan dalam pembuatan modul – modul tertentu yang sederhana, misalnya modul I/O, dan secara skematis pola atau luang lingkup kerja programmer dapat berikut ini.

Pemrograman Sistem Manajemen Pemasaran

Pemrograman Sistem Penjualan

Pemrograman Modul Input Penjualan

Senior Applications Programmer Applications Programmer Junior App. Programmer 6.

Information Technology Vendors (Penyedia Teknologi Informasi)

Orang yang menyediakan atau menjual perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan jasa pelayanan dalam menyatukan bisnis kedalam sistem informasi, kebanyakan sistem informasi tergantung pada teknologi informasi yang dipilih, diinstall dan ditentukan untuk dintegrasikan kedalam bisnis, dalam hal ini teknologinya dikembangkan, dijual dan didukung oleh IT vendors. Banyak dunia bisnis membeli software - software aplikasi yang khusus untuk mendukung fungsi – fungsi bisnisnya meskipun disisi lain tidak memberikan keunggulan berkompetisi, seperti penggajian (payroll) dan manajemen keuangan, IT vendors ini sudah merupakan bagian pokok dalam pengembangan sistem informasi yaitu sebagai mitra kerja para pebisnis dalam penyediaan produk dan jasa pelayanan

7.

Information Technology Consultants (Konsultan Teknologi Informasi)

Sama halnya dengan yang lain yaitu orang yang membantu para pebisnis dalam mengembangkan atau memperoleh teknologi informasi dan sistem informasi. Adapun penggunaan konsultan lebih khusus dibutuhkan dalam pengetahuan atau keterampilan atau keperluan yang mendesak dalam penambahan tenaga analis dan pemrogram sebagai pelengkap dalam sebuah proyek.


- Muhammad Taufiq -

BLOK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI

SYSTEM OWNERS

SYSTEM USERS

SYSTEM DESIGNERS

SYSTEM BUILDERS

LINGKUP SISTEM INFORMASI

KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI

DISAIN SISTEM INFORMASI

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 MISI dan VISI  TUJUAN dan SASARAN  BIAYA dan MANFAAT

Ketergantungan SISTEM Terhadap TEKNOLOGI

Penggunaan TEKNOLOGI Dalam Implementasi SISTEM

Implementasi TEKNIS dalam SISTEM

SISTEM INFORMASI

ARSITEKTUR & TEKNOLOGI INFORMASI

Aktivitas dari ketujuh stakeholders diatas digambarkan dalam gambar 1.3. berikut ini:

METODE ANALISIS & PENDISAINAN SISTEM

SYSTEM DEVELOPMENTs Gambar 1.3. Orientasi Tim Information Workers Dalam "System Developments" Information System Development Analysis - 10/11

- Muhammad Taufiq -

Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C Dittman. Systems Analysis and Design Methods- -5th ed., McGraw-Hill Irwin, 2001 Jogiyanto. HM. Analisis & Disain Sistem Informasi (pendekatan terstruktur), Andi Offset Yogyakarta, 1991 Jogiyanto. HM. Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset Yogyakarta, 2003 Widya Bagya P., Pedoman Analisa & Disain Sistem, UPN Veteran Jakarta, 1988


Bagaimana Belajar "Information System Development Analysis" (Dalam Peran Personilnya)

Recommend Documents