Backup 2000 Het doel van een backup Het nemen van een backup , of kopie, van uw database van flexiGAR is zeer belangrijk. Wij raden aan dit op zeer regelmatige basis te doen, zowel op harde schijf, maar zeker ook op een extern medium (vb. USB-stick). Backups op harde schijf worden aangeraden vóór je een prijslijst gaat verwerken, vóór je belangrijke handelingen gaat doen in vb. het magazijn (inventaris berekenen), of vóórdat een boekjaar wordt afgesloten. Backups op USB-stick zijn meestal een noodzaak in geval van stroompanne, diefstal, defect van PC, virussen op de PC, enz. Bewaar uw regelmatig genomen kopies op USB-stick dus best ergens anders. Indien u in zulke situatie over een recente backup beschikt, zal u heel veel tijd uitgespaard hebben in het terug opstarten van flexiGAR met recente gegevens. Indien u geen backup hebt, zullen al uw gegevens van klanten, leveranciers, facturen, boekhouding, stock,… in vele gevallen hopeloos verloren zijn en kan u deze terug gaan verzamelen van bij het begin.
Laatst geopende database De backup wordt altijd genomen van de database die laatst werd geopend. Indien u werkt met 2 databases (= 2 verschillende firma’s), moet u deze één na één kopiëren. Dit wil zeggen dat u flexiGAR afsluit met de database van firma 1, en daarvoor de backup start. Daarna start u flexiGAR op met de database van firma 2, en sluit u deze weer af. Vervolgens kan u de backup opstarten voor firma 2.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe u een backup van flexiGAR opstart. 1. Sluit flexiGAR, planning, flexTIME (tikklok), en alle eventueel merkgebonden toepassingen die verbonden zijn met de database van flexiGAR, af op alle toestellen.
Op alle toestellen!
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 1
2. Start op de server het programma ‘Backup 2000’
Dit icoontje is te vinden op het bureaublad.
De user en het paswoord is hetzelfde als bij flexiGAR.
3. Instellen / controleren van parameters Eénmaal dit ingesteld werd, is het niet altijd nodig om dit na te zien. Ga bovenaan naar het menu File -> Parameters.
Als u een USB-stick wil instellen, zorg dan dat die eerst met de computer wordt geconnecteerd, en klik vervolgens op ‘Ja’. Als dat niet nodig is, klik dan op ‘Nee’.
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 2
De kopie op harde schijf wordt door ons standaard ingesteld naar de map ‘Kopies’ onder de map ‘FlexiGAR2000’ (meestal te vinden onder de C-schijf). Indien deze moet gewijzigd worden, doe dit dan via het icoontje
rechts van de lijn.
‘Aantal generaties’ mag op 10 staan. Dit wil zeggen dat de 11de kopie, de eerste terug zal overschrijven. ‘Driveletter naar extern apparaat: zoek hier naar de juiste driveletter voor uw USB-stick. Valideer dit volledige scherm.
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 3
4. Starten van de kopie
Bovenaan zijn de gegevens te zien van de firma waarvan de backup zal genomen worden. Kies voor de knop ‘Nemen van een copie’. Nu hebt u de keuze tussen : een kopie op de harde schijf nemen, kopie op Zip-drive nemen, of een kopie op een Extern appartaat nemen. Momenteel is de optie Zip-drive nog actief maar zeer verouderd. Veel meer in gebruik is de USB-stick, die gebruikt wordt via de optie ‘Extern apparaat’. Nadat u een keuze hebt gemaakt kan u verder gaan naar punt 4.3 Met of zonder compacteren, van deze handleiding.
4.1 Kopie op harde schijf
Klik uw keuze en valideer .
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 4
4.2 Kopie op USB-stick
Maak uw keuze en valideer.
U kan desgewenst een naam opgeven.
Er zal een controle gebeuren of de USB-stick werd verbonden met de computer. Indien de USB-stick in zit, klik je op ‘Ja’.
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 5
4.3 Met of zonder compacteren
Af en toe kies je voor ‘Eerst de database compacteren’. Ook wanneer in flexiGAR onderaan wordt aangegeven dat de database enorm groot wordt, is het aan te raden om de database te compacteren. Dit wordt in flexiGAR aangegeven door het icoontje met de rode bol met een uitroepteken in, gevolgd door de user waarmee werd opgestart, de taal, boekjaar,…
Bij dagelijkse kopies is dit niet altijd nodig, en mag je kiezen voor ‘Verdergaan zonder compacteren’.
Optie 1: Met compacteren: Klik op het icoontje met de gele driehoek.
De volgende melding ‘Bezig met compacteren… ‘ verschijnt. Dit kan een tijdje duren.
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 6
Nadien verschijnt het scherm van het nemen van de kopie: dit wil zeggen dat het compacteren achter de rug is.
Vervolg vanaf hier met punt 5 Nemen van de kopie. Optie 2: Zonder compacteren: Klik op het icoontje met de rode bol met het witte kruis in.
Vervolg vanaf hier met punt 5 Nemen van de kopie.
5. Nemen van de kopie Er wordt een scherm getoond met info over de bestanden. In de commentaarlijn kan je vermelden waarom de kopie genomen wordt. Vb: voor verwerking van de prijslijst. HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 7
De commentaarlijn is niet verplicht in te vullen. Ga vervolgens verder door te valideren met
.
Via de blauwe blokjes kan je opvolgen hoever de kopie reeds gevorderd is.
Wacht vervolgens tot de melding ‘De kopie werd met succes gemaakt’ verschijnt en klik op ‘OK’.
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 8
6. Controle Zeer belangrijk is om te controleren of uw kopie gelukt is. In de tabel met ‘Historiek’, komt bovenaan een nieuwe lijn met de datum van vandaag. Daar kan je helemaal naar rechts gaan kijken in de kolom ‘Terugzetbaar’. Daar moet ‘Ja’ staan. Indien uw kopie niet gelukt is moet je de oorzaak achterhalen. Hiervoor mag je ons altijd contacteren.
Daarna mag u het programma ‘Backup2000’ sluiten met volgende knop en flexiGAR terug opstarten op alle toestellen.
Automatische Backup online Er bestaat ook een mogelijkheid om een automatische dagelijkse online backup te laten nemen zonder dat flexiGAR wordt afgesloten. Dit is een extra programma. Indien u hierin interesse hebt, kunnen we u een offerte bezorgen of kijk voor meer informatie op onze website www.dynamic.be. Voor verdere vragen mag u ons mailen naar
[email protected] of bellen naar 014/26 01.11. Dynamic Software nv
HandleidingBackup FlexiGAR
Pagina 9
