BAB IV METODE KERJA PRAKTEK
4.1
Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung di PT. Grand computer
Surabaya, dengan dibantu karyawan dari perusahaan ini sendiri. Dari hasil pengamatan tersebut diperoleh data langsung dari bagian Departemen Human Resource Management. Data-data yang diperoleh tersebut akan digunakan oleh penulis untuk membuat sistem absensi secara komputerisasi. Pembangunan Sistem Absensi ini direncanakan selesai selama 160 jam kerja sesuai dengan permintaan dari pihak STIKOM Surabaya. Penulis selaku pengembang sistem juga membutuhkan bantuan dari pihak PT. Grand Komputer dalam hal pengumpulan hasil laporan manual yang selama ini dimiliki oleh perusahaan ini.
4.2
Analisa Sistem Sistem yang diperlukan oleh perusahaan adalah sebuah sistem yang
dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada secara komputerisasi dan juga menyimpan semua data yang dibutuhkan kedepan ke dalam suatu database, sehingga setiap kegiatan operasional dapat dilakukan secara efektif, dan informasi dapat didapatkan secara jelas dan detail. Bagi Manager, informasi yang didapat adalah Laporan Kedisiplinan yang berisi tentang history kehadiran dari para karyawan selama periode tertentu. Sedangkan untuk Operator, sistem hanya
22
23
digunakan untuk menyusun semua dokumen perizinan yang terdiri dari cuti, revisi kehadiran, dan keterlambatan. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi dan mengetahui masalah yang ada. 2. Understand, yaitu memahami kerja dan juga menemukan sistem yang tepat. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analistis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang harus dikerjakan. Lalu tahap pengerjaan sampai pada tahap perancangan sistem.
4.2.1 Hierarcy Input Proses Output (HIPO) Berikut ini adalah struktur HIPO dari Sistem Absensi dari PT. Grand Komputer. Dalam HIPO tersebut digambarkan hirarki secara global proses-proses yang ada didalam sistem yang dibuat. Adapun gambar HIPO di bawah menerangkan tentang Sistem Absensi dan Informasi kehadiran karyawan dari seluruh divisi per periode, pengurusan izin seperti cuti, keterlambatan, serta revisi kehadiran. Gambar HIPO tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.1
24
Sistem Absensi PT. Grand Komputer
Login User
Master
Transaksi Master
Laporan Pengajuan Cuti
Karyawan
Divisi Jam kerja
Selesai
Formulir Keterlambatan
General Attendance Detail Kehadiran
Revisi Presensi
Jenis Cuti Jumlah Cuti Account
User Role
Gambar 4.1 Hierarchy Process Sistem Absensi
25
4.2.2 Bussiness Process Diagram
Gambar 4.2 Bussiness Process Diagram Sistem Absensi
Gambar 4.2 adalah Bussiness Process Diagram yang menerangkan keseluruhan sistem yang akan dibuat, beserta pelaku (actor) dari subsistemsubsistem yang ada.
26
4.3 Perancangan System Sebelum melakukan pembuatan aplikasi absensi pada PT. Grand Komputer, penulis melakukan serangkaian kegiatan perancangan system yang terdiri dari perancangan system flow, konteks diagram, Data Flow Diagram, Entity Relational Diagram, tabel, serta User Interface.
4.3.1 System Flow A. Penyimpanan Data Karyawan Berikut ini adalah System Flow dari proses penyimpanan data karyawan yang dilakukan oleh admin setelah menerima data-data dari karyawan.
Gambar 4.3 Sistem Flow Data karyawan
27
B. Proses Absensi Harian Berikut ini adalah System Flow dari proses absensi harian yang dilakukan oleh karyawan.
Gambar 4.4 Sistem Flow Proses Absensi
C. Entry Total Cuti Berikut ini adalah System Flow dari proses entry total cuti yang dilakukan oleh manager.
Gambar 4.5 Sistem Flow Entry Total Cuti
28
D. Proses Perizinan Berikut ini adalah System Flow dari proses merubah status absen melalui surat izin / permohonan dari perusahaan untuk perizinan tertentu, yang dilakukan oleh operator.
Gambar 4.6 Sistem Flow Perizinan
29
E. Pembuatan Laporan Berikut ini adalah System Flow dari proses pembuatan laporan yang dibuat secara automatic oleh system, dan hanya dapat diminta oleh manager.
Gambar 4.7 Sistem Flow Pembuat Laporan
4.3.2 Konteks Diagram
Gambar 4.8 Konteks Diagram Sistem Absensi
30
Gambar 4.7 merupakan Konteks Diagram dari sistem yang menerangkan gambaran umum dari alur jalannya sistem. Disini dapat dilihat data yang mengalir dari masing-masing entitas seperti admin, operator, manager, ataupun karyawan.
4.3.3 Data Flow Diagram A. DFD Level 0 Pada Data Flow Diagram level 0 ini, diceritakan detail perjalanan data yang sebelumnya telah banyak dijelaskan pada Diagram Konteks. Data Revisi Status Kehadiran Absensi Data Revisi Kehadiran Data Izin Terlambat 4
List Form Revisi Presensi Data Revisi Presensi Operator
Penanganan Formulir
List Form Cuti Data Cuti
+
Data Permohonan Cuti
Data Keterlambatan
Permohonan Cuti
Data Permohonan Cuti
Form Keterlambatan
Data Permohonan
2
Info Jumlah Cuti
Data Keterlambatan Data Absensi
Pembuat Laporan Data Permohonan
Permohonan Revisi Presensi
Rekap Absensi Periode
+
Jenis Cuti
Laporan Absensi
Data Divisi Data Karyawan Laporan Kedisiplinan
Divisi
NIK Karyawan
Data Jenis Cuti Data Divisi Data Karyawan Data Divisi
Data Hak Cuti 3 Data Ketentuan Jam
Data Administrasi
Manager
Data Pegawai Info User
1 Penanganan Master Data Ketentuan Jam
Ketentuan jam kerja
User Admin
+
Info Data Pegawai Data Jenis Cuti
Front End Absensi
Ketentuan Jam
+
Data User
Info User
Status Kehadiran
User
Informasi Cuti Informasi Presensi
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Absensi
Pegawai
NIK & PIN
31
B. DFD Level 1 Pada DFD Level 1 ini akan dijelaskan breakdown dari modul modul yang telah tertera pada DFD Level 0 di atas NIK & PIN
Karyawan
NIK 1
Status Kehadiran Pegawai
Absensi
Data Absensi Absensi
Status Kehadiran 2
Ketentuan jam kerja
Check Kehadiran
Ketentuan Jam
Gambar 4.10 DFD Level 1 Front End Absensi Modul Front End Absensi, seperti dapat dilihat pada gambar 4.9 ditujukan hanya untuk digunakan oleh karyawan melakukan absensi harian. Info User
5
Info User
User Alokasi User
Data User
User
Data Pegawai Data Jenis Cuti
Admin Info Data Pegawai
Pegawai
2
Data Divisi
Input Master Karyawan
Data Administrasi 1
Divisi
Input Master Divisi
Data Divisi
Data Karyawan
Informasi Cuti
3 Data Hak Cuti Karyawan
Input Master Cuti
Manager
Data Ketentuan Jam
4 Input Ketentuan Jam
Informasi Presensi Data Jenis Cuti
Data Ketentuan Jam Ketentuan Jam
Jenis Cuti
Gambar 4.11 DFD Level 1 Penanganan Master Sistem
32
Modul Penanganan Master Sistem, seperti dapat dilihat pada gambar 4.10, merupakan modul dasar yang dimiliki oleh sistem ini, karena parameter setting, raw data, serta informasi administrasi, untuk pertama kali diatur di dalam modul ini. Data Revisi Presensi
3
List Form Revisi Presensi Formulir Revisi Presensi
Operator
Permohonan Revisi Presensi
Data Permohonan
Data Revisi Kehadiran
Data Izin Terlambat Data Revisi Status Kehadiran
2
Data Cuti
Formulir Keterlambatan 1 List Form Cuti
Data Keterlambatan
Formulir Cuti Data Permohonan Cuti
Info Jumlah Cuti
Form Keterlambatan
Jenis Cuti
Absensi
Permohonan Cuti
Gambar 4.12 DFD Level 1 Penanganan Formulir Modul Penanganan Formulir, seperti dapat dilihat pada gambar 4.11, merupakan modul yang berguna untuk menangani perizinan dari para karyawan, misalnya, cuti, revisi presensi, serta izin keterlambatan. Perizinan hanya dilakukan oleh operator.
Divisi Data Divisi
1 Laporan Absensi
Laporan Absensi
Manager
Absensi
Data Karyawan
Laporan Kedisiplinan 2 Data Keterlambatan
Rekap Absensi Periode
Laporan Kedisiplinan
Data Karyawan
Karyawan Data Permohonan
Form Keterlambatan Data Permohonan Cuti
Permohonan Revisi Presensi
Permohonan Cuti
Gambar 4.13 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
33
Modul Pembuatan Laporan, seperti dapat dilihat pada gambar 4.12, merupakan modul yang berguna untuk menangani permintaan pembuatan laporan presensi dan kedisiplinan oleh manager.
4.3.4 Entity Relational Diagram Berikut ini adalah Entity Relational Diagram dari Sistem Absensi, yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) A. Conceptual Data Model (CDM) Jenis Cuti No Nama_Jns _Cuti Jumlah_maksimal
Form_Cuti id_c uti Number T anggal_Ajukan T anggal_Mulai T anggal_Selesai Keterangan Petugas jenis_cuti Relation_192
Relation_125
JENIS CUTI Cut i
Revisi_Presensi id_revisi_presensi Number Tanggal_Ajukan Tanggal_presensi Sebab Petugas Keterangan
Ketentuan_jam id_ketentuan Jm_msk Jm_keluar Presensi
Karyawan Divisi No_divisi Nama_Divisi
Divisi Relation_96
Ket erlambatan
NIK Nama Alamat Jenis_kelamin T elepon Foto
Login
Form_Keterlambatan id_terlambat Number T anggal_Ajukan T anggal_Terlambat Durasi_terlambat Keterangan Petugas
Absen
Gambar 4.14 Conceptual Data Model
User id_user Username Password Role
Absensi id_absen Tanggal Jm_msk Jm_keluar Terlambat Keterangan
34
B. Physical Data Model (PDM) JEN IS_C UTI F OR M_C UT I N UM BER N O__JN S_CU T I N IK T ANGGAL_AJ U KAN T ANGGAL_M ULAI T ANGGAL_SELESAI KET ER ANGAN PET UGAS N O_D IVISI ID_C UT I JEN IS_CU TI
varc har(20) integ er varc har(15) date date date varc har(200) varc har(200) integ er integ er varc har(25)
NO__JN S_C UT I NAMA_JN S_CU TI JUM LAH _MAKSIM A
NO __JNS _CUT I = NO __JNS _CUT I
i nteg er varc har(30) i nteg er
NIK = NIK
REVISI_PRESENSI ID_R EVISI_PR ESEN SI N O_DIVISI N IK T AN GGAL_AJ U KAN PET UGAS KET ER ANGAN N UM BER T AN GGAL_PR ESEN SI SEBAB
NO _DI VISI = NO _DI VISI
NO _DI VISI = NO _DIVI SI
< undefined> i nteg er varc har( 15) date varc har( 200) varc har( 200) varc har( 20) date varc har( 20)
KET ENTU AN _J AM ID_KET EN TUAN JM _MSK JM _KELU AR
i nteg er time time
NIK = NI K
DIVISI N O_D IVISI N AM A_DIVISI
integ er varc har (20)
KARYAWAN NIK varc har(15) ID _USER i nteg er NAMA varc har(50) ALAM AT varc har(100) JENIS_KELAMIN varc har(10) T ELEPON i nteg er F OTO l ong bi nary NO_D IVISI i nteg er
NO _DIVI SI = NO _DI VISI NO _DIVISI = NO_DIVI SI
NI K = NIK
I D_US ER = I D_US ER
NIK = NIK
NIK = NIK
ABSEN SI ID_ABSEN integ er N IK varc har(15) T AN GGAL date JM _MSK time JM _KELU AR time T ER LAM BAT varc har(5) KET ERAN GAN varc har(200)
F ORM _KETERLAMBATAN ID _T ERLAM BAT NIK T AN GGAL_AJ UKAN T AN GGAL_TER LAMBAT DU RASI_TER LAM BAT KET ERAN GAN PET U GAS NO_D IVISI NU MBER
i nteg er varc har( 15) date date i nteg er varc har( 200) varc har( 200) i nteg er varc har( 20)
Gambar 4.15 Physical Data Model
4.3.5 Struktur Data dan Tabel 1. Nama tabel
: Karyawan
Fungsi
: Table Master Karyawan
Primary key
: NIK
Foreign key
: No_Divisi Tabel 4.1 Karyawan
No Nama Field
1 2 3 4 5 6 7
NIK Nama Alamat Jenis_Kelamin Telepon Foto No_Divisi
Tipe Data Varchar Varchar Varchar Varchar Integer Varchar Varchar
USER ID_U SER i nteg er N IK var c har(15) U SER NAM E var c har(20) PASSWOR D var c har(20) R OLE var c har(20)
Lebar Description
15 50 100 10 50 53 Ref. ke Divisi.No_Divisi
35
2. Nama tabel
: Divisi
Fungsi
: Table Master Divisi
Primary key
: No_Divisi
Foreign key
: Tabel 4.2 Divisi
No Nama Field
1 No_Divisi 2 Nama_Divisi
3. Nama tabel
Tipe Data Integer Varchar
Lebar Description
20
: Ketentuan Jam
Fungsi
: Table Master Ketentuan Jam
Primary key
: ID_Ketentuan
Foreign key
: Tabel 4.3 Ketentuan Jam
No Nama Field
1 ID_Ketentuan 2 Jam_Masuk 3 Jam_Keluar
4. Nama tabel
Tipe Data Integer Time Time
Lebar Description
: Jenis Cuti
Fungsi
: Table Master Jenis Cuti
Primary key
: No_JNS_CUTI
Foreign key
: Tabel 4.4 Jenis Cuti
No Nama Field
1 NO_JNS_CUTI 2 Nama_jns_cuti 3 Jumlah_maksimal
Tipe Data Integer Varchar Integer
Lebar Description
30
36
5. Nama tabel
: User
Fungsi
: Table Master User
Primary key
: ID_User
Foreign key
: NIK Tabel 4.5 User
No Nama Field
1 2 3 4 5
ID_USER NIK Username Password Role
6. Nama tabel
Tipe Data Integer Varchar Varchar Varchar Varchar
Lebar Description
15 Ref. ke Karyawan.NIK 20 20 20
: Absensi
Fungsi
: Table Absensi
Primary key
: ID_Absen
Foreign key
: NIK Tabel 4.6 Absensi
No Nama Field
1 2 3 4 5 6 7
ID_ABSEN NIK Tanggal Jm_Masuk Jm_Keluar Terlambat Keterangan
Tipe Data Integer Varchar Date Time Time Integer Varchar
Lebar Description
15 Ref. ke Karyawan.NIK
200
37
7. Nama tabel
: Form_Cuti
Fungsi
: Table Perizinan Cuti
Primary key
: Number
Foreign key
: NIK, No_JNS_CUTI, No_Divisi Tabel 4.7 Form_Cuti
No Nama Field
1 2 3 4 5 6 7 8 9
NUMBER NO_JNS_CUTI NIK Tanggal_ajukan Tanggal_mulai Tanggal_selesai Keterangan Petugas No_Divisi
Tipe Data Varchar Integer Varchar Date Date Date Varchar Varchar Integer
8. Nama tabel
: Form_Keterlambatan
Fungsi
: Table Izin Terlambat
Primary key
: ID_Terlambat
Foreign key
: NIK, No_Divisi
Lebar Description
20 Ref. ke Jenis_Cuti.NO_JNS_CUTI 15 Ref. ke Karyawan.NIK
200 200 Ref. ke Divisi.No_Divisi
Tabel 4.8 Form_Keterlambatan No Nama Field
1 2 3 4 5 6 7 8 9
ID_Terlambat Number NIK Tanggal_ajukan Tanggal_terlambat Durasi_terlambat Keterangan Petugas No_Divisi
Tipe Data Integer Varchar Varchar Date Date Integer Varchar Varchar Integer
Lebar Description
20 15 Ref. ke Karyawan.NIK
200 200 Ref. ke Divisi.No_Divisi
38
9. Nama tabel
: Revisi_Presensi
Fungsi
: Table Revisi Presensi
Primary key
: ID_Revisi_Presensi
Foreign key
: NIK, No_Divisi Tabel 4.9 Revisi_Presensi
No Nama Field
1 2 3 4 5 6 7 8 9
ID_Revisi_Presensi Number NIK Tanggal_ajukan Tanggal_presensi Sebab Keterangan Petugas No_Divisi
Tipe Data Integer Varchar Varchar Date Date Varchar Varchar Varchar Integer
Lebar Description
20 15 Ref. ke Karyawan.NIK
20 200 200 Ref. ke Divisi.No_Divisi
4.3.6 Penjelasan Penggunaan Program Dibawah ini adalah penjelasaan penggunaan masing-masing form yang ada pada aplikasi Sistem Informasi Absensi pada PT. Grand Komputer Surabaya. A. Form Awal Form ini merupakan tampilan awal dari Dashboard manajemen
Gambar 4.16 Management Index
39
B. Form Attendance Form ini merupakan tampilan absensi dari Sistem Absensi ini. Di dalamnya terdapat list kehadiran daripada karyawan PT. Grand Komputer, dan juga berisi form input NIK untuk absensi.
Gambar 4.17 Form Abensi C. Master Divisi Berisi tentang informasi divisi-divisi yang ada di dalam PT. Grand Komputer.
Gambar 4.18 Master Divisi
40
D. Master Karyawan Merupakan data master dari karyawan yang ada di dalam PT. Grand Komputer. Berisi Biodata lengkap, foto, dan divisi tempat karyawan tersebut berada.
Gambar 4.19 Master Karyawan
E. Master Ketentuan Jam Kerja Merupakan Form yang disediakan untuk pihak manajemen yang dipergunakan untuk menentukan jam kerja kantor
Gambar 4.20 Ketentuan Jam kerja
41
F. Master Jenis Cuti Master dari jenis-jenis cuti yang dapat diambil oleh para karyawan, beserta jumlah maksimal per bulan mereka mengambil cuti tersebut
Gambar 4.21 Master Jenis Cuti
G. Form Perizinan Cuti Merupakan form untuk entry data permohonan cuti dari para karyawan. Disini dibatasi oleh ketentuan maksimal cuti.
Gambar 4.22 Form Permohonan Cuti
42
H. Form Perizinan Keterlambatan Merupakan form untuk entry data perizinan keterlambatan dari para karyawan yang telah terlambat.
Gambar 4.23 Form Perizinan Keterlambatan
I. Form Perizinan Revisi Presensi Merupakan form untuk entry data revisi presensi dari para karyawan yang telah terlambat lebih dari 5 jam (Mangkir) atau yang tidak masuk tanpa keterangan (Alpha).
Gambar 4.24 Form Revisi Presensi
43
J. Laporan Absensi Laporan dari absensi karyawan yang terdiri dari jumlah masuk dan tidak masuk
Gambar 4.25 Laporan Absensi
K. Laporan Kedisiplinan Laporan dari kedisiplinan karyawan yang terdiri dari jumlah cuti, mangkir, dan juga terlambat.
Gambar 4.26 Laporan Kedisiplinan
