BAB IV DESKRIPSI SISTEM 4.1 Analisis Sistem
A
Analisis sistem (Analytic System) adalah sistem informasi yang utuh ke
AY
dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan serta
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-
AB
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikanya (Jogiyanto, 2008).
R
Analisis merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah di peroleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem
SU
merupakan langkah yang harus di tempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi agar terorganisasi dengan baik. Pada bab ini akan di bahas mengenai analisis serta desain dari Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik pada SMA
M
INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.
O
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA
IK
NTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA, memiliki kendala dalam proses penilaian akhir siswa per smester. Yaitu proses pengentrian data nilai di
ST
lakukan secara manual dan terkadang mengalami kesalahan sehingga guru atau bagian akademik harus menghapus nilai tersebut secara manual juga kemudian menggantinya dengan data yang baru. Hal ini membuat kinerja guru dan bagian akademik menjadi tidak rapi dalam menyapaiakan informasi kepada kepala sekolah.
26
27
Berdasarkan permasalahan yang dialami maka di buatlah Rancang Bangun Sistem
Informasi
Akademik
pada
SMA
TARUNA
PEMBANGUNAN
SURABAYA yang sesuai kebutuhan bagian tersebut. Sehingga dapat membantu
A
guru atau bagian akademik untuk memenuhi keperluan bagian akademik akan
4.2 Analisis Sistem yang Sedang Berlangsung
AY
pengolahan sistem informasinya.
Berikut ini merupakan bagian aliran data penilaian siswa SMA INTENSIF
AB
TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA. Dalam document flow yang masih manual ini menjelaskan proses pembuatan, pengisian dan pelaporan nilai siswa. Document Flow Input Nilai Siswa
ST
IK
O
M
SU
R
4.2.1
Gambar 4.1 Document Flow Input Nilai Siswa SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA
28
Gambar 4.1 menjelaskan proses input nilai siswa dalam bentuk aliran data. Proses di mulai dari guru yang memberikan data nilai siswa ke Staff Kurikulum dan selanjutnya di simpan dalam bentuk Dokumen Software Microsoft Excel atau
Document Flow Laporan Nilai Siswa
AY
4.2.2
A
Microsoft Word.
Document Flow pembuatan laporan penilaian siswa pada gambar 4.2
menjelaskan pembuatan laporan yang di lakukan oleh Staff Kurikulum.
AB
Berdasarkan data nilai siswa di buat laporan penilaian siswa. Data nilai di buat
oleh guru lalu serahkan ke staff kurikulum untuk di inputkan ke dalam file yang
ST
IK
O
M
SU
R
sudah di sediakan sebelumnya kemudian di serahkan ke waka kurikulum.
Gambar 4.2 Document Flow Pembuatan Laporan Penilaian Siswa SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.
29
4.3 Perancangan Sistem Perancangan Sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk memudahkan analaisa sistem. Pemodelan sistem yang di gunakan adalah System
AY
sertakan struktur tabel dari sistem yang akan di terapkan.
A
Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Dalam bab ini juga di
4.3.1 System Flow
System Flow memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan sistem
AB
yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan setelah menggunakan sistem informasi penilaian. Hasil dari pengembangan dari sistem
R
yang ada adalah adanya system flow baru.
ST
IK
O
M
SU
1. System Flow Input Nilai Siswa
Gambar 4.3 System Flow Input Nilai Siswa SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA
30
Gambar 4.3 menjelaskan proses input data nilai siswa. Staff Kurikulum menyimpan data nilai siswa yang telah di inputkan berdasarkan data yang telah di berikan oleh guru ke Database.
A
2. System Flow Pembuatan Laporan Nilai Siswa
AY
Gambar 4.5 merupakan sistem flow pembuatan laporan yang di lakukan
oleh Staff Kurikulum. Berdasarkan Database, data nilai siswa dapat di buat
ST
IK
O
M
SU
R
AB
laporan penilaian siswa.
Gambar 4.5 System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Siswa SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.
31
4.3.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini agar terlihat arus data yang
A
mengalir dalam sistem.
AY
1. Context Diagram a. Context Diagram Sistem Informasi Penilaian Laporan Panilaian Akhir PerSmester
Kepala Sekolah
AB
Waka Kurikulum
Laporan Nilai Akhir Siswa
1
SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMA ITP SURABAYA
Data Penilaian PerSmester
R
Data Nilai Akhir Siswa GURU
Staff Kurikulum
SU
+
Laporan Akhir Siswa Data Kelas
M
Wali Kelas
O
Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Akademik SMA INTENSIF
IK
TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.
Context Diagram menggambarkan asal data dan mengajukan aliran data
ST
tersebut. Context Diagram Sistem Informasi Akademik SMA ITP SURABAYA pada gambar 4.6 terdiri dari 5 (lima) External Entity yaitu Wali Kelas, Staff Kurikulum, Kepala Sekolah, Waka Kurikulum, dan Guru. Aliran data yang keluar dari masing-masing External Entity memiliki arti bahwa data tersebut bersal dari
32
External Entity tersebut. Sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data di tunjukan untuk External Entity tersebut. 2. DFD Level 0
A
a. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik pada SMA INTENSIF TARUNA
AY
PEMBANGUNAN SURABAYA
Gambar 4.7 merupakan DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik SMA
INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA yang memiliki
AB
beberapa proses, antara lain Proses Pengolahan Data, Proses Perhitungan Nilai Akhir Siswa, dan Proses Pembuatan Laporan. Pada gambar 4.7 juga di
R
gambarkan data store yang di gunakan dalam sistem. Data Store yang
SU
digunakan adalah Data Store kelas, siswa, Mata Pelajaran, Nilai Info Data Kelas Data Siswa Info Data Siswa
1
Data Nilai Akhir Siswa GURU
Pengolahan Data
Data Mata Pelajaran
Data Kelas
M
Info Data Mata Pelajaran
2
IK
O
Info Data Siswa Info Data Mata Pelajaran
3
ST
4
2 Siswa
1
+
Perhitungan Nilai Akhir Siswa Data Nilai Siswa Nilai Info Data Nilai Siswa
3 Mata Pelajaran
Info Data Nilai Siswa Info Mata Pelajaran Pembuatan Laporan
Info Data Siswa Info Data Kelas
Kelas
+ Laporan Nilai Akhir Siswa Laporan Panilaian Akhir PerSmester Data Penilaian PerSmester
Kepala Sekolah
Waka Kurikulum
Staff Kurikulum
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA
33
3. DFD Level 1 Pengolahan 1
Info Data Siswa Data Siswa
Pengolahan Data Siswa
3
Data Nilai Akhir Siswa
Siswa
2
Info Data Kelas Data Kelas
Pengolahan Data Mata Pelajaran
4
Kelas
Info Data Mata Pelajaran
3 Pengolahan Data Kelas
Mata Pelajaran
AY
2
Data Mata Pelajaran
A
GURU
Wali Kelas
AB
Data Kelas
Gambar 4.8 DFD Level 1 Subsistem Pengolahan
R
4. DFD Level 1 Pembuatan Laporan
1
Laporan Panilaian Akhir PerSmester
Laporan Akhir Siswa
Cetak Lporan Nilai Akhir Siswa
SU
Data Penilaian PerSmester
Laporan Nilai Akhir Siswa
Info Data Nilai Siswa
Info Data Kelas
Staff Kurikulum
1
Info Data Siswa
Nilai
4
Kelas
3
O
M
Waka Kurikulum
IK
Wali Kelas
Siswa
Info Data Nilai Siswa
2
Info Data Kelas
Mata Pelajaran
Info Data Siswa Info Mata Pelajaran
2
Laporan Penilaian Akhir Persmester
ST
Kepala Sekolah
Info Mata Pelajaran
Laporan Nilai Akhir Siswa Laporan Nilai PerKelas
Nilai Afektif Siswa Laporan Nilai Siswa
Gambar 4.9 DFD Level 1 Subsistem Pembuatan laporan penilaian Hasil dari subsistem Pembuatan laporan pada gambar 4.9 adalah laporan-
laporan yang akan di berikan kepada Kepala sekolah, Waka Kurikulum dan Guru SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA. Laporan-laporan
34
tersebut mencakup penilaian per-siswa laporan per-kelas. Laporan tersebut di dapat dari Database Nilai, Kelas, Siswa, dan Mata Pelajaran. 4.3.3 Entity Relationship Diagram
A
Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sistem Informasi Akademik yang
AY
terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) di jelaskan pada gambar 4.10 dan gambar 4.11.
MENE MP ATI
SISWA
M
SU
ID SISWA N AMA SISWA JEN IS KELAM IN GOLON GAN D AR AH T GL LAH IR T EM PAT LAH IR AN AK KE STAT U S ALAMAT N O TELEPON SEKOLAH ASAL ALAMAT ASAL
R
KELAS ID KELAS T AH U N AJAR AN N AMA KELAS
AB
1. Conceptual Data Model (CDM)
NI LAI MA TA PE LAJA RAN
MAT A PELAJ AR AN ID M AT A N AMA M APEL
MENG AJA R
DE TAI L SI SWA
GU R U
ST
IK
O
ID GU R U N AMA GU R U T AN GGAL LAH IR T EM PAT LAH IR JEN IS KELAM IN GU R U MAPEL T AH U N MASU K ALAMAT STAT U S
Gambar 4.10 CDM Sistem Informasi Akademik
Gambar 4.10 merupakan Conceptual Data Model pada Sistem Informasi
Akademik SMA ITP SURABAYA. Terdapat 4 (empat) tabel yang di gunakan dalam aplikasi ini, antara lain Tabel Guru, Tabel Siswa, Tabel Mata Pelajaran, Tabel Kelas
35
2. Physical Data Model (PDM) Gambar 4.11 merupakan Physical Data Model Sistem Informasi Akademik. PDM merepresentasikan tabel-tabel yang di agunakan dalam sistem informasi
KELAS ID_KELAS varchar(6) TAHUN_AJARAN datetime NAMA_KELAS varchar(31)
O IK
ST
varchar(6) varchar(26) char(1) varchar(2) datetime char(10) varchar(2) char(11) varchar(50) varchar(15) varchar(50) varchar(50)
SU
ID_SISWA = ID_SISWA
M
MENEMPATI ID_SISWA varchar(6) ID_KELAS varchar(6) TAHUN_AJARAN datetime
SISWA ID_SISWA NAMA_SISWA JENIS_KELAMIN GOLONGAN_DARAH TGL_LAHIR TEMPAT_LAHIR ANAK_KE STATUS ALAMAT NO_TELEPON SEKOLAH_ASAL ALAMAT_ASAL
R
ID_KELAS = ID_KELAS TAHUN_AJARAN = TAHUN_AJARAN
AB
AY
NILAI_MATA_PELAJARAN ID_SISWA varchar(6) ID_MATA varchar(6) TAHUN_AJARAN int NILAI_HARIAN_1 int NILAI_HARIAN_2 int NILAI_HARIAN_3 int NILAI_TUGAS_1 int NILAI_TUGAS_2 int NILAI_TUGAS_3 int NILAI_RATA_HARIAN int NILAI_RATA_TUGAS int NILAI_UTS int ID_SISWA = ID_SISWA NILAI_UAS int NILAI_AKHIR int
A
akademik beserta dengan tipe data dan panjang masing-masing tipe data tersebut.
ID_MATA = ID_MATA
MATA_PELAJARAN ID_MATA varchar(6) NAMA_MAPEL varchar(26)
ID_MATA = ID_MATA
MENGAJAR ID_MATA varchar(6) ID_GURU varchar(10)
ID_GURU = ID_GURU
Gambar 4.11 PDM Sistem Informasi Akademik
GURU ID_GURU NAMA_GURU TANGGAL_LAHIR TEMPAT_LAHIR JENIS_KELAMIN GURU_MAPEL TAHUN_MASUK ALAMAT STATUS
varchar(10) varchar(50) datetime char(10) char(1) char(31) datetime varchar(50) char(11)
36
4.3.4 Struktur Tabel Tabel-tabel yang di gunakan pada sistem informasi ini antara lain:
A
1. Tabel Siswa
Constrain Primary Key
AB
Length 6 26 1 2 10 2 11 50 15 5 50 50
R
Type Variable characters Variable characters Characters Variable characters Date Characters Variable characters Characters Variable characters Variable characters Variable characters Variable characters Variable characters
SU
Field Name ID_SISWA NAMA_SISWA JENIS_KELAMIN GOLONGAN_DARAH TGL_LAHIR TEMPAT_LAHIR ANAK_KE STATUS ALAMAT NO_TELEPON KELAS SEKOLAH_ASAL ALAMAT_ASAL
AY
Nama : Siswa
Fungsi : Untuk Menyimpan data siswa
M
Tabel 4.1 Struktur Tabel Siswa
O
2. Tabel Guru Nama : Guru
IK
Fungsi : Untuk Menyimpan Data guru
ST
Field Name ID GURU NAMA GURU TANGGAL LAHIR TEMPAT LAHIR JENIS KELAMIN GURU MAPEL TAHUN MASUK ALAMAT STATUS
Tabel 4.2 Struktur Tabel Guru Type Variable characters Variable characters Date Characters Characters Characters Date Variable characters Characters
Length 10 10 10 1 31 50 13
Constrain Primary Key
37
3. Tabel Mata Pelajaran Nama : Mata Pelajaran
A
Fungsi : Untuk menyimapan data mata pelajaran Tabel 4.3 Struktur Tabel Mata Pelajaran Type Variable characters Variable characters
Constrain Primary Key
AB
4. Tabel Kelas
Length 6 26
AY
Field Name ID MATA NAMA MAPEL
Nama : Kelas
R
Fungsi : Untuk Menyimpan data kelas
Field Name ID KELAS NAMA KELAS
SU
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kelas Type Variable characters Variable characters
Length 6 31
Constrain Primary Key
M
5. Tabel Menempati
O
Nama : Menempati
IK
Fungsi : Untuk Menyimpan data kelas
ST
Field Name ID SISWA ID KELAS TAHUN AJARAN
Tabel 4.5 Struktur Tabel Menempati Type Variable characters Variable characters Date Time
Length 6 6
6. Tabel Mengajar Nama : Mengajar Fungsi : Untuk Menyimpan data mata pelajaran guru
Constrain Primary Key Primary Key Primary Key
38
Tabel 4.6 Struktur Tabel Mengajar Field Name ID MATA ID GURU
Type Variable characters Variable characters
Length 6 10
Constrain Primary Key Primary Key
A
7. Tabel Nilai Mata Pelajaran
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Mata Pelajaran
AY
Nama : Nilai Mata Pelajaran
Length 6 6
Constrain Primary Key Primary Key
SU
R
Type Variable characters Variable characters Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer
O
M
Field Name ID SISWA ID MATA TAHUN AJARAN NILAI HARIAN 1 NILAI HARIAN 2 NILAI HARIAN 3 NILAI TUGAS 1 NILAI TUGAS 2 NILAI TUGAS 3 NILAI RATA HARIAN NILAI RATA TUGAS NILAI UTS NILAI UAS NILAI AKHIR
AB
Tabel 4.7 Struktur Tabel Data Mata Pelajaran
IK
4.3.5 Desain Input Desain
input/output
ST
memasukkan data dan
merupakan
rancangan
berupa
form
untuk
laporan sebagai informasi yang di hasilkan dari
pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dan membangun sistem.
39
AY
A
1. Desain Input
AB
Gambar 4.5 Desain Form Siswa
Gambar 4.5 merupakan Form siswa yang di gunakan untuk memasukkan
R
data siswa. Kolom No. Induk, Nama Siswa (Lengkap), Jenis Kelamin, Tanggal
SU
Lahir (DD-MM-YYYY), Kota Lahir, Agama, Alamat, Telpon sesuai data siswa. Pada Form ini terdapat empat tombol, yaitu tombol Simpan untuk menyimpan data, tombol Ubah untuk mengubah data, tombol Hapus ntuk menghapus data,
ST
IK
O
M
tombol Keluar digunakan untuk keluar dari form siswa.
Gambar 4.6 Desain Form Guru
40
Gambar 4.6 merupakan desain Form Guru yang di gunakan untuk mememasukkan dan memilih tombol data Guru. Kolom No. Induk, Nama Lengkap, Status, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir (DD-MM-YYYY), Tempat,
A
Agama, Alamat, Telpon, Guru Mata Pelajaran sesuai dengan data guru. Pada form ini terdapat empat tombol, yaitu tombol Simpan yang di gunakan untuk
AY
menyimpan data, tombol Ubah untuk mengubah data, tombol Hapus untuk
SU
R
AB
menghapus data dan tombol keluar di gunakan untuk keluar dari form Guru.
M
Gambar 4.7 Desain Form Master Nilai
O
Gambar 4.7 merupakan desain form Master Nilai yang digukan untuk memasukkan data Tahun Ajaran, Nilai Siswa. Kolom no. Induk, Nama Siswa,
IK
Mata Pelajaran, Kelas dan nilai-nilai akhir sesuai dengan data Nilai Siswa. Pada form master nilai di atas terdapat empat tombol, yaitu tombol simpan untuk
ST
menyimpan data, tombol ubah untuk mengubah data nilai, tombol hapus untuk menghapus data dan tombol keluar untuk keluar dari form Master Nilai.
41
4.3.6 Kebutuhan Sistem Sistem yang di butuhkan untuk menjalankan Aplikasi Sistem Informasi Akademik terdiri dari Hardware dan Software pendukung. Adapun Hardware dan
A
Software pendukung yang di gunakan adalah sebagai berikut:
AY
Spesifikasi Hardware pendukung terdiri dari: 1. Processor Pentium IV atau lebih tinggi, Core 2 Duo.
AB
2. Random Access Memory (RAM) 512Mb. 3. Hard Disc Drive 256Gb.
R
Spesifikasi Software pendukung terdiri dari :
SU
1. Sistem operasi Microsoft Windows XP Professional atau diatasnya. 2. Microsoft Access 2010.
3. Microsoft Visual basic 2005.
M
4.3.7 Implementasi Sistem
Di bawah ini adalah penggunaan masing-masing form pada Sistem
O
Informasi Akademik Pada SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN
ST
IK
SURABAYA.
42
AY
Gambar 4.8 Tampilan Form Login
A
1. Form Log In
Gambar 4.8 merupakan tampilan form login saat aplikasi di jalankan. Pada
AB
form ini terdapat menu login yang di gunakan oleh Staff Kurikulum, guru dan Kepala Sekolah.
M
SU
R
2. Form Awal
Gambar 4.9 Tampilan Form awal
O
Gambar 4.9 merupakan tampilan form awal saat aplikasi di jalankan. Pada
IK
form ini terdapat menu data master, data transaksi, laporan, exit.
ST
3. Form Siswa
Gambar 4.10 Tampilan Form Siswa
43
Gambar 4.10 merupakan tampilan form untuk mengisi data siswa. Saat form ini di jalankan User pertama harus klik tombol baru lalu agar dapat menambahkan data baru dan secara otomatis No.Induk akan terisi sesuai dengan
A
urutan ID yang sudah tersimpan di dalam database. Tekan tombol simpan jika ingin menyimpan data, kemudian akan muncul datagrid yang berisi data Siswa.
R
AB
AY
4. Form Guru
Gambar 4.11 Tampilan Form Guru
SU
Gambar 4.11 merupakan tampilan form untuk mengisi data guru. Saat form ini di jalankan User dapat langsung menambahkan data baru dan secara otomatis No. Induk akan terisi sesuai dengan urutan ID yang sudah tersimpan
M
dalam Database. Tekan tombol simpan jika ingin menyimpan data, kemudian
O
akan di tampilkan dalam datagrid yang berisi data pegawai. Klik tombol ubah bila ada peruhan data dan tombol keluar jika sudah selesai.
ST
IK
5. Form Nilai
Gambar 4.12 Tampilan Form Nilai
44
Gambar 4.12 merupakan gambar tampilan form untuk mengisi data nilai. Saat form dijalankan maka User dapat langsung melihat data dengan memilih tahun ajaran dan secara otomatis nama siswa akan terisi sesuai dengan tahun
A
ajaran dan no induk yang sudah tersimpan di dalam Database. Tekan tombol simpan jika ingin menyimpan data, kemudian akan muncul Datagrid yang berisi
SU
R
6. Form Laporan Nilai
AB
untuk menyimpan data serta tombol keluar jika selesai.
AY
data nilai. Tekan tombol ubah bila ingin merubah data. Tekan tombol simpan
M
Gambar 4.13 Tampilan Form Laporan Nilai Gambar 4.13 merupakan tampilan form laporan nilai siswa. Saat form ini
O
di jalankan user dapat melihat rekap nilai siswa dengan cara memilih nomor induk
ST
IK
siswa. Untuk keluar dari form ini, tekan tombol close.
