BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1
Analisis Sistem Analisis Sistem ini merupakan penguraian dari suatu sistem pengolahan aplikasi
yang utuh kedalam berbagai bagian-bagian komponennya serta hubungan antar bagian, dengan maksud untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Selain itu juga, analisis sistem ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan
dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sebelum diambil tindakan-tindakan tertentu dan dapat mempermudah untuk diusulkan perbaikannya. Tahap
analisis
ini
merupakan
tahap
untuk
menganalisis
data
dengan
mengklasifikasikan data yang telah di dapat dari tahap sebelumnya. Pada tahap analisis ini akan dibahas mengenai analisis masalah, analisis fungsional, analisis kebutuhan non fungsional, analisis basis data dan analisis kebutuhan fungsional.
4.1.1
Analisis Masalah Di dalam lembaga PVMBG, ada bagian organisasi yang belum menerapkan sistem
terkomputerisasi dalam pengolahan datanya. Sebuah informasi bisa dikatakan berguna jika memiliki input kemudian diproses sehingga menghasilkan output. Data yang diolah masih dilakukan dengan cara mencatat dibuku agenda. Hal tersebut akan membuat pegawai mengalami kesulitan dalam mencari data yang diperlukan. Selain itu juga penyimpanan data surat menjadi kurang rapi.
53
54
Setelah melakukan wawancara dan observasi, PVMBG memerlukan sebuah aplikasi berbasis desktop yang dapat mengolah data surat untuk membantu pegawai dalam mengolah data surat yang masuk dan keluar.
4.1.2
Analisis Fungsional Dalam pengolahan data surat Pusat Vulaknologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Bandung yang sedang berjalan terdapat entitas yang dapat diidentifikasi yaitu: Adiministrator.
Entitas
Dari entitas tersebut yang dilibatkan dalam pemodelan flowmap adalah
entitas surat masuk, surat keluar dan kode karena entitas-entitas yang terlibat dalam sistem informasi. Dengan menggunakan entitas yang sama rancangan aplikasi yang diusulkan pun di buat. Deskripsi current aplikasi : Prosedur yang dilakukan oleh Administrator 1) Prosedur Login Deskripsinya : a. Administrator masuk ke dalam form login. b. Setelah itu memasukkan username dan password. c. Administrator mengakses dengan mengklik tombol login. d. Sistem melakukan proses pencarian apakah username dan password sudah sesuai, administrator hanya berstatus sebagai admin. e. Jika username dan password tidak sesuai sistem akan kembali ke awal atau keadaan semula.
55
Alur data prosedur olah data login (flowmap) Prosedur Login Administrator
Sistem
Start
Input username dan password
Tidak
Tekan tombol login
Pencarian username dan password
Data admin
Pengecekan validasi
Menampilkan menu utama
Ya
Sesuai
End
Gambar 4.1 Prosedur login 2) Prosedur Olah Data Admin Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur tambah admin dan prosedur hapus admin. a) Prosedur Tambah Admin Deskripsinya: a. Admin memasuki halaman admin dengan menekan tombol spasi pada Menu Utama. b. Sistem Menampilkan Menu Admin. c. Admin mengklik tombol Tambah untuk menambahkan data admin baru. d. Admin mengisi field yang ada pada form.
56
e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f.
Data admin baru tersimpan.
Alur data prosedur tambah admin (flowmap) Prosedur Tambah Admin Administrator
Sistem
Start
Pilih menu admin
Mengolah menu
Menampilkan form menu admin (tambah, hapus)
1
Tekan tombol Tambah
Isi semua field yang ada pada form
Tekan tombol Simpan
Mengolah data admin yang telah diinputkan
Menampilkan seluruh data admin yang telah diinputkan
Data admin
End
Gambar 4.2 Prosedur tambah admin b) Prosedur Hapus Admin Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data admin. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus.
57
d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. jika tidak kembali pada form admin. Alur data prosedur hapus admin (flowmap) Prosedur Hapus Admin Administrator
Sistem
1
Pilih data admin yang akan dihapus
Menampilkan data admin yang akan dihapus
Tekan tombol Hapus
Menampilkan peringatan apakah data admin akan dihapus atau tidak
1
Ya/ Tidak Ya
Tidak
Menghapus data admin
Menampilkan data admin yang ter-update
Data admin
End
Gambar 4.3 Prosedur hapus admin 3) Prosedur Olah Data Surat Masuk Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah surat masuk, prosedur update surat masuk dan prosedur hapus surat masuk. a) Prosedur Tambah Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Surat Masuk. b. Sistem menampilkan Menu Data Surat Masuk. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form.
58
e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f.
Data surat masuk baru tersimpan.
Alur data prosedur tambah surat masuk (flowmap) Prosedur Tambah Surat Masuk Administrator
Sistem
Start
Pilih menu data surat masuk
Mengolah menu
2 Menampilkan form data surat masuk (tambah, ubah, hapus) 3
Tekan tombol Tambah
Isi semua field yang ada pada form
Tekan tombol Simpan
Mengolah data yang telah diinputkan
Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan
Data surat masuk
End
Gambar 4.4 Prosedur tambah surat masuk b) Prosedur Update Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data surat masuk. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu!
59
b. Menampilkan data surat masuk yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data surat masuk sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data surat masuk. f.
Menampilkan data yang telah ter-update.
Alur data prosedur update surat masuk (flowmap) Prosedur Update Surat Masuk Administrator
Sistem
2
Pilih data surat masuk yang akan diubah
Menampilkan data yang akan diubah
Tekan tombol Ubah
Ubah field data surat masuk sesuai dengan yang diinginkan
Menampilkan data yang telah diubah
Meng-update data surat masuk
Data surat masuk
End
Gambar 4.5 Prosedur update surat masuk
60
c) Prosedur Hapus Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data surat masuk. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data surat masuk. Alur data prosedur hapus surat masuk (flowmap) Prosedur Hapus Surat Masuk Administrator
Sistem
3
Pilih data surat masuk yang akan dihapus
Menampilkan data surat masuk yang akan dihapus
Tekan tombol Hapus
Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak
3
Ya/ Tidak Ya
Tidak
Menghapus data surat masuk
Menampilkan data surat masuk yang ter-update
End
Gambar 4.6 Prosedur hapus surat masuk
Data surat masuk
61
4) Prosedur Olah Data Surat Keluar Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah surat keluar, prosedur update surat keluar dan prosedur hapus keluar. a) Prosedur Tambah Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Surat Keluar. b. Sistem menampilkan Menu Data Surat Keluar. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form. e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f.
Data surat keluar baru tersimpan.
Alur data prosedur tambah surat keluar (flowmap) Proses Tambah Data Surat Keluar Administrator
Sistem
Start
Pilih menu data surat keluar
Mengolah menu
4 Menampilkan form data surat keluar (tambah, ubah, hapus, cari) 5
Tekan tombol Tambah
Isi semua field yang ada pada form
Tekan tombol Simpan
Mengolah data yang telah diinputkan
Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan
Data surat keluar
End
Gambar 4.7 Prosedur tambah surat keluar
62
b) Prosedur Update Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data surat keluar. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data surat keluar yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data surat keluar sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data surat keluar. f.
Menampilkan data yang telah ter-update.
Alur data prosedur update surat keluar (flowmap) Prosedur Update Data Surat Keluar Administrator
Sistem
4
Pilih data surat keluar yang akan diubah
Menampilkan data yang akan diubah
Tekan tombol Ubah
Ubah field data surat keluar sesuai dengan yang diinginkan
Menampilkan data yang telah diubah
Meng-update data surat keluar
Data surat keluar
End
Gambar 4.8 Prosedur update surat keluar
63
c) Prosedur Hapus Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data surat keluar. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data surat keluar. Alur data prosedur hapus surat keluar (flowmap) Prosedur Hapus Data Surat Keluar Administrator
Sistem
5
Pilih data surat keluar yang akan dihapus
Menampilkan data surat keluar yang akan dihapus
Tekan tombol Hapus
Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak
5
Ya/ Tidak Ya
Tidak
Menampilkan data surat keluar yang ter-update
End
Gambar 4.9 Prosedur hapus surat keluar
Menghapus data surat keluar
Data surat keluar
64
5) Prosedur Olah Data Kode Jabatan Prosedur ini terdiri dari 3 prosedur yaitu, prosedur tambah data kode, prosedur update data kode dan prosedur hapus data kode. a) Prosedur Tambah Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Data Kode Jabatan. b. Sistem menampilkan Menu Data Kode Jabatan. c. Admin mengklik tombol Tambah. d. Admin mengisi semua field yang ada pada form. e. Admin mengklik tombol Simpan untuk menyimpan data baru. f.
Data kode jabatan baru tersimpan.
Alur data prosedur tambah data kode jabatan (flowmap) Prosedur Tambah Data Kode Jabatan Administrator
Sistem
Start
Pilih menu data kode jabatan
6
Mengolah menu
Menampilkan form data kode jabatan (tambah, ubah, hapus)
7
Tekan tombol Tambah
Isi semua field yang ada pada form
Tekan tombol Simpan
Mengolah data yang telah diinputkan
Menampilkan seluruh data yang telah diinputkan
Data kode jabatan
End
Gambar 4.10 Prosedur tambah data kode jabatan
65
b) Prosedur Update Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan diubah dengan cara mengklik field pada tabel data kode jabatan. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Diubah, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data kode yang akan diubah. c. Admin mengklik tombol Ubah. d. Admin mengubah field data kode jabatan sesuai yang diinginkan. e. Sistem meng-update data kode jabatan. f.
Menampilkan data yang telah ter-update.
Alur data prosedur update data kode jabatan (flowmap) Prosedur Update Data Kode Jabatan Administrator
Sistem
6
Pilih data kode jabatan yang akan diubah
Menampilkan data yang akan diubah
Tekan tombol Ubah
Ubah field data kode jabatan sesuai dengan yang diinginkan
Menampilkan data yang telah diubah
Meng-update data kode jabatan
Data kode jabatan
End
Gambar 4.11 Prosedur update data kode jabatan
66
c) Prosedur Hapus Data Kode Jabatan Deskripsinya: a. Admin memilih data yang akan dihapus dengan cara mengklik field pada tabel data kode jabatan. Jika tidak maka akan muncul Message Box Tidak Ada Data Yang Akan Dihapus, Silahkan Pilih Datanya Dulu! b. Menampilkan data yang akan dihapus. c. Admin mengklik tombol Hapus. d. Menampilkan peringatan Apakah Anda Yakin Menghapus Data Ini? Jika ya, maka data akan terhapus. Jika tidak, maka kembali pada form data kode jabatan. Alur data prosedur hapus data kode jabatan (flowmap) Prosedur Hapus Data Kode Jabatan Administrator
Sistem
7
Pilih data kode jabatan yang akan dihapus
Menampilkan data kode jabatan yang akan dihapus
Tekan tombol Hapus
Menampilkan peringatan apakah data akan dihapus atau tidak
7
Menampilkan data kode jabatan yang terupdate
Ya/ Tidak Ya
Tidak
Menghapus data kode jabatan
Data kode jabatan
End
Gambar 4.12 Prosedur hapus data kode jabatan
67
6) Prosedur Pencarian Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur pencarian surat masuk dan prosedur surat keluar. a) Prosedur Pencarian Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Pencarian Surat Masuk. b. Menampilkan Menu Pencarian Surat Masuk. c. Admin memilih kategori pencarian yang diinginkan. d. Admin mengklik tombol Cari. e. Sistem melakukan proses pencarian apakah data yang dimaksud ada atau tidak ada. Jika ada, maka sistem menampilkan data selengkapnya pada layar monitor. Jika tidak ada, maka yang akan ditampilkan oleh sistem adalah data tidak ditemukan. Alur data prosedur pencarian surat masuk (flowmap) Prosedur Pencarian Surat Masuk Administrator
Sistem
Start
Pilih menu pencarian surat masuk
Mengolah menu
Menampilkan menu pencarian surat masuk
Masukkan data yang akan dicari berdasarkan kategori yang dipilih
Tekan tombol Cari
Mencari data yang diinputkan
Data surat masuk
Menampilkan data yang dicari
Data tidak ditemukan
Ada/ Tidak
Ya
Tidak
End
Gambar 4.13 Prosedur pencarian surat masuk
68
b) Prosedur Pencarian Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Pencarian Surat Keluar. b. Menampilkan Menu Pencarian Surat Keluar. c. Admin memilih kategori pencarian yang diinginkan. d. Admin mengklik tombol Cari. e. Sistem melakukan proses pencarian apakah data yang dimaksud ada atau tidak ada. Jika ada, maka sistem menampilkan data selengkapnya pada layar monitor. Jika tidak ada, maka yang akan ditampilkan oleh sistem adalah data tidak ditemukan. Alur data prosedur pencarian surat keluar (flowmap) Prosedur Pencarian Surat Keluar Administrator
Sistem
Start
Pilih menu pencarian surat keluar
Mengolah menu
Menampilkan menu pencarian surat keluar
Masukkan data yang akan dicari berdasarkan kategori yang dipilih
Tekan tombol Cari
Mencari data yang diinputkan
Data surat keluar
Menampilkan data yang dicari
Data tidak ditemukan
Ada/ Tidak
Ya
Tidak
End
Gambar 4.14 Prosedur pencarian surat keluar
69
7) Prosedur Cetak Laporan Prosedur ini terdiri dari 2 prosedur yaitu, prosedur cetak laporan surat masuk dan cetak laporan surat keluar. a) Prosedur Cetak Laporan Surat Masuk Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Laporan Surat Masuk. b. Sistem menampilkan laporan surat masuk. c. Sistem mencetak laporan surat masuk d. Dokumen surat masuk. Alur data prosedur cetak laporan surat masuk (flowmap) Prosedur Cetak Laporan Surat Masuk Administrator
Sistem
Start
Pilih menu laporan surat masuk
Mengolah menu
Data surat masuk
Laporan surat masuk
Mencetak laporan surat masuk
End
Gambar 4.15 Prosedur cetak laporan surat masuk b) Prosedur Cetak Laporan Surat Keluar Deskripsinya: a. Admin memilih Menu Laporan Surat keluar. b. Sistem menampilkan laporan surat keluar.
70
c. Sistem mencetak laporan surat keluar. d. Dokumen surat keluar. Alur data prosedur cetak laporan surat keluar (flowmap) Prosedur Cetak Laporan Surat Keluar Administrator
Sistem
Start
Pilih menu laporan surat keluar
Mengolah menu
Data surat keluar
Laporan surat keluar
Mencetak laporan surat keluar
End
Gambar 4.16 Prosedur cetak laporan surat keluar
4.1.3
Analisis Non Fungsional Analisis non fungsional dalam pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Surat di
Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung, terdiri dari: analisis pengguna, analisis perangkat lunak, dan analisis perangkat keras.
4.1.3.1 Analisis Pengguna Pengguna
aplikasi ini adalah pegawai PVBMG yang berinteraksi langsung
melakukan pembaharuan data surat yang keluar dan masuk di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi.
71
4.1.3.2 Analisis Perangkat Lunak (Software) Analisis perangkat lunak cenderung lebih menekankan kepada aspek pemanfaatan sumberdaya (software) yang selama ini telah dimiliki oleh tempat dimana penelitian ini diambil. Perancangan perangkat lunak merupakan pengembangan dari sumber daya yang ada, dan tidak menjadikan sumber daya yang ada tersebut menjadi sia-sia. Akan tetapi dalam perancangan perangkat lunak harus diperhatikan kebutuhan dari calon user program aplikasi yang akan dibuat dan data yang akan diolah. Berdasarkan pertimbangan tersebut maka diusulkanlah penambahan perangkat lunak yang dapat menunjang aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 yang akan di integrasikan dengan database Microsoft Access 2003.
4.1.3.3 Analisis Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras adalah seluruh komponen atau unsur peralatan yang digunakan sebagai penunjang pembangunan suatu sistem. Adapun yang perangkat keras yang digunkan adalah sebagai berikut : a.
Kompatibel dengan Processor Intel® Pentium 4 3.06 GHz
b.
Kapasitas Hardisk yang digunakan sebagai media penyimpanan minimal 80 GB.
c.
Memori minimal 256 MB.
d.
Keyboard 103 key dan Mouse PS2 maupun Mouse USB.
4.1.3.4 Analisis kebutuhan input Analisis kebutuhan ini dilakukan untuk menentukan input apa saja yang dibutuhkan oleh
sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan oleh aplikasi adalah
sebagai sebagai berikut : a. Data Admin
72
b. Data Surat Masuk c. Data Surat Keluar d. Data Kode Jabatan
4.1.3.5 Analisis kebutuhan output Adapun output yang dibutuhkan adalah informasi data surat yang masuk dan surat keluar di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi.
4.1.4
Analisis Kebutuhan Fungsional
4.1.4.1 Contex Diagram (CD) Diagram konteks merupakan suatu model yang menjelaskan secara global bagaimana data digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau dengan kata lain merupakan gambaran umum mengenai sistem yang menggambarkan aliran data ke dalam dan keluar sistem. Adapun diagram konteks dari aplikasi prngolahan data surat adalah sebagai berikut: 0
data s urat masuk
informas i data s urat masuk
Sis tem Informasi Pengolahan Data Surat
+
data kode
informas i data kode admin data s urat keluar
informas i data s urat keluar
Gambar 4.17 Konteks diagram aplikasi pengolahan data surat
73
4.1.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1.0 Diagram level 1
dari Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut : 1 rec_ surat masuk Olah Data Surat Masuk
req _ surat masuk
File Surat Masuk
informasi data surat masuk data surat masuk
data kode jabatan Admin
data surat keluar informasi data surat keluar
2
rec_ surat keluar
Olah Data Surat Keluar
req _ surat keluar
File Surat Keluar
informasi data kode jabatan 3 Olah Data Kode Jabatan
req _ kode jabatan
rec_ kode jabatan
File Kode Jabatan
Gambar 4.18 DFD level 1 pada aplikasi pengolahan data surat Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.1 Tabel DFD level 1 pada aplikasi pengolahan data surat No Proses 1.0 2.0 3.0
Nama Proses Olah Data Surat Masuk Olah Data Surat Keluar Olah Data Kode
Deskripsi Merupakan proses pengolahan data surat yang masuk. Merupakan proses pengolahan data surat yang keluar. Merupakan proses pengolahan data kode jabatan.
74
4.1.4.3 DFD Level 2.0 Diagram level 2
dari Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut a.
Proses 1.0 Proses Olah Data Surat Masuk 1 Tambah Surat Masuk
data surat masuk
rec_ surat masuk 2
data surat masuk Admin
Ubah Surat Masuk
req _ surat masuk rec_ surat masuk
File Surat Masuk
informasi data surat masuk
req _ surat masuk informasi data surat masuk
3 Hapus Surat Masuk
Gambar 4.19 DFD level 2 proses olah data surat masuk Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.2 Tabel DFD level 2 proses olah data surat masuk No Proses
Nama Proses
Deskripsi
1.1
Tambah Surat Masuk
1.2
Ubah Surat Masuk
1.3
Hapus Surat Masuk
Merupakan proses penambahan data surat masuk yang diinputkan oleh admin. Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. Merupakan proses penghapusan data.
b. Proses 2.0 Proses Olah Data Surat Keluar 1 Tambah Surat Keluar
rec_ surat keluar
data surat keluar 2 data surat keluar Admin
informasi data surat keluar
Ubah Surat Keluar
rec_ surat keluar req _ surat keluar
File Surat Keluar
req _ surat keluar informasi data surat keluar
3 Hapus Surat Keluar
Gambar 4.20 DFD level 2 proses olah data surat keluar
75
Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.3 Tabel DFD level 2 proses olah data surat keluar No Proses
Nama Proses
2.1
Tambah Surat Keluar
2.2
Ubah Surat Keluar
2.3
Hapus Surat Keluar
Deskripsi Merupakan proses penambahan data surat keluar yang diinputkan oleh admin. Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. Merupakan proses penghapusan data.
c. Proses Olah Data Kode Jabatan 1 Tambah Kode Jabatan rec_ kode jabatan
data kode jabatan 2
data kode jabatan Admin
informasi data kode jabatan
Ubah Kode Jabatan
rec_ kode jabatan req _ kode jabatan
File Kode Jabatan
req _ kode jabatan informasi kode jabatan
3 Hapus Kode Jabatan
Gambar 4.21 DFD level 2 proses olah data kode jabatan Adapun deskripsi proses yang terjadi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.4 Tabel DFD level 2 proses olah data kode jabatan No Proses
Nama Proses
3.1
Tambah Kode Jabatan
3.2
Ubah Kode Jabatan
3.3
Hapus Kode Jabatan
Deskripsi Merupakan proses penambahan data kode jabatan yang diinputkan oleh admin. Merupakan proses pembaharuan data, yaitu mengubah data yang tidak sesuai menjadi data yang dibutuhkan. Merupakan proses penghapusan data.
76
4.2
Perancangan
4.2.1
Perancangan Basis Data Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang
lainnya yang di realisasikan dengan relation key yang digambarkan dalam Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) dari database yang ada berdasarkan hasil analisis dari prosedur yang sedang berjalan, Dapat dilihat pada gambar 4.6 dibawah ini : id_kode
tgl_surat
hal
ditujukan
no_surat_masuk
no_surat_keluar
no_urut
asal_surat
nama_pengirim
klasifikasi
surat_keluar
silang
N
keterangan
tgl_surat tgl_terima
no_surat
asal_surat
no_urut menginputkan
username
admin password
nama_pengirim
1 1
menginputkan
surat_masuk
N
alamat_pengirim diteruskan
1 menginputkan keterangan
Nama_dituju
N silang kode_jabatan
klasifikasi
unit
klasifikasi lokasi
id_kode
Gambar 4.22 ER-D dilengkapi dengan atribut Analisis suatu data merupakan uraian mengenai data-data yang masuk ataupun yang keluar. Adapun analisis data dapat diuraikan dari analisis kebutuhan, yaitu analisis kebutuhan input dan analisis kebutuhan output.
4.2.1.1 Kamus Data Kamus data dibuat dengan memperhatikan muatan aliran data, simpanan data (database) dan proses-proses yang terdapat pada DFD. Kamus data tersebut antara lain: 4.2.1.1.1 Data Store a.
Login = Username + @Password
77
b.
dbkode_jabatan = @ID_Kode + Klasifikasi + Unit
c.
dbsurat_keluar = No + @No_Surat_Keluar + No_Surat_Masuk + ID_Kode
+
Tanggal_Surat
+
Hal +
Ditujukan
+
Asal_Surat
+
Nama_Pengirim + Klasifikasi + Silang + Keterangan d.
dbsurat_masuk
=
No
+
@No_Surat Masuk
+
Tanggal_Surat +
Tanggal_Terima + Asal_Surat + Nama_Pengirim + Alamat_Pengirim + Diteruskan + Nama_Dituju + Klasifikasi + Lokasi + Silang + Keterangan ….. = Foreign Key
@ = Primary Key
4.2.1.2 Normalisasi Tabel Unnormallized form Tabel 4.5 Tabel Unnormallized
No
No_Surat _Keluar
No_Surat_ Masuk
T anggal_ Surat
Kode
Hal
Ditujukan
Asal_Surat
Nama_Pe ngirim
Lokasi
Silang
Ket.
Silang
Ket.
First Normal Form Tabel 4.6 Tabel surat keluar 1 NF
No
No_Surat _Keluar
No_Surat_ Masuk
T anggal_ Surat
Kode
Hal
Ditujukan
Asal_Surat
Nama_Pe ngirim
ID_Kode
Lokasi
Klasifikasi
Unit
78
4.2.1.3 Skema Relasi
Login = (Username, #Password)
dbkode_jabatan = (#ID_Kode, Klasifikasi, Unit)
dbsurat_keluar = (No, #No_Surat_Keluar, No_Surat_Masuk, ID_Kode, Tanggal_Surat,
Hal,
Ditujukan,
Asal_Surat,
Nama_Pengirim,
Klasifikasi,
Silang, Keterangan)
dbsurat_masuk = (No, #No_Surat_Masuk , Tanggal_Surat, Tanggal_Terima, Hal,
Asal_Surat,
Nama_Pengirim,
Alamat_Pengirim,
Diteruskan,
Nama_Dituju, Klasifikasi, Lokasi, Silang, Keterangan)
4.2.1.4 Diagram Skema Tabel relasi menggambarkan suatu hubungan antar tabel yang sudah ada dalam keadaan normal. Adapun keterkaitan antar tabel relasi yang digunakan dalam sistem ini dapat digambarkan pada gambar berikut ini :
Gambar 4.23 Skema diagram Dari gambar diatas terlihat jelas, bahwa ada beberapa tabel yang saling berhubungan. Dengan masing- masing tabel mempunyai primary key, dan adapula tabel
79
yang memiliki foreign key. Tabel dbsurat_masuk dan tabel dbkode_jabatan berelasi dengan tabel dbsurat_keluar. Setiap No_Surat_Masuk yang ada di tabel dbsurat_masuk pasti akan ada di tabel dbsurat_keluar, untuk ID_Kode yang ada pada tabel dbseurat_keluar akan mengambil ID_Kode pada dbkode. 4.2.1.5 Struktur Tabel Tabel yang terlibat pada program aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1.
Tabel Login Tabel 4.7 Tabel Login
No.
Nama Field
Tipe Data
Panjang
1.
Username
Varchar
5
2.
Password
Varchar
50
2.
Keterangan Nama yang digunakan admin. Kata sandi yang digunakan.
Tabel dbkode_jabatan Tabel 4.8 Tabel dbkode_jabatan
No. Nama Field 1. ID_Kode 2. Klasifikasi 3. Unit
3.
Tipe Data Varchar Varchar Varchar
Panjang 20 50 100
Keterangan Identitas kode Kode klasifikasi jabatan Unit organisasi/ jabatan
Tabel dbsurat_masuk Tabel 4.9 Tabel dbsurat_masuk
No. Nama Field 1. No 2. No_Surat_Masuk
Tipe Data Int Varchar
Panjang 5 50
3.
Tanggal_Surat
Date time
-
4.
Tanggal_Terima
Date time
-
5. 6.
Asal_Surat Nama_Pengirim
Varchar Varchar
50 50
Keterangan No urut No surat yang masuk Tanggal pembuatan surat Tanggal diterimanya surat masuk Asal surat masuk Nama pengirim surat
80
No. Nama Field 7. Alamat Pengirim
Tipe Data Varchar
Panjang 100
8.
Diteruskan
Varchar
100
9.
Nama_Dituju
Varchar
50
10.
Klasifikasi
Varchar
50
11.
Lokasi
Varchar
50
12.
Silang
Varchar
20
13.
Keterangan
Text
-
4.
Keterangan Alamat pengirim Surat Bagian yang dituju oleh surat masuk Nama orang tertuju Kepentingan suatu surat (Penting, Sangat Pennting, Biasa) Lokasi surat masuk Dialihkan atau tunjuk silang Tambahan/ catatan kaki
Tabel dbsurat_keluar Tabel 4.10 Tabel dbsurat_keluar
No. 1. 2. 3. 4.
Nama Field No No_Surat_Keluar No_Surat_Masuk ID_Kode
Tipe Data Int Varchar Varchar Varchar
Panjang 5 50 50 20
Date time
-
5.
Tanggal_Surat
6.
Hal
varchar
50
7.
Ditujukan
Varchar
50
8. 9. 10.
Klasifikasi Asal_Surat Nama_Pengirim
Varchar Varchar Varchar
50 50 50
11.
Silang
Varchar
20
12.
Keterangan
Text
-
Keterangan No urut No surat yang keluar No surat yang masuk Identitas kode Tanggal pembuatan surat Ungkapan inti isi surat/ perihal surat Seseorang atau instansi yang dituju Klasifikasi surat keluar Asal surat pengirim Nama pengirim surat Dialihkan atau tunjuk silang Tambahan/ catatan kaki
81
4.3
Perancangan Antar Muka (interface) Perancangan antar muka (interface) aplikasi pengolahan data surat di Pusat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Bandung dapat dilihat di bawah ini: a) Menu Utama LogIn
Data
Pencarian
Laporan
Bantuan
About
LogOff
APLIKASI PENGOLAHAN DATA SURAT PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI BENCANA GEOLOGI Jln. Diponegoro No. 57, Bandung 40122
Gambar
Date
Time
Gambar 4.24 Rancangan interface halaman utama Design menu utama ini menyajikan tampilan awal aplikasi pengolahan data surat dengan 5 menu pokok yaitu Data, Pencarian, Laporan, Bantuan, dan About. Di dalam menu Data terdapat submenu Data Surat Masuk, Data Surat Keluar, dan Kode. Di menu Pencarian terdapat submenu pencarian Surat Masuk dan Surat Keluar. Pada menu Laporan terdapat submenu Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat Keluar. b) Menu Login LogIn
Username
Gambar login admin
Password
Login
Login
Gambar 4.25 Rancangan interface login
82
c) Form Admin Ubah Password
Username Username
Simpan
Batal
Hapus
keluar
Tambah
Username
Username
Gambar 4.26 Rancangan interface admin d) Form Data Surat Masuk
Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA SURAT MASUK No
Nama Pengirim
Klasifikasi
No Surat Masuk
Alamat Pengirim
Lokasi [Pilih]
Tanggal Surat
9/6/2011
Diteruskan
Tanggal Terima
9/6/2011
Nama Tertuju
[Pilih]
Silang Keterangan
Asal Surat
Tambah
Simpan
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
DATA SURAT MASUK No
No_Surat_Masuk
Tanggal_Surat
Tanggal_Terima
Asal_surat
Nama_Pengirim
Alamat_Pengirim
Diteruskan
Nama_Tertuju
Klasifikasi
Lokasi
Silang
Gambar 4.27 Rancangan interface form data surat masuk
Keterangan
83
e) Form Data Surat Keluar
Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA SURAT KELUAR No
Ditujukan
No Surat Keluar
Asal Surat
No Surat Masuk
Nama Pengirim
ID Kode
Klasifikasi
Tanggal Surat
Silang
9/6/2011
Keterangan
Hal
Tambah
Simpan
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
DATA SURAT KELUAR No
No_Surat_Keluar
No_Surat_Masuk
ID_Kode
Tanggal_Surat
Hal
Ditujukan
Asal_Surat
Nama_Pengirim
Klasifikasi
Silang
Keterangan
Gambar 4.28 Rancangan interface form data surat keluar f) Form Data Kode Jabatan
Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi MASUKAN DATA KODE ID Kode Klasifikasi Unit
Tambah
Simpan
Batal
Ubah
Hapus
Keluar
DATA KODE ID_Kode
Klasifikasi
Unit
Gambar 4.29 Rancangan interface form data kode jabatan
84
g) Halaman Pencarian Surat Masuk Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Cari Berdasarkan
[Pilih]
Masukan Kata Kunci
Cari
Keluar
Data yang dicari
Gambar 4.30 Rancangan interface pencarian surat masuk h) Halaman Pencarian Surat Keluar Aplikasi Pengolahan Data Surat Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Cari Berdasarkan
[Pilih]
Masukan Kata Kunci
Cari
Keluar
Data yang dicari
Gambar 4.31 Rancangan interface pencarian surat keluar
