BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belaka ng Departemen Keuangan telah m ulai m enyusun strategi pen gem ban gan teknologi informasi dan kom unikasi di lin gkun gan Departem en Keuangan yan g mencakup tiga aspek pengembangan yaitu: tata kelo la, sistem aplikasi, dan infrastr uktur teknologi inform asi dan kom unikasi. Dalam aspek tata kelo la, p ada tahun 2005 dok umen cetak biru p engembangan teknolo gi informasi dan kom unikasiDepartemen Keuangan y an g terintegrasi telah disusun dengan tema "Optim alisasi Pem anfaatan Information and Comun ication Technolo gy (I CT) di Departemen Keuan gan". Dalam aspek
sistem aplikasi, beber apa unit eselon-I telah m ulai
merencanakan pen gem ban gan sistem aplikasi yan g terintegrasi, sep erti Sistem Perben daharaan dan Anggaran Negara ( SPAN) di Departem en Keuangan. Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negar a ( SPAN) mer upakan sistem pengelolaan keuangan Negara yan g terintegrasi berbasis IT yang salin g keterkaitan infrastruktur, aplik asi, service desk dan secur ity awareness . DJA sebagai salah satu unit eselon 1 Kementrian Keuan gan sedan g mengem ban gkan
sistem anggaran
dengan nama
SPAN. SPAN ( Sistem
Perben daharaan dan An ggaran Negara) y aitu sistem pen gelolaan keuan gan Negar a yan g terintegrasi ber basis IT. Pengem bangan SPAN ini dilakuk an oleh team terpadu yan g meliputi Ditjen Perben dahar aan, Ditjen An ggar an dan
1
Pusintek. SPAN bertujuan untuk menyatukan selur uh operasional pen gan ggaran dan per ben dah araan Negara dalam sat u sistem. Dalam implementasi SP AN (Sistem Perbendaharaan dan An ggaran Negara) ini sistem yang sedan g dikem ban gkan berbasis ERP System (Enterprise Resource Planning). Direktorat Jenderal An ggaran mem ahami kebutuhan ERP tersebut untuk m eningkatkan pelayananny a kepada m asy arakat, terutam a kaitannya dalam penyusunan an ggaran. Untuk itulah sistem yang sedan g diban gun ini diharapkan dap at m em berikan inform asi yan g terintegrasi, efektif dan effisien. Kesuksesan proyek juga ter gantun g dari jaminan mut u dari proyek tersebut yang berdampak kep ada sistem yang diban gun m empuny ai k ualitas yan g baik, untuk itulah Quality Assu rance m em punyai peranan dalam im plementasi dim ana QA akan mem berikan suatu jaminan mutu dari manajemen p er usahaan yan g memadai bah wa pro duk atau jasa dapat m em enuhi suat u persyaratan tertentu sehingga dapat berfun gsi sesuai den gan yan g diin ginkan serta dapat digun akan dan disamping itu pelaksanaan proy ek dapat ber jalan efektif sesuai dengan yan g dir encan akan. Hal ini sangatlah penting dilak ukan oleh DJA dalam mengim plementasikan SPAN, dimana kendala yan g dihadapi bahwa Pro ject Timeline mengalam i beberapa perubah an dan kem un duran untuk p elak san aan Go Live, seperti p ada gam bar ber ikut :
2
Gambar 1.1 SPAN High Level Schedule 2011 Sumber : Material RPPN
Gambar 1.2 SPAN Schedule 2012 Custom W eb Sumber : Material RPPN
Kualitas m em punyai bagian terpenting dalam rencana bisnis, ketika suatu organ isasi m em punyai kualitas yan g baik, maka produk atau jasa yang dihasilkan dapat digunakan untuk jangka panjang dan mem ber ikan kepuasan terhadap penggun anya. Sayan gnya dalam SPAN in i terjadi ham batan untuk m enjalankan
kualitas baik dari sistem ataup un manajemen, seperti yang telah dijelaskan di atas telah terjadi kemunduran dalam im plem entasi SP AN, dokum entasi yan g tidak detail, pelaksanaan Unit Test, Integration Test dan bahkan UAT SP AN itu mengalami beberapa kali kem unduran, padahal dalam pelaksanaan test ini menjadi ujun g tombak dar i proses masukny a tahapan Go Live. Aplikasi mengalami beberap a kali per ubahan dan terjadi pro ses yan g berulang- ulang baik dar i requir ement, pem bangun an sistem, bahkan proses-pro ses dalam melak ukan solusi dari perm asalah an sistem yang dibangun. Selain it u ketidak p ercayaan user terhadap aplikasi SPAN in i yang an ggap tidak m am pu unt uk m enggantikan proses Peny usun an An ggaran Pen dap atan dan Belanja Negara ( APBN) m erupakan aplikasi yang k uran g han dal hal ini kem un gkinan disebabkan adanya ketidak pahaman dev eloper dalam memaham i bisnis proses sehin gga dalam pem ban gunan tidak sesuai den gan bisnis pro ses dan kebutuhan user. Dan disampin g itu kecintaan pengguna dengan ex cel tidak dapat dilepaskan. Hal ini dapat dilih at dar i data hasil pelaksanaan unit test yang dilakukan beberap a kali dan m en galami banyak sek ali defect (cacat) dalam aplikasi SPAN tersebut terkait den gan kepuasan pen ggun a. Adanya keterlambatan dalam memberikan informasi baik dar i pengguna kepada IT dep artemen selak u key user ataupun dengan pem ban gun sistem , sehingga serin gkali terjadi penyam paian informasi yang tidak ak ur at. Perubah an schedule project mempunyai dampak pada kelan gsun gan proyek dalam im plem entasi SPAN. Tercatat kemundur an-kem unduran yang terjadi disebabkan kar ena ap likasi tersebut m engalam i beberapa k emunduran dalam pelaksanaan test. Dalam aplikasi y ang dibangun tersebut serin gkali p engguna
4
merasakan dalam ham batan dalam menjalankan setiap proses dalam melak ukan exercisedalam menjalankan ap likasi ter sebut. Disampin g itu m undurny a schedule dim ana target Go Live selalu mengalami kem un dur an, serin gkali juga terjadi dari sisi Pro ject Managem entyan g serin g terjadi adalah kendala dalam berkomunikasi disemua lini, yang ber dam pak kepada inform asi yan g disam paikan atau y an g dimaksud sering tidak sam pai. Ber ikut adalah gam bar an keterlam batan dari sch edule y ang telah dir encanakan :
Gambar 1.3 Kemunduran Proyek
1.2 Profile Perusa haan Direktorat Jen deral Anggaran adalah salah satu un it eselon I y an g melaksanakan sebagian f ungsi dari Kementerian Keuangan. Sentra dari p eran Direktorat Jen deral An ggaran tersebut terletak pada tugasnya untuk m er umuskan serta m elak sanakan kebijakan dan stan dar disasi teknis di bidang pen gan ggaran. Sesuai den gan Ren cana Pem ban gun an Jan gka Menen gah (RPJM), kebijakan di bidang fiskal diar ahkan pada keseim ban gan antara pen ingkatan alokasi an ggaran den gan upaya untuk mem antapkan kesinam bun gan f iskal melalui p engin gkatan penerim aan negara dan ef isien si belanja negara, serta dengan tetap mengupay akan penurun an def isit anggaran. Berik ut adalah struktur organisasi Dir ektorat Jen deral
5
An ggaran ( DJA).
Gambar 1.4 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) Sumber : http://Angga ran.depkeu. go.id
1.2. 1 Tuga Pokok Sesuai den gan Perat uran Menteri Keuangan, DJA mempunyai t ugas merum uskan serta m elak sanakan kebijakan dan stan dar disasi teknis di bidan g pengan ggaran sesuai den gan kebijakan yan g ditetapkan oleh Menteri Keuan gan, dan ber dasarkan perat uran perun dan gun dan gan y ang berlak u.Sedan gkan untuk fun gsi sebagai ber ikut: 1. Perumusan kebijakan dibidan g penganggaran 2. Pelaksanaan k ebijakan di bidang pen gan ggaran 3. Penyusunan
norma,
standard,
prosedur
dan
kriteria
di
bidan g
pengan ggaran 4. Pem berian bimbin gan teknis dan evaluasi di bidang pen gan ggaran Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal An ggar an
6
1.2. 2 Visi Dalam mengem ban t ugas dan fun gsi. Direktorat Jenderal An ggaran mempunyai Visi sebagai berik ut: “Menjadi pengelo la an ggaran Negara yan g professional, kredibel, transp aran dan ak untabel.”
1.2. 3 Misi Untuk m ewujudkan visi ter sebut, Direktorat Jenderal An ggaran (DJA) mempunyai Misi sebagai berik ut : 1.
Mewujudkan p erencanaan kebijakan APBN yang sehat, kredibel dan berkelanjutan
2.
Mewujudkan pen geluaran Negara dan pengamanan keuan gan Negar a yan g ef ektif dan efisien
3.
Mewujudkan penerimaan Negara bukan pajak yan g optimal den gan tetap m enjaga pelayanan kepada masyarakat.
4.
Mewujudkan norma dan sistem penganggarn yang kredibel , transparan dan ak untabel.
Mewujudkan sum ber daya m anusia yan g prof esiional dan sum ber daya lainnya yan g berk ualitas, efektif dan efisien.
7
1.3 Profile Si stem Perbendaharaan dan A nggaran Negara (SPAN)
SPAN adalah pro gram transform asi ber skala besar y ang m enempatkan Direktorat Jen der al Per bendaharaan, Direktorat Jenderal An ggaran dan P usat Sistem Inform asi dan Teknolo gi Keuangan sebagai Leading In stitution s, meliputi pem ban gunan sistem per ben daharaan dan anggaran n egara,serta didukun g o leh sistem inform asi yang modern, baik yang terkait den gan software maupun hard ware.
SPANm elibatkan
dan
m engh ubungk an
sistem
informasi
perben dahar aan dan anggaran di beber apa eselon I di Kementerian Keuan gan, lim a kementerian/lembaga di pusat, DPR, selur uh KPPN, dan in stitusi pem erintah lainnya yan g ditetapkan. Pen gem ban gan SP AN berfokus pada penyem purn aan Proses Bisn is, p em anfaatan Teknolo gi Inform asi yan g terintegrasi dan Man ajemen Perubah an. Untuk reformasi sistem m anajem en keuangan meliputi kegiatan-kegiatan yang ak an dilak uk an terkait dengan Direktorat Jenderal An ggaran (DJA) dari sisi persiapan anggaran (Budget Preparation) dan Direktorat Jender al Per ben dahar aan (DJPB) dari sisi pelaksanaan an ggar an dan pertanggungjawaban ak untansi (Budget Execution and Respon sibility Accoun ting). SP AN menjadi progr am transformasi berskala besar di bidan g keuan gan
negar a yang bertujuan
meningkatkan ef isien si, efektivitas, akuntabilitas dan transparansi
dalam
pengelolaan an ggar an dan per ben daharaan negara m elalui penyem purnaan pro ses bisnis dan p em anfaatan teknologi inform asi yan g terintegrasi.
8
SPAN akan m enyem purnakan pen gelolaan k euangan negar a melalui integrasi sistem manajemen keuan gan negar a, penerap an ak untansi akr ual, penyatuan database pengelolaan keuan gan negar a, dan kem udahan akses bagi penggun a. SP AN ak an meningkatkan efektivitas, efisien si, ak untabilitas, dan transparan si dalam pen gelo laan k euan gan negara.
Gambar 1.5 Lingkup SPAN Sumber : http://Span.depkeu. go.id
Direktorat Jenderal An ggaran ( DJA) m er upak an salah satu un it eselon I dari Kem entrian Keuan gan RI, yang tugasnya adalah m elaksan akan sebagian f ungsi dar i Kementrian Keuan gan untuk merum usk an dan m enjalankan k ebijakan dibidan g p en gan ggar an yan g sesuai den gan Rencana Pem ban gunan Jan gka menengah ( RP JM). Direktorat Jenderal An ggaran memaham i kebutuhan ERP tersebut untuk meningkatkan pelayanannya kepada masyar akat, terutama kaitannya dalam penyusunan an ggaran. Untuk itulah system yan g sedan g diban gun in i diharapkan dap at m em berikan inform asi yan g terintegrasi, efektif dan effisien.
9
1.3. 1 Tuj uan SPAN Program reform asi SPAN dilak sanakan m elalui tiga kom ponen utam a yaitu: reformasi pro ses bisnis, reformasi sistem teknologi informasi, dan tata kelola perubahan. Reform asi Proses Bisnis dikembangkan melalui beberapa modul yaitu perencanaan an ggaran (Budg et Prepara tion), Manajem en DIP A (Management of Spending Au thority), Manajem en Komitmen ( Comm itment Managem ent), Manajemen Pem bayaran ( Payment Management), Manajemen Kas ( Cash Management), Akuntansi (Genera l Ledger and Cha rt of Account), dan Pelaporan (Reporting). Tujuan dilaksanak an Program Reformasi Sistem Perben dah araan dan An ggaran Negara sesuai dengan PMK Nomor 276 tahun 2008, adalah : •
Mengen dalik an An ggaran Negara, asset, dan kewajiban Pem erintah Pusat
•
Menyediakan inform asi yan g komprehensif, dapat dipercaya
•
Tersedianya sistem pelaporan manajerial tentang tentang operasi keuan gan p emerintah yan g komprehensif, dapat dian dalkan dan realtime
•
Terwujudnya tahapan transisi penerapan sistem akuntansi dar i berbasis k as ke ber basis akr ual
•
Terlaksan anya pelayan an kepada p ublik y ang lebih efisien.
Den gan adanya kejelasan tujuan, sasar an dan manfaat dar i pelak sanaan reformasi pen gelolaan keuan gan Negara m elalui SPAN, dih arapkan progr am SPAN men ghasilk an outp ut ber upa sistem pen gelolaan keuan gan Negara yan g
10
profesional, transpar an, dan ak untabel sebagaim ana am anat Undang- Un dan g Keuan gan Negara.
1.3. 2 Visi dan Mi si SPAN Visi SP AN adalah “Ter wujudnya p engelolaan dan pertan ggungjawaban keuangan Negara yan g tran sparan dan akuntabel, am an dan mudah diterapkan den gan dukun gan sistem inform asi m anajem en keuangan yan g terintegr asi“. Untuk mewujudk an visi tersebut, SPAN m em punyai Misi. Misi SPAN adalah sebagai ber ikut : 1.
Mengem bangkan mendasarkan
proses
bisn is
pada praktek
secar a
berkelanjutan
penyelen ggar aan
den gan
yan g sesuai
dan
terbaik. system yang am an, ak urat dan han dal. 2.
Menerapkan paket solusi yan g terintegrasi untuk m en duk ung sy stem yang am an, ak urat dan han dal.
3.
Memastikan diterimanya per ubahan oleh peman gk u kepentingan dan memberikan solusi len gkap terhadap dam pak per ubahan.
1.3. 3 Lingkup Pekerjaan Implementasi SPAN Dalam im plementasi SPAN lin gkup peker jaan mencakup sem ua fun gsi dar i penyusunan an ggaran dalam hal ini ap likasi SPAN y ang terdapat di Direktorat Jen der al Anggaran ter diri dari Custom Web dan Hyperion.Cu stom
Web
merupakan aplikasi an ggaran unt uk sem ua Kementrian Lembaga yan g meliputi dar i kegiatan upload data, dipa approval, do wnload ADK, report, sedan gkan Hyperion untuk Peny usun an Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara (PAPBN).
11
1.4 Perumusan Ma salah Melihat latar belak ang dan beragamnya perm asalah an dalam im plementasi SPAN tersebut di atas,dan dilihat dari sisi kualitasny a baik dari sistem maupun manajemen terdap at perm asalahan yang dihadap idalam implem entasi SPAN: 1. Adanya ketidakpuasan pengguna terhadap aplikasi SP AN y an g diban gun. 2. Terjadi
kemun duran
yang
menyebabkanKeterlam batan
dalam
Implementasi SPAN (Im plementasi tidak tepat waktu).
1.5 Tuj uan Ada beberapa t ujuan dari penulisan tesis ini , yaitu :
Untuk Men getah ui sistem tersebut apakah sudah memen uhi ekspektasi penggun a atau tidak.
Untuk Men gevaluasi pro ses yan g dilak ukan dalam im plem entasi ter sebut sudah sesuai dengan m etodolo gi implem entasi ( Best Practice).
1.6 Manfaat Manfaat yang diperoleh dari p en ulisan tesis ini, adalah :
Untuk
m emberikan
m asukan
dalam
mengatasi
k enapa
terjadi
ketidakp uasan pen gguna terhadap sistem yan g sedan g diban gun.
Untuk manyajikan dan m enguraikan permasalahan serta m engidentifikasi permasalahan, terutam a mencari penyebab keterlambatan im plementasi SPAN dalam penyusun an anggaran, seh ingga solusi y an g diberikan penulis dap at mempercepat proses serta m eningkatkan efisiensi dalam penyusunan an ggaran seh ingga ap likasi SPAN dapat digun akan.
12
1.7 Ruang Lingkup Ruan g lin gk up dari pen ulisan ini
Pelaksanaan tesis dilak ukan di Dir ektorat Jen deral Anggaran ( DJA)
Untuk membahas penyebab keterlambatan im plementasi SP AN, yan g dilihat dar i sisi kualitas dan mutu pelaksanaan implem entasi SPAN, baik kualitas sistem ataupun m anajem en proyek.
13
