1
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH Setiap instansi pemerintah maupun lembaga bisnis demi mendukung kelancaran kegiatan administrasinya pasti membutuhkan arsip. Arsip tercipta karena adanya suatu kegiatan yang mengandung berbagai data dan informasi. Dengan demikian, data dan informasi menjadi hal yang sangat penting karena dibutuhkan guna mendukung proses kerja. Mengingat peranan arsip sebagai sumber data dan informasi maka dalam proses penyajiannya harus dengan prosedur kerja yang menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan lengkap. Arsip tercipta dengan berbagai bentuk dan corak yang beraneka ragam. Keanekaragaman jenis dan bentuk arsip tersebut disesuaikan dengan alat dan media yang digunakan pada proses kegiatan. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan arsip diberi batasan pengertian sebagai : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Arsip sebagai sumber informasi memiliki nilai guna yang diperlukan instansi dalam pelaksanaan operasional. Bagi kehidupan organisasi, arsip sebagai sumber
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2
informasi memiliki peranan yang penting salah satunya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan bukti otentik dari pelaksanaan kegiatan di instansi. Oleh karena itu, perlu dikelola dengan baik dan sistematis, mulai dari tahap penciptaan arsip, tahap penggunaan dan pemeliharaan serta tahap istirahat atau sampai arsip tersebut disusutkan maka diperlukan program manajemen kearsipan (record management) secara terencana. Untuk mendukung kegiatan administrasi di instansi, dalam manajemen kearsipan dibutuhkan salah satunya sistem penyimpanan berkas sesuai dengan prosedur kearsipan. Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan/kegiatan (dosir), kesamaan masalah (rubrik), atau kesamaan jenis (seri).2 Oleh sebab itu, penyimpanan arsip atau berkas dalam suatu instansi perlu mendapat perhatian. Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem pokok soal (subyek), sistem tanggal (kronologis), sistem nomor (sistem klasifikasi, sistem terminal digit), sistem wilayah.3 Untuk meminimalisasi arsip yang hilang atau rusak, dalam pengelolaan arsip, salah satunya dibutuhkan penataan berkas secara sistematis, sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditentukan. Penataan berkas (filing) ialah mengatur, menyusun, sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip
2
Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar Maju, 2003), hlm. 10. 3
Sularso Mulyono, dkk., Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), hlm. 12.
3
bagi kepentingan pekerjaan.4 Penemuan kembali arsip erat kaitannya dengan sistem penataan ataupun penyimpanan yang diterapkan. Oleh karena itu, pelaksanaan penataaan berkas perlu dipersiapkan secara cermat, tepat, dan matang. Penataan berkas sangat diperlukan oleh suatu instansi karena untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Dalam melakukan penataan arsip tidak hanya berpedoman pada sistem penyimpanannya, tetapi juga harus didukung dengan peralatan sesuai dengan standar yang ditentukan. Tanpa adanya perlengkapan yang sesuai dalam penataan berkas, maka penemuan kembali akan mengalami kendala . Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta merupakan Unit Pelaksana Teknis di bidang penelitian dan pengembangan pelayanan kesejahteraan sosial di lingkungan Kementerian Sosial RI. Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial (B2P3KS) tersebut memiliki tujuan, salah satunya yaitu meningkatkan kualitas penelitian dan pengembangan pelayanan kesejahteraan sosial. Penataan berkas khususnya di Bagian Tata Usaha Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial pada dasarnya belum melaksanakan penataan berkas secara optimal. Oleh karena itu, penulis memilih tema penataan berkas dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di instansi tersebut. Dengan adanya pemilihan tema ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang penerapan sistem kearsipan khususnya dalam penataan berkas. 4
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992),hlm. 21.
4
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang diangkat dalam laporan tugas akhir adalah bagaimana pelaksanaan sistem penataan berkas di Bagian Tata Usaha Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial ( B2P3KS) Yogyakarta? B. TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta bertujuan mengetahui struktur tugas dan fungsi instansi sehingga dapat memudahkan penulis dalam menentukan arsip yang tercipta di masing-masing unit kerja, mengetahui sistem penataan berkas dan peralatan yang digunakan serta penemuan kembali arsip. Selain itu juga diharapkan dapat mengetahui kendala yang dihadapi selama proses penataan berkas serta mencoba memberikan saran atau masukan yang bermanfaat demi peningkatan sistem kearsipan yang telah diterapkan. Manfaat yang diperoleh dalam Praktik Kerja Lapangan di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial yaitu penulis dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan di bidang kearsipan khususnya dalam pengelolaan berkasnya serta menambah pengalaman dalam penanganan arsip yang belum tertata.
C. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta penulis menggunakan
beberapa
metode
pengumpulan
data.
Pemilihan
metode
5
pengumpulan data ini dimaksudkan guna mendukung penulisan laporan akhir dan sebagai sumber referensi dalam penulisan Laporan Tugas Akhir agar berjalan dengan lancar. Data yang diperoleh nantinya dapat dipertanggungjawabkan secara konkrit kebenarannya dan dapat disajikan secara lengkap dan benar. Metode yang digunakan meliputi Studi Pustaka, Wawancara, dan Metode Observasi. Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan bahan pustaka yang berbentuk buku di perpustakaan prodi kearsipan, perpustakaan daerah, ataupun dalam instansi tempat PKL. Bahan pustaka tersebut kemudian dianalisis untuk dijadikan sumber referensi serta merumuskan konsep dan melengkapi data sesuai dengan tema yang dipilih. Selain studi pustaka, penulis juga melakukan wawancara. Wawancara (interview) yaitu kegiatan mencari data maupun informasi dengan cara melakukan wawancara ataupun tanya jawab kepada arsiparis atau karyawan di unit kerja yang bertugas di instansi tersebut dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan sesuai yang dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Metode wawancara ini bertujuan untuk melengkapi data yang sekiranya masih kurang saat praktik di lapangan dan khususnya mendapatkan informasi yang berkaitan tentang penataan berkas. Metode lain yang digunakan penulis untuk memperoleh data adalah dengan cara observasi. Metode observasi ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung di lapangan tentang tata cara penataan berkas di Bagian Tata Usaha Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial. Dengan cara ini dapat diperoleh data yang lengkap dan benar, sehingga dapat
6
mendukung dalam penulisan laporan akhir. Data yang diperoleh nantinya dapat dijadikan perbandingan tentang pelaksanaan kearsipan yang ada di instansi tersebut dengan teori kearsipan yang ada di bangku kuliah.
D. TINJAUAN PUSTAKA Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan beberapa buku sebagai sumber acuan atau referensi agar dapat mendukung dalam merumuskan konsep pengolahan data sesuai dengan tema yang dipilih. Beberapa buku tersebut antara lain sebagai berikut: Buku Kearsipan 2 karangan Ig Wursanto yang diterbitkan oleh Kanisius tahun 1989, menjelaskan mengenai pengetahuan arsip dan kearsipan yang membahas tentang pengertian arsip,
filing, jenis arsip, macam-macam
sistem pemberkasan. Selain itu juga dibahas tentang sistem prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Buku tersebut sangat bermanfaat bagi penulis dalam penulisan laporan akhir karena menjelaskan penanganan arsip dinamis aktif. Buku
Manajemen
Kearsipan
karangan
dari
Zulkifli
Amsyah,
diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 1993. Dalam buku tersebut dibahas tentang ruang lingkup kearsipan kemudian dijelaskan pula tentang tata cara mengindeks dan mengabjad pada sistem penyimpanan arsip serta pembahasan tentang prosedur penyimpanan, sistem penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan, alat temu balik arsip, serta peminjaman, hingga pelayanan arsip. Buku ini sangat membantu dalam penulisan Tugas Akhir karena
7
menguraikan prosedur penataan maupun penyimpanan berkas dari masing-masing sistem pemberkasan. Buku Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan karangan Boedi Martono dan diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1992. Buku tersebut membahas tentang penataan arsip meliputi sistem pemberkasan, peralatan, arsip korespondensi, peminjaman dan penemuan kembali serta pengorganisasian arsip aktif yang dibutuhkan bagi penulis khususnya dalam memahami dan menguraikan penjelasan tentang sistem kearsipan dan sistem penataan berkas disuatu instansi. Buku Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern karangan Sedarmayanti diterbitkan oleh Mandar Maju tahun 2003, terdapat beberapa bab yang menjelaskan tentang tema penataan berkas antara lain mengenai sarana penataan berkas yang meliputi peraturan mengindeks, mengabjad, pola klasifikasi arsip, kode arsip. Pada bab tersebut peraturan penataan berkas sangat diperlukan penulis sebagai pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip. Selain itu bab selanjutnya dijelaskan pula menata arsip atau berkas yang meliputi pengertian dan tujuan penataan arsip, sistem penataan arsip (Filing System), peminjaman arsip serta penyimpanan dan penemuan kembali arsip (Storage and Retrieval of Records). Buku ini bermanfaat dalam penulisan laporan akhir karena sebagai pedoman menata berkas sesuai dengan sistem pemberkasan, hingga prosedur penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
8
E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul Penataan Berkas di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial ini terdiri dari empat bab. Bab pertama adalah pendahuluan yang terdiri dari sub bab latar belakang dan rumusan masalah, tujuan dan manfaat PKL, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka dan sistematika penulisan. Latar belakang dan rumusan masalah membahas tentang alasan penulis memilih tema penataan berkas. Dalam mendukung penulisan laporan akhir, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data yaitu studi pustaka, wawancara, dan metode observasi. Selanjutnya dalam tinjauan pustaka penulis menggunakan beberapa sumber buku yang berkaitan dengan penataan berkas. Bab kedua adalah profil Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraaan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta. Bab ini terdiri dari profil, kedudukan, eselon, perkembangan lembaga, visi misi, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi dari instansi tersebut, sumber daya manusia, serta organisasi kearsipan. Bab tiga adalah bab yang menjelaskan tentang penataan berkas di Balai Besar
Penelitian
dan
Pengembangan
Kesejahteraan
Sosial
terdiri
dari
pemberkasan (surat masuk, surat keluar, penataan lembar disposisi, penataan lembar pengantar, dan arsip keuangan), penemuan kembali dan peminjaman arsip, pemeliharaan arsip, serta kendala-kendala yang dihadapi selama penataan arsip.
9
Bab empat penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi rumusan hasil keseluruhan analisis penulis. Saran berisi masukan dari penulis yang ditujukan kepada instansi tersebut.
