BAB 3 ANALIS IS S IS TEM PEMBELIAN DAN UTANG US AHA BERJALAN
3.1.
Sejarah Singkat Perusahaan PT. Enomoto Srikandi Industries berdiri pada tanggal 6 November 1993 dengan
mengacu kepada Surat Keputusan Presiden tertanggal 27 Juli 1993, BKPM No. 138/1 / PM A/ 1993. PT. Enomoto Srikandi Industries mulai berproduksi tanggal 16 M ei 1995. pabrik berdiri diatas lahan 1,6 Hektar dengan kapasitas produksi 2,5 Juta set per tahun. Pabrik berada di kawasan MM 2100 Blok B4-1 Cibitung Bekasi. PT. Enomoto Srikandi Industries berdiri atas kerjasama dengan Enomoto Industries Co. Ltd Japan dan PT. Srikandi Diamond M otor. Enomoto Industries Japan berusia 80 tahun dan mengkhususkan diri dalam pembuatan tutup drum, sedangkan PT. Srikandi Diamond M otor mengkhususkan diri menjual mobil dengan merek M itsubishi di Indonesia. Dalam peranannya di Indonesia PT. Enomoto Srikandi Industries berusaha memenuhi kebutuhan pelanggannya dengan memberikan produk tutup drum yang pertama di produksi secara massal di Indonesia. PT. Enomoto Srikandi Industries mempekerjakan tenaga-tenaga profesional yang telah dididik dan dilatih oleh dengan Enomoto Industries Co. Ltd Japan sebagai salah satu pemasok teknologi pembuatan tutup drum di dunia. Dengan mesin yang dirancang khusus dan peralatan uji yang lengkap serta sarana yang memadai PT. Enomoto Srikandi Industries memberi jaminan kepada pelanggannya dalam hal mutu produk yang dihasilkan. PT. Enomoto Srikandi Industries dalam memproduksi tutup drum tidak hanya memenuhi kebutuhan pelanggan di dalam negeri saja, akan tetapi pelanggan-pelanggan
53 di luar negeri, seperti Singapura, Thailand, Korea dan Amerika serta negara-negara Eropa lainnya. Eksport yang telah dilakukan PT. Enomoto Srikandi Industries memberi kesan tersendiri dari pelanggannya dalam teknologi pembuatan tutup drum sehingga nama dan mutunya lebih dikenal dalam kalangan pabrik drum domestik maupun mancanegara.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi
: M enjadi perusahaan tutup drum terbaik yang berperan di mancanegara.
M isi
: M emiliki kualitas tutup drum yang diakui dunia.
54 3.3
S truktur Organisasi Perusahaan
Managing Director
Manajer Personalia & Um um
Staf Personalia
S taf Adm inistrasi Umum
Manajer Marketing
S taf Penjualan
Manajer Purchasing
Staf Purchasing
Manajer Keuangan dan A kuntansi
Manajer P roduk si
S taf Keuangan dan Akuntansi
Staf Produksi
Treasury/ Kas ir
S taf Quality Control
Bagian P enagihan
Staf Maintenance
Staf Gudang
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Enomoto S rikandi Industries Sumber : Manajer Keuangan dan Akuntansi PT. Enomoto S rikandi Industries, 2008
55 3.4
Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan wewenang dari setiap bagian dari struktur organisasi PT.
Enomoto Srikandi Industries adalah sebagai berikut : 1. Managing Director Managing Director merupakan pihak yang bertanggung jawab penuh atas perusahaan dan memiliki wewenang penuh atas perusahaan. Adapun tugastugasnya adalah sebagai berikut: •
M emimpin dan mengelola perusahaan.
•
M engorganisir
dan
mengevaluasi perkembangan
dan
operasional
perusahaan secara keseluruhan. •
M emeriksa laporan keuangan bulanan dan laporan manajemen lainnya.
•
M engendalikan, dan mengawasi kinerja para karyawan secara periodik.
Dan wewenangnya, sebagai berikut: •
M erumuskan kebijakan yang berlaku di perusahaan dan menetapkan tujuan serta sasaran perusahaan jangka pendek maupun jangka panjang.
•
M enandatangani cek atau giro.
•
M emberi keputusan terhadap hal-hal yang bersifat strategis.
2. M anajer Keuangan dan Akuntansi Tugas-tugasnya: •
M erencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, mengarahkan, mengendalikan/ mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab staf Keuangan & Akuntansi, serta staf lainnya yang diperbantukan di Bagian Keuangan & Akuntansi.
56 •
M emimpin dan mengelola bagian keuangan dan akuntansi secara efisien dan efektif berdasarkan sasaran dan ketentuan perusahaan.
•
M emeriksa hasil posting dan codering yang dilakukan bawahannya.
•
M enyerahkan kepada atasan langsung laporan-laporan lainnya dari Bagian Keuangan dan Akuntansi seperti: Laporan Neraca, Rugi-Laba, Perubahan Posisi Keuangan serta rincian dan analisa-analisanya sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan.
•
M enyerahkan kepada atasan langsung laporan-laporan lainnya dari Bagian Keuangan dan Akuntansi seperti Laporan Posisi Kas/ Bank, Laporan Posisi Hutang dan Piutang, Laporan Proyeksi Cash Flow, dll.
•
M embuat analisa produktivitas perusahaan, khususnya terhadap pusatpusat biaya, serta menyusun harga satuan produksi, sebagai bahan evaluasi bagi pihak manajemen untuk langkah/ tindakan lebih lanjut.
•
Berperan serta melaksanakan tugas kerja pengawasan aset perusahaan melalui pengeawasan administratif maupun fisik/ langsung, misalnya dengan melakukan stock taking inventory/ aset perusahaan lainnya, Kas Opname, dll.
•
M enyiapkan laporan-laporan eksternal seperti untuk Bank, Kantor Akuntan Publik, Kantor Pajak dll. Sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
•
M embuat evaluasi prestasi Staf Keuangan & Akuntansi dan karyawan lain yang diperbantukan, terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing, dan membuat usulan untuk tindak lanjut hasil penilaian prestasi tersebut.
57 •
M engkoordinasikan pelaksanaan tugas yang berhubungan dengan perpajakan perusahaan secara tertib, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
•
M embuat dan menyiapkan Proyeksi Keuangan dan Proyeksi Rugi-Laba perusahaan
berdasarkan
input dari masing-masing bagian,
serta
melakukan kontrol atau monitoring terhadap pelaksanaan budget yang sudah ditentukan. •
M engatur dan menyiapkan pelaksanaan kebutuhan biaya yang diajukan oleh bagian lain sesuai dengan budget yang sudah disetujui.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M elakukan verifikasi terhadap validitas setiap transaksi sebelum dibayar dan dibukukan, serta bertanggung jawab atas akurasi data dan laporan yang dibuat sendiri maupun bawahannya.
•
M erencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengawasi
persiapan
pembayaran kewajiban perusahaan seperti pembayaran hutang dan gaji. 3. Staf Keuangan dan Akuntansi M emiliki tugas pokok membantu tugas-tugas atasan dalam mengelola Bagian Keuangan dan Akuntansi. Adapun rincian tugasnya adalah sebagai berikut: •
M elakukan pengawasan atau penghitungan ulang atas beban bunga bank, serta melaporkan kepada atasan apabila terjadi selisih perhitungan.
•
M embuat rencana pembayaran kewajiban perusahaan sesuai waktu yang sudah ditentukan.
•
M embuat laporan posisi bank secara periodik.
58 •
M engajukan proyeksi Cash Flow bulanan sesuai deadline yang sudah ditentukan.
•
M embuat buku bank, serta membuka rekonsiliasi bank bulanan.
•
M enjaga saldo bank sesuai dengan yang dibutuhkan.
•
M enyiapkan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan lainnya.
•
M embuat laporan mutasi uang scrap.
•
Dengan dibantu oleh atasan langsung, membuat perbandingan antara proyeksi dan realisasi Cash Flow, bulanan maupun tahunan.
•
M enyiapkan pembayaran pajak perusahaan dan melakukan pemotongan atas barang atau jasa kena pajak sesuai dengan deadline dan ketentuan yang berlaku.
•
M emeriksa dan menganalisa budget bulanan yang diajukan bagian produksi dan melaporkan kepada atasan, atas penyimpangan yang tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan.
•
M eminta setiap dokumen transaksi yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi untuk dilakukan pencatatan dan pengarsipan.
Dan wewenangnya, sebagai berikut: •
M eminta pertanggungjawaban bagian terkait atas keabsahan data transaksi.
4. Treasury/ Kasir M emiliki tugas pokok membantu tugas-tugas atasan dalam menyediakan dan mengelola uang kontan untuk keperluan perusahaan. Adapun rincian tugasnya sebagai berikut:
59 •
M elakukan pembayaran sesuai dengan permintaan yang diajukan, serta meneliti kelengkapan tanda tangan yang sudah disediakan pada kolom masing-masing.
•
M embuat laporan posisi saldo kas setiap hari dan mencocokannya dengan keadaan fisik uangnya.
•
M enjamin tersedianya kas dalam batas yang aman sesuai dengan yang sudah ditentukan yaitu tidak melebihi Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah), dan membuat laporan ke Bagian Keuangan untuk dibukakan cek serta mengambilnya ke bank.
•
M elakukan kas opname setiap bulan yang disaksikan oleh Kepala Bagian Keuangan.
•
M embuat rekapitulasi dan membuat Jurnal Pengeluaran Kas setiap bulan.
•
M embuat dan mencocokan mutasi persediaan bahan pembantu dan spare parts serta membuatkan jurnal pemakaiannya.
•
M elakukan stock opname atas persediaan dan bahan pembantu di gudang sesuai waktu yang sudah ditentukan.
•
M enjaga dan menyimpan uang scrap pada bank yang sudah ditentukan.
•
Bertanggung jawab atas penyimpanan uang yang masih ada di kas.
Dan wewenangnya sebagai berikut: •
M engotorisasi dokumen-dokumen
dalam yang berkaitan
dengan
penerimaan dan pengeluaran kas. •
M emiliki wewenang penuh dalam melakukan pemeriksaan terhadap persediaan di gudang.
60 •
M elakukan verifikasi terhadap data pendukung dari masing-masing permintaan biaya yang dibutuhkan sebelum dimintakan tanda tangan atasan dan membukukannya.
5. Bagian Penagihan M emiliki tugas-tugas sebagai berikut: •
Bertanggung jawab melaksanakan prosedur penagihanan piutang pada pelanggan yang sudah jatuh tempo.
•
M elaporkan hasil penagihan piutang kepada bagian Akuntansi dan Keuangan.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M elaksanakan kegiatan penagihan piutang pada pelanggan.
6. M anajer Purchasing M anajer Purchasing memiliki tanggung jawab langsung kepada Managing Director, dan memiliki rincian tugas sebagai berikut: •
Bertanggung jawab dalam proses pembelian, dari awal sampai dengan tibanya barang dipabrik, dengan tidak mengabaikan kelengkapan dokumen yang dibutuhkan.
•
M engkoordinir pembukaan PO, setelah dapat dipatikan pemasok yang akan dipilih dan disetujui oleh pejabat berwenang.
•
M engumpulkan dan mendokumentasikan informasi penawaran harga barang dari pemasok.
•
Sebelum melakukan pembelian barang, memilih pemasok, membuat daftar berisi nama pemasok, alamat, barang yang dipasok, dan lain lain.
61 •
M emilih barang yang baik dan bermutu serta harga yang pantas, sesuai dengan permintaan dari departemen yang terkait.
Dan wewenang yang dimiliki sebagai berikut: •
M engotorisasi dokumen-dokumen
yang
berkaitan
dengan
proses
pembelian barang ke pemasok. 7. Staf Purchasing Bagian ini memiliki tanggung jawab langsung kepada M anajer Purchasing dan memiliki tugas sebagai berikut: •
M embuat atau membuka PO berdasarkan permintaan barang dari divisi terkait yang berisi mengenai jumlah barang, harga barang, kualitas, tanggal kirim, jatuh tempo serta kewajiban perpajakan seperti PPN dan lain-lain, serta mendistribusikan ke bagian terkait.
•
M engurusi keperluan pembelian atau kebutuhan bahan baku, dan bahan pembantu yang harus diimport.
•
M embuatkan BAPnB yang ditanda tangani lengkap oleh pejabat yang ditunjuk.
•
M emastikan bahwa barang telah diterima sesuai pesanan atau PO dengan melihat tanda terima pada surat jalan.
•
M elakukan konfirmasi terhadap bagian yang terkait dengan proses pembelian, untuk memastikan kelancaran proses pembelian barang.
Wewenangnya bagian ini, antara lain: •
M emiliki wewenang melakukan proses pembelian barang untuk kepentingan perusahaan.
62 8. M anajer Marketing M anajer Marketing berwenang dalam mengkoordinir, merencanakan, serta bertanggung jawab atas pemasaran produk perusahaan. Adapun tugas-tugasnya sebagai berikut: •
M engkoordinir, dan merencanakan pemasaran seluruh hasil produksi perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang berisi jumlah unit, nilai jual serta rencana biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan
rencana
tersebut
dan
menyampaikannya
kepada
yang
berkepentingan (divisi produksi dan keuangan). •
M elihat dan mencari peluang pasar yang potensial serta tepat baik lokal maupun ekspor sehingga tidak terjadi penumpukan stok yang berlebihan dan
sesuai
dengan
yang
sudah
direncanakan,
dengan
lebih
memperkenalkan keunggulan produk perusahaan kepada masyarakat pemakai (melalui demo, pemberian contoh produk, iklan, dsb.). •
M enerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada formulir yang telah ditentukan, serta melakukan tindak lanjut dari masing-masing pesanan bersama divisi terkait.
•
M embuat jadwal dan mengkoordinir pengiriman barang-barang yang sudah dipesan bersama dengan staf yang bersangkutan.
•
M embuat
dokumen-dokumen
yang
diperlukan
serta
tidak
mengkesampingkan asas legalitas yang sudah ditentukan. •
M embuat laporan penjualan secara periodik (bulanan dan tahunan) yang disampaikan kepada divisi terkait, serta membuat perbandingan antara
63 rencana dan realisasi penjualan, dan menganalisa penyimpangan yang terjadi, mencari penyebab dan jalan keluarnya kalau perlu melalui rapat manajemen. •
M embuat daftar pelanggan yang berisi nama, alamat, kontak personil serta hal lain yang diperlukan, dan membuat rangking terutama untuk pelanggan tetap tentang jumlah pesanan, kontinuitas, serta persyaratan mutu yang diminta.
•
M enerima dan mencatat pada formulir yang sudah ditentukan, setiap keluhan dan saran dari masing-masing pelanggan, dan menyampaikannya kepada divisi yang bersangkutan.
Dan wewenangnya sebagai berikut: •
M elakukan otorisasi atas dokumen-dokumen yang terkait dengan proses pemasaran dan penjualan produk perusahaan.
•
M elakukan pemilihan atas distributor perusahaan.
9. Staf Marketing Bagian ini memiliki tanggung jawab langsung kepada M anajer Marketing dan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: •
M enerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada papan tulis yang telah disediakan dan pada formulir yang telah ditentukan, serta melakukan tindak lanjut dari masing-masing pesanan, seperti membuat SPK, dan lain-lain.
64 •
M engkoordinir pengiriman barang untuk ekspor, dengan memperhatikan kelengkapan dokumen yang diperlukan seperti PEB, PPBE, LPSE, B/L, Packing List, Invoice, Wesel Ekspor, dan lain-lain.
•
M embuat daftar pelanggan yang berisi nama, alamat, kontak personil serta hal lain yang diperlukan, dan membuat rangking terutama untuk pelanggan tetap tentang jumlah pesanan, kontinuitas, serta persyaratan mutu yang diminta.
•
M enerima dan mencatat pada formulir yang sudah ditentukan, setiap keluhan dan saran dari masing-masing pelanggan, dan menyampaikannya kepada divisi yang bersangkutan.
•
Setelah menerima PO dari pelanggan, membuat SPK yang berisi tentang nama pemesan, nama barang, ukuran atau spesifikasi, jumlah barang, tanggal selesai dll. Yang ditanda-tangani oleh pejabat berwenang dan didistribusikan kepada departemen yang terkait.
•
M enyiapkan Invoice dan Packing List untuk penjualan ekspor.
•
M embuat jadwal dan mengkoordinir pengiriman barang-barang yang sudah dipesan.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang dalam melakukan kegiatan pemasaran produk perusahaan.
10. M anajer Personalia dan Umum Bagian ini memiliki tanggung jawab dalam memimpin dan mengelola sumber daya manusia, legalitas dan perijinan perusahaan, serta bertanggung jawab dalam
65 memelihara barang-barang yang merupakan aset perusahaan. Adapun tugastugasnya adalah sebagai berikut: •
M enyiapkan, memanggil, mengetes, meyeleksi dan mewawancarai calon karyawan sesuai dengan kriteria yang diminta oleh divisi terkait.
•
Bersama dengan staf lain yang ditunjuk, melakukan pelatihan karyawan sesuai dengan yang diperlukan.
•
Setiap periode tertentu menghitung dan membayarkan gaji atau tunjangan lainnya, dengan tetap menjaga kerahasiaan dari masing-masing personil.
•
Bertanggung jawab atas legalitas perusahaan dengan instansi terkait, perizinan, ketenagakerjaan, dan semua kewajiban perusahaan kepada pemerintah.
•
M embuat laporan dan evaluasi tahunan mengenai prestasi karyawan, absens, pemakaian listrik, telepon, air, penambahan atau pengurangan karyawan dan lain-lain.
•
Bertanggung jawab atas berita atau surat keluar maupun masuk, telepon, fax yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan.
•
M embuat jadwal dan merencanakan pemeliharaan aset perusahaan seperti bangunan, inventaris, peralatan kantor, dan lain-lain.
•
M engevaluasi serta meneliti kebutuhan karyawan dari semua divisi, sehingga tidak terjadi kelebihan disatu divisi dan kekurangan di divisi lainnya.
66 Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emanggil, menegur, mengarahkan, memberi peringatan dan seterusnya, kepada karyawan yang melakukan pelanggaran sebatas wewenang yang diberikan, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
•
M emilih karyawan baru sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan pada saat perekrutan.
•
Bersama dengan kepala satpam, mengkoordinir dan membagi tugas seluruh jajaran satpam, serta bertanggung jawab atas keamanan lingkungan dan harta benda milik perusahaan.
11. Staf Personalia Bagian ini memiliki tugas pokok membantu tugas-tugas atasan dalam mengelola bagian personalia, serta tugas-tugas kantor lainnya sesuai dengan perintah dan arahan dari atasan. Adapun rincian tugasnya adalah sebagai berikut: •
Bersama dengan M anajer Personalia dan Umum, memperhatikan surat atau
perijinan
perusahaan
yang
jatuh
tempo,
serta
mengurus
perpanjangannya. •
M embuat cataan mengenai cuti, pengobatan karyawan, dan lain-lain.
•
M empersiapkan kebutuhan perlengkapan karyawan akan seragam, sarung tangan, atribut perusahaan, logo, bendera, kartu pengenal, dan lain-lain.
•
Bertanggung jawab atas penimbangan scrap, pembuangan serutan dan sampah lainnya.
•
Bersama M anajer Personalia & Umum bertanggung jawab atas keamanan kantor diluar jam kerja, terutama terkait kunci, lampu, AC, dan lain-lain.
67 •
M embuat register tentang perizinan dan surat-surat penting perusahaan.
•
M eneliti absensi karyawan dan mencatatnya pada form yang disediakan.
•
Pada jam-jam tertentu melakukan kontrol dilingkungan perusahaan mengenai keamanan, kebersihan, kendaraan, karyawan, dan lain-lain.
•
M embagi tugas satpam dengan baik sehingga tidak terjadi kekosongan atau kekurangan tenaga keamanan.
•
M embuat jadwal dan pelaksanaan servis kendaraan serta melakukan kontrol pemakaian bahan bakar dan tol atau parkir sesuai dengan tujuan perjalanan yang ditentukan.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang melaksanakan kegiatan yang terkait kepentingan personalia dalam perusahaan.
12. Staf Administrasi Umum M emiliki tugas pokok untuk membantu tugas-tugas bagian Personalia dan Umum, serta tugas-tugas dari bagian Keuangan dan Produksi. Adapun rincian tugasnya adalah sebagai berikut: •
M embuat arsip surat keluar dan surat masuk dengan nomor urut masingmasing.
•
M encatat keperluan kantor dan pabrik akan kebutuhan stasioneris, barang cetakan, keperluan dapur, obat-obatan, dan lain-lain.
•
M embantu menyelesaikan administrasi produksi dan administrasi platingan.
•
M enyiapkan form-form laporan produksi, maintenance, dan lain-lain.
68 •
M emelihara dengan rapi arsip Surat Jalan, PO, BAPnB, dan lain-lain, serta membuatkan register.
•
M embuat laporan administrasi Astek sesuai waktu yang telah ditentukan.
•
M elaksanakan fungsi resepsionis dengan baik.
•
M encatat potongan pengobatan dari karyawan sebelum disetor ke klinik yang sudah ditunjuk.
•
M elaksanakan aktivitas luar seperti urusan pajak, bank, surat-menyurat, dan lain-lain.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang menangani urusan administrasi umum.
13. M anajer Produksi M anajer Produksi bertanggung jawab langsung kepada M anaging Director. Bagian ini membawahi tiga bagian, antara lain staf Produksi, staf Quality Control, Maintenance, dan staf Gudang.. Rincian tugas bagian ini antara lain sebagai berikut : •
M engendalikan, mengontrol, dan mengawasi kinerja staf Produksi, Quality Control, Maintenance, dan staf Gudang.
•
M emeriksa Surat Perintah Kerja dan Permintaan Bahan Baku.
•
M emeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staf bagian Produksi.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M engotorisasi Surat Perintah Kerja dan Permintaan Bahan Baku.
69 14. Bagian Produksi Bagian Produksi bertanggung jawab langsung kepada M anajer Produksi. Bagian Produksi ini memiliki tugas meliputi sebagai berikut : •
M elakukan produksi sesuai dengan Surat Perintah Kerja.
•
M embuat formulir permintaan bahan baku untuk melakukan produksi.
•
M embuat laporan kegiatan produksi.
•
M embuat bukti pengeluaran barang untuk pengiriman barang jadi ke gudang.
•
M elakukan permintaan atas kebutuhan bahan baku produksi.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang melakukan kegiatan produksi sesuai Surat Perintah Kerja yang telah diotorisasi M anajer Produksi.
15. Staf Quality Control Staf Quality Control bertanggung jawab langsung ke M anajer Produksi. Staf ini memiliki tugas-tugas sebagai berikut : •
M embuat laporan pengendalian kualitas bahan baku dan barang jadi.
•
M engawasi dan melakukan pemeriksaan terhadap kualitas hasil produksi.
•
M engawasi dan memeriksa kualitas bahan baku yang akan diolah di bagian produksi.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang melakukan kegiatan pengecekan dan pemeriksaan kualitas hasil produksi serta bahan baku yang akan diolah bagian produksi.
70 16. Staf Maintenance Staf Maintenance memiliki tanggung jawab langsung ke M anajer Produksi. Tugas dan tanggung jawab bagian ini antara lain sebagai berikut : •
M elakukan pemeriksaan secara berkala terhadap kondisi mesin produksi.
•
Bertanggung jawab melakukan servis jika mesin produksi bermasalah.
•
M embuat laporan maintenance secara periodik.
•
M elakukan permintaan atas kebutuhan sparepart mesin.
Adapun wewenangnya sebagai berikut: •
M emiliki wewenang melakukan kegiatan pengecekan atas kondisi mesin produksi dan sparepart.
17. Bagian Gudang Bagian Gudang disini bertanggung jawab langsung kepada M anajer Produksi. Adapun tugas dan tanggung jawab bagian ini adalah : •
M engawasi segala aktivitas yang terjadi didalam gudang.
•
M enerima dan melakukan pengecekan terhadap kiriman material bahan baku dari pemasok.
•
M embuat laporan stok gudang perbulan.
•
M engajukan permintaan pembelian bahan baku.
•
M enyerahkan material bahan baku kepada bagian Produksi.
Wewenangnya meliputi sebagai berikut: •
M engotorisasi hasil perhitungan stock opname barang digudang.
•
M engotorisasi keluar masuknya bahan baku dan bahan jadi dari dan ke dalam gudang.
71 3.5
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
3.5.1
Prosedur Sistem Berjalan
3.5.1.1 Prosedur Penghitungan Stok Bahan Baku di Gudang •
Bagian Gudang o Bagian Gudang, tiap periode akan melakukan penghitungan terhadap stok persediaan yang ada di gudang. Setelah selesai dilakukan penghitungan, dibuat Catatan Penghitungan Stok Persediaan sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama dipakai bagian Gudang untuk melakukan penyesuaian ke Kartu Stok. Sedangkan rangkap dua diteruskan ke bagian Kasir.
•
Bagian Kasir o Bagian Kasir, tiap periode akan menerima catatan Catatan Penghitungan Stok Persediaan rangkap dua dari bagian Gudang.. o Catatan Penghitungan Stok Persediaan rangkap dua akan dibandingkan dengan Kartu Persediaan. Bersamaan dengan itu, bagian Kasir juga akan melakukan pemeriksaan atas persediaan langsung ke gudang, untuk memeriksa kesesuaian antara Catatan Penghitungan Stok Persediaan dengan stok fisik yang ada di gudang. Bila telah sesuai, selanjutnya akan dilakukan penyesuaian ke Kartu Persediaan. o Selanjutnya akan menyiapkan Laporan Persediaan dan diserahkan ke Managing Director.
72 3.5.1.2 Prosedur Pembelian Bahan Baku •
Bagian Gudang o Berdasarkan
hasil penyesuaian
antara Kartu
Stok
dengan
Catatan
Penghitungan Stok Persediaan, apabila ditemukan bahan baku yang stoknya telah menipis, maka bagian Gudang akan melakukan permintaan pembelian atas barang tersebut, dengan membuat Purchase Requisition, yang kemudian akan diajukan ke bagian Purchasing. o Selain itu, prosedur permintaan pembelian ini juga dapat dipicu oleh adanya permintaan atas barang yang diajukan oleh bagian Produksi melalui Form Permintaan Pengiriman Barang. Bagian Gudang melihat Kartu Stok untuk memeriksa persediaan barang. Apabila barang tersebut ternyata tersedia, maka Bagian Gudang akan melakukan prosedur pengeluaran bahan baku dan menyerahkan ke Bagian Produksi. o Apabila persediaan barang di gudang tidak tersedia atau dalam jumlah yang tidak mencukupi, maka Bagian Gudang akan membuat Purchase Requisition yang dibuat dalam 2 rangkap, dimana rangkap satu akan diteruskan ke Bagian Purchasing, dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. Sebelumnya PR akan diotorisasi terlebih dahulu oleh M anajer Gudang. •
Bagian Purchasing o Bagian Purchasing menerima Purchase Requisition rangkap pertama yang telah terotorisasi dari Bagian Gudang. o Berdasarkan Purchase Requisition, akan dibuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang akan diajukan ke pemasok. o M enerima Surat Penawaran Harga dari pemasok.
73 o M emeriksa Surat Penawaran Harga yang diterima dari pemasok terhadap kesesuaian persyaratan yang ditetapkan. Jika penawaran dari pemasok tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan maka ditolak, sedangkan jika penawaran pemasok memenuhi persyaratan yang ditetapkan maka dilakukan negosiasi. o Setelah tercapai kesepakatan, Bagian Purchasing meneruskan
Surat
Penawaran Harga hasil negosisasi ke Staf Keuangan & Akuntansi untuk dilakukan pemeriksaan dari sisi akuntansinya. Kemudian diteruskan ke Managing Director untuk diotorisasi. o Berdasarkan Purchase Requisition dan Surat Penawaran Harga yang telah terotorisasi, Bagian Purchasing membuat Purchase Order sebanyak empat rangkap, yaitu : rangkap satu akan dikirimkan ke pemasok, rangkap kedua dikirim ke Bagian Gudang, rangkap ketiga dikirim ke Staf Keuangan & Akuntansi, dan rangkap keempat akan disimpan sebagai arsip bersama Surat Penawaran Harga dari pemasok yang telah terotorisasi.
3.5.1.3 Prosedur Penerimaan Bahan Baku dari Pemasok •
Bagian Gudang o Bagian Gudang menerima kiriman bahan baku dari pemasok disertai surat pengantar yang berupa Surat Jalan dan faktur. o M emeriksa barang kiriman dari pemasok, dan membandingkan antara dokumen yang diterima dari pemasok dengan rangkap kedua Purchase Order yang diterima dari Bagian Purchasing.
74 o Setelah dokumen yang dibandingkan sesuai, kemudian Bagian Gudang akan memeriksa secara fisik kiriman bahan baku yang diterimanya dengan yang tercantum dalam dokumen pemasok. Apabila barang yang diterima sesuai maka akan dibuatkan Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) biasa. o Bila ternyata ditemukan ketidaksesuaian, maka bagian Gudang akan membuat BAPnB yang disertai dengan catatan bahwa terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan. o M embuat Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) berdasarkan surat pengantar dari pemasok, yang dibuat dalam empat rangkap, yaitu: rangkap satu dikirim ke Bagian Kasir dan rangkap kedua akan dikirim ke Staf Keuangan & Akuntansi, rangkap ketiga dikirim ke Bagian Purchasing dan rangkap keempat disimpan sebagai arsip Bagian Gudang. o M engirimkan Surat Jalan dan faktur serta BAPnB rangkap keempat ke Bagian Purchasing. Sebelumnya Surat Jalan dan faktur di-copy terlebih dahulu untuk keperluan arsip bagian Gudang. •
Bagian Purchasing o M emeriksa dan melakukan pembandingan antara PO dengan faktur yang diterima dari pemasok. Bila sesuai, faktur yang berstatus valid ini akan diteruskan ke Bagian Kasir. Bila tidak sesuai, akan dilakukan konfirmasi kepada pemasok. o Faktur yang berstatus valid akan dikirim ke bagian Kasir.
75 •
Bagian Treasury/ Kasir o M enerima Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) rangkap pertama dari Bagian Gudang. Lalu membandingkan dokumen antara BAPnB rangkap kedua tersebut dengan faktur. o Bila hasilnya sesuai, akan dilakukan pencatatan ke Buku Utang. o M engarsipkan faktur dan BAPnB rangkap kedua.
•
Staf Keuangan & Akuntansi o M elakukan pemeriksaan atas dokumen Purchase Order dan Bukti Acara Penerimaan Barang. Bila ternyata sesuai maka akan dilakukan pencatatan terhadap Jurnal Pembelian. Bila tidak sesuai, akan dilakukan konfirmasi kepada Bagian Gudang. o M engarsipkan Purchase Order dan Bukti Acara Penerimaan Barang.
3.5.1.4 Prosedur Retur Pembelian •
Bagian Purchasing o M enerima BAPnB rangkap tiga yang telah diberi catatan (note) bahwa terdapat barang dari pemasok yang tidak sesuai dengan pesanan. Lalu melanjutkan proses tersebut dengan melakukan konfirmasi atas kemungkinan terjadinya barang retur dengan pihak pemasok.
•
Bagian Gudang o M enerima barang pengganti beserta Tanda Terima Retur dari pemasok yang kemudian akan diteruskan ke Bagian Kasir. o Berdasarkan Tanda Terima Retur, dilakukan penyesuaian ke Kartu Stok.
76 •
Bagian Treasury/ Kasir o Berdasarkan Tanda Terima Retur yang diterima dari bagian Gudang, Kasir kemudian melakukan penyesuaian ke Buku Utang bila diperlukan.
3.5.1.5 Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha •
Bagian Treasury/ Kasir o M enerima Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) rangkap satu dari Bagian Gudang serta terusan faktur pemasok dari Bagian Purchasing untuk kemudian dilakukan penyesuaian. o Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka akan langsung melakukan pembayaran kepada pemasok. o Jika pembelian dilakukan secara kredit maka Bagian Kasir akan menerima kiriman faktur tagihan dari pemasok. o Pada saat jatuh tempo faktur pembelian dari pemasok, Bagian Kasir akan mempersiapkan cek berdasarkan faktur dan dokumen pendukung lainnya. o M eneruskan cek pembayaran untuk meminta otorisasi dari Managing Director. o Mengupdate Buku Utang atas pembayaran utang yang telah dilakukan. o M elakukan pembayaran ke pemasok sesuai dengan term of payment. o M enerima Kwitansi Tanda Terima pembayaran dari pemasok.
•
Staf Keuangan & Akuntansi o Berdasarkan cek dan Kwitansi Tanda Terima, kemudian membuat Jurnal Pengeluaran Kas atas transaksi pembelian.
77 3.5.2
Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan Dalam flowchart berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran
dokumen yang terjadi pada sistem pembelian dan utang yang sedang berjalan pada PT. Enomoto Srikandi Industries, serta bagian-bagian apa saja yang terlibat didalamnya.
Bagian Gudang
Bagian Kasir 1
mulai
2 Catatan Penghitungan S tok Pers ediaan
menghitung s tok dan membuat c atatan hasil penghitungan
Kartu Persediaan
melakukan pemeriksaan stok dan m embandingkan dok umen
2 1 Catatan P enghitungan Stok Persediaan 1
ses uai ?
Kartu Stok
membanding kan
tidak
melakukan penyesuaian k e Kartu Pers ediaan
ya
membuat laporan
s esuai ?
ya
1 Catatan Penghitungan Stok Persediaan
2 Catatan Penghitungan S tok Pers ediaan Laporan P ersediaan
tidak
N melakukan penyesuaian ke K artu Stok
N
dik irim ke Managing Director
Managing Direc tor
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Stok Persediaan Sistem Berjalan
79 Bagian Gudang
Bagian Purchasing
mu lai
1
Pemasok
N 1 C atata n Peng hitung an Sto k Persedi aan
1 PR (authorized)
meng ecek pe rse diaa n ba han ba ku
SPH
Kartu Stok
mengecek penawar an har ga pemasok
membuat SPPH 1 Catatan Peng hitung an Sto k Persed iaan
tidak
ditemuka n stok ba han baku yan g meni pis ?
PR (author ized) 1 2
ya
SPPH
tidak sepakat
konfirmasi ke pemasok
SPPH
N
memb uat PR
nego SPH 1
sepakat pemasok memi nta oto risasi PR pad a Manaj er Gud ang
1 C atata n Peng hitungFPPB an Sto k 1 Persedi aan
6
kirim ke pemasok
N
SPH (negotiated)
pemasok 2
PR PR (a uthorized )
2
1
3
PO
N 1
PR SPPH SPH PO
: Purchase Requisition : Surat Permintaan Penawaran Harga : Surat Penawaran Harga : Purchase Order
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan
80 S taf Keuangan & Akuntansi
Managing Director
Bagian Purchasing
3 7 4
5
3 SPH (negotiated)
PO SPH (author ized)
SPH (approved)
N mem eriksa dari sisi a kunt ansi
membuat PO
mengotorisasi SPH
SPH (authorized) 4 SPH (authorized)
SPH (approved)
PO
3 PO
2 1
PO PO 5
4
N 7
6
PR SP PH SP H PO
: P urcha se Re qu isitio n : S urat Pe rm int aan P ena wa ran Ha rg a : S urat Pe nawa ra n Harg a : P urcha se Ord er
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan (lanjutan)
pemasok
81 Bagian Gudang
Bagian Purchasing
Pema sok bersama bara ng
1
2
Pemasok
N
mulai
N
Su ra t Jal an
Surat J alan
Sur at Jalan 2 PO
memba ndin gkan dokume n dan meng ecek barang
BAPnB
2
4
PO
PO
faktur
N dokume n & b rg sesuai ?
ya
1
periksa dan bandingkan dokum en
membuat BAPnB tid ak
Surat Jalan
memb uat BAPn B yan g d isertai deng an catatan
Kartu Persediaan
BAPnB 3 BAPnB 2 BAPnB 1 BAPnB
Sura t Jal an 1
Kartu Persedi aan
PO
PO
2
2 4
dokum en sesuai ?
tidak 3
5 N
(note) 2
4
konfirmasi ulang p ada pemasok
N
5
f aktur (valid)
2
4
BAPn B 3 BAPn2B BAPn B BAPnB 1
ya
4 kirim ke bag ian Purchasi ng
pemasok 8
BAPnB PO
: Berita Acara Penerimaan Barang : Purchase Order
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Sistem Berjalan
3
82 Bagian Kasir 4
S taf Keuangan & Akuntansi
3
BAPnB
1
faktur (valid)
BAPnB
bandingkan dokumen
dokumen sesuai ?
N
5
2
PO
3
bandingkan dokumen
ya
BAPnB
BAPnB
1
dokumen sesuai ?
faktur (valid)
ya
PO
2
3
T tidak T konfirmasi ke Bag. Puchasing
Buku Ut ang
Bagian Purchasing
BAPnB PO
selesai
tidak Jurnal Pembelian konfirmasi ke Bag. Gudang
Bag. Gudang
selesai
: Berita Acara Penerimaan Barang : Purchase Order
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Sistem Berjalan (lanjutan)
83 Bagian Purchasing
Bagian Gudang
Bagian Kasir 1
8
Pema so k m ulai
beserta barang retur
BAPnB 3 (note) memeriksa BAPnB yang disertai catat an ole h bagia n Gudang
BAPnB 3 (valid)
TTR (valid)
TTR
ada penyesuaian ?
periksa barang retur beserta dokumen
ya
TTR (valid)
Kartu St ok
tidak
pem asok
Buk u Utang
seles ai d okumen & ba rang retu r se sua i ?
ya
N
konfirm asi atas retur pembelian kepada pem asok
d ilakukan pen ye sua ian TTR (valid )
selesai
tid ak 1 konf irmasi ke b agian Purcha sing
Bagian Purcha sing
BAPnB TTR
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Sistem Berjalan
: Bukti Acara Penerimaan Barang : Tanda Terima Retur
84 Bagian Kasir
S taf Keuangan & Akuntansi
Pemasok
Pemasok 3
pada saat jatu h temp o
T mulai
2
Kwitansi Tanda Terima
Cek
ta gih an 1 BAPnB faktur (valid)
membandingkan dokumen bandingkan dokumen
dokumen sesua i ?
me mpersiapkan ce k dan meminta otorisasi cek ke Managing Director
ya
dokumen sesuai ?
Kwitansi Tanda Terima 2 Cek
tid ak
faktur tagihan BAPnB
tidak
1
3
Buku Utan g
N
konf irmasi ulang p ada pe masok
ya
2 Ce k (a uthorized)
konfirmasi ke pemasok
1
Jurnal Pengeluaran Kas selesai
N
pemasok 3
Pemasok
pemasok
BAPnB
: Berita Acara Penerimaan Barang
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran dan Pencatatan Utang Usaha Sistem Berjalan
85 3.6
Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan Rich picture dari sistem pembelian dan utang usaha berjalan digambarkan pada
Gambar 3.9 berikut ini.
sulit m endeteks i persediaan yang sudah m encapai titik minim um Bagian Gudang
Staf Gud an g mengirim BAP nB (3)
m engi rim BA PnB (2)
m enerim a dan mengecek dokum en & barang 6
informasi permint aan pembelian 1
$
kesulitan dalam m elakukan penunjukk an pemasok
m engirim P O (2)
$
m engi rim mengirim barang pengganti brg retur 9 + TTR 10
PR
$
konfi rm asi ret ur barang 8 S taf Purchasi ng
f akt ur
sulit melakukan penelusur an informasi ter hadap retur pem belian
persediaan bahan baku
kirim barang + surat jalan 5
mengirim faktur 7
m elakukan pem esanan 4 m engirim P O (3) S PH
PO (1)
mengajukan perm intaan penawaran harga 2
P emasok S PP H
mem berikan penawaran harga 3
meneruskan TTR $ $
m eneruskan f akt ur
melakukan pembayaran dengan cek 12
Tagihan 11
S taf Keuangan & Akuntansi
Tanda terima pem bayaran 13 m engi rim B AP nB (1)
T anda t eri ma pembayaran
$
$
S taf Treasury/ Kasi r
keterangan PR PO TTR SPH BAPnB SPPH
: : : : : :
m asih m elakukan fungsi pembayaran utang dan fungs i pencatatan atas pembayaran utang secara bers am aan
Purchase Requisition Purchase Order Tanda Terima Retur Surat Penawaran Harga Berita Acara Penerimaan Barang Surat Permintaan Penawaran Harga
Gambar 3.9 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha berjalan
86 Proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Enomoto Srikandi Industries dapat dilihat pada Gambar 3.9. Deskripsi dari sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Bagian Gudang melakukan permintaan pembelian persediaan kepada bagian Purchasing, disertai dokumen purchase requisition. 2. Bagian Purchasing selanjutnya menindaklanjuti permintaan pemesanan dari bagian Gudang dengan mengajukan permintaan penawaran harga kepada pemasok dengan mengirim dokumen Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). SPPH ini dibuat berdasarkan purchase requisition dari bagian Gudang. 3. Bagian Purchasing kemudian menerima Surat Penawaran Harga yang dari pemasok. 4. Apabila diperoleh kesepakatan dengan seorang pemasok, maka bagian Purchasing akan segera melakukan pemesanan, dengan disertai dokumen Purchase Order (PO) yang dikirim ke pemasok. PO dibuat 3 rangkap, rangkap satu dikirim ke pemasok, rangkap dua dikirim ke bagian Gudang dan rangkap tiga untuk Staf Keuangan & Akuntansi. 5. Pemasok mengirim barang pesanan beserta surat pengantar yang berupa surat jalan. 6. Barang kiriman pemasok beserta surat jalan diterima oleh bagian Gudang. Dilakukan pengecekan terhadap barang dan dokumen yang ada. Bagian Gudang kemudian membuat Bukti Acara Penerimaan Barang (BAPnB) sebanyak 3 rangkap. Rangkap satu dikirim ke Kasir, rangkap dua ke Staf Keuangan & Akuntansi, serta rangkap tiga untuk arsip bagian Gudang. 7. Pemasok mengirim faktur pada bagian Purchasing.
87 8. Apabila terdapat barang yang rusak, atau tidak sesuai dengan pemesanan, bagian Purchasing dapat melakukan konfirmasi dengan pihak pemasok. 9. Setelah mendapat informasi dari bagian Purchasing, bagian Gudang kemudian mengirim barang retur tersebut kembali ke pemasok. 10. Pemasok mengirim kembali barang pengganti, yang disertai dokumen Tanda Terima Retur (TTR). TTR kemudian akan diteruskan pada Kasir. 11. Pada saat jatuh tempo, Kasir akan menerima surat tagihan dari pemasok. 12. Bagian Kasir
mempersiapkan cek pembayaran kepada pemasok,
kemudian mengirimkannya kepada pemasok. Setelah sebelumnya, cek sudah diotorisasi oleh M anaging Director. 13. Setelah pembayaran diterima, maka Kasir akan menerima tanda terima pembayaran dari pemasok yang akan diperiksa oleh Kasir dan kemudian diteruskan ke Staf Keuangan & Akuntansi untuk dicatat.
3.7
Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan Dari hasil survey dan wawancara yang telah dilakukan, serta didukung oleh hasil
evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur serta struktur organisasi yang telah digambarkan dalam aliran dokumen, rich picture, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi di dalam sistem pembelian dan utang usaha perusahaan, yaitu: 1.
Terkait masalah retur, selama ini pihak manajemen kerap mengalami kesulitan pada saat ingin melakukan penelusuran informasi atas terjadinya retur pembelian yang dilakukan. Hal ini disebabkan pencatatan atas transaksi retur yang masih dilakukan secara manual, karena perusahaan belum memiliki dokumen khusus yang
88 dapat digunakan untuk mencatat transaksi terkait retur pembelian yang dilakukan perusahaan. Di sisi lain, bagian terkait harus melakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan retur pembelian secara manual sebelum bisa membuat rekap laporan atas retur yang telah terjadi. Akibatnya proses penelusuran informasi retur ini jadi memakan waktu dan kurang maksimal. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kekurangan pasokan data yang dibutuhkan. Sekalipun rekap laporan retur dapat dibuat, akan membutuhkan waktu yang cukup lama oleh bagian terkait untuk menghasilkannya. Terkait masalah retur, perusahaan sebaiknya memiliki dokumen khusus retur, yang dilengkapi dengan berbagai data pendukung yang dibutuhkan yang diperoleh dari berbagai sumber. Selain itu nantinya juga akan dilengkapi dengan penyajian laporan retur barang selama periode tertentu, dan disusun berdasarkan jenis barang atau berdasarkan pemasok, sehingga manajemen dapat memperoleh informasi yang lebih bermanfaat terkait masalah retur ini. 2.
Bagian Purchasing, yang memiliki tanggung jawab dalam melakukan pemilihan pemasok, mengalami kesulitan tiap kali ingin memilih pemasok yang terbaik ketika akan melakukan pemesanan pembelian. Hal ini disebabkan karena kemungkinan selalu ada lebih dari satu pilihan pemasok tiap kali perusahaan hendak melakukan pemesanan pembelian barang, dimana bagian Purchasing harus memilih salah satunya.
89 Akibatnya, bagian Purchasing cenderung untuk melakukan penunjukkan langsung terhadap pemasok, dengan tingkat pertimbangan yang minim. Dampaknya perusahaan kerap menderita kerugian sebagai dampak dari penunjukkan pemasok yang kurang berkualitas. Hal ini bisa ditinjau baik dari faktor harga pembelian, kualitas barang, maupun pelayanan dari pemasok yang lebih rendah. Rekomendasi yang diusulkan ialah, sebaiknya perusahaan memiliki suatu sistem yang dapat menyediakan laporan evaluasi mengenai kinerja pemasok per periode. Kriteria evaluasi pun perlu ditambah dengan faktor-faktor seperti tingkat harga barang, kualitas bahan baku, ketepatan waktu pengiriman, dan riwayat returnya, serta jenis pelayanan lain yang diberikan oleh pemasok. 3.
Selama ini pihak manajemen perusahaan cenderung kurang optimal dalam melakukan cash flow management (manajemen arus kas), terutama terkait salah satu komponen expenditure cycle yaitu dalam pengelolaan utang usaha perusahaan.. Hal ini disebabkan karena aktivitas pencatatan terkait utang usaha perusahaan yang belum dilakukan secara maksimal oleh fungsi terkait. Hal ini kemudian dipertegas oleh permasalahan terkait lainnya, yaitu kesulitan pada bagian Kasir yang terlebih dahulu perlu mencari berkas-berkas dokumen utang dan dokumen terkait lainnya secara manual sebelum bisa memastikan tanggal jatuh tempo dari suatu transaksi masa lalu. Akibatnya aktivitas penentuan tanggal jatuh tempo ini membuat proses pengelolaan utang usaha perusahaan menjadi kurang maksimal, yang pada
90 akhirnya berdampak pada pengelolaan
arus kas perusahaan secara
keseluruhan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan sebaiknya memiliki suatu rekapitulasi daftar
utang yang disusun
sedemikian
rupa sehingga
memudahkan bagian Kasir untuk dapat menentukan tanggal jatuh tempo utang yang akan datang, dan pada akhirnya dapat membantu pihak manajemen terkait dalam melakukan perencanaan arus kas perusahaan ke depan dengan lebih baik. Hal ini juga dapat dibantu dengan menyediakan aplikasi yang dapat menampilkan daftar utang usaha perusahaan, dilengkapi informasi mengenai jatuh tempo masing-masing utang per periodenya, beserta nama pemasok, dan besaran jumlah utang usaha. Serta dirancang juga supaya sistem dapat menghasilkan laporan saldo utang berdasarkan pemasok per periode yang diinginkan. Langkah kongkrit lain yang bisa diterapkan adalah dengan merancang sebuah sistem yang dapat mendeteksi utang yang hampir melewati tanggal jatuh temponya. Sehingga saat terdapat utang yang hampir jatuh tempo, maka otomatis akan muncul suatu reminder, yang akan menampilkan daftar utang tersebut. 4.
Selama ini perusahaan kerap mengalami keterlambatan proses produksi terkait masalah kurangnya persediaan bahan baku yang ada di gudang. Hal ini disebabkan pihak gudang yang cenderung mengalami kesulitan untuk dapat memonitor jumlah persediaan bahan baku yang sudah menipis untuk segera dilakukan pemesanan pembelian kembali. Akibatnya pasokan bahan baku yang dibutuhkan sering kali mengalami keterlambatan waktu pemesanan. Dan berpengaruh pada proses produksi
91 yang berjalan secara langsung, dimana proses produksi kemudian menjadi terhambat. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan sebaiknya memiliki kebijakan mengenai batas persediaan minimum (minimum stock). Agar dapat memudahkan dalam melakukan proses pemesanan kembali pada saat bahan baku tertentu telah mencapai mencapai titik reorder point. Hal ini pada akhirnya dapat mendukung kelancaran bisnis perusahaan secara keseluruhan. Langkah kongkrit yang bisa diterapkan adalah dengan merancang sebuah sistem yang dapat mendeteksi barang persediaan yang sudah mencapai titik minimum. Sehingga bila terdapat persediaan bahan baku yang telah melewati batas reorder point, maka otomatis akan muncul suatu reminder, yang akan menampilkan daftar bahan baku yang mencapai batas titik reorder point. 5.
Pemisahan tugas antara fungsi akuntansi dan fungsi finance yang ditangani oleh bagian Kasir saat ini masih belum maksimal. Saat ini bagian kasir masih melakukan fungsi pencatatan atas transaksi utang (account payable) yang terjadi pada buku utang sekaligus juga melakukan prosedur pembayaran atas utang tersebut. Hal ini dipandang dapat menjadi celah untuk melakukan penyimpangan atas pencatatan dan pembayaran utang atas transaksi pembelian yang pada akhirnya bisa berakibat menimbulkan kerugian yang diderita oleh perusahaan. Untuk ke depannya, sebaiknya setiap fungsi pencatatan atas transaksi pembelian yang terjadi termasuk pencatatan dalam buku utang diserahkan kepada fungsi akuntansi yang ditangani oleh staf Keuangan dan Akuntansi.
92 Sedangkan bagian Kasir hanya akan menangani tugas yang berkaitan dengan pembayaran, termasuk pembayaran utang atas pembelian dan keluar masuknya kas dari dan ke dalam perusahaan. Pemisahan fungsi ini terkait dengan prinsip segregation of duties, bahwa fungsi yang melakukan transaksi, pencatatan dan penyimpanan harus dibuat terpisah untuk memperoleh pengendalian internal yang baik. 6.
Pihak manajemen cenderung mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan yang berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan secara cepat. Terutama laporan yang menyangkut proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan, seperti laporan pembelian, laporan retur dan laporan saldo utang perusahaan. Hal ini disebabkan banyaknya data-data yang harus dihimpun dari berbagai dokumen yang terkait dengan laporan tersebut untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Akibatnya, para pembuat laporan cenderung membutuhkan waktu yang cukup lama untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Informasi yang dihasilkan bisa jadi tidak begitu lengkap dan kurang akurat akibat kekurangan pasokan data yang dibutuhkan. Dalam hal ini, perusahaan sebaiknya menyediakan suatu aplikasi sistem yang dilengkapi dengan database engine-nya, yang dapat digunakan untuk menghimpun berbagai data transaksi yang diperlukan untuk dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan dalam tempo waktu yang lebih cepat, dan memiliki tingkat akurasi data yang baik.
93 Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi S asaran
Masalah
S olusi
Kebutuhan Informasi
M endapatkan pemasok yang dapat memberikan pasokan bahan baku yang memiliki kualitas tinggi dengan harga yang terbaik.
Bagian Purchasing sering kali mengalami kesulitan tiap kali ingin memilih pemasok yang terbaik ketika akan melakukan pemesanan pembelian bahan baku.
1. Laporan pembelian 2. Purchase Order 3. Surat Penawaran Harga 4. Berita Acara Penerimaan Barang 5. Nota retur
M anajemen dapat meningkatkan efektivitas dalam kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan, terutama yang terkait dengan masalah utang usaha supaya lebih maksimal. M enyajikan berbagai informasi yang up to date terkait aktivitas bisnis perusahaan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan dalam waktu yang relatif cepat.
Bagian Kasir sering mengalami kesulitan dalam melakukan pengecekan tanggal jatuh tempo utang. Akibatnya pengelolaan utang usaha menjadi kurang maksimal.
M embuat laporan berkala mengenai kinerja pemasok. Dan menambah kriteria pemilihan pemasok yang dapat ditinjau dari hal-hal seperti tingkat harga, kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, riwayat retur, dan lain-lain. M enyediakan aplikasi yang dapat menampilkan daftar utang usaha, yang dilengkapi informasi mengenai tanggal jatuh tempo dan informasi terkait lainnya. 1. M enyediakan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan terkait masalah pembelian yang lengkap, yang dapat dihasilkan dalam waktu yang relatif cepat dan memiliki tingkat akurasi data yang baik.
1. Laporan pembelian tunai dan kredit 2. Laporan pembelian tunai berdasarkan pemasok 3. Laporan pembelian tunai berdasarkan barang 4. Laporan pembelian kredit berdasarkan pemasok 5. Laporan pembelian kredit berdasarkan barang
1. Pihak manajemen cenderung mengalami kesulitan untuk mendapatkan laporan yang dibutuhkan secara cepat. Akibat banyaknya data yang harus dihimpun, penyajian laporan terkait transaksi bisnis perusahaan sering kali terlambat.
1. Faktur pemasok 2. Surat tagihan pemasok 3. Cek pembayaran 4. Bukti Acara Penerimaan Barang
94 2. Terkait masalah retur, pihak manajemen mengalami kesulitan tiap kali ingin melakukan penelusuran informasi atas terjadinya retur pembelian.
2. M erancang suatu dokumen yang khusus digunakan untuk mencatat transaksi retur atas pembelian. Serta dilengkapi dengan laporan retur yang disusun selama periode tertentu.
M engurangi tingkat Proses produksi perusahaan terjadinya keterlambatan sering kali mengalami proses produksi. keterlambatan dari jadwal yang sudah ditentukan akibat terjadi kekurangan persediaan bahan baku di gudang.
M enetapkan kebijakan mengenai batas minimum persediaan agar dapat dengan mudah mendeteksi persediaan yang sudah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).
1. Purchase Order 2. Berita Acara Penerimaan Barang 3. Nota retur 4. Laporan retur pembelian berdasarkan barang 5. Laporan retur pembelian berdasarkan pemasok
