BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang dapat membantu manusia dalam memproses data untuk mendapatkan informasi yang berguna. Pada awalnya, teknologi informasi diperuntukkan bagi tujuan dan departemen tertentu, namun seiring berkembangnya teknologi informasi dari waktu ke waktu, penggunaannya sudah menjadi semakin umum saat ini. Perkembangan teknologi sekarang menjadi sangat luas dan menjangkau berbagai bidang, tetapi tetap mengarah pada tujuan yang sama, yaitu meningkatkan kecepatan, kemudahan dan akurasi. Teknologi seperti ini sangat diperlukan oleh perusahaan, terlebih lagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan (trading). Tanpa teknologi informasi, perusahaan bisa hidup, namun tidak dapat berkembang dan tidak dapat bersaing dengan perusahaan yang menggunakan teknologi informasi. Perusahaan trading membutuhkan teknologi yang dapat membantu proses penjualan dengan cepat dan tepat. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang dapat dimanfaatkan
oleh
perusahaan
dagang,
manufaktur
dan
jasa
dalam
mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh sistem informasi dan fungsi bisnis yang ada, yang bisa membantu dalam memperlancar arus informasi dari seluruh proses bisnis. ERP memungkinkan pembuat keputusan memiliki pandangan informasi perusahaan luas yang mereka inginkan dengan tepat waktu, terpercaya, 1
2 dan konsisten. Keuntungan lain ialah mengeliminasi redundansi data dan merasionalisasikan proses, yang menghasilkan penghematan biaya.
Dengan
menerapkan ERP, perusahaan akan mampu meningkatkan daya saing terhadap perusahaan lain. Saat ini sudah banyak vendor yang menawarkan sistem ERP, salah satunya adalah Microsoft. Sejak 1984, Microsoft telah meluncurkan Microsoft Dynamics Navision yang diperuntukkan bagi perusahaan menengah yang ingin menerapkan solusi ERP. Microsoft Dynamics Navision mudah dan cepat diimplementasi, mudah dikonfigurasi, serta mudah digunakan. Lebih dari satu juta pengguna produk Microsoft ini pada proses bisnis mereka, dan sekarang ini tersedia di lebih dari 42 versi negara. Saat ini Microsoft telah mengeluarkan versi terbarunya, yaitu Microsoft Dynamics Navision 2009. PT. GHI merupakan perusahaan skala menengah yang bergerak di bidang perdagangan handphone dan kartu perdana. PT. GHI memiliki banyak cabang yang tersebar di berbagai wilayah dan daerah. PT. GHI merupakan distributor handphone yang menjual ke pembeli partai besar maupun menjual langsung kepada konsumen akhir melalui toko cabang. PT. GHI telah mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0 versi lama selama kurang lebih 3,5 tahun. Setelah sistem baru dan rencana perubahan bisnis diimplementasi, harus ada suatu sajian laporan formal untuk mengetahui apa yang telah atau tidak didapatkan. Kebanyakan perusahaan tidak melakukan penyajian manfaat investasi SI/TI secara kuantitatif yang sesuai dengan tujuan bisnis setelah implementasi, sehingga perlu dilakukan evaluasi. Manfaat evaluasi yaitu untuk memaksimalkan
3 keuntungan pada investasi dan mempelajari bagaimana meningkatkan keuntungan pada investasi di masa depan. Evaluasi sistem ERP PT. GHI akan menilai progress sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0, keuntungan yang didapatkan, menilai kesesuaian sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 dengan kebutuhan pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables, serta menyimpulkan apakah sistem masih merupakan pilihan bagi perusahaan.
1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup penulisan skripsi ini mencakup : 1.
Evaluasi dilaksanakan terhadap sistem yang berjalan, yaitu Microsoft Dynamics Navision 4.0 dengan menggunakan metode IT Balanced Scorecard. Pembahasan IT Balanced Scorecard dibagi menjadi 4 (empat) perspektif, yaitu : •
Orientasi pengguna, berkaitan dengan kepuasan pengguna.
•
Keunggulan operasional, berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi proses TI.
•
Orientasi masa depan, berkaitan dengan peluang di masa depan.
•
Kontribusi perusahaan, berkaitan dengan IT investments and IT expenses, cost and benefit.
2. Area fungsional atau modul-modul yang diimplementasi di PT. GHI, yaitu : •
Purchase and Payables
4 •
Inventory Management
•
Sales and Receivables
3. Evaluasi kesesuaian sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 dengan kebutuhan pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables, menggunakan Analisis Fit/Gap.
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari studi yang akan dilakukan adalah : •
Mengevaluasi kinerja sistem yang berjalan sekarang pada PT. GHI.
•
Mengukur kesesuaian antara Microsoft Dynamics Navision 4.0 dengan kebutuhan
pengguna
modul
Purchase
and
Payables,
Inventory
Management, serta Sales and Receivables.
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : •
Memberikan rekomendasi dan saran-saran yang bermanfaat bagi masa depan PT. GHI.
•
Memaksimalkan kinerja perusahaan.
•
Mengetahui apakah sistem yang telah berjalan masih merupakan pilihan bagi PT. GHI.
1.4 Metodologi Penelitian Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : •
Objek penelitian :
5 1. Visi, misi, strategi perusahaan dan divisi TI. 2. Proses bisnis yang berjalan di PT. GHI. 3. Microsoft Dynamics Navision 4.0 •
Metode –metode pengumpulan data yang digunakan meliputi : 1. Metode studi kepustakaan, yakni dari literatur-literatur yang membahas konsep Microsoft Dynamics Navision 4.0, IT Balanced Scorecard, dan Analisis Fit/Gap. 2. Wawancara, yakni tanya jawab langsung yang melibatkan pihakpihak pelaksana proyek, para head officer, dan menggunakan
modul
Purchase
and
Payables,
user yang Inventory
Management, dan Sales and Receivables. 3. Observasi, yakni mengamati secara langsung terhadap proses bisnis yang berjalan di PT. GHI. 4. Kuesioner, yakni menyebar sejumlah pertanyaan pada pihak internal perusahaan. •
Metode evaluasi : 1. Menggunakan metode IT Balanced Scorecard, yang terdiri dari 4 perspektif, yaitu: -
Orientasi pengguna
-
Keunggulan operasional
-
Orientasi masa depan
-
Kontribusi perusahaan
2. Menggunakan Analisis Fit/Gap
6
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini disusun sebagai berikut: •
BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, serta metodologi yang digunakan.
•
BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan mengenai kerangka teori, yang berupa teori –teori dasar/umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori pengimplementasian Microsoft Dynamics Navision 4.0, IT Balanced Scorecard, Analisis Fit/Gap, dan teori-teori pendukung lainnya.
•
BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang berjalan, kondisi Microsoft Dynamics Navision 4.0, ukuran dan sasaran strategis IT Balanced Scorecard dan SI/TI perusahaan, serta arahan strategi TI.
•
BAB 4 : HASIL EVALUASI DAN REKOMENDASI Bab ini berisi pembahasan tentang hasil evaluasi perspektif IT Balanced Scorecard, pembahasan Analisis Fit/Gap, dan rekomendasi berguna bagi PT. GHI.
7
•
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab penutup dari penulisan skripsi yang berisi mengenai simpulan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan dan saran-saran untuk perusahaan di masa mendatang.
