Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau
Aan: de raad van de gemeente Alphen-Chaam t.a.v. de heer Luijben, raadsgriffier Postbus 3 5130 AA Alphen
Datum: Ons kenmerk: Uw kenmerk: Onderwerp:
14 oktober 2013 RI 12646 Aanbieding rapporte sturing op projecten
Contactpersoon: Doorkiesnummer: E-Mail: Bijlage:
R.C. Dijkstra 06 22 43 56 32
[email protected]
1
Geachte raadsleden van de gemeente Alphen-Chaam, De rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau heeft een onderzoek uitgevoerd naar de sturing op (grote) projecten door de gemeente Alphen-Chaam. Bijgevoegd stuur ik u namens de gehele rekenkamercommissie de resultaten van dit onderzoek toe. Mocht de raad een toelichting op deze rapportage wensen in een raadsvergadering, dan ben ik van harte bereid deze te komen geven. Bij vragen kunt u zich wenden tot ondergetekende.
Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamercommissie,
Reinier Dijkstra, voorzitter
Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau
Rapportage
Onderzoek ‘Sturing op projecten’ Alphen-Chaam 9 oktober 2013
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
1
Inleiding
De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau heeft een onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop de gemeente Baarle-Nassau stuurt op projecten. 1.1 Aanleiding voor het onderzoek Aanleiding voor dit onderzoek is dat veel gemeenteraden de sturing op projecten als complex ervaren. Meer specifiek leert de ervaring in andere gemeenten dat raadsleden ervaren dat zij (na het benodigde budget beschikbaar te hebben gesteld), weinig informatie krijgen over de voortgang van het project (zowel financieel als inhoudelijk). De complexiteit van sturing op grote projecten komt tot uiting doordat bij deze projecten vaak meerdere belanghebbenden zijn betrokken. Het gaat hier om belanghebbenden in de gemeente (college, raad en ambtelijke organisatie) en buiten de gemeente (aannemers, maatschappelijke organisaties en burgers). Daarnaast komt de complexiteit van grote projecten vaak tot uiting in het feit dat projecten vaak over meerdere jaren uitgevoerd worden, waarbij vooraf moeilijk in te schatten is met welke (financiële) risico’s de gemeente rekening moet houden. Projecten lopen vaak uit en blijken achteraf aanzienlijk meer geld te kosten dan vooraf begroot. De verschillende belangen en de moeilijk in te schatten financiële risico’s maken het voor de raad lastig grip te krijgen: waar is een raming op gebaseerd en hoe groot is de kans dat de gemeente met overschrijding te maken krijgt? Hierin is de raad voor een groot deel afhankelijk van de informatievoorziening vanuit het college. 1.2 Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is tweeledig. In de eerste plaats biedt de rekenkamercommissie met dit onderzoek inzicht in de vraag of de gemeente Alphen-Chaam voldoet aan de voorwaarden voor projectmatig werken. Het gaat hier om voorwaarden als een heldere opdrachtformulering door raad en/of college, een adequate inrichting van de projectorganisatie en een goede informatievoorziening richting college en raad. In de tweede plaats draagt de rekenkamercommissie met dit onderzoek leerpunten aan voor de toekomst. Daarmee wil zij eraan bijdragen dat de raad van Alphen-Chaam zichzelf blijvend in staat stelt om adequaat te sturen op projecten. In het onderzoek staat daarom het perspectief van de raad centraal: hoe heeft de raad invulling gegeven aan zijn kaderstellende en controlerende rol? In hoeverre sluit de informatievoorziening vanuit het college aan bij de informatiebehoefte van de raad? 1.3 Centrale vraag De rekenkamercommissie geeft met dit onderzoek antwoord op de volgende centrale vraag: Hoe organiseert de gemeente Alphen-Chaam grote projecten en welke leerpunten over de sturing en beheersing kan de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) halen uit de ervaring in de praktijk? 1.4 Deelvragen De centrale vraag is uitgewerkt in zes deelvragen. Algemeen beleid grote projecten / projectmatig werken 1 Welke algemene beleidskaders hebben college en raad vastgesteld voor de wijze waarop sturing en verantwoording plaatsvinden ten aanzien van grote projecten? 2 Welke regels en voorschriften bevatten deze algemene beleidskaders over de interne rolverdeling tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie? 3 Welke regels en voorschriften bevatten deze kaders voor de sturing op externe partijen?
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Praktijk van het projectmatig werken 4 In hoeverre zijn de algemene beleidskaders over projecten / projectmatig werken (inclusief de regels en voorschriften over interne rolverdeling) uitgewerkt en adequaat doorvertaald in specifieke projectplannen per project? 5 In hoeverre wordt in de praktijk gewerkt volgens de algemene beleidskaders over projecten (inclusief de uitwerking hiervan in specifieke projectplannen)? En zo niet, in hoeverre is sprake van een bewuste onderbouwing van de afwijking van deze kaders? 6 In hoeverre wordt de raad tijdig, juist en volledig geïnformeerd over de voortgang van specifieke projecten en afwijkingen van de specifieke projectplannen?
1.5 Afbakening Om het onderzoek af te bakenen, heeft de rekenkamercommissie de deelvragen 4 tot en met 6 beantwoord door middel van één casestudy te onderzoeken: de Komtraverse Alphen. Dit project acht de rekenkamercommissie geschikt, omdat het een project betreft dat reeds is afgerond en relatief groot in omvang is (zowel financieel als in maatschappelijke aandacht).
1.6 Leeswijzer Dit rapport bevat vier hoofstukken. Hoofdstuk 2 geeft de conclusies en aanbevelingen weer. Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de (beleids)kaders die in de gemeente Alphen-Chaam van toepassing zijn op de wijze waarop sturing op projecten plaatsvindt. Hoofdstuk 4 geeft weer op welke wijze deze sturing in de praktijk heeft plaatsgevonden (in de case ‘Komtraverse Alphen’).
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
2
De centrale boodschap van dit onderzoek
Op basis van de bevindingen in hoofdstuk 3 en 4 van dit onderzoeksrapport, komt de Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau met drie conclusies en twee aanbevelingen over de wijze waarop de gemeente Alphen-Chaam stuurt op projecten. Conclusie 1: Beleidskaders voor projectmatig werken voldoen aan de normen De gemeente Alphen-Chaam heeft met het Handboek Projectmatig Werken (handboek PW) een beleidskader voor sturing op grote projecten vastgesteld dat grotendeels voldoet aan de eisen die hieraan gesteld mogen worden. Zo wordt uit dit handboek duidelijk wanneer sprake is van een project, welke eisen aan een projectplan gesteld worden, langs welke projectfasen een project uitgevoerd dient te worden en wie daarin welke verantwoordelijkheid heeft. Tegelijkertijd geeft het handboek (en andere relevante documentatie) geen voorschriften over de wijze waarop binnen projecten samengewerkt met / gestuurd dient te worden op externe partijen (aannemers, belangenorganisaties). Conclusie 2: Gewenste rol van de raad blijft onduidelijk De gemeente Alphen-Chaam heeft niet vastgelegd op welke wijze de raad in staat gesteld dient te worden om invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van projecten. In de praktijk blijkt dat de raad primair geïnformeerd wordt bij het vaststellen van kredieten, bij budgetoverschrijding en door middel van de reguliere planning- en-control-cyclus. Onduidelijk blijft op welke wijze het college invulling dient te geven aan de actieve informatieplicht ten aanzien van grote projecten; en is er in de Komtraverse een voorbeeld geweest van een moment waarop het (naar eigen zeggen) onvoldoende aan deze plicht heeft voldaan (bij het evaluatieonderzoek om te zoeken naar verbeteringen). Daarnaast blijft in algemene zin onduidelijk of de informatievoorziening over de Komtraverse (zowel bij de vaststelling van de kredieten als tijdens de uitvoering van het project) in de ogen van de raad voldoende is geweest om zicht te houden op de voortgang van dit project. Conclusie 3: Beheersing project Komtraverse voldoende Het college en de ambtelijke organisatie hebben voldoende gestuurd op de beheersing van het project Komtraverse. Dit blijkt in de eerste plaats uit het feit dat geïnvesteerd is in betrokkenheid van omwonenden bij de inrichting van de Komtraverse. Deze omwonenden zijn ook tijdens de uitvoering van het project intensief geïnformeerd. In de tweede plaats blijkt dit uit het feit dat aan het project Komtraverse een duidelijk projectplan ten grondslag heeft gelegen, dat gemonitord is aan de hand van interne en externe bouwvergaderingen. Kanttekening bij dit project is dat relatief laat gehandeld op de klachten van burgers na aanleg van de Komtraverse (vanuit de gedachte dat burgers vooral moesten wennen aan de nieuwe situatie). Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies, komt de rekenkamercommissie met de navolgende twee aanbevelingen aan de raad: 1. Geef het college opdracht om aan het Handboek PW voorschriften toe te voegen over de wijze waarop externe partijen (burgers, belangenorganisaties, aannemers) betrokken dienen te worden. Geef daarbij direct de opdracht om het gehele Handboek (waar nodig) een update te geven (aangezien dit Handboek dateert van 2008). 2. Expliciteer als raad welke rol u wenst te hebben in de sturing op projecten, en neem deze gewenste rol op in het algemeen beleidskader projecten (zie aanbeveling 1). Stel minimaal vast op welke wijze (frequentie en inhoud) u geïnformeerd wenst te worden over de voortgang van strategische projecten. Spreek u daarbij in ieder geval uit over de mogelijkheid om: a) een periodieke rapportage over de voortgang van strategische projecten in te stellen (al dan niet als onderdeel van de reguliere planning-en-control-cyclus; b) per op te starten project te bepalen of deze als strategisch aangemerkt kan worden (c.q. opgenomen dient te worden in de periodieke rapportage), afhankelijk van het risico wat de gemeente met dit project loopt; c) voor te schrijven dat de rapportage ingaat op risico’s op het gebied van tijd, geld en kwaliteit, waarbij scenario’s en alternatieven worden geschetst. ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
3 Beleidskaders Sturing op Projecten In dit hoofdstuk wordt inzichtelijk gemaakt welke beleidskaders (handleidingen, protocollen) van toepassing zijn op de wijze waarop de gemeente Alphen-Chaam dient te sturen op projecten. Daarbij gaat specifieke aandacht uit naar de mate waarin deze beleidskaders ingaan op de rol van de raad. Daarmee wordt antwoord gegeven op de deelvragen 1 t/m 3. 3.1 Handboek Projectmatig werken als voornaamste kader Het leidende kader voor de wijze waarop sturing op projecten in de gemeente Alphen-Chaam plaats dient te vinden, is het ‘Handboek Projectmatig Werken Alphen-Chaam’ (verder in de tekst kortweg: Handboek PW). Dit handboek is in september 2008 op ambtelijk niveau opgesteld. Het handboek geeft weer wanneer de gemeente dient over te gaan tot projectmatig werken en maakt duidelijk hoe specifieke projecten vorm dienen te krijgen. Dit kader is van 1 toepassing op alle werkvelden in de gemeente. 3.1.1
Definitie project 2
Het Handboek PW geeft de navolgende definitie van een project:
Een project is een afgebakende opdracht die wordt uitgevoerd in een tijdelijk werkverband van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om een vooraf gesteld doel te bereiken binnen een bepaalde tijd en budget. Als kernmerken van een project wordt in het Handboek PW genoemd dat het werk eenmalig en eindig is, en een bepaald resultaat kent. Daarnaast is kenmerkend voor een project dat er meerdere disciplines of afdelingen bij betrokken zijn. Tot slot wordt van een project gesproken als het bestuur of het management voor het project bereid is middelen in te zetten (in de vorm van capaciteit en geld). 3.1.2
Projecten waar projectmatig werken van toepassing is
Uit het Handboek PW wordt duidelijk dat de gemeente onderscheid maakt tussen kleine en majeure projecten. Er is sprake van een majeur project op het moment dat deze een hoge bestuurlijke prioriteit heeft en/of als er met het project een groot financieel en maatschappelijk afbreukrisico gemoeid is. Majeure projecten worden volgens het handboek vanuit het projectbureau getrokken en functioneel direct aangestuurd door de Algemeen Directeur (zie ook paragraaf 3.1.5 van deze rapportage).3 3.1.3
Projectfasen
Het Handboek PW schrijft voor dat projecten in de gemeente Alphen-Chaam georganiseerd dienen te worden aan de hand van een onderverdeling in projectfasen. Meer specifiek dient ieder project dient volgens het handboek onderverdeeld te worden in: 1 2 3
1 2 3
de initiatieffase. Dit is de fase waarin het idee ontstaat, dat wordt uitgewerkt in een startnotitie; de definitiefase. Hierin wordt het idee nader uitgewerkt in een Programma van Eisen (PvE); de ontwerpfase. Hierin wordt in een ontwerp uitgewerkt hoe het idee wordt uitgevoerd;
Handboek Projectmatig Werken, gemeente Alphen-Chaam. Idem, pp. 4. Idem, pp. 4.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
4 5 6
de voorbereidingsfase. Dit bestaat uit het opstellen van een uitvoeringsadvies; de realisatiefase. Hierin wordt het project uitgevoerd; 4 de fase exploitatiebeheer. In deze fase wordt het project beheerd en geëvalueerd.
De bovenstaande fasen dienen volgens het Handboek PW uitgevoerd te worden aan de hand van de beheersaspecten Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (GOTIK). Aan het einde van iedere fase dient verantwoording afgelegd te worden op basis van deze beheersaspecten. Verderop in het Handboek PW wordt een andere (globale) fasering aangehouden voor minder complexe projecten: de initiatieffase, de ontwerpfase en de uitvoeringsfase.5 In deze fasen dienen in ieder geval een startnotitie, een projectopdracht en een ontwerp te worden vastgesteld. De startnotitie dient (afhankelijk van de zwaarte van het project) door het afdelingshoofd, het directieteam of het bestuur worden vastgesteld. De projectopdracht dient volgens het handboek PW vastgesteld te worden door bestuur of directieteam. In deze projectopdracht dient minimaal beschreven te zijn: de aanleiding voor het project, de doelen, het globale projectresultaat, de randvoorwaarden en 6 uitgangspunten, de aanpak van het project (inclusief fasering) en een PvE op hoofdlijnen. 3.1.4
Taakverdeling in projecten
Het Handboek PW maakt duidelijk dat bij projecten in de gemeente Alphen-Chaam de volgende rollen worden onderscheiden: 1
2
3 4
5
de ambtelijk opdrachtgever (vaak een afdelingshoofd). Deze opdrachtgever is verantwoordelijk voor opdrachtverstrekking, voortgangsbewaking, eindresultaat en budgetten. Bij majeure projecten is de Algemeen Directeur opdrachtgever; de ambtelijk projectleider en opdrachtnemer. De projectleider zorgt voor de interne en externe coördinatie van het project. Deze projectleider legt hiervoor verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever (en is daarmee dus opdrachtnemer). Dit dient hij volgens het handboek te doen door periodiek schriftelijk verslag te doen; de projectmedewerkers. Dit zijn volgens het handboek de belangrijkste betrokkenen. Dit zijn medewerkers uit verschillende vakgebieden die hun kennis en expertise inbrengen; de wethouder. Deze wethouder is bestuurlijk verantwoordelijk voor het project. De intensiviteit van de betrokkenheid van de wethouder verschilt per project en dient vooraf te worden vastgesteld; de afdelingshoofden (anders dan de ambtelijk opdrachtgever). Deze afdelingshoofden leveren de projectmedewerkers en dienen daar vanuit zorg te dragen voor voldoende kwaliteiten en beschikbaarheid van de medewerkers.
3.1.5
Organisatie projectmatig werken met behulp van projectbureau
Tot slot maakt het Handboek PW inzichtelijk op welke wijze het projectmatig werken in de gemeente is ingebed en verankerd, waarbij aangegeven wordt dat ‘het van groot belang is voor de beheersing van projecten dat de afspraken over de projectmatige werkwijze worden nageleefd en zo nodig verder 7 worden uitgebouwd’. De verankering van het projectmatig werken vindt volgens het handboek PW
4 5 6 7
Idem, Idem, Idem, Idem,
pp. pp. pp. pp.
5. 10-12. 11. 13.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
plaats doordat er onder de afdeling ‘Beleid en Beheer’ een projectbureau werkzaam is. Dit projectbureau is verantwoordelijk voor de uitvoering van majeure projecten en voor het implementeren en faciliteren van het projectmatig werken in algemene zin. Bij dit projectbureau dient volgens het handboek PW de algemeen directeur direct betrokken te zijn (voornamelijk doordat hij vergaderingen van dit projectbureau voorzit). Uit aanvullende interviews blijkt dat het college beslist of een project als ‘majeur’ kan worden aangemerkt. 3.2 Overige relevante kaders voor sturing op projecten Naast het handboek PW, bevatten de volgende beleidskaders voorschriften en regels over de wijze waarop de gemeente wenst te sturen op projecten: /
de Financiële Verordening (FV). Deze FV is door de raad vastgesteld op 17 november 2011. De FV maakt onder andere inzichtelijk hoe de planning-en-control-cyclus (begroting, jaarrekening) is ingericht en op welke manier het budgetrecht van de raad is ingevuld. De voorschriften uit de FV gelden ook voor projecten. Meest relevante voorschrift daarbij is dat de raad het krediet voor projecten vaststelt en bij budgetoverschrijding om extra krediet wordt gevraagd;8
/
de mandaatregeling (vastgesteld door de raad op 15 september 2012) en de nota budgetbeheer (vastgesteld door het college op 27 mei 2008). In deze nota’s is vastgelegd welke bevoegdheden vanuit de raad naar het college naar de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd hoe de ambtelijke organisatie budgetten dient te beheren. Aangezien deze kaders voornamelijk een algemeen karakter hebben, wordt in deze rapportages niet verder op deze kaders ingegaan;9
/
het format voor het projectplan (inclusief risico inventarisatie). Dit format is op ambtelijk niveau vastgesteld. Het laat zien welke elementen in plan voor een project naar voren dienen te komen. Uit het format blijkt dat een projectplan minimaal informatie moet bevatten over het doel, de beoogde resultaten, de randvoorwaarden, de projectafbakening, de risicoparagraaf, de 10 omgevingsanalyse, de organisatie en de communicatie van het project.
Geen van de bovenstaande kaders gaat expliciet in op de rol van de raad ten aanzien van projecten. Uit aanvullende interviews komt naar voren dat de rol van de raad ten aanzien van projecten dient te bestaan uit: 1 de vaststelling van het krediet voor het project (via de begroting of met een separaat voorstel); 2 de vaststelling van het schetsontwerp; 3 de reguliere planning-en-control-cyclus (uitvoeringsrapportages en jaarrekening); 4 een inhoudelijke en financiële evaluatie na afloop. 3.3 Beoordeling beleidskaders Sturing op projecten In paragraaf 3.1 en paragraaf 3.2 zijn de geldende beleidskaders en -regels voor projectmatig werken beschreven. Tabel 3.1 op de volgende pagina toetst de kwaliteit van deze kaders aan de vooraf opgestelde normen. Uit deze tabel blijkt dat de kwaliteit van de beleidskaders voldoet aan de normen als het gaat om de regels en voorschriften voor ambtelijke organisatie en college. Tegelijkertijd blijkt uit de tabel dat er in deze kaders onvoldoende aandacht is voor de wijze waarop de gemeente dient te sturen op externe partijen. Daarnaast blijkt uit de tabel dat niet helder is vastgelegd op welke wijze de raad zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van (grote) projecten kan vervullen. Uit de
8
Financiële Verordening (FV), 17 november 2011. Mandaatregeling, 15 september 2012 en Nota Budgetbeheer, mei 2008. 10 Format projectplan (inclusief risico-inventarisatie), 25 augustus 2011. 9
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
interviews blijkt dat hier wel opvattingen over zijn, maar onduidelijk blijft hoe breed deze gedeeld en nageleefd worden. Tabel 3.1 - Toetsing beleidskaders Sturing op projecten aan vooraf opgestelde normen Nr.
Norm
1
Er zijn algemene regels en richtlijnen opgesteld over de wijze waarop projecten intern worden ingericht en uitgevoerd. Meer specifiek zijn binnen de gemeente regels en richtlijnen opgesteld die ingaan op:
1a
de inhoudelijke omschrijving van een project en een projectplan. Voorgeschreven dient te zijn welke elementen minimaal in de beschrijving van een project terug moeten komen (doel, budget, tijdsplan etc.) en in welke (deel)plannen het college expliciet dient te worden gekend.
Voldaan. Het Handboek PW maakt duidelijk wat in de gemeente Alphen-Chaam onder een project wordt verstaan, wat de inhoud van een projectplan moet zijn en bij welke projecten (majeur) het college moet worden gekend.
1b
de inrichting van de projectorganisatie. Voorgeschreven dient te zijn hoe de sturing op het project er uit moet zien en hoe het projectmatig werken in de organisatie ingebed moet zijn.
Voldaan. Door het instellen van het projectbureau is duidelijk hoe projectmatig werken in de organisatie is ingebed. Ook de rolverdeling tussen college, opdrachtgevers en opdrachtnemers is helder geformuleerd.
1c
de wijze waarop (ambtelijk) verantwoordelijken dienen toe te zien op de prestaties van externe partijen waarmee de gemeente in het desbetreffende project samenwerkt. Duidelijk dient te zijn welke informatie de externe partij moet aanleveren en op welk moment.
Niet voldaan. Het Handboek PW gaat hier niet op in. Daardoor blijft onduidelijk op welke manier de gemeente haar ‘externe opdrachtgeversrol’ in projecten wenst te vervullen (contracten aangaan, rapportages over de voortgang e.d.).
1d
de momenten waarop (bij budgetoverschrijding, bij inhoudelijke knelpunten, bij overschrijding van termijnen enz.) diverse betrokkenen (raad, college en ambtelijke organisatie) door wie van welke informatie moeten worden voorzien.
Beperkt voldaan. Het handboek PW maakt duidelijk wat de rol is van ambtelijke betrokkenen en het college. Het handboek noch andere beleidskaders gaan in op de rol van de raad. Daardoor blijft onduidelijk op welke momenten de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan vervullen.
ON DERZ OEK
Beoordeling
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
4
Casestudy: Komtraverse Alphen
In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de gemeente Alphen-Chaam invulling heeft gegeven aan het project Komtraverse Alphen. Meer specifiek wordt globaal beschreven welke stappen in het project zijn gezet, of gewerkt is volgens de algemene beleidskaders (zie hoofdstuk 1) en op welke wijze de raad bij het project betrokken is geweest. Daarmee geeft dit hoofdstuk antwoord op de deelvragen 4 t/m 6. 4.1 Voorgeschiedenis: omlegging Alphen leidt tot noodzaak herinrichting (2000-2005) Het project Komtraverse Alphen vindt zijn oorsprong in het besluit van de provincie NoordBrabant om ‘een omlegging’ (een doorgaande route) om Alphen heen te realiseren. Deze omlegging zou het mogelijk maken om de doorgaande route door Alphen heen anders in te richten, waardoor meer verkeer gebruik zou maken van de omlegging. Op 26 oktober 2000 besluit de raad om in te stemmen met een overeenkomst tussen de gemeente Alphen-Chaam en de provincie Noord-Brabant. Hier is vastgelegd dat de gemeente de doorgaande route door 11 Alphen van de provincie overneemt en herinricht. Om invulling te geven aan deze overeenkomst, geeft het college vervolgens op 22 november 2005 opdracht aan Arcadis om te 12 komen tot een schetsontwerp voor het project ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’. 4.2 Start van het project: vaststelling Plan van aanpak (mei 2007) Op 2 mei 2007 stelt de ambtelijk projectleider van de gemeente Alphen-Chaam het Plan van Aanpak ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’ op. 13 Dit Plan van Aanpak wordt op 15 mei 2007 door het college vastgesteld. De raad heeft dit plan van aanpak niet ingezien. Het plan van aanpak geeft de aanleiding, de doelstelling, de projectafbakening, de planning en de beschikbare financiële middelen voor het project weer. Als doelstelling staat in het Plan van Aanpak opgenomen: ‘zoveel mogelijk doorgaand verkeer weren in de kom en gebruik te laten maken van de omlegging, met behoud van bereikbaarheid voor het lokale verkeer’. De herinrichting dient daarbij de leefbaarheid in de kom te verbeteren’. De daarbij behorende planning bestaat volgens het plan uit het goedkeuren en ter inspraak leggen van het schetsplan, het aanbesteden van de uitvoerende werkzaamheden, de uitvoering zelf en de nazorg. Volgens de planning moet de uitvoering in het voorjaar van 2009 zijn afgerond. Daarnaast wordt duidelijk uit de planning op welke momenten er besluitvorming van het college dient plaats te vinden: bij de vaststelling van het schetsplan en de gunning van het bestek. Ten aanzien van de rol van de raad staat in het projectplan dat deze over deze besluitvorming van het college actief geïnformeerd dient te worden. Tot slot wordt uit de financiële raming duidelijk dat met het project een bedrag v an € 980.000,- aan gemeentelijke investeringskosten is gemoeid.
11
Raadsbesluit 26 oktober 2000, Instemmen met de overeenkomst tussen de provincie en de gemeente ter regeling van de aanleg van de omlegging Alphen en de overname van de gemeente van het afgesneden gedeelte van de provinciale weg door de kom Alphen. 12 Collegebesluit 22 november 2005, Opdracht verstrekken aan Arcadis om het schetsontwerp te maken voor het project ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’. 13 Plan van Aanpak Herinrichting Komtraverse Alphen, 1 mei 2007.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
4.3 College stelt schetsontwerp vast en stelt dit beschikbaar voor inspraak (mei 2007) Op 8 mei 2007 keurt het college het door Arcadis opgestelde schetsontwerp ‘Herinrichting 14 Komtraverse Alphen’ goed en geeft het dit ontwerp vrij voor inspraak. Kern van dit schetsplan is de herinrichting van de traverse tussen de aansluiting met de Looiersweg en de toekomstige aansluiting van uitbreidingsplan de Ligt III tot een 30 km/per uur gebied. Daarnaast is in het schetsplan een verbreding van het fietspad en de vervanging van de riolering voorzien. Na goedkeuring van het voorlopig ontwerp vindt de inspraakprocedure plaats (inclusief inspraakavond). Op 24 juli 2007 wordt hierover gerapporteerd in een Zienswijzenrapportage. 15 4.4 Besluitvorming over schetsontwerp en vervolg in college en raad (juli - sept 2007) De bovengenoemde Zienswijzenrapportage en het verslag van de inspraakavond worden op 24 juli 2007 door het college vastgesteld. In dezelfde vergadering stelt het college het 16 schetsontwerp definitief vast. Uit dit schetsontwerp blijkt dat het college naar aanleiding van de Zienswijzenrapportage heeft besloten het ontwerp op een aantal onderdelen te wijzigen (onder andere door handhaving van een aantal aanvankelijk geschrapte parkeerplaatsen). Op 21 augustus 2007 wordt de raad geïnformeerd over de aanpak van het project ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’. 17 In een informatienota geeft het college een overzicht van de stand van zaken (zie hierboven). Daarnaast krijgt de raad inzicht in de Zienswijzenrapportage en het verslag van de inspraakavond. In de informatienota geeft het college aan dat over dit project geen besluitvorming van de raad meer nodig is, omdat de raad de benodigde bedragen al in de begroting van 2007 beschikbaar heeft gesteld. Op 27 september 2007 behandelt de raad de informatienota van het college. De CDA-fractie geeft aan niet gerustgesteld te zijn dat de veiligheid van de fietsers is gewaarborgd. Afgesproken wordt dat het college op dit punt 18 beoordeeld wordt op het moment dat de gunning van de opdracht gereed is. 4.5 Besluitvorming over gunning van de opdracht (januari - juni 2008) Op 22 januari 2008 besluit het college om in de aanbesteding van het project ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’ af te wijken van het aanbestedingsbeleid. Meer specifiek besluit het college het project aan te besteden conform de onderhandse procedure in plaats van de 19 openbare procedure. Reden voor deze afwijking is dat ‘goede of slechte ervaringen bij een openbare procedure geen rol spelen’ en dat daardoor het risico ontstaat dat het project ‘aan een minder goede aannemer’ moet worden gegund. 20 Onderhandse procedures zouden deze risico’s niet kennen, omdat alleen aannemers worden uitgenodigd waarvan de gemeente weet dat ze goede kwaliteit leveren.
14
Collegebesluit Goedkeuring schetsontwerp herinrichting Komtraverse Alphen en het schetsontwerp vrijgeven voor inspraak, 8 mei 2007. 15 Zienswijzenrapportage Herinrichting Komtraverse Alphen, 24 juli 2007. 16 Collegebesluit Herinrichting Komtraverse Alphen: vaststelling van de zienswijzenrapportage en het verslag van de inspraakavond en definitieve vaststelling van het schetsontwerp. 17 Informatie aan de raad, Herinrichting Komtraverse Alphen, 21 augustus 2007. 18 Notulen raadsvergadering 27 september 2007. 19 Collegebesluit, Aanbesteding van het project Herinrichting Komtraverse Alphen, 22 jan 2008. 20 Idem, pp. 2.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Vervolgens wordt de raad op 10 juni 2008 met een informatienota geïnformeerd over de 21 planning en voortgang van het project. Uit deze nota blijkt dat de gunning voor de herinrichting inmiddels heeft plaatsgevonden aan Schapers en Zn. BV uit Raamsdonkveer voor een bedrag van € 1.383.400. Volgens de nota gaat het hier om de economisch meest voordelige inschrijving. Dit bedrag wordt volgens de nota gedekt vanuit de eerder genoemde geserveerde investeringskosten van € 980.000 en het in het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) opgenomen bedrag van € 900.572. De nota sluit af door te stellen dat voor dit project geen besluitvorming van de raad meer nodig is en dat de raad na oplevering van het werk opnieuw zal worden geïnformeerd (op dat moment voorzien voor de zomer van 2009). 4.6 Vaststelling Projectkwaliteitsplan Alphen-Chaam en Schapers en Zn. BV (mei 2008) Op 8 mei 2008 stellen de ambtelijke organisatie van de gemeente Alphen-Chaam en Schapers en Zn. BV (als uitvoerder van de Herinrichting Komtraverse Alphen) het Projectkwaliteitsplan 22 vast. In dit document zijn afspraken vastgelegd over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zo is in het plan vastgelegd dat de uitvoerder (Schapers) onder andere: / overleg voert met de opdrachtgever, onderaannemers en derden; / de kosten bewaakt; / meer- en minderwerk opstelt; / zorg draagt voor de kwaliteitscontrole; / rechtstreeks leiding geeft aan de medewerkers op de bouwplaats. Daarnaast bevat het Projectkwaliteitsplan een overzicht van de taken en bevoegdheden van de voorman, het bedrijfsbureau en de werkvoorbereider, de werkorderadministrateur en de KAM23 coördinator. Tot slot bevat het plan een overzicht van de overlegstructuren ten behoeve van de goede uitvoering van het werk. Uit dit overzicht (inclusief aanvullende interviews) blijkt dat deze overlegstructuren onder te verdelen zijn in de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase. 2.6.1 Overlegstructuren in de voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase van het project (tot 8 mei 2008) heeft de projectleider regelmatig overleg met het afdelingshoofd en portefeuillehouder. In een aantal gevallen heeft hij ook bilateraal overleg gehad met de portefeuillehouder. De interne projectgroep zit samen op één kamer in het gemeentehuis, waardoor er niet veel formeel overleg plaats vindt, maar op een informele manier met elkaar afgestemd kan worden. De projectgroep bestaat uit drie beleidsmedewerkers op het gebied van ondergrondse infra, groen en wegen en de projectleider. Er is wel formeel overleg met het bureau dat de voorbereiding doet, Agel adviseurs. Bij dit overleg is ook het gehele projectteam aanwezig. 2.6.2 Overlegstructuren in de uitvoeringsfase Vanaf het moment dat de keuze op Schapers BV is gevallen (vanaf 8 mei 2008), wordt een directievoerder/toezichthouder ingehuurd die de aannemer controleert en de externe contacten onderhoudt. Bewoners / winkeliers / andere geïnteresseerden met vragen of problemen worden naar hem doorverwezen. De projectleider heeft in de uitvoeringsfase verder overleg met de
21 22 23
Informatienota aan de raad, Herinrichting Komtraverse Alphen, 10 juni 2008. Projectkwaliteitsplan gemeente en Schapers, 8 mei 2008. Idem, pp. 9.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
portefeuillehouder, het afdelingshoofd, met financiën en met de provincie (over subsidieverlening). Er is contact geweest met de busmaatschappij Veolia over omleidingen en met de Nutsbedrijven. Daarnaast is er vanaf mei 2008 een driewekelijkse bouwvergadering, waarbij een vertegenwoordiger van Schapers en de projectgroep samenkomen. Daar vindt de bevestiging van afspraken plaats en worden bouwverslagen opgesteld. 4.7 Afronding van de herinrichting en opening van Komtraverse (juni 2009) In het voorjaar van 2009 wordt de herinrichting van de Komtraverse afgerond. Vervolgens vindt er op 17 juli 2009 een opening van deze Komtraverse plaats (met een feestelijke ceremonie). Hiervoor zijn ambtenaren en bestuurders van de gemeente en de provincie, betrokken 24 belangenverenigingen en de pers uitgenodigd. Al ruim vóór dat de herinrichting van de Komtraverse geheel is voltooid, ontstaat er bij gebruikers van de Baarlseweg kritiek op de wijze waarop deze herinrichting plaatsvindt. Zo zou de wijze van herinrichten voor een te smalle weg zorgen, waardoor er regelmatig opstoppingen zouden zijn ontstaan (versterkt door geparkeerde auto’s op de weg). In een reactie op deze kritiek laat de gemeente aanvankelijk weten dat ‘de nieuwe situatie nog even wennen is’ en dat er ‘nog geen aanleiding is om nu alweer verkeersmaatregelen’ te nemen. Daarnaast zou een belangrijk doel (het verkeersluw maken van 25 de Komtraverse) zijn behaald. 4.8 Besluit tot aanpassingen in de herinrichting van de Komtraverse (maart 2011) Ook in de maanden na de herinrichting van de Komtraverse, blijven buurtbewoners klagen over de drukte en de overlast rondom de Baarlseweg. Deze klachten leiden tot het collegebesluit van 1 juni 2010 om een evaluatie uit te voeren naar de aanleg van de Komtraverse. Op 22 juni 2010 besluit het college de raad te vragen een voorbereidingskrediet van € 15.000 vast te stellen voor een evaluatie naar de komtraverse Alphen. 26 Op 23 september 2010 behandelt de raad dit voorstel en wijst dit na hoofdelijke stemming af (met vier stemmen voor en 8 stemmen tegen). Het college besluit vervolgens uit een andere post alsnog de evaluatie te financieren voor een bedrag van € 10.000,-. 4.8.1 Evaluatie maakt verbeterpunten concreet De evaluatie vanuit het college bestaat uit gesprekken met omwonenden en overleg met de klankbordgroep (die tijdens de uitvoering van het project actief was). Doel van de evaluatie is om terug te kijken naar het proces, maar ook de bezwaren ten opzichte van het eindresultaat te 27 evalueren. De evaluatie wordt op 23 augustus 2010 afgerond. Uit de evaluatie blijkt dat: / de tijdsplanning voor de totstandkoming van de Komtraverse (op de groenwerken na) behaald is (dat betekent: afronding voor de zomer van 2009); / het werk binnen de beschikbaar gestelde budgetten is gerealiseerd; / de inhoudelijke doelen behaald zijn (minder doorgaand verkeer, meer ruimte voor voetgangers en meer groen);
24 25 26 27
Intern memo gemeente Alphen-Chaam, 19 juni 2009. Berichtgeving Brabants Dagblad, 16 januari 2009. Collegebesluit voorstel vaststellen voorbereidingskrediet evaluatie, 22 juni 2010. Evaluatie herinrichting Komtraverse Alphen, 23 augustus 2010.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
/
er diverse verbeterpunten aanwijsbaar zijn (op basis van de klachten van burgers), met name als het gaat om het verlagen van de snelheid, het verbeteren van de parkeermogelijkheden, het verhogen van de goot en het verminderen van 28 geluidsoverlast).
4.8.2 Schriftelijke vragen vanuit GSU Op 5 november 2010 stuurt de fractie van GSU schriftelijke vragen naar het college (incl. beantwoording). Meer specifiek vraagt deze fractie onder andere waarom het college heeft besloten om toch € 10.000 uit te geven voor een evaluatie (ondanks het meerderheidsbesluit vanuit de raad om hier geen krediet beschikbaar voor te stellen). Daarnaast vraagt deze fractie waarom de raad niet actief is geïnformeerd over deze beslissing van het college. 29 In de beantwoording van de vragen van het GSU geeft het college aan dat het er inderdaad voor heeft gekozen om de evaluatie toch extern uit te voeren. Reden daarvoor is dat het voor het college ‘onmogelijk is met een gedegen evaluatie te komen als niet alle relevante gegevens verzameld en geanalyseerd worden’. 30 Daarnaast geeft het aan te beschikken over een budget ‘infrastructurele maatregelen in het kader van de verkeersveiligheid’ (waar de evaluatie uit betaald is). Besteding van dit budget behoeft volgens het college niet aan de raad voorgelegd te worden. Tegelijkertijd stelt het college dat het in het kader van de actieve informatievoorziening ‘eleganter was geweest’ als het college de raad hier actiever over op de 31 hoogte had gesteld. 4.8.3 Besluitvorming vanuit raad en college over aanpassingen Naar aanleiding van het evaluatierapport van augustus 2010 en de second opinion van Kragten, besluit het college op 21 december 2010 om: / met deze evaluatie in te stemmen; / de second opinion ter kennisgeving aan te nemen; / voorlopig in te stemmen met de verbetervoorstellen; 32 / deze verbetervoorstellen voor te leggen aan de klankbordgroep. De genoemde verbetervoorstellen zijn opgenomen in de op 14 december 2010 door de 33 ambtelijk projectleider opgestelde notitie ‘Verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen’. Vervolgens stuurt het college op 21 december 2010 (na zijn vergadering) een brief naar de raad waarin het de raadsleden op de hoogte stelt van het voorlopige besluit om de verbetervoorstellen door te voeren. In de brief stelt het college dat het besluit voorlopig is, omdat de verbetervoorstellen eerst nog aan de klankbordgroep voorgelegd dienen te worden. 34 Bij deze brief zijn de evaluatie, de second opinion en de verbetervoorstellen toegevoegd.
28
Idem. Schriftelijke vragen GBU, 5 november 2010. 30 Beantwoording schriftelijke vragen GBU door het college, november 2010. 31 Idem. 32 Collegebesluit, evaluatie Komtraverse Alphen: voorstel voor verbetermaatregelen, 21 december 2010. 33 ste Verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, door de projectleider (1 versie), 14 december 2010. 34 Brief aan de raad, verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, 21 december 2010. 29
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Na voorlegging aan de klankbordgroep (waar geen grote wijzigingen uit komen) besluit het 35 college op 22 februari 2011 (en op basis van een aangepaste notitie van 15 februari 2011 ) om de volgende verbetermaatregelen uit te voeren op de Komtraverse Alphen: - het verbeteren van de parkeersituatie aan de Baarlseweg; - het vervangen van de natuursteenkeien in de kruisingsvlakken; - het op hoogte brengen van de kolken en het vullen van de voegen in de goot; - mensgerichte maatregelen; - het aanbrengen van een extra rijbaanversnelling op de Goedentijd; - het plaatsen van twee snelheidsaanduiders. Met ‘mensgerichte maatregelen’ wordt bedoeld: voorlichting en educatie. Bij voorlichting gaat het om uitleg waarom het belangrijk is dat er niet te hard gereden wordt. Hierop wordt een voorlichtingscampagne opgestart. 36 Met het doorvoeren van deze verbetermaatregelen is een bedrag van € 185.000 gemoeid. Dit bedrag is door de raad beschikbaar gesteld met het vaststellen van de programmabegroting van 2011. Op 15 februari 2011 stuurt het college een informatienota naar de raad, waarin bovenstaande verbetervoorstellen worden gepresenteerd. Deze nota wordt door de raad behandeld tijdens haar vergadering van 17 maart 2011. 4.9 Beoordeling casestudy Komtraverse Alphen In de paragrafen 4.1 tot en met 4.8 is een beschrijving gegeven van de wijze waarop sturing is gegeven aan het project Komtraverse Alphen. Tabel 4.1 op de volgende pagina toetst de kwaliteit van deze kaders aan de vooraf opgestelde normen. Uit deze tabel blijkt dat het project in hoofdlijnen is uitgevoerd conform het handboek PW. Er is een projectplan opgesteld (en vastgesteld door het college) en er is tijdens het project gemonitord in hoeverre de uitvoering binnen de kaders van dit project uitgevoerd is. Tegelijkertijd wordt duidelijk dat de raad niet betrokken is geweest in de vaststelling van het projectplan en niet geïnformeerd is over het financieren van de evaluatie van het project. Enkele raadsfracties hebben hier hun onvrede over uitgesproken. Juist omdat er in het handboek PW geen afspraken zijn gemaakt over de rol van de raad in projecten (zie paragraaf 3.3), hebben college en raad hier tijdens het project Komtraverse Alphen niet op terug kunnen grijpen.
35
Verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, door de projectleider (2 februari 2011. 36 Idem, pp. 4.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
de
versie), 15
AL PH EN-CH AAM
Tabel 4.1 - Toetsing casestudy Komtraverse Alphen Nr.
Norm
Beoordeling
2
Er is sprake van een vooraf door raad en/of college vastgesteld projectkader, waarin een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de middelen staan aangegeven. De doelen zijn meetbaar, specifiek en tijdgebonden geformuleerd. Tot slot is aangegeven binnen welke financiële bandbreedte het project uitgevoerd dient te worden.
Grotendeels voldaan. Het door het college vastgestelde projectplan gaat in op definitie, probleemanalyse, doelen en middelen. Deze doelen zijn niet specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd. Zo is niet duidelijk wanneer het doel ‘zoveel mogelijk verkeer buiten de kom houden’ (zie paragraaf 4.2) is bereikt.
3
Tijdens het project wordt gemonitord in hoeverre volgens de vooraf opgestelde projectkaders wordt gewerkt (of het beoogde tijdspad wordt aangehouden, inhoudelijke doelen worden bereikt en binnen de financiële bandbreedte wordt gewerkt).
Voldaan. Voor het project is een duidelijke projectorganisatie ingericht. De rollen uit het handboek PW zijn gehanteerd (ambtelijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer, verantwoordelijk wethouder). Tijdens bouwvergaderingen is zicht gehouden op de voortgang.
4
Raad en/of college ontvangen tussentijds achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen. Daarbij worden zowel raad als college op de momenten betrokken die vooraf zijn afgesproken.
Beperkt voldaan. Het college is intensief op de hoogte gehouden en heeft een belangrijke rol gespeeld in besluitvorming over het projectplan en de benodigde verbeteringen (na klachten van burgers).
ON DERZ OEK
ST URING OP
De raad is niet in alle gevallen actief geïnformeerd over deze besluitvorming. Zo heeft hij dit projectplan niet gekregen en is hij ook niet actief geïnformeerd over de keuze van het college om toch budget in te zetten voor de uitvoering van een evaluatie.
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Bijlage 1: Geraadpleegde bronnen Documenten: / / / / /
/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / /
Handboek Projectmatig Werken, gemeente Alphen-Chaam, september 2008. Financiële Verordening (FV), 17 november 2011. Mandaatregeling, 15 september 2012 en Nota Budgetbeheer, mei 2008. Format projectplan (inclusief risico-inventarisatie), 25 augustus 2011. Raadsbesluit 26 oktober 2000, Instemmen met de overeenkomst tussen de provincie en de gemeente ter regeling van de aanleg van de omlegging Alphen en de overname van de gemeente van het afgesneden gedeelte van de provinciale weg door de kom Alphen. Collegebesluit 22 november 2005, Opdracht verstrekken aan Arcadis om het schetsontwerp te maken voor het project ‘Herinrichting Komtraverse Alphen’. Plan van Aanpak Herinrichting Komtraverse Alphen, 1 mei 2007. Collegebesluit Goedkeuring schetsontwerp herinrichting Komtraverse Alphen en het schetsontwerp vrijgeven voor inspraak, 8 mei 2007. Zienswijzenrapportage Herinrichting Komtraverse Alphen, 24 juli 2007. Collegebesluit Herinrichting Komtraverse Alphen: vaststelling van de zienswijzenrapportage en het verslag van de inspraakavond en definitieve vaststelling van het schetsontwerp. Informatie aan de raad, Herinrichting Komtraverse Alphen, 21 augustus 2007. Notulen raadsvergadering 27 september 2007. Collegebesluit, Aanbesteding project Herinrichting Komtraverse Alphen, 22 jan 2008. Informatienota aan de raad, Herinrichting Komtraverse Alphen, 10 juni 2008. Projectkwaliteitsplan gemeente en Schapers, 8 mei 2008. Intern memo gemeente Alphen-Chaam, 19 juni 2009. Berichtgeving Brabants Dagblad, 16 januari 2009. Collegebesluit voorstel vaststellen voorbereidingskrediet evaluatie, 22 juni 2010. Evaluatie herinrichting Komtraverse Alphen, 23 augustus 2010. Schriftelijke vragen GBU, 5 november 2010. Beantwoording schriftelijke vragen GBU door het college, november 2010. Collegebesluit, evaluatie Komtraverse Alphen: voorstel voor verbetermaatregelen, 21 december 2010. ste Verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, door de projectleider (1 versie), 14 december 2010. Brief aan de raad, verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, 21 december 2010. de Verbetervoorstellen voor de Komtraverse Alphen, door de projectleider (2 versie), 15 februari 2011.
Geïnterviewde personen: -
De heer Scholten (voormalig projectleider Komtraverse); De heer Vrolijk (voormalig projectlid Komtraverse); Mevrouw Van den Brand (afdelingshoofd Beheer en Beleid).
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Bijlage 2: Toetsingskader onderzoek Tijdens het onderzoek heeft de rekenkamercommissie de hoofdvraag en deelvragen beantwoord aan de hand van onderstaand normenkader. Normen over de algemeen beleid en projectspecifieke beleidskaders 1 Er zijn algemene regels en richtlijnen opgesteld over de wijze waarop projecten intern worden ingericht en uitgevoerd. Meer specifiek zijn binnen de gemeente regels en richtlijnen opgesteld die ingaan op: a. de inhoudelijke omschrijving van een project. Voorgeschreven dient te zijn welke elementen minimaal in de beschrijving van een project terug moeten komen (doel, budget, tijdsplan etc.) en in welke (deel)plannen raad en/of het college expliciet dienen te worden gekend ter instemming (bijvoorbeeld specifieke projecten of deelprojecten waarmee een hoog bedrag is gemoeid). b. de inrichting van de projectorganisatie. Voorgeschreven dient te zijn hoe de sturing op het project er uit moet zien, wanneer een werkgroep en/of een stuurgroep ingericht moet worden, welke leden hier zitting in hebben en welke taken deze leden hebben; c. de wijze waarop (ambtelijk) verantwoordelijken dienen toe te zien op de prestaties van externe partijen waarmee de gemeente in het desbetreffende project samenwerkt. Voorgeschreven dient te zijn welke informatie de externe partij moet aanleveren en op welk moment; d. de momenten waarop (bij budgetoverschrijding, bij inhoudelijke knelpunten, bij overschrijding van termijnen enz.) diverse betrokkenen (raad, college en ambtelijke organisatie) door wie van welke informatie moeten worden voorzien. 2 Er zijn (in de geselecteerde casussen) projectspecifieke kaders opgesteld. Meer specifiek is er sprake van een vooraf door raad en/of college vastgestelde projectkaders, waarin minimaal een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de beschikbare (financiële) middelen staan aangegeven. De geformuleerde doelen zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek en tijdgebonden) geformuleerd. Tot slot is aangegeven binnen welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd dient te worden.
Normen over de uitvoering (inclusief de informatievoorziening) 3 Tijdens het project wordt gemonitord in hoeverre volgens de vooraf opgestelde projectkaders wordt gewerkt (of het beoogde tijdspad wordt aangehouden, inhoudelijke doelen worden bereikt en binnen de financiële bandbreedte wordt gewerkt). 4 Raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Bijlage 3: Bestuurlijke reactie van het college van B&W
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
Bijlage 4: Nawoord rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau is tevreden met het feit dat het college zegt zich te herkennen in de conclusies en aanbevelingen. Wij zien uit naar de discussie in de raad over de conclusie en de tweede (aan de raad gerichte) aanbeveling.
ON DERZ OEK
ST URING OP
PROJECT EN- G EMEENT E
AL PH EN-CH AAM
